Déboursé sans mouvement de fonds

Présentation au Forum des gestionnaires en ressources matérielles

Direction générale des finances

8 février 2012

2

Plan de la présentation

1. Historique

2. Déboursé sans mouvement de fonds (DSMF)

3. Projets pilotes

4. Implantation

5. Conclusion

3

Historique

Contexte• Plus de 10 000 chèques reçus des ministères et organismes (MO)

clients• Orientation gouvernementale : encourager les transactions

électroniques entre les MO • Préoccupation du comité clientèle du Centre de services partagés du

Québec (CSPQ)• Plan d’action pour l’amélioration de la facturation - 2009• Partenariat avec le ministère des Finances, le Contrôleur des

finances et la DGSAGIR• Utilisation plus grande du virement comme mode de paiement

4

Historique

Travaux préalables réalisés au CSPQ • Consolidation des 8 comptes bancaires du CSPQ• Opérations de caisse inscrites dans un compte bancaire du

gouvernement (Fonds consolidé du revenu) • Modernisation des modalités de paiement :

– Un seul numéro de fournisseur (38 numéros au préalable)– Une nouvelle entente de paiement pour les MO afin de faciliter

le paiement des factures du CSPQ• Modification de SAGIR pour permettre le paiement de lots de

factures à l’aide du « déboursé sans mouvement de fonds »

5

Déboursé sans mouvement de fonds

Généralités • Paiement sans mouvement de caisse au Fonds consolidé du

revenu• Paiement en lot de plusieurs factures, uniquement celles du

CSPQ - Exclus les relevés du Courrier gouvernemental• Utilisation du groupe de paiement « CSPQ – TRANSFERT – 500

» • Numéro de fournisseur unique pour le CSPQ : 68836• Mode de paiement : « Compensation »• Adhésion par unité d’exploitation

6

Déboursé sans mouvement de fonds

Avantages • Mode de paiement plus sécuritaire, plus économique et plus

écologique• Économie de temps et d’argent (Ex. : manipulation de chèques)• Modernisation et optimisation des façons de faire dans

l’administration publique (déboursés et encaissement)• Risques de fraude limités• Inconvénients d’une éventuelle grève des postes évités• Entente de paiement préparée en collaboration avec la DGACQ :

• génération automatique des bons de commande• association du bon numéro de fournisseur #68836 et du bon lieu

de paiement • Contribution au développement durable (±10 000 chèques en moins)• Modifications minimes aux paramètres de SAGIR et à certains

processus

7

Projets pilotes

Trois projets pilotes

• Validation des processus et des outils• En décembre :

- 95% des transactions- 94% des sommes déposées passent par le DSMF

8

Projets pilotes

Bilan• Mode de paiement simple et rapide• Peu de changement - Commis au virement : un lot

supplémentaire à faire (environ 2 à 3 fois par semaine) • Période d’information et d’harmonisation nécessaire dans les

ministères • Avantage à utiliser le déboursé sans mouvement de fonds

(DSMF) en début d’année financière pour la révision des bons de commande

9

Implantation

Adhésion• Au moment choisi par le MO• Conditions d’adhésion :

– Utiliser SAGIR – Avoir ses opérations de caisse inscrites dans un compte bancaire du

gouvernement (Fonds consolidé du revenu) – Remplir le formulaire d’adhésion

Soutien• Séances d’information offertes par le CSPQ :

Quand? Des séances ont eu lieu, le 24 janvier à Montréal et les 26 janvier et 2 février à Québec

Comment? Inscription obligatoire pour l’adhésion au DSMF

10

Implantation

Soutien (suite)• Outils et services disponibles pour les MO lors des séances

d’information :– Guide concernant les paiements des MO au CSPQ par transfert de

débours et de recettes sans mouvement de fonds – Aide-mémoire– Soutien du CSPQ et du Contrôleur des finances

À noter• Période nécessaire pour informer tous les employés concernés

par ce nouveau mode de paiement• Opportunité pour les MO d’adhérer au DSMF dès la fin de

l’année financière 2011-2012

11

Implantation

Modification de l’en-tête fournisseur 68836• L’agent au dossier fournisseur modifie:

• le lieu de paiement : *QUÉBEC-P• le groupe de paiement : « CSPQ – Transfert – 500 »• le mode de paiement : « Compensation »

• Il désactive les autres lieux de paiement à l’exception de celui du courrier gouvernemental

Révision de tous les BC actifs pour le CSPQ • Agent acheteur : ferme les anciens BC actifs du CSPQ et crée un

nouveau BC avec le lieu de paiement *QUÉBEC-POU• Agent au dossier fournisseur : modifie chacun des lieux de

paiement du fournisseur 68836 en utilisant une option de redirection vers * QUÉBEC-P

12

Implantation

Mise en paiement via LSA (FSR) ou CàP• Les utilisateurs doivent être informés afin qu’ils s’assurent de

sélectionner les bonnes données lors de la saisie des factures, des notes de crédits et des notes de débits, soit :

• le lieu de paiement : *QUÉBEC-P• le groupe de paiement : « CSPQ – Transfert – 500 »• le mode de paiement : « Compensation »

Gestionnaire ou chef d’équipe• S’assure que tous les paramètres ont bien été modifiés afin

que le MO soit à 100 % en DSMFExclus du DSMF• Les relevés du «courrier gouvernemental »

13

Conclusion

• La contribution des agents acheteurs est importante pour le succès de l’implantation du DSMF

• L’adhésion en début d’exercice financier limite l’effort associé à la modification des bons de commande actifs

• Une fois les modifications faites et les nouveaux paramètres de SAGIR en application, le DSMF devient le mode de paiement par défaut de l’organisation

• Il est encore possible de faire des chèques ou des virements au CSPQ, mais le commis à la saisie devra modifier les paramètres manuellement, transaction par transaction

14

Aidez-nous à moderniser et à optimiser les processus administratifs gouvernementaux.

Adhérez au déboursé sans mouvement de fonds dès maintenant!

Questions ?

Personnes-ressources au CSPQ

15

Pour plus d’information

Manon Audet, CAChef du service des opérations comptables standardisées418 644-7588 manon.audet@cspq.gouv.qc.ca

Lise Roberge, CADirectrice des ressources financières418 643-4259 lise.roberge@cspq.gouv.qc.ca

16

Remerciement

Merci !