Cap Sciences, CCSTI de Nouvelle-Aquitaine à … · Web view6.9.9.Préparation à la reprise de données complémentaire137 6.9.10.Assistance à la reprise de données complémentaire137

DESCRIPTIF PROVISOIRE DU MARCHÉ

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FOURNITURE , INTÉGRATION ET MAINTENANCE DE PROGICIELS POUR LE SOCLE DE GESTION ET LES FONCTIONS SUPPORT DE CAP SCIENCES AINSI QUE POUR LA GESTION DES VENTES OMNICANAL

ET LE CONTRÔLE DES ACCÈS DU PUBLIC

Descriptif provisoire du marché

Fourniture, intégration et maintenance de progiciels pour le socle de gestion et

les fonctions support de Cap Sciences, et pour la gestion des ventes omnicanal

et le contrôle des accès du public

PROCÉDURE

Accord-cadre à bons de commande passé selon une procédure concurrentielle avec négociation en application

des articles 4 et 42.1°.b de l’ordonnance 2015-899 du 23/07/2015 et 25, 71, 72, 73, 78 et 80 du décret 2016-360

du 25/03/2016 relatifs aux marchés publics

POUVOIR ADJUDICATEUR

Cap Sciences

Hangar 20, quai de Bacalan

33300 BORDEAUX

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Sommaire0. INTRODUCTION............................................................................................................................................ 70.1. Objet du document.......................................................................................................................................... 70.2. Organisation du document.............................................................................................................................. 71. PRESENTATION DE CAP SCIENCES..........................................................................................................91.1. Origine et missions de Cap Sciences.............................................................................................................91.2. Les activités de Cap Sciences........................................................................................................................ 91.2.1. Les activités grand public et B2B2C (scolaires et groupes)........................................................................91.2.2. Les activités B2B...................................................................................................................................... 111.2.3. Les activités B2I........................................................................................................................................ 121.3. Chiffres clés.................................................................................................................................................. 122. PRESENTATION DU PROJET SI................................................................................................................132.1. Etat des lieux du Système d’Information de Cap Sciences...........................................................................132.2. Cartographie applicative actuelle.................................................................................................................. 142.3. Cartographie applicative cible et feuille de route de transformation du SI....................................................142.4. Les enjeux du projet SI................................................................................................................................. 152.5. Présentation des équipes projet.................................................................................................................... 153. PROFILS UTILISATEURS............................................................................................................................ 183.1. Direction exploitation sites............................................................................................................................ 183.1.1. Médiation.................................................................................................................................................. 183.1.2. Evénementiel et privatisation.................................................................................................................... 183.1.3. Accueil, réservations et boutique..............................................................................................................193.1.4. Communication......................................................................................................................................... 203.1.5. Maintenance/régie.................................................................................................................................... 203.2. Direction diffusion et réseau.......................................................................................................................... 213.2.1. CURIEUX !................................................................................................................................................ 213.2.2. Réseau et territoires, communautés.........................................................................................................213.2.3. Itinérance.................................................................................................................................................. 223.2.4. Editorial..................................................................................................................................................... 233.3. Direction projets et support........................................................................................................................... 233.3.1. Chefferie de projet.................................................................................................................................... 233.3.2. Autres pôles de compétences................................................................................................................... 243.4. Direction administration et gestion................................................................................................................243.4.1. Comptabilité/contrôle de gestion...............................................................................................................243.4.2. Social........................................................................................................................................................ 253.5. Structure....................................................................................................................................................... 253.6. Tableau de synthèse..................................................................................................................................... 264. SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES.......................................................................................................294.0. Cartographie des macro-processus..............................................................................................................294.1. Administrer les ventes................................................................................................................................... 304.1.0. Analyse et enjeux...................................................................................................................................... 304.1.1. Gérer les prestations de Cap Sciences.....................................................................................................304.1.2. Gérer les grilles de tarifs de ventes...........................................................................................................334.2. Gérer les ventes (billetterie, machines, boutique) et contrôler les accès......................................................36

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4.2.0. Analyse et enjeux...................................................................................................................................... 364.2.1. Gérer la billetterie, les machines, la boutique et contrôler les accès.........................................................364.2.2. Gérer les modes de règlement.................................................................................................................. 414.3. Gérer les affaires.......................................................................................................................................... 424.3.0. Analyse et enjeux...................................................................................................................................... 424.3.1. Prospecter et gérer le pipe commercial.....................................................................................................434.3.2. Gérer les devis.......................................................................................................................................... 444.3.3. Transformer les devis en affaire................................................................................................................514.3.4. Informer sur les prestations à réaliser.......................................................................................................534.3.5. Gérer la comptabilité clients...................................................................................................................... 544.4. Gérer les réservations................................................................................................................................... 564.4.0. Analyse et enjeux...................................................................................................................................... 564.4.1. Gérer les réservations de ressources de Cap Sciences...........................................................................574.4.2. Gérer les réservations de ressources partagées......................................................................................594.4.3. Gérer les réservations autres.................................................................................................................... 594.5. Gérer les projets........................................................................................................................................... 604.5.0. Analyse et enjeux...................................................................................................................................... 604.5.1. Créer les projets........................................................................................................................................ 614.5.2. Gérer la planification................................................................................................................................. 634.5.3. Réaliser des avenants............................................................................................................................... 644.5.4. Suivre le portefeuille de projets................................................................................................................. 654.6. Gérer les achats............................................................................................................................................ 654.6.0. Analyse et enjeux...................................................................................................................................... 654.6.1. Référencer les fournisseurs...................................................................................................................... 664.6.2. Passer les commandes d’achat................................................................................................................684.6.3. Réceptionner les commandes d’achat......................................................................................................734.6.4. Gérer la comptabilité fournisseurs............................................................................................................754.6.5. Justifier les subventions............................................................................................................................ 774.7. Gérer les temps, les activités et les frais.......................................................................................................774.7.0. Analyse et enjeux...................................................................................................................................... 774.7.1. Administrer les activités par projet............................................................................................................784.7.2. Imputer les temps passés et les repas pris en charge..............................................................................794.8. Gérer les tiers............................................................................................................................................... 814.8.0. Analyse et enjeux...................................................................................................................................... 814.8.1. Gérer les clients grand public.................................................................................................................... 824.8.2. Gérer les clients personnes morales.........................................................................................................844.8.3. Gérer les fournisseurs............................................................................................................................... 874.8.4. Gérer les collaborateurs............................................................................................................................ 894.9. Gérer la comptabilité et la finance................................................................................................................. 904.9.0. Analyse et enjeux...................................................................................................................................... 904.9.1. Gérer la comptabilité générale et les immobilisations...............................................................................924.9.2. Gérer la trésorerie..................................................................................................................................... 974.10. Gérer les ressources humaines et la paie...............................................................................................1004.11. Gérer le contrôle de gestion et piloter les activités..................................................................................1014.11.0. Analyse et enjeux.................................................................................................................................... 101

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4.11.1. Gérer le budget....................................................................................................................................... 1024.11.2. Gérer la comptabilité analytique..............................................................................................................1034.11.3. Piloter les activités.................................................................................................................................. 1045. EXIGENCES NON FONCTIONNELLES ET ATTENDUS TECHNIQUES...................................................1095.1. Equipe informatique de Cap Sciences........................................................................................................1095.2. Attentes générales...................................................................................................................................... 1095.3. Mode de sourcing....................................................................................................................................... 1095.4. Environnement technique........................................................................................................................... 1095.4.1. Infrastructures réseau et télécom............................................................................................................1095.4.2. Serveurs et systèmes d’exploitation........................................................................................................1095.4.3. Bases de données.................................................................................................................................. 1105.4.4. Outils personnels de travail..................................................................................................................... 1105.4.5. Annuaire d’entreprise.............................................................................................................................. 1115.4.6. Serveur de messagerie........................................................................................................................... 1115.4.7. Niveau de service (SLA)......................................................................................................................... 1115.4.8. Performances attendues......................................................................................................................... 1115.5. Utilisateurs.................................................................................................................................................. 1125.5.1. Gestion des utilisateurs et des droits......................................................................................................1125.5.2. Traçabilité des activités utilisateurs.........................................................................................................1125.6. Applications métier...................................................................................................................................... 1125.6.1. Exigences transverses............................................................................................................................ 1125.6.2. Langue de travail.................................................................................................................................... 1135.7. Gestion des purges et archivage................................................................................................................1135.8. Gestion documentaire et collaborative........................................................................................................1135.9. Décisionnel................................................................................................................................................. 1145.10. Hygiène informatique.............................................................................................................................. 1145.11. Conformité RGPD................................................................................................................................... 1146. CONTENU ET MODALITES D’EXECUTION DES PRESTATIONS ATTENDUES.....................................1156.1. Stratégie de déploiement............................................................................................................................ 1156.2. Planning du projet....................................................................................................................................... 1156.3. Périmètre de l’accord-cadre........................................................................................................................ 1156.3.1. Périmètres fonctionnel et applicatif.........................................................................................................1156.3.2. Périmètres organisationnel et juridique...................................................................................................1166.4. Présentation générale des prestations attendues.......................................................................................1166.5. Tranche forfaitaire ferme............................................................................................................................. 1186.5.1. Présentation générale de la tranche.......................................................................................................1186.5.2. Phase transverse : Gestion de projet......................................................................................................1186.5.3. Phase TF.1 : Initialisation du projet.........................................................................................................1186.5.4. Phase TF.2 : Conception de la solution sur l’ensemble du périmètre fonctionnel cible...........................1196.5.5. Phase TF.3 : Réalisation de la solution sur le périmètre fonctionnel cible hors SIRH.............................1206.5.6. Phase TF.4 : Reprise des données.........................................................................................................1216.5.7. Phase TF.5 : Accompagnement à la recette...........................................................................................1216.5.8. Phase TF.6 : Formation.......................................................................................................................... 1226.5.9. Phase TF.7 : Mise en production et assistance au démarrage...............................................................1246.5.10. Phase TF.8 : Maintenance et assistance aux utilisateurs.......................................................................124

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6.6. Tranche forfaitaire optionnelle n°1..............................................................................................................1246.6.1. Présentation générale de la tranche.......................................................................................................1256.6.2. Affermissement....................................................................................................................................... 1256.6.3. Phase transverse : Gestion de projet......................................................................................................1256.6.4. Phase TO1.1 : Cadrage de l’interfaçage entre l’ERP et Silae.................................................................1256.6.5. Phase TO1.2 : Réalisation de l’interfaçage entre l’ERP et Silae.............................................................1256.6.6. Phase TO1.3 : Accompagnement à la recette........................................................................................1266.6.7. Phase TO1.4 : Formation........................................................................................................................ 1266.6.8. Phase TO1.5 : Mise en production et assistance au démarrage.............................................................1276.6.9. Phase TO1.6 : Maintenance et assistance aux utilisateurs.....................................................................1276.7. Tranche forfaitaire optionnelle n°2..............................................................................................................1276.7.1. Présentation générale de la tranche.......................................................................................................1276.7.2. Affermissement....................................................................................................................................... 1286.7.3. Phase transverse : Gestion de projet......................................................................................................1286.7.4. Phase TO2.1 : Cadrage de l’intégration d’une solution SIRH, a minima pour la paie.............................1286.7.5. Phase TO2.2 : Réalisation de la solution SIRH, a minima pour la paie...................................................1286.7.1. Phase TO2.3 : Reprise des données......................................................................................................1296.7.2. Phase TO2.4 : Accompagnement à la recette........................................................................................1306.7.3. Phase TO2.5 : Formation........................................................................................................................ 1306.7.4. Phase TO2.6 : Mise en production et assistance au démarrage.............................................................1316.7.5. Phase TO1.6 : Maintenance et assistance aux utilisateurs.....................................................................1316.8. Exigences en matière de maintenance d’assistance aux utilisateurs..........................................................1316.9. Prestations au bon de commande..............................................................................................................1336.9.1. Objectifs.................................................................................................................................................. 1336.9.2. Formation complémentaire des utilisateurs finaux..................................................................................1346.9.3. Formation complémentaire des administrateurs fonctionnels et techniques...........................................1346.9.4. Formation technique complémentaire.....................................................................................................1346.9.5. Accompagnement et support complémentaires aux utilisateurs.............................................................1356.9.6. Paramétrage complémentaire (complément fonctionnel ou édition).......................................................1356.9.7. Développement spécifique complémentaire...........................................................................................1366.9.8. Développement d’interface complémentaire...........................................................................................1366.9.9. Préparation à la reprise de données complémentaire.............................................................................1376.9.10. Assistance à la reprise de données complémentaire..............................................................................1376.9.11. Accès complémentaire (abonnement).....................................................................................................1376.9.12. Acquisition de droit d’accès complémentaire (licence)............................................................................1386.9.13. Réversibilité............................................................................................................................................ 1386.9.14. Unité d’œuvre à activer........................................................................................................................... 1396.10. Organisation projet.................................................................................................................................. 1406.10.1. Structures de pilotage............................................................................................................................. 1406.10.2. Equipe projet et ressources mises à disposition par le candidat.............................................................1406.11. Moyens à mettre en œuvre pour l’exécution des prestations..................................................................1416.11.1. Moyens humains..................................................................................................................................... 1416.11.2. Moyens matériels.................................................................................................................................... 1416.12. Plan d’Assurance Qualité........................................................................................................................ 1417. ANNEXES................................................................................................................................................... 143

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7.1. Logigrammes - Légende............................................................................................................................. 1437.2. Méthode MoSCoW...................................................................................................................................... 1447.3. Nomenclature des exigences...................................................................................................................... 1447.4. Glossaire..................................................................................................................................................... 144

Liste des logigrammesLogigramme 1 – Cartographie des macro-processus..........................................................................................29

Logigramme 2 – Processus d’administration des ventes.....................................................................................30

Logigramme 3 – Processus de gestion des ventes (billetterie, boutique) et de contrôle des accès.....................36

Logigramme 4 – Processus de gestion des affaires............................................................................................43

Logigramme 5 – Saisir un devis........................................................................................................................... 45

Logigramme 6 – Modifier un devis.......................................................................................................................46

Logigramme 7 –Relancer les prospects/clients....................................................................................................47

Logigramme 8 – Transformer un devis en affaire................................................................................................51

Logigramme 9 – Gérer la comptabilité clients......................................................................................................54

Logigramme 10 – Processus de gestion des réservations...................................................................................57

Logigramme 11 – Processus de gestion des projets...........................................................................................60

Logigramme 12 – Processus de gestion des achats............................................................................................66

Logigramme 13 – Créer un bon de commande....................................................................................................68

Logigramme 14 – Estampiller « bon pour accord »..............................................................................................69

Logigramme 15 – Valider un bon pour accord.....................................................................................................69

Logigramme 16 – Réceptionner les commandes d’achat....................................................................................73

Logigramme 17 – Gérer la comptabilité fournisseurs...........................................................................................75

Logigramme 18 – Processus de gestion des temps, des activités et des frais....................................................78

Logigramme 19 – Processus de gestion des tiers...............................................................................................82

Logigramme 20 – Créer une fiche client personne morale..................................................................................84

Logigramme 21 – Créer une fiche fournisseur.....................................................................................................87

Logigramme 22 – Processus de gestion de la comptabilité et de la finance........................................................91

Logigramme 23 – Gérer les immobilisations........................................................................................................92

Logigramme 24 – Lettrer des écritures................................................................................................................92

Logigramme 25 – Saisir et comptabiliser les chèques reçus...............................................................................97

Logigramme 26 – Comptabiliser les virements reçus..........................................................................................97

Logigramme 27 – Emettre les virements.............................................................................................................98

Logigramme 28 – Lancer un rapprochement bancaire........................................................................................98

Logigramme 29 – Processus de contrôle de gestion et de pilotage des activités..............................................101

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0. INTRODUCTIONCe chapitre vise à présenter l’objet et l’organisation du document ainsi que l’objet du marché.

0.1.Objet du documentLe présent document a pour objet de présenter le descriptif provisoire de l’accord cadre de fourniture,

d’intégration et maintenance de progiciels pour le socle de gestion et les fonctions support de Cap Sciences ainsi

que pour la gestion des ventes omnicanal et le contrôle des accès du public.

Ainsi, il définit :

Les caractéristiques fonctionnelles et techniques attendues par les solutions informatiques

Les exigences en termes de méthodologie et de prestations attendues de la part du Titulaire du marché,

pour la mise en œuvre de ces solutions

0.2.Organisation du documentLe document est organisé en 6 parties complémentaires et des annexes :

Partie . PRESENTATION DE CAP SCIENCES :

o Cette section présente l’origine et les missions de Cap Sciences ainsi que ses activités

Partie 2. PRESENTATION DU PROJET SI :

o Cette section présente le contexte et les enjeux du projet de transformation du Système

d’Information de Cap Sciences

Partie 3. PROFILS UTILISATEURS :

o Cette section présente le périmètre, les spécificités et les objectifs des collaborateurs de

chaque service de Cap Sciences afin d’estimer le nombre d’utilisateurs et les types de profil

associés par solution informatique envisagée

Partie 4. SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES :

o Cette section présente les principaux enjeux par domaine fonctionnel auxquels doivent

répondre les solutions informatiques

o Chaque sous-domaine fonctionnel est détaillé en termes de :

Processus sous forme de logigrammes (rôles, données entrantes et sortantes, outils

en place) permettant aux candidats de prendre connaissance des activités de Cap

Sciences et de cerner les enchaînements des opérations

Précisions relatives à l’existant et par rapport à la cible afin que les candidats

comprennent la situation actuelle et la plus-value à apporter par la mise en œuvre d’un

progiciel de gestion intégrée

Règles de gestion (uniquement les principales, les règles de gestion fines devront faire

l'objet d'ateliers durant une phase de conception détaillée avec les utilisateurs)

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Fonctionnalités macroscopiques requises en termes de couverture par l'outil avec une

priorisation selon la méthode MoSCoW (cf. annexe 7.2 Méthode MoSCoW) et une

identification unique (cf. annexe 7.3 Nomenclature des exigences)

Eléments en entrée (référentiels, interfaces avec d’autres applicatifs, etc.) et en sortie

du système (formulaires, rapports édités ou exportables sur tableur, Interfaces vers et

depuis d'autres applications, etc.) avec une identification unique (cf. annexe 7.3

Nomenclature des exigences)

Indices de volumétrie pertinents pour le sujet abordé (ex: nombre de devis, nombre de

factures, etc.)

Partie 5. EXIGENCES NON FONCTIONNELLES ET ATTENDUS TECHNIQUES :

o Cette section décrit l’environnement informatique dans lequel doivent s’intégrer les solutions

logicielles proposées, ainsi que les contraintes techniques associées

Partie 6. CONTENU ET MODALITES D’EXECUTION DES PRESTATIONS ATTENDUES :

o Cette section vise à décrire les attentes et exigences de Cap Sciences en termes de

méthodologie et de prestations à mettre en œuvre par le Titulaire lors du projet d’intégration, et

dans le cadre de l’activité de maintenance et de support :

Description du phasage du projet et des prestations associées

Description des exigences spécifiques en matière de gestion de projet et de gestion de

la qualité

Description des exigences spécifiques en matière de réversibilité

Description des exigences spécifiques en matière de maintenance et d’assistance aux

utilisateurs

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1. PRESENTATION DE CAP SCIENCESCe chapitre présente l’origine, les missions et les activités de Cap Sciences.Pour une description plus complète, le candidat peut consulter le site Web et les rapports d’activités de l’association.

1.1.Origine et missions de Cap SciencesL’association Cap Sciences a été créée en 1995 à l’initiative du Ministère de la Recherche et du Conseil Régional

d’Aquitaine.

Cap Sciences assure la production, la diffusion et l’animation de programmes culturels et éducatifs visant le

développement de la connaissance et de la culture scientifique, technique et industrielle sous toutes ses formes.

En qualité de Centre de Culture Scientifique, Technique et Industrielle (CCSTI) labellisé par le Ministère de

l’Education Nationale et de la Recherche, Cap Sciences a en particulier pour mission d’assurer l’interface entre le

monde de la recherche et le grand public en permettant à ce dernier de découvrir et de comprendre les thèmes,

les enjeux et la nature des découvertes scientifiques, techniques et des applications technologiques.

Cap Sciences conçoit et réalise des expositions scientifiques et les propose ensuite à l’itinérance sur différents

territoires.

En 2018, l’association poursuit le travail engagé depuis plusieurs années vers plus d’autofinancement pour

garantir au mieux l’utilisation des contributions publiques vers le cœur de cible des missions d’intérêt général qui

lui sont confiées : déployer la culture scientifique, l’esprit critique et le débat dans les territoires et vers les publics

prioritaires.

A ce titre, le lancement de CURIEUX ! à l’échelle de la Nouvelle-Aquitaine permettra de toucher de plus en plus

les territoires et les publics cibles : les territoires ruraux et éloignés, les jeunes, les catégories sociales et

communautaires les plus éloignées de la culture scientifique.

Cap Sciences va également engager une profonde refonte de son bâtiment principal, le Hangar 20, tant en terme

d’image que d’aménagement et de programmation.

1.2.Les activités de Cap Sciences1.2.1. Les activités grand public et B2B2C (scolaires et groupes)

Cap Sciences propose une programmation variée pour petits et grands répartis sur 4 sites dans l’agglomération

bordelaise :

Le Hangar 20, situé sur les quais de Bordeaux, offre un lieu pour explorer les sciences et les techniques :

o Expositions en lien avec les grands enjeux de société

o Ateliers jeunesse en petit groupe animé par un médiateur scientifique (Le Carré des 3-6 ans, le

Labo Miam !, etc.)

o Evénements organisés par Cap Sciences ou par des partenaires, pour les individuels et les

professionnels

o Le 127° (FabLab), espace dédié à la créativité et à l'innovation, à destination des jeunes entre 15

et 25 ans

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o Missions jeunes, programmes à destination des jeunes rencontrant des difficultés d’insertion

professionnelle en prenant appui sur les ressources du FabLab 127° et le soutien de fonds publics

ou privés (ex : Fond Social Européen pour le programme Capacité, Fondation Orange pour le

programme Up Up Up)

Côté sciences, implanté à Floirac, est ouvert à tous les publics et propose des activités variées, toujours en

lien avec le territoire de la rive droite de Bordeaux :

o Balades scientifiques, expositions, évènements, vidéo-débats pour le grand public

o Ateliers d'expérimentation et expositions pour les établissements scolaires

o Activités pour le public jeunesse hors temps scolaire (Côté sciences Juniors)

Coté sciences Air&Espace, programme de proximité basé à Mérignac, propose des activités et des

ressources sur le thème de l’air et de l’espace :

o Expérimentations ludiques, virtuelles et/ou réelles

o Expositions

o Conférences, débats, événements, etc.

Cap’Archéo, l’un des dépôts archéologiques majeurs de la Gironde situé à Pessac, permet d’expérimenter

et de découvrir le monde de la recherche en archéologie :

o Stages pour les jeunes

o Activités pédagogiques pour les établissements scolaires et les centres de loisirs

o Formations pour les enseignants et médiateurs, pour les archéologues ou pour les étudiants

o Programme personnalisé d’activités et de visites pour les groupes d’adultes

L’ensemble de la programmation est soutenue par des subventions de fonctionnement de 3 financeurs

structurels :

La Région Nouvelle-Aquitaine

Le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Bordeaux Métropole

A noter que Cap Sciences envisage de développer de nouvelles activités au Hangar 20 avec notamment la

création d’un bar.

Pour une présentation complète des activités grand public, scolaires et groupes de Cap Sciences, le candidat

peut consulter le site Web de l’association :

Espace familles et juniors : http://cap-sciences.net/vous-etes/familles-juniors

Espace 15-25 ans : http://cap-sciences.net/vous-etes/15-25-ans

Espace enseignants : http://cap-sciences.net/vous-etes/espace-enseignants

Espace groupes : http://cap-sciences.net/vous-etes/groupes.html

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http://cap-sciences.net/vous-etes/groupes.html

http://cap-sciences.net/vous-etes/espace-enseignants

http://cap-sciences.net/vous-etes/15-25-ans

http://cap-sciences.net/vous-etes/familles-juniors


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1.2.2. Les activités B2BCap Sciences a construit une offre de services à destination des professionnels basée sur ses compétences, les

expertises de ses équipes et ses ressources (bâtiment, expositions, ateliers, etc.) :

Ingénierie de loisirs culturels :

o L’équipe d’ingénierie de Cap Sciences assure des missions d’études ou d’accompagnement et

apporte son expertise dans les domaines suivants :

Accompagnement d'équipements touristiques, éducatifs et culturels

Définition de projets ou re-conception de lieux

Missions d’expertise & programmes d'innovation

Programme « Expérience visiteur connecté » - Navinum®

Accompagnement à la transformation culturelle des entreprises :

o L’équipe du 127° avec son FabLab et son laboratoire d’usages accompagne les acteurs du

territoire à adopter les postures favorisant la créativité au travers d’ateliers de « Team Learning »

ou sur des ateliers de design de projet (problématisation, structuration, planification, technique

d’animation)

Itinérance :

o L’activité d’itinérance rend la culture scientifique accessible à tous en allant à la rencontre des

publics sur le territoire régional, national et international

o Cap Sciences dispose d’un ensemble d’outils itinérants de qualité, déclinés sous différents

formats, pouvant s’adapter à tous types de structures

o Cap Sciences adapte son offre en fonction des spécificités du client (équipe, lieu, publics, etc.)

Privatisation :

o Cap Sciences propose des prestations sur-mesure avec 4 espaces modulables et une équipe de

professionnels dédiés à l’organisation d’événements

o Cap Sciences met à disposition ses espaces et propose à ses partenaires d’organiser leurs

réunions professionnelles, déjeuners, dîners ou cocktails, séminaires, workshop ou formations

o Les entreprises peuvent si elles le souhaitent offrir à leurs participants de visiter les expositions en

cours ou de revenir avec une entrée offerte à la date qui leur convient

Fête de la Science :

o Cap Sciences assure la coordination régionale ainsi que celle des départements de Dordogne, de

Gironde et du Lot-et-Garonne de la Fête de la Science, événement devenu national ayant pour

objectif de rapprocher les citoyens de la Science

Appel à projets :

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o Désigné par le Conseil Régional en janvier 2015 comme pilote du réseau de culture scientifique en

Aquitaine, Cap Sciences accompagne des actions dans le cadre d’appels à projets pour le compte

de la région Nouvelle-Aquitaine

Le Cercle de Cap Sciences

o Le Cercle de Cap Sciences fédère depuis juin 2010 des entreprises qui participent à

l'accompagnement et au développement de Cap Sciences pour répondre au mieux à sa mission

d’intérêt général

o Ces entreprises participent ainsi au rayonnement de la culture scientifique, technique et industrielle

Pour une présentation complète des activités B2B de Cap Sciences, le candidat peut consulter l’espace dédié

aux professionnels sur le site Web : http://cap-sciences.net/vous-etes/espace-professionnels

1.2.3. Les activités B2ICap Sciences pilote des projets qui regroupent un consortium d’acteurs qui varie en fonction du programme

concerné.

On peut citer à titre d’exemple :

Le projet Inmédiats, lauréat en 2012 de l’appel à projets « Développement de la culture scientifique et

égalité des chances » des Investissements d’avenir auprès de l’Agence nationale pour la rénovation

urbaine (ANRU), pour lequel Cap Sciences a piloté un consortium de 6 centres de sciences en France

Le projet Capacité pour lequel Cap Sciences a coordonné les travaux menés par 6 FabLabs afin de trouver

les manières de faire de ces tiers-lieux des outils d’aide à la création de projet pour les territoires et les

citoyens

Le projet CURIEUX ! lancé en 2018 pour lequel Cap Sciences a piloté les travaux réalisés par les 4

Centres de sciences de Nouvelle-Aquitaine autour des nouvelles formes de diffusion massive que doit

utiliser la culture scientifique pour s’adapter aux nouvelles attentes des publics et aux nouveaux enjeux de

la ligne éditoriale

1.3.Chiffres clésLes chiffres présentés dans ce paragraphe sont extraits du rapport d’activités 2017 de Cap Sciences.

1,8 million de visiteurs depuis la création de Cap Sciences en 1995

Pour l’année 2017 :

122 803 personnes touchées par les actions territoriales coordonnées et menées par Cap Sciences

66 000 visiteurs aux ateliers et expositions en itinérance sur plus de 600 jours de présentation

36 016 scolaires bénéficiaires d’une offre riche et variée

27 804 participants aux ateliers jeunesse

15 000 participants aux 38 événements organisés au Hangar 20

7 393 visiteurs grand public aux ateliers du 127° (FabLab)

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882 k€ de chiffre d’affaires générés par l’ingénierie et les activités de conseil

107 privatisations pour un chiffre d’affaires de 109 k€

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2. PRESENTATION DU PROJET SICe chapitre présente l’état des lieux et le schéma du Système d’Information cible de Cap Sciences, et apporte une description générale du projet.

2.1.Etat des lieux du Système d’Information de Cap Sciences Le Système d’Information actuel de Cap Sciences a été bâti d’une part sur des briques de progiciels du marché

et d’autre part sur des développements spécifiques qui ont été mis en œuvre afin de répondre aux besoins des

utilisateurs.

De plus, le Système d’Information ne couvre qu’une partie des activités de Cap Sciences, ce qui amène les

collaborateurs à utiliser massivement les outils de bureautique.

Le Système d’Information de Cap Sciences s’appuie essentiellement sur la solution Microsoft Dynamics CRM 4.0

qui permet de traiter la gestion des clients, la réservation des espaces de Cap Sciences (sur l’ensemble des

sites), la gestion des achats et la justification des subventions FEDER. Cette application a fait l’objet de

nombreux développements spécifiques (planning de réservation des espaces, bons de commande, export

« FEDER ») et n’est plus maintenue par l’éditeur depuis avril 2018. Son remplacement est devenu impératif.

La solution CIEL Compta Evolution V17 est utilisée pour la gestion de la comptabilité et des immobilisations mais

ne bénéficie d’aucune passerelle automatisée avec les autres applicatifs, notamment avec les outils GTS V5 pour

les caisses in situ (billetterie et boutique) et GAT3 pour la billetterie en ligne, de l’éditeur Vivaticket (ex-IREC).

La cartographie applicative actuelle est présentée dans le paragraphe 2.2 Cartographie applicative actuelle.

Cette très forte hétérogénéité du Système d’Information, alliée à un déficit d’intégration entre les applications, fait

apparaître plusieurs manques structurants :

Le périmètre des applications n’est pas optimal et met notamment en exergue une confusion entre le front

office et le back office (ex : gestion des bons de commande développée en spécifique dans Dynamics

CRM)

L’absence d’une structure centrale de gestion des données de référence telles que les projets, les produits,

les espaces, etc. nécessite de multiplier les saisies entre les différents outils et ne permet de garantir

l’intégrité des données au sein du Système d’Information

Des domaines clés liés à l’activité événementielle de Cap Sciences ne sont pas pris en charge, notamment

la gestion de projet et la gestion des affaires

Le pilotage par objectif des activités de Cap Sciences ne peut pas être mis en œuvre de façon simple

C’est pourquoi Cap Sciences a lancé en janvier 2018 une étude afin de recenser ses nouveaux indicateurs de

suivi des activités et de construire le schéma de son Système d’Information cible. L’accompagnement de ce

projet de transformation est assuré par EY Consulting.

Les résultats de cette étude sont présentés dans le paragraphe 2.3 Cartographie applicative cible et feuille de

route de transformation du SI.

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2.2.Cartographie applicative actuelleLe Système d’Information actuel de Cap Sciences a été bâti d’une part sur des briques de progiciels du marché etLe schéma suivant présente la cartographie applicative actuelle de Cap Sciences.

2.3.Cartographie applicative cible et feuille de route de transformation du SI Ce paragraphe présente le schéma et la trajectoire de transformation du Système d’Information cible de Cap Sciences.

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Pour répondre à sa stratégie globale, Cap Sciences a choisi un scénario de transformation de son Système

d’Information s’appuyant sur un ERP « maximisé » en 5 étapes à horizon 2020 :

1. Refonte du back office pour le socle de gestion et les fonctions support

2. Remise en question des outils GTS V5 et GAT3 de l’éditeur Vivaticket (ex-IREC) ainsi que du spécifique

FabManager en tant que solution de ventes (billetterie, machines, boutique) et de contrôle des accès du

public

3. Mise en place d’un nouveau CRM si les fonctionnalités requises ne sont pas déjà couvertes par la

solution ERP

4. Mise en production d’une solution de gestion des contenus (en lien avec le programme CURIEUX !)

5. Déploiement d’une solution de pilotage de la performance si les fonctionnalités requises ne sont pas déjà

couvertes par la solution ERP

Cette logique de convergence du Système d’Information s’impose pour faciliter le pilotage des activités de Cap

Sciences. C’est pourquoi l’association a placé ce projet de transformation au cœur de ses priorités.

2.4.Les enjeux du projet SILa refonte du Système d’Information permettra à Cap Sciences de :

Se doter d’un outil « SOCLE DE GESTION » et « FONCTIONS SUPPORT » permettant :

o De couvrir de manière optimale les besoins cœur de métier

o D’avoir un référentiel commun et partagé (clients, fournisseurs, prestations de Cap Sciences, etc.)

o De renforcer la sécurité du Système d’Information

o De pouvoir accompagner l’association dans son développement (solution évolutive)

Se doter d’un outil de gestion des ventes omnicanal et de contrôle des accès du public permettant :

o D’administrer les ventes depuis l’outil « SOCLE DE GESTION »

o De gérer la billetterie in situ et en ligne, la réservation des machines du FabLab et la boutique

o De contrôler les flux d’entrée et de sortie du public par espace ou par site

De disposer d’une solution de Business Intelligence simple et accessible permettant :

o D’assurer de façon la plus automatisée possible la production de nouveaux indicateurs de suivi

des activités et des tableaux de bord fiables pour aider à la prise de décision

o De réaliser des requêtes ponctuelles pour des états précis par chacun des utilisateurs

2.5.Présentation des équipes projetLe dispositif interne cible de gestion de projet est représenté par le schéma suivant :

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Le rôle de ces différents acteurs peut être défini comme suit :

Sponsor :

o Il promeut les bonnes pratiques Cap Sciences

o Il participe aux comités de pilotage et arbitre les choix majeurs de mise en œuvre

o Il délègue aux référents métiers et experts, valide les choix et se porte garant de la cohérence

fonctionnelle globale du projet dans le fonctionnement de l’entreprise

o Il identifie les grands chantiers de conduite du changement et participe activement à la

communication projet

o Il arbitre les problèmes remontés au Comité de pilotage

o Il valide les éventuels changements de processus et d’organisation induits par le projet

o Il garantit l’application des orientations prises au cours du projet

o Il s’assure du financement du projet

Comité de pilotage :

o Il réalise des arbitrages stratégiques sur les résultats des travaux et prend des décisions

o Il partage l’avancement du projet, les changements qu’il entraîne et les risques

o Il valide les livrables

o Il acte les actions à mettre en œuvre

o Il remonte les difficultés du projet et identifie les sujets à escalader avec impact contractuel

o Il arbitre les sujets métiers inter-domaines remontés

Chef de projet informatique :

o Il planifie opérationnellement le projet

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o Il remonte, via les comités de pilotage, les points d’arbitrage au sponsor

o Il arbitre les priorités opérationnelles

o Il coordonne l’action des responsables de domaine fonctionnel

o Il s’assure de la cohérence de l’ensemble des travaux

o Il gère les relations avec les prestataires externes

o Il suit le budget du projet et l’allocation des ressources

o Il se porte garant des objectifs du projet

o Il valide les analyses en collaboration avec les responsables de domaine fonctionnel

o Il gère le référentiel documentaire du projet

o Il est garant de l’intégration technique de la(des) solution(s) retenue(s)

Référents métier :

o Ils sont les garants de l’interface de la solution avec l’ensemble des parties prenantes Cap

Sciences

o Ils participent aux analyses et travaux menés dans leur domaine

o Ils priorisent les besoins exprimés pour leur domaine métier

o Ils assurent la communication avec les acteurs des services impactés

o Ils sont propriétaires des processus

o Ils valident les spécifications produites par le Titulaire

o Ils participent à l’élaboration des jeux d’essai, du plan de recette et à son exécution

o Ils participent à la formation des utilisateurs finaux

o Ils assurent, pendant la phase de démarrage, le rôle de référent sur leur domaine pour l’ensemble

des utilisateurs

Experts Métier :

o Ils sont les garants de l’opérabilité de la solution retenue

o Ils définissent le besoin métier dans sa granularité la plus fine en consolidant les attentes

o Ils définissent les critères d’acceptation de la solution et valident la recette

o Ils participent et donnent des formations aux utilisateurs finaux

o Ils assurent un premier niveau de support

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3. PROFILS UTILISATEURSCe chapitre présente le périmètre, les spécificités et les objectifs des collaborateurs de chaque service de Cap Sciences afin d’estimer le nombre d’utilisateurs de la solution ERP et les types de profil associés.L’organigramme de Cap Sciences est disponible dans le rapport d’activité 2017 de l’association, dans la section « La vie de l’association ».

3.1.Direction exploitation sites Le pôle d’activités « exploitation sites » gère toutes les opérations menées sur les sites physiques de Cap Sciences (Hangar 20, Côté sciences, Côté sciences Air&Espace, Cap’Archéo).

3.1.1. MédiationLe service « Médiation » est à la fois un acteur de front-office en relation directe avec les clients grand public de

Cap Sciences, notamment au travers de son FabLab, et un acteur de back-office en relation avec les autres

services et les animateurs ou les professeurs relais afin de garantir la présence de médiateurs pour chaque

prestation réalisée sur les sites de Cap Sciences et parfois en extérieur.

Ce service utilise quotidiennement les informations issues des réservations (nature de la prestation, nombre

prévisionnel de participants, données administratives, etc.) et des disponibilités de chaque animateur (calendrier

en ligne de type Doodle) afin de gérer le planning des animateurs.

C’est pourquoi la solution ERP doit permettre à ce service de :

Visualiser et réserver les ressources de Cap Sciences dans un calendrier partagé avec l’ensemble des

services

Extraire les données du calendrier des réservations

Gérer si nécessaire des demandes d’achat

Imputer les temps passés par activité (Note : le responsable animation impute les temps pour les

animateurs)

Eventuellement, saisir des notes de frais en fonction des fonctionnalités offertes en standard par le

système

3.1.2. Evénementiel et privatisationLe service « Evénementiel et privatisation » est à la fois un acteur de front-office en relation avec les contacts des

clients personnes morales B2B pour la privatisation d’espaces de Cap Sciences, et un acteur de back-office en

contact avec les autres services internes pour la création d’événements.

Ce service utilise quotidiennement et de manière intense la gestion des clients personnes morales et de leurs

contacts associés, la gestion des affaires, la gestion des réservations des ressources de Cap Sciences, la

gestion de projet et la gestion des achats. Il doit également pouvoir administrer les ventes sur son périmètre de

responsabilité.

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Gérer l’administration des ventes pour les événements et la privatisation

Créer et mettre à jour de manière fluide les fiches clients personnes morales et les fiches fournisseurs avec

leurs contacts associés (Note : le renseignement de ces fiches est limité à un périmètre Métier qui est

complété dans un second temps par la comptabilité)

Réaliser des devis combinant plusieurs prestations des catalogues de Cap Sciences


services

Gérer des projets

Piloter la performance des activités sous sa responsabilité

Suivre la facturation des affaires

Gérer des demandes d’achat

Imputer les temps passés par activité

3.1.3. Accueil, réservations et boutiqueLe service « Accueil, réservations et boutique » est à la fois un acteur de front-office en relation avec les clients

grand public de Cap Sciences au niveau de l’accueil et de la boutique et avec les contacts des clients personnes

morales B2B2C pour les réservations des scolaires et des groupes, et un acteur de back-office en contact avec

les autres services internes.

Pour les affaires concernant les scolaires et les groupes, ce service utilise quotidiennement la gestion des clients

personnes morales et de leurs contacts associés, la gestion des affaires (N.B. : la facturation est prise en charge

par le service « Comptabilité/Contrôle de gestion »), la réservation des ressources de Cap Sciences et la gestion

des achats.

Pour les ventes grand public de la billetterie et de la boutique, ce service utilise quotidiennement des solutions

spécifiques du marché (actuellement, GTS V5 pour les caisses in situ et GAT3 pour la billetterie en ligne, de

l’éditeur Vivaticket (ex-IREC), spécialisé dans l’accueil et la gestion du public dans les lieux touristiques, ludiques,

culturels et sportifs).


Gérer l’administration des ventes pour l’ensemble des prestations de Cap Sciences produites in situ

Créer et mettre à jour de manière fluide les fiches clients grand public, les fiches clients personnes morales

et les fiches fournisseurs avec leurs contacts associés (Note : le renseignement de ces fiches est limité à

un périmètre Métier qui est complété dans un second temps par la comptabilité)

Réaliser des devis à partir des catalogues Cap Sciences dédiés aux scolaires et aux groupes


services

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Suivre la facturation des affaires pour les scolaires et les groupes



De plus, un module interfacé avec la solution ERP doit permettre à ce service de :

Gérer les billetteries in situ et en ligne, y compris pour les machines du FabLab

Gérer la boutique

Contrôler les flux d’entrée et de sortie du public

3.1.4. CommunicationLe service « Communication » est un acteur de back-office qui gère la communication de Cap Sciences par

rapport aux expositions, ateliers, événements, etc. organisés par Cap Sciences.

Ce service extrait des listes de contacts à partir de la base clients selon différents critères pour l’envoi de

diverses newsletters.

C’est pourquoi la solution ERP doit uniquement permettre à ce service de :

Effectuer des recherches sur la base clients et extraire des contacts

Visualiser les données du calendrier des réservations

Gérer des projets

Créer et mettre à jour de manière fluide les fiches fournisseurs avec leurs contacts associés (Note : le

renseignement de ces fiches est limité à un périmètre Métier qui est complété dans un second temps par la

comptabilité)



3.1.5. Maintenance/régieLe service « Maintenance/régie » est un acteur back-office en relation avec les autres services internes pour

maintenir les ressources en exploitation et prendre en charge la régie des événements organisés à Cap Sciences

(conférences, location d’espaces, etc.).

Les demandes de maintenance sont saisies directement dans un carnet pour les besoins urgents ou dans un

outil de ticketing pour gérer et suivre les activités de maintenance (actuellement, Redmine).

Pour la régie d’événements, ce service consulte quotidiennement le calendrier des réservations ainsi que les

informations renseignées au niveau de chaque fiche de réservation et utilise la gestion des achats pour

commander du matériel.

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Visualiser et extraire, voire modifier, les données du calendrier des réservations



comptabilité)



3.2.Direction diffusion et réseauLe pôle d’activités « diffusion et réseau » anime le réseau de culture scientifique en Nouvelle-Aquitaine et accompagne des actions sur l’ensemble du territoire pour le compte du Conseil Régional.

3.2.1. CURIEUX !Le chef de projet du programme CURIEUX ! pilote les travaux réalisés par 4 CSTI de Nouvelle-Aquitaine autour

des nouvelles formes de diffusion massive que doit prendre la culture scientifique pour s’adapter aux nouvelles

attentes des publics et aux nouveaux enjeux de la ligne éditoriale.

La gestion des contenus produits par ce programme sera assurée par la mise en place d’une solution spécifique

à moyen terme interfacée si possible avec la solution ERP.

Le chef de projet CURIEUX ! utilise quotidiennement la gestion de projet et la gestion des achats.

C’est pourquoi la solution ERP doit permettre au chef de projet CURIEUX ! de :

Gérer des projets



comptabilité)




système

3.2.2. Réseau et territoires, communautésLe service « Réseau et territoires, communautés » est à la fois un acteur de front-office en relation avec les

contacts des clients personnes morales porteurs de projets en Nouvelle-Aquitaine suite à un appel à projets ou

dans le cadre d’événements tels que la Fête de la Science, et un acteur de back-office pour la gestion des

communautés.

Ce service utilise fréquemment la gestion des clients personnes morales et de leurs contacts associés, la gestion

de projet et la gestion des achats.

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Gérer des programmes (appels à projets, Fête de la Science, la Nuit des étoiles, etc.)





système

3.2.3. ItinéranceLe service « Itinérance » est à la fois un acteur de front-office en relation avec les contacts des clients personnes

morales B2B pour l’itinérance de ressources et un acteur de back-office en contact avec les autres services

internes de Cap Sciences et prochainement avec les autres membres d’un consortium de CSTI de Nouvelle-

Aquitaine pour la mise à disposition de ressources itinérances.

Ce service utilise fréquemment la gestion des clients personnes morales et de leurs contacts associés, la gestion

des affaires de la réalisation de devis jusqu’à la facturation, la gestion des réservations des ressources

itinérantes et la gestion des achats. Il doit également pouvoir administrer les ventes sur son périmètre de

responsabilité.

Les réservations de ressources itinérantes produites par les autres membres du consortium seront saisies dans

un calendrier partagé en ligne et indépendant de la solution ERP.


Gérer l’administration des ventes pour le catalogue d’itinérance




Réaliser des devis à partir de ce catalogue


services





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système

3.2.4. EditorialLe service « Editorial » est un acteur de back-office qui gère l’activité éditoriale de Cap Sciences.

Ce service n’a pas vocation à utiliser la solution ERP pour supporter son cœur d’activité.

C’est pourquoi la solution ERP doit uniquement permettre à ce service de :




système

3.3.Direction projets et supportLe pôle d’activités « projets et support » conçoit et réalise d’une part des produits culturels (expositions, ateliers, manifestations, etc.) et gère d’autre part des projets en tant que prestataire unique ou en groupement de prestataires avec des agences spécialisées (étude de positionnement et de dimensionnement de projets, assistance à maîtrise d’ouvrage, etc.).

3.3.1. Chefferie de projetLes chefs de projet sont à la fois des acteurs de front-office en relation avec les contacts des clients personnes

morales B2B pour les prestations de services, et des acteurs de back-office en contact avec les autres services

internes de Cap Sciences pour la conception-réalisation de produits culturels et leur maintenance.

Les chefs de projet utilisent quotidiennement la gestion des clients personnes morales et de leurs contacts

associés, la gestion de projet, la gestion des affaires de la réalisation de devis jusqu’à la facturation et la gestion

des achats.

De plus, ils suivent les indicateurs de performance de leurs projets (chiffre d’affaires, marges, etc.).

C’est pourquoi la solution ERP doit permettre aux chefs de projet de :




Gérer des projets

Gérer les affaires


services

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Piloter la performance de leurs activités





système

3.3.2. Autres pôles de compétencesLes chefs de projet s’appuient sur un ensemble de compétences du pôle d’activités « projets et support » :

Expérience connectée

Marketing

Design d’expérience

Production

Artistique

Ces collaborateurs contribuent aux différents projets en tant que membre d’équipe. Ils ne prennent pas en charge

la gestion commerciale, la gestion de projet ou la gestion d’affaire.

C’est pourquoi la solution ERP doit leur permettre de :



comptabilité)




système

3.4.Direction administration et gestionLa Direction administration et gestion gère les fonctions support de Cap Sciences : comptabilité et finance, contrôle de gestion, ressources humaines, paie et juridique.

3.4.1. Comptabilité/contrôle de gestionLe service « Comptabilité/contrôle de gestion » est un acteur de back-office en relation avec les différents pôles

d’activités de Cap Sciences pour toutes les tâches en lien avec la comptabilité et le contrôle de gestion.

Ce service utilise quotidiennement et de manière intense les fiches tiers (clients, fournisseurs, collaborateurs), la

gestion des affaires principalement pour l’identification des clients et des financeurs en amont et pour la

facturation en aval, la gestion des projets essentiellement pour la saisie du plan de financement (répartition entre

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les financeurs et les ressources propres de Cap Sciences), la gestion des achats, la gestion des temps et des

activités et la gestion des processus comptables.

De plus, ce service assure un suivi et une analyse des indicateurs de performance de Cap Sciences.


Gérer le budget

Gérer la comptabilité générale, la comptabilité clients et la comptabilité fournisseurs

Gérer les immobilisations

Gérer la trésorerie

Gérer la comptabilité analytique

Suivre les indicateurs de performance de Cap Sciences

Créer et mettre à jour les fiches tiers (clients, fournisseurs, collaborateurs)

Gérer la facturation des affaires

Gérer les demandes d’achat

Gérer les temps, les activités et les frais

3.4.2. SocialLe service « Social » est un acteur de back-office en relation avec l’ensemble des salariés de Cap Sciences.

Ce service utilise principalement les fiches collaborateurs et la gestion des temps, des activités et des frais.


Gérer les fiches collaborateurs

Gérer les temps, les activités et les frais

Pour la gestion de la paie, ce service utilise actuellement la solution Silae en mode SaaS de l’éditeur Silaexpert.

C’est pourquoi la solution ERP devra :

Soit être interfacée avec Silae

Soit être interfacée avec une nouvelle solution de gestion de la paie, voire avec un SIRH

3.5.StructureLa structure de Cap Sciences comprend les activités du Comité de Direction :

Direction Générale

Direction Générale Adjointe

Direction de pôle d’activités

Direction de fonctions supports

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C’est pourquoi la solution ERP doit permettre au Comité de Direction de mettre en place des tableaux de bord de

pilotage des activités de Cap Sciences et d’intervenir dans les workflow de validation sur leur périmètre de

responsabilité.

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3.6.Tableau de synthèseLe tableau ci-après présente le nombre d’utilisateurs prévisionnels par service de Cap Sciences avec la

description du type de profil associé et des domaines fonctionnels requis dans la solution ERP :

Entité Service Domaines fonctionnels requis Nb ProfilExploitation sites Médiation Gérer les réservations

Gérer les achatsGérer les temps, les activités et les fraisGérer les tiers

7 Utilisateur

Exploitation sites Evénementiel et privatisation

Administrer les ventesGérer les affairesGérer les réservationsGérer les projetsGérer les achatsGérer les temps, les activités et les fraisGérer les tiersPiloter les activités

6 Utilisateur

Exploitation sites Accueil, réservations et boutique

Administrer les ventesGérer les affairesGérer les réservationsGérer les achatsGérer les temps, les activités et les fraisGérer les tiers Piloter les activités

2 Administrateur fonctionnel

4 Utilisateur

Exploitation sites Communication Gérer les projetsGérer les achatsGérer les temps, les activités et les fraisGérer les tiers

2 Utilisateur

Exploitation sites Maintenance/régie Gérer les réservationsGérer les achatsGérer les temps, les activités et les fraisGérer les tiers

3 Utilisateur

Diffusion et réseau CURIEUX ! Gérer les projetsGérer les achatsGérer les temps, les activités et les fraisGérer les tiers

1 Utilisateur

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Entité Service Domaines fonctionnels requis Nb ProfilDiffusion et réseau Réseau et territoires,

communautésGérer les projetsGérer les achatsGérer les temps, les activités et les fraisGérer les tiersPiloter les activités


2 Utilisateur

Diffusion et réseau Itinérance Administrer les ventesGérer les affairesGérer les réservationsGérer les projetsGérer les achatsGérer les temps, les activités et les fraisGérer les tiersPiloter les activités


1 Utilisateur

Diffusion et réseau Editorial Gérer les achatsGérer les temps, les activités et les frais

1 Utilisateur

Projets et support Chefs de projet Gérer les affairesGérer les réservationsGérer les projetsGérer les achatsGérer les temps, les activités et les fraisGérer les tiersPiloter les activités


11 Utilisateur

Projets et support Autres pôles de compétences

Gérer les achatsGérer les temps, les activités et les fraisGérer les tiers

2 Utilisateur

Admin. et gestion Comptabilité/contrôle de gestion

Tous 1 Administrateur fonctionnel

1 Utilisateur

Admin. et gestion Social Gérer les temps, les activités et les fraisGérer les tiersPiloter les activités


Structure Responsable du Système d’Information

Tous 1 Administrateur technique

Structure Direction Générale Tous 1 Administrateur fonctionnel

Sur la base de cette projection, on obtient au total pour la solution ERP :

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41 collaborateurs avec un profil « Utilisateur » afin de pouvoir consulter ou utiliser selon le périmètre

fonctionnel à couvrir

10 collaborateurs avec un profil « Administrateur fonctionnel » afin de pouvoir administrer le système et de

piloter les activités selon le périmètre fonctionnel à couvrir

1 collaborateur avec un profil « Administrateur technique » afin de pouvoir exploiter et administrer le

système et les bases de données

De plus :

Le Directeur du pôle d’activités « exploitation sites », les 4 collaborateurs du service « Accueil, réservations

et boutique » et 1 collaborateur du service « Comptabilité/contrôle de gestion » doivent utiliser un module

de gestion de la billetterie, de la boutique et de contrôle des accès interfacé avec la solution ERP

Le Directeur Administratif et Financier et le collaborateur du service « Social » doivent utiliser une solution

interfacée avec la solution ERP, a minima pour la gestion de la paie :

o Soit avec l’outil existant Silae

o Soit avec une nouvelle solution de gestion de la paie, voire avec un SIRH

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4. SPECIFICATIONS FONCTIONNELLESCe chapitre présente les principaux enjeux par domaine fonctionnel auxquels doivent répondre les solutions informatiques.Chaque sous-domaine fonctionnel est détaillé en termes de processus, de précisions relatives à l’existant et par rapport à la cible, de règles de gestion, de fonctionnalités principales requises, d’éléments en entrée ou en sortie du système et de volumétrie.

La description des fonctionnements ou processus ci-après a pour objet de permettre aux candidats de comprendre les spécificités de Cap Sciences. Il est à noter que les processus et les règles de gestion associées ne pas décrits de manière exhaustive.

Ainsi, ce chapitre n’est pas le « reflet » intégral des attentes de Cap Sciences. La phase de conception aura pour objet d’affiner certains domaines fonctionnels et de définir les modalités de fonctionnement cibles de l'association dans une logique de se conformer au maximum au standard de la solution.

4.1.Cartographie des macro-processusLa cartographie des macro-processus ci-après illustre l’articulation des domaines fonctionnels rentrant dans le

périmètre du marché et fait référence aux différents chapitres qui présentent une analyse plus fine des processus

avec un descriptif sommaire du contexte et des enjeux, les règles de gestion et les principales fonctionnalités

attendues par Cap Sciences.

Logigramme 1 – Cartographie des macro-processusPilotage

4.11 Gérer le contrôle de gestion et piloter les activités

Fonctions support

4.8 Gérer les tiers 4.9 Gérer la comptabilité et la finance4.10 Gérer les ressources humaines et la paie

Socle de gestion et ventes omnicanal

4.1 Administrer les ventes

4.2 Gérer les ventes (billetterie, machines, boutique) et contrôler les accès

4.3 Gérer les affaires

4.4 Gérer les réservations 4.5 Gérer les projets

4.6 Gérer les achats

4.7 Gérer les temps, les activités et les frais

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4.2.Administrer les ventes4.2.1. Analyse et enjeux

Le processus d’administration des ventes doit permettre de gérer le référentiel des prestations de Cap Sciences

et les grilles tarifaires associées afin de supporter les processus de ventes (billetterie, machines du FabLab,

boutique) et de gestion à l’affaire.

Les prestations de Cap Sciences sont définies par l’ensemble des services et des biens en état d’exploitation

ayant été produits ou non par Cap Sciences, opérés ou non par Cap Sciences (N.B. : Cap Sciences peut par

exemple vendre une itinérance avec des ressources produites ou opérées par des tiers).

La solution doit permettre :

De créer ou de mettre à jour les caractéristiques des prestations de Cap Sciences

De gérer les grilles tarifaires et la fidélisation des clients grand public ou personnes morales (scolaires,

groupes, etc.)

Logigramme 2 – Processus d’administration des ventes

4.1.1 Gérer les prestations de Cap Sciences

4.1.2 Gérer les grilles de tarifs de ventes

4.2.2. Gérer les prestations de Cap Sciences Précisions relatives à l’existant

o Les prestations de la billetterie (y compris en ligne) et de la boutique sont paramétrées par des

utilisateurs habilités directement dans les solutions du marché de l’éditeur Vivaticket (ex-IREC)

qui ne sont pas interfacées avec le reste du Système d’Information de Cap Sciences, notamment

avec la comptabilité

o Concrètement, Cap Sciences utilise la solution GTS V5 pour les caisses in situ et l’outil GAT3

pour la billetterie en ligne

o Pour gérer les spécificités des prestations de Cap Sciences en termes de billetterie et pour traiter

le cas combinant deux taux de TVA différents (ex : activités pour les scolaires, article de boutique

avec livre + DVD), ces solutions fonctionnent avec un objet « Prestation » qui encapsule la

combinaison d’articles nécessaires et permet la saisie des informations administratives (ex : type

de public, contrôle d’accès, nombre de visites possibles avec un seul billet, mode d’édition du

billet, etc.)

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o Les offres combinées (ex : billet à tarif réduit pour l’achat simultané de la grande exposition et de

l’exposition THEMA) sont saisies comme s’il s’agissait d’une nouvelle prestation en tant que telle

(pas de gestion dynamique des promotions ou des remises en fonction du panier du client)

o Les prestations B2B2C (ex : scolaires, groupes) et B2B (privatisation, itinérance, etc.) font l’objet

de catalogues ad hoc accessibles depuis le site Internet de Cap Sciences mais ne sont pas

enregistrées en tant que telles dans le Système d’Information de l’association

o Les prestations du FabLab (location de machines, formations, événements Open Lab) sont

gérées dans FabManager, un outil en ligne développé en spécifique et en partenariat avec

d’autres FabLab nationaux

Précisions par rapport à la cible

o Cap Sciences veut disposer d’une administration des ventes :

Unifiée pour l’ensemble de ses activités

Nativement interfacée avec les modules de ventes, de gestion à l’affaire et de la

comptabilité

Qui facilite le pilotage des activités

Règles de gestion

o Les prestations associées à une grille de tarifs de ventes, un espace et une séance (avec

horaires et jauge de disponibilité) constituent les produits de Cap Sciences et peuvent faire

l’objet de facturation :

Unitaire :

Vente de billets pour une famille qui vient visiter la grande exposition

Vente d’une offre pour les scolaires

Vente d’une location d’espaces pour une entreprise

Vente de l’itinérance d’une ressource

Vente d’un temps d’utilisation d’une machine au FabLab

Etc.

Forfaitaire :

Vente d’une offre jeunesse ou pour les centres de loisirs pour laquelle Cap

Sciences fonctionne avec un groupe maximum de participants au-delà duquel

une nouvelle tranche forfaitaire est appliquée

o Le paramétrage des prestations est réservé à un groupe d’utilisateurs habilités

Fonctionnalités requises

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Code Priorité Fonctionnalités requisesADV_ART_F01 M Le système doit pouvoir restreindre les accès en modification des fiches prestation à

des utilisateurs habilités

ADV_ART_F02 M Le système doit permettre d’associer un responsable à la fiche prestation

ADV_ART_F03 M Le système doit permettre de classifier les prestations :- Par catalogue (ex : visite, boutique, privatisation, itinérance, etc.)- Par catégorie (ex : grande exposition, THEMA, etc.)- Par famille (ex : exposition, atelier, conférence, jeux/jouets, etc.)- Par sous-famille (ex : kits, figurines, peluches, etc.)

ADV_ART_F04 M Le système doit permettre de définir le mode de facturation par prestation :- Unitaire- Forfaitaire

ADV_ART_F05 M Pour les prestations avec un mode de facturation forfaitaire, le système doit permettre de renseigner la taille maximale d’un groupe de visiteurs afin de pouvoir dimensionner automatiquement le nombre de groupes lors de la saisie d’un devis dans le processus de gestion à l’affaire

ADV_ART_F06 M Le système doit permettre de renseigner un libellé long et un libellé court par prestation

ADV_ART_F07 M Le système doit permettre de renseigner le taux de TVA à appliquer à une prestation

ADV_ART_F08 M Le système doit permettre de saisir le pourcentage de ligne éditoriale couvert par l’objet de la prestation (ex : 100% pour l’exposition THEMA sur les cellules souches, 0% pour les ateliers KAPLA pour les enfants pendant les vacances scolaires)

ADV_ART_F09 M Le système doit permettre d’associer un compte comptable à une prestation

ADV_ART_F10 M Le système doit permettre d’associer une société à une prestation

ADV_ART_F11 M Le système doit permettre d’indiquer si la prestation peut faire l’objet d’une remise, d’un prix surchargé ou d’une modification de prix à la saisie

ADV_ART_F12 S Le système doit permettre d’associer un ou plusieurs tiers en tant que partenaires d’une prestation (ex : co-conception d’un atelier avec deux tiers partenaires)

ADV_ART_F13 M Le système doit permettre la nomenclature des prestations sur deux niveaux (parents / enfants) afin de pouvoir combiner les prestations ou gérer les cas avec deux taux de TVA à appliquer

ADV_ART_F14 M Le système doit permettre d’indiquer si la vente de la prestation est autorisée entre une date de début et une date de fin avec une précision à la minute

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Code Priorité Fonctionnalités requisesADV_ART_F15 M Le système doit permettre de personnaliser les fiches prestation pour gérer leurs

spécificités (billetterie, boutique, affaire)Préciser le nombre de champs libres disponibles en standard pour cette personnalisation

Ex : - Indiquer pour une prestation de ressource itinérante si elle fait partie de

l’offre commune au sein du consortium de CSTI de Nouvelle-Aquitaine ou non

- Indiquer si une prestation est produite par Cap Sciences ou un tiers ou co-produite

- Indiquer si une prestation est opérée par Cap Sciences ou un tiers ou co-opérée

ADV_ART_F16 M Le système doit permettre de qualifier l’affectation obligatoire d’un client à la vente

ADV_ART_F17 M Le système doit permettre d’indiquer si la prestation est rechargeable N.B.1 : Recharge utile pour le temps machine au FabLab, bons cadeaux pour la boutique ou autres prestations, portefeuille virtuelN.B.2 : Les bons cadeaux en attente d’utilisation sont associés à un compte comptable d’attente

ADV_ART_F18 M Le système doit permettre d’associer un bon cadeau à :- Une catégorie de prestations - Une famille de prestations- Une sous-famille de prestations- Une prestation

ADV_ART_F19 M Le système doit permettre d’utiliser un bon cadeau en plusieurs fois

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesADV_ART_E01 M Le système doit disposer d’un moteur de recherche par (liste non-limitative) :

- Catalogue- Catégorie- Famille - Sous-famille- Référence- Disponibilité

Volumétrie

o Nombre de prestations pour la billetterie : 24

o Nombre d’articles pour la boutique : 250

o Nombre de prestations pour les scolaires et les groupes : 13

o Nombre de prestations pour la privatisation : 12

o Nombre de prestations pour l’itinérance : 60

o Nombre de prestations pour l’ingénierie humaine : environ 10 (spécifique dépendant de l’affaire)

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4.2.3. Gérer les grilles de tarifs de ventes Précisions relatives à l’existant

o La solution GTS V5 est paramétrée dans une logique « 1 tarif = 1 prestation » pour la billetterie

et la boutique

o FabManager fonctionne avec un coût horaire d’utilisation des machines du FabLab


o Les ventes doivent être administrées dans une logique « 1 prestation = 1 grille de tarifs de

ventes » avec une gestion multidimensionnelle (tarif général, tarif de la catégorie de client,

promotion, etc.)

o Les grilles de tarifs de ventes sont appliquées pour la billetterie (y compris en ligne), les

machines du FabLab, la boutique et dans le processus de gestion à l’affaire (du devis à la

facturation)

Règles de gestion

o Cap Sciences pratique :

Des tarifs uniques (ex : offre formation du 127°, stage d’initiation à l’archéologie, etc.)

Des tarifs « plein/réduit/gratuit » (ex : visite de la grande exposition, ateliers Cap

Sciences Junior, etc.)

Des tarifs combinés (ex : achat d’un billet pour visiter à la fois la grande exposition et

l’exposition THEMA, etc.)

Des tarifs par nombre de participants (ex : tarif par élève pour la visite de la grande

exposition par un groupe de scolaires, tarif par participant pour les services

complémentaires à la location d’espace, etc.)

Des tarifs par tranche (ex : abonnement famille qui reprend le tarif Duo + 7€ par enfant

supplémentaire)

o Les conditions d’application des tarifs réduits dépendent de la nature de la prestation. A titre

d’exemple pour la grande exposition :

Les réductions concernent les moins de 26 ans, les étudiants, les personnes en situation

de handicap et leur accompagnant, les plus de 65 ans et les titulaires de la carte famille

nombreuse sur présentation d’un justificatif de moins de 6 mois

La gratuité s’applique pour les enfants de moins de 5 ans, les demandeurs d’emploi, les

allocataires de minima sociaux (sur présentation d’un justificatif de moins de 6 mois), les

détenteurs de la carte ICOM et les détenteurs d'invitation


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Code Priorité Fonctionnalités requisesADV_TRF_F01 M Le système doit pouvoir restreindre les accès en modification des grilles de tarifs de

ventes à des utilisateurs habilités

ADV_TRF_F02 M Le système doit permettre d’associer une grille de tarifs de ventes, au jour et à l’heure avec une précision à la minute, à :

- Une prestation - Une sous-famille de prestations- Une famille de prestations- Une catégorie de prestations- Un catalogue de prestations- Un point de vente (in situ H20, in situ Cap’Archéo, en ligne, etc.)

ADV_TRF_F03 M Le système doit automatiquement déterminer la grille de tarifs à appliquer en retenant celle qui permettra d’obtenir les conditions les plus favorables pour la vente

ADV_TRF_F04 M Le système doit permettre de renseigner un prix de vente si aucun autre tarif n’est associé au client, à la catégorie de clients, au centre payeur et qu’aucune promotion n’est applicable

ADV_TRF_F05 M Le système doit permettre de gérer des tarifs :- Au forfait- Par tranche de quantité- Par unité

ADV_TRF_F06 M Le système doit permettre d’associer un tarif particulier à :- Un motif de tarification (ex : inauguration d’exposition, nuit des musées, etc.)- Un client- Une catégorie de clients (ex pour les clients grand public : moins de 26 ans,

étudiants, etc., ex pour les clients personnes morales : membre du Cercle de Cap Sciences, etc.)

- Un centre payeur (ex : école)

ADV_TRF_F07 M Le système doit permettre de préciser une période de validité du tarif particulier

ADV_TRF_F08 M Le système doit permettre de gérer des promotions et leurs conditions d’application (période de validité et applicabilité) N.B. : Les promotions ne sont pas directement associées à un client

ADV_TRF_F09 M Le système doit permettre d’associer un compte comptable à chaque promotion

ADV_TRF_F10 M Le système doit permettre de définir les périodes de validité des tarifs et des promotions au jour et à l’heure avec une précision à la minute (ex : -20% sur la grande exposition pour les billets de la dernière heure de la journée vendus du lundi au vendredi entre 17h00 et 18h30)

ADV_TRF_F11 M Le système doit conserver un historique des grilles de tarifs de ventes à des fins d'analyse et de statistiques

ADV_TRF_F12 M Le système doit permettre de qualifier si le tarif ou la promotion peuvent être modifiés manuellement par un utilisateur en front office et de définir sous quels modes d’utilisation (en pourcentage, en montant ou en saisie d’un nouveau prix et dans quelles limites)

ADV_TRF_F13 M Le système doit permettre de dupliquer une grille de tarifs de ventes existante pour en créer une nouvelle

ADV_TRF_F14 M Le système doit permettre de gérer les abonnements (ex : accès illimité aux expositions pendant un an, -20% sur les ateliers jeunesse, etc.)

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Code Priorité Fonctionnalités requisesADV_TRF_F15 C Le système doit permettre de fidéliser la clientèle par un programme de fidélité (ex :

par point)

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesADV_TRF_E01 M Le système doit permettre d’exporter les grilles de tarifs de ventes dans toutes les

dimensions de l’administration des ventes (par prestation, par motif de tarification, par client personne morale, par point de vente, etc.)

Volumétrie

o Nombre de motifs de tarification : 16

o Nombre de promotions (réduction tarifaire indépendante du client) : 1 (uniquement ticket jumelé)

4.3.Gérer les ventes (billetterie, machines, boutique) et contrôler les accès 4.3.1. Analyse et enjeux

La gestion des ventes pour la billetterie, les machines du FabLab et la boutique est indissociable de la gestion du

public accueilli par Cap Sciences. En effet, non seulement la billetterie permet de contrôler les accès aux

différents espaces de Cap Sciences, mais elle donne également la connaissance du nombre de personnes

présentes dans les lieux d’accueil du public.

La solution de ventes doit permettre :

De gérer la billetterie in situ et en ligne (terminaux de point de vente, définition des séances de visite,

édition de billets, etc.)

De gérer la réservation des machines du FabLab

De gérer la boutique

De contrôler les flux d’entrée et de sortie du public

De gérer les modes de règlement

Logigramme 3 – Processus de gestion des ventes (billetterie, boutique) et de contrôle des accès

4.2.2 Gérer les modes de règlement

4.2.1 Gérer la billetterie, les machines, la boutique et contrôler les accès

4.3.2. Gérer la billetterie, les machines, la boutique et contrôler les accès Précisions relatives à l’existant

o Les billetteries in situ et en ligne et la boutique de Cap Sciences sont gérées respectivement par

les solutions GTS V5 pour les caisses in situ et l’outil GAT3 pour la billetterie en ligne, de l’éditeur

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Vivaticket (ex-IREC), spécialisé dans l’accueil et la gestion du public dans les lieux touristiques,

ludiques, culturels et sportifs

o La billetterie en ligne couvre uniquement les ventes aux clients grand public car le module de

réservation pour les scolaires et les groupes n’a pas été retenu par Cap Sciences

o Cap Sciences n’est pas pleinement satisfait de cette solution pour des raisons notamment de

coûts de fonctionnement et de délais de traitement des demandes de correctif ou d’évolution

o Les prestations du FabLab (location de machines, formations, événements Open Lab) sont

gérées dans FabManager, un outil en ligne développé en spécifique et en partenariat avec

d’autres FabLab nationaux

o L’accès aux espaces de visite ou aux ateliers est contrôlé par scan des billets ou par vérification

de l’inscription des personnes par l’animateur


o La solution ERP devra être interfacée avec un module de gestion de la billetterie, de la boutique

et de l’accueil du public

o Ce module pourra consister en l’adaptation d’une brique verticalisée de l’ERP pour du retail ou

en l’intégration d’une solution du marché pour couvrir ces besoins

o La billetterie couvrira également les besoins de réservation des machines du FabLab

o La billetterie en ligne pourrait être élargie aux réservations de scolaires et de groupes

o L’interfaçage consistera en :

Un flux de données « ascendant » synchronisé à J+1 allant de l’administration des

ventes de l’ERP vers la solution front office pour gérer le référentiel des prestations de

Cap Sciences et les grilles de tarifs de ventes

Un flux de données « descendant » synchronisé à J+1 allant de la solution front office

vers l’ERP pour automatiser les échanges avec la comptabilité et le pilotage des activités

de Cap Sciences (chiffre d’affaires, fréquentation, mouvement de stocks, etc.)

Un flux de données pour synchroniser si nécessaire à J+1 les informations des clients

grand public sachant que l’ERP sera maître de ces données (cf. 4.9.2 Gérer les clients

grand public)

o Afin de traiter des situations urgentes, le flux de données « ascendant » permettant de mettre à

jour la solution front office pourra être déclenché manuellement afin de forcer la mise à jour des

données à un instant t.

Règles de gestion

o Un produit Cap Sciences est une combinaison entre une prestation, une grille de tarifs de ventes,

un espace et une séance (avec horaires et jauge de disponibilité)

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o La billetterie permet de vendre tous les produits de Cap Sciences (grande exposition, THEMA,

ateliers, machines du FabLab, etc.) avec des points de vente in situ et en ligne

o La jauge de disponibilité pour une même prestation dans un même espace varie en fonction de

l’horaire de la séance


Code Priorité Fonctionnalités requisesVEN_BIL_F01 M L’outil doit permettre d’administrer un référentiel des espaces par site de Cap

Sciences par des utilisateurs habilités

VEN_BIL_F02 M L’outil doit permettre d’associer par défaut un ou plusieurs espaces de Cap Sciences à un produit en billetterie (modifiable si nécessaire au niveau de la séance dans le planning)

VEN_BIL_F03 M L’outil doit permettre de définir les produits en billetterie par des utilisateurs habilités :

- Prestation et grille de tarifs de ventes associée- Espace- Séances :

o Date et heures de début et de fin (précision à la minute) o Autorisation d’ouverture à la venteo Autorisation d’ouverture à la réservationo Délai de vente accordé après l’heure de début (précision à la

minute)o Délai d’accès à l’espace avant l’heure de début (précision à la

minute)o Descriptif (texte libre)o Jauge globale de vente (nombre maximum de participants)o Jauge de réservation grand public (nombre de places réservées par

le grand public)o Jauge de groupe (nombre de places réservés pour des participants

en groupe)

VEN_BIL_F04 C L’outil doit permettre de gérer des contingents par canal de vente (Internet, groupe, réservations individuelles)

VEN_BIL_F05 M L’outil doit permettre de dupliquer un produit en billetterie sur de nouveaux horaires :- Sur un horaire de la même journée- Sur une journée- Sur une période avec précision des jours d’application

VEN_BIL_F06 M L’outil doit permette de modifier des produits en billetterie en masse (ex : pour modifier l’espace, pour modifier une jauge, etc.)

VEN_BIL_F07 M L’outil doit permettre de modifier une occurrence du produit (ex : pour modifier la jauge globale de vente à un horaire donné)

VEN_BIL_F08 M L’outil doit permettre de vendre les produits en billetterie avec des points de vente in situ et en ligne pour des clients grand public (billetterie individuelle)

VEN_BIL_F09 S L’outil doit permettre de réserver les produits en billetterie avec des points de vente in situ et en ligne pour les scolaires et les groupes (billetterie groupe)

VEN_BIL_F10 M L’outil doit permettre de restreindre la vente des produits en billetterie in situ à des utilisateurs habilités

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Code Priorité Fonctionnalités requisesVEN_BIL_F11 M L’outil doit permettre d’administrer les maquettes des billets associés aux produits

en billetterie par des utilisateurs formés et habilités

VEN_BIL_F12 M L’outil doit permettre d’associer une durée de validité des billets émis au produit en billetterie :

- Sans limite de durée- Le jour de vente- Sur une période- Définie en vente- Limitée

VEN_BIL_F13 S L’outil doit permettre de gérer les contremarques

Note : la contremarque ne doit pas être considérée comme une vente de billetterie dans la fréquentation ni comme une vente à 0€ comptablement

VEN_BIL_F14 M L’outil doit permettre d’associer les billets édités pour les Comités d’Entreprise au client personne morale concerné et de pouvoir tracer leur utilisation

VEN_BIL_F15 M L’outil doit permettre d’administrer les accès aux espaces par des utilisateurs habilités :

- Horaires de début et de fin d’accès- Zone de contrôle (ex : H20, Cap’Archéo, etc.)- Nombre de passages possibles par billet- Nombre de personnes par billet

VEN_BIL_F16 M L’outil doit permettre de contrôler l’accès aux espaces des visiteursPréciser selon quels moyens (ex : tourniquets, PDA wifi, etc.)

VEN_BIL_F17 M L’outil doit permettre de simuler ou non le contrôle du billet

VEN_BIL_F18 M L’outil doit permettre de comptabiliser en temps réel les entrées et les sorties d’un site ou d’un espace

VEN_BIL_F19 M L’outil doit permettre de vendre les articles en boutique avec des points de vente in situ

VEN_BIL_F20 S L’outil doit permettre de vendre les articles en boutique en ligne

VEN_BIL_F21 M L’outil doit gérer les articles en dépôt-vente

VEN_BIL_F22 M L’outil doit permettre la gestion de deux codes-barres pour les articles en boutique

VEN_BIL_F23 M L’outil doit valoriser la marge pour les articles en boutique Préciser selon quelles méthodes

VEN_BIL_F24 M L’outil doit permettre de saisir la provenance des acheteurs en billetterie ou en boutique

VEN_BIL_F25 M L’outil doit permettre de qualifier l’édition automatique d’un reçu

Dans son offre, le candidat précisera les mécanismes mis en place ou permis par l’outil en standard afin de

prévenir des cas de fraude, notamment au niveau des points de vente in situ.

Eléments en entrée et en sortie

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Code Priorité ExigencesVEN_BIL_E01 M Prévoir une interface allant de l’administration des ventes de l’ERP vers l’outil de

gestion de la billetterie, de la boutique et de contrôle des accès pour gérer à J+1 le référentiel des prestations de Cap Sciences et les grilles de tarifs de ventes

VEN_BIL_E02 M Prévoir une interface entre l’outil de gestion de la billetterie, de la boutique et de contrôle des accès, et l’ERP pour alimenter à J+1 la comptabilité et le pilotage des activités de Cap Sciences (chiffre d’affaires, fréquentation, mouvement de stocks, etc.)

VEN_BIL_E03 M L’outil doit permettre l’édition de billet sur site ou en ligne doté d’un code permettant de contrôle l’accès à l’espace concerné selon plusieurs modes :

- Edition simple- Edition groupée (1 seul billet permet l’accès de plusieurs visiteurs)- A la demande- Simulation (pas d’édition physique du billet)

VEN_BIL_E04 S L’outil doit permettre l’impression de bons cadeaux

VEN_BIL_E05 S L’outil doit permettre l’impression de contremarques

VEN_BIL_E06 M L’outil doit permettre de qualifier si un produit de billetterie doit être intégré dans les statistiques de billetterie

VEN_BIL_E07 M L’outil doit permettre de visualiser les séances dans un calendrier filtré par site, par espace ou par prestation

VEN_BIL_E08 M L’outil doit permettre de visualiser pour chaque séance :- Le nombre de billets vendus et le pourcentage d’atteinte de la jauge de

vente- Le nombre de réservations et le pourcentage d’atteinte de la jauge de

réservation- Le nombre de billets réservés et vendus- La jauge de vente disponible hors contingent en nombre et en pourcentage- La jauge contingent disponible en nombre et en pourcentage- Le nombre de groupes utilisés

VEN_BIL_E09 M L’outil doit permettre de visualiser pour chaque séance le détail des ventes et des réservations par canal de vente (Internet, groupe, réservations individuelles)

VEN_BIL_E10 S L’outil doit permettre de visualiser l’ensemble des promotions applicables aux produits en billetterie ou en boutique

VEN_BIL_E11 M L’outil doit permettre de visualiser en temps réel les flux d’entrée et de sortie par site ou par espace

VEN_BIL_E12 M L’outil doit permettre l’impression des étiquettes articles

VEN_BIL_E13 M L’outil doit permettre de suivre des statistiques de ventes par (non-limitatif) :- Localisation (pays, région, département, code postal)- Type de public- Motif de tarification ou remise- Produit en billetterie- Article en boutique- Point de vente

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Code Priorité ExigencesVEN_BIL_E14 M L’outil doit permettre de visualiser les meilleures ventes en boutique par :

- Famille- Sous-famille- Article- Fournisseur

VEN_BIL_E15 C L’outil doit permettre de croiser les statistiques de ventes et la météo

VEN_BIL_E16 M L’outil doit alerter des utilisateurs lorsque le taux de remplissage d’une séance est inférieur à un seuil défini en amont

Volumétrie

o Nombre de sites Cap Sciences : 4

o Nombre d’espaces au Hangar 20 : aujourd’hui 12 publics + 2 internes, demain 15 publics + 1

interne

o Nombre de produits en billetterie : 24

o Nombre de visiteurs grand public en moyenne par mois : 15 000

o Nombre de billets vendus en moyenne par mois : 14 000

o Nombre d’articles vendus en boutique en moyenne par mois : 2 000

4.3.3. Gérer les modes de règlement Précisions relatives à l’existant

o Les modes de règlement pour la billetterie et la boutique sont gérés dans l’outil GTS V5


o Les modes de règlement devront être administrés dans le module de gestion de la billetterie, de

la boutique et de l’accueil du public


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Code Priorité Fonctionnalités requisesVEN_REG_F01 M Le système doit permettre de gérer les modes de règlement par des utilisateurs

habilités :- Espèces- Carte bancaire- Chèque- Chèque vacances- Chèque culture- Paiement Différé- Vente à distance- Paiement en ligne- Bon cadeau- Trop perçu chèque vacances- Trop perçu chèque culture - Paiement mobile (Apple Pay, etc.)

VEN_REG_F02 M Le système doit permettre d’associer un compte comptable, un journal et un code banque au mode de règlement

VEN_REG_F03 M Le système doit permettre de gérer les possibilités de rendu par rapport à un mode de règlement

VEN_REG_F04 M Le système doit permettre de gérer les options de règlement (non-limitatives) :- Rendu- Différé- Bordereau- Tiroir- Paiement fidélité

VEN_REG_F05 M Le système doit permettre de gérer les champs d’application d’un mode de règlement :

- Billetterie individuelle- Billetterie groupe- Prévente- Réservation- Vente boutique- Achat boutique

4.4.Gérer les affaires4.4.1. Analyse et enjeux

La gestion des affaires couvre l’ensemble des prestations de Cap Sciences qui nécessitent la réalisation de devis

et la réservation de ressources ad hoc (espace, exposition itinérante, ingénierie, etc.) pour des clients personnes

morales.

On distingue deux types d’affaire :

Les activités scolaires et groupes, l’itinérance, la privatisation ou l’accompagnement à la transformation

culturelle des entreprises pour lesquels les prix de vente sont définis dans des grilles de tarifs de ventes

(cf. Administrer les ventes)

Les prestations de service pour l’ingénierie de loisirs culturels pour lesquelles les prix de vente

dépendent des taux journaliers négociés avec les clients

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Cap Sciences souhaite industrialiser le processus de gestion à l’affaire, de la gestion du client jusqu’à

l’encaissement, en minimisant le nombre de saisies dans l’outil et avec une vision 360° de ses clients personnes

morales et de leurs contacts.


De gérer la relation client aussi bien au niveau de la demande de prix, de la réservation des ressources

que de la facturation

De réaliser et d’envoyer facilement des demandes de prix aux prospects/clients personnes morales

De visualiser les disponibilités des ressources de Cap Sciences dans un calendrier partagé (N.B. : les

disponibilités des ressources partagées au sein d’un consortium seront également visibles dans un

calendrier indépendant en ligne, cf. 4.5.3 Gérer les réservations de ressources partagées)

De poser des options ou de valider des réservations de ressources en lien avec les devis/affaires en

cours

De transformer de manière fluide les devis en affaires fermes

D’informer les collaborateurs impliqués des prestations à réaliser

D’assurer la traçabilité des informations comptables du devis au règlement

De gérer les spécificités de facturation des différents types de clients, notamment le dépôt de factures

dématérialisées sur la plateforme Chorus Pro pour les facturations auprès de l’Etat

Logigramme 4 – Processus de gestion des affaires

4.3.4 Informer sur les prestations à

réaliser

4.3.1 Prospecter et gérer le pipe commercial

4.3.3 Transformer les devis en affaire

4.4.2 Réaliser des avenants

4.3.5 Gérer la comptabilité clients

4.8.2 Gérer les clients personnes morales

4.3.2 Gérer les devis

Note : Les processus 4.6.3 Réaliser des avenants et 4.9.3 Gérer les clients personnes morales sont décrits

respectivement dans les chapitres 4.6 Gérer les projets et 4.9 Gérer les tiers.

4.4.2. Prospecter et gérer le pipe commercial Précisions relatives à l’existant

o Il n’existe pas de processus de prospection en tant que tel mais plutôt des actions de marketing

ciblées sur des clients extraits de la base MS Dynamics CRM 4.0 (ex : envoi d’une newsletter

mensuelle aux clients « réseau », envoi d’une newsletter trimestrielle aux clients de privatisation,

etc.)


o Au-delà d’une interface d’interrogation de la base clients personnes morales/contacts, Cap

Sciences peut conserver une gestion du pipe commercial hors de la solution ERP dans un

tableur de type Excel par pôle d’activités

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o C’est pourquoi la prospection et la gestion du pipe commercial pourront être traitées de manière

opportuniste dans la solution ERP selon les fonctionnalités offertes en standard


Code Priorité Fonctionnalités requisesAFF_PIP_F01 S Le système doit permettre de tracer les newsletters envoyées aux contacts de

clients personnes morales

AFF_PIP_F02 W Le système doit permettre de gérer la prospection et la gestion du pipe commercialPréciser les fonctionnalités proposées par le système en standard

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesAFF_PIP_E01 M Le système doit permettre d’extraire une liste de clients personnes morales/contacts

par (non-limitatif) : - Typologie de client- Devis (nombre de devis par client, devis en cours, date du dernier devis, etc.)- Affaire (nombre d’affaires par client, affaire en cours, etc.)- Chiffre d’affaires- Zone géographique

Dans son offre, le candidat précisera les éléments en sortie proposés par le système en standard pour la

prospection et la gestion du pipe commercial.

4.4.3. Gérer les devis

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Logigramme 5 – Saisir un devis

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Saisir un devis

MétierInformations entrantes / sortantes Complément d¶informationOutilDirecteur/Comptabilité

Solution actuelle :MS Office pour le

devisMS Dynamics CRM pour les réservations

Cible :ERP

(1) Canaux entrants possibles :- Face à face- Téléphone- Mail- Formulaire en ligne (site Internet)

Contact prospect/client par canal

entrant(1)

Nouveau prospect ?

Non

Vérifier l¶existence du prospect/client dans la

base

Oui

Fiche prospect/client B2B à jour

Gérer les prospects/clients

B2B (màj)

Gérer les prospects/clients

B2B (saisie)

Vérifier l¶encours de commande et le crédit

du client

Situation bloquante ?Non

Créer nouveau devis

Oui Analyser la situation du client

Accord pour devis ?

FIN

Non

Oui

(3) Familles de prestations B2B :- Groupes loisirs et scolaires- Groupes adultes et professionnels- Loisirs Senior- Privatisation- Itinérance- etc.

Sélectionner une prestation(4)

Sélectionner un motif de tarification ou une

remise(5)

Annoncer le prix de la prestation

Besoin modifier tarif prestation?

Saisir le montant ou le pourcentage de remise

Oui

Autre prestation ?

Non

Oui

Enregistrer le devis(7)

Envoi du devis ?

Devis en cours

Sélectionner une famille de prestations(3)

Devis brouillon

Renseigner les informations

administratives(2)

Gérer les réservations de ressources

partagées (option)

Ressource partagée ?

Oui

Réservation de ressource ?

Non

Oui

Non

Générer le devis au format .pdf

Oui

Envoyer le devisDevis envoyé

(non modifiable)

Solution actuelle :MS Dynamics

CRM

Cible :ERP

Solution actuelle :Hors SI

Cible :ERP

(4) Prestations B2B :- Expositions et ateliers Cap¶Archéo- Expositions et ateliers Coté sciences Air&Espace- Location d¶espaces au H20- Expositions itinérantes- etc.

(5) Motifs de tarification :- Maternelle/école/collège/lycée- Membre du Cercle de Cap Sciences- Bailleur- etc.

FINNon

(7) A l¶enregistrement du devis, le système positionne automatiquement une date de relance du prospect/client modifiable par l¶utilisateur habilité

Associer une réservation au devis

Autre réservation ?

Oui

Nouveau client personne

morale ?

Oui

FINNon

Fiche client personne morale

à renseignerEnvoyer la fiche client

à renseigner

Réservation(s) en option(6)

Non (6) Réservations facultatives au stade du devis

Besoin modifier tarif

devis?

Saisir le montant ou le pourcentage de remise

Oui Non

(2) Exemples d¶informations administratives :- Contact client- Partenaires- Type de client (B2C, B2B2C, B2B)- etc.

Prestation avec grille tarifaire ?

Oui

Déposer la proposition de services en pièce

jointe (facultatif)

Renseigner le prix de la prestation

Non

Consultation prestation de

services

Ressource Cap Sciences ?

Gérer les réservations de ressources Cap Sciences (option)

Oui Non

Non

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Logigramme 6 – Modifier un devis

Modifier un devis

MétierInformations entrantes / sortantes Complément d¶informationOutil


devisMS Dynamics CRM pour les réservations

Cible :ERP

Devis envoyé ?

Dupliquer le devis(1) Reprendre le devis

Mettre à jour les informations

administratives (contact, date de relance, etc.)

OuiNon

Modifier si besoin les caractéristiques des prestations (motif de

tarification, nombre de participants, remise, etc.)

Modifier si besoin le montant ou le

pourcentage de remise sur la totalité du devis

Demande de modification d¶un

devis existant

Modifier si besoin certaines lignes du devis

(ajout, suppression)

Enregistrer le devis(3)Devis en cours

Devis brouillon

Modifier des réservations ?

Non


Réservation existante ?


Oui

Envoi du devis ?

Générer le devis au format .pdf

Oui

Envoyer le devisDevis envoyé

(non modifiable)

FINNon


morale ?(4)

Oui

FINNon

Fiche client personne morale

à renseignerEnvoyer la fiche client

à renseigner

(3) A l¶enregistrement du devis : - Le système positionne automatiquement une date de relance du prospect/client modifiable par l¶utilisateur habilité- Le système conserve en historique la version du devis existant qui a permis de saisir les modifications

Réservation(s) en option(2) Non (2) Réservations facultatives au

stade du devis

(4) L¶envoi de la fiche client doit être la main de l¶utilisateur afin de ne pas la joindre à chaque nouveau devis envoyé

Oui


partagées (option)


Oui


Gérer les réservations de ressources Cap Sciences (option)

Oui Non

Non

Non Oui

(1) A la duplication d¶un devis, l¶utilisateur doit avoir la possibilité de rompre le lien entre le nouveau devis et l¶existant afin de marquer la séparation entre 2 affaires différentes

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Logigramme 7 –Relancer les prospects/clients

Relancer les prospects/clients B2B

MétierInformations entrantes / sortantes Complément d¶informationOutil

Prendre contact avec le prospect/client B2B

Solution actuelle :Hors SI

Cible :ERP

(1) L¶alerte automatique peut se matérialiser par une corbeille de tâches sur le tableau de bord de l¶utilisateur de la solution ERP ou par un état poussé aux Métiers

Alerte automatique du

système(1)

Refus de l¶offre

Nouveau devis

Modification devis

Bon pour accord(2)

Transformer un devis en

affaire

Enregistrer le refus du devis et indiquer la raison

Devis refusé Saisir un devis Modifier un devis

(2) Bon pour accord avec date, cachet et signature

Retour prospect/client B2B

Réservation(s) existante(s) ? Non

Oui

FIN Solution actuelle :MS Dynamics

CRM

Cible :ERP

Solution actuelle :MS Office

Cible :ERP

Annuler les réservations liées

au devis

Contrôle interne : liste des

réservations liées à des devis

refusés

Précisions relatives à l’existant

o Les devis sont réalisés avec les outils bureautiques de la suite MS Office

o Les prix de vente, les remises, les montants de TVA, etc. sont renseignés manuellement

o Il n’existe pas de lien informatisé entre un client personne morale et les devis réalisés

o La gestion de l’état des devis (en cours, refusé, etc.) est portée par un classement des devis

dans différents répertoires dans plusieurs dossiers partagés (un par utilisateur, ex : pôle projet,

privatisation, etc.)

o L’identification des clients personnes morales à relancer est faite manuellement

o La réservation d’espace de Cap Sciences est gérée dans un développement spécifique de l’outil

MS Dynamics CRM 4.0 et a pour point d’entrée l’interlocuteur de Cap Sciences et non pas

l’organisation qu’il représente (concrètement, l’utilisateur crée une réservation d’espace à partir

du contact « professeur d’école » et non pas à partir de l’école concernée)

o La réservation des ressources itinérantes est gérée hors du Système d’Information dans un

tableur de type Excel

o Les ressources humaines mobilisées par les affaires sont gérées hors Système d’Information

o Les tableaux de bord de suivi des affaires (ex : taux de transformation des devis) sont tenus

manuellement et dépendent des règles mises en place dans chaque pôle d’activité

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o Tous les devis devront être saisis dans la solution ERP et s’appuyer sur l’administration des

ventes et la gestion des tiers

o L’outil gérera automatiquement l’état de chaque devis et la liste des clients personnes morales à

relancer

o L’outil permettra de tracer l’historique des devis générés par affaire

o La réservation de ressources de Cap Sciences se fera dans la solution ERP avec un lien vers le

devis concerné le cas échéant (cf. 4.5 Gérer les réservations)

o La réservation de ressource itinérante de tiers se fera dans un calendrier en ligne partagé avec

les autres membres du consortium (cf. 4.5 Gérer les réservations)

o La proposition de services adaptée au cas par cas pour l’ingénierie conseil sera annexée au

format standard du devis défini dans la solution ERP

o La gestion du plan de charge pour les ressources humaines restera en dehors de la solution

ERP car la taille et l’organisation de Cap Sciences le permettent

o Les indicateurs de suivi des affaires seront calculés automatiquement (cf. chapitre 4.12 Gérer le

contrôle de gestion et piloter les activités)

Règles de gestion

o Le format du devis dépend de la famille de prestations

o Un devis peut être enregistré sans réservation d’espace ni de ressource itinérante

o La date de relance d’un devis peut être calculée à partir de la date de saisie du devis ou de la

date prévisionnelle de l’affaire, voire être directement renseignée au niveau du devis

o A la fin de la période de validité, le devis est refusé manuellement et stocké en archives


Code Priorité Fonctionnalités requisesAFF_DEV_F01 M Le système doit permettre de saisir un devis à partir de la fiche client personne

morale, de lier ce devis à un contact (l’interlocuteur personne physique du client concerné) et de restreindre les accès à des utilisateurs habilités

AFF_DEV_F02 M Le système doit permettre d’associer un responsable à l’affaire

AFF_DEV_F03 M Le système doit permettre d’ajouter des prestations de plusieurs familles différentes dans un même devisEx : Etablir un devis pour une visite d’exposition et une prestation d’accompagnement (ingénierie humaine)

AFF_DEV_F04 W Le système doit permettre de construire et de valoriser les propositions de services (ex : ingénierie conseil) à partir de modèles

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Code Priorité Fonctionnalités requisesAFF_DEV_F05 S Le système doit permettre d’annexer une proposition de services réalisée en dehors

de la solution ERP à un modèle de devis (ex : pour l’ingénierie conseil)

AFF_DEV_F06 M Le système doit permettre d’associer une ou plusieurs réservations de ressources Cap Sciences à un devis

AFF_DEV_F07 M Si la prestation sélectionnée est liée à une grille de tarifs de ventes dans l’administration des ventes, le système doit automatiquement déterminer le tarif qui permet au client d’obtenir les conditions les plus favorables pour la vente (corollaire de l’exigence ADV_TRF_F02)

AFF_DEV_F08 S Pour les prestations fonctionnant sur un modèle de facturation forfaitaire, le système doit calculer automatiquement le nombre de groupes nécessaires par rapport à la saisie du nombre de participants

AFF_DEV_F09 M Le système doit permettre la saisie d’une remise en montant ou en pourcentage sur chaque prestation du devis

AFF_DEV_F10 M Le système doit permettre la saisie d’une remise en montant ou en pourcentage sur la globalité du devis

AFF_DEV_F11 M Le système doit permettre la saisie des règles de facturation en cas de contractualisation

AFF_DEV_F12 M Le système doit permettre de saisir le type de client concerné par l’affaire (ex : grand public, scolaire, groupe, entreprise)

AFF_DEV_F13 S Le système doit permettre d’associer un ou plusieurs tiers en tant que partenaires d’une affaire (ex : co-conception d’une prestation avec un tiers)

AFF_DEV_F14 M Le système doit permettre de saisir le pourcentage de ligne éditoriale couvert par l’objet du devis ou de modifier le pourcentage hérité de la fiche prestation (cf. 4.2.2 Gérer les prestations de Cap Sciences)

AFF_DEV_F15 M Le système doit permettre de saisir le pourcentage de public cible de Cap Sciences touché par l’objet du devis (ex : 75% pour une opération qui attire ¾ de public de moins de 25 ans)

AFF_DEV_F16 M Le système doit permettre de saisir le pourcentage de territoire cible de Cap Sciences touché par l’objet du devis (ex : 100% pour une exposition itinérante dans une zone blanche)

Note : A défaut d’une saisie directe, une table de transcodification pourrait être utilisée pour déduire ce pourcentage à partir de la saisie d’un code postal

AFF_DEV_F17 M Le système doit gérer le statut des devis (brouillon, en cours, refusé, etc.)

AFF_DEV_F18 M Le système doit permettre d'enregistrer des caractéristiques ou des données complémentaires sur les devis Préciser le nombre de champs libres disponibles en standard pour cette personnalisation

AFF_DEV_F19 M Le système doit proposer un système de relance des contacts des clients personnes morales à réaliser en fonction de la date de saisie du devis, de la date prévisionnelle de l’affaire ou d’une date de relance renseignée au niveau du devis

AFF_DEV_F20 M Le système doit conserver un historique de toutes les versions enregistrées d’un devis

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Code Priorité Fonctionnalités requisesAFF_DEV_F21 M Le système doit tracer le lien entre les versions successives d’un devis résultant de

modifications ou de duplications pour une même affaire

Note : Principe de pointeur entre devis permettant de reconstituer l’historique d’une affaire et de calculer proprement le taux de transformation des devis en affaire

AFF_DEV_F22 M Le système doit conserver une version de chaque devis pendant une période à déterminer par Cap Sciences avant de purger l’historique

AFF_DEV_F23 M Le système doit permettre d’enregistrer l'annulation du devis accompagné d'un motif pour tracer la raison du refus à des fins statistiques

AFF_DEV_F24 S Le système doit bloquer la modification d’un devis envoyé et permettre la duplication du devis en cas de nouveau devis avec reprise des données

AFF_DEV_F25 S A la duplication d’un devis, le système doit permettre à l’utilisateur de rompre le lien entre le nouveau devis et l’existant afin de marquer la séparation entre deux affaires différentes

AFF_DEV_F26 S Le système doit permettre d'affecter un modèle d'édition par type d'envoi (courrier, mail) et par prestation

AFF_DEV_F27 S Le système doit permettre à l’utilisateur d’indiquer que la relance d’un prospect/client personne morale a bien été effectuée

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesAFF_DEV_E01 M Le système doit permettre l’envoi d’une fiche client personne morale à renseigner

par le prospect en accompagnement d’un devis

Note : L’envoi de cette fiche client doit être à la main de l’utilisateur afin de ne pas la joindre à chaque nouveau devis envoyé à un prospect

AFF_DEV_E02 M Le système doit mettre à disposition le listing des devis dont la date de fin de validité est antérieure à un délai paramétrable par rapport à la date du jour

Volumétrie

o Nombre de devis scolaires et groupes saisis en moyenne par mois : 50

o Nombre de devis privatisation saisis par mois : de 10 à 45

o Nombre de devis itinérance saisis par mois : 10

o Nombre de propositions de service de conseil réalisées en moyenne par mois : 4

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4.4.4. Transformer les devis en affaire

Logigramme 8 – Transformer un devis en affaire

Transformer un devis en affaire

MétierInformations entrantes / sortantes Complément d¶informationOutilComptabilité


devisMS Dynamics CRM pour les

réservations et la création de la

fiche client B2B

Cible :ERP

Récupérer le devis numérique

correspondant

Réservation existante ?


Oui

Devis avec bon pour accord(1) (1) Bon pour accord avec date,

cachet et signature

Lier la version numérisée du devis signé en pièce

jointe du devis numérique

Convertir le devis en affaire

Opérateur

Cap Sciences Tiers

Passer la commande d¶achat

Alerte en cas d¶absence de réservation confirmée(2)

Créer un projet (génération affaire)

Informer sur les prestations à réaliser

Affaire en cours

Réservation(s) validée(s)(2)

Non

Confirmer les prestations au contact personne physique du client

Devis gagné

Notification au contact personne

physique

Réservation(s) nécessaire(s) ? Oui

Non

(2) Uniquement pour les familles de prestations qui nécessitent une réservation de ressource de Cap Sciences

Oui

FIN

Non


morale ?

Créer une fiche client personne

morale



partagées (validation)


Oui


Gérer les réservations de ressources Cap

Sciences (validation)

Oui Non

Non

Non Oui


o Un devis est considéré comme une commande dès que le client a donné son bon pour accord

avec date, cachet et signature

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o La solution ERP doit permettre de transformer de manière fluide un devis signé en une affaire

avec création d’un projet matérialisant l’affaire nativement interfacé avec les autres modules dont

la gestion des achats, la gestion des temps, des activités et des frais et la gestion de la

comptabilité

Règles de gestion

o Le devis doit être en statut « en cours » ou « envoyé » pour pouvoir être transformé en affaire

o En fonction de la nature des prestations, la réservation d’une ressource de Cap Sciences peut

être obligatoire (ex : location d’espaces, activité pour les scolaires, etc.)


Code Priorité Fonctionnalités requisesAFF_DEA_F01 M Le système doit permettre de rechercher un devis à partir de critères multiples (non-

limitatifs) :- Numéro du devis- Nom du client personne morale- Nom du contact représentant le client personne morale- Date de réalisation du devis

AFF_DEA_F02 M Le système doit permettre de stocker la version numérisée du devis signé en pièce jointe du devis de la solution ERP

AFF_DEA_F03 M Le système doit pouvoir restreindre les accès en transformation de devis en affaire à des utilisateurs habilités

AFF_DEA_F04 M Le système doit générer une affaire à partir d’un devis de manière fluide en reprenant les informations déjà renseignées pour le devis et en permettant la saisie des éléments propres à l’affaire (ex : nom du responsable de l’affaire, fréquentation prévisionnelle, territoire cible, public cible, etc.)

AFF_DEA_F05 M Le système doit permettre d’indiquer si le règlement se fera sur place ou en différé

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesAFF_DEA_E01 M Le système doit permettre d’extraire les devis à partir de critères multiples (non-

limitatifs) :- Nom du client personne morale - Nom du contact représentant le client personne morale- Type de prestation- Date de réalisation du devis- Etc.

AFF_DEA_E02 S En fonction de la nature des prestations présentes dans le devis, le système doit alerter l’utilisateur s’il tente de le transformer en affaire sans qu’au moins une réservation de ressource de Cap Sciences liée au devis ait été validée

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Code Priorité ExigencesAFF_DEA_E03 S Le système doit permettre d’envoyer une confirmation de la prestation avec ses

réservations associées si le contact du client personne morale le souhaite

Volumétrie

o Taux de transformation des devis scolaires et groupes : 91%

o Taux de transformation des devis privatisation : 42%

o Taux de transformation des devis itinérance : 56%

o Taux de transformation des propositions de service de conseil : 70%

4.4.5. Informer sur les prestations à réaliser Précisions relatives à l’existant

o Pour les activités sur site, des fiches récapitulatives sont éditées chaque semaine pour établir le

planning des animateurs et pour reprendre les éléments pertinents qui ont été renseignés dans

les réservations de ressources de Cap Sciences

o Pour les itinérances opérées par Cap Sciences, un ordre de mission est fourni à environ quinze

de jours d’une prestation au collaborateur qui va installer/démonter la ressource itinérante à

partir des informations saisies dans la réservation de ressource itinérante de Cap Sciences

(timing, spécificités du lieu, nombre de repas prévus, nombre de nuitées prévues, etc.)


o Pour les ressources de Cap Sciences, les processus existants seront maintenus avec une sortie

automatisée des fiches récapitulatives à partir de la solution ERP

o Pour les ressources itinérantes partagées au sein d’un consortium, Cap Sciences informera le

partenaire des prestations à réaliser par le processus de gestion des achats avec un bon de

commande associé (cf. 4.7 Gérer les achats)


Code Priorité Fonctionnalités requisesAFF_INF_F01 M Le système doit permettre la mise en place de workflow paramétrables pour notifier

certaines ressources internes (ex : régisseur, responsable location d’espace, etc.) des prestations à réaliser

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesAFF_INF_E01 M Le système doit permettre l’édition de fiches récapitulatives reprenant les éléments

pertinents qui ont été renseignés dans la réservation de ressources de Cap Sciences

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Code Priorité ExigencesAFF_INF_E02 M A 15 jours d’une affaire d’itinérance, le système doit permettre l’édition d’ordres de

mission à destination des collaborateurs itinérants reprenant les éléments renseignés dans la réservation de ressource de Cap Sciences hors site

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4.4.6. Gérer la comptabilité clients

Logigramme 9 – Gérer la comptabilité clients

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Gérer la comptabilité clients

MétierInformations entrantes / sortantes OutilComptabilité Trésorerie Contact client

Solutions actuelles :

Outils bureautiques /

Stripe

Cible :ERP

Prestation terminée

Envoyer les factures

Archiver les factures

Facture comptabilisée

Gérer à l¶affaire

Vérifier les écritures

comptables

Ecritures validées ?

Comptabiliser les factures

Paiement client

Réclamation client

Factures payées ? Réclamation ?

Gérer la trésorerie

Encaissement

Echéancier clients

Avoir

Relancer les clients

Communiquer réponse négative

Enquêter sur la réclamation

Réclamation validée ?

Emettre, comptabiliser et lettrer un avoir

Oui

Factures

Non

Non

Non

Oui

Oui

Etablir les factures

Editer les factures

Solution actuelle :CIEL Compta

Evolution

Cible :ERP

Oui Lettrer les paiements

Solution actuelle :Hors système

Cible :Hors système

Non

Refus réclamation

Proposition écritures

comptables

Règles de gestion

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o Les factures à destination des structures publiques (ex : écoles) doivent être compatibles avec la

solution Chorus Pro

o Les factures sont recalculées au réel (cf. 4.6.4 Réaliser des avenants)

o Une facturation groupée est réalisée une fois par semestre pour les clients de Cap’Archéo

o Un acompte est demandé sur les affaires importantes

o Un échéancier est mis en place pour les prestations récurrentes

o Les paiements se font en date de valeur mais peuvent être différés à une autre date de valeur

o Les règles de relance des factures impayées varient selon le type d’affaire :

Pour l’ingénierie, relances effectuées par les chefs de projet avec une approche à

l’amiable

Pour les autres affaires, relance une fois par mois par la comptabilité avec une

communication adaptée au nombre de relances pour un même dossier

o Un client est relancé a minima à deux reprises avant d’être passé au contentieux


Code Priorité Fonctionnalités requisesAFF_CPT_F01

M Le système doit recalculer la facturation par rapport au dernier avenant enregistré sur une affaire

AFF_CPT_F02

M Le système doit permettre de grouper la facturation pour un ensemble d’affaires (ex : affaires à Cap’Archéo)

AFF_CPT_F03

M Le système doit permettre de saisir un acompte

AFF_CPT_F04

M Le système doit permettre de visualiser l’encours (toutes factures non payées jusqu’à inscription en compte bancaire) et sur l’engagement (affaires non terminées) d’un client

AFF_CPT_F05

M Le système doit gérer l’identification des clients à relancer

AFF_CPT_F06

M Le système doit permettre de gérer plusieurs niveaux de relance

AFF_CPT_F07

M Le système doit permettre de conserver une trace des relances réalisées auprès du client

AFF_CPT_F08

C Le système doit permettre de mette en place un échéancier avec prélèvement automatique pour les affaires récurrentes

AFF_CPT_F09

C Le système doit permettre de gérer les limites de crédit par client ou par groupe de clients

AFF_CPT_F10

C Le système doit gérer les demandes d’avoir clients avec mise en place de niveaux d’autorisation en fonction de la nature ou du montant de l’avoir

AFF_CPT_F11

C Suite à un certain niveau de relance, le système doit mettre une alerte au niveau de la fiche client

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Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesAFF_CPT_E01 M Le système doit permettre l'envoi par email du pdf de la facture dès son émission

AFF_CPT_E02 M Le système doit produire des factures compatibles avec la solution Chorus Pro (utilisée pour les structures publiques)

AFF_CPT_E03 M Le système doit mettre à disposition un état des débiteurs

AFF_CPT_E04 M Le système doit générer un relevé par client reprenant l’ensemble des montants facturés pendant une période donnée

AFF_CPT_E05 C Le système doit permettre d'émettre des factures pro-forma pour paiement par avance (rare)

Volumétrie

o Nombre de factures clients en moyenne par mois : entre 180 et 220

o Nombre de clients facturés en moyenne par mois : entre 180 et 220

o Nombre de réclamations en moyenne par an : entre 12 et 24

4.5.Gérer les réservations 4.5.1. Analyse et enjeux

La gestion des réservations concerne les ressources de Cap Sciences, les ressources partagées qui seront

prochainement mutualisées au sein d’un consortium de CSTI de Nouvelle-Aquitaine et certaines ressources

matérielles de Cap Sciences (ex : espaces, véhicules, équipements).


D’enregistrer dans un calendrier partagé les réservations de l’ensemble des ressources de Cap Sciences

pour :

o Les produits en billetterie, y compris pour le FabLab

o Les devis et les affaires, qu’ils soient produits sur site (privatisation, affaires pour les scolaires et

les groupes, etc.) ou hors sites (itinérance)

De renseigner l’ensemble des informations nécessaires pour la gestion des réservations et pour informer

les collaborateurs de Cap Sciences des prestations à réaliser

De gérer l’état de chaque réservation (option, confirmée)

Pour les ressources itinérantes qui seront partagées au sein d’un consortium, les réservations se feront dans

un calendrier en ligne et gratuit de préférence.

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Logigramme 10 – Processus de gestion des réservations

4.4.1 Gérer les réservations de ressources de Cap Sciences

4.4.2 Gérer les réservations de ressources partagées

4.4.3 Gérer les réservations autres

4.5.2. Gérer les réservations de ressources de Cap Sciences Précisions relatives à l’existant

o Les réservations de ressources Cap Sciences sont saisies dans un calendrier Silverlight

développé spécifiquement dans la solution MS Dynamics CRM 4.0

o Pour des raisons de performance, ce calendrier n’affiche que les réservations présentes et

futures ce qui impose aux utilisateurs de naviguer avec la vision du calendrier présente dans un

autre module de MS Dynamics CRM 4.0 afin de consulter l’historique


o Les réservations de ressources de Cap Sciences devront être saisies dans un calendrier unique

et partagé avec l’ensemble des services internes

o Ce calendrier permettra également de visualiser l’ensemble des réservations passées, présentes

et futures

Règles de gestion

o Les réservations peuvent permettre d’associer une plage horaire d’un ou plusieurs espaces de

Cap Sciences :

A une prestation et à une grille de tarifs de ventes pour former un produit Cap Sciences

(ex : réservation de l’espace de grande exposition pour l’exposition « Effets spéciaux »

du lundi au vendredi de 14h à 19h pour le grand public)

A un devis ou à une affaire (ex : réservation de l’auditorium et du Café des Sciences

pour une privatisation le jeudi 20 septembre 2018 pour une entreprise privée)

o Pour les affaires d’itinérance, un espace « Hors sites » permet d’enregistrer les réservations

dans le même calendrier partagé que l’ensemble des ressources de Cap Sciences

o Plusieurs réservations peuvent être enregistrées en parallèle sur un même espace bien que la

capacité maximale théorique ait été dépassée

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Code Priorité Fonctionnalités requisesRES_RCS_F01 M Le système doit permettre de définir la capacité maximale des espaces de Cap

Sciences

RES_RCS_F02 M Le système doit permettre de saisir une réservation à la volée dans un calendrier (saisie similaire au fonctionnement d’Outlook)

RES_RCS_F03 M Le système doit permettre de renseigner les informations relatives à la réservation (liste non-exhaustive) :

- Famille de prestations et prestation associées (ex : Grande exposition/Effets spéciaux, THEMA/Clock !, etc.)

- Type de réservation (groupe, grand public, professionnel, interne)- Client personne morale et interlocuteur personne physique à contacter- Etat de la réservation (option ou ferme)- Mode de confirmation (ex : téléphone, mail)- Date de conformation- Nombre de participants prévisionnels- Nombre de participants réels- Nombre de groupes- Nombre d’accompagnateurs gratuits- Niveau de la classe (pour les scolaires)- Tranche d’âge- Prise de déjeuner sur place (booléen)- Zone de commentaire pour justifier un surbooking

N.B. : Certaines informations associées à la réservation telles que le client, la famille de prestations, la prestation, le nombre de participants prévisionnels, etc. pourront être alimentées automatiquement à partir des données renseignées au préalable dans un devis d’affaire

Préciser le nombre de champs libres disponibles en standard pour cette personnalisation

RES_RCS_F04 M Pour les réservations de groupe, le système doit calculer automatiquement le nombre de groupes nécessaires en fonction du nombre de participants prévisionnels et de la capacité maximale de l’espace

RES_RCS_F05 S Le système doit permettre de générer un devis d’affaire à partir d’une réservation

RES_RCS_F06 M Le système doit permettre de saisir une réservation avec occurrences

RES_RCS_F07 M Le système doit permettre de dupliquer une réservation

RES_RCS_F08 M Le système doit proposer plusieurs vues du calendrier :- Par jour, semaine, mois ou année- Par espace- Par famille de prestations- Par prestation

RES_RCS_F09 M Le système doit permettre d’appliquer des règles de mise en forme pour visualiser facilement les différentes réservations par état de la réservation (option ou ferme) et par famille de prestations

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Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesRES_RCS_E01

M Le système doit permettre de visualiser en temps réel la capacité d’accueil d’un ou de plusieurs espaces (comparaison entre la capacité maximale de l’espace et le nombre de participants ou de groupes faisant déjà l’objet de réservations optionnelles ou fermes)

RES_RCS_E02

M Le système doit émettre une alerte lorsqu’un espace atteint sa capacité maximale

RES_RCS_E03

M Le système doit produire un état hebdomadaire avec la liste des réservations de ressources Cap Sciences liées à des devis refusés afin de permettre un nettoyage manuel des calendriers de réservation

RES_RCS_E04

M Le système doit permettre d’extraire l’ensemble des réservations liées à un site ou à un espace en fonction notamment de leur état (option ou ferme)

Volumétrie

o Nombre de réservations saisies en moyenne par semaine : environ 60

4.5.3. Gérer les réservations de ressources partagées Précisions relatives à l’existant

o Le processus de vente et d’opérations des ressources partagées est nouveau puisqu’il a été

construit sur le second semestre 2018


o Les réservations de ressources itinérantes partagées au sein du consortium seront resaisies

manuellement dans un calendrier indépendant en ligne accessible par des utilisateurs habilités

des différents partenaires

4.5.4. Gérer les réservations autres Précisions relatives à l’existant

o Cap Sciences a développé un outil en spécifique pour gérer différents types de

réservation (salles de réunion, véhicules)


o La réservation de salles de réunion est similaire à la réservation d’un espace pour une ressource

de Cap Sciences et sera gérée comme telle en indiquant qu’il s’agit d’un usage interne

o La réservation de véhicules ou d’équipements (ex : rétroprojecteur, paperboard, etc.) pourra être

traitée de manière opportuniste dans la solution ERP selon les fonctionnalités offertes en

standard

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Code Priorité Fonctionnalités requisesRES_AUT_F01 W Le système doit permettre de gérer la réservation de biens matériels (véhicules,

équipements, etc.)

Eléments en sortie

Dans son offre, le candidat précisera les éléments en sortie proposés par le système en standard pour la

réservation de biens matériels (véhicules, équipements, etc.).

Volumétrie

o Nombre de réservations de véhicule en moyenne par mois : 85

4.6.Gérer les projets4.6.1. Analyse et enjeux

Le processus de gestion des projets intervient :

En complément de la gestion des ventes (billetterie, boutique) afin de matérialiser un objet informatique

permettant de spécifier les plans de financement (répartition entre les financeurs et les ressources

propres de Cap Sciences) et de consolider le chiffre d’affaires, les fréquentations, les achats et les temps

passés par produit en vente

En support du processus de gestion à l’affaire, dès lors qu’un devis a été transformé en affaire et qu’il est

nécessaire de suivre l’avancement du projet et les consommations de ressources (achats, temps, frais,

etc.) ou de réaliser un avenant pour ajuster la commande par rapport au réalisé (ex : saisie du nombre

réel de participants, avenant de modification du montant d’une prestation de conseil en ingénierie, etc.)

Pour des projets internes ou des prestations qui ne font pas l’objet de ventes (ex : conception de la future

grande exposition, appel à projets, etc.)


De créer puis de gérer les projets en fonction de leur nature

D’indiquer le plan de financement du projet

De consolider et de visualiser les produits et les charges du projet

De réaliser des avenants

Logigramme 11 – Processus de gestion des projets

4.5.4 Suivre le portefeuille de projets

4.5.1 Créer les projets 4.5.3 Réaliser des avenants4.5.2 Gérer la planification

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4.6.2. Créer les projets Précisions relatives à l’existant

o Cap Sciences ne dispose pas d’un outil de gestion de projets en tant que tel

o Faute d’interfaçage entre les applicatifs du Système d’Information, les comptes analytiques

correspondant à chaque projet sont saisis manuellement :

Dans TimeSheet pour la gestion des temps et des activités

Dans CIEL Compta Evolution pour la comptabilité

Dans MS Dynamics CRM 4.0 pour la gestion des achats


o Les projets devront être créés et gérés dans la solution ERP

o Lorsque nécessaire, les projets seront regroupés au sein d’un programme (projet principal

auquel sont rattachés les sous-projets)

o La solution ERP permettra de consulter au niveau du projet :

Les données administratives (ex : porteur du projet, pourcentage de ligne éditoriale,

pourcentage de territoire cible, etc.)

Le plan de financement

Le cas échéant, le client personne morale et un contact privilégié

Les réservations de ressources de Cap Sciences

La planification et l’avancement du projet

Les fréquentations prévisionnelle et réelle

Le chiffre d’affaires et, pour les affaires, la facturation

Les achats

Les temps passés par activité

Les notes de frais

Règles de gestion

o On distingue :

Les projets internes (ex : conception de la future grande exposition)

Les programmes pour le compte du réseau (ex : appel à projets, Fête de la Science,

etc.) et les projets portés dans le cadre de ces programmes (ex : réponses à un appel à

projets)

Les projets liés aux produits de Cap Sciences qui permettent de suivre les produits et les

charges pour les produits en billetterie et la boutique (ex : Effets spéciaux, Clock !,

Planétarium, etc.)

Les projets intégrés à la gestion des affaires lors de la transformation d’un devis en

affaire

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Code Priorité Fonctionnalités requisesPJT_CRE_F01 M Le système doit pouvoir restreindre les accès en création de projet à des utilisateurs

habilités

PJT_CRE_F02 M Le système doit permettre de gérer différentes natures de projet et d’y appliquer des règles de gestion spécifiques

PJT_CRE_F03 M Le système doit permettre de définir un responsable de projet

Note : Cette information pourra être alimentée automatiquement à partir des données renseignées dans la fiche prestation ou dans l’affaire associée au projet

PJT_CRE_F04 M Le système doit permettre d’associer un pôle d’activités à un projet

Note : Le pôle d’activités pourrait être alimenté automatiquement à partir de l’affectation du responsable de projet avec possibilité de le modifier manuellement

PJT_CRE_F05 M Le système doit permettre de personnaliser les fiches projet pour gérer leurs spécificités (projet interne, réseau, affaire, etc.)Préciser le nombre de champs libres disponibles en standard pour cette personnalisation

Ex : - Pourcentage de ligne éditoriale couvert par l’objet du projet- Pourcentage de territoire cible de Cap Sciences touché par l’objet du projet- Pourcentage de public cible de Cap Sciences touché par l’objet du projet- Partenaires- Typologie de clients adressés (grand public, scolaire, groupe, etc.)- Fréquentation prévisionnelle- Fréquentation réelle

PJT_CRE_F06 M Le système doit permettre à la comptabilité d’associer un compte analytique à chaque activité du projet

PJT_CRE_F07 M Le système doit permettre d’associer un plan de financement à un projet (répartition entre les financeurs et les ressources propres de Cap Sciences) et de restreindre les accès en modification de ce plan à des utilisateurs habilités (à la comptabilité)

Ex : - Région Nouvelle-Aquitaine : 50%- Bordeaux Métropole : 30%- Cap Sciences : 20%

Note : Cette clé de répartition entre financeurs permet de ventiler les charges en comptabilité analytique

PJT_CRE_F08 M Le système doit conserver un historique de ces plans de financement à des fins d'analyse (concrètement, la valorisation des charges en comptabilité analytique doit être conservée malgré les mises à jour du plan)

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Code Priorité Fonctionnalités requisesPJT_CRE_F09 M Le système doit permettre de visualiser ou de consulter depuis la fiche projet :

- Le client personne morale et les contacts privilégiés (au moins un contact principal)

- Les réservations de ressources de Cap Sciences- La planification du projet- Le chiffre d’affaires- La facturation- Les bons de commande- Les temps passés par activité- Les notes de frais

Dans le cadre d’un programme, le système doit également permettre de visualiser et de consulter les sous-projets

PJT_CRE_F10 M Le système doit permettre de faire évoluer le statut du projet en fonction d’un workflow (en attente de validation, validé comptabilité, terminé, etc.)

PJT_CRE_F11 M Le système doit permettre de rattacher des projets à un projet principal pour former un programme

PJT_CRE_F12 S Le système doit permettre d’alimenter les fiches projet faisant partie d’un programme par héritage d’une partie des données de la fiche projet principal

PJT_CRE_F13 W Le système doit remonter au niveau du projet concerné les dépenses des notes de frais validées par la comptabilité et comptabilisées

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesPJT_CRE_E01 M Le système doit disposer d’un moteur de recherche des projets par (liste non-

limitative) :- Nature- Financeur- Porteur de projet- Date- Statut

PJT_CRE_E02 S Le système doit alerter des utilisateurs lorsqu’un projet associé à un produit de Cap Sciences est toujours en vigueur alors que le produit arrive en fin de commercialisation ou n’est plus commercialisé

Volumétrie

o Nombre de projets internes en moyenne par an : 20

o Nombre de programmes gérés pour le compte du réseau en moyenne par an : environ 15

o Nombre de projets portés par le réseau par an : environ 500

4.6.3. Gérer la planification Précisions relatives à l’existant

o Chaque Directeur ou chaque responsable de service gère de manière autonome un plan de

charge prévisionnel pour ses équipes et effectue un suivi tout au long de l’année

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o Les plans de charge sont saisis dans des tableurs Excel


o Afin de conserver la souplesse nécessaire à chaque Directeur de pôle d’activités, responsable

de service ou chef de projet, la gestion de la planification pourra être traitée de manière

opportuniste dans la solution ERP selon les fonctionnalités offertes en standard


Code Priorité Fonctionnalités requisesPJT_PLA_F01 W Le système doit permettre de gérer la planification (diagramme de Gantt avec

avancement et liaison charge/durée, suivi du plan de charge, suivi de l’avancement des projets, etc.)Préciser les fonctionnalités proposées par le système en standard

Eléments en sortie

Dans son offre, le candidat précisera les éléments en sortie proposés par le système en standard pour la gestion

de la planification

4.6.4. Réaliser des avenants Précisions relatives à l’existant

o Les suspensions, abandons de projet ou les avenants aux affaires contractualisées par Cap

Sciences sont traités hors Système d’Information


o Les modifications apportées à un projet (suspension, clôture, modification du montant de l’affaire,

ajustement du nombre de participants, etc.) doivent être tracées dans la solution ERP par

l’enregistrement d’un avenant ou d’une nouvelle version du projet

Règles de gestion

o Les sommes facturées prennent en compte les avenants réalisés sur une affaire


Code Priorité Fonctionnalités requisesPJT_AVT_F01 M Le système doit permettre de tracer la modification d’une fiche projet par la création

d’un avenant ou d’une nouvelle version de projet et de restreindre les accès en modification à des utilisateurs habilités

PJT_AVT_F02 M Le système doit permettre d’identifier l’auteur et la date d’un avenant

PJT_AVT_F03 M Le système doit permettre de conserver et de visualiser l’historique des avenants d’un projet

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Code Priorité Fonctionnalités requisesPJT_AVT_F04 M Le système doit ajuster le chiffre d’affaires et la facturation en fonction du dernier

avenant enregistré

PJT_AVT_F05 M Le système doit permettre à des utilisateurs habilités d’annuler un avenant

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesPJT_AVT_E01 M Le système doit impacter à chaque avenant tous les éléments en sortie liés au

projet (indicateurs de suivi des activités, états, etc.)

4.6.5. Suivre le portefeuille de projets Précisions relatives à l’existant

o Le portefeuille de projets est suivi par pôle d’activités dans des tableurs Excel


o La gestion du portefeuille de projets pourra être traitée de manière opportuniste par la solution

ERP selon les fonctionnalités offertes en standard


Code Priorité Fonctionnalités requisesPJT_PDP_F01 W Le système doit permettre de gérer des portefeuilles de projets

Préciser les fonctionnalités proposées par le système en standard

Eléments en sortie


de portefeuilles de projet.

Volumétrie

o Nombre de projets en portefeuille en moyenne par an pour le pôle projets et support : 90

o Nombre de projets en portefeuille en moyenne par an pour le pôle diffusion et réseau : 500

4.7.Gérer les achats 4.7.1. Analyse et enjeux

Le processus de gestion des achats concerne tous les achats de Cap Sciences. Il permet de valider les achats

en interne et de justifier le choix des fournisseurs auprès des financeurs de l’association.


Une gestion adaptée des demandes d’achat et des workflow de validation avec notification dynamique

des personnes concernées par le bon de commande

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Un lien entre les devis comparatifs et les pièces justificatives de sélection des fournisseurs

Logigramme 12 – Processus de gestion des achats

4.8.3 Gérer les fournisseurs

4.6.1 Référencer les fournisseurs

4.6.2 Passer les commandes d’achat

4.6.3 Réceptionner les commandes d’achat

4.6.5 Justifier les subventions

4.6.4 Gérer la comptabilité fournisseurs

Note : Le processus 4.9.4 Gérer les fournisseurs est décrit dans le chapitre 4.9 Gérer les tiers.

4.7.2. Référencer les fournisseurs Précisions relatives à l’existant

o Le processus de référencement des fournisseurs est géré hors Système d’Information

o Un fournisseur est associé à un ou plusieurs types d’achat


o La solution ERP devra enregistrer les fournisseurs et les produits référencés dans le cadre de

marchés

o Le processus de référencement (cahier des charges, panel de fournisseurs identifiés, analyse

des offres, etc.) restera hors Système d’Information

Règles de gestion

o Cap Sciences est dans l’obligation de passer par un marché dès qu’un seuil de volume de

commandes annuelles est dépassé (à date, montant global supérieur à 25 000 € HT)

o Cap Sciences a mis en place une procédure d’achat pour les montants compris entre 5 000 et

25 000 € HT, qui prévoit l’obtention systématique de 3 devis.

o Le respect de cette procédure interne doit être démontré aux financeurs de Cap Sciences


Code Priorité Fonctionnalités requisesACH_REF_F01 S Le système doit être capable d’associer un fournisseur à une ou plusieurs familles

de fournisseurs

Note : Les familles de fournisseurs permettent de segmenter les types d’achat (ex : informatique, audio, etc.) pour connaître les montants d’achat annuels

ACH_REF_F02 M Le système doit permettre d’associer un compte comptable à chaque type d’achat afin de proposer des écritures à valider ou à modifier par la comptabilité

ACH_REF_F03 M Le système doit permettre de gérer des conditions générales d’achat

ACH_REF_F04 S Le système doit permettre de gérer des conditions particulières d’achat

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Code Priorité Fonctionnalités requisesACH_REF_F05 C Le système doit permettre de gérer les contrats cadres (durée des contrats,

référencement des articles concernés par les contrats, clauses de pénalités, etc.)

ACH_REF_F06 C Le système doit permettre d’affecter une famille de produits, une sous-famille de produits ou directement des produits à un fournisseur

Note : Cette association n’est pas exclusive car il est possible dans les marchés Cap Sciences de recourir très ponctuellement et pour une raison particulière à des fournisseurs hors marché

ACH_REF_F07 C Le système doit permettre de saisir un accord commercial avec un fournisseur (ex : objectif quantitatif)

ACH_REF_F08 M Le système doit permettre de gérer les tarifs d’achats par fournisseur (dates de validité des tarifs, gestion des prix en fonction de la quantité, système de prix par tranche, etc.)

ACH_REF_F09 M Le système doit permettre de consulter l’historique des tarifs d’un fournisseur

ACH_REF_F10 S Le système doit permettre de stocker l’historique des réponses d’un fournisseur aux consultations

Note : Ce stockage concerne a minima les 3 devis reçus pour la justification FEDER (cf. 4.7.6 Justifier les subventions)

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesACH_REF_E01 M Le système doit permettre de suivre les contrats cadres (articles commandés par

rapport à ceux prévus au contrat, analyse de volume, de prix, etc.)

ACH_REF_E02 M Le système doit mettre à disposition le total des achats par type d’achat ou de marché en temps réel

ACH_REF_E03 M Le système doit permettre d’exporter les grilles de tarifs d’achats

ACH_REF_E04 S Le système doit émettre une alerte de fin de contrat cadre (ex : contrats avec Youtube pour diffusion de contenus vidéos)

Volumétrie

o Nombre de types d’achat : 110

o Nombre de contrats cadres : environ 20 par an

o Nombre de fournisseurs référencés : 2 211 par la comptabilité dans CIEL Compta Evolution et

1 393 dans MS Dynamics CRM

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4.7.3. Passer les commandes d’achat

Logigramme 13 – Créer un bon de commande

Créer un bon de commande

Métier (titulaire du BDC)Informations entrantes / sortantes Complément d¶informationOutil

Besoin Métier

Renseigner le bon de commande(2)

(2) Le BdC contient de base : - Référence de commande (générée automatiquement)- Nom / Intitulé- Type d¶achat - Fournisseur - Montant HT- Acompte- Date de la demande (renseignée automatiquement)- Projet / activité / action de rattachement- Nom du porteur de projet (renseigné automatiquement)- Statut (régi par workflow)- Description (champ libre)

Situation actuelle :MS Dynamics

CRM

Cible :ERP

Remplir le tableau justificatif

de détermination du fournisseur(3)

< Smin

Joindre 3 devis

Référencer les fournisseurs

(créer un marché)

> Smax>= Smin et

< Smax

(1) Les types d¶achat (bureautique, informatique, etc.) sont administrés par la comptabilité

Renseigner le type d¶achat(1)

Soumis à un marché ?Oui

Renseigner le mode de règlement

Mode de règlement ?

Carte bancaire Virement

Renseigner le bon de commande(2)

Valider un bon de commande

Bon de commande en

cours de validation

Montant HT

>= Sint ?

Oui

(3) Le tableau justificatif évalue le choix du fournisseur selon les critères suivants : - Spécificité particulière de la réalisation- Prix- Délais de paiement- Délais de livraison- Niveau d¶expertise/savoir-faire/qualité reconnue- Favorisation de l¶économie locale/expansion du tissu aquitain- Développement durable/respect de l¶environnement- Qualité du service après-vente

Notification par mail au porteur

de projet

Renseigner un acompte si nécessaire

Alerte utilisateur + notification par

mail à la comptabilité

Cumul BdC type d¶achat >

Seuil ?Oui

Tous les cas

Non

Estampiller « bon pour accord »

Bon de commande en

cours de validation

Notification par mail au porteur

de projet

Alerte utilisateur + notification par

mail à la comptabilité

Cumul BdC type d¶achat >

Seuil ?Oui

Tous les cas

Alerte utilisateur

FIN

Ressource d¶un tiers ?

Non

Oui

Appel à projets ?Non

Oui

Non

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Logigramme 14 – Estampiller « bon pour accord »

Estampiller « bon pour accord »

Porteur du projetInformations entrantes / sortantes Complément d¶informationOutil

Renseigner le type d¶affectation(1)

Bon de commande en

cours de validation

(1) L¶achat peut être à immobiliser ou simplement à constater en charge

Valider le « Bon pour accord »(2)

Bon pour accord Situation actuelle :

MS Dynamics CRM

Cible :ERP

Présence 3 devis

Tous les cas

Alerte/blocage utilisateur Non

(2) Le système alimente la date du bon pour accord

Valider un bon pour accord

Logigramme 15 – Valider un bon pour accord

Valider un bon pour accord

Utilisateur habilité(1)Informations entrantes / sortantes Complément d¶informationOutil

BdC valide ?Bon pour accord

(1) A date, les personnes habilitées sont : - Le Directeur Admin et Gestion- Le responsable du projet/de l¶affaire associé au bon de commandeOui

Valider le bon de commande(2)

Bon de commande validé

Modifier le bon de commande

Non

Situation actuelle :MS Dynamics

CRM

Cible :ERP

Réceptionner des biens

(2) Le système alimente la date de validation du bon de commande

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o Le processus complet de bon de commande de Cap Sciences a été mis en œuvre par des

développements spécifiques dans MS Dynamics CRM 4.0 afin de permettre un lien entre les

comptes et les contacts déjà présents dans cette solution et d’obtenir une vision consolidée des

comptes à la fois client et fournisseur de Cap Sciences


o Toutes les demandes d’achat devront être saisies et validées dans la solution ERP

o La solution ERP devra émettre des bons de commande formatés aux fournisseurs

o Le processus devra évoluer pour simplifier la saisie des bons de commande pour :

Les affaires d’itinérance avec des ressources de tiers

Les appels à projets

Les règlements en carte bancaire

o Cap Sciences adaptera ses règles d’achat futures au mieux (notamment en matière de

facturation au bon de commande ou facturation groupée) pour faire en sorte qu’un processus

efficient puisse être adopté

Règles de gestion

o On saisit un bon de commande par type d’achat et par affectation à un projet

o La nature de la dépense (charge ou immobilisation) n’est pas saisissable lors de la création du

bon de commande ; elle ne le devient qu’à partir du moment où le bon de commande a été

soumis et validé

o La justification de la détermination du fournisseur dépend du montant HT du bon de commande :

En-dessous d’un seuil minimum (actuellement, 500 €), pas de justificatif à joindre

Entre un seuil minimum et un seuil intermédiaire (actuellement, entre 500 € et 5 000 €),

renseigner un formulaire supplémentaire « Détermination du fournisseur »

Entre un seuil intermédiaire et un seuil maximum (actuellement, entre 5 000 € et 25 000

€), obligation de joindre également 3 devis sous format numérique

Au-delà d’un seuil maximum (actuellement, 25 000 €), obligation de passer un marché et

non pas créer un bon de commande, ce qui n’empêche pas de devoir créer un ou

plusieurs bons de commande


Code Priorité Fonctionnalités requisesACH_BDC_F01

M Le système doit permettre un affichage dynamique des champsEx : L’affichage des fournisseurs doit être filtré en fonction du type d’achat sélectionné dans la saisie du bon de commande

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M Si la recherche d’un fournisseur est infructueuse, le système doit permettre de créer ou de modifier de manière fluide un fournisseur et de le rattacher à un type d’achat

ACH_BDC_F03

M Le statut du bon de commande doit dépendre d’un workflow qui indique l’étape dans lequel se trouve le bon de commande (en attente, bon pour accord, validé, réceptionné)

ACH_BDC_F04

M Le système doit pouvoir restreindre les accès en modification de certaines données du bon de commande

ACH_BDC_F05

M Le système doit permettre de renseigner le mode de règlement du bon de commande

ACH_BDC_F06

M Le système doit permettre d’administrer un référentiel des seuils d’application de règles de création d’un bon de commande par des utilisateurs habilités (ex : pas de justificatif à joindre pour un montant inférieur à 500 € HT, renseignement d’un formulaire pour un montant compris entre 500 et 5 000 € HT, etc.)

ACH_BDC_F07

M Le système doit conserver un historique du référentiel des seuils d’application de règles de création d’un bon de commande

Note : Cet historique doit permettre de gérer l’application des seuils appropriés en fonction de la date du bon de commande suite à des mises à jour du référentiel

ACH_BDC_F08

M Le système doit permettre de renseigner les critères de choix d’un fournisseur en pourcentage et d’ajouter un commentaire libre par critère :

- Spécificité particulière de la réalisation- Prix- Délais de paiement- Délais de livraison- Niveau d’expertise/savoir-faire/qualité reconnue- Favorisation de l’économie locale/expansion du tissu aquitain- Développement durable/respect de l’environnement- Qualité du service après-vente

ACH_BDC_F09

M Le système doit permettre d’ajouter a minima 3 pièces jointes en format numérique à un bon de commande

ACH_BDC_F10

M Le système doit permettre de renseigner un acompte dès la création d’un bon de commande en montant ou en pourcentage dans des limites définies en amont

ACH_BDC_F11

M Le système doit permettre de lier plusieurs factures à un bon de commande

ACH_BDC_F12

M Le système doit gérer différents niveaux de validation par plusieurs populations d’approbateurs avant que les commandes d'achat ne soient effectives

ACH_BDC_F13

M Le système doit permettre de renseigner le type d’affectation du bon de commande (charge ou immobilisation)

ACH_BDC_F14

M Le système doit permettre à la comptabilité d’associer au bon de commande et de modifier si nécessaire jusqu’à 3 assiettes pour le programme général

Note : Concrètement, cela permettra à la comptabilité d’indiquer le financement de la demande d’achat par Bordeaux Métropole, Région Nouvelle-Aquitaine ou FEDER

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M Le système doit permettre à la comptabilité d’associer un ou plusieurs financeurs au bon de commande

Note : Actuellement, jusqu’à 7 financeurs différents sur un même projet

ACH_BDC_F16

M Le système doit permettre d’enregistrer une condition de règlement à un bon de commande différente de celle habituelle du fournisseur

ACH_BDC_F17

S Le système doit permettre à l’approbateur de signifier le motif de son refus ou de sa modification au titulaire du bon de commande

ACH_BDC_F18

C Le système doit permettre d’enregistrer un accusé de réception de la commande par le fournisseur

ACH_BDC_F19

M Le système doit remonter les bons de commande au niveau du projet concerné

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesACH_BDC_E01 M Si le type d’achat renseigné fait l’objet d’un marché et qu’il ne s’agit pas d’un

fournisseur référencé, le système doit bloquer la saisie du bon de commande et alerter l’utilisateur

ACH_BDC_E02 M Le système doit émettre des notifications par mail à des profils de collaborateur données (ex : porteur de projet, titulaire du bon de commande, etc.) en fonction du workflow de saisie d’un bon de commande

ACH_BDC_E03 S Le système doit notifier la comptabilité en temps réel si la commande d’achat validée fait dépasser le plafond budgétaire

ACH_BDC_E04 S Le système doit alerter l’utilisateur et notifier par mail la comptabilité dès que le cumul annuel des bons de commande en vigueur pour un type d’achat à dépasser un seuil de volume paramétré en amont

Note : Cette alerte a pour objectif de créer un marché dès lors que le volume de commandes pour un type d’achat est proche du montant maximum annuel

ACH_BDC_E05 M Le système doit permettre de transmettre le bon de commande formaté à un fournisseur

ACH_BDC_E06 M Le système doit permettre d’extraire l’ensemble des bons de commande liés à un projet en fonction notamment de leur état (en cours de validation, bon pour accord, validé, etc.)

ACH_BDC_E07 M Le système doit permettre d’extraire l’ensemble des bons de commande dont le mode de règlement est en carte bancaire

Volumétrie

o Nombre de bons de commande saisis en moyenne par mois : 150

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4.7.4. Réceptionner les commandes d’achat

Logigramme 16 – Réceptionner les commandes d’achat

Réceptionner les commandes d¶achat

Utilisateur habilité(1)Informations entrantes / sortantes Comptabilité Complément d¶informationOutil

Bons de commandes

validés

Situation actuelle :

MS Dynamics CRM

Cible :ERP

(1) A date, les personnes habilitées sont : - Le titulaire du bon de commande- Le porteur de projet- La comptabilité

Anomalie délai réception(2) ?

Alerte au titulaire du bon de commande

(2) Un contrôle automatique permet d¶alerte le titulaire du bon de commande lorsque la date de réception n¶est pas renseignée depuis une durée paramétrée dans le système par rapport à la date de validation du bon de commande

Oui

Relancer fournisseur

Ajuster date de réception

Bon de livraison Réceptionner les marchandises

Enregistrer le bon de livraison

Ecart en valeur ou en quantité ?

Bon de réception

Rapprocher le bon de livraison au

bon de commande

(3) Le système alimente la date de réception du bon de commande

Valider le bon à payer(3)

Bon à payer

Gérer la comptabilité fournisseurs

Non

Gérer les réclamations fournisseurs

Oui

SUIVI DES DELAIS DE RECEPTION

CAS DES ACHATS DE MARCHANDISES

CAS GENERAL


o Une alerte est envoyée au titulaire du bon de commande lorsque la date de réception n’est pas

renseignée depuis une durée paramétrée dans MS Dynamics CRM 4.0 par rapport à la date de

validation du bon de commande

o Les stocks de la boutique sont gérés dans la solution GTS V5

o Le stock du FabLab n’est pas géré informatiquement mais fait l’objet d’un comptage manuel en

fin d’année

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o A la réception de la commande d’achats, l’utilisateur pour valider le « bon à payer » (statut qui

n’existe pas actuellement) pour simplifier la gestion de la comptabilité fournisseurs

o La solution pourra permettre de gérer les non-conformités

o Tous les stocks devront être gérés dans la solution ERP

Règles de gestion

o Il n’existe des bons de livraison que pour les marchandises, par pour les prestations de service

ou les appels à projets


Code Priorité Fonctionnalités requisesACH_RCA_F01

M Le système doit permettre le dépôt de bons de livraison ou de bons de réception au niveau des bons de commande

ACH_RCA_F02

M Le système doit permettre de transformer le bon de commande en bon à payer

ACH_RCA_F03

S Le système doit être capable de gérer les non conformités

ACH_RCA_F04

S Le système doit permettre de faire une évaluation des fournisseurs (en fonction des enregistrements de non-conformité)

ACH_RCA_F05

M Le système doit permettre d’activer une gestion des stocks par article

ACH_RCA_F06

M Le système doit permettre de gérer des stocks minimum et maximum

ACH_RCA_F07

M Le système doit permettre de gérer les modifications de stocks

ACH_RCA_F08

M Le système doit permettre de modifier le prix d’achat à la réception de la commande par rapport à la grille de tarifs d’achats paramétrée dans le système

ACH_RCA_F09

M Le système doit permettre de modifier la quantité de marchandises reçues à la réception de la commande par rapport à la grille de tarifs d’achats paramétrée dans le système

ACH_RCA_F10

M Le système doit permettre de renseigner un motif de variation du stock en entrée (ex : cadeau fournisseur, promotion, etc.) ou en sortie (ex : casse, vol, erreur comptage, etc.)

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesACH_RCA_E01 M Le système doit alerter le titulaire du bon de commande lorsque la date de

réception n’est pas renseignée depuis des durées paramétrées dans le système par rapport à la date de validation du bon de commande

ACH_RCA_E02 M Le système doit permettre la visualisation des stocks en temps réel

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Code Priorité ExigencesACH_RCA_E03 M Le système doit permettre la visualisation des stocks selon une période donnée

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4.7.5. Gérer la comptabilité fournisseurs

Logigramme 17 – Gérer la comptabilité fournisseurs

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Gérer la comptabilité fournisseurs

Titulaire du Bon de CommandeInformations entrantes / sortantes OutilComptabilité

Solution actuelle :MS Dynamics CRM pour la gestion des

achats Et

CIEL Compta Evolution pour la

comptabilité fournisseurs

Cible :ERP

Factures Réceptionner les factures

Fin

Demande d¶avoir

Avoir

RECLAMATION DES FOURNISSEURS

Réceptionner les commandes

d'achat

Bon à payer ?Bon de

commande

Enregistrer facture en attente « bon à

payer »

Passer achat en compte d¶attente

Rapprocher facture et bon de commande

Non

Ecart en valeur ou en quantité ?

Valider le bon à payer

Non

Bon à payer

Régler à la date d¶échéance

Décaissement

Finaliser la saisie de la facture

Bloquer la facture

Oui

Saisir la facture

Oui

Gérer le litige

Demande d¶avoir ?

Avoir reçu ?

Oui

Non

Comptabiliser avoir et facture

Compta mise à jour Oui

Forcer le système pour abandon litige

Fin

Non

Terminer la saisie du bon de commande

Bon de commande

terminé

Notifications par mail au porteur de

projet et à la comptabilité


o Les bons de commande sont gérés dans MS Dynamics CRM 4.0 sans notion de « bon à payer »

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o La gestion des achats va évoluer pour intégrer la notion de « bon à payer » dans le suivi des

bons de commande


Code Priorité Fonctionnalités requisesCPT_FOU_F01 M Le système doit permettre de valider ou de renseigner les ventilations analytiques

CPT_FOU_F02 M Le système doit permettre de réaliser un règlement partiel

CPT_FOU_F03 S Au moment du règlement, le système doit permettre à des utilisateurs habilités de renseigner des coordonnées bancaires particulières par rapport à celles de la fiche fournisseur

CPT_FOU_F04 S Le système doit permettre à des utilisateurs habilités de consulter l’échéancier des factures validées par fournisseur

CPT_FOU_F05 C Le système doit permettre de gérer les litiges en cas d'écart des factures avec les fournisseurs tout en acceptant des écarts en montant par rapport au bon de commande dans les limites de seuils paramétrables et définis en amont

CPT_FOU_F06 C Le système doit gérer les demandes d’avoir fournisseurs

CPT_FOU_F07 C Le système doit gérer les avoirs à recevoir (gestion du cut off en fin de période)

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesCPT_FOU_E01 M Le système doit générer un fichier de virements à destination des banques

CPT_FOU_E02 M Le système doit mettre à disposition le listing des charges constatées d’avance

CPT_FOU_E03 M Le système doit mettre à disposition le listing des factures non parvenues

CPT_FOU_E04 M Le système doit mettre à disposition le listing des avoirs non parvenus

CPT_FOU_E05 S Le système doit alerter des utilisateurs à l’ouverture d’un litige

Volumétrie

o Nombre de factures fournisseurs en moyenne par mois : 220

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4.7.6. Justifier les subventions Précisions relatives à l’existant

o Afin de justifier des subventions, notamment européennes, Cap Sciences a fait développer

spécifiquement un traitement dans MS Dynamics CRM 4.0 permettant de fournir pour chaque

bon de commande validé avec numéro de facture associé :

La facture associée au bon de commande

Le bon de commande en question

Le formulaire de justification du choix du fournisseur si le montant du bon de commande

est supérieur à 500 € HT

Les 3 devis associés si le montant du bon de commande est supérieur à 5 000 € HT

o L’ensemble de ces éléments constitue au final, pour chaque facture, un seul fichier pdf ou un

dossier composé de l’ensemble des pièces énoncées ci-dessus


o La solution ERP devra générer les mêmes éléments pour chaque facture

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesACH_SUB_E01

M Le système doit permettre d’éditer les bons de commande au format pdf avec les informations suivantes (liste non-exhaustive) :

- Le numéro du bon de commande- La date du bon de commande- Le numéro de la facture fournisseur associée- La date de la facture associée- Le suivi de la chaine de validation- Une mention du niveau de l’achat (< 500 HT, >= 500 HT et < 5 000 HT, >= 5

000 HT)

ACH_SUB_E02

M Le système doit attacher en complément de la sortie ACH_SUB_E01 les justificatifs nécessaires en fonction du montant HT du bon de commande

ACH_SUB_E03

M Le système doit permettre d’exporter les bons de commande selon plusieurs critères (non-limitatifs) :

- Type de projet- Date de facture- Numéro de facture- Etat du bon de commande (en cours de validation, bon pour accord, validé,

etc.)

4.8.Gérer les temps, les activités et les frais4.8.1. Analyse et enjeux

Le processus de gestion des temps, des activités et des frais est clé pour le bon fonctionnement de Cap

Sciences car, à partir des heures imputées par chaque collaborateur dans des feuilles de temps, il permet de :

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Gérer les projets

Suivre l’exécution budgétaire

Justifier de l’utilisation des subventions perçues par Cap Sciences

Respecter la législation vis-à-vis des salariés (heures à récupérer, congés, absences, etc.) en s’adaptant

à la convention collective (Animation) et aux accords d’entreprise


Une imputation des temps et des frais (a minima les repas remboursés sur une note de frais) pour

chaque salarié de Cap Sciences

Une visualisation des temps passés par projet, par activité ou par pôle d’activités dans des tableaux des

bords adaptés aux profils utilisateurs

Une automatisation du calcul des différents compteurs de temps (présence, heures supplémentaires,

heures de nuit, etc.) et des données de paie puis un déversement automatique de la masse salariale en

comptabilité analytique à partir des feuilles de temps renseignées et du logiciel de paie (cf. 4.11 Gérer

les ressources humaines et la paie)

Logigramme 18 – Processus de gestion des temps, des activités et des frais

4.7.2 Imputer les temps passés et les repas pris en charge

4.5.2 Gérer la planification

4.7.1 Administrer les activités par projet pour la saisie des temps

4.8.4 Gérer les collaborateurs

Note : Les processus 4.6.3 Gérer la planification et 4.9.5 Gérer les collaborateurs sont décrits respectivement

dans les chapitres 4.6 Gérer les projets et 4.9 Gérer les tiers.

4.8.2. Administrer les activités par projet Précisions relatives à l’existant

o Cap Sciences utilise l’outil TimeSheet développé spécifiquement en 2011 par la société Exakis

pour la gestion des temps, des activités et des frais


o Des utilisateurs habilités dont le chef de projet devront pouvoir sélectionner dans la solution ERP

les activités associées à un projet, voire pouvoir définir la liste des collaborateurs qui pourront

imputer des temps sur le projet, à partir d’un référentiel d’activités administré par le service RH

Règles de gestion

o La suppression d’une activité liée à un projet n’entraîne pas de régularisation automatisée par le

système des heures déjà imputées dans les feuilles de temps ; le cas échéant, l’imputation des

heures sera redressée manuellement directement par les collaborateurs ou par le service RH

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Code Priorité Fonctionnalités requisesGTA_ADM_F01 M Le système doit permettre d’administrer un référentiel des activités (ex : conception,

animation, communication, etc.) par des utilisateurs habilités

GTA_ADM_F02 M Le système doit permettre de définir la liste des activités associées à un projet par des utilisateurs habilités

GTA_ADM_F03 C Le système doit permettre de définir la liste des collaborateurs pouvant imputer des temps sur des activités associées à un projet par des utilisateurs habilités

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesGTA_ADM_E01 S Le système doit permettre d’exporter une liste des activités associées à chaque

projet

4.8.3. Imputer les temps passés et les repas pris en charge Précisions relatives à l’existant

o Les salariés de Cap Sciences renseignent leurs feuilles de temps dans l’outil TimeSheet en

nombre d’heures passées par jour et par tâche (concaténation du projet concerné et de l’activité

sur laquelle a travaillé le salarié)

o Le responsable animation impute les temps des animateurs

o Cap Sciences n’est pas satisfait du modèle conceptuel des données de TimeSheet car celui-ci

ne permet pas d’agréger de manière native et fluide les différents axes d’analyse possibles (par

projet, par activité, par pôle d’activités, etc.)

o Le service RH saisit les congés, les absences, les récupérations et les repas remboursés par

ailleurs sur une note de frais dans les feuilles de temps à la place des salariés

o Les notes de frais sont gérées par la comptabilité hors Système d’Information


o L’imputation des temps des animateurs devra être saisie en masse (un seul masque de saisie

avec l’ensemble des animateurs en ligne)

o Les principes d’imputation des temps et des repas remboursés sur une note de frais seront

maintenus mais la saisie s’effectuera dans la solution ERP

o La gestion des notes de frais pourra être traitée de manière opportuniste dans la solution ERP

selon les fonctionnalités offertes en standard

Règles de gestion

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o Tous les collaborateurs de Cap Sciences imputent les temps passés sur les différentes activités

dans des feuilles de temps

o Les feuilles de temps sont renseignées en heures

o Les heures supplémentaires sont saisies de manière distincte et font l’objet d’heures à récupérer

(N.B. : un nouveau processus pourrait être mis en place à l’avenir afin de donner un budget par

pôle d’activités pour payer une partie des heures supplémentaires)

o D’après leur contrat de travail, les animateurs en CTU doivent travailler entre 10 et 110 h par

mois

o Les salariés peuvent modifier leurs feuilles de temps à tout moment tant qu’elles n’ont pas été

validées

o Un process de validation est en place avec un premier contrôle de cohérence mensuel réalisé

par le Directeur auquel est rattaché le salarié puis un second contrôle annuel effectué par la

comptabilité qui bloque la modification des feuilles de temps à fin de période


Code Priorité Fonctionnalités requisesGTA_TPS_F01 M Le système doit permettre une saisie des temps selon deux axes :

- Le projet concerné (ex : « Effets spéciaux »)- L’activité (ex : Maintenance, Communication, etc.)

Note : Les données des fiches collaborateurs permettront de croiser le service du salarié qui a imputé des temps sur un projet et le pôle d’activité du responsable du projet

GTA_TPS_F02 M Le système doit permettre à la comptabilité d’associer un compte analytique à chaque activité pour laquelle un collaborateur peut imputer des temps

GTA_TPS_F03 S Le système doit permettre à l’utilisateur de créer une liste personnalisée de projets sur lequel il impute des temps pour simplifier et accélérer sa saisie à chaque nouvelle feuille de temps

GTA_TPS_F04 M Le système doit permettre de saisir les temps passés en nombre d’heures par activité dans une feuille de temps par jour du lundi au dimanche

GTA_TPS_F05 M Le système doit permettre de saisir de manière distincte les heures supplémentaires

GTA_TPS_F06 S Le système doit alerter ou bloquer l’enregistrement d’une feuille de temps si des temps sont imputés sur un projet dont la date de fin ou de suspension a été dépassée ou dont le statut ne justifie pas la saisie de temps (ex : suspendu, terminé, clôturé, etc.)

GTA_TPS_F07 M Le système doit retirer un projet de la liste de saisie proposée à l’utilisateur dès lors que le projet a été clôturé ou archivé

Note : Ce mécanisme permet de nettoyer au fil de l’eau la liste des projets proposés à l’utilisateur et prévient des erreurs de saisie

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Code Priorité Fonctionnalités requisesGTA_TPS_F08 M Le système doit permettre à un utilisateur habilité de saisir en masse les feuilles de

temps pour un ensemble de collaborateurs (ex : le responsable d’animation saisit les feuilles de temps pour tous les animateurs)

GTA_TPS_F09 M Le système doit permettre la mise en place de workflow paramétrables de validation des feuilles de temps (chefs de projets, Directeur, comptabilité)

GTA_TPS_F10 M Le système doit permettre au service RH de faire des régularisations en masse sur un ensemble de feuilles de temps (ex : réaffectation des heures imputées sur une activité vers une autre pour corriger des erreurs de saisie)

GTA_TPS_F11 M Le système doit permettre au service RH de saisir les congés, les absences, les récupérations dans les feuilles de temps à la place des collaborateurs

GTA_TPS_F12 M Le système doit permettre au service RH de saisir les repas, remboursés par ailleurs sur une note de frais, dans les feuilles de temps à la place des collaborateurs (N.B. : les jours où sont imputés ces repas ne donnent pas droit à des tickets restaurant)

GTA_TPS_F13 M Le système doit remonter au niveau du projet concerné les temps imputés valorisés selon les taux horaires standards en vigueur par profil de collaborateur à la date de production des heures (cf. 4.9.5 Gérer les salariés)

GTA_TPS_F14 W Le système doit permettre de gérer les notes de frais (mode de saisie, gestion de la TVA, refacturation, etc.)Préciser les fonctionnalités proposées par le système en standard

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesGTA_TPS_E01 M Le système doit permettre de visualiser et d’analyser les temps imputés sur chacun

des axes des feuilles de temps :- Collaborateur- Dates de début et de fin d’observation- Type de projet (interne, affaire, etc.)- Projet- Activité- Pôle d’activités

Note : Les heures supplémentaires doivent être séparées des heures normales, y compris dans les éléments en sortie du système

GTA_TPS_E02 M Le système doit permettre la création de tableaux de bord personnalisés par catégorie d’utilisateurs (collaborateur, chef de projet, Directeur, etc.)

GTA_TPS_E03 M Le système doit permettre la mise en œuvre de contrôles de cohérence entre les feuilles de temps et les types de contrat de travail des salariésPréciser selon quelles modalités

GTA_TPS_E04 M Le système doit alerter des utilisateurs lorsqu’un animateur en CTU dépasse un seuil paramétrable d’heures cumulées dans le mois


des notes de frais.

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4.9.Gérer les tiers4.9.1. Analyse et enjeux

Le processus de gestion des tiers couvre à la fois :

Les clients grand public qui viennent à Cap Sciences dans un cadre privé (ex : visite au Hangar 20 en

famille avec création d’un compte en ligne, abonné du FabLab, etc.)

Les clients personnes morales qui font appel à des prestations de Cap Sciences dans un cadre

professionnel B2B2C (ex : écoles, associations) ou B2B (ex : privatisation, itinérance, etc.)

Les fournisseurs de Cap Sciences (N.B. : un fournisseur peut également être un client personne morale

de Cap Sciences)

Les salariés et les collaborateurs externes de l’association (ex : personnes formées aux ressources de

Cap Sciences)


De centraliser les fiches clients grand public pour obtenir une identification unique d’un visiteur sur

l’ensemble des canaux de vente (sur site, au téléphone, en ligne)

De créer ou de mettre à jour les données d’un client personne morale ou d’un fournisseur de manière

rapide et fluide et d’y associer des contacts personnes physiques

De garantir la qualité des données en évitant autant que possible la saisie de doublons (ex : par la saisie

d’un numéro SIRET ou d’un numéro SIREN en fonction du type de client personne morale)

D’administrer une base de collaborateurs internes, voire externes

Logigramme 19 – Processus de gestion des tiers

4.8.2 Gérer les clients personnes morales

4.8.1 Gérer les clients grand public

4.8.4 Gérer les collaborateurs

4.8.3 Gérer les fournisseurs

4.9.2. Gérer les clients grand public Précisions relatives à l’existant

o Les comptes clients grand public peuvent être créés de plusieurs manières :

Par la solution MS Dynamics CRM 4.0 à partir d’une fiche client renseignée à l’accueil in

situ

Par la billetterie en ligne GAT3

Par l’outil en ligne FabManager pour les prestations du FabLab

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o Il n’existe pas de réconciliation entre ces points d’entrée ce qui signifie qu’un même visiteur peut

disposer de trois comptes client indépendants qui peuvent être utilisés simultanément en fonction

du canal de vente et de la nature des prestations de Cap Sciences


o La solution ERP devra centraliser l’ensemble des comptes clients grand public et s’interfacer si

nécessaire avec la solution de gestion de la billetterie, de la boutique et de l’accueil du public (cf.

4.3.2 Gérer la billetterie, les machines, la boutique et le contrôler les accès)

Règles de gestion

o La solution ERP est maître des données clients grand public


Code Priorité Fonctionnalités requisesTRS_CGP_F01 M Le système doit permettre de gérer des fiches client personne physique

TRS_CGP_F02 M Le système doit pouvoir restreindre les accès en modification des données clients grand public à des utilisateurs habilités

TRS_CGP_F03 M Le système doit être capable de gérer les liens familiaux entre différents clients grand public afin de constituer des cercles familiaux (parents + enfants)

TRS_CGP_F04 M Le système doit permettre d'enregistrer des caractéristiques ou des données complémentaires sur les fiches client grand public (ex : abonné Cap Sciences, membre de la communauté des makers, etc.)Préciser le nombre de champs libres disponibles en standard pour cette personnalisation

TRS_CGP_F05 M Le système doit permettre de consulter l'historique des achats en billetterie ou en boutique d'un client grand public par canal de vente


Code Priorité ExigencesTRS_CGP_E01 M Le système doit permettre d’éditer une fiche de demande de renseignements client

grand public

TRS_CGP_E02 M Prévoir une interface avec l’outil de gestion de la billetterie, de la boutique et de l’accueil du public afin de synchroniser les comptes clients grand public entre les deux systèmes

Note : La solution ERP est maître des données clients grand public

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Code Priorité ExigencesTRS_CGP_E03 M Le système doit permettre l'analyse des comptes clients grand public par (non-

limitatif) : - Zone géographique- Achat en billetterie ou en boutique- Date de dernière visite- Age

Note : Ces données seront exploitées à des fins de marketing et de statistiques

4.9.3. Gérer les clients personnes morales

Logigramme 20 – Créer une fiche client personne morale

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Créer une fiche client personne morale

Métier(1)Informations entrantes / sortantes Complément d¶informationOutilComptabilité


CRM

Cible :ERP

(1) A date, tous les utilisateurs du CRM ont la possibilité de saisir une fiche prospectEn cible, les utilisateurs devront être habilités par l¶administrateur du système

Créer une fiche prospect(2)

Nouveau prospect ?

Oui

Vérifier l¶existence du prospect/client

dans la base

Vérifier la qualité des informations de

la fiche prospect/client

Non

Mettre à jour la fiche prospect/client(2)

Fiche client (prospect)

Informations clients

complémentaires

Valider le compte client

Fiche client (validée compta)

Gérer à l¶affaire

Contact prospect/client

Informations clients

Contrôler la fiche client

Fiche validée ?

Oui

Saisir les informations clients

Compléter la fiche prospect/client(2)

Non

Gérer à l¶affaire (poursuite du processus)

(2) Y compris les contacts associés au client personne morale


o Les fiches clients et les fiches contacts associées sont renseignées dans MS Dynamics CRM 4.0

o Tous les utilisateurs du CRM ont la possibilité de saisir des fiches client personnes morale

o Les fiches client sont recréées par la comptabilité dans CIEL Compta Evolution mais avec un

minimum d’informations (sauf en cas de relance)

o En l’état, les fiches client de CIEL Compta Evolution ne sont pas utilisables pour la reprise de

l’existant


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o Le processus existant de création des fiches client personne morale devra évoluer afin d’assurer

la fluidité de la saisie et l’exhaustivité des clients de Cap Sciences tout en prévenant la création

de fiches en doublon (ex : restriction des accès à la création de fiches client personnes morales

à une population donnée, utilisation du numéro SIRET ou du numéro SIREN, etc.)

Règles de gestion

o Certains clients de Cap Sciences n’ont pas de SIREN ni de SIRET (ex : écoles)

o La notion de payeur peut être différente du client (ex : facturation à l’Etat pour la visite de

scolaires)

o Un même tiers peut être à la fois client personne morale et fournisseur de Cap Sciences

o Une même personne physique peut être identifiée comme un contact de plusieurs clients

personnes morales (ex : personne qui cumule plusieurs fonctions et mandats dans différentes

organisations)

o Les financeurs de Cap Sciences (Bordeaux Métropole, Région Nouvelle-Aquitaine, etc.) sont

traités comme des clients personnes morales


Code Priorité Fonctionnalités requisesTRS_CLI_F01 M Le système doit permettre de gérer des fiches client personne morale

TRS_CLI_F02 M Le système doit permettre de vérifier à la création d'une fiche client personne morale la non existence de ce compte dans la base de données

TRS_CLI_F03 M Le système doit pouvoir restreindre les accès en modification des données clients personnes morales à des utilisateurs habilités (ex : au service comptabilité pour les données financières)

TRS_CLI_F04 M Le système doit permettre de gérer un statut au niveau de la fiche client (ex : prospect, validé Métier, validé comptabilité, bloqué, etc.)

TRS_CLI_F05 M Le système doit être capable de gérer les hiérarchies client (groupe + affiliés)

TRS_CLI_F06 M Le système doit permettre de gérer les financeurs de Cap Sciences en donnant la possibilité d’associer plusieurs comptes comptables à la fiche client personne morale

TRS_CLI_F07 M Le système doit permettre de différencier les adresses de facturation, de règlement et le siège social

TRS_CLI_F08 M Le système doit permettre de gérer les notions de donneur d'ordre, client facturé

TRS_CLI_F09 S Le système doit pouvoir restreindre les accès en visualisation de l’en-cours financier et de l’historique financier d’un client

TRS_CLI_F10 M Le système doit permettre d’associer un organisme payeur différent du client

TRS_CLI_F11 M Le système doit permettre de traiter des contraintes de TVA (à l'international, en local, en exonération, etc.)

TRS_CLI_F12 M Le système doit permettre d'enregistrer un ou plusieurs contacts par client

TRS_CLI_F13 M Le système doit permettre de catégoriser les contacts (contacts comptabilité, contacts logistique, contacts réglementaire, contacts facturation, etc.)

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Code Priorité Fonctionnalités requisesTRS_CLI_F14 M Le système doit permettre d’associer un contact à plusieurs clients (ex : personne qui

cumule plusieurs fonctions et mandats dans différentes organisations)

TRS_CLI_F15 S Le système doit permettre le blocage de compte client pour d'autres raisons que financières (ex : agence de communication)

TRS_CLI_F16 M Le système doit permettre d'enregistrer des caractéristiques ou des données complémentaires sur les fiches client (ex : adhérent au Cercle de Cap Sciences, instructions de personnes à contacter, documents à envoyer et quand, etc.)Préciser le nombre de champs libres disponibles en standard pour cette personnalisation

TRS_CLI_F17 S Le système doit permettre d'enregistrer des caractéristiques ou des données complémentaires sur les fiches contact (ex : amis de Cap Sciences, ambassadeurs, notes écrites des derniers échanges, etc.)Préciser le nombre de champs libres disponibles en standard pour cette personnalisation

TRS_CLI_F18 C Concernant les données opérationnelles complémentaires sur la fiche client, le système doit permettre de saisir des données imprimables ou non-imprimables sur les documents clients (ségrégation entre notes à usage interne et message à usage externe)

TRS_CLI_F19 M Le système doit permettre d'ajouter des pièces jointes à la fiche client

TRS_CLI_F20 S L'outil doit permettre d'associer un modèle de document (devis, BL, facture, etc.) spécifiquement à un ou plusieurs clients

TRS_CLI_F21 M Le système doit permettre de consulter l'historique des devis et des affaires d'un client

TRS_CLI_F22 S Le système doit pouvoir gérer deux niveaux de contrôle crédit : - Une alerte en cas de dépassement d'un premier seuil de crédit dépassé (avec

possibilité de réserver/prester/facturer malgré tout)- Un blocage uniquement déblocable par la comptabilité

TRS_CLI_F23 C Le système doit alerter l’utilisateur de la situation de l’encours client et du crédit du client pour identifier les situations bloquantes

TRS_CLI_F24 W Le système doit permettre d’identifier les clients Groupe afin de faciliter la traçabilité des intercos

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesTRS_CLI_E01 M Le système doit permettre d’éditer une fiche de demande de renseignements client

personne morale

TRS_CLI_E02 M Le système doit permettre le regroupement de clients sur divers critères (non-limitatif) :

- Zone géographique- Typologie de client- Secteur d’activité- Affaire Cap Sciences

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Code Priorité ExigencesTRS_CLI_E03 M Le système doit permettre l'analyse de l'activité (chiffre d’affaires, marge et

conditions arrières) par (non-limitatif) : - Groupe (entité)- Typologie de client- Zone géographique- Affaire Cap Sciences

Volumétrie

o Nombre de clients : 3 500 dans CIEL Compta Evolution

o Nombre de clients facturés par mois : entre 180 et 220

o Nombre de financeurs : 20

4.9.4. Gérer les fournisseurs

Logigramme 21 – Créer une fiche fournisseur

Créer une fiche fournisseur

MétierInformations entrantes / sortantes Complément d¶informationOutilComptabilité


CRM

Cible :ERP

Renseigner une fiche fournisseur(1)

Contrôler la fiche fournisseur

Informations fournisseur

Valider le compte fournisseur

Fiche fournisseur (validée compta)

Nouveau fournisseur identifié

Fiche validée ?

Oui

Non

Saisir les informations fournisseur

Fiche fournisseur (prospect)

Gérer les achats

(1) Y compris les contacts associés au fournisseur


o Les fournisseurs sont créés dans MS Dynamics CRM 4.0

o Les fiches fournisseur sont recréées par la comptabilité dans CIEL Compta Evolution mais avec

un minimum d’informations

o En l’état, les fiches fournisseur de CIEL Compta Evolution ne sont pas utilisables pour la reprise

de l’existant

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o Les fournisseurs devront être gérés dans la solution ERP

o Les tiers partenaires de la conception ou de la réalisation d’une prestation de Cap Sciences ou

d’une affaire seront créés en tant que fournisseur afin de pouvoir être associés dans la fiche

prestation ou le devis d’affaire

Règles de gestion

o Un même tiers peut être à la fois fournisseur et client personne morale de Cap Sciences

o Un fournisseur est associé à un ou plusieurs types d’achat en lien avec le processus de gestion

des achats (cf. 4.7 Gérer les achats)


Code Priorité Fonctionnalités requisesTRS_FOU_F01 M Le système doit permettre de vérifier à la création d'une fiche fournisseur la non

existence de ce compte dans la base de données

TRS_FOU_F02 M Le système doit permettre de gérer un statut au niveau de la fiche fournisseur (ex : prospect, validé comptabilité, etc.)

TRS_FOU_F03 M Le système doit pouvoir restreindre les accès en modification des données fournisseurs à des utilisateurs habilités (ex : au service comptabilité pour les informations bancaires)

TRS_FOU_F04 M Le système doit être capable de gérer les hiérarchies fournisseur (groupes + affiliés)

TRS_FOU_F05 M Le système doit permettre d'enregistrer des caractéristiques ou des données complémentaires sur les fiches fournisseurPréciser le nombre de champs libres disponibles en standard pour cette personnalisation

TRS_FOU_F06 M Le système doit permettre d'enregistrer un ou plusieurs contacts par fournisseur

TRS_FOU_F07 M Le système doit permettre de catégoriser les contacts (contact comptabilité, contact logistique, contact réglementaire, etc.)

TRS_FOU_F08 M Le système doit permettre de gérer le mode de paiement au niveau de la fiche fournisseur

TRS_FOU_F09 C Le système doit permettre de gérer une notion qualité du fournisseur (prix, délais, qualité des services ou des produits, etc.)

TRS_FOU_F10 M Le système doit permettre de gérer plusieurs adresses par fournisseur

TRS_FOU_F11 M Le système doit permettre de gérer plusieurs coordonnées bancaires par fournisseur

TRS_FOU_F12 S Le système doit permettre de visualiser les prestations de Cap Sciences ou les affaires (y compris les devis) pour lesquelles le tiers a été renseigné en tant que partenaire

TRS_FOU_F13 W Le système doit permettre d’identifier les fournisseurs Groupe afin de faciliter la traçabilité des intercos

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Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesTRS_FOU_E01 M Le système doit permettre d’éditer une fiche de demande de renseignements

fournisseur

TRS_FOU_E02 M Le système doit permettre d’avoir une visualisation consolidée pour les tiers à la fois client et fournisseur de Cap Sciences

TRS_FOU_E03 M Le système doit permettre de consulter un portefeuille d’effets non échus trié par fournisseur et par date d’échéance

TRS_FOU_E04 M Le système doit permettre de consulter/éditer/exporter un échéancier fournisseurs trié par date d’échéance, mode de règlement, etc.

Volumétrie

o Nombre de fournisseurs : 2 211 par la comptabilité dans CIEL Compta Evolution et 1 393 dans

MS Dynamics CRM

4.9.5. Gérer les collaborateurs Précisions relatives à l’existant

o Des fiches salariés sont renseignées par le service RH dans l’outil TimeSheet avec des

informations administratives (pôle d’activités de rattachement, type de contrat, etc.) et le coût

global du collaborateur

o Ce coût global par collaborateur peut être ressaisi dans la solution au réel tous les mois ou saisi

annuellement en effectuant la moyenne des coûts mensuels estimés à partir de son salaire brut

et des charges patronales

o Le coût d’un stagiaire est calculé à partir de la convention de stage signée


o Les fiches collaborateurs devront être gérées par le service RH dans la solution ERP

o Le service RH devra administrer un référentiel des taux horaires standards par profil de

collaborateur qui permettra de valoriser et d’analyser les temps imputés par projet, par activité ou

par pôle d’activités

Règles de gestion

o Un salarié doit avoir déclaré 5h30 de travail minimum sur une journée et ne pas avoir bénéficié

d’un repas remboursé par Cap Sciences via une note de frais pour avoir droit à un ticket

restaurant


Code Priorité Fonctionnalités requisesTRS_COL_F01 M Le système doit permettre de gérer une base de collaborateurs internes

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Volumétrie

o Nombre de salariés : 100 en octobre 2018

o Nombre de stagiaires : moins de 30 sur une année

4.10. Gérer la comptabilité et la finance4.10.1. Analyse et enjeux

Le processus de gestion de la comptabilité et de la finance est aujourd’hui traité essentiellement manuellement

avec de nombreuses saisies en doublon dans les différents applicatifs car la solution CIEL Compta Evolution

n’est pas interfacée au reste du Système d’Information.

C’est pourquoi la solution ERP doit permettre :

De gagner en productivité par l’automatisation des flux financiers et comptables avec les modules

fonctionnels

De limiter les pointages et les contrôles manuels

Logigramme 22 – Processus de gestion de la comptabilité et de la finance

4.9.2 Gérer la trésorerie

4.9.1 Gérer la comptabilité générale et les immobilisations

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4.10.2. Gérer la comptabilité générale et les immobilisations

Logigramme 23 – Gérer les immobilisations

Gérer les immobilisations

Comptabilité fournisseurInformations entrantes / sortantes Outil Complément d¶informationDAF


Evolution

Cible :ERP

Réception commande d¶achat en

investissement(1)

Saisir la facture d¶investissement

Fiche immobilisation

validée

Comptabiliser les dotations aux

amortissements

Ecritures d¶amortissement

(1) Le type d¶affectation d¶un achat (charge ou immobilisation) est validé par le DAF lors du processus de passage des commandes

Vérifier la fiche immobilisation

Ecritures comptables

Valider la facture fournisseur

Facteur fournisseur

Facture valide ?

Traiter avec le fournisseurNon

Créer la fiche immobilisation

OuiFiche

immobilisation en attente de validation

Fiche immo valide ?

Oui

Valider la fiche immobilisation

Modifier la fiche immobilisation

Non

Logigramme 24 – Lettrer des écritures

Lettrer des écritures

TrésorerieInformations entrantes / sortantes OutilComptabilité


Evolution

Cible :ERP

Proposition de lettrage

Validation des écritures pré-lettrées

?

Oui

Non Lettrer manuellement les écritures

Ecritures lettrées

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o Le référentiel comptable est géré dans la solution CIEL Compta Evolution


o La comptabilité générale devra être gérée dans la solution ERP

o La solution ERP devra s’adapter aux évolutions du modèle opérationnel de Cap Sciences et à la

mise en place de flux intra-groupe

Règles de gestion

o Le lettrage se fait au centime près

o Des OD sont comptabilisée :

Pour constater les subventions

Pour enregistrer des régularisations comptables

Lors des situations comptables, mensuelles, trimestrielles et annuelles

o Les OD de bilan peuvent être extournées au premier jour de l'exercice suivant

o Le calendrier comptable inclut :

Des opérations mensuelles (journaux de paie, stock de la boutique, remise des tickets

restaurant, remise des chèques vacances, etc.)

Des opérations trimestrielles (déclaration de TVA)

Des opérations annuelles (arrêté des comptes : écritures définitives, établissement des

comptes de bilan, etc.)


o Ecritures comptables

Code Priorité Fonctionnalités requisesCPT_CGE_F01 M Le système doit permettre une seule saisie entre les comptabilités générale,

analytique et auxiliaire

CPT_CGE_F02 M Le système doit permettre de contrepasser à l’identique une écriture ou un lot d'écriture (avec droits spéciaux)

CPT_CGE_F03 M Le système doit permettre de visualiser les écritures contrepassées

CPT_CGE_F04 S Le système doit pouvoir gérer deux types d'écritures d'inventaires :- OD virtuelles : saisie des provisions pour charges à venir, des stocks, des dépréciations, des démarques, etc. (ces écritures ont vocation à être extournées après chaque situation)- OD de bilan : mêmes écritures que les OD virtuelles mais elles sont définitives (elles sont également extournées)

CPT_CGE_F05 S Le système doit permettre de contrepasser une OD de bilan en manuel ou en automatique

CPT_CGE_F06 S Le système doit permettre de doubler une OD virtuelle sur une autre période

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Code Priorité Fonctionnalités requisesCPT_CGE_F07 S Le système doit permettre de transformer une OD virtuelle en une OD de bilan

CPT_CGE_F08 C Le système doit permettre de proposer une écriture de cut off pour validation

CPT_CGE_F09 C Le système ne doit pas permettre de valider une écriture touchant le compte de résultat sans un code analytique

o Immobilisations

Code Priorité Fonctionnalités requisesCPT_CGE_F10 M Le système doit être capable de gérer toutes les immobilisations incluant les

immobilisations en cours en fonction des factures d'immobilisation

CPT_CGE_F11 M Le système doit permettre de veiller à la traçabilité des amortissements par rapport aux factures d'achat

CPT_CGE_F12 M Le système doit permettre d'éclater une ligne de facture d'immobilisation en plusieurs fiches immobilisation

CPT_CGE_F13 S Sur une facture d'un fournisseur mixte (fournisseur d'exploitation et d’immobilisation), le système doit permettre de différencier sur la facture les lignes de factures de charges et les lignes de factures d'immobilisations pour initier la création de la fiche immobilisation

CPT_CGE_F14 S Le système doit permettre de modifier une imputation analytique, un mode d’amortissement ou une durée d'amortissement sur une fiche immobilisation déjà validée

CPT_CGE_F15 M Le système doit permettre de basculer des immobilisations en charges (ex : suite à l’abandon d’un projet d’exposition)

CPT_CGE_F16 M Le système doit permettre de renseigner le fournisseur et, si souhaité, le financeur dans la fiche immobilisation

Note : Le financeur a été saisi dans le bon de commande

o Lettrage et rapprochement

Code Priorité Fonctionnalités requisesCPT_CGE_F17 M Le système doit permettre de lettrer les comptes de tiers automatiquement et de

mettre à jour l'échéancier

CPT_CGE_F18 M Le système doit permettre de lettrer les comptes généraux sur option (pas seulement les tiers)

CPT_CGE_F19 M Le système doit permettre de dé-lettrer un lettrage manuel ou automatique qu'il soit partiel ou totalement confirmé

o Gestion de la TVA

Code Priorité Fonctionnalités requisesCPT_CGE_F20 M Le système doit gérer la TVA sur les encaissements

CPT_CGE_F21 M L'outil doit proposer un tableau systématique de contrôle du Montant base x Taux de TVA (contrôle par recalcul de la TVA), que ce soit pour la TVA collectée ou déductible

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o Gestion des autres déclarations

Code Priorité Fonctionnalités requisesCPT_CGE_F22 M Le système doit permettre d'isoler les comptes ou les transactions de la

comptabilité fournisseurs liés à des honoraires soumis à la DAS2

CPT_CGE_F23 C L'outil doit permettre d'automatiser la déclaration des honoraires et prestations (DAS2)

o Intercos

Code Priorité Fonctionnalités requisesCPT_CGE_F24 M Le système doit permettre de gérer une comptabilisation double dans le cas de

l'intra-groupe (interco) et simple (vente ou achat) pour le cas des transactions vers l'extérieur

CPT_CGE_F25 M Le système doit être capable de gérer des flux internes avec génération de facture sans TVA

o Consolidation

Code Priorité Fonctionnalités requisesCPT_CGE_F26 M Le système doit permettre de gérer la consolidation dans l'ERP

CPT_CGE_F27 M Le système doit permettre d’identifier clairement les opérations inter-sociétés

Eléments en sortie

o Ecritures comptables

Code Priorité ExigencesCPT_CGE_E01 M Le système doit permettre une interrogation multicritères des écritures

o Immobilisations

Code Priorité Fonctionnalités requisesCPT_CGE_E02 M Le système doit permettre de préparer l’alimentation des états CERFA

o Gestion de la TVA

Code Priorité Fonctionnalités requisesCPT_CGE_E03 M Le système doit proposer un état préparatoire automatique à la déclaration

mensuelle de la TVA

CPT_CGE_E04 S Le système doit permettre un contrôle global de la TVA par période (TVA calculée, TVA restante, etc.)

CPT_CGE_E05 C Le système doit permettre d’éditer pour un compte client ou un groupe de comptes clients un état des ventes exonérées sur une période choisie

CPT_CGE_E06 W Le système doit pouvoir faire une proposition de déclaration de TVA avec transfert en automatique vers impots.gouv.fr

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o Gestion des autres déclarations

Code Priorité Fonctionnalités requisesCPT_CGE_E07 C Le système doit proposer un état préparatoire à la DAS2

CPT_CGE_E08 W Le système doit pouvoir faire une proposition de déclaration de la DAS2 sous forme de fichier pour télétransmission

CPT_CGE_E09 S Le système doit permettre de générer toutes les liasses fiscales

o Editions

Code Priorité Fonctionnalités requisesCPT_CGE_E10 M Préciser les principaux éléments en sortie proposés en standard par le système

o Consolidation

Code Priorité Fonctionnalités requisesCPT_CGE_E11 M Le système doit proposer un état des flux intra-groupes clients et fournisseurs

o Généralités

Code Priorité ExigencesCPT_CGE_E12 M Le système doit inclure des systèmes d'alerte et de redondance (alertes sur

facturation périodique, tous les mois, trimestres, etc.)

Volumétrie

o Nombre de sociétés : 1 jusqu’en 2019 puis passage en multi-sociétés à l’horizon 2020-2021

o Périodicité des clôtures : annuelle

o Nombre d’immobilisations : 150 à 200

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4.10.3. Gérer la trésorerie

Logigramme 25 – Saisir et comptabiliser les chèques reçus

Saisir et comptabiliser les chèques reçus

TrésorerieInformations entrantes / sortantes Outil


Evolution

Cible :ERP

Chèque Recevoir les chèques

Trier les chèques par société

Documents joints ?

Saisir/enregistrer dans le compte

client

Rechercher le compte concerné

Lettrer les comptes

Compta mise à jour

Oui

NonDocument joint

(papillon)

Remettre physiquement en

banque

Hors système

Hors système

Logigramme 26 – Comptabiliser les virements reçus

Comptabiliser les virements reçus



Evolution

Cible :ERP

Virement par l¶édition du relevé

journalier de banque

Détecter les virements reçus

Lettrer les comptesCompta mise à

jour

Comptabiliser dans le compte client/tiers

Lancer un rapprochement

bancaire

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Logigramme 27 – Emettre les virements

Emettre les virements

TrésorerieInformations entrantes / sortantes OutilDAF

Solutions actuelles :

CIEL Compta Evolution

+Turbo Suite Entreprise

Cible :ERP

FacturesEnregistrer factures en

comptabilité (avec dates d¶échéance et modes de paiement)

Lancer la génération des paiements à établir et la

comptabilisation

Effectuer les virementsOrdre de virement

Echéancier des factures validées

Valider la génération des paiements

Fichier de retour d¶ordre de virement

Enregistrer automatiquement les écritures de paiement

Fichier de paiements

valide ?

Oui

Non

Fichier des paiements à

établir

Logigramme 28 – Lancer un rapprochement bancaire

Lancer un rapprochement bancaire



Evolution

Cible :ERP

Ecritures de relevés

Attendre le relevé de compte

Saisir les mouvements de

banque

Comptabiliser l¶écriture

Compta mise à jour

Télé-transmission Non

Lancer un rapprochement

Ecritures comptables

Ecriture lettrée ? Oui Fin

Oui

Non


o Les mouvements de trésorerie sont saisis manuellement dans CIEL Compta Evolution

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o La solution ERP devra automatisée autant que possible l’enregistrement des mouvements de

trésorerie et le rapprochement bancaire

Règles de gestion

o Des paiements en chèque culture sont possibles en boutique

o Le rapprochement bancaire est fait à la quinzaine

o Certaines régularisations doivent se faire manuellement (chèques erronés, écarts de centimes,

virements en échec, etc.)


Code Priorité Fonctionnalités requisesCPT_TRE_F01 M Le système doit permettre de saisir le numéro de facture de manière à remonter

automatiquement tous les détails de la facture (compte client, montant, etc.)

CPT_TRE_F02 M Le système doit permettre de rapprocher un chèque d'une facture même si les montants ne correspondent pasAuquel cas, le chèque est considéré comme un "acompte" de la facture qui reste ouverte et devra être soldée (par opération de régularisation)

CPT_TRE_F03 M Le système doit permettre de pouvoir intégrer un fichier d'opérations de virements bancaires

CPT_TRE_F04 S Le système doit permettre de gérer les transferts de virements exceptionnels

CPT_TRE_F05 M Le système doit permettre de pouvoir lancer un rapprochement sur une série de critères (par lettrage, par somme, etc.) ou pouvoir faire un rapprochement manuel

CPT_TRE_F06 M Le système doit permettre de gérer la nomenclature interbancaire (échange électroniques normés)

CPT_TRE_F07 S Le système doit permettre la gestion des chèques différés (pré-enregistrement de chèques dans l'outil mais comptabilisation qu'à partir d'une date donnée)

CPT_TRE_F08 M Le système doit gérer plusieurs banquesSi oui, préciser le nombre permis en standard

CPT_TRE_F09 M Le système doit gérer plusieurs comptes par banquesSi oui, préciser le nombre permis en standard

CPT_TRE_F10 M Le système doit gérer les interfaces avec les logiciels de banquePréciser les outils déjà interfacés avec le système en standard


Code Priorité ExigencesCPT_TRE_E01 C Le système doit mettre à disposition le listing de tous les chèques déposés (par

critères de dates, tiers, numéro de chèque, etc.)

CPT_TRE_E02 M Le système doit mettre à disposition le listing de toutes les factures fournisseurs à échéance de manière à lancer les virements

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Code Priorité ExigencesCPT_TRE_E03 S Le système doit mettre à disposition un rapport avec le détail des paiements reçus

en espèces, chèques, CB, etc. en billetterie et en boutique sur une période donnée

CPT_TRE_E04 S Le système doit mettre à disposition le listing des chèques préenregistrés (éligibles sur critères de date, client, montants, etc.)

4.11. Gérer les ressources humaines et la paie Précisions relatives à l’existant

o La gestion des ressources humaines est traitée avec des outils bureautiques

o La solution Silae, logiciel de paie en mode SaaS de l’éditeur Silaexpert adapté aux PME, a été

déployée en janvier 2016

o Lors de l’internalisation de la paie, il a été décidé de conserver le logiciel utilisé précédemment

pour répondre aux besoins de Cap Sciences durant la phase transitoire en attendant la mise en

production du nouveau Système d’Information

o Pour préparer les fiches de paie et les charges sociales, le service RH ressaisit un flux de

données issu de l’outil TimeSheet (cf. 4.8 Gérer les temps, les activités et les frais) dans Silae et

saisit des informations complémentaires (ex : absences)


o La gestion de la paie, voire la gestion des ressources humaines, pourront être traitées :

Soit par une interface avec Silae au moyen d’un déclenchement manuel du flux de

données par le service RH

Soit dans un nouvel outil nativement interfacé avec la solution ERP

o L’interfaçage pourrait consister en :

Un flux de données mensuel « ascendant » allant de la gestion des temps, des activités

et des frais de l’ERP vers le logiciel de paie afin de transmettre le détail des jours de

présence, des congés, des absences, du nombre d’heures supplémentaires cumulées et

du nombre de tickets restaurant dus pour chaque salarié

Un flux de données « descendant » selon une fréquence à définir (mensuel, trimestriel,

semestriel ou annuel) allant du logiciel de paie vers l’ERP pour ventiler les temps passés

par salarié et par projet en comptabilité analytique avec proposition d’écritures de paie à

valider par la comptabilité


Code Priorité Fonctionnalités requisesRHU_PAI_F01 M Le système doit calculer le nombre de tickets restaurant dus par salarié à partir des

feuilles de temps enregistrées et transmettre ces informations au logiciel de paie

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Code Priorité Fonctionnalités requisesRHU_PAI_F02 M Les régularisations d’imputation des présences/congés/absences et des repas à

déduire du nombre de tickets restaurant doivent être répercutées dans le logiciel de paie au prochain flux de données du système vers la solution SIRH

RHU_PAI_F03 M Le système doit proposer à la validation de la comptabilité des écritures de paie avec ventilation analytique

Dans son offre, le candidat indiquera une solution SIRH adaptée au contexte de Cap Sciences et nativement

interfacée avec l’ERP en précisant les principales fonctionnalités proposées par cette solution en standard.


Code Priorité ExigencesRHU_PAI_E01 M Lors de l’intégration des écritures de paie, le système ou le logiciel de paie doit

produire un état avec le détail des coûts réels de masse salariale par salarié à partir de son salaire brut et des charges patronales pour justifier de l’utilisation des subventions perçues par Cap SciencesN.B. : Les bases éligibles diffèrent en fonction des financeurs

4.12. Gérer le contrôle de gestion et piloter les activités4.12.1. Analyse et enjeux

Les principaux enjeux du processus sont :

D’assurer le pilotage de Cap Sciences

De rendre les informations de gestion disponibles à tous les services concernés (mise en place de

tableaux de bord personnalisés par service)

De permettre de croiser des informations de plusieurs natures (commerciale, financière, etc.)

De sécuriser et de fiabiliser les données


Une diffusion optimale des informations de gestion (chiffres d’affaires, marges brutes, etc.)

Une modélisation et une alimentation des tableaux de bord et de reporting à partir des données

analytiques réelles et budgétaires

Logigramme 29 – Processus de contrôle de gestion et de pilotage des activités

4.11.1 Gérer le budget

4.11.3 Piloter les activités

4.11.2 Gérer la comptabilité analytique

4.12.2. Gérer le budget

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o Cap Sciences construit et suit le budget de façon extra-système avec des tableurs Excel

o Le budget est construit en année N-1 à un niveau macroscopique

o L’avancement des charges et des produits réels par rapport au prévisionnel est suivi dans un

outil PowerPivot développé spécifiquement par le contrôle de gestion de Cap Sciences et

alimenté par des extractions manuelles de MS Dynamics CRM 4.0 pour la gestion des achats, de

TimeSheet pour la gestion des temps et des activités et de CIEL Compta Evolution pour

différentes balances (analytique, fournisseurs, etc.)


o Cap Sciences maintiendra la construction de son budget dans des tableurs Excel

o Basé sur cette construction budgétaire, Cap Sciences intègrera dans la solution ERP les

enveloppes budgétaires pour certains comptes au niveau analytique afin de pouvoir suivre les

réalisations par rapport aux prévisions

Règles de gestion

o Pour les demandes de subvention :

Pour Bordeaux Métropole, un premier dossier de demande est envoyé en juillet N-1 puis

un second est transmis en mars-avril N pour un accord en juin N

Pour la Région Nouvelle-Aquitaine, une enveloppe préliminaire est donnée au mois de

juillet N-1 puis le dossier de demande est envoyé en septembre N-1 pour un accord en

novembre-décembre N-1

Pour le FEDER, une pré-réservation est bloquée en décembre N-1 sous réserve des

accords de Bordeaux Métropole et de la Région Nouvelle-Aquitaine en N puis un dossier

de demande est envoyé en avril N pour un accord en juin-juillet N

o Pour les projets B2I (ex : projet Capacités), le budget est construit projet par projet


Code Priorité Fonctionnalités requisesCDG_BUD_F01 M Le système doit permettre de gérer les budgets d’exploitation selon différents

niveaux d’agrégation :- Saisie des objectifs (chiffre d’affaires, coût, marges, etc.)- Comparaison au réalisé- Révision

CDG_BUD_F02 M Le système doit permettre de gérer les budgets d’affaires :- Envisagé- Initial- Actualisé- Engagé- Réalisé

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Code Priorité Fonctionnalités requisesCDG_BUD_F03 M Le système doit permettre de gérer la sous-traitance externe

CDG_BUD_F04 W Le système doit permettre de gérer la sous-traitance interne

CDG_BUD_F05 M Le système doit conserver un historique mensuel avec suivi des évolutions et des écarts

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesCDG_BUD_E01 M Préciser les principaux éléments en sortie proposés en standard par le système

pour la gestion des budgets (comptes de résultat, simulations, indicateurs clés de performance, etc.)

CDG_BUD_E02 C Le système doit alerter des utilisateurs en cas de dépassement de seuils définis en fonction du budget alloué pour un compte donné

4.12.3. Gérer la comptabilité analytique Précisions par rapport à la cible

o Cap Sciences exploitera la comptabilité analytique afin de :

Suivre les prix de vente des produits en billetterie, des articles en boutique ou des

affaires et contrôler a posteriori les écarts entre réalisations et prévisions

Suivre le financement des activités et justifier de l’utilisation des subventions perçues par

l’association tout en prenant en compte les différentes bases éligibles

Suivre la répartition des activités et des charges par pôle d’activités

o Les coûts seront ventilés selon un référentiel de clés de répartition


Code Priorité Fonctionnalités requisesCDG_ANA_F01 M Le système doit permettre d’administrer le plan analytique par des utilisateurs

habilités

CDG_ANA_F02 M Le système doit permettre de n'avoir qu’un seul plan analytique transverse à toutes les sociétés

CDG_ANA_F03 M Le système doit impacter à chaque mise à jour du plan analytique toutes les sociétés

CDG_ANA_F04 M Le système doit permettre d’imputer analytiquement toutes les classes comptables (pas uniquement les classes 6 et 7)

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Code Priorité Fonctionnalités requisesCDG_ANA_F05 M Le système doit permettre de gérer un plan analytique avec les axes et les sections

suivants :

Axe Sections

Nature de projet 1. Par catégorie de prestations (grande exposition, THEMA, etc.)

2. Par projet (Effets spéciaux, Théma Clock !, affaires d’itinérance, etc.)

3. Par activité (gestion de projet, communication, animation, etc.)

Classe de tiers 1. Par famille de tiers2. Par tiers

Pôle d’activités 1. Par Direction (structure, exploitation sites, diffusion et réseau, projets et support, etc.)

2. Par service

Préciser le nombre d’axes et de sections analytiques disponibles au maximum en standard

CDG_ANA_F06 M Dans la saisie des écritures comptables, les axes analytiques sont générés automatiquement avec la possibilité de les modifier

Eléments en sortie

Code Priorité ExigencesCDG_ANA_E01 M Préciser les principaux éléments en sortie proposés en standard par le système en

lien avec la comptabilité analytique

4.12.4. Piloter les activités Précisions relatives à l’existant

o La production d’indicateurs de suivi des activités de Cap Sciences nécessite des efforts

importants du fait de la couverture partielle des domaines fonctionnels par le Système

d’Information (ex : les devis sont réalisés manuellement dans un modèle Word) et du manque

d’interfaces entre les différents applicatifs existants

o Cap Sciences utilise la solution Biwee de la société Weenove hébergée dans le Cloud pour

produire certains indicateurs nécessitant de croiser des données de plusieurs sources (billetterie,

Navinum, etc.)


o La solution ERP devra permettre de produire les tableaux de bord les plus complets possibles

pour suivre les activités de Cap Sciences

o L’outil Biwee pourra être conservé pour produire les indicateurs nécessitant de récupérer des

informations dans plusieurs sources de données (ERP, billetterie, Navinum, etc.)

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Règles de gestion

o Le pilotage stratégique de Cap Sciences 2018-2021 a été décliné selon quatre axes :

Devenir un centre d'excellence dans l'expérience curieuse

Devenir un acteur engagé, visible et influent

Réussir le développement harmonieux des activités commerciales et d'une focalisation

sur les priorités d'intérêt général

Etre une association exemplaire


Code Priorité Fonctionnalités requisesCDG_PIL_F01 M Le système doit disposer d’un requêteur décisionnel permettant de produire des

rapports multi-dimensionnels par des utilisateurs formés

CDG_PIL_F02 M Préciser les outils décisionnels du marché qui peuvent être nativement interfacés avec le système

Eléments en sortie

o Axe « Devenir un centre d'excellence dans l'expérience curieuse »

Objectif « Optimiser les ressources dont nous disposons »

Code Priorité ExigencesCDG_PIL_E01 M Le système doit permettre de suivre les taux d’occupation des espaces :

- Par site (Hangar 20, Cap’Archéo, etc.)- Par regroupement d’espace- Par espace- Par motif d’utilisation de l’espace (ex : privatisation, réunions internes, etc.)- Par typologie de clients (scolaire, groupes, grand public, etc.)- Dans les horaires d’ouverture du site ou en dehors- Etc.

Note : Le taux d’occupation d’un espace correspond au rapport entre le nombre de personnes présentes dans cet espace pendant une période donnée et de sa capacité d’accueil

CDG_PIL_E02 M Le système doit permettre de suivre les taux d’occupation des machines du FabLab

CDG_PIL_E03 M Le système doit permettre de suivre l’utilisation des ressources par visiteur :- Evolution du nombre de visiteurs au m² par espace de visite dans le temps- Coût par visiteur par produit en billetterie- Part de subvention par visiteur par produit en billetterie

CDG_PIL_E04 M Le système doit permettre de visualiser le reste à financer à date et prévisionnel par projet

CDG_PIL_E05 C Le système doit permettre de suivre le rapport entre le nombre d'heures animateur par produit d'animation et le nombre de visiteurs

o Axe « Devenir un acteur engagé, visible et influent »

Objectif « Fédérer de larges communautés autour de nos valeurs »

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Code Priorité ExigencesCDG_PIL_E06 M Le système doit suivre la communauté de visiteurs à partir des données de l’ERP ou

du module de gestion de la billetterie, de la boutique et d’accueil du public :- Nombre de visiteurs uniques grand public par produit en billetterie, par

avancement par rapport aux objectifs, etc.- Nombre de visiteurs uniques groupe par prestation, par avancement par

rapport aux objectifs, etc.- Nombre d’abonnés

Note : Le calcul du nombre de visiteurs uniques groupe nécessite de récupérer les données au niveau des affaires destinées aux scolaires et aux groupes

CDG_PIL_E07 S Le système doit permettre de suivre les autres communautés de Cap Sciences à partir de la gestion des tiers :

- Nombre d’alumni- Nombre d’adhérents au Cercle de Cap Sciences- Montant des contributions au Cercle de Cap Sciences- Nombre de donateurs adhérents au fonds de dotation (en cours de création)- Montant des contributions au fonds de dotation (en cours de création)- Nombre d’adhérents amis de Cap Sciences- Nombre de prospects pour devenir ambassadeurs de Cap Sciences- Nombre d’ambassadeurs de Cap Sciences- Nombre de bénévoles mobilisés dans l'année

Objectif « Orienter la programmation vers la ligne éditoriale »

Code Priorité ExigencesCDG_PIL_E08 M Le système doit permettre de suivre l’engagement de Cap Sciences au service de la

ligne éditoriale à partir des données de l’ERP ou du module de gestion de la billetterie, de la boutique et d’accueil du public :

- Part des visiteurs ayant participé à des activités de la ligne éditoriale (grand public, affaires d’itinérance, etc.)

- Part des actions engagées par site, par territoire, etc.

Note : Le pourcentage de ligne éditoriale couvert par l’objet d’une prestation est défini dans la fiche prestation ou saisi/ajusté dans le processus de gestion à l’affaire

Objectif « Massifier notre audience »

Code Priorité ExigencesCDG_PIL_E09 M Le système doit permettre de suivre la présence de Cap Sciences sur tout le

territoire et auprès des publics cibles à partir de la gestion des affaires d’itinérance :- Nombre d'actions territoriales hors sites- Nombre de jours de présence par territoire- Nombre d'actions dans les non publics ou les zones blanches

Note : Les pourcentages de territoire et de public cibles couverts par l’objet d’une itinérance sont définis au cours de la saisie du devis et ajustés si nécessaire au niveau de l’affaire

Objectif « Coordonner l'ensemble des ressources régionales »

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Code Priorité ExigencesCDG_PIL_E10 S Le système doit permettre de suivre la construction d’une offre CCSTI régionale

homogène à partir de la gestion des prestations de Cap Sciences :- Pourcentage des offres partagées avec les autres CCSTI de Nouvelle-

Aquitaine

Note : Toutes les prestations de Cap Sciences, y compris celles partagées au sein d’un consortium seront définies dans l’administration des ventes

CDG_PIL_E11 M Le système doit permettre de suivre l’intégration des acteurs CSTI dans les offres de Cap Sciences :

- Nombre d'événements, d’ateliers, etc. accueillis dans les sites de Cap Sciences mais opérés par des acteurs CSTI tiers

- Nombre d'événements co-produits avec des acteurs tiers

Note : Ces notions sont à définir lors de la création d’une fiche prestation ou d’un projet

CDG_PIL_E12 W Le système doit permettre de suivre la formation des acteurs du territoire :- Nombre de personnes formées sur les ressources de Cap Sciences- Nombre de personnes formées sur des ressources tierces- Nombre d'actions de formation réalisées

o Axe « Réussir le développement harmonieux des activités commerciales et d'une focalisation sur

les priorités d'intérêt général »

Objectif « Focaliser l'argent public sur les priorités régionales & métropolitaines »

Code Priorité ExigencesCDG_PIL_E13 M Le système doit permettre de suivre l’allocation de l’accompagnement public réalisé

par Cap Sciences :- Part de la subvention générale dédiée aux territoires prioritaires- Part de la subvention générale en lien avec la ligne éditoriale- Pourcentage de la Masse salariale dédiée aux actions territoriales- Montant d'accompagnement des projets et des actions tiers- Montant de frais de gestion pour accompagnement des projets et des actions

tiers

Objectif « Développer l'autofinancement et les marges d'activités »

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Code Priorité ExigencesCDG_PIL_E14 M Le système doit permettre de suivre le développement des affaires de Cap Sciences

(conseil, itinérance, privatisation, etc.) dont le :- Taux de transformation des devis- Chiffre d’affaires- Avancement du chiffre d’affaires par rapport aux objectifs - Volume net (chiffre d’affaire – sous-traitance)- Montant des remises accordées - Temps de prospection- Marge brute- Marge sous-traitance- Marge opérationnelle

Ces indicateurs doivent pouvoir être analysés par affaire, par client, par motif de tarification, etc.

CDG_PIL_E15 M Le système doit permettre de suivre les recettes des offres sur site (billetterie, boutique) dont le :

- Chiffre d’affaires billetterie grand public ou groupes (y compris scolaires)- Chiffre d’affaires boutique- Avancement des chiffres d’affaires par rapport aux objectifs - Ticket moyen billetterie grand public ou groupes (y compris scolaires)- Panier moyen billetterie grand public ou groupes (y compris scolaires)- Panier moyen boutique par visiteur grand public- Panier moyen boutique par acheteur- Marge brute boutique- Taux de marge brute boutique- Marge nette boutique

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5. EXIGENCES NON FONCTIONNELLES ET ATTENDUS TECHNIQUES

Ce chapitre décrit l’environnement informatique dans lequel doivent s’intégrer les solutions logicielles proposées, ainsi que les contraintes techniques associées.

5.1.Equipe informatique de Cap Sciences L’équipe informatique est essentiellement composée par un Responsable des Systèmes d’Information situé au

Hangar 20.

5.2.Attentes générales Chaque solution logicielle proposée devra apporter tant dans ses caractéristiques que dans sa démarche de

mise en œuvre les éléments permettant à Cap Sciences d’atteindre ses objectifs en matière de :

Disponibilité / performance

Sécurité

Evolutivité

5.3.Mode de sourcingLes candidats sont invités à proposer plusieurs solutions d’hébergement dans leur offre (Note : l’hébergement

sur site avec achat de licences fait l’objet de prestations supplémentaires éventuelles).

5.4.Environnement techniqueChaque solution logicielle devra être compatible avec l’environnement technique de Cap Sciences. Dans le cas

contraire, le candidat devra indiquer les modifications nécessaires à la mise en place de sa(ses) solution(s).

5.4.1. Infrastructures réseau et télécom Le site du Hangar 20 est équipé d’une connexion réseau de 100 Mbps symétrique pour l’administration de Cap

Sciences.

Le réseau informatique de Cap Sciences repose sur un cœur de réseau composé de 3 switch HP Procurve et 5

switch répartis dans le bâtiment. Sa protection est assurée par 2 Firewall en redondance.

Le réseau Wifi est composé de 5 bornes.

5.4.2. Serveurs et systèmes d’exploitationL'ensemble des services de Cap Sciences est virtualisé sur 2 serveurs physiques qui hébergent actuellement 44

serveurs virtuels.

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La majorité des serveurs virtuels fonctionnent sous Windows Server 2003, le reste sous Windows Server 2008

R2.

L'objectif est de migrer l'ensemble des serveurs sous Windows Server 2016, voire 2019 dans les 2 années à

venir.

Le système de stockage associé se compose d'une SAN avec 36To de stockage.

Le système de sauvegarde de Cap Sciences repose sur 2 serveurs distincts (Windows Server 2008 R2).

Le système de stockage associé se compose d'un NAS avec 32To de stockage.

5.4.3. Bases de donnéesCap Sciences peut utiliser tout type de base de données avec une préférence pour MS SQL Server et MySQL.

5.4.4. Outils personnels de travail Le parc informatique de Cap Sciences se compose :

- De 60 et 70 postes de travail auxquels on peut aussi ajouter 12 postes pour l'atelier 3 (Cap Sciences Junior)

et 12 postes pour le Fablab

- Une trentaine de smartphones connectés sur le réseau

- 12 tablettes « utiles » mais qui ne sont utilisées que ponctuellement (ateliers, expositions, etc.)

Le système d'exploitation des postes est pour une partie du parc informatique sous Windows 7 Pro, le reste est

sous Windows 10 Pro. L'ensemble du parc est actuellement en cours de migration vers Windows 10 Pro.

Cap Sciences utilise la suite bureautique Microsoft Office 2010.

Exigences non fonctionnelles

Code Priorité Fonctionnalités requisesTEC_DEV_F01 M L’outil doit être accessible depuis tout type d’appareil : PC fixe, mobile, tablette,

smartphone

TEC_DEV_F02 M L’outil doit être Web et compatible a minima avec les navigateurs Google Chrome, Mozilla Firefox et Internet Explorer

TEC_DEV_F03 M L’outil doit être intégré avec la suite bureautique MS OfficePréciser les versions MS Office compatibles

En termes de sécurité, les appareils doivent être capables d’utiliser un VPN avec protocole L2TP/IPsec ou

OpenVPN mais pas PPTP.

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N.B. : Cap Sciences a déjà mis en place un VPN pour les accès à distance au Système d’Information existant.

Néanmoins, la couverture fonctionnelle de la solution ERP devrait permettre de ne conserver qu’un seul VPN

pour l’ensemble des utilisateurs.

5.4.5. Annuaire d’entrepriseLe service d’annuaire Active Directory a été mis en œuvre sur Windows Server 2008 avec authentification

centralisée Single Sign-On.

5.4.6. Serveur de messagerieA date, Cap Sciences utilise Windows Server Exchange 2010 mais il est possible d’envisager une bascule vers le

service Office 365 pour la messagerie.

5.4.7. Niveau de service (SLA)La plage de service est 24h/24, 7j/7.


Code Priorité Fonctionnalités requisesTEC_SLA_F01 M Le système doit avoir un taux de disponibilité infrastructure (application) supérieur

ou égal à 99,99% sur la plage horaire travaillée (8h00 – 21h00, UTC/GMT + 1 heure) et à 95% sur les autres périodes

TEC_SLA_F02 M Le système doit avoir un taux de disponibilité réseau supérieur ou égal à 99,5%

TEC_SLA_F03 M Le Titulaire doit mettre en place un service d’alerte en cas de défaillance du niveau de service Préciser selon quelles modalités

TEC_SLA_F04 M Le Titulaire doit mettre en place un Plan de Reprise d’Activité (PRA) sur un site géographiquement distinct

TEC_SLA_F05 M Le Titulaire doit garantir une durée de perte de données maximale admissible de 24h00

TEC_SLA_F06 M Le Titulaire doit garantir une durée maximale d’interruption admissible de 4h00

5.4.8. Performances attenduesLe candidat précisera dans sa réponse la configuration et moyens techniques à mettre en œuvre pour atteindre

les niveaux de performance décrits dans ce paragraphe.

Les taux maximums toléré, en environnement de production et dans les conditions normales d’exploitation, en

particulier en termes d’utilisateurs connectés simultanément sont :

Action UtilisateurConnexion à la solution en distinguant :

Le temps du lancement à l’identification de l’utilisateur Le temps de l’identification à la disponibilité opérationnelle de la page

d’accueil de l’application

3 s 5 s

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Action UtilisateurRéalisation d’une requête portant sur 1 000 enregistrements :

Le temps de réponse à la requête Le temps pour parvenir à la fin des 1 000 enregistrements résultants

3 s 10 s

Le système devra ainsi avoir des critères de performance en adéquation avec les besoins de Cap Sciences,

notamment vis-à-vis :

De la volumétrie de données

De la disponibilité

Du temps de réponse

De la technologie de base de données choisie

5.5.Utilisateurs5.5.1. Gestion des utilisateurs et des droits


Code Priorité Fonctionnalités requisesTEC_HAB_F01 M Le système doit être multi-utilisateurs et multi-sites

TEC_HAB_F02 M Le système doit être capable de gérer la structure juridique de Cap Sciences (cible : multi-sociétés) au niveau des accès utilisateurs avec habilitations par société ou par type d'activité

TEC_HAB_F03 M Le système doit permettre une gestion avancée des autorisations pour administrer différents niveaux de confidentialité et de fonctionnalités selon les utilisateurs ou les profils d’utilisateursExemples :

- Visualisation des données financières- Visualisation des indicateurs de performance des affaires- Accès en consultation ou en modification- Etc.

TEC_HAB_F04 M Le système doit être personnalisable en fonction d’un utilisateur ou d’un profil d’utilisateur

TEC_HAB_F05 M Le système doit permettre de gérer la notion d’approbation et de délégation de responsabilité

TEC_HAB_F06 M Dans les rôles et les profils, le système doit permettre de paramétrer la ségrégation des tâches

5.5.2. Traçabilité des activités utilisateurs Exigences non fonctionnelles

Code Priorité Fonctionnalités requisesTEC_TRA_F01 M Le système doit tracer de manière systématique toute modification (création,

modification, suppression) des bases de données quelles qu'elles soientCela intègre : horodatage des modifications + utilisateur

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5.6.Applications métier5.6.1. Exigences transverses

Cap Sciences attend des solutions simples et ergonomiques, faciles d’utilisation pour les utilisateurs.


Code Priorité ExigencesTEC_TSV_F01 M Le système doit permettre une gestion multi-sociétés

TEC_TSV_F02 W Le système doit permettre une gestion multi-sites

TEC_TSV_F03 M Le système doit inclure un outil de requête permettant d’éditer des analyses et rapports à la demande et à date, avec possibilité de conserver les requêtes

TEC_TSV_F04 M Le système doit proposer un outil de mise en forme des formulaires, des documents à destination des tiers

TEC_TSV_F05 M Le système doit permettre de maquetter des formulaires (devis, factures, etc.) par des utilisateurs formés

TEC_TSV_F06 M Le système doit permettre l'impression de tous les formulaires (devis, factures, etc.) au format PDF

TEC_TSV_F07 M Le système doit permettre l'envoi de formulaires (devis, factures, etc.) et la diffusion d’alertes par e-mail (Outlook) directement depuis l’outil

TEC_TSV_F08 M Le système doit permettre la conception de nouveaux indicateurs de performance par des utilisateurs formés

TEC_TSV_F09 M Le système doit permettre de maquetter des tableaux de bord par des utilisateurs formés

TEC_TSV_F10 M Le système doit utiliser des URL avec protocole HTTPS

TEC_ELE_F11 M Le système doit inclure un moteur de recherche paramétrable par groupe d’utilisateurs et proposant une recherche multicritères ou sur mot-clé

5.6.2. Langue de travailChaque solution proposée, toute forme de documentation, l’aide en ligne et l’assistance téléphonique doivent être

en langue française.

5.7.Gestion des purges et archivage Exigences non fonctionnelles

Code Priorité Fonctionnalités requisesTEC_PUR_F01 M Le système doit apporter des outils qui permettent de purger et d’archiver les

données d’une manière cohérente par rapport à la base de données

TEC_PUR_F02 M Le système doit permettre de réaliser les purges et archivages sur des périodicités paramétrables

5.8.Gestion documentaire et collaborative Exigences non fonctionnelles

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Code Priorité Fonctionnalités requisesTEC_GED_F01 M Le système doit proposer un système de gestion documentaire intégré à

l’application incluant la gestion des versions des documents et la gestion de l’archivage des documents

5.9.DécisionnelCap Sciences dispose de l’outil Biwee pour produire des statistiques à partir de plusieurs sources de données.

Les candidats sont invités à proposer dans leur offre leur solution pour les besoins liés au décisionnel.

5.10. Hygiène informatique Exigences non fonctionnelles

Code Priorité Fonctionnalités requisesTEC_HYG_F01 M Préciser les mécanismes et les actions mis en place par le candidat en termes

d’hygiène informatiquePour ce faire, le candidat pour étayer sa réponse par rapport au guide d’hygiène informatique de l’ANSSI : https://www.ssi.gouv.fr/uploads/2017/01/guide_hygiene_informatique_anssi.pdf

5.11. Conformité RGPDChaque solution proposée doit inclure toutes les conditions de sécurité, d’archivage et d’anonymisation

permettant de respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

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https://www.ssi.gouv.fr/uploads/2017/01/guide_hygiene_informatique_anssi.pdf


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6. CONTENU ET MODALITES D’EXECUTION DES PRESTATIONS ATTENDUES

Ce chapitre vise à décrire les attentes et exigences de Cap Sciences en termes de méthodologie et de prestations à mettre en œuvre par le Titulaire lors du projet d’intégration, et dans le cadre de l’activité de maintenance et de support,

6.1.Stratégie de déploiementLe candidat devra proposer une stratégie de déploiement pertinente dans le cadre du projet, en fonction de sa

compréhension du contexte de Cap Sciences, de son expérience sur des projets similaires, et de la structuration

de la(des) solution(s) proposée(s).

Remarque importante :

Une attention particulière sera portée à l’approche proposée, à son impact en termes de gestion de la

complexité et de la charge de l’équipe projet interne

6.2.Planning du projetLa mise en œuvre du projet doit permettre un démarrage sur l’ensemble du périmètre fonctionnel cible au 1er

janvier 2020 afin de faciliter les bascules et de bénéficier d’un pilotage des activités depuis le début de l’année

civile.

Dans son offre, le candidat présentera une proposition de planning détaillé permettant d’atteindre cet objectif de

déploiement selon la stratégie de déploiement qu’il préconise. Ce dernier justifiera ainsi sa proposition

d’ordonnancement et de lotissement fonctionnel pour la mise en œuvre du projet sur l’ensemble du périmètre.

Le planning proposé par le candidat doit également couvrir les périodes de supports aux utilisateurs et de garantie

de la(des) solution(s).

6.3.Périmètre de l’accord-cadre 6.3.1. Périmètres fonctionnel et applicatif

Les prestations attendues portent sur la mise en place de nouvelles solutions ou d’interfaces dans le Système

d’Information de Cap Sciences afin de couvrir les domaines fonctionnels détaillés ci-après :

Un progiciel de gestion intégré (ERP) pour supporter les activités du socle de gestion :

o Administrer les ventes

o Gérer les affaires

o Gérer les réservations

o Gérer les projets

o Gérer les achats

o Gérer les temps, les activités et les frais

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o Gérer les tiers

o Gérer la comptabilité et la finance

o Gérer le contrôle de gestion et piloter les activités

Un module front-office de gestion des ventes sur site et en ligne (billetterie, machines, boutique) et de

contrôle des accès (gestion des flux d’entrée et de sortie des espaces de Cap Sciences) :

o Ce module peut être une adaptation d’une brique verticalisée de l’ERP pour du retail ou une

solution du marché permettant de couvrir ces besoins

o Il doit être interfacé avec l’ERP notamment pour l’administration des ventes, la gestion des clients

grand public, la comptabilité et le pilotage des activités

Une solution de gestion de la paie, voire de gestion des ressources humaines :

o Soit par une interface avec l’outil existant Silae

o Soit dans un nouvel outil nativement interfacé avec la solution ERP

En fonction de l’offre proposée par le candidat et du calendrier d’évolution de la structure juridique de Cap

Sciences, le périmètre des prestations pourrait évoluer sur les domaines suivants :

Déploiement d’une nouvelle solution pour les besoins liés au décisionnel

Ajout de fonctionnalités pour la prospection et la gestion du pipe commercial

Ajout de fonctionnalités pour la réservation de matériels hors espaces de Cap Sciences (ex : véhicules,

équipements)

Ajout de fonctionnalités pour la planification de projet et le suivi du portefeuille de projets

Ajout de fonctionnalités pour la gestion des notes de frais

Ajout de fonctionnalités pour la gestion des ressources humaines

Evolution du progiciel de gestion intégré pour l’adapter la structure juridique cible de Cap Sciences (à titre

indicatif, démarrage avec 1 société en 2019 puis passage de 1 à 5 sociétés à horizon 2020-2021)

6.3.2. Périmètres organisationnel et juridique Le projet concerne l’ensemble du périmètre de l’association Cap Sciences et de ses sites :

Le H20, site principal de Cap Sciences basé à Bordeaux (33) qui concentre l’essentiel des activités

(expositions, ateliers, locations d’espace, itinérance d’expositions, ingénierie, etc.) et regroupe les fonctions

support

Cap Archéo et les Côté Sciences, programmes d’actions « satellites » se déroulant physiquement dans

des locaux situés respectivement à Pessac, Floirac et Mérignac (33) qui sont eux aussi des lieux publics et

des points d’appui pour agir sur l’ensemble des territoires où ils s’inscrivent

6.4.Présentation générale des prestations attenduesLe tableau ci-après présente l’ensemble des prestations attendues :

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Modalité d’exécution PrestationsTranche forfaitaire ferme Phase transverse : Gestion de projet

Phase TF.1 : Initialisation du projet

Phase TF.2 : Conception de la solution sur l’ensemble du périmètre fonctionnel cible

Phase TF.3 : Réalisation de la solution sur le périmètre fonctionnel cible hors SIRH

Phase TF.4 : Reprise des données

Phase TF.5 : Accompagnement à la recette

Phase TF.6 : Formation

Phase TF.7 : Mise en production et assistance au démarrage

Phase TF.8 : Maintenance et assistance aux utilisateurs

Tranche forfaitaire optionnelle n°1

Phase transverse : Gestion de projet

Phase TO1.1 : Cadrage de l’interfaçage entre l’ERP et Silae

Phase TO1.2 : Réalisation de l’interfaçage entre l’ERP et Silae

Phase TO1.3 : Accompagnement à la recette

Phase TO1.4 : Formation

Phase TO1.5 : Mise en production et assistance au démarrage

Phase TO1.6 : Maintenance et assistance aux utilisateurs

Tranche forfaitaire optionnelle n°2

Phase transverse : Gestion de projet

Phase TO2.1 : Cadrage de l’intégration d’une solution SIRH, a minima pour la paie

Phase TO2.2 : Réalisation de la solution SIRH, a minima pour la paie

Phase TO2.3 : Reprise des données

Phase TO2.4 : Accompagnement à la recette

Phase TO2.5 : Formation

Phase TO2.6 : Mise en production et assistance au démarrage

Phase TO2.7 : Maintenance et assistance aux utilisateurs

Prestations à bons de commande

Formation complémentaire des utilisateurs finaux

Formation complémentaire des administrateurs fonctionnels et techniques

Formation technique complémentaire

Accompagnement et support complémentaires aux utilisateurs

Paramétrage complémentaire (complément fonctionnel ou édition)

Développement spécifique complémentaire

Développement d’interface complémentaire

Préparation à la reprise des données complémentaire

Assistance à la reprise des données complémentaire

Accès complémentaire (abonnement) (à détailler par solution et par profil)

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Modalité d’exécution PrestationsAcquisition de droit d’accès complémentaire (licence) (à détailler par solution et par profil)

Réversibilité (à détailler pour chaque tranche forfaitaire ferme ou optionnelle)

6.5.Tranche forfaitaire ferme6.5.1. Présentation générale de la tranche

Cette tranche forfaitaire ferme poursuit les objectifs suivants :

Conception sur l’ensemble du périmètre fonctionnel cible

Prestations de mise en œuvre de la(des) solution(s) pour le socle de gestion et les fonctions support de

Cap Sciences hors SIRH ainsi que pour la gestion des ventes omnicanal et le contrôle des accès du public

En fonction du mode d’hébergement retenu, accès au(x) progiciel(s) hors SIRH ou acquisition des droits

d’accès (licences) pour ce périmètre fonctionnel

6.5.2. Phase transverse : Gestion de projet Tout au long du projet, le Titulaire aide le chef de projet Cap Sciences dans ses activités de pilotage en

communiquant selon le rythme des instances de gouvernance des informations actualisées en termes de coût,

de délai et de qualité par rapport aux prestations réalisées et à venir.

En fin de projet, le Titulaire restitue un bilan à Cap Sciences qui vient compléter la base documentaire existante

et qui fournit une capitalisation de connaissances pour le futur.

La liste des activités et des livrables associés à cette prestation est décrite ci-après :

Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusSuivi de projet Etablir et suivre le planning global du projet en

collaboration avec le chef de projet Cap SciencesMacro-planning avec phasage et jalonsDiagramme de Gantt avec avancementDiagramme temps-tempsAssurer la coordination des interventions

Préparer et participer aux instances de pilotage et aux réunions de suivi opérationnel

Comptes rendus de réunionsSuivi d’avancementTableaux de bord du projet (délais, charges, risques)Plans d’action

Assurer le suivi budgétaire pour la prestation fournie en termes de « réalisé et facturé », et partager l’information à intervalles réguliers avec le chef de projet Cap Sciences

Piloter la gestion des risques avec le chef de projet Cap Sciences

Matrice des risques

Réaliser un bilan en fin de projet en termes : D’évaluation du projet par Cap Sciences D’analyse des résultats produits D’analyse des écarts sur toutes les

dimensions du projet (performance, coûts, délais et risques)

De capitalisation pour le futur (bonnes pratiques à partager, erreurs à éviter)

Rapport de clôture de projet

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6.5.3. Phase TF.1 : Initialisation du projetLa phase d’initialisation permet au Titulaire de lancer officiellement le projet et de préciser, en accord avec Cap

Sciences, le mode de fonctionnement de l’accord-cadre à travers un Plan d’Assurance Qualité (PAQ) et

d’élaborer le Plan d’Assurance Sécurité (PAS).

Le Titulaire devra détailler et mettre à jour, dans le cadre de la présente prestation, le plan de management du

projet.


Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusLancement du projet

Préparer et animer une réunion de lancement Support et compte-rendu de la réunion de lancement

Finaliser le périmètre Plan de management du projet : Organisation du projet Dispositions de management Contenu de référence et budget

initial Macro-planning avec phasage et

jalons Plan de gestion des risques

initialisé Modèles du projet

Définir la méthodologie projet applicable

Etablir un macro-planning

Définir/confirmer les rôles et responsabilités

Rédiger le Plan d’Assurance Qualité (PAQ) PAQ finalisé incluant un plan de réversibilité

Rédiger le Plan d’Assurance Sécurité (PAS) PAS finalisé

Analyse de l’existant fonctionnel

Réaliser un état des lieux de l’organisation, des pratiques Métiers et des référentiels de données

Etat des lieux MétierCompte-rendu de l’analyse de l’existant fonctionnelPrendre connaissance de la cible fonctionnelle

visée

Analyse de l’existant technique

Prendre connaissance de l’architecture technique Compte-rendu de l’analyse de l’existant technique

Réaliser une étude d’architecture Dossier d’architecture

Installation Installer de minimum 3 environnements (test et développement, formation, production)

Dossier d’installationDossier d’exploitation

6.5.4. Phase TF.2 : Conception de la solution sur l’ensemble du périmètre fonctionnel cibleLa phase de conception permet au Titulaire de réaliser une analyse des écarts entre les besoins exprimés par

Cap Sciences et le standard de la(des) solution(s) retenue(s) puis de rédiger et faire valider les spécifications

fonctionnelles détaillées sur l’ensemble du périmètre fonctionnel cible.

Le Titulaire initialise le Plan de Continuité d’Activité (PCA), le Plan de Reprise d’Activité (PRA) et le plan de

bascule pour la phase d’exploitation et la continuité des activités au 1er janvier 2020.


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Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusConception générale

Préparer et animer des ateliers de conception avec le groupe projet Métier couvrant l’ensemble du périmètre fonctionnel cible

Ordre du jour détaillé des ateliers de conceptionSupport et compte-rendu des ateliers de conception

Créer et utiliser une ou plusieurs maquettes pour accélérer la définition de la solution dans les domaines critiques

Maquettes fonctionnelles

Rédiger les spécifications fonctionnelles autour des différents sujets étudiés lors des ateliers

Dossier de conception générale

Conception détaillée

Identifier la liste des spécifications à réaliser : Développements spécifiques Reportings Interfaces Conversion et reprise de données Workflow Développements de formulaires et

documents

Plan de développement incluant : La liste des développements à

effectuer Le chiffrage des développements La priorité/criticité des

développements Le planning de développement La cartographie/planning des jobs

Chiffrer et hiérarchiser les développements

Construire le planning de développement

Définir les utilisateurs (métier, fonctions) et autorisations (rôles) en prenant en compte l'impact sur l'existant (y compris les procédures)

Matrices RACIDescription des processus et règles de gestion

Initialiser le Plan de Continuité d’Activité (PCA) Version initiale du PCA

Initialiser le Plan de Reprise d’Activité (PRA) Version initiale du PRA

Initialiser le plan de bascule Version initiale du plan de bascule

6.5.5. Phase TF.3 : Réalisation de la solution sur le périmètre fonctionnel cible hors SIRHLa phase de réalisation permet au Titulaire de développer les spécifiques, de paramétrer l’ensemble des flux et

des objets nécessaires au déroulement des flux, de développer les interfaces et de mettre en place la gestion

des utilisateurs et des droits nécessaires pour l’exécution des tests sur le périmètre fonctionnel cible hors SIRH.

Le Titulaire exécute les scénarios de tests unitaires pour valider l’ensemble de ces réalisations.

Il complète, met à jour et finalise le dossier de paramétrage, le dossier de conception, le dossier d’exploitation

ainsi que le PCA et le PRA.


Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusRéalisation des développements spécifiques et des paramétrages

Développer les spécifiques Documentation de chaque développement spécifique et paramétrage (flux, objets, MCD, rôles, utilisateurs, etc.)Cahier de tests d'intégration (plans)

Paramétrer l'ensemble des flux et des objets nécessaires au déroulement des flux

Paramétrer les rôles et utilisateurs nécessaires à l’exécution de tests

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Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusDocumenter les développements spécifiques et les paramétrages

Réalisation des interfaces

Développer les interfaces ou demi-interfaces Description détaillée et documentation de chaque interface et demi-interface

Documenter les interfaces ou demi-interfaces

Réalisation des indicateurs et des tableaux de bord

Réaliser les indicateurs et les tableaux de bord listés dans le cahier des charges

Indicateurs et tableaux de bord paramétrés

Documentation des réalisations

Mettre à jour et finaliser la documentation des réalisations

Dossier de conception finaliséDossier de paramétrage finaliséDossier d’exploitation finaliséPCA finaliséPRA finalisé

Réalisation des tests unitaires

Exécuter des tests unitaires sur les éléments suivants :

Solution standard paramétrée pour Cap Sciences

Développements spécifiques et paramétrages

Interfaces ou demi-interfaces

Cahier de tests unitaires (plans)Bilan des tests unitaires

6.5.6. Phase TF.4 : Reprise des donnéesLa phase de reprise des données permet au Titulaire de définir et d’exécuter la stratégie de reprise des données

pour l’ensemble du périmètre concerné.


Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusDéfinition de la stratégie de reprise des données

Etudier les systèmes au sein desquels récupérer les données

Présentation de la stratégie de reprise des donnéesDossier de spécifications de la reprise des données

Cadrer la stratégie de reprise des données (planning et ordonnancement de la phase, modalités de reprise, acteurs et rôles, profondeur des historiques à reprendre, etc.)

Rédiger les spécifications et le programme de reprise

Reprise des données

Réaliser la reprise et la conversion des données pour l’ensemble du périmètre concerné selon la stratégie définie

Fichiers de repriseBilan de la reprise des données avec les résultats

S’assurer de la correcte reprise des données en termes d’exhaustivité et de qualité, conjointement aux équipes de Cap Sciences

Analyser et corriger les écarts identifiés

6.5.7. Phase TF.5 : Accompagnement à la recette

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La phase d’accompagnement à la recette permet au Titulaire de fiabiliser la solution par la réalisation d’une série

de plans de tests de plus en plus intégrés et transverses, et de tests de performance.

Le Titulaire assiste au pilotage du suivi des anomalies et réalise les corrections nécessaires selon les priorités

définies par Cap Sciences.


Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusAccompagnement à la recette

Apporter un support aux utilisateurs pendant la phase de recette de la(des) solution(s) :

Tests unitaires Tests d’intégration Tests « de bout en bout » Tests des données reprises

Solution(s) corrigée(s) et opérationnelle(s)Bilan de la recette, incluant notamment le détail des demandes remontées et des corrections associéesRésultats des tests de performanceDossiers de paramétrage, de conception et d’exploitation mis à jour

Participer au pilotage du suivi des anomalies identifiées lors de la recette

Réaliser les corrections des anomalies identifiées tout au long de la recette

Fiabiliser la solution au moyen de tests de performance

6.5.8. Phase TF.6 : Formation Le Titulaire prépare et réalise les formations permettant la prise en main de la(des) solution(s) par les utilisateurs

clés, leur supervision et leur exploitation par des administrateurs fonctionnels et techniques.


Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusFormation des utilisateurs clés

Préparer et réaliser les formations des utilisateurs clés, par profil

Plan de formation, incluant : Les préconisations en termes

d’organisation et de déroulement des formations utilisateur

L’ordre du jour détaillé des formations utilisateur

Les supports des formations utilisateur

Supports de formation à destination des utilisateurs clés spécifiques au contexte de Cap SciencesFiches de présence et d’appréciation de la formation

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Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusFormation à l’exploitation et à l’administration du système

Préparer et réaliser les formations des administrateurs fonctionnels et techniques :

Exploitation et administration du système Exploitation et administration des bases

de données Fourniture de la documentation

administrateur fonctionnel et administrateur technique


d’organisation et de déroulement des formations administrateur

L’ordre du jour détaillé des formations administrateur

Les supports des formations administrateur spécifiques au contexte de Cap Sciences

Manuel de paramétrage, d’administration et d’exploitation de la(s) solution(s) et des bases de donnéesFiches de présence et d’appréciation de la formation

Formation technique

Préparer et réaliser les formations techniques : Transfert de compétences sur

l’environnement de développement Formation aux outils complémentaires

éventuels Fourniture de la documentation technique


d’organisation et de déroulement des formations techniques

L’ordre du jour détaillé des formations techniques

Les supports des formations techniques spécifiques au contexte de Cap Sciences

Manuel d’administration et d’exploitation de l’environnement de développementManuels d’utilisation et d’administration des outils complémentaires éventuels

En matière de formation, le candidat précisera :

S’il détient la certification DATADOCK autour de la(s) solution(s) proposée(s)

Si un didacticiel/manuel autour du logiciel est disponible en français et selon quel mode d’accès (aide en

ligne, programme à charger, aide intégrée au progiciel, etc.)

Remarques importantes :

Il est attendu de la part du candidat un important effort de contextualisation des contenus pédagogiques

des formations (mise en situation, liens avec le processus cible défini, etc.) lors des sessions de formation

Il est également attendu un important effort de préparation des formations :

o Envoi des convocations (programme, lieu, horaire, etc.) avec les supports utilisateurs envoyés en

amont de la réunion

o Mise à disposition d’un centre de ressources comprenant l’ensemble des guides et des supports

de formation

o Adaptation des supports de formation sur la base des paramétrages réalisés sur la solution

Les formateurs devront s’assurer de la validation des acquis auprès des participants (exercices, tests

informels, etc.)

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6.5.9. Phase TF.7 : Mise en production et assistance au démarrage Le Titulaire prépare la mise en production de la (des) solution(s) en fiabilisant de manière itérative la migration à

blanc. Il met à jour le plan de bascule en conséquence et construit le plan de démarrage.

Avec l’accord de Cap Sciences, le Titulaire réalise la bascule et communique sur les résultats obtenus puis

assiste les utilisateurs durant la phase de démarrage afin de s’assurer de la bonne prise en main de la (des)

nouvelle(s) solution(s) et de la bonne mise en place des nouveaux processus.


Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusMise en production

Préparer et exécuter de manière itérative la migration à blanc par application du plan de bascule à la suite des tests fonctionnels Cap Sciences

Plan de bascule finalisé

Finaliser le plan de bascule

Elaborer le plan de démarrage Plan de démarrage finalisé

Livrer et mettre en production la(les) solution(s) sur les sites selon le plan de démarrage

Application(s) paramétrée(s) et documentation associéeComptes rendus et résultats de la bascule

Assistance au démarrage

Assistance au démarrage sur site puis à distance Documentation à jour

En matière d’assistance au démarrage, le candidat précisera dans son offre les prestations proposées pour

accompagner les mises en production sur les différents sites (présence sur site, organisation d’un support à

distance, etc.)


Il est attendu de la part du candidat un important effort d’accompagnement lors de la mise en production de

la(des) solution(s) : assistance téléphonique, assistance sur site, etc.

Les candidats préciseront dans leur offre les délais de prise en charge et de résolution des anomalies

constatées lors de la présente phase

Il est attendu une attitude proactive et réactive de la part du Titulaire dans la résolution des anomalies et

des engagements de délai convenables

Chaque résolution d’anomalie fera l’objet d’une vérification de Cap Sciences et d’une confirmation de

résolution

6.5.10. Phase TF.8 : Maintenance et assistance aux utilisateurs Le chapitre 6.8 Exigences en matière de maintenance d’assistance aux utilisateurs présente les exigences en

matière de maintenance et d’assistance aux utilisateurs pour l’ensemble de l’accord-cadre.

6.6.Tranche forfaitaire optionnelle n°16.6.1. Présentation générale de la tranche

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Cette tranche forfaitaire optionnelle N°1 poursuit les objectifs suivants :

Prestations de mise en œuvre d’une interface entre la solution pour le socle de gestion et les fonctions

support de Cap Sciences et le logiciel de paie Silae

6.6.2. AffermissementL’affermissement de cette tranche reste à la maîtrise du pouvoir adjudicateur.

6.6.3. Phase transverse : Gestion de projet Le Titulaire étend son assistance au chef de projet Cap Sciences pour le pilotage du projet en intégrant le

chantier d’interfaçage entre l’ERP et le logiciel de paie Silae.


Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusSuivi de projet (uniquement pour l’interfaçage entre l’ERP et Silae)

Etablir et suivre le planning global du projet en collaboration avec le chef de projet Cap Sciences

Plan de Management de Projet actualisé (planning, plan d’action, suivi des risques, etc.)Supports et comptes rendus de réunions

Assurer la coordination des interventions




6.6.4. Phase TO1.1 : Cadrage de l’interfaçage entre l’ERP et SilaeLa phase de cadrage permet au Titulaire de lancer officiellement et de cadrer le chantier d’interfaçage entre

l’ERP et Silae.


Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusLancement du chantier


Cadrer le chantier Plan de management du projet actualisé

6.6.5. Phase TO1.2 : Réalisation de l’interfaçage entre l’ERP et SilaeLa phase de réalisation permet au Titulaire de développer les interfaces entre l’ERP et Silae.


Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusRéalisation des interfaces



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Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusDocumentation des réalisations

Mettre à jour la documentation des réalisations Dossier de conception actualiséDossier d’exploitation actualiséPCA actualiséPRA actualisé







6.6.6. Phase TO1.3 : Accompagnement à la recette La phase d’accompagnement à la recette permet au Titulaire de fiabiliser les interfaces entre l’ERP et Silae par la

réalisation d’une série de plans de tests de plus en plus intégrés et transverses, y compris de tests de non-

régression.





Apporter un support aux utilisateurs pendant la phase de recette des modifications induites par l’interfaçage entre l’ERP et Silae :

Tests unitaires Tests d’intégration Tests de non-régression Tests « de bout en bout »

Solution(s) et interface(s) corrigée(s) et opérationnelle(s)Bilan de la recette, incluant notamment le détail des demandes remontées et des corrections associéesDossiers de paramétrage, de conception et d’exploitation mis à jour



6.6.7. Phase TO1.4 : Formation Le Titulaire prépare et réalise les formations permettant la prise en main des modifications induites par

l’interfaçage entre l’ERP et Silae par les utilisateurs clés, leur supervision et leur exploitation par des

administrateurs fonctionnels et techniques.




Supports de formation à destination des utilisateurs clés spécifiques au contexte de Cap Sciences

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Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusFormation à l’exploitation et à l’administration du système





Supports des formations administrateur spécifiques au contexte de Cap SciencesManuel de paramétrage, d’administration et d’exploitation de la(s) solution(s) et des bases de données mis à jourFiches de présence et d’appréciation de la formation

Formation technique




Supports des formations techniques spécifiques au contexte de Cap SciencesManuel d’administration et d’exploitation de l’environnement de développement mis à jourManuels d’utilisation et d’administration des outils complémentaires éventuels

6.6.8. Phase TO1.5 : Mise en production et assistance au démarrage Le Titulaire prépare la mise en production de l’interfaçage entre l’ERP et Silae et construit le plan de démarrage.

Avec l’accord de Cap Sciences, le Titulaire déploie les réalisations associées et communique sur les résultats

obtenus.

Il assiste les utilisateurs durant la phase de démarrage afin de s’assurer de la bonne mise en place des nouveaux

processus.




Livrer et mettre en production les réalisations pour l’interfaçage entre l’ERP et Silae selon le plan de démarrage

Interface(s) livrée(s) et documentation associéeBilan du démarrage



6.6.9. Phase TO1.6 : Maintenance et assistance aux utilisateurs Le chapitre 6.8 Exigences en matière de maintenance d’assistance aux utilisateurs présente les exigences en


6.7.Tranche forfaitaire optionnelle n°26.7.1. Présentation générale de la tranche

Cette tranche forfaitaire optionnelle N°2 poursuit les objectifs suivants :

Prestations de mise en œuvre d’une solution SIRH, a minima pour la paie, et d’un interfaçage avec l’ERP

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En fonction du mode d’hébergement retenu, accès au progiciel SIRH ou acquisition des droits d’accès

(licences)

6.7.2. AffermissementL’affermissement de cette tranche reste à la maîtrise du pouvoir adjudicateur.

6.7.3. Phase transverse : Gestion de projet Le Titulaire étend son assistance au chef de projet Cap Sciences pour le pilotage du projet en intégrant le

chantier d’intégration d’une nouvelle solution SIRH et d’nu interfaçage avec l’ERP.


Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusSuivi de projet (uniquement pour l’intégration d’une solution SIRH, a minima pour la paie, et d’un interfaçage avec l’ERP)

Etablir et suivre le planning global du projet en collaboration avec le chef de projet Cap Sciences

Plan de Management de Projet actualisé (planning, plan d’action, suivi des risques, etc.)Supports et comptes rendus de réunions

Assurer la coordination des interventions




6.7.4. Phase TO2.1 : Cadrage de l’intégration d’une solution SIRH, a minima pour la paieLa phase de cadrage permet au Titulaire de lancer officiellement et de cadrer le chantier d’intégration d’une

solution SIRH, a minima pour la paie, et d’un interfaçage avec l’ERP.


Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusLancement du chantier


Cadrer le chantier Plan de management du projet actualisé

6.7.5. Phase TO2.2 : Réalisation de la solution SIRH, a minima pour la paieLa phase de réalisation permet au Titulaire de paramétrer l’ensemble des flux et des objets nécessaires au

déroulement des flux, de développer les interfaces et de mettre en place la gestion des utilisateurs et des droits

nécessaires pour l’exécution des tests sur le périmètre SIRH.

Le Titulaire exécute les scénarios de tests unitaires pour valider l’ensemble de ces réalisations.

Il complète et met à jour le dossier de paramétrage, le dossier de conception, le dossier d’exploitation ainsi que le

PCA et le PRA.


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Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusRéalisation des paramétrages

Paramétrer l'ensemble des flux et des objets nécessaires au déroulement des flux

Documentation de chaque paramétrage (flux, objets, MCD, rôles, utilisateurs, etc.)Cahier de tests d'intégration (plans)

Paramétrer les rôles et utilisateurs nécessaires à l’exécution de tests

Documenter les paramétrages

Réalisation des interfaces



Réalisation des états

Réaliser les états listés dans le cahier des charges Etats développés

Documentation des réalisations

Mettre à jour et finaliser la documentation des réalisations

Dossier de conception actualiséDossier de paramétrage actualiséDossier d’exploitation actualiséPCA actualiséPRA actualisé







6.7.1. Phase TO2.3 : Reprise des donnéesLa phase de reprise des données permet au Titulaire de définir et d’exécuter la stratégie de reprise des données

pour le périmètre SIRH.


Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusDéfinition de la stratégie de reprise des données




Rédiger les spécifications et le programme de reprise

Reprise des données





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6.7.2. Phase TO2.4 : Accompagnement à la recette La phase d’accompagnement à la recette permet au Titulaire de fiabiliser le périmètre SIRH par la réalisation

d’une série de plans de tests de plus en plus intégrés et transverses, y compris de tests de non-régression.





Apporter un support aux utilisateurs pendant la phase de recette des modifications induites par l’interfaçage entre l’ERP et Silae :

Tests unitaires Tests d’intégration Tests de non-régression Tests « de bout en bout »

Solution(s) et interface(s) corrigée(s) et opérationnelle(s)Bilan de la recette, incluant notamment le détail des demandes remontées et des corrections associéesDossiers de paramétrage, de conception et d’exploitation mis à jour



6.7.3. Phase TO2.5 : Formation Le Titulaire prépare et réalise les formations permettant la prise en main de la solution SIRH par les utilisateurs

clés, leur supervision et leur exploitation par des administrateurs fonctionnels et techniques.




Supports de formation à destination des utilisateurs clés spécifiques au contexte de Cap Sciences

Formation à l’exploitation et à l’administration du système





Supports des formations administrateur spécifiques au contexte de Cap SciencesManuel de paramétrage, d’administration et d’exploitation de la(s) solution(s) et des bases de données mis à jourFiches de présence et d’appréciation de la formation

Formation technique




Supports des formations techniques spécifiques au contexte de Cap SciencesManuel d’administration et d’exploitation de l’environnement de développement mis à jourManuels d’utilisation et d’administration des outils complémentaires éventuels

6.7.4. Phase TO2.6 : Mise en production et assistance au démarrage

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Le Titulaire prépare la mise en production du périmètre SIRH en fiabilisant de manière itérative la migration à

blanc. Il met à jour le plan de bascule en conséquence et construit le plan de démarrage.

Avec l’accord de Cap Sciences, le Titulaire réalise la bascule et communique sur les résultats obtenus puis

assiste les utilisateurs durant la phase de démarrage afin de s’assurer de la bonne prise en main de la nouvelle

solution et de la bonne mise en place des nouveaux processus.



Préparer et exécuter de manière itérative la migration à blanc par application du plan de bascule à la suite des tests fonctionnels Cap Sciences

Plan de bascule finalisé

Finaliser le plan de bascule


Livrer et mettre en production la solution SIRH selon le plan de démarrage

Application paramétrée et documentation associéeComptes rendus et résultats de la bascule



6.7.5. Phase TO1.6 : Maintenance et assistance aux utilisateurs Le chapitre 6.8 Exigences en matière de maintenance d’assistance aux utilisateurs présente les exigences en


6.8.Exigences en matière de maintenance d’assistance aux utilisateursLe Titulaire doit assurer une prestation de maintenance corrective, préventive et évolution du système, couvrant :

Le(s) progiciel(s) fourni(s)

Les adaptations et développements spécifiques réalisés dans le cadre du marché

Le Titulaire définit les procédures et les opérations de maintenance nécessaires, en assure la réalisation et le

contrôle. Pour chacune de ces opérations, il tiendra à jour un rapport d’intervention mis à la disposition de Cap

Sciences incluant :

Les dates et les heures de début et de fin de l’intervention

La nature et le bilan de l’intervention

Dans son offre, le candidat proposera une prestation de support aux utilisateurs finaux dans l’environnement de

production (phase de run). De manière générale, le niveau de service suivant est attendu pour la correction des

anomalies de production :

Criticité bloquante (dysfonctionnement ou arrêt des fonctionnalités ne permettant pas d’assurer la

continuité des activités) : demande de correction dans un délai maximum de 4 heures

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Criticité moyenne (continuité d’activité possible au moyen d’une exploitation dégradée de la solution) :

demande de correction dans un délai maximum de 24 heures

Criticité faible (continuité d’activité possible) : demande de correction dans un délai maximum de 5 jours

ouvrés

Dans le cadre de cet assistance, la date et l’heure de réception des demandes, quel que soit le mode de

communication, fera office de point de départ pour le délai de prise en compte de la résolution.

Le contrat de maintenance débutera :

- Dès la période de Vérification de Service Régulier (VSR) pour la tranche forfaitaire ferme en ce qui concerne

le périmètre fonctionnel et organisationnel à couvrir et perdurera jusqu’à la fin de l’accord-cadre

- Dès la période de Vérification de Service Régulier (VSR) pour la tranche forfaitaire optionnelle n°1 en ce qui

concerne le périmètre fonctionnel et organisationnel à couvrir et perdurera jusqu’à la fin de l’accord-cadre

- Dès la période de Vérification de Service Régulier (VSR) pour la tranche forfaitaire optionnelle n°2 en ce qui

concerne le périmètre fonctionnel et organisationnel à couvrir et perdurera jusqu’à la fin de l’accord-cadre

A l’échéance de l’accord-cadre et selon les besoins de Cap Sciences, une procédure négociée pourra être

établie afin de poursuivre la prestation de maintenance mise en œuvre dans le marché.


Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusSupport post-démarrage

Assister les utilisateurs pendant les premiers mois de démarrage (minimum 3 mois de garantie de la(des) solution(s))

Solution corrigéeBilan des anomalies de démarrage

Corriger les anomalies identifiées dans l’environnement de production

Tierce maintenance applicative (vision long terme sur l’environnement de production)

Assister pour la correction des anomalies identifiées (bugs, anomalies fonctionnelles, anomalies sur les données, etc.) dans l’environnement de production, après la période de garantie projet

Contrat de maintenancePlan de maintenance préventiveRapports périodiques d’interventions de maintenanceMises à jour de l’application (nouvelles versions, patchs correctifs) et documentation associée

Assurer la maintenance évolutive de l’application (mise en place de nouvelles fonctionnalités, développements spécifiques, etc.)

Accompagner Cap Sciences lors des montées de version de la(des) solution(s) installée(s)

Focus sur les exigences en termes de maintenance et d’assistance :

Il est demandé au candidat de proposer et de détailler la politique de garantie appliquée dans le cadre du

projet, et de décrire le contrat de TMA proposé, compte tenu du projet et des besoins spécifiés dans ce

document

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L’assistance doit être suffisamment dimensionnée (support de niveau 1, escalade niveau 2 et 3) pour

minimiser les risques potentiels liés au démarrage et à l’utilisation de la solution et intervenir dans les

délais fixés en cas d’incident

Le support devra être disponible en français

La réponse devra détailler les modalités d’assistance proposées en se reposant sur des objectifs chiffrés

dont (liste non limitative) :

o Garantie de temps d’intervention

o Garantie de temps de rétablissement

o Horaire d’ouverture du support et de l’assistance utilisateurs

o Planification des interventions sur la solution en horaires décalés

6.9.Prestations au bon de commande 6.9.1. Objectifs

Les prestations à bon de commande permettent de traiter les demandes de Cap Sciences pour enrichir les

services proposés par la(les) solutions livrée(s) et la formation pédagogique des utilisateurs non inclus dans le

périmètre des tranches forfaitaires fermes et optionnelles tel que décrit dans le présent document.

Ces prestations seront commandées sur la base d’unités d’œuvre et relatives à des prestations techniques

spécifiées dans le bon de commande. Le chiffrage de ces prestations sera basé :

Sur des prix au jour/homme pour les prestations complémentaires

Sur des prix utilisateur, selon le mode d’hébergement retenu pour chaque solution, pour l’obtention d’accès

supplémentaire au progiciel ou pour l’acquisition de licence complémentaire

Sur des prix forfaitaires pour la gestion de la réversibilité

6.9.2. Formation complémentaire des utilisateurs finauxLa liste des activités et des livrables associés à cette prestation au bon de commande est décrite ci-après :

BdC Prestations attendues Exemples de livrables attendusFormation des utilisateurs clés



d’organisation et de déroulement des formations utilisateur

L’ordre du jour détaillé des formations utilisateur

Les supports des formations utilisateur

Supports de formation à destination des utilisateurs clés spécifiques au contexte de Cap SciencesFiches de présence et d’appréciation de la formation

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6.9.3. Formation complémentaire des administrateurs fonctionnels et techniquesLa liste des activités et des livrables associés à cette prestation au bon de commande est décrite ci-après :

BdC Prestations attendues Exemples de livrables attendusFormation à l’exploitation et à l’administration du système






d’organisation et de déroulement des formations administrateur

L’ordre du jour détaillé des formations administrateur

Les supports des formations administrateur spécifiques au contexte de Cap Sciences

Manuel de paramétrage, d’administration et d’exploitation de la(s) solution(s) et des bases de donnéesFiches de présence et d’appréciation de la formation

6.9.4. Formation technique complémentaireLa liste des activités et des livrables associés à cette prestation au bon de commande est décrite ci-après :

BdC Prestations attendues Exemples de livrables attendusFormation technique





d’organisation et de déroulement des formations techniques

L’ordre du jour détaillé des formations techniques

Les supports des formations techniques

Manuel d’administration et d’exploitation de l’environnement de développementManuels d’utilisation et d’administration des outils complémentaires éventuels

6.9.5. Accompagnement et support complémentaires aux utilisateursLa liste des activités et des livrables associés à cette prestation au bon de commande est décrite ci-après :

BdC Prestations attendues Exemples de livrables attendusAccompagnement et support complémentaires aux utilisateurs

Assurer une assistance fonctionnelle aux utilisateurs à distance

Rapports d’activitéComptes rendus d’intervention

Assurer une assistance fonctionnelle aux utilisateurs sur site

Elaborer un support technico-fonctionnel pour débloquer des situations liées à des erreurs d’utilisation de la solution

6.9.6. Paramétrage complémentaire (complément fonctionnel ou édition)

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La liste des activités et des livrables associés à cette prestation au bon de commande est décrite ci-après :

BdC Prestations attendues Exemples de livrables attendusParamétrage complémentaire

Si applicable, réaliser une présentation avancée (sorte de préformation) des fonctionnalités de l’application du domaine à développer

Support de présentation des fonctionnalités de l’application

Préparer et animer des ateliers de conception avec l’équipe projet, couvrant le programme fonctionnel à développer (règles de codification, modes de fonctionnement, résultats attendus, etc.)

Ordre du jour détaillé des ateliers de conceptionSupports et comptes rendus des ateliers de conception, précisant les actions à mener côté MOA et notamment les attendus en matière de production de données

Rédiger les dossiers de spécifications fonctionnelles couvrant le programme fonctionnel à développer

Dossier de conception générale, incluant a minima :

Les spécifications fonctionnelles Les règles de codification Les tables de paramètres Le plan de développement, le

chiffrage et le planning associés

Registre actualisé des adaptations de paramétrage de la solution

Opérer les paramétrages de l’application sur la base des spécifications détaillées obtenues lors de l’étape précédente :

Réalisation et test des adaptations de l’application conformément au dossier de conception générale

Documentation des adaptations dans un registre des adaptations

6.9.7. Développement spécifique complémentaireLa liste des activités et des livrables associés à cette prestation au bon de commande est décrite ci-après :

BdC Prestations attendues Exemples de livrables attendusDéveloppement spécifique complémentaire







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BdC Prestations attendues Exemples de livrables attendus Les spécifications fonctionnelles Les règles de codification Les tables de paramètres Le plan de développement, le


Registre actualisé des développements spécifiques

Réaliser les développements spécifiques : Définition et conception des

développements spécifiques éventuellement identifiés lors de l’étape précédente

Réalisation et test des développements spécifiques

Documentation des développements spécifiques dans un registre des développements spécifiques

6.9.8. Développement d’interface complémentaireLa liste des activités et des livrables associés à cette prestation au bon de commande est décrite ci-après :

BdC Prestations attendues Exemples de livrables attendusDéveloppement d’interface complémentaire







Les spécifications fonctionnelles Les règles de codification Les tables de paramètres Le plan de développement, le


Registre actualisé des développements d’interfaces

Réaliser les développements des interfaces : Etude des systèmes applicatifs à

interfacer Réalisation et test des interfaces et demi-

interfaces Documentation des interfaces et demi-

interfaces

6.9.9. Préparation à la reprise de données complémentaireLa liste des activités et des livrables associés à cette prestation au bon de commande est décrite ci-après :

Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusPréparation à la reprise des données complémentaire




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Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusRédiger les spécifications et le programme de reprise

6.9.10. Assistance à la reprise de données complémentaireLa liste des activités et des livrables associés à cette prestation au bon de commande est décrite ci-après :

Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusAssistance à la reprise des données complémentaire





6.9.11. Accès complémentaire (abonnement)La liste des activités et des livrables associés à cette prestation au bon de commande est décrite ci-après :

Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusAccès complémentaire (abonnement)

Fournir un abonnement supplémentaire sur le périmètre fonctionnel à couvrir selon le profil utilisateur demandé

Abonnement


Dans son offre, le candidat détaillera pour chaque solution Web hébergée les prix des accès

complémentaires par profil utilisateur

Si applicable, il segmentera ces prix en fonction du modèle de tarification (ex : tranches de nombre

d’utilisateurs, etc.)

6.9.12. Acquisition de droit d’accès complémentaire (licence)La liste des activités et des livrables associés à cette prestation au bon de commande est décrite ci-après :

Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusAcquisition de droit d’accès complémentaire (licence)

Fournir une licence supplémentaire sur le périmètre fonctionnel à couvrir selon le profil utilisateur demandé

Licence


Dans son offre, le candidat détaillera pour chaque solution à acquérir par Cap Sciences les prix des

licences complémentaires par profil utilisateur

Si applicable, il segmentera ces prix en fonction du modèle de tarification (ex : tranches de nombre

d’utilisateurs, etc.)

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6.9.13. Réversibilité Lorsque le Titulaire est remplacé par un acteur tiers sur son périmètre d’intervention, il effectue auprès des

nouvelles équipes le transfert des compétences nécessaires.

Ce transfert de compétences doit intégrer à minima les actions suivantes :

Mise à disposition de la documentation :

o La documentation existante sur les différentes applications maintenues doit être transférée au futur

prestataire

o Le Titulaire s’assure au préalable que l’ensemble de la documentation à transférer a été mise à

jour et est exploitable

Cadrage du transfert des compétences :

o Des séances de transfert de compétences sont à organiser pour permettre les échanges sur les

différents volets du périmètre d’intervention

Intervention conjointe des équipes :

o Durant la phase d’intervention conjointe, les équipes du futur prestataire montent progressivement

en compétences sur les différents sujets

o Les équipes du Titulaire les accompagnent, tout en conservant leurs responsabilités sur

l’ensemble du périmètre

Afin d’anticiper au mieux cette possibilité et d’assurer qu’au cours de la prestation aucune compétence ni

processus ne puisse se trouver à terme intransférable, le Titulaire doit élaborer un plan de réversibilité durant la

phase d’initialisation de la tranche forfaitaire ferme et le faire valider dans le cadre du PAQ.

Ce plan de réversibilité permet d’identifier les secteurs clefs de réversibilité sur lesquels il convient d’être vigilant

et d’anticiper tout au long de la prestation, et d’en optimiser le contenu et le déroulement type.

La liste des activités et livrables associés est synthétisée ci-après :

Phase Prestations attendues Exemples de livrables attendusRéversibilité Mettre à jour les ressources documentaires Plan de réversibilité remis à jour

Préparer et animer des réunions de cadrage du transfert de compétences

Dossier documentaire de transfert de compétences

Préparer et animer des séances de coaching et d’accompagnement des futures équipesEvaluer le degré d’appropriation par les futures équipes

Rapport d’évaluation du transfert de compétences


Dans son offre, le candidat détaillera le prix forfaitaire de la réversibilité pour chaque tranche ferme et

optionnelle

6.9.14. Unité d’œuvre à activerLes unités d’œuvre à activer sont précisées dans le tableau ci-dessous :

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Type de prix Référence Définition UnitéPrix par profil Prestation sur site

PSS1 Directeur de projet Jour/homme

PSS2 Chef de projet Jour/homme

PSS3 Consultant Jour/homme

PSS4 Développeur Jour/homme

PSS5 Formateur Jour/homme

PSS6 Autre profil (à compléter) Jour/homme

Prestation hors site

PHS1 Directeur de projet Jour/homme

PHS2 Chef de projet Jour/homme

PHS3 Consultant Jour/homme

PHS4 Développeur Jour/homme

PHS5 Formateur Jour/homme

PHS6 Autre profil (à compléter) Jour/homme

Prix droit d’accès

Solution SaaS hébergée

AB1 Accès solution (à détailler pour chaque solution en précisant le modèle de tarification : profil utilisateur, nombre d’utilisateurs, etc.)

Abonnement

Solution acquise (on premise)

LI1 Licence solution (à détailler pour chaque solution en précisant le modèle de tarification : utilisateurs nommés, utilisateurs simultanés, etc.)

Licence/forfait

Prix par prestation

Réversibilité

RTF1 Gestion de la réversibilité pour la tranche ferme

Forfait

RTO1 Gestion de la réversibilité pour la tranche optionnelle n°1

Forfait

RTO2 Gestion de la réversibilité pour la tranche optionnelle n°2

Forfait

6.10. Organisation projet 6.10.1. Structures de pilotage

Les réunions auront lieu au Hangar 20, à Bordeaux. L’organisation matérielle de ces réunions (réservation de

salles, convocation) sera prise en charge par Cap Sciences.

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Un comité projet se tiendra toutes les semaines et réunira les membres de l’équipe projet qui ont été impliqués

dans les travaux de la période, ou qui vont être impliqués dans une période à venir autour du chef de projet Cap

Sciences, du chef de projet de l’équipe du Titulaire et un chef de projet AMOA.

Cette réunion, d’une durée de 1h30 maximum, permettra de maintenir la cadence du projet et aura pour objectif

de partager les données d’avancement de chaque membre de l’équipe afin de mettre à jour les outils de pilotage

du projet et d’effectuer un suivi des points durs (identification, recensement, affectation à un responsable, état

d’avancement de la résolution du point).

Un comité de pilotage se tiendra tous les mois et réunira le Comité de Direction et le chef de projet Cap

Sciences, le chef de projet de l’équipe du Titulaire et un chef de projet AMOA.

Celui-ci aura pour objectif de vérifier l’alignement du projet avec les objectifs de Cap Sciences, de valider les

différents jalons projet et de prendre les décisions clés en termes de périmètre, de coûts et de délais.

6.10.2. Equipe projet et ressources mises à disposition par le candidatDans son offre, le candidat précisera l’organisation projet envisagée.

Ainsi, il présentera l’équipe pressentie sur le projet, en indiquant notamment pour chaque membre de l’équipe :

Sa fonction au sein de l’équipe

Ses compétences au regard des besoins du projet

Son expérience

Les CV des ressources proposées, techniques et fonctionnelles, doivent être fournis dans l’offre.

6.11. Moyens à mettre en œuvre pour l’exécution des prestations 6.11.1. Moyens humains

Le Titulaire rend opérationnel son équipe dès le début d’exécution des prestations.

Le Titulaire a une obligation de résultat pour l’ensemble des missions qui lui sont confiées sauf exceptions

expressément prévues dans les pièces contractuelles de l’accord-cadre.

En cas de remplacement d’un membre de l’équipe dédiée ou du chef de projet, le titulaire s’engage à proposer à

Cap Sciences une personne possédant des compétences et un niveau d’expérience équivalente.

6.11.2. Moyens matérielsLe Titulaire mettra en place une adresse mail permettant de communiquer directement avec tous les membres

des équipes en place indépendamment de l’organisation de ce dernier.

L’ensemble des travaux de développement (paramétrage, tests unitaires, etc.) seront réalisés par le Titulaire

dans l’environnement d’intégration dont il assurera le maintien en conditions opérationnelles et la mise à jour

progiciel.

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Le Titulaire prend à sa charge l’équipement en postes de travail, outils de développement, postes et moyens

connexes (serveurs, progiciels, etc.), pour toutes les ressources impliquées dans la prestation.

Le Titulaire doit être équipé dès la phase d’initialisation et fait évoluer le cas échéant ses moyens pour rester en

conformité avec ceux de Cap Sciences.

6.12. Plan d’Assurance QualitéUn Plan d’Assurance Qualité précisera l’organisation d’ensemble du Titulaire et les principes d’Assurance de la

Qualité auxquels les intervenants doivent répondre. Il sera rédigé lors de la phase d’initialisation de la tranche

forfaitaire ferme (cf. 6.5.3 Phase TF.1 : Initialisation du projet).

Dans son offre, le candidat fournira le PAQ qu’il compte mettre en œuvre pour cet accord-cadre.

Le PAQ devra notamment inclure :

La description du projet et des résultats attendus, en termes de produits et de prestations

La description de l’organisation mise en place autour du projet :

o Détail des rôles et responsabilités de chacun des acteurs

o Description des instances projet

La description de la démarche de déploiement :

o Planning général du projet

o Détail des phases du déploiement, en termes de prestations, livrables et moyens mis en œuvre

La description de la démarche de conduite du projet :

o Détail des actions et outils de suivi du projet

o Description de la démarche qualité (suivi des livraisons, suivi des risques, gestion documentaire,

traitement des non-conformités, etc.)

o Logistique du projet (modes de communication, lieux de réunion, etc.)

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7. ANNEXES7.1.Logigrammes - Légende

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7.2.Méthode MoSCoWLes exigences exprimées par Cap Sciences sont classées selon la méthode MoSCoW :

M : « Must have this » - la solution doit impérativement couvrir le besoin, avec recours à des

développements spécifiques si nécessaire

S : « Should have this if at all possible » - si l’outil ne couvre pas le besoin, des moyens de contournement

doivent être proposés pour répondre à la demande

C : « Could have this if it does not affect anything else » - la couverture du besoin par la solution serait

appréciée dans une optique de confort

W : « Won't have this time but would like in the future » - la fonctionnalité est intéressante mais pourrait

être traitée dans une version ultérieure de l’application

7.3.Nomenclature des exigences Chaque fonctionnalité est identifiée de manière unique par un code composé de 3 trigrammes séparés par des

caractères « _ » :

Trigramme n°1 : identification du domaine fonctionnel (ex : « AFF » pour la gestion des affaires)

Trigramme n°2 : identification du sous-domaine fonctionnel (ex : « DEV » pour la gestion des devis)

Trigramme n°3 : numéro de la fonctionnalité ou de l’élément en sortie pour le domaine et le sous-domaine

fonctionnels concernés (ex : « F02 » pour la fonctionnalité n°2, « E04 » pour l’élément en sortie n°4)

7.4.Glossaire

ANSSI Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’InformationBDC Bon de commandeBL Bon de LivraisonCCTP Cahier des Clauses Techniques ParticulièresCGA Conditions Générales d'AchatsCRM Customer Relationship ManagementCSTI Culture scientifique, technique et industrielleEDI Echange de Données InformatiséERP Enterprise Resource PlanningHTTPS HyperText Transfer Protocol SecureOD Opération DiverseRGPD Règlement Général sur la Protection des DonnéesSI Système d’InformationSLA Service Level AgreementTMA Tierce maintenance applicativeURL Uniform Resource LocatorVPN Virtual Private NetworkVSR Vérification de Service Régulier

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