Chemins  de  la  mémoire    les  archives  audiovisuelles  au  secours  de  l'identité  d'une  organisation  internationale  africaine    Dr  Adama  Aly  Pam  Archiviste  paléographe   Résumé  Trente ans après le transfert de son Siège de Paris à Dakar, la Banque Centrale des États de l'Afrique de l'Ouest (BCEAO) décide d'organiser ses archives. Cette préoccupation tardive, mais salutaire découle d'une prise de conscience d'une génération de banquiers centraux soucieuse de célébrer une histoire. En effet, le transfert du Siège est accompagné d'une africanisation du personnel perçue comme un acte d'indépendance. Le départ à la retraite d'une bonne partie des acteurs de cette africanisation a été le déclic d'une forte demande de mémoire et de célébration. C'est ainsi que la Banque s'est lancée dans une vaste politique d'exhumation et d'organisation de la mémoire. Cela s'est traduit par la rédaction d'une somme monumentale de l'histoire institutionnelle de l'Union monétaire ouest-africaine, la création d'un musée de la monnaie et l'organisation des archives et de la documentation à l'échelle des 23 sites de la Banque. Le programme de gestion des archives audiovisuelles est une composante essentielle de l'organisation de la mémoire institutionnelle. Il vise à mettre en place une politique de traitement de ces documents, suivant trois axes majeurs : la sauvegarde du patrimoine audiovisuel, l’amélioration de sa gestion et sa valorisation. Le présent exposé restitue le cadre méthodologique du dispositif de gestion des archives audiovisuelles que nous avons mis en œuvre. Auteur  Archiviste paléographe, monsieur Pam est docteur en Histoire de l’université Cheich Anta Diop de Dakar. Il commence sa carrière aux Archives nationales du Sénégal avant de rejoindre la Banque Centrale des États de l’Afrique de l’Ouest où il conduit avec une équipe d’archivistes un important programme de modernisation des archives et de la Documentation de l’Organisation régionale. Professeur vacataire à l’Université Cheikh Anta Diop, il a participé à la mise en place du programme pédagogique de l’enseignement à distance d’archivistes d’entrepris. De 2007 à 2010, monsieur Pam a été élu Président de l’Association sénégalaise des bibliothécaires, archivistes et documentalistes. Il est auteur de plusieurs rapports et études sur les questions touchant les archives et les bibliothèques au Sénégal.

1.  État  des  lieux  des  archives  audiovisuelles  de  la  BCEAO    

1.1  Inventaire  des  archives  audiovisuelles  

Le recensement des archives audiovisuelles a été réalisé au Siège, dans les Directions nationales et au Secrétariat général de la Commission bancaire au cours de la période du 8 novembre au 29 décembre 2006.

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À cet effet, quatre formulaires ont été élaborés pour recenser les archives audiovisuelles par type de support, notamment les photographies, les enregistrements vidéo, les enregistrements audio, et les affiches. Le recensement a permis de dénombrer et de faire ressortir la nature des documents, leurs supports et leur état de conservation.

1.1.1  Volume  du  fonds  

Il ressort des résultats du recensement que la Banque dispose d'une collection d'archives audiovisuelles composée d'environ 75,386 unités. Le dépouillement met en évidence une répartition géographique des archives audiovisuelles de la Banque, marquée par une forte concentration au niveau du Siège, qui totalise 44,002 documents audiovisuels, constituant environ 58 % du fonds total. Les Directions nationales disposent d'un fonds d'archives audiovisuelles compris entre 7,92 % (DN Sénégal) et 0,15 % (DN Togo) du fonds total.

Par type de document, les images photographiques (75,048 unités) représentent 99 % du fonds d'archives audiovisuelles de la Banque. Les enregistrements vidéo et audio comptent respectivement 286 et 52 unités.

Recensement des archives audiovisuelles de la BCEAO : répartition thématique par site

Siège SGCB DN Bénin Total %

37 744 271 141 192 0 934 0 17

561 1 0 244 7 8 18 18 402 19 2

Cérémonies protocolaires 392 263 142 0 0 0 1 540 0 4Réunions statutaires de l'UMOA et de l'UEMOA 0 183 209 220 0 137 866 3 13Autres réunions 384 0 0 0 242 0 0 59 5 4

188 2 14 317 96 82 13 79 6 3

Fêtes commémoratives 0 415 1 291 2 8 472 69 7

870 850 0 30

Formations, séminaires, colloques 85 0 0 4 0 359 59 5 7 5Autres 0 264 0 2 0 0 2 15

Total 111 100% 57,65 2,56 5,89 5,83 4,27 3,45 6,47 5,80 7,92 0,15 100

Source : BCEAO

DN B Faso

DN RCI

DN G Bissau

DN Mali

DN Niger

DN Sénégal

DN Togo

Construction & inauguration des immeubles abritant les sites de la Banque 9 843 1 179 13 341

Emission, nouvelles gammes de billets, démonétisation 1 278

1 802 3 1407 208 1 038 9 8642 172 2 862

Activités du Gouverneur : audiences avec les chefs d'Etat, parrainages, rencontres internationales,

1 705 2 502

2 653 1 245 5 156Cérémonies sociales : arbres de noël, sorties récréatives, sport, départ à la retraite, colonies de vacances, fêtes diverses

5 413 2 627 2 531 1 131 2 255 4 192 2 687 22 556

3 620 4 1399 025 1 039 1 151 11 483

44 002 1 957 4 498 4 451 3 262 2 633 4 935 4 428 6 044 76 321

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1.1.2  Composition  thématique  du  fonds  

L'analyse thématique du fonds révèle qu'il est composé en majorité (30 %) de documents relatifs aux activités sociales (sorties récréatives, colonies de vacances, activités sportives, arbres-de-Noël, départs à la retraite). Les documents relatifs aux programmes de construction ou d'inauguration des sites de la Banque entre 1958 et 2000 comptent pour 17 % du fonds, et les réunions des instances de l'UMOA pour 13 %. Les archives relatives à l'émission et à la démonétisation représentent environ 2 % du fonds, et celles liées aux activités du Gouverneur (audiences avec les Chefs d'État, rencontres internationales, parrainages) comptent pour 3 %. Les activités de formation constituent 5 % du fonds total. 1.2  État  de  conservation  des  archives  audiovisuelles  

Dans plusieurs sites, les conditions de conservation des archives audiovisuelles ne sont pas conformes aux normes requises en la matière. Les documents  sont conservés dans les bureaux et dans quelques salles de prétraitement, alors qu'ils devraient être stockés dans des espaces de conservation spécifiques. Ces espaces doivent être protégés de la poussière, de la lumière et mis hors de proximité des transformateurs et moteurs électriques. La température des locaux doit se situer de manière constante autour de 20 °C et d'une humidité relative de 40 %. Les supports doivent être conditionnés dans des boites qui évitent toute déformation ou rayure de la couche polycarbonate, en ce qui concerne les CD contenant des données numériques. 1.3  Inexistence  d'instruments  de  recherche  

Il n'existe aucun instrument de recherche des archives audiovisuelles de la Banque. Cette situation est d'autant plus complexe que certains de ces documents nécessitent le recours à un appareil de lecture pour

Photographies Affiches

130 5 0 0 17,78 1,75 0 0

12 78 48 8 1,42 27,27 92,31 72,73

Cérémonies protocolaires 30 4 0 0 4,18 1,4 0 0

86 12 1 0 13,13 4,2 1,92 0

Autres réunions 23 5 0 0 2,88 1,75 0

36 20 0 0 3,27 6,99 0 0

Fêtes commémoratives 46 15 0 0 6,75 5,24 0 0

303 51 1 0 29,94 17,83 1,92 0

37 87 0 0 5,38 30,42 0 0

Autres 111 9 2 3 15,27 3,15 3,85 27,27Total 814 286 52 11 100 100 100 100

Source : BCEAO

Recensement des archives audiovisuelles de la BCEAO : répartition thématique par type de document

Enregistrements vidéo

Enregistrements audio

Ratio photos

Ratio Video

Ratio audio

Ratio Affiches

Nbre d'albums

Nbre de photos

Construction & inauguration des immeubles abritant les sites de la Banque

13 333

Emission, nouvelles gammes de billets, démonétisation

1 063

3 134Réunions statutaires de l'UMOA et de l'UEMOA

9 843

2 160Activités du Gouverneur : audiences avec les chefs d'Etat, parrainages, rencontres internationales,

2 455

5 128Cérémonies sociales : arbres de noël, sorties récréatives, sport, départ à la retraite, colonies de vacances, fêtes diverses

22 452

Formations, séminaires, colloques

4 032

11 44875 048

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accéder au contenu (cassettes vidéo et cassettes audio). Par ailleurs, les documents photographiques sont souvent sans indications sur l'identité des personnes, les lieux, la date et le contexte ou l'objet.  

2.  Plan  de  gestion  des  archives  audiovisuelles  

Au regard de l'importance du fonds des archives audiovisuelles de la Banque, et pour pallier les insuffisances constatées lors du recensement, il est proposé de mettre en place un programme global visant à assurer l'uniformité de leur gestion sur tous les sites de la Banque, dans le respect des normes internationales en vigueur en la matière.

Ce programme comprend l'identification des archives audiovisuelles et la mise en place d'outils adéquats pour leur gestion. Il inclut également l'application des normes idoines de conservation des documents sur tous les sites de la Banque, ainsi que la mise en œuvre d'un plan de numérisation et de valorisation du fonds.  

2.1  Identification  des  archives  audiovisuelles  

Le programme s'attellera à mettre en place un dispositif d'identification des archives audiovisuelles, en ayant recours aux agents de la Banque ou à d'autres témoins. En effet, l'identification d'un document constitue une information très utile au processus d'évaluation et de tri. Il consiste à établir une carte d'identité précise de chaque document afin de permettre son identification de manière univoque et précise. Les règles de description des documents d'archives obligent à rechercher et à consigner dans une base de données son titre, son auteur, sa date de création et son contenu. Pour ce faire, une équipe constituée d'archivistes, d'historiens et d'agents désignés en raison de leur connaissance de l'histoire contemporaine de la Banque sera mise en place au Siège, et en cas de besoin, dans chaque Direction nationale.  2.1.1  Identification  des  albums  sans  légende  

Cette opération consistera à identifier les événements auxquels se rapportent les albums ne disposant aucun renseignement permettant leur description. Il s'agira, pour l'archiviste chargé du traitement, de recourir aux personnes ayant participé à l'évènement afin de déterminer de manière relative ou absolue la date et le contexte d'élaboration des photographies. Cette opération nécessite de la part de l'archiviste plusieurs recoupements pour valider l'information recueillie auprès des personnes ciblées (en activité ou à la retraite). 2.1.2  Identification  des  documents  vidéo  et  audio  sans  légende  

Il s'agira de visionner les cassettes vidéo afin de déterminer le contexte et l'objet de la production du document. Le recours aux personnes témoin des événements peut être envisagé. Quant aux documents sonores, l'équipe procédera à l'écoute des documents pour déterminer leur contenu. Il sera procédé à une transcription textuelle des discours pour en faciliter l'identification. 2.2.  Outils  de  gestion  

Un plan de classification, un bordereau de saisie et un calendrier de conservation et d'élimination sont élaborés et mis à la disposition des archivistes de la Banque pour le traitement des archives audiovisuelles.

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2.2.1  Élaboration  d'un  plan  de  classification    

La classification a pour but d'identifier et de regrouper selon une logique déterminée les documents d'archives appartenant à un fonds ou à une collection, en vue d'en faciliter le repérage. Dans le cadre des archives photographiques, les fonds peuvent être considérés en fonction des différentes photographies. Cette option peut avoir des limites si on ne parvient pas à déterminer toutes les photographies, notamment pour les documents anciens au regard du fait que les photographies ne sont généralement pas regroupées en agence. La totalité de la collection peut également être envisagée comme une entité archivistique unique. Pour des considérations pratiques, nous choisissons la dernière option et proposons le plan de classification ci-après : 100 — Construction des agences de la BCEAO

— Plans et maquettes — Travaux de construction — Inauguration des sites

200 — Rencontres statutaires — Conférences des Chefs d'État — Conseils des ministres de l'UMOA

— Conseils d'Administration de la BCEAO 300 — Cérémonies protocolaires

— Prestations de serment des Gouverneurs — Installations des Directeurs nationaux — Fêtes commémoratives

400 — Cérémonies sociales — Arbre de Noël — Sorties récréatives (colonies de vacances, championnats divers) — Départs à la retraite

500 — Colloques et séminaires — Séminaires — Colloques — Formations diverses

600 — Campagnes de mise en circulation de billet de banque ou de démonétisation — Mise en circulation de billets et pièces — Opérations de démonétisation.

Ce cadre de classification, donné à titre indicatif, indique l'architecture générale à suivre pour la représentation et la description des archives audiovisuelles de la Banque. Il sera adapté pour inclure les spécificités des fonds des différents sites.

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2.2.2  Bordereau  de  saisie  des  archives  audiovisuelles  

Le bordereau de saisie des archives audiovisuelles devrait servir pour la description des documents, avant leur entrée dans la banque de données dédiée. Chaque document doit faire l'objet d'une fiche descriptive qui détermine le contenu, les auteurs et l'objet du document. Le détail des champs du bordereau se présente comme suit :

INTITULÉ CONTENU

LIEN Lien hypertexte du document s'il est numérisé

COTE Cote attribuée au document dans le plan de classification

UNI DESC Unité de description (photographie, album)

TITRE Mention de l'événement au cours duquel les documents ont été réalisés

TYPE DE SUPPORT Définir le type du document (photographie, vidéo, affiche, etc.)

AUTEUR Auteur du document

BIOGR Déterminer la date de naissance ou de décès de l'auteur, le type de contrat le liant à la Banque afin de s'assurer du statut juridique des documents de l'auteur.

ENTREE Mode d'entrée du document (don, versement, achat)

ACCES Si le document est communicable ou non

REPRO Si la reproduction est autorisée ou non en raison des droits d'auteurs ou des conditions physiques du document

DROIT PATRIMONIAL Le titulaire du droit patrimonial

DROIT MORAL Le titulaire du droit moral

LANGUE Langue du document

ORIGINAL État du document (si original ou copie)

DOC LIE Il s'agit de signaler les documents liés au document décrit : dossiers d'archives, ouvrages. Un album photo peut renvoyer à une manifestation (Conférence des

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INTITULÉ CONTENU

Chefs d'État) pour laquelle on dispose de dossiers d'archives.

DESCRIPTEURS Indexation du document — ce champ intègre les indexe géographiques, noms propres, thématiques, etc.

ARCHIVISTE Nom de l'archiviste auteur de la description

 

2.2.3  Élaboration  d'un  calendrier  de  conservation  et  d'élimination    

Le calendrier doit permettre d'atteindre plusieurs objectifs, à savoir diminuer la masse documentaire à conserver, préserver les documents qui ont une valeur administrative, légale ou historique, réduire le coût de conservation des documents et augmenter l'efficacité de la gestion du fonds. Les règles en vigueur dans le cadre des tableaux de gestion des archives de la BCEAO sont appliquées aux archives audiovisuelles.

2.3  Mise  aux  normes  des  conditions  de  conservation  des  archives  audiovisuelles  de  la  BCEAO  

La complexité de l'archivage des documents audiovisuels est liée à l'obsolescence rapide des technologies de lecture des types de documents. La principale difficulté réside dans la disparition des appareils de lecture, dont la plupart ne sont plus fabriqués par l'industrie. Les disques vinyles, les vidéocassettes, les bandes et cassettes magnétiques illustrent bien le cas. De ce fait, la préservation des archives audiovisuelles passe par la conservation des supports et le transfert périodique des enregistrements sur des supports contemporains. Les normes et standards applicables aux types de documents disponibles à la BCEAO sont présentés dans les sections suivantes. Ils sont notifiés aux structures de la Banque pour prise en compte dans le cadre de la gestion courante des archives audiovisuelles. 2.3.1  Conditions  de  conservation  des  documents  photographiques  

La conservation des documents photographiques doit être conforme aux normes ISO 18902-2001 et ISO 18916-2007, relatives respectivement aux standards de conservation et aux techniques de vérification de la conformité des matériaux (papier, adhésifs, encre), afin de s'assurer qu'ils n'interagiront pas de manière négative sur les documents. Les altérations que subissent les photographies sont d'ordre biologique (moisissures, insectes), chimique (traces de doigt, adhésifs, pâlissement, affaiblissement) et physique (déchirures, abrasions, plis, craquelures, gondolement).

Pour pallier ces altérations, il est retenu de conserver les archives photographiques de la BCEAO dans des boîtes et pochettes de marque NOMI ou Mylar. Elles présentent l'avantage d'être fabriquées en papier permanent1 et protègent les photographies contre les interactions négatives liées à l'acidité des supports ordinaires.

1 Papier sans acide, antifongique, recommandé pour la confection de boites destinées à assurer la conservation à long-terme des archives à forte valeur patrimoniale.

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Les conditions atmosphériques et hygrométriques à respecter dans les locaux de conservation des documents photographiques sont récapitulées ci-après :

Tableau 1. Prescriptions relatives à l'atmosphère des magasins d'archives photographiques2

Support

Température Humidité relative

Objectif Fluctuations

Objectif Fluctuations

Quotidienne Annuelle Quotidienne Annuelle

°C °C °C % % % Négatif noir

& blanc < 18 1 2 30-40 5 10

Épreuve noir & blanc < 18 1 2 30-40 5 10

Négatif couleur 2 1 2 30-40 5 10

Diapositive 2 1 2 30-40 5 10

Épreuve couleur 2 1 2 30-40 5 10

2.3.2  Conditions  de  conservation  des  archives  audio  et  vidéo  

Pour les cassettes vidéo et audio, de bonnes conditions d’entreposage et des procédures de manipulation appropriées permettent de prolonger la durée de vie des enregistrements. Par ailleurs, afin de prévenir l'obsolescence technologique de ces types de support, il est proposé de procéder au transfert des données sur des disques compacts CD-R. Les disques compacts sont dupliqués et entreposés dans les conditions conformes aux normes édictées en la matière, présentées en annexes 1 et 2.

2.4  Numérisation  des  archives  audiovisuelles  

La numérisation offre une nouvelle façon de conserver l'information et de la rendre plus accessible. Dans le cas des documents audiovisuels, du fait de l'obsolescence rapide des supports ou de leur fragilité, elle est souvent le seul moyen de sauvegarde. Les fichiers numérisés alliés à des outils de recherche informatiques favorisent une plus grande accessibilité aux documents. La numérisation réduit la manipulation des documents, allégeant ainsi la pression sur les collections. Ces avantages, associés au raccourcissement du temps que le personnel passe à faire des recherches, constituent des arguments économiques de taille qui militent en faveur du choix de cette méthode. Dans le cadre du programme de gestion des archives audiovisuelles de la BCEAO, les documents à forte valeur patrimoniale sont numérisés en priorité. Les documents dont l'état physique de conservation ne permet pas d'être communiqué aux usagers font également l'objet de numérisation.

2 Dans : Marie-Thérèse Varlamoff, conservation préventive du patrimoine documentaire, document photographiques et film, Paris, Unesco, programme ''Mémoire du Monde''.

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2.4.1  Numérisation  des  photographies  

L'organisation du fonds de sauvegarde et du fonds d'utilisation (copie des documents les plus utilisés) doit veiller à assurer la conservation des originaux des documents à forte valeur patrimoniale. La numérisation des photographies à forte valeur ajoutée est effectuée selon deux formats : le format TIFF pour l'archivage et le format JPEG pour la diffusion et l'affichage dans le réseau intranet de la Banque. 2.4.2  Numérisation  des  documents  vidéo  analogiques  

Conçus pour une durée de 10 ans, les supports magnétiques (bandes et cassettes vidéo) se détériorent vite. Les mauvaises conditions de conservation accélèrent de manière irrémédiable la dégradation de ce type de support. L'humidité, la chaleur et la lumière sont les principales sources de dégradation. Pour prévenir les risques de dégradation et de perte d'informations, nous avons procédé à la numérisation des cassettes et bobines au format MPEG-2, afin de fournir le meilleur compromis entre la qualité de la compression et la qualité de l’image. 2.4.3  Numérisation  des  documents  audio  analogiques  

En amont de l'opération de numérisation, il convient de procéder à un traitement documentaire qui consiste à faire l'inventaire des documents originaux à numériser:

• identification des contenus grâce aux sources écrites préexistantes, ainsi qu'aux mentions sur les étiquettes; relevés de l'état de conservation des bandes dans la mesure où les dégradations peuvent être constatées à l'œil nu;

• Indexation primaire : saisie des données d'identification dans la base de données documentaire, avant le prélèvement des documents pour l'opération de numérisation. Un numéro d'identifiant unique en code à barres sera attribué au document original et porté sur la notice bibliographique. Le système de classification retenu servira de base d'identification des documents. Cette opération permettra d'effectuer un suivi des documents tout au long de la chaîne de traitement, de la numérisation au rangement des originaux dans le magasin de conservation;

• Conservation des lots à numériser : regroupement des unités documentaires dans le but de constituer un corpus cohérent pour la numérisation.

La démarche à adopter pour la numérisation des documents audio est indiquée à l’annexe 2.

3.  VALORISATION  DES  ARCHIVES  AUDIOVISUELLES  

La valorisation des archives est le but ultime de toute action de conservation. Elle consiste à permettre l'accessibilité des documents et à les faire connaître à travers une série de techniques de communication (expositions, publications scientifiques, brochure de vulgarisation, sites web à thème sur des problématiques spécifiques). Une politique de valorisation des archives audiovisuelles est mise en place à la BCEAO à partir de l'organisation d'expositions à l'occasion des fêtes commémoratives ou en fonction de l'actualité

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économique et financière des États de l'Union et par la publication de ces documents dans les rapports et documents officiels de la Banque.

3.1  Organisation  d'expositions  thématiques  virtuelles  

Une exposition virtuelle est une présentation exclusivement en ligne d'une thématique documentée à partir des archives de la Banque. Elle peut être composée de documents graphiques, sonores et multimédias. Elle peut être accompagnée de l'édition d'un catalogue électronique sous forme de CD-ROM . Elle peut être organisée à partir du site Intranet de la Banque à l'usage des agents, ou sur le site internet pour un plus large public. Un comité composé d'historiens, d'archivistes et d'un informaticien pourrait être constitué à cet effet.

3.2  Organisation  d'expositions  permanentes  ou  itinérantes  retraçant  l'histoire  de  la  Banque  

La Direction de la recherche et de la statistique pourrait, dans le cadre de la mise en valeur des archives historiques de la Banque, organiser des expositions itinérantes ou permanentes sur des thématiques relevant des missions de l'Institut d'émission. Les expositions permanentes sont organisées sur les différents sites de la Banque, pour servir de lieu de mémoire permettant aux visiteurs ou à tout nouvel agent de la Banque d'avoir un aperçu de l'histoire et du patrimoine de l'institution.

Par ailleurs, l'objectif d'une exposition itinérante est de toucher un public plus large et de renforcer la notoriété de l'institution. Sa réalisation fait généralement appel à une équipe de compétences diverses, notamment la recherche historique, les techniques de conservation, l'édition, le design, l'animation et la promotion.

3.3  Publication  de  documents  à  l'occasion  des  dates  commémoratives  

La publication de documents à l'occasion des dates commémoratives à l'instar de ceux édités par la Banque à l'occasion du 40e anniversaire de la BCEAO participe au renforcement de l'identité de l'institution. C'est également un moyen de valoriser le patrimoine documentaire de la Banque. Annexe  1  Normes  de  conservation  du  disque  compact  d'archivage  de  données   Les disques compacts (CD audio, cédéroms et CD-R) sont très fragiles et se rayent facilement. Le moindre défaut ou dépôt de poussière peut constituer un obstacle au faisceau laser et perturber la restitution de l'enregistrement. Par ailleurs, une rayure profonde sur le vernis imprimé peut altérer gravement la couche d'inscription des informations. D'une manière générale, la surface transparente ne devra jamais être touchée à mains nues. Le disque sera maintenu par les bords. Le port de gants en tissu qui ne peluche pas est conseillé lorsque le contact direct avec les faces ne peut être évité. Le marquage des disques est à effectuer à l'aide d'un marqueur-feutre indélébile préconisé par les fabricants. Il est recommandé de limiter les inscriptions à la partie centrale du disque.

Les conditions de stockage tiennent compte de la réaction des disques aux différents facteurs, notamment l'humidité, la lumière et la température. La température dans les magasins de conservation

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sera maintenue à 20 °C et les fluctuations ne devront pas dépasser 10 °C. L'humidité relative restera comprise entre 20 % et 50 % avec des fluctuations inférieures à 10 %.

Les disques enregistrables une fois (CD-R), qui sont ceux destinés à l'archivage, sont tout particulièrement sensibles à deux facteurs : la température et la lumière. Ils ne devront jamais être exposés aux rayons du soleil.

Le contrôle de l'état des collections est indispensable. L'inspection sur un échantillonnage représentatif devra être effectuée tous les cinq ans. Les moyens de contrôle de la qualité de l'environnement de conservation sont composés de thermo-hygromètre et de thermomètres.

 Consignes  :  

- Ne pas exposer les disques au soleil ou à une lumière forte pendant de longues périodes; - Manipuler les CD avec précaution et ne pas utiliser de feutre, d’alcool, ni d’étiquettes (la surface

supérieure [marquée] du disque est la plus vulnérable, car elle comporte une fine couche de laque pour protéger la surface de gravure);

- Conserver les CD entre 5 °C et 20 °C; - Le taux d’humidité relative doit être compris entre 20 et 40 %; - Le gradient de température qui équivaut au choc thermique doit être de 4 °C / heure; - Le gradient d’humidité relative doit être de 10 % par heure.

Annexe  2  Numérisation  des  documents  audio  analogiques  

- Prélèvement des supports originaux; - Avant la lecture des bandes : rebobinage et rembobinage des originaux sur un magnétophone

adapté à cet usage et petite restauration mécanique effectuée sur les bandes le nécessitant; - Enregistrement et conversion du signal analogique en numérique (sans correction de tonalité) en

format Wave (en 48 Khz/24 bits ou en 96 Khz/48 bits); - Écoute intégrale de l'original et rédaction d'un rapport technique d'écoute pour chaque bande en

vue de renseigner la base de données documentaire; - Sauvegarde du fichier sur le PC de gravure — Gravure d'un CD-ROM pour la conservation (en

48 Khz/24 bits ou en 96 Khz/48 bits) et de trois CD-R (en 44,1 Khz/16 bits) pour la consultation; - Vérification et contrôle-qualité effectués sur l'ensemble ou sur un échantillon de la production.