ECOLE SUPÉRIEURE D INFORMATIQUE SALAMA

05, Av. FEMMES KATANGAISES Q/ SALAMA - C/ LUBUMBASHI
ECOLE SUPÉRIEURE D’INFORMATIQUE SALAMA CHARTE DES EXAMENS 2016
INTRODUCTION
La présente charte est une référence importante dans la préparation et l’organisation des sessions d’examens. Sa vulgarisation permet de créer un climat de sérénité dans le chef des étudiants. Elle les mets aussi devant leur propre responsabilité pour qu’ils participent à la réussite générale de la structure organisationnelle.
Les surveillants accompagnent les étudiants durant la période d’épreuves. Dans cet esprit la prise de décision qui leur est conférée par subsidiarité, les invite à préserver et faire respecter les conditions d’un bon climat de passation des épreuves.
L’exhaustivité étant difficile à atteindre, l’appel au bon sens de chacun, la référence au vade-mecum de l’Ecole ainsi qu’au vade-mecum de gestion d’une institution d’enseignement supérieur et universitaire resteront des références dans la gestion de certains cas.
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ORGANISATION DES EXAMENS
1.1. Désignation des membres de la commission des examens
Les membres de la commission chargée d’organiser les sessions d’examens sont nommés par le Secrétariat Général Académique. La commission commence sa mission au mois de Janvier et clôture son travail avec les délibérations des recours de la deuxième session. Durant toute l’année, les membres de la commission sont sous la responsabilité du secrétariat général académique où ils déposent un rapport et répondent de leurs actes. Le Secrétariat Général Académique se réserve le droit de démettre les membres de cette commission en cas de faute grave sublime et avérée.
1.2. Etablissement de l’horaire
Les coordinations de filière sont avisées 4 semaines avant le début des examens de la date butoir du dépôt des horaires, en tant que proposition, auprès de la commission en charge des épreuves. La commission a 7 jours pour passer au peigne fin les différentes propositions, échanger avec les filières et établir l’horaire unique harmonisé. Une mention explicite « notes ouvertes » est impérative pour tout examen avec document à la disposition de l’étudiant. De ce fait, une attention particulière sera portée sur les compositions d’un même intitulé, dispensé par un ou deux professeurs distincts, afin d’éviter la possibilité de fraude dans la salle. Les outils pertinemment obligatoires à l’usage de chaque étudiant tel qu’une latte, de l’encre correctrice, une calculatrice, notes ou supports de cours seront mentionnés sur l’horaire afin que chaque étudiant se prépare en conséquence. Aucun de ces outils ne fera l’objet d’usage collectif dans la salle d’examen. L’heure et la date de chaque composition doivent figurées clairement sur l’horaire ; alors que le lieu et l’emplacement de chaque étudiant seront affichés au moins 7 jours avant le début de la session.
1.3. Convocation
L’affichage de l’horaire des examens se fait au moins 15 jours avant la date du début des épreuves et tient lieu de convocation à la session. L’étudiant s’enrôle durant la période renseignée par l’administration de budget pour avoir accès aux examens. Toute information relative à la session s’affiche à la valve et sur le site web
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de l’institution. En cas de force majeure, le recours à d’autres moyens de communication pouvant faciliter la circulation de l’information sera soumis au secrétariat général académique pour approbation.
1.4. Dépôt du questionnaire
Les professeurs sont appelés à déposer la composition de l’examen dans le délai fixé par le chronogramme de la commission en charge des épreuves. Chaque professeur veillera à préciser explicitement et clairement si l’examen est à notes ouvertes. Cette mention doit être aussi explicitement écrite sur le questionnaire au dépôt et reprise sur le format de la composition à remettre aux étudiants. La composition tiendra compte de la durée de l’épreuve décidée par le conseil académique, en l’occurrence 120 minutes au maximum. Les exceptions feront l’objet d’une demande explicite auprès de la commission chargée des épreuves pour étude. A cet effet, toute décision sera une résultante de la consultation entre la commission, le Secrétariat Général Académique et la coordination concernée. En cas de défaut de compromis ou d’une difficulté à pouvoir contacter le professeur, la décision du secrétaire général académique sera la règle à suivre.
DEROULEMENT DES EXAMENS
La session des examens étant un contrôle de connaissances, elle ne se passe pas dans un autre lieu que les salles à vocation pédagogique. Aucun étudiant ne passera son épreuve en dehors des salles indiquées. La commission des examens a le devoir d’apprêter les salles choisies pour qu’elles répondent aux conditions de bonne passation des examens. Le responsable de chaque salle récupère les questionnaires et les listes de présence auprès de la commission. Celle-ci lui remet aussi le procès-verbal de déroulement qu’il remplira à la fin de l’épreuve.
2.1. Identification et accès à la salle
Le port de la carte d’étudiant est obligatoire pour l’authentification. De ce fait, un contrôle peut se faire dans la salle à tout moment selon la nécessité. Tout étudiant sans carte ne sera pas admis dans la salle d’examen. Toute perte ou manque de carte doit être résolu avant le début de la session. Toute autre contrainte d’accès sera soumise à la commission en charge des épreuves au préalable pour étude de faisabilité. Dès que la session est lancée aucune autre contrainte ne sera imposée aux étudiants afin de ne pas les déséquilibrer.
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2.2. Emplacement dans la salle
L’installation complète des étudiants à l’intérieur de la salle d’examen se fait dans les 15 minutes avant l’heure du début de l’épreuve. Chaque étudiant doit respecter sa place spécifique dans la salle. Seules des dispositions spécifiques peuvent le déroger de cette règle. Dans cette optique, tout surveillant a le droit de déplacer un étudiant s’il le juge opportun et nécessaire.
2.3. Le retard
Aucun n’étudiant ne sera admis dans la salle 15 minutes après la distribution du questionnaire. Le responsable de la salle gère avec délicatesse cette disposition afin de garantir le calme et la discipline. Le discernement en cas de force majeure est laissé à la commission des examens et au Secrétaire Général Académique. Après une heure de retard aucune permission n’est accordée. Notons aussi qu’aucune minute supplémentaire ne sera accordée aux étudiants arrivés en retard et les circonstances y afférentes seront reportées au procès- verbal de l’examen.
2.4. Directives
Les étudiants sont tenus au respect strict de leur emplacement dans la salle. Aucun n’objet ou document non explicitement exigé pour l’examen ne doit être en possession de l’étudiant à son siège durant l’examen. L’usage du téléphone sous toutes ses formes est strictement interdit dans la salle d’examen. Chaque étudiant doit prendre soins de le glisser dans son sac avant d’entrer dans la salle. Le surveillant est appelé à ravir tout téléphone posé sur la table de composition. En somme, tout effet personnel non autorisé pour l’examen sera déposé à l’extrade ou à l’emplacement décidé par les surveillants.
2.5. Les sorties de la salle
Par principe, aucune sortie ne sera accordée durant les premières 60 minutes qui suivent le lancement des examens.
Sortie provisoire
Selon un besoin avéré et sous discernement du surveillant un étudiant peut être autorisé à quitter la salle d’examen. Dans ce cas, il doit être accompagné par un surveillant et son examen (feuille de réponse et questionnaire) sera déposé auprès d’un surveillant jusqu’à son retour. Cette permission ne sera accordée qu’à un étudiant à la fois.
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Sortie définitive
L’étudiant qui vient de finir son examen, dépose sa copie et quitte directement la salle d’examen au moins une heure après le début de l’examen. Après évaluation d’une situation désagréable telle que un dérangement abusif, le non-respect des instructions données dans la salle, la tricherie ou une tentative de tricherie ou autre cas irrégulier, l’étudiant se verra obligé de quitter la salle sous la décision du surveillant. Le fait doit être reporté au procès-verbal de l’examen.
2.6. Distribution du questionnaire et remise de copie
Le responsable de la salle supervise la distribution du questionnaire et s’assure que tout étudiant a été servi. De cette assurance, il mentionne l’heure de début et de fin de l’épreuve. Le questionnaire est déposé sur chaque table de composition en se référant à l’identité et au numéro de siège spécifié dans l’entête. Les étudiants suivront les indications annoncées pour une remise ordonnée des copies. Dès lors que cette procédure a été déclenchée aucun étudiant ne pourra continuer d’écrire. Dans la salle, tout étudiant doit déposer sa feuille d’examen avant de sortir, même si celle-ci est vierge.
2.7. La Fraude
Tout document ou appareil non autorisé en possession d’un étudiant sera assimilé à une tentative de tricherie. Le surveillant a l’obligation de le récupérer afin de le consigner au procès-verbal de tricherie. L’objet récupéré dans la salle d’examen est assimilé aux prescriptions du vade-mecum, comportement général, spécialement article 2.9 et ne sera rendu qu’à la fin de la procédure disciplinaire. En cas de délit de tricherie, le surveillant prendra le soin de consigner au procès- verbal de tricherie les éléments de preuve. Le surveillant a l’obligation de mettre fin à toute situation ou stratégie de collaboration voire de tricherie dans la salle. Le procès-verbal est établi par le responsable de la salle puis contre-signé par les autres surveillants et l’étudiant auteur de tricherie. Si l’étudiant refuse de signer, ce fait est consigné au procès-verbal.
2.8. Procédure disciplinaire
Après chaque examen, tout procès-verbal relatif à la tricherie ou à l’expulsion d’un étudiant de la salle est remis à la commission chargée des examens. Celle-ci faisant le rapport de la journée adresse une correspondance au jury de l’étudiant
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en mettant le Secrétariat Général Académique et la Direction Générale de l’école en copie. Le jury se réunit dans les 48 heures pour statuer sur l’étudiant. Dans l’attente d’une décision définitive, l’étudiant continue ses examens normalement. A la convocation du jury par son président, le secrétaire général académique, en tant que président de séance de délibération, et la représentation de la commission des examens seront présents. L’étudiant y sera invité pour donner sa version de faits. Toute tricherie ou tout comportement associé à la tricherie entraîne à ESIS une reprise de l’année quel que soit le pourcentage obtenu: Celui qui triche à ESIS reprend l’année s’il n’est pas exclu.
LA SURVEILLANCE
3.1. Surveillants dans la salle de composition
Par principe, aucun surveillant ne sera affecté seul dans une salle de composition. Néanmoins, le nombre de surveillants sera adapté à la capacité d’accueil et à la gestion des effectifs enrôlés aux examens. Un surveillant sera désigné responsable de la salle pour assurer le déroulement des épreuves. Il est le seul répondant de la situation des épreuves auprès de la commission chargée d’organiser la session. Agissant selon le principe de subsidiarité, le responsable de la salle collabore avec les autres surveillants dans la prise de décision et l’établissement des procès- verbaux.
3.2. Ponctualité
La surveillance doit être rassurée du début à la fin de l’examen. Aucune salle ne sera dépourvue de surveillants durant les épreuves d’examen. Pour garantir le respect de l’heure du début de l’examen, les surveillants se présenteront devant la commission 15 minutes avant le lancement de l’examen du jour. Tout retard sera signalé à la commission 45 minutes avant l’heure prévue de l’examen afin de permettre à la commission de prendre de dispositions de secours. Tout retard signalé ne dépassera pas 30 minutes à partir de l’heure du lancement des examens. Tout retard ne respectant pas les prescriptions ci-dessus sera assimilé à une absence. La commission des examens prendra, de facto, ses dispositions pour
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palier à cette indisponibilité. Les retards et absences successifs entraînent une résiliation de la charge de surveillance durant la session.
3.3. Dans la salle d’examen
Le surveillant responsable de la salle informe les étudiants sur les recommandations spécifiques d’un examen avant la distribution des copies. Il présentera également les grandes lignes du déroulement des épreuves conformément à l’esprit de cette Charte. Il est garant de l’atmosphère propice au travail dans la salle et fera recours aux moyens qui lui sont reconnus pour les préserver. Durant le déroulement de l’épreuve, tout surveillant s’abstiendra des attitudes susceptibles de distraire les étudiants ou des commentaires inopportuns. Le surveillant évitera de répondre aux questions sur des sujets sur lesquels il n’a pas reçu des informations de la commission chargée des épreuves. Toute question relative au questionnaire sera orientée à la commission des examens qui trouvera rapidement une solution. Le surveillant évitera toute autre occupation dans la salle que celle lui reconnue dans cette charte. Les sorties répétées des surveillants hors de la salle sont prohibées. La commission y veillera et envisagera des actions coercitives en cas d’abus. En cas de manquement grave, son auteur sera entendu par la commission chargé des épreuves pour clarification et discernement. Une proposition sera faite au Secrétariat Général Académique pour entérinement.
3.4. Fin de l’examen
A la fin du quantum de temps d’une épreuve, le surveillant donne les instructions nécessaires aux étudiants pour que la remise de copie se fasse dans le calme et toute la sécurité nécessaire. Toute copie d’examen rendu en dehors de la salle de composition est directement déconsidérée. L’incident est reporté au procès-verbal sous peine d’être assimilée à une compromission grave du surveillant et de l’étudiant. Ce qui les expose respectivement à la facilitation de tricherie et tentative de tricherie. La responsabilité de la salle d’examen prend fin lorsque le surveillant dépose le procès-verbal du déroulement de l’épreuve ensemble avec les copies auprès de la commission chargée des épreuves.
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REMISE DES COPIES A LA COMMISSION D'EXAMEN
4.1. Compte des copies
Les copies sont recomptées à leur réception en présence du responsable de la salle. Les comptes se feront par comparaison du procès-verbal reçu avant le lancement de l’examen. Si les comptes sont exacts, la commission signe le procès- verbal et prend la responsabilité des copies en sa possession. Le cas contraire, le responsable de la salle en assume les conséquences.
4.2. Expédition des copies
La commission en charge des épreuves apprête les copies et prend toutes les dispositions pour que le professeur titulaire du cours les récupère au moins dans les 24 heures qui suivent le jour de l’examen. A La récupération des copies, le professeur signe sur la fiche de retrait et y confirme le nombre de copies retirées.
4.3. Correction des copies
Le professeur a 72 heures pour rendre les copies corrigées et la grille de côte auprès de la commission des examens. Les copies sont corrigées par le professeur en charge du cours ou l’assistant qui l’a accompagné durant les enseignements et les évaluations périodiques. En cas d’empêchement de ces derniers, il revient au secrétaire général académique de prendre une décision en collaboration avec l’enseignant. S’il faut recourir au service d’un autre professeur, le titulaire du cours devra envoyer le corrigé clair et distinct au secrétariat général académique. Après correction, seul le titulaire du cours a le dernier mot sur le sort des résultats définitifs. Dans l’impossibilité de corriger les copies, le président du jury de la promotion concernée sera saisi pour une décision définitive.
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4.4. Le retour des copies après correction
Après correction, le professeur dépose les copies auprès de la commission des examens. Un compte de retour est effectué avant que la commission ne signe sur la fiche de retour. Le professeur est appelé à faire mention des cas litigieux rencontrés sur les copies. Ceux-ci seront transférés au jury pour décision et le professeur sera tenu informer par le président.
CONCLUSION
Chers collaborateurs et chères collaboratrices, Chers étudiants et chères étudiantes,
Notre école a fait des pas de géant dans son effort d’institutionnalisation. Pourtant la concrétisation de cela ne peut pas être affaire du Directeur Général ou affaire du Conseil de Gestion de l’ESIS ou même affaire seulement des permanents de l’ESIS. Elle est une affaire qui implique toutes les couches de la population de l’ESIS. Ici nous voyons les professeurs permanents, les professeurs vacataires, tout le personnel de l’ESIS ainsi que tous les étudiants. Don Bosco rappelle toujours que le coeur d’une institution salésienne, ce sont d’abord les jeunes. Il clamait devant tout celui qui voulait l’entendre: «Il suffit que vous soyez jeunes, pour que je vous aime!» Une structure salésienne n’a pas besoin d’avoir des surveillants pendant une évaluation de jeunes; nous voyons ici les examens qui sont directement concernés par cette charte, les travaux dirigés ou les travaux pratiques,...Cela pour la simple raison que les étudiants doivent prendre conscience qu’un moment d’évaluation dans l’université de Don Bosco est d’abord un moment d’auto-évaluation.
C’est un moment qui est offert à l’étudiant pour qu’il étale ses connaissances, son savoir-faire, son savoir-être acquis. Pour le présenter, il n’ a pas besoin que quelqu’un soit là pour le surveiller ou le contrôler. Saint Jean Bosco croyait beaucoup dans les capacités que chaque jeune possède, il disait: «Dans chaque jeune, il y a un ressort sur lequel appuyer pour que le jeune libère les potentialités qu’il possède!» Ce ressort dont il parle, c’est la session des examens que nous allons vivre et à laquelle nous prépare cette charte. Cette conviction de Don Bosco est beaucoup trahie par les valeurs qu’adoptent les jeunes aujourd’hui. Cela fait que, vous conviendrez avec moi que organiser les examens sans surveillant
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est presque inimaginable dans notre pays aujourd’hui, parce qu’il s’est créé une culture de la réussite à tout prix! Je dois passer avec ou sans les capacités requises! C’est dommage qu’on en soit arrivé à cela.
Cette charte des examens à l’ESIS, qui est fruit d’un effort d’organisation, et fruit de l’implication des permanents que nous sommes; ici j’adresse le remerciement du Conseil de Gestion à l’Académique et à tous les membres de la commission des examens de l’année 2015-16. Cette charte, disais-je, est une voie sûre qui nous permet de nous impliquer tous dans l’organisation de la session des examens à ESIS en ayant une même philosophie et les mêmes critères de gestion de nos locaux. Elle crée un cadre adéquat pour chaque étudiant au delà du local dans lequel il passe son examen et au delà de la personne ou de l’équipe de personnes qui garantissent la surveillance dans sa salle. Elle harmonise les conditions de passage de la session à ESIS. Elle est très claire et simple à comprendre. Elle n’est pas éternelle, mais elle est à observer et à amender dans les conditions académiques normales dans lesquelles, elle trouve toute sa valeur, sa légitimité et sa crédibilité. Elle est patrimoine de la culture de l’Excellence de l’Ecole Supérieure d’Informatique Salama. Si vous aimez ESIS et croyez dans ses valeurs, respectez alors ce document précieux que vous avez dans vos mains ou devant votre écran, respectez la philosophie que cette charte vous propose et impliquez-vous avec honnête dans la session des examens pour que tout se passe normalement. Bon travail et bonne collaboration!
Fait à Lubumbashi, le 24 Mai 2016
Père Marc-Marie NGOIE KABONDO MUTANGALA, sdb Directeur Général
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