Einführung der Campus Management Software ... - ANTRAGO · Die Einführung einer Campus Management Software soll für alle Beteiligten die Arbeitsabläufe erleichtern. Aber: Ein

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Einführung der Campus Management SoftwareANTRAGO campus

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ANTRAGO campus: So führen wir die Campus Management Software bei Ihnen ein



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Die Einführung einer Campus Management Software soll für alle Beteiligten die Arbeitsabläufe erleichtern.

Aber: Ein solches Projekt, das alle Bereiche und Mitarbeiter der Hochschule berührt, wird oft als Hürde wahrgenommen, da es sehr umfangreich und Ressourcen-fressend zu sein scheint. Hinzu kommen die Befürchtungen vor technischen Schwierigkeiten und die fehlende Akzeptanz bei den späteren Nutzern der Software. Daher ist eine gute Vorbereitung sowie ein reger und kontinuierlicher Austausch aller Beteiligten erforderlich, um einen reibungslosen Start zu ermöglichen.

Die Projektschritte im Überblick:

Kundenleitfaden Seite 10

Datenübernahme Seite 11

Go Live Seite 12

Dokumentation Seite 9

Programmierungen Seite 8

Projekttage Seite 7

Schulungen Seite 6

Kickoff Seite 5

Startkonfiguration Seite 4

Analyse Seite 3

PROJEKTVERSTÄNDNISWir verstehen uns nicht nur als Software-Hersteller, ...

... sondern auch als Dienstleister für die Projektdurchführung und die Prozessoptimierung. Bei jeder Einführung von ANTRAGO campus arbeiten wir von der ersten Analyse bis zum Go Live eng mit unseren Kunden zusammen, um das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen. Hierbei wird jedes Projekt auf die individuellen Bedürfnisse unseres Kunden zugeschnitten, um den unterschiedlichen Anforderungen Rechnung zu tragen. Durch die individuelle Projektbetreuung erhalten die Hochschulen, zusätzlich zu den technischen Veränderungen, die Möglichkeit, ihre internen Prozesse zu hinterfragen und so die studenten- und mitarbeiterorientierten Service-Prozesse zu optimieren.

Vier Grundlagen für ein erfolgreiches Projekt: individuelle Projektbetreuung mit festen Ansprechpartnern zertifizierte Projektmanager (Prince2) Prozessberatung und –optimierung Unabhängigkeit der Hochschule durch intensive Wissensvermittlung







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ANALYSE

Zusammenhänge verstehen und Abhängigkeiten identifizieren

Studierendenverwaltung, Prüfungsmanagement, Lehrveranstaltungsplanung … feste Begriffe mit klar umrissenen Aufgaben. Wirklich? Arbeitet in Ihrer Hochschule jeder Fachbereich oder jedes Institut nach den gleichen Prozessen? Im Rahmen eines Workshops gehen wir mit Ihnen die einzelnen Aufgabenfelder durch und analysieren gemeinsam das Vorgehen an Ihrer Hochschule.

Zusammen mit Ihrem Projektteam und zentralen Anwendern der jeweiligen Bereiche nehmen wir Ihre Ist-Prozesse auf und dokumentieren diese. In dieser Projektphase geht es darum, Zusammenhänge zu erarbeiten, Abhängigkeiten aufzuzeigen und ggf. notwendige Anpassungen an der Software zu identifizieren.

Gemeinsam mit Ihrem Projektteam priorisieren wir die notwendigen Schritte zur Einführung von ANTRAGO campus und erstellen auf der Grundlage der aufgenommenen Prozesse einen Vorschlag für Ihre neuen Prozesse.

Gemeinsam erarbeiten wir zu jedem Aufgabengebiet die Antworten auf diese Fragen: Wie erfolgt die Umsetzung aktuell? Warum wird ein Prozess durchgeführt? Wer ist an diesem Prozess beteiligt? Was ist das Ziel dieses Prozesses?

... und das sagen unsere Kunden:

“Der Analysetag zu Beginn der gemeinsamen Arbeit hat sehr viel Klarheit und Übersichtlichkeit in das ganze Projekt gebracht. Es war auch für uns von Vorteil, viele der alltäglichen Routinearbeiten zu durchleuchten und sogar Arbeitsabläufe komplett zu verändern.”

(Mettenmeier GmbH, FGE Trainings Center)







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STARTKONFIGURATION

Der erste Aufschlag für Ihre neue Campus Management Software

Bei der Analyse geht es um das Verstehen Ihrer Arbeitsweise - bei der Startkonfiguration um die Umsetzung des Besprochenen und um das Aufsetzen des Projektes. Auf der Grundlage der Analyseergebnisse und der dort gemeinsam festgelegten Priorisierung erfolgt die Konfiguration eines Prototyps Ihres Systems.

Diese Konfiguration stellt die erste Abbildung Ihrer neuen Prozesse dar. Bei der Einrichtung fließen die besprochenen Inhalte der Analyse in die Software ein und zentrale Bereiche Ihrer neuen Campus Management Lösung werden konfiguriert.

Anlegen von Studiengängen Einrichtung der zugehörigen Prüfungsordnungen Erfassung des Curriculum für die Planung der Lehrveranstaltung Konfiguration der Abrechnung von Studien- oder Prüfungsgebühren

Aus den getroffenen Vereinbarungen zur Priorisierung und Terminierung wird der Projektplan erstellt.

Vier Arbeitsschritte als Grundlage für ein erfolgreiches Projekt: Umsetzung der Ergebnisse der Analyse Vorkonfiguration des Systems Entwicklung eines Vorschlags für die Umsetzung der Prozesse mit ANTRAGO Umsetzung der Priorisierung in einen Projektplan


“Zu Beginn des Projektes fand eine Prozessanalyse statt, in der wir unsere Anforderungen spezifiziert und festgehalten haben. Im Ergebnis dieser Analyse entstand ein detaillierter Zeit- und Projektplan für die Einführung und Anpassung der Software.”

(Fachhochschule der Sächsischen Verwaltung)







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PROJEKT KICKOFF

Grundlage für die Zusammenarbeit im Projekt legen

Am Kickoff-Tag dreht sich alles um das Thema Change Management sowie die Projektorganisation und die Zusammenarbeit. In der ersten Hälfte dieses Tages wird dem Projektteam und Ihren Mitarbeitern ein Einblick in das zukünftige ANTRAGO campus ermöglicht.

Die Prozesse werden hierbei an konkreten Anwendungsfällen aus dem Alltag Ihrer Hochschule vorgestellt. Damit finden sich Ihre Mitarbeiter schnell in den vorgestellten Abläufen zurecht und können das Gezeigte sofort erfassen und beurteilen. Die Ergebnisse der anschließenden Feedbackrunde fließen direkt in die zukünftige Projektarbeit ein und dienen der Feinjustierung der weiteren Projektarbeit.

In der zweiten Hälfte des Tages dreht sich alles um das eigentliche Projekt. Wie erfolgt die Zusammenarbeit? Was erwarten alle Projektbeteiligten voneinander? Welche Risiken gibt es und wie können diese minimiert werden? Zum Abschluss wird die Terminplanung noch einmal besprochen, der Zuschnitt der Meilensteine final festgelegt und es werden gemeinsam die nächsten Termine vereinbart.

Aus den getroffenen Vereinbarungen zur Priorisierung und Terminierung wird der Projektplan erstellt.

Erster Kontrollpunkt und Regelung der Zusammenarbeit: Wie wurden die Ergebnisse der Analyse umgesetzt? Wie sehen die neuen Soll-Prozesse aus? Wie wird zusammengearbeitet? Welche Anpassungen am Projektplan sind notwendig?


“Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium für ANTRAGO war die gute Betreuung der RR Software GmbH vom ersten Kontakt an. Die Mitarbeiter setzten sich mit uns zusammen, um gemeinsam ein passendes Konzept auszuarbeiten. Dadurch wurden unsere speziellen Anforderungen und Wünsche von Anfang an individuell berücksichtigt.”

(PIW Training & Beratung GmbH)







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SCHULUNGEN

Grundlage für Entscheidungen im Projekt und für die weitere Konfiguration

Im Rahmen der Projektarbeit müssen durch das Projektteam Entscheidungen getroffen werden, wie bestimmte Prozesse in ANTRAGO campus abgebildet werden sollen. Für diese Entscheidungen muss ANTRAGO-Wissen aufgebaut werden.

Aus diesem Grund startet die Projektphase immer mit einer zweitägigen Grundlagenschulung für das Projektteam. In dieser Schulung wird das Basiswissen zu ANTRAGO campus vermittelt und der Grundstein für die weitere Einführung gelegt. Die Vermittlung der Handhabung unserer Software ANTRAGO campus erfolgt im gesamten Projektverlauf.

Im Rahmen der einzelnen Projekttage wird gemeinsam an der Konfiguration gearbeitet und durch die eigenständige Umsetzung prägt sich die ANTRAGO-Handhabung sehr intensiv ein. Für bestimmte Themengebiete ist jedoch die Vermittlung im Rahmen von Schulungen sinnvoller. In regelmäßigen Abständen werden, ergänzend zu den Projekttagen, Schulungen zu den verschiedenen Themenschwerpunkten angeboten (z.B. zur Erstellung von Dokumenten mittels unseres Reportingtools oder zur Administration von ANTRAGO campus).

Die Schulung der Endanwender kann in zwei Varianten umgesetzt werden. Die Mitglieder des Projektteams übernehmen als Key-User die Schulung ihrer Kollegen. Alternativ werden Ihre Nutzer durch die Mitarbeiter der RR Software GmbH geschult. Die Schulungsinhalte, das Vorgehen und der Schulungsumfang werden im Projektteam abgestimmt.

Schulungen – Wissensvermittlung für das Projektteam: Schaffung einer Grundlage für zukünftige Entscheidungen Aufbau fundierter Kenntnisse für die eigenständige Konfiguration einfache Erstellung von Serienbriefen, Zeugnissen oder Bestätigungen eigenverantwortliche Administration von ANTRAGO campus


“ANTRAGO-Schulungen: kurzweilig – informativ – lehrreich – hilfreich. Auch komplexe Sachverhalte in ANTRAGO konnten dank der hohen fachlichen Qualifikation des Dozenten leicht vermittelt werden. Die neuen Erkenntnisse helfen uns bei der täglichen Arbeit mit ANTRAGO.”

(BKK Akademie)







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PROJEKTTAGE

Gemeinsam konfigurieren wir Ihre Campus Management Software

Auf Basis der Analyse wird das Projekt in einzelne Meilensteine unterteilt, z.B. die Studierendenverwaltung oder die Studiengangsverwaltung. An den Projekttagen werden alle Soll-Prozesse des entsprechenden Meilensteins noch einmal gemeinsam durchgegangen und die neuen Prozesse definiert.

Hierbei gehen wir gemeinsam deutlich stärker in die Details und jeder einzelne Prozessschritt wird besprochen. Unsere Mitarbeiter unterweisen alle Mitglieder des Projektteams in den notwendigen Konfigurationsarbeiten zur Abbildung der einzelnen Prozesse.

Durch dieses Vorgehen wird an Ihrer Hochschule das Wissen aufgebaut, ANTRAGO campus eigenständig, ohne Unterstützung der RR Software GmbH, zu administrieren und auf laufende Veränderungen hin anzupassen. Auf diese Weise wird jeder einzelne Meilenstein gemeinsam abgearbeitet und ANTRAGO campus auf Ihre Anforderungen bezogen konfiguriert.

Die im Kickoff vorgeschlagenen Soll-Prozesse werden durch dieses Vorgehen verfeinert und finalisiert. Die Anzahl der notwendigen Projekttage richtet sich nach dem umzusetzenden Projektumfang und der Komplexität Ihrer Prozesse sowie der Größe und Struktur der Hochschule.

Projekttage – Mehr als nur Feinanalyse: Aufteilung des Projektes in einzelne Meilensteine anhand von Aufgabenpaketen Einarbeitung der Prozesse jedes Meilensteins in ANTRAGO gemeinsame Definition des finalen Soll-Prozesses Aufbau von vertieftem ANTRAGO-Wissen an Ihrer Hochschule


“Einen wichtigen Beitrag zu diesem Projekterfolg leisteten unter anderem auch die regelmäßigen von der RR Software GmbH durchgeführten Projektbesprechungen, in denen der Projektfortschritt (z.B. im Hinblick auf Programmerweiterungen) kontinuierlich analysiert und die nächsten Projektschritte konkret abgestimmt wurden.”

(Fachhochschule für Finanzen Nordrhein-Westfalen)







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ANPASSUNGSPROGRAMMIERUNGEN

Erweiterung des Funktionsumfanges

Trotz weitreichender Funktionen in ANTRAGO campus kann es im Einführungsprojekt immer wieder dazu kommen, dass bestimmte Anforderungen nicht im Standardumfang abgebildet werden. Ist dies der Fall, werden die gewünschten Funktionen geprüft und im Rahmen einer Anpassungsprogrammierung umgesetzt (sofern diese in das Nutzungskonzept von ANTRAGO passen).

Bei jeder Anpassung ist es wichtig, dass beide Seiten (Auftraggeber und Auftragnehmer) immer den genauen Umfang der Anpassung verstehen und die gleichen Erwartungen an eine Anpassung haben. Zur Sicherstellung dieser Grundanforderung wird im Rahmen der Projekttage die geplante Programmierung genau besprochen und die verschiedenen Anwendungsfälle werden diskutiert. Auf dieser Grundlage wird ein Lastenheft erstellt, in dem die Zielsetzung, die Anwendungsfälle und die Parameter, unter denen eine Anpassung funktionieren soll, beschrieben sind. Dieses Lastenheft wird durch das Projektteam Ihrer Hochschule geprüft und im Projekttag thematisiert. Notwendige Änderungen werden in das Lastenheft aufgenommen.

Dem Lastenheft kommt eine mehrfache Bedeutung zu. Es stellt die Grundlage für die Aufwandskalkulation, die Beauftragung, die Erstellung des Pflichtenheftes, die Tests und die Dokumentation der Anpassung dar. Nach der Umsetzung der Programmierung durch unsere Softwareentwicklung erfolgen umfangreiche Funktionstest durch die Qualitätssicherung der RR Software GmbH. Hierbei wird geprüft, ob sich die Anpassungen im Rahmen der Vorgaben des Lastenhefts befinden und ob es ungewollte Seiteneffekte auf bestehende Programmierungen gibt. Sollte es Abweichungen von den definierten Eigenschaften geben, wird korrigiert. Anschließend wird die geschaffene Funktion in die Standarddokumentation der Software ANTRAGO campus aufgenommen.

Beschreibung und Umsetzung von Anpassungen am Quellcode: genaue Abstimmung der Anforderung Erstellung eines Lastenheftes und gemeinsame Abnahme Umsetzung des Lastenheftes durch die Softwareentwicklung interne Tests durch das Qualitätsmanagement der RR Software GmbH Abnahme auf Grundlage des Lastenheftes Dokumentation im Rahmen der Handbücher


“Durch die lösungsorientierte Projektarbeit mit der RR Software GmbH konnte das Programm optimal entsprechend unserer Bedürfnisse konfiguriert werden. Dabei haben wir so gut wie nie die Auskunft bekommen, dass unsere Wünsche und Anforderungen nicht mit ANTRAGO abgedeckt werden können.”

(Justizakademie des Landes Nordrhein-Westfalen)







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DOKUMENTATION

Mehr als nur Handbücher

Die Dokumentation ist eine unbeliebte, aber sehr wichtige Tätigkeit. Gleichzeitig gilt auch hier der Grundsatz: Soviel Dokumentation wie nötig - und so wenig wie möglich. Aus unserer Erfahrung muss eine gute Dokumentation die Möglichkeit schaffen, Entscheidungen auch nach Monaten oder Jahren noch nachvollziehen zu können.

Zur Erreichung dieses Ziels haben wir eine einheitliche Strategie zur Dokumentation in unseren Projekten entwickelt. Projekttreffen, Schulungen, Sitzungen des Lenkungsausschusses oder andere relevante Besprechungen werden durch die Mitarbeiter der RR Software GmbH protokolliert und das Protokoll wird anschließend allen Beteiligten zur Freigabe übermittelt. Anpassungsprogrammierungen werden gemeinsam mit dem Kunden in Lastenheften fixiert.

Um jederzeit auf diese Dokumente zugreifen zu können, hat jeder Kunde Zugang auf ein geschütztes Kundenportal im Internet. Dieses basiert auf Microsoft SharePoint und bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Projekt. Von der Bereitstellung der Dokumentation, über den Austausch und die Versionierung von Projektunterlagen, bis hin zur Steuerung aller Aufgaben im Projekt – das ANTRAGO Kundenportal bietet eine optimale Basis für die Projektarbeit.

Umfassende Dokumentation durch: Protokollierung aller relevanten Projekttermine Erstellung von Lastenheften zur kompletten Erläuterung einer Anpassungsprogrammierung laufende Aktualisierung der Standarddokumentation Archivierung aller Dokumente im Kundenportal auf Basis des Microsoft – SharePoint







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KUNDENLEITFADEN

Beschreibung Ihrer Prozesse in Ihrem Stil

Eine Dokumentation der Software mit allen Einstellungen und Beschreibungen der Handhabung gehört zum Lieferumfang unserer Software. Diese Dokumentation erhalten Sie als PDF Datei oder als integrierte Online Hilfe in ANTRAGO. Doch wie arbeitet speziell Ihre Hochschule mit ANTRAGO campus?

Welche zusätzlichen Informationen werden bei der Erfassung eines Studierenden benötigt? Wie erfolgt die Abrechnung von Studiengebühren? Diese und viele weitere Prozesse werden im Projektverlauf festgelegt und in ANTRAGO campus gemeinsam konfiguriert. Das definierte Vorgehen wird in den Protokollen festgehalten. Genauso wichtig ist es, dieses Vorgehen auch in Ihre Prozessbeschreibungen aufzunehmen, um eine vollständige Integration Ihrer Campus Management Software in Ihre Prozesslandschaft zu dokumentieren.

Hierzu empfehlen wir Ihnen die Erstellung von eigenen Leitfäden zur Dokuementation Ihrer individuellen Prozesse. Diese stellen keinen Ersatz der ANTRAGO Handbücher dar, sondern sind eine auf Ihre Hochschule zugeschnittene Dokumentation Ihrer Arbeitsweise.

Kundenleitfaden – eine ganz persönliche Dokumentation: Beschreibung der Arbeitsweise Ihrer Hochschule kein Ersatz von Handbüchern, sondern individuelle Prozessbeschreibung Grundlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder als Nachschlagewerk für seltene Aufgaben eigenständige Erstellung durch Mitarbeitende Ihrer Hochschule







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DATENÜBERNAHME

Migration wertvoller Altdaten

Bei der Umstellung auf ein neues Campus Management System ist die Entscheidung zum Umgang mit den Altdaten von zentraler Bedeutung. Welche Migrationsstrategie soll verfolgt werden?

Grundsätzlich existieren hierbei drei Szenarien:

1) Vollständige Migration aller Altdaten

2) Migration der Daten der laufenden Studiengänge; die abgeschlossenen Studiengänge bleiben im Altsystem

3) Es werden keine Daten übernommen; neue Studiengänge werden im neuen System geführt & auslaufende Studiengänge werden im Altsystem betreut

Die Auswahl der richtigen Strategie hängt von vielen spezifischen Faktoren ab. Gerne beraten wir Sie bei der Entscheidung der für Ihre Hochschule optimalen Strategie. Grundsätzlich gilt, dass alle Daten aus einem Altsystem nach ANTRAGO campus übernommen werden können. Zu klären ist der Grad der Automation dieser Übernahme.

Stammdaten von Studierenden, Dozierenden oder Bewerbern lassen sich vollständig automatisiert übernehmen. Gleiches gilt für Immatrikulationen oder Teilnahmen an Weiterbildungen u.v.m. Anders sieht es z.B. bei den Berechnungsvorschriften für Prüfungsordnungen aus. Jedes Campus Management System hat ein anderes Vorgehen bei der Abbildung von Berechnungsebenen. Dies trifft auch auf Lösungen zu, die in Microsoft Excel oder Microsoft Access umgesetzt wurden. Daher müssen diese Berechnungsvorschriften einmalig im System erfasst – und anschließend durch Kopieren weiterverwendet und angepasst werden. Die Datenübernahme kann u.a. mittels einer Transferdatei erfolgen. Diese sollte dem ANSI-Code entsprechen.

Liegen die zu übernehmenden Daten unstrukturiert in einem oder mehreren Altsystemen vor, so ist ein zusätzlicher Aufwand zur Datenbereinigung und Aufbereitung vorzusehen. Dies sollte auf Grund der umfangreichen Kenntnisse der Daten durch Mitarbeiter Ihrer Hochschule erfolgen. In Abhängigkeit Ihres Altsystems kann die Datenübernahme auch auf Datenbankebene erfolgen. Hierbei werden die zu übernehmenden Daten direkt in die Datenbanktabellen von ANTRAGO campus migriert. Welche Variante zum Einsatz kommt, kann nach einer Analyse Ihrer Datenstruktur entschieden werden. Das Vorgehen und alle Aspekte der Datenmigration werden im Migrationskonzept dokumentiert.

Datenmigration – Übernahme Ihres digitalen Gedächtnisses durch: Definition der zu übernehmenden Daten Festlegung des Vorgehens bei der Datenaufbereitung Durchführung der Datenmigration via Transferdatei oder auf Datenbankebene Dokumentation der Datenmigration im Migrationskonzept







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GO LIVE

Produktiver Start des neuen Systems

Welche Strategie Sie beim Start in den Echtbetrieb auch verfolgen, wir begleiten Ihre Hochschule in dieser Phase. Für die Übergabe in den Wirkbetrieb werden zwei Möglichkeiten in Betracht gezogen: Die komplette Umschaltung zu einem bestimmten Termin oder der phasenweise Übergang in den Echtbetrieb. Viele Kunden starten mit der Abbildung des Bewerbermanagements sowie der Immatrikulation und führen weitere Phasen entsprechend des Hochschulkalenders ein.

Bei der Umsetzung begleiten wir unsere Kunden gerne vor Ort. Diese kann durch Präsenz während der ersten Tage des Livegangs erfolgen. Alternativ oder ergänzend kann eine nachgelagerte Projektphase, die einige Wochen nach dem Start des Echtbetriebs stattfindet, durchgeführt werden. In dieser Phase können offene Fragen und aufgetretene Probleme bei der praktischen Umsetzung der Prozesse besprochen und gelöst werden.

Zum Abschluss des Projektes werden die Soll-Projektziele aus der Analyse mit den erreichten Ist–Projektzielen des Projektes abgeglichen und ein Projektabschlussbericht erstellt.

Wirkbetrieb – Start der neuen Campus Management Software: stufenweiser oder kompletter Start Ihrer neuen Software Begleitung des Starts durch Vor-Ort Betreuung am Arbeitsplatz abschließende Projekttage zur Beantwortung von Fragen oder Nachsteuerung bei einzelnen Prozessen Auswertung der Zielerreichung und Projektabschluss


“Die Betreuung während des Einführungsprojektes war jederzeit vorbildlich und von einer freundschaftlichen und konstruktiven Zusammenarbeit geprägt. Während der Einführungsphase, und auch darüber hinaus, stand uns von der RR Software GmbH ein kompetentes Support-Team zu Seite, welches uns jederzeit behilflich war und um immer schnell und freundlich unterstützt hat. Mit der RR Software GmbH haben wir einen kompetenten und zuverlässigen Partner gefunden und bedanken uns beim gesamten Team für die gute Zusammenarbeit in jeder Phase des Projektes.”

(Norddeutsche Kälte-Fachschule)






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Unsere Kunden:

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Gern stehe ich Ihnen für Rückfragen zur Verfügung oder stelle Ihnen ANTRAGO campus persönlich vor.

Ulf Melchersstellv. Leiter Marketing & Vertrieb

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