Carte affaires achats American ExpressMD Guide de l ... · 6 Ressources pour l’administrateur du programme RESSOURCES CLÉS Site Web American Express @ WorkMD Les demandes touchant

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Carte affaires achats American ExpressMD

Guide de l’administrateur du programme (Canada)

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Contenu

Aide-mémoire

4 Introduction

6 Ressources clés

8 Facturation et paiement

Administration du programme

12 Rôles et responsabilités

18 Types de comptes

24 Établissement de la structure de votre programme

26 Sélection d’un cycle de facturation

28 Établissement de mécanismes de contrôle de programme

30 Émission de la Carte ou création du compte

34 Communication relative aux Cartes/comptes

Outils et rapports

36 Gestion du programme – American Express @ Work

38 Rapprochement financier

44 Rapports

48 Service Mon compte et relevés en ligne

50 Protocole TLS (Transport Layer Security)

52 Outil de chiffrement du courriel

3

Croissance du programme

Pratiques optimales de Carte affaires achats 54

Exemple de produits et services appropriés 62

Données fournies par les marchands et acceptation 64

Solution de paiement électronique interentreprise 65

Matériel de communication

Aperçu du modèle de plan de communication – employés 66

Aperçu du modèle de plan de communication – fournisseurs 68

Annexe

Codes de catégorie de marchand (MCC) 70

En raison de la nature concurrentielle du présent document, les renseignements qu’il renferme sont confidentiels et privatifs et ne peuvent

être copiés, imprimés ou autrement reproduits sans le consentement exprès et écrit d’American Express. Les renseignements que

contient le présent document sont assujettis aux dispositions sur la confidentialité énoncées à la fin du présent document. Veuillez

consulter ces dispositions. © American Express, 2011.

4

INTRODUCTION

Le contrôle des dépenses indirectes représente depuis longtemps un objectif stratégique pour les entreprises florissantes. Depuis plus d’une dizaine d’années, la Carte affaires achats American ExpressMD

a aidé un grand nombre de ces entreprises à être exemplaires en matière de contrôle des dépenses d’approvisionnement. Elle a l’avantage de remplacer les chèques en papier par un traitement en ligne, de réduire les dépenses administratives, d’améliorer les opérations de rapprochement, d’accroître la qualité des données et de permettre des économies substantielles

Aide-mémoire

« Une carte achats est un type de carte de crédit commerciale (par

opposition à une carte de crédit grand public) utilisé par les

entreprises pour le paiement de biens et services. »

– National Association of Purchasing Card Professionals

Face à un mode d’approvisionnement de plus en plus complexe, les entreprises recherchent le programme simple, mais éprouvé, qui leur assurera un contrôle accru sur leurs dépenses et un meilleur respect de leurs lignes directrices. La fonction approvisionnement ne cesse d’évoluer et American Express est le moteur de cette transformation.

Créée spécialement pour les besoins des achats d’entreprise, la Carte affaires achats American Express vous assure de tirer le maximum de votre programme d’achats, en fournissant des mécanismes de contrôle adaptés à vos besoins, des outils qui favorisent le respect des lignes directrices, des rapports pouvant donner lieu à des interventions de suivi et une mise en œuvre et une intégration transparentes pour les utilisateurs.

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Votre entreprise peut utiliser le présent guide pour:

• Comprendre les caractéristiques et les avantages de la Carte affaires achats American Express;

• Cerner les exigences importantes qui l’aideront pendant l’évaluation, la conception, la mise en service et l’expansion de son programme Carte affaires achats;

• Aider à la gestion quotidienne de son programme Carte affaires achats.

6

Ressources pour l’administrateur du programme

RESSOURCES CLÉS

Site Web American Express @ WorkMD

Les demandes touchant le programme doivent être

présentées dans le module Gestion de programme en

ligne du portail American Express @ Work.

Exceptions : la création ou la suppression de

restrictions liées aux fournisseurs privilégiés et les

comptes de contrôle de structure doivent être gérés

directement avec l’équipe de service du

l’administrateur de programme.

www.americanexpress.ca/atworkouvrirunesession

www.americanexpress.ca/atworklogin

Soutien American Express @ Work

Questions relatives à l’accès ou à la navigation, à la

Gestion de programme en ligne ou à la production de

rapports Information @ Work

Téléphone : 1 866 568-0308

(8 h – 20 h HE, lun – ven)

Rapports personnalisés American Express @ Work

Renseignements sur les questions d’accès ou de

navigation, modification de rapports

Téléphone : 1 800 267-2585

(8 h 30 – 16 h 30 HE, lun – ven)

Adresse électronique : [email protected]

Service aux administrateurs du programme

Aide pour les questions courantes sur le

fonctionnement du programme : demande ou

annulation de Carte et changements (limites de crédit,

adresse, paramètres par défaut), transfert de compte

de contrôle élémentaire, restrictions relatives aux

fournisseurs privilégiés (nouvelle liste de fournisseurs

privilégiés, tenue à jour), paiement centralisé,

facturation

Téléphone : 1 866 568-0308

Télécopieur : 905 474-8982

(8 h – 20 h HE, lun – ven)


Nouvelles demandes

Demandes en ligne – à présenter dans American

Express @ Work

Demandes sur formulaire – par télécopieur

Remarque : délai de traitement de 7 à 10 jours

ouvrables

Téléphone : 1 866 568-0308

Télécopieur : 1 800 685-0534

(8 h – 20 h HE, lun – ven)

Aide-mémoire

7

Site Web Corporate Account Reconciliation (CAR)

Remarque : le choix de la langue d’affichage du site

peut être effectué au moyen de la boîte à menu

déroulant dans la section d’ouverture de session

Corporate Account Reconciliation American Express

@ Work de la page d’accueil.

https://amex.iers.ihost.com

Soutien pour CAR

Questions d’accès ou de navigation, questions

générales sur CAR

Téléphone : 1 800 267-2585

(8 h 30 – 16 h 30 HE, lun – ven)


Ateliers pour l’administrateur du programme

Webinaires généraux mensuels portant sur divers

sujets, comme la Gestion du programme et les

rapports personnalisés American Express @ Work

www.americanexpress.com/paworkshops

Ressources pour les titulaires de Carte

Service à la clientèle 24 heures sur 24

Demandes de renseignements généraux, Cartes

perdues ou volées, remplacement d’urgence de la

Carte

Téléphone : 1 800 716-6661 ou

Communication internationale : 905 474-9329 (frais virés)

Service Mon compte

Accès en ligne au compte-Carte affaires achats,

24 heures sur 24, 7 jours sur 7 : relevé en ligne,

opérations du compte, alertes du compte, etc.

www.americanexpress.ca/ouvrirmoncompte

www.americanexpress.ca/myaccountlogin

Ressources pour l’administrateur du programme (suite)

8

FACTURATION ET PAIEMENT

La facturation de la Carte affaires achats est assurée par un processus centralisé de facturation et de paiement. À la fin de chaque cycle de facturation mensuel, les titulaires de Carte ou les détenteurs de compte peuvent afficher un relevé mensuel en ligne aux fins de consultation seulement. American Express poste une facture ou un relevé mensuel regroupant l’ensemble des opérations effectuées au destinataire désigné de l’entreprise. Sur réception, le client procède au rapprochement des dépenses et doit payer le solde intégral à American Express, généralement dans les 14 jours civils suivants.

Mode de paiement

Il existe quatre modes de paiement pour les comptes-Cartes affaires achats American Express

• Transfert électronique de fonds (TEF)

• Virement télégraphique

• Échange de données informatisées (EDI)

• Chèque (autorisation d’American Express requise)

Paiements électroniques

• À la mise en service initiale, American Express fournit à votre entreprise les renseignements bancaires de la Banque Amex du Canada (numéros d’acheminement et de compte*, etc.)

Aide-mémoire

• En fonction de l’échéance de paiement, votre entreprise doit prévoir le virements de fonds et envoyer à la Banque Amex du Canada un préavis de versement par courriel ou télécopieur, faisant état du montant, de la date de valeur du virement, du numéro de paiement et du numéro de chargement de l’entreprise.

• Le numéro de paiement (remise) de l’entreprise est le numéro de compte de contrôle intermédiaire dans la structure de la Carte d’affaires achats. Le numéro de chargement est le code de client unique attribué au fichier de paiement interne.

Le fichier de paiement interne est utilisé pour le traitement des paiements des soldes de compte-Carte impayés figurant sur le relevé mensuel.

• Le virement et le préavis doivent parvenir avant 10 h HE à la date de valeur pour les paiements devant être inscrits dans les 24 à 48 heures.

• Sur réception du virement, la Banque Amex du Canda en vérifie la concordance avec le montant du préavis et celui du fichier de paiement interne. Si ces montants concordent, le paiement est inscrit au solde de compte impayé.

• Il est recommandé qu’un essai initial de 0,01 $ soit effectué pour s’assurer que la transmission de fonds se déroule bien.* Communiquez avec votre représentant American Express pour connaître

les renseignements bancaires nécessaires aux virements électroniques

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Pour obtenir une

copie papier d’un

exemple de préavis

de paiement,

communiquez avec

votre représentant

American Express

EXEMPLE – PRÉAVIS DE VEF / VIREMENT TÉLÉGRAPHIQUE

Banque Amex du Canada – Services bancaires

Télécopieur : 905 940-7687


et [email protected]

Pour qu’ils soient affichés dans un délai de 24 à 48 heures, les

paiements électroniques, comprenant les virements de fonds et les

avis, doivent avoir été reçus par la Banque Amex du Canada –

Services bancaires avant 10 h HE.

L’avis envoyé par télécopieur ou par courriel doit :

• être imprimé sur papier à en-tête de l’entreprise ou porter le nom de

celle-ci, et

• contenir le nom d’une personne-ressource à joindre si nécessaire.

• Le montant total en dollars du virement de fonds doit être égal au

montant total exigible figurant sur le relevé de la Carte affaires

achats pour que le paiement de l’entreprise s’applique.

Montant du virement :______________________________________

Date de valeur :___________________________________________

Numéro de paiement American Express de l’entreprise :___________

Numéro de chargement American Express :_____________________

Nom de l’entreprise : _______________________________________

Nom de la personne-ressource :______________________________

Téléphone :______________________________________________

Adresse électronique : _____________________________________

Envoyé à

Renseignements sur le paiement

Renseignements sur le paiement – Carte affaires achats

Renseignements sur la personne-ressource de l’entreprise

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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Paiements par chèque

En guise de pratique optimale, American Express recommande le paiement électronique comme mode de paiement désigné. Si un paiement par chèque est nécessaire, compte tenu des besoins d’affaires de votre entreprise, l’autorisation d’American Express est requise.

Adresse postaleBanque Amex du CanadaPaiements CAA – Services bancairesCode interne : 62-02-1111211, rue Dennison, bureau 18Markham (Ontario)L3R 4B3

Sur le chèque, veuillez inscrire le numéro de chargement (code de client unique attribué au fichier de paiement interne).

Les chèques doivent parvenir de 48 à 72 heures avant l’échéance du paiement.

Aide-mémoire

FACTURATION ET PAIEMENT

Paiements en ligne – il est si simple de payer à temps

• Une fois votre compte configuré, vous pouvez fixer des paiements à l’avance, en étant assuré qu’ils seront effectués à temps

• Comme les paiements en ligne sont plus rapides, vous pouvez payer à une date plus rapprochée de l’échéance, sans vous soucier des frais moratoires éventuels

• Actualisation du crédit disponible dans les 72 heures suivant le paiement des comptes-Cartes affaires achats

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Vos paiements en ligne sont sécurisés

• Comme partenaire de paiement de confiance, nous savons que la sécurité est importante pour vous

• Lorsque vous vous inscrivez, votre entreprise sélectionne un employé pour tenir à jour les renseignements bancaires et autoriser les autres employés à payer en ligne

• Cette séparation des tâches rend également les Paiements en ligne conformes à la Loi Sarbanes-Oxley

Paiements en ligne

Les Paiements en ligne sont un nouvel outil qui permet à une entreprise de payer un ou plusieurs comptes-Cartes commerciales (V et R et achats) par Internet à l’aide de la Gestion de programme en ligne d’American Express @ Work. Avec les Paiements en ligne, vous pouvez contrôler davantage les dépenses de votre entreprise et éviter des frais moratoires en effectuant vos paiements à temps. Les paiements sont traités dans les 24 à 48 heures.

Les Paiements en ligne sont un outil rapide et facile

• Cherchez des comptes, des échéanciers ou présentez des paiements immédiats

• Affichez l’historique de paiement en ligne –24 heures sur 24, 7 jours sur 7, dans American Express @ Work

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RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Administrateur du programme

• Gérer l’adhésion, l’acceptation et la présentation des fournisseurs à American express; tenir à jour la liste des fournisseurs privilégiés

• Annuler les Cartes des employés ayant quitté leur emploi

• Tenir à jour les babillards électroniques, les sites intranet, etc.

• Effectuer régulièrement des analyses de programme (fournisseurs auxquels on a eu recours, fournisseurs privilégiés, etc.)

• Servir d’intermédiaire secondaire pour les questions ou problèmes touchant des fournisseurs en particulier

• Servir d’intermédiaire secondaire pour la haute direction/American Express

• Mettre à jour et distribuer les statistiques du programme

• Administrer CAR (rapprochement mensuel en ligne, ajout de nouveaux utilisateurs, etc.)

Ces descriptions sont

conçues pour vous

aider à comprendre la

participation éventuelle

de certaines personnes

clés de votre entreprise

à votre programme

Carte affaires achats.

Selon la structure

interne de l’entreprise,

l’ampleur et les buts du

programme, certaines

personnes (membres

des RH, de la

vérification, etc.)

peuvent ne participer

au programme que sur

demande.


• Être la principale personne-ressource pour les questions des titulaires de Carte, etc.

• S’occuper de la formation et des communications pour les titulaires

• Autoriser American Express à traiter les demandes, à modifier les profils, à demander des utilisateurs d’American Express @ Work supplémentaires, etc.

• Présenter des demandes de Carte à American Express

• Tenir à jour les fichiers de titulaires de Carte

• Valider l’octroi du pouvoir d’autorisation pour les approbateurs de nouvelles demandes et de changements de limite

• Être la principale personne-ressource pour American Express relativement aux demandes, aux modifications de profil, aux limites par opération, etc.

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• Veiller à ce que le rapprochement des dépenses soit effectué en temps utile et de façon complète, suivant les lignes directrices et les processus

• Effectuer des vérifications aléatoires des opérations pour s’assurer de leur conformité aux lignes directrices

Gestionnaire du programme

• Être responsable de la stratégie, des buts, des lignes directrices et des processus du programme

• Définir et approuver les utilisations supplémentaires de la Carte

• Gérer les intervenants

• Établir les objectifs du programme, en assurer le suivi et en faire rapport (statistiques)

• Élaborer une stratégie de communication de programme (méthodologie, véhicules, fréquences, etc.)

• Assumer ou déléguer la responsabilité d’applications « spéciales »

• Communiquer les pratiques optimales de la Carte affaires achats

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Supérieur du titulaire

• Cerner des titulaires de la Carte ou approuver leur adhésion et autorise des changements de limite de crédit en vertu d’une délégation de pouvoirs d’autorisation

• Approuver le relevé mensuel ou les opérations des titulaires de la Carte

• Régler les questions de conformité avec les titulaires de la Carte, selon les lignes directrices et les processus de l’entreprise

• Veiller à l’annulation et au retour de la Carte lorsqu’un employé est muté ou qu’il quitte l’entreprise

• Acheminer les renseignements de rapprochement mensuels des dépenses aux Comptes fournisseurs ou aux Finances pour archivage des dossiers

• Si les utilisateurs désignés sont titulaires d’une « Carte de service », s’assurer qu’ils reçoivent tous une formation sur le programme Carte affaires achats

Titulaire de la Carte

• Remplir la demande d’adhésion/convention du titulaire de la Carte et participer à la formation

• Respecter les lignes directrices et les processus du programme

• Utiliser la Carte affaires achats seulement pour les achats autorisés


Administrateur du système CAR

• Attribuer l’accès aux utilisateurs d’un niveau supérieur à celui de titulaire de Carte

• Fournir aux utilisateurs une formation sur les fonctionnalités

• Gérer les paramètres par défaut de la Carte, les données comptables, l’information de mappage et les fichiers de validation (le cas échéant)

• Générer un rapport des exceptions sur les opérations

• Déterminer le cycle des opérations

• Créer un fichier de sortie

• S’assurer que les commandes de biens et services sont complètes et communiquer avec le fournisseur dès que possible en cas d’erreur

• Travailler avec le fournisseur pour résoudre rapidement toute contestation d’opération (dans les 30 jours, autant que possible)

• Conserver les pièces justificatives appropriées (reçus, bordereaux d’emballage, autorisations, etc.) pour les vérifications de cycle de facturation mensuel ou les examens de vérification

• Effectuer le rapprochement du cycle de facturation mensuel tel que prévu dans le guide des lignes directrices et des processus

• Retourner la Carte affaires achats lorsqu’il est promu ou muté dans un autre service, ou lorsqu’il quitte son emploi

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Achats

• Assurer l’adhésion au programme par les hauts dirigeants des fournisseurs

• Collaborer à la conception du programme avec le gestionnaire du programme

• Définir les fournisseurs cibles

• Développer du matériel de communication à l’intention des acheteurs et des fournisseurs

Comptes fournisseurs et Finances

• Effectuer la comptabilité et l’analyse financière

• Effectuer le téléchargement mensuel des données CAR dans le grand livre et le rapprochement des factures American Express

• Assurer la mise à jour de CAR (tables de validation, etc.)

• Assurer la conformité aux exigences fiscales/comptabilité d’exercice

• Être la principale ressource pour les questions comptables et fiscales; ressource secondaire pour les hauts dirigeants, les contrôleurs et American Express

• Recevoir et archiver les notes de frais et les pièces justificatives des titulaires de la Carte

• Coordonner les questions comptables/financières avec le gestionnaire du programme (hausse de la limite de capitalisation, changements universels de limites de Carte, etc.)

• Participer à l’élaboration de méthodes de formation et de communication pour les utilisateurs

• Examiner le processus de collecte d’information et de production de rapports

• Faire la promotion du programme auprès des acheteurs et des fournisseurs; assurer la formation des acheteurs

• Examiner les rapports de dépenses par fournisseur

• Assumer la responsabilité des Cartes de fournisseur

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Communications internes et formation

• Préparer du matériel de marketing, de communication et de formation

Gestionnaire du budget (contrôleur)

• Examiner les réimputations des titulaires de la Carte

• Aider le gestionnaire du programme à résoudre les problèmes de rendement du programme

• Examiner et signer les rapports d’activité et d’exceptions pour le site

• Approuver les opérations et les changements de limites de compte-Carte

• Surveiller et régler les questions de conformité avec les supérieurs des titulaires de la Carte

• Assurer les opérations de vérification de base

• Appliquer des sanctions en cas d’infraction

Vérification et contrôle interne

• Examiner les mécanismes de contrôle et les limites

• Établir les exigences de vérification propres au programme

• Effectuer des vérifications périodiques touchant les titulaires de la Carte pour assurer la conformité au programme

Technologie de l’information

• Déterminer la source ou la méthode d’obtention de données requises par les membres de l’équipe; collecter les données d’achats détaillées

• Élaborer le processus d’interface avec CAR

• S’occuper des autres questions d’intégration de système

Planification des matériaux et logistique

• Représenter le groupe des utilisateurs de l’établissement et participer à la conception générale du programme

• Cerner les problèmes d’expédition et de réception

• Faciliter les progrès des utilisateurs finaux

Ressources humaines

• Assurer la conformité de la procédure avec la réglementation des RH

• Défendre les intérêts des employés

• Faciliter la préparation des documents d’adhésion des employés

• Transmettre à l’administrateur du programme un rapport des employés ayant quitté leur emploi

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Les Cartes affaires achats peuvent être utilisées au point de vente ou

comme numéro de Carte ou de compte. Des solutions avec ou sans

carte matérielle peuvent être utilisées pour simplifier les processus et

ajouter des mécanismes de contrôle à différents types de dépenses.

Paiement

à

l’expédition

Paiement

à la

facturation

Paiement

à la

commande

Rapproche-ment

Réception de facture

Bon de commande

Traitement Réception de marchandises

Demande

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TYPES DE COMPTE

Dans la conception d’un programme Carte affaires achats, une entreprise doit établir le(s) type(s) de comptes qui sont nécessaires pour la gestion de ses processus d’achat.

Comptes classiques Numéro de compte émis pour un employé en particulier pour ses besoins d’achats, à utiliser avec de multiples fournisseurs. Généralement, une carte en plastique est émise au nom de l’employé.

Comptes virtuels (sans Carte) Numéro de compte émis pour répondre aux besoins d’achat centralisés (carte Comptes fournisseurs, carte de fournisseur, carte de réunion, carte de service, etc.)

Comptes classiques Comptes virtuels (sans Carte)

Émission au nom d’un employé en particulier Émission pour un fournisseur, un service,

une réunion, etc. en particulier

L’employé utilise le compte pour de multiples

fournisseurs

De multiples employés peuvent effectuer

des achats gérés dans un compte unique

L’employé est responsable du

rapprochement

Un responsable de compte désigné est

chargé de la gestion et du rapprochement

L’employé est responsable de la sécurité de

la Carte/du compte

Les employés qui utilisent le compte ne sont

pas informés du numéro de compte.

Généralement, cette information n’est

divulguée qu’au responsable de compte

désigné.

Des contrôles de programme sont établis

pour répondre aux besoins d’achat des

employés, en fonction des lignes directrices

et des processus de l’entreprise

Des contrôles de programme sont établis

pour limiter ou cerner le type d’achats qui

sont autorisés pour le compte


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TYPE DE COMPTE – CLASSIFICATION

Stratégie client

• Une Carte/un compte individuel est utilisé(e) par un employé chargé d’acheter des biens et services au nom de l’entreprise.

• Les titulaires de la Carte doivent être choisis en fonction de leurs besoins professionnels.

• Le client considère qui effectue des achats dans son processus d’approvisionnement existant.

• Vos employés et fournisseurs doivent absolument comprendre les avantages du programme Carte affaires achats American Express et leur rôle dans sa réussite.

Démarche de mise en œuvre

• Le client collabore avec American Express pour le mappage de ses processus de commande, de rapprochement et de paiement afin de déterminer la configuration du programme.

• Le nombre de Cartes émises est basé sur la façon dont l’entreprise structure le programme.

• American Express et le client travaillent ensemble à surveiller et à évaluer la mise en œuvre.

• La communication est un élément clé de la réussite de la mise en œuvre d’un programme.

Individuel

Définition : Carte ou compte émis pour un employé, pour son utilisation exclusive. Peut être codée avec l’information de compte par défaut spécifique de l’utilisateur (centre de coûts, unité d’affaires, code d’entreprise, service, etc.).

Options d’utilisation : le titulaire utilise la Carte pour payer tous les achats désignés correspondant aux lignes directrices du programme et aux limites de crédit établies. Ne peut être utilisé par quelqu’un d’autre.

Fonctionnement : le titulaire de la Carte effectue les achats, qui sont inscrits à son compte selon les renseignements par défaut codées pour la Carte ou associées à d’autres processus de rapprochement.

20

TYPE DE COMPTE – CLASSIFICATION

Fournisseur

Définition : Carte dont l’utilisation est limitée aux achats auprès d’un seul fournisseur (les dépenses dans tout autre établissement sont refusées).

Options d’utilisation : le numéro de compte est lié au fournisseur et de multiples demandeurs peuvent effectuer des achats. Il s’agit généralement d’un compte virtuel (aussi appelé compte sans Carte).

Fonctionnement : le demandeur effectue un achat lié au compte de fournisseur. Au besoin, le code de centre de coûts et (ou) de grand livre peuvent être fournis au point de vente ou au moment du rapprochement. (Les fournisseurs doivent être configurés avec capacités de niveau 3 afin de pouvoir transmettre des données propres au client au point de vente – voir la section sur les données fournies par les marchands et l’acceptation de la Carte).


Il incombe au responsable de compte désigné d’effectuer le rapprochement de toutes les opérations.

Stratégie client

• Utilité pour certains fournisseurs; facilite l’utilisation exclusive de la Carte affaires achats avec ces fournisseurs.

• Mise en œuvre d’une méthode d’interruption de la méthode d’approvisionnement et de paiement pour garantir que la totalité des dépenses sont saisies et que les paiements en double à des fournisseurs sont éliminés.

• Processus transparent pour l’employé.

• Élimination du besoin d’émettre des Cartes individuelles pour un bien ou service en particulier.


• Le client collabore avec American Express pour le mappage de ses processus de commande, de rapprochement et de paiement avec certains fournisseurs.

• American Express et le client travaillent directement avec les fournisseurs pour mettre en œuvre des Cartes de fournisseur comme véhicule de paiement et pour définir les exigences de saisie de données et de commande.

• REMARQUE : si des renseignements par ligne article ou des données enrichies sont nécessaires, le fournisseur doit être habilité à transmettre des données de niveau 3. American Express travaille avec le client pour déterminer les capacités du fournisseur et demander des mises à niveau au point de vente, s’il y a lieu.

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Comptes fournisseurs

Définition : Carte ou compte établi pour les Comptes fournisseurs en vue du paiement de factures approuvées présentées par les employés et imputées au centre de coûts approuvé.

Options d’utilisation : le compte des comptes fournisseurs peut être configuré avec ou sans carte et est conçu et est attribué à un employé du service des Comptes fournisseurs.

Fonctionnement : le responsable de compte désigné des Comptes fournisseurs paie les factures approuvées et est chargé du rapprochement des opérations. Cette solution réduit le nombre de chèques émis et de nouvelles configurations de fournisseur dans le fichier maître des fournisseurs.

Stratégie client

• Cerner les occasions de maximiser l’encaisse et de profiter d’incitatifs financiers supplémentaires en payant les fournisseurs avec un compte American Express plutôt que par chèque.

• Excellente occasion pour discuter avec les fournisseurs et pour s’entretenir des délais de paiement

• Utilité pour certains fournisseurs; facilite l’utilisation exclusive de la Carte affaires achats avec ces fournisseurs.

• Mise en œuvre d’une méthode d’interruption de la méthode d’approvisionnement et de paiement pour garantir que la totalité des dépenses sont saisies et que les paiements en double à des fournisseurs sont éliminés.



• Le client collabore avec American Express pour le mappage de ses processus de commande, de rapprochement et de paiement avec certains fournisseurs.

• American Express et le client travaillent directement avec les fournisseurs pour mettre en œuvre une solution de comptes fournisseurs comme véhicule de paiement.

• Le client modifie ses processus de comptes fournisseurs pour interrompre les paiements par chèque avec les fournisseurs visés et pour mettre en œuvre le paiement par Carte American Express.

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Service / Projet

Définition : un compte ou une Carte centralisé(e) émis(e) pour effectuer des achats pour un service ou projet donnés. Le compte ou la Carte peut être codé(e) avec l’information de compte par défaut spécifique du service ou projet (centre de coûts, code d’entreprise, service, code de projet, etc.)

Options d’utilisation : le responsable de compte désigné ou de multiples membres du service ou de l’équipe de projet ont accès au compte et peuvent l’utiliser pour des achats pour le service ou projet.

Fonctionnement : le demandeur effectue des achats en se servant de la Carte ou du compte du service ou du projet. Au besoin, le code de centre de coûts et (ou) de grand livre peuvent être fournis au point de vente ou au moment du rapprochement.


• Le nombre de comptes créés est fonction de la structure des achats centralisés au sein de l’entreprise.

• American Express et le client travaillent directement avec les fournisseurs pour mettre en œuvre une solution de service ou de projet comme véhicule de paiement et pour définir les exigences de saisie de données et de commande, au besoin.

• REMARQUE : si des renseignements par ligne article ou des données enrichies sont nécessaires, le fournisseur doit être habilité à transmettre des données de niveau 3. American Express travaille avec le client pour déterminer les capacités du fournisseur et demander des mises à niveau au point de vente, s’il y a lieu.

TYPE DE COMPTE - CLASSIFICATION

(Les fournisseurs doivent être configurés avec capacités de niveau 3 afin de pouvoir transmettre des données propres au client au point de vente – voir la section sur les données fournies par les marchands et l’acceptation de la Carte). Il incombe au responsable de compte désigné d’effectuer le rapprochement de toutes les opérations.

Stratégie client

• Solution adaptée aux entreprises aux besoins d’achat centralisés.


• Élimination du besoin d’émettre des Cartes individuelles pour un bien ou service en particulier.


• Le client travaille avec American Express pour le mappage de ses processus de commande, de rapproche-ment et de paiement avec certains fournisseurs.

23

Réunions

Définition : Carte ou compte de réunion établi(e) pour regrouper toutes les dépenses liées à une réunion. Le compte ou la Carte peut être codé(e) avec l’information de compte par défaut spécifique de la réunion (centre de coûts, code d’entreprise, service, code de projet, etc.).

Options d’utilisation : le ou les planificateurs de réunion désignés ont accès à la Carte ou au compte pour effectuer des achats liés à la réunion spécifique, selon les limites budgétaires qui leur sont fixées. Au besoin, une limite de dépense préétablie peut être attribuée à la Carte ou au compte.

Fonctionnement : le ou les planificateurs de la réunion effectuent des achats au moyen de la Carte ou du compte et sont chargés du rapprochement des opérations.

Stratégie client

• Faire savoir que les réunions et événements sont un domaine clé où les entreprises peuvent maximiser le contrôle et les économies.

• Tirer avantage de l’automatisation pour rationaliser les processus et accroître la productivité.

• Accroître la visibilité des dépenses pour stimuler la conformité et réduire le risque.

• Réduire les coûts de réunion et tirer avantage du volume total de dépenses pour accroître le pouvoir d’achat.


• Le client collabore avec American Express pour automatiser, analyser et fournir des conseils pour rationaliser le processus de rapprochement, accroître la visibilité des dépenses et mesurer le rendement

• Des lignes directrices cohérentes sont crées pour une meilleure transparence des dépenses de réunion afin de stimuler la conformité et suivre le rendement

• La saisie de données et l’affectation à l’avance de codes comptables sont automatisées pour rationaliser les paiements et le rapprochement, et accroître l’exactitude

• La communication est un élément clé de la réussite de la mise en œuvre d’une solution pour réunions

24

American Express utilise

une structure comptable

verticale pour soutenir

les processus de factur-

ation et de production de

rapports. Bien que votre

structure soit configurée

initial-ement au moment

de la mise en œuvre, ce

processus de configura-

tion est dynamique et

l’organigramme peut

être modifié avec la

croissance de votre

programme ou de votre

entreprise par fusions-

acquisitions. Votre

représentant American

Express vous aidera à

procéder à toute modifi-

cation de votre structure.

ÉTABLISSEMENT DE LA STRUCTURE DE VOTRE PROGRAMME

Compte de contrôle principal (CCP)

C’est le plus haut niveau de votre programme. Le numéro CCP est propre à votre compte et à la plateforme de carte (c’est-à-dire les Cartes affaires achats). Il permet de produire des rapports pour TOUTES les Cartes affaires achats émises dans le cadre de votre programme.

Comptes de contrôle élémentaire (CCE)

Ce compte est le niveau le plus bas de la structure qui regroupe vos titulaires de Carte et entraîne l’émission des Cartes. Chaque CCE est configuré avec des contrôles et caractéristiques spécifiques qui s’étendent à la Carte ou au compte. Un ou plusieurs administrateur(s) du programme sont affectés à la gestion de la Carte ou du compte dans un CCE.


Compte de contrôle intermédiaire (CCI)

Ce groupement est utilisé pour la production de rapports. Les CCI peuvent contenir un ou plusieurs CCI ou CCE.

Compte de contrôle intermédiaire de paiement (CCI de paiement)

Il s’agit généralement du deuxième niveau de la structure de comptes de contrôle, correspondant au niveau de paiement. S’il existe de multiples niveaux de paiement, chacun sera généralement associé directement au CCP. Cependant, de multiples CCI de paiement peuvent être regroupés pour la production de rapports. Le nom du bénéficiaire au niveau du CCI de paiement est la personne qui recevra le relevé de facturation consolidé mensuel.

25

À propos des comptes de contrôle élémentaire (CCE)

Les mécanismes de contrôle ou caractéristiques ci-dessous déterminent les éléments de configuration des Cartes ou des comptes dans un CCE.

1. Catégorie de compte :indique si une Carte en plastique ou seulement un numéro de compte (sans Carte) sont émis (individuel, fournisseur, service, etc.) REMARQUE :American Express n’offre pas de protection contre la fraude sur des comptes avec ou sans Carte pour lesquels ne figure pas le nom d’une personne.

2. Gravure en relief : le nom de l’entreprise peut figurer ou nom sur les Cartes.

3. Distribution de la Carte : une distribution centrale des Cartes indique que les Cartes nouvelles, de remplacement ou de renouvellement doivent être envoyées à l’administrateur du programme (nom du destinataire au niveau du CCE) pour fins de distribution; ou encore ces Cartes peuvent être envoyées directement aux titulaires.

4. Paramètres comptables de la Carte par défaut : les Cartes peuvent être associées à des renseignements comptables par défaut (entreprise, centre de coûts, etc.)

5. Restrictions : trois types de restrictions, au choix, peuvent être appliquées aux CCE : restrictions propres aux secteurs d’activité, liste de fournisseurs privilégiés (LFP), code de catégorie de marchand (MCC).

6. Limites : des limites par mois et par opération peuvent être définies au niveau du CCE pour configuration par défaut ou peuvent être modifiées pour chaque titulaire de la Carte après que la Carte est émise ou que le compte est créé.

7. Envoi du relevé : cette option prévoit des relevés mensuels électroniques pour les titulaires de la Carte; ces derniers doivent s’enregistrer pour leurs relevés en ligne dans Mon compteMC

d’American Express.

8. Mois anniversaire : mois de renouvellement de la Carte.

9. Cycle de facturation :calendrier de production des relevés de facturation mensuels.

26

Votre représentant

American Express peut

vous assister dans la

sélection du cycle de

facturation lorsque

vous optez pour votre

programme Carte

affaires achats.

American Express

établira avec votre

entreprise des attentes

appropriées en matière

de délai de réception

des fichiers et rapports

et de rapprochement,

qui sont la clé dans la

sélection du cycle de

facturation idéal.

SÉLECTION D’UN CYCLE DE FACTURATION

Le cycle de facturation est le temps écoulé entre une date de relevé et la suivante. Le cycle de facturation de la Carte affaires achats est d’environ 30 jours. Il existe 10 cycles de facturation chaque mois, chacun à environ 3 jours d’intervalle.

La plupart des entreprises choisissent un cycle de facturation qui correspond à leurs dates de fin de mois ou de clôture des livres comptables. La date de clôture de cycle que vous sélectionnez a une incidence importante sur la facilité avec laquelle vous recevez, traitez et reportez des données dans votre grand livre ou votre système de comptes fournisseurs.

Le choix d’un cycle de facturation inapproprié peut entraîner le besoin de changer de cycle, ce qui est coûteux et long pour toutes les personnes touchées. Cela exigerait notamment que toutes les Cartes, tous les comptes et tous les comptes de contrôle soient annulés et que de nouvelles Cartes soient émises ou que de nouveaux comptes soient créés.


27

Cycle

0

Cycle

1

Cycle

2

Cycle

3

Cycle

4

Cycle

5

Cycle

6

Cycle

7

Cycle

8

Cycle

9

Janv. 2 5 8 11 14 17 20 23 26 29

Févr. 1er 4 7 10 13 16 19 22 25 28

Mars 3 6 9 12 15 18 21 24 27 30

Avr. 2 5 8 11 14 17 20 23 26 29

Mai 2 5 8 11 14 17 20 23 27 30

Juin 2 5 8 11 14 17 20 23 26 29

Exemple de cycles de facturation

Voici un exemple des divers cycles de facturation et des dates de clôture de facturation connexes. Les dates sont approximatives et diffèrent légèrement à chaque mois/année.

28

ÉTABLISSEMENT DES MÉCANISMES DE CONTRÔLE DU PROGRAMME

Contrôles financiers

• Des mécanismes de contrôle financier peuvent être appliqués par opération ou par mois, dans le cas de tous les types de Carte affaires achats

• La limite par opération précise le montant d’achats pour chaque opération

• La limite par mois précise le montant qui peut être dépensé pour la totalité du cycle de facturation

• Les deux limites peuvent être changées de façon temporaire ou permanente par l’administrateur du programme dans le module Gestion de programme en ligne d’American Express @ Work

Contrôles internes

• Approbation par le supérieur des augmentations de limite permanentes

• Vérification par le supérieur des opérations mensuelles ou du relevé mensuel

• Vérifications périodiques

• Contrôle de la conformité aux lignes directrices, aux processus et aux exigences de conservation de documents

• Rapprochement du relevé mensuel

Options de contrôle liées aux fournisseurs

• American Express vous offre la possibilité d’ajouter des contrôles supplémentaires à l’égard du secteur d’activité, du fournisseur (liste des fournisseurs privilégiés) ou des produits et services (liste de codes MCC).

Restrictions par secteur d’activité

• Les restrictions par secteur d’activité permettent de bloquer les dépenses de voyage, d’hébergement, de restauration, d’essence ou de carburant et de location de voiture

• Ces restrictions par secteur d’activité peuvent être établies pour le CCE ou pour la Carte ou le compte

• Ces restrictions sont entièrement gérées dans la Gestion de programme en ligne d’American Express @ Work


29

Fournisseurs ou secteurs d’activité interdits : liste de fournisseurs privilégiés (LFP) ou code de catégorie de marchand (MCC)

• Vous avez la possibilité d’inclure (autoriser) ou d’exclure (interdire) des achats en fonction de certains fournisseurs (LFP) ou de certains produits et services (liste de codes MCC)

• Les fournisseurs ou secteurs d’activité interdits sont établis pour l’entreprise (code d’entreprise) et peuvent l’être par défaut pour le CCE ou pour la Carte ou le compte

• Pour configurer, modifier ou annuler une liste de fournisseurs privilégiés ou une liste de codes MCC*, communiquez avec l’équipe de Soutien des administrateurs de programme American Express (1 866 568-0308)

* Remarque : il est possible d’interdire des fournisseurs ou des secteurs d’activité dans un même programme, mais il est impossible d’interdire les deux pour un même CCE , une même Carte ou un même compte. Voir la liste des codes MCC à l’annexe A.

30

Demande de Carte ou de compte

Deux options sont possibles pour demander la Carte affaires achats ou l’ouverture d’un compte :

• Demande effectuée par l’administrateur du programme dans American Express @ Work;

• Demande effectuée en ligne par l’employé.

Distribution ou activation de la Carte

Compte-Carte : lorsqu’une Carte est demandée, celle-ci est envoyée en fonction des renseignements de configuration associés à la Carte ou au CCE (distribution centralisée ou envoi direct des Cartes à leurs titulaires). Une fois la demande traitée par American Express, la ou les nouvelles Cartes sont reçues dans les 7 à 10 jours ouvrables suivants. Le titulaire de la Carte est tenu d’activer sa Carte en ligne ou en communiquant avec American Express.

Comptes sans Carte : une fois que l’administrateur a demandé la création du compte en ligne, un numéro de compte et une date d’expiration sont générés et peuvent être activés pour utilisation immédiate.

* Voir l’aperçu de l’activation de compte instantanée


ÉMISSION DE LA CARTE OU CRÉATION DU COMPTE

* Pour l’obtention d’une Carte en cas d’urgence, communiquez avec les Services aux administrateurs de programme d’American Express au 1 866 568-0308 avec votre numéro de suivi d’état du jour même d’American Express @ Work.

31

1

Demande de

nouvelle Carte

2

Administrateur du

programme ou

approbateur

• Remplit la demande

• Vérifie la demande

• La présente à American

Express

3

American

Express

• Traite la demande

• Émet des numéros de

compte et de Carte

• L’administrateur de

programme se connecte à

American Express @ Work

• Il sélectionne Traiter les

demandes de Carte sous

comptes-Carte

• Il entre le numéro de

compte de contrôle

élémentaire et clique sur «

Continuer »

Demandes présentées par l’administrateur du programme

Ouvrez une session dans American Express @ Work. Sous « Comptes de Cartes », sélectionnez « Traiter les demandes de Carte », entrez le numéro du compte de contrôle élémentaire dans le champ « Envoyer une demande » et sélectionnez ensuite « Continuer ». Remplissez, vérifiez et envoyez la demande. Sur présentation, un numéro de Carte est généré, vous offrant l’option d’être activé immédiatement. Si une nouvelle Carte est émise, elle est envoyée dans les 7 à 10 jours ouvrables.

Le processus rationalisé est illustré ci-dessous – pour obtenir des instructions détaillées, consultez le site de démonstration American Express @ Workwww.americanexpress.ca/onlineprogrammanagementdemocanadafr

http://www.americanexpress.ca/onlineprogrammanagementdemocanadafr

Voici la marche à suivre pour obtenir un numéro de compte activé instantanément :

32


Activation instantanée de comptes-Cartes affaires achats pour une demande présentée par l’administrateur du programme

L’activation instantanée de comptes-Cartes affaires achats permet aux administrateurs de programme d’obtenir immédiatement un numéro de compte-Carte et une date d’expiration. Le titulaire du compte peut donc utiliser son nouveau numéro de Carte affaires achats encore plus rapidement.

Étape 2 : cliquer sur « Activer » à l’écran de confirmation après avoir envoyé la demande de Carte. Le délai de traitement moyen est généralement inférieur à 40 secondes. Lesystème fournit le numéro de compte-Carte affaires achats et la date d’expiration et la Carte sera prête à utiliser pour les opérations par téléphone, par la poste et en ligne seulement. (Si une carte est émise, il est recommandé de l’activer dès sa réception par le titulaire de la Carte.)

ÉMISSION DE LA CARTE OU CRÉATION DU COMPTE

Étape 1 : présenter une demande de Carte affaires achats par la Gestion de programme en ligne American Express @ Work au moyen de la fonctionnalité de traitement de demandes « Envoyer les demandes de Carte ».

33

Demandes envoyées par le titulaire

La configuration du traitement des demandes en ligne pour votre entreprise est un processus simple. À l’aide des outils fournis dans American Express @ Work, vous devez définir une clé d’accès (mot de passe alphanumérique généré par le système) pour chacun des comptes de contrôle élémentaire de votre entreprise. En fournissant la clé d’accès à un employé, celui-ci peut aller sur le site Web, entrer la clé et lancer le processus de demande de Carte. Vous économiserez ainsi un temps précieux et risquez moins d’entrer des données erronées. Si une nouvelle Carte est émise, elle est envoyée dans les 7 à 10 jours ouvrables.

* Pour l’obtention d’une Carte en cas d’urgence, communiquez avec les Services aux administrateurs de programme d’American Express au 1 866 568-0308 avec votre numéro de suivi d’état du jour même d’American Express @ Work.

* La demande de Carte en ligne n’est pas envoyée pour traitement à American Express à moins d’avoir été approuvée par l’administrateur du programme dans American Express @ Work.

Le processus rationalisé est illustré ci-dessous – pour obtenir des instructions détaillées, consultez le site de démonstration American Express @ Work www.americanexpress.ca/onlineprogrammanagementdemocanadafr

1

Nouveau

demandeur

• Reçoit la clé d’accès

• Visite le site Web :

www.americanexpress.ca/

atworkdemandedecarte

• Remplit et présente sa

demande en ligne

2

Administrateur du

programme

• Ouvre une session dans American Express @ Work pour afficher les demandes en cours

• Vérifie les demandes pour s’assurer qu’elles sont complètes et ajoute des renseignements, au besoin

• L’approuve et la présente à American Express

3

American

Express

• Traite la demande

• Émet la Carte

http://www.americanexpress.ca/onlineprogrammanagementdemocanadafr

http://www.americanexpress.ca/atworkdemandedecarte

http://www.americanexpress.ca/atworkdemandedecarte

34

Demandes présentées par l’administrateur du programme

Compte-Carte : Lorsqu’une Carte est demandée, l’administrateur du programme communique aux demandeurs le délai de réception de la nouvelle Carte.

Compte sans Carte : Une fois que l’administrateur a demandé la création du compte en ligne, le numéro de compte et la date d’expiration doivent être communiqués à l’utilisateur désigné.

COMMUNICATION RELATIVE AUX CARTES ET AUX COMPTES


Demandes envoyées par le titulaire

1. l’administrateur du programme fournit le code d’accès directement à l’employé ou au demandeur par courriel ou par lettre;

2. l’administrateur crée une liste de clés d’accès correspondant aux divers services sur l’intranet de l’entreprise, ou

3. l’administrateur fournit le code d’accès à un approbateur (directeurs de service, représentants des Ressources humaines, etc.) qui, à son tour, fournit cette clé de la façon citée en 1.

Comme les clés d’accès constituent essentiellement une autorisation de demander une Carte affaires achats, vous devez décider des modalités et des circonstances où ces clés sont fournies à des demandeurs potentiels.

Une fois la clé d’accès créée, il existe trois façons de la communiquer accompagnée de directives faciles à suivre sur l’envoi de la demande en ligne :

35

36

GESTION DU PROGRAMME – AMERICAN EXPRESS @ WORK

Fonctionnalité du module Gestion du programme @ Work

Gestion des comptes-

Cartes

• Annulation de Cartes (application immédiate; jusqu’à 20 transactions

simultanées; suppression d’une liste de Cartes inactives)

• Blocage ou rétablissement de Cartes bloqués

• Demande de Carte de remplacement

• Affichage de la structure associée à une Carte et transfert

• Ajustement temporaire ou permanent des limites de dépenses

• Mise à jour des profils de titulaire de la Carte

• Modification des renseignements comptables (jusqu’à 20 transactions

simultanées)

Surveillance des

dépenses et paiements

• Consultation des activités des titulaires de la Carte (renseignements sur les

opérations et les paiements) pour tous les comptes

Traitement des

demandes

• Présentation par l’administrateur du programme – demande en ligne au

nom d’un employé/demandeur (Carte affaires achats seulement)

• Présentation par les titulaires de Carte – demande en ligne par l’employé,

vérification et traitement de la demande par l’administrateur du programme

• Gestion des clés d’accès

Suivi de l’état • Vérification de l’état des demandes présentées

American Express @ Work est un portail d’affaires en ligne qui s’appuie sur la puissance d’Internet pour vous aider à gérer votre programme, à accéder aux rapports et à obtenir des renseignements de facturation et autres. L’administrateur du programme en est le principal utilisateur, mais d’autres peuvent avoir seulement accès, par exemple, à certaines sections du système, notamment pour des fins de production de rapports.

Pour vous inscrire à un atelier en ligne, allez au www.americanexpress.ca/formationenligne

Outils et rapports

37

L’administrateur de programme peut gérer

l’information comptable, les utilisateurs et les

permissions liées aux rôles, 24 heures sur 24,

7 jours sur 7

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RAPPROCHEMENT FINANCIER

Outil de rapprochement Corporate Account Reconciliation (CAR) American Express @ Work

Grâce à l’outil CAR American Express @ Work, les clients peuvent gérer efficacement les processus comptables d’imputation et de rapprochement, intégrer automatiquement toutes les données relatives à leurs dépenses dans les systèmes financiers principaux de leur entreprise et bénéficier d’une visibilité accrue des différents types de dépenses (Carte affaires achats, Carte affaires achats pour réunions, Carte affaires, compte voyages d’affaires, etc.).

Avantages pour les employés

• Augmentation de la responsabilité des utilisateurs individuels. Les opérations sont affichées quotidiennement, ce qui permet aux titulaires de la Carte, aux supérieurs ou aux administrateurs/vérificateurs de consulter, de valider, d’ajouter des commentaires, de vérifier, d’approuver* et de réaffecter les dépenses quotidiennement ou au moment qui leur convient, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

• Réaffectation rapide des dépenses. Les utilisateurs peuvent accéder à la fonction de réaffectation en masse pour changer les codes de centre de coûts ou d’autres renseignements comptables pour de multiples opérations.

Les Cartes affaires

achats rationalisent les

comptes fournisseurs

par l’élimination des

factures et des chèques,

et facilitent l’achat et le

processus de paiement.

Pour veiller à ce que la

saisie de données et le

rapprochement soient

tout aussi transparents,

American Express offre

plusieurs options de

rapprochement, comme

l’outil Corporate Account

Reconciliation (CAR) ou

les fichiers de données

quotidiens ou mensuels.

Outils et rapports

* Remarque : l’approbation des opérations est une fonction optionnelle qui peut être activée ou désactivée à chaque site. Les clients doivent régler leur solde intégral, que l’opération ait été « approuvée » ou non.

39

Tools & Reporting

Maximisation du contrôle

• Niveaux d’accès multiples. CAR prévoit plusieurs niveaux d’accès pour soutenir les besoins de conformité et de supervision d’une entreprise. Par exemple, l’accès peut être configuré pour que les titulaires de la Carte puissent consulter l’information sur les opérations (dont les données détaillées fournies par les marchands de niveau 3), ajouter des codes de projet pour fins de suivi budgétaire et production de rapports spéciaux, modifier l’imputation comptable, fractionner la répartition par pourcentage ou par montant, et ajouter des observations pour enrichir la description des opérations.

• Les supérieurs des titulaires, les administrateurs de programme et de système ou les gestionnaires de centre de coûts ou de produits et services, à partir des codes de grand livre, peuvent gérer et suivre le processus d’approbation, télécharger des données par centre de coûts ou par projet et générer des rapports.

• Vérification et autorisation d’opérations. CAR prévoit quatre niveaux d’opérations et d’autorisations ou de vérification de cycle de facturation pour s’assurer que les titulaires ont passé en revue les dépenses portées à la Carte et que les supérieurs ou gestionnaires de centre de coûts ont autorisé les dépenses.

• Solide fonction de production de rapports. Obtenez des rapports CAR détaillés ou sommaires dans le module des rapports personnalisés American Express @ Work (www.americanexpress.ca/atworkouvrirunesession)

http://www.americanexpress.ca/atworkouvrirunesession

• Intégration personnalisée Nos conseillers, Mise en service – Technologie –Mondial (CMTM) travaillent avec les clients pour analyser leurs besoins d’affaires et configurer leurs codes comptables et leurs règles. Ils peuvent également créer des fichiers d’interface PRE à l’aide de notre générateur d’interfaces breveté, réduisant le temps de programmation informatique et les coûts des clients.

• Données améliorées Les données ajoutées par les utilisateurs pendant le processus de vérification et d’autorisation et des évaluations de taxes automatiques pour la tenue de livres sont mises à profit.

40

Outils et rapports

Économies assurées

• Mise en œuvre facile CAR est un outil Web de rapprochement mondial, qui permet une mise en œuvre à distance sur tout site, peu importe les systèmes de PRE ou financiers ou autres systèmes administratifs. Cette solution peut aider à économiser et à éliminer le besoin de se déplacer partout pour des installations et mises à niveau. Il n’est pas nécessaire d’installer un logiciel ou de gérer des mises à niveau.

• Données pertinentes Comme American Express exploite un réseau unique avec des relations directes avec les fournisseurs, nos données aident à améliorer l’exactitude et la fiabilité. Des options avancées de mappage et d’accès d’utilisateur final améliorent l’exactitude et réduisent le temps nécessaire au rapprochement des dépenses.

• Le service des Finances profitera instantanément d’une gestion efficace des données, car CAR élimine le besoin d’entrer manuellement les données sur les opérations et les autorisations dans le système des comptes fournisseurs. En même temps, il ajoute la capacité de consulter et de modifier les données en fonction de tout champ comptable, y compris le centre de coûts, en plus des renseignements standard sur les Cartes. Cela évite des entrées de journal longues et fastidieuses après la clôture.

41

42

Fichiers de données

Selon les exigences de vos services des Finances et de TI, vous pouvez choisir de recevoir un fichier de données mensuel ou quotidien avec l’information comptable par défaut (fichiers KR1022, KR1025 ou KR1075). Les clients utilisent ces fichiers pour télécharger des données sur les opérations dans leur système financier afin de créer des entrées de journal relatives au paiement de la facture consolidée ou pour les télécharger dans un module de rapprochement existant de leur système financier.

La méthode de transmission des fichiers de données est établie entre le service de TI du client et l’équipe des Transmissions électroniques d’American Express. Les types de fichiers transmis sont des fichiers de données standard reçus par le service de TI du client et téléchargés dans le système financier ou dans l’outil de rapports interne (entrepôt de données) à l’aide de protocoles définis par le client.

Le fichier KR1022 est le fichier mensuel des opérations facturées. Les fichiers KR1025 et KR1075 sont des fichiers quotidiensd’opérations non facturées. Le fichier KR1075 contient tout renseignement par ligne article saisi par un fournisseur (voir la section sur les données fournies par les marchands et l’acceptation de la Carte pour en savoir plus sur les données saisies par les fournisseurs).

Outils et rapports

43

Accroître l’efficience et l’efficacité de votre programme Carte affaires achats

Gestion des Cartes

• Déterminez qui détient une Carte et assurez-vous qu’il s’agit des bonnes personnes

Surveillance de la conformité

• Repérez les soldes de Carte impayés et encouragez-en le paiement rapide pour réduire les frais moratoires

• Détectez toute dépense qui pourrait être inappropriée et rappelez aux titulaires de la Carte les lignes directrices et les processus de l’entreprise sur les achats

Repérez les occasions d’économies

• Cernez les fournisseurs avec lesquels vous pourriez négocier de meilleurs prix et découvrir des occasions de regrouper les dépenses

Analyse des habitudes de dépenses

• Analysez les dépenses de l’entreprise par secteur d’activité et par fournisseur en vue de rationaliser les lignes directrices sur les achats.

44

RAPPORTS

Information @ WorkMC

est une série de rapports

essentiels à la conception

intuitive qui constituent

pour vous une source

unique de renseig-

nements sur votre

programme. Après votre

inscription dans

Information @ Work,

vous recevrez automa-

tiquement une série

standard de rapports.

Pour des besoins

d’information plus

poussés, vous pouvez

également demander des

rapports personnalisés.

Outils et rapports

Information @ Work

L’ensemble de rapports essentiels est un simple groupe de rapports clé en main qui vous aide à gérer les comptes-Cartes, à contrôler la conformité et à analyser les dépenses afin de cerner des occasions d’économie. Voici en quoi consistent ces rapports : liste des titulaires de la Carte, activités des titulaires de la Carte, opérations refusées et dépenses par secteur d’activité. Ils sont transmis mensuellement dans American Express @ Work en deux formats pratiques :

• PDF préformaté dans une configuration simple;

• XLS qui vous permet de filtrer, trier et traiter les données pour fins d’analyse.

45

46

Rapports personnalisés

Les rapports personnalisés sont une solution Web de production de rapports entièrement interactive accessible dans American Express @ Work, qui vous permet de vérifier et de traiter les renseignements sur les Cartes. L’interface conviviale comporte les éléments clés suivants :

• Une seule liste de rapports qui vous offre un guichet unique d’accès à vos rapports

• Générateur de rapports simple qui vous permet de chercher des modèles de rapport, d’afficher des exemples de rapport et de les personnaliser facilement

• Puissant visionneur de rapports qui est une fonctionnalité perfectionnée mais conviviale, pour le traitement de vos données

• Programmateur de rapports pratique qui vous permet de planifier la production de rapports quotidiens, hebdomadaires ou mensuels

Outils et rapports

47

Le module Rapports personnalisés vous permet de sauvegarder des rapports que vous avez adaptés à vos besoins et même de les faire partager à d’autres utilisateurs de votre entreprise. Un certain nombre de modèles de rapports sont axés uniquement sur les dépenses et les mécanismes de contrôle liés à la Carte affaires achats.

• Limites presque atteintes : contrôle du respect des lignes directrices en prévoyant les dépenses qui pourraient être refusées parce que les titulaires de la Carte ont presque atteint leurs limites.

• Opérations refusées : contrôle des lignes directrices en passant en revue les renseigne-mentssur les opérations refusées de quelque nature que ce soit.

• Liste de titulaires de Carte – Code MCC ou listes de fournisseurs privilégiés : gestion des Cartes en tenant compte des catégories de marchand (codes MCC) bloqués et des listes de fournisseurs privilégiés. Ce rapport identifie les titulaires de la Carte associés à ces listes.

• Liste des codes ou des fournisseurs – Listes de MCC ou listes de fournisseurs privilégiés : gestion des Cartes en tenant compte des catégories de marchand (codes MCC) bloqués et des listes de fournisseurs privilégiés.

• Opérations par fournisseur avec renseignements par ligne article : contrôle du respect des lignes directrices en vérifiant les renseignements par ligne article fournis par ESP.

48

MON COMPTE ET RELEVÉS EN LIGNE

Les services en ligne

d’American Express

pour les titulaires de la

Carte sont appelés Mon

compteMC. Gratuit et

sécurisé, Mon compte

assure l’accès en ligne

aux renseignements

sur les comptes-Carte

et aux relevés de

facturation. Vous

pouvez vous y inscrire

en un rien de temps.

Votre entreprise

pourrait aussi

économiser et jouir

d’un contrôle optimal.

Grâce à l’accès en ligne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, aux renseignements sur les comptes et aux relevés de facturation, vos titulaires de Carte peuvent gagner du temps et contribuer à rationaliser le processus de rapprochement de votre entreprise.

Rapidité

• Facilité d’inscription et accessibilité

• Relevé mensuel pouvant être consulté de 24 à 48 heures après sa préparation

Commodité

• Accès en ligne aux relevés et aux renseignements sur les comptes, en tout temps et en tout lieu

• Sommaire des opérations courantes et passées de votre compte, et possibilité de récupérer les relevés archivés

• Affichage des dépenses à l’étranger en dollars canadiens

• Inscription aux alertes sur l’état du compte pour recevoir des rappels par courriel ou messagerie texte sur votre appareil sans fil sur le solde courant, les paiements reçus et les paiements exigibles

Respect de l’environnement

• Téléchargement des relevés en format CSV ou PDF

• Excellent moyen d’aider l’environnement en réduisant ou en éliminant le papier

Pour plus de renseignements, communiquez avec votre représentant American Express

Outils et rapports

49

Ressources Mon compte et inscription

Pour toute question sur Mon compte, appelez le centre d’assistance au 1 800 716-6661.

Pour activer de nouvelles Cartes et vous inscrire à Mon compte , allez au www.americanexpress.ca/activation ou, en anglais, au www.americanexpress.ca/activate.

Pour seulement vous inscrire à Mon compte, allez auwww.americanexpress.ca/ouvrirmoncompte ou, en anglais, au www.americanexpress.ca/myaccountlogin.

http://www.americanexpress.ca/activation

http://www.americanexpress.ca/activate

http://www.americanexpress.ca/myaccountlogin

Comment American Express utilise-t-elle le protocole TLS?

American Express utilise actuellement le protocole TLS pour communiquer avec des milliers de domaines (adresses Internet) de centaines d’entreprises, partout dans le monde.

Quels sont les avantages?

Protection : les serveurs de courriel peuvent être configurés en fonction des paramètres de chiffrement du protocole TLS. Ce faisant, le risque de voir les renseignements confidentiels qui sont échangés se faire intercepter est réduit.

Chiffrement de tous les courriels échangés : lorsque le protocole TLS est utilisé, personne n’examine le contenu du message ni ne prend de décision pour déterminer s’il y a lieu de chiffrer le courriel.

Chiffrement des courriels en toute transparence : les deux parties (l’expéditeur et le destinataire) transmettent et reçoivent leurs messages de la même façon qu’actuellement.

Norme de l’industrie : les institutions financières ont de plus en plus tendance à utiliser le protocole TLS.

50

PROTOCOLE TRANSPORT LAYER SECURITY

Le protocole Transport

Layer Security (TLS)

permet d’envoyer des

messages en toute

sécurité entre deux

passerelles de courriel.

Une fois mis en œuvre,

ce protocole empêche

les tiers d’intercepter

clandestinement les

communications ou de

les modifier.

Outils et rapports

51

Fonctionnement de TLS

En raison de sa large diffusion, l’utilisation du protocole TLS devient plus facile, plus uniforme et plus concluante.

Le message chiffré parcourt Internet

jusqu’au domaine du client (client.com)

2

Pré[email protected] envoie un courriel à [email protected]

[email protected] reçoit le courriel de

Pré[email protected]

Client.com reçoit le message, que

son serveur de courriel déchiffre

Le serveur de courriel American Express voit que le message est destiné à client.com et le chiffre

1

3

4

5

OUTIL DE CHIFFREMENT DU COURRIEL

Qu’est-ce que l’outil de chiffrement du courriel d’American Express?

L’outil de chiffrement du courriel d’American Express a recours à des technologies de chiffrement établies qui permettent de bien sécuriser les messages comportant des renseignements sensibles. American Express utilise cet outil pour envoyer des renseignements confidentiels à ses clients externes.

En outre, il aide à respecter les exigences réglementaires et à assurer la protection optimale des envois électroniques. Comme il s’agit d’une solution de sécurisation intégrale pour l’envoi de messages par courriel ou par appareil mobile, le risque de brèche de sécurité est nettement réduit.

Comment American Express l'utilise-t-elle?

Actuellement, des utilisateurs de différentes divisions d’American Express ont recours à l’outil de chiffrement du courriel pour transmettre des communications confidentielles à l’externe. Il s’agit du mode d’envoi privilégié de courriels pour les destinataires à l’externe qui ne gèrent pas leur propre passerelle ou qui échangent un faible volume de messages.

Quels sont les avantages?

• Aucun logiciel supplémentaire à installer : l’utilisateur n’a besoin d’aucun logiciel particulier de chiffrement ou de déchiffrement.

• Sécurisation maximale des courriels : l’outil met à profit des technologies qui ont fait leurs preuves en matière de protection des communications.

• Conformité : l’outil est conforme aux exigences en matière de preuve électronique et à d’autres exigences liées à la sécurisation des courriels (ex. : analyseur de virus, prévention contre la perte de données).

• Gestion aisée : il n’est plus nécessaire de stocker les clés de chiffrement.

Outils et rapports

52

53

Les utilisateurs d’American Express peuvent marquer leurs courriels afin qu’ils soient chiffrés au moment de composer le message au sein même de leur outil de courriel en choisissant l’option d’envoi « Encrypt to Internet ». Une fois marqué, le message est chiffré, puis envoyé au destinataire choisi.

Employé

Réseau American Express

Serveur de prévention de

perte de données de

courrier électronique

Serveur de courrier électronique sécurisé

• Moteur de chiffrement de courrier électronique

• Site Web de courriel chiffré

Passerelle de courriel TW

Passerelle de courriel étendue

Destinataire

Non chiffréTransmission du courriel

ChiffréTransmission du courriel

SMTP

Internet

Fonctionnement de l’outil de chiffrement du courrier électronique d’American Express

Une fois que le destinataire se connecte à l’outil Internet, le courriel chiffré est déchiffré et présenté dans une fenêtre sécurisée de navigateur. L’outil Internet permet également au destinataire de répondre en toute sécurité à l’expéditeur d’American Express.

Les courriels chiffrés sont assujettis au même filtre de sécurité en vigueur pour les courriels standard envoyés aux destinataires d’American Express. Voici quelques exemples de filtres de sécurité : filtre anti-pourriel, logiciel antivirus et blocage de certains types de pièces jointes et de langage inapproprié.

Serveurs Notes

54

PRATIQUES OPTIMALES LIÉES À LA CARTE AFFAIRES ACHATS


Outre les pratiques

optimales dont cette

section fait état,

assurez-vous d’obtenir

l’adhésion de la haute

direction, notamment

d’un responsable de

niveau supérieur, afin

d’assurer une plus

grande visibilité du

programme, de faciliter

des décisions rapides

et d’adopter des

changements dans les

processus de votre

entreprise.

Objectifs du programme

• Bien comprendre les processus d’achat existants avant de commencer.

• Fixer les objectifs qui correspondent aux objectifs globaux et d’approvisionnement de l’entreprise (c.-à-d. réduction du nombre d’opérations par chèque, amélioration de la gestion des fournisseurs, diminution des coûts d’approvisionnement ou de financement, réduction de la durée du cycle d’achat, accroissement de la satisfaction des employés et amélioration du contrôle des dépenses, par exemple).

• Choisir des paramètres qui correspondent à ses objectifs, et qui sont faciles à calculer et à recueillir.

• Attribuer des responsabilités en matière de suivi et de communication des résultats.

• Établir une démarche simple! Ne faire le suivi que de quelques paramètres.

• Fournir des objectifs bien étoffés les communiquer clairement à tous les principaux participants.

Lignes directrices et processus

• Élaborer des lignes directrices qui établissent la structure globale du programme et cadrent bien avec les autres lignes directrices en matière d’approvisionnement.

• Au fil de la croissance et de l’évolution du programme, effectuer un examen périodique des processus et du respect des lignes directrices, ainsi qu’une vérification et un ajustement des lignes directrices est recommandé.

55

• Créer une demande de Carte, une convention et un formulaire d’accusé de réception de la Carte bien définis (demandes présentées par l’administrateur du programme seulement), énonçant les conditions que le titulaire de Carte doit respecter, comprenant les éléments suivants : lignes directrices sur la Carte, directives d’utilisation normale, d’utilisation abusive et d’application, renseignements sur la distribution des comptes, signature des titulaires, des chefs de service et directeurs et de l’administrateur du programme.

« Une communication efficace est cruciale pour

obtenir l’adhésion des gens aux changements

de processus associés avec la mise en œuvre

d’un programme de carte d’achats. Votre

entreprise doit communiquer l’analyse de

rentabilité de la carte d’achats, en adaptant le

message à chaque public cible. »

– National Association of

Purchasing Card Professionals

56


Stratégies associées au titulaire de Carte ou de compte

« Les entreprises les plus performantes ont sensibilisé

leurs fournisseurs aux gains d’efficacité optimaux permis par des

paiements électroniques, comme des améliorations du fonds de

roulement et des paiements plus rapides ainsi qu’une validation en

temps réel des erreurs et la capacité d’afficher les factures et l’état

des paiements dans un portail sécurisé. »

– E-Payables: Electronic Payables – Reduce Your Payables

processing Costs, Aberdeen Group, 2009

• Choisir soigneusement les titulaires de compte initiaux aide à assurer la réussite du programme; cela permet aussi de peaufiner le programme de façon proactive et de résoudre rapidement d’éventuels problèmes. Une mauvaise sélection de ces titulaires initiaux accroît le risque de « projets pilotes perpétuels » et de résistance au programme.

• Choisir les employés qui demandent le plus fréquemment des chèques ou qui achètent le plus souvent les produits et services sélectionnés pour le programme. Le programme Carte affaires achats s’avère plus avantageux lorsque le titulaire de Carte est l’utilisateur effectif du bien ou du service.

• Opter pour des employés qui sont respectés. Ces employés sont à même de promouvoir le programme auprès des collègues de travail, au-delà de la phase pilote.

• Sélectionner les employés, les usines ou les sites qui seront les plus difficiles à convaincre. Les clients les plus difficiles ont tendance à être les meilleurs défenseurs du programme après que celui-ci a fait ses preuves auprès du groupe.

57

• Déterminer les fournisseurs potentiels à inclure dans votre programme en analysant votre base de données existantes ou votre système financier et élaborer un plan d’action précis à appliquer en priorité.

• Choisir les fournisseurs privilégiés parmi ceux qui affichent un volume élevé (en nombre d’opérations ou en valeur totale) et les fournisseurs non privilégiés parmi ceux qui affichent un volume faible.

• Sélectionner des fournisseurs qui acceptent déjà la Carte American Express, s’il y a lieu. Cela permet de réduire le temps de mise en œuvre et permet l’implantation plus rapide du programme. Ces fournisseurs ont déjà reçu de la formation et certains sont dotés de systèmes directement intégrés à ceux d’American Express.

• Établir des partenariats stratégiques avec les fournisseurs accroît le pouvoir de négociation avec des fournisseurs privilégiés et peut mener à une réduction global des prix d’achat.

• Jouer un rôle actif dans l’approche, la sensibilisation, l’adhésion et la formation des fournisseurs.

Stratégies associées aux fournisseurs

58

• Établir des critères et processus de vérification clairs et promouvoir l’utilisation de la Carte par une communication efficace des lignes directrices et l’instauration de mesures correctives.

• Établir des lignes directrices de contrôle interne en précisant les responsabilités de base de chaque groupe de l’entreprise qui participe au programme (titulaires de Carte, Comptabilité, Achats, directeur de service ou de centre de coûts et administrateur du programme).

• Suivant les stratégies relatives aux types de compte et aux fournisseurs, déterminer des seuils de dépense appropriés; choisir aussi les achats et les fournisseurs à exclure du programme. Définir les aspects clés en matière de conformité (taxes, fournisseurs privilégiés, rapprochement, processus internes, etc.).

• Utiliser les rapports et les données sur les opérations d’American Express pour vous aider à vérifier le respect des lignes directrices.

• Les vérifications initiales doivent notamment établir si les lignes directrices et méthodes ont été bien comprises et bien appliquées par les utilisateurs finaux.

• Lorsque le programme est pleinement en service, des vérifications périodiques des données sur les opérations doivent avoir lieu pour s’assurer de leur exactitude et de leur exhaustivité.

Vérification/Contrôle/Conformité


Stratégies associées au type de Carte

• Utiliser la Carte pour acheter les articles ou régler les factures des fournisseurs à volume élevé des opérations, ainsi que pour les opérations de grande valeur auprès des fournisseurs stratégiques clés.

• Sélectionner le type de compte approprié.

• Utiliser la Carte ou le compte pour toutes les opérations qui sont actuellement facturées de façon groupée et qui exigent un traitement administratif de ventilation dans les divers comptes.

• Implanter la Carte là d’où proviennent le plus de demandes de chèques, de bons de commandes ou de factures.

59

Système financier et données

• Établir les exigences en matière de système financier pendant la phase de conception du programme, notamment pour le processus de mappage (téléchargement des données sur les opérations Carte affaires achats de l’outil de rapprochement et importation dans le système financier de l’entreprise, comme le grand livre).

• Communiquer ses exigences en matière de données financières à American Express : elles font partie intégrante de la conception et de la structuration du compte.

• Définir un processus efficace de modifications ou de corrections des données de la Carte affaires achats avant leur importation dans le système financier.

• Apporter des améliorations optimales aux processus en confiant au titulaire de la Carte ou du compte la responsabilité du rapprochement des données sur les opérations.

• Définir le processus de paiement à l’émetteur de la Carte

• Prévoir une interface directe des données de Carte avec les Comptes fournisseurs ou avec le grand livre par l’intermédiaire du module d’interface CAR ou d’un fichier de données. Ce processus évite au personnel de la Comptabilité et des Comptes créditeurs d’avoir à traiter quotidiennement les opérations et permet de l’affecter à des tâches comportant plus de valeur ajoutée.


Conformité avec les exigences fiscales

• Faire participer vos conseillers fiscaux tôtdans le processus de mise en œuvre de votre programme Carte affaires achats.

• Élaborer des lignes directrices d’entreprise pour le traitement des taxes de vente sur les opérations générées par des fournisseurs de niveau 1. À l’aide de notre outil de rapprochement, American Express peut évaluer les taxes en fonction de la province du marchand ou du titulaire, ou désactiver la fonction de calcul des taxes.

• Recommander que les fournisseurs privilégiés soient désignés « de niveau 3, Carte affaires achats » pour permettre la saisie des taxes de vente effectives et d’autres renseignements.

60

61

• Les exigences en matière de données et de rapports doivent être déterminées tôt dans la phase de conception du compte; il faut établir une solide « structure » qui constitue la base des rapports d’American Express.

• La gestion de programme est à son mieux lorsque la technologie et l’automatisation remplacent un traitement manuel coûteux et susceptible de donner lieu à des erreurs. La technologie accroît l’efficacité et le contrôle.

• Le rôle de l’équipe des technologies du client doit être clairement défini et les ressources, allouées en conséquence.

• L’utilisation de champs de données de titulaire de Carte définis par le client (code d’employé, centre de coûts, champ universel) conjointement avec l’outil Corporate AccountReconciliation peut faciliter l’intégration des données dans vos systèmes financiers ou de grand livre.

• Utiliser le champ de référence de titulaire de Carte pour les fournisseurs de point de vente de niveau 3 afin de qualifier davantage l’opération (c.-à-d. modifier les paramètres comptables de base par défaut pour les titulaires de Carte qui achètent pour de multiples centres de coûts, ou saisir le numéro de bon de commande, de demande, de bon de travail, de projet, etc.).

• Communiquer les exigences en matière de données propres au client aux fournisseurs qui ont été habilités à saisir des données de niveau 3, au moyen de séminaires de fournisseur, de formation individuelle, etc. Fournir de la rétroinformation rapide aux fournisseurs sur l’exactitude de la saisie de données au point de vente.

Exigences en matière de données

62

EXEMPLES DE PRODUITS ET SERVICES APPROPRIÉS


Publicité Conférences Graphisme

Architecte Consultants Services de surveillance

Audiovisuel Main-d’œuvre contractuelle Quincaillerie

Accessoires d’automobile Photocopieuses Fournitures industrielles

Roulements Copies Frais d’Internet

Livres Contrats d’entreprise Fournitures d’entretien ménager

Fournitures de construction Services de messagerie Fournitures de laboratoire

Cartes d’affaires Fournitures électriques Services juridiques

Formulaires commerciaux Électronique Lingerie

Services de traiteur Services de placement Vins et spiritueux

Cellulaires Exterminateur Serrurier

Produits chimiques 407ETR (péages routiers) Bois d’œuvre

Nettoyeur Télécopieurs Magazines

Service de café Fournitures de télécopie Services postaux

Matériel informatique Services financiers Contrats d’entretien

Périphériques d’ordinateur Parc automobile Fournitures d’entretien

Logiciels Transport de marchandises Adhésion à des clubs

Fournitures informatiques Rapports au gouvernement Équipement de déménagement

Fournitures de bureau Sécurité Services publics

Poste / Expédition du jour au

lendemainSystèmes de sécurité Réparation de véhicules

63

Stationnement Fournitures d’expédition Vétérinaire

Périodiques Fournitures de bureau Grossiste informatique

Achats de petite caisse EntreposageGrossiste en matériaux de

construction

Photocopies AbonnementsGrossiste en biens de

consommation durables

Matériel photo FournituresGrossiste en appareils

électriques

Services d’établissements Télécommunications

Grossiste en transport

industriel de matériel

électronique

Équipement de plomberie TéléphoneGrossiste en pièces

électroniques

Timbres Main-d’œuvre temporaireGrossiste en produits agro-

alimentaires

Impression Péage de pont et de routeGrossiste en fournitures

médicales

Honoraires professionnels OutilsGrossiste en biens de

consommation non durables

Publications Services de remorquageGrossiste en fournitures de

bureau

Tenue de documents Foires commerciales Grossiste en produits pétroliers

Réinstallation FormationGrossiste en plomberie-

chauffage (CVAC)

Équipement de sécurité Uniformes

64

Niveau 1 (fournisseurs détaillants)

Information de base sur les opérations

• Date

• Nom de fournisseur et numéro de marchand

• Montant ($)

• Code postal et adresse civique du marchand

DONNÉES FOURNIES PAR LES MARCHANDS ET

ACCEPTATION DE LA CARTE

Il existe deux niveaux de saisie de données par les

fournisseurs pour les opérations d’American Express : le

niveau 1 et le niveau 3. Les données qu’un fournisseur peut

transmettre dépendent du matériel de pointe de vente qu’il

utilise pour traiter les opérations.

• Taxe de vente

• Champ de données variable défini par le client (« champ de référence de titulaire de Carte ») limité à 17 caractères

• Numéro de bon de commande, code de centre de coût ou code comptable OU

• Nom du demandeur OU

• Numéro d’identification aux fins de l’impôt


• Code postal de l’adresse du destinataire

• Numéro de référence du fournisseur – numéro de commande ou de facture (pour fins de rapprochement)

• Description de l’article

• Prix unitaire

• Quantité

• Transport et manutention

• Code de type de taxe

• Code de référence de fournisseur

Niveau 3 (renseignements par ligne article)

Toutes les données de niveau 1 plus…

65

SOLUTION DE PAIEMENT ÉLECTRONIQUE

INTERENTREPRISE

Plateforme de paiements (PDP)

American Express peut rationaliser votre processus de paiement existant au moyen d’une plateforme Web automatisée qui offre une véritable solution de paiement pour l’acheteur. Le module de paiement PDP permet une transition rapide aux paiements électroniques en tirant profit de votre technologie existante.

Réduction des coûts et hausse de l’efficacité

• Automatisation des paiements avec une participation minimale du service de TI et accroissement du RCI investissements actuels en technologie

• Accès en ligne à l’état des paiements effectués aux fournisseurs et à l’historique des paiements

• Automatisation du rapprochement avec votre système de planification des ressources et vos fournisseurs

Amélioration du contrôle et du respect des lignes directrices

• Approbation des opérations avant le paiement au moyen des méthodes de travail existantes

• Conformité aux règles de l’entreprise relatives aux types de dépenses

• Amélioration de la sécurité des paiements par la réduction des risques de fraude par chèque et par le masquage de numéro de compte

Optimisation du fonds de roulement

• Hausse du délai moyen de règlement

• Réduction de la volatilité des flux de trésorerie et amélioration des cycles d’exploitation

• Réduction des besoins en fonds de roulement et en dépenses d’intérêts

Pour en savoir plus, communiquez avec votre représentant American Express ou envoyez un courriel à [email protected]

66


MODÈLE DE PLAN DE COMMUNICATION AUX EMPLOYÉS – APERÇU GÉNÉRAL

La présente section contient un aperçu des modèles de plans de communication que vous

pouvez utiliser comme guides au moment de créer des communications pour informer vos

employés et fournisseurs de votre nouveau programme. Les exemples de lettres et de

courriels associés à chaque étape de ces plans ont aussi été conçus pour vous. Pour vous

procurer les copies électroniques des plans complets et des exemples de communications qui

y sont associés, veuillez communiquer avec votre représentant American Express.

Plan de communication aux employés

– Aperçu général

Raison d’être

Le présent plan de communication fournit des instructions et des modèles qui vous aideront

à présenter aux employés de votre entreprise les avantages et les lignes directrices de votre

nouveau programme Carte affaires achats American Express.

Objectif

Ce plan vise à responsabiliser vos employés en ayant recours à des moyens de

communication efficaces qui leur permettront de comprendre le programme, ce qui

simplifiera l’adoption du programme tout en augmentant l’utilisation de la Carte. Vous serez

ainsi sur la bonne voie pour mettre en œuvre le programme de façon transparente et sans

problème.

Personnes

visées

Même si les employés n’utiliseront pas directement le présent document, ils seront

sensibilisés au programme au cours des cinq phases du plan de communication.

Calendrier

Pour garantir la plus grande participation des employés possible, nous vous suggérons de

leur transmettre les communications visées sur une période de cinq semaines. Ce plan

assurera la diffusion continue d’information pendant les quatre semaines qui précèderont le

lancement du programme et au cours de la première semaine de son déploiement.

Moyens de

communication

Il est extrêmement important de choisir le bon moyen pour communiquer les objectifs du

programme à vos employés, particulièrement quand il s’agit d’en déterminer la progression

et la réussite. Voici quelques suggestions de moyens de communication :

Courriel et courrier interne;

site intranet;

bulletins, etc.

67

Délai avant le

lancementPhases de communication Contenu

5 SEMAINES Annonce de l’adoption du

programme et aperçu du

programme

Aperçu général du nouveau programme et

énumération des avantages offerts à l’entreprise et à

l’employé, qui comprend le soutien du programme

par un haut dirigeant.

4 SEMAINES Votre nouvelle Carte affaires

achats American Express

Éléments clés de la demande d’adhésion, de la

livraison ou réception, de l’activation et de l’utilisation

de la nouvelle Carte affaires achats American

Express.

3 SEMAINES Guide des lignes directrices et des

processus

Synthèse des lignes directrices et des processus

internes que les employés et les administrateurs de

programme doivent respecter pour que le

déploiement du programme soit réussi.

2 SEMAINES Réception de la nouvelle Carte et

séances de formation des

nouveaux titulaires

Réception des nouvelles Cartes affaires achats

American Express par les employés et

communication des séances de formation nécessaire

pour les titulaires.

SEMAINE DE

LANCEMENT

Lancement du programme Résumé des principaux messages diffusés dans les

communications antérieures et ajout de

renseignements, le cas échéant.

68

Plan de communication aux fournisseurs

– Aperçu général

Raison d’être

Le présent plan de communication fournit des instructions et des modèles qui vous

aideront à présenter à vos fournisseurs les avantages et les lignes directrices de votre

nouveau programme Carte affaires achats American Express.

Objectif

Ce plan vise à informer vos fournisseurs en ayant recours à des moyens de

communication efficaces qui leur permettront de comprendre le programme et d’en

simplifier l’adoption. Vous serez ainsi sur la bonne voie pour mettre en œuvre le

programme de façon transparente et sans problème.

Personnes viséesMême si les fournisseurs n’utiliseront pas directement le présent document, ils seront

sensibilisés au programme au cours des différentes phases du plan de communication.

Calendrier

Afin de garantir l’adhésion la plus élevée des fournisseurs, il est fortement recommandé

que les activités de communication soient centrées en fonction de votre calendrier de

mise en œuvre. Ce plan assurera la diffusion continue d’information pendant les

semaines qui précèderont le lancement du programme et au cours de la première

semaine de son déploiement.

MODÈLE DE PLAN DE COMMUNICATION AUX

FOURNISSEURS – APERÇU GÉNÉRAL


69

Phases de

communicationContenu

Adhésion au

programme et

annonce du

programme

(obligatoire)

Une lettre d’adhésion ou d’annonce est l’occasion pour votre entreprise de mettre vos

fournisseurs au courant des motifs pour lesquels vous utiliserez le nouveau programme

Carte affaires achats American Express. Elle doit également se concentrer sur les

avantages que les fournisseurs peuvent attendre de ce changement et sur toute mesure

qu’ils doivent prendre pour contribuer à la réussite de votre nouveau programme.

Cette lettre comprendra les éléments d’information suivants :

La Carte affaires achats remplace votre processus approvisionnement-paiement

existant

Les avantages pour le fournisseur de l’acceptation de la Carte American Express

(rationalisation du processus de paiement, réduction du temps de cycle et diminution

des coûts de traitement pour l’entreprise comme pour le fournisseur, etc.

La date de début de la transition vers le nouveau programme American Express

Les mesures à prendre pour que le fournisseur soit prêt à participer à votre programme

o Fournisseur établi – c’est-à-dire qui accepte déjà la Carte American Express et dont

le processus d’approvisionnement est déjà défini en conséquence; ou

o Fournisseur non établi – c’est-à-dire qui n’accepte pas encore la Carte; lui

transmettre les coordonnées des Services aux marchands American Express pour

la mise en service; et

o Informer le fournisseur du niveau de données saisies au point de vente dont vous

avez besoin.

Moyens de

communication

Poste

Courriel

Télécopieur

Téléphone

Matériel de communication aux employés et aux fournisseurs supplémentaire offert en version électronique :

• Modèle d’accusé de réception pour le titulaire de la Carte

• Exemple de communication concernant l’adhésion au programme et l’annonce du programme

70

Codes MCC

Annexe

MCC Description

742 SOINS VÉTÉRINAIRES

743 PRODUCTEURS DE VIN

744 PRODUCTEURS DE CHAMPAGNE

763 COOPÉRATIVES AGRICOLES

780 AMÉNAGEMENT PAYSAGER ET HORTICULTURE

1520 ENTREPRENEURS GÉNÉRAUX – CONSTRUCTIONS RÉSIDENTIELLES ET COMMERCIALES

1711 PLOMBERIE, CHAUFFAGE ET CLIMATISATION

1731 ENTREPRENEURS EN ÉLECTRICITÉ

1740 ENTREPRENEURS EN MAÇONNERIE, CÉRAMIQUE, CARRELAGE, PLÂTRAGE ET ISOLATION

1750 ENTREPRENEURS EN MENUISERIE

1761 ENTREPRENEURS EN TOITURE, BARDAGE ET TRAVAIL DU MÉTAL EN FEUILLE

1771 ENTREPRENEURS EN BÉTONNAGE

1799 ENTREPRENEURS EN SECOND ŒUVRE – NON CLASSÉ AILLEURS

2741 ÉDITION ET IMPRESSION

2791 COMPOSITION, PRÉPARATION DES PLAQUES ET SERVICES CONNEXES

2842 SERVICES DE NETTOYAGE, DE POLISSAGE ET DE DÉSINFECTION SPÉCIALISÉS

4011 CHEMINS DE FER

4111 TRANSPORT DE PASSAGERS – LOCAL ET BANLIEUE, Y COMPRIS LES TRAVERSIERS

4112 TRAIN DE PASSAGERS

4119 SERVICES AMBULANCIERS

4121 TAXIS ET LIMOUSINES

4131 TRANSPORT PAR AUTOBUS

4214SERVICES DE FRET DE COURTE ET DE LONGUE DISTANCES, SERVICES DE DÉMÉNAGEMENT ET

D’ENTREPOSAGE ET LIVRAISON LOCALE

71

MCC Description

4215 SERVICES DE MESSAGERIE – PAR VOIE AÉRIENNE OU TERRESTRE, ET GROUPEURS

4225 ENTREPOSAGE ET STOCKAGE PUBLIC – PRODUITS AGRICOLES OU RÉFRIGÉRÉS ET ARTICLES MÉNAGERS

4411 BATEAUX À VAPEUR OU DE CROISIÈRE

4457 CRÉDIT-BAIL ET LOCATION DE BATEAUX

4468 PORTS DE PLAISANCE, MATÉRIEL ET SERVICES MARINS

4511 TRANSPORTEURS AÉRIENS

4582 AÉROPORTS, AÉRODROMES ET AÉROGARES

4722 AGENCES DE VOYAGES ET FORFAITISTES

4784 PÉAGE DE PONT ET DE ROUTE

4789 SERVICES DE TRANSPORT – NON CLASSÉ AILLEURS

4812 VENTE DE TÉLÉPHONE ET DE MATÉRIEL DE TÉLÉCOMMUNICATION

4814SERVICES DE TÉLÉCOMMUNICATION, Y COMPRIS LES APPELS LOCAUX ET LES INTERURBAINS, LES APPELS

PAR CARTE DE CRÉDIT ET LES APPELS AU MOYEN DE TÉLÉPHONES POUVANT LIRE LES BANDES

MAGNÉTIQUES, ET SERVICES DE TÉLÉCOPIE

4815 FACTURATION MENSUELLE DE FRAIS DE TÉLÉPHONIE

4816 SERVICES D’INFORMATION ET RÉSEAUX INFORMATIQUES

4821 SERVICES DE TÉLÉGRAPHIE

4829 VIREMENTS TÉLÉGRAPHIQUES ET MANDATS

4899 TÉLÉVISION PAR CÂBLE OU AUTRES SERVICES DE TÉLÉVISION PAYANTS

4900 SERVICES PUBLICS - ÉLECTRICITÉ, GAZ, AQUEDUC ET ÉGOUTS

5013 PIÈCES NEUVES ET ACCESSOIRES – AUTOMOBILE

5021 MOBILIER DE BUREAU ET AUTRE MOBILIER POUR ENTREPRISES

5039 MATÉRIAUX DE CONSTRUCTION – NON CLASSÉ AILLEURS

5044 MATÉRIEL DE BUREAU, DE PHOTOGRAPHIE, DE PHOTOCOPIE ET DE MICROFILM

5045 ORDINATEURS, PÉRIPHÉRIQUES ET LOGICIELS

5046 MATÉRIEL COMMERCIAL – NON CLASSÉ AILLEURS

72

MCC Description

5047 MATÉRIEL ET FOURNITURE D’HÔPITAUX – DENTAIRE, MÉDICAL, OPHTALMIQUE ET DE LABORATOIRE

5051 PARCS ET CENTRES À FERRAILLE

5065 PIÈCES ET ACCESSOIRES ÉLECTRIQUES

5072 ARTICLES DE QUINCAILLERIE

5074 PLOMBERIE ET CHAUFFAGE

5085 FOURNITURE INDUSTRIELLE – NON CLASSÉ AILLEURS

5094 PIERRES ET MÉTAUX PRÉCIEUX, MONTRES ET BIJOUX

5099 BIENS DURABLES – NON CLASSÉ AILLEURS

5111 FOURNITURE ET PAPETERIE

5122 MÉDICAMENTS ET PRODUITS PHARMACEUTIQUES DIVERS

5131 TISSUS, MERCERIE ET AUTRES ACCESSOIRES DE COUTURE

5137 UNIFORMES ET VÊTEMENTS COMMERCIAUX – HOMMES, FEMMES ET ENFANTS

5139 CHAUSSURES POUR COMMERCE

5169 PRODUITS CHIMIQUES ET PRODUITS ANALOGUES – NON CLASSÉ AILLEURS

5172 PÉTROLE ET PRODUITS PÉTROLIERS

5192 LIVRES, MAGAZINES ET JOURNAUX

5193 FOURNITURE POUR FLEURISTES ET POUR PÉPINIÉRISTES, FLEURS

5198 PEINTURE, VERNIS ET ACCESSOIRES CONNEXES

5199 BIENS NON DURABLES – NON CLASSÉ AILLEURS

5200 MAGASINS-ENTREPÔTS D’ARTICLES POUR LA MAISON

5211 DÉTAILLANTS – BOIS ET MATÉRIAU DE CONSTRUCTION

5231 DÉTAILLANTS – VERRE, PEINTURE ET PAPIER PEINT

5251 QUINCAILLERIES

5261 DÉTAILLANTS – PRODUITS POUR LE JARDIN OU LA PELOUSE, Y COMPRIS LES PÉPINIÈRES

5271 DÉTAILLANTS – MAISONS MOBILES

Annexe

73

MCC Description

5300 CLUBS-ENTREPÔTS

5309 BOUTIQUES HORS TAXES

5310 MAGASINS À RABAIS

5311 GRANDS MAGASINS

5331 MAGASINS POPULAIRES

5399 MAGASINS GÉNÉRAUX

5411 ÉPICERIES ET SUPERMARCHÉS

5422 FOURNISSEURS DE VIANDE POUR CONGÉLATEUR ET COMPARTIMENT RÉFRIGÉRÉ

5441 DÉTAILLANTS – BONBONS, NOIX ET CONFISERIES

5451 MAGASINS DE PRODUITS LAITIERS

5462 BOULANGERIES

5499 DÉTAILLANTS D’ALIMENTS DIVERS – DÉPANNEURS ET MARCHÉS DE SPÉCIALITÉ

5511CONCESSIONNAIRES AUTOS ET CAMIONS (NEUFS ET D’OCCASION) – VENTE, SERVICES, RÉPARATIONS,

PIÈCES ET CRÉDIT-BAIL

5521CONCESSIONNAIRES AUTOS ET CAMIONS (D’OCCASION SEULEMENT) – VENTE, SERVICES, RÉPARATIONS,

PIÈCES ET CRÉDIT-BAIL

5531 DÉTAILLANTS – ACCESSOIRES POUR L’AUTO ET LA MAISON

5532 MAGASINS DE PNEUS POUR AUTOMOBILES

5533 MAGASINS DE PIÈCES ET D’ACCESSOIRES POUR AUTOMOBILES

5541 STATIONS-SERVICE (AVEC OU SANS SERVICES CONNEXES)

5542 POMPES À ESSENCE AUTOMATISÉES

5551 CONCESSIONNAIRES DE BATEAUX

5561 CONCESSIONNAIRES DE ROULOTTES ET DE REMORQUES UTILITAIRES ET RÉCRÉATIVES

5571 CONCESSIONNAIRES ET MAGASINS DE MOTOCYCLETTES

5592 CONCESSIONNAIRES D’AUTOCARAVANES

5598 CONCESSIONNAIRES DE MOTONEIGES

5599 AUTRES CONCESSIONNAIRES (AUTOMOBILES, AVIONS ET ÉQUIPEMENT DE FERME) – NON CLASSÉ AILLEURS

74

MCC Description

5611 BOUTIQUES DE VÊTEMENTS ET D’ACCESSOIRES POUR GARÇONS ET HOMMES

5621 BOUTIQUES DE PRÊT-À-PORTER POUR FEMMES

5631 BOUTIQUES D’ACCESSOIRES ET DE SPÉCIALITÉ POUR FEMMES

5641 BOUTIQUES DE VÊTEMENTS POUR ENFANTS

5651 BOUTIQUES DE VÊTEMENTS POUR TOUTE LA FAMILLE

5655 BOUTIQUES DE VÊTEMENTS DE SPORT ET D’ÉQUITATION

5661 MAGASINS DE CHAUSSURES

5681 PELLETERIES ET MAGASINS DE FOURRURE

5691 BOUTIQUES DE VÊTEMENTS POUR HOMMES ET FEMMES

5697 TAILLEURS, COUTURIERS (Y COMPRIS RACCOMMODAGE ET RETOUCHES)

5698 MAGASINS DE PERRUQUES ET DE POSTICHES

5699 MAGASINS DE VÊTEMENTS ET D’ACCESSOIRES DIVERS

5712MAGASINS ET FABRICANTS DE MEUBLES ET DE DÉCORATION, À L’EXCEPTION DES APPAREILS

ÉLECTROMÉNAGERS

5713 MAGASINS DE REVÊTEMENTS DE SOL

5714 MAGASINS DE DRAPERIES, DE DÉCOR DE FENÊTRE ET DE TISSUS D’AMEUBLEMENT

5715 GROSSISTES DE BOISSONS ALCOOLISÉES

5718 MAGASINS DE FOYERS, DE PARE-FEU ET D’ACCESSOIRES POUR LE FOYER

5719 AUTRES MAGASINS DE SPÉCIALITÉ – ARTICLES MÉNAGERS

5722 MAGASINS D’APPAREILS MÉNAGERS

5732 MAGASINS D’ÉLECTRONIQUE

5733 MAGASINS DE MUSIQUE – INSTRUMENTS, PIANOS, PARTITIONS

5734 MAGASINS DE LOGICIELS INFORMATIQUES

5735 MAGASINS DE DISQUES

5811 TRAITEURS

5812 RESTAURANTS ET ÉTABLISSEMENTS DE RESTAURATION

Annexe

75

MCC Description

5813 DÉBITS DE BOISSONS (ALCOOLISÉES) – BARS, TAVERNES, BOÎTES DE NUIT, BARS-SALONS ET DISCOTHÈQUES

5814 ÉTABLISSEMENTS DE RESTAURATION RAPIDE

5912 PHARMACIES

5921 MAGASINS DE BOISSONS ALCOOLIQUES – BIÈRE, VIN ET ALCOOL

5931 MAGASINS DE MARCHANDISE D’OCCASION

5932 MAGASINS D’ANTIQUITÉS – VENTE, RÉPARATION ET RESTAURATION

5933 PRÊTEURS SUR GAGE

5935 SAUVETAGE

5937 MAGASINS DE REPRODUCTION D’ANTIQUITÉS

5940 MAGASIN DE VÉLOS – VENTE ET SERVICES

5941 MAGASINS D’ÉQUIPEMENTS SPORTIFS

5942 LIBRAIRIES

5943 MAGASINS DE FOURNITURE DE BUREAU ET DE FOURNITURE SCOLAIRE

5944 DÉTAILLANTS – BIJOUX, MONTRES ET ARGENTERIES

5945 MAGASINS DE PASSE-TEMPS, DE JOUETS ET DE JEUX

5946 MAGASINS DE FOURNITURE POUR APPAREILS PHOTO

5947 MAGASINS DE CARTES, DE CADEAUX ET DE SOUVENIRS

5948 MAGASINS DE BAGAGES ET D’ARTICLES DE CUIR

5949 MAGASINS DE COUTURE ET DE TISSUS

5950 MAGASINS DE VERRERIE ET DE CRISTAL

5960 MARKETING DIRECT – ASSURANCES

5962 TÉLÉMARKETING – SERVICES CONNEXES AUX VOYAGES

5963 VENTE ITINÉRANTE

5964 MARKETING DIRECT – VENTE PAR CATALOGUE

76

MCC Description

5965 MARKETING DIRECT – VENTE PAR CATALOGUE ET VENTE AU DÉTAIL COMBINÉES

5966 MARKETING DIRECT – SOLLICITATION TÉLÉPHONIQUE

5967 MARKETING DIRECT – APPELS ENTRANTS

5968 MARKETING DIRECT – ABONNEMENTS

5969 AUTRE MARKETING DIRECT – NON CLASSÉ AILLEURS

5970 MAGASINS DE FOURNITURE D’ARTISTE ET DE PRODUITS D’ARTISANAT

5971 MARCHANTS ET GALERIES D’ŒUVRES D’ART

5972 BOUTIQUES DE TIMBRES ET DE MONNAIES

5973 MAGASINS D’ARTICLES RELIGIEUX

5975 APPAREILS DE CORRECTION AUDITIVE – VENTE, SERVICES ET FOURNITURE

5976 APPAREILS ORTHOPÉDIQUES ET PROTHÈSES

5977 BOUTIQUES DE PRODUITS COSMÉTIQUES

5978 MAGASINS DE MACHINES À ÉCRIRE – VENTE, SERVICES ET LOCATION

5983 MARCHANDS DE MATÉRIAUX DE CHAUFFAGE – MAZOUT, BOIS, CHARBON ET PÉTROLE LIQUÉFIÉ

5992 FLEURISTES

5993 BOUTIQUES ET KIOSQUES DE CIGARES

5994 KIOSQUES À JOURNAUX

5995 ANIMALERIES, NOURRITURE ET ACCESSOIRES POUR ANIMAUX

5996 MAGASINS DE PISCINES – VENTE, FOURNITURE ET SERVICES

5997 BOUTIQUES DE RASOIRS ÉLECTRIQUES – VENTE ET SERVICES

5998 MAGASINS DE TENTES ET DE VÉLUMS

5999 BOUTIQUES SPÉCIALISÉES DIVERSES

6010 INSTITUTIONS FINANCIÈRES – DÉCAISSEMENTS MANUELS

6011 INSTITUTIONS FINANCIÈRES – DÉCAISSEMENTS AUTOMATIQUES

6012 INSTITUTIONS FINANCIÈRES – MARCHANDISES ET SERVICES

Annexe

77

MCC Description

6051INSTITUTIONS NON FINANCIÈRES – DEVISES, MANDATS (SAUF VIREMENTS TÉLÉGRAPHIQUES), CERTIFICATS

PROVISOIRES ET CHÈQUES DE VOYAGE

6211 COURTIERS EN VALEURS MOBILIÈRES

6300 ASSURANCE – VENTE, SOUSCRIPTION ET PRIMES

7011 HÔTELS, MOTELS ET CENTRES DE VILLÉGIATURE

7012 APPARTEMENTS EN MULTIPROPRIÉTÉ

7032 CAMPS SPORTIFS ET RÉCRÉATIFS

7033 TERRAIN DE CARAVANING ET DE CAMPING

7210 SERVICES DE BUANDERIE, DE NETTOYAGE ET DE RETOUCHE DE VÊTEMENTS

7211 SERVICES DE BUANDERIE (FAMILIAL ET COMMERCIAL)

7216 NETTOYAGE À SEC

7217 NETTOYAGE DE TAPIS ET DE MEUBLES REMBOURRÉS

7221 STUDIOS DE PHOTOGRAPHIE

7230 SALONS DE BEAUTÉ ET DE COIFFURE

7251 CORDONNERIE, CIRAGE DE CHAUSSURES ET NETTOYAGE DE CHAPEAUX

7261 SERVICES FUNÉRAIRES ET CRÉMATORIUMS

7273 SERVICES DE RENCONTRE ET D’ACCOMPAGNEMENT

7276 SERVICES DE PRÉPARATION DES DÉCLARATIONS DE REVENUS

7277 COUNSELING – DETTES ET PROBLÈMES CONJUGAUX OU PERSONNELS

7278 SERVICES ET CLUBS D’ACHATS ET DE MAGASINAGE

7296 LOCATION DE VÊTEMENTS – COSTUMES, UNIFORMES ET TENUES DE SOIRÉE

7297 SALONS DE MASSAGE

7298 STATIONS-SANTÉ ET SALONS DE BEAUTÉ

7299 SERVICES AUX PARTICULIERS – NON CLASSÉ AILLEURS

7311 SERVICES DE PUBLICITÉ

7321 AGENCES D’ÉVALUATION DU CRÉDIT À LA CONSOMMATION

78

MCC Description

7322 AGENCES DE RECOUVREMENT

7333 PHOTOGRAPHIE, ART ET GRAPHISME PUBLICITAIRES

7338 SERVICES DE COPIE RAPIDE, DE REPRODUCTION ET DE TIRAGE DE BLEUS

7339 SERVICES DE SOUTIEN STÉNOGRAPHIQUE ET DE SECRÉTARIAT

7342 SERVICES DE DÉSINFECTION ET DE DESTRUCTION DE NUISIBLES

7349 SERVICES DE NETTOYAGE, D’ENTRETIEN ET DE CONCIERGERIE

7361 SERVICES DE PLACEMENT ET DE MAIN-D’ŒUVRE TEMPORAIRE

7372SERVICES DE CONCEPTION DE SYSTÈMES INTÉGRÉS, DE TRAITEMENT DES DONNÉES ET DE

PROGRAMMATION INFORMATIQUE

7375 SERVICES DE RECHERCHES DOCUMENTAIRES

7379 SERVICES DE RÉPARATION ET D’ENTRETIEN D’ORDINATEURS – NON CLASSÉ AILLEURS

7392 SERVICES DE GESTION, DE CONSULTATION ET DE RELATIONS PUBLIQUES

7393AGENCE D’INVESTIGATION OU DE PROTECTION ET SERVICES DE SÉCURITÉ (Y COMPRIS FOURGONS BLINDÉS

ET CHIENS DE GARDE)

7394 CRÉDIT-BAIL ET LOCATION D’ÉQUIPEMENT, D’OUTILS, DE MEUBLES ET D’ÉLECTROMÉNAGERS

7395 LABORATOIRES DE TRAITEMENT DE FILMS, DÉVELOPPEMENT ET TIRAGE

7399 SERVICES AUX ENTREPRISES – NON CLASSÉ AILLEURS

7512 AGENCES DE LOCATION DE VOITURES

7513 LOCATION DE CAMIONS ET DE REMORQUES UTILITAIRES

7519 LOCATION D’AUTOCARAVANES ET DE VÉHICULES RÉCRÉATIFS

7523 PARCS DE STATIONNEMENT ET GARAGES

7531 CARROSSIERS

7534 ATELIERS DE RECHAPAGE ET DE RÉPARATION DE PNEUS

7535 ATELIERS DE PEINTURE POUR AUTOMOBILES

7538 ATELIERS DE SERVICES POUR AUTOMOBILES (À L’EXCLUSION DES CONCESSIONNAIRES)

7542 LAVE-AUTOS

Annexe

79

MCC Description

7549 SERVICES DE REMORQUAGE

7622 ATELIERS DE RÉPARATION D’APPAREILS ÉLECTRONIQUES

7623 ATELIERS DE RÉPARATION – CLIMATISATION ET RÉFRIGÉRATION

7629 ATELIERS DE RÉPARATION DE PETITS APPAREILS ET D’APPAREILS ÉLECTRIQUES

7631 ATELIERS DE RÉPARATION DE MONTRES, D’HORLOGES ET DE BIJOUX

7641 MEUBLES – REVÊTEMENT, RÉPARATION ET RESTAURATION

7692 SERVICE DE SOUDAGE

7699 ATELIERS DE RÉPARATION ET SERVICES CONNEXES – NON CLASSÉ AILLEURS

7829 PRODUCTION ET DIFFUSION DE FILMS ET DE VIDÉOCASSETTES

7832 SALLES DE CINÉMA

7841 CENTRES DE LOCATION DE VIDÉOCASSETTES

7911 SALLES, STUDIOS ET ÉCOLES DE DANSE

7922 DIRECTEURS DE PRODUCTION (À L’EXCLUSION DES FILMS) ET BILLETTERIES

7929 ORCHESTRES, MUSICIENS ET ANIMATEURS – NON CLASSÉ AILLEURS

7932 ÉTABLISSEMENTS DE BILLARD

7933 SALLES DE QUILLES

7941 CLUBS DE SPORTS COMMERCIAUX ET PROFESSIONNELS, TERRAINS DE SPORT, PROMOTEURS DE SPORT

7991 ATTRACTIONS TOURISTIQUES ET EXPOSITIONS

7992 TERRAINS DE GOLF PUBLICS

7993 FOURNITURES DE JEUX VIDÉO

7994 ÉTABLISSEMENTS ET SALLES DE JEUX D’ARCADE

7995 PARI (Y COMPRIS BILLETS DE LOTERIE, JETONS DE CASINO, PARI HORS-PISTE ET PARI AUX HIPPODROMES)

7996 PARCS D’ATTRACTIONS, CIRQUES, CARNAVALS ET DISEURS DE BONNE AVENTURE

7997CLUBS SPORTIFS, RÉCRÉATIFS ET ATHLÉTIQUES POUR MEMBRES, CLUBS DE LOISIRS ET TERRAINS DE GOLF

PRIVÉS

80

MCC Description

7998 AQUARIUMS ET DELPHINARIUMS

7999 SERVICES RÉCRÉATIFS – NON CLASSÉ AILLEURS

8011 MÉDECINS – NON CLASSÉ AILLEURS

8021 DENTISTES ET ORTHODONTISTES

8031 OSTÉOPATHES

8041 CHIROPRATICIENS

8042 OPTOMÉTRISTES ET OPHTALMOLOGISTES

8043 OPTICIENS, MATÉRIEL OPTIQUE ET LUNETTES

8049 PODIATRES ET PODOLOGUES

8050 SERVICES DE SOINS INFIRMIERS ET PERSONNELS

8062 HÔPITAUX

8071 LABORATOIRES MÉDICAUX ET DENTAIRES

8099 SERVICES MÉDICAUX ET PROFESSIONNELS DE LA SANTÉ – NON CLASSÉ AILLEURS

8111 SERVICES JURIDIQUES ET AVOCATS

8211 ÉCOLES PRIMAIRES ET SECONDAIRES

8220 COLLÈGES, UNIVERSITÉS, ÉCOLES D’ÉTUDES PROFESSIONNELLES ET COLLÈGES POSTSECONDAIRES

8241 ÉCOLES D’ÉTUDES PAR CORRESPONDANCE

8244 ÉCOLES DE COMMERCE ET DE SECRÉTARIAT

8249 ÉCOLES DE MÉTIERS ET CENTRES DE FORMATION PROFESSIONNELLE

8299 ÉCOLES ET SERVICES ÉDUCATIFS – NON CLASSÉ AILLEURS

8351 SERVICES DE GARDE D’ENFANTS

8398 ŒUVRES DE BIENFAISANCE ET DE SERVICES SOCIAUX

8641 ASSOCIATIONS CIVIQUES, SOCIALES ET DE SECOURS MUTUEL

8651 ORGANISMES POLITIQUES

Annexe

MCC Description

8661 ORGANISMES RELIGIEUX

8675 ASSOCIATIONS AUTOMOBILES

8699 ASSOCIATIONS – NON CLASSÉ AILLEURS

8734 LABORATOIRES D’ESSAIS NON MÉDICAUX

8911 SERVICES D’ARCHITECTURE, D’INGÉNIERIE ET D’ARPENTAGE

8931 SERVICES DE COMPTABILITÉ, DE VÉRIFICATION ET DE TENUE DE LIVRES

8999 SERVICES PROFESSIONNELS – NON CLASSÉ AILLEURS

9211 FRAIS JURIDIQUES (Y COMPRIS PENSIONS ALIMENTAIRES)

9222 AMENDES

9223 PAIEMENTS DE CAUTIONNEMENT

9311 IMPÔTS

9399 SERVICES GOUVERNEMENTAUX – NON CLASSÉ AILLEURS

9402 SERVICES POSTAUX (GOUVERNEMENTS SEULEMENT)

81

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