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MEDIADIX - Techniques documentaires et gestion des médiathèques - Cours d’action culturelle et médiation numérique – Cours 2 : Construire une politique d'action culturelle en médiathèque /Construire une programmation annuelle

1 R. Fofana-Sevestre et C. Fofana 2014/2015

Cours 2 : Construire une politique d'action culturelle en

médiathèque /Construire une programmation annuelle

1 Introduction ........................................................................................................................................................... 2

1.1 Retour sur les définitions ................................................................................................................................. 2

1.2 Pourquoi développer une politique d'animation ? ........................................................................................ 2

1.3 Les objectifs du cours 2 .................................................................................................................................... 3

2 Définir sa politique d'action culturelle ................................................................................................................. 3

2.1 Définir le cadre stratégique ............................................................................................................................ 3

2.2 Définir le contexte/Connaître son environnement ........................................................................................ 4

2.3 Définir ses objectifs .......................................................................................................................................... 4

2.4 Définir ses moyens ........................................................................................................................................... 5

.2.5 Définir des critères d'évaluation de la politique menée ............................................................................... 6

3 Préparer sa charte d'action culturelle ................................................................................................................. 7

3.1 Quels contenus? ............................................................................................................................................... 7

3.2 Quelques exemples .......................................................................................................................................... 7

4 Formaliser les partenariats ................................................................................................................................... 8

5 Construire sa programmation annuelle .............................................................................................................. 9

5.1 Définir l'armature de sa programmation ...................................................................................................... 9

5.2 Comment structurer ses animations ? ......................................................................................................... 10

5.3 Recenser et suivre les projets : la fiche projet ............................................................................................. 11

5.4 Définir l'organisation de l'année .................................................................................................................. 14



1 Introduction

Dans le cours 1 , nous avons tracé les contours de l'action culturelle en médiathèque :

en vous proposant des définitions des concepts clés que sont l'animation, l'action et la médiation culturelle en

précisant les enjeux de l'action culturelle

et en rev enant sur l'histoire d'un modèle de dév eloppement de l'action culturelle en médiathèque à travers l'exemple français.

Quelques rappels et précisions s'imposent.

1.1 Retour sur les définitions

La distinction entre animation et action culturelle est subtile mais extrêmement importante. Il ne s'agit pas d'une opposition complète

et toutes deux concernent bien la même activité qui est l'organisation de manifestations. La différence réside dans la mise en

perspective de l'activité qu'est l'animation:

L'animation culturelle, c'est faire de l'animation au sens le plus simple du terme.

C'est la dimension de base et la réalité quotidienne de tous : la simple pratique de la

programmation et de l'organisation d'événements au jour le jour. En schématisant, on

pourrait parler d'une simple juxtaposition d'animations qui sont chacune pensée

indépendamment des autres.

En introduisant une réflexion sur les publics, sur le rôle du bibliothécaire en tant que

médiateur et sur le rapport aux collections, l'animation culturelle en tant qu'activité

devient médiation culturelle.

Quand le recul est encore plus important sur l'activité du quotidien, quand les

animations sont pensées comme un tout cohérent, en prenant en compte la politique

générale de l'établissement, l'animation culturelle s'inscrit dans une véritable stratégie

av ec un cadre et des objectifs définis : on peut alors parler d'action culturelle.

En résumé, l'action culturelle est l'aboutissement d'une réflexion sur l'activité de créer et

programmer des animations dans un établissement pour lui donner plus de sens, de

cohérence et de lisibilité.

1.2 Pourquoi développer une politique d'animation ?

On peut en effet s'interroger sur l'intérêt de l'action culturelle : pourquoi tenter de structurer son activ ité d'animation (surtout si elle

rencontre du succès) en action culturelle autrement dit en v éritable politique d'animation ? Nous ne citerons ici que trois raisons

essentielles :

Donner du sens et de la cohérence : l'action culturelle repose sur la définition d'un cadre avec des objectifs et des moy ens

clairement posés. Ce cadre devient un outil pour décider des animations à programmer ou pas. A l'inverse, pour les organisateurs

tout comme pour le public, le simple enchaînement d'animations, sans coordination, peut laisser une impression de flou, de



répétition v oire d'incohérence ou d'illégitimité : ainsi, la programmation d'un festival de cinéma en médiathèque ne v a pas

forcément de soi pour tous. Présenter la médiation autour des collections audiovisuelles comme une mission de la médiathèque et

préciser les objectifs du festival est un moyen de justifier son existence et donc de le pérenniser. Enfin, il est également plus facile

de motiver les collègues et/ou les partenaires sur des bases claires et lisibles pour tous.

Faciliter la programmation et l'organisation des événements au quotidien : l'action culturelle a aussi une dimension

pragmatique car elle vise à éviter de s'interroger à chaque action sur les principes, en définissant en amont et de manière pérenne

les éléments de base pour l'ensemble des animations dans un établissement. En ayant une organisation des animations plus

cohérente donc plus lisible, c'est la communication qui est aussi facilitée.

Mieux se positionner dans son contexte : Enfin, le travail en partenariat réclame de pouvoir définir son action et de se

positionner : en ayant une politique dont les principes sont clairement exprimés et connus de tous, il est plus aisé de construire des

relations de travail durables. Ainsi, dans le même esprit, développer une action culturelle, qui tente de prendre en compte toutes

les dimensions d'un établissement, c'est aussi prendre de la hauteur et réinscrire son action en médiathèque dans un cadre plus

général. C'est aussi parfois se rendre compte de moyens ou de possibilités jusqu'alors insoupçonnés en identifiant des partenaires

ou en gagnant des moyens supplémentaires par une meilleure coordination des efforts.

1.3 Les objectifs du cours 2

Nous souhaitons vous aider et vous accompagner pour mettre en œuvre une réflexion débouchant sur la

transformation de votre activité d'animation en véritable action culturelle. Cette deuxième partie de cours aura

donc pour objectifs de :

Vous proposer une méthodologie pour préparer dans un premier temps une v éritable politique d'action culturelle et dans un

second temps une programmation;

Vous présenter des outils et des exemples à adapter et utiliser.

2 Définir sa politique d'action culturelle

La politique d'animation de la médiathèque s'inscrit nécessairement dans la politique globale de l'établissement. Mais elle s'inscrit

également dans un projet culturel plus large défini au niveau du territoire qu'elle dessert. Il est donc nécessaire avant de se lancer

dans un projet d'action culturelle d'avoir répondu à la question suivante : quelles sont les orientations de la politique

culturelle indiquée par la tutelle pour le territoire qui nous concerne ?

2.1 Définir le cadre stratégique

La réponse à cette question permet de définir clairement le rôle et les missions de la bibliothèque dans son environnement et

de vérifier que les grandes orientations et les stratégies de votre établissement tiennent compte de ces éléments de cadrage.

En ce qui concerne les Alliances françaises et les Instituts français, on retient généralement trois missions principales:

Proposer des cours de français, en France et dans le monde, à tous les publics,

Mieux faire connaître la culture française et les cultures francophones, dans toutes les dimensions,

Fav oriser la diversité culturelle en mettant en valeur toutes les cultures.



Vous trouverez des précisions sur la politique culturelle extérieure de la France sur le site internet de France Diplomatie et

bien sûr sur le site de l'Institut français.

2.2 Définir le contexte/Connaître son environnement

La définition de la politique d'action culturelle doit également prendre appui sur une connaissance fine, objective et juste du

contexte local, de l'environnement socio- culturel auquel appartient la médiathèque.

Les questions que vous serez donc amener à vous poser sont les suivantes:

Quels sont les publics à servir ? La politique des publics de la médiathèque s'inscrit dans l'environnement

géographique, économique, social et culturel. Une analyse de la situation économique et socio- culturelle à l'échelle du

territoire est indispensable. Elle devra v ous permettre de connaître la population pour adapter au mieux v os propositions :

catégories socio- professionnelles, démographiques, ni eau d’éducation et de culture, pratiques culturelles, chômage...

Vous pourrez trouver ces éléments auprès de v os collectivités locales ou des agences statistiques nationales.

Ce premier état des lieux sera bien sûr complété par des éléments de bilan interne à v otre établissement : étude

qualitative et quantitative des publics et non publics de la bibliothèque, enquête sur les usages de la médiathèque

(prêt, fréquentation, accès à internet...). Si votre bibliothèque n'a jamais fait l'objet d'une étude de public, v ous

pourrez établir un projet d'étude en suiv ant la méthodologie proposée dans cette fiche pratique:

http://www.enssib.fr/bibliotheque- numerique/documents/1 755- mener- une- etude- de- publics.pdf

Quels sont les partenaires existants/potentiels ? Répondre à cette question suppose que connaissiez bien le

contexte local : principales activités et structures culturelles, axes de dév eloppement majeurs choisis par les acteurs de la

région dans leur diversité... Cela implique également que v ous sachiez dans quels réseaux s'insère la médiathèque

(territoriaux, de promotion ou de collaboration). Enfin, il ne faut pas oublier ici d'identifier les partenaires financiers

éventuels en fonctions des différentes actions menées par la médiathèque (entreprises, pouvoirs publics, autres structures

culturelles pour une co- production...).

Quels agendas faut- il prendre en compte ? Quels sont les événements existants auxquels se rattacher ?

En matière d'action culturelle, vous devez pouvoir évaluer dans quelle mesure ces partenaires ne pourraient pas être

également des concurrents. Il v ous faut bien connaître les autres programmations culturelles ayant cours sur le territoire

afin de ne pas les subir mais de les compléter ou de v ous y associer pleinement pour “créer une sy nergie entre les différents

évènements et les partenaires” (Voir Guide de l'animation culturelle” page 6). Ainsi, v ous serez à même de définir

clairement les objectifs de v otre politique d'action culturelle et v ous lui donnerez une réelle identité. Par ailleurs, votre

tutelle peut exiger de v ous que v os animations s’inscrivent dans le cadre de manifestations nationales, à l’échelle du réseau

ou dans le cadre de commémorations internationales. Ce sont des éléments dont il vous faudra tenir compte au moment de

construire votre programmation.

2.3 Définir ses objectifs

La politique d’action culturelle doit donc s’appuyer sur l’ensemble de ces éléments de diagnostic et rappeler les exigences qui

président à la programmation culturelle dans votre établissement. Elle priorise donc les objectifs généraux (les finalités) définis

dans le premier cours et précise les objectifs opérationnels (les actions à mener pour atteindre ces finalités) et ce afin de

fav oriser la cohérence et la lisibilité des actions.

Ceux- ci vont concerner :

les publics/quartiers à toucher,

le lien avec les collections,

le type de manifestations à mettre en oeuvre

les partenariats à dév elopper

le calendrier des animation

http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/1755-mener-une-etude-de-publics.pdf



2.4 Définir ses moyens

En matière d’action culturelle, il est parfois très difficile d’identifier les moy ens alloués aux projets. C’est pourtant une

étape nécessaire au bon “dimensionnement” de v os actions. De la réponse à la question “Quels sont les moy ens à notre

disposition ?” dépend en effet le type d’action que vous pourrez envisager de mettre en oeuvre, leur durée, leur localisation.

Il faut donc s’efforcer de répondre aux questions posées dans le tableau suiv

ant:

Moyens Questions Précisions

Humains

Existe- t- il une équipe dédiée à l’action culturelle ?

Combien de temps le personnel de la bibliothèque

peut- il dégager pour mener ce type d’action?

Quels aménagements sont à prévoir pour que cette action

soit possible?

Quelles compétences en la matière sont présentes

dans l’équipe?

Qui pourrait piloter ce projet ?

Qui pourrait mettre en place et suivre les partenariats ?

Qui prendra en charge la partie administrative du projet ? Demandes de dev is,

Rémunérations, contrats et

défraiement

Réception

Demandes de subv entions et autres

aides financières

Qui prend en charge la conception des supports

de communication ?

Techniques,

logistiques,

matériels

De quels locaux, installations pourrais- je disposer

pour développer les actions?

Quelles sont les contraintes liées à ces locaux?

Où trouver le matériel spécifique ? Matérial de projection :Vidéo-

projecteur, écran...

matériel d'exposition : grilles,

cimaises, v itrines...

Matériel de sonorisation

Matériel d'éclairage Qui peut procéder aux installations techniques et dans

quels délais?

De combien de chaises, tables, postes informatiques

dispose la médiathèque?

Aurais- je besoin d’un véhicule?

Quel est le coût des prestations ? Interv ention d'un auteur, d'une

troupe de théâtre, de conteurs,

Location d'une exposition



Financiers

Quel est le coût des frais de réception ?

Quel est le coût des défraiements (remboursement de

frais aux intervenants)

Frais kilométriques Nuits d'hôtel

Restauration

Quel est le coût des achats de matériels ? Décoration d'une salle

Fournitures pour une exposition

Quel est le coût des droits divers ? SACEM

Droits de projection publique Quel est le coût de la communication ? Graphiste Impressions Presse..

.2.5 Définir des critères d'évaluation de la politique menée

L'évaluation de la politique culturelle définie est elle aussi nécessaire. Pour cela, il est essentiel qu'en amont de sa mise en œuv re

pratique un certain nombre de critères d'évaluation ou d'indicateurs aient été établis. Ainsi, on évaluera la politique d'action culturelle

notamment en fonction des indicateurs suiv ants :

le nombre d'actions menées

le nombre de personnes touchées par les propositions

la div ersité des actions

la div ersité des publics

le nombre de conventions de partenariats passées ou le nombre de partenariats

le montant du budget consacré à l'action culturelle

le nombre et la nature des commentaires...

Cela suppose donc que les activ ités d’animation soient soumises à des év aluations régulières par le biais de grilles d’évaluation,

d’études de satisfaction, de sondages, de statistiques ou de tout autre moy en jugé approprié. Les résultats seront analysés et

confrontés aux objectifs énoncés par exemple dans une charte d'action culturelle.



3 Préparer sa charte d'action culturelle

La charte d'action culturelle pourrait être définie comme un document de formalisation de la politique culturelle que souhaite mener

une bibliothèque. Sa rédaction interviendra donc dans un second temps, lorsque la politique culturelle aura été clairement structurée.

La charte d'action culturelle v ise :

à rappeler les missions et objectifs de la médiathèque et à définir ses engagements en matière d'action culturelle.

Elle a donc pour v ocation de donner des repères lisibles de l'action de la médiathèque à destination des usagers, des

partenaires et des responsables hiérarchiques et tutelles des médiathèques ;

à aider au pilotage et à la coordination des actions en rappelant les grands principes d'organisation et de

structuration de la programmation culturelle et en clarifiant les méthodes de travail au sein de l'établissement ;

à donner une identité à l'action culturelle menée par la médiathèque au milieu dans un contexte parfois très

concurrentiel ;

à mieux associer les partenaires en explicitant la démarche de la médiathèque.

3.1 Quels contenus?

A minima, la charte dev ra donc comporter :

Une partie sur les missions: il s’agit d’énoncer clairement les missions de la bibliothèque en matière d’action culturelle. De

celles- ci v ont découler tous les objectifs énoncés par la suite.

Une partie sur les publics : la question des publics est un objectif majeur à préciser. La politique culturelle se définit en

fonction d'eux. On peut également préciser les cibles prioritaires de la politique d’action culturelle, s’il y en a (publics

empêchés, population défav orisée, etc.)

Une partie sur les thématiques privilégiées : la charte devra également év oquer les orientations thématiques retenues

dans le cadre de la politique d’action culturelle (signaler par exemple que la médiathèque a dév eloppé un fonds d'exception

ou un fonds spécialisé et la nécessité de les v aloriser dans le cadre d'animations)

Une partie sur les différents types d’animations : il s'agit ici de signaler et justifier la diversité des ty pes d’animations

proposées par la bibliothèque, si ce choix a été fait.

Une partie sur le partenariat : la charte permet de préciser le trav ail effectué av ec différents ty pes de partenaires et

d’expliquer la raison d’être de ces partenariats.

Une partie sur l’évaluation et la communication : ici, il faut rappeler comment la bibliothèque entend communiquer avec

ses usagers au sujet des actions qu’elle mène, et dans quelle mesure elle souhaite év aluer leur satisfaction et le succès de

l'opération.

3.2 Quelques exemples

Simple et concise mais complète et précisant bien le cadre général, l'ancienne charte d'action culturelle de la Bibliothèque

municipale de Lille (201 0) constitue un très bon exemple de formalisation de politique d'action culturelle.

La charte d'action culturelle de la médiathèque de Béziers permet de bien appréhender le rôle de la médiathèque dans son

territoire.



4 Formaliser les partenariats

Il a beaucoup été question de partenariats dans ce cours. Ceux- ci sont en effet essentiels à la réussite de v otre politique culturelle.

Mais leur efficacité dépend du respect d'un certain nombre de règles rappelées par le spécialiste de la question Philippe Cazeneuve:

Prendre le temps de connaître ses partenaires

Définir ce que chacun attend du partenariat

Intégrer dans les partenariats les différences de chacun

Formaliser le partenariat par une conv ention écrite

Ce dernier point est souv ent négligé et pourtant il est une v éritable garantie pour chaque partie : « on dit ce que l'on fait et on fait ce

que l'on dit ». La formalisation a donc pour but de préciser les obligations de chaque partenaire, de répartir les rôles et les

responsabilités, de se mettre d'accord sur les critères d'évaluation de l'action, et la mise en œuvre d'une évaluation commune.



5 Construire sa programmation annuelle

Dans tout établissement culturel qui propose des animations, les organisateurs sont confrontés au défi de la programmation culturelle.

Il leur faut construire un calendrier complet de manifestations et d'événements div ers en prenant en compte des dimensions très

différentes :

des éléments très pratiques : de quels moyens dispose- t- on ? De quels budgets, locaux, œuvres ou personnels dispose- t-

on ?

des enjeux plus théoriques : quels sont les thématiques que l'on souhaite aborder ? Quelles sont nos priorités en matière de

public par exemple ?

Vous l'avez déjà constaté, la programmation culturelle n'est pas une science exacte ou l'application de recettes. Il s'agit toujours

d'organiser, à partir d'un contexte donné et d'objectifs précis, les animations en un enchaînement cohérent et lisible pour tous, dans la

mesure du possible. Programmer des év énements, c'est donc allier souplesse et capacités d'adaptation pour créer un calendrier

général pour une période donnée mais aussi se ménager des espaces pour organiser des animations en fonction des besoins courants.

Si on ne peut donc pas vous proposer de manuel détaillé de la programmation culturelle, quelques conseils généraux peuvent être

énoncés :

une programmation culturelle doit être construite à partir de la politique d'animation définie pour

l'établissement. Il faudra donc bien se rappeler ses principes. Ainsi, les outils que v ous aurez dév eloppés tels que la

charte d'animation culturelle doiv ent ici v ous aider et serv ir de bases pour décider de programmer ou non une

manifestation.

Anticiper autant que possible et le plus tôt possible : plus v ous poserez d'éléments en amont, et plus v ous

serez à même de v ous organiser et de gérer les imprévus qui ne manqueront pas de se présenter. Commencer à prév oir

une année à l'av ance (n- 1 ) par exemple est une bon mode de fonctionnement. Pour équilibrer votre programmation et

ne pas être pris au dépourvu si une proposition intéressante se présente en cours d'année ou s'il v ous faut reporter une

manifestation, il faudra laisser des cases vides autrement dit prévoir une programmation aérée. De

même, organiser et porter des animations de qualité est lourd et très coûteux en temps comme en énergie et en argent.

Il vaudra mieux concentrer ses efforts sur quelques animations bien construites plutôt que surcharger son calendrier et

multiplier les actions mal conçues et très chronophages.

La programmation est un « work in progress » : programmer est un processus qui court tout au long de la

l'année. Votre calendrier subira nécessairement des ajustements en cours de route donc, s'il est nécessaire de poser des

bases solides, il faudra aussi pouvoir aménager des modifications et être préparé aux changements, parfois de dernière

minute.

A l'image d'une animation, la programmation aura 3 phases :

1. une phase de conception et d'organisation,

2. une seconde phase de réalisation, qui permet la mise en œuv re et l'organisation de chaque animation

3. une dernière phase d'évaluation de la programmation annuelle, bilan de toutes les animations menées dans

l'année

Le dernier chapitre de ce cours 2 évoquera la première phase tandis que les deux phases suiv antes seront en partie l'objet du

prochain cours.

5.1 Définir l'armature de sa programmation



Plusieurs éléments v ont constituer le cadre général de v otre programmation :

Le temps : le cadre temporel qui v ous permet de définir v otre calendrier. Généralement, en établissement culturel, les

programmations se construisent à l'année. Néanmoins, pour de très gros événements (festivals par exemple) ou des expositions à

louer, il faudra parfois s'organiser sur plusieurs années.

Des priorités d'action : en fonction de votre politique d'établissement et de votre politique d'action culturelle, v ous aurez à

décliner les priorités définies en priorités pour l'année. Par exemple, un public que vous souhaitez tout particulièrement toucher et

qui réclamera des actions ciblées ou une partie de v os collections (les bandes dessinées, les DVD, les romans peu médiatiques...)

que v ous aimeriez mettre en avant .

Les autres agendas et les partenariats : en tant que service dans v os instituts mais aussi en tant qu'établissement

dépendant d'une tutelle avec une politique culturelle définie, vous aurez également à prendre en compte des événements que vous

n'aurez peut- être pas choisis ou qui sont considérés comme incontournables donc obligatoires. Par exemple :

en déclinant de grands év énements culturels locaux ou français tels que le Printemps des Poètes ou la

Journée de laFrancophonie,

en vous inscrivant dans les grands manifestations de votre Institut ou Alliance

De même, le calendrier des partenaires sera également à prendre en compte pour définir la place dans v otre agenda des projets

menés en commun.

5.2 Comment structurer ses animations ?

Pour structurer votre programmation et la rendre plus lisible, il sera possible de coordonner les animations entre elles selon des axes

temporels et/ou thématiques.

L'importance de la périodicité : les animations régulières, autrement dit des rendez- vous calés sur une fréquence

importante (tous les semaines, ou tous les mois voire tous les ans à la même date par exemple), forment la trame de votre

programmation et sont des repères facilement identifiables pour votre public, par exemple grâce à un titre récurrent et si possible

accrocheur (ce qui n'empêchera pas de renouveler le contenu de chaque séance). A l'inverse, les animations ponctuelles ou

événementielles seront des animations en une séance et disposant chacune d'un contenu et d'un thème différent. Elles

permettront de renouveler continuellement votre grille de propositions. Animations régulières et ponctuelles sont indissociables et

toutes deux essentielles. Il faudra donc trouver un équilibre entre les deux, pour fidéliser le public autour de rendez- vous mais

aussi pouv oir attirer des nouveaux publics grâce à des propositions nouvelles.

Certains grands événements récurrents d'année en année sont aussi des animations structurantes et des

marqueurs puissants en termes de programmation : un festival littéraire ou musical, une foire aux livres ou le fameux spectacle de

Noël sont autant de points de repère d'une année sur l'autre, en offrant la possibilité de proposer chaque fois des contenus

différents.

Il sera également possible d'utiliser des axes thématiques ou « temps forts » pour coordonner v os animations. Cela permet

de les lier selon un thème commun (par exemple une conférence, une exposition et une lecture sur la guerre 1 91 4- 1 91 8) ou de

décliner les différents aspects d'un même thème (par exemple sur la santé, proposer un cy cle de débats qui év oqueront

successivement la diététique, les sy stèmes de soins et l'automédication).

On parle souvent de « saison culturelle » pour désigner l'ensemble de la programmation sur l'année d'un établissement mais ce

terme peut également désigner un semestre voire un trimestre qui sera la période de référence, notamment pour la

communication (avec la publication d'un programme par exemple). Une saison peut aussi être construite comme un temps fort,

avec une thématique commune pour toutes les animations, régulières comme ponctuelles, sur la période de référence. La

programmation de nombreux musées en est un exemple : elle est construite autour de quatre expositions annuelles qui sont

comme autant de temps forts.

A travers des thématiques ou des fréquences clairement exposées, l'idée est toujours de construire des axes de lecture de la

programmation qui soient simples et faciles à retenir. Il ne sera pas nécessaire de multiplier les thématiques ou de s'interdire des

animations hors thèmes. La règle première reste la souplesse, en s'adaptant toujours au contexte et aux moy ens à disposition



5.3 Recenser et suivre les projets : la fiche projet

Une programmation est une série de projets d'animations à construire et à mener. Mais bien souvent, les idées qui donneront

naissance à ces projets ne sont uniquement celles du responsable de l'action culturelle. La conception d'animations consiste bien

souvent en la capacité à réunir et à coordonner les idées qui peuvent émaner d'une équipe mais aussi de l'ensemble des acteurs d'un

établissement, de la tutelle voire de la rencontre avec des partenaires etc.

Il vous faudra donc recenser l'ensemble des envies et des idées de projets en amont et des outils tels que la fiche projet

peuvent vous y aider.

La fiche projet est un outil de formalisation à fonctions multiples. Il permet :

de noter vos idées d'animation en amont de la programmation et ensuite de faire du tri parmi celles- ci

d'assurer un suivi projet par projet

de pouvoir plus facilement les organiser entre elles

d'en faire le bilan et d'en garder une trace

Nous vous proposons ici un modèle, qui pourra être adapté en fonction de v os besoins et repris de projet en projet, d'année en année.

Il est div isé en plusieurs sections, suivant les différentes étapes d'un projet d'animation :

la fiche de proposition et d'identification du projet

la grille d'organisation et le rétro planning

la fiche bilan et évaluation

(Les parties organisation et bilan vous seront présentées dans les prochains cours)

FICHE PROJET ANIMATION

PROPOSITION ET IDENTIFICATION

Titre du projet

Il peut s'agir d'un titre provisoire

Thématique /Temps fort

Précisez ici si l'animation s'inscrit dans

une thématique ou dans une série

d'animation sur le même thème

Type d'animation

- conférence/atelier/projection ou cycle de

projections/exposition...

- Evénementielle ou régulière ?

Période ou date(s)

envisagée(s)(Nombre de séances

envisagées)

Responsable de l'animation Partenaires (si nécessaire)

Nom de l'intervenant et/ou de son organisme

ou association (si nécessaire)

Public(s) visé(s)

Présentation générale

- collections ou œuvres utilisées

- contenu de l'animation (résumé très

rapide)

Objectif(s) de l'animation

Définir en quelques phrases le but du

projet en termes de politique : quels

objectifs de la politique de

l'établissement tente-il de remplir ?



Lieu(x) envisagé(s) Budget envisagé

Il s'agit à ce stade d'une estimation pour

avoir un ordre d'idée du coût du projet

Les fiches projet seront débutées au moment de la programmation et ensuite à compléter au fil de sa mise en œuv re. Elles pourront

être accompagnées chacune d'un dossier qui reprendra v os documents de préparation et de suiv i : v os calendriers, les listes de

contacts, les listes d'oeuv res utilisées... La encore, il s'agit de v ous constituer une archiv e de v os animations, ce qui est le meilleur

moy en de prendre du recul sur le quotidien de l'animation et de pouv oir év aluer v os actions.

Pour plus de simplicité en év itant de multiplier les fiches inutilement, on pourra rédiger une seule fiche projet pour les animations

régulières en plusieurs séances ou les cy cles de conférences ou de projections.

5.4 Définir l'organisation de l'année

Construire et remplir votre calendrier de sy nthèse

Après avoir déterminé les principales animations qui composeront la base de v otre programmation annuelle, pour av oir une v ision

d'ensemble de celle- ci, un calendrier global est un outil pertinent.

Il v ous permettra :

de visualiser en un seul tableau l'ensemble de v os animations

de prendre la mesure de l'état de v otre programmation,

de vérifier que vous respectez v os priorités (en termes de publics,

de vérifier les équilibres (animations régulières/ponctuelles, entre les périodes, entre les contenus abordés...)

D

a

t

e

Type

d'animation

I

ntitulé

du

projet

Nom

du

référe

nt

Noms des

intervenants

Pu

blic

cibl

e

Public

touché

budge

t

total

In

situ

Hors

les

murs

Le modèle ici fourni pourra et devra être adapté à v os besoins. En utilisant les filtres de tri disponibles av ec v otre tableur, v ous

pourrez de plus classer les informations selon v os besoins :

en fonction du calendrier

des publics

des coûts...

Déterminer l'organisation pour chaque projet et les bases de la communication



Après avoir fait la synthèse de votre programmation, cette phase de conception se termine par la mise en place de l'organisation pour

chaque projet. Il vous faudra donc déterminer :

le responsable de chaque projet ainsi que la ou les personnes qui travailleront avec lui

un premier calendrier de réunion pour les groupes de travail

Il vous faudra également définir les premiers éléments de la communication pour la période de référence choisie (le trimestre, le

semestre...). La rédaction d'un programme complet par exemple devra être démarrée au plus tôt pour une diffusion suffisamment en

amont (ces questions seront abordées dans un prochain cours).

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