Cles Pour MS Project 2010 - Innovaxion, Experts en Management de Projets, Specialistes de Microsoft Project

Tutoriel MS Project 2010

Ces dernières années InnovaXion a formé des centaines de personnes à l'utilisation du logiciel Microsoft

Project. Cette expérience nous permet de vous proposer ce guide qui permettra aux débutants

de démarrer sur de bonnes bases et à tous de gagner en productivité et de produire des plannings de

grande qualité.

Comment utiliser ce tutoriel ?

- Le sommaire est automatique : cliquez sur l'expression de couleur bistre et soulignée, vous serez

immédiatement dirigé sur le début du paragraphe correspondant. Une fois l'article consulté, cliquez sur

"retour au sommaire"

- Chaque leçon est illustrée par une vidéo pédagogique.

Sommaire

1- Découvrir MS Project 2010

Construire un diagramme de Gantt ( -> #premiergantt) simple

Découvrir l'interface ( -> #interface)

2- Planifier par les durées avec MS Project

Paramétrer le calendrier ( -> #calendrier) du projet

Planifier dans le réseau logique ( -> #reseau)

Planifier dans le Diagramme de Gantt ( -> #gantt1)

Planifier en mode manuel ( -> #planimanu)

3- Piloter par les durées

Suivre l'avancement par les durées ( -> http://www.innovaxion.net/cles-pour-ms-project-

2010/project-2010-page-2/#plandur)

4- Planifier les ressources

Gérer les ressources ( -> http://www.innovaxion.net/cles-pour-ms-project-2010/project-

2010-page-2/#ressources1)

Utiliser le planificateur d'équipe ( -> http://www.innovaxion.net/cles-pour-ms-project-

2010/project-2010-page-2/#planificateur-d-equipe)

5- Planifier et piloter les coûts

Planifer les coûts ( -> http://www.innovaxion.net/cles-pour-ms-project-2010/project-2010-page-

2/#couts1)

Les tutoriels vidéo.

Les coûts engendrés par la production et la mise en ligne

des vidéos nous contraignent à vous demander une petite

contribution financière.

Pour vous être agréable et pour vous permettre de tester le

Cles pour MS Project 2010 - innovaxion, experts en management de pro... http://www.innovaxion.net/cles-pour-ms-project-2010/

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visionnage, nous laissons quelques vidéos en libre accès.

Vous pouvez obtenir immédiatement les mots de passe qui vous donneront accès pour 2 mois à la totalité

des vidéos.

(*) Pour seulement 8 € (prix de lancement) abonnez-vous pour 2 mois de visionnage des vidéos, sans

limite de nombre d'accès ou de durée de connexion.

La transaction est sécurisée par Paypal.

Le lien vous permettant d'obtenir les mots de passe vous sera transmis immédiatement après votre

règlement.

1- Découvrir MS Project 2010

Construire un diagramme de Gantt simple

Voir la vidéo "Mon premier diagramme de Gantt". Durée 4mn15 ( ->

http://www.innovaxion.net/video-decouvrir-microsoft-project-2010/)

- Activer le mode automatique - Créer les tâches -

- Saisir les durées de tâche et créer les jalons-

- Lier les tâches entre elles -

- Afficher la tâche récapitulative du projet -

- Affecter des ressources aux tâches -

Le mode de tâche automatique

L'une des innovations de Project 2010 est le mode de tâche manuel. Un

conseil si vous débutez, commencez à travailler en mode automatique !

Votre premier diagramme de Gantt

Avant d'aller plus loin, voyons l'usage que font la plupart des utilisateurs de MS Project : construire un

diagramme de gant et affecter des ressources aux tâches.

Même si vous débutez, il ne vous faudra que quelques minutes pour réaliser un planning comme celui-ci

:


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Créer des tâches et saisir leur durée (1)

Rien de plus simple que de créer des tâches : il suffit de saisir leur nom, comme dans un tableur. Même

chose pour saisir les durées.

Lier les tâches entre elles (2)

Pour créer les liens d'antériorité, plusieurs façons. Vous pouvez tout simplement "tirer" les liens par un

simple cliqué-glisser de la barre prédecesseur vers la barre successeur.

Créer des jalons (3)

Dans Project, une tâche de durée nulle est un jalon. Saisissez 0 (zéro) comme valeur de durée d'une

tâche, et la barre qui lui correspond prendra automatiquement la forme d'un losange, caractéristique des

jalons.

Affecter des ressources aux tâches (4)

Bien que cette méthode ne soit pas la plus professionnelle, vous

pouvez créer les ressources directement dans le diagramme de

Gantt, en saisissant les noms directement dans la colonne "nom

ressources"

Lorsque plusieurs ressources sont affectées à une même tâche,

comme Jean et Karim sur la tâche "creuser la tranchée" séparez les noms par un point-virgule.

Lorsque vous activez une cellule de la colonne, observez l'onglet qui apparaît à sa droite. En cliquant sur

cet onglet vous déroulez la liste des ressources. Il vous suffit alors de cocher les ressources que vous

affectez à la tâche.

Insérez la tâche récapitulative du projet (5)

Les planificateurs professionnels mettent systématiquement une tâche

récapitulative en tâte de la liste des tâches. C'est devenu extrèmement

facile avec Project 2010 : il suffit dans l'onglet "format" de cocher

"Tâche récapitulative du projet"

--- retour au sommaire ( -> #haut) ---

Découvrir l'interface du logiciel


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Voir la vidéo "Découvrir l'interface". Durée 7mn15 ( ->

http://www.innovaxion.net/video-100009/)

- La liste des tâches - Le diagramme de Gantt -

- Le ruban - Les info-bulles -

- Le menu contextuel par clic droit -

L'affichage principal de Project 2010

Voici l'affichage de Project tel qu'il apparaît au démarrage du logiciel. Il se compose des 6 zones

suivantes :

La liste des tâches

La liste des tâches est l'élément central de toute planification. Le terme "WBS" qui figure sur le schéma

est l'abrégé de "Work Breakdown Structure" que l'on peut traduire par "liste hiérarchisée des tâches"

Le diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est la représentation de la position des tâches sur l'échelle de temps. il est

équipé d'ascenceurs vertical et horizontal.

Le "ruban" de Project 2010

Le ruban est une nouveauté de Project 2010. Les utilisateurs de Word et Excel 2007 retrouveront leurs

automatismes, les habitués des versions antérieures de Project vont devoir changer leurs automatismes.

Les info-bulles descriptives

Prenez l'habitude d'utiliser les info-bulles : Vous immobilisez le pointeur sur une entité (icone, bouton,

barre du gantt...) et une information sur cette entité vous est fournie.


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Les menus contextuels

Un clic droit sur une entité (une barre du Gantt, un groupe de cellules...) donne accès à la liste des

commandes qui s'appliquent à cet élément.


2- Planifier par les durées avec Project 2010

Paramétrer le calendrier du projet

Voir la vidéo "Paramétrer le calendrier du projet". Durée 9mn20 ( ->


- Paramétrer la semaine de travail -

- Paramétrer les exceptions du calendrier -

- Fixer la durée standard des jour, semaine et mois -

Lorsque vous créez un nouveau projet, MS Project lui affecte un calendrier. Ce calendrier est appelé

"calendrier standard". Les paramétrages de ce calendrier (horaires de travail, jours fériés...) sont ceux

par défaut. Il vous appartient de personnaliser ce calendrier en fonction des spécificités de votre projet.

Vous pourrez ensuite créer dans le projet autant de calendriers que nécessaire. Vous constaterez que MS

Project associe à chaque ressource son calendrier personnel, copie du calendrier standard.

Les rubriques qui suivent indiquent la marche à suivre pour personnaliser les calendriers dans Project

2010.

Paramétrer la semaine de travail

Attention : ne vous trompez pas de chemin, contrairement aux apparences le chemin Tache

=>Diagramme de gantt => calendrier ne vous donne pas accès au paramétrage des horaires et des

jours fériés mais à l'une des trois représentations de votre planning (diagramme de gantt, réseau

logique et "calendrier".

On accède aux paramétrages du calendrier du projet par Projet => modifier le temps de travail.

Dans la

boite de

dialogue

qui

s'ouvre


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alors, un onglet est dédié au réglage de la semaine de travail.

En cliquant sur le bouton

"détails" on accède au

paramètrage des horaires de

chaque jour de la semaine.

Astuce : vous pouvez

(comme sur l'image

ci-contre) sélectionner par

cliqué-glissé plusieurs

journées qui ont les mêmes

horaires.

Définir les exceptions du calendrier

Les jours fériés se déclarent dans l'onglet "exceptions" ainsi que les journées dont l'horaire serait

particulier.

Pour chaque "exception", on indique, après avoir cliqué sur le bouton "détails", le statut "chomé" ou

l'horaire spécifique de la journée et la fréquence de répétition de l'évènement.

La règle que l'on vient de définir sera valide sur la plage de périodicité, que l'on peut définir par le

nombre d'occurences (de répétitions) de l'évènement ou par la période de temps sur laquelle elle


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s'appliquera.

Fixer la durée standard du jour, de la semaine, du mois

Encore un paramétrage dont la logique échappe aux débutants.

Lorsque vous saisissez des durées de tâche en jours, semaines ou

mois, MS Project a besoin de savoir combien vaut, en heures, votre journée standard, votre semaine

standard, votre mois standard.

Ces valeurs sont à saisir dans Projet => modifier le temps de travail, bouton options ou bien par Fichier

=> options => planification

Attention : Si vous effectuez ce paramétrage après avoir créé des tâches, Project recalculera vos durées

de tâche sans vous demander votre avis, vous n'aurez pas d'autre alternative que de re-saisir toutes les

durées de tâche !


Planifier dans le réseau logique

Voir la vidéo "Planifier dans le réseau logique". Durée 15mn30 ( ->

http://www.innovaxion.net/video-reseau-de-taches-project-2010/)

- Présentation de l'affichage "réseau de tâches" -

- Personnaliser l'affichage - Supprimer tâches et liens -

- Personnaliser les cases - Le macro-planning du projet -

- Construire le macro-planning -

Pourquoi utiliser le réseau logique ?

Bien que l'utilisation des logiciels de planification ait fait tomber le réseau logique en désuétude, il ne

faut pas négliger l'intérêt de ce mode de représentation du projet, tant sur le plan pédagogique que de

façon opérationnelle pour établir très rapidement le macro-planning du projet.

Présentation de l'affichage "réseau de tâches"

On accède au réseau logique par le chemin affichage => réseau de tâches. Tâches et liens se créent par

simple cliquer-glisser sur la plage blanche de l'écran.

Conformément à l'usage, dans MS Project le chemin critique est mis en évidence par la couleur rouge

des tâches et des liens qui le composent. Faut-il rappeler que le chemin critique est la suite des tâches à

marge nulle.


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Voici ci-dessous un planning réalisé directement sur l'affichage "réseau de tâches"

Personnaliser l'affichage réseau de tâches

Si vous utilisez l'affichage tel qu'il est paramétré par défaut, vous n'obtiendrez pas le résultat présenté

ci-dessus : Les cases sont de taille importante et s'alignent d'autorité par niveau. Vous pouvez autoriser

le déplacement manuel des tâches par format => disposition => positionnement manuel des cases

Supprimer tâches et liens

Pour supprimer une tâche clic droit sur la case et choisir "supprimer" dans la liste des choix proposés.

Pour supprimer un lien, le clic droit ne marche pas (ergonomie Microsoft !) il faut faire un double-clic

sur le lien et bouton supprimer

Personnaliser les cases

Pour obtenir un aspect proche de celui présenté ci-dessus, il faut donner l'apparence souhaitée aux cases

par format => style des cases.

Le macro-planning du projet

L'affichage "réseau de tâches" utilisé tel que décrit ci-dessus est un excellent outil pour réaliser le

macro-planning du projet. Le "macro-planning" est un planning à grosse maille, que l'on réalise en tout

début de projet pour en vérifier la faisabilité.

Construire le macro-planning

Vous voulez étonner vos collègues ? Construisez le macro-planning en réunion, à partir d'une page

blanche, au vidéo-projecteur.



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Planifier dans le diagramme de Gantt

Voir la vidéo "Planifier dans le diagramme de Gantt". 26mn15 ( ->


- Activer le mode de tâche automatique -

-Paramétrer les date et heure de début de projet -

- Les durées estimées - Créer, insérer, supprimer des tâches -

-Créer des liens d'antériorité - Modifier l'échelle de temps/zoomer -

-Combiner les différentes unités de durée -

- Hiérarchiser la WBS (travailler en mode plan) -

Activer le mode de tâche automatique

Microsoft a introduit dans la version 2010 la notion de "mode de tâche"(1). Le mode automatique

correspond au fonctionnement des versions antérieures jusqu'à 2007. Le mode manuel est l'une des

innovations majeures de la version 2010. Le fonctionnement manuel sera décrit plus loin. Les premiers

paragraphes de ce tutoriel utiliseront uniquement le mode automatique.

Lorsque

vous

ouvrez un

nouveau

projet,

prenez soin

d'activer le

mode

automatique pour ce projet.

Pour cela, utilisez la liste déroulante située en bas à gauche de l'écran (2). Toutes les tâches que vous

créerez désormais dans ce projet fonctionneront en mode automatique.

Probablement souhaiterez-vous

ne pas avoir à renouveler cette

manoeuvre pour chaque

nouveau projet. Dans ce cas

voici la façon de faire

Fichier => Options =>

Planification => Options de

planification pour ce projet =>


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sélectionnez "Tous les nouveaux projets" (1), puis Nouvelles tâches créées "planifié automatiquement"

(2)

Définir la date de début de projet

Aussi étonnant que celà paraisse, beaucoup

d'utilisateurs négligent de spécifier la date de

début de projet. On accède au paramétrage de

la date de début de projet par le chemin Projet => informations sur le projet

Attention : Par défaut, MS Project commence les journées à 9 heures du matin indépendamment des

horaires de travail du calendrier. Pour avoir la maitrise de l'heure, utilisez, comme dans l'exemple

ci-dessus, un format date et heure : Fichier => options => Général => format de date

Les durées estimées

Le point d'interrogation dans la colonne durée signifie que project a

donné une durée par défaut (1 jour) et qu'il attend votre confirmation.

Le point d'interrogation disparaîtra dès que vous aurez saisi une

valeur de durée.

Si vous avez saisi une valeur de durée dont vous n'êtes pas certain et

que vous souhaitiez mettre en évidence cette inceritude, vous pouvez

remettre le point d'interrogation comme ici sur la tâche 3. Double-clic

sur la tâche pour ouvrir la boite de dialogue "information sur la tâche"

et cochez "estimée"

Créer, insérer, supprimer des tâches

Comme toujours dans Project il y a plusieurs façons de créer une tâche. Le plus simple est de saisir une

valeur quelconque sur une ligne du tableau et une tâche est créée.

Attention : Evitez les

procédures qui

conduisent MS Project

à contraindre les

tâches, par exemple

ne créez pas vos tâches par cliquer-glisser dans le diagramme de gantt. Dans l'exemple ci-dessus la

deuxième tâche a été créée de cette façon. L'icone dans la colonne informations nous signale que la

tâche est contrainte. En positionnant le pointeur au-dessus de l'icone, une infobulle apparait avec

l'indication de la nature de la contrainte.

C'est vous seul et non pas le logiciel qui devez décider qu'une tâche est contrainte. La tâche contrainte

doit rester une exception et correspondre à une réelle nécessité.

D'une façon générale soyez attentif aux icones figurant dans la colonne de gauche du tableau, ils sont là

pour vous signaler une anomalie ou une spécificité de la tâche.


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Créer des liens d'antériorité

Rien de plus facile que de créer un lien d'antériorité : soit graphiquement dans le diagramme de gantt,

soit en indiquant le numéro de la tâche antécédent dans la colonne "prédécesseur", soit encore dans la

boite de dialogue "information sur la tâche" onglet prédécesseurs.

Attention : N'utilisez pas les liens entre tâches pour régler les problèmes de surutilisation de ressources.

Modifier l'échelle de temps, zoomer

Deux façons pour zoomer dans le gantt :

- Très basique, utiliser le curseur situé en bas de

l'écran à droite de la barre de tâche

- Pour avoir une bien maîtrise du zoom, clic droit sur l'échelle de temps et choix "zoom".

Et si vous voulez maîtriser parfaitement l'échelle et le libellé des périodes (comme sur l'image

ci-dessus) clic droit sur l'échelle de temps et choix "Echelle de temps". La boite de dialogue qui va

s'ouvrir vous permet un contrôle parfait.

Combiner entre elles les différentes unités de durée

Par défaut, MS Project utilise le jour comme unité de durée. Il

est néanmoins tout à fait possible, comme sur la capture

d'écran ci-contre, d'utiliser d'autres unités : minutes, heures,

semaines et mois.

Attention, pour que le fonctionnement soit correct, il faut que

le paramétrage des unités de durée dans Projet => modifier le

temps de travail => options soit cohérent avec les plages de

temps ouvert définies pour le calendrier du projet (Projet => modifier le temps de travail => semaine =>

détails)

Hiérarchiser la WBS (travailler en mode plan)

Tout projet quelque peu important se décompose en phases successives et/ou en lots de

travaux. Cette hiérarchisation des taches est très facile à prendre en compte dans Project. Il

suffit de décaler (abaisser) les tâches sélectionnées à l'aide des icone flèche verte.



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Planifier en mode de tâche manuel

Voir la vidéo "Planifier en mode de tâche manuel". 12mn40 ( ->


- La planification descendante - Le phasage du projet -

-Le mode de tâche automatique -

- Les taches élémentaires en mode manuel -

- Les tâches manuelles dans le planificateur d'équipe -

- Les liens en mode manuel - Les alertes visuelles -

- Désactiver une tâche - Les tampons de sécurité -

La planification descendante

Depuis les débuts de la planification par réseau de tâches, dans les années 1950, la norme était la

"planification montante". C'est la durée des tâches et la logique d'enchainement de ces mêmes tâches

qui déterminait la durée du projet. Cette logique est de plus en plus battue en brêche et la règle a

tendance à s'inverser : les managers décident de la durée du projet et les techniciens effectuent les choix

techniques dans le respect de l'objectif fixé.

Le mode manuel de tâche introduit dans la version 2010 de Project est une réponse à cette nouvelle

donne.

Le phasage du projet

L'exemple ci-dessus illustre la planification descendante : la durée du projet est fixée (110 jours) alors

que les durées des tâches élémentaires ne sont pas renseignées.

Par contre les tâches ont été regroupées en 4 phases. Les récapitulatives de phase étant paramétrées en

mode manuel, il est possible de leur donner une durée et ainsi de descendre d'un niveau dans le logique

de planification descendante.

Le mode de tâche automatique

Le mode automatique correspond à la façon de fonctionner de toutes les versions antérieures de project.

Il a vocation à continuer à exister et même à cohabiter avec le mode manuel. La logique de cette


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coexistence est que le projet soit d'abord planifié en mode manuel et que les tâches basculent ensuite en

mode automatique, chaque fois qu'une information fiable permet qu'il en soit ainsi. A l'exception

toutefois des récapitulatives pour lesquelles il y a, comme on le verra plus bas une logique à les

conserver en mode manuel.

Les taches élémentaires en mode manuel

En mode manuel, on saisit pour

chaque tâche les informations

connues pour cette tâche et pas

plus. La forme prise par la date

de tâche est l'illustration fidèle

de ces informations.

Les tâches manuelles dans le planificateur d'équipe

Ce planning est le même que dans le diagramme de gant ci-dessus.

Les tâches pour lesquelles la période de déroulement n'est pas

connue (B, C et D) restent en réserve dans la colonne Tâches non

planifiées. Si la période est connues elles sont planifiées mais la

couleur de la barre est significative du statut : bleu pour automatique

et vert-bleu pour manuel

Les liens en mode manuel

En mode manuel, il est possible de lier les tâches, mais (est c'est logique) les tâches peuvent être

déplacée comme si les liens n'existaient pas.

Les alertes visuelles

Lorsqu'il y a contradiction entre la position d'une tâche et les règles de planification, comme ici entre le

lien de fin à début prototype => Qualification et la position de la tâche qualification, le logiciel nous

alerte deux fois : par le sous-lignement des valeurs incohérentes du tableau et par la bordure en pointillé

de la tâche suspecte.

Désactiver une tâche

Il est possible de désactiver

une tâche, comme ici la tâche Fabrication outillages. Cette têche reste au planning avec une

représentation sans ambiguité. Par contre les données de cette tâche ne sont pas prises en compte dans

les calculs.


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Les tampons de sécurité

Même si vous continuez à planifier en mode

manuel comme dans les versions antérieures de

Project, il peut être intérressant pour vous de

mettre les récapitulatives de phase (ou de lot) en

mode manuel. Cela vous autorise à incorporer en

fin de phase (ou de lot) un tampon de sécurité.

Ici il reste deux semaines de sécurité sur le dernier lot. Par contre sur le lot précédent la sécurité a été

plus que consommée puisqu'on a débordé de deux semaines. Notez que la barre des récapitulatives est

double, la partie inférieure indique la plage occupée par les tâches du lot, et également que sa couleur

change suivant que le tampon est consommé (rouge) ou non (bleu-gris)


Pour la suite du tutoriel, rendez-vous à la

Page suivante => ( -> http://www.innovaxion.net/cles-pour-ms-project-2010/project-2010-page-2/)


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