MAIRIE DE SAINT JEAN DE BRAYE

Thierry MARTINS

D’un Intranet statique

à

un Extranet dynamique

Diplôme Universitaire « Chef de Projet en Environnement Territorial » 2008 - 2009 Tuteur Collectivité : M. Serge Ragu (DSI)

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Table des matières

I. Contexte professionnel ______________________________4

A. Présentation de la ville_____________________________4

B. Présentation de la Mairie et des services_________________5 1. Organigramme Général (du 02/03/2009)___________________________________________________________5 2. Implantation des services et des structures de proximité ______________________________________________6

C. Présentation de la Direction des Systèmes d’Information (DSI) 7 1. Organigramme (octobre 2009) ___________________________________________________________________7 2. Missions de la DSI _____________________________________________________________________________8 3. Architecture technique _________________________________________________________________________9

II. Etat des lieux_____________________________________10

A. Historique _____________________________________10 1. Problématique _______________________________________________________________________________10 2. Objectif_____________________________________________________________________________________10 3. Choix techniques _____________________________________________________________________________10 4. Utilisation___________________________________________________________________________________11

B. Tour d’horizon sur le contenu et les fonctionnalités actuelles_12 1. Contenu ____________________________________________________________________________________12 2. Fonctionnalités_______________________________________________________________________________16

C. Constat sur l’Intranet actuel ________________________21

III. D’un Intranet statique à un Extranet dynamique _____22

A. Evolutions fonctionnelles___________________________22 1. Demandes des utilisateurs______________________________________________________________________22 2. Evolutions proposées__________________________________________________________________________23

B. Choix de l’outil __________________________________25 1. Choix d’un Système de Gestion de Contenu (SGC) _________________________________________________25 2. Choix du Système de Gestion de Contenu _________________________________________________________26

C. Utilisation _____________________________________27 1. Facilité d’accès_______________________________________________________________________________27 2. Ergonomie / Accessibilité ______________________________________________________________________27 3. Autonomie d’utilisation________________________________________________________________________28

D. Etapes du projet_________________________________29 1. Renforcement de l’équipe informatique __________________________________________________________29 2. Mise en place d’une plate-forme de test___________________________________________________________29 3. Création d’un groupe de travail_________________________________________________________________29 4. Planning ____________________________________________________________________________________30 5. Retour sur les difficultés « déjà » rencontrées______________________________________________________31

Perspectives d’évolution de l’Extranet ___________________32

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Remerciements

Merci

à la

Dream Team Je tiens à remercier la Mairie de Saint-Jean-de-Braye qui m’a permis de suivre cette formation, notamment le service des Ressources Humaines, ainsi que tous les agents qui ont participé « au projet des services ». Je souhaite remercier Mme MARTIN et M. DE LA FOURNIERE, des élus, qui m’ont apporté leur soutien afin que je puisse participer à cette formation et réaliser ce rapport. Je remercie également mes collègues de la Direction des Systèmes d’Informations et tout particulièrement son directeur, M. Serge RAGU, pour ses conseils tout au long de ce stage. Je remercie Mme GOUPIL qui a su défendre et accompagner la mise en place de la première version de l’Intranet Abraysien et qui en fera certainement autant pour cette nouvelle version. Je tiens enfin à remercier aussi les responsables et tous les intervenants ayant permis de mettre en place et de réaliser cette formation diplômante.

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I. Contexte professionnel

A. Présentation de la ville Entre la Loire au Sud, la forêt d'Orléans au Nord, bordée à l'Ouest par sa grande voisine Orléans, Saint-Jean-de-Braye s'étale sur 4,5 km le long du fleuve. En un siècle, le paysage économique de la commune a beaucoup évolué : l’activité essentiellement agricole a fortement diminué au profit des activités tertiaires – 11 000 emplois, 640 entreprises et 120 commerces de proximité. La ville de Saint-Jean-de-Braye fait partie de la communauté d’agglomération Orléans - Val de Loire. Cette communauté regroupe 22 communes et accueille une population de 272 572 habitants. La plus petite compte 452 habitants alors que la plus grande en compte 113 130. Le nombre d’habitants, 19 187 lors du recensement de 2006, positionne la ville à la quatrième place des villes de l’agglomération orléanaise après Orléans, Olivet et Fleury-Les-Aubrais.

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B. Présentation de la Mairie et des services La ville emploie environ 500 agents.

1. Organigramme Général (du 02/03/2009)

Les services municipaux dépendent de huit directions :

� les ressources humaines (RH), � la direction des systèmes d’information (DSI), � la direction de l’économie et des finances (DEFI), � la direction des affaires générales (DAG et Etat-Civil), � la direction de l’aménagement et du cadre de vie (DACV), � le centre technique municipal (CTM), � la direction des affaires sociales, éducatives et familiales (DASEF), � la direction des affaires culturelles, sportives et associatives (DACSA).

Il faut y associer la police municipale (PM), la cellule prévention des risques et les agents chargés de la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité (ACMO).

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2. Implantation des services et des structures de proximité La particularité de la ville de Saint-Jean-de-Braye est que les différents services sont implantés dans des bâtiments distincts. Il n’y a pas de bâtiment central regroupant tous les services. Si certains sont à proximité du service informatique, d’autres comme le Centre Technique Municipal ou le service des affaires culturelles sont dispersés dans la ville.

PM DACV

Etat-Civil DASEF

RH DSI

CCAS

CCPS

Médiathèque

Salle des Fêtes

DEFI

Cre

che

Sport

Accueil

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C. Présentation de la Direction des Systèmes d’Information (DSI)

1. Organigramme (octobre 2009)

Direction du Système d'Informations

Sylvie LAGRANGESecrétariat

Kévin DAUPHINApprenti BTS Informatique

Christophe SABRIERGestion de Projet

Katherine MEUNIERReprographe

Claudine AUDINReprographe

Cécile ASSELIN Formatrice - correspondante CNIL

Olivier VINCENTAdministrateur Réseau

Jérémy MORIAUXApprenti IFTIS

Thierry MARTINSTechnicien Informatique et Télécoms

Serge RAGUDirecteur du Système d'Informations

L’informatique, ou plutôt l’information, vient de prendre une place importante au sein de la mairie de Saint-Jean-de-Braye. D’un simple service rattaché à la direction des ressources, la nouvelle municipalité en a fait une direction à part entière : la Direction des Systèmes d’Informations (DSI). L’arrivée d’un directeur, début 2009, est venue renforcer cette décision et permet, en participant au comité directeur, d’être au plus près des projets du maire, des élus, de la direction générale et des directeurs. La DSI s’est enrichi également du service reprographie.

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2. Missions de la DSI La DSI gère l’infrastructure matérielle du système d’information de la mairie :

� une vingtaine de serveurs, � Environ 340 ordinateurs répartis sur quasiment tous les sites, � 50 copieurs et imprimantes � les liens VPN entre les sites, � la téléphonie de la mairie (PABX, parc interne, lignes extérieures, flotte de GSM), � les accès Internet (15 abonnements), � l’informatique dans les écoles : 14 postes de direction, 6 salles informatiques

équipées d’un serveur et d’une quinzaine de postes utilisateurs. Elle assure la mise en œuvre, l'entretien, le renouvellement, l'administration et la sécurisation des outils informatiques et de télécoms nécessaires au fonctionnement des services municipaux. La DSI accompagne les utilisateurs dans :

� l'évaluation de leurs besoins en matière de logiciels, � l’étude, la recherche et l'évaluation des nouveaux outils, � le choix de l'outil le mieux adapté pour un usage transversal de l’applicatif et une

anticipation de ses impacts. La DSI supervise l’étude, le suivi du câblage informatique et téléphonique des bâtiments communaux et l’interconnexion des sites distants. La DSI apporte un soutien quotidien aux utilisateurs dans l'usage des outils informatiques et télécoms en organisant :

� des formations planifiées (outils bureautiques, navigateur Internet, réseaux), � des accompagnements individuels ou de services pour des besoins ciblés, � une assistance téléphonique.

Elle effectue une veille technologique sur les matériels, les réseaux, les outils bureautiques et logiciels.

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3. Architecture technique Un réseau local en fibre optique relie les bâtiments situés à proximité de la DSI ainsi que le Centre Technique Municipale, la Médiathèque, le service Petite Enfance. Certains services ont été reliés récemment : la direction des finances et de l’économie, la maison de la vie associative et prochainement le service Culturel. Situés sur le même réseau, ces services disposent de toutes les ressources informatiques. Les autres sites distants sont reliés au service Informatique via un réseau privé virtuel (RPV ou VPN : Virtual Private Network, en anglais) sur Internet et peuvent ainsi accéder à quelques ressources informatiques internes. Différentes applications métiers sont utilisées par les services de la mairie tels que la gestion des ressources humaines, le système d’information géographique, les finances, la restauration scolaire et la monétique, la gestion des services techniques, ...

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II. Etat des lieux

A. Historique

1. Problématique L’éclatement géographique des services et l’infrastructure réseau actuelle ne permettent pas à tous les utilisateurs d’accéder aux différentes ressources du système d’information. Malgré la mise en place de logiciels « web » (messagerie, gestion des ressources, gestion des absences, …), un grand nombre d’agents n’accèdent pas aux données communes de la mairie. Mi 2006, le choix a donc été pris de créer un Intranet dans le but de mutualiser les informations. Il a été mis en service en janvier 2007.

2. Objectif Le personnel étant de plus en plus mobile (déplacements fréquents sur différents sites, réunions diverses, formations…), il devenait important de rendre l’information facilement accessible. Chaque agent doit pouvoir accéder depuis son lieu de travail aux informations de la mairie et ceci de manière sécurisée.

3. Choix techniques La mise en place de l’Intranet a été confiée à un prestataire. Il a réalisé un développement spécifique pour la mairie de Saint-Jean-de-Braye en utilisant des logiciels libres : Apache pour le serveur web, Mysql pour le stockage des données et PHP pour le développement spécifique. L’ensemble est hébergé sur un serveur Linux en interne. La base de données stocke l’identifiant, le mot de passe et le rôle des utilisateurs, ainsi que les liens vers les documents stockés sur le serveur.

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Tous les paramétrages (rubriques, sous-rubriques, couleurs, placement) sont codés dans les modules écrits en PHP. Le choix a été fait par la précédente municipalité de ne rendre accessible l’Intranet qu’aux personnes connectées directement au réseau de la mairie. Des réseaux privés ont été créés pour permettre aux sites hors domaines de se connecter. Deux postes en libre-service ont été installés au CTM pour le personnel n’ayant pas d’ordinateur.

4. Utilisation Un référent nommé dans chaque service peut ajouter des documents aux rubriques le concernant, les articles sont ainsi directement publiés en ligne. La publication se fait par insertion de document de type traitement de texte, tableau, image ou fichier « .pdf » dans les différentes rubriques. La suppression de document est effectuée à la demande par la DSI (une décentralisation de cette tâche auprès de chaque service créateur serait d’ailleurs souhaitable). La mise à jour des organigrammes se fait par les ressources humaines après validation en Commission Technique Paritaire. Chaque agent, après signature d’une charte, se voit attribuer un mot de passe pour accéder à l’Intranet. Il peut alors se connecter de son poste ou d’un poste en libre service pour consultation du site.

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B. Tour d’horizon sur le contenu et les fonctionnalités actuelles

1. Contenu

A ) P AG E D ’ A C C UE I L

La page d’accueil intègre l’agenda des évènements à venir sur un fond (image). La mise à jour est effectuée par le cabinet du maire. Un emplacement pour un message informatif est également disponible au-dessus de l’image. En haut est affiché un menu avec les différentes thématiques. Sur le côté droit se trouve les menus d’accès aux rubriques des différents services. À gauche se situent un champ de recherche et une icône permettant de changer le mot de passe. Si la personne connectée est identifiée comme référent, une icône d’insertion de documents apparaît.

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B ) S E R V I C E S

Voici un exemple des services et des rubriques le concernant :

Finances et Comptabilité • Missions du service • Suivi budgétaire • Guides des subventions • Guides de procédures • Note d'information • Tableaux de bord

Informatique & Télécoms • Missions du service • Projets • Formation bureautique • Téléphonie • Réseau - Infrastructure • Aspects juridiques et Sécurité

… • …

Chaque service de la collectivité est représenté. Pour chacun, une liste de rubriques a été créée afin qu’il puisse insérer des documents.

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C ) I N FORMAT I ON S E X T E RNE S

COS (Comité des Œuvres Sociales)

• Fonctionnement • Info COS • Animations • Voyages • Locations Hiver • Locations Été • Participations • Cinéma • Prêts • Retraités • Les + du COS • Contact

ACCA (Association Corporative Communale Abraysienne)

• Présentation générale

• Bulletin inscription • Mini-sondage • Présentation • Reportages

Des rubriques ont été mises à disposition : elles informent de différentes prestations offertes par le comité des œuvres sociales et par l’association sportive du personnel de la commune.

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D ) R U B R I QUE S T H EMAT I QUE S

Mairie • Annuaires • Organigrammes • Mouvements de personnel • Plan des sites Mairie

Conseils Municipaux • Règlement Intérieur • Comptes rendus succincts • Procès Verbaux • Commissions Générales • Calendrier

Orientation Budgétaire • Orientations Générales • Projets • Comptes Administratifs • Débats d'Orientations Budgétaires • Budgets

Instances Paritaires • Rappels généraux • Règlements • Calendrier • Ordre du jour du prochain CTP • Comptes rendus succincts • Procès verbaux validés

Publications • Regards • Services Compris • Regards d'enfance • Guide des Associations • Guide Ville • Guide de la saison culturelle • Bilan Annuel

Les Plus... • Plan du site • Aide en ligne

Des menus à thèmes, situés sur le bandeau du haut, regroupent des informations générales sur la collectivité, son fonctionnement, les différentes publications et des informations sur l’Intranet.

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2. Fonctionnalités

A ) O RGAN I G RAMME S

NB : La page est en cours de modification suite à des remaniements. Le fait de cliquer sur Direction Générale ou sur RH ouvre une fenêtre de téléchargement d’un document « pdf » dont un exemple figure ci-dessous.

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B ) ANNUA I R E S

Les annuaires ne sont pas dynamiques. Ce sont de simples documents au format « pdf » (voir ci-dessous), sans possibilité de recherche : ce ne sont que des reproductions d’anciens documents papiers.

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C ) F O RMULA I R E S

Il existe deux sortes de formulaires :

� Les formulaires individuels sont des modèles de documents permettant d’effectuer des demandes soumises à signature et à validation.

� Les formulaires de services sont des champs de saisies qui une fois validés

génèrent un mail envoyé à la personne chargée de l’exécution de la commande.

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D ) C Y C L E D E V I E D ’ UN DOCUMENT

L’insertion d’un document se fait par téléchargement du document sur le serveur hébergeant l’Intranet.. Le document est associé à la rubrique d’un service. Il y a possibilité de l’intégrer à une seconde rubrique. C’est le cas pour les informations concernant un service et une thématique, par exemple le journal interne « l’Echomunal » est rattaché au service « Ressources Humaines » et au menu « Publications ».. Des mots-clés sont renseignés afin de faciliter la recherche. Il est également possible d’indiquer un numéro de version et une date pour le document, mais ces deux informations ne sont là qu’à titre indicatif. La mise à jour d’un document se fait par l’ajout d’un nouveau document. Il est ensuite demandé à la DSI de supprimer l’ancienne version. L’ancien document est alors archivé. Il devient invisible dans l’Intranet, mais reste stocké sur le serveur d’hébergement.

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E ) G E S T I ON D E S U T I L I S A T EUR S

L’administration des utilisateurs est effectuée par la DSI. La base des utilisateurs de l’Intranet n’est dédiée qu’à cette application. La fiche utilisateur permet d’ajouter un agent. Elle se compose du login de connexion, d’un mot de passe, de quelques autres renseignements non exploités pour le moment (le numéro de téléphone) et d’un rôle. Il existe trois types de rôles :

� l’administrateur qui permet de gérer l’intégralité du site, � le référent qui peut insérer des documents, � le lecteur qui peut simplement consulter les documents.

L’utilisateur lorsqu’il est connecté peut modifier son mot de passe, mais il ne peut pas mettre à jour les informations le concernant.

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C. Constat sur l’Intranet actuel L’Intranet actuel souffre d’un défaut d’image : l’interface graphique apparaît désuète et austère aux utilisateurs. Il ne fait office que de base documentaire, hormis les formulaires en lignes, où sont stockés les documents principaux. Pour toute consultation, il oblige l’utilisateur à télécharger le document sur son poste et à ouvrir une application tierce pour le visionner. La publication de document est délicate : les référents peuvent effectivement insérer des documents mais pour toute mise à jour d’un document, ils n’ont d’autres solutions que de reprendre le document original, le modifier puis l’ajouter comme un nouveau document. Ensuite, ils font appel à la DSI pour supprimer l’ancienne version du document. Toutes modifications de menus, de présentations, d’icônes, de couleurs ne sont possibles qu’après manipulation du code. Enfin, l’Intranet n’est accessible qu’aux ordinateurs reliés au réseau de la mairie. Sur une population d’environ 500 agents, seul 200 ont un ordinateur comme outils de travail et même si quelques postes ont été placés en libre service, on s’aperçoit que l’Intranet n’est réellement accessible qu’à un tiers du personnel. L’Intranet actuel est trop statique, trop de pages sont des documents insérés dans l’application.

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III. D’un Intranet statique à un Extranet

dynamique

A. Evolutions fonctionnelles De nombreuses améliorations peuvent être apportées au site.

1. Demandes des utilisateurs Depuis le début de l’année, un projet des services a été mis en place. Initié par le Maire et faisant appel au volontariat, ce projet porte sur quatre thématiques :

la communication interne • Un groupe communication permanent et transversal • Les accueils • Les mouvements de personnel • Les supports & outils • Les événements

L’écocitoyenneté.

• L’agent aménage et gère • L’agent achète • L’agent sur son lieu de travail • L’agent en déplacement

l’e-administration

• Actions en direction des usagers Abraysiens • Actions en interne ou vers nos partenaires institutionnels

Groupe Formation – Mobilité – Carrières

• Management • Evaluation • Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences

Le compte rendu de ces différents groupes de travail a fait apparaître des demandes concernant le site Intranet.

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Ces demandes sont :

� le groupe communication interne, qui comprend maintenant les référents Intranet de chaque service, demande à étendre son champ d’action à l’Intranet afin de rendre plus réactif la mise à jour et l’enrichissement du site. Ce groupe se réunit une fois par mois.

� la publication de tout ce qui concerne la vie professionnelle des agents (postes à

pourvoir en interne ou dans les collectivités de l’agglomération, arrivée, départ, retraite…),

� la mise à jour systématique des organigrammes lors de mouvement de personnel,

� la diffusion d’informations sur les gestes éco-citoyens (tri sélectif, sensibilisation

sur les économies d’énergie, …),

� la mise à disposition « d’une bourse d’échanges » pour le covoiturage,

� la consultation du dossier individuel de l’agent,

� la mise en place d’un formulaire pour soumettre des suggestions (boîte à idées).

2. Evolutions proposées La DSI souhaite que le site Intranet deviennent un point d’accès à de nombreuses informations concernant la collectivité et l’agent. L’intranet a besoin d’une refonte importante afin de corriger dans un premier temps les soucis rencontrés. Le groupe communication interne va être sollicité pour le choix de l’interface graphique : un rapprochement visuel avec le site de la ville peut être envisagé (voir ci-dessous).

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Ensuite, il faut mettre en place une chaîne de publication (workflow) avec des référents pouvant créer ou modifier des informations directement sur le site sans passer par l’insertion de documents. Celles-ci seraient ensuite validées afin d’être mises à disposition des utilisateurs. De plus, les référents auront la charge de leur publication : mise à jour, date d’archivage automatique, suppression, … ainsi qu’une plus grande souplesse dans la présentation (insertion d’images, choix de police, …) tout en respectant la charte graphique. Enfin, des outils statistiques doivent être installés pour informer les différents référents du nombre de visites sur leur page. La DSI souhaite également améliorer certaines fonctionnalités comme l’annuaire qui deviendrait interactif avec une mise à jour plus rapide et des fonctions de recherches avancées. Il en sera de même pour l’organigramme qui s’appuiera sur l’annuaire pour rester à jour. La mise en place de fonctionnalités supplémentaires est également à l’étude :

� un module de publication de petites annonces en libre service avec un modérateur,

� une photothèque pour la mise à disposition des images prises par un service,

� la possibilité de laisser des commentaires sur un article (demande de correction,

précision…),

� un forum permettant d’échanger rapidement sur une thématique (par exemple pour le groupe communication interne dans la préparation du journal du personnel),

� un catalogue de fournitures permettant de visualiser les fournitures bureautiques,

les modèles de cartouches d’impression et le petit matériel disponible au magasin du centre technique,

� un gestionnaire de plan pour repérer les sites de la commune et pour rechercher

des itinéraires lors des déplacements,

� un module de sondage afin de soumettre à avis des décisions,

� une « foire aux questions » (FAQ) permettant de lister les questions les plus fréquentes posées par les agents et d’y apporter les réponses,

� un « wiki » pour l’écriture collaborative de documents de travail, � …

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B. Choix de l’outil

1. Choix d’un Système de Gestion de Contenu (SGC) Depuis la création du site Intranet, les technologies ont beaucoup évolué. Il semble peu judicieux aujourd’hui de redévelopper un site dans son intégralité. De nombreux outils existants permettent de réaliser une grande partie de ce que l’on attend et beaucoup de composants additionnels offrent des possibilités d’évolution fonctionnelles. Pour coller parfaitement à une demande, il est souvent possible de partir d’un module existant. Ces outils portent le nom de Système de Gestion de Contenu ou Content Management System. La définition « Wikipédia » d’un CMS est la suivante : « Un système de gestion de contenu ou SGC ((en) Content Management System ou CMS) est une famille de logiciels destinés à la conception et à la mise à jour dynamique de site web ou d'application multimédia. Ils partagent les fonctionnalités suivantes :

� Ils permettent à plusieurs individus de travailler sur un même document, � Ils fournissent une chaîne de publication (workflow) offrant par exemple la

possibilité de mettre en ligne le contenu des documents, � Ils permettent de séparer les opérations de gestion de la forme et du contenu, � Ils permettent de structurer le contenu (utilisation de FAQ, de documents, de

blogs, de forums de discussion, etc...), � Certains SGC incluent la gestion de versions. »

Un SGC a pour fonction la gestion d’un site. L’équipe éditoriale peut travailler en simultané sur le contenu du site. Un ou des responsables de publication. peuvent ensuite valider les différentes contributions avant leur mise en ligne : c’est la chaîne de publication. L’administrateur du site dispose également dans un SGC d’une interface d’administration (back-office) lui offrant la possibilité de créer et d’organiser les différentes rubriques. C’est par cette interface qu’il est également possible de modifier le design du site. La présentation du contenu du site est gérée par des modèles de pages (templates) qui s’appliquent automatiquement à l’ensemble du contenu. La simple modification d’un modèle (couleur, police, organisation) permet de changer complètement l’affichage du site. Les articles et le contenu sont stockés dans une base de données. Un SGC permet de créer des pages dynamiques en utilisant une interface ergonomique et sans avoir à intervenir sur le code de programmation (il est généré de façon automatique).

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2. Choix du Système de Gestion de Contenu Pour le choix du SGC, plusieurs questions se sont posées :

� Quelles fonctionnalités de base sont nécessaires ?

� Quels sont les composants existants ? quels sont ceux qui sont à ajouter lors de l’installation ?

� Le SGC est-il facile à installer, à maintenir ? Quels sont les coûts induits ? � Y a-t-il de nombreux prestataires de services sur le marché pour nous aider à

nous former ? À réaliser des développements, en cas de besoin ? � La communauté francophone qui utilise le SGC est-elle déjà importante ? Quelle

est la qualité du forum de discussion associé ? Notre budget était très limité. Pour minimiser les coûts, nous avons donc privilégié un regard vers le monde du logiciel libre. Dans le monde du libre, il existe de nombreux SGC : Joomla, EZPublish, Typo 3, Drupal… Notre choix s’est porté vers Joomla pour plusieurs raisons :

� Joomla est classé depuis plusieurs années comme étant le meilleur SGC (SGC Awards),

� il est utilisé pour la gestion et la création de nombreux sites dans le monde entier

(cf http://community.joomla.org/showcase/sites),

� il bénéficie d’une communauté francophone très développée (site dédié en français - http://www.joomla.fr - , création d’une association des utilisateurs de Joomla, nombreuses manifestations tout au long de l’année),

� de nombreux composants supplémentaires sont disponibles (la plupart gratuits)

enfin d’améliorer les fonctions principales ou la présentation,

� il est possible de créer ces propres composants – un modèle existe ainsi qu’une documentation afin de faciliter le développement et l’intégration,

� la prise en main est très facile, aussi bien pour la partie administrative que pour la

partie éditoriale,

� de nombreux prestataires de services offrent des prestations très complètes en matière de soutien technique pour Joomla.

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C. Utilisation

1. Facilité d’accès L’accès au site Intranet n’est autorisé, actuellement, qu’aux personnes connectées directement au réseau informatique de la mairie, ce qui limite fortement le nombre d’utilisateurs potentiels. Seules 200 personnes sur 500 agents peuvent l’utiliser au quotidien, l’usage étant conditionné à l’accès d’un PC. Pour ce motif, certains sites, comme le Centre Technique Municipal, disposent d’ordinateurs en libre service qui permettent une consultation ponctuelle par les agents. En complément, il a été décidé, conjointement avec les élus, de mettre en place certaines mesures :

� Ouverture des salles informatiques des écoles pour le personnel communal,

� Partage de postes et/ou mise en place de postes libre-service supplémentaire.

� Passage d’un Intranet vers Extranet : quel que soit l’endroit où chacun se situera (formation extérieure, domicile…), dès lors qu’un PC est connecté à Internet et dispose d’un navigateur (IE, Firefox, …) à tout moment de la journée, tout agent disposant d’un login et d’un mot de passe, pourra profiter du contenu du site.

2. Ergonomie / Accessibilité L’ergonomie du site va être complètement revue : des réunions sont prévues avec le groupe communication interne. Aujourd’hui, il faut souvent plus de trois cliques pour accéder à une information. De plus, la loi n°2005-102 pour « l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées » a été adoptée en France le 11 février 2005. L'article 47 stipule : « Les services de communication publics en ligne des services de l'État, des collectivités territoriales et des établissements publics qui en dépendent doivent être accessibles aux personnes handicapées [suivant] les recommandations établies par l'Agence pour le développement de l'administration électronique ». Le respect de cette loi va devenir une obligation à cours terme et notre nouvelle réflexion est l’opportunité d’anticiper maintenant l’impératif de demain. Nous ferons donc le nécessaire pour tenir compte des recommandations d’accessibilité WCAG 2.0 (Web Content Accessibility Guidelines). Dans Joomla, un template (nommé Beez) existe déjà et répond à une partie des critères. Cependant, nous apporterons des modifications pour optimiser le paramétrage (raccourcis clavier par exemple).

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Un projet italien est en cours pour rendre Joomla complètement accessible (« Joomla For All People »). En effet, depuis 2004, les administrations italiennes sont obligées de se conformer aux obligations d’accessibilité. Une traduction en français des travaux réalisés est en cours.

3. Autonomie d’utilisation La mise en place d’un SGC va donner plus d’autonomie aux éditorialistes pour publier des informations. La mise en place d’une chaîne de publication permettra aux référents de la mairie de créer de l’information à volonté. Une validation par une autorité compétente suffira alors à publier l’information. La création d’article se fait directement dans une interface WISIWYG (What You See Is What You Get) : ce qui sera vu par l’utilisateur est exactement ce qui a été créé par l’éditorialiste. Il n’y aura pas besoin de passer par l’importation systématique de documents sauf pour des besoins bien précis (images pour agrémenter un article par exemple). De même, la mise en place de petites annonces ou d’un forum permettra à tout utilisateur de publier des informations sans intervention extérieure. Une modération sera faite pour éviter tout débordement.

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D. Etapes du projet

1. Renforcement de l’équipe informatique Durant les mois d’avril à juillet, un étudiant de MIAGE a été recruté pour effectuer son stage de fin d’étude au sein de la DSI. Parmi ses tâches, j’ai pu le suivre dans le développement de l’annuaire des utilisateurs de la collectivité. Il a commencé le développement d’un composant Joomla, mais ne l’a pas fini. Tout récemment, un ingénieur stagiaire a rejoint l’équipe de la DSI pour trois ans en alternance. Il a été directement placé sous ma responsabilité et ce renfort à long terme va faciliter la mise en place et la maintenance d’un Extranet bien abouti, vivant et efficace. Une étude détaillée de l’existant est toujours en cours. Un résumé partiel figure au chapitre « État des lieux ».

2. Mise en place d’une plate-forme de test Des recherches approfondies et l’installation d’une plate-forme de test, nous ont permis de tester les fonctionnalités principales proposées par Joomla et quelques uns de ses nombreux composants. Faute de composant pour les fonctions d’annuaire et d’organigramme, un développement sera fait en interne et reversé à la communauté.

3. Création d’un groupe de travail L’organisation et l’animation d’un groupe de travail pour améliorer l’ergonomie du site avec les référents et le service communication seront mises en place courant novembre. Il est prévu également la création d’un groupe d’utilisateurs « test » pour obtenir un retour « terrain » des avancés du projet et des idées sur leurs attentes.

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4. Planning Aucune date n’a encore été arrêtée. Cependant, les grandes étapes du projet sont déjà fixées :

� Réunions avec le groupe Extranet : présentation du produit et des fonctionnalités recensées, échanges de points de vue, précision sur les améliorations à apporter, planification datée du projet, dépouillement du sondage et discussion sur le nouveau design, liste des rubriques, ...

� En parallèle, enquête d’opinions auprès des utilisateurs du système,

� Création d’un cahier des charges à usage interne regroupant tous les détails

concernant le développement de l’Extranet,

� Validation du cahier des charges par les élus, le groupe Extranet, la DSI,

� Création d’une maquette graphique,

� Création d’un Extranet de test, développement des composants additionnels,

� Test et validation du site avec formation des référents et des utilisateurs « test »,

� Intégration des anciens documents (à l’identique ou par création d’article),

� Intégration de la liste des utilisateurs et de leurs profils,

� Présentation aux élus et aux directeurs,

� Mise en ligne,

� Mise en place de l’accompagnement aux utilisateurs. Tout au long de ces étapes, des réunions seront effectuées avec les membres du groupe Extranet. Des informations seront diffusées afin d’annoncer la refonte du site : article dans le journal interne, sondage, annonce dans l’Intranet, appel à candidatures pour la recherche de testeurs, …

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5. Retour sur les difficultés « déjà » rencontrées

A ) L ’ E X T R ANET : UN S U J E T Q U I D E CHA I N E L E S P A S S I ON S

� Qui doit en être le pilote ? La DSI, le service communication ou les ressources

humaines ?

� Qui doit faire partie des groupes de travail ? Volontaires ou désignés d’office ?

� Quel doit être le contenu ? Qui valide les choix ?

� … Les questions sont nombreuses et des réponses obtenues dépend la bonne réalisation d’un outil destiné à faciliter la vie des agents. Pour cette raison, nous attacherons beaucoup d’attention à impliquer un maximum d’agents, de services, de directions pour que tout le monde se sente concerné. L’appui apporté par le Maire et le Directeur Général des Services est également un gage sur l’importance de ce projet et leur implication est un signal fort envoyé à tous.

B ) L A D I F F I C U L T E D ’ UN R E C RUTEMENT

Le premier stagiaire n’a pas répondu aux espérances de la DSI. Il a mis du temps à s’intégrer dans ses fonctions et à maîtriser l’outil Joomla. Faute de temps pour l’accompagner, j’ai surestimé son autonomie et le résultat est d’observer que le composant « annuaire » que nous lui avions confié en développement se révèle difficilement exploitable. Après réflexion et en concertation avec l’apprenti ingénieur qui va nous accompagner durant les trois prochaines années, le composant sera complètement redéveloppé. Il faut savoir parfois trancher dans le négatif pour ne pas perdre encore plus de temps. L’expérience avec le premier stagiaire m’a permis de comprendre la nécessité d’attacher plus d’attention aux motivations des candidats, à leur capacité d’initiative et à celle de travailler seul. De plus, le projet doit être un élément motivant, le projet est ambitieux et c’est sur ces critères que Jérémy, notre nouveau stagiaire, a intégré la direction. Enfin, pour garantir un suivi efficace de l’avancé du travail, j’ai instauré une réunion hebdomadaire, tous les lundis, qui me permet de faire un point sur l’avancé des tâches et les orientations à prendre.

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Perspectives d’évolution de l’Extranet

Même si l’ambition de l’Extranet est d’apporter beaucoup de nouveaux services pour faciliter la vie des utilisateurs, la version restera évolutive. Je ne perds pas de vu que les besoins comme les technologies ne sont pas figés. Pour rester un outil performant, l’Extranet doit être en constante évolution. Quelques idées sont déjà dans les « tuyaux » :

� l’Extranet peut devenir un portail d’accès aux autres applications Web de la Mairie. En centralisant l’entrée sur le système d’information, on peut mettre en place un identifiant unique capable dans un premier temps d’ouvrir toutes les applications. Ensuite, il sera envisageable de ne saisir qu’une seule fois l’identifiant et d’utiliser toutes les applications autorisées (conditionné à l’implémentation d’un annuaire LDAP par l’administrateur système).

� certains progiciels pourraient être intégrés à l’Extranet. Cela permettrait de

centraliser les accès par un portail d’accès unique sous une présentation et une ergonomie toujours identique. D’ailleurs, la généralisation des applications « FullWeb » par les éditeurs facilite cette orientation.

� Un module de gestion documentaire pourrait permettre à chacun d’accéder à

tous ces documents de travail. Un lieu de stockage sur le site pourrait être envisagé, voire même un partage commun de certains documents.

� La personnalisation de l’Extranet pour le profil de chaque utilisateur est aussi une

orientation possible de développement.

� La mise en place de flux RSS pourrait permettre une alerte automatique sur les nouveautés sur du site.

� L’Extranet pourrait aussi s’ouvrir à d’autres utilisateurs : directeurs d’école, élus,

fournisseurs, association, … et proposer des services spécifiques à la carte (réservation de salle, informations spécifiques, forums d’échange sur un projet…).

Il ne s’agit que d’étapes successives dans l’évolution de notre Intranet vers l’Extranet, mais pour que l’outil soit utilisé et apprécié, il importe de rester à l’écoute du besoin des agents, d’observer les nouvelles habitudes de travail et de surveiller les progrès technologiques.