Dépôts institutionnels en Communauté Dépôts institutionnels en Communauté Française de BelgiqueFrançaise de Belgique

Comité de pilotage

15 septembre 2006

PlanPlan

• Coordination • Etat d’avancement de l’Académie

Wallonie-Bruxelles• Etat d’avancement de l’Académie

Wallonie-Europe• Etat d’avancement de l’Académie

Louvain

CoordinationCoordination

• Catalogue commun en BICfB– Rédaction du plan de travail – Organisation d’une réunion GT1– Les trois Académies ont annoncé avoir

implémenté les spécifications communes pour la compatibilité OAI

• Plans d’implémentation 2006– Deux plans reçus

• Communication au sein du partenariat

Etat d’avancementEtat d’avancementAcadémie Wallonie-Académie Wallonie-

BruxellesBruxelles

AWB : plan d’implémentation 2006AWB : plan d’implémentation 2006

6 grands axes: 1. Finaliser la base de la plate-forme

(DISpace 1.0.)2. Services à valeur ajoutée locaux

(notamment une fonction de sortie automatique du CV)

3. Tester le DI (encodage courant avec les chercheurs et tests utilisateurs finaux)

AWB : plan d’implémentation 2006AWB : plan d’implémentation 2006

4. Continuer à remplir le DI (encodage rétrospectif des CVs des autorités)

5. Promouvoir le DI au sein de la communauté universitaire

6. Assurer la viabilité du DI (business plan)

AWB : DISpace 1.0.AWB : DISpace 1.0.

• Gros travail de programmation réalisé

• Création des formulaires d'encodage– avec champs obligatoires et optionnels– incluant les métadonnées décrites au

préalable de façon structurée et très précise (avec traitement du statut de la référence et des versions)

AWB : DISpace 1.0AWB : DISpace 1.0

• Fichiers d’autorité :– Noms d’auteur: sélection automatique et tri

pour les auteurs ULB ; ajout de nouveaux noms d’auteur hors ULB

– Titres de périodiques

• Système d'authentification : – Construction basée sur le numéro de matricule– A remplacer ultérieurement par un système

basé sur le mot de passe de l'adresse email ULB

AWB : DISpace 1.0AWB : DISpace 1.0

• Module de mise à jour et de suppression des items par les auteurs

• Dialogue avec Romeo (en cours)• Interface de recherche : DISpace

compatible SRW-SRU (bug à corriger)• site Web technique :

http://bib3.ulb.ac.be/RDIB/DISpace/technical.html

AWB : services à valeur ajoutéeAWB : services à valeur ajoutée

• Sortie automatique des publications pour le CV– Application « CV Recherche » de la Cellule

Recherche permettant au chercheur d’encoder toutes les données nécessaires au FNRS et à l’ULB.

• Les Bibliothèques s’occupent de la partie « publications »• Création d’un premier format de référence

bibliographique ULB, inspiré de la norme Z44-005• Mappings entre métadonnées de DISpace, CV-type de

l’ULB et formulaires à remplir au FNRS• Accord avec la Cellule Web pour la construction d’un outil

d’exportation des données

AWB : services à valeur ajoutéeAWB : services à valeur ajoutée

– Formulation de propositions concrètes à construire sur base de DISpace

• Bibliographie académique en ligne, listes envoyées sur le site Web de l’auteur, dans l’inventaire de la recherche,…

• En attente de décision des autorités

• Chargement du contenu dans Repec (pour l'économie) : échanges avec Thomas Krichel

• Tests de remplissage automatique dans DISpace : prise de connaissance des logiciels BiBteX, Endnote, Reference Manager et Refworks.

AWB : remplissage du dépôtAWB : remplissage du dépôt

• Encodage des publications des autorités: – 18 CVs communiqués – 15 CVs encodés (2.100 références) par

des bibliothécaires dans une base de données Access conçue à cet effet

– Ajout d’autorités : ISBN/ISSN/Titre uniforme + matricules des auteurs ULB

• En ce moment : recherche des fichiers (Romeo, Web, auprès des professeurs)

AWB : promotionAWB : promotion

• Accords avec plusieurs unités de recherche pour les tests

• Nouvelle version des politiques intégrant des propositions concrètes à construire sur base de DISpace.

• Lettres aux éditeurs : 40 politiques Lettres aux éditeurs : 40 politiques envoyées à Romeoenvoyées à Romeo

Etat d’avancementEtat d’avancementAcadémie Wallonie-Académie Wallonie-

EuropeEurope

AWE : plan d’implémentationAWE : plan d’implémentation

Rédaction du plan d’implémentation pour l’année 2006

=> 6 grands axes : A. Améliorations des fonctionnalités de

l’interface

B. Remplissage – Finalisation pour les deux premiers

groupes cibles– Traitement des publications des autorités

et de 2 nouveaux groupes– Objectif: + de 500 publications en texte

complet fin 2006

AWE : plan d’implémentationAWE : plan d’implémentation

C. Implémentation et développement des services à valeur ajoutée

D. Traitement des aspects juridiques• Mise en place d’un suivi des politiques d’éditeurs en

matière de dépôt• Protection juridique de l’institution et du chercheur

E. Finalisation des politiques• Finalisation de la définition des responsabilités• Analyse de la viabilité du projet• Elaboration d’une politique institutionnelle

F. Promotion et mise en place d’une stratégie de communication

AWE : développements AWE : développements techniquestechniques

• Traduction française de l'interface • Analyse des développements réalisés par

l’AWB et de leur application au répertoire de l'Académie Wallonie-Europe

• Installation du crosswalk BICfB pour la consultation fédérée de DSpace (en attente résultats des tests ULB)

• Automatisation de l’identification des dépositaires (LDAP) : analyse des éléments techniques et fonctionnels

AWE : poursuite du remplissageAWE : poursuite du remplissage

• Publications des 2 premiers groupes-test (Cerm et Cyclotron - ULg) – ajout des mots clés auteurs, des mots clés et

catégories du Web of Science – finalisation du fichier excel d’import avec

mentions éditeurs obligatoires – recherche de versions fulltext via le web et

transmission pour traitement OCR– contacts avec les deux groupes cibles pour la

mise en place d’une fourniture systématique des nouvelles publications et méthodologie de suivi pour le remplissage prospectif.

AWE : poursuite du remplissageAWE : poursuite du remplissage

• Publications du 3ème groupe-test (Service d’Entomologie fonctionnelle et évolutive – FSAGx)

– Contacts initiaux – Encodage des 608 publications du service

dans un fichier intermédiaire de traitement– Vérification des autorisations de dépôt en

cours– Récupération des tirés à part du service

(1998-2005) et dépôt sur serveur ftp de 527 pdf

AWE : services à valeur ajoutéeAWE : services à valeur ajoutée

• Proposition de classification en fn du public ciblé en cours d’analyse

• Sélection d’harvesters potentiellement intéressants – inscription en cours

• Elaboration d’une proposition de catégorisation thématique du répertoire

AWE : aspects juridiquesAWE : aspects juridiques

• Proposition de courrier à destination des éditeurs pour obtenir leurs politiques

• Contacts pris avec les responsables du projet Sherpa afin d’incrémenter leur base de données

• Réunions internes avec spécialiste ULg pour analyse des questions légales (en vue rencontre avec services juridiques ULg)

AWE : finalisation des politiquesAWE : finalisation des politiques

• Réflexions et rédactions de propositions pour : – Les étapes à suivre pour déposer un

document – Le rôle des différents acteurs dans le

processus de dépôt et de validation– La catégorisation des personnes

habilitées à déposer dans le répertoire– La mise en place d’un dépôt obligatoire

AWE: promotion AWE: promotion dudu répertoire répertoire

• Document d’information et de sensibilisation des chercheurs

• Aide (ébauche)• En lien avec le projet, le Recteur de

l’ULg a donné via son blog, son point de vue sur le mouvement du Libre Accès.

Etat d’avancement Etat d’avancement Académie LouvainAcadémie Louvain

AL : aspects techniquesAL : aspects techniques

• Amélioration du processus de soumission

– Métadonnées définies en interne- Formulaire de soumission Web pour

Working Papers (UCL, FUNDP)- Séparation de la mise en forme et des

textes pour permettre des traductions et des personnalisations

- Corrections de données présentes - Traduction partielle des interfaces

AL : aspects techniquesAL : aspects techniques

• Amélioration des interfaces de recherches- Résolution de problème de diacritiques- Mise en place d’un portail web avec une

interface similaire au portail de BOREAL- Traduction partielle des interfaces

• Développements- mise à jour de VITAL 2.1- hiérarchisation des objets existants dans les

collections ad hoc (Thèses FUNDP, Working Papers UCL, Thèses UCL, Test)

AL : aspects techniquesAL : aspects techniques

- choix de la structure des Handles (URI identifiants uniques)

- mise en place d'un script de veille pour vérifier le statut des applications (Apache, Fedora, Vital...) et signaler leur indisponibilité éventuelle sous forme de mail.

- mise en route d'un service SRU/SRW– possibilité d'exporter les données aux formats

METS et FOXML.– tests réalisés pour la manipulation d'objets

multimédia • Mapping pour l’exposition des données selon les

spécifications communes adoptées par le BICfB et premiers tests effectués

AL : services à valeur ajoutéeAL : services à valeur ajoutée

• Indexation des données pour les moteurs de recherche – Mise en œuvre de pages spéciales pour

les robots indexeurs

AL : politiques et déploiementAL : politiques et déploiement

• Politiques et procédures de soumission précisées

• Déploiement général défini– Phase 1 (2006 – 2007):

• entités supplémentaires approchées • Peut-être : numérisation et dépôt des

publications de quelques personnalités– Phase 2 (2007 – ) :

• généralisation du service et extension à des collections non-textuelles.

– Phase 3:• Obligation du dépôt pour tous les articles de

périodiques (à l’exception des Romeo blancs)