COMMISSION EUROPÉENNE · 2018. 3. 21. · – des marchés de fournitures, qui ont pour objet l'achat, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d'achat,

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COMMISSION EUROPÉENNE OFFICE POUR LES INFRASTRUCTURES ET LA LOGISTIQUE – BRUXELLES OIB.02 – Budget, marchés publics, contrôle interne et planification

Guide des soumissionnaires

"Présenter une offre en réponse à un appel d'offres publié par l'Office pour les Infrastructures et la Logistique – Bruxelles (OIB)"

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TABLE DES MATIÈRES

1. LES APPELS D'OFFRES DE L'OIB .......................................................................... 6

1.1. L'OIB: Présentation générale ............................................................................. 6

1.1.1. Qui sommes-nous? .............................................................................. 6

1.1.2. Quelle est notre mission? .................................................................... 6

1.1.3. Quels types de marchés gérons-nous? ................................................. 7

1.2. Comment être informé des appels d'offres de l'OIB? ........................................ 7

1.2.1. Considérations générales ..................................................................... 7

1.2.2. Comment comprendre l'étendue d'un marché lancé par l'OIB et publié dans le Journal officiel de l'Union européenne (JOUE) ? .............................................................................................. 8

1.2.2.1. Le volume du marché .......................................................... 8

1.2.2.2. Les lots ................................................................................ 8

1.2.2.3. Les variantes ........................................................................ 9

1.3. Quelles sont les procédures de marchés et les contrats plus particulièrement utilisés par l'OIB? ................................................................... 9

1.3.1. Les procédures standard .................................................................... 10

1.3.1.1. Procédures négociées pour des marchés inférieurs à 144.000 € (pour les marchés de services et fournitures) et à 5.548.000 € (pour les marchés de travaux) .............................................................................. 10

1.3.1.2. Procédures restreintes avec publication d’un avis de marché dans le JOUE ........................................................ 11

1.3.1.3. Procédures restreintes après publication d'un appel à manifestation d'intérêt (AMI/CEI).................................. 12

1.3.1.4. Procédures ouvertes avec publication d’un avis de marché dans le JOUE ........................................................ 13

1.3.2. Autres types de procédures ................................................................ 14

1.3.2.1. Procédures négociées pour des marchés supérieurs ou égaux à 144.000 € ......................................................... 14

1.3.2.2. Le dialogue compétitif ....................................................... 14

1.3.2.3. Les concours ...................................................................... 14

1.3.2.4. La procédure négociée pour les marchés immobiliers ........................................................................ 14

1.3.3. Quels sont les types de contrat que lÓIB conclut avec les opérateurs économiques .................................................................... 15

1.4. Les particularités des marchés conclus par lÓIB ........................................... 15

1.4.1. Participations d'autres Institutions, Agences exécutives ou autres organismes à un appel d'offres de l'OIB ................................. 15

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1.4.2. Les langues utilisées .......................................................................... 16

1.4.3. Exemption de la TVA ........................................................................ 16

2. COMMENT PARTICIPER A UN APPEL AU MARCHE LANCE PAR L'OIB? ....................................................................................................................... 16

2.1. Qui peut participer à une procédure de marché public? .................................. 16

2.1.1. Considérations générales ................................................................... 16

2.1.2. Groupement d'opérateurs économiques ............................................. 17

2.1.3. Sous-traitance .................................................................................... 17

2.2. La candidature ................................................................................................. 18

2.2.1. Comment rédiger et introduire votre candidature? ............................ 18

2.2.1.1. Considérations générales ................................................... 18

2.2.1.2. Documents à joindre à votre candidature .......................... 19

2.2.2. Comment obtenir des informations complémentaires? ..................... 19

2.2.3. Comment les candidatures sont-elles évaluées? ................................ 19

2.2.3.1. La commission d'ouverture des candidatures/comité d'évaluation ........................................................................ 19

2.2.3.2. L'examen des critères d'exclusion d'un marché ................. 20

2.2.3.3. L'examen des critères de sélection .................................... 21

2.2.3.4. Examen de la capacité économique et financière .............. 21

2.2.3.5. Examen de la capacité technique et professionnelle ......... 22

2.3. L'offre .............................................................................................................. 22

2.3.1. Comment soumettre une offre? ......................................................... 22

2.3.2. Les documents d'appel à la concurrence ........................................... 23

2.3.2.1. La lettre d'invitation à soumissionner ................................ 23

2.3.2.2. Le cahier des charges ........................................................ 24

2.3.2.3. Le projet de contrat ............................................................ 24

2.3.2.4. La garantie de bonne fin .................................................... 24

2.3.3. Comment rédiger votre offre? ........................................................... 25

2.3.3.1. Aspects formels ................................................................. 25

2.3.3.2. Le(s) bordereau(x) de conformité technique ..................... 25

2.3.3.3. Le(s) bordereau(x) de qualité technique ............................ 26

2.3.3.4. Le(s) bordereau(x) de soumission financière .................... 26

2.3.3.5. Autres documents à joindre à votre offre .......................... 26

2.3.4. Comment envoyer votre offre? .......................................................... 27

2.3.4.1. Exigences relatives à la forme de soumission de l'offre ................................................................................. 27

2.3.4.2. Exigences relatives au dépôt de l'offre .............................. 27

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2.3.5. Comment les offres sont-elles évaluées? ........................................... 28

2.3.5.1. La commission d'ouverture des offres ............................... 28

2.3.5.2. Le comité d'évaluation des offres ...................................... 28

2.3.5.3. L'examen des critères d'exclusion d'un marché ................. 28

2.3.5.4. L'examen des critères de sélection .................................... 28

2.3.5.5. L'évaluation des offres ....................................................... 29

2.3.6. Clarification des offres ...................................................................... 30

2.4. Le résultat de l'appel à la concurrence............................................................. 32

2.4.1. La décision d'attribution .................................................................... 32

2.4.2. Information aux soumissionnaires ..................................................... 32

2.4.3. Signature du contrat ........................................................................... 32

2.4.4. Publicité complémentaire .................................................................. 32

3. ANNEXES ................................................................................................................ 33

3.1. Principales dispositions légales de référence .................................................. 33

3.2. Références Internet .......................................................................................... 35


AVANT-PROPOS

Si vous souhaitez participer, en tant qu'acteur économique aux appels d'offres lancés par l’Office pour les Infrastructures et la Logistique à Bruxelles (OIB), surtout lorsqu'il s'agit de votre première participation, nous vous invitons à parcourir ce petit guide qui, nous l'espérons, vous aidera à présenter votre candidature et/ou votre offre.

Ce document n'a évidemment pas l'intention de couvrir de manière exhaustive toutes les questions susceptibles d'apparaître dans le cadre des procédures de marchés publics. Compte tenu de leur nombre et de leur diversité, les marchés publics génèrent en effet des questions spécifiques qui ne peuvent pas toutes être prises en compte dans un guide nécessairement de nature générale.

DISCLAIMER:

Le but de ce document reste strictement consultatif, ne constitue aucunement un engagement pour lÓIB ou pour toute autre institution ou agence européenne, néngendre aucun droit pour les tiers et ne peut en aucune circonstance remplacer ou modifier les obligations légales des opérateurs économiques, Institutions européennes ou les autres parties telles quelles sont prévues par les textes légaux en vigueur.

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1. LES APPELS D'OFFRES DE L'OIB

1.1. L'OIB: Présentation générale

1.1.1. Qui sommes-nous?

L’Office pour les Infrastructures et la Logistique à Bruxelles (ci-après dénommé OIB) fait partie intégrante de la Commission européenne et a la mission d'assurer l'exécution de toutes les activités liées à l'hébergement du personnel, à la gestion des infrastructures sociales et à la logistique de la Commission à Bruxelles ainsi que la gestion des infrastructures sociales sur le site d'Ispra de la Commission en Italie. Le rôle de l’OIB est d'offrir à tous les membres du personnel de la Commission un environnement de travail fonctionnel, sûr et confortable, et de fournir un soutien et des services de qualité en matière de bien-être, reposant sur une démarche axée sur l'utilisateur, économique et respectueuse de l'environnement.

1.1.2. Quelle est notre mission?

Pour accomplir ses fonctions l'OIB est responsable en particulier:

• de gérer l'acquisition, la location et l'entretien des biens mobiliers et immobiliers de la Commission ainsi que les inventaires et les questions associés à la TVA;

• d'organiser les déménagements et la gestion des espaces;

• de gérer :

– les services de transport pour le personnel et le matériel afin de satisfaire les besoins internes,

– la réception et l'expédition du courrier et la circulation interne des documents pour les Directions générales de la Commission et d'autres départements,

– les services d'impression,

– les fournitures de bureau,

– les archives historiques;

• de gérer les équipements sociaux pour le personnel des Institutions européennes, y compris les restaurants, les cantines de libre-service, les centres de sport, etc.;

• de fournir des services aux Institutions, tels que crèches ou garderies postscolaires et aérées;

• d'assurer des conditions de santé et sécurité dans les bâtiments pour le personnel de la Commission par des mesures de prévention et de protection appropriées.

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En bref, lÓIB gère des marchés publics conclus au niveau des Institutions européennes, en ayant le rôle de pouvoir adjudicateur. Dans le texte ci-dessous les deux termes, OIB et Commission européenne, seront également utilisés pour définir le pouvoir adjudicateur.

1.1.3. Quels types de marchés gérons-nous?

Les appels d'offres lancés par l'OIB dans le cadre des activités énumérées ci-dessus peuvent revêtir différentes formes :

– des marchés de services, qui ont pour objet toutes les prestations intellectuelles et non intellectuelles autres que les marchés de fournitures, de travaux et les marchés immobiliers; ces prestations sont énumérées aux annexes II A et II B de la directive 2014/24/EU;

– des marchés de fournitures, qui ont pour objet l'achat, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d'achat, de produits; à noter que ces marchés peuvent comporter aussi des travaux de pose, d’installation et d’entretien;

– des marchés de travaux, qui ont pour objet soit l'exécution, soit conjointement la conception et l'exécution de travaux ou d'ouvrages relatifs à l'une des activités mentionnées à l'annexe I de la directive 2014/24/EU, mais également la réalisation par quelque moyen que ce soit d'un ouvrage répondant aux besoins précisés par le pouvoir adjudicateur. Un "ouvrage" est le résultat d'un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique;

– des marchés immobiliers qui ont pour objet l’achat, l’emphytéose, l’usufruit, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d’achat, de terrains, de bâtiments existants ou d’autres biens immeubles. Ces marchés font l'objet d'un avis de prospection immobilière spécifique. Plus d'information à ce sujet peut être trouvée sur le site Internet de l'OIB sous l'adresse-web : http://ec.europa.eu/oib/procurement_fr.cfm.

1.2. Comment être informé des appels d'offres de l'OIB?

1.2.1. Considérations générales

Les appels aux marchés, à partir des seuils de la directive, lancés par l'OIB, ainsi d'ailleurs que ceux des autres services de la Commission européenne et des autres Institutions et entités de l'Union européenne, sont publiés au Journal officiel de l'Union européenne (JOUE), série S. Ils sont accessibles via la base de données TED (Tenders Electronic Daily) qui est la version en ligne du «Supplément au Journal officiel de l'Union européenne», consacré aux marchés publics européens et qui peut être consulté à l'adresse électronique suivante: http://ted.europa.eu).

En plus, les informations relatives aux marchés de l'OIB, et ce pour les appels d'offres inférieurs aux seuils de la directive, peuvent également être consultées sur le site Internet de l'OIB à l'adresse électronique suivante :

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http://ec.europa.eu/oib/procurement_fr.cfm.. A titre d'information, vous trouverez en annexe II de ce guide une série de références Internet utiles.

1.2.2. Comment comprendre l'étendue d'un marché lancé par l'OIB et publié dans le Journal officiel de l'Union européenne (JOUE) ?

L'avis de marché a pour objet de vous informer du lancement effectif d'un marché. Publié au Journal officiel, l'avis de marché fournit les caractéristiques essentielles du marché et tous les renseignements nécessaires pour y participer. Ils sont accessibles dans la base de données TED (Tenders Electronic Daily) à l'adresse http://ted.europa.eu.

En outre, vous y trouverez des précisions sur le volume estimé, s'il implique l'établissement d'un contrat direct ou d'un contrat cadre et sa durée, s'il est constitué de lots (le cas échéant avec une description succincte de chaque lot), si des variantes sont autorisées, s'il s'agit d'une procédure interinstitutionnelle, si une garantie est exigée, s'il y aura une ouverture publique, etc. Vous y retrouverez les conditions de participation (dites critères de sélection) et la façon dont le marché sera attribué (dite critères d'attribution). Il est entendu que les informations détaillées relatives au marché proprement dit sont décrites plus en détail dans le cahier des charges.

Il est très important de respecter la date limite de réception des demandes de participation ou des offres indiquée dans l'avis de marché. À défaut, votre candidature ou offre sera non recevable.

Dans la perspective de mieux comprendre l'étendue d'un marché, vous trouverez ci-dessous quelques explications de certains aspects d'un marché.

1.2.2.1. Le volume du marché

Afin de vous orienter dans la préparation de votre offre et de vous permettre de déterminer si vous avez la capacité pour répondre aux exigences du marché, l'avis de marché contient certaines indications quant au volume estimé du marché. Il s'agit néanmoins d'une estimation, la plus réaliste possible, donnée à titre information et qui n'engage pas la Commission européenne quant aux futures commandes à passer dans le cadre de ce marché.

1.2.2.2.Les lots

Lorsqu'un marché est très volumineux ou se compose d’un ensemble de produits ou services homogènes ayant une finalité similaire et d'un montant global si élevé que peu d'opérateurs sont susceptibles de tous les offrir, le marché peut être divisé en lots, permettant ainsi d'accroître la concurrence et de favoriser la participation des petites et moyennes entreprises.

Dans ce cas, sauf dispositions contraires prévues dans l'avis de marché, vous pouvez présenter des offres soit pour un seul lot, soit pour plusieurs lots, soit pour la totalité des lots.

Chaque lot individuel est évalué dans sa totalité. Ainsi, vous ne pouvez pas présenter une offre ne concernant qu’une partie d’un lot ou indiquant qu’elle

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dépend de, ou qu’elle est subordonnée à, l’attribution d’un autre lot de l’appel d’offres.

1.2.2.3.Les variantes

Dans le cas où le marché est attribué à l'offre économiquement la plus avantageuse, l’avis de marché doit indiquer si des variantes sont acceptées, ou non. À défaut d’indication dans ce sens, les variantes ne sont pas autorisées.

Une «variante» est une solution techniquement ou économiquement équivalente à une solution modèle connue du pouvoir adjudicateur. Les variantes peuvent porter sur l'ensemble du marché ou sur certaines parties ou aspects de celui-ci. Les variantes doivent être désignées en tant que telles et être présentées séparément. Si les variantes sont acceptées, les exigences minimales ainsi que le cadre d'évaluation qui sera utilisé pour comparer la solution modèle et la variante, sont décrit dans le cahier des charges (et ses annexes techniques).

1.3. Quelles sont les procédures de marchés et les contrats plus particulièrement utilisés par l'OIB?

L'OIB utilise pour ses appels d'offres :

– des procédures négociées de faible et moyenne valeur (pour les marchés de services et fournitures : < à 144.000€ et pour les marchés de travaux: < à 5.548.000 €);

– des procédures restreintes avec publication d'un avis de marché dans le JOUE;

– des procédures restreintes après publication d'un appel à manifestation d'intérêt (AMI/CEI) ayant abouti soit sur une liste de candidats présélectionnés, soit sur une liste de soumissionnaires potentiels;

– des procédures ouvertes avec publication d'un avis de marché dans le JOUE.

À part des procédures standards mentionnées ci-dessus, d'autres types de procédures sont prévues par la réglementation en vigueur, à savoir:

– la procédure négociée avec ou sans publication d'un avis de marché au JOUE utilisée dans des cas exceptionnels et strictement réglementés,

– le système d'acquisition dynamique (pas encore d'application à la Commission),

– le dialogue compétitif,

– le concours,

– la procédure négociée pour les marchés immobiliers.

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Les procédures dites ouvertes, restreintes et négociées (y compris celles relatives aux marchés immobiliers) sont les trois principaux types de procédures utilisés à l'OIB. Bien qu'on puisse librement choisir entre procédures ouverte et restreinte, on ne peut en revanche recourir à la procédure négociée que dans des circonstances très précises ou dans le cadre d'un marché immobilier. Dans ce dernier cas une procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché est possible après prospection du marché local. L'OIB a une procédure spécifique à ce sujet (voir point 1.3.2.4).

Tous ces marchés doivent respecter les principes généraux de transparence, de proportionnalité, d'égalité de traitement, de non-discrimination et de mise en concurrence réelle.

1.3.1. Les procédures standard

1.3.1.1.Procédures négociées pour des marchés inférieurs à 144.000 € (pour les marchés de services et fournitures) et à 5.548.000 € (pour les marchés de travaux)

Ces procédures qui sont considérées de faible et moyenne valeur ne nécessitent pas la publication d'un avis de marché.

Il existe quatre seuils pour les marchés de faible et moyenne valeur:

– > 60.000 € et < 144.000 € (pour les marchés de services et fournitures) > 60.000 € et < 5.548.000 € (pour les marchés de travaux); procédure pour laquelle au moins 5 candidats seront invités après la publicité ex-ante;

– > 15.000 € et < 60.000,01 € (pour tout type de marché); procédure pour laquelle au moins 3 candidats seront invités après la publicité ex-ante;

– > 1.000 € et < 15.000,01 € : procédure pour laquelle au moins 1 candidat sera invité;

– 0,01 € < 1.000,01 € : simple paiement sur présentation de facture.

Si l'OIB estime que les offres soumises doivent être améliorées, des négociations sont menées dans des conditions égales avec tous les soumissionnaires concernés afin d'obtenir les meilleures conditions techniques et financières.

Pour les marchés de services et fournitures, les demandes de services et de fournitures pourront être commandées par le biais de «bons d'achats» comme équivalant à un contrat.

Ces marchés de faible et moyenne valeur, pour lesquels la procédure négociée est plus simple et rapide que pour des procédures publiées au JOUE, ne font pas l'objet de détails complémentaires dans le présent guide.

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Les contrats d’une valeur comprise entre 15.000 euros et le seuil fixé par la directive font l'objet d'une publicité ex ante appropriée sur le site web de l'OIB: http://ec.europa.eu/oib/procurement_fr.cfm.

1.3.1.2.Procédures restreintes avec publication d’un avis de marché dans le JOUE

Ce type de procédure est parfois utilisé à l'OIB pour des marchés supérieurs ou égaux à 144.000 €.

Les procédures restreintes sont divisées en deux étapes. Dans la première étape, seuls les critères d'exclusion et de sélection sont examinés, l'évaluation des critères d'attribution s'effectuant dans une seconde étape. À noter que tout opérateur économique intéressé peut demander à participer à cette procédure, mais seuls ceux qui ont été sélectionnés à la fin de la première étape seront invités à présenter une offre qui sera évaluée dans la deuxième étape.

Première étape : l’étape de présélection des candidats

L’avis de marché publié par l'OIB dans le JOUE, série S, donne, outre une description détaillée du marché, l'objet du marché, l'organisation de la procédure, les méthodes d'évaluation des demandes de participation (critères d'exclusion et de sélection) et le délai à respecter de présentation de votre candidature. En outre, il précise si une capacité minimale est requise dans les critères de sélection, si des variantes sont admises ou si la procédure de marché revêt un caractère interinstitutionnel.

Les prescriptions au sujet du délai de présentation de votre candidature ainsi que ceux relatifs à tous les documents demandés dans l'avis de marché sont à respecter scrupuleusement; à défaut, votre candidature sera déclarée non-recevable ou non-conforme.

Après que le délai de soumission est passé, les candidatures sont évaluées et seuls les candidats sélectionnés seront invités à soumettre une offre.

A préciser que tout opérateur économique intéressé peut introduire une candidature et doit joindre toute la documentation requise et précisée dans l'avis de marché, établissant notamment son statut et ses capacités économique, financière, technique et professionnelle par rapport aux critères établis. Les candidats seront informés de la suite réservée à leur candidature.

Deuxième étape : l'étape de soumission des offres

Seuls les candidats ainsi sélectionnés, c’est-à-dire ceux qui auront présenté toute la documentation et les preuves requises spécifiées dans l’avis de marché et étant conformes aux critères établis, recevront le cahier des charges (le dossier d'appel à la concurrence contenant toutes les informations sur l’appel d’offres, y compris les bordereaux requis pour présenter l'offre) et pourront déposer une offre dans les délais indiqués.

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1.3.1.3.Procédures restreintes après publication d'un appel à manifestation d'intérêt (AMI/CEI)

Dans le cadre de ses activités, l'OIB peut publier un appel à manifestation d'intérêt (AMI) au JOUE, qui vous invite à présenter votre candidature ou à manifester votre intérêt pour un domaine précis et ce, dans la perspective de l'organisation ultérieure de différents marchés publics répétitifs,

− de fournitures et de services ayant une valeur de 60.000,01 € à moins de 144.000 €

ou

− de travaux ayant une valeur de 60.000,01 € à moins de 5.548.000 €

ou

− d'une valeur de 60.000 € et moins pour autant que cela ait été annoncé dans l'AMI.

L'appel à manifestation d'intérêt (ci-après AMI) débouchera sur un des deux cas suivants:

1) Soit une liste "AMI" restreinte de candidats présélectionnés sera établie sur la base des critères d’exclusion et de sélection annoncés dans l’AMI/CEI (Call for expression of interest). Les candidats présélectionnés peuvent par la suite être invités à présenter une offre sur base des documents d’appel à concurrence qui leur seront transmis à l'occasion de la passation d'un marché par procédure restreinte, dans le(s) domaine(s) spécifié(s) dans l'AMI/CEI. Les candidatures peuvent être introduites pendant toute la validité de l’AMI/CEI, à savoir 4 ans au maximum, à l’exception des trois derniers mois de celle-ci.

2) Soit une liste de soumissionnaires potentiels ayant manifesté leur intérêt sera établie, qui seront par la suite invités à présenter leur demande de participation ou une offre. Les manifestations d’intérêts peuvent être introduites pendant toute la validité de l’AMI/CEI, à savoir 4 ans au maximum, à l’exception des trois derniers mois de celle-ci.

Sur la base de cette liste de soumissionnaires potentiels, le pouvoir adjudicateur peut choisir une procédure en une ou deux étapes:

a) La procédure en une seule étape qui fonctionne comme une procédure ouverte: dans ce cas les documents d’appel à la concurrence (et ce compris les critères d’exclusion, de sélection et d’attribution) seront envoyés à tous les soumissionnaires potentiels figurant sur la liste pertinente. Toutes les offres reçues seront évaluées selon les critères figurant dans les documents d’appel à la concurrence.

b) La procédure en deux étapes qui fonctionne comme une procédure restreinte: dans ce cas la première étape consiste à l'envoi à tous les soumissionnaires potentiels figurant sur ladite liste, de l’objet du marché ainsi que les méthodes d’évaluation

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des demandes de participation (critères d’exclusion et de sélection). Les soumissionnaires potentiels intéressés peuvent présenter une candidature. Seuls les candidats qui auront été sélectionnés conformément aux critères d’exclusion et de sélection seront invités, dans une deuxième étape, à présenter une offre.

1.3.1.4. Procédures ouvertes avec publication d’un avis de marché dans le JOUE

Ce type de procédure est couramment utilisé à l'OIB pour les marchés égaux ou supérieurs à 144.000 €. Elle démarre avec la publication d'un avis de marché publié par l'OIB dans le JOUE, série S, qui donne en particulier des informations sur l'objet du marché, l'organisation de la procédure, les méthodes d'évaluation des offres (critères d'exclusion, de sélection et d'attribution), les modalités d'obtention des documents d'appel à la concurrence (cahier des charges), le délai de soumission des offres et la date d'ouverture publique des offres. Cet avis peut aussi donner des précisions, le cas échéant, sur la capacité financière, économique, technique et professionnelle minimale requise par les critères de sélection, sur les variantes admises et éventuellement sur le caractère interinstitutionnel de la procédure.

Le cahier des charges et les documents complémentaires (y compris les questions et les réponses) sont disponibles sur le site web e-Tendering indiqué dans l'avis de marché.

Les parties intéressées sont invitées à s'inscrire via le site internet. De cette manière, elles seront informées par le système de passation de marchés publics en ligne des éventuelles mises à jour disponibles pour le l'appel d'offres. Les parties non inscrites sur le site sont invitées à le consulter régulièrement. Dans le cas où les soumissionnaires ne prendraient pas connaissance d'une information complémentaire relative à l'appel d'offres sur ce site internet, la Commission ne sera pas tenue pour responsable.

Le site web est mis à jour régulièrement; il est de la responsabilité des soumissionnaires de vérifier les mises à jour et les modifications pendant la période d'ouverture de l'appel.

Les prescriptions au sujet du délai de présentation de votre offre ainsi que celles relatives à tous les documents demandés dans l'avis de marché sont à respecter scrupuleusement; à défaut, votre offre sera déclarée non-recevable ou non-conforme.

Cette procédure est donc, contrairement à la procédure restreinte, menée en une seule étape.

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1.3.2. Autres types de procédures

1.3.2.1. Procédures négociées pour des marchés supérieurs ou égaux à 144.000 €

Les procédures négociées pour des marchés de ≥ 144.000 € ne sont permises que dans les cas énumérés de manière limitative dans les dispositions réglementaires en vigueur (voir annexe I "Principales dispositions légales de référence"). Ces marchés sont soumis à des conditions particulières et peuvent être menés avec ou sans publication d'un avis de marché au JOUE.

Dans les procédures négociées sans publication d'un avis de marché, l'OIB invite chaque candidat retenu à présenter une offre. Après réception des offres, l'OIB négocie celles-ci afin de les adapter aux exigences indiquées dans le cahier des charges et afin de rechercher l'offre la plus avantageuse, tout en assurant l'égalité de traitement de tous les soumissionnaires. La négociation peut couvrir tant l'offre technique que l'offre financière, mais elle ne peut pas concerner les spécifications techniques ou administratives indiquées comme minimales (obligatoires) dans les documents d'appel à la concurrence envoyés.

Dans la procédure négociée après publication d'un avis de marché au JOUE, série S, l'OIB invite chaque candidat retenu à l'issue du dépôt des candidatures et de leur sélection, à présenter une offre. Il négocie ensuite ces offres afin de les adapter aux exigences indiquées dans l'avis de marché ou le cahier des charges et dans les documents complémentaires éventuels et afin de rechercher l'offre la plus avantageuse.

1.3.2.2.Le dialogue compétitif

Le dialogue compétitif peut être utilisé lorsqu'un marché est particulièrement complexe, à condition que le recours direct à la procédure ouverte ou les dispositions régissant la procédure restreinte ne permettent pas d'attribuer le marché à l'offre économiquement la plus avantageuse.

1.3.2.3.Les concours

Les concours sont des procédures qui permettent au pouvoir adjudicateur d'acquérir, principalement dans le domaine de l'architecture, de l'ingénierie ou des traitements de données, un plan ou un projet qui est proposé par un jury après mise en concurrence, avec ou sans attribution de primes. Si l'OIB organise un concours et vous êtes intéressés à y participer, les règles relatives à l'organisation du concours vous seront transmises.

1.3.2.4.La procédure négociée pour les marchés immobiliers

Les marchés immobiliers publiés par l'OIB ont pour objet l’achat, l’emphytéose, l’usufruit, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d’achat, de terrains, de bâtiments existants ou d’autres biens immeubles. Pour ce type de marché, la procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché est possible après prospection du marché local.

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Plus d'information à ce sujet peut être trouvée sur le site Internet de l'OIB à l'adresse-web: http://ec.europa.eu/oib/procurement_fr.cfm.

1.3.3. Quels sont les types de contrat que lÓIB conclut avec les opérateurs économiques

L'OIB utilise principalement deux types de contrat : le contrat direct et le contrat cadre.

Dans le contrat direct, l'objet, la rémunération et le délai d'exécution sont fixés, le contrat peut dès lors être exécuté sans autre formalité dès sa signature par les deux parties.

Le contrat-cadre par contre est conclu pour une durée déterminée (souvent 4 ans) et précise les dispositions légales, financières, techniques et administratives, régissant la relation entre les parties contractantes pendant sa durée de validité. Les commandes proprement dites seront passées après la signature et l’entrée en vigueur du contrat cadre, par le biais de «bons de commande» ou de «contrats spécifiques» conclus afin d’exécuter le contrat cadre.

Dans certains cas spécifiques, pour autant que cela soit indiqué dans l'avis de marché, l'attribution du marché se fera, sous la forme d'un contrat cadre multiple en cascade. Par contrat cadre multiple en cascade, on entend la situation dans laquelle un contrat cadre est conclu séparément, mais en termes identiques, entre la Commission européenne et plusieurs entrepreneurs, fournisseurs ou prestataires de services en vue d'assurer l'exécution d'un marché de manière successive par l'un ou l'autre des contractants en cas d'indisponibilité du premier contractant obligé.

Suite à l'évaluation des offres retenues, l'OIB dresse une liste décroissante des soumissionnaires afin d'établir l'ordre d'appel au moment de la passation de la commande. Dans le cas d'une indisponibilité de celui classé le premier, l'OIB est autorisé à s'adresser à celui classé deuxième, puis le cas échéant, et selon le même processus, au suivant.

1.4. Les particularités des marchés conclus par lÓIB

1.4.1. Participations d'autres Institutions, Agences exécutives ou autres organismes à un appel d'offres de l'OIB

Il arrive quún marché à lancer par l'OIB présente un intérêt pour plusieurs Institutions, Agences exécutives ou autres organismes. En conséquence, l'OIB publiera un appel d’offres interinstitutionnel.

Dans ces cas, l’avis de marché et le cahier des charges indiquent ce fait expressément et précisent les Institutions et autres entités de l'Union européenne (Agences communautaires, Agences exécutives, etc.…) qui participent à la procédure d’appel d’offres. L'aspect interinstitutionnel peut avoir des conséquences importantes notamment en termes de volume global du marché et le(s) lieu(x) d'exécution ou de livraison.

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Ces procédures interinstitutionnelles/interservices sont essentiellement motivées par un souci de saine gestion de ressources allouées aux Institutions et autres entités de l'UE.

1.4.2. Les langues utilisées

Votre candidature ou offre peut être rédigée dans une des langues officielles de l'Union européenne.

1.4.3. Exemption de la TVA

Il est important de noter qu'en vertu du Protocole sur les privilèges et immunités de l'Union européenne du 8 avril 1965, les Institutions de l'Union européenne sont exonérées de la TVA en ce qui concerne leurs achats officiels importants. Ceci implique que vous êtes seul responsable du respect de la législation fiscale applicable. Par conséquent, vous devez effectuer les démarches nécessaires auprès des autorités compétentes afin de s'assurer de l'exemption des droits et taxes, notamment de la TVA, pour les biens et services nécessaires à l'exécution du contrat.

2. COMMENT PARTICIPER A UN APPEL AU MARCHE LANCE PAR L'OIB?

2.1. Qui peut participer à une procédure de marché public?

2.1.1. Considérations générales

Tous les opérateurs économiques enregistrés dans l'Union européenne et tous les citoyens de l'Union européenne peuvent participer à une procédure de marché public de la Commission européenne.

Les opérateurs économiques des pays non membres de l'Union européenne peuvent également participer, pour autant:

– qu'il existe un accord particulier dans le domaine des marchés publics entre ces pays et l'Union européenne;

– que, et sous certaines conditions restrictives, ces pays aient ratifié l'accord multilatéral sur les marchés publics (AMP) conclu au sein de l'Organisation mondiale du commerce (OMC).

Si vous êtes intéressé par un marché et que vous estimez disposer à la fois d'une capacité économique et financière suffisante ainsi que d'une capacité technique et professionnelle suffisante pour exécuter le futur contrat, il vous reste à introduire votre candidature (dans le cadre de la procédure restreinte) ou votre offre (dans le cadre d'une procédure ouverte ou négociée) sous la forme et dans les délais spécifiés dans l'avis de marché ou la lettre d'invitation à soumissionner.

Toutes les exigences énumérées et précisément décrites dans l’avis de marché doivent être satisfaites pour que votre candidature ou offre puisse être retenue.

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Il est très important de respecter la date limite de réception des demandes de participation ou des offres indiquées dans l'avis de marché. À défaut, votre candidature ou offre sera non recevable.

2.1.2. Groupement d'opérateurs économiques

Il est possible de se grouper avec plusieurs opérateurs économiques pour proposer une candidature ou offre conjointe. Si vous l'envisagez et si vous avez déjà créé un consortium ou une entité équivalente à cet effet, il convient de l'indiquer dans votre candidature/offre et d'y joindre toute autre information pertinente à cet égard. Le chef de file du groupement doit être clairement indiqué et identifié. À noter que tous les partenaires auront une responsabilité conjointe et solidaire dans l'exécution du marché si celui-ci leur soit attribué.

En cas de groupement, les critères d'exclusion et les critères de sélection concernant la capacité économique et financière seront examinés pour chaque membre du groupement. Néanmoins, si un seuil spécifique de capacité économique et financière et/ou de capacité technique et professionnelle à atteindre est exigé, ceci sera vérifié par rapport à la capacité du groupement en sa totalité.

Si le marché vous est attribué, la Commission européenne pourra exiger que vous donniez une forme officielle à l’association proposée préalablement à la signature du contrat. Cette forme peut être la création d'une entité avec personnalité juridique reconnue dans les États membres ou encore la création d'un consortium ou association temporaire sans personnalité juridique mais offrant une garantie suffisante pour protéger les intérêts de la Commission européenne dans l'exécution du contrat. Vous devrez également communiquer par écrit le nom et la qualité du mandataire habilité à signer pour l'ensemble du groupement et l'accord de tous ses membres à cet effet.

2.1.3. Sous-traitance

Certaines tâches prévues dans le contrat peuvent être confiées à des sous-traitants tout en sachant que le contractant principal (ayant signé le contrat) reste pleinement responsable de l’exécution de l’ensemble du marché.

Par conséquent, le contractant principal sera le seul et unique interlocuteur de la Commission pour traiter toute question contractuelle même si les tâches concernées ont étés sous-traitées vu que la Commission européenne n’aura aucun lien juridique direct avec le ou les sous-traitants.

Lors de la soumission de votre candidature et/ou offre, vous devrez fournir une déclaration précisant si vous avez l'intention ou non de sous-traiter une partie du marché et, le cas échéant, vous devrez indiquer la part du marché que vous envisagez de sous-traiter et qui seront les sous-traitants.

Si la part du marché que vous envisagez de sous-traiter est relativement importante, la Commission européenne pourra exiger que le sous-traitant envoie également l'ensemble des informations et documents demandés aux candidats et soumissionnaires, avant d'accepter ou de rejeter formellement le sous-traitant proposé.

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2.2. La candidature

2.2.1. Comment rédiger et introduire votre candidature?

2.2.1.1.Considérations générales

Dans le cadre d'une procédure restreinte, menée en deux étapes, la première étape consiste à présélectionner les candidats par l'évaluation des critères d’exclusion et de sélection. Seuls les candidats retenus seront invités à introduire une offre (voir point 2.3).

Dans le cas d'une procédure ouverte, il vous est demandé de soumettre immédiatement votre offre (voir point 2.3). Cette procédure est donc menée en une seule étape qui consiste à l'évaluation des critères d’exclusion et de sélection, et l'évaluation des critères d’attribution.

Les modalités d'envoi de votre candidature sont décrites en détail dans l'avis de marché. Elle devra être envoyée par lettre à l'adresse indiquée dans l'avis de marché et ce impérativement avant l'expiration du délai spécifié dans cet avis.

La candidature doit être présentée sous double enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées, l'enveloppe intérieure portant en plus de l'indication du service destinataire, le numéro de la procédure à laquelle vous voulez participer et la mention :

« N°…(de la procédure) …. Candidature de (nom du candidat)

A NE PAS OUVRIR PAR LE SERVICE DU COURRIER ».

Les enveloppes autocollantes seront fermées à l'aide de bandes collantes au travers desquelles sera apposée la signature de l'expéditeur.

La transmission des candidatures se fait au choix :

(1) soit expédiées par voie postale à l’adresse officielle indiquée au point I.1 de l'avis de marché;

(2) soit déposées au service du Courrier central de la Commission européenne directement ou par tout mandataire du candidat, y compris par messagerie à l’adresse suivante : Avenue du Bourget, 1 à 1140 Bruxelles (Evere). Les horaires d’ouverture sont de 08.00 heures à 17.30, du lundi au vendredi, sauf jours fériés;

le cachet de la poste ou la date du récépissé de dépôt faisant foi.

Les candidatures faites par courrier électronique doivent impérativement être confirmées par lettre envoyée avant l’expiration du même délai indiquée dans l'avis de marché.

2.2.1.2.Documents à joindre à votre candidature

Les documents à joindre à la candidature sont définis dans l'avis de marché. Il convient donc de respecter scrupuleusement les indications y figurant. Ils

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concernent notamment des informations générales à fournir relatives au candidat et à son statut juridique, et des informations relatives à sa capacité économique, financière, technique et professionnelle, et le cas échéant à la sous-traitance. Il sera également demandé de joindre une déclaration sur l'honneur que le candidat ne se trouve pas dans une des situations d'exclusion du marché. Cette attestation peut également être demandée aux sous-traitants.

2.2.2. Comment obtenir des informations complémentaires?

Le seul point de contact pour les candidats et soumissionnaires pour les marchés égaux ou supérieurs à 144.000 € est l'unité OIB.02 " Budget, marchés publics, contrôle interne et planification " de l'OIB. Les détails de contact sont les suivants:

Commission européenne Office pour les Infrastructures et la Logistique à Bruxelles Unité OIB.02 "Budget, marchés publics, contrôle interne et planification"

Téléphone: (32-2) 298 69 89 Courriel: [email protected]

Il n'est pas permis de contacter ou de tenter de contacter individuellement des membres du personnel de la Commission européenne en vue d'obtenir des informations relatives à un appel d’offre en cours ou à lancer. En effet, conformément au principe d'égalité de traitement, tous les candidats ou soumissionnaires doivent pouvoir bénéficier des mêmes informations au même moment.

2.2.3. Comment les candidatures sont-elles évaluées?

2.2.3.1.La commission d'ouverture des candidatures/comité d'évaluation

Une commission d'ouverture des candidatures composée de minimum deux personnes ayant été nommées à cet effet, travaillant en toute confidentialité et ayant préalablement signifié toute absence de conflit d'intérêts dans leur qualité de membre composant ladite commission, procède à l'ouverture des candidatures. Elle vérifie notamment que les candidatures ont été déposées dans le délai fixé sous double enveloppe. Une candidature déposée hors délai sera déclarée non conforme et rejetée.

Un comité d'évaluation composée de minimum trois personnes ayant été nommées à cet effet, travaillant en toute confidentialité et ayant préalablement signifié toute absence de conflit d'intérêts dans leur qualité des membres composant ledit comité, évalue les candidatures déclarées conformes sur la seule base des critères d'exclusion et de sélection annoncés dans l'avis de marché.

Les candidatures qui ne contiennent pas tous les éléments essentiels exigés dans l'avis de marché ou qui ne correspondent pas aux exigences spécifiques qui y sont fixées sont éliminées. Toutefois, le comité d'évaluation peut inviter le candidat à compléter ou expliciter les pièces justificatives relatives

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aux critères d'exclusion ou de sélection, en fixant un délai pour la réponse à respecter.

2.2.3.2.L'examen des critères d'exclusion d'un marché

À noter que sont exclus de la participation aux procédures de passation de marchés les candidats ou les soumissionnaires:

(a) qui sont en état ou font l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d’activité, ou sont dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

(b) qui ont fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle;

(c) qui, en matière professionnelle, ont commis de faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier;

(d) qui n'ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale et ses obligations relatives au paiement de ses impôts selon les dispositions légales du pays où elle est établie ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s'exécuter;

(e) qui ont fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne;

(f) qui, suite à la procédure de passation d’un autre marché ou de la procédure d’octroi d’une subvention financée par le budget communautaire, ont été déclarés en défaut grave d’exécution en raison du non-respect de ses obligations contractuelles.

Sont également exclus de l’attribution d’un marché, les candidats ou les soumissionnaires qui, à l’occasion de la procédure de passation de ce marché:

– se trouvent en situation de conflit d’intérêts;

– se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour leur participation au marché ou n’ont pas fourni ces renseignements.

Si la Commission européenne le demande le candidat ou soumissionnaire doit pouvoir fournir

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a) lorsque le candidat ou soumissionnaire est une personne morale, des informations concernant la propriété ou le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle de l’entité juridique;

b) lorsque le recours à la sous-traitance est envisagé, attester que le sous-traitant ne se trouve pas dans l’une des situations d'exclusions visées ci-dessus.

Dans un premier temps, il vous sera seulement demandé de joindre une déclaration sur l'honneur que vous ne vous trouvez pas dans une des situations d'exclusion du marché énumérées ci-dessus. Le cas échéant cette déclaration doit reproduire strictement et "in extenso" le texte du modèle figurant à l'adresse-web suivante : http://ec.europa.eu/oib/procurement_fr.cfm.

En cas de groupement d'opérateurs économiques, la déclaration sur l'honneur, ainsi que les informations et preuves requises, doivent être fournies individuellement pour chaque membre du groupement.

Seul le soumissionnaire susceptible de se voir attribuer le marché devra fournir les preuves confirmant sa déclaration sur l'honneur, et ce avant la signature du contrat. Elle peut également être demandée aux sous-traitants.

2.2.3.3.L'examen des critères de sélection

Votre candidature sera également vérifiée à l'égard des critères de sélection. Ces critères, mentionnés dans l'avis de marché, ont pour seul objet de juger si vous disposez de la capacité financière, économique, technique et professionnelle requise pour réaliser le marché. Ils peuvent dépendre du type d'achat à effectuer, de sa valeur et des éventuelles autres circonstances. Un niveau minimum de capacité sera fixé pour un ou plusieurs critères, en dessous duquel on considère qu'un contractant ne sera pas en mesure d'exécuter le marché.

2.2.3.4.Examen de la capacité économique et financière

Pour juger votre capacité économique et financière, en règle générale, il vous sera demandé de nous communiquer, pour les trois derniers exercices, le bénéfice annuel avant impôts, le chiffre d'affaires annuel global et le chiffre d'affaires annuel spécifique relatif au marché concerné.

Les copies des bilans et comptes de résultats des deux (maximum trois) derniers exercices devront nous parvenir également. En cas de marché divisé en lots, ceci peut être demandé, le cas échéant, pour chacun des lots auxquels vous souhaitez participer.

2.2.3.5.Examen de la capacité technique et professionnelle

Les critères de sélection portant sur la capacité technique et professionnelle doivent nous permettre à apprécier si vous disposez des capacités requises à exécuter le marché concerné.

En fonction du type de marché, on pourra vous demander notamment :

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– de fournir une liste des principales livraisons de fournitures, services prestés au cours des 3 dernières années, ou les travaux réalisés au cours des 5 dernières années avec indication des montants, des dates et des coordonnées des destinataires, publics ou privés;

– d'indiquer des titres d'études et professionnels;

– de fournir une description de l’équipement technique, de l’outillage et du matériel employé pour exécuter un marché de services ou de travaux;

– d'envoyer éventuellement des échantillons;

– de fournir une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels et l’importance du personnel d’encadrement pendant les trois dernières années;

– d'indiquer des mesures de gestion environnementale.

Il vous sera également demandé de joindre une déclaration précisant si vous avez l'intention de sous-traiter une partie du marché et, le cas échéant, la part du marché envisagée de sous-traiter. A noter que cette partie du marché sous-traitée reste sous votre entière responsabilité.

2.3. L'offre

2.3.1. Comment soumettre une offre?

Dans le cadre :

– de procédures ouvertes avec publication d'un avis de marché au Journal officiel;

– de toutes les formes de procédure restreinte (avec publication d'un avis de marché au JOUE ou après publication d'un appel à manifestation d'intérêt);

vous recevrez en cours de procédure des documents d'appel à la concurrence circonstanciés.

o Pour les procédures négociées supérieures à 15.000 € et inférieures ou égales à 60.000 € les documents d'appel à la concurrence peuvent être abrégés ou simplifiés.

o À noter que dans le cadre d'une procédure restreinte, seuls les candidats retenus à l'issue de la première étape (voir le point 1.3.1.2) recevront les documents d'appel à la concurrence et seront invités à présenter une offre.

o Dans le cas d'une procédure ouverte, tout opérateur économique intéressé peut présenter une offre.

Le cahier des charges et les documents complémentaires (y compris les questions et les réponses) seront disponibles sur le site web e-Tendering indiqué dans l'avis de marché. Si elles le souhaitent, les

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parties intéressées peuvent s'inscrire via le site internet. De cette manière, elles seront informées par le système de passation de marchés publics en ligne des éventuelles mises à jour disponibles de l’appel d'offres. Les parties non inscrites sur le site sont invitées à le consulter régulièrement. Dans le dialogue compétitif, le cahier des charges est remplacé par un document descriptif des besoins et exigences du pouvoir adjudicateur.

L'avis de marché y relatif décrit les caractéristiques du marché et donne en particulier des informations sur l'objet du marché, l'organisation de la procédure, les méthodes d'évaluation des offres (critères d'exclusion, de sélection et d'attribution), les modalités d'obtention des documents d'appel à la concurrence, le délai de soumission des offres et la date d'ouverture publique des offres. Il peut aussi donner des précisions, le cas échéant, sur la capacité financière, économique, technique et professionnelle minimale requise par les critères de sélection, sur les variantes admises et sur le caractère éventuellement interinstitutionnel de la procédure de marché. Cette procédure est donc menée en une seule étape qui consiste à l'évaluation des critères d’exclusion et de sélection (identiques aux points 2.2.3.2. et 2.2.3.3. décrits ci-dessus) et l'évaluation des critères d’attribution. Il en est de même pour ce qui concerne les procédures négociées de valeur égale et supérieure à 144.000 €.

o Dans tous ces cas, procédure restreinte, ouverte ou négociée, les documents d'appel à la concurrence consistent notamment en une lettre d'invitation à soumissionner, le cahier des charges proprement dit (c'est-à-dire principalement les spécifications techniques et les bordereaux de soumission technique et financière que vous devez compléter et renvoyer), et le projet de contrat.

Les documents d'appel à la concurrence sont à considérer comme un tout, les différents éléments se complétant mutuellement. Les principaux documents d'appel à la concurrence seront décrits dans le paragraphe suivant.

2.3.2. Les documents d'appel à la concurrence

2.3.2.1.La lettre d'invitation à soumissionner

La lettre d'invitation à soumissionner qui vous sera adressée précise la date ultime à laquelle les offres doivent être déposées et fournit toute une série d'informations utiles relatives notamment à la présentation des offres et au déroulement futur de la procédure.

2.3.2.2.Le cahier des charges

Les spécifications techniques reprises dans le cahier des charges détaillent très précisément les prescriptions techniques des différents articles, services à fournir ou travaux à exécuter, prévoient, à titre indicatif pour les besoins de l'évaluation financière, les quantités à fournir, précisent le cas échéant les échantillons à fournir, fixent les critères d'attribution et d'évaluation des

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offres technique et financière et définissent toutes les opérations et règles liées à l'exécution de ce contrat.

Les bordereaux de soumission technique et financière, joints au cahier des charges, doivent être complétés sans y apporter de modification. Une offre incomplète ou établie sur un bordereau modifié sera éliminée.

En outre, en cas d'adjudication du marché au prix le plus bas, un bordereau de conformité technique pourra être demandé et devra être joint au bordereau de soumission financière.

2.3.2.3.Le projet de contrat

Le projet de contrat comprenant tous les éléments du contrat qui sera signé ultérieurement est joint aux documents d'appel à la concurrence et permet de fournir une information complète aux soumissionnaires.

Le projet de contrat est divisé en deux parties spécifiant les conditions particulières et les conditions générales.

Les conditions particulières d'un contrat concernent notamment l'objet et la durée du contrat, les prix, les modalités d'exécution du contrat (les délais de commande et de paiement, etc.). Elles précisent notamment si une garantie de bonne fin, destinée à assurer la bonne exécution du contrat, devra être fournie par le futur contractant.

Les conditions générales sont les dispositions qui s'appliquent à tous les contrats de même type sauf si les conditions particulières y dérogent.

2.3.2.4.La garantie de bonne fin

Le pouvoir adjudicateur peut, s'il le juge approprié et proportionné, au cas par cas et sous réserve d'une analyse du risque, exiger une garantie de la part des contractants. Par exemple, pour des marchés de travaux, une garantie de bonne fin peut être demandée pour assurer la Commission de la bonne exécution du contrat après la livraison provisoire et le paiement final, en attendant l'acceptation définitive des travaux.

Après la réception définitive des prestations, la garantie de bonne fin sera libérée, sauf dans les cas d'inexécution, de mauvaise exécution ou de retard d'exécution du marché. Dans ce dernier cas elle sera saisie proportionnellement à la gravité du préjudice subi et ce à la première demande de la Commission. Si la valeur du préjudice est supérieure à la valeur de la garantie émise, la garantie est intégralement saisie.

2.3.3. Comment rédiger votre offre?

2.3.3.1.Aspects formels

Une importance particulière doit être accordée à la présentation de votre offre. Celle-ci doit être claire et concise et parfaitement lisible afin d’éliminer le moindre doute au sujet des termes et des chiffres, elle doit être datée et signée par le soumissionnaire ou son mandataire dûment habilité.

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Elle doit être accompagnée d'une lettre de couverture signée par la (les) personne(s) dûment habilitée(s) à représenter et à engager le soumissionnaire (la société, le groupement ou le consortium) pour la signature du contrat au cas où le marché vous serait attribué.

Votre offre doit obligatoirement être établie sur les bordereaux de soumission joints au cahier des charges. Si les bordereaux de soumission sont reproduits sur un support électronique, il faudra veiller à ne changer aucune formulation vis-à-vis des originaux. Il est à préciser que seule la version papier de l’offre, dûment datée et signée, est acceptée et fait foi.

Ces bordereaux seront en outre accompagnés de tous les documents demandés. Il est loisible au soumissionnaire de compléter ces bordereaux, par des feuilles annexes, avec toute autre information qu’il juge utile pour étayer les aspects qualitatifs de son offre.

Votre offre peut être rédigée dans une des langues officielles de l'Union européenne.

Il est également important de prendre connaissance que la soumission d'une offre:

– vaut acceptation de toutes les conditions stipulées dans la lettre d'invitation à soumissionner, le cahier des charges et ses annexes, y compris le projet de contrat;

– vaut renonciation à vos propres conditions générales ou particulières;

– vous lie pendant l’exécution du contrat, si vous en êtes l’attributaire.

Sauf autrement spécifié, la période de validité de l'offre soumise, durant laquelle vous êtes tenu de maintenir toutes les conditions de votre offre, est généralement de six (6) mois à compter de la date limite de remise des offres indiquée dans l'avis de marché ou la lettre d'invitation à soumissionner accompagnant le cahier des charges.

2.3.3.2.Le(s) bordereau(x) de conformité technique

Si le marché est attribué à l’offre présentant le prix le plus bas (adjudication) parmi les offres régulières et conformes, aucun critère d'attribution autre que le prix ne sera appliqué.

Dans ce cas il n'y aura donc pas d'évaluation de la qualité de votre offre, mais uniquement une vérification de la conformité de l'offre technique. A cet effet, il peut vous être demandé de renvoyer dûment rempli le bordereau de conformité technique qui servira uniquement à vérifier la conformité technique de votre offre.

2.3.3.3.Le(s) bordereau(x) de qualité technique

Dans le cas où l'attribution du marché se fait à l'offre économiquement la plus avantageuse, les offres seront comparées d'un point de vue technique et financier.

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Le bordereau de qualité technique sert à préciser les critères techniques pour évaluer le niveau qualitatif de votre offre par rapport aux exigences du cahier des charges.

Le cahier des charges précisera la pondération relative conférée à chacun des critères choisis pour déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse.

2.3.3.4.Le(s) bordereau(x) de soumission financière

Les prix doivent être présentés au moyen des bordereaux de soumission financière et exprimés hors TVA, en euros (€), nets (tout compris). Le plus souvent ces bordereaux donnent également un volume indicatif.

Les prix sont calculés en exonération des droits, impôts et taxes; la Commission européenne est exonérée de tous droits, impôts et taxes suivant les dispositions du Protocole sur les Privilèges et Immunités de l'Union européenne annexées au Traité du 08.04.1965 instituant un Conseil unique et une Commission unique de l'Union européenne (voir annexe I, point II).

L'attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que les coûts encourus pour la préparation et la soumission d'une offre sont entièrement à la charge des soumissionnaires et ne seront pas remboursés.

2.3.3.5.Autres documents à joindre à votre offre

L'offre doit être accompagnée d'une «Fiche d’entité légale», dûment complétée et signée, et accompagnée d'une copie de tout document officiel (par exemple, Moniteur Belge, extrait du registre de Commerce,…) permettant d'identifier le nom de la société soumissionnaire, l'adresse de son siège social et son numéro d'enregistrement auprès des autorités nationales, ainsi qu'une copie du document d'assujettissement à la TVA si le numéro de TVA ne figure pas sur la copie du document officiel. Cette fiche est à télécharger directement par le soumissionnaire sur le site: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_fr.cfm.

Elle doit également être accompagnée d'une «Fiche signalétique financière», dûment complétée et signée par le soumissionnaire, accompagnée d'un extrait de compte bancaire récent. A défaut d'un extrait de compte bancaire récent, la «Fiche signalétique financière» doit être dûment complétée, munie du cachet de la banque, et être signée par le représentant de la banque et par le soumissionnaire.

Cette fiche est à télécharger directement par le soumissionnaire sur le site: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_fr.cfm.

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2.3.4. Comment envoyer votre offre?

2.3.4.1.Exigences relatives à la forme de soumission de l'offre

L'offre doit être établie en triple exemplaire, dont 1 original et 2 copies, les mentions "original" et "copie" figureront clairement sur les enveloppes respectives, et sous double enveloppe pour chaque exemplaire.

Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l'aide de bandes collantes au travers desquelles sera apposée la signature de l'expéditeur.

Les deux enveloppes seront fermées, l'enveloppe intérieure portant l'indication du service destinataire et la mention suivante:

«Appel d'offres N° Offre de la firme …………………………

A NE PAS OUVRIR PAR LE SERVICE COURRIER»

Sauf dans le cas d'une attribution par adjudication au prix le plus bas pour laquelle il n'y a pas d'offre technique, l'enveloppe intérieure susmentionnée devra elle-même contenir, deux enveloppes séparées, scellées et clairement identifiées comme indiqués ci-dessous:

– l'une contenant l'offre technique, avec l'indication «offre technique de l'appel d'offres n° …...» (le bordereau de soumission technique),

et

– l'autre contenant l'offre financière avec l'indication «offre financière de l'appel d'offres n° ……» (le bordereau de soumission financière).

2.3.4.2.Exigences relatives au dépôt de l'offre

Si votre offre est prête, il ne vous reste plus qu'à la transmettre dans les délais fixés dans le cahier des charges ou l'avis de marché.

La transmission des offres se fait au choix :

– Soit par la poste ou par messagerie, à l’adresse postale officielle de la Commission européenne indiquée dans la lettre d'invitation à soumissionner.

– Soit par dépôt au service du Courrier central de la Commission européenne directement ou par tout mandataire du candidat. Le dépôt de l’offre est établi au moyen d’un reçu daté par le service du Courrier central de la Commission européenne à l'adresse suivante:

Service du Courrier central de la Commission européenne Avenue du Bourget, 1 B-1140 Bruxelles (Evere)

Les horaires d’ouverture sont de 8 h 00 à 17 h 30 heures, du lundi au vendredi, sauf jours fériés.

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Comme preuve de dépôt, fait foi soit le cachet de la poste ou la date du récépissé de dépôt.

2.3.5. Comment les offres sont-elles évaluées?

2.3.5.1.La commission d'ouverture des offres

Une commission d'ouverture des offres, composée de minimum deux personnes, travaillant en toute confidentialité et ayant préalablement signifié toute absence de conflit d'intérêts des membres composant ladite commission, procède à l'ouverture des offres et vérifie la conformité des offres, notamment à l'égard de la date de dépôt de chaque offre.

En procédure restreinte ou négociée, toute offre d'un soumissionnaire n'ayant pas été invité à soumissionner est considérée comme non conforme.

Dans le cas d'une procédure ouverte, la séance d'ouverture des offres est annoncée dans l'avis de marché et elle est ouverte aux représentants des soumissionnaires qui souhaitent y participer. Les modalités de participation à cette ouverture ainsi que le processus d'ouverture des offres seront décrits en détail dans la lettre d'invitation à soumissionner.

2.3.5.2.Le comité d'évaluation des offres

Un comité d'évaluation, composé de minimum trois personnes, travaillant en toute confidentialité et ayant préalablement signifié toute absence de conflit d'intérêts des membres composant ledit comité, évaluera toutes les offres déclarées conformes à l'issue de l'ouverture de manière identique et non discriminatoire. La composition de ce comité peut être identique à celle de la commission d'ouverture des offres. L'évaluation s'opère exclusivement sur la base des critères annoncés dans le cahier des charges.

2.3.5.3.L'examen des critères d'exclusion d'un marché

C'est uniquement dans le cadre d'une procédure ouverte ou négociée que les critères d'exclusion à la participation aux procédures de passation de marchés sont examinés lors de la soumission des offres. Cet examen se déroule dans les mêmes conditions que celles décrites au point 2.3.3.2.

2.3.5.4.L'examen des critères de sélection

Seul dans le cadre d'une procédure ouverte ou négociée, les critères de sélection (capacité économique et financière et capacité technique et professionnelle) sont examinés lors de la soumission des offres. Cet examen se déroule dans les mêmes conditions que celles décrites au point 2.2.3.2.

2.3.5.5.L'évaluation des offres

a) Les critères d’attribution

Les critères d’attribution, qui figurent dans l'avis de marché, le cahier des charges ou le document descriptif du dialogue compétitif, ont pour unique objet de retenir la meilleure offre parmi les offres des soumissionnaires qui ne se trouvent pas dans un des cas d’exclusion et qui remplissent les critères

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de sélection préalablement définis. Ils vous permettront de comprendre très clairement quels aspects sont les plus importants et selon quelles modalités votre offre sera appréciée.

Les critères d'attribution vous permettent de comprendre comment le marché sera attribué. En règle générale, il existe deux possibilités :

– soit par adjudication, auquel cas le marché sera attribué à l’offre présentant le prix le plus bas parmi les offres régulières et conformes remplissant toutes les conditions exigées dans le cahier des charges;

– soit par attribution à l’offre économiquement la plus avantageuse, auquel cas le marché sera attribué à l’offre présentant le meilleur rapport entre la qualité et le prix. Les offres seront donc comparées entre elles en les évaluant du point de vue tant technique que financier.

b) L'évaluation technique de l'offre

Si le marché est attribué en utilisant la méthode de l'offre économiquement la plus avantageuse, l'évaluation technique des offres sera basée sur les critères préalablement annoncés dans l'avis de marché et/ou le cahier des charges. En outre, la Commission peut également, en plus des critères d'évaluation technique

− fixer un seuil de qualité technique (par exemple, 50 % ou 65 % de la note maximale) pour l'ensemble de l'évaluation de la qualité et, le cas échéant, des seuils pour chacun des critères techniques. Dans ce cas les soumissionnaires dont les offres n'atteignent pas ce seuil seront éliminés;

− appliquer aux offres dépassant le seuil un indicateur de l'offre économiquement la plus avantageuse, pondérant chaque critère.

À la fin de l'évaluation technique, chaque offre se verra attribuer une note générale d'évaluation technique.

c) L'évaluation financière de l'offre

L'évaluation financière des offres sera basée sur les prix unitaires indiqués par les soumissionnaires dans les bordereaux de soumission financière, le cas échéant tenant compte des volumes estimatifs correspondant à chaque prix unitaire selon le scénario prédéfini.

À la fin de l'évaluation financière, sera défini un prix de chaque offre qui représente:

– soit un coût total de l'offre pour toute la durée du contrat;

– soit un coût total selon un scénario prédéfini qui permet néanmoins de comparer les offres entre elles.

d) L'évaluation finale de l'offre

1) L'adjudication

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Dans le cas d'une attribution de marché par adjudication, le contrat sera attribué à l’offre présentant le prix le plus bas parmi les offres régulières et conformes remplissant toutes les conditions exigées dans le cahier des charges.

2) Rapport qualité-prix

Par contre, si le marché est attribué à l’offre économiquement la plus avantageuse, le contrat sera attribué au soumissionnaire qui aura présenté l'offre proposant le meilleur rapport qualité-prix.

En règle générale, l'OIB utilise la formule suivante pour obtenir l'offre économiquement la plus avantageuse parmi les offres ayant atteint le stade de l'évaluation finale:

note de l'offre N

=

prix le plus bas prix de l'offre N

x note totale pour la qualité (sur 100) pour tous les critères de l'offre N

La formule aboutit à une note sur 100. L'offre obtenant, au terme de l'évaluation finale, le nombre le plus élevé de points (arrondis à la deuxième décimale), sera considérée comme l'offre économiquement la plus avantageuse.

2.3.6. Clarification des offres

Pendant toute la procédure, les contacts entre le service adjudicateur de l'OIB et les soumissionnaires ne sont autorisés qu'à titre exceptionnel. Ils ne peuvent intervenir que dans les conditions suivantes:

Avant la date de clôture du dépôt des offres:

– à l'initiative des soumissionnaires, le service adjudicateur peut fournir des renseignements supplémentaires ayant strictement pour but d'expliciter la nature du marché;

– en vue de garantir l’égalité de traitement des soumissionnaires, les renseignements supplémentaires et les informations précitées seront communiqués à la même date à tous les candidats invités à participer au marché;

– dans le cadre d'une procédure ouverte toute demande de renseignements supplémentaires doit être adressée, par écrit uniquement, par l’intermédiaire du site web e-Tendering (lien internet référé dans l'avis de marché, sous point I.3) "Communication", dans l’onglet «Questions et réponses», en cliquant sur «Créer une question». ATTENTION: Pour pouvoir créer une question, il est indispensable de s'enregistrer sur le site.

La Commission n'est pas tenue de répondre aux demandes de renseignements supplémentaires présentées moins de six jours ouvrables avant la date de clôture du dépôt des offres;

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– dans le cadre d'une procédure restreinte ou négociée, les demandes de renseignements supplémentaires doivent être adressées soit par courrier électronique, soit par lettre à l’adresse indiquée dans la lettre d'invitation à soumissionner. Il ne sera cependant répondu à aucune demande de renseignement supplémentaire reçue moins de six jours ouvrables avant la date de clôture du dépôt des offres;

– de sa propre initiative, le service adjudicateur peut informer les intéressés de toute erreur, imprécision, omission ou toute autre insuffisance matérielle dans la rédaction des documents d'appel à la concurrence;

– dans le cadre d'une procédure ouverte tout renseignement supplémentaire, y compris les informations visées ci-dessus, sera publié sur le site web e-Tendering indiqué dans l'avis de marché. Cette page web sera mise à jour régulièrement et les soumissionnaires ont la responsabilité de vérifier les mises à jour et modifications apportées pendant la période de soumission.

Après l'ouverture des offres:

Dans le cas où une offre donnerait lieu à des demandes d'éclaircissement ou s'il s'agissait de corriger des erreurs matérielles manifestes dans la rédaction de l'offre, le service adjudicateur pourrait prendre l'initiative d'un contact avec le soumissionnaire. Si besoin il y a, vous pouvez donc être amené à clarifier des aspects de votre offre ou à confirmer les engagements figurant dans celle-ci. Ces demandes de clarification, avec en règle générale des délais de réponses très courts, ne peuvent en aucun cas modifier les termes de votre offre initiale et doivent se référencer aux informations déjà contenues dans votre offre initiale.

En outre, pour ce qui concerne les aspects financiers, il n'est pas permis de modifier ou d'ajouter des nouveaux prix mais simplement d'expliquer la composition des prix sur base des informations déjà contenues dans votre offre initiale.

Le non-respect de ses dispositions peut mener à ignorer vos réponses voir mener à la disqualification de votre offre.

2.4. Le résultat de l'appel à la concurrence

2.4.1. La décision d'attribution

Après la clôture de l'évaluation, l'OIB prend la décision d'attribution du marché.

Néanmoins, le fait d’avoir publié un appel d’offres n’oblige pas la Commission européenne à attribuer le marché à un soumissionnaire simplement parce qu’il remplit l'ensemble des critères requis. La Commission européenne peut décider de n’attribuer le marché à aucun soumissionnaire.

Dans ce cas, la Commission européenne n’est pas tenue de verser une indemnité quelconque aux soumissionnaires.

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2.4.2. Information aux soumissionnaires

Dès que la décision d'attribution est prise, une notification est envoyée aux soumissionnaires non retenus conjointement à l'information envoyée à l'attributaire présumé.

Les soumissionnaires non retenus ont la possibilité de demander par écrit des informations complémentaires à l'OIB quant aux motifs du rejet de leur offre ou notamment concernant le nom du soumissionnaire ayant remporté le contrat.

2.4.3. Signature du contrat

Le soumissionnaire désigné dans la décision d'attribution (c'est-à-dire l'attributaire présumé) devra fournir, préalablement à la signature du contrat, toutes les pièces justificatives originales relatives aux critères de non exclusion à l'attribution du marché (voir point 2.2.3.2 ) et, le cas échéant, une garantie bancaire (voir point 2.3.2.4).

La Commission ne signera le contrat qu'à partir d'un délai de minimum dix jours calendrier suivant l'envoi simultané par courriel des notifications aux soumissionnaires écartés. Le délai commence à courir à partir du lendemain de la date d’envoi de cette notification (procédure dite de «Stand still»).

En tout état de cause, la Commission européenne peut, jusqu'à la signature du contrat, soit renoncer au marché, soit annuler la procédure de passation de marché, sans que l'attributaire présumé ne puisse prétendre à une quelconque indemnité.

2.4.4. Publicité complémentaire

Pour toute procédure faisant l'objet d'une publication préalable au JOUE, ainsi que pour certaines procédures négociées sans publication préalable, l'OIB publiera le résultat de la procédure au JOUE.


3. ANNEXES

3.1. Principales dispositions légales de référence

La présente section énumère les principales dispositions légales applicables aux appels d’offres lancés par l'OIB.

I. Procédures de passation de marchés

I.A. Réglementation

La procédure de passation de marchés pour les Institutions, les organismes et autres organes de l’UE est réglementée par les dispositions suivantes, et notamment :

(1) règlement financier: règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union, première partie, Titre V (passation des marchés publics) (articles 101 à 120), modifié par le règlement (UE, Euratom) no 2015/1929 du Parlement européen et du Conseil du 28 octobre 2015;

(2) règles d’application: règlement délégué (UE) no 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012, première partie, titre V (passation des marchés publics) (articles 121 à 172), modifié par le règlement délégué (UE) no 2015/2462 de la Commission du 30 octobre 2015;

(3) L’accord sur les marchés publics de l’Organisation Mondiale du Commerce, auquel l'Union européenne a adhéré suite à la décision du Conseil du 16 novembre 1987 concernant la conclusion du protocole portant modification de l'accord du GATT relatif aux marchés publics.

I.B. Autres dispositions

Outre la législation visée ci-dessus, il convient d'ajouter:

– la jurisprudence, principalement du Tribunal de l’Union européenne dans les recours en matière de passation de marchés;

– que le personnel de la Commission européenne est lié par un « code de bonne conduite administrative » dans ses relations avec le public. Cela comprend la gestion des appels d’offres, sous réserve des restrictions prévues dans les dispositions légales visées ci-dessus.

II. Exonération fiscale

La Commission européenne est exonérée de tous droits et taxes, conformément:

– aux articles 3 et 4 du protocole sur les Privilèges et Immunités de l'Union européenne annexé au Traité du 8.4.1965 instituant un Conseil unique et une Commission unique de l'Union européenne.

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Cette exonération est accordée par les gouvernements des États membres, soit par voie de remboursement sur pièces justificatives, soit par voie d'exonération directe. La Commission européenne donnera au soumissionnaire retenu des instructions sur ce sujet.

III. Contrats résultant d'un appel d'offres

Sauf dispositions contraires du cahier des charges, les contrats résultant d’un appel d’offres lancé par l'Office pour les Infrastructures et la Logistique à Bruxelles sont régis par le droit de l'Union européenne, complété par le droit belge, si l'Union européenne ne prévoit pas de réglementation pour une question juridique spécifique.

IV. Protection des données à caractère personnel.

Dans certain cas, le suivi de votre réponse à l’appel d’offres exigera l’enregistrement et le traitement de données à caractère personnel (par exemple, nom, adresse ou CV de personnes physiques). Ces données seront traitées conformément au règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil, du 18 décembre 2000, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes de l'Union européenne et à la libre circulation de ces données (JO L 8 du 12.01.2001, page 1). Ce point est expressément repris dans le projet de contrat annexé à la lettre d'invitation à soumissionner. Vous y trouverez également d'autres informations relatives aux questions et les données à caractère personnel. Des renseignements détaillés concernant le traitement de vos données à caractère personnel figurent dans la déclaration de confidentialité consultable à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/privacystatement_publicprocurement_fr.pdf.

Vos données à caractère personnel peuvent être enregistrées dans le système de détection rapide et d'exclusion si vous vous trouvez dans l’une des situations visées à l’article 106 du règlement financier. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la déclaration sur la politique en matière de respect de la vie privée à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/budget/explained/management/protecting/protect_fr.cfm.

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3.2. Références Internet

Au moment de la rédaction du présent guide, les sites web énumérés ci-dessous contenaient les informations mentionnées dans le présent document ou relatives à ces fins:

Nom ou propriétaire du site web URL Principales informations contenues

Commission européenne – Office pour les Infrastructures et la Logistique à Bruxelles

http://ec.europa.eu/oib/procurement_fr.cfm

Avis d'information Avis d'appels à manifestations d'intérêt Avis de prospection d'immeubles Avis de marchés en cours Modèle de lettre de garantie adressée par le gérant à la Commission européenne Modèle de déclaration sur l'honneur à remplir et à renvoyer dans le cadre de l'examen des critères d'exclusion Liste des contractants

Europa https://europa.eu/european-union/index_fr

Liste des institutions, organismes et autres organes de l’UE Langues officielles de l’UE

Commission européenne https://ec.europa.eu/info/about-european-union/principles-and-values/ethics-and-integrity/code-conduct-eu-staff_fr

Code de bonne conduite administrative

Commission européenne - Page de contact

https://ec.europa.eu/info/contact_fr

Informations générales de contact Informations générales sur la Commission européenne Directives sur la passation des marchés publics

Commission européenne – Financement, appels d’offres

https://ec.europa.eu/info/funding-tenders_fr

Marchés publics et débouchés commerciaux Lignes directrices sur les marchés publics

Site principal de la Commission européenne

http://ec.europa.eu Informations complètes sur la passation des marchés en Europe

SIMAP http://simap.ted.europa.eu/

Avis publiés au JOUE. Droit de l’Union européenne

TED (Tenders Electronic Daily)

http://ted.europa.eu Version électronique du "Supplément au JOUE", consacré aux marchés publics européens

EUR-LEX http://eur-lex.europa.eu Droit de l’Union européenne Cour de justice des Communautés européennes

http://curia.europa.eu Jurisprudence de la Cour de justice de l'Union européenne

Médiateur européen http://ombudsman.europa.eu Décision du Médiateur européen Organisation Mondiale du Commerce (OMC)

http://www.wto.org Accord sur les marchés publics de l’Organisation Mondiale du Commerce

Règlement financier http://europa.eu/legislation_summaries/budget/l34015_fr.htm

Règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes