Support de CoursFormation de base

10 leçons pas à pas...

2

SOMMAIRE

1ÈRE LEÇON: STRUCTURE D'UNE FEUILLE DE CALCUL EXCEL.................................................................... 3

2ÈME LEÇON: SAISIE DANS UNE CELLULE........................................................................................................... 4

A) SAISIE DE TEXTE: ........................................................................................................................................................ 4B) SAISIE DE CHIFFRES:.................................................................................................................................................... 5

3ÈME LEÇON: LA MISE EN FORME DU TABLEAU............................................................................................... 5

A) ELARGIR LES COLONNES:............................................................................................................................................. 5B) MODIFIER LA TAILLE. LA POLICE ET LE STYLE DES CARACTÈRES: ................................................................................... 6C) ALIGNEMENT DE CELLULES / CENTRAGE: ..................................................................................................................... 7D) FORMATAGE DES NOMBRES: ........................................................................................................................................ 7

4ÈME LEÇON : ENREGISTREMENT DE LA FEUILLE DE CALCUL.................................................................... 8

5ÈME LEÇON: FORMULES ET FONCTIONS........................................................................................................... 9

A) CALCULER LA SOMME: ................................................................................................................................................ 9B) UTILISATION DES OPÉRATEURS DE BASE: ...................................................................................................................... 9C) RECOPIE DE FORMULES:............................................................................................................................................... 9D) INSERTION DE NOUVELLES LIGNES ET/OU COLONNES:.................................................................................................. 10E) LA RECOPIE DE FORMULES ET SES RÈGLES, LES RÉFÉRENCES ABSOLUES ET RELATIVES:.................................................. 11

6ÈME LEÇON: LES BORDURES ET LA TRAME DE FOND ................................................................................. 11

A) LES BORDURES: ........................................................................................................................................................ 11B) LES COULEURS:......................................................................................................................................................... 12

7ÈME LEÇON: MISE EN PAGE ET IMPRESSION:................................................................................................. 13

8ÈME LEÇON: PRESENTATION DES DONNEES SOUS FORME GRAPHIQUE................................................ 15

A) LA CRÉATION DU GRAPHIQUE.................................................................................................................................... 15B) INTERVENTION MANUELLE SUR LE GRAPHIQUE: .......................................................................................................... 18

9ÈME LEÇON: IMPORTATION DE DONNEES....................................................................................................... 21

10ÈME LEÇON: PERSONNALISATION DES CELLULES AFFICHÉES, LA MISE EN FORMECONDITIONNELLE..................................................................................................................................................... 24

Document de travail de la Mission Informatique des CIO de l'Académie de Créteil.Conception et réalisation Jean François CASTELL - COP Chargé de Mission en Informatique.

3

E Mail: jfcastell@ac-idf.jussieu.fr

4

1ère leçon: STRUCTURE D'UNE FEUILLE DE CALCUL EXCEL.

Dès l'ouverture, Excel ouvre une feuille de calcul vierge ou plus exactement un classeur. Une feuille decalcul se compose au total de 256 colonnes (marquées A,B,C...puis AA, AB, AC...) et de 65536 lignes(marquées par des chiffres). Le petit animal (chat) est un compagnon (Excel en propose 9) dont lafonction est de vous aider. Vous pouvez le supprimer, le déplacer hors de la feuille, le réduire oul'appeler lorsque vous en avez besoin.

L’intersection entre une ligne et une colonne est une cellule.On appelle cellule active , celle qui est sélectionnée (à l'aide de la souris ou des flèches) et dont laréférence figure en haut à gauche sous la barre d'outils. (ex : Al). C'est dans la cellule active ques'affichera la saisie.

Les déplacements d'une cellule à l'autre se font à l'aide de la souris ou plus simplement à l'aide desflèches de direction. On peut également utiliser les touches ou combinaisons de touches suivantes :

CTRL + HOME Accès en début de feuillePAGE UP Remonte d'un écran vers le hautPAGE DOWN Descend d'un écran vers le basALT + PAGE UP Accès à un écran vers la gaucheALT + PAGE DOWN Accès à un écran vers la droite

Pour atteindre une cellule qui n'est pas affichée à l'écran, on utilisera les barres de défilement (encoreappelés ascenseurs verticaux et horizontaux).

5

Notion de "classeur":

Chaque feuille de calcul fait partie d'un classeur. Un classeur se compose par défaut (mais c'estentièrement paramétrable) de 3 feuilles de calcul . On passe d'une feuille à une autre par l'intermédiairedes onglets situés en bas d'écran.La feuille de calcul que l'on rend "active" passe au premier plan et se distingue des autres feuilles par sononglet blanc (les autres sont généralement grisé). Les petits boutons de magnétophone servent à se déplacer d'un onglet de feuille à l'autre (les deux extrêmes se positionnent respectivementsur le premier et dernier onglet de feuille).

2ème leçon: SAISIE DANS UNE CELLULE.

a) Saisie de texte:

Pour créer un tableau, il est préférable de commencer par saisir le texte descriptif (titre, intitulé(s) descolonnes et des lignes).Exercice: Saisir le texte dans les cellules de son choix, et se déplacer d'une cellule à l'autre au moyen desflèches de direction, (très pratiques car elles permettent de sauter à la cellule voisine tout en validant lasaisie précédente.).

Comme on peut le constater, Excel ne limite pas la saisie à la taille de la cellule. En effet si le texte est

6

plus long, il déborde sur la cellule voisine. Nous verrons dans la leçon suivante comment réajuster lataille des colonnes à la longueur des textes.En cas d'erreur, on peut revenir sur le dernier caractère saisi par la touche RETOUR ARRIERE oueffacer le contenu de la cellule soit par ECHAP si la cellule n'est pas encore validée ou directement parla touche SUPPR.

b) Saisie de chiffres:

Quelques principes sont à respecter pour la saisie des chiffres.

Pour saisir le séparateur de décimales, utiliser de préférence le "point" du pavé numérique du clavier(Excel le transforme en virgule à l'écran) ou directement la "virgule" mais ne jamais utiliser le "point"situé au dessus de la virgule sur le pavé numérique. Excel ne reconnaîtrait pas la valeur en tant quechiffre mais en tant que texte.

Excel ne tient pas compte des zéros saisis après la virgule, il vaut mieux par conséquent, ne pas lessaisir. Le formatage des cellules en chiffres permettra l'affichage automatique de 1,2,...décimales ouplus, ainsi que les symboles monétaires.

Par défaut les chiffres, s'ils sont reconnus en tant que tels, s'affichent à droite de la cellule (ceci pourraêtre modifié par la suite).Il est possible que le texte préalablement saisi, soit tronqué (c'est le cas de la cellule A7 dans larecopie d'écran ci dessus). Pas d'inquiétude, il est simplement masqué et on pourra aisément yremédier. C'est l'objet de la leçon suivante.

3ème leçon: LA MISE EN FORME DU TABLEAU.

Nous allons voir au cours de cette leçon :Comment élargir une colonne ? Comment modifier la police, la taille et le style des caractères ?Comment aligner les caractères dans une cellule ? Comment centrer un titre ? Comment formater lesnombres ?

a) Elargir les colonnes:

Il existe plusieurs solutions pour élargir une colonne, la plus couramment utilisée étant la suivante:Positionner le pointeur sur le bord droit de la colonne à élargir au niveau de la barre des titres descolonnes (A, B, C...), exactement sur le trait de séparation.

7

Le pointeur prend la forme d'une double flèche horizontale .Faire glisser le pointeur vers la droite en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé puisrelâcher lorsque la taille est appropriée.

On peut également laisser Excel ajuster lui-même la taille de la colonne à la zone de texte la plus longue,en plaçant le pointeur au même endroit que précédemment en cliquant deux fois avec le boutongauche de la souris.S'il est nécessaire d'affecter une taille identique à plusieurs colonnes, il vaut mieux procéder de la façonsuivante:

Sélectionner à l'aide de la souris les colonnes concernées, et ouvrir dans le menu, la commandeFORMAT, COLONNE, LARGEUR et indiquer la taille souhaitée (la taille correspond au nombrede caractères qu'il est possible d'inscrire dans la cellule avec une police standard).

Astuce: Si on doit sélectionner des colonnes non consécutives, sélectionner à l'aide de la souris maisen maintenant en plus la touche CTRL enfoncée. (Cette possibilité est valable pour toute sélection dechaînes de caractères non consécutives).

b) Modifier la taille. la police et le style des caractères:

La taille, la police et le style sont les attributs des caractères. Ils sont modifiables (après sélection descaractères ou de la chaîne concernée) à partir du menu FORMAT, commande CELLULE, ongletPOLICE.

Une fenêtre aperçu permet de visualiser les modifications apportées avant acceptation.

On peut également utiliser les boutons d'attributs situés sur la barre d'outils.

Le premier correspond à la police, le deuxième à la taille et les trois derniers au style (gras, italique,souligné). Un premier clic applique le format sur le caractère sélectionné (le bouton sélectionné

8

s'enfonce - cas du bouton gras), un deuxième clic (sur le même bouton) le supprime.

c) Alignement de cellules / centrage:

Par défaut, à la saisie, le texte s'affiche à gauche de la cellule, tandis que les chiffres se mettent à droite.Il est possible de le modifier à l'aide des boutons d'alignement de la barre d'outils.

gauche, centré, droite

Pour centrer une chaîne de caractères sur plusieurs cellules (exemple d'un titre), il faut procéder de lamanière suivante:

Sélectionner la plage de cellules sur laquelle le centrage doit être réalisé.

Cliquer sur le bouton centrage sur plusieurs cellules de la barre d'outils

d) Formatage des nombres:

Le formatage des nombres peut se faire de deux façons :Soit à l'aide du menu FORMAT , commande CELLULE, onglet NOMBRE.

Soit à l'aide des boutons de la barre d'outils:

Le style monétaire: Il rajoute à la fois le F du Franc, les deux décimales et le séparateur de milliers.

Le pourcentage: Excel divise automatiquement la valeur affichée par100 et affecte le signe %.

Le séparateur de milliers: Il permet de rendre plus lisibles les nombres importants (ex.1000000 devient 1 000 000).

Le nombre décimales: Le premier ajoute une décimale à chaque clic, le deuxième la supprime.

9

A ce stade, le tableau peut ressembler à ceci:

Remarque: Il arrive qu'en formatant les nombres, les cellules affichent le Signe #######. Cela signifieque la colonne n’est pas assez large pour tout afficher et qu'il est nécessaire de l'agrandir.

4ème leçon : ENREGISTREMENT DE LA FEUILLE DE CALCUL.

Il est important d'enregistrer régulièrement la feuille de calcul, afin de perdre le moins de donnéespossibles en cas de coupure de courant ou d'erreur machine. Il existe là encore plusieurs possibilités poursauvegarder:

Dans le menu FICHIER, faire appel à ENREGISTRER ou à ENREGISTRER SOUS

Dans la barre d'outils, cliquer sur le bouton Activer la combinaison de touches CTRL + S Dans tous les cas, lors de la toute première sauvegardedu document, EXCEL affiche la fenêtre de dialogue suivante.

Sélectionner le dossier dans lequel le document sera enregistré (zone "enregistrer dans").

10

Donner un nom de fichier.Cliquer sur OK.

5ème leçon: FORMULES ET FONCTIONS.

a) Calculer la somme:

Il existe une manière très simple d'affecter une somme au bas d'une colonne ou en bout de ligne:Sélectionner la plage de cellules contenant les valeurs à additionner + la cellule dans laquelle doits'afficher la somme.

Cliquer sur le bouton Somme de la barre d'outils: Immédiatement la somme apparaît dans la cellule prévue.

b) Utilisation des opérateurs de base:

Les opérateurs de base s'utilisent de la manière suivante:

OPERATIONS OPERATEURS EXEMPLESAddition + =A1+B5+C9Soustraction - =C10-B8Multiplication * =A4*B2Division / =C3/C4Parenthèses ( ) =(A1+B5)*C6

Remarque: Toutes les formules doivent débuter par le signe =

Exercice:Insertion dans le tableau d'une colonne "Ensemble" calculant l'addition des autres colonnesreprésentées par les valeurs relatives aux différents collèges:

Cliquer dans la cellule J4 pour insérer le texte "Ensemble".Cliquer dans la cellule où l'addition doit s'effectuer (J6) et taper le signe = pour où introduire laformule.Cliquer dans la cellule contenant la première opérande (B6) et taper le signe +.Cliquer dans la cellule contenant la deuxième opérande (D6)et tapez le signe +, faites de même avecles autres cellules concernées (F6 et H6) et valider par ENTREE.

Le résultat s'affiche immédiatement dans la cellule prévue tandis qu'en haut de l'écran dans la ligned'édition s'écrit la formule.

c) Recopie de formules:

Excel travaille par défaut en valeur relative , c'est donc bien la formule réadaptée à la position desdifférentes cellules et non la valeur qui sera recopiée (ex. B6+D6+F6+H6 devient B7+D7+F7+H7 dansla cellule immédiatement en dessous).

1ère méthode : Utilisation des boutonsCommencer par cliquer dans la cellule qui contient la formule.

Cliquer sur le bouton (COPIER).

11

Déplacer le pointeur dans la cellule voulue..

Cliquer sur le bouton (COLLER).

2ème méthode : Utilisation des touchesCliquer dans la cellule qui contient la formule.Appuyer sur CTRL + C pour copier.Déplacer le pointeur dans la cellule voulue.Appuyer sur CTRL + V pour coller

3ème méthode : Utilisation des fonctions du menuCliquer dans la cellule qui contient la formule.Ouvrir le menu EDITION, et valider sur COPIER.Déplacer le pointeur dans la cellule voulue.Ouvrir le menu EDITION, et valider sur COLLER.

4ème méthode : Glisser/ déplacerCliquer dans la cellule qui contient la formule.Fixer le pointeur dans le coin inférieur droit de la cellule (on distingue à cet endroit un petit carré noirappelé "poignée de recopie").

"Tirer la cellule " en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, vers la (ou les cellules) où larecopie doit intervenir, puis relâcher.

d) Insertion de nouvelles lignes et/ou colonnes:

Il est possible en cas d'oubli de réinsérer une ligne ou une colonne sans perturber les opérations. Parcontre l'endroit d'insertion a son importance. En effet il est indispensable que l'insertion se fasse dans laplage de cellules prises en compte pour la totalisation.

Exercice: On désire créer dans le tableau ci dessus une nouvelle catégorie d'orientation, intitulée

12

"Apprentissage", il faut que la nouvelle ligne s'insère dans la zone de calcul. Si la ligne est insérée avantla ligne 6 ou après la ligne 13, elle ne sera pas prise en compte dans le total.Pour insérer une ligne:

Sélectionner la ligne située juste à l'endroit où se fera l'insertion (ex. ligne 12 pour insertion en ligne12) en cliquant sur l'entête de ligne (son numéro). La ligne passe en sur-brillance.Ouvrir le menu INSERTION, commande LIGNE ou activer les touches CTRL +. Une ligne blanches'insère dans le tableau.

Tout chiffre saisi est pris en compte dans les totaux de fin de colonne (dans l'exemple les valeurs ont étérecalculées sans aucune intervention).

L'opération inverse consiste à supprimer une ligne du tableau se fait par l'intermédiaire de CTRL - ouencore par le menu EDITION, commande SUPPRIMER, option SUPPRIMER LIGNEENTIERE.

Remarque: Cette technique s'applique de la même façon pour l'insertion et la suppression de colonne.

e) La recopie de formules et ses règles, les références absolues et relatives:

Dans le tableau des statistiques d'orientation, les colonnes C, E, G, I et K sont prévues pour accueillir lespourcentages correspondant aux autres valeurs. La formule initiale à rentrer est la suivante =B6/B14.Quand on recopie cette formule en C7, elle se transforme en =B7/B15, c'est à dire que le total estrecherché en B15, qui est une cellule vide. D'ou l'erreur indiquant une division par zéro. Pour l'éviter, ilfaut indiquer au tableur que le total se trouve toujours en cellule B14, à l'aide d'une référence dite"absolue": on ajoute alors un signe $ devant le nom de la colonne et/ou le numéro de la ligne $B$14.Dans cet exemple comme seul le numéro de ligne posait problème, nous aurions pu nous en tenir à uneréférence mixte (à la fois absolue et relative), soit B$14. Maintenant, d'une seule formule saisie en C6(=B6/B$14) la recopie pourra fonctionner sur toutes les autres cellules des colonnes concernées dutableau (en appuyant sur F4 on passe par tous les modes d'adressage des cellules).Enfin on obtient le symbole pourcentage d'un clic sur le bouton style pourcentage de la barre d'outils.

6ème leçon: LES BORDURES ET LA TRAME DE FOND .

Afin de rendre le tableau beaucoup plus lisible, il convient d'affecter des bordures et éventuellement de lacouleur.

a) Les bordures:

Sélectionner la ou les cellule(s) à encadrer à l'aide de la souris.Ouvrir le menu FORMAT, commande CELLULE, onglet BORDURE.

13

Dans cette boite de dialogue, sélectionner l'emplacement de la bordure, puis le style.

Il est possible d'utiliser également le bouton bordures de la barre d'outils qui à son ouverture par laflèche bas, offre la palette des possibilités.

Le bouton Bordures et la palette flottante Bordures.

Il suffit après avoir pris soin de sélectionner les cellules, de cliquer sur le modèle de son choix.

b) Les couleurs:

Sélectionner la ou les cellule(s) à encadrer à l'aide de la souris.Ouvrir le menu FORMAT, commande CELLULE, onglet MOTIFS.

14

Sélectionner dans cette boite de dialogue, la couleur de fond plus éventuellement le motif.Une fenêtre aperçu permet de visualiser le résultat.On peut là encore, utiliser le bouton couleur de la barre d'outils qui offre à son ouverture, la palette

des possibilités Le tableau pourrait désormais ressembler à ceci :

7ème leçon: MISE EN PAGE ET IMPRESSION:

Avant d'imprimer le tableau, il est utile de vérifier le résultat en demandant un aperçu avantimpression.

Pour cela, cliquer sur le bouton aperçu de la barre d'outils .

Pour une présentation plus claire, il convient de mettre en page le tableau. De plus sur l'aperçureprésenté en page suivante on se rend compte de plusieurs imperfections. Quelles sont elles ?

1. Le tableau n'est pas centré (verticalement surtout).2. Le tableau n'est pas complet (il manque la dernière colonne).3. Le tableau comporte un en-tête et un pied de page que l'on peut souhaiter modifier ou supprimer.4. Le tableau serait peut être plus présentable en mode paysage (il est actuellement en mode portrait).

15

Sans quitter sur l'aperçu avant impression, cliquer sur le bouton PAGES de la barre d'outils.La boite de dialogue suivante apparaît:

Sélectionner pour commencer l'onglet pages.Choisir l'orientation portrait ou paysage.Agrandir ou réduire le tableau suivant le cas, à l'aide du pourcentage de la zone échelle. (Par défautà 100% c'est à dire taille normale).Sélectionner ensuite l'onglet marges.Disposer le tableau dans la page à l'aide des paramètres de marges ou pour le centrer dans la feuille ,les options horizontalement et verticalement.L'onglet feuille, va permettre de supprimer le quadrillage, et l'onglet en-tête/pied de page de modifierou supprimer les indications feuil1 et page1 imprimées par défaut.

L'aperçu, après la mise en page peut ressembler désormais au suivant:

16

Remarque: La mise en page est possible également, sans passer par l'aperçu avant impression, enouvrant le menu FICHIER, commande MISE EN PAGE.

Pour lancer l'impression, cliquer sur le bouton de la barre d'outils, ou ouvrir le menu FICHIER,commande IMPRIMER.

8ème leçon: PRESENTATION DES DONNEES SOUS FORME GRAPHIQUE.

A) La création du graphique

Le graphique peut être au choix sur une feuille à part ou sur la même page que le tableau.Le graphique est élaboré à partir de la sélection des valeurs et du texte faite au préalable dans letableau. Mais attention, ne pas sélectionner les zones de totalisation.Il est nécessaire de supprimer de la sélection les éventuelles lignes blanches qui risqueraient deperturber la mise en forme du graphique.

Sélectionner la plage de données que l'on souhaite exploiter sous forme graphique.

17

A ce stade, laissons faire EXCEL en demandant l'assistant graphique:

Pour cela, faire un clic droit sur l'onglet Feuil1 en bas d'écran ou cliquez sur le bouton de labarre d'outils pour démarrer directement l'assistant graphique.Dans le premier cas, un menu va s'ouvrir. Sélectionner INSERER.

...Puis choisissez GRAPHIQUE.L'assistant graphique s'ouvre en affichant la première boite de dialogue (étape l/4).

Dans cette première étape EXCEL vous propose de choisir directement le type de graphique qui devrareprésenter vos données, une fois ce choix réaliser, on passe directement à l'étape 2/4 en cliquant sur lebouton Suivant.

18

Choix de la plage des données concernées (étape 2/4).

On confirme les coordonnées de la plage des cellules à représenter graphiquement puis on clique surSuivant.

L'assistant graphique étape 3/4 apparaît.

19

Il s'agit dans cette étape de choisir les options qui mettront en forme le graphique du groupe que l'onsouhaite créer. Pour passer d'un onglet de feuille à l'autre, on clique simplement dessus, les optionspossibles le concernant apparaissent alors. Cliquez ensuite sur Suivant.

EXCEL demande à travers cette boite de dialogue (assistant graphique étape 4/4) de définir si lesdonnées représentées par le graphique seront positionnées sur la feuille en cours ou sur une feuilleséparée (voir les différences dans la remarque page suivante).

Lorsque la dernière étape est terminée, cliquer sur FIN, pour faire afficher le graphique à l'écran.Remarque: Les deux méthodes initialement proposées diffèrent dans le mode de représentation final dugraphique. Dans la première, le graphique réalisé vient s'insérer en complément des autres onglets duclasseur (un onglet GraphX), par contre le fait de cliquer sur l'assistant graphique (seconde méthode)vous amène à créer un graphique sur votre feuille de calcul (déplaçable et dimensionable à volonté).

B) Intervention manuelle sur le graphique:

Dès que le graphique est créé, EXCEL affiche une option de menu spécifique au graphique.

Elle va permettre d'apporter rapidement des modifications éventuelles sur le graphique.

20

Type de graphique... Cette option reprend la boite de dialogue de l'assistant graphique (étape ¼).Données source... On retrouve la boite de dialogue de l'assistant graphique (étape 2/4).options du graphique... Assistant graphique (étape ¾).Emplacement... Assistant graphique (étape 4/4).Ajouter des données... Vous fait apparaître une nouvelle boite de dialogue qui vous permet desélectionner directement à l'aide de la souris une nouvelle plage de données à insérer dans legraphique courant.Ajouter une courbe de tendance... Vous permet de spécifier le mode d'ajustement des points d'unecourbe entre eux.

Vue 3D... Disponible uniquement dans le cas d'un graphique en 3 dimensions, vous permet demodifier la présentation d'un graphique de ce type.

Exercice: pour modifier le format du graphique, cliquer sur Graphique dans la barre de menu, puis surType de graphique... ceci ouvre la palette des différents types et vous permet de choisir par exemplebarres horizontales en 3 dimensions.D'un simple clic sur le modèle sélectionné votre graphique change d'allure et s'adapte au nouveau

format. En cliquant sur le bouton vous avez immédiatement un aperçude votre graphique avec vos données saisies.

21

Il est tout à fait possible après cette mise en forme automatique d'intervenir manuellement sur chaquecomposant du graphique. (ex: le titre, la légende, les couleurs des barres ...). Avant d'intervenir sur lamise en forme d'un composant, il faut le sélectionner.Pour cela, il suffit de cliquer sur le composant à modifier si vous êtes sur le graphique stocké dansl'onglet graphX (ou X représente le numéro du graphique), (la fenêtre du graphique s'entoure alors debords gris, vous êtes alors en mode édition). La sélection se matérialise par un cadre gris et des poignéesnoires entourant l'élément.L'intitulé de l'élément sélectionné apparaît à gauche de la barre des formules.

On peut passer d'un élément à l'autre en utilisant les flèches de direction haut et bas . Comme dans lafeuille de calcul, la police de caractères , le style, les bordures, les couleurs pourront être modifiées àl'aide des boutons de mise en forme de la barre d'outils classique ou encore par le menu FORMAT.L'autre possibilité consiste à cliquer deux fois sur l'élément pour ouvrir une boite de formatagespécifique à chaque élément.

Pour déplacer un élément , il suffit après l'avoir sélectionné, de déplacer le pointeur sur le cadre grisé

22

et de faire glisser l'élément à l'endroit voulu, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé.Pour agrandir ou réduire un élément, procéder de la même manière mais en positionnant le pointeursur les "poignées" pour étirer ou diminuer.

Après modification, le graphique peut ressembler au suivant :

2ND

E A

UTR

E

2ND

E P

RO

FES

SIO

NN

ELLE

2ND

E S

.V.T.

2ND

E S

TMS

ou STB

P

2ND

E TS

A P

RO

D.

DO

UB

LEM

EN

T

AP

PR

EN

TISS

AG

E

SA

NS

AV

IS

S1

0%5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

Tx de passage

Filières

Récapitulatif des orientations

Enfin vous pouvez ajouter très facilement une série au graphique ainsi réalisé en cliquant sur la zoneconcernée dans la feuille de calcul et en déplaçant la nouvelle série vers le graphique. La série est alorsimmédiatement ajoutée au graphique (cette technique se nomme le glisser/déplacer).

9ème leçon: IMPORTATION DE DONNEES.

Nous allons voir à travers cette dernière leçon :

Comment importer des feuilles depuis une source de données externes.

Il est parfois utile de pouvoir récupérer des données provenant d'une autre application. Par défautEXCEL utilise un format de fichier qui lui est propre "XLS" qui désigne une feuille de calcul ou unclasseur. Mais il sait réaliser des opérations de récupération de données externes. On parled'importation.Plusieurs possibilités sont offertes et tout se passe dans la boite de dialogue suivante:

23

Une fois que l'on a choisi le format de fichier qui nous intéresse (dans notre cas il s'agit de récupérer lesdonnées issues du logiciel STATOR version CIO et qui passe par une exportation au format texte), onclique sur l'endroit où se trouvent les données à importer (la disquette) et on valide par OK.On se retrouve à peu près dans la situation reproduite ci dessous:

EXCEL commence à lire le fichier de données et propose aussitôt une nouvelle boite de dialogue,l'assistant d'importation de fichier.

Origine et type de fichier (étape 1/3).Le fichier est alors présenté en aperçu, plusieurs options sont prévues (délimité ou largeur fixe ) engénéral, EXCEL propose d'emblée l'option qui lui semble la plus convenable. L'origine du fichier est àpréciser. En fait cela revient à connaître quel est l'environnement dans lequel le logiciel source a créé lefichier (DOS ou Windows - dans le cas de STATOR, on choisira Windows).

24

Choix du mode de séparation des données entre elles (étape 2/3).

Il s'agit cette fois de préciser le type de séparateur à utiliser. Soit le logiciel vous propose le bonséparateur d'emblée, soit vous devez en choisir un parmi ceux qui sont les plus courant ou desséparateurs spéciaux. De toute façon EXCEL vous montre un aperçu des données à chaque fois.

Définition du format des données qui formeront les colonnes de la nouvelle feuille (étape 3/3).

Dans cette ultime étape on veut éviter au logiciel d'interpréter des données sous un autre format. Parexemple, si les données présentent des dates de naissance, il convient alors de spécifier pour la colonneconcernée que ce format doit être un format de date.

25

Par défaut EXCEL propose le format standard , mais il suffit de sélectionner la colonne concernée parun simple clic de souris et de cocher le bouton radio concerné si l'on veut modifier le format de lacolonne.

L'exemple ci dessus vous montre que pour une colonne on est passé du format standard au formattexte en deux clics de souris.Pour terminer l'importation il suffit de cliquer sur FIN. EXCEL vous présente alors une nouvelle feuillede calcul dans laquelle figure les données que vous venez d'importer. Vous allez maintenant pouvoir lesmettre en forme. L'intérêt de cette étape est de vous éviter d'avoir à saisir une nouvelle fois les données.

10ème leçon: Personnalisation des cellules affichées, la mise en forme conditionnelle

Dans une liste de cellules contenant des résultats de formules ou des valeurs, on peu souhaiter afficherde manière personnalisée, et automatiquement, une mise en forme particulière à certaines cellules (parexemple repérer plus facilement les minimum et maximum d'une liste de notes). Tout se passe dansl'option Format de la barre de menu en cliquant sur Mise en forme conditionnelle.

26

• • Surlignage des données remplissant les conditions requises

Pour mettre en valeur les résultats d'une formule ou d'autres valeurs de cellule que vous souhaitezobserver, vous pouvez identifier les cellules en appliquant des mises en forme conditionnelles. Parexemple, si une cellule contient une formule calculant la variance entre les ventes prévues et les ventesréalisées, Excel peut appliquer un ombrage vert à la cellule si les ventes réalisées dépassent les prévisionset un ombrage rouge dans le cas contraire. Si la valeur de la cellule change et ne répond plus à lacondition spécifiée, Excel supprime temporairement la mise en forme qui met en évidence cettecondition. Les mises en forme conditionnelles demeurent appliquées à une cellule jusqu'à ce que vous lessupprimiez, même si aucune des conditions n'est remplie et que les mises forme de cellule spécifiées nesont pas affichées.

Remarque : Dans un classeur partagé, les mises en forme conditionnelles appliquées avant le partage duclasseur sont toujours valides. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les mises en formeconditionnelles existantes ni en appliquer de nouvelles. Les mises en forme conditionnelles peuvent êtreappliquées aux données des tableaux croisés dynamiques,mais lors du prochain rafraîchissement du tableau croisé dynamique ou d'une modification de son format,la mise en forme est supprimée.

• • Application de mises en forme conditionnelles à des cellules.

1. Sélectionnez les cellules à mettre en forme.2. Dans le menu Format, cliquez sur Mise en forme conditionnelle.3. Pour utiliser des valeurs situées dans les cellules sélectionnées comme critères de mise en forme,

sélectionnez La valeur de la cellule est , sélectionnez un type de comparaison, puis tapez une valeurdans la zone appropriée. Vous pouvez taper une valeur constante ou une formule, et devez insérer unsigne égal (=) avant la formule.

Pour évaluer des données sur une condition autre que les valeurs situées dans les cellules sélectionnées,utilisez une formule comme critère de mise en forme. Sélectionnez La formule est dans la liste située àgauche, puis tapez la formule dans la zone située à droite. La formule doit avoir une valeur logiqueVRAI ou FAUX comme résultat.

27

4. Cliquez sur le bouton Format.5. Sélectionnez le style et la couleur de police, le soulignement, les bordures, l'ombrage ou les motifs

que vous souhaitez appliquer.

Excel applique les mises en forme sélectionnées uniquement si la valeur de cellule remplit la condition ousi la formule renvoie une valeur VRAI.

6. Pour ajouter une autre condition, cliquez sur le bouton Ajouter, puis répétez les étapes 3 à 5.Vous pouvez spécifier jusqu'à trois conditions.

• • Conseils

· Vous pouvez copier des mises en forme conditionnelles dans d'autres cellules. Sélectionnez lescellules dotées des mises en forme conditionnelles que vous souhaitez copier, cliquez sur Reproduire lamise en forme , puis sélectionnez les cellules auxquelles vous voulez appliquer les mêmes mises enforme conditionnelles. Pour copier uniquement les mises en forme conditionnelles, sélectionnez lescellules que vous voulez mettre en forme en incluant au moins une cellule dans la sélection ayant lesmises en formes conditionnelles que vous voulez copier. Cliquez dans le menu Format, sur Mise enforme conditionnelle, puis cliquez sur OK.

· Pour examiner des données, telles que les résultats des ventes, dans un graphique "parlant",sélectionnez les données et spécifiez trois conditions. Utilisez la couleur de police rouge ou l'ombrage decellule pour les valeurs de cellule inférieures au minimum spécifié, jaune pour les valeurs comprises dansune plage donnée, et vert pour les valeurs supérieures au maximum spécifié.· Si vous spécifiez plusieurs conditions et que plusieurs d'entre elles sont vraies, Excel appliqueuniquement les mises en forme à la première condition vraie.

• • Exemple simple de mise en forme conditionnelle.

Dans l'exemple suivant, les mises en forme conditionnelles appliquées à la plage A1:A3 permettentd'analyser l'ensemble des données pour en déterminer quelles sont les valeurs les plus hautes (maximum)et celles qui sont les plus basses (minimum). On cherche donc à colorier en bleu, dans une plage dedonnées, la valeur maximale et en vert la minimale.

1. Sélectionnez vos données à l'aide de la souris (n'oubliez pas de maintenir le bouton gauche appuyé).2. Dans le menu Format cherchez la commande portant l'intitulé Mise en forme conditionnelle.3. Recherchons maintenant la valeur maximale.

Pour cela reproduisez les conditions qui sont représentées ci dessus. Dans la première liste sélectionnezla valeur de la cellule est, dans la seconde, égale à.4. Dans le troisième champ, il faut maintenant entrer une formule qui va repérer la plus grande valeur de

la sélection. Pour cela, vous tapez "=MAX(puis vous sélectionnez vos données et enfin refermez laparenthèse. Le résultat obtenu va ressembler à =MAX($A$1:$A$3).

28

5. Pressez maintenant le bouton format et, à l'onglet Motifs, choisissez la couleur indiquée.

6. Il nous faut maintenant définir une condition2: la valeur minimale. Cliquez sur le bouton Ajouter.S'affiche alors une boite de dialogue identique à la précédente, nommée condition 2.

7. Exécutez les mêmes opérations que précédemment, mais cette fois la formule sera=MIN($A$1:$A$3). Il ne reste plus qu'à assigner la couleur à la condition, pour obtenir le résultatreprésenté ci dessous.

Remarque : Vous avez même la possibilité dans Excel 97 de rechercher toutes les valeurs d'une feuille decalcul dotées du même formatage conditionnel. Il suffit de sélectionner une d'entre elles et de se rendredans le menu Edition/Atteindre, puis de cliquer sur le bouton Cellules puis valider l'option Formatsconditionnels.

29