DEPLOIEMENT DE LA CARTE ACHAT 24/10/2008 SOPHIA ANTIPOLIS

DEPLOIEMENT DE LA CARTE ACHAT24/10/2008SOPHIA ANTIPOLIS

ACP-MR 29/05/2006

Périmètre d’utilisation des différentes cartes (logée, affaire, achat)

Titres de transport (notamment vols intérieurs à l’étranger)

Hôtels, véhicules de location

CARTE AFFAIRES

Hôtel, restaurant, taxi, véhicule de location,

achat de petits matériels ou de documentation sur le lieu de mission,

frais de réception

CARTE ACHAT

achat de proximité (menues dépenses), paiement WEB (inscription aux colloques)

Niveau 3< 4.000 €

achat auprès de fournisseurs

référencés

Objectifs : impacter le moins possible le budget personnel de l’agent, simplifier le traitement des factures, progresser et améliorer la gestion

CARTE LOGÉEcarte virtuelle

Titres de transportPaiement de l’agence de voyages (marché national)

Niveau 1< 2.000 €

Avant la mission Pendant la mission Au quotidien

Frais de réception, petits matériels et documentation, inscription aux colloques

1/3 des factures de mission10% des factures totales (mission et autres)

réduction du nombre d’avances sur mission 9.000 avances en 2005 Une base éligible estimée à

80% des factures pour 40% des montants

Ce seuil peut être dépassé si marché formalisé prévoyant ce mode de règlement

Délégation Côte d’Azur l Bertrand Marty – Michel Tiberti

L’acheteur

• Que doit il connaître?


Qu’est ce que la carte de paiement?

La carte de paiement est une carte bancaire visa vous permettant d’acheter:

• chez tous types de fournisseurs et tous types d’achat

• sauf les achats de missions (carte affaire) et de transport (marché FRAM) et couvert par un marché,

• à la condition expresse que l'achat soit un achat de proximité et/ ou sur Internet et

• qu’il soit réalisé dans le respect des règles de mise en concurrence.


Ma responsabilité en tant que détenteur de carte ?

Vous êtes mandaté(e) par le CNRS pour utiliser la Carte de paiement dans le cadre de votre activité professionnelle. Ceci vous confère un certain nombre de responsabilités liées à l’usage de cette carte, dans la limite de dépenses agréées, notamment en cas de perte, vol ou bien encore votre changement d’affectation.

Gardez votre Carte d’achat en lieu sûrNe communiquez jamais son n° à un tiers.La Carte de paiement qui vous est remise, bien qu’à votre nom, reste la propriété de la banque, qui en est l’émetteur.

En cas de perte ou de volContactez immédiatement, le centre de blocage de la Carte de paiement


Consignes de sécurité

Ne pas donner les codes et l’empreinte de la carte, les divulguer est du niveau de la faut professionnelle, pour éviter toute difficultés, il est conseillé d’organiser un système de « guichet » carte de paiement.

N’acheter que sur des sites sécurisés et connues (repérable par les adresses « https… » visibles sur l’adresse URL du site et par le pictogramme « cadenas » en bas à droit de l’écran).


Comment acheter?

L’achat par Internet est considéré comme un achat de proximité au niveau du service fait. Le service fait :est donc considéré comme attesté même si la livraison est effectivement consécutive à l’achat. Bien entendu cette règle doit inciter encore plus fortement les acheteurs par Internet à respecter les consignes de sécurité précisées ci-après:Mettre en concurrence:

Achat de proximité chez le commerçant du coin : connaître ses codes secretsSurveiller:Regarder une fois par mois son relevé bancaire pour vérifier qu’il n’y a pas d’opérations piratées sur le site BNP et vérifier son encours (plafond d’achat):Communiquer: Se rapprocher du Gestionnaire Xlab de votre unité à chaque achat (il émet les engagements, c’-à-d les bons de commande par délégation du Délégué Régional)


Le Directeur d’Unité

Que doit il connaître?Instaurer un guichet carte achat?

Les plafonds de la carte d’achat de niveau 1

• plafonds à 3 niveaux• à la transaction• à la carte (porteur)• pour l’ensemble

de l’unité

PlafondUnité

pour l’ensemble des cartes niveau 1

Plafond PorteurCarte d’achat niveau 1

Plafond fixe de la TransactionCarte d’achat niveau 1


Guichet carte achat?

Afin d’optimiser l’achat par la carte de paiement, l’organisation idéale est la création d’un Guichet « carte de paiement ».

L’organisation autour de la carte de l’acheteur de proximité:

La carte est gardée dans le coffre de l’unité avec la carte d’achat du gestionnaire.Il permet d’éviter à l’acheteur de proximité de garder sa carte dans son portefeuille avec les risques de perte et oblige l’acheteur et le gestionnaire à des rendez vous régulier afin de renseigner Internet

Donner le code carte au titulaire et ne jamais le conserver dans le coffre avec la carte

Gestionnaire restitue la carte à l’acheteur de proximité que sur besoin d’achat

Récupérer la carte avec la facture ou la facturette

L’organisation des achats par Internet réalisé par le gestionnaire de laboratoire, l’idéal serait d’avoir un ordinateur dédié à proximité de la gestionnaire afin d’éviter à la gestionnaire de se déplacer auprès du chercheur pour valider le paiement. En outre cette organisation permet de faciliter la saisie de la commande dans Xlab.


Que doit il connaître?

Le gestionnaire d’unité


Exemple de mise en place Carte achat dans un laboratoire

Méthodologie Laboratoire

Isabelle COURTOIS et Linda FERE UMR7093


Nature des achats

2 types d’utilisation de la carte achat :- achat de proximité - achat sur le web

Notamment: - frais d’inscriptions à des colloques - achat de logiciels- fournisseurs français et étrangers occasionnels et non créés dans XLAB…


Procédure du Laboratoire pour les achats

Mise en place de façon implicite d’un guichet carte achat

La saisie d’une commande se fait généralement sur l’ordinateur de la gestionnaire .

C’est l’acheteur qui assure la saisie de son achat ou de son inscription

C’est la gestionnaire qui entre le N° de carte pour le paiement hors champ de vision de l’acheteur


XLAB

Le bon de commande est ensuite généré dans XLABcommande prévisionnelle et monoligne

Typée carte achat référence carte achat du porteur dans la zone « contact » :

4 derniers chiffres de la carte+date fin de validité sous la forme MMAAAA + nom du porteur

Dans le cadre « souche » indication C.A. + prénom du porteur pour repérer plus aisément les bons de commande.

Si le fournisseur n’est pas créé, recherche dans COUGUAR, recherche du SIRET et aussitôt demande de « création fournisseur pour carte achat » à la délégation.


Contrôles commandes

Les contrôles des achats sont effectués quotidiennement:

sur le site BNPsur NOUBA

Le montant de la commande est ajusté si nécessaire (c’est le cas souvent pour les achats à l’étranger)

Des extractions XLAB régulières permettent des rapprochements justes et rapides.


Traitement du ROP

•Ce que la gestionnaire doit faire?

Circuit ROP carte achat

Intervention LABO/DR dans le circuit ROP carte achat


1- Une commande correcte

1. Prévisionnelle2. Monoligne3. Du montant exact de l’achat4. Typée carte achat (n°carte achat servi)5. Identification du porteur dans la zone

contact: 4 derniers chiffres du n° de

carte +date de fin de validité de la

carte (MMAAAA) nom du porteur

Xlab version 8.0 - Carte achat

Xlab version 8.0 - Carte achat


2- Aller dans NOUBA pour travailler sur le ROP deux jours après l’achat

Un nouveau module de l’outil ROP (très proche du module carte logée), dans NOUBA

Il permet de :

1. Consulter toutes les transactions carte d’achat2. Associer automatiquement les commandes et

les transactions et à défaut propose une liste de commandes pour rapprochement (DR uniquement)

3. Transmettre le ROP à BFC pour intégration (DR uniquement)

4. Communiquer entre le labo et la DR

ROP carte achat dans NOUBA


3 –Traiter la commande à partir de NOUBA

Rappel des étapes:

1. Effectuer l’achat 2. Saisir la commande dans xlab3. Consulter le ROP dans NOUBA

ATTENTION:Pour les achats en devises étrangères:

1. Effectuer l’achat 2. Consulter le ROP3. Saisir la commande


Traitement dans NOUBA

Si le n° de commande apparaît dans la colonne « Rapprochement pour information » Bravo!

Si le n° de commande n’apparaît pas dans la colonne « Rapprochement pour information »:

Plusieurs motifs possibles :

1. la commande n’a pas été transférée à BFC2. commande n’est pas typée « carte

achat »3. le montant n’est pas identique à celui du

ROP



Les corrections se font dans Xlab

Pour le cas 1: transférer la commande vers BFC

Pour le cas 2: modifier la commande en servant la zone « n° carte achat » et la renvoyer à BFC

Pour le cas 3: modifier le montant de la commande et la renvoyer à BFC

Rappel : Pour être sûr du montant (factures en devises étrangères) vous devez attendre que la transaction soit dans NOUBA avant de saisir la commande dans xlab.



Si dans la colonne « N° d’achat BFC » apparaît un numéro (100xxx)précédé d’un point d’exclamation le fournisseur n’est pas créé dans BFCVous devez communiquer à la DR les éléments permettant la création de ce fournisseur.

Si le SIRET du fournisseur est en Rouge, cela signifie que le SIRET transmis par BNPP est différent du SIRET du fournisseur Xlab Si le SIREN (9 premiers caractères) sont identiques ce n’est pas forcément une anomalie.


FOCUS sur la colonne « note »

La colonne « NOTE » permet une communication entre le laboratoire et la délégation.

Son utilisation est essentielle pour le bon traitement du ROPConsultez la régulièrement, notamment pour les transactions

non rapprochées

Petits conseils pour une meilleure lecture :

1. Positionnez vous toujours en début de message (« Entrée » devant le premier caractère du message)

2. Indiquer vos initiales et la date en début de message

3. Indiquer le numéro de commande XLAB si problème de non rapprochement

Documents

DEPLOIEMENT DE LA CARTE ACHAT 24/10/2008 SOPHIA ANTIPOLIS