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EverSuite Case Management

Philippe Kerrest – Consultant ECM

Gestion des processus documentaires et instruction de dossiers électroniques

PROBLÉMATIQUE ET ENJEUX

3© EVER TEAM SA – www.ever-team.com

Cliquez pour modifier les styles du texte du masque

Deuxième niveau

• Troisième niveau

Cliquez pour modifier le styleLa problématique

Prendre en compte les différents canaux d’arrivée des demandes Client, Fournisseur, Collaborateur… Courrier, Fax, E-mails, Portail, Plateforme téléphonique …

S’assurer qu’il n’y a aucune perte de documents

Réduire les temps de circulation et traitement des documents

Mieux lisser les charges de travail indépendamment des sites géographiques

Construire un Référentiel Documentaire ( Dossier Client 360° )pour le mettre au service DES applications métiers

Obtenir des indicateurs statistiques pour mieux piloter

Améliorer la productivitéEtre conforme aux obligations réglementaires

LE PROGICIEL EVERSUITE CASE MANAGEMENT



Deuxième niveau


Cliquez pour modifier le style

Analyse Big Data

Identification des tendances, problèmes complexes…

Analyse linguistique & sémantique, recherche par facettes…

Numérisation papier E-Mail, Docs Office E-mails Flux données Connecteurs Vidéo & Audio Speech to Text…

Centralisation, partage et capitalisation de l’information

Procédures qualité

Documentation technique

Dossiers clients, fournisseurs…

Instruction de dossiers et gestion des documents associés

Gestion de courriers, octroi de crédit, saisines, réclamations…

EverSuite, solution complète et intégrée

GED &

Référentiel

d’Entreprise

Archivage

& Compliance

Capture

Case Management Gestiondes processus

Recherche &Valorisationdu Contenu



Deuxième niveau



Système d’Archivage Mixte : électronique et physique

Archivage à valeur probatoire

E-Discovery

Numérisation papier E-Mail, Docs Office E-mails Flux données Connecteurs Vidéo & Audio Speech to Text…

Centralisation, partage et capitalisation de l’information

Procédures qualité

Documentation technique

Dossiers clients, fournisseurs…

Instruction de dossiers et gestion des documents associés

Gestion de courriers, octroi de crédit, saisines, réclamations…

EverSuite, solution complète et intégrée

GED &

Référentiel

d’Entreprise

Archivage

& Compliance

Capture

Case Management Gestiondes processus

Recherche &Valorisationdu Contenu



Deuxième niveau


Cliquez pour modifier le styleEverSuite Case Management : Les points clés

+ Gain de productivité

+ Pilotage et lissage de l’activité

+ Optimisation de la chaine de traitement d’une demande

+ Flexibilité d’adaptation et de prise en main

+ Une offre packagée, rapide de mise en œuvre pour

un ROI inférieur à un an



Deuxième niveau


Cliquez pour modifier le styleCouverture fonctionnelle (1/2)Acquisition & Production

Gestion de documents multi-formats : Office, eMail, …

Acquisition des flux entrants : numérisation (LAD/RAD),flux dématérialisés, …

Acquisition & accès depuis l’explorateur Windows ou la messagerie

Processus de traitement des tâches

Répartition des tâches dans des corbeilles de traitement

Processus collaboratifs de traitement « ad hoc »

Supervision à chaud, à froid.

Gestion du référentiel

Gestion de dossiers dans un plan de classement personnalisé (modèles)

Classement automatique ou manuel (règles)

Non-duplication : un même document présent dans plusieurs dossiers

Gestion de la sécurité au niveau des dossiers & documents

Publication

Génération automatisée des documents sortants

Publication multi-formats et multi-canaux

Accès en mode déconnecté.



Deuxième niveau


Cliquez pour modifier le styleCouverture fonctionnelle (2/2)Recherche & Navigation

Recherche simple et rapide (type « Google »)

Recherche sur la structure et le contenu des documents et dossiers

Formulaires de recherche paramétrables

Rebonds d'un document vers un dossier

Feuilletage d'un dossier

Archivage et obligations légales

Traçabilité complète des documents et des opérations

Signature électronique des documents

Stockage distribué et multi-support

Format de stockage & d’archivage conforme aux normes et standardsSOX, NFZ 42-013, …

Intégration à l’existant

Accès depuis le bureau windows et la messagerie

Accès aux informations du Système d’Information (ERP, CRM, …)

Accès depuis les applications du SI (ERP, CRM, …)

Authentification intégrée (LDAP).



Deuxième niveau



EverSuite Case Management

Vue 360°



Deuxième niveau



Les fonctions à retenir

Vue 360°

Acquisition multi sources

1

Injection par typologie de documents

2

Référentiel de classement métier

3Maitrise des

processus métiers4

Sécurisation du stockage

5

Gestion de corbeilles de tâches pour action

6

Recherche et accès facilité aux documents

7

Module d’archivage dédié

8

Traçabilité des actions9

Souplesse d’un progiciel intégré

10



Deuxième niveau



Une application 100% Web

• Authentifier les accès en se basant sur LDAP• Mécanismes de SSO (« Single Sign On ») disponible

Toutes les interfaces sont 100% Web :• Déploiement rapide

Acquisition



Deuxième niveau



AcquisitionDepuis l’interface Web

Fiche descriptive



Deuxième niveau



AcquisitionNumérisation

• Prise en compte des fortes volumétries de documents .• Eventail complet de fonctions de numérisation :

• Numérisation par lots, • Nettoyage d’image, redressement automatique• Gestion de séparateurs • Lecture d’un code à barres (séparateur et/ou métadonnées)

• Gestion de pages blanches• Recto/verso systématique• Contrôle qualité• Post-marquage

• Support des interfaces ISIS, • Pilotage de tout type de scanner (appoint, prod, multifonctions.



Deuxième niveau



AcquisitionDepuis le bureau windows et ses applications

Poste de travail

Dépôt de vos documentspar glisser / déposer depuis Windows

Dépôt des fichiers depuis toutes les applications bureautiques et métier.Ouverture par simple clic.



Deuxième niveau



AcquisitionDirectement depuis Outlook

• EverSuite for Outlook pour intégrer, stockeret restituer vos e-mails

• L’utilisateur, depuis sa boîte Outlook, visualise l’arborescence EverSuite et peut déposer les emails qu’il doit archiver par simple glissement avec la souris.

Indexation



Deuxième niveau



Identification / Indexation

• Définition d'une liste d’index pour chaque type de document• Les index pré alimentés automatiquement par l’acquisition• Contrôles d’aide à la saisie possible

• liens vers des application annexes, • listes d’autorité• le calendrier• etc.

Gestion de processus



Deuxième niveau



Gestion de processusL’affichage des corbeilles

Liste des tâches affectées à une corbeille



Deuxième niveau




L’utilisateur peut avoir accès à plusieurs corbeilles :

• Un gestionnaire peut avoir accès à sa corbeille personnelle, et aussi à des corbeilles d’attentes choisies en fonction de ses compétences

• Un responsable pourra avoir une visibilité sur les corbeilles de ses collaborateurs.



Deuxième niveau




• La liste des colonnes est variable en fonction de la corbeille et de la tâche en cours. On pourra donc imaginer des différences selon les types de documents, le statut de la tâche, …

• On peut filtrer et trier en fonction des colonnes.

• Les informations peuvent être lues depuis les index du document ou depuis des informations piochées dans le SI

Filtres par index



Deuxième niveau




• Une priorité est calculée automatiquement par EverSuite pour chaque tâche.

• Un drapeau de couleur permet de visualiser facilement le niveau de priorité d’une tâche.

Filtres par priorités



Deuxième niveau


Cliquez pour modifier le styleGestion de processus

Le calcul des priorités

Les priorités sont automatiquement calculées par EverSuite, en fonction : de l’âge (ou le délai) du document ou de la demande des index reconnus ou saisis de valeurs lues dans le SI d’interactions manuelles

On utilise un moteur de règles : Ce moteur est indépendant du moteur de workflow Les statuts et les corbeilles peuvent également être calculées par ce moteur

de règlesLes priorités seront recalculées :

tous les jours à la demande chaque fois qu’un index est modifié



Deuxième niveau



Gestion de processus

Un moteur de workflow



Deuxième niveau



Ouverture d’un pli

Index de la

demande

Le premier document

de mon pli est affiché

Tâche en cours



Deuxième niveau



Rebond dans le plan de classement depuis la tâche

• Depuis la tâche en cours de traitement, le Gestionnaire a accès à tous les documents du dossier de son client,organisés ou non en plans de classement

Référentiel de documents



Deuxième niveau



Plan de classementAccès à la liste de tous les documents

Ouvrir le plan de classement

Arborescence du plan de classement

• Les documents sont automatiquement classés en fonction de leurs caractéristiques• Ces règles de classement permettent de grouper des documents en constituant des dossiers



Deuxième niveau



Plan de classementGestion des droits

• Pour chaque dossier il est possible de gérer des droits d’accès• Les droits peuvent alors être appliqués en cascade aux dossiers « fils »• Un dossier peut également hériter des droits définis sur le dossier « père »

Recherche



Deuxième niveau



Saisie du critère de recherche

Lance la recherche

Zone de saisie du critère recherché

• La liste déroulante permet de choisir le type de documents recherché• Grâce à l’usage des caractères génériques il est possible d’effectuer une recherche « approchée » : • « hoch* » permettra de trouver « HOCHE » par exemple



Deuxième niveau



Recherche multi-critères

• Le mode de recherche "avancée" permet de cibler les critères à rechercher• Les assistants d'aide à la saisie sont utilisables• Les documents héritent des index de leur pli



Deuxième niveau



Liste des résultats

Rappel l’écran de recherche

Résultats de la recherche

Cliquer sur un entête de colonne permet de trier les résultats

Le trombone ouvre directement le document trouvé.



Deuxième niveau



Ouvrir un document depuis son dossier

Cet icône permet d’ouvrir le document à partir du dossier dans lequel il a été automatiquement classé

Consultation



Deuxième niveau



Consulter un document

Suivi des versions

Signature numérique



Deuxième niveau



Transférer une résultat par mail

Transférer des document par mail



Deuxième niveau



Annoter un document

Annoter un document

Produire un document



Deuxième niveau



Générer un courrier

• Je souhaite écrire à mon client pour lui demander des informations complémentaires• Le courrier est produit à partir d’un modèle• Une fusion avec les méta données disponible est possible



Deuxième niveau



Un document produit automatiquement

• Un courrier est produit automatiquement en fonction • d’un modèle• des informations contenues dans la base de données

• Un code à barres a été ajouté pour faciliter la récupération du document

Statistiques et traçabilité



Deuxième niveau



Tracabilité du traitement du document

Accès à l’historique du document ( Traitement)



Deuxième niveau



Tracabilité des actions sur le document

Accès à l’historique d’utilisation du document



Deuxième niveau



Statistiques et supervision

1100 5500 4411

55 2200 66

55 2200 77

1100 3300 44

55 1100 1122

55 1100 1166

55 2200 66

2200 5500 3322

55 1100 44

55 1100 77

55 1100 1144

55 2200 88

55 2200 33

55 1100 22

55 1100 33

55 1100 99

55 1100 55 5

Administration



Deuxième niveau



Une console d’administration unifiée

Une console complète permet d’administrer les applications de gestion de contenu :• Applications,• Rôles,• Utilisateurs,• Menus,• Formulaires,• …



Deuxième niveau



Interface de modélisation des processus

CAS CLIENTS



Deuxième niveau



MAIF

Gestion des dossiers de sinistreCourrier, fax et e-mails

Déploiement sur 12 agences

1 200 gestionnaires de sinistre

10 000 plis par jours et par centre soit >10 Million de pages / an

Changement organisationnel facilité

Mutualisation de l’information

Fluidification des activités

http://www.maif.fr/portal/maif/tous;jsessionid=FiH5jXvNwMF0dc19IlaIsDxrmU5AIbU6tSyFbsXtElCURHUd2Wwf!-255967732



Deuxième niveau



Groupe Berri

Industrialisation des processus clients

Traitement des réclamations (AR)

Dossier Adhérent complet, mis à disposition des applicatifs métiers

Un déménagement sans interruption de services

BÉNÉFICES ET CONCLUSION



Deuxième niveau


Cliquez pour modifier le styleEverSuite Case Management - En synthèse

Solution packagée pour le traitement du courrier (papier, fax, mails, web…)

Qui s’adapte à votre organisation et à ses changements

Ventilation par Priorités / Compétences / Charges

Qui assure une traçabilité complète

Qui construit automatiquement le Dossier Client 360°

Qui permet un pilotage à chaud pour une meilleure productivité

Qui offre des statistiques de temps de traitement

Sans déploiement sur le poste et rapide à prendre en main

Scalabilité pour prise en compte des montées en charge

Facilement intégrable avec les applications du SI

PRÉSENTATION D’EVER TEAM



Deuxième niveau


Cliquez pour modifier le styleExperts de l'ECM

+ 20 ans d’expertise en gestion de Documents et de Contenu

Des centaines de clients en EMEA

10% de croissance en France en 2012

65% du CA à l’international



Deuxième niveau


Cliquez pour modifier le styleEverSuite

Un spectre ECM complet :

acquérir, produire, gérer, traiter, archiver, rechercher, valoriser

Des solutions packagées, paramétrables & évolutives

Disponibles sous J2EE ou SharePoint



Deuxième niveau


Cliquez pour modifier le styleDes centaines de références dans 15 pays

http://www.peelpolice.on.ca/Default.aspx

QUESTIONS & RÉPONSES



Deuxième niveau



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Deuxième niveau


Cliquez pour modifier le styleContact

Philippe KerrestConsultant ECM

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Deuxième niveau


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