ecomptes.wallonie.beecomptes.wallonie.be/documents/Formation eComptes 2018... · Web viewRechercher et extraire toute information comptable Analyser vos finances Préparer votre budget

Formation à l’utilisation de l’applicatif eComptes.

Module 1 : Formation de base

Cellule eComptes – Syllabus de formation 2018 (module 1) 1

Introduction :

L’applicatif eComptes qui est mis gratuitement à la disposition de toutes les communes et C.P.A.S. par la Direction Générale des Pouvoirs Locaux et de l’Action Sociale comporte de nombreuses fonctionnalités conçues pour :

Rechercher et extraire toute information comptable

Analyser vos finances Préparer votre budget Réaliser des projections Générer fichiers et documents pour la Tutelle Informer vos mandataires

Le but de la présente formation est de vous permettre de mieux appréhender les multiples fonctionnalités de l’eComptes et de pouvoir les utiliser comme outil à l’appui de vos travaux d’analyse et de reporting.

Au nom de toute l’équipe eComptes, nous espérons que cette formation vous sera aussi utile qu’agréable …

Philippe BrognonCoordinateur général


TABLE DES MATIERES

1 Fonctionnement général du logiciel, alimentation en données, vérifications. 5

1.1 Fonctionnement et alimentation du logiciel en données...........................61.2 Importation automatique des données comptables dans eComptes.........71.3 Importation manuelle de la B.D.C.S...........................................................9

2 Les outils de recherche et d'extraction de données. 12

2.1 Recherche de données............................................................................122.2 Extraction vers Excel...............................................................................122.3 Sélection des articles...............................................................................142.4 Balance des comptes généraux...............................................................162.5 Balance des comptes généraux par compte particuliers.........................172.6 Imputations/Droits Constatés totalisés par comptes généraux de charges ou de produits pour une fonction......................................................................182.7 Détails des bilans et comptes de résultat................................................202.8 Liste des comptes généraux....................................................................232.9 Liste des comptes particuliers.................................................................242.10 Liste des comptes particuliers des emprunts.......................................252.11 Liste des comptes financiers................................................................262.12 Liste des comptes particuliers du Patrimoine.......................................272.13 Cohérences Articles – Journal budgétaire.............................................282.14 Cohérence Comptes Généraux – Journal général..................................302.15 Contrôle des chiffres par rapport au compte officiel............................312.16 Table détail M.B....................................................................................332.17 Table des documents budgétaires........................................................342.18 Recherche d’extraits de comptes.........................................................362.19 Situation de trésorerie..........................................................................372.20 Journal Budgétaire................................................................................382.21 Journal Général.....................................................................................412.22 Adaptation du budget (tableau de synthèse).......................................45

3 Paramétrage et génération de la Synthèse Analytique. 46


3.1 Encodage des données relatives membre de la Zone de police de l'administration.................................................................................................463.2 Critères des recettes de personnel..........................................................483.3 Tables des données C.P.A.S.....................................................................503.4 Services du C.P.A.S..................................................................................523.5 Fiches Coordonnées.................................................................................543.6 Table Indices............................................................................................563.7 Encodage des données relatives au personnel........................................583.8 Encodage des données (nombre d’habitants et d’élèves) situation au 31/12603.9 Table Régie Autonome.............................................................................623.10 Table Régie Non Autonome..................................................................643.11 Synthèse Analytique Communale.........................................................663.12 Justification synthèse analytique multi-exercices.................................68

4 Présentation PowerPoint de la Synthèse Analytique 70

4.1 Comment réaliser une présentation PowerPoint de votre compte...........704.2 Comment réaliser une présentation PowerPoint de votre compte...........71

5 Génération et envoi de documents et de fichiers 73

5.1 Le menu des pièces justificatives des budgets, comptes,… (contenu fichier joint).......................................................................................................735.2 Tableau de Bord Prospectif......................................................................74

5.2.1 Tableau de Bord Prospectif Communal..............................................745.2.2 Tableau de Bord prospectif - visualisation.........................................83

5.3 Justificatifs de Subventions (PCS, médiation de dette, ...).......................845.3.1 Mémo relatif à la génération informatique des justificatifs P.C.S. et art 18 au moyen du logiciel eComptes................................................................845.3.2 Génération justificatifs subventions C.P.A.S......................................89

5.4 Fichiers SIC, 6packs, budgets et comptes provisoires.............................90

6 Les fonctionnalités d'analyse financière 95

6.1 Evolution des Charges d’emprunt............................................................95


6.2 Analyse de la dette..................................................................................966.2.1 Les emprunts en cours......................................................................966.2.2 Tranches de remboursements d’emprunts........................................97

6.3 Moyennes des délais de paiements.........................................................986.4 Solde des recettes/dépenses par fonction.............................................100

7 Outils d'assistance à la préparation et au suivi des budgets 105

7.1 Aide à la détection des marges disponibles sur les crédits....................1057.2 Suivi Budgétaire Multi Exercice.............................................................106

8 Maniement général du G.R.A.F. (Générateur de Rapports d'Analyse Financière) 108

8.1 Bases du fonctionnement......................................................................1088.2 Ouvrir un rapport...................................................................................1108.3 Sélectionner un composant...................................................................1138.4 Sauvegarde d’un rapport.......................................................................115


1 Fonctionnement général du logiciel, alimentation en données, vérifications.

1.1 Fonctionnement et alimentation du logiciel en données.

DISPOSITIF DÉPLOYÉ DANS CHAQUE ADMINISTRATION LOCALE EN CLIENT SERVEUR.Le logiciel eComptes est déployé dans les administrations locales en « client-serveur » :

Pour que celui-ci fonctionne, il doit être alimenté en données à partir de la comptabilité.

Le logiciel eComptes, dit « Gestion Locale » est donc placé en amont de la comptabilité.

Dans chaque administration le logiciel de comptabilité est paramétré pour exporter régulièrement (par tâche planifiée ou manuellement à la demande de l’utilisateur local) le contenu de toutes les opérations et données comptables dans un format standardisé (la B.D.C.S.) arrêté par des dispositions légales.Ces données sont lues par l’applicatif eComptes installé localement en mode client-serveur multipostes, et importées dans une DB au format « hyperfile ». Ces données sont complétées manuellement par les utilisateurs pour quelques données extracomptables nécessaires aux analyses et/ou à la production de certains fichiers et documents.Cet encodage a été limité au maximum et ne concerne que quelques renseignements et coordonnées complémentaires, et ce, dans un souci de gain de temps pour l’utilisateur.

La DB locale eComptes est donc une copie enrichie des données comptables sur laquelle le logiciel eComptes « Gestion Locale » travaille pour produire rapports et fichiers.


1.2 Importation automatique des données comptables dans eComptes

Avant toute chose, assurez-vous que la tâche planifiée de votre logiciel comptable exportant les données de votre comptabilité vers la B.D.C.S. tourne régulièrement.Paramétrez sur votre serveur l'exécution d'une autre tâche planifiée qui doit se lancer quand la tâche de la comptabilité est terminée. La procédure à exécuter se trouve dans le répertoire RWSA\Logiciel de votre serveur et se nomme « Ecomptes_MAJ.bat ». Son contenu est « Ecomptes.exe/Mode=auto ».Pour que cette procédure fonctionne correctement, il faut également contrôler 3 éléments dans la fiche comptabilité de votre administration à laquelle vous avez accès via le menu Fichier de votre application :

En sélectionnant votre administration et en appuyant sur le bouton « modifier », vous arriver dans la fiche.


Les 3 éléments sont :1. Sélecteur import fichier XML :

Onglet « Général », type mise à jour comme ci-dessous :

2. Toujours dans l'onglet « Général », Case à cocher « pas de Mise à jour auto » (à décocher, bien sûr) :


3. Il est primordial que le chemin d'importation soit rigoureusement identique à celui de la comptabilité. Pour vérifier ou corriger, le répertoire se trouve dans l'onglet XML

Une fois ces paramètres vérifiés, il ne restera plus à votre gestionnaire informatique qu’à créer, sur le serveur, la tâche planifiée appelant eComptes_maj.bat afin que celle-ci s’exécute en automatique. Des soucis de "droits/sécurité" étant toujours possibles, nous vous conseillons de contrôler régulièrement le bon déroulement des imports.

1.3 Importation manuelle de la B.D.C.S.

L’eComptes permet de récupérer manuellement les données exportées de la comptabilité vers la B.D.C.S.Ceci peut être utile même en cas d’import automatique, pour le cas où l’on souhaite avoir des informations plus récentes que le dernier export de la nuit.Avant tout, il y a lieu de bien vérifier que le répertoire des fichiers XML (bas de la fenêtre) est bien celui ou la comptabilité exporte ses données.

Pour pouvoir générer les fichiers SIC des budgets et M.B., il faut à minima les données du fichier des articles :

Les fichiers SIC construits pour l’envoi de ces documents ne reprennent que les articles budgétaires. Lors de l’importation, nous conseillons donc, dans la fenêtre « Importations => Fichiers XML » de ne cocher que la case « Traiter Articles ».

Validation base de Données


Au cours d’un exercice, et surtout en période de clôture, les données peuvent avoir été modifiées de manière qu’il soit difficile de les incorporer correctement dans eComptes.

Avec certains logiciels comptables, lors de la clôture de la base de données, la numérotation est recalculée.

Au sein du logiciel eComptes, nous conseillons de supprimer l’ensemble des données de l’exercice afin d’éviter d’éventuels doublons. Pour ce faire, allez dans le point de menu suivant :

Cochez toutes les cases et cliquez sur le bouton « Supprimer ».


Après plusieurs avertissements, un mot de passe vous sera demandé. Celui-ci est : NIIIII avec

N ayant pour valeur 1 si c’est une commune et 2 s’il s’agit d’un CPAS IIIII qui correspond au code INS (affiché dans la barre de titre du logiciel)

Une fois cette opération faite, retournez dans l’importation XML, en cochant cette fois toutes les cases.


2 Les outils de recherche et d'extraction de données.

1.

2.

2.1 Recherche de données.

L’eComptes comporte de très nombreuses fonctionnalités de recherches permettant de rechercher toutes données comptables, budgétaires ou générales.Ces fonctionnalités de recherche sont disponibles dans le menu « données comptables ».

2.2 Extraction vers Excel.

Tous les écrans de recherche présents dans votre logiciel vous permettent d’exporter facilement votre sélection dans Excel pour en retravailler l’information.

Pour ce faire, il suffit de placer votre pointeur de souris n’importe où dans le tableau affichant le résultat de votre recherche, et faire un clic droit qui ouvrira un menu contextuel comportant l’option « exporter la table vers Excel ».

Cette possibilité fonctionne avec tous les tableaux de recherche de tous les écrans de votre logiciel eComptes.

Dans le bas du tableau, les différents montants sont totalisés.


Comme dans tous les tableaux, un menu contextuel est disponible grâce au clic droit qui permet d'activer un certain nombre d'outils comme l'impression, l'export vers la suite office ou la sélection des colonnes affichées



1.

2.

2.1.

2.3 Sélection des articles.

Accessible dans le menu : données comptables > Articles > Recherche d'articles

Utilité : il s'agit d'une fenêtre de consultation des différents montants, renseignements, etc.… associés à un article et ceci sous forme d'un tableau. Cette fenêtre vous permet d'extraire n'importe quel élément ou groupe d'éléments budgétaires.

Mode d’emploi : la première partie de la fenêtre permet de sélectionner les articles sur lesquels je recherche de l'information.

Une fois les différents critères de recherches garnis (ou non, ou partiellement) le programme recherche et affiche les articles sélectionnés.


L'affichage sous forme de tableau reprend tous les montants ainsi que les numéros d'articles, les groupes fonctionnel et économique, le Service (Ordinaire/Extraordinaire) etc.…


Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux" .


http://ecomptes.wallonie.be/ecomptes_web/FR/aide-pdf.php?logiciel=14F4E2FB-AA3C-4AEB-8251-B38F147FE1BC&Id=C2C3A2E8-F593-45B8-A1FB-8B337ED702C8

2.4 Balance des comptes généraux.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Balances Comptabilité Générale > Balance.

Utilité : cette fenêtre permet de visualiser les comptes généraux et leurs soldes.

Mode d’emploi : il suffit d'encoder, l'exercice et le début du compte général et le programme restitue le ou les comptes ainsi que les montants débit/crédit, les soldes, le libellé, la rubrique bilantaire.


Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".



2.5 Balance des comptes généraux par compte particuliers.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Balances Comptabilité Générale > Comptes généraux – Comptes Particuliers.

Utilité : il s’agit ici de donner une balance des comptes généraux mais chaque compte étant "éclaté" par comptes particuliers.

Mode d’emploi : les critères de sélection sont ici l'exercice comptable, le compte général (tout ou partie) le compte particulier (tout ou partie). Un sélecteur permet également de visualiser ou non les comptes particuliers soldés.

Les renseignements fournis dans le tableau sont le compte général, le compte particulier et son libellé, les montants Débit/Crédit/Soldes correspondants à chaque "association" compte général / compte particulier.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons demandé le compte "44000 de 2016" et les comptes particuliers commençant par "T" et voici le résultat :




2.6 Imputations/Droits Constatés totalisés par comptes généraux de charges ou de produits pour une fonction.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Balances Comptabilité Générale > Imputations/droits Constatés totalisés par comptes généraux de charges ou de produits pour une fonction.

Utilité : cette fenêtre permet, de retrouver les mouvements de droits ou d'imputations sur les comptes généraux du comptes de résultat, et ceci pour une fonction (ou partie de fonction) donnée.

Mode d’emploi : en encodant un exercice et une fonction budgétaire, le logiciel va rechercher dans le journal général les mouvements d'imputation et de droit concernant les comptes généraux des classes 6 et 7.

Il faut sélectionner le fait que l'on cherche des recettes et/ou des dépenses, via le sélecteur suivant :

Ainsi, si l'on désire le détail des articles, les totaux ou les deux via le sélecteur suivant :


En lançant la recherche via , le programme vous donnera le tableau comprenant le compte général, les montants débits et crédits, le solde de ces deux colonnes, la totalisation de ce solde et l'article budgétaire concerné.




2.7 Détails des bilans et comptes de résultat.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Balances Comptabilité Générale > Détails des bilans et comptes de résultat.

Utilité : cette fenêtre permet, au travers d'une arborescence, d'avoir les montants Débit/Crédit/Soldes d'un compte général sur un ou plusieurs exercices.

Mode d’emploi : cette fenêtre se divise en deux parties - à gauche une arborescence permet de parcourir le bilan et le compte de résultat du plus haut :

Au plus bas, c'est-à-dire un compte général :


Dès qu'un compte général est sélectionné, la partie de gauche se rempli de tous les exercices disponibles :

Il suffit ensuite d'affiner sa sélection et de cliquer sur le bouton pour obtenir les exercices désirés. Dans notre exemple, nous avons décidé de travailler sur l'évolution de 2011 à 2016, ce qui donne :


Un bouton permet, comme son nom l'indique d'avoir le graphique de notre sélection :

Un bouton permet d'avoir pour la ligne sélectionnée l'historique du compte :




2.8 Liste des comptes généraux.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Comptes généraux > Table des C.G.

Utilité : cette fenêtre donne la liste des comptes généraux et constitue dès lors votre "plan comptable".

Mode d’emploi : dès l'ouverture de la fenêtre, les comptes généraux sont listés avec leur libellé.

Par le bouton , un état reprenant la table des comptes généraux est créé comme ci-dessous :




2.9 Liste des comptes particuliers.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Comptes particulier > Comptes Utilité : cette fenêtre donne la liste des comptes particuliers connus dans le système.

Mode d’emploi : dès l'ouverture de la fenêtre, les comptes particuliers sont listés avec leur libellé.

Par le bouton , un état reprenant la table des comptes particuliers est créé comme ci-dessous :




2.10 Liste des comptes particuliers des emprunts.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Comptes particulier > Emprunts

Utilité : cette fenêtre donne la liste des comptes particuliers d’emprunts connus dans le système.

Mode d’emploi : dès l'ouverture de la fenêtre, les comptes particuliers d'emprunt sont listés avec la durée, l'année de consolidation, le taux, la fonction, le compte financier associé et son Codebic





2.11 Liste des comptes financiers.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Comptes particulier > Financiers

Utilité : cette fenêtre donne la liste des comptes particuliers financiers connus dans le système.

Mode d’emploi : dès l'ouverture de la fenêtre, les comptes financiers sont listés avec leurs renseignements bancaires (compte financier et code BIC) mais également une case à cocher qui indique si le compte fait partie de la trésorerie courante ou non (et donc, dont on tiendra compte dans la synthèse analytique).

Par le bouton , un état reprenant la table des comptes financiers est créé comme ci-dessous :




2.12 Liste des comptes particuliers du Patrimoine.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Comptes particuliers > Patrimoine

Utilité : cette fenêtre donne la liste des comptes particuliers du patrimoine connus dans le système.

Mode d’emploi : dès l'ouverture de la fenêtre, les comptes particuliers du patrimoine sont listés avec leur durée d'amortissement, l'année d'acquisition et une colonne « type » pouvant prendre deux valeurs : patrimoine pour les comptes 05, 06, 08 et subsides pour les 046 (subsides accordés).





2.13 Cohérences Articles – Journal budgétaire.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Contrôles > Cohérence Articles – Journal budgétaire

Utilité : cette fenêtre permet de déterminer s'il existe des incohérences entre les montants dans les articles et le total de ces montants recalculés dans le journal budgétaire.

Mode d’emploi : il suffit d'encoder un exercice et le programme calcule les totaux comptables de chaque article dans le journal budgétaire puis fait la différence avec le montant se trouvant dans le fichier « Article ».

Il le fait pour les engagements, imputations, droits et non-valeurs. L'essentiel étant bien sur de ne pas avoir de différences.


Comme dans tous les tableaux, un menu contextuel est disponible grâce au clic droit qui permet d'activer un certain nombre d'outils comme l'impression, l'export vers la suite office ou la sélection des colonnes affichées.



2.14 Cohérence Comptes Généraux – Journal général.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Contrôles > Cohérence Comptes Généraux – Journal général

Utilité : cette fenêtre permet de déterminer s'il existe des incohérences entre les montants dans les comptes généraux et le total de ces montants recalculés dans le journal général.

Mode d’emploi : il suffit d'encoder un exercice et le programme calcule les totaux en termes de solde pour chaque compte général, puis fait la différence avec le montant se trouvant dans le fichier des comptes généraux. L'essentiel étant bien sur de ne pas avoir de différences.





2.15 Contrôle des chiffres par rapport au compte officiel.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Contrôles > Compte voté

Utilité : cette fenêtre permet d'effectuer un contrôle quant aux résultats de la comptabilité budgétaire mais aussi générale.

Mode d’emploi : une fois que l'exercice est encodé, il faut remplir les montants du compte "papier" dans les zones ad hoc tant au niveau de l'onglet « Compte Budgétaire ».


Que de celui intitulé « Compte Général » :

En appuyant sur le bouton , le logiciel ira rechercher les montants qu'il trouve dans ses chiffres afin de les comparer à ceux encodés du compte "officiel".

L'essentiel étant de ne pas avoir de différence.


2.16 Table détail M.B.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Détails Modifications

Utilité : Tableau des détails de toutes les M.B. présentent dans le système.

Mode d’emploi : dès l'entrée dans la fenêtre, le système permet de visualiser le détail des modifications budgétaires présentent dans le système.




2.17 Table des documents budgétaires.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Documents Budgétaires

Utilité : cette fenêtre donne la liste des documents budgétaires (Budget/M.B./Compte) présents dans le système sous forme de tableau.

Mode d’emploi : dans cette fenêtre, dès l'ouverture, s'affichent tous les documents budgétaires depuis le début de l'utilisation d'eComptes dans l'administration.

Pour chaque mouvement, sont renseignés : l'exercice, le type de document (Budget/MB/Compte) le numéro (uniquement garni en cas de M.B., les dates d'arrêt conseil et d'approbation tutelle ainsi qu’une référence.

Un bouton permet d'obtenir un état :


Dans cette "fiche d'un document budgétaire" ainsi que dans le tableau de base, un

bouton permet de visualiser le détail des modifications budgétaires, c'est-à-dire les différents articles impactés par la modification sélectionnée :


2.18 Recherche d’extraits de comptes.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Extraits Bancaires > Extraits

Utilité : cette fenêtre permet de visualiser les extraits de comptes bancaires.

Mode d’emploi : les critères de sélections de la recherche sont l'exercice, une fourchette de dates, tout ou partie d'un compte particulier.

Un sélecteur permet de sélectionner si l'on veut tous les comptes financiers ou seulement ceux qui sont considérés comme faisant partie de la trésorerie courante (case à cocher dans la liste des comptes financiers).

En cliquant sur le bouton , le programme affichera un tableau reprenant pour chaque extrait : la date, le numéro, le solde initial et final, le compte particulier, la totalisation des mouvements repris sur l'extrait (répartis en « recettes », « dépenses », « transferts ») ainsi que le compte général associé aux comptes particuliers.



2.19 Situation de trésorerie.



Accessible dans le menu : Données Comptables > Extraits Bancaires > Trésorerie

Utilité : cette fenêtre permet d’avoir le solde des comptes de trésorerie.

Mode d’emploi : les critères de sélections sont l'exercice et la date (par défaut, 31/12 de l'exercice encodé). Le système dresse la liste des comptes particuliers et donne, outre le compte financier, le solde à la date souhaitée.





2.20 Journal Budgétaire.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Journal budgétaire

Utilité : il s’agit de pouvoir rechercher tout ou partie des écritures du journal de la comptabilité budgétaire.

Mode d’emploi : ici, nous avons une zone de sélection sur trois onglets dont voici le détail.

1. L'onglet général

Il vous permet de sélectionner l'exercice, les dates début et fin, ainsi que les trois sélecteurs du service, recettes/dépenses et avec antérieurs ou pas.


Un bouton permet de sélectionner une période dans la liste ci-dessous.

2. L'onglet Article.

Vous permet de sélectionner les articles désirés. Les recherches se font sur des "commence par" donc ne nécessite pas d'encoder toute la zone « critère ».

3. L'onglet Ecriture.


Permet de préciser les écritures recherchées. Le bouton à côté du champ « compte particulier » permet d'ouvrir une fenêtre de sélection des comptes particuliers comme suit :

En dehors des onglets de tri, un bouton permet d'avoir un état de la sélection comme ci-dessous :

Un bouton vous permettra de "vider" les critères encodés dans les onglets de sélection.





2.21 Journal Général.

Accessible dans le menu : Données Comptables > Journal général

Utilité : il s’agit de pouvoir rechercher tout ou partie des écritures du journal de la comptabilité générale.

Mode d’emploi : ici, nous avons une zone de sélection sur trois onglets dont voici le détail.

1. L'onglet général

Il vous permet de sélectionner l'exercice, les dates de début et de fin.

Un bouton permet de sélectionner une période dans la liste ci-dessous.


2. L'onglet Codes et montant.

Vous permet de sélectionner le type des pièces, le type d'affectation d'extrait ainsi que des fourchettes de montants débit/crédit.

3. L'onglet Financiers et divers

Vous pourrez ici utilement affiner votre recherche sur tous les renseignements importants du journal (numéro de pièces, date extrait, compte Général, ou Particulier).

Le bouton à côté du champ compte particulier ou compte général, permet d'ouvrir une fenêtre de sélection des comptes comme suit :


Un bouton permet d'accéder, pour la ligne sélectionnée à une fiche détaillée de la dite ligne comme ci-dessous :

Un bouton permet d'avoir un état de la sélection comme ci-dessous :


Un bouton vous permettra de "vider" les critères encodés dans les onglets de sélection.





2.22 Adaptation du budget (tableau de synthèse).

Accessible dans le menu : Données Comptables > Tableau de synthèse des adaptations

Utilité : cette fenêtre s’affiche, pour un exercice donné, les différents articles du tableau de synthèse.

Mode d’emploi : il suffit d'encoder l'exercice et le service voulu (ordinaire, extraordinaire, les deux).

En cliquant sur le bouton le programme affiche une table des articles concernés en donnant par article le montant de l'adaptation ventilé comme suit : recettes en plus, recettes en moins, dépenses en plus, dépenses en moins.





3 Paramétrage et génération de la Synthèse Analytique.L’eComptes exploite une copie de votre comptabilité via la B.D.C.S. Toutefois, certaines informations nécessaires à la confection de la synthèse analytique (ainsi que du tableau de bord prospectif) n’y figurent pas. C’est pourquoi il est important d’encoder et de maintenir à jour ces quelques données.

3.1 Encodage des données relatives membre de la Zone de police de l'administration.

Accessible dans le menu : Caractéristiques > Membres de la zone de police

Utilité : dans cette fenêtre, on pourra retrouver la liste des communes qui composent la zone de police de votre administration.

Mode d’emploi : dès l'entrée dans la fenêtre, le système propose la liste des administrations de la Zone de police. Les renseignements peuvent être modifiés (ou créés) directement dans la table, ou en utilisant les boutons :


Ceux-ci permettant un encodage en mode "fiche" comme ci-après :

Le bouton permettra d'obtenir un état comme ci-dessous :




3.2 Critères des recettes de personnel

Accessible dans le menu : Caractéristiques > Critères Recettes Personnel.

Utilité : cette fenêtre vous donne la possibilité de gérer les critères de recettes du personnel, les injecter en déduction des dépenses dans le tableau de bord prospectif et la synthèse analytique.Attention à la façon d’introduire les critères : les codes introduits seront interprétés comme une instruction de recherche « commence par ».Ainsi, par exemple, mentionner « 42 » dans le code fonctionnel aboutira à injecter toutes les recettes ordinaires commençant par 42. Indiquer en code eco 1 « 461 » ciblera tous les articles de recette dont le code économique commence par 461. Pour cibler un article précis, il convient de l’encoder in extenso.

Pour modifier une ligne, double cliquez dessus.Pour ajouter une ligne double cliquez sur la ligne vide en bas du tableau.

Mode d’emploi : dans la synthèse analytique, à l'onglet "dépenses de personnel", au point 2-4 Les dépenses de personnel, nous avons un tableau reprenant pour les 4 dernières années, le coût net (dépenses – recettes) du personnel.


La colonne « recettes » est calculée sur base des articles correspondant aux critères encodés ici. Pour chaque exercice, plusieurs lignes peuvent être encodées contenant, chacune :

Tout ou partie du code fonctionnel Tout ou partie du code économique (Eco1) Tout ou partie du numéro de suite (Eco2) Un type de recette (APE, Assurance,…) Le pourcentage des articles correspondant à prendre en considération. Celui-ci

pouvant être négatif éventuellement (pour, par exemple, prendre tout une fonction XXX sauf les XXX/YYY-YY, il suffit de mettre 100% avec uniquement la fonction et – 100% avec remplis les 3 codes.

Les données seront créées ou modifiées directement dans le tableau. Pour

supprimer une ligne, l'on utilisera le bouton . Un bouton permet de visualiser les articles repris pour la ligne sélectionnée et le montant qui y correspond. Comme ces données sont à encoder chaque année avant de réaliser

sa synthèse, un bouton assurera le "recopiage" d'un exercice sur un autre. Une fois cliqué, 3 zones apparaissent. Il suffit d'encoder l'exercice de départ

et celui d'arrivée puis de cliquer sur le petit bouton comme suit :

Un bouton permettra d'obtenir l'état suivant :




3.3 Tables des données C.P.A.S.

Accessible dans le menu : Caractéristiques > Données C.P.A.S.

Utilité : cette fenêtre permet d'encoder différents renseignements concernant l'activité de votre C.P.A.S. (R.I., Maison de repos, etc.).

Mode d’emploi : en entrant dans la fenêtre le système vous donne, sous forme de tableau, pour chaque exercice les renseignements concernant le nombre, au 31/12 de l'exercice, de :

Bénéficiaire du revenu d'intégration Bénéficiaire du service d'aide aux familles Repas à domicile Maison de repos Lits en maison de repos Lits en maison de repos et de soins Bénéficiaires de titres services

Les renseignements peuvent être modifiés (ou créés) directement dans la table, ou en utilisant les boutons d'action suivants :







3.4 Services du C.P.A.S.

Accessible dans le menu : Caractéristiques > Services C.P.A.S.

Utilité : cette fenêtre permet d'encoder les différents services gérés par votre C.P.A.S.

Mode d’emploi : en entrant dans la fenêtre le système vous donne, la liste des services existants

Les renseignements peuvent être modifiés (ou créés) directement dans la table, ou en utilisant les boutons d'action suivants :







3.5 Fiches Coordonnées

Accessible dans le menu : Caractéristiques > Coordonnées

Utilité : il s’agit ici de permettre la gestion des diverses coordonnées générales de l'administration (Adresse, site, coordonnées des D.F. et D.G., etc.…)

Mode d’emploi : la fenêtre se compose de 4 onglets distincts :

Le premier, intitulé "Général" contient les champs concernant l'administration tels que le code INS, l'adresse complète ou l'adresse du site internet de l'administration.

Le second appelé "D.G." permet de donner les coordonnées de contact de la Directrice Générale ou du Directeur Général comme le nom, numéro de téléphone, adresse mail, etc.…


Le troisième, "D.F.", permet de gérer les mêmes renseignements mais concernant la Directrice Financière ou le Directeur Financier.

Enfin le dernier appelé "Divers" donne les informations, pour les communes, concernant la Zone de Police dont on fait partie, le service Incendie concerné, et l'existence ou non d'un contrat de sécurité. Si votre administration est un C.P.A.S., cet onglet n'est pas disponible car sans objet.

Un bouton permettra, pour chaque onglet d'obtenir un état reprenant les renseignements de tous les onglets :


3.6 Table Indices

Accessible dans le menu : Caractéristiques > Indices/Taux

Utilité : dans cette fenêtre, il sera possible de gérer les chiffres des différents indices de l'administration.

Mode d’emploi : dès l'entrée dans la fenêtre, le système propose une table des exercices et de leurs renseignements quant aux différents indices.

Il s'agit de la superficie, les kilomètres de voiries, l'indice Abex, le taux des I.P.P., le nombre de centimes au précompte immobilier, l'indice abex et le montant du centime additionnel.

Les renseignements peuvent être modifiés (ou créés) directement dans la table, ou en utilisant les boutons :





3.7 Encodage des données relatives au personnel



Accessible dans le menu : Caractéristiques > Personnel

Utilité : dans cette fenêtre, il sera possible de gérer les chiffres du personnel de l'administration et de sa répartition statutaires-contractuels (subventionnés ou non).

Mode d’emploi : dès l'entrée dans la fenêtre, le système propose une table des exercices et de leurs renseignements quant au nombre de personnes travaillant dans l'administration ainsi que la répartition suivant le type de contrat et le chiffre en équivalent temps plein.








3.8 Encodage des données (nombre d’habitants et d’élèves) situation au 31/12

Accessible dans le menu : Caractéristiques > Population

Utilité : dans cette fenêtre, il sera possible de gérer les chiffres de la population ainsi que ceux des élèves de l’administration.

Mode d’emploi : dès l'entrée dans la fenêtre, le système propose une table des exercices et de leur "nombres" (habitants/élèves).





Il faut noter, que les renseignements concernant le nombre d'élèves ne sont pas obligatoires pour les C.P.A.S.




3.9 Table Régie Autonome

Accessible dans le menu : Caractéristiques > Régies Autonomes

Utilité : dans cette fenêtre, on pourra retrouver la liste des régies autonomes de votre administration.

Mode d’emploi : dès l'entrée dans la fenêtre, le système propose la liste des régies.


Ceux-ci permettant un encodage en mode "fiche" comme ci-après qui permet également d'encoder la description plus détaillée de la régie:






3.10 Table Régie Non Autonome

Accessible dans le menu : Caractéristiques > Régies Non Autonomes

Utilité : dans cette fenêtre, on pourra retrouver la liste des régies non autonomes de votre administration.

Mode d’emploi : dès l'entrée dans la fenêtre, le système propose la liste des régies.


Ceux-ci permettant un encodage en mode "fiche" comme ci-après qui permet également d'encoder la description plus détaillée de la régie :






3.11 Synthèse Analytique Communale

Accessible dans le menu : Génération > Synthèse Analytique

Utilité : cette fenêtre permet de générer la synthèse analytique (annexe obligatoire au compte). Ce document est, en outre, un excellent moyen de présenter aux conseillers les chiffres du compte de fin d’exercice.

Mode d’emploi : voici la fenêtre de "paramétrage" de la synthèse analytique :


La seule donnée à encoder pour générer la synthèse, c'est l'exercice. Une fois celui-ci

encodé, il suffit d'appuyer sur le bouton et d'attendre que la synthèse se remplisse.

Les options possibles sont :

Choix de "l'outil tableau" utilisé (soit Excel, soit Open Office (Libre Office) qui se

fait via le sélecteur

Choix des onglets du tableau que l'on veut voir garni. Il suffit de cocher la (ou les) case(s) voulue(s). En s'aidant au besoin des boutons

Quelques remarques :

o Avant de lancer la synthèse, il est important d'encoder les divers renseignements du menu "Caractéristiques" de l'exercice concerné (tels que indices et taux, population, personnel,…).

o Une fois lancée, le logiciel fera apparaître le fichier "tableur" qui se remplira devant vous. Afin de ne pas risquer de soucis, il est primordial d'attendre le remplissage complet de tous les onglets demandé avant de faire quoi que ce soit dans le tableur.

o Le programme, dans la plupart des cas, utilise le fichier de base et le rempli, il est donc important de faire, au niveau de l'outil tableur, un « enregistrer sous » afin de préserver le fichier de base.

o Si vous demandez une synthèse avec ratios, le fichier sera identique mais une multitude d'onglets de calcul de ratios apparaîtra en plus.


3.12 Justification synthèse analytique multi-exercices

Accessible dans le menu : Génération > Synthèse Analytique > justification synthèse analytique multi-exercices.

Utilité : cette fenêtre vous permettra de visualiser la liste des articles composant les agglomérats du tableau des dépenses et recettes ordinaires de la synthèse analytique ; et ce sur les 4 exercices concernés.

Mode d’emploi : commencez par renseigner les éléments permettant de retrouver l'agglomérat concerné, c'est-à-dire l'exercice, le tableau (recettes/dépenses) concerné, le groupe économique puis l'agglomérat concerné comme dans l'exemple ci-dessous :

Je voudrais justifier l'agglomérat "Autres" de mes dépenses de personnels :


J'encode les renseignements dans les zones de critères de ma fenêtre :

En cliquant sur le bouton de recherche, le tableau suivant apparaît où l'on retrouve le détail des articles qui composent (et donc "justifient") les montants de la synthèse et cela même si un des articles n'est pas présent à tous les exercices (cf. les 4 lignes d'exercice 2010 du tableau)




4 Présentation PowerPoint de la Synthèse Analytique

4.1 Comment réaliser une présentation PowerPoint de votre compte

En quelques minutes, il vous est possible de générer une présentation PowerPoint de vos comptes. Cette présentation puise ses chiffres dans la Synthèse Analytique.

Méthode :

1. Créer sur le PC, qui sera branché au vidéoprojecteur, un répertoire à la racine du disque c : baptisé pecomptes, soit : c:\pecomptes(Attention ne fonctionnera que sur le disque c :)

2. Générer le fichier Excel de la Synthèse Analytique.

3. Le placer dans le répertoire c:\pecomptes sans modifier son nom.

4. Télécharger le fichier PowerPoint correspondant dans la rubrique « powerpoints » sur le site eComptes :a. Version communale b. Version C.P.A.S.

5. Ouvrir le PowerPoint, répondez « oui » à la demande d’autorisation de lier le fichier à la synthèse analytique. Patientez quelques instants, le temps qu’Excel injecte les chiffres dans le PowerPoint.

6. Une présentation PowerPoint résumant les données du compte va ainsi être générée. Il vous est bien-sûr loisible de la modifier.

Important !Pour fonctionner, lors de la projection, vous devez absolument placer le fichier du PowerPoint et celui de la synthèse analytique (rwsacom.xls ou rwsacpas.xls) dans un répertoire c:\pecomptes\ sur le PC relié au vidéo projecteur.

Le placer dans un autre répertoire ou une clef USB ne fonctionnera pas en raison du chemin de liaison mémorisé dans le PowerPoint.


4.2 Comment réaliser une présentation PowerPoint de votre compte

En quelques minutes, il vous est possible de générer une présentation PowerPoint de vos budgets. Cette présentation puise ses chiffres dans les projections budgétaires.

Méthode :

1. Créer sur le PC qui sera branché au vidéoprojecteur un répertoire à la racine du disque c : baptisé pecomptes, soit : c:\pecomptes(Attention ne fonctionnera que sur le disque c :)

2. Générer le fichier Excel « Projections budgétaires (base Synthèse Analytique) » via le menu de l’eComptes.

3. Créer un PowerPoint de présentation du budget :

En quelques minutes, il vous est possible de générer une présentation PowerPoint de vos budgets. Cette présentation puise ses chiffres dans les projections budgétaires. Voici comment procéder : Le placer dans le répertoire c:\pecomptes\ sans modifier son nom (RWTAFCOM.xls)

4. Télécharger le fichier PowerPoint correspondant dans la rubrique « Powerpoint » sur le site Téléchargement d’eComptes :

a. Version communale

b. Version C.P.A.S.


5. Ouvrir le PowerPoint, répondez oui à la demande d’autorisation de lier le fichier à la synthèse analytique. Patientez quelques instants le temps qu’Excel injecte les chiffres dans le PowerPoint. 6. Une présentation PowerPoint résumant les données du budget va ainsi être générée. Il vous est bien-sûr loisible de la modifier.

Important ! Pour fonctionner, lors de la projection, vous devez absolument placer le fichier du PowerPoint et celui des Projections budgétaires dans un répertoire c:\pecomptes\ sur le PC relié au vidéo projecteur, le placer dans un autre répertoire ou une clef USB ne fonctionnera pas en raison du chemin de liaison mémorisé dans le PowerPoint.


5 Génération et envoi de documents et de fichiers

5.1 Le menu des pièces justificatives des budgets, comptes,… (contenu fichier joint)

Objet : préparer un dossier pour la tutelle. Comment s’aider de l’eComptes pour préparer les pièces utiles d’un dossier Budget, M.B. ou Compte afin de le soumettre à la tutelle ?

Mode d’emploi : De nouveaux menus ont été créés afin de faciliter l'élaboration des pièces justificatives selon le tableau figurant dans la circulaire budgétaire. En sélectionnant, dans le menu général « Pièces justificatives », un niveau de choix correspondant aux trois types de dossiers possibles (Budget, M.B., Comptes) apparait. En choisissant l'une de ces trois options, la liste des pièces justificatives que peut générer eComptes vous est proposée. Il suffit de lancer les générations l’une après l'autre…

Ci-dessus, les trois menus d'une administration communale. Le principe est, bien sûr, le même pour un C.P.A.S.

Il est à noter que les points de menu "habituels" sont toujours fonctionnels.


5.2 Tableau de Bord Prospectif

5.2.1 Tableau de Bord Prospectif Communal

Accessible dans le menu : Génération > Tableau Prospectif C.R.A.C. DGO5

Utilité : cette fenêtre va permettre de lancer la génération du tableau de bord (C.R.A.C./DGO5).

Génération du fichier via l’application eComptes :

NB : Préalable important : pour faire une projection à partir du budget X, il faut avoir encodé le budget X dans votre logiciel comptable et l’avoir exporté-importé dans l’eComptes. Si vous n’avez pas terminé l’encodage du budget, vous pouvez quand même utiliser la génération pour en faire une projection à titre de test, de brouillon avant le passage en Conseil. Le logiciel fera la projection sur base des chiffres encodés et exportés-importés dans l’eComptes).

Le Tableau de bord, ici concerné, est celui qui est baptisé dans le menu génération « tableau prospectif crac-dgo5.

(À ne pas confondre avec le « tableau de projection budgétaire » destiné à faire des simulations sur la même base que les agrégats de la synthèse analytique, c’est un outil de travail facultatif).

Cliquez sur "générer le tableau", la fenêtre suivante apparaît :


Mode d’emploi : il suffit d'encoder l'exercice de départ des projections et de lancer

l'injection en cliquant sur le bouton pour lancer la génération. Une sélection Excel/Open Office peut également être effectuée par simple clic :

Vous devez également indiquer le répertoire de destination sur votre PC ou votre serveur, du fichier Excel qui sera généré, et choisir si vous souhaitez utiliser les taux de projection de la DGO5, ou les taux du CRAC (si vous êtes sous plan de gestion).

Il faut aussi cocher l'une des deux cases ci-dessous. L'option compte non-approuvé aura pour effet de mettre la colonne correspondante du tableau (compte N-1) à zéro.

Ainsi, par exemple, si vous générez le tableau en octobre 2015 pour le budget 2016, la colonne compte 2015 sera à zéro).

Le tableau suivant se remplira automatiquement.


Pour connaître le contenu d’une ligne, utilisez le menu « Justification TBU » comme suit :

Vous obtenez alors le tableau suivant, qui à l’instar de la Synthèse Analytique, vous permet d’obtenir, voire d’exporter en Excel (via clic droit de la souris positionnée sur le tableau) le détail du contenu de chacune des lignes composant le cœur du tableau de bord ;


Les possibilités habituelles sur la gestion des tableaux du logiciel sont bien sûr d'application. Voir pour cela l'aide en ligne "La manipulation des tableaux".En ce qui concerne les taux de projections, les tableaux générés par le logiciel proposent par défaut les taux par la circulaire. Les calculs s’effectuent à partir des taux des colonnes « coefficients d’indexation choisis par l’AC » des feuilles « coefficient index DO » et « coefficient index RO »

Comme illustré ci-dessous :



Vous pouvez les changer dans le tableau Excel conformément à la circulaire (voir extrait repris ci-après).

Encodage des projections de dette : le logiciel eComptes récupère les données actuelles de votre dette dans la feuille « evolution emprunt » du tableau. Ces données sont reportées dans la feuille des dépenses ordinaires et dans le récapitulatif.

En ce qui concerne les nouveaux emprunts pour les exercices futurs, ceux-ci doivent être introduit manuellement dans la feuille « Evol nouveaux emprunts » à la fin du tableur (dernier onglet), de la manière suivante : voir exemple :

Le résultat de ces projections, basées sur un système de prêt linéaire classique, se répercutera dans le volet « dette des dépenses ordinaires ».

Onglet « Coûts nets » (pour les administrations sous plan de gestion) :Se calcule automatiquement à partir des données récupérées du logiciel eComptes.

(1) Attention : pour les « lignes évolution des effectifs » et « critères des recettes », il faut encoder au préalable les renseignements dans le menu "caractéristiques" (ils servent également pour la Synthèse Analytique).

- personnel ET critères recettes personnel du logiciel eComptes

Enregistrement du fichier Pour enregistrer le fichier sur votre disque dur, cliquez sur l’icône « enregistrer » de votre tableur (1)


http://ecomptes.wallonie.be/ecomptes_web/FR/aide-pdf.php?logiciel=D2FE3446-31BC-4444-85B0-5F8D334528CA&id=DE7BA1DE-CE66-4F7E-B96F-1DBA64ED949D

http://ecomptes.wallonie.be/ecomptes_web/FR/aide-pdf.php?logiciel=D2FE3446-31BC-4444-85B0-5F8D334528CA&id=93523E1E-0914-4F5A-B7C1-0AB7ED30D500

Nb : si vous utilisez la fonction « enregistrez sous … » il est impératif de choisir l’extension .XLS, même si vous êtes en open office. En effet seul le format XLS est compatible tant au plan des formules du tableau que pour son traitement ultérieur pour les statistiques de la Région Wallonne.

Expédition du fichier : lorsque le Tableau de Bord a été arrêté en Conseil avec le budget (ou la MB), il faut indiquer manuellement dans l’Excel la date d’arrêt du conseil, et enregistrer le fichier sur votre PC (ou serveur) en notant l’endroit où vous l’avez stocké.

IMPORTANT !!! Le tableau tel qu’arrêté par le Conseil doit être envoyé par FTP via le logiciel eComptes :

L’expédition vers le CRAC ou la DGO5 se fait au moyen de l’applicatif eComptes – menu Génération du tableau de bord CRAC DGO5, sous menu « envoi du tableau »La fenêtre d’envoi suivante s’affiche alors :

1. Renseigner dans cette dernière le répertoire où se trouve le fichier (ainsi que l'exercice et la date du conseil).

2. Cliquez sur « recherche des fichiers TBP » pour afficher les fichiers TBP contenus dans le répertoire.

3. Sélectionner le fichier qui doit être envoyé.4. Cliquez sur le bouton « envoyer le fichier à la DGO5 »

Le transfert des fichiers s’opèrera alors via liaison informatique FTP entre votre administration et le serveur de la cellule eComptes de la DGO5 qui transfèrera


automatiquement le fichier vers les services extérieurs et le CRAC (si vous êtes sous plan de gestion).

Si cette liaison FTP ne fonctionnait pas (NB : vous pouvez tester cette liaison qui sert pour tous vos envois de fichiers et mise à jour logicielle, via le point « test ftp » du menu « outils »), un message d’alerte vous avertira du problème. Il conviendra alors d’envoyer manuellement votre fichier en pièce jointe par email à l’adresse : [email protected]

****

Pour mémoire, ci-après extrait de la circulaire budgétaire relative au présent point :

1. Elaboration des prévisions budgétaires pluriannuelles à joindre en annexe du budget initial « réel » (pas du budget provisoire) - Tableau de Bord Prospectif (TBP)

Pour rappel, les pouvoirs locaux sont amenés à élaborer des prévisions budgétaires pluriannuelles dans le cadre de la mise en œuvre des dispositions européennes prises en matière de gouvernance budgétaire, d’un plan de gestion ou d’un plan de convergence.

Dans un souci de simplification administrative, la DGO5 et le CRAC ont collaboré afin de mettre à votre disposition un tableau unique (qui servira à tous les pouvoirs locaux y compris ceux sous plan de gestion) qui est exploitable dans la détermination d’une trajectoire budgétaire pluriannuelle et dans la mise en œuvre d’un plan de gestion ou d’un plan de convergence.

Pour calculer ces projections budgétaires pluri-annelles, il vous est laissé la possibilité soit de vous baser sur les coefficients d’indexation de la présente circulaire, soit d’utiliser les coefficients que le CRAC demande aux communes sous plan de gestion d’appliquer soit de définir vous-même vos propres paramètres. Les communes sous plan de gestion devront impérativement utiliser les coefficients demandés par le CRAC. Au service extraordinaire, ce TBP peut être considéré comme un plan pluriannuel d’investissements.

Ce Tableau de Bord Prospectif (TBP) comprend différentes parties :

1) Coefficients index RO qui reprend les coefficients d’indexation des recettes ordinaires proposés soit pour les pouvoirs locaux qui ne sont pas sous plan de gestion, soit par le CRAC pour les pouvoirs locaux sous plan de gestion. Il est également laissé l’autonomie à chaque pouvoir local de définir ses propres coefficients d’indexation pour élaborer, en toute autonomie, ses projections budgétaires toutefois, pour les pouvoirs locaux sous plan de gestion conformément aux prescrits légaux y relatifs ;

2) Prévisions RO qui reprend les recettes ordinaires de l’exercice propre pour les comptes des 4 derniers exercices, le budget final du dernier exercice (si le compte n’est pas encore clôturé), le budget de l’exercice en cours (N=2016) et les prévisions à l’horizon N+5 ;

3) Coefficients index DO qui reprend les coefficients d’indexation des dépenses ordinaires proposés soit pour les pouvoirs locaux qui ne sont pas sous plan de gestion, soit par le CRAC pour les pouvoirs locaux sous plan de gestion. Il est également laissé l’autonomie à chaque pouvoir local de définir ses propres coefficients d’indexation pour élaborer, en toute autonomie, ses projections budgétaires, toutefois, pour les pouvoirs locaux sous plan de gestion conformément aux prescrits légaux y relatifs ;


mailto:[email protected]

4) Prévisions DO qui reprend les dépenses ordinaires de l’exercice propre pour les comptes des 4 derniers exercices, le budget final du dernier exercice (si le compte n’est pas encore clôturé), le budget de l’exercice en cours (N=2016) et les prévisions à l’horizon N+5 ;

5) Récapitulatif du service ordinaire qui indique l’évolution sur les 4 derniers exercices budgétaires, l’exercice en cours (2016) et les 5 prochains exercices du résultat du service ordinaire au propre et au global, de certaines recettes/dépenses comptabilisées aux exercices antérieurs (ex : l’évolution de la cotisation de responsabilisation en matière de charges de pension) ainsi que des provisions et des fonds de réserve ;

6) Coefficients index service extraordinaire qui reprend les coefficients d’indexation des recettes et dépenses extraordinaires proposés par la Région wallonne et ceux retenus par le pouvoir local pour élaborer, en toute autonomie, ses projections budgétaires ;

7) Récapitulatif du service extraordinaire qui indique l’évolution sur les 4 derniers exercices budgétaires, l’exercice en cours (2016) et les 5 prochains exercices des recettes et dépenses extraordinaires au propre et du résultat du service extraordinaire au propre et au global ;

8) Evolution des emprunts qui est un listing des emprunts contractés par la commune et qui renseigne le capital emprunté, la durée de l’emprunt et le taux d’intérêt.

Le tableau de bord prospectif est adapté automatiquement dans l'eComptes chaque année avec les coefficients d’indexation fixés par la Région wallonne compte tenu des perspectives économiques du Bureau fédéral du Plan.

Bien que le Tableau de Bord Prospectif soit généré informatiquement par le logiciel eComptes afin de simplifier votre travail. Vous pouvez définir les paramètres d’indexation retenus pour le calcul des projections budgétaires et/ou renseigner le montant des projections de certaines recettes ou dépenses.

Une fois généré, ce tableau doit être transmis à la cellule eComptes pour le traitement statistique prospectif.

Ce tableau est communiqué dans la circulaire budgétaire et importé annuellement dans l’eComptes

Recettes / DépensesCoefficient indexation annuelle

Commentaires

Recettes ordinaires de prestations (ROP) 1,44% Indexation selon le taux de croissance annuel moyen du

PIB entre 2014 et 2020

Recettes ordinaires de transfert (ROT) 1,44%

Indexation selon le taux de croissance annuel moyen du PIB entre 2014 et 2020. Pour la dotation au fonds des communes, au FSAS et aux compensations fiscales octroyées par la Région wallonne, il convient de se référer aux prévisions budgétaires communiquées par la Région wallonne

Recettes ordinaires de dette (ROD) 0,00%

Indexation nulle et inscription de prévisions correspondant aux derniers montants connus à défaut d'information communiquée par les intercommunales


Dépenses ordinaires de personnel (DOP) 1,50%

Le coefficient d'indexation annuelle tient compte d'un dépassement de l'indice pivot tous les 18 mois et d'un saut d'index en 2015. Les charges de pension évolueront selon les éventuelles informations communiquées par l'ORPSS. A défaut elles pourront être indexées selon le même taux annuel que les DOP

Dépenses ordinaires de fonctionnement (DOF) 1,07% Indexation selon le taux de croissance annuel moyen de

l'inflation entre 2014 et 2020

Dépenses ordinaires de transfert (DOT) 1,07%

Indexation selon le taux de croissance annuel moyen de l'inflation entre 2014 et 2020 sauf les dotations au CPAS, à la zone de police et à la zone de secours qui pourront être indexées selon le même coefficient que les dépenses de personnel (y compris l’évolution des charges de pension)

Dépenses ordinaires de dette (DOD) 0,00%

Indexation nulle et inscription de prévisions correspondant aux derniers montants connus à défaut d'information plus précises

Recettes extraordinaires de transfert (RET) 1,44% Indexation selon le taux de croissance annuel moyen du

PIB entre 2014 et 2020Recettes extraordinaires d'investissements (REI) 1,44% Indexation selon le taux de croissance annuel moyen du


Recettes extraordinaires de dette (RED) 0,00% Prise en compte de la balise d'emprunts

Dépenses extraordinaires de transfert (DET) 1,44% Indexation selon le taux de croissance annuel moyen du


Dépenses extraordinaires d'investissements (DEI) 1,44%

Indexation selon le taux de croissance annuel moyen du PIB entre 2014 et 2020. En 2017 et 2018, les dépenses d'investissements pourront être indexées de 2,44% afin de tenir compte du cycle des investissements

Dépenses extraordinaires de dette (DED) 0,00%

Indexation nulle et inscription de prévisions correspondant aux derniers montants connus à défaut d'information disponible

5.2.2 Tableau de Bord prospectif - visualisation

Objet : comment visualiser le contenu des cellules du T.B.P. ?

Si vous voulez connaître le détail des articles composant les rubriques du Tableau de Bord Prospectif... rien de plus simple, le menu « Justification TBP » vous donnera toutes les infos :



5.3 Justificatifs de Subventions (PCS, médiation de dette, ...)

5.3.1 Mémo relatif à la génération informatique des justificatifs PCS et art 18 au moyen du logiciel eComptes.

Description : dans une volonté de simplification administrative la DGO5 fournit au travers du logiciel eComptes, qu’elle distribue dans toutes les communes, le modèle permettant de générer sans ré-encodage le document justificatif des subventions PCS & Art 18.

Pour comprendre le fonctionnement :

Dans votre commune, le système fonctionne comme suit :

Les écritures comptables, et en l’occurrence les mouvements détaillés en recettes et en dépenses sont passés dans la comptabilité. Par un mécanisme (qui est selon votre configuration informatique automatique ou manuel) ces données sont régulièrement exportées dans un standard de bases de données comptables (la BDCS) pour être importées et exploitées par l’eComptes.

Schéma :

Les données injectées dans la BDCS, permettent de récupérer le détail des informations en dépense et en recette via le journal budgétaire :


Logiciel comptable

Ecritures comptables

BDCS

Base de Données Comptables Standardisées

Logiciel eComptes

Exploitation des données de la BDCS

L’applicatif de génération du justificatif de l’eComptes lit ce journal budgétaire et en extrait tous les éléments commençant par le code fonctionnel 84010 pour le PCS et 84011 pour le justificatif art.18.

NB : si un article PCS a pour code fonctionnel 8401002 par exemple il sera donc bien pris en considération, vu que la requête informatique est un « commence par 84010 » …

Au moment d’établir la liste des crédits budgétaires à reporter sur l’exercice suivant (liste qui doit être arrêtée par le Collège pour le 15 février), les factures relatives au PCS/art18 qui n’auront pas pu être rentrées dans la comptabilité (on parle d’imputation en termes comptables) font l’objet d’un report de crédit, c'est-à-dire d’une partie des crédits disponibles nécessaires au paiement des factures non encore imputées. Cela génère sur l’exercice X suivant un article 84010 ou 84011 millésimé X-1.Afin de prendre en considération ces entrées tardives de factures, le système a été assoupli à partir du justificatif 2015 pour pouvoir prendre en considération jusqu’au 31 mars de X+1 des factures imputées sur crédits reportés afférentes à l’exercice X du justificatif.


Les mouvements pris en considération pour le justificatif :

• Ancien système : mouvements sur les articles 84010 ou 84011 au journal budgétaire du 01/01 au 31/12 de l’année X du justificatif.

• Nouveauté dès le justificatif 2015 : (prise en considération des 3 premiers mois de l’année X+1) :

• pour 2015 : mouvements du 01/01/2015 au 31/12/2015 du JB 2015 + Mouvements sur articles millésimés du O1/O1/2016 au 31/03/2016

• pour 2016 : mouvements du 01/01/2016 au 31/12/2016 du JB 2016 + Mouvements sur articles millésimés du O1/O1/2017 au 31/03/2017 du JB 2017 - Mouvements sur articles millésimés du O1/O1/2016 au 31/03/2016 du JB 2016.

Procédure pour générer et envoyer le document justificatif :

• Aller dans votre logiciel eComptes, après s’être assuré que ses données sont à jour (exportation compta vers la BDCS et importation dans eComptes OK)

• Prendre l’option suivante dans le menu « génération » :


Ceci ouvre l’écran suivant :

1. Choisir le type de subvention.2. Indiquer l’exercice du justificatif.3. Le répertoire sur votre PC ou votre serveur où va aller s’enregistrer le document

justificatif que vous allez générer (un fichier .xls).4. Cliquez sur « injection ».

Cela génère le tableau justificatif qui reprend 4 feuilles :

La page de garde du rapport, la balance des opérations à l’ordinaire, la balance à l’extraordinaire (les investissements), le journal budgétaire (détail des opérations).

Éléments à compléter manuellement dans le tableau :


Seuls quelques éléments qui ne figurent pas dans la BDCS sont à ajouter manuellement, à savoir :

1 : Dans la feuille « Balance Ordinaire » :

- Ajout sur la page de garde d’une zone de signature pour le Directeur Financier.- Modification de la feuille « balance ordinaire » comme suit :

• Les dépenses justifiées sont le total des imputations (factures et pièces de dépenses actées en comptabilité) duquel il faut déduire manuellement les recettes APE et maribel. et d’éventuelles autres subventions de la R.W., à l’exception de celle du PCS (voir case prévue à cet effet).


2 : dans la page de garde :

1. Introduire le montant de la promesse de subside que vous avez reçu.2. Les coordonnées du chef de projet.

Il vous reste alors à :

1. Imprimer le document2. Le faire signer (dans les cases prévues à cet effet par le Directeur(trice)

financier(e) (Directeur(trice) Général(e), le ou la Bourgmestre, (avec la mention « certifié conforme à la comptabilité »).

3. Faire approuver le document par le Conseil communal après passage en Commission d’accompagnement.

4. Scanner cette première page pour en faire un fichier PDF.5. Envoyer ce fichier PDF ET l’Excel du tableau justificatif que vous avez généré par

l’eComptes (enregistré dans le répertoire que vous avez renseigné lors de la génération cf. ci-avant) à la Direction de l’Action Sociale de la DGO5 par email à l’adresse : [email protected]

5.3.2 Génération justificatifs subventions C.P.A.S.

Accessible dans le menu : Génération > documents pour Action Sociale

Utilité : Génération, au moyen du logiciel eComptes, du fichier justificatif en matière de SUBVENTIONS REGLEMENTEES POUR L’ACTION SOCIALE ET LA SANTE (concerne les C.P.A.S. uniquement).

Actuellement, deux types de justificatifs sont disponibles, à savoir :- Service de médiation de dette- Service d’Insertion Sociale

Cette fonctionnalité génère le document officiel à l’attention de la DGO5.


mailto:[email protected]

5.4 Fichiers SIC, 6packs, budgets et comptes provisoires

L’application eComptes permet aux communes et aux C.P.A.S. de répondre aux obligations d’envoi vers la Région Wallonne des fichiers suivants, afin que cette dernière puisse répondre à ses obligations de suivi statistique à destination des autorités européennes.

Ces fichiers sont générés à partir du point de menu ci-après :

Ces menus ouvriront la fenêtre de génération et d’envoi ad hoc :


Accessible dans le menu : Génération > Fichier S.I.C. (Budgets/MB/Comptes).

Utilité : dès la décision faite par le conseil d’approuvé un budget, un M.B. ou un compte, les administrations ont l’obligation d’envoyer à la DGO5 le fichier SIC généré par cette fenêtre.

Mode d’emploi : la fenêtre génère le fichier SIC et l'envoie automatiquement, il suffit pour cela d'encoder

L'exercice du SIC que l'on veut générer :

le répertoire où le fichier sera généré :

le type de fichier qu'il faut générer:

Attention si l'on choisit M.B. il faut également encoder le numéro de la M.B. que l'on envoie

Si vous ne désirez pas envoyer le fichier via FTP : il suffit de décocher la case :


Si vous générez un fichier à d'autres fins que l'envoi du fichier SIC à la tutelle, vous pouvez également décochez l'autre case et le système évitera certains contrôles comme la présence de la date de tutelle, etc...

L'encodage d'une adresse mail permettra de recevoir un accusé de réception dès que le fichier sera pris en charge par notre programme de statistiques.

Dès l'entrée dans la fenêtre et à chaque modification du fichier que vous désirez envoyer, le programme calcule et affiche les différents totaux vous permettant de vérifier que vous générez bien le bon fichier avec les bons montants.

Quels sont les chiffres proposés? Et bien cela dépend du type de fichier que l'on désire générer.

Voici les différents onglets :

génération du SIC du Budget.o Onglet Budget (BI)

o Onglet Budget avec en cours (avec les montants en élaboration et en conseil)

Génération SIC des M.B.o Onglet Budget

o Onglet Budget avec en cours


o Onglet Récapitulatif MB

Génération SIC du Compteo Onglet Budget

o Onglet Compte

o Onglet Générale

En cochant la case , vous pourrez accéder au

bouton (qui est grisé et inaccessible sans cela) et générer le fichier.


En appuyant sur le bouton , la génération du fichier pourra commencer après que le système vous ait demandé confirmation des coordonnées générales de l'administration et le tableau suivant apparaitra pour permettre le suivi des opérations.

Un bouton vous permettra d'accéder à une impression complète ou partielle du contenu de votre fichier SIC généré en passant par cette fenêtre :

Qui permet d'obtenir une impression de ce type :


6 Les fonctionnalités d'analyse financière

6.1 Evolution des Charges d’emprunt

Accessible dans le menu : Analyse > Dette > Evolution des Charges

Utilité : cette fenêtre permet de visualiser l’évolution des charges d’emprunts pour une période donnée, avec la possibilité de sélectionner une banque via son code BIC, une fonction du budget.

N.B. : cette fonctionnalité nécessite que les données prévisionnelles des emprunts soient encodées (ou chargées à partir des fichiers bancaires) dans votre comptabilité et exportée vers la B.D.C.S.

Visualisation :

Mode d’emploi : pour afficher le graphique et les données, cliquez sur le bouton de recherche.

La sélection de la période est obligatoire.

Vous pouvez sélectionner un code BIC ou une fonction pour visualiser l’évolution de cette fonction, de cette banque.


6.2 Analyse de la dette

6.2.1 Les emprunts en cours

Accessible dans le menu : Analyse > Dette > Répartition des Emprunts

Utilité : cette fonctionnalité regroupe, en un écran, les fonctions d’analyse de la dette en cours.

Recherche et présente de manière synthétisée les emprunts en cours. Les emprunts sont présentés et répartis par durée ou par fonction économique.


6.2.2 Tranches de remboursements d’emprunts

Accessible dans le menu : Analyse > Dette > Tranches de remboursement

Utilité : permet de visualiser les tranches d’emprunts pour un emprunt (ou l’ensemble) entre deux dates données. Il est aussi possible de visualiser les emprunts d’une seule banque en codant le code BIC.

Le code BIC apparaît pour chaque emprunt.

Visualisation :

Mode d’emploi : Si vous désirez ne visualiser qu’un seul emprunt, sélectionner celui-ci par le bouton à côté de la case emprunt. Encodez les dates de début et de fin pour les tranches que vous désirez visualiser.

Dans l’exemple repris ci-dessus, la date de fin est fixée à 2050, ce qui devrait reprendre toutes vos tranches d’emprunt.

Si vous désirez visualiser les tranches de remboursement liées à une seule banque, utilisez le code BIC. Les principaux dans le monde communal sont :

BELFIUSGKCCBEBB BNPGEBABEBB INGBBRUBEBB

Cliquez sur le bouton « Recherche » pour visualiser les données.


6.3 Moyennes des délais de paiements

Accessible dans le menu : Analyse > Calcul des délais de paiements

Utilité : cette fonctionnalité a pour but d’aider les communes et C.P.A.S. à mieux quantifier le délai de paiement pour la partie qui est mesurable informatiquement sur base des informations des écritures journalières.Cette fenêtre donne, soit pour un exercice donné et sur base du journal général la liste des comptes particuliers avec le nombre de jours entre l'imputation et l'ordre de paiement, le nombre de paiements et donc le délai moyen de paiement; soit le délai moyen annuel sur 5 exercices.

Mode d’emploi : Pour accéder aux renseignements de cette fenêtre, il suffit d'encoder un exercice et de lancer la recherche après avoir choisi si l'on désire le détail des délais de paiements sur un exercice ou la totalisation par exercice sur 5 ans. Si l'on choisit l'option "détail pour un exercice", le programme sortira ce type de tableau qui donnera pour chaque fournisseur le délai moyen et le nombre de paiements.

ATTENTION : l’utilisation de la présente fonctionnalité requiert plusieurs minutes de délai avant d’afficher un résultat car le nombre de balayage du journal et de calculs est important. Plus le volume du journal est important, plus le temps de calcul sera long.

Si l'on choisit l'option "détail pour un exercice", le programme sortira un historique permettant de visualiser l’évolution dans le temps des délais.


Dans les deux cas, un onglet graphique permettra de visualiser l’évolution du nombre de paiements et du délai moyen par mois.

Il est également possible de sélectionner un compte particulier d’un fournisseur pour avoir une information ciblée. Pour ce faire il suffit d'encoder un compte particulier fournisseur dans la zone de sélection, au besoin en ouvrant la fenêtre de recherche

associée au moyen du bouton .




6.4 Solde des recettes/dépenses par fonction

Accessible dans le menu : Analyse > Suivi Budgétaire > Soldes budgétaires par fonctions

Utilité : Il s'agit ici d'afficher les soldes (recettes – dépenses) des articles budgétaires regroupés par 3, 4, 5, ou 7 caractères de la fonction. Ce tableau est demandé par les services de tutelle.

Visualisation :

Mode d’emploi : Comme dans toutes les fenêtres d'analyse, le principe est d'opérer une

sélection (ou pas) et de lancer la recherche .

Quelles sont les possibilités de sélection?

Outre l'exercice, vous pouvez sélectionner la fonction (option "commence par") et/ou le groupe fonctionnel :

Ensuite, le service concerné et si vous désirez (ou non) tenir compte des exercices antérieurs. Si vous utilisez l'option d'affichage des crédits budgétaires (cf. infra) vous devez aussi sélectionner si l'on travaille sur le budget initial (+ budget en cours) ou budget final (+M.B. en cours) :

Enfin, vous pouvez également choisir le nombre de caractères de regroupement (3, 4, 5, ou 7) ainsi que les colonnes présentes à l'affichage.


Suivant votre choix, un tableau reprenant les soldes désirés apparaîtra après lancement de la recherche.

Comme tout tableau, pour l’exporter en Excel, clic droit de la souris positionnée sur le tableau.




6.5 Comment gérer les projets extraordinaires

Description : cette fiche explique comment gérer les projets récupérés de la comptabilité par eComptes. L’objectif est de faciliter la gestion extraordinaire, au-delà des règles comptables imposées.

Méthode : mise à jour des données des projets extraordinaires.

Pour que la gestion des projets extraordinaires soit efficace, il est évidemment nécessaire que les données comptables soient à jour (menu Importations => Fichiers XML, ou gestion client/serveur).Il faut ensuite impérativement mettre à jour les données de l’extraordinaire qui sont stockées dans des fichiers parallèles.

Pour cela, il faut utiliser le point de menu « Projets Extra => Ajout des données ».

Il est possible d’automatiser les données en mettant en tâches planifiées le fichier ecomptesMAJ.bat.Pour que l’ajout dans les fichiers de gestion de projet soient ajoutés à la mise à jour automatique, il faut que le fichier eComptes.ini se trouvant dans le répertoire de l’exécutable reprenne la ligne suivantes :[MAJ]Extra_MAJ = 1Pour permettre la suppression de lignes éventuellement supprimées (cas rares nécessitant une manipulation informatique du fournisseur du logiciel comptable), l’outil « Projets Extra => Nettoie données éventuellement supprimées » est mis à disposition.

Accès aux données brutes :S’agissant d’un module n’ayant jamais été validé, l’accès direct aux informations est directement accessible via « Projets Extra => Données ».Les 4 fichiers de la structure sont aisément consultables :

Liste des projets : issu du logiciel comptable Articles Extra : liste des articles budgétaires liés à des projets extraordinaires Opérations Extra : journal budgétaire simplifié avec lien vers le projet Trésorerie Extra : liste des opérations financières liées à un projet, à une opération

extra.

Il est possible de générer un lien « manuel » entre des articles, des opérations, de la trésorerie, pour lesquels la comptabilité n’a pas opéré ces liens (anciens projets, transferts financiers,…).

Fiche de base :

Dans de nombreux éléments de la gestion des projets extraordinaires, la fiche extra est présentée comme récapitulative du projet.Pour en savoir plus…Consultation des projetsIl est évidemment possible de consulter la liste des projets à partir de plusieurs outils.Pour une recherche orientée sur les articles, un descriptif, un numéro de projet, on utilisera le point de menu « Projets Extra => Projets ».Si on recherche une vue globale des projets avec visualisation des soldes, on optera pour « Projets Extra => Solde des projets par Exercice ».Si on veut visualiser les projets liés à des articles d’un exercice, on choisira « Projets extra => Articles d’un exercice ».Pour visualiser les droits non perçus (emprunts non consolidés, subsides,…), on utilisera « Projets extra => Droits non perçus ».Pour visualiser les droits non perçus (emprunts non consolidés, subsides,…), on utilisera « Projets extra => Imputations non Payées».


http://ecomptes.wallonie.be/ecomptes_web/FR/aide-pdf.php?logiciel=D2FE3446-31BC-4444-85B0-5F8D334528CA&fenetre=FEN_Extra_Imputations_non_payees

http://ecomptes.wallonie.be/ecomptes_web/FR/aide-pdf.php?logiciel=D2FE3446-31BC-4444-85B0-5F8D334528CA&fenetre=FEN_Extra_Droits_non_percus

http://ecomptes.wallonie.be/ecomptes_web/FR/aide-pdf.php?logiciel=D2FE3446-31BC-4444-85B0-5F8D334528CA&fenetre=FEN_Projets_Articles_Exercice

http://ecomptes.wallonie.be/ecomptes_web/FR/aide-pdf.php?logiciel=D2FE3446-31BC-4444-85B0-5F8D334528CA&fenetre=FEN_Projets_Articles_Exercice

http://ecomptes.wallonie.be/ecomptes_web/FR/aide-pdf.php?logiciel=D2FE3446-31BC-4444-85B0-5F8D334528CA&fenetre=FEN_Soldes_des_Projets_par_exercice

http://ecomptes.wallonie.be/ecomptes_web/FR/aide-pdf.php?logiciel=D2FE3446-31BC-4444-85B0-5F8D334528CA&fenetre=FEN_Projet_Recherche

http://ecomptes.wallonie.be/ecomptes_web/FR/aide-pdf.php?logiciel=D2FE3446-31BC-4444-85B0-5F8D334528CA&Id=BB64ED69-0921-46A9-A3AC-F985F5E2079B

6.6 Mise à jour des données pour projets extraordinaire

Accessible dans le menu : Projets. Extra > Ajout des Données

Utilité : cette fenêtre va permettre de réaliser la mise à jour des données des projets extraordinaires. Il s'agit là bien sûr d'une phase préalable obligatoire (!!!) avant l'utilisation des autres menus disponibles pour les projets extraordinaires.

Visualisation :

Mode d’emploi :

Mise à jour des données :

Pour que la gestion des projets extraordinaires soit efficace, il est évidemment nécessaire que les données comptables soient à jour (menu Importations => Fichiers XML, ou gestion client/serveur).Il faut ensuite impérativement mettre à jour les données de l’extraordinaire qui sont stockées dans des fichiers parallèles.Pour cela, il faut utiliser le point de menu « Projets Extra => Ajout des données ».


Il suffit ensuite de mettre renseigner l'exercice auquel on désire commencer l'import et

de le lancer via le bouton Il est possible d’automatiser les données en mettant en tâches planifiées le fichier ecomptesMAJ.bat.Pour que l’ajout dans les fichiers de gestion de projet soient ajoutés à la mise à jour automatique, il faut que le fichier eComptes.ini se trouvant dans le répertoire de l’exécutable reprenne la ligne suivantes :[MAJ]Extra_MAJ = 1


7 Outils d'assistance à la préparation et au suivi des budgets

7.1 Aide à la détection des marges disponibles sur les crédits.

Cet outil est un assistant à la détection des marges récurrentes sur crédit entre la prévision et la réalisation. Il a été spécifiquement mis au point avec des utilisateurs locaux pour fournir une assistance lors de la confection des budgets.

En fonction de la sélection et de la profondeur d’années que vous déterminez, le programme calcule la moyenne de l’écart entre la prévision et la réalisation (engagements en dépenses ou droits constatés nets en recettes).

Une moyenne des écarts de 100% sur x années indique que l’article est prévu mais jamais utilisé. Ce qui vous permet de les cibler et de vous poser la question de la nécessité ou pas de les maintenir dans votre budget.

Une moyenne des écarts de 30% sur X années signifie qu’en moyenne le crédit est surestimé de 30%.

A l’inverse, une moyenne négative indique la présence d’une sous estimation

Mode d’emploi :

1. Sélectionnez le type de données que vous voulez analyser (recette ou dépense).2. Indiquez si le calcul de l’écart doit se calculer à partir du budget initial ou final.3. Limitez éventuellement à une fonction et/ou un groupe économique.4. Cliquez sur recherche.

Pour en exporter le résultat, positionnez votre souris sur le tableau des résultats obtenus et faites un clic droit de souris pour ouvrir la fenêtre contextuelle d’exportation.


http://ecomptes.wallonie.be/ecomptes_web/FR/aide-pdf.php?logiciel=D2FE3446-31BC-4444-85B0-5F8D334528CA&id=BB2DB9E4-9005-4F32-947E-F22A699BB115


7.2 Suivi Budgétaire Multi Exercice

Accessible dans le menu : Analyse > Suivi Budgétaire > Suivi Multi Exercice

Utilité : cette fenêtre permet l’affichage de n’importe quel montant budgétaire (crédit initial, final, droits nets, engagements, imputations) pour une sélection d’articles.

Visualisation :

Mode d’emploi : lorsqu’on ouvre la fenêtre, l’on trouve deux onglets de sélections.

Le premier permet de sélectionner les articles qui seront traités par la recherche comme on peut le voir ci-dessous :

Les possibilités de recherche sont celles que l’on retrouve dans la recherche d’articles. Il est à noter que l’on peut, pour les champs Fonction, Code Eco 1, Eco 2 et Gr. FC, entrer tout ou partie de la valeur normale (ex : 0 dans la fonction donnera tous les articles du 000, mais aussi du 050).

Les autres sélecteurs permettent d’orienter la recherche selon les besoins.

Une seule zone est obligatoire, l’exercice (si rien n’est encodé, le programmes mettra automatiquement l’année de la date du jour).

Une fois cette partie « sélection pour la recherche » effectuée, il y a lieu de donner au programme les renseignements quant à l’affichage désiré. Ceci se fait via le second onglet « Affichage » :


Le premier sélecteur détermine le montant avec lequel on travaillera. Le second détermine si l’on veut les montants tels qu’ils sont dans eComptes ou bien ces mêmes montants divisés par les chiffres de la population. Le troisième permet de travailler avec ou sans les montants budgétaires « en cours » (ce choix n’a de sens que si l’on a choisi Budget initial ou Final dans le premier sélecteur). Le quatrième sélecteur détermine la « profondeur » d’affichage au niveau des montants.


8 Maniement général du G.R.A.F. (Générateur de Rapports d'Analyse Financière)

8.1 Bases du fonctionnement

Accessible dans le menu : Analyse G.R.A.F. > générateur de rapports d’

Utilité : cet utilitaire vous permet de créer de toute pièce vos rapports d’analyse personnalisés, de les sauver pour les réemployer plus tard. Le système fonctionne à l’aide de composants que vous choisissez en fonction de vos besoins. La structure des rapports est exportable en XML et peut être partagée entre les provinces. Ainsi un type de rapport conçu dans une province peut être réemployé dans une autre dans une dynamique collaborative.

Présentation Générale : le Générateur de Rapports d’Analyse Financière sera communément appelé G.R.A.F.

Vous pouvez soit utiliser des rapports qui ont été créés par la cellule eComptes de la DGO5, soit créer vos propres rapports.


Voici une vue d’ensemble de la fenêtre principale :


8.2 Ouvrir un rapport

Accessible dans le menu : Analyse G.R.A.F.

Utilité : ouvrir un rapport que vous avez composé et sauvé précédemment ou créer un rapport depuis un modèle proposé par la DGO5.

Ouvrir un rapport sauvegardé dans la base de données :

1. Dans la fenêtre principale du générateur de rapport cliquez sur le bouton

2. La fenêtre suivante s’ouvre, sélectionnez le rapport souhaité et cliquez sur le bouton

Créer un rapport depuis un modèle proposé par la DGO5 :


1. Dans la fenêtre principale du générateur de rapport cliquez sur le bouton

2. Dans la fenêtre « Ouvrir un rapport » activer l’onglet « Modèle de rapports eComptes (DGO5) »

Si la DGO5 a publié de nouveaux modèles depuis votre dernière utilisation des modèles de rapport, le message suivant apparait (*)

(*) A condition que les web services vers la DGO5 soient fonctionnels sur votre ordinateur.Pour vérifier ce point reportez-vous à l’aide en ligne Configuration / Test communication DGO5aide-pdf


http://ecomptes.wallonie.be/ecomptes_web/FR/aide-pdf.php?logiciel=D2FE3446-31BC-4444-85B0-5F8D334528CA&id=0897F399-8411-4775-B503-F433165A4012

http://ecomptes.wallonie.be/ecomptes_web/FR/aide-pdf.php?logiciel=D2FE3446-31BC-4444-85B0-5F8D334528CA&id=0897F399-8411-4775-B503-F433165A4012

Cliquez sur le bouton « Ok » et ensuite sur pour télécharger et mettre à jour la liste des modèles proposés.

Une fois cette mise à jour effectuée, choisissez un rapport dans la liste et cliquez sur le

bouton


8.3 Sélectionner un composant

Accessible dans le menu : Analyse G.R.A.F.

Utilité : ajouter des composants dans un rapport.

Visualisation :


2. Cliquer sur le bouton « OK » ou faites un double click souris sur le composant pour valider votre choix.

Mode d’emploi : comment ajouter un composant dans votre rapport :1. Dans la fenêtre « Générateur de Rapport », cliquez sur le bouton pour ouvrir la

fenêtre « Sélectionner un composant ».

2. Si la liste des composants est vide ou si des composants sont manquants (par exemple suite à

une mise à jour) Cliquer sur le bouton


1. Sélectionner un composant dans cette liste. La description de celui-ci s’affiche dans la case ci-dessous.

Vous pouvez également consulter

l’aide en ligne via le bouton

Description du composant sélectionné

8.4 Sauvegarde d’un rapport

Accessible dans le menu : Analyse G.R.A.F. > Sauver

Utilité : sauvegarder un rapport dans la base de données et le rendre disponible à tous les utilisateurs.

Visualisation :

Cette méthode d’enregistrement est disponible depuis le patch 101


Mode d’emploi :


Cliquez sur le bouton « Sauver » ou « Sauvez sous »

Si vous ne l’avez pas fait lors de la création du rapport, complétez ce champ description, cela vous facilitera la recherche

Classez votre rapport dans une catégorie en cochant la case adéquate dans la colonne « Sélection », cela vous permettra de le retrouver plus facilement.

Cliquez sur le bouton « Sauver »

Comment créer une catégorie :

Faite un clic droit de la souris sur la catégorie en dessous de laquelle vous voulez créer une sous-catégorie. Et cliquer sur le menu « Ajouter une sous-catégorie »

Cliquer sur le menu « Ajouter une sous-catégorie »


Sélectionner une ligne de la table en cliquant dans la colonne « Nom » celle ligne devient bleue. Dans cet exemple, la catégorie « Tous » est donc sélectionnée.Pour créer une sous-catégorie à celle-ci, laisser la souris positionnée au-dessus de cette

ligne et faite un clic droit avec la souris

.

Encoder le nom de la nouvelle catégorie