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Cluster Sécurité
AlimentaireGestion de l’information
Goma, 31 janvier 2020
Attentes
Attentes
Quelles sont vos attentes en
terme de gestion de
l’information dans cet atelier
pour le cluster?
Objectifs et
Agenda
Objectifs de l’atelier de gestion de l’information (IM)
La coordination saine et efficace des clusters repose sur une gestion de l’information.
Objectif général : La stratégie IM 2020 permet une
meilleure gestion de l’information au sein du cluster et
contribue à une coordination pertinente entre les acteurs de
la réponse en sécurité alimentaire
Objectif spécifique 1 :
Les rôles et responsabilités de chaque acteur sont connus
par tous et contribuent à une meilleure communication entre
les membres du cluster
Objectif spécifique 2. :
Les chantiers IM en 2020 (activités et produits) répondent
aux besoins prioritaires des partenaires, permettant donc
une meilleure coordination de la réponse
La stratégie 2020 de gestion de
l’information pour le cluster de
sécurité alimentaire (SA) est validée
par les acteurs de la réponse en
sécurité alimentaire
Plan de travail de la gestion de l’information
Appui à la coordination humanitaire à travers le renforcement des ressources IM du cluster national sécurité alimentaire
Diagnostic initial
• Présenter le projet et
identifier les acteurs ainsi
que leurs capacités IM
• Recenser les ressources IM
(outils et point de contact) et
les mécanismes régionaux
• Interroger les utilisateurs et
identifier leurs besoins
Structuration du système
• Stratégie de l’information pour le cluster SA
• Structuration du système de gestion de l’information, harmonisé et adapté aux besoins des régions
• Harmonisation des pratiques des régions et structure adaptée aux besoins
Formation
• Former les acteurs agissant en sécurité alimentaire des 5 hubs à la nouvelle structure IM du cluster, la gestion des données et les indicateurs de sécurité alimentaire
Mise en œuvre
• Déploiement des outils et suivi avec les partenaires et les régions
• Production de rapport d’analyse au niveau national et régional
Présentation de l’agenda
Validation de la stratégie IM
1
2
3
4
5
6
Présentation de la gestion de l’information, du processus
de production de la Stratégie IM.
Présentation des résultats du diagnostic initial IM
Présentation de la stratégie IM pour l’année 2020
Première séance sujet technique : rôles et responsabilités IM
Deuxième séance sujet technique : plan d’action IM
1 – Gestion de
l’information
Qu'est-ce que la gestion de l'information?
La coordination saine et efficace des clusters repose sur une gestion de l’information.
Définition:
« La gestion de l’information implique la collecte, l’analyse et le partage d’informations par le
biais de produits IM de haute qualité. La prise de décision fiable repose sur des systèmes
d’IM efficaces et des analyses solides. »
Rôle et objectif de la gestion de l’information (1/2)
Collecte de données(5W…)
Traitement et analyse
Plaidoyer
Communication
Informationspour la réponse
Prise de decisions
stratégiques
IM interne
IM externe
1. Rôle : Soutenir les efforts pour coordonner et harmoniser les activités d’IM de tous les partenaires
humanitaires.
2. L’IMO assure également des fonctions de gestion des connaissances du secteur (comptes rendus des
réunions, évaluations détaillées) et assure la diffusion des informations au travers de canaux de
communication.
Redevabilité
Rôle et objectif de la gestion de l’information (2/2)
1• Identifier les lacunes et les chevauchements critiques des interventions en
cours et prévues; conduisant finalement à une meilleure programmation
2• Plaidoyer au nom des partenaires du cluster pour sécuriser les ressources
financières
3• Assurer que les besoins des plus vulnérables sont mis en évidence et pris en
considération
4
• Partage d'informations à des réunions de coordination résultant en une collaboration renforcée et une transparence / responsabilisation accrues au sein du cluster.
02 –Résultats
du diagnostic
initial
Etapes du processus de diagnostic
Diagnostic initialStructuration du
systèmeFormation Mise en œuvre
• Présenter le projet et identifier les acteurs ainsi que leurs capacités IM
• Recenser les ressources IM (outils et points de contact) et les mécanismes régionaux)
• Interroger les utilisateurs et identifier leurs besoins
Diagnostic initial : objectifs et partenaires
1. Objectifs principauxRencontrer et échanger avec les pôles de coordination régionaux en sécurité alimentaire à Bukavu, Goma, Kinshasa et Kalemie
Identifier des points de contact IM au sein des structures des partenaires
Recenser les outils de gestion et de collecte des données existants et utilisés par les partenaires
Identifier les organisations prêtes à s’engager dans un processus d’appui au projet
Ressortir les atouts et les faiblesses relatifs aux mécanismes de gestion de l’information existants
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5
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1
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6
Nord Est Centre Est Sud Est Ouest
Par pôle
ONGN
ONGI
UN et Autre
6
11
7
Par type d'organisation
ONGN
ONGI
UN et Autre
2. Partenaires visités
Principales attentes des partenaires sur la gestion de l’information et le cluster
Cluster
Facilitation des réunions
Communication, transparence et visibilité
Clarification et vulgarisation des lignes
directrices
Suivi des alertes/évaluations
Approche Urgence / Résilience /
Développement
Coordination avec les ministères
Gestion des données
Gestion de données (collecte, traitement et
analyse)
Contradiction/biais dans les données collectées
Désagrégation des données
Rapportage
Harmonisation de l’organisation et des
outils
Structure
Produits
Capitalisation de l’information
Site internet
Bulletin d’activité mensuel
Renforcement des capacités
Gestion des données
Indicateurs en sécurité alimentaire
Outils IM
Analyse des lacunes principales
Analyse des lacunes principales
1. Gestion des données Les processus et formats de collecte de données des partenaires ne sont pas harmonisés
2. RapportageApproche et processus non harmonisés entre les régions
Système parfois complexe
Perte d’information entre la collecte, la compilation et la publication des données
Il n’y a pas ou peu de redescente d’information auprès des partenaires
3. Capitalisation de l’information Les canaux de communication ne sont pas ou peu utilisés
L’information n’est pas capitalisée dans un système fiable et accessible à tous
4. Renforcement des capacités Les acteurs ne sont pas assez accompagnés en ce qui concerne la gestion de données, les outils
de sécurité alimentaire et les outils IM
03 – Stratégie
de l’information
Stratégie de l’information pour le cluster SA 2020
Objectif spécifique
Appuyer la mise en place d'une structure de gestion
de l'information adaptée et harmonisée sur
l'ensemble des hubs pour le cluster de sécurité
alimentaire
Objectif général
Contribuer au renforcement de la coordination, à
l’efficacité et à l'appui de la prise de décision stratégique
au sein du cluster
Résultats
La communication au sein du cluster et avec la communauté
humanitaire est améliorée
Matrice des rôles et responsabilité
Plateforme de partage d’info
Bulletin mensuel d'activité
Production d'analyse et d'infographie
pour le plaidoyer
Appui IM des régions
Systèmes IM et produits de partage
d'information adoptés par les
partenaires
Diagnostic initial
Logiciel de gestion de
l’information : Activity Info
Formations (formateurs, partenaires)
Produits (analyse des
gaps, 5W, factsheets)
Appui à la révision des outils de SA
La prise de décision stratégique s'appuie sur des données et des outils fiables et
pertinents
Appui à la formation des
partenaires sur les indicateurs
de SA
Formations des partenaires sur la gestion des
données
Stratégie du cluster 2020
HNO/HRP 2020
HNO/HRP 2021
Appui aux évaluations
Le processus IPC est appuyé par une gestion de données fiable et organisée
Appui au 18ème cycle IPC au
niveau national et régional
Collecte de données
secondaires (évaluations…)
Formation 1er niveau du cycle
IPC
Présentation d’Activity Info (1/2)
Objectifs :
Collecter, traiter et analyser les données pour le cluster, avec
une capitalisation du travail déjà effectué
Harmonisation des outils et des processus entre les régions
Synergies avec d’autres clusters / groupes de travail (WASH,
AME, urgence choléra)
Activity Info est un système de gestion de l’information
Présentation d’Activity Info (2/2)
Pour qui : partenaires du cluster sécurité alimentaire étant actifs au sein du cluster
Pour quand :- Déploiement au cours du 1er trimestre 2020- Rapportage des données selon la matrice des rôles et responsabilités
Quelles données : Projets, activités, bénéficiaires ciblés et atteints,…
Appui au processus HNO/HRP
Suivi de la réponse- 5Ws Rapport mensuel/trimestriel
1. Calcul de la population dans le besoin (PIN) Basé sur la population en phases 3-5 d’IPC (assistance alimentaire inconditionnelle)
La carte de sévérité
Désagrégation par types de bénéficiaires
2. Calcul de la population ciblée % population en phases 3-5 (suivant la décision du cluster, zones prioritaires)
Désagrégation par niveau administratif (provinces, territoires, zones de santé)
Désagrégation par type de bénéficiaire
3. Revue des projets HRP Basée sur le cadre logique sectoriel
Préparation des fiches de projet soumises par les partenaires
Participer au comité d’évaluation des projets
Ressortir les budgets finaux et les nombres de bénéficiaires par partenaires
Communiquer les résultats du processus au partenaires
4. Calcul du budget, cibles du cluster Basé sur les objectifs, activités, indicateurs du secteur
Soumettre avec la coordination la version finale du HRP comprenant les bénéficiaires
ciblés et le budget
04 – Atelier
technique 1 :
rôles et
responsabilités
IM
Matrice des rôles et responsabilités IM
L’objectif de cette séance est d’améliorer la compréhension des rôles et responsabilités de chaque acteur dans la
gestion de l’information du cluster et de valider les étapes de communication pour les produits IM.
Exercice : compléter et valider la matrice des rôles et responsabilités.
Dans un premier temps les participants, s’ils le souhaitent, vont ajouter à la matrice jusqu’à 3 outils/produits IM par
groupe, en définissant le nouvel outil/produit IM ajouté. Dans un second temps les participants pourront, en équipe,
identifier les rôles et responsabilités pour chaque outil et acteur, selon les deadlines au niveau du cluster.
Responsable de
l'envoiPeriodicité
Date de
l'envoiDestinataire Copie
Date
retour
Responsable
de l'envoiPeriodicité
Date de
l'envoiDestinataire Copie
Date
retour
Responsabl
e de l'envoi
Date de
l'envoiDestinataire Copie
Outils rapportage
Dashboard OCHA
(mise à jour
d'Activity Info)
IMO CN le 20
OCHA
Partenaires (dans un 2nd temps)
Coordinateurs nationaux, Co-
Lead national, Coordinateurs
régionaux, Co-Lead Régional
5W (mise à jour
d'Activity Info)IMO CN le 20
Coordinateurs nationaux, Co-Lead
national, Coordinateurs régionaux, Co-
Lead Régional
Partenaires, OCHA
Rapport
d'EvaluationIMO CN Ad-hoc
Parternaires, Site internet (selon
pertinence), ICN (selon pertinence)
Coordinateurs nationaux, Co-
Lead national, Coordinateurs
régionaux, Co-Lead Régional
Partenaires <=> Province Provinces <=> Coordination Nationale Coordination Nationale <=> OCHA / Partenaires
Matrice des rôles et responsabilités IM
Restitution
05 - Atelier
technique 2 :
plan d’action
IM
Cartographie et priorisation des outils IM pour le cluster de sécurité alimentaire
L’objectif de cette séance est de prioriser les activités et chantiers IM avec les partenaires en lien avec les
besoins du cluster et des partenaires.
Exercice : Prioriser les activités et chantiers IM.
1. Etape 1: des cartes représentant les différentes étapes du cycle de projet seront distribuées aux
participants qui devront ensuite les placer sur le tableau qui leur sera fourni dans l’ordre du cycle de
projet. En plaçant les cartes, les participants devront par la suite placer les cartes outils sur le cycle de
projet afin d’identifier à quel moment ces outils interviennent dans le cycle.
Des cartes pour les outils proposés/ajoutés lors de l’atelier technique 1 pourront bien entendu être ajoutées
lors de cet exercice
2. Etape 2: les participants vont identifier, selon les besoins du cluster et des partenaires, les priorités en
termes d’activités/actions IM sur 2020. Pour ce faire chaque participant aura 3 post-it de couleurs
différentes :
Jaune : niveau priorité 1
Vert : niveau priorité 2
Bleu : niveau priorité 3
Cartographie et priorisation des outils IM pour le cluster de sécurité alimentaire
Restitution
06 - Validation
de la Stratégie
IM
Merci !
