Cloud Computing et outils Google - Formation

(Pour e-secrétaires, associations, formateur/animateurs EPN1, animateurs culturels,...)

Maude Maréchal, Tic Tac Toe - Source de jouvence, formez vos atouts !

Notes de cours réalisées dans le cadre des formations :

● du Réseau des EPN de Wallonie, TechnofuturTIC.

● Télésecrétariat (atelier de télétravail), IFAPME Braine-le-Comte

“Le cloud Computing est cette méthode de travail qui consiste à déposer le fruit de votre travail sur un nuage et fait germer vos collaborations en deux clics.”

Mary Poppins

1 Espace public numérique http://www.epn-ressources.be/liste-des-epn

w3.tictactoe.be CC BY-NC-SA 1/23

http://www.epn-ressources.be/liste-des-epn















Qu’est-ce que le Cloud Computing

DéfinitionLe cloud Computing2 est une méthode de travail qui consiste à travailler et placer l’ensemble de ses données sur serveur distant3. Le fruit de votre travail n’est plus centralisé sur un ordinateur, mais il est rendu accessible où que vous soyez. Votre boîte e-mail, vos agendas, vos photos et vidéo, vos documents et les logicielles dont vous avez besoin pour les traiter, vos données sont stockées et traitées à partir d’Internet. Le terme ‘travail dans les nuages’ vient de cette dématérialisation du support des données, il est impossible de pourvoir localiser géographiquement un serveur dans les nuages.

Un système Cloud, pour qui ?● Vous travaillez sur plusieurs implantations ou ordinateurs, il ne sera plus

nécessaire de jouer avec une clé USB ou un disque dur externe.● Vous êtes une petite structure et ne disposez pas de service d’un informaticien

pouvant installer, gérer, réparer un serveur.● Vos collègues ou votre personnel travaillent principalement à mi-temps, il est

difficile que chacun puisse conserver un bureau fixe.● Vous êtes freelance, indépendant ou même étudiant... vous bougez sans cesse et

collaborez avec des intervenants multiples.● Vous voulez passer de votre ordinateur portable à votre Smartphone ou votre tablette

numérique sans vous poser de questions.● Vous êtes un enseignant et votre école n’a pas encore investi dans un ENT4 ou LMS5

(mENTos, Moodle, Claroline).● Vous êtes formateur/enseignant et voulez dynamiser vos pratiques

d’enseignement : Travail collaboratif ou coopératif http://wiki.univ-paris5.fr/wiki/Collaboration_/_Coop%C3%A9ration

2 informatique dans les nuages.3 Un serveur est un ordinateur possédant une capacité de stockage importante. ‘Distant’ signifie que pour vous connecter à cette machine vous utilisez le réseau Internet.4 Espace numérique de travail http://www.menteos.be5 Learning Management System (plateforme de formation à distance).


http://wiki.univ-paris5.fr/wiki/Collaboration_/_Coop%C3%A9ration






















http://www.menteos.be/







Et si Internet est “en panne” ?Les besoins pour ce type de solution sont simples, un ordinateur ou une tablette ou un smartphone et une connexion internet. Pour cette dernière, nous verrons un peu plus loin qu’il est possible de travailler hors connexion.

Fini l'installationLe Saas (Software as a Service) est LA caractéristique des solutions cloud. Vous connaissez déjà le webmail (hotmail, yahoo, gmail,...)? Sans être obligé d’installer un logiciel de client mail tel que Outlook ou Thunderbird, il vous est possible de consulter vos e-mail via une plateforme6 Web. Il en est de même aujourd’hui pour votre suite bureautique : traitement de texte, tableur, présentation, formulaire, agenda,... Désormais plus besoin d’installer de suite office7 sur votre ordinateur.Et surtout fini les mises à jour à répétition, elles se feront automatiquement sans le moindre effort de votre part, sans que cela ne perturbe pas votre travail en vous forçant à redémarrer votre ordinateur.

Travail collaboratifLe cloud Computing permet facilement le partage de documents et la restriction des accès.

● Soit le document partagé sera accessible uniquement en lecture seule : l’utilisateur peut lire, mais ne peut pas modifier votre contenu.

● Soit les utilisateurs pourront en temps réel créer du contenu de manière collaborative, c’est-à-dire écrire et interagir de manière synchronisée (en même temps) ou non-synchronisée dans le même document.

Grâce à l’historique des modifications il sera toujours possible de revenir à une version précédente et de contrôler les actions de chacun des contributeurs.Basés sur la production de contenus, les outils Google ne suffiront peut-être pas au traitement auquel vous les destinés (mise en forme complexe, tris, publipostage,...), il vous sera possible d’exporter les documents vers des formats de fichiers MicrosoftOffice ou OpenOffice.

6 Plateforme web = site internet donnant accès à un service spécifique.7 SuiteOffice : OpenOffice (Writer, Calc, Impress, Base), MicrosotOffice (Word, Excel, PowerPoint, Access...).


Sauvegarde des données (backup)Les espaces de stockage en ligne garantissent l’une des meilleures solutions de sauvegarde par rapport à un serveur ou un disque dur externe situé dans l’enceinte de l’entreprise.

● Lors d’un cambriolage, il est assez rare que votre “Arsène Lupin” épargne votre disque dur externe ou votre serveur, pensant au préjudice que vous occasionnerait la perte de vos données.

● En cas d’incendie total de votre bâtiment, aucun matériel informatique ne sera à l'abri des flammes, sauf si vous disposez d’un bunker et que vos solutions de backup ci-trouvent.

Les services de stockage en ligne sont nombreux GoogleDrive,Hubic, Dopbox, Skydrive... Ceux-ci sont gratuits jusqu’à une certaine capacité allant de 2 à 25Go.

GoogleDrive 5Go

Hubic 25Go

Dopbox 2Go

Skydrive 7Go

...

La meilleure approche en terme de solution de sauvegarde, consiste à multiplier les solutions telles que :

● Gravure des données sur CD-rom ou DVD,● La clé USB ou un disque dur externe,● multiplier les services de stockage en ligne.

http://www.jheberg.net/ est un outil hébergement MultiUpload, c'est-à-dire qu’il ‘enregistre’ simultanément vos données sur les différents espaces de stockage online auxquels vous êtes abonné.


http://www.jheberg.net/








La sécurité des donnéesSelon les experts en matière de sécurité informatique, il est plus difficile, voir impossible, pour un hacker amateur de pirater les géants du Cloud (Microsoft, amazone, Google ou IBM). Au même titre que les banques (vol de coordonnées de cartes de crédit), les réseaux de jeux en ligne, les réseaux sociaux,... il est vrai que ces fournisseurs de services restent une cible de choix pour les cybercriminels. D’autres polémiques subsistent sur les questions de confidentialité (accès par les services de police) et de responsabilité juridique en cas de pertes des données (si défaillance du système).Pour les données dites sensibles, il existe des solutions de cryptage8 des données.Sur Internet, vous trouverez de nombreux logiciels de criptage, mais le plus ‘Cloud’ de tous reste Evernote. Evernote est une sorte de blocNote ultra performant qui s’utilise sur tous vos appareils de communication (tablette, smartphone, pc,...) et permet entre autre de crypter les données qu’il contient. Les soucis de sécurité sont dans la plupart des cas causés par un manque de prévoyance de la part de l’utilisateur, voici quelques conseils :

● Ccleaner → Nettoyez votre système des fichiers non utilisés, supprimez les mots de

passe, les préférences,...

● Installez et surtout configurez votre Antivirus.

● Utilisez des mots de passe différents pour chaque plateforme

● Évitez les mots de passe trop simples ou évidents tels que votre pénom, date de

naissance,...

8 Protéger des données à l’aide d’un mot de passe (algorithme de cryptage et d'une clé) en les rendant illisibles.


Avantages économiques et écologiquesAvant il était presque indispensable pour une petite structure d’investir dans du matériel hardware performant, d’un serveur ou d’un router administrant l’une des machines comme telle; parfois même l’entreprise dispose un système type NAS ou autres solutions de backup et de synchronisation de données en réseau,... Aujourd’hui les coûts de l’investissement sont réduits, mais cela n'exclus pas de disposer d’un matériel à jour et d’une installation réseau stable. L’entreprise optimise l’investissement de son parc informatique en fonction de ses réels besoins, en effet un ordinateur peut suffire à deux mi-temps. Ce concept n’est pas une révolution de nombreuses entreprises intègrent dans un réseau local un système de machine virtuelle, mais cette mise en place reste complexe si vous n’êtes pas technicien réseau.De plus un serveur est une machine énergivore allumé 24h/24h, qui dans la plupart des cas (TPE, ASBL, écoles,...) n’utilisent pas pleinement les ressources et capacité de celui-ci. Pour plus d’informations, lire les commentaires de l’article :http://www.greenit.fr/article/acteurs/hebergeur/cloud-computing-pas-si-vert-que-ca-3866 Un avantage tant économique qu’écologique est la possibilité de faire du télétravail9, les frais de déplacement et l’impact écologique occasionné par ceux-ci est diminué. En conclusion le cloud permet

● de rationaliser les besoins hardware (ordinateur et serveur), ● le télétravail et diminue ainsi les trajets inutiles,● le travail collaboratif et garanti l’efficience de celui-ci.

Les outils Google

Depuis de nombreuses années Google propose une gamme de produits Cloud orientée sur le multimédia et la bureautique :

Document Drive

Suite bureautique (traitement de texte, tableur, présentation, dessin, formulaire).‘Disque dur’ permettant le stockage des documents.

Gmail Boîte e-mail (webmail).

Agenda Organisation et partage d’agenda.

Site Réalisation d’outils de gestion de projet (extranet).

Apps et Apps for business Cette solution regroupe gmail, agenda, drive et document, site.

9 Travailler en dehors des locaux professionnels.


http://www.greenit.fr/article/acteurs/hebergeur/cloud-computing-pas-si-vert-que-ca-3866




























Traduction Traduit instantanément du texte, des pages Web et des fichiers depuis et vers plus de 50 langues.

MapsStreetview

Consultez des cartes et des itinéraires.Baladez-vous en vue 360°.

Reader Abonnement au flux RSS10 de vos sites préférés.

Alertes Recevez par e-mail des alertes sur les sujets de votre choix.

Groupe Réalisation et envoi de listes de diffusion, des groupes de discussion.

Picasa Stockage et partage de photos.

YouTube Stockage et partage de Vidéo.

Plus (Google+) Réseau social de Google

Adwords Outil webmarketing utilisé pour promotionner vos services sur le web.

...

Pourquoi utiliser les outils Google(accessibilité de l’outil)Que vous soyez formateur en insertion sociale, animateur culturel de groupes de seniors ou enseignant dans le secondaire, le non-accès à un outil utilisé en formation est un frein à l’apprentissage.

● Les outils Google ont l’avantage de ne pas être payant, je n’utilise pas le terme ‘gratuit’ car la publicité omniprésente que nous côtoyons finance le fournisseur du service.

● La simplicité des outils Google est fort appréciable, ce qui les rendent

particulièrement accessibles par les publics éloignés des usages de l’informatique. Certes les possibilités techniques sont plus faibles qu’une suite MicrosoftOffice ou OpenOffice, mais l’usage collaboratif est mis en avant. Par ailleurs nous n’utilisons qu’une faible partie des capacités (10%) des logiciels de bureautique. Les outils Google disposent des fonctions de base de la bureautique, seule une utilisation de type secrétariat traditionnel serait plus difficile (publipostage papier,...).

En sachant qu’un logiciel est un outil à durée de vie limitée, la question à se poser serait : ”Mon objectif est-il d’atteindre la compétence de la maîtrise de l’outil ou la compétence liée à un usage numérique ?”

10 Fichier texte particulier qui permet d’obtenir les mises à jour d'information dont la nature change fréquemment.


Les associations ne sont pas en reste face à la complexité de l’outil bureautique utilisé. D’une part un outil simple et intuitif permet aux utilisateurs de se concentrer sur leurs objectifs de production, d’autre part un outil accessible dans la sphère privée augmente les possibilités d’usages et accroît la performance.La collaboration et le partage de documents avec des tiers ne peut se faire qu'aux deux conditions d’accessibilité citées plus haut : ‘gratuité’ et simplicité. En effet collaborer avec un logiciel propriétaire peut être restrictif pour vos collaborateurs qui ne posséderaient pas les licences. Mais n’oublions pas que nous ne disposons pas tous des mêmes compétences informatiques, une interface complexe aurait pour résultat de faire fuir vos invités.

Comment puis-je utiliser les outils Google?Vous pourrez utiliser la plupart des outils sans devoir souscrire de compte utilisateur (youtube, Maps et Streetview, traduction, video, image, recherche, actualité, livre, shoping,...). Pour d’autres outils vous devrez créer un compte utilisateur, mais sans être obligé d’utiliser une adresse G-mail (Drive et documents, picasa, agenda, groupe, reader, alertes, talk, analytics, adwords,...). A l'exception des offres ‘Google Apps for Business’11 et de l’extension de l'espace de stockage du Google Drive12 les outils Google sont utilisables sans frais (gratuit).

11 Ces offres regroupent plusieurs outils et offrent des qualités de service et possibilités supplémentaires. http://www.google.com/intl/fr/enterprise/apps/business/pricing.html12 Google Drive : disque dur Cloud (sur serveur distant), voir plus loin dans les notes.


http://www.google.com/intl/fr/enterprise/apps/business/pricing.html





















Se connecter aux outils Google nécessitant un compte utilisateur

Si vous ne disposez pas d’un compte

1.Cliquez sur le bouton rouge ‘Inscription’

2. Remplissez les champs Remarque : l’historique web permet à Google de personnaliser les résultats indexés du moteur de recherches

Si vous disposez déjà d’un compte1. Ouvrez une page Google (http://www.google.be).2. Cliquez sur le bouton ‘Connexion’ en haut à droite (plus rapide).

Il est également possible de faire une recherche de l’outil dans google.

3. Insérez votre ‘E-mail’ et votre ‘Mot de passe’.4. Cliquez sur ‘Connexion’.

Remarque : l’option ‘Rester connecté’ permet de mémoriser votre login et mot de passe jusqu'à déconnecter votre compte. Dès lors, à chaque ouverture d’un outil Google vous êtes connecté. Si vous êtes sur une machine dont vous n’êtes pas l’utilisateur principal (espace public,...) il est conseillé de la décocher.


http://www.google.be







Google AppsLes google Apps regroupent quatre grands outils de Google : G-mail, Google Agenda, Google Site et Google Drive. La particularité de Google Apps est que vos outils sont liés à votre nom de domaine13 (exemple : tictactoe.be) et nom pas à une adresse Gmail [email protected]. Néanmoins, l’espace de stockage de vos données dépend de google (5Go de base) et non pas de votre hébergeur14 (exemple : ovh.com, gandit.net,...).Vous créez des comptes utilisateurs et partagez avec eux un environnement de travail (un réseaux). La gestion de ce réseau est simplifié par rapport à l’administration d’un serveur interne (permission et les restrictions d’accès,...). Par exemple il est possible de ne pas permettre le partage de documents vers des utilisateurs externes à votre réseau,...

13 Le nom de domaine est la traduction de l’adresse logique d’un site web sur un serveur (adresse IP).exemple : monentreprise.be14 Un hébergeur web vous fourni un espace de stockage sur ses serveurs pour y installer votre site web, un espace d’échange de documents (ftp,...), vos e-mails,...


mailto:[email protected]





Travailler en mode hors connexionIl est possible de travailler avec les documents de votre Drive lorsque vous ne disposez pas d’internet, mais uniquement avec Google Chrome. Remarque : cette option n’est pas disponible pour les présentations, les formulaires et les dessins. Dans votre Drive, activez le mode hors connexion

1. Dans le menu de gauche → ‘Plus’ → ‘Documents hors connexion’ 2. Dans la partie centrale de votre page, cliquez sur le bouton bleu ‘Activer Google

Documents hors connexion’ https://support.google.com/drive/bin/answer.py?hl=fr&answer=1628467&topic=1628465&ctx=topic

Il est également possible de télécharger la version Gmail hors connexion.

1. Dans les paramètres de gmail, cliquez sur l’onglet ‘Hors connexion’ et Installez Gmail hors connexion

2. Cliquez sur le bouton ‘Ajouter à Chrome’ → ‘Ajouter’


https://support.google.com/drive/bin/answer.py?hl=fr&answer=1628467&topic=1628465&ctx=topic



























https://chrome.google.com/webstore/detail/ejidjjhkpiempkbhmpbfngldlkglhimk








Google Drive et documents

Connexion au compte Voir plus haut (cliquez sur ce signet)

Ouvrir un document de type traitement de texte.1. Entrez dans l’interface de google drive

a. Cliquez sur l’onglet ‘Drive’ dans la barre de navigation du haut.Si le lien Drive n'apparaît pas, cliquez sur l’onglet ‘Plus’.

2. Dans la liste de vos documents, cliquez sur le titre de celui que vous voulez ouvrir.

Créer un nouveau document ou un dossier.1. Cliquez sur le bouton ‘Créer’, dans le menu latéral de gauche.2. Sélectionnez un type de document dans le menu déroulant.

(Re)nommer un documentSoit vous avez ouvert le document :

Menu → Fichier → Renommer...Soit vous êtes dans ‘mon Drive’ :

Cochez la case à gauche du document → Bouton ‘Autre’ → Renommer...


Travailler dans DriveLes quatre boutons en haut à droite vous permettent de gérer l’affichage de vos documents et régler les paramètres de votre Drive.

Le menu gauche vous permet de naviguer dans l'arborescence de vos documents (dossier → fichier).

Partagés avec moi → Affiche tous les documents que d’autres ont partagés avec vous.Suivis → Cliquez sur l'étoile à côté d'un document et ainsi retrouvez le facilement.Récents → Affiche les documents récemment ouverts.


Lorsque vous sélectionnez un document (fichier ou dossier), un menu plus étendu apparaît au-dessus.

Vous remarquerez que ses opérations sont également possibles une fois le document ouvert via le Menu.


Déplacer un fichier dans un dossier● Soit cochez la case à gauche du fichier → bouton ‘Organiser’.● Soit cliquez / glissez le document dans le dossier.

Importer des documents ou décompresser un PDFIl est possible d’importer des fichiers et même des dossiers entiers dans votre Drive. Cela permet de sauvegarder votre travail ou de le partager.En important un document PDF dans votre drive, vous pourrez extraire le texte de ce fichier PDF et ainsi le modifier sans passer par ‘Adobe Acrobat’.

Pour pouvoir convertir un pdf en fichier texte, il vous faudra régler un paramètre :1. Bouton ‘Paramètre’ → ‘Paramètres d’importation’ → ‘Convertir le texte des

fichiers image ou pdf importés’

2. Bouton ‘Importer’ → Fichier... → sélectionnez votre fichier → cliquez ‘Importer et partager’ → ouvrez votre document (dans la boite de dialogue de l’importation, double cliquez sur votre document)

Remarque : les pages seront doublées, d’une part vous aurez la page pdf et d’autre part le texte converti.


Partager un documentCliquez sur le bouton ‘Partager’ → Insérez les adresses de vos collaborateurs → Ajustez vos accès → cliquez sur ‘OK’.

Par défaut les paramètres de partage sont en mode ‘Privé’. Vous pouvez changer ce mode ‘Public’, ainsi votre document est accessible via une recherche google. ‘Tous les

utilisateurs disposant du lien’, il vous suffit de communiquer votre lien (en lien dans votre site web,...).


Modification autorisée : les collaborateurs peuvent écrire dans votre document.Commentaire autorisé : uniquement les commentaires sont autorisés.

Sélectionnez du texte → Menu ‘Insertion’ → ‘Commentaire’Consultation autorisée : les utilisateurs peuvent lire le contenu, mais pas le modifier.

Collaborez dans Google


A droite de votre document, vous verrez apparaître les différents lecteurs présents au même moment que vous. Des curseurs de couleurs différentes marquent également l’activité des différents collaborateurs.

Lorsque le menu est déroulé , vous apercevez au bas de celui-ci un ‘chat’ pour démarrer une conversation instantanée.

Afficher l’historique des révisionsL’historique de révision permet de gérer les étapes d’avancement d’un document, d’éditer une version antérieur du document, de se tenir au courant des modifications apportées par chaque utilisateur.

● Menu : Fichier → ‘Consulté l’historique des révisions’ Dans une autre couleur vous remarquerez les modifications : suppressions, ajouts de texte,...


Gmail

Envoyer un mail (règles d’usage)Envoyer un mail avec l’outil Gmail est assez simple, il vous suffi de chercher les bouton ‘Nouveau message’ et ‘Envoyer’. Néanmoins, l’envoi d’un e-mail relève quelques règles d’usage.

● Objet : il s'agit du titre que votre destinataire aperçoit lorsqu'il reçoit votre courrier. Sans objet il est difficile de retrouver un message ou de lui attribuer un degré d’importance.Également, inscrire tout le contenu du message dans l’objet est mal perçu :“Dans mon bureau dans 10minutes !”

L’adresse électronique est une information personnelle, elle ne peut sans accord de son propriétaire être divulguée publiquement.

● Cc (Copie Carbone ou copie conforme) : les destinataires peuvent voir votre liste d’envoi. Cette méthode est à utiliser pour signifier aux différents destinataires qu’ils ne sont pas les seuls concernés par votre courriel.

● Cci (Copie Carbone Invisible ou copie conforme individuelle) : il s'agit d'une simple Copie Carbone à la différence que les destinataires ne voient pas votre liste de diffusion.Préférez la méthode Cci, si vos destinataires ne font pas partie du même cercle et distinguez une adresse professionnelle d’une adresse privée.

● Demander une confirmation (Google Apps) : permettent de vérifier que les messages

transmis ont été lus par leur destinataire

● Invitation : Permet de planifier un évènement (réunion, séminaire,...), les destinataires sont invités à confirmer leur participation et peuvent directement insérer cet évènement dans leur agenda.


Les libellésLes libellés sont une sorte de dossier dans lesquels il est possible de classer, d’archiver vos e-mails. Il est possible d’associer plusieurs libellés à un même message.Les libellés sont placés dans le menu à gauche

Créer un libellé● En bas du menu de navigation gauche, cliquez sur ‘Plus’ (tout le menu est rendu

visible)

● Cliquez sur ‘créer un libellé’

● Entrez un nouveau nom de libellé

● Pour insérer votre nouveau libellé dans un autre, cochez la case ‘Imbriquer le libellé

sous’ et sélectionnez le libellé parent.

● Cliquez sur ‘Créer’

Appliquez un libellé● Dans la boite de réception, cochez les cases du ou des message(s)● cliquez sur le bouton Libellés ● Sélectionnez le libellé de votre choix

ou

● Dans la boite de réception, glissez le message dans le libellé (cliquez/glissez)ou

● Lorsqu'un message est affiché, cliquez sur le bouton Libellés et cochez le libellé de votre choix


Créer un filtreLes filtres sont une solution pour se débarrasser du spam15 ou archiver automatiquement certains e-mails.

● Cliquez sur l’onglet ‘Plus’ → ‘Créer un filtre’● Paramétrez le filtre puis cliquez sur ‘Créer un filtre’● Définissez l’action du filtre puis cliquez sur le bouton sur ‘Créer un filtre’.

Par exemple si vous désirez placer certains e-mail dans vos spam, cochez ‘Appliquer le libellé’ et sélectionnez dans la liste ‘Spam’.

15 Spam : courrier publicitaire indésirable.


La signatureLa signature est le pied de page de vos e-mails. Vous y insérez vos coordonnées, logo, slogan,...

● Cliquez sur le bouton ‘Paramètre’ (en haut à droite de la page)

● Dans l’onglet ‘Général, descendre la fenêtre jusque ‘Signature :’● Encodez votre signature dans le champ texte


Attribution - Pas d'Utilisation Commerciale - Partage dans les Mêmes Conditions 2.0

Belgique (CC BY-NC-SA 2.0)

Vous êtes libre de :● partager — reproduire, distribuer et communiquer l'oeuvre

Selon les conditions suivantes :

● Attribution — Vous devez attribuer l'oeuvre de la manière indiquée par l'auteur de l'oeuvre ou le

titulaire des droits (mais pas d'une manière qui suggérerait qu'ils vous soutiennent ou approuvent votre utilisation de l'oeuvre).

● Pas d’Utilisation Commerciale — Vous n'avez pas le droit d'utiliser cette oeuvre à des fins commerciales.

● Partage dans les Mêmes Conditions — Si vous modifiez, transformez ou adaptez cette oeuvre, vous n'avez le droit de distribuer votre création que sous une licence identique ou similaire à celle-ci.

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.0/be/

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