Congo République DémocratiqueCongo République DémocratiqueProgramme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture Programme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture

Kinshasa, 28 février – 3 mars 2011

Apprécie l’’état d’avancement des activités du projet

N’est pas un exercice de police

Deux missions de supervision et deux missions de suivi par année pour: Mise en œuvre du projet avec

efficacité, efficience, et pour produire un IMPACT

Atteinte des objectifs du projet (et s’ils sont toujours valides)

Identification des problèmes et mesures correctives/ajustements

Appui pour la mise en œuvre: former et renforcer les capacités de l’UCP

Equipe de Supervision Equipes Pays Rome et RD Congo CPM et équipe consultants Partenaires du projet (institutions

nationales concernées, co-financiers, UCP, opérateurs partenaires, groupes cibles et unité d’appui à la mise en œuvre du portefeuille des projets du FIDA en RD Congo)

Avant la mission - SE PREPARER A L’AVANCE! C’est 50% du travail effectué avant de se rendre sur le terrain

Rôles du CPM Préparer les TDR, recruter les

consultants Confirmer les dates de mission et

notifier le Gouvernement et les institutions clefs

Logistique de terrain, collecte et transmission des documents clefs aux consultants (PTBA, PPM, rapports d’activités, états des décaissements, etc.)

Rôles du Projet Envoyer documents clefs au CPM Finaliser agenda mission Etat sur comptes spécial et

désigné Suivi recommandations rapport

audit Ebauche annexes Aide-Mémoire

Objectif: Revue des forces, faiblesses, améliorations requises: Stratégie générale du projet et ses objectifs Etat d’exécution des activités, résultats et

l’IMPACT

Procédures et programmation: Visites: sites à problème et sites à résultats

positifs Réunions: population, agents techniques &

opérateurs Comparer conclusions rapports d’activités

avec situation sur terrain Encourager échanges interactifs sur l’impact,

les contraintes et solutions Encourager les bénéficiaires à parler: éviter

que le projet/opérateurs parlent à leur place

Objectifs: Réunion individuelle avec le projet et les

opérateurs partenaires pour une meilleure prise en compte des leçons tirées des visites sur le terrain

Identifier et documenter les forces et faiblesses de chaque volet

Proposer l’ensemble des améliorations et le calendrier de mise en œuvre des recommandations

Paragraphes synthétiques préparés par chaque consultant, avec annexe technique pour AM

Chef de mission consolide l’Aide Mémoire

Manuel des procédures administratives, financières et comptables

Manuel de gestion des fonds de développement à la base/manuel des opérations du projet

Structure organisationnelleStructure organisationnelle

Inventaire

Contrôle des véhicules

Assurance des actifs

Gestion des actifs immobilisésGestion des actifs immobilisés

Exécution du PTBA en cours Exécution des PTBA consolidés Appréciation du taux d’exécution

moyen par rapport à l’indicateur de performance d’exécution du PTBA

Gestion du PTBAGestion du PTBA

Processus de passation de marchés et contractualisation

A posteriori et PPM, fiches de suivi et registre de contrats

Tableaux de contrôle d’exécution physique et financière des contrats

Gestion du PPMGestion du PPM

Effectif, mouvement, évaluation du personnel

Renforcement des capacités

Gestion du personnelGestion du personnel

Performance de la mobilisation des fonds (registre des DRF/DPD)

Performance financière par bailleur et par composante

Décaissement des fonds du don (Tableau 3C, DTS)

Reconstitution du CS ou désigné et revue des ECD

Etat du fonds de contrepartie et de la contribution des bénéficiaires

Mise en œuvre des fonds de développement à la base

Gestion financièreGestion financière

Etats synthétiques mensuels Fonctionnement du CS et des états de

rapprochement bancaires + analyse des comptes

Tenue documents comptables et classement

Calendrier clôture annuelle comptes + élaboration audit

Revue de conformité avec AF

Gestion comptableGestion comptable

Vérification de la qualité du système comptable et des contrôles internes

Vérification ponctuelle de la documentation relative aux ECD

Vérification de la passation des marchés non soumis a priori à revue/examen

Vérification du respect des recommandations de l’audit

Conclusion mission avec équipe de supervision pour: Partager l’évaluation globale de mise en œuvre du

projet Revue des résultats, contraintes et améliorations

requises pour chaque volet Vérifier la pertinence globale recommandations

Revue détaillée de l’AM avec la direction/ les experts techniques du projet pour clarifications etcommentaires

Feedback auprès des institutions clefs: Ministère des Finances et Ministères techniques Co-financiers, UCP, opérateurs clefs

Rapport de supervisionFormat standardisé (9-12 pages)

Introduction Evaluation générale de la mise en

œuvre Activités et résultats Evolution de la mise en œuvre du

projet Aspects fiduciaires Durabilité Autres Conclusion

Rester succinct et précis pour : AM soit lu Permettre une discussion de fond

pendant la restitution

Appendices et annexes: Synthèse sur l’état et les caractéristiques du projet Synthèse des actions à mener et les calendriers

convenus Performance financière par bailleur, catégorie et

composante Respect des conventions et de l’AF Évolution physique au regard du PTBA, surtout

indicateurs SYGRI Cadre logique mis à jour (évolution par rapport

aux cibles) Gestion des savoirs: apprentissage et innovation Annexe I : Rapport technique Annexe II : Complémentaires, demandées par la

mission

La Lettre de la Direction: Envoyée aux autorités par le Directeur de la

Division Synthétise principales actions à prendre

Initiée par le Gouvernement (FIDA comme cellule d’appui)

Revue complète du projet à mi-parcours pour:

Ajuster la formulation et le cadre initial (quel est l’impact des changements de circonstances et de l’environnement sur la mise en œuvre?)

Laisser tomber ce qui ne marche pas et ne peut probablement pas être amélioré (être flexible)

Nécessité de modifier l’AF (moment le plus opportun)

DébutDébut AchèvementAchèvementRevue à

Mi-Parcours

A tout moment (souvent après la mi-parcours), sur demande officielle et justifiée du Gouvernement:

Réaffectation des ressources du don parmi les catégories ou le montant non alloué

Extension de l’éligibilité des ECD

Augmentation en % de financement

Création/réduction des zone(s) du projet, composantes ou catégories

Prorogation de la date d’achèvement et de la date de clôture du don

Augmentation du niveau d’affectation autorisée

Sur sollicitation du Gouvernement, le FIDA peut accorder l’extension si: consentement de toutes les parties à un effort concerté pour aborder les

questions relatives au retard le projet reste viable l’engagement des emprunteurs demeure fort

Récemment, quelques demandes de prolongation n’ont pas été approuvées

DébutDébut Mi-parcours

Mi-parcours AchèvementAchèvement