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Patrick MILLION
10, Rue Joseph Rollo
78320 LA VERRIERE
Préparation au Diplôme Universitaire
Chef de Projet en Collectivité Territoriale
Année 2008 / 2009
RAPPORT DE STAGE
____________________________________________________________________________________________
Mise en place d’une solution
de gestion des écoles d’arts
à la Mairie de Morsang-Sur-Orge
Tuteur collectivité : Tuteur enseignement :
Madame FILELLA Marie-Hélène Monsieur Jean-Marie SEGURET
Directrice Générale Adjointe Directeur des Systèmes d’Informations
De l’Administration et des Moyens Généraux Conseil Général de l’Essonne
Square Alexandre Christophe Boulevard de France
91390 MORSANG-SUR-ORGE 91012 EVRY CEDEX
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Table des matières
1. Introduction ………………………………………… 3
2. Présentation de la commune ………………………………………… 5
3. Présentation de la Mairie ………………………………………… 6
3.1. Le conseil municipal ………………………………………… 6
3.2. Les Directions ………………………………………… 6
3.3. Le service Informatique ………………………………………… 7
4. Projet ………………………………………… 14
4.1. Projet de la Direction des affaires culturelles ………………………………………… 14
4.2. Etude d’opportunité ………………………………………… 14
4.3. Planification du projet ………………………………………… 19
4.4. Etude de faisabilité ………………………………………… 26
4.5. Etat d’avancement ………………………………………… 27
5. Conclusion ………………………………………… 30
6. Biographie et sources documentaires ………………………………………… 31
7. Remerciements ………………………………………… 32
8. Annexes ………………………………………… 33
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1. Introduction
Initialement, dans le cadre de la préparation budgétaire pour l’exercice 2009, le directeur des affaires culturelles
avait exprimé le souhait d’équiper les écoles d’arts d’ordinateurs plus performants, supposant avec la plus grande
sincérité, que les postes informatiques actuels étaient la cause des problèmes liés au traitement de l’information.
Son approche était purement matérielle.
Cependant, les ordinateurs des écoles d’arts avaient déjà fait l’objet d’un renouvellement quelques années plus
tôt et le logiciel Microsoft Works était resté d’usage.
Une entrevue avec le directeur des affaires culturelles a permis de rendre compte de cet état de fait et par
conséquent de s’orienter dans une démarche projet consistant à repenser l'organisation, à revoir les processus
autour du réseau et du web afin de maximiser le partage et les échanges tout en minimisant notamment les
redondances, les oublis et les procédures matérielles. L’approche globale devait porter sur toutes les dimensions :
métier, production, administrative et technique.
En marge de ces aspects indispensables, des spécificités seront aussi à prendre en compte par la collectivité dans
le cadre du projet d’informatisation :
- Le service à la personne et plus précisément les services en ligne qui visent à simplifier les démarches
administratives.
- Le code des marchés publics dont l’objet est de définir les règles de mise en concurrence pour ce qui
concerne l'achat de fournitures, de prestations de services ou de travaux par les personnes publiques.
- Les contraintes légales dans le cadre de la collecte, du traitement et de la conservation des informations
relatives à des personnes physiques :
o Déclaration à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) crée par la loi n°78-
17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Cette commission est
une autorité administrative indépendante française chargée de veiller à la protection des
données à caractère personnel et de la vie privée.
- Les contraintes légales dans l’organisation des services et les ressources humaines :
o Information aux comités techniques paritaires (CTP) consultés sur l'organisation générale des
services, en particulier sur l'organisation interne, la répartition des services, et sur les méthodes
et techniques utilisées au travail. Ils doivent connaître les principales évolutions du métier, et en
particulier de l'usage des nouvelles technologies.
Ce projet mérite d'être abordé selon une démarche structurée. Cela suppose un certain nombre d'étapes, de
réflexions, et de réponses à des problématiques classiques.
La Mairie a investi pour optimiser son fonctionnement, et particulièrement depuis quelques années pour
l'utilisation du potentiel technique offert par le réseau et l’Internet (messagerie, serveur, développement
collaboratif...).
Les solutions retenues œuvrent en faveur du développement durable.
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Ce projet s’inscrit dans la continuité de ce qui a été entrepris au sein de la collectivité, à savoir la mutualisation du
matériel informatique dans une architecture réseau réfléchie et responsable, favorisant le travail collectif et
garantissant à l’usager un service public de qualité.
La Mairie de Morsang-Sur-Orge disposant de son propre site internet, un des axes à étudier serait l’ouverture de
service à la population tel qu’un service transactionnel pour le paiement en ligne ou encore la consultation des
plannings de cours pour les élèves et les professeurs dans le cadre de notre projet.
D’autres pistes seront probablement à explorer. Il restera à définir le degré et la pertinence des informations à
mettre à la disposition des citoyens.
Avant de vous présenter le projet dans son ensemble, il m’a semblé important de revenir sur l’état des lieux de
l’informatique à la Mairie de Morsang-Sur-Orge en 2001 et d’évoquer sa transition progressive vers un système
d’informations qui a pris en considération les agents, les données, les procédures, le matériel et les logiciels de
manière structurée et organisée.
Ce rapport de stage sera articulé autour de deux sections :
- Une présentation globale de la commune, de la Mairie, de ses directions administratives et de ses
systèmes d’informations
- La définition du projet et de l’ensemble des étapes et actions menées jusqu’à ce jour.
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2. Présentation de la commune
Implantée à l’articulation du plateau formant le Nord de l’Essonne et des vallées confluentes de l’Orge,
de l’Yvette et de la Seine, Morsang-sur-Orge occupe un territoire de 438 ha 55 dans la partie nord du
département de l’Essonne, à 25 km au sud de Paris.
Morsang-sur-Orge est une ville de 21.884 habitants située à proximité de Sainte-Geneviève-des-Bois, de
Villemoisson-sur-Orge et de Savigny-sur-Orge.
Ces habitants sont appelés les morsaintois.
La ville de Morsang-sur-Orge dispose sur son territoire, d'équipements publics culturels, sportifs,
scolaires, d'équipements destinés à l'enfance, la petite enfance et la jeunesse.
Patrimoine architectural de la commune, le Château construit à partir de 1740 par Pierre Durey
d’Harnoncourt, abrite le conservatoire, l'école d'art, la médiathèque Louis Aragon, les affaires
culturelles, la maison de l'environnement et le cyber-espace. Une salle de répétition (le tremplin) fait
partie du complexe.
Morsang-sur-Orge a été en 2001 au nombre des villes à l’origine de la Communauté d’agglomération du
Val d’Orge qui compte désormais 9 communes et plus de 123.000 habitants sur 54,18 km².
Aux six villes fondatrices, Fleury-Mérogis, Morsang-sur-Orge, Saint-Michel-sur-Orge, Sainte-Geneviève-
des-Bois, Villemoisson-sur-Orge et Villiers-sur-Orge sont venues se joindre Brétigny-sur-Orge, Leuville-
sur-Orge et Le Plessis-Pâté.
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3. Présentation de la Mairie
3.1. Le conseil municipal
Le conseil municipal est composé d'un maire, de neuf adjoints et de vingt trois conseillers municipaux :
- 1er Adjoint chargé de l’Urbanisme, de l’Habitat, des Travaux, du Commerce, de l’Artisanat et de
l’agglomération
- 2ème Adjoint chargé des Sports
- 3ème Adjoint chargé du Développement solidaire et durable et du, Cadre de vie
- 4ème Adjoint chargé des Solidarités, des Retraites et des Handicaps
- 5ème Adjoint chargé de l’Administration générale, des Finances et des Services publics
- 6ème Adjoint chargé de la Culture
- 7ème Adjoint chargé des Transports, du Déplacement et del’ Agglomération
- 8ème Adjoint chargé de l’Enfance, de la Petite enfance et de la Jeunesse
- 9ème Adjoint chargé de la Vie scolaire et de la Vie associative
3.2. Les Directions
Outre la Direction Générale des Services dirigée par le Secrétaire Général, la Mairie compte onze
directions :
- La Direction de la Jeunesse
- La Direction de l'administration et des moyens généraux
- La Direction des solidarités locales
- La Direction des ressources humaines
- La Direction des affaires culturelles
- La Direction des sports
- La Direction des services techniques
- La Direction de l’Urbanisme
- La Direction de l’enfance
- La Direction de la citoyenneté et de la vie associative
- La Direction de la communication
Le nombre d’agents en poste à la Mairie est de 512 dont 388 emplois permanents.
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3.3. Le service Informatique
Le service informatique, rattaché à la Direction de l'administration et des moyens généraux, compte
deux agents permanents à temps complet :
- Le directeur informatique
- Un assistant réseau et bureautique
Sa principale mission consiste à aligner ses prestations informatiques sur les stratégies « métiers » de la
collectivité dans le cadre d’une politique d’amélioration globale et durable de la qualité de service.
Ses autres missions sont les suivantes :
Administration et exploitation des serveurs
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Administration du réseau
Gestion du budget
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Maintenance et assistance
Conduite de projet
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3.3.1. Historique
Le poste de directeur informatique a été créé en 2000. La municipalité m’a recruté en avril 2001 après le
départ de mon prédécesseur.
Un réseau LAN permettant la circulation et l’échange de l’information, était déjà mis en place. Une fibre
optique assure toujours la liaison entre la Mairie et le Pavillon Pénélope dans lequel se trouvent le local
informatique et le service informatique.
A cette date, les agents du secteur Enfance disposant d’un ordinateur de bureau, géraient les
informations et les traitements à partir d’un ordinateur sur lequel était installé et partagé le logiciel
métier.
Les agents des services techniques disposaient également d’un ordinateur centralisant les informations
des différents domaines d’activité de ces services.
Les agents des services des ressources humaines et des finances utilisaient un logiciel métier dont la
base de données était installée sur un serveur dédié dans un environnement Unix et la couche
applicative sur des ordinateurs personnels sous Windows.
Il n’y avait aucune ouverture vers les autres services. Le paramétrage du réseau avait été conçu de telle
sorte que seuls les agents d’un même service pouvaient occasionnellement échanger de l’information.
La majorité des ordinateurs étaient équipés de Windows 95 et 98 et de la suite bureautique Microsoft
Office 95 et 97 avec un nombre de licences insuffisant au regard du nombre des installations et des
versions originales légalement achetées.
L’accès ouvert à l’ordinateur, permettait à quiconque, l’installation de logiciels de détente ou de loisirs,
absorbant une partie des ressources mémoires de l’ordinateur et occasionnant l’instabilité du système
d’exploitation.
Les ordinateurs ne disposaient pas tous d’une protection antivirale, favorisant ainsi la propagation des
virus.
Les échanges à l’époque se limitaient alors à quelques rares transferts par disquettes pour les personnes
les plus aguerries à l’informatique. L’information circulait principalement par une diffusion papier très
massive.
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3.3.2. Problématique
Technologie : Une évolution constante des éléments composants un ordinateur et des outils de
développement, offrent des logiciels mieux adaptés et plus puissants. L’ordinateur doit donc être
proportionné en fonction des besoins en ressources du système d’exploitation et des logiciels qui y sont
installés. Le traitement de l’information est assuré si les fichiers générés peuvent être exploités, avec
pour objectif l’interopérabilité et la pérennité des informations.
Géographie : Certains services municipaux ont été délocalisés (Citoyenneté et de la Vie Associative,
Sports), d’autres l’étaient déjà (Affaires Culturelles, Maison de l’Environnement, Jeunesse, Ateliers
Municipaux, Bibliothèque, les crèches et les centres de loisirs). De nouvelles structures ont également
ouvert leurs portes (Maison de l’Enfance et Médiathèque).
Public : Depuis 2001, de nombreux services administratifs se sont informatisés doublant ainsi le nombre
d’utilisateurs. La mise à disposition rapide d’informations et la nécessité de diffuser ces informations
auprès de partenaires extérieurs et entre les services municipaux eux-mêmes, ont abouties à une forte
aspiration à disposer d’un réseau local étendu et sécurisé, et de bénéficier des services internet.
Impressions : La majorité des imprimantes étaient directement reliées à un ordinateur personnel.
Les axes de réflexion étaient donc multiples :
- Le réseau et le transport de l’information,
- Les services des systèmes d’information et de communication,
- L’intégration des données,
- Les formats des données numériques,
- Les architectures applicatives,
- La sécurité et la sauvegarde
- La légalité
- Les finances
- L’assistance et la maintenance
- La formation
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3.3.3. Architecture actuelle
L’architecture retenue à Morsang-Sur-Orge depuis l’année 2003 est de type client / serveur dans un
environnement TSE (Terminal Serveur). Autrement dit, l’ordinateur de bureau dispose exclusivement
d’un système d’exploitation. Aucun programme, aucune production de document ne figure sur cet
ordinateur à l’exception des éléments nécessaires à son fonctionnement.
L’utilisateur accède aux données et aux programmes directement à partir des serveurs. Pour ce faire, il
ouvre une session nécessitant une authentification, et selon les droits et les autorisations liés à son
profil, il est dirigé vers les serveurs correspondants. L’utilisateur travaille donc directement sur les
serveurs comme si ceux-ci se trouvaient à proximité.
L’intérêt d’une architecture de type client / serveur dans un environnement TSE réside dans le fait que
l’utilisateur accédera toujours à ses informations à partir de tout ordinateur disponible non seulement
au sein de son service, mais également dans tout autre service administratif.
La Mairie, la Maison de la Citoyenneté et de la Vie Associative, le service des Sports, les Affaires
Culturelles, la Maison de l’Environnement, le service Jeunesse, les Ateliers Municipaux et la
Médiathèque sont interconnectés à travers un réseau privé virtuel. Les crèches, les centres de loisirs et,
la Maison de l’Enfance disposent d’un accès à Internet.
Les réseaux LAN Ethernet et wifi de chacune de ces structures assurent donc la diffusion, l’émission,
l’échange et le partage de documents ainsi que des moyens de communication (Intranet, Internet,
Extranet).
La Mairie dispose à ce jour de treize serveurs d’applications, de deux contrôleurs de domaine, d’un
serveur de données de type NAS et d’un serveur de messagerie hébergeant un logiciel de travail
collaboratif.
Les impressions sont réalisées avec des copieurs et des imprimantes réseau.
La suite bureautique OpenOffice.Org est la solution retenue par la Mairie, résolument orientée vers les
logiciels libres. L’ensemble du personnel communal utilisant l’outil informatique, a bénéficié d’une
formation agréée pour maîtriser ce logiciel.
La sauvegarde des systèmes et des données est réalisée tous les jours avec un logiciel professionnel
spécifique vers des bandes DAT. La collectivité est équipée d’un robot de sauvegarde contenant dix
compartiments, permettant ainsi une sauvegarde sur dix jours, et d’un second lecteur de bandes DAT de
grande capacité assurant une sauvegarde journalière. Pour les sites distants, la sauvegarde est réalisée
sur un disque dur externe.
Un réseau privé virtuel est une extension logique et sécurisée des réseaux locaux d’une entreprise ou
d’une organisation. Il correspond à une interconnexion de réseaux locaux via une technique de
« tunnel ».
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3.3.4. Avantages
Les avantages d’une solution de type Terminal Serveur sont multiples.
Les avantages pour l’utilisateur :
• Un accès permanent et sécurisé à ses informations.
• Un temps de traitement et d’exécution plus rapide.
• Aucune limitation de l’utilisation de la mémoire, de la capacité de stockage du disque dur et des
ressources systèmes en général puisque garantis par les serveurs.
• L’assurance de travailler avec la même version de logiciel que ses collaborateurs, notion indispensable
pour la lecture et le traitement des documents.
• Un délai d’intervention et d’assistance plus rapide.
• Le côté ludique et pédagogique dans le cadre d’une prise de contrôle à distance de la session par
l’administrateur.
• La possibilité de communiquer, de diffuser, d’émettre, d’échanger et de partager des informations avec
tous les agents de la commune instantanément via la messagerie interne.
• La mutualisation des imprimantes et copieurs en réseau.
• Organisation et planification du travail simplifiée par les agendas.
Les avantages pour l’administrateur du réseau :
• Installation unique d’un logiciel sur le serveur.
• Mise à jour simplifiée et écourtée d’un logiciel.
• Gestion et administration du réseau centralisées.
• Meilleur temps de réactivité par la prise de contrôle à distance d’une session utilisateur.
• Assistance logiciel et matériel sensiblement réduite.
• Sauvegarde des documents produits par les utilisateurs assurée quotidiennement.
• Gestion des licences logicielles plus rigoureuses.
Les avantages pour la collectivité en terme budgétaire et organisationnel :
• Aucune nécessité de renouveler le parc informatique (près de 150 ordinateurs aujourd’hui dont certains
ont été acquis en 1999).
• Aucune nécessité de faire évoluer les ordinateurs de bureau.
• Réduction des coûts de reproduction, d’impression et de diffusion de documents qui peuvent être
assurées par la messagerie interne ou le réseau.
• Réduction des coûts liés à l’usage du téléphone puisque la communication peut s’opérer par messagerie
interne.
• Fiabilisation et cohérence du système d’information.
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4. Projet
4.1. Projet de la direction des affaires culturelles
Le Directeur des Affaires Culturelles souhaite la mise en place d’une solution de gestion des
fréquentations, des professeurs, des plannings, de la facturation et des actes administratifs des Ecoles
d’Arts.
4.2. Etude d'opportunité
4.2.1. Contexte
Les Ecoles d’Arts sont situées au Château sis 3, Place des Martyrs à Morsang-sur-Orge.
Ce service est composé de trois personnes :
o La Directrice de l’Ecole de Musique
o Le Directeur de l’Ecole d’Arts Plastiques
o La secrétaire administrative des Ecoles d’Arts
La secrétaire des Ecoles d’Arts traite de l’information en toute autonomie avec les modules Calc et
Writer de la suite bureautique OpenOffice 2.4 et avec le logiciel Works 2004 de Microsoft sur un
ordinateur de bureau Windows XP Pro.
Il n’existe aucune compatibilité entre ces deux produits ce qui occasionne une redondance des
informations traitées, une absence de visibilité relationnelle des données et accroit le nombre des
procédures, le temps passé à leurs traitements et les risques d’erreurs.
L’enregistrement des informations et des documents produits est réalisé localement sur le disque dur
de l’ordinateur du secrétariat, ce qui ne garantit pas leur sécurité et leur pérennité.
L’ordinateur de bureau ne dispose d’aucune protection antivirale.
Il n’existe pas de liaison réseau permettant un travail collectif entre le secrétariat et les directions des
Ecoles d’Arts.
L’absence d’une connexion à Internet ne favorise pas l’échange et la communication avec les autres
services administratifs et partenaires extérieurs et prive le service de l’usage du logiciel de travail
collaboratif de la Mairie et de l’accès aux ressources partagées.
Les Directions des Ecoles de Musique, d’Arts Plastiques et des Affaires culturelles demandent par
conséquent qu’une étude soit menée en vue de mettre en place une solution de gestion administrative
et pédagogique pour les Ecoles d’Arts.
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4.2.2. Enjeux
La solution retenue devra satisfaire aux exigences suivantes :
• La gestion pédagogique :
o Les élèves
o Les cursus
• La gestion des salles :
o Les agendas
o L’occupation des salles
• La gestion des instruments et des œuvres :
o L’inventaire
o Les prêts
• La gestion administrative :
o Les professeurs
o Les familles
o La facturation
o La régie
• La pérennité des informations :
o La continuité de service
o La sauvegarde des données
• La relation entre les agents et avec les autres services :
o La mise en réseau des postes informatiques
o L’intégration dans le réseau privé virtuel
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4.2.3. Acteurs potentiels impactés par le projet
� Directions et secrétariat des Ecoles d’Arts
L’information devra être centralisée et accessible à partir des postes de travail de la direction de l’école de
musique, de la direction de l’école d’arts plastiques et du secrétariat.
� Service Enfance
Le service Enfance dispose d’un logiciel de gestion de l’enfance et de la petite enfance à partir duquel le quotient
familial d’une famille peut être calculé. Le montant de l’inscription aux activités des écoles d’arts est soumis au
quotient familial.
� Service des Ressources Humaines
Le service des ressources humaines dispose d’un logiciel de gestion des carrières, de l’absentéisme et de calcul de
paie qui permet de suivre notamment le traitement des salaires et des congés des professeurs des écoles d’arts,
quel que soit leur statut, ainsi que des directeurs des écoles d’arts et de la secrétaire.
� Service Comptabilité
La secrétaire des écoles d’arts gère une régie d’avance et une régie de recette. La régie d’avance permet de
disposer de liquidité afin d’effectuer des achats auprès des fournisseurs qui n’acceptent pas les règlements par
mandats administratifs. La régie de recette autorise la secrétaire à procéder à des encaissements en espèces et en
chèques des factures réglées par les familles.
Chaque mois, la secrétaire adresse un état des dépenses et des recettes au service des finances qui procède à la
régularisation auprès de la perception en procédant à l’émission de mandats administratifs ou de titres de
recettes.
� Professeurs
La secrétaire des écoles d’arts établit le planning des dates et horaires de cours et de l’occupation des salles
qu’elle communique à chacun des professeurs.
� Elèves
La secrétaire des écoles d’arts établit le planning des dates et horaires de cours individuels et collectifs
qu’elle communique à chacun des élèves.
• Administrés
La secrétaire des écoles d’arts rédige et expédie par voie postale un ensemble de courrier à l’attention
des familles, notamment les factures, les lettres de relance le cas échéant, les convocations aux
examens, etc …
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4.2.4. Apports
• Les apports pour les administrés :
o Simplification des démarches administratives
o Meilleur suivi de l’historique des démarches
o Service en ligne (agendas, …)
• Les apports pour les agents :
o Réduction des temps de traitement
o Amélioration de la transversalité avec les autres services
o Cohérence du système d’informations
o Fiabilisation du système d’informations visée
o Sauvegarde et pérennité des informations
• Les apports pour la collectivité:
o Amélioration de l’image du service public auprès des administrés
o Fiabilisation du système d’information
4.2.5. Acteurs du projet
Ce projet est initié par :
o Mme FILELLA Marie-Hélène, Directrice de l’administration et des moyens généraux
o Mr LEBAIL Bertrand, Maire adjoint en charge de l’administration générale et des finances
o Mr MILLION Patrick, Directeur informatique
o Mr DOUTE Alain, Directeur des affaires culturelles
o Mme BAQUE-VIARDIN Monique, Directrice de l’école de musique
o Mr FITELLI Jean-Paul, Directeur de l’école d’arts plastiques
o Melle PUYJOUBERT Cendrine, Responsable du service culturel
o Mme DESPEYROUS Géraldine, Secrétaire administrative des écoles d’arts
4.2.6. Partenaires
Les partenaires internes sont :
o Les électriciens du service technique pour les travaux de câblage du réseau et de l’électricité.
Les partenaires externes sont :
o La Société Alliance Intégrations Réseaux en contrat avec la Mairie pour la gestion et la
maintenance du réseau privé virtuel et des serveurs Windows 2003.
o La Société dont la solution logicielle aura été retenue.
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4.2.7. Finalités du projet
Acquisition d’un logiciel de gestion de l’activité des Ecoles d’Arts pour répondre aux apports définis plus
haut.
Mise en réseau des postes informatiques de la secrétaire et des directeurs des écoles d’arts pour
renforcer les moyens de communication et assurer le partage, la diffusion et l’accès aux informations à
travers le réseau privé virtuel qui assurera la transversalité avec les autres services administratifs.
Acquisition d’un serveur hébergeant l’application qui sera installé dans le local informatique de la
Médiathèque proche des bureaux du secrétariat et des Directeurs des Ecoles d’arts.
Le futur logiciel de gestion devra s’inscrire dans l’architecture sécurisée du système informatique.
4.2.8. Budget
Un montant prévisionnel de 18.569 euros TTC en investissement est inscrit au budget de l’exercice 2009.
Il se décompose ainsi :
o 15.000 euros TTC pour l’acquisition d’un logiciel de gestion des écoles d’arts, l’installation et le
paramétrage, la formation du personnel et le contrat de maintenance.
o 3.569 euros TTC pour l’acquisition d’un serveur d’applications, l’installation et le paramétrage.
4.2.9. Délais
De la phase d’étude à la mise en production, il a été estimé que le projet débuterait le 30 mars 2009
pour s’achever le 13 novembre 2009.
4.2.10. Aspects juridiques
Une déclaration à la CNIL devra être faite conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier
1978 modifiée par la loi du 6 août 2004 encadrant la mise en œuvre des fichiers ou des traitements de
données à caractère personnel, qu’ils soient automatisés ou manuels.
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4.3. Planification du projet
• Réunion de cadrage
• Etat des lieux de l’existant (ressources humaines, ressources matérielles et logicielles, ressources
financières, méthodes, procédures, traitements)
• Réunion avec les différents partenaires et intervenants
• Elaboration d’un budget prévisionnel en dépense et en recette (ressources humaines,
matérielles et logicielles, formation, contrat de maintenance)
• Formalisation du projet (acteurs, finalités, contenu précis, lieu, échéance, approche technique et
financière)
• Recherche de partenariat (subvention, conseils, contacts) à formaliser par écrit
• Elaboration d’un plan d’action (répartition des rôles et des tâches, planification dans le temps,
cible à atteindre, mesures quantitatives et qualitatives, échéance de réalisation)
• Elaboration d’un plan de communication (cerner les cibles, définir le message)
• Réalisation du projet (en conformité avec la planification des tâches et des activités) et validation
des étapes
• Evaluation et compte rendu (atteinte de l’objectif, identification des erreurs)
• Poursuite de l’action (réajustement, consolidation)
4.3.1. Réunion de cadrage
Cette réunion s’est déroulée le 26 mars 2009 et portait sur les thèmes suivants :
• Introduction présentée par moi-même, précisant le contexte du projet, l’étude d’opportunité et
de faisabilité, ainsi que le périmètre.
• Introduction sur la méthodologie à suivre dans le cadre d’une conduite de projet.
• Proposition d’une démarche de travail (tenue d’un tableau de bord, règle et modalité de
circulation des informations, méthode de découpage du projet, planification des activités)
• Constitution d’un comité de pilotage
• Constitution d’une équipe projet
• Solution d’extension du réseau
• Réflexion sur le flux des informations qui s’échangent entre les différents acteurs (intervention
Mme LOUET, représentant le service Enfance)
• Modalité de consultation du CTP, instance compétente en matière de modernisation et
réorganisation de service (intervention Mr GRANDJEAT)
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4.3.2. Comité de pilotage
Le comité de pilotage, chargé de l’analyse du projet et de l’expression des besoins, est constitué des
personnes suivantes :
o Mme DESPEYROUS Géraldine, secrétaire administrative des écoles d’arts
o Melle PUYJOUBERT Cendrine, responsable du service culturel
o Mme LOUET Lydie, responsable de la régie
o Mr DOUTE Alain, directeur des affaires culturelles
4.3.3. Equipe projet
L’équipe projet, chargé du contrôle et du bon déroulement du projet, est constituée des personnes
suivantes :
o Mr MILLION Patrick, responsable informatique
o Mr LECOHU Gaël, technicien Société Alliance Intégration Réseaux
4.3.4. Règles et modalités de circulation des informations
L’ensemble des documents produits lié au projet sont sauvegardés sur le serveur NAS dans un
répertoire partagé intitulé « Projets Informatiques », sous dossier « Ecoles Arts ».
Ces mêmes documents sont également accessibles à partir du portail intranet de la mairie à l’adresse
https://mail.ville-morsang.fr, menu « Fichiers », sous menu « Fichiers partagés », rubrique « Conduite
de projet », dossier « Informatique », sous dossier « Projet Ecoles Arts ».
La planification des réunions et rencontres se réalise avec l’agenda de l’intranet de la mairie à l’adresse
https://mail.ville-morsang.fr.
Les correspondances se font avec la messagerie de l’intranet de la mairie à l’adresse https://mail.ville-
morsang.fr.
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4.3.5. Découpage fonctionnel des activités
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4.3.6. Logique d’enchaînement des activités et estimation des
durées définies le 26 mars 2009
N° Tâches Tâches antérieures Durée en semaine
Début Début Début
A Rédiger la note de cadrage Début 8 semaines :
du 30/03 au 24/05
B Définir l’implantation des bureaux Début 1 semaine :
C Rédiger le cahier des charges fonctionnel A – B 7 semaines :
du 25/05 au 12/07
D Commande et livraison du matériel Début 2 semaines :
E Commande et livraison du logiciel C 6 semaines :
Du 24/08 au 04/10
F Réalisation du réseau B 4 semaines :
G Installation du matériel D 2 semaines :
H Installation du logiciel E – G 2 semaines :
Du 05/10 au 18/10
I Essai et mise en production F – G – H 2 à 3 semaines :
Du 19/10 au 09/11
La note de cadrage est rédigée à partir du moment où l’état des lieux complet a été réalisé.
4.3.7. Procédures Que l’on parle de procédure métier, processus métier, ou procédure opérationnelle, cela revient à désigner
l’ensemble des activités qui s’enchaînent de manière chronologique pour atteindre un objectif et plus
précisément dans une collectivité, délivrer un service.
Il a été convenu que la secrétaire, la directrice de l’école de musique et le directeur d’arts plastiques
devaient recensés par écrit toutes leurs procédures selon le modèle suivant :
Chronologie Origine Procédure Exemplaire Durée Périodicité Outils Destination Achemin.
Certaines procédures peuvent être réalisées avant d’autres procédures. Il convient donc de respecter
l’ordre chronologique.
L’origine correspond, le cas échéant, au service ou la personne qui sollicite la procédure.
La procédure est l’intitulé de la tâche réalisée.
Le nombre d’exemplaire, dans le cas d’une diffusion, est à préciser.
La durée correspond au temps nécessaire pour réaliser la tâche.
La périodicité peut être journalière, hebdomadaire, mensuel ou trimestriel.
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Les outils correspondent aux logiciels utilisés pour réaliser la tâche.
La destination correspond, le cas échéant, au service ou à la personne devant réceptionner la tâche.
L’acheminement correspond au moyen utilisé pour transmettre l’information ou les travaux.
4.3.8. Exemple de procédures
Processus : Nouvelle inscription à une activité musicale individuelle
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Processus : Demande de calcul du quotient familial
Toutes les procédures des Ecoles d’arts seront ainsi modélisées puis analysées en vue de déterminer ce
qui peut faire l’objet d’une amélioration.
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4.3.9. Acteurs du projet
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4.4. Etude de faisabilité
4.4.1. D’un point de vue technique
Un projet relatif à la réalisation de câblage en fibre optique des services administratifs situés au Château
de Morsang-Sur-Orge est déjà en cours. Ce projet vise à réduire le nombre de serveurs au profit d’un
seul, à supprimer les abonnements à internet correspondants, à simplifier la gestion du réseau et du
système pour l’administrateur, à réduire la facture énergétique et à consolider le système
d’information.
La fibre optique sera distribuée dans les services administratifs du Château à partir de la Médiathèque
qui dispose d’une connexion SDSL 2 Mo. Le serveur unique mis à disposition pour l’ensemble des
services sera celui acquis dans le cadre du projet des écoles d’arts. Il sera installé au local informatique
de la Médiathèque.
En ce qui concerne la liaison réseau des bureaux du secrétariat des écoles d’arts et des directions, elle a
été réalisée par les électriciens du service technique qui ont tirés des câbles à partir d’un commutateur
situé à la Médiathèque.
4.4.2. D’un point de vue économique
La vision globale des améliorations et des réponses à apporter au fonctionnement des services
administratifs de la collectivité, permet de fusionner deux projets, celui de réalisation de câblage en
fibre optique du Château et celui de la mise en oeuvre d’une solution de gestion des écoles d’arts, dans
le but de réduire le coût des investissements et d’optimiser le système d’information.
En effet, traité indépendamment, ces deux projets auraient occasionné leur lot de dépenses respectives
d’une part, et n’auraient pas permis une cohérence dans la mutualisation des moyens informatiques, le
partage et la sécurité de l’information ainsi que la transversalité avec les autres services, d’autre part.
4.4.3. D’un point de vue juridique
La nature des informations collectées, traitées et conservées, seront identifiées avec précision et feront l’objet
d’une déclaration à la CNIL. A ce jour, le traitement informatique des informations personnelles attachées aux
adhérents des écoles d’arts n’a fait l’objet d’aucune déclaration.
4.4.4. D’un point de vue organisationnel
La secrétaire et les directeurs des écoles d’arts vont pouvoir disposer d’une base de données structurée
centralisant des informations qui pourront être manipulées, traitées et accessibles pour chacun d’eux.
La continuité de service sera mieux garantie. Cet aspect est très important car à ce jour, dans le contexte
existant, seule la secrétaire accède et traite l’information.
Par ailleurs, l’intégration des écoles d’arts dans le réseau privé virtuel de la collectivité va fortement
contribuer à revoir l’organisation des tâches puisque des accès aux autres logiciels métiers seront
rendus possibles, ce qui permettra de réduire le temps de traitement de certaines procédures.
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4.5. Etat d’avancement du projet
4.5.1. Création des dossiers partagés
Un répertoire intitulé « Projet informatiques » et le sous répertoire « Ecoles Arts » ont été créés sur le
Serveur NAS et mis en partage pour les acteurs du projet.
Sur le portail de l’Intranet de la Mairie, une rubrique « Conduite de Projet » et son dossier « Projet
Ecoles Arts » ont été créés et mis en partage pour les acteurs du projet.
4.5.2. Mise en réseau des postes informatiques des Ecoles
d’Arts
L’état des lieux a été réalisé le 9 avril en présence du responsable des bâtiments afin de déterminer le
trajet emprunté par les câbles réseau du commutateur situé à la Médiathèque jusqu’aux trois postes
informatiques répartis dans trois bureaux distincts sur deux niveaux.
La demande de travaux a été adressée au service technique le jour suivant, soit le 10 avril. Le câblage
s’est achevé le 7 mai. Le paramétrage réseau des ordinateurs intégré au domaine, a été fait le 11 mai
par le service informatique.
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4.5.3. Installation du serveur et d’un robot de sauvegarde
Le serveur a été acquis et est en cours de préparation (installation et paramétrage de Windows 2003
server, installation des services Terminal Server, installation Active Directory, création des répertoires de
travail pour l’enregistrement des documents produits, mise en place des politiques de sécurité et
installation des logiciels).
Un robot de sauvegarde pouvant contenir dix cassettes DAT et assurer une sauvegarde journalière du
serveur sera mis en place en même temps que le serveur dans les tous prochains jours.
4.5.2. Etat des lieux
En raison d’un arrêt longue maladie de la Directrice des écoles d’arts et de deux arrêts prolongés de la
secrétaire des écoles d’arts, l’état des lieux n’a pas pu être remis dans les délais prévus.
Par ailleurs, à la demande des élus municipaux, les services administratifs proposant des activités à la
population, ont été invités à réfléchir sur le montant de ces activités ainsi que sur du mode de calcul du
quotient familial jugé obsolète et inadapté.
Ainsi les délais de la liste des tâches et le diagramme de Gantt ont été réajustés en fonction de ces
contraintes.
Lorsque toutes les procédures des Ecoles d’arts auront été recensées, elles seront modélisées puis
analysées en vue de déterminer ce qui peut faire l’objet d’une amélioration.
La date de remise de l’état des lieux a été fixée au 15 novembre 2009.
4.5.4. Note de cadrage
La note de cadrage sera rédigée après la remise de l’état des lieux. Document de synthèse, elle rendra
compte de l’idée générale du projet, notamment des enjeux, des objectifs de qualité, de délai, de coût
et de rentabilité à atteindre.
La note de cadrage rappellera les priorités définies, les rôles et responsabilités des acteurs du projet
ainsi que les risques identifiés.
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4.5.5. Cahier des charges fonctionnel Le cahier des charges fonctionnel rédigé après l’état des lieux et l’expression des attentes, est le document qui
formalisera avec précision les besoins du Directeurs des Affaires Culturelles, des Direction des écoles d’arts et du
Responsable informatique.
Le cahier des charges fonctionnel présentera l’architecture réseau et matériel mis en place à Morsang-Sur-Orge,
précisera l’objectif à atteindre, rappellera le contexte actuel, les personnes concernés, les enjeux du projet et sa
finalité.
Les informations à gérer, l’ensemble des fonctionnalités attendu, le périmètre du projet, les interfaces
nécessaires avec les autres logiciels de gestion seront également clairement énoncés.
Le cas échéant, les conditions d’acquisition et de coût des licences ainsi que la reprise des données pourront être
formulées.
Les besoins en formation seront précisés ainsi que les attentes en termes d’assistance et de maintenance.
Enfin, il sera exigé la réalisation d’un planning opérationnel de mise en œuvre et une obligation d’évaluation des
performances de la solution applicative.
Les modalités de sauvegarde et de restitution des informations devront être formulées par écrit.
Les modalités de mise en concurrence se feront probablement sur la base d’une demande écrite de trois devis
dans la mesure où le montant prévu pour l’acquisition de la solution logiciel est de 15.000,00 € TTC.
Il sera prévu que chaque soumissionnaire devra présenter son logiciel dans le cadre d’une démonstration afin que
les utilisateurs aient une vue d’ensemble des fonctionnalités du produit, de son ergonomie et de sa facilité
d’utilisation.
4.5.6. Déclaration à la CNIL
Une déclaration à la CNIL sera faite dès la mise en exploitation du logiciel, conformément à la loi
« Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée par la loi du 6 août 2004 encadrant la mise en
œuvre des fichiers ou des traitements de données à caractère personnel, qu’ils soient automatisés ou
manuels.
4.5.7. Evaluation et compte rendu
Un compte rendu sera réalisé afin de déterminer si l’objectif a bien été atteint et afin d’identifier la
nature des erreurs ou omissions constatées.
Il précisera enfin les actions à mener pour atteindre l’objectif fixé initialement.
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5. Conclusion
La mairie de Morsang-Sur-Orge a entrepris la mise en place d’un système d’information cohérent depuis
l’année 2003 en investissant progressivement dans des équipements informatiques, électroniques et de
télécommunication qui permettent un traitement automatisé des opérations et des procédures de ses
services administratifs en vue d’améliorer la qualité de ses prestations à la population et au sein même
de ses directions.
Elle a veillé à conserver ses effectifs et à garantir à chaque agent la formation nécessaire pour un bon
usage des équipements matériels et logiciels mis à sa disposition.
Le projet de mise en œuvre d’une solution de gestion des écoles d’arts, s’inscrit dans cette volonté de
fiabilisation de son système d’information et d’amélioration des services rendus à ses administrés.
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6. Bibliographie et sources documentaires
Site internet de Wikipedia France : http://fr.wikipedia.org/
Site internet OlsenConseils : http://www.management-projet.org
Site internet de l’Agglomération du Val d’Orge : http://www.aglo-valdorge.fr
Site internet de la ville de Morsang-Sur-Orge : http://www.vile-morsang.fr
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7. Remerciements
J’adresse mes sincères remerciements :
A l’ensemble des personnes qui ont élaboré, organisé et contribué à la mise en œuvre de cette
préparation au diplôme universitaire de « Chef de Projet en Collectivités Territoriales »,
A Madame Marjolaine RAUZE, Maire de Morsang-Sur-Orge, Madame Nicole VIVES, Directrice Générale
des Services, Madame Marie-Hélène FILELLA, Directrice Générale Adjointe, pour la confiance qu’elles
m’ont témoignées,
A l’ensemble des enseignants de l’Université Pierre et Marie Curie et du CNFPT pour la qualité de leurs
cours,
A Madame Marie-Hélène FILELLA, tuteur collectivité et Monsieur Jean-Marie SEGURET, tuteur
enseignant, pour leur disponibilité et leurs conseils avisés,
Aux élèves de la promotion 2008/2009 pour le partage de leurs connaissances et savoir-faire dans leur
domaine d’activité professionnelle.
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8. Annexes
Annexe 01 - Communauté d’Agglomération du Val d’Orge ……………………………………...................... 33
Annexe 02 - Organigramme des Directions de la Ville et du CCAS ……………………………………............ 35
Annexe 03 - Architecture réseau actuelle et en projet ……………………………………............................. 37
Annexe 04 - Réseau privé virtuel actuel et en projet ……………………………………................................ 39
Annexe 05 - Flux de communication actuel et en projet ……………………………………........................... 41
Annexe 06 - Architecture Client / Serveur : Environnement Terminal Server ……………………………… 43
Annexe 07 - Réseau PERT initial et réajusté …………………………………….............................................. 44
Annexe 08 - Liste des tâches ……………………………………......................……………………………………......... 45
Annexe 09 - Diagramme de Gantt ……………………………………......................……………………………………. 46
Annexe 10 - Suivi Gantt ……………………………………......................……………………………………................. 47
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ANNEXE 01
Communes de la Communauté d’Agglomération du Val d’Orge
Sainte-
Geneviève-
Des-Bois
Brétigny-
Sur-Orge
Saint-Michel-
Sur-Orge
Morsang-Sur-
Orge
Fleury-
Merogis
Villemoisson-
Sur-Orge
Le Plessis-Pâté
Leuville-
Sur-Orge
Villiers-
Sur-Orge
Président de la Communauté d’Agglomération :
Monsieur Olivier LEONHARDT, Maire de Sainte-Geneviève-Des-Bois
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La communauté d’agglomération du Val d’Orge a pour compétences :
Le développement économique :
Mettre en oeuvre le développement économique du territoire, aménager les parcs
d'activités, renforcer leur attractivité et veiller à la qualité environnementale.
L’aménagement de l’espace communautaire :
Schéma directeur et schéma de secteur, création et réalisation de zones d'aménagement
concerté d'intérêt communautaire, organisation des transports urbains.
L’équilibre social de l’habitat :
Programme local de l'habitat, politique du logement social, d'intérêt communautaire,
actions en faveurs du logement des personnes défavorisées, amélioration du parc
immobilier bâti d'intérêt communautaire.
La politique de la ville :
Dispositif contractuel de développement urbain, de développement local et d'insertion
économique et social d'intérêt communautaire, dispositifs locaux de prévention de la
délinquance.
L’environnement :
Eau et assainissement, gestion de la défense contre l'incendie, gestion des déchets
ménagers, éclairage public, protection et mise en valeur de l'environnement, agenda 21.
Les grands équipements culturels et sportifs :
Construction, aménagement, entretien et gestion d'équipements culturels et sportifs
d'intérêt communautaire.
Source : http://www.aglo-valdorge.fr
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ANNEXE 02
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ANNEXE 03
Architecture réseau actuelle
Internet
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Architecture réseau en projet
Internet
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ANNEXE 04
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ANNEXE 05
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Flux de l'information en projet
Serveur
d'applications
TSE01
Business
Objects
SDL7
R.H.
SDL7
Finances
SDL7
Elections
Serveur
d'applications
TSE05
Ciril
R.H.
Ciril
Finances
Serveur
d'applications
TSE02
Technocarte
ILE
Serveur Ateliers
Municipaux
Serveur
d'applications
TSE04
Serveur
Médiathèque
Serveur
d'applications
TSE06
PC Maison
Enfance
Serveur
Médiathèque
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ANNEXE 06
Architecture Client / Serveur : Environnement Terminal Server
L’ordinateur de bureau dispose exclusivement d’un système d’exploitation. Aucun programme, aucune
production de document ne figure sur cet ordinateur à l’exception des éléments nécessaires à son
fonctionnement.
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ANNEXE 07
Réseau PERT au 29/03/2009
Réseau PERT au 29/10/2009 après réajustement
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ANNEXE 08
Liste des tâches
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ANNEXE 09
Diagramme de Gantt
Page 48
ANNEXE 10
Suivi Gantt
