GUIDE DE PROMOTION OFFICE 365 PROPLUS BENEFIT

SommaireIntroduction.....................................................................................................2Comment utiliser ce Guide et le kit promotionnel Office 365 ?.......................3Calendrier de communication..........................................................................4

Première étape : Définir une équipe et un calendrier..............................................4Deuxième étape : Personnaliser le kit promotionnel Office 365..............................4Troisième étape : Informer les influenceurs............................................................5Quatrième étape : Lancer la communication à l’échelle de l’école.........................5

Liste des ressources........................................................................................6

Introduction Cher administrateur Office 365, Merci d’avoir choisi Office 365 ProPlus – via Office 365 ProPlus Benefit – pour équiper vos étudiants et tout votre personnel éducatif. Nous avons créé ce Guide Office 365 ProPlus Benefit ainsi que son kit de promotion personnalisable, afin de vous aider à faire connaître Office 365 ProPlus Benefit au sein de votre école et à promouvoir son adoption par vos étudiants. Cette combinaison d’outils digitaux vous permettra de :

Annoncer la mise en disponibilité d’Office 365 ProPlus via Office 365 ProPlus Benefit ;

Communiquer les avantages de ces nouveaux outils ; Informer les utilisateurs sur l’accessibilité et l’installation d’Office 365 ProPlus ; Développer au jour le jour la connaissance générale de ces services.

Ce guide vous aidera à mettre au point un plan de communication conforme aux besoins de votre école. Et n’oubliez pas de consulter notre page Office 365 Ressources (Office.com/GetOffice365Resources); vous y trouverez une large sélection de messages électroniques personnalisables et imprimables : tout pour livrer un message clair aux étudiants ainsi qu’à leurs parents, à l’échelle de l’ensemble de votre école. Nous nous engageons afin que, à vos côtés, Office 365 et Office 365 ProPlus Benefit soient un succès sans précédent dans votre école.

Merci de votre collaboration,

L’équipe Microsoft Éducation Office 365

Comment utiliser ce Guide et le kit promotionnel Office 365 ? Afin de mieux présenter à vos étudiants tous les avantages des services gratuits Office 365 ProPlus, ce Guide de Promotion Office 365 ProPlus Benefit est structuré tel un plan de communication en plusieurs étapes. Vous êtes libre de suivre ce plan ou de personnaliser le calendrier en fonction de votre école. Pour vous faciliter la tâche, nous mettons à votre disposition toute une gamme d’outils promotionnels à télécharger sur la page Office 365 Resources (Office.com/GetOffice365Resources). Vous y trouverez des modèles de messages électroniques ainsi que du matériel imprimable à distribuer sur le campus, dont des encarts, des affiches et même des suggestions de messages à publier sur les réseaux sociaux. Pour finir, la page Office 365 ProPlus Benefit (Office.com/GetOffice365) a été créée pour apporter à vos étudiants, ainsi qu’à leurs parents, toutes les informations nécessaires, notamment au sujet de l’installation.Tout ce matériel a pour objet de définir clairement ce qu’est Office 365 et tout ce qu’il apporte – gratuitement – à vos étudiants. Chaque gabarit est personnalisable en fonction du logo de votre école et des informations spécifiques à y rentrer. Si ce matériel est l’outil idéal pour annoncer le lancement d’Office ProPlus à la rentrée, il peut également être utilisé tout au long de l’année à des fins pratiques.

Calendrier de communication Ce calendrier-type servira de point de départ pour votre école afin d’élaborer votre stratégie de communication et votre échéancier. Il est assorti de suggestions pour utiliser au bon endroit et au moment le plus opportun les divers outils disponibles.

Première étape : Définir une équipe et un calendrier Quatre semaines avant la sortie de Office 365 ProPlus Benefit Constituer la bonne équipe et bâtir un plan promotionnel détaillé vous aidera à optimiser le taux d’abonnement lors du déploiement de Office 365 ProPlus Benefit. En outre, poursuivre l’effort avec une campagne efficace incitera à l’usage et mettra l’accent sur tout ce que votre école apporte à ses étudiants.

Coordonnez vos efforts avec ceux de vos collègues à l’école ayant de l’expérience en marketing, en communications, en graphisme, en design Web ou en informatique, afin qu’ils contribuent au succès de ce projet ;

Utilisez ce guide pour établir un calendrier, ponctué de dates-clés et d’éléments à délivrer en fonction des besoins de votre école ;

Assignez des tâches et des responsabilités spécifiques à chaque membre de l’équipe.

Deuxième étape : Personnaliser le kit promotionnel Office 365 Trois semaines avant la sortie de Office 365 ProPlus BenefitLa page Office 365 Ressource (Office.com/GetOffice365Resources) dispose de matériel promotionnel personnalisable à distribuer à vos étudiants (et leurs parents) ainsi qu’aux enseignants. Sélectionnez les outils les plus utiles en fonction votre école et prenez soin de voir comment ce matériel peut s’intégrer au matériel déjà existant notamment les cartables de devoirs, les guides de la rentrée scrolaire ou les publications étudiantes. L’idéal serait, avant la rentrée universitaire, d’informer les étudiants et leurs parents, dans le kit de bienvenue, qu’ils n’ont pas besoin d’acheter Office puisque votre école, grâce à Office 365 ProPlus Benefit, prend déjà tout en charge.

Des modèles de messages électroniques peuvent être envoyés aux parents des étudiants pour les informer de ce nouvel avantage.

Des bannières publicitaires et des messages à publier sur les réseaux sociaux peuvent s’intégrer aux moyens de communication existants dans l’école : journaux étudiants, emailings et tout autre outil de communication.

Des équipes d’étudiants peuvent être mobilisées dans l’école pour distribuer des flyers et ainsi promouvoir gratuitement le lancement d’Office 365. Ces encarts peuvent également être envoyés au domicile des étudiants.

Rien n’attire autant l’attention que des affichettes placardées sur chaque babillard et aux endroits les plus fréquentés. Placez-en sur les panneaux d’annonces, à la cafétéria et dans tous les espaces de loisirs.

La page Office 365 ProPlus Benefit apportera aux utilisateurs des informations détaillées sur tous les avantages d’Office 365 et ses modalités d’installation. Nous

vous recommandons d’inciter tous vos étudiants, ainsi que leurs parents, à consulter ce site.

Afin de mettre en lumière tous les avantages de la sortie de Office 365 ProPlus Benefit, les suggestions publiées sur le blog peuvent enfin être exploitées dans les emailings et les autres publications de l’école.

Troisième étape : Informer les influenceurs Deux semaines avant la sortie de Office 365 ProPlus Benefit Toucher les leaders d’opinion de l’école, les parents (Associations de parents d’élèves) et les enseignants afin de, sans rien dépenser, renforcer la notoriété d’Office 365 et encourager son utilisation.

Envoyer aussitôt à ce groupe l’annonce par message électronique fournie par la page Office 365 Resources (Office.com/GetOffice365Resources) afin de bien informer tous ceux qui peuvent influencer les étudiants sur les avantages d’Office 365 et leur expliquer en quoi cela sera bénéfique aux étudiants ;

Informer les influenceurs sur votre manière de promouvoir Office 365 et les renvoyer sur la page Office 365 ProPlus Benefit (Office.com/GetOffice365) pour plus d’informations ;

Les inciter à transmettre l’information à leurs pairs ou à leurs étudiants, encourager les autres étudiants à profiter gratuitement des avantages d’Office 365. Rediriger ce dernier groupe sur la page Office 365 ProPlus Benefit (Office.com/GetOffice365) pour en savoir plus.

Quatrième étape : Lancer la communication à l’échelle de l’école À partir du jour du lancement de Office 365 ProPlus Benefit À compter du jour où le Office 365 ProPlus Benefit se déploie, distribuez tout le matériel promotionnel de la deuxième étape. Utilisez les bannières publicitaires pour annoncer le lancement sur le site de votre école, en donnant tous les détails concernant l’offre Office 365 : disponibilité, gratuité, caractéristiques et avantages. Cela va éveiller l’intérêt des étudiants, de leurs parents, et leur permettre d’accéder à Office 365 en utilisant gratuitement tous les services qu’il propose. Un effort promotionnel à grande échelle va faire progresser le taux d’abonnement du produit, ainsi que son niveau d’utilisation.

Liste des ressources Une bibliothèque entière d’outils promotionnels est à télécharger sur la page Office 365 ProPlus Benefit (Office.com/GetOffice365Resources). Parmi toutes ces solutions, choisissez celle qui conviendra le mieux à votre école. Tous ces documents ont été conçus pour être facilement personnalisables avec votre logo ou autre information spécifique à votre école. Liste des ressources du kit marketing pour étudiants (Office.com/GetOffice365Resources)Matériel Web :

Modèle de courrielOutils de réseaux sociaux :

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Matériel d’édition : Insert pour classeur (recto-verso) Affiches – divers formats Publicité – Pleine et demie-page