Diffusion du plan de classification dans un site Internet - Guide de référence

Groupe d'expertise en gestion des documents au gouvernement du QuébecJournée-rencontre WebÉducation

15 avril 2009

GEGD

Crée le 22 mai 2003 Dans un véritable esprit de partenariat avec les

ministères et les organismes du gouvernement du Québec, promouvoir l'excellence dans le domaine de la gestion des document sur tout support entre les spécialistes en gestion des documents ainsi qu'avec les groupes apparentés et tout autre instance dans le domaine

Règlement sur la diffusion de l’information […] (1)

Pour le gestionnaire de documents

Faire partie du comité sur l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels

Coordonner la diffusion du plan de classification et sa mise à jour dans le site Internet de son organisation

Participer avec les unités administratives à l’identification des documents à être diffusés

Coordonner l’application des règles de conservation relatives aux documents diffusés

Règlement sur la diffusion […] (2)

Article 4.  Un organisme public doit diffuser dans un site Internet les documents ou les renseignements […], dans la mesure où ils sont accessibles en vertu de la loi

Exemples : organigramme avec noms, registres publics, études et recherches qui présentent un intérêt pour l’information du public, etc.

L'article 4, alinéa 4

Le plan de classification de ses documents exigé en vertu du deuxième alinéa de l'article 16 de la Loi ou, selon le cas, la liste de classement exigée par le premier alinéa de cet article

Constitution d’un comité de travail

Madame Lise BoutetMinistère des relations internationales

Madame Lynda ChabotSociété d'habitation du Québec

Monsieur Jean-Pierre ChamardMinistère de la Justice

Monsieur Claude LamarreMinistère de la Santé et des Services sociaux

Madame Francine LégaréHydro-Québec

Monsieur Michel LévesqueDirecteur général des élections

Madame Nathalie ThibaultMusée national des beaux-arts du Québec

Avec la collaboration de

Madame Lucille DionSecrétariat à la réforme des institutions

démocratiques et à l'accès à l'information

Son mandat

En vertu de l'application du Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels, analyser et faire des recommandations sur les modalités de diffusion du plan de classification prévue à l'article 4, quatrième alinéa dudit règlement

Production d’un document : un guide

Un guide : pour qui

Aux responsables de la gestion documentaire d'un ministère ou d'un organisme public ;

Pour être utile à toute personne qui s'est vue confier la responsabilité de mettre en œuvre le Règlement

Pour ceux qui veulent connaître un modèle de plan de classification qui pourrait être diffusé dans un site Internet

Ses objectifs (1)

Définir ce qu'est un plan de classification et en présenter un modèle

Permettre de diffuser un plan de classification simple et facile de consultation pour les citoyens et suffisamment complet pour exercer leurs droits en matière d'accès aux documents

Ses objectifs (2)

Viser à favoriser une plus grande harmonisation dans les sites Internet quant à la diffusion du plan de classification

Proposer la création d'une section dédiée à l'accès à l'information en vue d'harmoniser les sites Internet et faciliter la consultation de ces sites par les citoyens

Utilisation libre-service

Il s'agit d'un guide de référence Chaque ministère et organisme est libre de

choisir le type de plan de classification qu'il veut diffuser

Plan de classification - définition

Structure hiérarchique et logique de rubriques et de sous-rubriques représentant les processus et les activités de l’organisme et permettant la classification, le classement et le repérage des documents.

Plan de classification (1)

Partie introductive Définition Objectifs Description de la structure Raisons légales Lexique

Plan de classification (2)

Modèle de base Codification - Titres de contenu Forme hiérarchisée des activités Format de diffusion : PDF

04000 RESSOURCES FINANCIÈRES

04100 STRUCTURE BUDGÉTAIRE

04200 CYCLE BUDGETAIRE

04210 Revue de programmes

04220 Budget détaillé

04230Prévisions budgétaires et rapport financier préliminaire

04232 Notes explicatives

04233 Reddition de compte

04240 Réallocation budgétaire

04300 CONTRÔLE ET SUIVI BUDGETAIRE

04310 Engagements financiers de 25 000 $ et plus

04320 Suivi budgétaire

04322 Suivi de la rémunération

04324 Évolution budgétaire

04326 Indicateurs financiers

04328 Rapports financiers périodiques

Plan de classification (3)

Texte introductif sur le WEB

Plan de classification (5)

Le plan de classification vous permet de mieux comprendre la structure des activités de l’organisation à partir de laquelle ses documents ont été classés. Il n’a pas pour objectif de vous relier directement à un dossier ou à un document via un hyperlien. Il est simplement un outil de référence qui vous permet de valider si les documents recherchés font bien partie des activités de l’organisation.

Index

Pas requis par le règlement Utile pour la recherche dans le plan de

classification Liste des titres des rubriques et des sous-

rubriques sous forme alphabétique Termes associés et complémentaires Format de diffusion : PDF

Budget détaillé 04220

Contrôle et suivi budgétaire 04300

Cycle budgétaire 04200

Engagements financiers de 25 000 $ et plus 04310

Enveloppes budgétaires 04220

Évolution budgétaire 04324

Indicateurs financiers 04326

Notes explicatives – prévisions budgétaires 04232

Prévisions budgétaires et rapport financier préliminaire 04230

Rapports financiers périodiques 04328

Réallocation budgétaire 04240

Reddition de compte 04233

Répartition du budget de base 04210

Ressources financières 04000

Revue de programmes 04210

Structure budgétaire 04100

Suivi budgétaire 04320

Suivi de la rémunération 04322

Section sur l’accès

Le Règlement ne prévoit pas l’obligation de créer une page ou une section dédiée à l’accès à l’information dans le site Internet.

Le comité de travail du GEGD est d’avis qu’une telle section faciliterait l’exercice du droit d’accès des citoyens.

Autres éléments à considérer

Les documents déposés ainsi que ceux en lien devront être assujettis à des règles de conservation spécifiques

Responsabilité de contrôle Conservation du site WEB