Le Guidede Bonnes Pratiques

Démarche Qualitédans les entreprises agro-alimentaires à travers une

Marque Collective

02

SO

MM

AIR

E

INTRODUCTION03

04 PRÉ-AGRÉMENT à la Marque Collective Cahier des charges Marque CollectiveSchémaAccompagnement entreprise

07 AGRÉMENT à la Marque Collective

Pré-diagnostic entrepriseAudit qualitéCommission d’Agrément

11 POST-AGRÉMENT à la Marque Collective

Suivi de la démarche qualitéRéférencement enseignes

13 TÉMOIGNAGES L’agrément en 5 étapesTémoignages entreprisesTémoignage ARIA

02

03

IntroductionUne Marque Collective est un signe de reconnaissance qui permet de valoriser les produits de grande consommation, alimentaires et non-alimentaires, fabriqués, transformés et conditionnés sur un territoire donné.

La Marque Collective regroupe différents acteurs du marché comme les industriels, les distributeurs, les laboratoires d’analyses, les responsables qualité... dans un même objectif : la valorisation des produits régionaux et la satisfaction du

consommateur.

La marque doit être fédératrice, courte et mémorisable, sécurisante et génératrice d’émotions.

La Marque Collective répond à plusieurs objectifs :• Conquérir et fidéliser les consommateurs• Fédérer les distributeurs régionaux et les entreprises alimentaires• Développer les TPE et PME alimentaires régionales• Développer l’économie et l’emploi de la Région• Promouvoir les entreprises, les produits et les savoir-faire auprès des consommateurs• Susciter l’achat des produits fabriqués en Région

Pour une entreprise régionale, adhérer à une Marque Collective c’est :• S’ouvrir vers de nouveaux marchés• Conquérir de nouveaux clients• Gagner en notoriété et en visibilité• Augmenter sa force de frappe et ses volumes de ventes

INT

RO

DU

CT

ION

03

Ce guide pratique est destiné aux organismes qui souhaitent développer une Marque Collective agro-alimentaire et aux

entreprises qui s’intéressent à cette démarche.

Vous y retrouverez les étapes clés pour la bonne mise en œuvre d’une Marque Collective agro-alimentaire, les acteurs à inclure au projet et des témoignages

d’entreprises pour vous prouver l’efficacité d’une Marque Collective.

04

C’est aussi un outil de communication diffusé auprès des entreprises et des partenaires.

Le cahier des charges est la première étape de création de la Marque Collective, il cadre les objectifs, les attendus, les valeurs de la marque. Il doit être clair, précis et concis, pour donner envie.

C’est un document descriptif avec un vocabulaire simple et précis qui permet d’assurer une bonne compréhension des tenants et aboutissants de la Marque Collective par chacun des acteurs. C’est un outil de dialogue et de partage.

Le cahier des charges de la Marque Collective est remis à chaque nouvelleentreprise qui en fait la demande dans le but de s’engager dans la démarche collective.

Le cahier des chargesP

RÉ

-AG

RÉ

ME

NT Présenter la marque, le logo et leurs utilisations

Décrire les valeurs et les engagements de la marque

Préciser les objectifs de la Marque Collective

Définir les critères de sélection des entreprises

Présenter les étapes de la démarche d’agrément (pré-diagnostic, audit qualité, Grille d’Audit, suivi d’agrément)

Identifier l’instance en charge de donner l’agrément aux entreprises : la Commission d’Agrément

Donner les contacts des partenaires

Quels points inscrire dans le cahier des chargesde la Marque Collective ?

05

PR

É-A

GR

ÉM

EN

T

Étapes successives pour la mise en place, le suivi et l’évolution d’une démarche qualité.

Schéma

Constitution du dossierL’entreprise, volontaire, fait la demande d’agrément auprès de l’ARIA et reçoit en retour un dossier d’information sur la Marque Collective et un exemplaire du dossier préliminaire, à retourner. Le questionnaire RSE est à remplir en ligne via un formulaire informatique.

Diagnostic et pland’actionsAprès validation du dossier, l’audit est déclenché auprès d’un prestataire partenaire. L’audit se base sur les critères de la Grille d’Audit, élaborée par les acteurs du marché. Les résultats de l’audit et le plan d’actions rédigé par l’entreprise sont intégrés au dossier d’agré-ment à la marque.

Commission d’AgrémentLe dossier complet estprésenté devant la Commission d’Agrément qui donne sa décision finale, transmise au chef d’entreprise par courrier.

AgrémentL’entreprise signe la Charted’Engagement et s’engagepour 3 ans. Un suivi est effectué afin d’évaluer la progression du plan d’actions. À date d’échéance, l’agrément estrenouvelé.

Demande d’agrémentde la part de l’entreprise

L’ARIA envoie à l’entreprise les éléments nécessaires à l’agrément :

Dossier d’information,Dossier préliminaire et

Questionnaire RSE

L’entreprise remplit son dossieret le renvoie à l’ARIA

Dossier acceptépar l’ARIA ?

Déclenchement de l’audit par l’ARIAet Réalisation de l’audit par un

prestataire partenaire

Retour des résultats d’audit et du plan d’actions à l’ARIA

Réunion de la Commission d’Agrément et décision

Décision positive ?

AGRÉMENT DE L’ENTREPRISE POUR 3 ANS

Mise à niveau de l’entreprise

Mise à niveau de l’entreprise

OUI

NON

OUI

NON

06

PR

É-A

GR

ÉM

EN

TAccompagnement entrepriseAvant de démarrer la procédure d’agrément à une Marque Collective, une remise à niveau peut s’avérer nécessaire pour certaines entreprises. En effet, un audit qualité est exigé par la Marque Collective ce qui implique que l’entreprise ait un système de management de la qualité solide.

Étapes de l’accompagnement

Demande d’accompagnementde l’entreprise

ÉTUDE DIAGNOSTICeffectué par un prestataire partenaire

Engagementsentre l’entreprise et l’ARIA

CRITT Agro-AlimentaireCONSEIL

Groupement d’employeursMISE EN PLACE

Autres structures

Demande d’agrémentà la Marque Collective

L’objectif de cette phase de transition est de permettre aux entreprises régionales de faire progresser leur système qualité afin d’intégrer, par la suite, la démarche collective.Le temps nécessaire à la réalisation de cette phase est proportionnel à l’état d’avancement du système qualité de l’entreprise.

Étude DiagnosticL’objectif est d’identifier les principaux axes de travail et les moyens à disposition de l’entreprise pour débuter l’accompagnement. Le pré-diagnostic est réalisé par un prestataire partenaire (ex : CRITT) pendant une demi-journée et se conclue par un rapport d’étude-diagnostic. Un plan d’actions est validé conjointement entre le prestataire et l’entreprise.

AccompagnementSuite aux conclusions de l’étude-diagnostic, la phase d’accompagnement est lancée. L’objectif est de mettre en place le plan d’actions validé précédemment. Un nouveau prestataire intervient dans l’entreprise pour l’aider à déployer les actions envisagées. Un rapport d’accompagnement est finalement remis à l’ARIA, qui l’utilise pour l’agrément à la Marque Collective.

ACCOMPAGNEMENT

Plan d’actions

Charte d’engagement

Convention de partenariat

Rapport d’accompagnement

07

AG

RÉ

ME

NT

Pré-diagnostic entrepriseL’entreprise entre dans le processus d’agrément à la Marque Collective. Cela est envisageable dès lors que l’entreprise a de solides bases en qualité.La phase de « pré-diagnostic » engage l’entreprise dans la démarche collective par la rédaction du dossier préliminaire et du questionnaire RSE.

Dossier préliminaireLe dossier préliminaire est la première étape pour l’attribution de la Marque Collective. Il est rempli par chaque entreprise lors d’une première demande d’agrément ou lors du renouvellement d’agrément à la Marque Collective.L’entreprise s’engage sur les valeurs de la marque en signant, au travers du dossier préliminaire :

• L’Engagement de « Régionalité » : l’entreprise possède une unité de production qui « manufacture, élabore, transforme et conditionne un produit sur le territoire » de la Région.

• Déclaration de citoyenneté : engagement de solidarité, loyauté, transparence

Questionnaire RSEUn questionnaire RSE est également intégré à l’agrément à la Marque Collective.Obligatoire, il est rempli à chaque nouvel agrément ou renouvellement d’agrément.Le questionnaire RSE a été créé pour inciter les entreprises à s’interroger sur leurs actions de Responsabilité Sociétale. Il intègre des critères de développement durable et de RSE dans l’attribution de la marque.

Déterminer le champ

d’applicationde la

demande

Engagerl’entreprise

sur lesvaleurs de la

marque

Préparerl’audit sur leréférentiel

« Grilled’AuditMarque

Collective »

objectifs

thématiques

1. Présentation de l’entreprise et de ses produits

2. Caractéristiques sociales et sociétales de l’entreprise

3. Qualité et sécurité alimentaire

4. Impact environnemental

1. Politique développement durable

2. Gestion des Ressources Humaines

3. Protection de la santé et de la sécurité des salariés

4. Achats responsables

5. Éco-conception

6. Impact des rejets environnementaux et gestion des ressources naturelles

thématiques

08

AG

RÉ

ME

NT

Audit qualitéDeuxième étape de l’agrément, l’audit qualité est un élément essentiel à ne pas négliger. Il est réalisé par un prestataire d’audit partenaire (ex : laboratoires d’analyses) sur la base d’une Grille d’Audit élaborée par les membres de la Commission d’Agrément.

C’est un choix de faire intervenir un partenaire externe pour démontrer une fois de plus le haut niveau de qualité des entreprises sous Marque Collective. La

signature d’une convention avec les prestataires d’audit renforce cette image.

La sécurité alimentaire est le socle sur lequel repose la « Grille d’Audit Marque Collective » mais des éléments de sécurité et de respect de l’environnement y sont également intégrés.

Pour encourager et respecter la démarche de progrès mise en place, certaines entreprises peuvent être exemptées d’audit d’agrément à la

Marque Collective.Les entreprises certifiées ISO22 000, IFS ou BRC.

Objectifs de l’audit

Vérifier les informations données dans le dossier

préliminaire

Réaliser un audit terrain du système de

fabrication

étapes

• 8 chapitres : hygiène et sécurité, management de la qualité, gestion des intrants, process / fabrication, HACCP, gestion des produits finis, traçabilité

• Définir les exigences « STOP » à satisfaire obligatoirement pour l’agrément

GRILLED’AUDIT

• 1 Test de traçabilité ascendante

• 1 Test de traçabilité descendante

• Objectif : vérifier la conformité à la réglementation et la réactivité de l’entreprise face à une situation de crise

TESTde traçabi-

lite

• Définir des notes pour classifier chaque exigence (ex : 0 à 10)

• Définir les notes qui peuvent exclure l’obtention de l’agrément (ex : HACCP et traçabilité)

• Définir le niveau requis pour les exigences « STOP »

NOTES

• Actions correctives et délai de mise en place des actions

• Décisif dans la décision de la Commission d’Agrément

• Doit être suivi et amélioré au cours de l’agrément

PLAN D’ACTIONS

Commission d’AgrémentUne fois le dossier préliminaire rempli, l’audit réalisé et toutes les pièces justificatives transmises à l’ARIA, le dossier d’agrément de l’entreprise peut être présenté devant la Commission d’Agrément.

Analyser ledossier complet

Étudier le pland’actions del’entreprise

Prendre unedécision et la

communiquerau chef

d’entreprise

Programmer lesaudits de suivi

Son rôle

Sa composition : 5 Collèges

Enseignes duCommerce

et de la Distribution

ConseilRégional

Préfecture /DRAAF

Entreprises(chefs d’entreprise,

responsablesqualité)

Expertstechniques(laboratoiresd’analyses)

La Commission intervient tout au long de l’agrément à la Marque Collective et reste en contact avec l’entreprise. Elle est indépendante et prend ses décisions grâce aux compétences de ses membres.

La Commission d’Agrément se réunit 3 à 4 fois par an, étudie les dossiers qui lui sont remis et décide de l’attribution ou non de la Marque Collective Entreprises, pour une durée de 3 ans.

Un Président de Commission est nommé parmi les chefs d’entreprises. C’est lui qui est le représentant de la Commission, entérine les décisions, et est responsable de la décision de la Commission, transmet la décision au chef d’entreprise et est l’interlocuteur du chef d’entreprise en cas de litige.

Dans le cas où un membre industriel est amené à juger le dossierd’une entreprise concurrente ou son propre dossier, cet industriel n’a

pas le droit d’assister à la séance concernant son concurrent.Au début de chaque nouvelle Commission d’Agrément, les membres de

la Commission s’engagent à respecter la confidentialité des éléments qui sont portés à leur connaissance. Par la signature de la feuille de

présence, ils attestent avoir pris connaissance du fonctionnement de la Commission, s’engagent à respecter la confidentialité des informations

et à juger les dossiers en toute impartialité.

Confidentialité

09

AG

RÉ

ME

NT

Commission d’Agrément

Fréquence

• Selon programme annuel défini à la première réunion annuelle

• 1 Commission par trimestre

Lieu de réunion

• À définir en accord avec tous les membres de la Commission

• Lieu facilitant pour accueillir 10 à 12 personnes

Convocation

• L’ARIA envoie un mail d’invitation à chaque membre de la Commission d’Agrément accompagné de l’Ordre du jour

Emilie Blot-Agnoly, présidente de la Commission d’Agrément « PRODUIT EN POITOU-CHARENTES® » et dirigeante de la société DEMONT a pour objectif de donner toujours plus de visibilité et de crédibilité à la Marque Collective :

« Il nous faut monter en degré d’exigence pour que l’agrément gagne en crédibilité. Je souhaite aussi aider les « gros artisans » de notre filière à rentrer dans une dynamique de PME, à leur faire comprendre que la qualité est un état d’esprit permanent et que rentrer dans la marque, avec son cahier des charges rigoureux devenu un vrai sésame pour la grande distribution, c’est rentrer dans une démarche d’amélioration continue, et la garantie, demain, de décrocher de nouveaux marchés ».

La Marque Collective est un vrai atout pour les entreprises du Poitou-Charentes. La commission a vocation de faire progresser les entreprises pour répondre aux exigences réglementaires, et aussi à celles des clients.Lors des commissions, nous étudions la partie technique des produits, des process… et nous accompagnons les entreprises pour valider ensemble le cahier des charges qualité et sécurité des aliments reconnu par les enseignes.

Responsable qualité depuis 10 ans, c’est un plaisir de participer aux commissions d’agréments et de partager mon expérience auprès des entreprises.La commission est pluridisciplinaire, cela nous permet aussi de progresser nous-même et d’avancer dans les démarches qualité.

Ludivine Grizon,Merlet & Fils

ÉLÉMENTS D’ENTRÉE Dossier préliminaire et Questionnaire RSE

Rapport d’audit complété par l’auditeur

Plan d’actions complété par l’entreprise

COMMISSION D’AGRÉMENT

ÉLÉMENTS DE SORTIE Compte-rendu de réunion

Lettre au chef d’entreprise

10

AG

RÉ

ME

NT

Suivi de la démarche qualitéPour suivre les améliorations des entreprises, au cours des trois années d’agrément, il est important de mettre en place des moyens de surveillance et de mesure de l’efficacité du plan d’actions. Il en va de l’image de la marque auprès de tous les acteurs du marché.

Les entreprises s’engagent, en signant la Charte d’Engagement, dans la solidarité et la transparence et se doivent mutuellement le respect.À savoir, le non-respect des règles d’attribution de la marque entraîne l’exclusion

de l’entreprise.

Suivi des entreprises• Fréquence : au moins un suivi

d’agrément pendant les 3 ans d’agrément

• Intervenant : chargé de mission qualité désigné par l’ARIA

• Support : « Grille de suivi » mise en place pour uniformiser les suivis d’agrément

• Durée : une demi-journée

Les résultats du suivi d’agrément sont communiqués à la Commission d’Agrément. Ils peuvent remettre en cause la poursuite de l’agrément.

objectifs

Vérifier labonne

mise enoeuvre du

pland’actions

Accompagnerl’entreprise

dans sadémarchede progrès

Mieuxintégrer lesdémarches

despartenaires

distributeurs

Contrôle des produits

• Fréquence : une fois par an

• Période : saison estivale

• Intervenant : laboratoire accrédité COFRAC

• En situation d’achat consommateur dans les rayons des grandes surfaces

• Suivant les critères microbiologiques recommandés par la FCD (Fédération du Commerce et de la Distribution)

Les résultats sont transmis à l’ARIA et présentés devant la Commission d’Agrément.

Objectifs

Vérifier la conformité

microbiologique des produits à la réglementation

Une procédure de gestion de crise est nécessaire pour répondre auplus vite aux non-conformités qui pourraient être relevées pendant le

suivi d’agrément et le contrôle estival des produits.L’ARIA est l’interlocuteur privilégié des entreprises, des distributeurs et

de laboratoires d’analyses pour réagir rapidement.

11

PO

ST-

AG

RÉ

ME

NT

11

Référencement enseignesAfin de faciliter le référencement des fournisseurs locaux, nous vous encourageons à créer un partenariat avec les responsables qualité des différentes grandes enseignes (ex : Leclerc, Carrefour, Auchan, Intermarché, Casino, System U...)

Ce sont des interlocuteurs privilégiés. Ils participent à l’élaboration du cahier des charges et sont invités aux Commissions d’Agrément à la Marque Collective.La Marque Collective, sert de « sésame » auprès des distributeurs pour faire

référencer les marchandises sous-Marque Collective.

Signature de la convention

La signature d’une convention avec les distributeurs entraîne deux avantages :• Le cahier des charges de la Marque Collective est reconnu par la grande distribution

et se substitue aux audits obligatoires lors du référencement d’un produit• Cela constitue une simplification des démarches pour les entreprises régionales

C’est un engagement réciproque entre les distributeurs qui s’engagent à ne pas effectuer d’audit dans les entreprises sous marque et l’ARIA qui s’engage à transmettre les résultats des audits et les décisions de la Commission d’Agrément aux responsables qualité des partenaires distributeurs.

Avis des distributeurs régionaux

La reconnaissance de la marque PRODUIT EN POITOU-CHARENTES® par les distributeurs constitue une avancée certaine, selon Renaud-Loïc Berteaud, Directeur du Super U de Fouras (17) :

« La marque PRODUIT EN POITOU-CHARENTES® atteste de la qualité et de la sécurité alimentaire du produit. C’est la reconnaissance d’un travail et des efforts fournis.La reconnaissance de l’agrément par les distributeurs permet d’éviter des audits redondants de la part de chaque distributeur. Les fournisseurs s’engagent sur plusieurs plans : éthique, hygiène et sécurité. De son côté le distributeur a l’assurance d’une sécurité pour le produit. »

12

PO

ST-

AG

RÉ

ME

NT

L’agrément à une Marque Collective en 5 étapes

TÉ

MO

IGN

AG

ES

13

Dépôt du dossierpréliminaire auprès del’ARIA

Déclenchement d’unaudit réalisé par unlaboratoire indépendant(ou présentation ducertificat IFS, BRC ou ISO22000)

Agrément à la marquede 3 ans

Étude de votredossier par

l’Ingénieur Qualitéde l’ARIA

Présentation dudossier devant la

Commissiond’Agrément

Elle est composéede chefs d’entreprises,

responsables qualité, experts techniques, institutionnels et

distributeurs régionaux.

Témoignages d’entreprises

Ce véritable label-qualité que représente la Marque Collective peut aider nos PME et TPE à s’exporter au-delà des frontières régionales et à faire la différence avec leurs concurrents. Il faut rendre lisible l’acte d’achat pour les consommateurs, qu’ils comprennent vite qu’ils vont consommer une pépite de savoir-faire.

Aubry Guillon,Directeur Commercial de la Pâtisserie artisanale

Les P’tits Amoureux

Les Confitures du Clocher est une entreprise agro-alimentaire familiale, implantée sur l’île de Ré, connue pour ses confitures et gelées, élaborées de manière artisanale.« L’aventure PRODUIT EN POITOU-CHARENTES® a débuté pour nous par la volonté de développement et grâce à de bonnes et belles rencontres au bon moment. Avec l’embauche de commerciaux, l’entreprise a pris de l’essor et dans notre logique d’expansion nous avons

souhaité nous tourner vers la marque PRODUIT EN POITOU-CHARENTES®. Nos motivations ? Un besoin d’appartenance pour le développement de l’entreprise et le besoin de définir un cadre pour progresser.La période d’accompagnement, réalisée par le CRITT Agro-Alimentaire, a été une période délicate et a demandé deux années d’adaptation. Un travail sur « soi » et d’acceptation du changement a été nécessaire mais était, indispensable.Aujourd’hui, l’entreprise Les Confitures du Clocher remercie ses partenaires pour leur confiance et la patience des interlocuteurs. La marque PRODUIT EN POITOU-CHARENTES® nous a apporté crédibilité et confiance.

Françoise HERRAUDEAU,Gérante des Confitures du Clocher

Les confitures du clocher

Naturellement sublime

Avec notamment, des audits qualités et la définition d’un plan de progrès pour les entreprises, l’agrément est devenu un gage de sécurité pour les distributeurs de nos produits.

Jacky Collet,Co-gérant

des Jardins de l’Orbrie

Nous nous sommes dirigés vers la marque « PRODUIT EN POITOU-CHARENTES® » pour sa démarche qualité, elle nous a permis une reconnaissance rapide de la part de certaines enseignes.

David Blot,Dirigeant de Agri-Oléa

TÉ

MO

IGN

AG

ES

14

Témoignage ARIAL’ARIA Poitou-Charentes est un réseau de chefs d’entreprises qui partagent leurs expériences et mutualisent leurs besoins.

Nos objectifs :

• Fédérer les entreprises alimentaires et non-alimentaires régionales• Favoriser le développement des entreprises régionales au travers d’actions

collectives• Aider à l’intégration des nouvelles technologies, innovation et démarche de progrès• Communiquer sur nos entreprises, nos métiers, notre filière• Orienter les entreprises vers les partenaires régionaux compétents• Représenter les entreprises auprès des partenaires

L’ARIA Poitou-Charentes met à votre disposition une Marque Collective comme élément fédérateur pour un même développement économique et dynamique de la région : PRODUIT EN POITOU-CHARENTES®

Quatre valeurs fondamentales font

sa force et sa renommée

Développement durable

Solidarité& Régionalité

Développement économique

Qualité & Sécurité alimentaire

Le guide, promu par l’ARIA Poitou- Charentes, est issu des travaux collectifs de l’ARIA et de ses entreprises sous Marque Collective PRODUIT EN POITOU- CHARENTES®.

La marque PRODUIT EN POITOU-CHARENTES® ce sont 42 entreprises et plus de 1300 produits référencés.

La Marque Collective « PRODUIT EN POITOU-CHARENTES® » est une passerelle vers des référentiels reconnus internationalement.

Aujourd’hui, la marque compte près de 15 entreprises certifiées IFS, BRC, ISO 22000 ou FSSC 22000. Notre volonté de simplifier l’agrément à la Marque Collective pour les entreprises déjà certifiées a permis, depuis

2013, à 4 nouvelles entreprises d’intégrer la marque.Et de nouvelles entreprises franchissent le pas chaque année.

TÉ

MO

IGN

AG

ES

15

Association Régionale des Industries Alimentaires et Associées du Poitou-Charentes

21 Chemin du Prieuré17024 LA ROCHELLE CEDEX 01

Tél : 05 46 07 92 89 - Fax : 05 46 07 92 69info@ariapoitoucharentes.comwww.ariapoitoucharentes.com

RETROUVEZ NOTRE VIDÉOwww.ariapoitoucharentes.com/actualites/mini-film-aria-1995-2015.html

lape

tite

boit

e.eu

- C

rédi

ts P

hoto

s : O

. Sch

indl

er -

Fot

olia

.com