Comptabilité Dossier Tenue

Livret 5 Comptabilité Dossier Tenue

V. 2019.03.1- MARS 2019 – MIS A JOUR LE : 20/03/2019

V. 2019.03.1 - MARS 2019 – Mis à jour le : 20/03/2019

www.ibizasoftware.fr | 04 81 92 03 03 | [email protected]

Livret 5

Comptabilité Dossier Tenue

SOMMAIRE

2

Table des matières LE PLAN DE COMPTES ....................................................................................................................................... 5

REGLAGES ..................................................................................................................................................... 6 Plan de référence................................................................................................................................................ 6 Longueur des comptes........................................................................................................................................ 6 Taux de change .................................................................................................................................................. 7 Montant maximum pour Solder le lettrage ........................................................................................................ 7

LE PLAN COMPTABLE ........................................................................................................................................ 7 Création d’un compte général ............................................................................................................................ 8 Création d’un compte collectif............................................................................................................................ 9 Racines des comptes auxiliaires ......................................................................................................................... 9 Création d’un compte auxiliaire ....................................................................................................................... 11 Coordonnées bancaires des auxiliaires ............................................................................................................. 13

LES TAUX ET COMPTES DE TVA ....................................................................................................................... 16

LES JOURNAUX ............................................................................................................................................... 19

JOURNAL D’ACHATS....................................................................................................................................... 20 Onglet Général ................................................................................................................................................. 20 Onglet Champs affichés dans le journal de saisie ............................................................................................. 21

JOURNAL DE BANQUE/CAISSE.......................................................................................................................... 21 Onglet Général ................................................................................................................................................. 21 Onglet Champs affichés dans le journal de saisie ............................................................................................. 22

JOURNAL D’OD ............................................................................................................................................ 22 JOURNAL DE SITUATION .................................................................................................................................. 22 JOURNAL DES A-NOUVEAUX............................................................................................................................ 23

LES ECHEANCES .............................................................................................................................................. 24

LES PARAMETRES .......................................................................................................................................... 25 Création des Echéanciers .................................................................................................................................. 25

Légales ......................................................................................................................................................... 25 Manuelles .................................................................................................................................................... 26 Automatiques .............................................................................................................................................. 26

Le paramètre du compte .................................................................................................................................. 27 ENTREE DE L’ECHEANCE .................................................................................................................................. 29

Saisie d’une écriture avec échéances automatiques ........................................................................................ 29 Saisie d’une écriture avec échéances manuelles .............................................................................................. 30

LES ETATS DES ECHEANCES .............................................................................................................................. 31 L’ACOMPTE .................................................................................................................................................. 32 REGLEMENTS DES ECHEANCES .......................................................................................................................... 33 CONSULTATION DES ECHEANCES ....................................................................................................................... 34 EDITIONS DES ECHEANCES ............................................................................................................................... 35

Etats Echéances ................................................................................................................................................ 35 Edition du Grand livre avec échéances ............................................................................................................. 35

LA SAISIE ........................................................................................................................................................ 37

ACCES ET PRINCIPES ....................................................................................................................................... 38 LES TOUCHES DE RACCOURCIS .......................................................................................................................... 42

http://www.google.com/url?q=http%3A%2F%2Fwww.ibizasoftware.fr&sa=D&sntz=1&usg=AFQjCNGWqx6WGhDi24S72Jrj8cnCaxJA4A


mailto:[email protected]



Livret 5


SOMMAIRE

3

La touche Alt Gr N ........................................................................................................................................... 42 La touche Ctrl S ................................................................................................................................................. 42 La touche F8 ..................................................................................................................................................... 42 La touche F9 ..................................................................................................................................................... 42 La touche F10 ................................................................................................................................................... 43 La touche F2 ..................................................................................................................................................... 43 La touche Flèche du bas ................................................................................................................................... 43 La touche Ctrl Q ................................................................................................................................................ 44 La touche Ctrl M ............................................................................................................................................... 44 La touche Ctrl < ................................................................................................................................................ 44 La touche Alt Gr K ............................................................................................................................................ 44 La touche Echap ............................................................................................................................................... 44 La touche Alt Gr !.............................................................................................................................................. 44 La touche Alt Gr ; .............................................................................................................................................. 44

SAISIE DES ACHATS D’APRES L’IMAGE DE LA FACTURE ............................................................................................ 45 SAISIE DES VENTES ......................................................................................................................................... 46 SAISIE DE LA BANQUE ..................................................................................................................................... 46

Saisie par copier-coller ..................................................................................................................................... 46 Saisie en mode recettes-dépenses .................................................................................................................... 48

SAISIE DE QUANTITES ..................................................................................................................................... 50 SAISIE EN DEVISES ETRANGERES ........................................................................................................................ 51 SAISIE D’UNE ECRITURE DE SITUATION ............................................................................................................... 52 SAISIE PAR LES ARC : LES FNP ........................................................................................................................ 53

SAISIE PAR LES ARC : LES CCA......................................................................................................................... 54 LIEN IMMOBILISATION .................................................................................................................................... 55

LE TRANSFERT D’ECRITURES ........................................................................................................................... 56

COPIER - COUPER - COLLER .............................................................................................................................. 57 EXTOURNE ................................................................................................................................................... 59 CONTREPASSATION........................................................................................................................................ 59 REORDONNER .............................................................................................................................................. 61 MODELES D’ECRITURES .................................................................................................................................. 62

CONSULTATION .............................................................................................................................................. 64

PRINCIPES COMMUNS .................................................................................................................................... 65 CONSULTATION D’UN COMPTE GENERAL OU AUXILIAIRE ........................................................................................ 71 DETAIL D’UN COMPTE .................................................................................................................................... 72 EXTRAIT DE COMPTE ...................................................................................................................................... 74 CONSULTATION D’UNE SITUATION .................................................................................................................... 75 LETTRER ...................................................................................................................................................... 76

Lettrage manuel ............................................................................................................................................... 76 Lettrage manuel avec écriture d’écart ............................................................................................................. 77

DELETTRAGE ................................................................................................................................................ 78 LETTRAGE AUTOMATIQUE ............................................................................................................................... 79

Sur un seul compte ........................................................................................................................................... 79 Par pièces .................................................................................................................................................... 80 Par réf pièce ................................................................................................................................................ 81 Par montant (combiné) ............................................................................................................................... 81 Sur solde progressif à 0 ............................................................................................................................... 82 Sur un montant égal au solde ...................................................................................................................... 82 Lettrage avec passage d’une écriture de solde ........................................................................................... 83






Livret 5


SOMMAIRE

4

Sur plusieurs comptes depuis la Balance .......................................................................................................... 85 Lettrage Chaîné selon le paramétrage du compte ........................................................................................... 86

DELETTRAGE AUTOMATIQUE ........................................................................................................................... 88 Sur un seul compte ........................................................................................................................................... 88 Sur plusieurs comptes depuis la Balance .......................................................................................................... 89

BOUTON SOLDER .......................................................................................................................................... 91 FONCTION REAFFECTER .................................................................................................................................. 92 UNIFORMISER LES LIBELLES.............................................................................................................................. 93 RECHERCHER UNE ECRITURE ............................................................................................................................ 94 CALCUL DU RESULTAT COMPTABLE .................................................................................................................... 95

LES EDITIONS .................................................................................................................................................. 96

SAUVEGARDER SES PARAMETRES D’IMPRESSION .................................................................................................. 97 LA BALANCE ................................................................................................................................................. 98

La balance en mouvements .............................................................................................................................. 98 La balance en soldes ....................................................................................................................................... 101 La balance comparée ..................................................................................................................................... 101

LE GRAND LIVRE ......................................................................................................................................... 103 LE GRAND LIVRE AVEC INFORMATIONS ANNEXES ............................................................................................... 105 LES BALANCES AGEES ................................................................................................................................... 106 L’EXPORT VERS EXCEL .................................................................................................................................. 108 LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS ................................................................................................... 109

L’enregistrement vers le centre d’échange (BOX) ........................................................................................... 109 L’enregistrement dans la GED ........................................................................................................................ 109

LES EDITIONS POUR LES PROFILS 1 .................................................................................................................. 110

SUIVI ............................................................................................................................................................ 111

PASSAGE D’UNE PERIODE EN « TERMINEE » ..................................................................................................... 113 PASSAGE D’UNE PERIODE EN « VERIFIEE » ....................................................................................................... 113 SUPPRESSION DES ECRITURES ......................................................................................................................... 113 VALIDATION DES ECRITURES .......................................................................................................................... 114

LES OUTILS DE RESTRUCTURATION DU DOSSIER .......................................................................................... 117

UNIFORMISER LA LONGUEUR DES COMPTES ...................................................................................................... 118 GESTION DES CENTRALISATEURS ..................................................................................................................... 118 MODIFICATION EN SERIE ............................................................................................................................... 120 TRANSFORMER UN COMPTE GENERAL NUMERIQUE EN AUXILIAIRE ......................................................................... 124 PASSAGE D’UN COMPTE GENERAL A UN COMPTE COLLECTIF ................................................................................. 126 FONCTION RENUMEROTER ............................................................................................................................ 126 PASSAGE D’UN COMPTE AUXILIAIRE A UN COMPTE GENERAL ................................................................................ 127 MODIFICATION DU COMPTE COLLECTIF D’UN AUXILIAIRE ..................................................................................... 128 ACTIVER LA SAISIE DE QUANTITE ..................................................................................................................... 129

TRANSFERT PIECE ET REF PIECE ...................................................................................................................... 130 CHANGER LE SENS NORMAL ........................................................................................................................... 131

LA CLOTURE ET LES EDITIONS DEFINITIVES ................................................................................................... 132

CLOTURE ................................................................................................................................................... 133 EDITIONS DEFINITIVES .................................................................................................................................. 134

IMPORTS ...................................................................................................................................................... 136






Livret 5


LE PLAN DE COMPTES

5

Le plan de comptes






Livret 5


LE PLAN DE COMPTES

6

Se positionner sur le dossier créé Livret 3.

Réglages

Comptabilité - Paramètres -

Paramètres Généraux -

Réglages

Plan de référence

Choix de 5 plans de référence : BIC, BNC, BA, Association,

ESM (Ets Socio-Médical).

La sélection d’un plan norme les comptes généraux

existants ou lors de leur création.

Le choix Aucun n’applique pas de norme.

En cas de changement de plan de référence, le plan de

comptes est vérifié. Les comptes hors nomenclature sont

signalés et se voient affectés un compte d’attente en

compte de correspondance.

Longueur des comptes

Comptes généraux :

o Valeur 3 à 12 : Longueur fixe comprise entre 3 et 12 caractères. (Conseillé)

Les comptes généraux sont obligatoirement numériques.






Livret 5


LE PLAN DE COMPTES

7

Comptes auxiliaires :

o Valeur 0 :

Longueur libre dans la limite de 24 caractères.

Les comptes auxiliaires peuvent être

alphanumériques.

o Valeur 3 à

12 :

Longueur fixe comprise entre 3 et 24 caractères.

(Conseillé)

Les comptes auxiliaires sont obligatoirement

numériques.

Taux de change

Si le dossier traite des devises, indiquer la périodicité de prise en compte du taux

:

o Moyenne mensuelle

o Journalière

o Fin de mois

La saisie en devises est traitée Livret 12.

Montant maximum pour Solder le lettrage

Indiquer le montant maximum de l’écriture d’écart de lettrage accepté en lettrage

automatique

Le plan comptable

On distingue les comptes généraux et les comptes auxiliaires.

Dans les comptes généraux, on dispose des comptes collectifs et des comptes

généraux purs.

Il est impossible de créer un auxiliaire s’il n’existe pas de collectif.

Les comptes généraux sont créés et contrôlés en fonction du plan de référence

choisi dans les réglages.






Livret 5


LE PLAN DE COMPTES

8

Comptabilité –

Paramètres - Comptes

La création de comptes se

fait par cette fonction ou

en cours de saisie.

Création d’un compte général

C

Insérer – Compte Général. Si un plan de

référence est désigné dans les

réglages :

- Un contrôle de cohérence est

fait à l’enregistrement.

- Le libellé du compte de

référence est affiché.

- Le sens normal du compte

apparaît

La racine assimilée sert de compte de

correspondance dans les états

Plaquette/Liasses.

B La case Rapprochable est utilisée pour les comptes 512 afin d’effectuer du

rapprochement et de la collecte bancaire (Livret 6)






Livret 5


LE PLAN DE COMPTES

9

Création d’un compte collectif

C

Insérer – Compte Collectif.

Il est possible de créer des collectifs

sur n’importe quel compte.

Si un plan de référence est désigné

dans les réglages :

- Un contrôle de cohérence

est fait à l’enregistrement.

- Le libellé du compte de

référence est affiché.

- Le sens normal du compte

apparait

C

Onglet Paramètres légués aux

auxiliaires.

Définir les paramètres par

défaut que prendront les futurs

auxiliaires regroupé dans ce

compte collectif.

Racines des comptes auxiliaires

Comptabilité -

Paramètres - Racines des

comptes auxiliaires.






Livret 5


LE PLAN DE COMPTES

10

C

Saisir la racine des auxiliaires.

Cette racine est obligatoire.

Elle désigne par défaut la nature

du compte créé à sa création

On peut choisir par la suite de

modifier soit le collectif soit la

nature du compte.






Livret 5


LE PLAN DE COMPTES

11

Création d’un compte auxiliaire

Comptabilité -

Paramètres -

Comptes auxiliaires.

Collectif : Il s’affiche

automatiquement en fonction

du code saisi. Il est modifiable et

impacte sur la nature de

l’auxiliaire.

A.N. groupés non compensés :

génère une seule ligne d’à

nouveau après clôture, ou bien 2

lignes pour les collectifs.

Centralisable : Permet l’édition

du Grand Livre sans le détail

mais avec un total mensuel.

Analytique : Cf. Livret 12

Associé : Rattache un compte

par défaut pour accélérer la

saisie

Charges/Produits pour

les Fournisseurs/Clients,

Tva Collectée/Déductible

pour les Ventes/Achats)

B Les comptes 6 et 7 ne sont pas lettrables

Les classes 1 à 3 sont déconseillées en lettrage. .

L’auxiliaire hérite automatiquement des caractéristiques du collectif, mais les

options de l’auxiliaire restent modifiables.






Livret 5


LE PLAN DE COMPTES

12

Onglet Options de Lettrage

Lettrage manuel : Coché

par défaut à la création

d’auxiliaire.

Pour les comptes

lettrables, le journal des

à-nouveaux reprend le

détail des écritures non

lettrées.

Lettrage automatique :

Plus de détail dans le

paragraphe Lettrage

automatique

E

Des informations complémentaires peuvent être renseignées dans les onglets

Règlements, DAS2 et Adresse.

Elles sont notamment récupérées pour réaliser des règlements et

prélèvements SEPA ainsi que la DAS2.






Livret 5


LE PLAN DE COMPTES

13

Coordonnées bancaires des auxiliaires

Comptabilité –

Paramètres –

Comptes

auxiliaires –

Bouton

Maintenance

Par défaut, seuls les RIB déjà affectés à des auxiliaires sont affichés.

Pour visualiser les RIB non affectés à des tiers, cocher la case Non affecté

La création des RIB auxiliaires se fait de 3 manières :

Directement dans la fiche Tiers (Comptabilité – Paramètres – Comptes auxiliaires,

onglet Règlement),

En important la fiche tiers ainsi que les coordonnées liés (Comptabilité –

Paramètres – Imports / Exports – Plan de compte, Fiche Tiers),

Dans les Coordonnées bancaires des auxiliaires, en cliquant sur Importer et en

suivant les instructions de l’assistant.






Livret 5


LE PLAN DE COMPTES

14

B

L’import de Fiches tiers permet de créer les comptes auxiliaires en même

temps que les RIB alors que l’import de coordonnées bancaires ne crée que des

RIB (sans compte auxiliaire).

E Davantage de précision dans le Livret 17 Imports.

Pour modifier

un RIB, double

clic sur la ligne

ou

sélectionner le

RIB et clic sur

Propriétés

Si le RIB n’est

pas affecté au

bon auxiliaire

ou n’a pas

d’auxiliaire,

sélectionner

les

coordonnées

et clic sur

Réaffecter.

Renseigner l’auxiliaire auquel sera

rattaché le RIB et clic sur Ok






Livret 5


LE PLAN DE COMPTES

15

,

Pour rendre un RIB

utilisable alors qu’il

est déjà rattaché,

parmi plusieurs

pour tel compte,

sélectionner les

coordonnées et clic

sur Rendre actif

Annuler l’affectation remet le RIB dans un état séparé de tout compte comptable.






Livret 5


LES TAUX ET COMPTES DE TVA

16

Les taux et comptes de

TVA






Livret 5



17

Paramètres – Paramètres Généraux –

TVA

Liste des taux existants

Créer les taux de TVA par Insérer

B Un compte de TVA ne peut être attribué qu’à un seul taux.

La TVA intracommunautaire est

attribuée à un code de taux particulier,

dont la nature est Intracom

A Il est fortement conseillé que le taux de TVA de nature « Intracom » soit

paramétré avec un compte commençant par 4452 en TVA collectée

intracom. et un compte 445662 en TVA déductible intracom.






Livret 5



18

Paramètres – Comptes

généraux et collectifs

Rattacher les comptes de

TVA aux Charges et

Produits






Livret 5


LES JOURNAUX

19

Les journaux






Livret 5


LES JOURNAUX

20

Comptabilité

- Paramètres

- Journaux

Désigner la nature du Journal

Journal d’Achats

Onglet Général

Accès client : Ouvre l’accès à

la saisie aux utilisateurs

externes de profil 2.

Création automatique de

l’arborescence dans

« Pièces Comptables » : Crée

l’arborescence d’archivage de

factures fournisseurs dans la

BOX.

Ces factures peuvent être

« pré-imputées » (avec le code

fournisseur, le montant TTC

etc.)

Cette fonction nécessite

l’activation de la GED. (Cf.

Livret 3).

Permet d’afficher la pièce

dans le volet droit du journal

d’écritures.






Livret 5


LES JOURNAUX

21

Onglet Champs affichés dans le journal de saisie

Enregistrement

automatique dans la

saisie : dès qu’une écriture

parvient à l’équilibre des

contreparties elle

s’enregistre.

Lettrage, Analyses,

Devises, Quantités, Dates

de cut-off, Commentaires,

Date d’échéances, Mode

de règlement, Statut du

paiement, Document, Réf

Pièce, Numéro d’immo,

Numéro FEC : la (les)

colonne(s) affichée(s) dans

le journal.

Affichage : choix des

écritures affichées.

Saisir le libellé : le curseur

s’arrête ou non dans la zone

du libellé.

Journal de Banque/Caisse

Onglet Général

Les journaux de trésorerie

permettent la saisie d’un

compte de contrepartie

automatique.

La création des

coordonnées bancaires est

traitée dans le Livret 3.






Livret 5


LES JOURNAUX

22

Onglet Champs affichés dans le journal de saisie

Afficher les contreparties : si décoché pas

d’affichage du compte de classe 5.

Rapprochement : la colonne sera affichée

dans le journal

Journal d’OD

Les journaux d’OD

Journal de situation

Le journal de « Situation » permet de passer des écritures extracomptables pour

une situation donnée et ne sont pas prises en compte lors de la détermination du

résultat de fin d’année (Liasse Fiscale).






Livret 5


LES JOURNAUX

23

Il est possible d’intégrer ces écritures dans les états Grand livre, Balance,

Plaquettes…

Les écritures de Situation

peuvent être conservées d’un

mois sur l’autre et utilisées

dans les comparatifs de

Plaquette ou de Grand Livre.

La case Cumulé, lorsqu’elle est

cochée, indique que toutes les

écritures extracomptables des

situations antérieures à celle

demandée sur un même

exercice vont se cumuler.

Journal des A-Nouveaux

A la création d’un dossier, un journal type A-nouveaux est automatiquement intégré.

Les A‐ Nouveaux sont générés automatiquement lors de la clôture si cela est

demandé. La saisie est impossible dans ce journal.






Livret 5


LES ECHEANCES

24

Les échéances






Livret 5


LES ECHEANCES

25

Comptabilité - Paramètres –

Paramètres généraux - Echéances

Cette option liste les différentes

échéances utilisées dans la gestion des

Tiers.

Elles permettent le calcul automatique en saisie de pièce de la date d’échéance.

Cette date d’échéance sera utilisée ensuite :

Lors du paiement de la facture fournisseur,

Lors de la facturation client dans le module devis-Factures,

Lors de l’édition des balances âgées.

Les paramètres

Création des Echéanciers

Légales

Par défaut, et sans création d’échéancier, les factures ont toutes une échéance à J+60

(maximum défini par l’Article L441-6 du code de commerce). Choisir éventuellement une

valeur différente dans Paramètres – Paramètres généraux – Réglages.






Livret 5


LES ECHEANCES

26

Manuelles

Les échéances sont manuellement entrées une par une. Notamment celles qui sont

disparates.

Voir paragraphe saisie d’une écriture avec échéances manuelles

Automatiques

Les échéances sont créées automatiquement à partir d’un échéancier générique.

La liste des échéanciers génériques disponibles pour les tiers du dossier est dans le menu.

L’échéancier contient les options suivantes :

Nombre de jours : c’est le nombre de jours entre la date de facture et la date de la première

échéance.

Facture

5/09

1°Echéance

25/09

2°Echéance

25/10

Nombre de jours = 20






Livret 5


LES ECHEANCES

27

Nombre d'échéances :

1,2,3, n parties dont la somme représente le montant total de la facture.

Fréquence :

Hebdomadaire, Bimensuel, Mensuelle, Trimestriel. L’intervalle entre la 1ère échéance et

les échéances suivantes.

Le paramètre du compte

Ceux bénéficiant d’un étalement des paiements.

B Les comptes éligibles regroupent les comptes généraux de racines 40 à 47 (sauf

les comptes 471 / 472) et tous les comptes auxiliaires.

Sélectionner le ou

les comptes

Maintenance –

Activer la gestion

des échéances






Livret 5


LES ECHEANCES

28

Cocher

Ok

Ensuite, pour paramétrer à un compte, un modèle d’échéancier par défaut

Sélectionner

le compte

Onglet

Règlements,

Echéance

Pour paramétrer plusieurs comptes sur le même modèle d’échéancier

Sélectionner les

comptes






Livret 5


LES ECHEANCES

29

Maintenance –

Modifier en série

Cocher Echéance

et choisir

l’échéancier voulu

Entrée de l’échéance

Saisie d’une écriture avec échéances automatiques

Dès la saisie du montant débiteur ou créditeur, l’échéancier paramétré pour le compte

est calculé.

Le modèle d’échéancier appliqué peut être modifié en surchargeant les zones Dates,

Montant.

Le modèle d’échéancier peut être remplacé par un autre échéancier générique.






Livret 5


LES ECHEANCES

30

Clic droit Recalculer

Choisir l’échéancier,

Ok

Saisie d’une écriture avec échéances manuelles

Depuis la saisie, après avoir entré le montant, presser l’image ou le raccourci clavier

Alt Gr + ! ou le clic droit Saisie des échéances

La lecture de l’échéance est rendue possible si l’option de champs affichés du journal est

cochée.






Livret 5


LES ECHEANCES

31

Débit/Crédit :

Le montant est obligatoirement dans le même sens que celui du mouvement comptable

du journal.

Le raccourci F2 permet de recopier la valeur située dans la zone du dessus.

Le raccourci F10 permet de solder le montant de l’échéance afin que la somme des

échéances atteigne le montant total de la pièce.

Mode de paiement :

virement, chèque, etc. repris du paramètre du compte de tiers.

Commentaire de règlement :

Le commentaire est enregistré sur l’échéance. Au moment de la comptabilisation de

l’échéance, il va dans le mouvement, dans la zone Commentaire.

B Une échéance par défaut est systématiquement générée. (cf. Les échéances 1.1.1.

Légales)

Les états des échéances Les états décrivent automatiquement les différentes étapes du cycle d’une échéance :

- Echéance en attente : échéance non échue

- Echéance en retard : échéance échue et non honorée par le règlement

- Echéance réglée :

- Facture lettrée : quand toutes les échéances d’une facture sont réglées, la facture

est lettrée






Livret 5


LES ECHEANCES

32

L’acompte L’échéance est de 2 types possibles : Terme ou Acompte.

Terme est le type de l’échéance dont la date est postérieure à la date de facture.

Acompte est celle dont la date est antérieure à la date de facture.

L’enregistrement d’un mouvement sur un compte de tiers depuis un journal de nature de

trésorerie constitue un règlement anticipé.

Dans un second temps, lors de la saisie de la facture, appeler l’échéancier

Onglet Acompte

L’acompte affiché est un mouvement issu d’un journal de nature

trésorerie, d’un montant dont le sens est à l’inverse de la facture en

cours de saisie, et dont la date comptable est antérieure à la date

de facture

Sélectionner la ligne du

mouvement

Bouton Prendre en compte

ou raccourci clavier Alt Gr

+ P

La ligne bascule alors dans

le premier Onglet

Echéances, s’ajoutant ainsi

à la liste des différentes

fractions de la facture






Livret 5


LES ECHEANCES

33

Règlements des échéances Quand le mouvement comptable de règlement de l’échéance est enregistré, on identifie

à quelle échéance ce règlement se rapporte. Les factures, leurs échéances et les

règlements respectifs sont ainsi réunis par le lien.

Lors de la saisie d’une écriture de règlements, lier les échéances en attente du compte

concerné.

C Clic droit Lier à l’échéance

.

Les échéances en attente

apparaissent.






Livret 5


LES ECHEANCES

34

Lier sur un montant

d’échéance exactement égal

au mouvement.

Lier sur des montants

d’échéances dont la somme

correspond au mouvement de

règlement

B

Lors de la saisie des échéances et des acomptes, les liens sont

automatiquement crées à la validation.

Quand l’ensemble des échéances ont été honorées, que chacune est liée à la

facture initiale, le lettrage est réalisé automatiquement entre facture et

règlements

Consultation des échéances Sur l’écriture comptable, elle apparaît dans la zone Echéance par exemple : 3

échéances. Double clic ou F2 pour entrer dans l’écriture.

Depuis la Consultation, en faisant apparaître la colonne échéance, on lit la ou les

échéances de la ligne comptable.

Depuis le bouton Consulter les échéances, sur les exercices ouverts, les échéances

d’un compte sont listées et font apparaître l’ensemble des informations d’une

échéance.

Le total des échéances apparaît sur la partie inférieure.

Le total des lignes sélectionnées est dynamique.

Annuler le lien :

Rompt le lien entre un règlement et une échéance, pour permettre de lier le règlement à

une autre échéance.






Livret 5


LES ECHEANCES

35

Editions des échéances

Etats Echéances

Il existe deux états :

1. pour les échéances émises, soit les comptes dont le sens normal est débiteur (par

exemple les comptes clients),

2. pour les échéances reçues, soit les comptes dont le sens normal est créditeur (par

exemple les comptes fournisseurs).

Les options d’impression sont la période, les comptes, les journaux, mais aussi :

Le tri par date d’échéance ou le tri par date de facture.

Les échéances peuvent être filtrées par état (en attente, en retard, réglées, abandonnées,

lettrées).

Le filtre est possible sur la méthode de paiement.

Edition du Grand livre avec échéances

Pour obtenir le grand livre des comptes avec les échéances






Livret 5


LES ECHEANCES

36

E

Dans le cas de multi-échéances, le signe + est accolé à la date de la première

échéance. Pour afficher l’intégralité des échéances d’une même facture, utiliser

l’état Liste des échéances.






Livret 5


LA SAISIE

37

La Saisie






Livret 5


LA SAISIE

38

Accès et principes

Comptabilité

- Suivi

Le tableau présente la liste

des journaux et les

périodes.

Double-clic sur une

période ouvre le journal.

Comptabilité – Saisie

B Le journal de saisie présente deux modes :

Le mode édition pour saisir une nouvelle écriture ou la modifier : il est présent avec un

cartouche






Livret 5


LA SAISIE

39

Le mode lecture pour lire le journal des écritures : pour l’activer au clavier Echap

Au-dessus du journal :






Livret 5


LA SAISIE

40

Lors de saisie d’une écriture, les zones à saisir complémentaires sont paramétrables :

C Exemple : Préciser les zones dans le compte (Paramètres – Compte auxiliaire –

Onglet Saisie) décocher les règlements.

Ainsi, seules les zones date, pièce, compte, libellé, débit, crédit et réf pièce

apparaissent :

De la même manière, on peut paramétrer les comptes concernés de charges et de

produits, où les dates de cut-off (Période du … et Période au …) sont proposées à la saisie

le cas échéant.






Livret 5


LA SAISIE

41

Comptabilité – Saisie – Code du journal

Afin d’améliorer le

temps de réponse, à

l’entrée dans un journal

où il y a plus de 200

lignes, le filtre indique

Afficher les 200 derniers

mouvements.

On peut choisir :

Les écritures du

mois (modifiables)

Les écritures de

l’exercice (en

lecture seule)

La dernière écriture

saisie

L’écran de saisie se présente par défaut dans l’ordre suivant :

La date : Ne saisir que le jour. La date se complète automatiquement.

La référence de pièce : A saisir.

Le compte.

Le libellé : L’intitulé du compte apparait par défaut mais est modifiable.

Le montant Débit / Crédit.

Le numéro de pièce : à saisir ou à paramétrer pour qu’il soit automatique.

B

Les colonnes du journal indiquant :

Le lettrage

L’échéance

Date de début/fin de période

Quantité

Axes analytiques

Commentaire

Sont à paramétrer dans le journal (cf. p.21 Onglet Champs affichés dans le

journal de saisie)






Livret 5


LA SAISIE

42

Les touches de raccourcis

La touche Alt Gr N

La touche Alt Gr + N ouvre une nouvelle ligne pour saisir un mouvement

La touche Ctrl S

La touche Ctrl + S enregistre les saisies en cours

La touche F8

La touche F8 permet de reproduire le dernier schéma d’écriture utilisé sur un compte de

tiers en reprenant son historique. Cela implique de saisir l’écriture comptable en

commençant par le compte de tiers.

La touche F8 applique le schéma d’écriture et calcule le prorata TTC/HT/TVA selon la

dernière écriture enregistrée dans l’application sur ce Tiers.

Il faut faire F8 quand on est sur le TTC

La touche F9

La touche F9 permet dans un journal d’Achats ou de Ventes d’appliquer les comptes

associés.

Exemple : Le Client X a un compte associé 70700000, ce compte est lui-même associé à

un compte de TVA Collectée. Enfin ce compte de TVA Collectée est associé à un taux de

TVA.

Lors de la saisie du montant débiteur sur le compte client, activer la Touche F9. Les

différents liens s’appliquent afin de générer toute l’écriture comptable.






Livret 5


LA SAISIE

43

Lorsque l’écriture comporte plusieurs charges (60600000 et 60700000 par exemple) ayant

des comptes associés de TVA déductibles à différents taux (20 % et 7% par exemple),

activer la touche F9 après avoir saisi les charges permet de générer toute l’écriture

comptable.

La touche F10

La touche F10 permet d’équilibrer une écriture en insérant le montant égal au solde du

journal dès que l’utilisateur se positionne sur la dernière ligne de l’écriture.

Lors de la saisie d’écritures de banque, la touche F10 applique automatiquement le

compte de banque et solde l’écriture.

La touche F2

En saisie La touche F2 possède 2 fonctions :

Quand le curseur est sur la zone date pièce ou libellé, F2 reproduit le contenu de

la zone du dessus.

Sur la zone Libellé, une seconde fois F2 affiche l’intitulé du compte de la ligne en

cours. Une succession de F2 affiche alternativement la zone du dessus et l’intitulé

du compte en cours.

En lecture de la saisie la touche F2 permet de modifier l’écriture sélectionnée

La touche Flèche du bas

La touche flèche du bas permet de passer au mouvement suivant sans passer sur les

zones complémentaires du cartouche






Livret 5


LA SAISIE

44

La touche Ctrl Q

La touche Ctrl + Q ouvre la fenêtre d’ajout de document lié à l’écriture

La touche Ctrl M

La touche Ctrl + M permet de saisir un commentaire sur le mouvement

La touche Ctrl <

La touche Ctrl + < ouvre la fenêtre de saisie des sections analytiques

La touche Alt Gr K

La touche Alt Gr + K coche l’enregistrement automatique des écritures. Le second appui

sur ce raccourci décoche l’enregistrement automatique ce qui permet de saisir par

exemple une écriture d’achat soumis à TVA intracommunautaire.

La touche Echap

La touche Echap annule les modifications

La touche Alt Gr !

La touche Alt Gr + ! ouvre la fenêtre de saisie des échéances

La touche Alt Gr ;

La touche Alt Gr + ; permet d’éclater en dedans la TVA automatiquement en mode de

saisie Recettes-dépenses.






Livret 5


LA SAISIE

45

Saisie des achats d’après l’image

de la facture

Au préalable, renseigner les informations dans la BOX Pièces Comptables (cf. livret 4)

Aller dans le journal d’achat

En saisie de facture, on récupère à droite les factures scannées

Clic sur Générer l’écriture pour récupérer l’écriture à gauche






Livret 5


LA SAISIE

46

Saisie des ventes

C Exemple de la saisie en mode Enregistrer Automatiquement

A l’équilibre de la pièce, celle-ci est automatiquement enregistrée. Seule la dernière pièce

reste affichée à l’écran.

Saisie de la banque

Saisie par copier-coller

C

Exemple d’un copier-coller :

Les entêtes de colonnes dans Excel doivent être identiques aux entêtes de

colonnes de la saisie.

Sélectionner la plage avec les titres (Peu importe l’ordre des colonnes, seuls

comptent les titres des colonnes). Faire Copier.






Livret 5


LA SAISIE

47

Dans le journal de banque, faire Coller (le programme propose de créer les comptes

inexistants). Si Coller directement la prochaine fois est coché, alors la fenêtre ci-dessous

ne sera pas représentée, et le collage sera affiché dans le journal.

Valider






Livret 5


LA SAISIE

48

A Le compte 5 est masqué. En cochant Afficher la contrepartie, le compte

512000 paramétré pour la banque BQ s’affichera (au crédit par exemple).

Saisie en mode recettes-dépenses

B Ce mode de saisie est défini depuis DP – Général – Onglet GI/CRM dans Méthode

de tenue comptable.

En cas d’assujettissement à TVA, les recettes sont saisies sur le compte de produit en TTC,

et l’éclatement HT TVA est automatique par raccourci Alt Gr + ;

Le mouvement peut aussi être saisi en HT puis la TVA calculée automatiquement par F9.

En cas de nécessité de préciser la méthode de paiement d’une dépense ou

d’encaissement d’une recette, la colonne Méthode de paiement est à saisir dans le

mouvement.

Pour accélérer la saisie, Paramètres – Comptes généraux et dans la fiche du compte

enregistrer la méthode.






Livret 5


LA SAISIE

49

Depuis les comptes

paramétrer un mode de

paiement préférentiel.

Cette méthode de paiement

est renseignée pour tout

mouvement sur le compte.

Elle reste modifiable sur la

saisie du journal.

Exemple :






Livret 5


LA SAISIE

50

Saisie de quantités

F Une table standard d’unités d’œuvre aux normes ISO est livrée.

L’administrateur peut compléter cette table au niveau du cabinet.

C Exemple :

Faire apparaître la

colonne

« quantités » sur le

journal Achats

Préciser sur le

compte de charge la

saisie d’une

quantité ou unité

d’œuvre






Livret 5


LA SAISIE

51

La saisie de la quantité peut être

obligatoire ou facultative

(paramétrage dans le compte).

Saisir la quantité et le montant

débit afin de déclencher le calcul

du prix unitaire.

Saisie en devises étrangères

F

Une table standard de devises aux normes ISO est livrée. L’administrateur peut

compléter cette table au niveau du cabinet et le collaborateur au niveau du

dossier.

C Exemple :

Faire apparaître la

devise dans le

paramètre Journal

Dans le compte

auxiliaire, activer la

gestion de la devise.

La monnaie par

défaut peut être

saisie.

Saisir






Livret 5


LA SAISIE

52

Une fois enregistrée, l’écriture apparaît en lecture :

Saisie d’une écriture de situation

Le journal de situation est d’un type

spécifique.

Les écritures saisies dans ce journal

sont considérées comme extra-

comptables.

Par défaut, les écritures extra-

comptables ne se cumulent pas d’un

mois à l’autre.

La coche Cumulé cumule les

périodes.

Des assistants de révision

permettent de générer des

écritures de situation ou

d’inventaire sur les cycles

trésorerie, clients et fournisseurs,

immobilisations, etc.






Livret 5


LA SAISIE

53

Saisie par les ARC : Les FNP ARC = Assistants de Révision Comptable

Révision - ARC – Fournisseurs – Factures non parvenues

Par défaut, l’assistant se positionne à fin d’exercice.

C Exemple : Sur l’exercice 2015, saisie d’une facture non parvenue (Tva 20%).






Livret 5


LA SAISIE

54

Pour une situation intermédiaire, il faut

créer la date de situation (DP - Comptable -

Situation) et la sélectionner.

Sélectionner les lignes.

Clic sur Générer les écritures.

Préciser le journal et les comptes

de contrepartie et de TVA à

régulariser.

OK

Saisie par les ARC : les CCA






Livret 5


LA SAISIE

55

Le tableau du bas est alimenté par les écritures comportant des

périodes de début et fin. Sélectionnez les lignes. Les basculer dans le

tableau du haut par Transférer

Sélectionner les lignes du tableau du

haut.

Clic sur Générer les écritures.

Préciser le journal et les comptes de

contrepartie.

OK

Lien Immobilisation

L’ouverture de la fiche Immobilisation en saisie d’écritures après un compte 2 est

automatique.

Ce point sera traité en détail dans le livret 8.

L’intérêt est de générer ensuite les écritures d’amortissement en automatique dans le

dossier.






Livret 5


LE TRANSFERT D’ECRITURES

56

Le transfert d’écritures






Livret 5



57

Copier - couper - coller

La fonction Copier :

après sélection des lignes

à partir de la colonne des

numéros de lignes, faire

Copier

La fonction Coller :

après positionnement

sur l’emplacement de

destination, l’écriture est

collée.

Dans le cas de multiples

lignes collées, l’assistant

de copier-coller est

affiché

En saisie, le Couper est

disponible sous la

fonction Reclasser






Livret 5



58

C Exemple : Ecriture d’achats saisie sur décembre à déplacer sur octobre.

Bouton Reclasser

Choisir octobre.

Ok

A Le coller est limité à 500 lignes. Au-delà, il sera nécessaire de passer par un

import ou de décomposer les données à coller.






Livret 5



59

Extourne

B NB : On peut extourner une pièce provenant d’un exercice clos.

Sélectionner les écritures.

Extourner/Contrepasser

Désigner la période sur 2014.

B La période peut être comprise dans l’exercice

et signifier une contrepassation.

Attendre le message de fin de

traitement.

Contrepassation

C Exemple : Contrepasser une écriture du 18/03/2015 au 01/04/2015






Livret 5



60

Sélectionner les écritures à contrepasser

ainsi que le journal et la date de destination

puis OK

Un message de fin de traitement

s’affiche

B

Il est possible de sélectionner des écritures issues d’un exercice clos ou d’une

période validée.

On ne peut écrire que sur un exercice ouvert et une période non validée.






Livret 5



61

Réordonner

Sur un journal, presser

Réordonner pour permettre un

reclassement des écritures

saisies en ordre croissant selon

un des trois critères :

Par Date d’écriture

Par numéro de pièce

Par numéro de Réf. pièce






Livret 5



62

Modèles d’écritures

On peut mémoriser des écritures répétitives et les rappeler si besoin en cours de saisie.

Les écritures peuvent avoir le même montant tous les mois (exemple : le loyer), ou un

montant susceptible de changer (exemple : écritures de paie).

On peut créer des écritures modèles :

A partir d’écritures déjà existantes dans un journal

A partir du menu Comptabilité - Paramètres - Ecritures modèles

C

Exemple : Sur ce journal,

sélectionner l’écriture et Clic droit

Ecritures modèles - Sauver comme

modèle.






Livret 5



63

Donner une référence

Sur l’onglet Ecritures, corriger ou

mettre les montants à 0 si besoin.

Enregistrer

E On peut saisir une date avant d’importer le modèle d’écriture.






Livret 5


CONSULTATION

64

Consultation






Livret 5


CONSULTATION

65

Principes communs

Comptabilité - Balances

La balance des comptes présente les totaux des mouvements et les soldes.

La zone supérieure permet de filtrer les comptes.






Livret 5


CONSULTATION

66

Type :

Généraux : affiche les comptes généraux

Auxiliaires : affiche les comptes auxiliaires

rattachés au collectif sélectionné.

Compte :

Permet d’afficher le compte ou les comptes.

E Le numéro de compte ou la racine de

compte peut être saisi. L’intitulé du compte est

également reconnu.

Etat

Tous

Comptes mouvementés : S’il y a un

mouvement (dont à-nouveau) dans les

comptes de bilan sur les derniers

exercices sauf compte de résultat sans

mouvement dans l’exercice courant.

Comptes mouvementés sur l’exercice : s’il

y a un mouvement (hors à-nouveau) dans

les comptes dans l’exercice courant.

Comptes mouvementés sur N ou N-1 : un

mouvement dans les comptes dans les

deux derniers exercices.

Comptes Non lettrés

Comptes Non soldés

Soldes :

Signés : les comptes créditeurs ont un

signe négatif, les comptes débiteurs un

signe positif

Avec sens inverse en couleur : les

comptes au solde inverse de leur sens

normal sont colorés.






Livret 5


CONSULTATION

67

Les en-têtes de colonnes :

2 icônes sont situés à côté du nom de la

colonne :

1) Tri Les appuis successifs déclenchent le tri ascendant , puis le tri

descendant et enfin sans tri .

Gestion du tri de manière

globale

Clic droit sur l’en-tête

Préférences d’affichage –

Gestion du Tri

Sélectionner la ou les

colonnes surlesquelles va

s’effectuer le tri croissant

ou décroissant.

Suppression des tris



Supprimer tous les tris






Livret 5


CONSULTATION

68

2) Filtre

Ouverture de la fenêtre

de filtre.

Quand le filtre est actif l’icône devient rouge

Suppression des filtres



Supprimer tous les filtres

Le paramétrage des colonnes affichées :

Clic droit sur l’en-

tête

Paramétrage des

colonnes du

tableau






Livret 5


CONSULTATION

69

Configuration

personnalisable

Sélection d’une

colonne disponible

dans la partie gauche

puis la passer à droite

par

L’ordonnancement de

la présentation se

réalise ensuite avec

Les libellés de

colonne, leur largeur

et leur alignement

sont modifiables et

mémorisés

La personnalisation de

l’affichage s’enregistre

par Clic droit sur l’en-

tête

Préférences d’affichage

- Enregistrer

Renseigner un nom de

configuration puis

préciser par défaut ou

non et Enregistrer

L’option Accessible à

tous les collaborateurs

est ouverte

exclusivement à un

profil Administrateur






Livret 5


CONSULTATION

70

Les préférences

d’affichage se situent

dans la combo en bas

de l’écran.

Pour supprimer une

configuration :



– Supprimer – Nom

Configuration

Le paramétrage des lignes affichées



– Nombre de lignes.

Sélectionner le nombre

de lignes souhaité






Livret 5


CONSULTATION

71

Consultation d’un compte général

ou auxiliaire

Comptabilité - Balance

L’affichage se situe sur le volet droit.

Le double-clic ou Entrée ouvre l’accès aux mouvements du compte général dans un

nouvel onglet, en affichage pleine largeur d’écran

E Bouton Détail en fenêtre ouvre une nouvelle fenêtre du navigateur, pour la

lecture sur doubles écrans.

B

Le menu déroulant affiche tous les comptes collectifs ouverts.






Livret 5


CONSULTATION

72

Détail d’un compte

La zone supérieure permet de filtrer les mouvements.

Comptes :

Les flèches simples

permettent de passer

au compte

suivant/précédent

Les flèches doubles

conduisent au premier

et au dernier compte

de la liste

Mouvements

Tous

Comptes mouvementés

Comptes A lettrer

Comptes Non soldés

Montants :

Le premier champ est le

montant X recherché

Le deuxième est + ou – ou +/-

Le troisième définit la marge






Livret 5


CONSULTATION

73

E

Raccourcis clavier :

Déplacement du curseur bleu : flèches directionnelles clavier.

Sélection de la ligne : barre d’espace.

B

Les lignes sélectionnées (12 et 14) apparaissent en bleu ainsi que le numéro de

la ligne.

La ligne 6 en bleu représente la position du curseur, le numéro de la ligne est

en bleu sur fond gris.






Livret 5


CONSULTATION

74

Extrait de compte

C Exemple : Imprimer l’extrait de compte d’un fournisseur

Clic Droit - Propriété du compte permet de modifier les caractéristiques d’un compte

sans aller dans le menu Paramètres.






Livret 5


CONSULTATION

75

Consultation d’une situation

C Exemple : Modifier la situation au 30/06/2014






Livret 5


CONSULTATION

76

Lettrer

Lettrage manuel

Comptabilité – Balances – Entrée dans un compte

C Exemple : lettrer les 2 mouvements de 1 799,65 €.

Sélectionner le premier mouvement par un clic ou barre d’espace.

Puis Ctrl + clic sur le deuxième mouvement ou flèche en bas et barre d’espace pour le

sélectionner.

Clic sur Lettrer

Grâce au filtre Mouvements = Non lettrés, les écritures disparaissent dès leur lettrage.

E Après sélection des lignes, la fonction Lettrer est également disponible par le

clic droit et Lettrer.






Livret 5


CONSULTATION

77

Lettrage manuel avec écriture d’écart

Le bouton Lettrer propose le passage d’une écriture d’écart si le solde des écritures

sélectionnées n’est pas égal à 0.

Dans Paramètres –

Paramètres Généraux

– Réglages, préciser le

montant maximum de

l’écriture d’écart.

Exemple : Lettrage

manuel du compte

401000 –

Fournisseurs

Sélectionner les

lignes et Lettrer.

Un écart de solde est

détecté.

La première fois, cette fenêtre apparait.

Désigner le journal et les comptes de

contrepartie débit et crédit.

OK

Ces données sont sauvegardées et sont

utilisées la fois suivante sans ouverture de la

fenêtre. On peut les modifier directement

dans Paramètres – Paramètres généraux -

Réglages






Livret 5


CONSULTATION

78

L’écriture de solde

est

automatiquement

saisie et les

mouvements

lettrés.

E Le double-clic sur la colonne « Lettrage » d’une écriture lettrée permet de

mettre en surbrillance les écritures ayant le même code de lettrage. .

Délettrage

C

Exemple : Délettrer le lettrage

Sélectionner une ligne lettrée. Délettrer délettre automatiquement les

mouvements avec le même code de lettrage. .

Pour délettrer tout le compte, sélectionner tous les mouvements (clic sur le coin gauche

de la fenêtre du compte) et Délettrer.






Livret 5


CONSULTATION

79

Lettrage automatique

Le lettrage automatique s’applique selon deux procédures :

- Soit en sélectionnant une consigne de lettrage

- Soit en chainant plusieurs consignes

Consignes disponibles :

- Par pièce

- Par réf pièce

- Par montant (combiné)

- Sur solde progressif à 0

- Sur montant égal au solde

- Avec passage d’une écriture de solde

Le lettrage automatique peut fonctionner pour un compte, une sélection de comptes ou

pour tous les comptes cochés lettrables.

Sur un seul compte

Dans Comptabilité – Balances

Choisir le compte à

lettrer.

Lettrage Auto et désigner

le critère de lettrage.






Livret 5


CONSULTATION

80

Par pièces

Pour 2 mouvements égaux, si la pièce est identique, ils sont lettrés.

C

Exemple : Lettrer un seul compte, entrer dans la Consultation des

mouvements.

Lettrer les mouvements du compte Artmen automatiquement. Les

mouvements de 5 594.62 € avec le numéro de pièce 332 sont lettrables.

Lettrage Auto – Par pièce

Mouvements lettrés






Livret 5


CONSULTATION

81

E La fonction Lettrage automatique est également disponible par le clic droit et

Lettrage automatique.

Par réf pièce

Même fonctionnement que la consigne précédente.

Pour 2 mouvements égaux, si la réf. pièce est identique, ils sont lettrés.

Par montant (combiné)

Pour plusieurs mouvements dont le total débit et le total crédit sont égaux, à partir de 2

jusqu’à 4 mouvements. Préciser le nombre de lignes combinées : 2, 3 ou 4.

2 : un débit + un crédit (dans le cas où le lettrage par pièce est inopérant)

3 : 2 débits + un crédit ou 1 débit + 2 crédits

4 : un débit + 3 crédits ou 2 débits + 2 crédits ou 3 débits + 1 crédit, etc.

C

Exemple : Lettrer les mouvements du compte Rexelot automatiquement.

Les 2 mouvements débiteurs se lettrent avec le mouvement créditeur soient

3 lignes combinées.

Lettrage Auto – Par montant (Combiné) – Niveau 3






Livret 5


CONSULTATION

82

Sur solde progressif à 0

Chaque mouvement est testé jusqu’à trouver un solde progressif à zéro.

C

Exemple : Lettrer les mouvements du compte Hermas automatiquement. Les

3 premières lignes sont lettrées

Lettrage Auto – Sur solde progressif à 0.

Sur un montant égal au solde

Si un mouvement correspond au solde du compte, ce mouvement est isolé et le reste des

mouvements sont lettrés.

C

Exemple : Lettrer les mouvements du compte Entreprise Brunet

automatiquement. Le solde du compte est égal à 391.33 € ce qui correspond

au mouvement de la ligne n°4. Les autres mouvements sont lettrés avec le

même code lettrage.

Lettrage Auto – Sur un montant égal au solde






Livret 5


CONSULTATION

83

Lettrage avec passage d’une écriture de solde

B Rappel : L’exécution de cette fonction est subordonnée au montant saisi dans

Réglages pour la tolérance de l’écart.

C

Exemple : Lettrer les mouvements du compte Loreal automatiquement. Le

règlement de 3 004.00 € vient solder la facture de 3 003.92 € avec un écart de

0,08 € imputé en charge.

Clic sur Lettrage Auto– Avec passage d’une écriture de solde

Si dans Paramètres – Paramètres généraux - Réglages, le journal et les comptes sont

renseignés, l’écriture sera automatiquement saisie.

Sinon, il sera demandé de renseigner le

journal et les comptes de charges et de

produits.

Les informations de paramétrage seront

automatiquement conservées dans

Paramètres – Paramètres généraux -

Réglages.






Livret 5


CONSULTATION

84

Si l’écart de lettrage est supérieur à la

tolérance, un message le signale.

Le lettrage est refusé.

E Dans tous les cas ci-dessus, il est inutile de sélectionner un ou plusieurs

mouvements du compte pour exécuter la fonction de lettrage.

A Rappel :

Les fonctions s’exécutent même si les

consignes automatiques ne sont pas

cochées dans le compte.

Ces consignes sont utiles pour Lettrage

Chaîné (cf. 8.3 ci-dessous)






Livret 5


CONSULTATION

85

Sur plusieurs comptes depuis la Balance

Dans

Comptabilité -

Balance,

clic sur Lettrage

Auto.

Désigner les

critères de

lettrage

La fenêtre propose de lettrer :

Tous les comptes (lettrables)

Les Comptes sélectionnés

dans la balance au préalable

La Plage de comptes par Types

ou par Racines c’est-à-dire les

numéros de comptes

commençant par les caractères

souhaités

Ok

On peut désigner une ou plusieurs

racines ou plages séparées par virgule

(et) et/ou tiret (jusqu’à). Exemple : Les

comptes 41 jusqu’à 43 et les comptes 46

Cela fonctionne pour les comptes

alphabétiques.






Livret 5


CONSULTATION

86

B Les consignes de lettrage détaillées dans le sous-chapitre 8.1 ci-dessus

pourront être appliquées depuis la Balance sur plusieurs comptes.

Note : Le lettrage automatique peut s’appliquer sur les comptes n’ayant pas les

paramétrages de chaînage renseignés.

E Après sélection des lignes, la fonction Lettrage automatique est également

disponible par le clic droit et Lettrage automatique.

Lettrage Chaîné selon le paramétrage du compte

Le lettrage automatique du compte peut être programmé selon le paramétrage

déterminé dans les propriétés du compte.

Dans Paramètres – Comptes

généraux ou auxiliaires

Sélectionner le compte et

compléter l’onglet Option de

Lettrage

Cocher Lettrage Automatique

Chaîné coche toutes les

consignes sauf la dernière.

Les consignes de méthode de lettrage cochées seront appliquées successivement.

Exemple : Si le lettrage par pièces ne présente aucune possibilité, le lettrage combinatoire

est appliqué. Si toutefois le lettrage combinatoire n’est pas possible, c’est le lettrage sur

solde intermédiaire qui est tenté, etc.






Livret 5


CONSULTATION

87

C

Exemple : Lettrer les

mouvements du compte

CACMB

automatiquement.

Les propriétés du compte

indiquent les paramètres

de lettrage chaîné :

Dans Comptabilité –

Balance – Mouvements

du compte CACMB

Bouton Lettrage

Chaîné

E La fonction de chaînage est également disponible par le clic droit et Lettrage

automatique chaîné

F

Lettrage avec passage d’un

écart est laissé au choix du

collaborateur

A la création d’un

auxiliaire, les consignes de

lettrage ci-jointes sont

cochées par défaut






Livret 5


CONSULTATION

88

Délettrage automatique

Sur un seul compte

C

Exemple : Délettrer le lettrage

Ouvrir et afficher les mouvements du compte. Lettrage Auto puis Délettrage

automatique délettre automatiquement les mouvements. (Nul besoin de

sélectionner une ligne lettrée.)

La fenêtre d’option s’affiche :

Lettrage manuel : si coché le

délettrage concerne les

mouvements lettrés manuellement.

Lettrage automatique : le délettrage

concerne les mouvements lettrés

automatiquement.

Depuis le : date à laquelle les

mouvements ont été lettrés






Livret 5


CONSULTATION

89

E

Les colonnes affichées dans le compte peuvent montrer la méthode de lettrage qui

a déterminé le code lettrage. Par exemple : lettrage automatique par solde

E

On peut afficher également la Date système du lettrage pour connaître la date

à laquelle les mouvements avaient été lettrés. Par exemple : le 13/07/2015

Sur plusieurs comptes depuis la Balance

Dans

Comptabilité -

Balance,

clic sur

Lettrage Auto.

Puis

Délettrage

Automatique






Livret 5


CONSULTATION

90

La fenêtre propose de délettrer :

Tous les comptes (lettrables)

Les Comptes sélectionnés

dans la balance au préalable

La Plage de comptes par

Types ou par Racines c’est-à-

dire les numéros de comptes

commençant par les caractères

souhaités

Ok

On peut désigner une ou plusieurs

racines ou plages séparées par virgule

(et) et/ou tiret (jusqu’à). Exemple : Les

comptes 41 jusqu’à 43 et les comptes

46


alphabétiques.

Les critères de délettrage sont identiques à ceux décrits dans le chapitre délettrage

automatique sur un seul compte.






Livret 5


CONSULTATION

91

Bouton Solder Cette fonction permet de solder un écart de règlement au-delà du seuil de tolérance noté

dans Réglages.

C

Sélectionne

r l’écriture

concernée

et Solder

Renseigner le menu

Décocher

éventuellement Lettrer

les écritures

sélectionnées

A

Attention : L’option Ecritures

détaillées détaille le solde de

chaque écriture.






Livret 5


CONSULTATION

92

E On peut choisir le compte de contrepartie identique au compte que l’on solde.

Cela permet le lettrage partiel.

Fonction Réaffecter

Réaffecter permet de réimputer un ensemble d’écritures dans un autre compte.

A Les écritures doivent appartenir au même exercice.

Les périodes concernées ne doivent pas être à l’état Vérifié.

Les écritures lettrées ne peuvent être réaffectées.

C

Exemple : Réaffectation des écritures de règlement non lettrées du client

Monaco vers un autre compte client






Livret 5


CONSULTATION

93

Choisir le compte de destination

Uniformiser les libellés

Sélectionner les

écritures

Bouton Edition –

Uniformiser les libellés

Choisir Tous ou

uniquement ceux pré-

sélectionnés.

Mettre Première lettre

en majuscules.






Livret 5


CONSULTATION

94

Cocher Modifier le

champ Libellé

Exemple :

Rechercher une écriture

C Exemple : Recherche de tous les chèques émis sur HSBC






Livret 5


CONSULTATION

95

Rechercher les chèques émis sur CIC de 22 € à plus ou moins 1 euros près

Calcul du résultat comptable

Comptabilité - Balances

Les résultats des 3 derniers exercices apparaissent en permanence en bas de la liste des

comptes






Livret 5


LES EDITIONS

96

Les éditions






Livret 5


LES EDITIONS

97

Sauvegarder ses paramètres

d’impression

Il est possible d’enregistrer

plusieurs paramétrages

par défaut des

impressions.

Sélectionner les critères

d’impression puis sur

Modèle d’édition -

Nouveau.

Nommer le paramétrage

d’édition.

B

Ces paramètres d’impression sont propres à l’UTILISATEUR et ne sont pas vus

par les autres utilisateurs. Il est possible de revenir aux paramètres par défaut

à tout moment.






Livret 5


LES EDITIONS

98

La balance

La balance en mouvements

La sélection de la période : Affiche par

défaut le 1er et le dernier mois de l’exercice

comptable.

La sélection des comptes :

Tous les comptes (mouvementés),

les généraux et les auxiliaires.

La Plage de comptes par Types

Comptes Généraux : Balance des

comptes généraux (les comptes

généraux y compris les collectifs)

Comptes Fournisseurs : Balance

des comptes fournisseurs collectifs

avec option de sélectionner tous

les fournisseurs ou un seul collectif

fournisseur

Comptes Clients : Balance des

comptes Clients collectifs avec

option de sélectionner tous les

Clients ou un seul collectif Client

ou par Racines

c’est-à-dire les numéros de comptes

commençant par les caractères souhaités.

On peut désigner une ou plusieurs racines ou

plages séparées par virgule ( = et) et/ou tiret (






Livret 5


LES EDITIONS

99

= jusqu’à). Exemple : Les comptes 41 jusqu’à

43 et les comptes 46.


alphabétiques.

La sélection du paramétrage :

Niveau de totalisation

Permet d’obtenir une sous division des

comptes

1 = Rupture par classe (1, 2, 3, etc.)

2 = Rupture par radicaux de 2 chiffres (10, 11,

12, 13, etc) et ce jusqu’au niveau 5

Comptes non soldés uniquement

Permet d’obtenir seulement les comptes non

soldés de la période sélectionnée.

Comptes mouvementés uniquement

Permet d’obtenir seulement les comptes

mouvementés de la période sélectionnée.

Inclure les écritures de situation

En fonction des dates définies dans le module

DP. Colorer les soldes en sens inverse :

Les comptes au solde inverse de leur sens

normal sont colorés.

Page de garde

Une fois les paramétrages indiqués , Bouton « PDF » et l’état s’affiche :






Livret 5


LES EDITIONS

100






Livret 5


LES EDITIONS

101

La balance en soldes

Le paramétrage de l’édition est identique à celle de la balance en mouvements

La balance comparée

Le choix des périodes à comparer.






Livret 5


LES EDITIONS

102

La différence entre les exercices peut

être calculée en cochant Afficher les

variations

Variations relatives : écart en

pourcentage






Livret 5


LES EDITIONS

103

Le Grand livre

C Exemple : Editer le grand livre auxiliaire des fournisseurs non lettrés au

31/12/14 .

PDF






Livret 5


LES EDITIONS

104

A

Soient deux exercices

ouverts N et N+1 :

Pour que le grand livre de

N+1 affiche les bons

soldes, il faut choisir le

premier jour de l’exercice

N en période début.

Bouton Imprimante






Livret 5


LES EDITIONS

105

Le Grand Livre avec informations

annexes

Comptabilité - Etats

- Grand Livre

Ces paramètres du

Grand Livre

permettent d’éditer

des extraits de

comptes selon une

série de

paramétrages, de

critères de tri

spécifiques y

compris la

présentation et le

choix des colonnes.

Voir la FAQ : Comment éditer un Grand Livre

Autres options :

Grand livre par cycle

Grand livre en devise






Livret 5


LES EDITIONS

106

Grand livre en devise natif

Grand livre en quantité

Les balances âgées

Comptabilité - Etats - Balance

âgée

Périodes : sélectionner les

périodes successives à afficher

ou

préciser l’âge en nombre de

jours






Livret 5


LES EDITIONS

107






Livret 5


LES EDITIONS

108

L’export vers Excel

C Exemple : Exporter le Grand Livre auxiliaire du compte FEDF de janvier 2013 à

décembre 2014.

Choisir Enregistrer sous de préférence






Livret 5


LES EDITIONS

109

C Exemple : Exporter le Grand Livre des comptes 602XXX de janvier à juin 2014

avec les écritures de situation, en affichant les quantités.

La gestion électronique des

documents

L’enregistrement vers le centre d’échange (BOX)

Presser Génération PDF, dès lors que le document apparaît, bouton Enregistrer dans

‘Envoyés au Client’

L’enregistrement dans la GED

Presser Génération PDF, dès lors que le document apparaît, bouton Enregistrer dans La

GED






Livret 5


LES EDITIONS

110

Les éditions pour les profils 1

Les utilisateurs de

type profil 2 ont le

même accès aux

éditions qu’un

profil 3

Les profils 1 ont

un accès réduit

aux éditions

Un profil 1 ne

peut pas

enregistrer de

paramètres par

défaut.






Livret 5


SUIVI

111

Suivi






Livret 5


SUIVI

112

Comptabilité - Suivi

Le Suivi permet d’avoir une vue globale de l’avancement d’un dossier par mois et par

journal et aussi de gérer les accès du client à certaines périodes ou journaux.

Un double clic dans une cellule ouvre la saisie dans le journal et la période.

Le client (profil 2) peut indiquer lui-même avec le bouton spécifique qu’il a terminé sa

saisie sur un journal : Période terminée

Le

collaborateur

voit cette

information

dans le suivi






Livret 5


SUIVI

113

Passage d’une période en

« Terminée » Période terminée : Permet de bloquer l’accès aux utilisateurs externes (Ex. Clients du

cabinet). La période passe en orange. Les utilisateurs internes peuvent continuer à saisir.

Passage d’une période en

« Vérifiée » Période vérifiée : Permet de bloquer l’accès aux utilisateurs internes et externes (Cabinet

et Client).

La période passe en rouge.

Suppression des écritures

Une suppression par

journal et période est

possible via cette

fonction






Livret 5


SUIVI

114

Sélection des

paramètres

de la

suppression

3 options sont disponibles concernant le lettrage et le pointage :

Suppression si et seulement si aucun lettrage/pointage détecté : dès lors

qu’une écriture a été pointée ou lettrée, la suppression des écritures est annulée

Suppression des écritures non lettrées/pointées uniquement : si une écriture

a été pointée ou lettrée, elle sera ignorée lors de la suppression, les autres

écritures seront supprimées

Suppression des écritures lettrées/pointées et non lettrées/pointées : toutes

les écritures de la période seront supprimées et si elles sont lettrées ou pointées,

elles seront délettrées et dépointées.

Voir la FAQ : Comment supprimer des écritures d’un journal ?

Validation des écritures

Dans le cas où l’utilisateur souhaite valider une période de saisie, pour figer les écritures

au sens défini par les exigences du Fichier des Ecritures Comptables, sélectionner la

période et le journal et presser Validation des écritures.






Livret 5


SUIVI

115

A

Il est inscrit de manière définitive et irréversible une date de validation, stockée

puis reportée dans le fichier FEC lors de sa production.

Le champ d’application court obligatoirement du début de l’exercice jusqu’au

dernier jour de la période sélectionnée






Livret 5


SUIVI

116

Unitairement, une écriture (ou plusieurs sélectionnées) présente dans un journal peut

être validée :

Sélectionner

Clic droit






Livret 5


LES OUTILS DE RESTRUCTURATION DU DOSSIER

117

Les outils de restructuration

du dossier






Livret 5



118

Uniformiser la longueur des

comptes En cas de longueur différente entre les réglages et la longueur effective des comptes, il

est possible d’uniformiser la longueur : Comptabilité - Paramètres – Comptes –

Maintenance – Uniformiser la longueur des comptes ;

Le passage d’un plan de

compte de 6 caractères

à 8 caractères ne pose

pas de problème

particulier : Le

programme rajoutera

deux « zéros » à la fin

de chaque compte

numérique.

A l’inverse, le passage d’un plan de comptes de 8 à 6 caractères ne pourra s’effectuer s’ils génèrent

des comptes « doublons ».

Gestion des centralisateurs Un compte coché centralisable permet d’éditer un solde mensuel pour ce compte.






Livret 5



119

Cocher le compte comme étant

Centralisable.






Livret 5



120

Edition du

grand livre

AVEC la

coche

Centralisabl

e

Edition du

grand livre

SANS la

coche

Centralisabl

e

Modification en série

Comptabilité – Paramètres – Comptes (Généraux et Collectifs ou Auxiliaires)

Cette opération peut s’effectuer sur les

comptes généraux ou sur les comptes

auxiliaires par la fonction Maintenance –

Modifier en série.

Elle permet d’appliquer en une seule fois un

paramétrage identique à plusieurs comptes.






Livret 5



121

Sélectionner

les comptes à

modifier

B Il est nécessaire de sélectionner 2 comptes minimum pour effectuer la

modification en série.






Livret 5



122

Clic sur Maintenance –

Modifier en série

La fenêtre de paramétrage

s’ouvre.

Cocher le champ à modifier et

définir la valeur attendue

Puis Ok

Confirmer la

modification en

cliquant sur Oui

Un message de fin de traitement

indique la réussite de l’opération






Livret 5



123

A

Certaines natures de

comptes ne permettent pas

la modification de certains

paramètres Exemple : Il est

impossible de lettrer des

comptes 6.

Dans ce cas, un message

informe que l’opération est

impossible.

Exemple :

La suppression de la consigne

de lettrage est impossible si

des écritures ont été lettrées.






Livret 5



124

Transformer un compte général

numérique en auxiliaire


généraux et collectifs :

Se positionner sur le

ou les comptes qui

doivent devenir

auxiliaires.

Clic sur Transformer en compte auxilaire

Sélectionner le collectif puis faire OK






Livret 5



125

B

La transformation est active selon la catégorie du compte général :

Catégorie du compte général Transformation en auxiliaire

Comptes d'immobilisations Impossible

Comptes de banque Impossible

Comptes de caisse Impossible

Comptes de T.V.A Impossible

Organismes sociaux Impossible

Etat et collectivités Impossible

Comptes collectifs Impossible

Comptes de charges Impossible

Comptes de produits Impossible

Autres comptes Possible (1)

(1) Sauf si le compte est de

racine 12.

Sauf si le compte est de racine 14, 28, 29 ET que ce compte est

utilisé dans le module immobilisations.

Sauf si le compte est de racine 421, 425, 427 ET que ce compte

est utilisé dans le module paie.






Livret 5



126

Passage d’un compte général à un

compte collectif


compte qui doit devenir

Collectif

Sélectionner la nature des auxiliaires

puis Ok.

B Cette opération est possible pour les comptes généraux non

mouvementés dans la vie du dossier.

Fonction renuméroter

Sélectionner le compte à

renuméroter






Livret 5



127

Saisir le nouveau numéro puis Ok.

Les règles de

renumérotation sont

strictes du fait des

contraintes de générations

du « Fichier des Ecritures

Comptables » (FEC)

Passage d’un compte auxiliaire à

un compte général


auxiliaires Se positionner

sur le ou les comptes

auxiliaires.

Clic sur Transformer en

compte général






Livret 5



128

B

Cette opération n’est possible que pour les comptes auxiliaires numériques.

La transformation est active en fonction de la nature du compte auxiliaire.

Nature du compte auxiliaire

Transformation en compte

général

Client Possible (1)

Fournisseur Possible (2)

Salarié Possible (3)

(1) Sauf si le compte est utilisé dans le module devis/facture ou gestion interne

(2) Sauf si le compte est utilisé sur une fiche immobilisation du module

immobilisation

Sauf si le compte est utilisé sur un document mis en BOX, dans les Pièces

Comptables

(3) Sauf si le compte est de racine 421, 425, 427 OU que le compte est utilisé dans le

module de paie

Modification du compte collectif

d’un auxiliaire

Sélectionner le ou les

comptes auxiliaires puis clic

sur

Modifier le compte

collectif.






Livret 5



129

Renseigner le nouveau compte collectif

et valider.

Activer la saisie de quantité


(ou les comptes) sur

lesquels on veut

saisir des quantités

Choisir l’unité

Indiquer si la saisie

sera obligatoire

OK






Livret 5



130

Transfert Pièce et Réf Pièce

Cet outil permet de permuter les

valeurs saisies dans les zones

Pièces et Réf. Pièce.

L’échange peut fonctionner sur

les mouvements sélectionnés,

ou plus largement sur le journal

et la période, ou globalement sur

l’exercice






Livret 5



131

Changer le sens normal Cette fonction permet de modifier le sens

normal d’un compte général, collectif ou

auxiliaire pour définir si celui-ci est en

principe débiteur ou créditeur.






Livret 5


LA CLOTURE ET LES EDITIONS DEFINITIVES

132

La clôture et les éditions

définitives






Livret 5



133

Clôture Exercice -

Clôture

définitive

Se

positionner

sur

l’exercice à

clôturer

La vérification est faite des utilisateurs

présents sur l’exercice à l’instant de la

demande de clôture

Presser Déconnexion dans 5 minutes

Un message est reçu par John Smith

l’invitant à se déconnecter

Le cas échéant presser Déconnexion

immédiate






Livret 5



134

Indiquer si les à-nouveaux doivent

être générés ou non

A 2016 est maintenant un exercice clos.

2017 contient un journal d’à-nouveaux alimenté et en lecture seule.

Les auxiliaires non lettrés sont listés avec dans le libellé la date de la pièce

d’origine ; le numéro de la pièce d’origine est conservé.

B Toutes les périodes passent en « vérifiées » lors de la clôture.

Un utilisateur de type profil 4 peut déclôturer N-1 (Cf. Livret Administrateur).

Editions définitives

Les éditions définitives peuvent être faites avant ou après clôture de l’exercice

Les fichiers PDF sont stockables dans

GED / Comptabilité en bas de l’arbre de

GED.

Modifier leur emplacement avec un

glisser / déplacer.

Ils peuvent également être stockés

dans la BOX Envoyés au Client






Livret 5



135






Livret 5


IMPORTS

136

Imports






Livret 5


IMPORTS

137

Il existe des outils d’imports :

De balance

De Grand Livre

De Plan Comptable

De coordonnées bancaires

Ces outils sont détaillés dans le Livret 7 – Comptabilité Surveillance et Révision et dans le

Livret 17 Imports

Comment utiliser l’assistance ?

Accéder à l’assistance

https://docs.google.com/file/d/0ByIPWQNkTMzSYXFuZXNSUVNmWWM/edit

http://crm.ibizasoftware.fr/














Documents

Comptabilité Dossier Tenue