Excel - Premiers pas · Excel InitiationSommaire H. SchynsS.1 Sommaire 1.INTRODUCTION À EXCEL 2.ANATOMIE DU TABLEUR EXCEL 2.1.Avant de démarrer 2.2.Définition et utilité

ENSEIGNEMENT DE PROMOTION SOCIALE

——————————————————————Cours de bureautique

TABLEUR

- Premiers pas -

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H. Schyns

Septembre 2005

Excel Initiation Sommaire

H. Schyns S.1

Sommaire

1. INTRODUCTION À EXCEL

2. ANATOMIE DU TABLEUR EXCEL2.1. Avant de démarrer2.2. Définition et utilité2.3. Démarrer EXCEL2.4. La fenêtre EXCEL2.5. La cellule

EXERCICES DU CHAPITRE 2♦ Exercice 2.1.

♦ Exercice 2.2.♦ Exercice 2.3.

3. SÉLECTIONNER3.1. Un acte fondamental3.2. Le pointeur de souris3.3. Sélectionner une cellule3.4. Sélectionner plusieurs cellules adjacentes3.5. Sélectionner des cellules non adjacentes3.6. Sélectionner une ou plusieurs colonnes ou lignes3.7. Sélectionner l'ensemble des cellules de la page

4. NAVIGUER4.1. Atteindre une cellule4.2. Se déplacer dans la feuille

5. MODIFIER LES FEUILLES5.1. Supprimer ou ajouter une feuille à un classeur5.2. Modifier la largeur d'une colonne5.3. Modifier la hauteur d'une ligne5.4. Insérer une colonne ou une ligne5.5. Insérer une ou plusieurs cellules5.6. Touches de fonction et raccourcis

6. ENCODER6.1. Règle de base6.2. Encoder du texte6.3. Encoder une valeur6.4. Encoder une date ou une heure

Excel Initiation Sommaire

H. Schyns S.2

6.5. Encoder un calcul6.6. Encoder une formule6.7. Modifier le contenu d'une cellule6.8. Modifier une formule6.9. Lever les ambiguïtés

7. DÉPLACER7.1. Déplacer une cellule7.2. Déplacer une cellule qui contient une formule7.3. Déplacer une cellule référencée dans une formule7.4. Déplacer une zone de cellules7.5. Effacer le contenu d'une cellule ou d'une zone

8. COPIER ET COLLER8.1. Copier coller simple8.2. Etendre la copie8.3. Recopie Incrémentée

EXERCICES DU CHAPITRE 8♦ Exercice 8.1♦ Exercice 8.2

Excel Initiation 1 - Introduction à EXCEL

H. Schyns 1.1

1. Introduction à EXCEL

EXCEL est un gestionnaire de feuille de calcul ou tableur (ang. : spreadsheet) quifonctionne dans l'environnement Windows (Excel et Windows sont des marquesdéposées de Microsoft). Parmi toutes les applications bureautiques etinformatiques, EXCEL est sans conteste l'outil par excellence ; celui dont la maîtriseest indispensable. C'est un outil très puissant, relativement intuitif et convivial, quipermet à l'utilisateur d'arriver rapidement à un résultat satisfaisant pour couvrir sespropres besoins.

Le tableur permet d'utiliser un ordinateur afin de manipuler et présenter desinformations. Par manipuler, on entend :

- collecter- conserver- organiser- traiter- diffuser

L'objectif de ce cours est de familiariser l'étudiant avec les objets qui constituent untableur tels que les colonnes, lignes, cellules, formules, formats, graphiques, etc.

Le cours insistera autant sur les aspects "calcul" que sur les aspects "présentation".Au fil des séances, l'élève constatera qu'il peut mettre en pratique sesconnaissances pour structurer ses propres informations et rédiger ses présentationset rapports personnels. Avec un peu de pratique, il arrivera à leur donner uncaractère vraiment professionnel.

Mais attention ! Concevoir une feuille de notes ou un modèle de facture dans EXCELest une chose ; développer une comptabilité complète informatisée en est une autre.EXCEL est un outil très flexible. Maîtriser cet outil est extrêmement gratifiant. Maisn'oubliez pas qu'EXCEL a ses limites et que ce n'est pas toujours le meilleur outilpour accomplir une tâche spécifique.

Les présentes notes servent de support au cours oral. Elles ne le remplacent pas.Elles ne dispensent pas non plus l'élève de consulter intensivement l'aide en ligne,d'ailleurs très complète, d'EXCEL dont ces notes sont tirées en partie. Elles seveulent surtout un fil conducteur dans la démarche de réflexion qui accompagnel'apprentissage d'un nouveau logiciel.

Excel Initiation 2 - Anatomie du tableur EXCEL

H. Schyns 2.1

2. Anatomie du tableur EXCEL

2.1. Avant de démarrer

Avant d'entamer un nouveau travail sur l'ordinateur, il est toujours conseillé de créerun nouveau dossier (ang.: folder) spécifique à la nouvelle tâche.

EXCEL n'échappe pas à cette règle : avant de créer une nouvelle feuille de calcul,lancez l'explorateur de Windows et créez le dossier qui contiendra le nouveau sujet.

Mieux encore, dans ce dossier, créez un autre dossier correspondant à la date dujour et faites-y une copie du contenu du dossier précédent :

fig. 2.1 Il est conseillé de créer un dossier pour stocker son travail

Ainsi, en cas de problème, vous serez toujours en mesure de repartir des anciennesversions de votre travail.

2.2. Définition et utilité

Le tableur EXCEL est l'équivalent informatique du papier quadrillé et du crayon : unsupport indispensable pour réaliser des calculs. Mais EXCEL présente un avantageconsidérable par rapport au papier : une fois les chiffres posés et les équationsécrites, tout l'aspect calcul se fait automatiquement ! Et si l'utilisateur décide demodifier une donnée ou de changer une équation, tout le calcul se refaitinstantanément.

Les applications d'EXCEL sont innombrables :

- résolution automatique d'équations ou de systèmes d'équations ;- calcul d'emprunts, de financements, de remboursements ;- comptabilité et plans d'affaires ;- simulations de Monte-Carlo ;- fichiers de clients, de produits et autres bases de données ;- etc.


H. Schyns 2.2

2.3. Démarrer EXCEL

Cliquer sur le bouton[Démarrer] (ang.: Start) dela barre inférieure du bureaupour activer la liste déroulantedes applications.

Choisir le Menu Programmes(ang.: Programs) et chercherOffice et Excel dans lesmenus.

Plus simplement, si le raccourciEXCEL est installé sur lebureau, cliquer sur l'icône. Onpeut aussi lancer EXCEL encliquant sur une feuille de calculexistante (fichiers de type *.xls).

2.4. La fenêtre EXCEL

Le fenêtre principale d'EXCEL ressemble plus ou moins à celle des autresapplications Windows. On y trouve des menus, des boutons, des barres dedéfilement. Sa particularité est cette feuille quadrillée, structurée en lignes et encolonnes, dont on a parlé plus haut.

Avant d'aller plus loin, pour bien utiliser EXCEL, il est important de bien connaîtrechacune des différentes parties de la fenêtre principale représentée ci-dessous.

fig. 2.2 Les éléments de la fenêtre Excel


H. Schyns 2.2

1 La barre du titre (ang.: title bar)Cette ligne indique le logiciel utilisé et le nom du fichier ouvert.

2 Le nom du fichier ouvert (ang.: open file name)Le nom du fichier en cours d'utilisation apparaît dans la barre du titre. S'il s'agitd'un fichier qui n'a pas encore été sauvegardé, la barre du titre afficheClasseur1.xls. Le nom est remplacé par le nom définitif dès que la sauvegardeest effectuée.

3 La barre de menu (ang.: menu bar)Le menu contient toutes les possibilités et fonctions d'EXCEL. En cliquant surl'un des mots du menu, on accède à une liste de fonctions appelée menudéroulant. A partir du clavier, on accède directement à un sous-menu enappuyant simultanément sur la touche [Alt] et sur la lettre soulignée dans lemot choisi. Ainsi, la combinaison [Alt][F] ouvre directement le sous-menuFichier.

4 Les cases de contrôle de la feuille courante et5 Les cases de contrôle d'EXCEL (ang.: control boxes)

Ces cases fonctionnent comme dans toutes les applications Windows. Ellesservent à minimiser, maximiser, restaurer ou fermer la feuille courante ou lafenêtre EXCEL.

6 Les barres d'outils (ang.: tool bars)Les barres d'outils contiennent des icônes qui activent directement certainesfonctions sans devoir passer par le menu. Les barres d'outils changent selon lecontexte : feuille de calcul, graphique, dessin. L'utilisateur peut modifier leurcontenu ; il peut supprimer les outils sans intérêt pour lui et ajouter ceux qu'ilutilise plus fréquemment. Il peut aussi afficher plusieurs barres d'outils ou endéfinir de nouvelles. Malgré cela, certaines fonctions ne sont accessibles quevia le menu. La barre d'outil est quelquefois appelée barre des fonctionsrapides.

7 La zone d'entrée des formules (ang.: formula box)C'est dans cette zone que l'utilisateur encode ou modifie tout ce qui doitapparaître dans la cellule active. A l'inverse, dès que la souris a sélectionné unecellule, son contenu s'affiche dans cette zone.

8 La barre de défilement vertical et9 La barre de défilement horizontal (ang.: vertical & horizontal scroll bars)

Elle permet de se déplacer verticalement dans la feuille. On se déplace d'uneligne vers le haut ou le bas (ou d'une colonne bers la gauche ou la droite) encliquant sur les flèches ; d'une page en cliquant entre les flèches et l'ascenseur ;d'une quantité quelconque en faisant glisser l'ascenseur.

10 Les indicateurs de statut (ang.: status indicator)Ces petites cases indiquent l'état du clavier : mode majuscule ou minuscule,frappe en insertion ou remplacement etc.

11 La ligne de statut (ang.: status line)EXCEL utilise cette ligne pour afficher de courts messages d'erreur oud'information. Il est très utile d'y jeter un œil quand quelque chose ne tourne pasrond.

12 Les onglets des feuilles (ang.: sheet tabs)Chaque fichier EXCEL peut contenir jusqu'à 256 pages ou feuilles de calculdans un même classeur. Les onglets permettent d'identifier chaque page et depasser rapidement d'une page à l'autre. L'utilisateur veillera à éliminer les pagesinutiles.

13 Les boutons de navigation (ang.: navigation buttons)Ces boutons permettent de passer séquentiellement d'une page à la suivante ouà la précédente ; à la première ou à la dernière. Pratique quand le nombre depages est élevé.


H. Schyns 2.3

14 Une colonne de cellules (ang.: cell column)Une feuille de travail contient 256 colonnes. Chaque colonne est identifiée parune lettre. Les 26 premières colonnes se nomment A, B, …, Z ; les 26 suivantessont AA, AB, …, AZ et ainsi de suite jusqu'à IV. La largeur des colonnes peutêtre modifiée selon les besoins et certaines colonnes peuvent être cachées

15 Une ligne de cellules (ang.: cell row)La feuille de travail contient 65 536 lignes. Chaque ligne est identifiée par unnombre. La hauteur des lignes peut être modifiée selon les besoins et certaineslignes peuvent être cachées

16 La cellule active (ang.: active cell)La cellule est l'élément clé d'EXCEL. Chaque cellule est une zone de mémoire.Elle est repérée par les coordonnées de la colonne et de la ligne à laquelle elleappartient (ici B3). Chaque cellule a donc une adresse unique. La cellule activeest entourée d'un cadre plus épais, pourvu d'une poignée. Son adresse estreprise dans la zone d'adresse et son contenu apparaît dans la zone d'entréedes formules.

17 Une cellule non sélectionnée (ang.: unselected cell)Celle-ci n'est pas entourée d'un cadre plus épais

18 La zone d'adresse (ang.: address zone)Ici apparaît l'adresse (ou le nom) de la cellule sélectionnée. L'utilisateur peutaussi introduire ici l'adresse de la cellule qu'il désire atteindre s'il ne veut pas sedéplacer à l'aide des ascenseurs.

L'ensemble des cellules constitue la zone de travail (ang.: working area).

2.5. La cellule

La cellule est le cœur d'EXCEL. Chaque cellule est caractérisée par trois éléments :

- son adresseL'adresse (ou référence) d'une cellule se compose de deux parties : la référencede la colonne et la référence de la ligne. Ainsi, C5 est l'adresse de la cellule quise trouve à l'intersection de la troisième colonne et de la cinquième ligne.

- son contenuUne cellule est une zone de mémoire dans laquelle on peut stocker des donnéesnumériques (des nombres, des dates), du texte (des noms, des titres) ou desformules. Nous y reviendrons au chapitre suivant.

- son formatLe format concerne l'aspect et l'affichage de la cellule : la couleur du fond, celledu texte et celle de la bordure, la police de caractères et l'orientation du texte,les dimensions, le nombre de décimales affichées, etc.

Excel Initiation 2 - Anatomie du tableur EXCEL - Exercices

H. Schyns 2.4

Exercices du chapitre 2

♦ Exercice 2.1.

Donnez les adresses des cellules situées :

- à l'intersection de la deuxième colonne et de la cinquième ligne,- dans le coin supérieur gauche de la feuille,- dans le coin inférieur droit de la feuille,- à l'intersection de la ligne 19 et de la colonne C,

♦ Exercice 2.2.

Parmi les adresses de cellule suivantes, quelles sont celles qui sont :

- sur la même colonne,- sur la même ligne- contiguës (voisines sur une même ligne ou une même colonne)

A3, C5, D6, A17, AB3 , AA2, D125, B5, Z2, F3, D8

♦ Exercice 2.3.

On pourrait dessiner un grand rectangle qui entoure les cellules définies à l'exerciceprécédent (rectangle qui circonscrit les cellules).

Quelles sont les adresses des cellules qui définissent les quatre coins de cerectangle ?

Excel Initiation 3 - Sélectionner

H. Schyns 3.1

3. Sélectionner

3.1. Un acte fondamental

Avant d'accomplir quoi que ce soit dans Excel, il faut impérativement passer par cetacte fondamental : la sélection. Par exemple, avant d'introduire des données dansune cellule, il faut sélectionner cette cellule. Avant de modifier les caractéristiquesd'une colonne, il faut sélectionner cette colonne; avant de changer le type d'ungraphique, il faut sélectionner le graphique; etc.

3.2. Le pointeur de souris

Le pointeur de souris est très important dans Excel. Son apparence se modifieconstamment lorsqu'on le déplace. Sa forme indique les opérations qu'Excel estprêt à accomplir :

Une grosse croix blanche indique qu'Excel est prêt àsélectionner une cellule (ou ligne ou colonne). Dès que l'onclique avec le bouton gauche de la souris, la cellule situéesous le pointeur devient la cellule active (bord épais).

Le pointeur se transforme en flèche lorsqu'il qu'il atteint l'undes côtés de la cellule (ou ligne ou colonne) sélectionnée(cellule source). Ceci permet de déplacer le contenu de lacellule par un glisser-déposer : on appuie sur le boutongauche de la souris et on déplace le pointeur en laissant lebouton gauche enfoncé. Lorsqu'on a atteint le nouvelemplacement (cellule cible), on relache le bouton de lasouris.

Le coin inférieur droit de la cellule sélectionnée a l'apparenced'un gros carré appelé "poignée". Lorsque le pointeur desouris passe sur la poignée, il prend la forme d'une croixnoire. On peut alors faire une recopie incrémentée ducontenu de la cellule vers les cellules voisines par un glisser-déposer (cf. ci-dessous).

Pour modifier (éditer) le contenu d'une cellule, il suffit de bi-cliquer ou d'appuyer sur la touche [F2] du clavier. Uncurseur de texte vertical et clignotant apparaît dans la celluletandis que le pointeur prend une forme en double té (I) (1).Lorsque le texte désiré a été tapé, n'oubliez pas d'appuyersur [Enter] pour revenir en mode normal.

3.3. Sélectionner une cellule

Sélectionner une cellule est très simple : il suffit de positionner le pointeur de souris(grosse croix blanche) au milieu de la cellule choisie et de cliquer. Le contour de lacellule sélectionnée passe en trait gras.

1 Il ne faut pas confondre le curseur de texte, qui indique l'endroit où le prochain caractère frappé sera

introduit et le pointeur de souris, qui peut se promener partout dans la fenêtre, qui sert éventuellement àpositionner le curseur de texte à un endroit précis.


H. Schyns 3.2

A partir de cet instant, tout texte tapé au clavier sera introduit dans la cellule choisie.Les autres actions sont accessibles rapidement via un menu contextuel que l'on faitapparaître par un clic droit.

fig. 3.1 Le menu contextuel (clic droit)

3.4. Sélectionner plusieurs cellules adjacentes

Pour sélectionner un pavé de cellules adjacentes, il suffit de positionner le pointeurde souris sur la cellule qui est dans un coin du pavé à sélectionner; d'appuyer sur lebouton gauche de la souris et, tout en laissant ce bouton enfoncé, de déplacer lepointeur vers la cellule qui occupe le coin opposé. Arrivé à destination, on relâche lebouton. Le pavé sélectionné apparaît en "négatif" sauf la première cellule qui a étésélectionnée.

fig. 3.2 Sélection de plusieurs cellules

On peut aussi sélectionner plusieurs cellules à l'aide du clavier. Après avoir choisi lacellule de départ, on appuie sur la touche [Majuscule] et on utilise soit lesflèches de déplacement, soit le pointeur de souris pour sélectionner la cellule finale.

On note que la touche [Majuscule] retrouve ici son rôle de blocage commun àde nombreuses applications.

3.5. Sélectionner des cellules non adjacentes

fig. 3.3 Sélection de cellules non adjacentes

Pour sélectionner plusieurs qui n'appartiennent pas à un seul bloc (cellules noncontiguës), clique sur la première cellule choisie pour la sélectioner. Ensuite, onappuie sur la touche [Ctrl] et on clique sur toutes les autres cellules désirées enlaissant la touche [Ctrl] enfoncée.


H. Schyns 3.3

Ceci est particulièrement pratique quand on veut appliquer les mêmes fontes, lesmêmes attributs de gras, italique, souligné ou les mêmes couleurs à plusieurscellules dispersées dans le tableau.

3.6. Sélectionner une ou plusieurs colonnes ou lignes

fig. 3.4 Sélection de lignes et de colonnes

Pour sélectionner une colonne ou une ligne du tableau il suffit de cliquer sur lebouton qui porte l'identification (la lettre) de la colonne ou le numéro de la lignechoisie.

Pour sélectionner plusieurs lignes ou colonnes, on procède comme pour les cellules,en utilisant les touches [Majuscule] ou [Ctrl].

3.7. Sélectionner l'ensemble des cellules de la page

En cliquant sur le bouton situé dans le coin supérieur gauche de la feuille (à côté dubouton de la colonne "A" et au-dessus du bouton de la ligne "1") on sélectionnetoutes les cellules du tableau.

fig. 3.5 Sélection de l'ensemble d'une feuille

Attention, appuyer sur la touche [Delete] à ce moment efface la totalité desdonnées de la feuille.

Pour éviter ce genre de mésaventure, on aura soin de cliquer sur n'importe quellecellule de la feuille dès que la sélection totale n'est plus nécessaire.

Excel Initiation 4 - Naviguer

H. Schyns 4.1

4. Naviguer

4.1. Atteindre une cellule

Nous avons vu plus haut qu'il suffit de cliquer sur une cellule pour que celle-cidevienne la cellule active.

Par contre, sélectionner une cellule cachée, masquée par un objet, bloquée dans unvolet ou sélectionner une colonne de largeur nulle n'est pas toujours évident. Onutilise alors la fonction Edition/Atteindre du menu principal. Cette commandeest directement accessible par la touche [F5] et par le raccourci [Ctrl][T].

Dans la zone "Référence", on tape la référence de la cellule (p.ex. G15) ou de lacolonne (p.ex. B:B) ou de la ligne (p.ex. 15:15) à sélectionner puis on clique sur[OK] (1).

fig. 4.1 Atteindre une cellule donnée

4.2. Se déplacer dans la feuille

Action Raccourci

Se déplacer d'une cellule à une voisine Touches fléchées

Se déplacer vers le bord d'une zone de données [Ctrl] + touche fléchée

Introduire des données et se déplacer à la cellule suivante [Tab]

Revenir à la cellule de début de ligne [Home]

Atteindre le début de la feuille de calcul [Ctrl] + [Home]

Aller à la dernière cellule de la feuille de calcul, [Ctrl] + [End]

Déplacer la feuille d'un écranvers le basvers le hautvers la droitevers la gauche

[Page Down][Page Up][Alt]+[Page Down][Alt]+[Page Up]

Passer à la feuille suivante ou précédente dans le classeur [Ctrl]+[Page Down]

[Ctrl]+[Page Up]

Passer à la fenêtre ou au classeur suivant ou précédent [Ctrl]+[F6]

[Ctrl]+[Maj]+[F6]

Revenir à la cellule active [Ctrl]+[BackSpace]

1 Notez que la référence d'un colonne ou d'une ligne est du type X:X où X est la lettre de la colonne ou le

numéro de la ligne. Les deux points sont obligatoires.

Excel Initiation 4 - Naviguer

H. Schyns 4.2

Pour passer d'une cellule à l'autre quand on encode des informations ou desformules, on peut se servir avantageusement des touches fléchées ou desraccourcis clavier repris ci-dessus.

A noter aussi les combinaisons [End][Touche fléchée] qui permettent detraverser rapidement une zone de données ou une zone de cellules vides.

Excel Initiation 5 - Modifier les feuilles

H. Schyns 5.1

5. Modifier les feuilles

5.1. Supprimer ou ajouter une feuille à un classeur

Par défaut, un classeur Excel contient trois feuilles de cellules auxquelles on accèdeen cliquant sur les onglets situés dans le bas de l'écran.

fig. 5.1 Sélection de l'onglet et menu contextuel

En cliquant sur le bouton droit de la souris quand le pointeur est sur l'un des onglets,on fait apparaître un menu contextuel.

Ce menu permet d'insérer une nouvelle feuille de calcul, une nouvelle feuillegraphique ou un module de programmation VBA.

fig. 5.2 Choix du type de feuille à insérer

Il permet aussi de supprimer les feuilles non utilisées (ce qui est recommandé) ou dechanger le texte de l'onglet.

5.2. Modifier la largeur d'une colonne

Il peut arriver qu'une colonne soit trop étroite pour afficher tout son contenu. Al'inverse, il est parfois nécessaire de rétrécir une colonne trop large.

Pour modifier la largeur d'une colonne (ici la colonne A), on place le pointeur sur laligne des en-têtes des colonnes, à la frontière entre la colonne que l'on veut élargiret la colonne suivante. Le curseur prend la forme d'une barre verticale avec unedouble flèche horizontale.


H. Schyns 5.2

fig. 5.3 Elargir une colonne

On appuie alors sur le bouton gauche de la souris et on la déplace latéralement touten maintenant le bouton enfoncé. Pendant le déplacement, un trait pointillé apparaîtainsi qu'une fenêtre qui affiche en permanence la largeur de la colonne. Lorsque lalargeur voulue a été atteinte, on relâche le bouton de la souris.

fig. 5.4 Fixer précisément la largeur d'une colonne

Pour obtenir un résultat plus précis, il est conseillé de passer par le menuFormat/Colonne/Largeur. On encode la largeur désirée dans la boîte dedialogue qui apparaît. Ceci permet de donner exactement la même largeur à unensemble de colonnes afin d'obtenir une présentation soignée.

Notez la fonction Largeur standard… qui donne la même largeur par défaut àtoutes les colonnes.

5.3. Modifier la hauteur d'une ligne

On modifie la hauteur d'une ligne en procédant de manière similaire.

fig. 5.5 Elargir une ligne

Placer le pointeur sur la colonne des en-têtes des lignes, à la frontière entre la ligneque l'on veut agrandir et la ligne suivante. Appuyer sur le bouton gauche de lasouris et déplacer verticalement la souris tout en maintenant le bouton enfoncé.Lorsque la hauteur voulue a été atteinte, relâcher le bouton de la souris.

Pour obtenir un résultat plus précis, il est conseillé de passer par le menuFormat/Ligne/Hauteur.


H. Schyns 5.3

fig. 5.6 Modifier précisément la hauteur d'une ligne

On encode la hauteur désirée dans la boîte de dialogue qui apparaît.

5.4. Insérer une colonne ou une ligne

Quand on construit une feuille pour résoudre un problème quelconque, il est souventnécessaire d'insérer une ligne ou une colonne supplémentaire. On peut ainsisimplifier un calcul ou améliorer la présentation de l'ensemble.

Placer le pointeur de souris à l'endroit où l'on veut ajouter une ligne, juste sur lenuméro de la ligne (p.ex.: 4). Appuyer sur le bouton droit de la souris pour faireapparaître le sous-menu contextuel et choisir l'option Insertion.

Pour supprimer une ligne, on procède de la même manière : placer le pointeur desouris sur le numéro de la ligne à supprimer; faire apparaître le sous-menu par unclic droit et choisir Supprimer.

La manœuvre est similaire pour insérer ou supprimer une colonne.

fig. 5.7 Insérer une ligne grâce au menu contextuel

Il est possible d'insérer ou supprimer plusieurs ligne ou plusieurs colonnes en uneseule opération : il suffit de faire une sélection multiple comme indiqué au point 3.6


H. Schyns 5.4

5.5. Insérer une ou plusieurs cellules

Il est également possible d'insérer une cellule isolée (ou plusieurs cellules) au milieud'un tableau. On commence par sélectionner l'endroit où on veut faire apparaître denouvelles cellules. On fait apparaître le sous-menu contextuel par un clic droit et onchoisit Insérer.

fig. 5.8 Insérer un groupe de cellules

Excel fait apparaître une boîte de dialogue qui demande ce qu'il faut faire avec lescellules qui se trouvent déjà à l'endroit indiqué (ainsi que leurs voisines) : soit lesdécaler de proche en proche vers la droite, soit les décaler de proche en proche versla gauche.

fig. 5.9 Choisir le type de décalage

Dans l'exemple ci-dessous, on a choisi de décaler les cellules vers le bas (1) :

1 Evidemment, dans une feuille où toutes les cellules sont vides, on ne remarque aucun changement car rien

ne ressemble plus à une cellule vide qu'une autre cellule vide.


H. Schyns 5.5

fig. 5.10 Le résultat de l'insertion

Cette pratique est cependant déconseillée car elle perturbe la présentation de lafeuille. On préfère généralement ajouter des lignes ou des colonnes entières.


H. Schyns 5.6

5.6. Touches de fonction et raccourcis

De nombreuses commandes sont aussi accessibles par une combinaison detouches (raccourci clavier). Le tableau ci-dessous reprend les principalescombinaisons. Les plus utiles sont en caractères gras :

Touche Fonction MAJ CTRL ALT CTRL+MAJ ALT+MAJ

F1 Affichage del'aide en ligne

Qu'est-ce quec'est ?

Insertion d'unefeuille graphique

Insertion d'unenouvelle feuillede calcul

F2 Modification dela cellule active

Modification d'uncommentaire decellule

CommandeEnregistrer sous

CommandeEnregistrer

F3 Collage d'unnom dans uneformule

Collage d'unefonction dansune formule

Définition d'unnom

Création denoms à partirdes étiquettesde ligne et decolonne

F4 Répétition de ladernière action

Répétition de ladernièrecommandeRechercher(Suivant)

Fermeture de lafenêtre

Quitter

F5 Atteindre Affichage de laboîte dedialogueRechercher

Restauration dela taille de lafenêtre

F6 Déplacementvers le voletsuivant

Déplacementvers le voletprécédent

Déplacementvers la fenêtresuivante duclasseur

Déplacementvers la fenêtreprécédente duclasseur

F7 CommandeOrthographe

Déplacement dela fenêtre

F8 Extension d'unesélection

Ajout à lasélection

Redimension-nement de lafenêtre

Affichage de laboîte dedialogue Macro

F9 Calcul del'ensemble desfeuilles de tousles classeursouverts

Calcul de lafeuille active

Réduction duclasseur

F10 Activation de labarre de menus

Affichage d'unmenu contextuel

Agrandissementou restaurationde la fenêtre duclasseur

F11 Création d'ungraphique

Insertion d'unenouvelle feuillede calcul

Insertion d'unefeuille macroMicrosoftExcel 4.0

Affichage deVisual BasicEditor

F12 CommandeEnregistrer sous

CommandeEnregistrer

CommandeOuvrir

CommandeImprimer

Excel Initiation 6 - Encoder

H. Schyns 6.1

6. Encoder

6.1. Règle de base

Avant de faire quoi que ce soit (encodage, mise en forme, etc.) il fautimpérativement commencer par sélectionner la cellule (ou la ligne ou lacolonne) sur laquelle on veut travailler.

6.2. Encoder du texte

Sélectionnons la cellule A1 et tapons la phrase "Botte de poireaux".

fig. 6.1 Encoder du texte

Au moment où nous commençons à écrire, le texte apparaît dans la cellule A1 etdans la barre de formule située plus haut. Nous pouvons encoder le texte aussi biendans l'une que dans l'autre zone. On termine en appuyant sur la touche [Enter]ou en cliquant sur l'icône þ. En cas d'erreur on appuie sur [Esc] ou on clique surl'icône ý.

Le fait que le texte dépasse le bord droit de la cellule A1 n'a aucune importance; ilsera bel et bien stocké dans la cellule A1. Notez que, par défaut, le texte est cadré àgauche de la cellule.

Pour modifier un texte encodé, il suffit de sélectionner la cellule en question etd'intervenir dans la barre de formules. On peut aussi utiliser la touche [F2] quipositionne directement le curseur à la fin du texte contenu dans la cellule.

6.3. Encoder une valeur

Excel est capable de distinguer le texte et les nombres. Pour encoder une valeur,par exemple dans la cellule B1, il suffit de procéder comme pour le texte :

fig. 6.2 Encoder une valeur

Pendant l'introduction du nombre, le texte est cadré à gauche. Il se cadreautomatiquement à droite dès que l'on appuie sur [Enter].


H. Schyns 6.2

Notez que l'affichage du texte qui sortait de la cellule A1 a été tronqué. Ceci neconcerne que l'affichage. Le texte "Botte de poireaux" n'a subi aucune modificationet est toujours stocké correctement dans A1. Pour s'en convaincre, il suffit d'élargirla colonne "A".

6.4. Encoder une date ou une heure

Insérons une ligne en "1" comme expliqué au point 5.4 pour ajouter la date de nosachats.

On procède pour les dates comme pour le texte et les nombres. Excel reconnaîtqu'il s'agit d'une date à condition qu'on utilise la barre oblique (ang.: slash) commeséparateur et que la date soit écrite dans le format jj/mm/aaaa (1). Il est aussi permisd'introduire une date en toutes lettres : 15 février 2004 (2). Pour les heures, on utilisele séparateur "deux points" (ang.: colon) (p.ex.: 15:40:32).

fig. 6.3 Encoder une date

Après avoir tapé [Enter], Excel cadre la date à gauche et l'affiche avec un formatqui peut être un peu différent de celui utilisé à l'encodage. Nous reviendrons sur cepoint plus loin.

6.5. Encoder un calcul

Poursuivons nos achats en prenant des oranges pour 1.95 EUR

fig. 6.4 Encoder une calcul

Pour connaître le prix total de nos achats nous pourrions sortir notre calculatrice. Ceserait oublier qu'Excel peut parfaitement servir de calculatrice : il suffit d'introduire lecalcul à effectuer dans une cellule. Pour avertir Excel qu'il s'agit d'un calcul, oncommence la ligne par le signe "=" ou par le signe "+". Dès que l'on a validé lecalcul par [Enter], Excel affiche le résultat. Notez que la barre des formulesaffiche toujours le détail du calcul :

1 En fait, le séparateur des dates reconnu par Excel est celui qui a été défini sous Windows, dans le

Panneau de Contrôle, à la rubrique Paramètre régionaux.2 Ici, le résultat dépend de la langue d'Excel et du contenu des listes personnalisées définies dans le menu

des options.


H. Schyns 6.3

fig. 6.5 Excel affiche le résultat du calcul

6.6. Encoder une formule

Une manière beaucoup plus performante de traiter le problème ci-dessus estd'utiliser une formule au lieu d'un calcul :

fig. 6.6 Encoder une formule

Dans la cellule B4, introduisons la formule

=B2+B3

La formule commence par "=". Elle demande à Excel d'additionner le contenu de lacellule B2 à celui de la cellule B3 et d'afficher le résultat dans la cellule courante. Onpeut soit taper la formule au clavier, soit désigner les cellules avec le pointeur desouris (ou en utilisant les touches fléchées pour se déplacer) :

- sélectionner la cellule B4- taper =- cliquer sur la cellule B2 avec la souris (B2 s'inscrit dans la formule)- taper +- cliquer sur la cellule B3 avec la souris (B3 s'inscrit dans la formule)- taper [Enter]

Dès que l'on a validé la formule, Excel affiche le résultat :

fig. 6.7 Le total s'est calculé automatiquement

La barre de formules affiche toujours le détail de la formule alors que la celluleaffiche le résultat.


H. Schyns 6.4

6.7. Modifier le contenu d'une cellule

On commence par sélectionner la cellule qui doit être modifiée. Ensuite, soit on tapela touche [F2], soit on utilise la souris pour travailler directement dans la barre deformules (zone entourée de rouge dans la figure ci-dessous). La barre de formulesse comporte comme un mini traitement de texte.

fig. 6.8 Modifier le prix des poireaux.

Grâce aux formules, on peut modifier les valeurs des cellules sans devoirreprogrammer tout le calcul. Ainsi, si le prix des poireaux est de 2.35 EUR au lieude 2.25 EUR, il suffit de modifier la valeur dans la cellule B2. Dès que l'on a validéles modifications en appuyant sur [Enter], Excel, qui a détecté le changement,refait automatiquement tous les calculs qui dépendent de cette cellule :

fig. 6.9 Le total s'est recalculé automatiquement !

Dans de grandes feuilles de calcul très complexes, on choisit parfois de désactiver lerecalcul automatique. Dans ce cas, il suffit d'appuyer sur la touche [F9] pour forcermanuellement le recalcul de tout le tableau.

6.8. Modifier une formule

Pour modifier une formule existante, on procède comme pour le texte : soit on utilisela souris pour éditer la barre de formules, soit on tape la touche [F2]. Dans ce cas,Excel entoure d'une bordure de couleur chacune des cellules qui interviennent dansla formule.

6.9. Lever les ambiguïtés

Excel est un outil extrêmement puissant mais il a parfois du mal à deviner lesintentions de l'utilisateur. Voici quelques règles simples qui éviteront bien desambiguïtés :

- Eviter de mélanger des nombres et du texteSi vous introduisez "28 EUR", "45 m²" ou "0,35 EUR/litre" dans une cellule, Excelcesse de considérer ces valeurs comme des nombres. Il les considère commedu texte et, par conséquent, il n'est plus capable de les employer dans un calcul.


H. Schyns 6.5

Il est recommandé de mettre le nombre seul dans une cellule et les unités dansune autre ou, mieux encore, de mettre les unités dans le libellé :

fig. 6.10 Bien séparer les nombres et le texte

- Pour forcer la saisie en texte ou en nombreA l'inverse, il peut arriver qu'on veuille considérer une date ou un nombrecomme du texte. Il suffit alors de taper le caractère ' (apostrophe) avant lepremier caractère du nombre ou de la date.Pour indiquer à Excel qu'on introduit un nombre ou un calcul, on peutcommencer par taper le signe + (ou = ou - selon les cas). C'est notamment lecas quand on veut faire deux divisions : +3/12/15 représente ici la division de 3par 12 puis par 15 et non la date du 3 décembre 2015.

Excel Initiation 7 - Déplacer

H. Schyns 7.1

7. Déplacer

7.1. Déplacer une cellule

Il est possible de déplacer une cellule contenant du texte, une valeur ou une formulepour les placer à un endroit plus adéquat. Inutile de tout effacer et de recommencer.Il suffit de sélectionner la cellule a déplacer puis d'amener le pointeur de souris sur lecadre jusqu'au moment où il se transforme en flèche.

fig. 7.1 Le pointeur se transforme en flèche

A ce moment, on appuie sur le bouton gauche de la souris et on le laisse enfoncé.Tout en maintenant le bouton enfoncé, on glisse le pointeur vers la cellule où l'onveut déposer le contenu. La cellule cible est entourée d'un cadre grisé :

fig. 7.2 La cellule cible apparaît en grisé

Arrivé au bon endroit, on relâche le bouton gauche et le contenu s'inscrit au nouvelemplacement :

fig. 7.3 Le contenu s'est déplacé

7.2. Déplacer une cellule qui contient une formule

Lorsqu'on déplace la cellule qui contient la formule, Excel conserve les références.Par exemple, si on déplace la cellule B4 vers la position C5 comme expliqué aupoint 3.1, la formule reste inchangée.


H. Schyns 7.2

fig. 7.4 Déplacer la cellule de résultat

On remarque que la formule stockée en C5 est toujours

=B2+B3

7.3. Déplacer une cellule référencée dans une formule

fig. 7.5 Déplacer une cellule de données (avant / après)

Lorsqu'on déplace une cellule référencée dans une formule, Excel corrige toutes lesformules qui font intervenir cette cellule afin de tenir compte du déplacement. Parexemple, si on déplace maintenant la cellule B2 vers la position C2, la formule quiest en C5 est directement adaptée ainsi qu'on le voit ci-dessus : la barre de formuleaffiche maintenant

=C2+B3

fig. 7.6 Idem avec la deuxième cellule de données (avant / après)

Recommençons l'expérience en déplaçant la cellule B3 vers la position C3, laformule qui est en C5 devient maintenant

=C2+C3

Cette propriété remarquable et très puissante d'Excel nous permettra de concevoirles feuilles et tableau petit à petit. Nous pourrons ainsi ajouter des lignes et des


H. Schyns 7.3

colonnes, modifier la mise en page et la disposition des cellules sans (trop) nouspréoccuper des formules.

7.4. Déplacer une zone de cellules

Le déplacement d'une zone de cellules s'effectue comme le déplacement d'unecellule unique. La seule différence est qu'il faut commencer par sélectionner la zoneainsi qu'expliqué au point 3.4. Ensuite, on amène le pointeur sur le cadre jusqu'à cequ'il se transforme en flèche :

fig. 7.7 Sélectionner la zone à déplacer

fig. 7.8 Déplacer le cadre

fig. 7.9 Relâcher le bouton de souris

Il faut bien veiller à ce que la zone où l'on dépose les cellules soit libre, sinon Excelaffichera un message d'avertissement.

7.5. Effacer le contenu d'une cellule ou d'une zone

Pour effacer le contenu d'une cellule, rien de plus simple : on sélectionne la ou lescellules à effacer et on appuie sur la touche [Delete] (ou [Suppr]).

Excel Initiation 8 - Copier et coller

H. Schyns 8.1

8. Copier et coller

8.1. Copier coller simple

L'opération Copier-Coller permet de repliquer une plage d'informations d'un endroitde la feuille à un autre. Dans l'exemple ci-dessous, il s'agit de copier la liste desjours, encodée dans la zone B2:B8 afin de créer un calendrier. Il suffit desélectionner la zone à recopier (B2:B8) puis :

- soit de cliquer sur l'icône - soit d'activer la commade Edition / Copier du menu,- soit de taper la combinaison de touches [Ctrl][C]

fig. 8.1 Copier - Coller simple

On sélectionne ensuite la cellule à partir de laquelle la zone doit être collée (B9)puis :

- soit on clique sur l'icône - soit on active la commade Edition / Coller du menu,- soit on tape la combinaison de touches [Ctrl][V]

8.2. Etendre la copie

Lorsque le contenu d'une cellule (texte, valeur, formule) doit être recopié surplusieurs cellules adjacente, on peut utiliser la souris :

fig. 8.2 Le pointeur de souris sur la poignée

- sélectionner la cellule qui doit être recopiée;- positionner le pointeur de souris sur la poignée de recopie (cf 3.2)


H. Schyns 8.2

fig. 8.3 Tirer la poignée

- maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé et tirer la poignée vers le bas.Un trait grisé montre la zone dans laquelle le contenu sera recopié

fig. 8.4 Relâcher le bouton de souris

- relâcher le bouton gauche de la souris. La zone de recopie reste sélectionnée.Pour déselectionner la zone, il suffit de cliquer dans une autre cellule.

La technique marche aussi bien pour les copie verticales qu'horizontales. On peutaussi sélectionner un pavé vertical de cellules et l'étendre horizontalement.

8.3. Recopie Incrémentée

La même technique peut être utilisée lorsqu'il faut construire une suite croissante oudécroissante de nombre. Prenons l'exemple de la suite des nombre pairs de 2 à 24.

- on commence par écrire les deux premiers termes de la série dans deux cellulesadjacentes,

- on sélectionne le pavé formé de ces deux cellules et on positionne le pointeur desouris sur la poignée de recopie,

fig. 8.5 Ecrire les deux premiers termes de la série et sélectionner les deux cellules

- maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé et tirer la poignée vers le bas.Un trait grisé montre la zone dans laquelle le contenu sera recopié. Lorsqu'onétend la zone, une petite fenêtre affiche la valeur atteinte.

- relâcher le bouton gauche de la souris. La zone de recopie reste sélectionnée.Pour déselectionner la zone, il suffit de cliquer dans une autre cellule.


H. Schyns 8.3

fig. 8.6 Tirer, c'est fait

La technique fonctionne aussi pour toute une série de listes prédéfinies dans Excel :Jours de la semaine, mois, etc (1).

- écrivons les deux premiers jours de la semaine dans une colonne et les deuxpremiers mois dans la colonne voisine,

- plaçons le pointeur de souris sur la poignée de recopie et tirons vers le bas,

fig. 8.7 Sélectionner et tirer

fig. 8.8 Relâcher la souris, c'est fait !

- quand on rela^che le bouton de souris on s'aperçoit qu'une colonne contient lasuite des jours de la semaine et la deuxième, la suite des mois.

1 Les différentes listes sont créées grâce au menu Outils - Options - Listes personnalisées


H. Schyns 8.4

En combinant la recopie des nombres, des jours et des mois, construire uncalendrier ou un planning devient un jeu d'enfant !

Excel Initiation 8 - Copier et coller - Exercices

H. Schyns 8.5

Exercices du chapitre 8

♦ Exercice 8.1

Réalisez un carnet d'adresse :

Sur la ligne [1] vous inscrivez les titres des colonnes :

[A] : Nom[B] : Prénom[C] : Adresse[D] : Pays[E] : Code Postal[F] : Ville[G] : Téléphoneetc.

Vous inscrivez ensuite les informations à raison d'une personne par ligne encommençant à la ligne [2]

Sauvez cette feuille, elle nous servira plus tard.

♦ Exercice 8.2

Utilisez les techniques de copie et de recopie incrémentée pour créer un calendrierde trois prochains mois en moins de 3 minutes.

Documents

Excel - Premiers pas · Excel InitiationSommaire H. SchynsS.1 Sommaire 1.INTRODUCTION À EXCEL 2.ANATOMIE DU TABLEUR EXCEL 2.1.Avant de démarrer 2.2.Définition et utilité