STRUCTURE NATIONALE PARTENARIALE DE DEMATERIALISATION

DIRECTION GENERALE DE LACOMPTABILITE PUBLIQUE des pièces justificatives de dépenses d’interventions sociales et diverses des collectivités et établissements

publics locaux

Version n° 2008-2 du 21mai 2008

NB : annule et remplace l’ensemble des dispositions de la version 2006-1 du 16 Juin 2006

Préambule

La présente convention cadre s’inscrit dans le cadre des principes énoncés dans la Charte nationale partenariale relative à la dématérialisation dans le secteur public local.

La Charte nationale partenariale et son cadre national d’acceptation portent sur la dématérialisation des documents « papier » échangés entre les trois acteurs de la chaîne comptable et financière que sont l’ordonnateur, le comptable du Trésor et la Chambre régionale des comptes.

Elle s’inscrit dans le prolongement de la version expérimentale n°2006-1 du 16 juin 2006 concernant certaines aides sociales obligatoires. Elle prend en compte les nouvelles dispositions du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT), en particulier les articles D1617-19 et D1617-23 et celles de son arrêté d’application du 27 juin 2007 (NOR : BCFR0750735A-voir annexe 7).

La présente convention est centrée sur l’état récapitulatif des bénéficiaires ; néanmoins, les autres pièces justificatives prévues par la rubrique 6 de la liste des pièces justificatives sont susceptibles d’être dématérialisées sur la base des conventions cadres nationales concernées (par exemple, délibérations et arrêtés, factures).

En outre, dans le cas où la collectivité n’utilise pas un logiciel de gestion produisant un état récapitulatif, la dématérialisation des interventions sociales et diverses est susceptible d’être effectuée par la transmission, à l’appui du mandatement, de décisions émanant de l’ordonnateur. Ces décisions relèvent de la convention cadre nationale relative à la dématérialisation des délibérations et arrêtés qui peut être déclinée par type de flux et concerner spécifiquement les décisions d’interventions sociales et diverses.

Article 1. Neutralité de la dématérialisation par rapport aux missions du comptable public et du juge des comptes

La dématérialisation des pièces justificatives prévues à l’article 4 concernent la liquidation de certaines dépenses d’interventions sociales et diverses des collectivités territoriales, des groupements, de leurs (ou des) établissements publics (y compris les établissements publics de santé, les établissements sociaux et médico-sociaux, les offices publics de l’Habitat dotés d’un comptable direct du Trésor) et des associations syndicales de propriétaires dotées d’un comptable direct du Trésor doit permettre tant au comptable public, qu’au juge des comptes de remplir leurs missions respectives dans des conditions au moins équivalentes à celles qu’ils exercent sur la base des justificatifs qui leur sont actuellement produits.

Article 2. Objet de la convention cadre nationale

L’objet de la présente convention cadre nationale est de définir : les solutions organisationnelles et techniques référencées au plan national, c’est à dire ayant recueilli l’accord de

principe de tous les signataires de la charte nationale partenariale (représentants des ordonnateurs, des comptables publics et des juges des comptes), pour dématérialiser les pièces justificatives ;

les normes techniques qui doivent être prises en compte dans chacune des catégories de solutions de dématérialisation des pièces justificatives, mise en œuvre.

Article 3. Articulation entre la convention cadre nationale et les accords locaux

§3.1. Comptabilités soumises directement au juge financier

La dématérialisation des pièces justificatives résulte d’un accord conventionnel préalable écrit auquel sont parties prenantes  : l’ordonnateur, le Trésorier-payeur général et le comptable public, ainsi que la Chambre régionale des comptes. La forme de cet accord local est explicitée au § 3.5.

§3.2. Comptabilités faisant l’objet d’un apurement administratif

Pour les comptabilités faisant l’objet d’un apurement administratif dans les conditions prévues par l’article L.211-2 du code des juridictions financières, la dématérialisation des pièces justificatives résultent d’un accord local écrit auquel sont parties prenantes : l’ordonnateur, le Trésorier-payeur général et le comptable public. La forme de cet accord local est explicitée au § 3.5.

§3.3. Intervention du pôle national de dématérialisation de la DGFiP

Dans l’un et l’autre cas ci-dessus, le pôle national de dématérialisation de la DGFiP peut apporter à la demande des parties prenantes aux accords et conventions locaux, son appui technique.

§3.4. Dérogations aux solutions référencées

Si la solution de dématérialisation des pièces justificatives envisagée par les trois acteurs locaux de la chaîne comptable et financière déroge aux solutions référencées par la convention nationale, les parties prenantes rédigent une convention locale ad hoc ; la cellule opérationnelle de la structure partenariale pourra se prononcer sur la validité de cette solution avant la signature de la convention ad hoc.

§3.5. Forme de l’accord local de dématérialisation

Il est convenu de privilégier l’utilisation du formulaire simplifié en annexe 2, appelé «accord local», qui n'est pas détachable de la convention cadre concernée et vaut adhésion des signataires à ses articles. Ce formulaire est signé de manière tripartite par les parties prenantes.

L’accord local précise notamment l’étendue, le contenu de la dématérialisation des pièces justificatives, la date de mise en œuvre de la dématérialisation ainsi que les évolutions qui pourraient être apportées à court terme avec mention des échéances.

Pour faciliter la dématérialisation, il peut être conclu un accord local par type d’intervention sociale ou diverse.

Un exemplaire de l’accord local établi selon l’annexe 2 ou de la convention locale, signé par les trois acteurs, est transmis au Pôle national de dématérialisation de la direction générale de la comptabilité publique, qui en assure la restitution périodique auprès de la Structure Nationale Partenariale.

En ce qui concerne les comptabilités faisant l’objet d’un apurement administratif, la Chambre régionale des comptes est informée des accords et conventions locaux signés par les parties.

Les pièces justificatives dématérialisées concernées par l’accord local remplacent, à partir de la date de mise en œuvre mentionnée, les pièces justificatives produites sur support papier.

Article 4. Objet de la dématérialisation

La dématérialisation porte sur la transmission ou la mise à disposition des pièces justificatives de dépenses d’interventions sociales ou diverses suivantes prévues par l’annexe I du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) :- interventions directes :

- l’aide légale directe (§6111),- l’aide facultative (§6112),- les prestations payées au moyen de bons (§6113),- l’aide aux familles en difficultés pour honorer leurs dépenses de logements (§61151, 61152 et 611531/1),

- interventions indirectes (§612),- prêts (§621/1 et 621/2),- bourses (§622),- remise de prix, prestations diverses, gratifications (§63),- frais de transport des élèves et étudiants handicapés (§64).

Le §6114 est exclu dans l’attente d’une convention cadre nationale spécifique relative aux hébergés.

De manière simplificatrice, lorsque l’une des pièces justificatives indiquée ci dessus est un état nominatif ou collectif, un décompte ou un état liquidatif, elle est dématérialisée sous la forme d’un état récapitulatif des bénéficiaires.

L’accord local peut prévoir une dématérialisation par type d’intervention sociale ou diverse ; cependant, il convient de veiller à la cohérence du périmètre choisi. En outre, en cas de changement de logiciel de gestion, l’homogénéité des données doit être assurée au sein d’un même exercice.

§4.1 L’état récapitulatif périodique des bénéficiaires

Il s’agit de la pièce justificative potentiellement la plus volumineuse qui permet de justifier la demande de paiement au comptable. Elle ne doit pas être confondue avec la bande magnétique permettant au comptable d’effectuer les virements sur les comptes bancaires des bénéficiaires qui n’est pas concernée par cette convention nationale.

L’état récapitulatif porte sur les éléments figurant en annexe 1 à la présente convention au titre du modèle des données de l’état récapitulatif XML, destinées au comptable du Trésor compétent et transmis in fine au juge des comptes et au Trésorier-payeur général dans le cadre de l’apurement administratif.

En ce qui concerne les bourses, l’état récapitulatif constitue les pièces justificatives prévues aux § 622/2 et 622/3.

§4.2. Les autres pièces justificatives de dépenses d’interventions sociales ou diverses

Il peut s’agir notamment des décisions ou des délibérations, de portée individuelle ou générale, de certificats administratifs (considérés comme des décisions) ou de conventions.

L’accord local peut prévoir la communication de pièces justificatives non mentionnées dans l’annexe I du CGCT.

Article 5. Nature des données concernées par la dématérialisation

Ces données concernent tous les bénéficiaires d’interventions sociales et diverses des organismes mentionnés à l’article 1, quel que soit la périodicité du versement et les modalités de paiement.

Article 6. Solutions de dématérialisation

§6.1 L’état récapitulatif des bénéficiaires

L'ensemble des données dématérialisées est fourni sous forme d’un fichier de données au format XML respectant le modèle de données fourni en annexe 1, lisible et exploitable par l’outil d’exploitation XéMéLios publié par la DGFiP pour l’ensemble des partenaires . Le schéma XML décrivant la mise en œuvre technique du modèle de données est publié sur le site Admisource de la DGME à l’adresse suivante http://admisource.gouv.fr/frs/shownotes.php?release_id=62 .

Le fichier XML des données de l’état récapitulatif transmis par l’ordonnateur au comptable en tant que pièce justificative de la dépense comprend au minimum les mentions prévues par la liste des pièces justificatives (voir l’article 4 de la présente convention).

En ce qui concerne l'aide légale (§6111) et les bourses (§622), les décisions individuelles n’étant pas transmises systématiquement (voir §6111/4 de la liste des pièces justificatives), la certification de leur existence, de leur caractère exécutoire et de leur caractère conforme est assurée par la signature manuscrite ou électronique (dans les conditions de l’arrêté du Ministre en charge du budget) du bordereau récapitulant les mandats de dépense ou les titres de recette, sans autre forme de mention portée sur l’état récapitulatif.

§6.2 Le caractère obligatoire ou facultatif des données du schéma XML

Le caractère obligatoire ou optionnel d’une donnée du modèle dépend de sa présence dans le progiciel de gestion de l’ordonnateur. Le fichier des données de l’état récapitulatif transmis au comptable dans le cadre de cette convention doit contenir toutes les données prévues par le modèle et présentes dans le progiciel utilisé. Ainsi, le fichier des données de l’état récapitulatif des bénéficiaires comporte l’ensemble des données définies comme obligatoires dans le tableau de l’annexe 1 ; il doit être complété, si le progiciel de gestion utilisé par l’ordonnateur le permet, par les données définies comme optionnelles dans le même tableau de l’annexe 1.

Le caractère facultatif d’une donnée s’explique également par le fait qu’elle n’est pas systématiquement présente dans tous les progiciels de gestion.

Le fichier de données est transmis au comptable selon une périodicité déterminée localement en fonction notamment des conditions de gestion de chaque intervention sociale ou diverse au sein de la collectivité publique qui verse la dépense d’intervention ; il peut donc être produit au cours d’une même période plusieurs fichiers distincts concernant des types d’intervention différents

§6.3 Les autres pièces justificatives de dépenses d’interventions sociales et diverses

Ces pièces justificatives sont dématérialisées selon les modalités prévues par la convention cadre nationale concernée et la mise en œuvre de leur dématérialisation nécessite la signature préalable d’un accord local spécifique, conforme à cette convention cadre nationale et distinct de celui annexé à la présente convention (voir annexe 9: liste des conventions nationales).

NB : de manière générale, les pièces justificatives de la rubrique 6 de l’annexe I du CGCT dénommées délibération, décision, certificat administratif qui émanent de la CEPL sont dématérialisées dans les conditions de la convention cadre nationale relative aux délibérations et arrêtés.

§6.3.1. Les pièces justificatives nominatives

Le modèle de données de l’état récapitulatif des bénéficiaires XML permet d’associer au regard de chaque bénéficiaire des pièces justificatives dématérialisées (par exemple, décision ou arrêté individuel), justifiant la création ou la modification d’éléments de liquidation.

Ces pièces justificatives sont référencées au regard de chaque bénéficiaire à l’appui du fichier XML de l’état récapitulatif. Lorsqu’une décision concerne plusieurs bénéficiaires, elle est référencée au regard de chaque bénéficiaire mentionné dans la décision. Dans cette hypothèse, le fichier XML et les pièces justificatives sont transmis au sein d’une même archive électronique dans les conditions fixées en annexe 3 §3.3).

Cette transmission dans une même archive est la condition de la visualisation de ces pièces justificatives dans XéMéLios quel que soit leur format choisi parmi ceux référencés par la convention cadre nationale concernée.

Lorsque des décisions sont jointes au fichier de données, ce dernier comprend les nouvelles décisions prises depuis la transmission du dernier fichier correspondant à l’aide concernée.

Cette dématérialisation a un caractère optionnel puisqu’elle est conditionnée à la capacité d’associer la pièce justificative au sein du logiciel de gestion des interventions sociales ou diverses produisant le fichier des données de l’état récapitulatif des bénéficiaires, et à la volonté des trois parties manifestées dans l’accord local.

§6.3.2. Les pièces justificatives à caractère général

D’autres pièces justificatives concernent des éléments de liquidation de dépenses d’interventions sociales et diverses, par exemple des délibérations ou décisions de portée générale (ex : délibération fixant les conditions ou et les modalités de versement d’une aide sociale…).

Ces pièces justificatives sont référencées dans le mandat de dépense concerné dans les conditions rappelées à l’article 9.

Il est recommandé de ne pas intégrer ces pièces justificatives dans l’archive électronique mentionné au § ci dessus, afin de les distinguer des pièces justificatives nominatives.

Néanmoins, elles sont transmises au comptable de façon concomitante à l’envoi du fichier de données de l’état récapitulatif des bénéficiaires et parallèlement au mandat dématérialisé ou non.

En ce qui concernent les conventions, dès lors que les parties signataires sont équipes d’un certificat électronique, les conventions sont dématérialisées sous la forme d’un document électronique aux formats prévus à l’annexe 3 et assortis de la signature électronique de chaque signataire.

Cependant, afin de faciliter l’unicité des supports des dépenses d’interventions sociales et diverses dans l’attente que l’ensemble des parties soient équipés d’un certificat électronique, elles sont susceptibles d’être numérisées lorsqu’elles ont été signées manuscritement selon les formats prévus à l’annexe 3 de la présente convention. L’original « papier » de la convention est conservé par l’ordonnateur qui s’engage à produire une copie « papier » à la demande du comptable ou de la Chambre régionale des comptes.

Le choix de la dématérialisation des conventions en matière d’interventions sociales et diverses est à préciser dans l’accord local annexé à la présente convention.

La dématérialisation de ces différentes pièces justificatives est conditionnée à la volonté des trois parties manifestées dans l’accord local.

Article 7. La signature électronique

La signature électronique éventuellement mise en œuvre nécessite l'utilisation de certificats électroniques par le signataire. Les certificats devront être référencés conformément à l’article 6 de l’arrêté du 28 août 2006 (NOR: ECOM0620009A) pris en application du I de l’article 48 et de l’article 56 du code des marchés publics et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés (voir annexe 4 de la présente convention).

Article 8. Modalités techniques de communication des données dématérialisées au comptable

La mise en œuvre de la dématérialisation ne modifie pas les modalités de prise en charge comptable des mandats par le Trésorier de la collectivité ou de l’établissement public local. Il peut recevoir ou accéder aux pièces justificatives de dépenses d’aide sociale, selon l’une des trois modalités suivantes référencées.Il est précisé que les documents dématérialisés, objet de la présente convention cadre, sont des pièces justificatives du (des) mandat(s) ; à terme, ces pièces justificatives seront véhiculées avec le(s) mandat(s) concerné(s) dans le Protocole d’Echange Standard (PES) d’Hélios.

§8.1. Modalités transitoires de communication sans le PES d’Hélios

A titre transitoire, dans l’attente que la collectivité ou l’établissement public local opte pour le recours au PES d’Hélios, le mode de communication suivant peut être retenu :

Choix du modèle de flux se traduisant par l’envoi au comptable CD-Rom /DVD-Rom : transmission périodique par la collectivité publique au comptable du Trésor assignataire des pièces

justificatives dématérialisées pour la période concernée par CD-Rom/DVD-Rom émis par la collectivité publique ou son prestataire.

Messagerie électronique : transmission périodique par la collectivité publique au comptable du Trésor assignataire, des pièces justificatives dématérialisées pour la période concernée par messagerie électronique. Le message électronique doit être signé et chiffré par l’ordonnateur ou son délégataire à l’aide d’un certificat référencé (voir annexes 4 et 5).

Modalité de transmission sécurisée et référencée prévue par l’arrêté du 27 juin 2007 (Tiers de transmission, passerelle de transmission).

Choix du modèle de stock se traduisant par la mise à disposition au comptable Extranet : mise à disposition du comptable du Trésor assignataire par l'ordonnateur ou son prestataire des données

dématérialisées sur un coffre fort électronique sécurisé auquel le comptable accède via une connexion « extranet sécurisé ».

§8.2. Modalités de communication avec le PES d’Hélios

Le recours au Protocole d’Echange Standard d’Hélios (PES), dans ses versions 2 et suivantes, est privilégié pour l'échange des données et de ces documents électroniques entre l'ordonnateur et le comptable.

Le PES est mis en œuvre après signature par le représentant légal de la collectivité territoriale ou de l’établissement public local souhaitant adhérer à ce protocole du formulaire d’adhésion au Protocole d’Echange Standard conforme au modèle figurant en annexe n°2 de l’arrêté du 27 juin 2007 portant application de l’article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales. Ce formulaire est transmis après signature au comptable public.

Le formulaire d’adhésion indique notamment les modalités de transmission retenues, et en particulier le recours ou non à un tiers de transmission pour l’envoi des données et des documents électroniques au système Hélios, ainsi que la réception de données électroniques en provenance du système Hélios en respectant les conditions fixées par les annexes 1 et 2 de l’arrêté précité.

Article 9. Modalités de transmission des pièces justificatives dématérialisées au titre du compte de gestion sur pièces ou du compte financier

Les règles qui suivent sont identiques qu’il s’agisse des pièces justificatives dématérialisées incluses dans un compte de gestion ou un compte financier déposé à la Chambre régionale ou territoriale des comptes chargée du contrôle juridictionnel, ou d'un compte de gestion soumis à l’apurement administratif.

§9.1. Cas de la transmission des pièces dématérialisées hors PES d’Hélios

Modèle de FluxDans le cadre du compte de gestion sur pièces transmis par le comptable à la Chambre régionale ou territoriale des Comptes, la confection du support reprenant les documents dématérialisés relève du comptable.

Modèle de StockDans le cadre du compte de gestion sur pièces transmis par le comptable à la Chambre régionale ou territoriale des Comptes, la confection du support reprenant les documents dématérialisés relève de l'ordonnateur.

Le support retenu pour la communication de ces pièces justificatives dématérialisées dans le cadre du compte de gestion sur pièces, est le CD-Rom /DVD-Rom.

Ce CD-Rom /DVD-Rom doit comprendre l’ensemble des données et documents transmis au comptable sous forme dématérialisée au cours de l’exercice concerné et transmis au comptable comme pièces justificatives de mandats de dépense de l’exercice.

Les modalités techniques de confection du (des) CD-Rom /DVD-Rom sont décrites en annexe 8 de la présente convention.

§9.2. Cas de la transmission des pièces avec le PES

Dans le cadre du modèle de flux, les pièces justificatives dématérialisées ont été transmises avec les données de prise en charge comptable des mandats de dépense au format PES.

Dans le cas du modèle de stock, l'ordonnateur ou son tiers prestataire communique à la DGFIP en fin de gestion un (ou des) CD-rom /DVD-rom comportant toutes les pièces justificatives dématérialisées reçues au cours de l’exercice clos, à partir du stockage réalisé en cours de gestion, selon des modalités restant à définir par un arrêté du ministre en charge du budget.

Dans les deux cas, les pièces justificatives dématérialisées sont communiquées avec les données de prise en charge aux Chambres régionales et territoriales des comptes ou aux Trésoriers Payeurs Généraux sur un support  adéquat ; le support privilégié à ce stade est le CD-Rom /DVD-Rom.

Ces données sont exploitables à partir de l’outil XéMéLios de la DGFIP librement téléchargeable à l’adresse suivante http://admisource.gouv.fr/projects/xemelios/ . Les recherches multicritères et tris sur les données de prise en charge permettent un accès rapide aux pièces justificatives dématérialisées depuis la liste des résultats. Les pièces justificatives peuvent être recherchées à partir de l’ensemble des données de prise en charge ainsi que de l’identifiant unique.

Article 10. Liens entre les pièces justificatives dématérialisées et l’ordonnancement

Lorsque l’état récapitulatif XML est transmis seul, les mandats ou titres concernés devront comporter la référence à l'état récapitulatif XML.

Lorsque l’état récapitulatif XML est transmis dans une archive électronique, les mandats ou titres concernés devront comporter la référence de l’archive électronique, respectant le principe d’unicité. L’état récapitulatif XML devra obligatoirement comporter la référence à chaque pièce justificative nominative pour les bénéficiaires concernés (dans les conditions prévues au §6.3.2 de la présente convention).

Lorsque les mandats sont dématérialisés via le PES, les pièces justificatives dématérialisées sont référencées selon le principe de l’identifiant unique (convention cadre nationale relative à la dématérialisation des titres de recette, mandats de dépense et des factures, pièces justificatives).

Article 11. Modalités techniques de communication des données et documents dématérialisés à la Chambre régionale des Comptes

Pour chaque exercice comptable, sera joint au compte de gestion, un CD-Rom /DVD-Rom comportant la totalité des données dématérialisées, transmises au comptable assignataire en tant que pièces justificatives de mandats et de titres d’exécution des budgets de l’organisme public concerné.

En outre, dans la mesure où les conditions de mise en œuvre de la dématérialisation sont modifiées d’un exercice à l’autre sans impact sur les dispositions de l’accord local (par exemple, changement de logiciel de gestion), il est recommandé de fournir à l’appui du CD-Rom ou du DVD-Rom transmis à la CRC un relevé des modifications apportées en précisant pour chaque modification, sa date de mise en œuvre et ses éventuels impacts (notamment en matière de nomenclatures).

Le CD-Rom /DVD-Rom destiné à la Chambre régionale ou territoriale des Comptes est produit par le comptable du Trésor séparément de l’ensemble des liasses du compte de gestion, au début des pièces générales.

Le comptable du Trésor s’assurera de la bonne lecture du CD-Rom /DVD-Rom, le compte de gestion ou le compte financier n’étant considéré comme déposé que si ledit CD-Rom /DVD-Rom est lisible par la Chambre régionale des Comptes ou le Trésorier payeur général.

En cas de transmission de données cryptées/chiffrées au comptable, les données sont produites non chiffrées à l’appui du compte de gestion ou du compte financier.

Les mêmes règles prévalent pour la communication des données dématérialisées au Trésorier-payeur général dans le cadre de l’apurement administratif.

Article 12. Contraintes relatives aux données

Il appartient aux parties prenantes aux accords et conventions locaux, conclus dans les conditions prévues à l’article 3 ci-dessus, de définir le contenu et l’étendue des données relatives aux dépenses d’interventions sociales et diverses des collectivités et établissements mentionnés à l’article 2 ci-dessus. Ce sont ces données qui sont jointes au compte de gestion dans les conditions prévues aux articles 7 et 8 ci-dessus.

§12.1 Contenu et structuration des données et champs

Dans la mesure où les partenaires locaux ont retenu le périmètre de données de l’annexe 1.1, les données numériques doivent inclure, en tout ou partie, les informations recensées en annexe 1 à la présente convention au titre du modèle de données de l’état récapitulatif des bénéficiaires d’aide sociale pour toute ou partie des aides sociales versées par les collectivités ou établissements mentionnés à l’article 2 ci-dessus.Ces données numériques doivent également comporter des informations structurées par champ, pour être exploitables, c’est-à-dire pour pouvoir faire l’objet de tris et de recherches, ce qui exclut des données se limitant à des images ou des flux d’impression.

La liste des champs ne saurait être modifiée que pour des raisons exceptionnelles, toute modification de celle-ci imposant une reconfiguration des fonctions de tri incluses dans les supports de transmission des données ou dans le système de consultation de ces données, et un retraitement de l’ensemble des données des mois précédents.

§12.2 Intégrité des données et des documents

L’ordonnateur s’engage à ne pas modifier les données et documents dématérialisés, fournis comme pièces justificatives associées aux mandats. Il s'engage parallèlement à ce que les pièces fournies dans le cadre du compte de gestion soient les mêmes que celles fournies lors du mandatement et le certifie lors de la production du support du compte de gestion lorsque ce dernier est confectionné par l’ordonnateur ou son prestataire.

L’intégrité des données transmises est réputée acquise dès qu’elles sont gravées sur un support (CD-Rom /DVD-Rom) non réinscriptible, ou au préalable, si elles ont fait l'objet d'une signature électronique de l'émetteur à l'aide d'un certificat référencé.

Article 13. Protection et utilisation des fichiers de données d’aide sociale

Les règles applicables aux fichiers de données nominatives sont applicables aux fichiers de données de l’état récapitulatif des bénéficiaires d’interventions sociales et diverses.

Article 14. Règles d’archivage spécifiques aux données dématérialisées d’aide sociale

L’archivage informatique, sur tout support numérique fiable et sécurisé, concerne les données dématérialisées par toutes les collectivités et établissements mentionnés à l’article 1 ci-dessus.L’archivage chez l’ordonnateur et le stockage chez le comptable sont organisés selon des modalités définies chacun pour ce qui le concerne. L’archivage vise notamment à faciliter le contrôle interne et l’examen de la gestion ; l’archivage chez l’ordonnateur et le stockage chez le comptable visent à pallier, s’il y a lieu, la disparition accidentelle desdites données chez l’ordonnateur et des données transmises au comptable et au juge des comptes.

§14.1. Responsabilité de l’archivage

L’archivage des données dématérialisées relève du seul ordonnateur.

§14.2. Contenu de l’archivage

L’archivage comportera les données numériques afférentes à l’état récapitulatif des bénéficiaires. L’ordonnateur devra s’assurer de l’exploitabilité des données archivées durant la période retenue.

§14.3. Durée de conservation des données dématérialisées

Nonobstant la durée de droit commun d’archivage des données d’interventions sociales et diverses, l’ordonnateur doit assurer la conservation des données transmises au comptable pendant une période de six ans à compter du 1 er Janvier suivant la production du compte de gestion à la Chambre régionale des comptes soit au plus tard le 31 décembre N + 1 pour les comptes de l’exercice N (sauf interruption de ce délai, signalée par la Chambre régionale des comptes). Le même délai est applicable pour les comptes soumis à l’apurement administratif du Trésorier-payeur général.Cette dernière durée peut être réduite après accord écrit du Président de la Chambre régionale des comptes compétente.

Il est indiqué, à titre de conseil, que la durée de conservation prévue avec l’accord de la Cour des Comptes et de la Direction des Archives de France dans la circulaire conjointe DPACI/RES/2006/012 du 2 octobre 2006 relative à l'archivage des comptes de gestion est de un an à compter de la décision définitive de responsabilité et au moins 4 ans après la clôture de l'exercice concerné.

On entend par décision définitive un jugement définitif de la Chambre régionale ou territoriale des comptes, un arrêté de décharge définitive du comptable supérieur ou une attestation de décharge de gestion (au sens de la prescription extinctive de responsabilité de 6 ans prévue au V de l’article 60 de la loi de finances pour 1963). Pour l’apurement administratif, sont concernés les comptes de gestion qui n’ont pas été évoqués par la Chambre régionale des comptes dans le délai de 6 mois à compter de la notification aux comptables des décisions d’apurement (articles L. 231-9 et D. 231-28 du code des juridictions financières).

§14.4. Edition des données dématérialisées

En dehors de la confection annuelle du compte de gestion sur pièces, et à titre exceptionnel en cas d’altération ou de perte des données ou du support, l’ordonnateur édite sous la forme d’un CD-Rom /DVD-Rom ou d’états « papier » les éléments concourant à la liquidation de dépenses d’interventions sociales et diverses et en certifie la conformité par rapport au(x) fichier(s) archivé(s), à la demande du comptable du Trésor dans les cas où le CD-Rom /DVD-Rom annuel est produit par l’ordonnateur (voir article 7 de la présente convention), ou de la Chambre régionale des comptes,.

Article 15. Modification de la prestation

Si l’ordonnateur souhaite modifier la solution technique de dématérialisation initialement référencée, ou si l’évolution technologique requiert des modifications substantielles de l’architecture de la dématérialisation des interventions sociales et diverses, l’ordonnateur en avise trois mois à l’avance le comptable, le trésorier-payeur général et la Chambre régionale des comptes dans le cas de la conclusion d’une convention dans les conditions prévues à l’article 3 ci-dessus. Ces modifications ne devront pas avoir pour conséquence de modifier les modalités et le support de communication des données en cours d’exercice.

Les modifications ainsi introduites doivent faire l’objet d’un accord écrit dans les conditions définies à l’article 3 ci-dessus.

Article 16. Prise en charge de la solution de dématérialisation mise en œuvre

Les coûts inhérents à la solution de dématérialisation, qu’il s’agisse de la production des données numériques, de la solution logicielle, du temps machine, des supports de transmission et des éléments de la mise à disposition, sont pris en charge par l’ordonnateur.A compter du passage au PES d’Hélios, la production du CD-Rom/ DVD-Rom au compte de gestion sur pièces relèvera de la DGFIP.L’outil d’exploitation, XéMéLios, nécessaire aux tris, recherches et à la visualisation, et destiné aux trois partenaires, est fourni par la DGFIP.

Article 17. Evolution et dénonciation de la convention cadre nationale

La présente convention cadre est destinée à évoluer en fonction des solutions de dématérialisation constatées, des évolutions technologiques et juridiques, notamment. Les évolutions et adaptations de la présente convention cadre seront étudiées dans le cadre de la structure nationale partenariale réunissant les signataires de la Charte nationale partenariale.

La présente convention cadre nationale peut être dénoncée par l’une des parties signataires. La dénonciation doit être faite par courrier adressé à la direction générale de la comptabilité publique qui en avisera toutes les parties signataires.

Une nouvelle convention cadre nationale est élaborée dès lors que trois des signataires de la présente convention l’auront dénoncée. La nouvelle convention est alors élaborée dans le cadre de la structure nationale partenariale.

Annexe 1Modèle de données de l’état récapitulatif des bénéficiaires - Schéma XML des données

Le schéma XML de la présente annexe décrit le schéma des données de la pièce justificative dénommée « état récapitulatif » dans le cadre du mandatement périodique des dépenses des aides sociales légales et facultatives, directes et indirectes.

1.1. Le schéma XML des données des dépenses d’aide sociale

La documentation et les fichiers sources du schéma de données sont publiés sur le site public admisource à l’adresse suivante  : http://admisource.gouv.fr/frs/?group_id=91.2. Liste des données concourant à la liquidation des dépenses d’aide sociale et objet de l’échange des données dématérialisées :

1.3. Les données de l’état récapitulatif des bénéficiaires NOTE LIMINAIRE :

L’en-tête   (O): - Collectivité (O)- Objet (O)- Date (O)- code/libellé de la prestation (O)

Donnée/Obligatoire (O) –

Facultative (F)

Description/Obligatoire (O) – Facultative (F)

Année/O Exercice budgétaire/O

Budget/F Budget d’affectation/F comprend :

1. Libellé/O

2. Code/O (ex : 00 budget principal/99 multibudget)

Séquence/F Numéro en cas de versement périodique/F comprend :

1. Numéro d’ordre d’émission de l’état

2. Nombre total de versement de l’état

Prestation/O Type de prestation pour laquelle les versements sont effectués. Elle correspond soit à la prestation unique en cas d’état mono prestation soit au code de la prestation principale en cas d’état multi-prestation/O comprend :

1. Libellé issu du progiciel aide sociale

2. code

Date/O Date d’émission de l’état/ O

Emetteur/O Nom, SIRET, adresse complète de la CEPL conforme PES (normes postales)/O

Etat des versements concernant une aide ou plusieurs aides/O

NB : un état par prestation est attendu

Date du versement souhaitée par l’ordonnateur si état produit après mandatement/O

Identification du versement/F

Code de la prestation (en cas de versement multi prestations)/F

Identifiant du dossier d’aide/O

Liste des bénéficiaires/O comprenant :

1. tiers comprenant : a/identifiant national du tiers/F : pour personne morale SIREN/SIRET, b/date malade/F, c/type/F, d/nature de l’identifiant/F, e/date de saisie du tiers/F, f/catégorie/F, g/nature juridique/F, h/civilité/F, i/nom de famille/O, j/complément de nom/F, k/prénom)/F

2. identifiant de la famille/F

3. date de naissance (si personne physique)/F

4. adresse conforme PES (norme postale)/F

5. compte bancaire (norme d’identification bancaire)/F (O en cas de virement)

Destinataire du paiement (identifiant) comprenant (si différent du bénéficiaire/O) :

1. tiers idem ci dessus/O

2. date de naissance/F

3. adresse conforme PES (norme postale)/F

4. compte bancaire (norme d’identification bancaire)/F

Décision/F

1. date de la décision/O

2. date d’effet/O

3. date de fin d’effet/F (O si prévue par la décision ou la délibération)

4. nature de la décision (décision/arrêté/délibération)/O

5. identifiant de la décision/O

6. référence de la PJ (description)

7. périodicité de la prestation/F (O si prévue)

8. montant total de la décision/F (O si prévue dans la décision)

Montant du versement/O

Détail(s) du versement en cas de montant non forfaitaire et de base de liquidation non précisée dans la décision/F comprenant :

1. date de début de la prestation/O

2. date de fin de la prestation/O

3. code de la prestation/O

4. libellé de la prestation issu du logiciel aide social/O

5. liquidation : nature de l’unité d’œuvre/F, quantité d’unités/F, montant unitaire de chaque unité/F ou base de calcul du prix/F, taux/F

6 montant du détail du versement/O

7 numéro d’ordre de la ligne de prestation/O

8 commentaire(s) de la CEPL/F

6. service instructeur de la CEPL/F

commentaire de la CEPL/F

numéro de mandat correspondant au versement/F (O si connu du progiciel gérant l’état)

code d’imputation budgétaire/F (O si connu du progiciel gérant l’état) à valider suppression du code nature comme paye

code du budget d’imputation/F (O si connu par le progiciel gérant l’aide) intérêt de cette donnée en cas de compte d’imputation budg ?

Séquence spécifique concernant ce versement/F comprenant :

1 numéro d’ordre du versement(s)/O

2 nombre total de versement(s)/O

Service instructeur de la CEPL/F

Commentaire de la CEPL/F

Numéro de mandat correspondant au versement si connu du progiciel gérant l’état/O

Code d’imputation budgétaire/F, O si connu du progiciel gérant l’état

Code du budget d’imputation, O si connu par le progiciel gérant l’étatCode fonction dans le cas d’une imputation par fonction/F, O si connu par le progiciel et état multifonctions

Nomenclature utilisée/O

NB : Au moins un des éléments est attendu

Nomenclature de tous les codes prestation de la CEPL dans le cas d’état multi-prestations/F comprenant :

1 libellé issu du progiciel gérant l’aide/O

2 code issu du progiciel gérant l’aide/O

Nomenclature des codes nature (catégorisation préalable à l’imputation budgétaire)/F

1 libellé issu du progiciel l’aide/O

2 code issu du progiciel l’aide/O

Nomenclature des budgets/F (O en cas d’utilisation de code dans la répartition par nature)

Répartition des dépenses par nature/F

Répartition/O comprenant :

1 Libellé de l’imputation budgétaire tel qu’il existe dans le logiciel gérant l’aide/F

2 Code nature de l’imputation budgétaire tel qu’il existe dans le logiciel gérant l’aide/O en cas d’imputation par nature

3 Code de la fonction dans le cas d’imputation par fonction/O

4 Code du budget dans le cas d’une imputation multibudget/O

5 Montant de chaque imputation budgétaire ou de chaque fonction/O

1.3. Pièces justificatives telles qu’elles sont prévues par l’annexe I du Code Général des Collectivités Territoriales ( http://www.colloc.minefi.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/budg_coll/piec_just_2.html )

Rubrique 6. Interventions sociales et diverses

61. Dépenses d'aide sociale

611. Interventions directes

6111. Aide légale1. Le cas échéant (1), délibération précisant les conditions et modalités de versement (2).2. Le cas échéant (3), convention passée avec le département.3. En cas de paiement à un tiers, décision de l'autorité exécutive.4. Etat récapitulatif des bénéficiaires certifiant le caractère exécutoire des décisions individuelles d'attribution et mentionnant le type d'aide, les bénéficiaires, les montants à verser ainsi que la période de versement.

(1) Une délibération n'est nécessaire que lorsqu'elle octroie des conditions et des montants plus favorables que la réglementation par exemple en vertu d'un règlement départemental d'aide sociale.

(2) Le cas échéant, au moyen d'instruments de paiement (chèques emploi-service universel pour le paiement de l'allocation personnalisée autonomie).

(3) Le cas où un département délègue à une commune ses compétences en matière sociale (art. L. 121-6 du code de l'action sociale et des familles).

6112. Aide facultative1. Délibération fixant les conditions d'octroi et les modalités de l'aide (4).2. En cas de paiement à un tiers, décision de l'autorité exécutive.3. Etat nominatif ou collectif mentionnant le(s) bénéficiaire(s) et le montant des aides à verser ou ordre de paiement acquitté par le bénéficiaire en cas d'urgence.

(4) Le cas échéant, au moyen d'instruments de paiement (chèques d'accompagnement personnalisés).

6113. Prestations effectuées au moyen de bons1. Décision fixant les conditions d'octroi et les modalités de l'aide.2. Mémoire comportant le numéro du bon délivré ou bon comportant les énonciations des mentions prévues à l'annexe C.

6114. Ressources des personnes hébergées au titre de l'aide sociale

61141. Reversements au bénéfice du département :

1. Avis des sommes à payer ;

2. Etat des sommes encaissées, par bénéficiaire, pour le compte des personnes hébergées faisant apparaître la part versée au titre de l'argent de poche et le solde à reverser au département.

61142. Argent de poche :Ordre de paiement nominatif acquitté,ouEtat de paiement collectif émargé par les bénéficiaires.

6115. Aide aux familles en difficulté pour honorer leurs dépenses de logement

61151. Organisme gestionnaire simple coordonnateur (reversement aux organismes payeurs) :

611511. Premier paiement :Convention prévue par les textes réglementaires fixant les modalités de répartition entre les organismes payeurs.

611512. Autres paiements :Mandat faisant référence à la convention.

61152. Organisme gestionnaire payeur unique (versement des participations à cet organisme) :

611521. Premier paiement :Convention conclue avec l'organisme gestionnaire unique.

611522. Autres paiements :Mandat faisant référence à la convention.

61153. Attribution de l'aide :

611531. Premier paiement :1. Convention avec l'Etat et autres partenaires ;2. Avis favorable d'attribution de l'aide par la commission territoriale de conciliation ;3. Engagement de remboursement souscrit par l'intéressé.

611532. Paiements ultérieurs :Pièces 2 et 3 prévues à la rubrique 61153.

612. Interventions indirectes

6121. Pièce communeDécision définissant les modalités d'intervention de la collectivité. 6122. Pièces particulières

61221. Avec le concours d'un EPSMS :Mémoire portant référence à la décision arrêtant le prix de journée ou bordereau de versement.

61222. Avec le concours d'une collectivité publique ou d'une personne privée :1. Convention fixant les conditions de placement ;2. Mémoire ou décompte.

62. Prêts et bourses

621. Prêts1. Décision de l'assemblée délibérante relative à l'attribution des prêts fixant les conditions d'octroi, les modalités de remboursement et, le cas échéant, les bénéficiaires.2. Décision individuelle.3. Le cas échéant, engagement sur l'honneur signé par le bénéficiaire du prêt ou contrat de prêt comportant un tableau d'amortissement.

622. Bourses1. Décision fixant les modalités d'attribution.2. Décision individuelle ou état collectif certifié conforme aux décisions individuelles.3. Etat de liquidation des bourses.

63. Remise de prix, prestations diverses, gratifications

6311. Premier paiement1. Décision de l'assemblée délibérante fixant les modalités d'attribution du (des) prix, de la (des) prestation(s) diverse(s),ouDécision de l'assemblée délibérante fixant les modalités d'attribution des gratifications prévoyant les catégories de bénéficiaires, les évènements donnant lieu à l'octroi de tels avantages.2. Décision d'attribution.3. Le cas échéant, facture.

6312. Autres paiementsPièces prévues aux 2 et 3 de la rubrique 6311.

64. Frais de transport des élèves et étudiants handicapés

641. Frais de transport des élèves et étudiants handicapés

6411. Pièce communeCertificat administratif attestant que l'intéressé remplit les conditions pour bénéficier des dispositions relatives à la prise en charge des frais de transport des élèves et étudiants gravement handicapés.

6412. Pièces particulières

64121. En cas d'utilisation du véhicule personnel :

641211. Premier paiement :1. Décision fixant les modalités de remboursement ;2. Etat liquidatif.

641212. Autres paiements :Pièce n° 2 prévue à la rubrique 6311.

64122. En cas d'utilisation de véhicules exploités par des tiers :

641221. Premier paiement :1. Convention ;2.Etat de frais 1.

641222. Autres paiements :Pièce n° 2 prévue à la rubrique 6311.

1 L’état de frais prévu au §641221/2 de l’annexe 1 du CGCT est une facture émise par un tiers ; cette facture peut être dans les conditions de la convention cadre nationale relative aux factures et pièces d’exécution des marchés publics.

Annexe 2

Accord local de dématérialisation des pièces justificatives de dépenses d’interventions sociales ou diverses des collectivités et établissements publics locaux

Cet accord local vaut adhésion des signataires aux dispositions de la convention cadre nationale de dématérialisation des pièces justificatives de dépenses d’interventions sociales et diverses (version 2 du 21 mai 2008), chacun pour ce qui le concerne ; il est conclu conformément aux prescriptions de ladite convention dont il n’est pas détachable.

Entre

- la collectivité ou l’établissement public local :      

- le comptable du Trésor:       , après avis du Trésorier-Payeur Général:      

- le Président de la Chambre Régionale des Comptes:      

Objet de la dématérialisation   :

Nombre moyen d’interventions sociales et diverses annuelles :      

Volume annuel des documents « papier » dématérialisés :     

(nombre de pages concernées sur la base du format A4 recto)

Date de mise en œuvre de la dématérialisation (mois, année) :      

1) Périmètre des données dématérialisées

1.1) Intervention(s) sociale(s) et diverse(s) concernée(s) Budget(s) concerné(s) Intervention(s) sociale(s) et diverse(s) concernée(s)

1.2) Données de la (ou des) intervention(s) sociale(s) et diverse(s) dématérialisée(s)

Schéma XML préconisé dans la convention cadre nationale (Echanges de données)

1.3) Pièces justificatives référencées par l’état récapitulatif (soumises à d’autres conventions et nécessitant un accord local séparé) (§6.3.1)

1.4) Conventions entre collectivité et autres partenaires, pièces justificatives (§6.3.2)

Convention électronique d’origine avec signatures électroniques

Convention avec signature manuscrite numérisée (indiquer le format choisi/voir annexe 3)

2)Relations Ordonnateur – Comptable

2.1) Architecture prévue

Echange de données numériques selon le schéma XML préconisé dans la présente convention cadre nationale

2.2) Transmission des données, le cas échéant (§6.3.1)

Archive électronique comportant le fichier XML et les pièces justificatives référencées dans le fichier

2.3) Modalités de communication au comptable

CD-Rom /DVD-Rom

Messagerie sécurisée (courrier électronique crypté et signé par un certificat référencé)

Accès à un extranet sécurisé préciser :      

Infrastructure d'échange sécurisée préciser :      

Autres modalités préciser :      

Précisez les certificats utilisés, le cas échéant

3) Relation Comptable - Chambre Régionale des Comptes (CRC)

3.1) Architecture retenue

L’architecture est identique à celle retenue au § 2, le comptable s’engageant à restituer toutes pièces justificatives reçues à l’identique.

3.2) Modalités de communication à la CRC (compte de gestion sur pièces)

Désignation de l’entité chargée de la constitution du support : ordonnateur ou comptable public

Modalités de constitution du support : gravage

Support de transmission : CD-Rom /DVD-Rom

Garantie d'authenticité du support

signature manuscrite sur le support

bordereau avec identifiant du support

signature électronique

Précisez le format de signature, outil de lecture :

Modalités de classement sur le CD-Rom/DVD-Rom (hors dématérialisation des mandats avec le PES)

par identifiant unique

autre :      

Date de l’établissement du formulaire : à……………………….., le………………………………

L’ordonnateur, Le comptable, Le Président de la Chambre Régionale des Comptes,

et Visa du Trésorier-Payeur Général 

NB : Les signataires s'engagent sur les modalités de dématérialisation ci-dessus, chacun pour ce qui le concerne.

Annexe 3Formats référencés

A des fins de clarification, deux principaux types de formats de fichier sont distingués : des formats dits orientés « données » : dans ce cas, les données sont indépendantes d’une éventuelle

présentation d’un ensemble de documents. des formats dits orientés « document » : dans ces formats, les données sont étroitement associées à une

présentation figée.

3.1 Les formats orientés « données »Autant que possible, la dématérialisation doit consister en la communication de données, au format suivant : Le format XML, Le format CSV (« comma separated value »), Le format ASCII ou Unicode avec séparateurs.

3.2 Les formats orientés « document »Parmi les formats orientés « document » recommandés, le format « image » dans ces différentes formes n’est pas la solution préférentielle. En revanche, les formats permettant de conserver l’accès aux informations structurées du document et donc son exploitabilité devront être privilégiés. Ainsi, les formats recommandés sont :

Le format XML éventuellement associé à un fichier de présentation au format XSL, Le PDF (Portable Document Format avec une préférence pour le format PDF-A), Le format Open Document pour les documents "texte" (ODT) (norme ISO 26300), Le format bureautique usuel Word RTF, Le format HTML, sans référence externe, et pouvant être fournis avec d’autres fichiers référencés

placés dans un container, Le format « texte » (ASCII ou Unicode), Le format TIFF, PNG et JPG pour les documents de type image.

3.3 Les formats « container » ou « archive »Dans le cas de document « composite » comportant plusieurs fichiers, comme par exemple dans le cas d’un fichier de données et d’un fichier de présentation, il est conseillé d’utiliser les formats ZIP, TAR ou GTAR, ou leurs versions avec compression pour tous les documents compactés. Ces formats garantissent que les noms des fichiers inclus dans l’archive seront préservés durant leur acheminement au travers de système hétérogènes (nombre de caractères, caractères accentués, etc…).

Annexe 4 Certificats référencés

Le ou les certificats utilisés pour des fonctions de signature, chiffrement, ou authentification devront être ceux prévus à l’article 6 de l’ arrêté du 28 août 2006 pris en application du I de l’article 48 et de l’article 56 du code des marchés publics et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés.

Cet article dispose que : « Les catégories de certificats de signature utilisées pour signer électroniquement doivent être, d’une part, conformes au référentiel intersectoriel de sécurité et, d’autre part, référencées sur une liste établie par le ministre chargé de la réforme de l’Etat.

Le référentiel intersectoriel de sécurité et la liste des catégories de certificats de signature électronique mentionnés à l’alinéa précédent sont publiés sous forme électronique à l’adresse suivante : http://www.entreprises.minefi.gouv.fr/certificats/

Les certificats sont également accessibles à l’adresse suivante :http://www.telecom.gouv.fr/rubriques-menu/entreprises-economie-numerique/certificats-references-pris-v1/categories-familles-certificats-references-pris-v-1-506.html

Annexe 5Formats de cryptage référencés

S/MIME, supportés par tous les logiciels de messagerie.

Le cryptage se limite aux seules données personnelles.

Annexe 6Extrait du Décret n° 2007-450 du 25 mars 2007

modifiant le code général des collectivités territoriales (partie réglementaire)NOR: BUDR0705000D

Article 3Il est inséré un article D. 1617-23 au code général des collectivités territoriales ainsi rédigé :

« Art. D. 1617-23. - Les ordonnateurs des organismes publics, visés à l'article D. 1617-19, lorsqu'ils choisissent de transmettre aux comptables publics, par voie ou sur support électronique, les pièces nécessaires à l'exécution de leurs dépenses ou de leurs recettes, recourent à une procédure de transmission de données et de documents électroniques, dans les conditions fixées par un arrêté du ministre en charge du budget pris après avis de la Cour des comptes, garantissant la fiabilité de l'identification de l'ordonnateur émetteur, l'intégrité des flux de données et de documents relatifs aux actes mentionnés en annexe I du présent code et aux deux alinéas suivants du présent article, la sécurité et la confidentialité des échanges ainsi que la justification des transmissions opérées.

La signature manuscrite, ou électronique conformément aux modalités fixées par arrêté du ministre en charge du budget, du bordereau récapitulant les mandats de dépense emporte justification du service fait des dépenses concernées et attestation du caractère exécutoire des pièces justifiant les dépenses concernées.

La signature manuscrite, ou électronique conformément aux modalités fixées par arrêté du ministre en charge du budget, du bordereau récapitulant les titres de recettes emporte attestation du caractère exécutoire des pièces justifiant les recettes concernées et rend exécutoires les titres de recettes qui y sont joints conformément aux dispositions des articles L. 252 A du livre des procédures fiscales et des articles R. 2342-4 et D. 3342-11 du présent code. »

Annexe 7Extrait du Décret n° 2007-450 du 25 mars 2007

modifiant le code général des collectivités territoriales (partie réglementaire)NOR: BUDR0705000D

Article 3Il est inséré un article D. 1617-23 au code général des collectivités territoriales ainsi rédigé :

« Art. D. 1617-23. - Les ordonnateurs des organismes publics, visés à l'article D. 1617-19, lorsqu'ils choisissent de transmettre aux comptables publics, par voie ou sur support électronique, les pièces nécessaires à l'exécution de leurs dépenses ou de leurs recettes, recourent à une procédure de transmission de données et de documents électroniques, dans les conditions fixées par un arrêté du ministre en charge du budget pris après avis de la Cour des comptes, garantissant la fiabilité de l'identification de l'ordonnateur émetteur, l'intégrité des flux de données et de documents relatifs aux actes mentionnés en annexe I du présent code et aux deux alinéas suivants du présent article, la sécurité et la confidentialité des échanges ainsi que la justification des transmissions opérées.

La signature manuscrite, ou électronique conformément aux modalités fixées par arrêté du ministre en charge du budget, du bordereau récapitulant les mandats de dépense emporte justification du service fait des dépenses concernées et attestation du caractère exécutoire des pièces justifiant les dépenses concernées.

La signature manuscrite, ou électronique conformément aux modalités fixées par arrêté du ministre en charge du budget, du bordereau récapitulant les titres de recettes emporte attestation du caractère exécutoire des pièces justifiant les recettes concernées et rend exécutoires les titres de recettes qui y sont joints conformément aux dispositions des articles L. 252 A du livre des procédures fiscales et des articles R. 2342-4 et D. 3342-11 du présent code. »

Extrait de l’arrêté du 27 juin 2007 portant application de l’article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales

relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique NOR : BCFR0750735A

Modalités de transmission du PES d’HéliosChapitre 4- La transmission de données et documents électroniques

au moyen du protocole d’échange standard d’Hélios :

Article 10Le cahier des charges, annexé au présent arrêté, des procédures de transmission de données et de documents électroniques, opérées conformément à l’article D 1617-23 du code général des collectivités territoriales, est approuvé.

Article 11Une collectivité territoriale ou un établissement public local a le choix, pour effectuer la transmission et la réception de données et de documents électroniques, de recourir soit à un dispositif de transmission mis en œuvre par un opérateur dénommé tiers de transmission, soit à la passerelle de transmission sécurisée d’Hélios. La collectivité ou l’établissement public local peut assumer directement la fonction de tiers de transmission en mettant en œuvre un dispositif de transmission. Le recours à un dispositif de transmission mis en œuvre par un tiers de transmission est recommandé dans la logique d'interopérabilité des échanges entre administrations.

Le dispositif technique de transmission, choisi par la collectivité territoriale ou l’établissement public local, est homologué dans les conditions fixées par l’article 12 du présent arrêté. Dans le cas de l’utilisation de la passerelle de transmission sécurisée d’Hélios, la collectivité territoriale ou l’établissement public local respecte les pré-requis techniques communiqués par la direction générale de la comptabilité publique.

Annexe 8Caractéristiques fonctionnelles et techniques du CD-Rom

8.1 Le CD-Rom fourni ne doit pas être réinscriptible.

8.2 Les plages du CD-Rom non occupées par des données numériques doivent être neutralisées.

8.3 Le CD-Rom doit être garanti pour une durée minimale d’utilisation de dix ans.

8.4 Le CD-Rom doit comporter un fichier « catalogue » au format texte (ASCII) ou XML recensant les fichiers présents sur le disque et leur localisation si le contenu est organisé en arborescence.

8.5 Le CD-Rom devra comporter un identifiant unique non modifiable (indélébile) incluant l’identifiant de l’ordonnateur (SIREN), la date de production, le numéro d’ordre de production. Il comportera aussi les mentions du nom de l’ordonnateur, du poste comptable assignataire, du budget et de l'exercice concernés, ainsi que de la date d'édition.

8.6 La validité du CD-Rom doit être certifiée par l’ordonnateur et le comptable si l’ordonnateur est l’émetteur du CD-Rom destiné à la CRC, et par le seul comptable si ce dernier est l’émetteur du CD-Rom destiné à la CRC ; la certification des données sera opérée au travers d’un des dispositifs suivants :

une signature indélébile sur le support lui-même, une signature électronique présente sur le CD-Rom, un bordereau signé certifiant la validité de son contenu, mentionnant l’identifiant unique et précisant le

résultat d’une opération d’empreinte électronique MD5 sur les données du CD-Rom.

Le CD-Rom devra respecter la norme ISO 9660, afin de garantir sa lecture sur la plupart des ordinateurs.

Annexe 9Liste des conventions cadres nationales validées

1. titres de recette, mandats de dépense et des factures : version 1 du 16 décembre 2005,2. états de paye : version 3 du 20 février 2008,3. pièces de passation des marchés publics : version 2 du 22 mars 2007,4. factures et pièces d’exécution des marchés publics : version 1 du 27 juin 2007,5. délibérations et arrêtés : version 2 du 28 septembre 2007.

Ces conventions sont publiées sur la site intranet public Bercy colloc à l’adresse suivante :http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/dema.html