C O M P T E R E N D U D E L A R E U N I O N D E C O M I T E D E P I L O T A G E ( 2 1 / 0 1 / 2 0 1 3 )

TOUR DE TABLE :

Sont présents à la réunion :

Solange Jolly Jérémie Joseph Alain Landraud Josiane Landraud Paul Mariuzzo-Raynaud Georges Matignon Delphine Miglinieks Fabienne Raynaud Jean-Michel Raynaud Patrice Teillet Sylvaine Teillet Clément Thibeaud Alain Auxerre

OBJET DE LA REUNION :

Deux mois après notre dernière rencontre, il est temps de faire le bilan des avancées du projet et de ce qu’il reste à accomplir. Le site d’essai géré par les membres du comité eux-mêmes a été lancé, deux newsletters ont été envoyées et tant le fond que la forme du projet commencent à prendre forme.

BILAN ET PERSPECTIVES DU SITE INTERNET ET DE LA NEWSLETTER

- Bilan de l’usage du site (Paul) :

J’ai installé le compteur de visites sur le site le 3 janvier 2013. Depuis ce jour là (20 janvier), nous avons eu 772 pages chargées, 204 visites dont 141 nouvelles personnes et 63 retours. J’ai encore de la difficulté à lire ces statistiques, je doute que 141 personnes différentes aient visité le site, le système ne permet pas de comprendre si chaque jour on considère une même personne comme nouveau visiteur ou pas.

Si les envois de Newsletter correspondent aux principaux flux de visite sur le site, il y a de l’activité tous les jours et le week-end est souvent l’occasion d’un petit pic d’afflux (voir tableau de statistiques).

Dans tous les cas, ce sont des statistiques à mes yeux tout à fait satisfaisantes, d’autant plus étant donné le contenu très partiel encore du site. Les actualités semblent faire la différence pour l’instant, j’espère au cours des prochains jours donner plus de consistance à travers les pages statiques du site (informations stables).

Questions et réponses soulevées à ce stade :

- G. Matignon : La question est de savoir à partir de ce que l’on a réussi à faire si on s’oriente vers une prise en charge complète du site par le comité ou si cela requiert un travail de professionnels à terme. Le fonctionnement actuel implique que l’on utilise des modèles déjà fait, sans charte graphique spécifique au projet. Nous verrons peut-être à terme des limites techniques pour intégrer des outils spécifiques (forum en question).

Les professionnels eux ne veulent pas partir d’un travail préparé et se calquer sur le site existant. Qui plus est, on ne se rend pas forcement compte du coût que cela représente pour intégrer des outils performants. La facture dépasse facilement 3500€ mais il est sûr que nous en tirerions des facilités de cloisonnement du site et du partage des tâches. Il reste à savoir ce qui est le plus avantageux à l’heure actuelle.

Le site que nous construisons pour l’instant à valeur d’essai mais peut très bien perdurer dans le temps, tant qu’il est considéré comme assez pertinent et judicieux pour réaliser toutes nos ambitions. Le but de l’exercice actuel est de pousser la personnalisation à son maximum et de recenser les limites de notre démarche. Par exemple « on ne peut pas personnaliser telle typographie » ou « les conditions de fonctionnement du forum sont trop précaires ». Ce travail de critique passe par nous-mêmes mais également et surtout par nos utilisateurs. C’est là qu’il semble déterminant de mettre sur pied un groupe de testeurs qui devront se faire une idée du site et nous donner leur ressenti.

Pour la création de tests d’utilisateurs : on recherche 5 personnes représentatives de la population, extérieures au projet qui pendant 15 minutes parcourt le site et nous font des commentaires.

Avec différents outils : ordinateurs et téléphone mobile. Donner une liste de tâches à faire : trouver le site sur Google, une info particulière,

remplir un sondage, ajouter un événement, trouver des photos… Possibilité d’enregistrer la séance via webcam.

Une fois ce travail de perfectionnement du site en autogestion avancé, nous pouvons nous poser la question de la pertinence de faire appel à des professionnels. Les premiers contacts réalisés nous ont permis de nous rendre compte de l’échelle des coûts et de la volonté des entreprises à réaliser le travail demandé. De plus, si il n’est pas nécessaire pour eux de reprendre le format du site actuel, ils pourront s’en inspirer pour saisir « l’esprit » du résultat recherché (l’importance des photos, la mise en valeur du patrimoine…).

- Newsletter : Nous avons à l’heure actuelle 46 inscrits à la Newsletter, ce qui est déjà une bonne statistique. Pour nous fixer un bel objectif, il serait chouette d’atteindre la barre des 100 à la mi-février.

La newsletter est généralement ouverte, avec un nombre de clics sur les liens qui oscillent autour des 50 le jour de réception et ceux qui suivent. Par contre je ne suis pas sûr que tout le monde la reçoive parfaitement, puisque moi-même elle va directement dans mes spams…

Il faut à partir de maintenant réaliser un recensement systématique lors des activités et des réunions pour obtenir l’adresse courriel d’un maximum de personnes.

Intervention d’Alain Auxerre : Par rapport à la lettre d’information rédigée par la mairie, celle-ci n’a pas vocation à s’arrêter car elle représente un support papier encore largement préféré dans la population.

En effet, il n’est pas question de remplacer la lettre d’information actuelle par la Newsletter du projet. Au contraire même, il faut resserrer les liens entre ces médias pour faciliter la transmission d’informations. On peut ainsi mettre la lettre d’information de la mairie en version numérique sur le site internet et reprendre les informations pour le relayer sur facebook, etc.

GESTION DU CONTENU :

Pour la rédaction du contenu :

Il me faut pour me libérer du temps et pour que tout le monde gagne en autonomie que je forme une équipe de rédacteurs de billets. Pour cela 3 à 4 personnes devraient suffire pour commencer : Une personne pour les associations, une pour les parents d’élèves (si ceux-ci acceptent de basculer leur blog vers le site), une pour les résultats sportifs et une pour la mairie. Solange pour les associations et la mairie ? Quelqu’un pour l’APE et le sport ? Maman ?

L’accent sur les photos :

Comme souligner par M. le maire, ce dont on a besoin c’est de rendre le site attractif, et l’un des principaux leviers à ce niveau, ce sont les photos. Tant parce qu’on en prend de plus en plus que parce qu’elles gardent des traces de ce qu’il s’est passé au cours du temps. Il faut cependant faire attention aux questions de droit de propriété.

Tous ces éléments peuvent être repris pour l’organisation d’une journée thématique sur la photographie, avec une petite formation technique avec un professionnel (M. Devise ?), une séance d’informations sur les questions de propriété intellectuelle (licence creative commons, le risque des réseaux sociaux…) et enfin un concours photo sur le village. Dans l’idéal pour les vacances scolaires de mars.

ACTIONS DE TERRAIN ET COMMUNICATION :

Possibilités d’activité pour le village :

Ont été évoqué différentes activités possibles à mettre en place : poker/belotte et autres jeux de cartes, activités de tricots, journée pêche…

Pour pouvoir identifier les passions et hobbys de chacun, il faut arriver à trouver un système de recensement à mettre en place sur le site. En réflexion !

ORDRE DE PRIORITES ET TACHES A VENIR :

Le Pôle Conception du site

• Chercher une texture idéale pour l’arrière plan du site (voir sur le site http://images.toocharger.com/images/textures/)

• Monter une équipe de testeurs pour le site (voir plus haut) • Faire le recensement des améliorations/critiques à faire sur le site essai

Le Pôle Gestion de contenu

• Constituer une équipe de rédacteurs des actualités : informations municipales, activités associatives, APE, résultats sportifs. Préparer la formation

• Récupérer un maximum de photos exploitables pour le site internet

Le Pôle Communication

• Récupérer les adresses courriels systématiquement au niveau de chaque type de population

• Préparer les prochains événements possibles