NOTE NOTE NOTE NOTE D’INTENTIOND’INTENTIOND’INTENTIOND’INTENTION Projet de formation AUTODOCSProjet de formation AUTODOCSProjet de formation AUTODOCSProjet de formation AUTODOCS

Mise en place d’un dispositif FOAD à l’utilisation de la suite logicielle Banksoft AUTODOCS pour l’ensemble des salariés du groupe Bankoo. L’acquisition de la suite logicielle Banksoft AUTODOCS par la Direction Générale en janvier 2012 constitue une réelle plus-value dans l’efficacité des processus de gestion de documents au sein du groupe Bankoo. Mais malgré la formation de 2 jours réalisée par l’entreprise Banksoft dans leurs locaux pour toutes les agences, des besoins de formation complémentaire à l’utilisation de la suite logicielle se sont fait ressentir. Le service Ressources Humaines de l’agence Paris a alors conçu et réalisé une action de formation pour les salariés, tous profils confondus, basée sur l’agence pendant 2 mois.

DESCRIPTION GENERALE ET EVALUATION DE LA FORMATION AUTODOCS AGENCE PARIS

Plan de formation Agence Bankoo Paris La transition vers cette nouvelle forme de gestion « zéro papier » grâce à AUTODOCS a engendré une modification de notre Plan de Formation en termes de développement de compétences définies selon les besoins des salariés et une réévaluation de notre budget prévisionnel de formation. Notre politique de formation :

� Objectif : Développer en interne les compétences requises à l’utilisation d’AUTODOCS � Budget d’investissement en formation : Maîtriser les dépenses tout en proposant une action de formation

efficace et innovante � Organisation de la formation : Concevoir et mettre en place une organisation d’un nouveau type, efficace et

efficiente, répondant aux besoins propres à chaque salarié � Retour sur investissement : Rendre compte des résultats obtenus compte tenu des investissements réalisés

en formation, évaluer les effets de l’action de formation Choix des temps et du lieu de formation

A. Réduction des coûts Il aurait été envisageable d’avoir recours aux services de formation complémentaires proposés par Banksoft dans ses locaux mais cette solution engendre des coûts indirects importants (frais de déplacement, rémunération des salariés pendant les temps de déplacement…). Nous avons donc opté pour une formation sur le lieu de travail.

B. Réduction des contraintes liées aux temps d’apprentissage

Groupe Bankoo - Plan de formation 2015 – Suite logicielle AUTODOCS

ORIENTATIONS STRATÉGIQUES

ORIGINE DU PROJET

DÉFINITION DU PROJET

ORGANISATION GÉNÉRALE

Juliette Delachambre – Service Ressources Humaines – Agence Paris - Groupe Bankoo

Hormis les économies réalisées au niveau des coûts indirects, le choix de réaliser la formation sur l’Agence a permis de limiter la durée pendant laquelle le personnel serait éloigné de son activité de production, ce qui entraînerait des problèmes d’ordre organisationnel (absence du personnel encadrant qui ne peut être remplacé, remplacement des salariés en déplacement à la journée, voire sur plusieurs journées…) et réduirait la qualité des services rendus au client.

C. Renforcement de l’accessibilité en temps et en lieu La politique de l’Agence en matière de formation a été de faire acquérir les compétences les plus utiles pour l’entreprise. Il paraissait donc important de ne pas distinguer l’acquisition de ces compétences de l’environnement de travail réel des salariés. Ainsi, des temps de formation ont été dégagés du temps « travail » des salariés, leur permettant ainsi de se former, tout en restant productifs. Choix de la méthode et des outils d’apprentissage

A. Transfert de compétences L’efficacité de la formation se traduisait par le transfert de compétences propres à la suite logicielle AUTODOCS en situation réelle. Nous avons donc intégré les activités d’apprentissage aux tâches réelles de travail. Il ne s’agissait pas uniquement d’apprendre telle ou telle fonction du logiciel mais de mettre en pratique les compétences acquises dans des tâches réelles. La formation était permanente.

B. Utilisation des Technologies de l’Information et de la communication

La mise en place de cette action de formation a été facilitée par l’utilisation d’outils issus des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication. Le service Formation a eu recours à la location d’un Learning Management System auprès de Docebo pour la mise en ligne des contenus de la formation. Le personnel étant déjà à l’aise avec l’outil informatique, la prise en main du LMS a été très rapide. Deux formateurs tuteurs du Service RH accompagnaient les salariés dans l’acquisition de leurs compétences, en cas de problème, d’incompréhension…

C. Flexibilité de la formation Les activités d’apprentissage étaient réunies dans des modules de formation interactifs, permettant un parcours individualisé. La suite logicielle AUTODOCS étant destinée à tous les acteurs de l’agence, une différenciation a été réalisée au niveau de chaque catégorie de profils de salarié. Chacun a pu, à sa guise et au moment opportun, avoir recours aux modules de formation, selon ses besoins. Une enquête de satisfaction auprès de nos 30 collaborateurs formés a révélé que, globalement, le mode d’apprentissage sur le lieu de travail, en présence d’un formateur référent, était tout à fait adapté à la demande et que les compétences acquises sur AUTODOCS en situation de travail représentaient une réelle plus-value dans l’efficacité de la réalisation des tâches et donc un bénéfice pour l’entreprise. Les coûts de conception et de mise en place du dispositif ont été, certes, élevés, certains modules demandent à être revus mais globalement, le retour sur investissement reste très intéressant. Face au succès de l’action menée sur l’agence, il est tout à fait envisageable d’améliorer et élargir ce dispositif à l’ensemble du groupe Bankoo.

EVALUATION DE LA FORMATION

Juliette Delachambre – Service Ressources Humaines – Agence Paris - Groupe Bankoo

Les besoins en formation à l’utilisation de la suite logicielle AUTODOCS sont réels et concernent l’ensemble du groupe. L’action réalisée en FOAD au sein de l’agence Paris doit constituer un exemple et être réalisée au niveau national. Identification des principaux avantages au niveau national : Contrairement à la mise en place d’une formation en présentiel, la FOAD permettrait au groupe Bankoo de démultiplier l’action de formation et ainsi former les quelques 10000 collaborateurs issus des 500 agences dispersées dans toute la France, à moindres coûts. Une formation réalisée par l’entreprise Banksoft dans ses locaux parisiens, à l’échelle nationale, représenterait des coûts directs et indirects astronomiques (frais de déplacement des salariés sur Paris, rémunération des salaires pendant les temps de déplacement…) qui ne peuvent être assurés par le groupe. La mise en place d’une Formation Ouverte et à Distance, par le biais d’un LMS, permettrait donc à tous les collaborateurs des 500 agences d’acquérir les compétences nécessaires à l’utilisation d’AUTODOCS en restant sur leur lieu de travail, réduisant ainsi les pertes en productivité. Flexibilité L’expérience réalisée sur Paris a montré l’intérêt majeur d’un tel dispositif : la personnalisation de l’apprentissage. Par sa flexibilité, la FOAD permet à chacun d’avoir un parcours de formation personnalisé. Selon son profil, le salarié peut envisager d’acquérir telle ou telle compétence en fonction de ses besoins, des spécificités de l’agence dans laquelle il travaille, des demandes clients etc. Apprentissage en situation réelle Contrairement à une formation dite « classique » qui serait insuffisamment contextualisée, où l’on ne répondrait pas forcément aux demandes particulières des salariés, une formation comme celle mise en place par l’agence Paris a l’avantage d’intégrer les activités d’apprentissage dans le cadre de travail, dans l’environnement de chacun. Apprentissage interactif L’utilisation des NTIC permet de favoriser les échanges entre formateur / formé, mais aussi entre apprenants. La simulation d’opérations bancaires, la collaboration de plusieurs salariés ayant des profils différents sur le même projet, le partage de ressources, la participation à des forums sont des activités issues des NTIC qui facilitent et améliorent grandement l’apprentissage. Accompagnement Même si la formation proposée permet une grande liberté au niveau de l’acquisition des compétences nécessaires à l’utilisation spécifique des fonctionnalités d’AUTODOCS selon les besoins des différents collaborateurs, des formateurs issus du Service RH de chaque agence accompagnent les salariés dans leur parcours, les aident à s’organiser, les invitent à revoir certains modules, en fonction de leurs besoins particuliers. Tous ces points visent à montrer qu’un tel dispositif, au niveau national, est efficient : réalisation efficace d’un objectif de formation avec le minimum de moyens engagés.

ELARGISSEMENT AU NIVEAU NATIONAL

ECONOMIES D’ÉCHELLE

GAIN DE PRODUCTIVITÉ

INTÉRÊT PÉDAGOGIQUE

EFFICIENCE DE LA FORMATION