Description détaillée du

système de

pharmacovigilance (DDPS)

Delphine BARBOT - Gwénaëlle VOISIN

Anses - ANMV

Les Bonnes Pratiques de Pharmacovigilance Vétérinaire

16 octobre 2014

Principes

Un responsable de la mise sur le marché doit être

capable de :

collecter les données de pharmacovigilance

les analyser, les évaluer

les transmettre selon les règles définies

prendre les mesures appropriées, en tant que de

besoin

Infos générales

- Le DDPS est un élément du dossier de demande :

o d’autorisation de mise sur le marché (AMM),

o de transfert d’AMM,

o d’enregistrement,

o d’importation parallèle,

o d’autorisation d’ouverture de l’établissement de préparation

d’autovaccins (et renouvellement).

- L’évaluation du DDPS est réalisée par le département

pharmacovigilance (DPV). La gestion des procédures est assurée

par le département AMM (DAMM) ou le département Inspection et

Surveillance du marché (DIS) (autovaccins).

- Le DPV s’appuie sur une check list publiée par l’Agence

européenne des médicaments (EMA) pour assurer le même

niveau d’évaluation entre tous les états membres.

Infos générales

- 1 médicament = 1 DDPS

exception : autovaccins

- Le système fourni :

doit inclure suffisamment d’informations pour que

l’autorité compétente soit assurée que le système en

place est efficace pour le suivi de la

pharmacovigilance

se rapporte au produit pour lequel une demande est

effectuée

Infos générales

L’EMA a publié un document sur le contenu du

DDPS à destination des titulaires d’AMM :

Pre-submission instruction on the detailed

description of the pharmacovigilance system of

a marketing authorisation holder; to be

submitted with a marketing authorisation

application for a veterinary medicinal product :

EMA/531641/2010 - 17 February 2012

http://www.ema.europa.eu/docs/en_GB/document_library/Regulatory_and_procedural_guideline/2012/03/WC500123503.pdf

o à réaliser régulièrement

o important pour que l’autorité compétente reste

informée de l’organisation du titulaire d’AMM

o versions successives numérotées et/ou datées

Mise à jour du DDPS (1)

o évite des questions redondantes lors de l’évaluation du

DDPS pour différents dossiers

Cas 1 : DDPS fourni avec la demande d’AMM : version 1.

DDPS fourni en vue de répondre aux questions : version 2.

Nouvelle demande d’AMM deux mois plus tard pour un nouveau médicament : version 1.

Conséquence : l’ANMV demande la version 2, qui est la plus récente.

Cas 2 : DDPS fourni avec la demande d’AMM : version 1.

Le demandeur répond aux questions sans actualisation du DDPS.

Nouvelle demande d’AMM deux mois plus tard pour un nouveau médicament : version 1.

Conséquence : l’ANMV pose à nouveau les mêmes questions. Si les éléments de

réponse avaient été inclus dans une nouvelle version : 0 question .

Mise à jour du DDPS (2)

o modifications soumises à variations pour les médicaments avec AMM (voir

règlement variations). Les demandes de modifications sont déposées par le titulaire de

l’AMM auprès de l’ANMV. Les procédures sont gérées par le DAMM. Les DDPS sont

évalués par le DPV.

Variations concernant les DDPS :

Mise à jour d’un système existant (RPhv, base de données, …)

Nouveau système de pharmacovigilance

- précédemment évalué pour un autre produit du même titulaire

- jamais évalué pour un autre produit du même titulaire

Possibilité de faire du worksharing = une procédure regroupant les AMM

nationales, centralisées, européennes. Les types IA sont exclues.

Mise à jour du DDPS (3)

Système de pharmacovigilance existant

Mise à jour du DDPS (4)

Nouveau système de pharmacovigilance

Mise à jour du DDPS (5)

o Autovaccins

modifications du DDPS à adresser au DIS (unité

établissements ETAB), évaluation par le DPV

o Médicaments bénéficiant d’une autorisation

d’importation parallèle

modifications du DDPS à adresser au DAMM (unité

enregistrement ENREG), évaluation par le DPV

Mise à jour du DDPS (6)

Informations concernant :

le RPhv

l’organisation de la pharmacovigilance avec les

diagrammes indiquant le flux des déclarations d’effets

indésirables

les procédures en place

les bases de données

les arrangements contractuels

la formation du personnel

la gestion documentaire

le Système de Management de la Qualité

Eléments du DDPS

RPhv (1)

RPhv = Personne qualifiée en charge de la

pharmacovigilance

- Attestation signée par le responsable de la mise sur le

marché et le RPhv :

o Responsable : services d’un RPhv

o RPhv : moyens nécessaires pour la notification des

effets indésirables (EEE, pays tiers)

RPhv (2)

- nom de la personne qualifiée

- coordonnées et adresse professionnelle : résidence

en Europe (EEE)

- CV : qualification, formation, expérience en lien avec la

fonction

- description du poste

si le RPhv n’est pas vétérinaire, il doit avoir accès à un

vétérinaire. Ceci doit être mentionné dans le DDPS.

RPhv (3)

procédure de suppléance en cas d’absence du RPhv :

le suppléant du RPhv doit être identifié par sa position

dans la structure, et non par son nom.

la description de la suppléance prévue en cas

d’absence du RPhv doit contenir suffisamment de détails

pour comprendre son fonctionnement. Elle se présente

sous forme d’un résumé de quelques lignes. Le simple

renvoi à la procédure qualité n’est pas accepté.

Organisation

- localisation des activités de pharmacovigilance, identification des

filiales (EEE)

- point d’accès aux données de pharmacovigilance (EEE)

- organigramme : situation du RPhv, liens hiérarchiques, liens entre

filiales et maison-mère (EEE), inclus les sous-traitants

- résumé des activités de pharmacovigilance pour chaque

organisation / structure mentionnée

RPhv

Flux déclarations

Flux des déclarations d’effets indésirables selon :

- le type d’évènement :

animal, humain, environnement, résidus,

transmission d’agents infectieux

attendus / inattendus

- la source de l’évènement :

vétérinaires, propriétaires,

autorité compétente, littérature …

Europe / pays tiers

Procédures

- Liste des procédures en place et documentées.

Exemple :

- liste des domaines devant être couverts (voir liste p.17 du guide BPPv)

Procédures tenues à disponibilité de l’autorité

compétente. Sur demande, elles sont à

transmettre sous 48 heures.

Bases de données (1)

- Bases de données utilisées en pharmacovigilance :

o gestion des déclarations d’effets indésirables et leur

transmission électronique (conforme aux exigences

de soumission électronique : Veddra, ABON)

o détection des signaux

o gestion des PSURs …..

- Description brève de leur fonctionnement (dont

validation du système)

Bases de données (2)

Copie de l’enregistrement du RPhv dans Eudravigilance

Format

souhaité

Bases de données (3)

insérer la copie de l’enregistrement du destinataire

des déclarations de pharmacovigilance

Le DPV transmet les déclarations au compte destinataire identifié dans

l’enregistrement Eudravigilance fourni

(dans l’exemple, ID= VETCOM)

Difficulté parfois identifiée: la maison mère et les filiales d’un titulaire

d’AMM sont enregistrées dans Eudravigilance. La filiale française fournit

son enregistrement Eudravigilance, alors que les déclarations sont à

transmettre à la maison mère.

Arrangements contractuels (1)

Répartition des opérations de pharmacovigilance entre les

organisations

si sous-traitance ou particularité pour un médicament

donné, fournir un addendum spécifique qui explique et

précise qui fait quoi pour ce médicament.

Arrangements contractuels (2)

Sous-traitance

Le système fourni n’est pas celui du demandeur, le

demandeur doit l’expliquer

Demandeur d’AMM = A

DDPS fourni = celui du responsable d’AMM B

expliquer le lien entre A et B

• filiale

• compagnie issue du même groupe

• sous-traitant

• ……

Arrangements contractuels (3)

Titulaire - Exploitant

Décrire la répartition des tâches entre l’exploitant FR et le

titulaire.

Ex : L’exploitant collecte les cas qui sont portés à sa

connaissance et les transmet sous 2 jours ouvrés au

titulaire. L’exploitant est aussi tenu de fournir les

chiffres de ventes sur demande du titulaire.

Formation

- formation régulière et adaptée pour personnel lié aux

activités de pharmacovigilance

qui est formé ?

par qui ?

type de formation (thème)

fréquence

- dossiers personnel : formation, CV, description des

postes

Décrire la formation continue du RPhv

(séminaires, congrès, formation par les

Autorités / EMA)

Gestion Documentaire

- lieu de stockage des différents types de documents

(papier, électronique)

- modalités d’archivage

- lieu de stockage sécurisé

- accès contrôlé

Système Management Qualité

- description brève

- rôles organisationnels,

- responsabilités des activités, de la documentation

- audits internes (fréquence, qui les réalise …)

- revue qualité

- mesures correctives / préventives :

- audits des sous traitants le cas échéant

DDPS

MERCI POUR VOTRE ATTENTION

-

QUESTIONS