Défi de la production et du travail collaboratif : Les ... · 1. Proposition d’un tableau de bord commenté et facturé : - Systématique pour les nouveaux clients (Janvier 2016)

Défi de la production et du travail

collaboratif :

Les solutions numériques du cabinet

Retour d’expérience

Intervenant

Nicolas BolléExpert-comptable

Commissaire aux comptes

Etat des lieux

Etats des lieux

- Diplômé en 2008

- Intégration d’un cabinet de 10 collaborateurs En septembre 2008

- Reprise du cabinet en 2010 suite au départ en retraite du confrère

- « 100 % papier »

Etats des lieux

- Origine du changement :

- Participation à une conférence sur le numérique en janvier 2015 : Action !

- Objectifs :

- Acquérir les données de manière dématérialisée

- Restituer des informations aux clients

- Moyen :

- Choix d’un référent sur la transition numérique

- Opérationnel depuis le 01/01/2016 (définit la stratégie sur l’année 2015)

La transition numérique : aspects pratiques

- Recrutement d’un référent transition numérique : profil recruté

- Etapes (acquisition de données – Anciens clients) :

1. Choix des outils d’acquisition des données : achats, ventes, banques, notes de frais

(février à juillet 2015)

2. Définir les clients-cibles (juillet 2015)

3. Contact pour les convaincre de modifier l’organisation (septembre 2015)


- Etapes (acquisition de données – Anciens clients) :

4. Mise en place de la nouvelle organisation au cours d’un rendez-vous chez le client (sept.

/ Novembre 2015)

5. Disponibilité à toutes épreuves du référent numérique pour les collaborateurs et les

clients

6. Généralisation de la nouvelle organisation auprès des anciens clients au fur et à mesure


- Avec le référent transition numérique (mi-temps)

- Etapes (acquisition de données – Nouveaux clients) :

1. Tous les nouveaux clients « saisi » entrent obligatoirement dans le process numérique

d’acquisition des donnés (janvier 2016)



1. Intégration d’un nouveau client :

a. Proposition/devis orientée relation-client

b. Préparation des éléments pour la mission :

a. Acceptation de la mission

b. Identification de la relation d’affaire

c. Mandats (SEPA, edi, codes d’accès, impôts, prélèvements…)

d. Lettres de missions

c. Rendez-vous mise en place de l’organisation (responsable transition

numérique)

d. Transmission du dossier au collaborateur comptable

e. Contact téléphonique dans les 48 heures


- Maintenir la relation humaine :

- Expert-comptable à l’écoute des collaborateurs tous les lundis

- Expert-comptable RDV/téléphone

- Journée entrepreneur serein

- Soirée de la réussite

- RDV Bilan


- Mise en place d’un système de prime pour les collaborateurs :

- Pas de retard sur les saisies comptables : missions additionnelles

- Réalisation des bilans dans les meilleurs délais

- Invitation Soirée de la réussite

- Satisfaction client (enquête)


- RH du cabinet :

- Craintes, doutes et freins des collaborateurs traditionnels sur la mise en place

- Quelques mois plus tard, la mise en place n’ayant pas entraîné de difficultés particulières :

demande d’accélération du processus par les collaborateurs

- A permis de développer le télétravail : 35 % de l’effectif

- Confort de travail

- Difficulté de déplacement temporaire solutionné


- Etapes (restitution de données) :

1. Proposition d’un tableau de bord commenté et facturé :

- Systématique pour les nouveaux clients (Janvier 2016)

- Proposé au fur et à mesure pour les anciens clients (RDV

Bilans 31/12/2015)

- Point de relation important : rdv…

2. Présentation bilan sous format powerpoint systématique

(rendez-vous présentiel ou visioconférence)

3. Mails automatiques sur échéances fiscales et sociales et montants

prélevés


- Gain pour le cabinet :

- Image moderne et dynamique tant pour les clients que les

collaborateurs

- Temps passé sur la manipulation du « papier » (immédiat)

- Temps passé sur l’acquisition des données (à 6 mois)

- Etapes à passer :

- Affectation d’une ressource sans contrepartie financière

immédiate (comment couvrir le coût du responsable transition

numérique ?)

- Améliorer dans le temps : temps d’implantation sur 2 ans


- Outils :

- Mise en place d’un logiciel de facturation

- Récupération automatique des flux bancaires

- Scanner pour les factures de dépenses (et ventes si absence de logiciel de facturation)

- Passerelle pour l’assemblée générale annuelle : récupération du fichier EDI

- Paie : saisie des variables en ligne

Des outils… pas uniquement pour la production

La relation : c’est d’abord une affaire de disponibilité

- Développer la prise de rendez-vous en ligne (usage de plus en plus répandue)

- Pour un rendez-vous « physique » ou en visioconférence- RDV à la demande du client- RDV bilan

La relation : c’est aussi la connaissance du client

- Usage d’un CRM- Informations légales- Informations générales- Solliciter les clients par des questions

- En cours de mise en place : signature électronique

- Organisation de la production : TRELLO

- Production non récurrente pour avoir un meilleur suivi

- Suivi du devis à la facturation

- « Par équipes » : Juridique / rh / comptabilité

L’organisation du cabinet : suivi de la production

Conclusion

- Le plus important est de définir la stratégie d’organisation afin de pouvoir la dupliquer sur un nombreimportant de clients

- Réaliser la révolution numérique : par les outils…

- En s’orientant vers la transformation digitale du cabinet : relation, connaissance des clients et des besoins…

- Investissement / retour sur investissement ensuite

Documents

Défi de la production et du travail collaboratif : Les ... · 1. Proposition d’un tableau de bord commenté et facturé : - Systématique pour les nouveaux clients (Janvier 2016)