Excel comme ERP d’entreprise?

Pourquoi pas.Publié le 19 juillet 2013 par Robin Pauletto

Le titre peut paraître surprenant, n’est-ce pas ?

Aujourd’hui, les solutions proposées aux entreprises en guise d’ERP vont généralement de

l’artillerie lourde, telle Oracle ou SAP, destinée aux grands comptes, à la plus légère, avec

des solutions telles que Microsoft Dynamics, plus adaptée aux PME.

Longtemps, des entreprises de taille moyenne ou encore des Directions métiers de grands

groupes ont également fait développer des systèmes de gestion de l’information basés sur

Access car c’était alors la solution la plus économique pour une prestation personnalisée.

Récemment, un client pour lequel

travaille Nexicube m’a demandé s’il était possible

de « re-coder » une solution Access déployée sur

une multitude de postes utilisateurs. La solution en

place présentait alors 2 inconvénients majeurs :

D’une part, il arrivait à la solution de crasher assez

fréquemment, sans raison apparente, fermant

irrémédiablement la fenêtre. Et comme 1 poste

sur 5 était équipé d’Access (les autres n’ayant que

le « runtime », sorte d’environnement permettant

l’exécution du programme mais pas son édition), il

était alors impossible de s’arrêter au sein du code,

sur l’erreur, afin de la corriger.

1.

D’autre part, le service en question subissait des

pressions de la part de sa DSI pour limiter de plus

en plus le nombre de licences Access déployées

sur les postes. Le client me disait alors : « d’ici 2014, il se peut que l’on n’ait plus une

seule licence Access ».

2.

Nexicube propose d’utiliser

Excel comme alternative aux

ERP

—

NexicubeSublimez Excel ! Nexicube est une société de conseil

spécialisée en développement Excel VBA

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Je lui proposais alors de tout re-développer sous Excel 2010. D’abord étonné, il me répondit

qu’il n’avait aucun a priori sur Excel par rapport à Access et que si la substitution se faisait de

manière transparente, ce serait alors même très intéressant, à plusieurs points de vue.

J’en viens alors aux caractéristiques fondamentales qu’un ERP « made in Excel » doit

posséder pour pouvoir se substituer de façon satisfaisante à une solution Access :

Tout d’abord, la performance

Excel utilise un moteur de requêtage SQL similaire à Access (via ADODB) garantissant

des performances optimales. De plus, depuis la commercialisation d’Office 2007,

l’introduction du format XLSB (B pour « binary ») permet de stocker des données dans

des fichiers Excel au poids bien plus réduit qu’auparavant : un xlsx offre jusqu’à un

facteur 5 par rapport à l’ancien xls. Un xlsb offre encore un facteur 5 par rapport au

xlsx. C’est donc une taille environ 20 fois moindre qui est proposée et un accès plus

rapide aux données.

1.

La gestion de la volumétrie

Depuis la commercialisation d’Excel 2007, il est désormais possible de stocker

1 000 000 d’enregistrements par feuille, ce qui est très largement suffisant dans la

plupart des cas. Une modélisation dite « étoilée » de la base de données permettra de

surcroit de « factoriser » une bonne partie des données en réduisant les possibilités

combinatoires.

2.

La séparation des contenus

Comme évoqué plus haut, il sera intéressant de séparer les données à proprement

parler, c’est-à-dire les enregistrements de la base, du code permettant d’exécuter les

requêtes de consultation/édition.

On retiendra donc le principe consistant à stocker les tables dans un fichier XLSB et les

macros VBA et requêtes SQL dans un fichier standard XLS ou XLSM.

3.

L’accessibilité en multi-utilisateurs

Nous avons développé chez Nexicube les briques technologiques permettant à plusieurs

utilisateurs de se connecter simultanément à l’outil, tant en lecture qu’en écriture. Dès

lors qu’un utilisateur modifie une donnée, cette modification est visible de tous.

4.

L’intégration réussie à l’environnement de travail

Il est tout à fait possible de rendre l’environnement Excel totalement transparent pour

l’utilisateur. Ainsi, celui-ci cliquera sur une icône positionnée par exemple sur son bureau

et l’application démarrera, affichant seulement le formulaire principal.

De plus, il sera tout à fait libre de manipuler (ouvrir, sauvegarder, etc.) d’autres fichiers

Excel alors même que son application est lancée car celle-ci s’exécutera dans une

instance Excel qui lui est propre.

5.

La gestion des droits utilisateurs

Une liste d’utilisateurs peut être définie pour recenser l’ensemble des personnes ayant

accès à l’application. Cette liste peut également préciser, pour chaque personne, un

niveau de privilèges différent : par exemple, ceux pouvant uniquement accéder en

lecture aux données, ceux pouvant y accéder également en écriture, ceux pouvant

modifier le code VBA, etc.

6.

Une solution ERP classique coûte généralement entre 60 000 € et 500 000 € tandis qu’un

ERP réalisé sous Excel sera beaucoup plus abordable financièrement, tant du point de vue

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