Elaboration des feuilles de soins avec le logiciel AFFID

2012 - AFFID Systèmes

Elaboration des feuilles de soins avecle logiciel AFFID VITALE

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Impression : août 2012

Guide d'utilisation du logiciel AFFID VITALE


AFFID Systèmes

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3Contient


Table des matières

I Mise en route 5

................................................................................................................................... 51 Démarrage du logiciel

................................................................................................................................... 62 Sélection du praticien

................................................................................................................................... 63 Contrôle d'accès

................................................................................................................................... 74 Initialisation d'un dossier médecin

II Elaboration des feuilles de soins 9

................................................................................................................................... 101 Création d'une feuille de soins

................................................................................................................................... 132 Règles de gestion Spécifiques

.......................................................................................................................................................... 13Les accidents du travail

.......................................................................................................................................................... 15Les CMU

.......................................................................................................................................................... 18Les ALD

.......................................................................................................................................................... 19Les AME

III La télétransmission 21

................................................................................................................................... 211 Télétransmisson des feuilles de soins

................................................................................................................................... 232 Vérification des transmissions

Index 25

5

2012 - AFFID Systèmes Mise en route

1 Mise en route

Préalable

· Après avoir mis sous tention le poste de travail, lancez la connexion "Bureau à distance".

Cliquez sur

Saisissez le mot de passe :

fcmicro97

1.1 Démarrage du logiciel

Pour démarrer AFFID Vitale :

· Insérez d’abord votre carte de professionnel de santé dans le lecteur de cartes

· Allez dans le menu Démarrer, Programmes, AFFID Systèmes et cliquez sur Affid

Vitale, ou sur l'icône du bureau

Démarrage du logiciel6

2012 - AFFID SystèmesMise en route

1.2 Sélection du praticien

· Sélectionner votre nom par double clic gauche pour accéder au dossier contenant vos

feuilles de soins. (ou par unclic gauche sur le nom/Prénom et valider par le bouton ).

Si vous êtes remplaçant vous devez sélectionner le dossier du médecinque vous remplacez.

1.3 Contrôle d'accès

· Tapez « MASTER » (en majuscule) et validez par la touche Entrée ou en cliquant sur le

bouton .

Pour modifier ce mot de passe aller dans le menu Paramètres, Configuration desaccès et remplacer le champ « Mot de passe du praticien ».

Les médecins remplaçant doivent connaitre ce mot de passe pour utiliser lelogiciel

Initialisation d'un dossier médecin 7


1.4 Initialisation d'un dossier médecin

Identification du praticien

Pour effectuer des feuilles de soins, il faut en tout premier lieu que les données de la carteCPS soient enregistrées dans votre dossier (N° de facturation, caractéristiquesprofessionnelles...).

Accès au menu :

Soit par la barre de taches

Soit du menu principal

· Sélectionner Identification du praticien

Initialisation d'un dossier médecin8

2012 - AFFID SystèmesMise en route

· Cliquez sur le bouton Carte pour ré-afficher les informations de la Carte CPS (votre cartede professionnel de santé doit être inserée dans le lecteur de cartes)

· Saisissez votre Adresse, Ville et Code postal

· Cliquez sur le bouton Valider pour confirmer la saisie

Lorsque le logiciel accède aux informations de la carte à puces pour la première fois, lelecteur de cartes à puces active un signal sonore et affiche sur son écran le messagesuivant :

CARTE PSCODE PS 1 :_______

Vous devez entrer votre code confidentiel sur le clavier du lecteur et le confirmer par lebouton vert du lecteur.

REMARQUE : Un dossier ne peut-être initialisé que par le médecin titulaire. (Un remplaçantne peut-être le 1er utilisateur d'un dossier non initialisé par le médecintitulaire)

Initialisation d'un dossier médecin 9


2 Elaboration des feuilles de soins

L'accès aux feuilles de soins ne peut se faire que si le dossier du praticien a étéinitialisé lors de la première utilisation d'AFFID Vitale.

1 - Je suis le médecin titulaire du dossier, après avoir saisile mot de passe, il est possibled'élaborer des feuille de soins dans le menu : « Saisie des feuilles de soins ».

2 - Je suis le médecin remplaçant d'un praticien dont le dossier est déjà initialisé :

Je dois (à chaque remplacement) initialiser ma session remplaçant en allant dans lemenu « paramètres » et « Remplacement du praticien ».

Cette fonction n'est activable que si le remplaçant a sa propres Carte CPS.

· Cocher la case « Elaboration des feuilles de soins électroniques par un remplaçant »· Saisir votre N° de Facturation remplaçant · Insérer votre carte dans le lecteur· Valider

Il est alors possible d'élaborer des feuille de soins dans le menu : « Saisie des feuilles desoins ».

IMPORTANT : Avant de partir, après avoir télétransmis toutes les feuilles de soins, pensez àdécocher la case « Elaboration des feuilles de soins électroniques par un remplaçant »pour fermer votre session.

10

2012 - AFFID SystèmesElaboration des feuilles de soins

2.1 Création d'une feuille de soins

Le logiciel mémorise toutes les feuilles de soins déjà élaborées et sécurisées. Vous pourrezcréer, modifier, supprimer, rechercher, trier, imprimer et envoyer automatiquement aux caissestoutes vos feuilles de soins électroniques du même menu : "Livre des feuilles de soins".

Accès aux feuilles de soins électroniques

Pour réaliser une feuille de soins électronique :

A partir du menu d'accueil, cliquez sur Les Feuilles desoinspuis sur Saisie.

ou

A partir de la barre demenu, sélectionnez Fichiers puis Feuilles de soins

Création d'une feuille de soins 11

2012 - AFFID Systèmes Elaboration des feuilles de soins

Au dessous de la grille des prestations, des boutons de fonction sont proposés (activables parun clic gauche de la souris) :

Remarque : Les touches de fonctions du clavier (1ère rangée) ont une action équivalenteaux boutons de fonctions de la grille et peuvent être utilisées à leur place.

Touche Echap ou bouton

Permet le retour au menu précédent

Touche F1 ou bouton

Aide en ligne, donne les informations pour la saisie et lesopérations possibles à effectuer dans la grille en cours.

Touche F2 ou bouton

Initialise la commande “ ajouter une écriture ” à la suite desécritures déjà saisies dans le livre.

Touche F3 ou bouton

Initialise la commande “ modifier l'écriture sélectionnée ”. (positionner la barre de sélection sur l’écriture à modifier, avec lesflèches ou la souris)

Touche F4 ou bouton

Initialise la commande “ supprimer la ligne sélectionnée ”.(positionner la barre de sélection sur l’écriture à supprimer, avec lesflèches ou la souris)

Touche F5 ou bouton

Initialise la commande “ rechercher une écriture ” sur le critèrepréalablement activé par le bouton de fonction F7.

Touche F6 ou bouton

Initialise la commande “ visualiser ” donnant les imputationscomptables de la ligne sélectionnée.

Touche F7 ou bouton

Initialise la commande “ trier ” sur un critère choisi.

Touche F8 ou bouton

Initialise la commande “ copier ” la ligne sélectionnée. (Cettefonction facilite l’enregistrement des écritures régulières (parexemple les recettes mensualisées, virements clinique,...).

Touche F9 ou bouton

Initialise la commande “ imprimer ” le journal du livre en cours.

Touche F10 ou bouton

Initialise la commande " envoyer " lance la télétransmission desfeuilles de soins en attente.

Selon les menus certains boutons de commande sont inactifs (grisés)

Création d'une feuille de soins12


Ajouter une feuille de soins

Pour créer une feuille de soins :

· Insérez votre CPS dans le lecteur.

· Insérez la carte Vitale du patient dans le lecteur.

· Cliquez sur le bouton ou faites F2-Ajouter

Le logiciel lit les informations de la carte du praticien et celle du patient

La feuille de soins est créée par défaut avec les informations suivantes :

· Tarification Tiers Payant, Pas d’accident, Monnaie Euro, Règlement Chèque. · Le parcours de soins est renseigné à MTU

Vous pouvez à tout moment changer ces différentes informations dans la feuille de soinsélectronique.

Etape 1 : Double-cliquez surla prestation à facturer aupatient dans la liste (à gauchedu corps de la feuille de soins.

La date du jour, l'acte et letarif sont affichésautomatiquement dans lecoprs de la feuille de soins.

Vous pouvez modifier le modede règlement dans la zone"Règlement".

Etape 2 : Confirmez lacréation et la sécurisation dela feuille de soins en cliquantsur le bouton "Valider".

Remettez au patient, sa CARTE VITALE.

Les nouvelles feuilles de soins s'empilent dans le tableau du « livre des Feuilles de soins »avec la mention « ATTENTE TRANSMISSION ».

Mémo : Codes les plus utilisés en maisons médicales :

C CRD : Consultation avec Majoration astreinte DimancheC CRN : Consultation avec Majoration astreinte de NuitC CRS : Consultation avec Majoration astreinte Samedi

Création d'une feuille de soins 13


Sur la version AFFID 2012 le parcours de soins est paramétré pardéfaut : MTU (Urgence parcours de soins) et donc toujours associé àces prestations pour les patients de plus de 16 ans. L'indicateur MTUpour les moins de 16 ans s'enleve automatiquement.

Pour les cas exceptionnels, vouspouvez modifier le parcours desoins en cliquant sur la case"Parcours de soins" et valider votremodification (cette modification n'estfaite que pour la feuille de soins encours et ne sera pas mémoriséepour les prochaines FSE)

2.2 Règles de gestion Spécifiques

2.2.1 Les accidents du travail

Si l’information de l’accident du travail n’est pas déjà enregistrée, il faut cocher la caseaccident.

Renseigner la date de l’accident puis cocher la case "utilisation de l’attestation papier ou dufeuillet AT" (zones de saisie obligatoire)

Règles de gestion Spécifiques14


Puis renseigner le numéro de la caisse dans le champ « Organisme gestionnaire ». Ce N°doit figurer sur l’attestation papier dans la zone « organisme d’assurance maladie » =>Identification

REMARQUE : Si le numéro de caisse gestionnaire n’est pas renseigné sur l’attestationpapier, pour la plupart du temps il est indiqué sur la carte vitale du patient.

Vous pouvez accéder à ces informations en cliquant l’icône en fin de zone du nombénéficiare sur l’entête de la feuille de soin

Exemple : pour le patient ESSAI ADELE.

Règles de gestion Spécifiques 15


2.2.2 Les CMU

Si les données dans la carte vitale du patient sont à jour, le logiciel détermineautomatiquement la CMU. Lors de l’ouverture de la feuille de soins les cases « Tiers payant RO+RC » et« Complémentaire » sont cochées par défaut et apparaît dans Règlement « TP ».

Dans le cadre d’une CMU dont la carte vitale du patient n’est pas à jour, le N° de Mutuellene sera pas renseigné automatiquement.

Cocher sur la feuille de soin la case « Tiers payant (Hors) » , puis sélectionner « Tiers payantsur la part Obligatoire et Complémentaire géré par l’AMO »



Validez.

Revient sur la feuille de soins, sélectionnez alors complémentaire :

Cocher « Utilisation de l’attestation papier du bénéficiaire des soins »



Puis renseigner les zones de saisie obligatoire dans GESTION UNIQUE :

Zones de saisie obligatoire

Validez.

L'indication CMU est alors signifiée sur la feuille de soins.

Remarques : Les N° de mutuelle et leur libellé peuvent être saisis par avance dans le menuParamètres et Personnalisation des tiers payant (uniquement pour les mutuelles enmode gestion unique)

Cocher la case

CMU Générale, N° identification mutuelle : 99999997 (Géré par la caisse principale)

CMU Spécifique, N° identification mutuelle : 88888888 (Géré par l’AMC)

CMU Sortant, N° identification mutuelle : 55555551 (Assuré en fin de droit pendant 1an)



2.2.3 Les ALD

En cochant la case exonération de la feuille de soins vous pouvez même si la carte du patientn’est pas à jour forcer l’option A.L.D.

Sélectionnez la ligne "Soins relatifs aux ALD"

Lors de la validation de la FSE la mention "Avec ALD" apparaît sue la feuille de soins

Remarque : Dans le cadre d’une dispense d’avance de frais vous devez aussi cocher lanotion tiers payant sur la part obligatoire géré par l’AMO.



2.2.4 Les AME

Les Feuilles de soins pour les AME doivent être faites en mode « dégradé ». Pour cela ne pasinsérer de carte Vitale dans le lecteur.

Affiche message :

Cliquer sur Non

Exemple de saisie des données de l’attestation AME du patient

Code régime = 2 caractères Num

Code caisse = 3 caractères Num

Code centre = 4 caractères Num

Organ. destinataire = Code caisse

Centre info = 001 par défaut.

Valider

Cocher le 2ème choix puis AME et saisir la date de validité.



Valider

Cliquer sur

Saisie de l’Attestation

Remarque : le 1er chiffre de l’identifiant Mutuelle AME peut commencer par 8 ou 7. SiExonération du ticket modérateur (ALD,Maternité, AT…) ne par faire de FSE (car part AMO=0)

Valider



Puis validez votre feuille de soins

3 La télétransmission

Le Professionnel de Santé doit transmettre en fin de journée, les feuilles de soinsélectroniques aux Organismes d’Assurance Maladie Obligatoire.

Les Organismes d’Assurance Maladie Obligatoire reçoivent et vérifient l’intégrité des lots desfeuilles de soins électroniques transmises par le praticien. Elles renvoient ensuite un Accuséde Réception Logique (ARL) garantissant la bonne réception des lots (cet ARL officialise laprise en charge du flux par l’organisme).

3.1 Télétransmisson des feuilles de soins

Accès au menu pour télé-transmettre vos feuilles de soins :

· Soit à partir du livre des feuilles de soins, cliquez sur l'icône ou tiucheF10-Envoyer

Télétransmisson des feuilles de soins22

2012 - AFFID SystèmesLa télétransmission

· Soit par le menu Transmissions puis Transmission des feuilles

Ouverture de la fenêtre de connexion : Cet écran présente les différentes étapes de latélétransmission des feuilles de soins électroniques.

· La carte CPS doit être présente dans le lecteur.

· Pour confirmer la télé-transmission des feuilles de soins, cliquez sur Valider.

Une fois la télétransmission effectuée, les feuilles de soins émises passent du statut «ATTENTE TRANSMISSION » au statut « TRANSMISSION OK - ATTENTE ARL » avec le

pictogramme

Télétransmisson des feuilles de soins 23

2012 - AFFID Systèmes La télétransmission

Note :

Une journée de consultation moyenne chez un médecin généraliste peut produire un lot defeuilles de soins électroniques de moins de 50 Ko. Dans la majorité des cas (selon l’horairede transmission et la vitesse de transmission du modem), la durée de transmission d’unfichier quotidien moyen ne devrait pas dépasser 1 à 2 minutes.

La fonction du menu Impressions – Bordereau de transmissions vous permet d’éditersur papier selon la période demandée, la liste des feuilles de soins électroniquestransmises automatiquement.

Lors de la prochaine transmisssion le logiciel récupérera automatiquement tous lesAccusés de Réception Logique (ARL) de la précédente transmission.

3.2 Vérification des transmissions

Les fichiers retournés par les caisses d’assurances de maladie pour acquitter les feuilles desoins électroniques sont traduits et traités automatiquement par AFFID Vitale.

Dans le livre des feuilles de soins, des indicateurs permettent de suivre le statut des feuilles desoins déjà télétransmises.

Pictogrammes des feuilles de soins

Colonne Sla feuille de soins a été signée et sécurisée avec les cartes CPS et Vitale

la feuille de soins a été signée dans le mode dégradé (IRIS) sans la carte CPS ou Vitale

Vérification des transmissions24

2012 - AFFID SystèmesLa télétransmission

Colonne Rla feuille de soins a été signée et sécurisée avec les cartes CPS d'un médecinremplaçant

Colonne Vla feuille de soins a été transmise et est en attente d’un accusé de réception de lacaissela feuille de soins a été acceptée (conforme aux normes de transmission)la feuille de soins a été remboursée (paiement reçu des Tiers Payants)la feuille de soins a été rejetée (non conforme aux normes de transmission)la feuille de soins en mode dégradé (IRIS) a reçu une notification de transmissionpositive

Impression des documents

Vous pouvez imprimer à partir du menu Impressions, le bordereau des transmissions, le bordereau des Rejets de feuilles de soins et le bordereau des Remboursements reçusdes tiers payants.

25


Index

- A -

Accès à la télétransmission 21

Accès aux FSE 10

Accès dossier médecin titulaire 6

Accident du travail 13

Aide Médicale d'Etat 19

ALD 18

AME 19

- B -

Boutons de fonction 10

- C -

CMU 15

Conditions Médecin remplaçants 9

Connexion serveur 5

- I -

Identification du remplaçant 9

Impressions

Bordereau des Rejets des FSE 23

Bordereau des Rembouressement TP 23

Bordereau des transmissions 23

Indicateurs Statut des FSE 23

Initialisation du médecin titulaire 7

- L -

lancement AFFID Vitale 5

Lecture des données de la carte Vitale 13, 15

Les Accidents du travail 13

Les ALD 13

Les CMU 13

- M -

Mot de passe accès AFFID Vitale 6

- N -

Nouvelle FSE 10

- P -

Pictogrammes livre des FSE 23

- T -

Touches de fonction clavier 10

Documents

Elaboration des feuilles de soins avec le logiciel AFFID