CENTRE NATIONAL D’ENSEIGNEMENT A DISTANCE - INSTITUT …d1n7iqsz6ob2ad.cloudfront.net/document/pdf/5346485a5c809.pdf · 2014-04-10 · sure la sécurité dans différentes chaînes

CENTRE NATIONALD’ENSEIGNEMENTA DISTANCE -INSTITUT DE LYON

MATSCHKÉ OLINDA

DOSSIER DE PRATIQUE PROFESSIONNELLE

BACCALAURÉAT PROFESSIONNEL

SECRÉTARIAT

Tuteur de stage : Madame Audrey SIVRAC (Directrice des Ressources Humaines)

ÉPREUVE E3 APratique Professionnelle En Entreprise

ACADÉMIE DE VERSAILLES

DU 01 JANVIER AU 02 MARS 2009

1

SOMMAIRE

FICHE D’IDENTIFICATION PERSONNELLE 3

I. REMERCIEMENTS : 4

II. INDRODUCTION : 5

III. PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE : 6

1. Organigramme : 72. Historique : 83. Activité : 94. Chiffres d’affaires et effectifs 105. Clients de l’entreprise : 11

IV. DÉBUT DANS L’ENTREPRISE : 12

1. Fiche descriptive n°1 13




5. Fiche descriptive n°5 176. Fiche descriptive n°6 18

7. Les outils mis à ma disposition 19

V. LES APPORTS DU STAGE 20

1. Les compétences acquises 20

2. Les difficultés rencontrées 20

3. Les solutions apportées 20

VI. CONCLUSION 21

2

Olinda MATSCHKÉ

39 bis, Avenue Paul Vaillant Couturier

95140 Garges-Lès-Gonesse

06.17.90.01.11

01.39.86.59.70

[email protected]

19 ans, Mariée, 1 enfant

SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE

Compétences

___________________________________________________________________________________________

Tâches administratives et bureautique courantes (Classement, standard, pho-tocopies, fax, mail, réceptions et expéditions de courriers, archives, com-mandes...)

Accueil et communication des interlocuteurs internes et externes (Transmet des messages, des informations, des documents)

Tenue d’agenda et plannings / Prise de rendez-vous Traitement des dossiers administratifs (Faire des contrats, attestations, décla-

rations multiples, demandes de cassiers judicaires, avenant contrat, des fins de période d essai, des DUE)

Saisie informatique Base de Comptabilité (encaissement de différents règlements, factures,..) Discrétion professionnel absolue

Expérience professionnelle

___________________________________________________________________________________________

02 Janvier au 20 Mars 2009 Secrétaire (stagiaire), Société A.C.S.P (95) Garges-lès-Gonesse Base de secrétariat (courrier divers, classement, standard, fax, ...) Dossiers administratifs (Faire des cursus, contrats, licenciement, déclaration

sur l honneur, Déclaration auprès de l’Urssaf, Attestation) Réceptionner des candidatures Saisie informatique Remettre les tenues des agents et faire des badges

Décembre 2008 Hôtesse, Agence Circular/Actuelle (75) Paris Donner des prospectus à des passants Faire de la publicité pour le dernier Blackberry Storm écran tactile

07 avril au 20 mai 2008 Secrétaire Polyvalente, DAN’S Médical (95) Garges-lès-Gonesse Base du secrétariat (standard, accueil, classement, courrier, Photocopies…) Saisie informatique Base de Comptabilité (Factures, Règlement, Ordonnance, Ventes divers) Préparation de commandes (sur ordonnance)

Formation

___________________________________________________________________________________________

2008/2009 Première Baccalauréat Professionnel Secrétariat par correspondance (Le CNED)

2005/2007 BEP Métiers du Secrétariat

Bureautiques : Pack Office 2002, 2003, 2007, Pack Ciel, Internet, messagerie (Outlook)

Langues : Notions d’anglais et d’espagnolCentres d’intérêt

___________________________________________________________________________________________

Loisirs : La musique, la danse, le cinéma, la lecture, les voyages, et le secteur médical.

3

mailto:[email protected]

I. REMERCIEMENT

Olinda MATSCHKE39Bis Avenue Paul Vaillant Couturier95140 GARGES LES GONESSE

A.C.S.PMADAME AUDREY SIVRAC43/45 BOULEVARD DE LA MUETTE95140 GARGES LES GONESSE

OBJET :Période de Formation Garges-lès-Gonesse,

Le 16 Mars 2009

Madame,

Vous avez bien voulu me recevoir dans votre entreprise, du 02 Janvier au 02 Mars au ServiceAdministratif afin d’y accomplir une période de formation en entreprise d’une durée de 08 se-maines, comme le prévoit le règlement du Baccalauréat Professionnel de Secrétariat que jeprépare actuellement.

Ce stage m’a été particulièrement profitable et je tiens à vous remercier pour votre accueil, etle soutien que vous m’avez apporté durant ce stage.

Je ne manquerai pas de mettre en pratique ce dont j’ai pu acquérir chez vous dans la suite dema formation.

Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes salutations dévouées.

Olinda MATSCHKE

II. INDRODUCTION

4

Je suis en Première Année Baccalauréat Professionnelle Secrétariat, et j’ai effectué mon stagede 8 semaines consécutives au sein de la société A.C.S.P du 02 janvier au 02 mars 2009 sousla responsabilité de Madame Audrey SIVRAC en qualité de Secrétaire de Direction.

Plus concrètement, ce stage a été pour moi l’opportunité d’appréhender le secteur de lasécurité que je ne connaissais pas.

Au-delà d’enrichir mes connaissances professionnelles, ce stage m’a permis de comprendredans quelle mesure le Métiers du Secrétariat a pour moi un impact sur ma vie professionnelleet a quel point j’apprécie réellement ce métier.

Enfin, je vais vous décrire les différentes missions et tâches que j’ai pu effectuer au sein decette entreprise, et les nombreuses choses que j’ai pu acquérir.

III. PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE

5

Raison sociale : A.C.S.P. (Action Coordination Sécurité Privée)

Secteur : Tertiaire

Nom du dirigeant : Mr BENSLAMIA Youssef

Adresse du siège social : 43/45 boulevard de la Muette, Porte 8 95145 Garges-Lès-Gonesse

Téléphone : 01.34.45.83.59

Télécopie : 01.34.45.85.53

Site Internet : [email protected]

Effectifs : 11 au Service Administratif et

180 Agents de Sécurité

Effectif du service : 5 Personnes

Activité : Sécurité prévention

Statut juridique : S.A.R.L.

Place sur le marché : Locale et Régionale.

APE SIRET CAPITAL

746Z 389 145 541 00048 7622.45 €

1. Organigramme d’ACSP

6

mailto:[email protected]

2. HISTORIQUE:

7

La société A.C.S.P est une S.A.R.L. qui fait de la prestation de service, en effet l’entreprise as -sure la sécurité dans différentes chaînes d’hypermarchés comme E Leclerc, ED, Go SportCastorama mais aussi dans des immeubles et entrepôts…

La société a eu plusieurs changements durant de nombreuses années.

La société a été créée en 1992 à Paris. En janvier 1999, la société a été rachetée par la socié-té A.B.S.I qui l’a ensuite légué aux directeurs d’exploitation. Entre 1999 et 2000, l’entreprise aété mise en sommeil.

Puis en Avril 2000, la société A.C.S.P s’est mise à faire avancer leurs objectifs avec, le nou-veau directeur de la société est Monsieur BENSLAMIA qui dirige actuellement environ 190 em-ployés.

Et depuis l’année 2000, la société A.C.S.P se transforme et offre l’opportunité pour chaqueagent de sécurité de trouver un emploi stable et bien rémunéré.

3. ACTIVITÉ

8

A.C.S.P est une société spécialisée dans le domaine de la sécurité, elle fait de la prestation deservice, en effet l’entreprise assure la sécurité de différentes chaines d’hypermarchés.

La société A.C.S.P emploie des Agents de Sécurité qualifiés ayant pour missions de respecteret de faire appliquer les consignes spécifiques à chaque magasin où ils sont envoyés.

Tous les salariés au sein de la société font l’objet d’une déclaration d’embauche (DUE) auprèsde l’URSSAF, d’une déclaration préfectorale et d’une visite médicale. La formation où ils sorti-ront avec un diplôme en tant qu'Agent de Service Sécurité Incendie et Assistance à Per-

sonnes.

4. LES CHIFFRES D’AFFAIRES ET ÉFFECTIFS

CHIFFRES D’AFFAIRES :

9

1999 : 87 €

2000 : 1645 €

2001 : 4067 €

2002 : 3839 €

2003 : 3840 €

2004 : 3624 €

2005 : 4358 €

2006 : 4363 €

EFFECTIFS :

1999 : 21 salariés

2000 : 138 salariés









5. CLIENTS DE L’ENTREPRISE

10

A.C.S.P a un très large répertoire de clients.La plupart des clients d’A.C.S.P nous téléphone pour que nous leur envoyions des agents desécurité par besoin.

Voici quelques exemples de clients de la société A.C.S.P :

ATAC BAGNOLET CASTORAMA SAINT OUEN COMPAGNIE GENERALE DES EAUX CONFORAMA CORBEIL ESSONNES ED FRANPRIX HOUILLES GO SPORT LA DEFENSE LA HALLES AUX VETEMENTS LES VOUCHERIES D ILE DE FRANCE MAIRIE DE BEZONS SOCIETE EXAPAC SOCIETE GEODIS VILLAGE DE NOEL 4 TEMPS LA DEFENSE

IV. DÉBUT DANS L’ENTREPRISE

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Lors de mon arrivée au sein de la société, les employés ont tout de suite été communicatifs etm’ont considéré comme un des composants de l’effectif de la société, réaction sûrement dûeau fait qu’ils ont l’habitude d’avoir des stagiaires tout au long de l’année. Je n’ai rencontrée au-cun problème dans mon intégration à leur structure.

Au cours de ces deux mois de stage, j’ai ainsi pu observer le fonctionnement d’une société desécurité.

Par ailleurs, les relations humaines entre les différents employés de la société, indépendam-ment de l’activité exercée par chacun d’eux, m’ont appris sur le comportement à avoir en toutecirconstance.

Au-delà du fonctionnement de la société, j’ai pu ressentir qu’il y a une bonne ambiance et quechaque personne de chaque service différent est très compréhensible et prend le temps dem’apprendre différentes pratiques du domaine du secrétariat ainsi que de la comptabilité.

En effet, l’atmosphère au sein de la société est très sereine. J’ai ainsi constaté que la hiérar-chie des fonctions de la société A.C.S.P était chaleureuse et bienveillante dans les relationshumaines entre les employés.

I.Fiches descriptives :

1. FICHE DESCRIPTIVE DE LA SITUATION N° 1

12

Prénom et NOM: Olinda MATSCHKÉ.

PFE n°1/2: Du 01 Janvier 2009 au 02 Mars 2009

Entreprise d'accueil: A.C.S.P.

Service: Du Personnel Tutrice: Mme Audrey SIVRAC

Fonction dans le service: DRH (Directrice des Ressources Humaines).

TRAVAIL EFFECTUÉ

CONTEXTE:

- Accueil Téléphonique.

MOYENS MIS EN OEUVRE:

- Standard Alcatel,- Liste téléphonique répertoriée par ordre alphabétique.

OBJECTIFS À ATTEINDRE:

Renseigner les clients: Répondre à leurs attentes- Savoir écouter,- Pouvoir faire un travail a la demande de l’interlocuteur,- Donner une image positive de la société,- Pouvoir renseigner l’interlocuteur.

CONTRAINTES ET PROCEDURES À RESPECTER:

- Ne pas faire de commentaires négatifs sur le comportement des clients, car le client est roi, même dans cettesituation il faut pouvoir garder le sourire.

RÉSULTATS OBTENUS:

Les interlocuteurs que j’ai reçus ou au standard, on précisé à ma tutrice que je savais garder mon calme malgré lemécontentement des interlocuteurs ou clients. MARGE D'AUTONOMIE

Sans aide. Avec aide.

DIFFICULTÉS RENCONTRÉES

-Garder mon calme devant des clients peu scrupuleux.

CONCLUSIONS PRATIQUES TIRÉES DE L'EXPÉRIENCE:

J'ai vraiment apprécié d’être en contact avec les clients et interlocuteurs, pour être utile.


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TRAVAIL EFFECTUÉ

CONTEXTE:

- Courriers.


- Ordinateur DELL, Système Microsoft Windows XP, Logiciels Word, Excel, Imprimante Brother HL-1430.

OBJECTIFS À ATTEINDRE:

Ce support de travail sert à faire des courriers de toute sorte (Contrats, Convocation, Licenciement).

CONTRAINTES ET PROCEDURES À RESPECTER:

- Les courriers à envoyer sont tous des courriers types, ainsi que les contrats et lettres de licenciements.- Photocopier automatiquement toutes les lettres envoyées pour le placer dans le dossier administratif de

chacun.

RÉSULTATS OBTENUS:

Cela permet un suivi quotidien du courrier de départ.

MARGE D'AUTONOMIE:


DIFFICULTÉS RENCONTRÉES:

Aucune.


J'ai apprécié de créer des courriers types pour me perfectionner sur le logiciel Word.



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TRAVAIL EFFECTUÉ

CONTEXTE

- DUE (Déclaration Unique d’Embauche).



OBJECTIFS À ATTEINDRE

C’est une déclaration auprès de l’Urssaf qui stipule que tel ou tel personne soit déclarer et travaille donc bien dansl’entreprise.

CONTRAINTES ET PROCEDURES À RESPECTER :

- Il faut aller sur leur site Internet et saisir le numéro de Siret de l’entreprise,- Ensuite il faut saisir les coordonnées et le n° de sécurité social et la date d’embauche,- On envoie et on imprime la feuille qui justifie la déclaration d’embauche.

RÉSULTATS OBTENUS:

Dés la déclaration d’embauche enregistrer, on peut commencer le dossier administratif, car sans la déclaration Uniqued’Embauche, on ne peut pas faire travailler le salariés, c’est illégale.

MARGE D'AUTONOMIE



Aucune.


Ce travail m'a permis d'enrichir mon sens des responsabilités, car c’est un document très important dans uneembauche.


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TRAVAIL EFFECTUÉ

CONTEXTE

- Candidatures.


- Ordinateur DELL, Système Microsoft Windows XP, Logiciels Word, Excel, Imprimante Brother HL-1430,- Parapheurs,- Standard.

OBJECTIFS À ATTEINDRE :

- Prendre différentes candidatures et procéder à un recrutement


- Prendre la candidature et la mettre sur le parapheur du bureau,- Ne pas donner de faux espoirs aux candidats.- Leur faire remplir les 17 feuilles (coordonnées, situation de famille et parentale, cursus scolaires et quelque

exercices de français et de mathématiques.

RÉSULTATS OBTENUS:

Une réponse se fait au bout de 2 semaines si c’est une réponse négative, si c’est une réponse positive on l’appelle désle premier rendez-vous imposé par la directrice des Ressources Humaines.

MARGE D'AUTONOMIE :


DIFFICULTÉS RENCONTRÉES :

Aucune.


Ce travail m’a permis de gérer plusieurs tâches en secrétariat concernant le dossier de candidatures.


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Service: Du Personnel Tutrice: Mme Audrey SIVRAC.


TRAVAIL EFFECTUÉ

CONTEXTE :

- Préfectures,- Sous Préfectures,- Casier judiciaire.


- Ordinateur DELL, Système Microsoft Windows XP, Logiciels Word, Excel, Imprimante Brother HL-1430,

OBJECTIFS À ATTEINDRE :

- Saisir un courrier a la préfecture pour avoir le casier judiciaire de la personne embauchée si elle est denationalité française ou européenne,

- Si c’est une personne de nationalités étrangères d’abord faut faxer la demande de casier judicaire remplie parles candidats pour obtenir le casier judiciaire et la confirmation de son entrée en France.


- Vérification des papiers d’identité du candidat.

RÉSULTATS OBTENUS:

En général, ce sont des papiers d’identité originaux, mais il arrive que se soit des papiers falsifiés, et dans ce cas là, onn’embauche pas la personne, pour cette raison grave.

MARGE D'AUTONOMIE



Aucune.


Ce travail m’a permis d’être attentif à mes taches administratives, qu’il faut toujours relire plusieurs fois les taches qu’ona accomplies, pour être sûr de n’avoir fait aucune erreur.

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TRAVAIL EFFECTUÉ

CONTEXTE

- Saisie d’un contrat en CDI (Contrat a durée Indéterminée)



OBJECTIFS À ATTEINDRE

- Saisir le contrat de travail sans fautes d’orthographe, ni de fautes de frappes.


- Vérifier le nombre d’heures par semaines,- Vérifier le montant du salaire brut,- Saisir les modifications des contrats.

RÉSULTATS OBTENUS:

- Après lecture et signature du salarié, mettre le contrat double dans le dossier administratif de la personne.

MARGE D'AUTONOMIE



- Un problème avec le mode de calcul pour le salaire brut.

CONCLUSIONS PRATIQUES TIRÉES DE L'EXPÉRIENCE

- Cette tache m’a permis de saisir une opération de mathématique pour le salaire brut, que je ne savais pascalculés.

- Elle m’a permis de me responsabiliser dans cette saisie importante.

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7. LES OUTILS MIS A MA DISPOSITION

ORDINATEUR

DELL

SYSTHEME

MICROSOFT WINDOWS XP

LOGICIELS

WORD, EXCEL, ACCESS

IMPRIMANTE

BROTHER HL-1430

LE STANDARD

ALCATEL

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V. LES APPORTS DU STAGE

1. LES COMPÉTENCES ACQUISES

Les compétences acquises que j’ai pendant mes cours de secrétariat et comptabilité m’ont ététrès utiles car j’ai appris à valoriser mes acquis que j’avais déjà dûs a mon parcours profes-sionnel, tels que le standard, le classement, les feuille de paye.

2. LES DIFFICULTÉS RENCONTRÉES

Les difficultés que j’ai rencontrées pendant ma période de stage de deux mois, ont été surtoutla comptabilité mais aussi le manque de confiance en moi sur mes compétences profession-nelles.

Mon défaut dans ce qui j’espère sera mon futur métier c’est mon orthographe, mais avec de lapatience, j’arriverai à faire moins de faute.

3. LES SOLUTIONS APPORTÉES

Les solutions apportées ont été la patience, l’entêtement, l’écoute, et la volonté de s’appliquer.

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VI. CONCLUSION

Pour conclure ce rapport, je dois dire que ce stage fût très intéressant pour moi, il m’a permisde découvrir le monde de l’entreprise, d’alterner le travail en équipe et le travail en total auto -nomie et ainsi mettre en application certains acquis de cette première année de formation enpremière année Baccalauréat Professionnel Secrétariat.

En me rendant dans cette société, j’avais en tête de pouvoir travailler en équipe, car il est vraique je n’aime pas travailler en équipe car quand je travaille et que c’est mal fait on se fait dis -puter tous les deux malgré que ce ne soit pas forcément de la faute de l’autre personne. Jesuis une personne qui essaye de ne pas faire trop de fautes donc ce qui fait c’est que jen’aime pas me faire disputée pour les autres.

Maintenant je sais que travailler en équipe, c’est assez bien et même si parfois on fait des er -reurs, c’est en faisant ces mêmes erreurs qu’on apprend à ne plus les refaire.

Ce qui m’a plu pendant ce stage, c’est la confiance que m’ont accordée les différents salariésdes différents services.

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