Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil.com - 2013

Améliorer son classementet préparer l’archivage

II. Styles de « Rangeur »

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Les différents types de « rangeur »ADAPTATIF (cortical gauche) VISUEL (cortical droit)

Classement Stratégique

Ce qui est important est classé, ce qui ne l’est pas est entreposé ou détruit.

Classement anarchique, qui permet de voir, de se projeter, de faire des liens

NORMATIF (limbique gauche) COLLABORATIF (limbique droit)

Classement organisé, planifiéMono-tache

Rangement en continu

Classement seul

Classement par phases : utilisation de plusieurs document s/ dossiers puis rangement en une fois.

Mode collaboratif : ranger & classer ensemble

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Rangeur Adaptatif

• Laisser du temps pour identifier les priorités– Utilisez la méthode CIFUGE– Pareto (Règle des 80/20) peut être utile aussi.

• Laisser ce « bazar relatif », tant qu’il est contenu.

• Le classement doit être optimisé pour produire des résultats rapides : l’identification des clés est donc une étape prépondérante

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Rangeur Normatif

• Le classement est très précis, parfois trop (le classement pour le classement, et plus pour le résultat que l’on en attend).

• Utilisez un tableur que vous mettez à disposition de tous les utilisateurs.

• Tachez d’identifier les clés, l’arborescence de votre classement avec les utilisateurs

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Rangeur Participatif

• Le risque : le classement change en fonction des utilisateurs, rendant parfois le classement inopérant (pas de règles fixes et partagés par tous les utilisateurs).

• Effectuez votre nettoyage avec un autre collègue, pour éviter erreur et monotonie.

• Prévoyez des temps réguliers pour effectuer votre classement.

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Rangeur Visuel

• Un rangeur visuel a véritablement besoin de se projeter, d’imaginer les intérêts d’un classement.

• Les outils (mobilier et fournitures) doivent permettre de voir les dossiers et les documents.

• Il faut utiliser les moments particuliers pour créer un besoin impérieux d’agir (de classer) point d’inflexion.

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