Collation des grades 2020Université Laval

Rencontre avec les répondants facultaires

23 et 28 janvier 2020

Bureau du secrétaire général

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Ordre du jour• Mot de bienvenue et présentation des responsables• Rôle des responsables facultaires• Bilan de la collation des grades 2019• Les installations• Horaire des cérémonies• Processus d’invitation : présentation• Étudiants admissibles à la collation des grades 2020• Processus de dérogation• Renseignements importants à communiquer aux

étudiants• Renseignements importants concernant le défilé

universitaire• Autres

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Rôle des responsables facultaires

• Transmettre tout renseignement pertinent aux intervenants facultaires concernés;

• Répondant de première ligne en faculté pour toutes questions reliées à la collation des grades;

• Point de contact principal auprès du BSG pour votre faculté;

• Assurer le respect de l’échéancier lié à l’organisation de la collation des grades.

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Bilan de l’édition 2019

• Augmentation significative de la participation : 4 660 inscriptions(+5,2% vs 2019) et 4 248 étudiants présents.• Quatre cérémonies avec plus de 600 inscriptions.

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Lieux principaux

Cérémonies : amphithéâtre sportif du PEPSappelé aussi amphithéâtre/gymnase

Enregistrement des étudiants : patinoire A

Défilé universitaire : salle 0947 et 0957

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Horaire des cérémonies

Disponible sur le site web : www.ulaval.ca/collation

ImportantDébut des cérémonie en matinée à 9 h 45 au lieu de 10 h.

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Processus d’invitationLes étapes

1. Envoi d’un courriel d’invitation à toutes les adresses au dossier de l’étudiant. En fonction du statut, du début février au 15 mai 2020.

2. Confirmation de l’étudiant dans monPortail(section Études, redirection vers CAPSULE)• Inscription dans monPortail obligatoire• Réponse demandée même si l’étudiant ne participe

pas à la cérémonie.• Date limite : 24 mai 2020

3. Envoi d’un rappel aux étudiants qui n’ont pas répondu.(aux deux semaines)

4. Envoi d’un rappel final aux étudiants qui participent (mi-mai).

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Processus d’invitationExemple de courriel

Veuillez noter que nous transmettons ce message à toutes les adresses de courrier électronique inscrites à votre dossier étudiant.

Invitation - Collation des grades 2020

Selon nos dossiers, vous êtes en voie de faire officiellement partie de la grande famille des diplômés de l’Université Laval au terme de l’année 2019-2020. À ce titre, l’Université Laval vous convie à joindre votre cohorte dans le cadre des cérémonies de collation des grades de juin prochain.

Pour vous inscrire, veuillez consulter la page « Collation des grades » dans la section « Études » de monPortail:

www.monportail.ulaval.ca

Si vous ne désirez pas participer à votre cérémonie de collation des grades, vous devez également nous en informer de la même manière.

L’inscription à la collation des grades est obligatoire afin d’y participer. Aucun diplômé ne peut se présenter sans avoir confirmé sa présence via monPortail.

Toutes nos félicitations et meilleures salutations!

Vous aimeriez obtenir plus de détails? Consultez notre site Web à l’adresse suivante :www.ulaval.ca/collation

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Processus d’invitationAccès via monPortail

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Processus d’invitationFormulaire monPortail (CAPSULE)

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Étudiants admissibles

• 31 mai 2019 : maîtrise avec mémoire et doctorat (DI)• Du 30 juin 2019 au 30 avril 2020 : baccalauréat,

maîtrise et doctorat (DI)• 31 mai 2020 : baccalauréat et maîtrise avec scolarité

seulement (DI, ACCEPTDIPLO/CV et ATTENTDIPLO/CA)

Notes : Les étudiants au DESS ne sont plus invités.

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Processus d’invitationInformations supplémentaires

Éléments déclencheurs des invitations :

• Statut DI• Statut ATTENTDIPLO/ACCEPTDIPLO ou CA/CV (Hiver 2020)

• Statut ATTENTDIPLO (CA) : tous les étudiants invitésen même temps (mi-mars).

Note : Pour les maîtrises essai/stage, le statut ATTENTDIPLO est parfois attribué même si le stage ou l’essai sera complétéaprès la session d’hiver. Les étudiants seront tout de même invitésen raison de leur statut, à moins d’avis contraire de la faculté.

• Statut ACCEPTDIPLO (CV) : les étudiants seront invitésprogressivement lorsque leur dossier sera révisé par lesdirections de programme et que le statut ACCEPTDIPLO sera attribué

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• Si le statut change (ACCEPTDIPLO ou ATTENTDIPLO), l’invitation demeure active et le statut CG est attribué dans SHADEGR

• Une fois invité, un étudiant peut assister à sa cérémonie même s’il n’est pas officiellement diplômé lors de celle-ci.

• Les étudiants à la maîtrise avec mémoire et au doctorat qui font leur dépôt final au mois de mai seront invités à la collation des grades 2021. Une note sera incluse dans les lettres de la FÉSP (dépôt initial).

Production de rapports :

À compter de la fin mars, les facultés pourront elles-mêmes produire leur rapport via le menu GYAXDON de Banner.

Un responsable devra être identifié par chacune des facultés.

Processus d’invitationInformations supplémentaires

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Dérogations

Dérogations automatiquement approuvées :

• Étudiants qui diplômeront au terme de la session d’étéseulement (sauf les étudiants au doctorat ou si le cheminement normal d’une cohorte entière se termine à l’été)

• Invitations générées par la direction de programme ou le BSG

• Vérification du dossier de l’étudiant obligatoire

• Sur demande de l’étudiant seulement et ce, obligatoirement avant la date limite d’inscription. Cette option ne doit pas être offerte d’emblée à l’étudiant.

• Vérification du respect des consignes par le BSG

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Autres types de demandes :

• Demande présentée par la faculté ou par l’étudiant au coordonnateur d’opérations de la division des diplômes

• Sur demande seulement

• Décision au cas par cas, selon les balises établies

• Suivi assuré par le BSG

• Inscription dans monPortail obligatoire (en tout temps)

Dérogations

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Nouveauté-Invitations des étudiants

Utilisation du formulaire SYADERO par les facultés:

• Dérogations pour les finissants de la session d’été(90% des demandes)

• Invitation plus rapide pour les finissants de la session d’hiver dont le rapport de cheminement n’est pas encore satisfait

Statut CG attribué à l’étudiant dans SHADEGR. Ce statut sera effacé après les cérémonies. Si l’étudiant est ACCEPTDIPLO après l’invitation, le statut devient automatiquement CV.

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Invitations manuelles des étudiants

Utilisation du formulaire SYADERO par les facultés:

• Un nombre restreint d’utilisateur par faculté sera autorisé à utiliser le formulaire

• Utilisé dans le cas de dérogation ou pour unfinissant à l’hiver dont le rapport de

cheminement sera satisfait à la fin mai.• L’invitation sera envoyée par le BSG dans un délai maximal d’une semaine

• Aucune communication au BSG nécessaire

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Renseignements importants -étudiants

• L’inscription via monPortail est obligatoire : les étudiantsnon-inscrits seront refusés.

• Importance de mettre à jour son adresse courriel afin derecevoir l’invitation.

• Importance d’arriver 90 minutes avant la cérémonie :les retardataires pourraient ne pas être autorisés à participer.

• Respecter la limite d’invités établie.

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Renseignements importants –défilé universitaire

• La faculté envoie l’invitation de la secrétaire générale à son personnel enseignant. Elle envoie aussi un rappel. Dans les deux cas, M. Eric Couture doit être copié sur le message. Une mention peut aussi être faite lors d’une assemblée des professeurs.

• Le personnel enseignant est invité à s’inscrire en ligne (obligatoire). Validation de l’IDUL/NIP

• Date limite : le vendredi 29 mai 2020. Aucune inscription ne sera acceptée après la date limite.

• Les personnes non-inscrites ne seront pas acceptées lors de l’événement.

• Les retardataires ne pourront faire partie du défilé.

• Le BSG fera parvenir la liste des personnes inscrites à chacune des facultés.

• Le BSG fera un rappel par courriel à tous les participants.

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Dates importantes et autres sujets

• Site Internet destiné au personnel des facultés :www.ulaval.ca/collationinfo

• Dates importantes (voir document).

• Prix et bourses remis lors de la cérémonie• Prioriser la cérémonie facultaire• Description courte des prix

• Cocktail en faculté : communication aux étudiants.

• Service de photographe

• Lettre d’ambassade

• Site Internet : www.ulaval.ca/collation

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Questions et commentaires

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