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conservation sécurisée des archives électroniques publiques11/04/23
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conservation sécurisée des archives électroniques publiques11/04/23
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17 octobre 2012: L’ALPI obtient l’agrément de tiers-archiveur du Service interministériel des archives de France (arrêté publié au journal officiel).
2013: ouverture du service aux collectivités adhérentes qui le souhaitent.
Information récente
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La genèse du projet
Production d’une grande quantité de documents (papier et numérique) par les collectivités,
Évolution des technologies et développement de l’administration électronique, de la dématérialisation des actes, de la chaîne comptable…
Accroissement des flux électroniques avec le développement des plateformes dématérialisées,
Risques de pertes des données si on ne fait rien rapidement,
Il n’existait pas encore de plate-forme d’archivage électronique intermédiaire des documents pour les collectivités
Le Projet
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Obligations des collectivités
La réglementation en vigueur oblige les collectivités à conserver dans des conditions optimales les documents produits ou reçus par elles. L’article 1421-1 du CGCT et les articles L.212-6 et L.212-6-1 du Code du Patrimoine stipulent en effet que « Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur. Les groupements de collectivités territoriales sont également propriétaires de leurs archives et sont responsables de leur conservation et de leur mise en valeur. »,
Obligation pour les collectivités de conserver les documents dématérialisés produits ou reçus dans les mêmes conditions que les papiers : la règlementation est la même,
De plus, l’article 5 de la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives prévoit la possibilité pour les collectivités d’externaliser les documents intermédiaires dans certaines conditions. Rappel des obligations des collectivités quant à l’archivage
Le Projet
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La plate-forme peut: Accueillir, traiter, conserver et communiquer les archives (nativement ou
non) numériques produites par les institutions publiques landaises, Permettre une certaine automatisation des tâches ainsi qu'une meilleure
sécurité de la conservation (DUA, sort final...).
La plate-formeARCHILAND
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Les principales fonctionnalités
le dépôt de documents émanant de divers circuits, la consultation en ligne, le suivi et la traçabilité, l’indexation et/ou la classification, application DUA, sort final, l’accès, le contrôle et le partage, le stockage et la gestion, la sécurisation des flux d’archivage, la signature électronique, l’horodatage.
La plate-formeARCHILAND
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Cycle de vied’une archive
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La plate-formeARCHILAND
Flux dématérialisés * ACTES, HELIOS, Marchés publics, Paye
Applications métiers* Ex : Gestion du courriers, des actes administratifs, etc.
I-Parapheur*
Dépôt direct GED
* Webservices
SAE - ARCHILAND
GED
Tableau de gestion
DUA automatiquement appliquée selon le type de
document.
SAE
SAE
INTERMEDIAIRE
DEFINITIF
GED prépare au tri des archives avant transfert
Conformité SEDA
Conformité SEDA
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La Gestion électronique des documents (GED)
La GED représente l'utilisation de moyens informatisés pour l'ensemble de la gestion d'un document électronique (fichier texte, fichier tableur, image, vidéo, fichier audio etc.).
L'objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents de la collectivité, qu'ils soient structurés (bases de données, XML, etc.) ou non (HTML, etc.) afin d'être en mesure de gérer leur cycle de vie, de leur création à leur destruction.
Elle pourra être utilisée en dehors du cadre d’archiland, par exemple dans la mise à disposition de fichiers lors de la réalisation de projets, avec des structures extérieures (par droits d’accès), …
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L’I-parapheur
L’i-parapheur est une reproduction du parapheur papier tel qu’il existe aujourd’hui. C’est un outil permet aux responsables de valider/viser/signer électroniquement des documents.
L’i-parapheur pourra être utilisé dans le cadre du protocole HELIOS mais aussi pour les documents ayant besoin d’un circuit de validation.
L’i-parapheur a été développé sur le socle d’ALFRESCO.
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ASAL@E
Asal@e est l’applicatif qui gère les archives intermédiaires et définitives (de façon indépendante). Cette application est basée sur le modèle OAIS (norme archivistique internationale) qui a permis de construire la norme en vigueur en France, le SEDA (Standard d’Echange de Données pour l’Archivage). Ce modèle est le garant de la bonne organisation et conservation des archives. C’est la plate-forme PROBANTE.
Les 5 grandes fonctions de ce modèle :• La fonction « versement »• La fonction « stockage »• La fonction « gestion des données descriptives »• La fonction « communication, consultation, restitution »• La fonction « administration »
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L’infrastructure
Schéma du réseau La plate-formeARCHILAND
Sauvegarde à distance
Salle blanche du Conseil général des Landes
GEDSAEISAED
Salle blanche sur le site de la maison des communes
GEDSAEISAED
Réplication en temps réel
Site 1 Site 2
Site 3
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L’adhésion au service
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Comment utiliser Archiland
En adhérant :Obligatoirement au service proposé par l’ALPIFacultativement aux services proposés par le CDG et son service
d’archives
Une convention sera signée avec chacun de ces servicesUne délibération devra être prise
Si la collectivité ne souhaite pas se faire accompagner par le service archives du CDG, elle devra gérer seule ses archives
et leur contrôle.
L’adhésion au service
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Après adhésion
- Rencontre avec la collectivité pour mettre en place l’archivage électronique• les agents concernés• définition de leurs rôles dans le cadre de l’archivage électronique
• dans la GED• dans asalae
• les usages de la GED• les formats• la PA (politique d’archivage)• les accords de versement• etc.
-Plan de classement
-Formation aux outils: GED et asalae• des référents• des agents les plus concernés
L’adhésion au service
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ALPI – Tiers Archiveur - Opérateur d’archivage
Stockage numérique
Maintenance technique du système
Pérennité et intégrité technique
Administration du système
Assurer la reprise et la continuité du service
Sécurité et protection des données et du système
Assurer la conformité du système
L’adhésion au service
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Service archives du CDG
Avant dépôt sur la plate-forme Contrôle de conformité des documents Vérification du respect des normes d’identification préétablies Conseils Validation avant signature électronique et transfert
Après dépôt sur la plate-forme Vérification de la DUA Établissement des bordereaux d’éliminations Transmission au Archives départementales Strict respect des instructions du SIAF…
L’adhésion au service
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La conduite aux changements
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Changement possible dans l’organisation de travail ; de nouvelles habitudes seront à prendre.
La conduite aux changements est fondamentale dans ce type de projet et nous vous aiderons dans votre démarche.
Penser archivage dès la création des documents
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M. Renaud LAGRAVE
e-@dmin
M. Guillaume [email protected]
Les contacts
M. Roger [email protected]
CDG 40
Archives départementales
M. Jacques [email protected]