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Guide d’utilisateur de l’application Eval’Bellan – Avril 2012 1
Afin d’aider les établissements dans la mise en œuvre de la démarche d’amélioration continue du service rendu, dans la phase d’évaluation interne, une
application informatique Eval’Bellan a été créée par la Fondation Léopold Bellan.
Cet outil permettra, pour chaque autorisation détenue1 par un établissement ou service social et médico-social, d’arrêter une évaluation interne, de générer
automatiquement un rapport d’évaluation interne (complet, synthétique), de produire des statistiques simples et de suivre la mise en œuvre d’un plan
d’amélioration continue du service rendu.
Les informations figurant dans ce guide ont pour objet de faciliter les premiers pas des utilisateurs sur cette application informatique.
A noter que les fonctionnalités permettant de générer les rapports d’évaluation interne (synthétique ou complet, indicateurs de performance) ne sont pas
accessibles dans cette première version. Toutefois, l’application – V2 permettra de générer automatiquement l’ensemble de ces outils. Elle sera adressée
prochainement aux utilisateurs.
1 Par exemple, un IME du secteur de la surdité disposant d’une autorisation de SEHA, SEES et SSEFIS devra remettre à l’autorité de financement trois rapports d’évaluation (un pour chaque autorisation concernée). Un centre
d’habitat disposant d’une autorisation de foyer hébergement et de service d’accompagnement et de soutien déposera, quant à lui, deux rapports.
Eval’Bellan
Guide d’utilisateur
Fondation Léopold Bellan – 64 rue du Rocher -75 008 PARIS
Guide d’utilisateur de l’application Eval’Bellan – Avril 2012 2
Connexion à l’application Eval’Bellan
Cette première page permet à l’utilisateur de se connecter à
l’application Eval’Bellan.
L’utilisateur doit d’abord choisir, au sein d’une liste
déroulante, l’établissement sur lequel il souhaite travailler,
étant rappelé que, par établissement, il faut entendre
l’autorisation de fonctionner : ainsi un Directeur d’IME
intervenant dans le secteur de la surdité pourra, (avec le
même identifiant et le même mot de passe) accéder à
l’évaluation interne de la SEHA, de la SEES et du SSEFIS de
cet établissement. Un rapport d’évaluation interne doit en
effet être remis à l’autorité de financement pour chaque
autorisation sociale ou médico-sociale détenue par la
Fondation.
L’utilisateur renseigne ensuite son identifiant et son mot de
passe. Cet identifiant et ce mot de passe lui auront été
adressés préalablement par mail avec le lien permettant de
se connecter à l’application.
L’identifiant correspond à l’adresse électronique de
l’utilisateur.
Le mot de passe devra impérativement être personnalisé par
l’utilisateur lors de la première connexion à l’outil. Une
fenêtre s’ouvrira automatiquement pour procéder à cette
modification.
Le mot de passe pourra être modifié ultérieurement par
l’utilisateur en cliquant sur le bouton « Mon compte » situé
en haut de chaque page.
Guide d’utilisateur de l’application Eval’Bellan – Avril 2012 3
Page d’accueil et orientation au sein des outils d’évaluation interne de la Fondation Léopold Bellan
(référentiel de bonnes pratiques ou indicateurs de performance)
Une première page permet à l’utilisateur de choisir l’outil
sur lequel il souhaite travailler : référentiel de bonnes
pratiques ou indicateurs de performance.
Lorsque l’utilisateur effectue une évaluation interne pour la
première fois sur l’application Eval’Bellan, cette page lui
permet, que ce soit pour le référentiel de bonnes pratiques
ou pour les indicateurs de performance, de démarrer une
évaluation interne en cliquant sur le lien correspondant
(« Démarrer une évaluation interne »)
Si des évaluations internes ont d’ores et déjà été réalisées
sur cette application et archivées, qu’il s’agisse du
référentiel de bonnes pratiques ou des indicateurs de
performance, l’utilisateur peut accéder à ces évaluations
archivées en cliquant sur le lien correspondant (« Accéder
aux évaluations internes archivées »).
Enfin, la rubrique « En savoir plus sur les outils d’évaluation
interne » renvoie :
� sur la version pdf du Guide d’évaluation interne de
la Fondation Léopold Bellan où l’utilisateur peut
trouver une présentation complète des outils, une
fiche détaillant pour chaque indicateur les éléments
à prendre en compte pour son calcul et des
recommandations méthodologiques pour la
conduite de l’évaluation interne
� sur la version pdf du Guide d’utilisateur de
l’application.
Guide d’utilisateur de l’application Eval’Bellan – Avril 2012 4
Lorsque l’utilisateur démarre une évaluation interne, la page
ci-contre s’ouvre : l’utilisateur doit donner un nom à
l’évaluation qu’il débute (par exemple : RBP/Avril 2012 pour
la partie Référentiel de bonnes pratiques ou IP/Avril 2012
pour la partie Indicateurs de performance). Ce nom sera
ensuite repris dans l’application à chaque fois que
l’utilisateur se connectera. Il permettra également de
retrouver cette évaluation dans les archives lorsque celle-ci
sera archivée.
Après avoir renseigné le nom de l’évaluation en cours,
l’utilisateur accédera à l’outil choisi sur la page d’accueil
(référentiel de bonnes pratiques ou indicateurs de
performance, selon le choix qu’il aura fait initialement).
Guide d’utilisateur de l’application Eval’Bellan – Avril 2012 5
Lorsque l’utilisateur ouvre l’application Eval’Bellan alors
qu’une évaluation interne est en cours, la page d’accueil
comporte les liens suivants :
� « continuer l’évaluation interne » pour poursuivre une
évaluation interne en cours, sachant que l’utilisateur
peut se connecter aussi souvent qu’il le souhaite pour
renseigner le référentiel de bonnes pratiques ou les
indicateurs de performance.
� « clore l’évaluation interne » : cette fonctionnalité est
accessible au seul Directeur qui, lorsqu’il estimera que
l’évaluation est terminée, pourra clore le dossier. Une
fois close, l’évaluation interne restera accessible dans
les archives. Concernant le référentiel de bonnes
pratiques, le fait de clore l’évaluation figera la partie
diagnostique de l’évaluation interne (cotation des
critères de bonne pratique, sources d’information et
commentaires – cf. infra). La partie Actions
d’amélioration pourra être modifiée sur chaque fiche
critère, le plan d’actions d’amélioration continue du
service rendu devant vivre tout au long des cinq ans
qu’il couvre (par exemple, l’ajout d’une nouvelle
action).
� « accéder aux évaluations internes achivées »
Ce fonctionnement est le même pour le référentiel de
bonnes pratiques et les indicateurs de performance.
La page d’accueil est accessible à tout moment via les
boutons « Accueil » situés en bas à gauche et haut à droite
de l’écran, ainsi que par un clic sur le logo de la Fondation.
Guide d’utilisateur de l’application Eval’Bellan – Avril 2012 6
La navigation sur la partie « Référentiel de bonnes pratiques »
Lorsque l’utilisateur choisit de travailler sur le référentiel de bonnes
pratiques, les pages suivantes apparaissent. Elles permettent d’accéder
aux différents critères de bonnes pratiques en cliquant sur le domaine,
puis, le chapitre et la référence que l’utilisateur souhaite renseigner. La
navigation au sein du référentiel de bonnes pratiques est libre :
l’utilisateur peut travailler sur les domaines, chapitres et références dans
l’ordre qu’il se sera fixé au regard des priorités de l’établissement.
Le chemin de fer permet
la navigation au sein du référentiel de bonnes pratiques.
Guide d’utilisateur de l’application Eval’Bellan – Avril 2012 7
La page ci-contre permet à l’utilisateur de renseigner un
critère.
Chaque critère de la référence est accessible via l’onglet
correspondant à sa numérotation. Les critères de niveau 1 et
de niveau 2 sont identifiés par la couleur de l’onglet : bleu
clair pour les critères de niveau 1 et bleu foncé pour les
critères de niveau 2 (sur la notion de critères de niveau 1 et
de niveau 2, cf. le Guide de l’évaluation interne de la
Fondation Léopold Bellan).
L’utilisateur peut naviguer sur les critères dans l’ordre qu’il
souhaite. Les critères de niveau 2 ne peuvent cependant
être renseignés que lorsque les critères de niveau 1 de la
référence ont été, eux-mêmes, évalués.
Pour chaque critère, l’utilisateur doit renseigner la cotation
en cliquant sur le bouton correspondant à l’appréciation
qu’il fait du critère, indiquer quelle(s) source(s)
d’information permet(tent) de justifier la cotation, joindre le
ou les fichier(s) pdf de cette ou ces source(s) d’information
en cliquant sur le bouton « Ajouter un document » et
apporter un commentaire à l’appréciation qu’il est fait du
critère (identifier les dispositions en place/les pratiques
observées et les effets constatés pour les personnes
accompagnées, identifier les écarts entre le critère et les
dispositions en place/ les pratiques observées, rechercher
les éléments explicatifs de ces écarts, identifier les points
forts et les points à améliorer). A noter que lorsque
l’utilisateur coche la cotation « Pratique systématiquement
conforme au critère », un fichier pdf justifiant cette cotation
doit obligatoirement être joint.
L’utilisateur peut supprimer un fichier pdf attaché à un critère en sélectionnant le fichier concerné dans la fenêtre correspondante et via le bouton « Supprimer ».
Guide d’utilisateur de l’application Eval’Bellan – Avril 2012 8
Lorsque l’utilisateur clique sur le bouton « Ajouter un
document », la fenêtre ci-contre s’ouvre laissant la
possibilité à l’utilisateur de télécharger un document
permettant de justifier la cotation du critère.
Si ce document a déjà été téléchargé pour justifier un
autre critère, l’utilisateur le sélectionnera dans la liste
déroulante qui s’affichera.
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Sous la partie qui permet l’évaluation du critère et sa
justification (cf. supra), l’utilisateur peut renseigner une ou
plusieurs action(s) d’amélioration portant sur le critère
concerné.
Une fiche action doit obligatoirement être renseignée dès
lors que le critère est coté « Pratique insuffisamment ou non
conforme au critère ».
Pour chaque action d’amélioration, l’utilisateur renseignera
l’intitulé de l’action, les résultats qu’il en attend (pour les
personnes accompagnées, l’établissement ou le service, les
salariés) et les moyens qu’il prévoit d’y consacrer (moyens
humains, matériels, organisation …). Il définira un indicateur
de suivi, la personne en charge de la mise en œuvre de
l’action d’amélioration et l’échéance fixée.
Via le bouton « Nouvelle action d’amélioration », l’utilisateur
peut créer jusqu’à cinq actions d’amélioration du service
rendu en lien avec le critère évalué.
L’ensemble des actions d’amélioration saisies dans
l’application est compilé dans un plan d’amélioration
continue du service rendu accessible via le bouton « Plan
d’amélioration du service rendu » disponible sur la page
d’accueil ou les pages énonçant les domaines, chapitres et
références.
A noter que la page sur laquelle l’utilisateur renseigne le critère et inscrit des actions d’amélioration peut être imprimée soit via une copie de l’
Guide d’utilisateur de l’application Eval’Bellan – Avril 2012 10
Lorsque l’utilisateur renseigne le critère et une action
d’amélioration, il lui appartient de cliquer sur
« Sauvegarder » ou « Sauvegarder et passer au suivant ».
Une fenêtre indiquant que la sauvegarde est effectuée
apparaîtra.
Le bouton « Sauvegarder » permet à l’utilisateur de rester
sur la page en cours, par exemple pour y ajouter une
seconde ou une troisième action d’amélioration (pour
chaque critère ou indicateur, l’utilisateur peut prévoir cinq
actions d’amélioration au maximum – cf. supra).
Guide d’utilisateur de l’application Eval’Bellan – Avril 2012 11
Dès lors qu’une action d’amélioration est saisie, l’utilisateur
peut en créer une nouvelle en appuyant sur la bouton
« Nouvelle action d’amélioration ». Pour sauvegarder cette
nouvelle action, la sauvegarde se fait via le bouton
« Sauvagarder la nouvelle action d’amélioration » situé en
bas à droite de l’écran.
La partie supérieure de la feuille sur lequel l’utilisateur
renseigne le critère de bonne pratique (cotation, sources
d’information, fichier attaché et commentaires) peut
également être modifiée. La sauvegarde se fait alors via le
bouton « Sauvegarder le critère » ou « Sauvegarder le critère
et passer au suivant » situé entre la partie haute de la feuille
dédiée au renseignement du critère et la partie basse dédiée
aux actions d’amélioration.
Guide d’utilisateur de l’application Eval’Bellan – Avril 2012 12
Les autres fonctionnalités de l’application Eval’Bellan concernant le référentiel de bonnes pratiques
A partir de la barre d’outils que l’on retrouve sur la page
d’accueil et les pages énonçant les domaines, chapitres et
référence, l’utilisateur peut accéder :
� au « Sommaire détaillé » : cette fonction permet de
naviguer dans l’ensemble des domaines, chapitres,
références et critères (cf. infra)
� au Plan d’amélioration continue du service rendu (cf.
infra)
� aux rapports synthétique et complet de l’évaluation
interne que l’outil permettra de générer
automatiquement. Cette fonctionnalité sera
disponible prochainement.
� à des statistiques simples (% de critères selon le
niveau de cotation) par domaine et par chapitre (cf.
infra).
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La page « Sommaire détaillé » permet d’accéder à
l’ensemble des domaines, chapitres, références et critères.
En cliquant sur un critère, l’utilisateur peut accéder
directement à la fiche correspondante afin de la renseigner,
la visualiser ou la modifier.
Sur cette page, les critères renseignés sont précédés de la
mention « OK » et un carré de couleur indique la cotation
retenue pour le critère considéré.
A terme, l’outil devrait permettre de faire des tris par
cotation pour permettre à l’utilisateur d’identifier
rapidement ses points forts et ses points à améliorer et
visualiser, par ailleurs, les critères non renseignés.
Guide d’utilisateur de l’application Eval’Bellan – Avril 2012 14
La page « Statistiques » permet d’accéder à des
représentations graphiques de la cotation des critères au
sein de chaque domaine et de chaque chapitre composant le
référentiel de bonnes pratiques.
Lorsque l’utilisateur est sur la page des statistiques par
domaine, il accède aux statistiques par chapitre en cliquant
sur le bouton « Cliquez pour voir le détail ».
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La navigation sur la partie « Indicateurs de performance »
La page ci-contre permet d’accéder à la liste des 17
indicateurs de performance de l’outil d’évaluation interne
de la Fondation Léopold Bellan.
L’utilisateur clique sur l’indicateur qu’il souhaite renseigner.
Les indicateurs déjà renseignés sont suivis de l’indication
« OK ».
Guide d’utilisateur de l’application Eval’Bellan – Avril 2012 16
Après avoir cliqué sur un indicateur, l’utilisateur arrive sur
une page qui lui permet de renseigner :
� l’indicateur : résultat chiffré de l’année considérée et
commentaires (justifiant le niveau de l’indicateur)
� la ou les action(s) d’amélioration en lien avec cet
indicateur (cette partie se présente de la même
manière que pour les critères de bonne pratique :
intitulé de l’action d’amélioration, résultats attendus,
moyens pour sa mise en œuvre, indicateur de suivi,
personne en charge de la mise en œuvre et
échéance) : comme pour les critères de bonne
pratique, il est possible de renseigner, au maximum,
cinq actions d’amélioration par indicateur de
performance.
La sauvegarde des pages relatives aux indicateurs s’effectue
de la même manière que sur les pages relatives aux critères
de bonne pratique (cf. supra).
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Le plan d’amélioration continue du service rendu
L’application Eval’Bellan permet de compiler l’ensemble des
actions d’amélioration saisies en face des critères de bonne
pratique et indicateurs de performance au sein d’une même
page.
Un onglet compile les actions d’amélioration liées aux
critères de bonne pratique et un second celles liées aux
indicateurs de performance.
Un ascenseur en cas de la page permet de naviguer sur la
page de gauche à droite et de droit à gauche.
L’utilisateur peut effectuer des tris multiples par domaine,
chapitre, référence, critère, personne en charge de la mise
en œuvre et échéance en cliquant sur l’intitulé de la colonne
correspondante. Ces tris se cumulent. Pour annuler les tris
en cours, l’utilisateur clique sur le bouton correspondant.
Le plan d’amélioration continue du service rendu peut être
généré en pdf.
