Écrire avec Writer - Pearson France...Nous en proﬁ terons pour vous présenter une panoplie de techniques et d’astuces qui seront réutilisables dans les autres modules. Parmi

CHAPITRE 2

Écrire avec Writer

Après la présentation globale de la suite bureautique OpenOffi ce.org, nous abordons maintenant son module fondamental : le traitement de texte Writer. Que vous soyez plutôt intéressé par les calculs, les diaporamas ou les bases de données, la prise en main de Writer vous sera utile, voire indispensable. La présentation des activités d’écriture sera donc répartie sur deux chapitres. Nous en profi terons pour vous présenter une panoplie de techniques et d’astuces qui seront réutilisables dans les autres modules.

Parmi les nombreux objectifs de l’acte d’écrire, le principal est de communiquer, c’est-à-dire transmettre en temps différé des informations entre un auteur et un ou plusieurs lecteurs. Il peut s’agir d’une idée, d’un témoignage, d’un récit réel ou imaginaire, etc.

Depuis l’avènement de l’écriture, bien des évolutions ont eu lieu, parmi lesquelles l’impri-merie et, plus récemment, la machine à écrire et son successeur survitaminé, le logiciel de traitement de texte. Toutes ces machines permettent d’imprimer sur des supports (princi-palement en papier) des signes d’écriture sous une forme standardisée. Notons au passage que le résultat est une écriture anonyme (sauf à choisir des polices de caractères particu-lières, mais nous y reviendrons au moment opportun dans ce même chapitre).

Écrire peut également avoir pour but de garder une trace pour soi ou sa communauté, afi n de constituer une mémoire à long terme. C’est le cas lorsque vous dressez la liste de vos courses à faire ou lorsque vous signez un contrat.

Voyons donc ce pan important des activités intellectuelles humaines en commençant par le résultat tangible de cette activité d’écriture.

Le document

Un document est un support d’informations. On pense d’abord aux documents papiers, mais sont également considérés comme documents la pierre de Rosette ou les inscriptions gravées sur les monuments antiques. Dans ce livre, nous ne traiterons que des documents destinés à un support papier.

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Un document papier possède plusieurs attributs essentiels :

• ses dimensions (par exemple A4) ;

• son grammage (par exemple 80 g/m²) ;

• son type : lettre, attestation, exposé, compte rendu, facture, thèse, etc.

En guise de travaux pratiques, nous allons voir étape par étape comment réaliser un courrier standard d’invitation à une réunion de création d’une association de loi 1901.

EXERCICE 2.1 : DÉMARRER UN NOUVEAU DOCUMENT TEXTE

1. Commencez par démarrer le logiciel (l’application) OpenOffi ce.org.

Sous Windows. Ouvrez le menu Windows. Accédez si nécessaire à Tous les program-mes puis cherchez le sous-menu d’applications nommé OpenOffi ce.org. Cliquez sur le nom d’application OpenOffi ce.org Writer.

Sous Mac OS. Cherchez l’application OpenOffi ce.org 3.x.app (le x correspond au sous-numéro de version) dans le Finder ou dans le Dock en bas.

Sous Linux. Ouvrez le menu général (menu K sous KDE ou menu général sous Gnome) et cherchez un sous-menu Bureautique ou encore Applications (cela dépend de la distribution).

2. Une fois l’application démarrée, ouvrez le menu Fichier en haut à gauche et choisissez Nouveau. Ce n’est pas une commande, mais un sous-menu dans lequel vous devez faire un choix.

La liste de tous les types de documents dont vous pouvez lancer la création s’affi che. Parcourez-la pour vous faire une idée de la grande variété d’applications existantes (voir Figure 2.1).

FIGURE 2.1 Le sous-menu de choix du type de nouveau document


33Chapitre 2 > Écrire avec Writer

3. Sélectionnez le premier type : Document texte.

Vous voyez apparaître une page vide avec une zone grisée qui représente la table sur laquelle cette feuille de papier virtuelle est posée ainsi qu’un liseré et un curseur qui clignote. Ce liseré matérialise les zones des marges de page telles qu’elles sont défi nies par défaut. Ces traits fi ns n’apparaîtront jamais à l’impression. Pour bien comprendre ces marges de page, reportez-vous à la section Les paramètres d’empagement.

Format de la page

Un document de traitement de texte est en général produit pour être imprimé sur un support physique (même si de nos jours une proportion croissante de tels documents n’aboutit qu’à une circulation sous forme électronique). L’ère du "zéro-papier" annoncée dans les années 1990 n’est pas pour tout de suite. Le format du papier garde donc toute son importance. Le tableau ci-dessous indique les formats issus de la série A les plus couramment utilisés.

Tableau 2.1 : Les différents formats de la série DIN A

Format Surface Dimensions (en mm)

A3 1/8 m² 420 × 297

A4 1/16 m² 297 × 210

A5 1/32 m² 210 × 148

A6 1/64 m² 148 × 105

Pour offrir plus de souplesse malgré la normalisation, deux autres séries ont été défi nies, beaucoup moins répandues. Ce sont les séries B et C. Les formats de la série B sont inter-médiaires aux formats de la série A. Par exemple une feuille B4 (250 sur 353 mm) est plus grande qu’une feuille A4, mais plus petite qu’une feuille A3.

La série C est surtout utilisée pour les enveloppes afi n d’y insérer des documents de la série A en ménageant un peu de jeu autour :

• Une enveloppe C4 permet de glisser une feuille A4 sans la plier.

• Une enveloppe C5 permet de glisser une feuille A4 pliée en deux.

• Une enveloppe C6 permet de glisser une feuille A4 pliée en trois. C’est le format d’enve-loppe long dans lequel nous trouvons nos factures.



Historique des formats

Nous utilisons des feuilles de papier depuis l’enfance. Votre premier dessin a sans doute été créé sur une feuille A4. Mais que signifi e ce terme A4 ?

Dès l’invention de l’imprimerie, voici cinq siècles, le papier a été normalisé. En effet, une presse possède un format maximal en largeur et en hauteur. Les papetiers ont donc fourni aux imprimeurs des formats de papier compa-tibles avec les presses et leur ont attribué des noms assez fl euris du type Aigle, Couronne, Raisin, Jésus, Soleil, Écu ou encore Cloche. Nous ne les aborderons pas ici, car ces formats sont incompatibles avec les imprimantes de bureautique.

La normalisation actuelle des papiers de bureautique n’est pas très ancienne, puisque ce n’est qu’en 1947 que l’Organisation internationale de normalisa-tion ISO a constitué un comité technique pour défi nir des dimensions stan-dard pour les papiers et les cartons. Celui-ci a donné naissance à une liste de formats dont le nom commence par la lettre A suivie d’un chiffre. Le format A4 est utilisé par défaut par toutes les imprimantes du monde sauf aux États-Unis et au Canada (qui persévèrent avec les anciens formats anglais Letter et Legal).

Il a été décidé que le format A0 ferait 1 m2. Les proportions entre largeur et hauteur n’ont pas été choisies au hasard puisque le rapport entre largeur et hauteur est égal à 1,414 (racine de 2). Ce rapport permet d’obtenir le format A5 en pliant en deux une feuille A4 dans sa largeur ou d’obtenir un format A3 en plaçant deux feuilles A4 côte à côte dans le sens de la hauteur. De même, si vous juxtaposez deux feuilles A3, vous obtenez une feuille A2. Il n’y a donc aucune perte lors de la coupe.

ASTUCE

Avec un papier de force standard, soit 80 g/m2, une feuille normale A4 pèse 5 grammes. Vous pouvez donc en insérer trois dans une enveloppe pour l’affranchir au tarif normal sans dépasser les 20 grammes.



FIGURE 2.2 Imbrication des formats de la série DIN A

Source : http://fr.wikipedia.org/wiki/Image:A_size_illustration.svg



Orientation de la feuille

Puisque notre feuille standardisée est rectangulaire, elle peut être imprimée selon deux orientations :

• Portrait. C’est l’orientation la plus utilisée, elle est également appelée orientation "à la française" (ou encore "debout"). C’est sous ce format que se présentent quasiment tous les livres et documents produits en bureautique.

• Paysage. Encore appelée orientation "à l’italienne" (ou bien "oblong"), elle est parfois plus adaptée pour accueillir des tableaux de chiffres et des comptes rendus d’avance-ment.

Notre objectif immédiat est de rédiger un courrier classique. Nous conserverons donc l’orientation Portrait proposée par défaut. Avant de voir comment retoucher légèrement les marges gauche et droite de notre document, nous adapterons l’affi chage.

Paramètres d’empagement ou marges

Nous allons augmenter les deux marges gauche et droite, car notre courrier aura peu de texte. Inutile dans ce cas d’imposer des lignes trop longues au lecteur.

EXERCICE 2.2 : RETOUCHER LES PARAMÈTRES D’EMPAGEMENT

1. Ouvrez le menu Format (vous pouvez frapper la combinaison a+T) et choisissez la commande Page (ou frappez la touche P). Vous voyez apparaître une boîte de dialo-gue composée de plusieurs pages.

Dans la partie supérieure de cette boîte de dialogue, vous constatez la présence d’une série d’onglets. Il suffi t de cliquer sur un onglet pour accéder à différentes catégories d’options.

2. Cliquez sur l’onglet Page pour accéder aux paramètres généraux de la page.

Vous remarquerez que le format choisi par défaut (qui correspond à réglage usine) est le format A4. La largeur et la hauteur de ce format sont rappelées, mais vous pouvez modifi er ces dimensions. Notez que si vous avez une imprimante standard, vous pourrez choisir une largeur et/ou une hauteur inférieure au format A4 mais pas des valeurs supérieures, car vous risqueriez de créer une région non imprimable.

Vous constatez la présence du couple d’options Portrait/Paysage permettant de choisir l’orientation de votre page.

Dans le bas de la partie gauche de cette page d’options, vous repérez enfi n les quatre valeurs des marges extérieures (gauche, droite, haut, bas). Par défaut, ces marges sont



normalement réglées à 2 cm, mais, sur votre machine, il est possible que vous trouviez des valeurs de marges étranges, par exemple 1,27 cm. Il n’y a en fait aucun mystère : 1,27 cm correspond à exactement la moitié d’un pouce anglais. Souvent, les person-nes chargées de l’adaptation et de la traduction des logiciels oublient d’accorder les valeurs par défaut aux usages en vigueur en Europe.

FIGURE 2.3 La boîte des paramètres du style de page standard

3. Cliquez dans le champ de la valeur de marge appliquée à gauche puis cliquez cinq fois à droite de ce champ sur la fl èche pointant vers le haut jusqu’à affi cher la valeur 2,50 cm.

Nous voulons également agrandir la marge de droite. Vous pouvez directement frapper la touche a (au-dessus de la touche de verrouillage en majuscule du clavier à gauche). Cela présélectionne la valeur du champ suivant dans l’ordre des champs tel qu’il a été prédéfi ni dans le logiciel. Vous pouvez ensuite taper directement une autre valeur, par exemple 2,50. Frappez ensuite la touche t pour valider votre saisie tout en vous plaçant dans le champ suivant.

FIGURE 2.4 Modifi cation des marges gauche et droite du document

4. Cliquez maintenant sur le bouton OK. Cette manipulation vous permet de refermer la boîte de dialogue et de voir le résultat de cette personnalisation des marges.



Nous allons pouvoir commencer la saisie du texte de notre courrier.

INFO

Nous ferons une sauvegarde de notre saisie en fi n de chapitre, mais pour plus de sécurité, vous pouvez en faire une dès maintenant. Servez-vous des explications fournies au Chapitre 1.

Pourquoi des marges de page ?

Nous avons démarré un nouveau document et désirons donc partir d’une feuille absolument blanche. Pourquoi tous les logiciels de traitement de texte nous impo-sent-ils une zone interdite (les marges) sur chacun des bords de la feuille ?

Les raisons d’être des marges sont variées :

• La majorité des imprimantes ne peut pas imprimer jusqu’au bord physique de la feuille, car cela encrasserait le mécanisme (rouleaux, tambour). Sur les presses, l’encre se reporterait sur les pinces servant à déplacer la feuille (le cas échéant) et salirait les versos des feuilles suivantes. On parle alors de marge de prise.

• Le lecteur doit pouvoir tourner les pages sans que ses doigts risquent de se poser sur une zone encrée. Cela pourrait effacer certains caractères et lui noircir les doigts.

• Les marges sont indispensables au confort de lecture. Il existe d’ailleurs des règles strictes d’empagement qui défi nissent l’équilibre entre le bloc du texte (le gris) et le blanc de marges.

ASTUCE

Pour en savoir plus, voyez à ce sujet la page http://www.alain.les-hurtig.org/empagement.html.

• Il faut réserver de l’espace en haut et en bas de chaque page pour y insérer des éléments répétitifs comme le numéro de page (folio) et le titre courant (de chapitre, de section ou de livre).

• Enfi n, si le document est destiné à être relié, la réalisation de la reliure consomme une certaine largeur d’un côté de la feuille (appelé petit fond).

Ces quatre marges, dont on se soucie généralement si peu, méritent donc un peu plus d’attention.



Taux de zoom et corps de caractères

La fenêtre de OOo est sans doute restée dans l’état dans lequel nous l’avions laissée lors du précédent exercice (vue de la page entière). Nous allons donc adapter le taux d’agrandis-sement puis commencer la saisie.

Il faut bien distinguer le facteur d’agrandissement du contenu de la fenêtre (« taux de zoom » est plus bref) de la taille des caractères saisis (le corps). Adaptons le taux de zoom pour voir la totalité des marges de page.

EXERCICE 2.3 : MODIFIER LE TAUX DE ZOOM

1. Vous êtes face à votre écran et voyez la fenêtre du document telle que nous l’avons laissée dans l’étape précédente de cette séquence d’exercices. Ouvrez le menu Affi -chage (soit en cliquant sur Affi chage dans la barre de menu en haut, soit en mainte-nant enfoncée la touche a puis en frappant la touche A). Choisissez dans le menu déroulant la dernière commande : Zoom (voir Figure 2.5).

FIGURE 2.5 Le menu Affi chage de Writer

2. La boîte Zoom et disposition des pages (voir Figure 2.6) s’affi che. Notez que vous n’infl uencez nullement la taille des caractères du texte que vous allez saisir, mais uniquement l’agrandissement de la page en cours de visualisation. Choisissez la première option, Optimal, puis cliquez sur OK.



FIGURE 2.6 La boîte des options de zoom

3. Vous voyez apparaître la totalité de la page et donc les quatre marges, en haut, en bas, à gauche et à droite (voir Figure 2.7).

FIGURE 2.7 Le document vu en totalité avec ses quatre marges

Le rectangle limité par les quatre marges est votre zone d’écriture utile.



INFO

On parle également de zone sûre (safe area) car ce qui est à l’intérieur des marges sera toujours lisible, même après reliure et massicotage (suppression par coupe d’une partie des bords de la feuille).

Cette surface rectangulaire délimitée dans la feuille vous paraît banale, pourtant elle peut également être vue comme une colonne de texte. Vous pourriez en effet décider d’écrire votre courrier sur deux colonnes plutôt qu’une. Il suffi rait pour cela de modifi er un para-mètre, comme vous le verrez dans une section ultérieure.

INFO

Le format choisi par défaut (qui correspond à un "réglage usine") est le format A4. La largeur et la hauteur de ce format sont rappelées, mais vous pouvez modifi er ces dimensions.

Saisie du texte

Pour saisir du texte confortablement, adaptez d’abord le taux d’agrandissement (de zoom). Dans le menu Affi chage, choisissez Zoom et sélectionnez le format prédéfi ni inti-tulé Optimal. Cliquez sur OK pour valider votre choix.

Ce taux vous permet d’utiliser la plus grande surface d’affi chage disponible pour la zone de saisie, c’est-à-dire entre les marges gauche et droite. Si vous modifi ez les dimensions de votre fenêtre, le taux d’agrandissement est automatiquement adapté pour rester optimal.

Avec votre fenêtre de OOo en mode partagé, vous pouvez augmenter et diminuer la largeur de la fenêtre au moyen de la souris. Vous constatez que le facteur d’agrandissement varie.

Vérifi ez que le curseur est bien situé dans le coin supérieur gauche de la zone utile. C’est ici qu’apparaîtra le premier caractère que vous allez saisir. Avant le début de la saisie, vous repérerez plusieurs éléments qui vont être utiles à la création de votre courrier.

Vous êtes maintenant prêt à saisir votre texte.

EXERCICE 2.4 : SAISIR UN COURRIER (DÉBUT)

1. Dans la partie supérieure de la fenêtre, vous avez déjà remarqué la présence de plusieurs barres horizontales (voir Figure 2.8) :

– la barre de titre ;

– la barre de menus ;

– la barre d’outils ;

– la règle horizontale.



FIGURE 2.8 Partie supérieure de la fenêtre de OOo Writer

2. Dans la barre d’outils nommée Formatage affi chée par défaut, vous distinguez plusieurs paramètres. Ces paramètres sont déterminants pour l’aspect fi nal de votre document (voir Figure 2.9) :

– Vous voyez tout d’abord le terme Standard dans une liste déroulante. Il s’agit du nom d’un style de paragraphe. Les styles sont des outils très pratiques pour optimi-ser la création de documents de type texte. Nous y reviendrons au Chapitre 3.

– La liste suivante indique le nom de la police de caractères choisie par défaut. Vous pouvez changer de police au moyen des options comme nous le verrons plus loin. Cette police peut être différente selon le système sur lequel vous travaillez (Windows, Mac, Linux). Nous reviendrons sur les polices un peu plus loin.

– La troisième liste déroulante indique la valeur numérique 12, ce qui correspond à la taille des caractères.

– Vous voyez ensuite une série de boutons icônes qui permettent d’accéder directe-ment aux fonctions les plus souvent utilisées, notamment la mise en gras ou en italique, l’ajout d’un soulignement, le contrôle de l’alignement du paragraphe, etc.

FIGURE 2.9 Détails de la barre d’outils Formatage

3. Saisissez votre nom ou le nom de l’association ou de l’entreprise qui sera l’expéditeur de ce courrier, par exemple Monsieur Champion. Frappez ensuite la touche e.

Vous voyez le curseur de saisie apparaître au début de la ligne suivante.

En frappant la touche e, vous avez indiqué au logiciel que vous en aviez terminé non seulement avec cette première ligne, mais également avec un premier paragraphe. Vous avez donc créé un nouveau paragraphe qui commence à nouveau le long de la marge gauche.

4. Saisissez maintenant une adresse, par exemple 37, rue des Lièvres et frappez la touche e.

5. Saisissez un code postal, frappez la barre d’espace puis saisissez le nom d’une ville imaginaire. Dans notre exemple, ce sera 57320 Darneval. Frappez la touche e.



6. Frappez une fois de plus la touche e pour laisser une ligne (donc aussi un para-graphe) vide. Cela simplifi era la suite de notre exercice. Sachez cependant qu’il ne faut pas abuser de l’utilisation de cette touche pour créer des espaces entre les blocs de texte.

Reportez-vous à la Figure 2.10 pour vérifi er la saisie de l’adresse de l’expéditeur.

FIGURE 2.10 Le document après saisie du cartouche de l’expéditeur

7. Saisissez maintenant les coordonnées du destinataire en procédant de manière iden-tique : une ligne pour le nom, une ligne pour l’adresse et une ligne pour la ville et le code postal. Après le nom de la ville, frappez deux fois la touche e.

8. Pensez à sauvegarder votre travail. La solution la plus rapide ? Appuyez sur la touche a et frappez la touche F. Relâchez le tout et frappez la touche E (la lettre soulignée dans la commande Enregistrer).

La coutume veut que le cartouche du destinataire du courrier soit rejeté sur le côté droit de la page. Nous allons voir la technique la plus effi cace pour y parvenir.

Placer le texte à droite sans tabulation

Il m’est arrivé plus d’une fois lors de sessions de formation de voir avec effarement des personnes utilisant un traitement de texte depuis plus de dix ans continuer à frapper à répétition la touche a pour repousser une ligne de texte vers la droite. C’est notamment le cas des adresses des destinataires dans les courriers. Évitez de prendre cette mauvaise habitude.



Notre objectif est de repousser vers la droite l’adresse du destinataire que vous venez de saisir. À cette fi n, vous allez apprendre à sélectionner plusieurs lignes. Dans notre cas précis, il ne sera pas nécessaire de sélectionner tous les caractères des trois ou quatre lignes concernées : il suffi t que la zone sélectionnée comprenne au moins une partie de la première ligne et une partie de la dernière.

EXERCICE 2.5 : SÉLECTIONNER PLUSIEURS LIGNES

1. Amenez au moyen du pointeur de la souris le curseur sur la première ligne du desti-nataire et cliquez une fois. Le curseur se met à clignoter.

2. Maintenez enfoncé le bouton gauche (bouton principal) de la souris et faites glisser le pointeur jusqu’à parvenir sur la dernière ligne du destinataire puis relâchez. Vous voyez apparaître une zone en inversion vidéo (texte blanc sur fond noir). Vous venez de défi nir une zone de sélection.

ASTUCE

Nous verrons plus loin comment défi nir une zone de sélection de façon beaucoup plus effi -cace en utilisant des combinaisons de touches du clavier. La souris est en effet beaucoup moins adaptée que le clavier à la délimitation d’objets discrets tels que les caractères.

EXERCICE 2.6 : ALIGNER LE TEXTE À DROITE

1. Observez la règle horizontale au-dessus de la page. Vous voyez sur la gauche une zone grisée suivie de deux triangles tête-bêche qui font penser à un sablier. Ce sont deux petits curseurs triangulaires pouvant être déplacés indépendamment l’un de l’autre (dans certaines limites).

2. Amenez le pointeur de la souris sur le triangle inférieur. Cliquez pour l’agripper et faites-le glisser vers la droite jusqu’à la marque des onze centimètres puis relâchez (voir Figure 2.11).

FIGURE 2.11 Renvoi sur la droite du cartouche du destinataire



Si votre adresse de destinataire n’est pas trop longue, vous devriez pouvoir repousser vers la droite les trois ou quatre lignes de texte sans provoquer de saut à la ligne suivante. Dans le cas contraire, il vous suffi t de ramener un peu vers la gauche l’ensemble des lignes sélectionnées.

3. Attention ! La zone de sélection est toujours présente en inversion vidéo. Il faut donc être vigilant. En effet, si vous frappiez par mégarde ne serait-ce qu’un caractère dans ce cas de fi gure, vous remplaceriez la totalité de ce qui était sélectionné par le caractère frappé. Faisons l’essai.

4. Saisissez une lettre au clavier. Vous constatez que l’adresse du destinataire a disparu. S’agit-il de votre première catastrophe informatique ?

5. Rassurez-vous. Vous pouvez très facilement corriger cette erreur en utilisant la commande d’annulation (elle est disponible de nos jours dans tous les programmes). Frappez la combinaison de deux touches c+Z. Elle équivaut à la commande Édition/Annuler.

Vous voyez avec joie réapparaître le texte que vous aviez saisi et aligné à droite.

6. Prenez soin d’annuler la sélection. Il suffi t pour cela de frapper une seule fois une touche qui permet de déplacer le curseur, par exemple la touche Y.

Les caractères non imprimables

Avant d’aller plus loin, vous allez procéder à une personnalisation de votre environne-ment de travail pour maîtriser tous les éléments qui sont en jeu dans la page en cours de saisie. Il s’agit de ce que l’on appelle les caractères non imprimables (certains parlent de caractères de contrôle, bien que ce soit inapproprié). Il s’agit de caractères que vous pouvez voir à l’écran, mais qui ne seront jamais imprimés. Certains sont quasi indis-pensables pour effectuer une saisie effi cace. Voici les principaux caractères non impri-mables :

• Le symbole de saut de paragraphe ou retour chariot. Il s’agit d’un P majuscule à l’en-vers avec une double barre verticale : ¶.

• Le petit point à mi-hauteur de ligne. Il permet de rendre visible les espaces entre les mots, ce qui est très pratique pour traquer et éliminer les espaces inutiles.

• Le pas de tabulation (le mot pas a ici le sens d’étape dans une progression). Ce symbole apparaît à chaque frappe sur la touche t à gauche du clavier et offre l’aspect d’une fl èche orientée vers la droite.

Ces symboles spéciaux, ainsi que plusieurs autres, peuvent être rendus visibles indépen-damment les uns des autres en choisissant les options appropriées dans la boîte des options d’Affi chage. Voyons d’abord comment ils apparaissent sur notre document.


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