Définir/délimiter un système de veille informationnelle Eléments conceptuels, Méthode, & Indicateurs Pour insérer le logo de votre société sur cette diapositive

Définir/délimiter un système de Définir/délimiter un système de veille informationnelleveille informationnelle

Eléments conceptuels, Méthode,

&

Indicateurs

Vincent LIQUETEFormation Continue Documentation 2007

IUFM AquitaineIUFM Aquitaine

Cognition et facteurs humainsCognition et facteurs humains- Bordeaux 2Bordeaux 2

Iufm-BoIufm-Bordeaux IIrdeaux II

Qu’est ce que la veille ?Qu’est ce que la veille ?



Définition Afnor :

« Activité continue et en grande partie itérative visant à une surveillance active [et continue] de l’environnement technologique, commercial, juridique, concurrentiel etc., pour en anticiper les évolutions. »



Autre définition :

• « Processus continu faisant l’objet d’une mise à disposition personnalisée et périodique de données ou d’information-renseignement, traitées selon une finalité propre au(x) destinataire(s), faisant appel à une expertise en rapport avec le sujet ou la nature de l’information collectée »

Cacaly, S. Dir. Dictionnaire encyclopédique de l'information et de la documentation. Nathan. 1997. plusieurs rééd. p. 591


L’environnement de l’EPLE L’environnement de l’EPLE [ou de [ou de

toute autre structure]toute autre structure]

EPLE,

entreprises,

administrations

EPLE,

entreprises,

administrations

Cadres politique, législatif et

réglementaire : Chef d’E. & Doc

Cadres politique, législatif et

réglementaire : Chef d’E. & Doc

Sources potentielles

(traditionnelles, en ligne,…)

Cibles, destinataires,

clients,…

Produits documentaires

« disponibles » dans l’environnement

Tendances économique.,

éducative,… : Prof & doc

Tendances économique.,

éducative,… : Prof & doc

Évolutions technique,

numérique,… : responsable TIC

Évolutions technique,

numérique,… : responsable TIC

Changements

socio-culturels, sociétaux : prof &

doc

Changements

socio-culturels, sociétaux : prof &

doc


Les principaux types de veilleLes principaux types de veille

Veille technologique

Veille concurrentielle

Veille commerciale/promotionnelle

Veille « éducationnelle »

Veille juridiqueVeille juridique Politique, législatif et règlements

Matériaux, Fournisseurs, Techniques, normes…

Tendances socioculturelles, actualité de l’éducation, manifestations professionnelles, publications, etc.

Produits, Procédés, Brevets,…

(Ecole de G.Eco /ou/ A. Juillet de la DGSE à Bercy)

Clients, Marchés, Fournisseurs,


De la documentation à l'intelligence économiqueDe la documentation à l'intelligence économique

plusieurs stades d'évolutionplusieurs stades d'évolution

•Documentation

Veille documentaire

Veille spécialisée ou sectorielle

Veille stratégique

Intelligence économique

Surveillance de certains secteurs - Spécialisation des documentalistes

- Profils de veille-Gestion et pilotage par un groupe de veille

Exploitation d'informations informelles et fermées -Mobilisation des réseaux –

Accès à des BDD payantes avec authentification Fédère les différentes veilles de l'entreprise

et intègre la dimension stratégique (aide à la décision)- Démarche plus orientée vers l'action & la confidentialité

Intègre les actions d'influence et le lobbying. - Suppose une culture collective de l'information - Intègre un ensemble large d'acteurs dans l'entreprise (culture participation)Erigée en véritable mode de management

Uniquement exploitation de sources formelles et ouvertes d'information- Souvent gratuite et référencées

Parfaite connaissance des sources


Les types de sources pour Les types de sources pour

rechercher l’informationrechercher l’information

RESEAUX PERSONNELSRESEAUX PERSONNELS Formateurs

Collègues enseignants

Personnels d’encadrement

SOURCES

internes du CDI

SOURCES « FORTUITES »SOURCES « FORTUITES »

Transports, vie courante,…

Stagiaires en situation, formation

personnelle

GROUPE PARTENAIRESGROUPE PARTENAIRES

Sous-traitants Fournisseurs Clients Concurrents Groupements professionnels Financiers

EPLE partenaires

« RESEAUXRESEAUX »

Télématique, Minitel

Internet, Offres électroniques

Bases, Banques de données

FOURNISSEURSFOURNISSEURS D'INFORMATIOND'INFORMATION

Presse, Editions,… Librairies, Fournisseurs,… Bibliothèques, Autres CDI

Courtiers en information Banques de données spécialiséesCentres d'information

MANIFESTATIONSMANIFESTATIONS Colloques, Formations continues Salons

Echanges européens

INSTITUTIONS INSTITUTIONS

Administration, Ministères

Organisations internationales

Associations professionnelles

Centres-Equipes de recherche

Institutions et fondations

Réseau universitaire, IUFM,

Réseau Scéren-CNDP,…

CONSULTANTS ET EXPERTSCONSULTANTS ET EXPERTS

Universitaires

Corps d’inspection

Conseillers pédagogiques

Centres techniques

Consultants

Bureaux d'études


La veille consiste à valoriser les La veille consiste à valoriser les données en s’appuyant sur au moins données en s’appuyant sur au moins

6 critères…6 critères…

• Récente (aux yeux du récepteur)• Traitée (en fonction des besoins)• Complémentaire du capital individuel de

connaissances (connaissance des cibles)• Surprenante (fond et forme)• Accessible (niveau langagier notamment)• Vérifiée, comparée (fiabilité)


Couleur de l’information : Couleur de l’information : (cf.J. Ducourneau)(cf.J. Ducourneau)

• L'information blanche : Publique et accessible, ne fait l'objet d'aucune sécurisation particulière. Recherche "classique" dans les outils grands publics. Ce que chacun peut voir et recueillir notamment sur le Web.

• L'information grise : Ne fait pas l'objet de publicité, mais on peut la trouver de manière indirecte ou détourné - Information sensible d'accès légal. Résulte d’un travail intellectuel. Techniques avancées de recherche et de traitement de l'information, groupe de discussion, liste de diffusion

• L'information noire : Fait l'objet d'une haute sécurisation – Protégée par la loi ou le contrat. Réservée aux personnes autorisées. Relève de l'espionnage industriel


Couleur de l’information au Couleur de l’information au CDICDI : :

• L'information blanche

+

• L'information grise


Applications… au cycle de la veille informationnelleApplications… au cycle de la veille informationnelle

EXPRESSION DES BESOINS

PLAN D'ACTION

RECHERCHEREFLEXION

STRATEGIQUE

TRAITEMENTDIFFUSION

MANAGEMENT DE L'INFORMATION

Grille d’analyse des besoins

Entretiens individuels

Grille d’analyse des besoins

Entretiens individuels

Rapport d’étonnement

Première présentation des Sources & des outils

Rapport d’étonnement

Première présentation des Sources & des outils

Études

Synthèse

Comptes-rendus

Fiches de veille

Newsletter

Études

Synthèse

Comptes-rendus

Fiches de veille

Newsletter

Mails, Intranet / Extranet

P & P

Mails, Intranet / Extranet

P & P

Enquêtes de satisfaction,

Grille de validation

Nouvelles propositions/réorientation

Enquêtes de satisfaction,

Grille de validation

Nouvelles propositions/réorientation


Lien veille & documentationLien veille & documentation

À partir de l’AFNOR

Processus de veille

S

O

U

R

C

E

S

externes

Documentation du CDI

Conseils humains

Redistribution à une

communauté cible


Lien veille & système d’informationLien veille & système d’information

La veille informationnelle donne du sens au système d’information notamment en matière :– De choix de produits documentaires complémentaires au

fonds documentaire– De spécificités thématiques à développer à l’échelle de

l’EPLE– De conditions de diffusion de l’information– De mise en conformité des ressources d’information avec

les profils et les usages dominants de l’EPLE


Les 8 temps du processus de la VILes 8 temps du processus de la VI

1- Définition et/ ou redéfinition des axes de veille

2- Détermination des types d’informations utiles

3- Identification des sources : Expertise 1

4- Collecte des informations

5-Analyse et organisation :expertise 2

6-Synthèse / mise en perspective

8-Validation : expertise 3 7-Communication des résultats

Adapté de la Norme XP X50 - 053 AFNOR


Autre approche du processus de VI :Autre approche du processus de VI :

David Coudol & Stéphane Gros


Rôle du veilleurRôle du veilleur


Le triple rôle du veilleurLe triple rôle du veilleur

Animateur de la veille

Responsable de la collecte

Capteur

Coordonne,Communique,Fait vivre le projet

Analyse, traite, réécris

Repère, sélectionne,

recherche,

dans les sources d’information

Fonctions Actions


Les « Complexes » du VeilleurLes « Complexes » du Veilleur

• Aide à la décision (rôle crucial) et/ou à la compréhension mais n’est pas un décideur (cf. PolDoc)

• Tenter d’avoir l’information exacte correspondante aux besoins exprimés (ou non) : accepter l’échec de la tentative

• Vouloir veiller sur tout• Complexité de la « triple casquette »

Rôle crucial de l’approche méthodologique


Les produits de veilleLes produits de veille


Un produit de veille en vogue :Un produit de veille en vogue : la la newsletternewsletter

Définition :

« Produit documentaire de communication ciblé, diffusé de Produit documentaire de communication ciblé, diffusé de préférence en version électronique, détenant de l’information préférence en version électronique, détenant de l’information

de première, seconde voire troisième génération, rubriquée, de première, seconde voire troisième génération, rubriquée, dont la forme est identifiable à l’aide d’un titre, d’une dont la forme est identifiable à l’aide d’un titre, d’une structuration pérenne, s’adressant à une communauté structuration pérenne, s’adressant à une communauté

lectrice cibléelectrice ciblée ».


L’exemple de la newsletter :L’exemple de la newsletter :

• Quelques critères fondamentaux :

– Régularité de la périodicité– L’identification du produit par son nom– Fourniture de l’information brute et/ou réécriture

documentaire des contenus– Liens avec des documents dynamiques ou textes

statiques– Niveaux de lecture (2 à 3)– Cibles clairement énoncées– Conditions de diffusion et/ou d’accès– Archivage ou pas des produits plus anciens– Ajout d’espaces de communication (ex : Forum)


Mais égalementMais également

• Bulletin d’alerte• Panorama de publications en série• Bulletin événementiel• …


Approche méthodologiqueApproche méthodologique


Les 10 travaux du veilleurLes 10 travaux du veilleur

1. Adopter un logique de projet (préparation d’un cahier des charges)

2. Cartographier les flux de l’information3. Adopter un langage commun4. Lancer un cycle expérimental de veille (1 an)5. Réunir un groupe d’analystes (3 personnes)6. Mettre à disposition les résultats (à tous)7. Faire un Benchmarking / étude comparative8. Penser l’organisation de la veille (partage des taches)9. Établir un cahier des charges « final »10.Pérenniser la démarche de veille


T1. Adopter un logique de projetT1. Adopter un logique de projet

Budget

Résultats lisibles

par la

Communauté

concernée

Acteurs impliqués (agents) vs

Acteurs concernés (cibles)

délais

Planning

Etapes

Moyens « H.O.T. »

Chef de projet (le documentaliste pour un EPLE?)


T2. Cartographier les flux de l’informationT2. Cartographier les flux de l’information

Objectifs :

Repérer les acteurs et leur rôles dans les circuits décisionnels de l’EPLE

Caractériser les informations nécessaires pour orienter la recherche

Caractériser les « noyaux informationnels » : exemple périodiques en SE

Identifier les freins éventuels et agir préalablement dessus

Évaluer l’impact (supposé) sur la culture de l’EPLE


T4. Le cycle de l’information : l’analyse T4. Le cycle de l’information : l’analyse

des besoinsdes besoins

• Auprès de qui ?– Identification des interlocuteurs

• La direction• Un service• Les utilisateurs finaux (élèves, classes à projet, professeurs,..)• Les producteurs d’information

• Comment l’aborder suivant la configuration ? – Réponse à une demande :

• Entretien personnalisé avec le demandeur

– Nouveau service enquête par :• E-mail (éloignement géographique et population nombreuse)• Enquête par interview (entretien métier personnalisé)• Entretien Téléphonique ( 4 ou 5 personnes)


T6. Mettre à disposition les résultatsT6. Mettre à disposition les résultats

• Mettre à disposition des résultats produits de la veille informationnelle

• Une étude• Un dossier documentaire • Une newsletter • Un panoram de presse,…

• Avec, la communication autour des résultats et du projet (cf. seconde journée FC)

• Communication sur l’intranet de l’EPLE• Via les e-mails, alerte• Réunion • Journal interne• Affichages traditionnels,…


T8. Penser l’organisation de la veille : T8. Penser l’organisation de la veille : associer 2 logiques :associer 2 logiques :

• Une logique fonctionnelle– Mise en place d’une petite équipe transversale (2 à 4

personnes) – Cette logique peut demander à l’établissement l’élaboration

d’un (micro)-cahier des charges (cf. atelier)

• Une logique culturelle : actions transversales pour développer une culture collective de l’information– Séances d’intégration des nouveaux collaborateurs– Création de groupe d’échange ou d’intérêts communs– ...


Applications en EPLE :Applications en EPLE :


Axes majeurs à considérer (1)Axes majeurs à considérer (1)

• Inscription au projet documentaire de l’EPLE• Répartition entre la part CDI de la part

« établissement »• S’organiser à partir de :

– Une analyse des besoins – Un cahier des charges

• S’appuyer sur un groupe d’enseignants experts• Budgétiser et étudier tôt les conditions de

faisabilité• Commencer par une (des) production(s) modestes• Penser les modalités de réception (côté récepteur

et non pas documentaliste)



• Respecter le droit de l’information – citation des sources et des hyperliens– autorisation des éditeurs– diffusion de produits à des usagers

appartenant à la base du CDI ou à l’annuaire de l’EPLE (CNIL) dépôt légal des productions

• Penser au réajustement• Surprendre ponctuellement



• Accepter que les productions aient des cycles de vie court (1 année scolaire)

• Varier les types de produits documentaires :– Dossiers documentaires (numérisés) (mensuel)– Panorama de presse (hebdo)– Bulletin de sommaires (mensuel)– Newsletter (variable, maximum mensuelle)– Bibliographies spécialisées(trimestrielle)– Note d’information (ponctuelle)– Référencement-analyse de sites (quotidien)– …


Eléments conclusifsEléments conclusifs


Les freins possiblesLes freins possibles

• Ceux de tout projet…Ceux de tout projet…– HumainsHumains

• Rétention d’informations, non participation,…

– Organisationnels Organisationnels • Structure pyramidale, cloisonnement, in-communication,

– Techniques / technologiquesTechniques / technologiques– Financiers : pas de budgetFinanciers : pas de budget– Méthodologiques :Méthodologiques :

• Vouloir veiller sur tout (tout surveiller ?)• Les axes : une façon de se mettre des bornes


[email protected]


Produits d’édition en VI :Produits d’édition en VI :

DISSOCIER :Le bulletin de veille : Dire (10) : Veille informationnelle dans le domaine de la

recherche en Education (IUFM) Dire (24) : Veille événementielle dans le domaine de

l’Education (IUFM) Bulletin de VI administrative (184 ) : repérage dans les

principaux textes administratifs Le permis : information sécurité routière& La newsletter : IflaSchoolLibraries newsletter De la section des

bibliothèques scolaires de l’IFLA Lettre d’information du CDDP de la Gironde


D’autres types de productions D’autres types de productions en veille informationnelleen veille informationnelle

Iredu (bulletin de ressources-portail de VI) Educ21 (topics approach)• o http://www.educ21.com/ Cresif (dossiers thématiques en archive open)• o www.cresif.org/doc/veille.htm IUFM (bibliographie analytique)• o lien CDDP Grenoble (rubrique)• o www.ac-grenoble.fr/cddp74/rubrique.php3?id_rubrique=67 INRP (rubrique)• o www.inrp.fr/ • ENSIL (blog) :

Documents

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