Concerne: Evaluation annuelle des besoins d’information sur supports électroniques et

papier : Actualisation des instructions concernant le contrôle par formulaires TABLE DES MATIÈRES 1. Collecte d’informations au moyen de formulaires et de supports électroniques 2. Principes généraux de la collecte d’informations 2.1. Collecte unique d'informations : ne demander les données indispensables qu’une seule

fois 2.1.1. Principes généraux 2.1.2. Indus 2.1.3. Collecte unique et réutilisation de l'information 2.1.4. Conservation des informations qui ne sont plus actuelles 2.2. Conséquences de la collecte unique des informations 2.2.1. Examiner le droit d’office ou attendre une demande ? 2.2.2. Force probante générale des données électroniques et priorité sur les formulaires 2.2.3. Collecte unique des informations sur la base du numéro unique (par ex. le numéro

d’entreprise ou le NISS) 2.3. Force probante des données d’information électroniques 2.4. Suppression de la légalisation des copies 2.5. L’autre communication (électronique) avec le citoyen

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2.6. Opposabilité des renseignements obtenus par téléphone 2.7. Le cachet numérique 2.8. Echange d'information en cas de paiement à une personne autre que l'allocataire légal 3. Collecte des données au moyen de formulaires par thème Thème 1 – Virement sur un compte à vue en Belgique et à l’étranger 3.1.1. Protection légale des avoirs se trouvant sur le compte 3.1.2. Le virement SEPA 3.1.3. Le service bancaire de base 3.1.4. Contrôle direct du titulaire du compte en banque communiqué par l’allocataire Thème 2 – Preuve de la naissance et de la vie et de l'adoption 3.2.1. Procédure avant la naissance (demande de paiement anticipé) 3.2.2. Procédure après la naissance 3.2.3. Mesures destinées à éviter que l’allocation de naissance soit demandée et payée plus d’une

fois 3.2.3.1. Consultation de TRIVIA 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre 3.2.3.3. « Attestation de naissance spéciale » 3.2.4. Conditions d’obtention d’une prime d’adoption 3.2.4.1. Preuves à fournir pour obtenir une prime d’adoption auprès d’une caisse d'allocations

familiales 3.2.4.2. Mesures destinées à éviter le cumul de paiements entre la prime d'adoption et l’allocation

de naissance 3.2.5. Application de la CM 599 pour l'allocation de naissance et la prime d'adoption dans les

dossiers de travailleurs indépendants Thème 3 – Octroi d’un supplément aux chômeurs, malades et pensionnés – Majoration des allocations familiales pour les familles monoparentales 3.3.1. Octroi provisionnel des suppléments sociaux et du supplément monoparental 3.3.2. Etablissement définitif du droit 3.3.2.1. Décision d'office définitive sur la base des formulaires sériels P19fisc-A (familles à l'étranger) et P19fisc-B (le partenaire travaille pour une organisation internationale) 3.3.2.2. Validation du supplément payé sur la base des formulaires sériels P19fisc A (familles à l’étranger) et P19fisc B (le partenaire travaille pour une organisation internationale)

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Thème 4 - Octroi des allocations familiales ou d’un supplément 3.4.1. Preuve de la situation monoparentale 3.4.2. Preuve du mariage à l’étranger 3.4.3. Déclaration sur l'honneur pour prouver les revenus Thème 5 – Octroi du droit aux allocations d'orphelins 3.5.1. Contrôle au moyen du formulaire P16 3.5.2. Demande au moyen du formulaire Mod. B (demande d’allocations d’orphelins) Thème 6 – Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires 3.6.1. Adaptation du formulaire P7 (étudiants) à la nouvelle structure de l’enseignement 3.6.1.1. Etudiant qui met fin à ses études au cours de l'année scolaire ou académique – Preuves de la

cessation des études – Présomption de cessation des études – Cessation durant les examens 3.6.1.2. Etudiant à l’étranger 3.6.1.3. Procédure pour l’étudiant qui prépare une thèse/ un mémoire 3.6.1.4. Paiement provisionnel avec le code 002 3.6.1.5. Stage obligatoire dans le cadre d'une formation de chef d'entreprise 3.6.2. Autres adaptations du formulaire P7 (étudiants) 3.6.2.1. Occupation de l’étudiant (à temps partiel) 3.6.2.2. Réorientation au cours de l’année académique et enseignement supérieur professionnel 3.6.2.3. Adaptations suite à la réforme de l'enseignement en alternance 3.6.3. Prévention des indus 3.6.4. Suppression du contrôle au moyen des formulaires P2 et P5 pour les enfants handicapés en

Belgique 3.6.5. Révision de l’incapacité – Fait nouveau ? 3.6.6. L’enfant handicapé atteint l’âge de 21 ans 3.6.7. L’enfant atteint d'une affection travaille ou bénéficie d’une prestation 3.6.8. Le régime particulier pour le volontariat (loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions

diverses) 3.6.9. Effet des révisions d'office concernant les enfants handicapés (art. 47 et 63, LGAF) -

Procédure pour les juridictions du travail - Application de l'article 48, alinéa 4, LGAF - Nature de la décision judiciaire

3.6.10. Nouvelle procédure Handicare entre le SPF et les familles Thème 7 – Le jeune demandeur d’emploi au cours du stage d'insertion professionnelle Thème 8 – Les enfants placés 3.8.1 Les enfants placés dans la Communauté flamande 3.8.1.1. Quelle instance envoie le message ?

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3.8.1.2. Types de placement au sein du champ d'application de l'article 70, LGAF 3.8.1.3. Formes d'encadrement hors du champ d'application de l'article 70, LGAF 3.8.1.4. Suppression de la notification D228P et du formulaire P3 3.8.1.5. Routage des messages de placement D227 de Jongerenwelzijn 3.8.1.6. Régularisation avec le service Jongerenwelzijn de la Communauté flamande 3.8.1.7. Aperçu schématique : Placements dans la Communauté flamande 3.8.2. Les enfants placés dans la Communauté française et germanophone 3.8.3. Directives générales supplémentaires Thème 9 – Formulaires incomplets ou manquants - Décision d’office 3.9.1. Principes généraux 3.9.2. Envoi/suivi du formulaire de contrôle ? 3.9.3. Rappel de formulaires non renvoyés 3.9.4. Cas d’application particuliers 3.9.4.1. Le formulaire pour les étudiants (P7a) n’est pas renvoyé 3.9.4.2. Le formulaire pour les jeunes demandeurs d’emploi (P20) n’est pas renvoyé 3.9.4.3. Les données relatives à la coparenté et à l’hébergement égalitaire 3.9.4.4. Le formulaire pour les suppléments sociaux (P19Fisc A et B) n’est pas renvoyé Thème 10 – Procédure à suivre avant de procéder au recouvrement d’allocations familiales payées indûment 3.10.1. Principes généraux 3.10.2. Instructions pratiques pour l’établissement des indus 3.10.3. Présentation schématique de la procédure en cas de formulaires manquants - Procédure à

suivre avant d’établir un indu –Valider/Payer/Récupérer Thème 11 – Le Registre national 3.11.1. Actualisation périodique des données d’identification par le biais du Registre national 3.11.2. Le Registre national et la localisation des différents acteurs du droit Thème 12 - L'échange électronique d'informations avec l'étranger 3.12.1. L’échange des données dans le cadre des règlements européens 3.12.2. L’échange des données dans un contexte bilatéral 3.12.3. Paiements provisionnels pour les enfants à l'étranger 4. Divers 4.1. Point de vue des tribunaux du travail en rapport avec le devoir d’information 4.2. Force probante des documents scannés

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4.3. Déclaration aux organismes assureurs pour les orphelins de père et mère 4.4. Délai d’envoi de l’accusé de réception du brevet (nouvelle procédure) 4.5. Le délai de traitement de l’information en cas d’échange d’information à l’aide du modèle Y ter 4.6. Mention de la date de début de l’assimilation sur le brevet d’attributaire (Mod. Y) 4.7. Imputation aux entités fédérées des prestations familiales payées 4.8. Accueil d’enfants de Tchernobyl dans des familles belges 4.9. Le brevet des prestations familiales garanties – Rappel des règles 4.10. Date de fin de l’incapacité de travail dans le flux D046 (A020) 4.11. La répartition en divisions des cours et tribunaux Annexes

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1. Collecte d’informations au moyen de formulaires et de supports électroniques Depuis quelques années, FAMIFED tient en permanence un inventaire de toutes les données indispensables pour payer les allocations familiales. Conformément aux dispositions du contrat d’administration, les directives concernant les méthodes et les modalités de collecte de ces données sont évaluées et actualisées chaque année.

Les caisses d’allocations familiales et les autres organismes de paiement des allocations familiales trouveront dès lors ci-après les nouvelles règles applicables à partir du 1er mars 2017. 2. Principes généraux de la collecte d’informations

Les contacts avec l’assuré social se situent sous le signe de la collecte des données et de la communication d’informations correctes et complètes. L’objectif général de la collecte de données consiste à payer les allocations familiales rapidement et correctement, en conformité avec la Charte :

a) en élaborant des flux de données électroniques et en interrogeant ainsi le moins possible

l’assuré social, grâce à une adaptation et un remplacement des formulaires par des données électroniques ; en consultant les banques de données1.

Les caisses d’allocations familiales doivent veiller à mettre, « en temps réel », les paiements en concordance avec les flux de données électroniques reçus concernant les données personnelles légales et professionnelles. 2.1. Collecte unique d'informations : ne demander les données indispensables qu’une seule fois 2.1.1. Principes généraux 1. Il ne faut demander que les données personnelles qui sont indispensables en vue du traitement

correct et ponctuel du dossier. La collecte des données par la voie électronique ou par consultation de banques de données doit être justifiée et correspondre aux attentes du citoyen. Seules les données personnelles nécessaires à l’établissement du droit et au paiement des allocations familiales (par ex. la composition du ménage) peuvent être consultées. L’usage impropre des données à d’autres fins peut faire l’objet de poursuites.

2. La collecte de données ne peut être excessive : il n'est pas permis de demander trop de données ni trop souvent.

1 Une version imprimée de chaque consultation est conservée comme preuve dans le dossier (électronique).

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3. Les données (collecte unique) sont demandées, de préférence par les canaux électroniques, le plus possible à la « source authentique » ; elles ne peuvent être demandées à l’assuré social au moyen d’un formulaire que si elles ne peuvent être obtenues par des canaux électroniques. Une source authentique est une banque de données qui est tenue par une loi ou une réglementation de rassembler des données fiables, de les gérer et de les mettre à disposition des tiers qui doivent obligatoirement utiliser ces données.

Exemple :

Type de données Source authentique Données d’identification des entreprises Banque-carrefour des entreprises

(cf. Répertoire des employeurs) Données d’identification des citoyens Registre national des personnes

physiques Registres de la Banque-carrefour de la sécurité sociale

Données sociales à caractère personnel Bases de données gérées par les institutions de la sécurité sociale (dont l’ONSS)

Exceptions : Certaines informations sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé et pour lesquelles il n’existe pas encore de source électronique « authentique » doivent encore être confirmées au moyen d’un formulaire, d’une attestation ou d’une déclaration. Aperçu des données :

Nature de l’information Mode de preuve 1 Mise à la retraite de l’attributaire/pension de

survie/allocation de transition2 Attestation du service des pensions

(notamment brevet de pension) 2 Détention Attestation du SPF Justice (adresse dans les

tableaux en annexe) 3 Placement dans une institution/famille Attestation/formulaire/P3a3/P3b4/disposition

du juge (voir thème n° 8)

Vérifier si l'enfant reste dans la famille après la majorité. Si aucun message

électronique (mail-box) de radiation n'est reçu à l'adresse de la famille d'accueil, on

peut le supposer.

2 L'allocation de transition est assimilée à une pension de survie pour l'application de l'article 56quater, LGAF, cf. lettre circulaire 996/122 du 7 avril 2016. 3 Pas de valeur probante relative au début et à la fin du placement suite au décret « Integrale Jeugdhulp » (uniquement Communauté flamande). 4 Abrogé suite au décret « Integrale Pleegzorg » à partir du 1er janvier 2014 (uniquement Communauté flamande).

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4 Formation d’un « ménage de fait »

Conséquences positives (voir thème n° 11) e.a. détermination du rang5 Conséquences négatives (voir thème n° 11) Former/ne pas former un « ménage de fait » (réfutation de la présomption6)

Registre national ou document officiel7

+ déclaration sur le formulaire J des partenaires

Registre national ou document

officiel/autres éléments de preuve8 + déclaration sur le formulaire J des

partenaires/enquête sociale (contrôle à domicile)

5 Abandon de l’orphelin par le parent survivant Formulaire P16com (voir tableaux en annexe)

6 Disparition ou enlèvement de l’enfant ;

l’attributaire a « abandonné » son ménage Déclaration des services judiciaires,

administratifs ou de police 7 Règles concernant l’autorité parentale (garde

alternée et coparenté) Jugement/arrêt/décision (voir thème

n° 9)9 8 Hébergement égalitaire d’enfants majeurs

(conséquence du régime de coparenté) Déclaration des deux parents

(formulaire Mod. L) 9 Aide du CPAS (revenu d’intégration + autre aide) Attestation/déclaration si pas de flux 10 Demande de versement sur un compte Formulaire mod. WFeb10

En cas de délégation de sommes ou d’institution bancaire ne pas souscrit à la convention : l’ancien modèle W reste utilisé.

11 Dans la Communauté flamande ou germanophone : L’enseignement pour adultes, les cours du soir, l’enseignement de promotion sociale, l’enseignement privé, le contrat d’apprentissage,

Attestation D062/formulaire

P7/déclaration sur module de thèse_1/_2

5 Conformément à l'article 42, §1, al. 2, lorsqu'il y a plusieurs allocataires, on tient compte, pour la détermination du rang, du nombre total d'enfants bénéficiaires, à condition que les allocataires déclarent former un ménage de fait. Cette déclaration vaut jusqu’à la preuve du contraire. Pour les dossiers repris des caisses d'assurances sociales pour travailleurs indépendants, on applique la règle de la continuité. Sur la base des données figurant sur le brevet, les enfants continuent à être regroupés sans déclaration de ménage de fait jusqu'à ce qu'un changement ayant une conséquence sur la formation d'un ménage de fait survienne. Dans ce cas, il faut envoyer un modèle J. 6 Soit le bail enregistré, soit le contrat de travail (personnel domestique résidant). 7 Cf. circulaire ministérielle CM 588 du 17 mars 2005. Le modèle J (déclaration de l’intéressé) ne peut servir comme preuve de la séparation. 8 Lettre circulaire 996/109 du 17 avril 2004 et addendum à la lettre circulaire 996/109 du 23 décembre 2015. Voir aussi thème 11. Le Registre national. 9 Cf. CO 1404 du 7 septembre 2015. 10 Lettre circulaire 996/114 du 9 avril 2015

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les stages (formation de chef d’entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d’études, stage pour être nommé à une charge (notaire, huissier de justice…) Dans la Communauté française : L’enseignement suivi, le contrat d’apprentissage, les stages (formation de chef d’entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d’études, stage pour être nommé à une charge (notaire, huissier de justice…)

Formulaire P7

12 Preuve d’un handicap ou d’une affection Attestation/Handichild11 13 Faits juridiques à l’étranger (naissance, décès,

adoption...) Attestations/déclarations/actes étrangers

+ jugements 14 La cohabitation légale Déclaration 15 Revenu de l'allocataire qui travaille à l'étranger

ou du/de la partenaire qui travaille pour une organisation internationale

Formulaires P19fisc - A et B12

16 Revenu de l’étudiant stagiaire, de la formation en alternance, de l’apprentissage sur le lieu de travail, de l’apprenti, de la formation en entreprise

Déclaration sur le formulaire (notamment comme travailleur indépendant - voir thème n° 4)

17 L’allocation de naissance Attestation de naissance/inscription dans les registres de la population

18 La prime d'adoption Le Modèle Eter, la requête/l'acte d'adoption

19 Allocataire illégal Déclaration13 20 Contrats FPI14 (mise au travail des chômeurs) Services régionaux de l’emploi 21 Rang de l’enfant Formulaire Yter 22 Prolongation du stage d'insertion professionnelle Formulaire P20com, décision (négative)

de l'ONEM, lettre de convocation 23 Indemnité en compensation du licenciement Preuve ONEM - flux non nécessaire

sauf cas exceptionnel15

11 A partir du 1er octobre 2008 12 Lettre circulaire 999/177 du 17novembre 2015 et addendum du 4 mai 2016. 13 Circulaire de FAMIFED, CO 1376 du 8 septembre 2008. 14 Non disponible par le biais de la DMFA mais bien par le biais du RIP (cf. lettre circulaire 996/64 du 7 août 2006). 15 Voir lettre circulaire 996/110 du 4 juin 2014

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2.1.2. Indus On a demandé aux caisses d'allocations familiales qui ont établi l'indu de ne jamais interrompre l’intégration dans le Cadastre des débiteurs (attributaire et allocataire) d’allocations familiales payées indûment tant que la dette n’est pas entièrement payée (cf. CO 1363 du 9 novembre 2006). Il faut que l'allocataire reste intégré, ainsi que l'attributaire (996/52bis du 13 mai 2011) en fonction de la réouverture du droit, des retenues sectorielles et de l'interruption de la prescription (code de rôle 103 pour l’allocataire). 2.1.3. Collecte unique et réutilisation de l'information Les données (sociales à caractère personnel) ne sont demandées qu'une seule fois. Dès qu'elles sont en possession d'un organisme d'allocations familiales, elles sont stockées, gérées et actualisées, et au sein du secteur, elles sont mises à la disposition des autres utilisateurs du réseau par l'intermédiaire du Cadastre ou au moyen du brevet d'attributaire. Elles ne doivent pas rester activement disponibles plus longtemps que nécessaire pour l'application de la législation des allocations familiales, compte tenu des délais de prescription légaux. La loi Only Once Le principe important dans la loi Only Once du 5 mai 2014 est que tous les services publics sont obligés, dans leurs contacts avec le citoyen ou d'autres services publics, d'utiliser le numéro de registre national ou le numéro d'entreprise pour l'identification des personnes physiques et morales (entreprises) (article 4 de la loi Only Once). En principe, l'utilisation d'un numéro de dossier distinct n'est donc plus possible, excepté pour des applications internes (de back-office). L'Agence pour la simplification administrative (ASA) a reçu pour mission de passer en revue tous les nouveaux formulaires (également ceux modifiés) afin de vérifier si le principe de collecte unique d'informations est respecté. Les citoyens et les entreprises pourront vérifier électroniquement si un formulaire a été testé et, le cas échéant, formuler une demande ou une plainte au sujet d'un formulaire particulier (papier ou électronique) par le biais du point de contact Kafka.be. L'ASA accepte que le numéro de dossier figure sur toute la communication (formulaires, lettres, ...). pour autant que chaque fois le numéro de registre national de l'assuré social auquel la communication est adressée soit également renseigné16. Dans la correspondance adressée à une personne (morale) (tuteur, administrateur provisoire, médiateur de dettes) qui agit au nom d'un acteur, on indique le numéro de registre national de l'assuré social qui est représenté par cette personne17. Il doit être bien clair que le numéro de registre national de l'assuré social est suffisant pour qu'il puisse s'identifier dans tout contact écrit ou oral auprès de sa caisse d'allocations familiales. Le numéro de dossier ne peut servir qu'à l'usage interne au sein de la caisse d'allocations familiales. La date limite pour l’utilisation généralisée du numéro de registre national sur toutes les lettres et tous les formulaires a été fixée au 31 décembre 2016.

16 Quand la correspondance est adressée à des tiers, le numéro de registre national de l’attributaire est mentionné comme référence. 17 Courriel de FAMIFED du 25 avril 2016 adressé aux caisses d'allocations familiales.

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Comme prévue dans le plan d'action 'Only Once' de FAMIFED les formulaires de demande d'allocations familiales d'orphelin/d'allocation de naissance/d'adoption/de supplément ont été examinés au cours de l'année 2016 afin de voir s'ils répondaient aux principes de collecte unique d'informations. Les versions modifiées ont été communiquées par la lettre circulaire 999/180 du 23 janvier 2017. 2.1.4. Conservation des informations qui ne sont plus actuelles Les données qui ne sont plus utilisées pour l’octroi des allocations familiales doivent être archivées. Elles ne doivent plus être consultables directement, mais elles sont enregistrées dans les archives ou stockées sur des supports électroniques au sein de FAMIFED (cf. circulaire de FAMIFED, CO 1380 du 23 décembre 2009). D’autres précisions ont été fournies dans les lettres circulaires 997/52bis du 13 mai 2011 et 997/75 du 14 avril 2011. 2.2. Conséquences de la collecte unique des informations 2.2.1. Examiner le droit d’office ou attendre une demande ?

FAMIFED pose comme principe général que les droits aux allocations familiales soient examinés au maximum de la propre initiative de la caisse d’allocations familiales et établis dans le cadre de l’examen automatique du droit. Lors de l’établissement de droits pour lesquels on fait encore appel à l’assuré social, il est important que l’information électronique disponible soit néanmoins utilisée au maximum (par ex. les données DMFA concernant le volume de travail peuvent être un indice pour le revenu de certaines catégories d'enfants bénéficiaires, dans le cadre de l’application de la règle des cinq jours18 pour les jeunes demandeurs d’emploi, par exemple). La caisse d'allocations familiales doit faire le nécessaire pour obtenir automatiquement l’information sur les droits potentiels qui ne peuvent pas encore être exercés automatiquement. Pour y parvenir, les acteurs exacts doivent être intégrés dans le Cadastre des allocations familiales avec le code de rôle adéquat et les flux d’informations qui en découlent doivent être traités de manière effective et efficiente. Pour ce qui est de l’intégration des conjoints ou partenaires en vue de l’octroi des suppléments sociaux, on se reportera à la circulaire de FAMIFED, CO 1400 du 14 décembre 2014 .

18 La règle des cinq jours équivaut à une semaine de 38 heures.

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Statut de « quatrième acteur » : aperçu des intégrations dans le Cadastre

Toujours intégrer avec le code 106 (allocataire = code 103)

Tous les attributaires prioritaires potentiels (cf. schémas en annexe pour les « quatrièmes » acteurs)

Situation Acteurs avec code 103/106 Cession du droit à un attributaire qui appartient au groupe principal des attributaires

L’attributaire prioritaire au sens de l’article 64, LGAF, qui a cédé le droit

Application de la dérogation générale sur la base de la CM 599

L’attributaire prioritaire au sens de l’article 64, LGAF

Cession du droit à un attributaire qui n’appartient pas au groupe principal des attributaires

L’attributaire prioritaire au sens de l’article 64, LGAF, qui n’a pas cédé le droit et les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage de l’enfant

Objectif Acteurs avec code 105 Historique des acteurs donnant droit au supplément

Intégration du partenaire influençant le droit au supplément qui n'est pas encore intégré pour d'autres raisons pour obtenir les données fiscales ultérieurement.

Examen automatique du droit à l’allocation d’orphelins

L’autre parent (adoptant) de l’enfant qui n’est pas encore intégré avec un autre code. Ceci s’applique également à l’orphelin qui n’est pas élevé par le parent survivant, même s’il a été abandonné19 (important pour l’envoi du formulaire P16com20).

Suivi du paiement sur la base d'une dérogation individuelle

Parent prioritaire ayant perdu la priorité suite à une dérogation individuelle accordée par le SPF.

Demande de visite de contrôle après la fin de la période de paiement

La demande de contrôle sur place requiert une intégration dans le Cadastre. L'acteur peut être intégré comme quatrième acteur au moment de la demande, avec le code 105. Ceci n'est pas qualifié d'intégration superflue. L’intégration doit être clôturée à la réception du rapport de contrôle, pour autant que les données ne soient plus pertinentes pour la gestion du dossier21.

Etant donné qu’à partir de la mise en production du flux D027, la modification de la composition du ménage sera communiquée pour chaque membre du ménage, l’intégration du chef de ménage dans le ménage de l’allocataire dont la situation n’a pas d’incidence sur le droit aux allocations familiales ne sera plus nécessaire. Lorsqu’on constatera lors la gestion du dossier que des quatrièmes acteurs ont été intégrés inutilement en raison du flux d’information actuel avec le flux D027, ils devront être supprimés.

19 Voir circulaire ministérielle, CM 393 du 9 novembre 1981 et addendum du 20 mai 2011. 20 Le formulaire P16com ne doit être envoyé que lorsque le parent survivant forme un ménage de fait ou est remarié. 21 Cf. CO 1393 du 19 septembre 2013 et lettre circulaire 996/113 du 27 février 2015.

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Conformément aux dispositions de la Charte, lorsque l’assuré social n’a pas donné suite dans le mois à la demande de renseignements (par ex. en ne renvoyant pas le formulaire), les caisses d'allocations familiales peuvent recueillir d’office des renseignements et prendre des décisions sur cette base, lesquelles sont valables en droit jusqu'à preuve du contraire (voir thème n° 9 : Formulaires manquants ou incomplets - Décision d'office). 2.2.2. Force probante générale des données électroniques et priorité sur les formulaires Les données sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé sont attestées en priorité par des moyens électroniques (flux de données ou consultation de banques de données par l'intermédiaire de TRIVIA). Toutes les conséquences juridiques connues découlent d'une preuve qui a été obtenue de cette manière : le paiement des allocations familiales de base ou la validation du paiement (voir thème n° 9 : Formulaires incomplets ou manquants - Décision d'office), le paiement provisionnel, le refus du droit ou la récupération éventuelle. Ceci vaut tant dans le cadre de la demande que dans le cadre de la poursuite des paiements. 2.2.3. Collecte unique des informations sur la base du numéro unique (par ex. le numéro

d’entreprise ou le NISS)

S’il apparaît que toutes les données peuvent être obtenues à la source authentique, les mêmes données ne peuvent être demandées une seconde fois au moyen de formulaires. Tout organisme doit utiliser au maximum les données qui sont déjà disponibles auprès d’autres services (art. 12 de la charte pour une administration à l’écoute des usagers)22. Les formulaires seront revus à partir de 2016 en fonction du principe Only once. Le numéro du Registre national sera chaque fois mentionné pour identifier l'assuré social. 2.3. Force probante des données d’information électroniques Les données d’information électroniques (par ex. celles du Registre national) font foi jusqu'à preuve du contraire et peuvent être utilisées valablement en remplacement des données des registres de la population et des étrangers. Différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels Un arrêté royal23 stipule que quiconque constate des différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels est tenu de les signaler immédiatement au Registre 22 Approuvée par le conseil des ministres du 23 juin 2006. Cette charte complète la Charte de l’utilisateur des services publics du 4 décembre 1992. Le but est d'ajouter à cette Charte un certain nombre de nouveaux principes de bon service public.

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national. Les caisses d'allocations familiales sont dès lors priées de signaler ces différences au service Monitoring, qui prendra contact, le cas échéant, avec le Helpdesk du Registre national. La disposition demandant de signaler directement ces différences au Registre national qui était prévue dans les circulaires CO 1272 du 12 octobre 1993 et CO 1381 du 8 février 2010, est supprimée. 2.4. Suppression de la légalisation des copies24 Une copie bien lisible du document ou du formulaire suffit Rappelons que depuis le 31 mars 2004 (art. 508 de la loi-programme du 22 décembre 2003), les services publics fédéraux ne peuvent plus réclamer de documents certifiés conformes. Toutes les obligations légales ou réglementaires sont remplies par la remise d’une copie du document original. Que faire en cas de doute concernant l’authenticité ? S’il existe un doute au sujet de l’authenticité25 d’un document, il y a lieu de prendre contact avec l’autorité qui peut fournir l’information. Si cela ne suffit pas, le service peut s'adresser à la source authentique. Une lettre recommandée avec accusé de réception doit être adressée à la personne qui a fourni la copie lisible. Dans la lettre, on lui demandera de fournir le document original, en mentionnant également le motif de cette demande. La suppression de la légalisation concerne uniquement les copies que les citoyens ou les entreprises doivent fournir. Cette mesure ne s’applique pas aux documents que les organismes échangent en cas de nécessité (voir les lettres circulaires concernant le brevet d’attributaire et Yter). Quand un document original est-il encore nécessaire ?

De manière générale, à la lumière de l'évolution concernant la digitalisation des dossiers, une copie, télécopie, copie PDF ou une photo digitale de bonne qualité peuvent désormais être admises comme élément de preuve. Ceci n’empêche pas que les déclarations sur lesquelles des années, des noms, des chiffres, des cachets… ont clairement été « modifiés » doivent certainement donner lieu à une enquête quant à leur authenticité. L’exactitude des informations reçues est soumise à la source authentique pour vérification.

Cette instruction modifiée s'applique tant au document de base qu'aux annexes (par ex. des annexes envoyées sous forme de document PDF).

23 AR du 19 mars 2008 ; MB du 15 avril 2008. 24 Cette question a déjà fait l’objet d’une directive : Voir point 3 de la circulaire de FAMIFED, CO 1352 du 20 décembre 2004 - Une «copie bien lisible » suffit au lieu d'un document authentique. 25 Cf. par exemple, l'attestation spéciale de naissance : voir rubrique 3.2.2 de cette circulaire (après la naissance).

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Pour les preuves authentiques de la naissance et de la vie, on se reportera au thème n° 2 ci-dessous (situation des familles en Belgique). Pour les familles à l'étranger, voir l'Annexe II.

2.5. L’autre communication (électronique) avec le citoyen Conformément à la charte pour une administration à l’écoute des usagers, approuvée par le Conseil des ministres du 23 juin 2006, tout service public autorise que la communication avec les citoyens ou les entreprises se fasse par le biais de différents canaux, tels que le courrier électronique, le courrier, le téléphone et le fax (art. 6). Les données obtenues par d’autres canaux que le courrier ou les formulaires (courrier électronique, téléphone ou fax) doivent être acceptées pour établir le droit si l’expéditeur est suffisamment identifié ou si les mesures techniques nécessaires ont été prises concernant l’authenticité de la signature (signature électronique sur l’eID). Tout service public répond aux lettres et aux courriers électroniques par les mêmes voies, à moins que les données soient de nature à déconseiller toute communication électronique (par ex. la motivation d’une décision dans le cadre de la Charte ou la notification d’un indu). Les envois recommandés ne sont utilisés que s’ils sont réellement nécessaires ou lorsque la loi le prévoit (article 9 de la Charte). Pour le secteur des allocations familiales, ceci signifie concrètement que les envois recommandés sont utilisés exclusivement : − pour interrompre le délai de prescription26 3 ou 5 ans pour les paiements indus ; la prescription

n'est interrompue que si l'envoi recommandé est effectué à l'adresse officielle d'après le Registre national.

− pour la demande de retenues intersectorielles. Lettres de motivation par courriel Les lettres de motivation (notamment en rapport avec la cessation du paiement, le changement de l'organisme d'allocations familiales compétent...) peuvent être envoyées par courriel si l'allocataire (le destinataire) s'est fait enregistrer dans cette qualité auprès de la caisse d'allocations familiales. Il n'y a donc pas le moindre doute concernant l'identification (l'e-mail est au nom de l'allocataire). Remarque : La lettre par laquelle un indu est notifié à l'allocataire est tellement cruciale dans la gestion de dossiers en ce qui concerne l'interruption de la prescription, que cette lettre doit en tout cas être envoyée par la poste. En vue du contrôle, il faut toujours conserver une copie de la lettre de motivation dans le dossier (électronique).

26 Circulaire de FAMIFED, CO 1360 du 1er août 2006 et la CO 1393 du 19 septembre 2013.

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2.6. Opposabilité des renseignements obtenus par téléphone Les renseignements reçus par téléphone de l'enfant bénéficiaire, de l'attributaire ou de l'allocataire, de la mère d'accueil ou du responsable de l'institut où est placé l'enfant ne peuvent être utilisés qu'en fonction de la CESSATION du paiement des allocations familiales ou d'un supplément, rang… sous certaines conditions. Procédure à suivre :

• Etablir un compte-rendu de l'entretien téléphonique mentionnant - la date, l'heure, le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'interlocuteur. - résumé des faits communiqués ; - la décision qui est prise suite aux faits communiqués (cessation paiement, suppression

supplément...).

Pour pouvoir servir de preuve opposable, il faut que : • L'entretien téléphonique soit confirmé par écrit, par lettre ou courriel -

- jour, heure, interlocuteur - la décision prise, - demande de renseignements complémentaires

Si la demande de renseignements complémentaires en vue de l'établissement d'un droit reste sans réponse, un seul rappel est envoyé (cf. procédure de la décision d'office). Pour l'octroi d'un droit, on ne peut utiliser qu'un document authentique ou une déclaration écrite. Les copies peuvent toutefois être acceptées (cf. 2.4. Une copie bien lisible suffit) 2.7. Le cachet numérique Certaines communes et d’autres services publics utilisent un cachet numérique authentique pour transmettre numériquement des documents électroniques de façon sûre aux assurés sociaux dans le cadre du traitement de leur dossier d’allocations familiales27. Exemple de la ville de Malines : Les données du document sont stockées dans le code-barres sur le cachet numérique, de même que la signature numérique de la ville de Malines. Le code-barres peut être scanné de différentes manières et vérifié sur le site www.Mechelen.be/digitale stempel. La ville utilise le certificat qualifié de la ville pour signer. Ce certificat équivaut au cachet et à la signature d’un fonctionnaire. Etant donné que les documents électroniques contiennent un cachet numérique authentique et peuvent être vérifiés, ils répondent au cadre légal et sont juridiquement valables.

27 En cas de doute, l'authenticité peut toujours être vérifiée sur le site web de l'administration.

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2.8. Echange d'information en cas de paiement à une personne autre que l'allocataire légal Toutes les données relatives à l'établissement du droit (statut de l'enfant, situation familiale et revenus du ménage) doivent être demandées à l'allocataire légal au sens des articles 69 et 70, LGAF28. Par ailleurs, il va de soi que le courrier contenant des informations concernant les paiements, la constitution des montants ou des lettres d'indu concernent la personne qui perçoit réellement les allocations familiales. Il est nécessaire d'évaluer au cas par cas à qui les informations sont destinées en distinguant, d'une part, l'acteur juridique qui doit fournir les informations déterminantes pour l'établissement du droit et le paiement et, d'autre part, la personne qui a un intérêt légitime à obtenir les informations. Un “tuteur ad hoc” est un représentant de l’enfant sans mandat général. Par conséquent, le tuteur ad hoc a uniquement droit à des informations en rapport avec les allocations familiales de l’enfant bénéficiaire, à savoir uniquement limitées au montant des allocations familiales payées (cf. 996/84 du 26 mars 2008). 3. Collecte des données au moyen de formulaires par thème Thème 1 – Virement sur un compte à vue en Belgique et à l’étranger 3.1.1. Protection légale des avoirs se trouvant sur le compte Conformément à l'article 1410, § 2, 1°, du Code judiciaire, les prestations familiales sont protégées contre la cession et la saisie. Les prestations perdent toutefois cette protection après avoir été portées sur un compte à vue, parce qu’elles ne sont plus identifiables comme telles. La loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses a complété le Code judiciaire sur ce point, et prévoit l’attribution d’un code spécial à certaines prestations lors du versement sur un compte. L’arrêté royal du 4 juillet 2006 rend ces dispositions applicables à partir du 1er janvier 2007 (cf. circulaire de FAMIFED CO 1361 du 6 novembre 2006). L'information figurant sur le Mod. W a été adaptée en fonction du changement de la réglementation, afin d'informer ainsi suffisamment l'assuré social. 3.1.2. Le virement SEPA Le formulaire W a également été adapté à la directive européenne relative à l’exécution des virements européens. Le numéro de compte actuel du bénéficiaire a été remplacé par le code IBAN composé de 16 caractères alphanumériques. En outre, le code BIC destiné à identifier la banque du bénéficiaire est demandé sur le formulaire.

28 Cf. AR du 12 juin 1989 (commenté dans la CO 1216 du 26 juin 1989)

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Pour les virements vers l’étranger, un formulaire W-int a été créé. 3.1.3. Le service bancaire de base Conformément à l’article 3 de la loi instaurant un service bancaire de base (MB, 24 mars 2003), toute institution de crédit doit pouvoir ouvrir pour tout consommateur qui a sa résidence principale en Belgique un compte à vue pour 12,62 EUR (non indexés)29 au maximum par an et pouvoir réaliser certaines opérations (service bancaire de base). La feuille d’information du formulaire W contient une brève référence à cette loi. Le nouveau formulaire, qui a été adapté en fonction de ces trois modifications, vous a été transmis avec la lettre circulaire de FAMIFED 999/c.150 du 18 décembre 2008. 3.1.4. Contrôle direct du titulaire du compte en banque communiqué par l’allocataire La demande de paiement sur un compte a été rendue plus résistante à la fraude et en même temps plus conviviale pour l’allocataire grâce à l’introduction d’une nouvelle procédure, dans laquelle les organismes d'allocations familiales exercent par la voie électronique un contrôle de l’identité du titulaire d’un compte auprès d’un établissement bancaire qui a conclu une convention à cet effet avec FAMIFED. L’allocataire ne doit donc désormais plus se rendre au guichet de la banque pour faire attester les données de son compte financier. Toutefois, d'après les conventions conclues avec les banques, les allocataires doivent quoi qu'il en soit donner leur accord pour que les données soient contrôlées directement auprès de la banque. Compte tenu de ces circonstances, un formulaire reste donc nécessaire. Cependant, un courriel de l’intéressé qui mentionne le numéro de compte (modifié) peut également être pris en compte à condition que l’expéditeur des informations électroniques soit identifiable et que le courriel indique expressément que la caisse d'allocations familiales a l’autorisation de contrôler les données bancaires. Les instructions concernant cette procédure de contrôle direct de l’identité du titulaire du compte et le modèle Wfeb adapté en ce sens ont été communiquées par la lettre circulaire 996/114 du 9 avril 2015. S’il apparaît lors du contrôle du numéro de compte que FAMIFED n’a pas conclu de convention avec l’établissement bancaire, la caisse d'allocations familiales envoie une lettre à l'allocataire pour lui demander de faire attester les données relatives à son compte financier, au guichet de sa banque, au moyen du modèle W (procédure décrite dans la lettre circulaire D999/C.130 du 16 août 2004). La caisse d'allocations familiales peut spécifier sur son site web pour quelles banques l’ancien formulaire doit encore être utilisé, afin que l’allocataire soit immédiatement informé correctement sur le formulaire (modèle W ou modèle Wfeb) qui doit être complété. 29 En 2017, le service bancaire de base coûte au maximum 15,44 EUR. Le prix maximum du service bancaire de base est adapté chaque année en tenant compte de l'évolution de l’indice des prix à la consommation du mois de novembre. L’information concernant l’adaptation du montant figure sur le site web du SPF Economie, PME, Classes moyennes et Energie. + adresse du site web.

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Le contrôle du numéro de compte ne peut pas être effectué non plus de façon électronique en cas de paiement à un titulaire qui ne peut pas être intégré comme allocataire dans le Cadastre. C’est le cas lorsqu’il est question d’une délégation de sommes, et l’ancienne procédure avec le modèle W reste applicable. Le paiement sur le compte d’un tuteur, d’un administrateur provisoire ou d’un médiateur de dettes s’effectue conformément à la décision du tribunal, ou les données concernant le numéro du compte sont demandées par lettre. Thème 2 – Preuve de la naissance /de la vie et de l’adoption 3.2.1. Procédure avant la naissance (demande de paiement anticipé) Les dispositions de la CO 1386 concernant le paiement anticipé de l'allocation de naissance remplacent les instructions correspondantes (annexe 2, Chapitre 1er - point 2 et annexe 3, cas 4) de la CO 1348 du 11 février 2004. Dépôt d’une demande et des documents justificatifs en vue d’obtenir le paiement anticipé de l’allocation de naissance Le modèle E Conformément à l’article 73 bis, § 2, LGAF, l'allocataire peut demander l'allocation de naissance à partir du sixième mois de la grossesse et en obtenir le paiement deux mois avant la date probable de la naissance mentionnée sur le certificat médical à joindre à la demande. Pour le paiement anticipé de l’allocation de naissance un certificat médical qui a été complété au plus tôt quatre mois avant la date présumée de la naissance est toujours nécessaire, ce qui donne à la caisse d'allocations familiales l’assurance d’un paiement correct. Afin de pouvoir introduire correctement la demande de paiement anticipé de l'allocation de naissance, il est précisé sur le modèle E (demande d'allocation de naissance) à partir de quel moment le médecin (l'obstétricien) peut faire une déclaration valable pour l'allocation de naissance en tenant compte de la date présumée de la naissance (communiqué par la lettre circulaire 999/c.168). Lorsqu'on reçoit uniquement un certificat médical de la grossesse sans modèle E, en l'absence d'indications contraires (déclarations ou consultation du Cadastre), il faut procéder au paiement anticipé de l'allocation de naissance de premier rang. Quand il n’y a aucun doute sur l’identité des parents, il n’est pas nécessaire d’interroger davantage le ménage en envoyant un formulaire. L’adaptation du modèle E à la législation relative à la comaternité30 a été communiquée par la lettre circulaire 999/c.175 du 12 mai 2015. En cas de comaternité, l’allocation de naissance doit toujours être payée à la mère (sans possibilité de choix).

30 Loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparenté - CO 1403du 27 février 2015.

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Par contre, les allocations familiales sont payées à la plus âgée (mère ou coparente). Pour le paiement des allocations familiales sur un compte, on envoie encore un modèle W distinct, à moins que la mère soit la plus âgée. En 2016, une révision du modèle E a eu lieu à l'occasion de l'examen du respect de la loi Only Once. Il y a également eu une rectification d'informations incorrectes qui figuraient sur le formulaire concernant la comaternité (le libre choix du paiement a été supprimé). Qu’est-ce qu’une demande d’allocations familiales (notamment d’allocation de naissance)31 ?

- tout document, fait, information, formulaire… d’où ressort le droit aux allocations familiales, à l'allocation de naissance ;

- si la caisse d'allocations familiales dispose de suffisamment d’éléments pour établir votre droit, vous ne devez compléter aucun formulaire de demande ;

- prenez contact avec votre caisse d’allocations familiales et communiquez-lui immédiatement tout changement de profession, d'identité, de domicile, d'études... Vous pouvez le faire par téléphone, lettre, fax ou courriel ou en vous présentant personnellement pendant les heures de bureau.

FAMIFED a adapté les formulaires AA (demande d'allocations familiales) B et Eter (demande d'allocation de naissance / prime d'adoption) dans ce sens et les a fait parvenir aux caisses d'allocations familiales32. Lors du paiement anticipé de l’allocation de naissance, on demande encore l’« attestation de naissance spéciale » à l’allocataire. Attention ! Le paiement anticipé fait toujours office de paiement provisionnel :

• il est inutile de demander une déclaration de ménage de fait (mod. J) avant la naissance lorsque la personne avec qui vit la mère en dehors des liens du mariage introduit une « demande de paiement anticipé » de l'allocation de naissance ;

• de même, il n'est JAMAIS nécessaire de demander la preuve de la déclaration de l'intention de reconnaître l'enfant pour pouvoir payer anticipativement l'allocation de naissance.

Le droit à l’allocation de naissance et aux allocations familiales doit être établi définitivement après la naissance de l’enfant en tenant compte des règles de priorité, des dispositions en matière de compétence et, le cas échéant, de la procédure d’examen automatique du droit (cf. CO 1326 du 19 janvier 2001). Toutefois, une déclaration de ménage de fait (mod. J) est nécessaire afin de pouvoir établir le droit, après la naissance de l'enfant, du chef de la personne non mariée qui habite avec la mère (le conjoint de la mère ne reconnaît pas l'enfant) et de valider le paiement de l'allocation de naissance.

31 L’Agence pour la simplification administrative (ASA) a confirmé les principes existants et a demandé à FAMIFED de les rappeler dans les textes introductifs sur les formulaires A et E (demandes d’allocations familiales et d’allocation de naissance). 32 Voir lettre circulaire 999/c. 168 du 2 mai 2013

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Cumul avec les prestations familiales garanties Directives pour compléter la demande de paiement anticipé de l'allocation de naissance lorsque la femme enceinte habite seule sans son partenaire (« père présumé »).

Situation Directive 1) La femme enceinte n'a pas d'emploi/de

prestation sociale, reçoit ou non une aide du CPAS et le « père présumé » n'est PAS marié avec une autre femme que la future mère.

L'allocation de naissance est payée de manière provisionnelle sur la base de la demande du père.

2) La femme enceinte n'a pas d'emploi/de prestation sociale, reçoit ou non une aide du CPAS et le père présumé est marié avec une autre femme que la future mère.

Faire compléter le modèle E au nom de la mère et le transmettre aux Prestations familiales garanties

Après la naissance, la compétence (prestations familiales garanties - régime des travailleurs salariés) sera réglée définitivement sur la base de la filiation établie juridiquement. Pour l’examen : voir point 3.2.3.1. Hypothèse II (demande du chef d'une personne qui ne fait PAS partie du ménage de la mère). 3.2.2. Procédure après la naissance La naissance de l’enfant est prouvée par l’« attestation de naissance spéciale »33 ou par un message électronique provenant du Registre national. Dès que la naissance et la vie de l’enfant ont été établies d’une des deux façons, on dispose d'une base suffisante pour :

- payer l’allocation de naissance ou justifier le paiement anticipé de l’allocation de naissance ; - payer les allocations familiales.

Il faut toujours être attentif au message électronique pour éviter les fraudes ! L'attestation de naissance spéciale ne sert plus à entamer les paiements des allocations familiales que lorsque le message électronique relatif à la naissance n'a pas encore été reçu (modification du Registre national). Pour déceler les fraudes au moyen de l’« attestation de naissance spéciale » falsifiée ou d’attestations de grossesse en fonction du paiement anticipé de l’allocation de naissance, les caisses sont priées de TOUJOURS être attentives au message électronique (mailbox) du Registre national en cas de paiement de l’allocation de naissance. Si le message électronique n'est pas 33 Les allocations familiales et l'allocation de naissance sont payées à titre provisionnel. La réception du message électronique concernant la naissance doit faire l'objet d'un suivi.

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disponible à la fin du mois suivant le mois de la naissance : demander le numéro BCSS (numéro bis) afin de pouvoir intégrer le paiement des allocations familiales au Cadastre. Les messages D doivent être traités immédiatement (annexe 1, 997/52bis). Si aucun message n’a été reçu trois mois après la date de naissance (présumée) et au plus tard avant la fin du cinquième mois après le paiement anticipé de l’allocation de naissance, l’information reçue est confrontée à la source authentique :

- consulter le Registre national et conserver une copie (imprimée) de l’écran de cette consultation dans le dossier (électronique) ;

- et/ou demander (à la commune qui a émis l’attestation de naissance spéciale) de confirmer la naissance (ou, le cas échéant, le décès ou la mortinaissance) de l’enfant.

Note : L’acte de présentation d’un enfant sans vie est établi par l’officier de l’état civil lorsque la mortinaissance a eu lieu plus de six mois après la conception. Dans ce cas, la mortinaissance donne également droit à l’allocation de naissance ou l’allocation de naissance anticipée ne doit pas être contestée. L’officier de l’état civil établit un acte de naissance portant la mention « enfant présenté sans vie » lorsqu’un acte de déclaration d’un enfant mort-né a été établi. La caisse d'allocations familiales est invitée à recueillir des informations concernant l’acte de déclaration d’un enfant mort-né auprès de l’administration communale concernée chaque fois qu’elle ne reçoit aucun message électronique.

La remise d’un certificat médical de fausse couche après au moins cent quatre-vingts jours de grossesse à la caisse d’allocations familiales compétente ne suffit pas pour établir le droit à l’allocation de naissance. Si, par contre, l’enfant est mort-né à l’étranger, la preuve de la mortinaissance (après 180 jours de grossesse) est fournie à l’aide d’un document émanant de l’autorité publique étrangère compétente, et à défaut, à l’aide d’un certificat médical. Exemple : Une demande d’allocation de naissance est introduite au cours du huitième mois de grossesse. L’allocation de naissance est payée de façon anticipée et il s’agit du premier enfant des parents. Dans la notification du paiement anticipé de l’allocation de naissance, on demande l’« attestation de naissance spéciale ». Aucun message mailbox du Registre national n’est reçu après la naissance. Le fait de la naissance n’est pas suffisamment prouvé pour justifier le paiement anticipé de l’allocation de naissance et payer les allocations familiales. A partir du troisième mois après la date de naissance présumée et au plus tard avant la fin du cinquième mois après le paiement anticipé de l’allocation de naissance, contact est pris avec les services de la population du domicile de la mère (cf. note ci-dessus). Remarque : Les caisses d'allocations familiales ne doivent plus prendre de mesures particulières pour annuler l’attestation de naissance spéciale lorsqu’elles la reçoivent. Si l’attestation de naissance spéciale est le premier document que vous recevez dans la procédure de demande de l’allocation de naissance, FAMIFED la considère comme une « demande » de prestations familiales.

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3.2.3. Mesures destinées à éviter que l’allocation de naissance soit demandée et payée plus d’une fois La procédure suivante est en principe valable pour le paiement de l’allocation de naissance tant avant la naissance (paiement anticipé ou provisionnel) qu’après celle-ci. 3.2.3.1. Consultation de TRIVIA Principe: Compte tenu des possibilités accrues de collecte des données via TRIVIA, la caisse d'allocations familiales effectue d’office une enquête au sujet d’un éventuel cumul de paiements en consultant les répertoires de données. Hypothèse I La demande de paiement (anticipé) de l'allocation de naissance émane d'un demandeur appartenant au groupe principal34 : (beau-)parent ou partenaire • Pour la (future) mère : consultation du Cadastre + conservation d’une impression (d’écran) des

consultations dans le dossier (électronique) ou de tout autre élément prouvant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées) ;

• Pour l'attributaire (le demandeur de l'allocation de naissance) : consultation de TRIVIA et examen en fonction de l’établissement du droit + conservation d’une impression (d’écran) des consultations dans le dossier (électronique). Consultation du Registre national (+ conservation d’une impression (d’écran) ou toute autre preuve attestant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées), lorsqu’on ne trouve aucun dossier lors de la consultation du Cadastre (troisième hypothèse ci-après).

Remarque : Préalablement à tout paiement de l’allocation de naissance, que ce soit avant ou après la naissance, la caisse d'allocations familiales doit toujours consulter le Cadastre au moins au nom de la future mère, même lorsqu’il s’agit d’une deuxième naissance ou d’une naissance suivante. La consultation a posteriori n’est plus nécessaire. Constatations et conséquences de cette consultation de TRIVIA :

• 1e possibilité : Il n’existe un dossier qu’auprès de la caisse qui a reçu la demande d’allocation

de naissance. Cette caisse paie déjà pour des enfants de l’attributaire – demandeur de l’allocation de naissance. Il s’agit d’une deuxième ou troisième naissance ou d’une naissance suivante pour l’attributaire. Action : payer l’allocation de naissance et intégrer (cf. 3.2.3.2 Intégration dans le Cadastre)

34 Dans le sens de la CM 599 du 16 juillet 2007.

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• 2e possibilité : Il existe dans le Cadastre un dossier d'allocations familiales auprès d’une autre caisse d'allocations familiales = possibilité de cumul de l’allocation de naissance. La caisse qui a reçu la demande prend contact par téléphone avec l’organisme d’allocations familiales concerné et l’avertit de son intervention. Action : la caisse d'allocations familiales qui a reçu la demande confirme son paiement par courriel ou par fax. L’allocation de naissance est ensuite payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).

• 3e possibilité : Il n’existe aucun dossier d’allocations familiales auprès d’un autre organisme

d’allocations familiales dans le Cadastre. Action : Dans ce cas, l’allocation de naissance est payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).

Hypothèse II

• La demande de paiement (anticipé) de l’allocation de naissance émane d'un demandeur n’appartenant PAS au groupe principal qui fait partie du ménage, par exemple un des grands-parents ou un oncle de l’enfant.

• La demande de paiement (anticipé) de l’allocation de naissance émane d'un demandeur ne faisant PAS PARTIE du ménage.

• Pour la (future) mère : consultation du Cadastre + conservation d’une impression (d’écran) des consultations dans le dossier (électronique) ou de tout autre élément prouvant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées) ;

• Pour l'attributaire (le demandeur de l'allocation de naissance) : consultation de TRIVIA et examen en fonction de l’établissement du droit + conservation d’une impression (d’écran) des consultations dans le dossier (électronique) ou de tout autre élément prouvant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées) ;

• Pour les attributaires potentiels (selon la composition du ménage) : consultation de TRIVIA, afin d'éviter les cumuls de paiements + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique) des membres du ménage ou de tout autre élément prouvant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées).

Constatations et conséquences de la consultation de TRIVIA :

• S'il ressort de l'examen que l'allocation de naissance ne doit pas être payée dans la LGAF (travailleurs salariés/indépendants), la demande est transmise aux prestations familiales garanties. L’assuré social en est informé35.

• S’il ressort de l’enquête que l’allocation de naissance doit être établie dans la LGAF

(travailleurs salariés/indépendants), on procède comme suit :

35 Y compris le régime s'appliquant au secteur public.

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o 1re possibilité : Il n’existe un dossier qu’auprès de la caisse qui a reçu la demande

d’allocation de naissance. Action : L’allocation de naissance est payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).

o 2e possibilité : Il existe dans le Cadastre un dossier d'allocations familiales auprès

d’une autre caisse d'allocations familiales = possibilité de cumul de l’allocation de naissance. La caisse qui a reçu la demande prend contact par téléphone avec l’organisme d’allocations familiales et l’avertit de son intervention. Action : La caisse d'allocations familiales qui a reçu la demande confirme son paiement par courriel ou par fax. L’allocation de naissance est ensuite payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).

o 3e possibilité. Il n’existe aucun dossier d’allocations familiales auprès d’un autre organisme d’allocations familiales dans le Cadastre. Action : Dans ce cas, l’allocation de naissance est payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).

Rappelons une fois encore que le paiement anticipé fait toujours office de paiement provisionnel. Le droit à l’allocation de naissance et aux allocations familiales doit être établi définitivement après la naissance de l’enfant en tenant compte des règles de priorité, des dispositions en matière de compétence et, le cas échéant, de la procédure d’examen automatique du droit (cf. CO 1326 du 19 janvier 2001). 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre Pour prévenir le cumul de paiements de l’allocation de naissance, les caisses d'allocations familiales sont priées d’intégrer, au plus tard le jour où est programmé le paiement de l'allocation de naissance36, le paiement et les données sur l’allocataire, l’attributaire et tous les attributaires potentiels (« quatrièmes » acteurs, cf. les schémas en annexe) dans le Cadastre. 3.2.3.3. « Attestation de naissance spéciale » La caisse d'allocations familiales qui reçoit l’attestation de naissance spéciale la conserve ou la transmet à la caisse qui est compétente ou qui a payé l’allocation de naissance selon le Cadastre. Si la naissance est prouvée par un message électronique du Registre national, il n’est plus nécessaire de demander l’attestation spéciale de naissance. Le rang de la naissance est déterminé sur la base des indications figurant dans le dossier ou, à défaut, sur la base d’une demande individuelle adressée à l’allocataire. S’il existe un doute au sujet du rang de la naissance, par exemple lorsque la 36 Voir le tableau en annexe à la lettre circulaire 997/52bis du 13 mai 2011.

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déclaration concernant le rang de la naissance sur le modèle E ou sur l'attestation spéciale de naissance ne correspond pas aux données dans TRIVIA, on interroge les parents dans une lettre distincte. Quand le rang de naissance sur l’attestation spéciale de naissance ne correspond pas à la déclaration sur le modèle E, une interrogation supplémentaire n’apporte rien de plus. La déclaration sur l’attestation spéciale de naissance concerne les informations provenant de la source authentique et ne doit pas être remise en doute pour autant qu’elle concorde avec les données disponibles dans le Cadastre. Il suffit qu’il s’agisse du premier enfant d’un des deux parents pour accorder le premier rang. La CO 1318 du 15 janvier 1999 a été abrogée depuis 2009. Sur le modèle E, la formulation de la question 4 a été adaptée afin d’exclure toute incertitude au sujet du rang de la naissance. 3.2.4. Conditions d’obtention d’une prime d’adoption Le régime des allocations familiales a été adaptée systématiquement aux réformes (notamment du droit civil) sur le plan du droit de l’adoption et de la filiation (article 51, §3, 2°, LGAF). La LGAF a été adaptée à l’adoption par des partenaires du même sexe (cf. CO 1382 du 10 février 2010). A dater du 1er janvier 2015, il n'est plus nécessaire que l'épouse de la mère adopte l'enfant. La partenaire de la mère (la coparente37) est automatiquement parent de l'enfant. La loi s'applique uniquement à deux parents de sexe féminin. Les instructions à ce sujet ont été communiquées par la circulaire CO 1403 du 27 février 2015. L’article 73 quater, LGAF, fixe les différentes conditions pour l’obtention d’une prime lors de l’adoption d’un enfant par l’adoptant (et/ou son conjoint ou partenaire de sexe différent ou par deux hommes).

• Une requête doit être déposée au tribunal compétent ou, à défaut, un acte d’adoption signé doit avoir été établi.

• L’enfant doit faire partie du ménage de l’adoptant en Belgique. • Lorsque l’enfant a plus de 18 ans, il doit encore suivre des études, travailler sous contrat

d’apprentissage ou être inscrit comme demandeur d'emploi. Une prime d’adoption peut également être payée pour les enfants handicapés jusqu’à 21 ans, puis jusqu’à 25 ans lorsqu’ils étudient, suivent une formation ou cherchent du travail.

• Une seule prime d’adoption peut être payée pour un enfant pour un ménage. • L’allocation de naissance ou la prime d’adoption ne peut pas encore avoir été payée en

Belgique à l’adoptant ni à son conjoint ou partenaire pour cet enfant. L'adoptant a droit aux allocations familiales à partir de la date à laquelle l'enfant a été réellement repris dans le ménage avant l'adoption (article 51, §3, 2°, LGAF). Pour le droit aux allocations familiales en faveur d’un enfant pour lequel une procédure d’adoption est en cours et qui fait partie du ménage du futur adoptant, on peut se baser sur la CM 446 du 13 octobre 1986 et la CM 451 bis du 5 août 1991.

37 Loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparente.

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3.2.4.1. Preuves à fournir pour obtenir une prime d’adoption auprès d’une caisse d'allocations familiales Procédure Pour une adoption interne (en Belgique), on joint à la demande de prime d'adoption (formulaire Eter) une copie de la requête déposée au tribunal compétent. Pour une adoption à l’étranger, on demande une copie de la requête ou, à défaut, une copie de l’acte d’adoption signé à l’étranger. Le formulaire Eter a été adapté en ce sens. Le formulaire modifié a été fourni avec la lettre circulaire 999/180 du 23 janvier 2017.

3.2.4.2. Mesures destinées à éviter le cumul de paiements entre la prime d'adoption et l’allocation de naissance La prime d'adoption ne peut être payée qu’une seule fois à l’adoptant ou à son conjoint ou partenaire pour un enfant. En outre, aucun des deux (adoptants s’ils adoptent tous deux l’enfant) ne peut avoir déjà reçu l’allocation de naissance ou une prime d'adoption pour cet enfant. Même enquête de cumul que pour l’allocation de naissance Les recherches au nom du (des) parent(s) (adoptant(s)) dans le Cadastre suffisent dans la procédure destinée à éviter le cumul de l’allocation de naissance et de la prime d'adoption.

Si l’enquête sur le cumul révèle qu’aucun cumul n’est possible avec une prime d’adoption, la prime d'adoption ou l’allocation de naissance est payée (anticipativement). Si un cumul semble possible, il suffit de prendre contact par téléphone (avec la caisse d’allocations familiales) et de confirmer le résultat de la conversation par courrier, par fax ou par courriel. Si, après enquête, on ne dispose pas de suffisamment de données, on achève le cas échéant l’examen du cumul au moyen d’une visite de contrôle chez la personne qui a perçu l’allocation de naissance/la prime d’adoption. Cette interdiction de cumul de l'allocation de naissance et d'une prime d’adoption pour un même enfant n'exclut pas un paiement différentiel entre les deux le cas échéant (plus pour coparente, cf. ci-dessus). Au besoin, une visite de contrôle est effectuée chez la personne qui a reçu l'allocation de naissance quand le rang de naissance correct ne peut pas être déterminé. Pour le rang de l’allocation de naissance d’un enfant puîné, on ne tient pas compte d’un enfant adopté. 3.2.5. Application de la CM 599 pour l'allocation de naissance et la prime d'adoption dans les

dossiers de travailleurs indépendants La Communication 618 du 2 juillet 2014 précise que les dérogations générales instaurées sous le régime de l'ancienne loi relative aux allocations familiales s'appliquent aussi aux travailleurs

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indépendants. La dérogation générale de la CM 599 de l'article 73bis, LGAF et de l'article 51, §1er, 2° ou 4°, LGAF, peut être appliquée aux travailleurs indépendants, pour autant que la naissance ou l'adoption ait eu lieu le 1er juillet 2014 ou après cette date. Pour les travailleurs indépendants, il faut dans ce cas vérifier s'il y avait un assujettissement au statut social des travailleurs indépendants pour la période requise. Thème 3 – Octroi d’un supplément aux chômeurs, malades et pensionnés – Majoration des allocations familiales pour les familles monoparentales 3.3.1. Octroi provisionnel des suppléments sociaux et du supplément monoparental Dans le cadre du développement du flux fiscal, on prendra en considération en 2017 la moyenne des revenus professionnels et/ou prestations sociales imposables pour établir définitivement le droit aux suppléments sociaux et au supplément monoparental pour 2015. A cette occasion, une nouvelle procédure a été élaborée pour l’établissement du paiement provisionnel des suppléments ; les directives et les formulaires correspondants pour l’année de transition 2015 ont été communiqués par la CO 1400 du 11 décembre 2014. A partir du 1er février 2016, les instructions de la procédure adaptée de la CO 1407 du 18 janvier 2016 et les précisions communiquées par le biais de la lettre circulaire 999/121 du 14 mars 2016 sont applicables pour l’octroi provisionnel des suppléments. Pour le reste, les instructions de la CO 1400 du 11 décembre 2014 restent entièrement en vigueur. Avec la procédure adaptée de la CO 1407, la décision du paiement provisionnel est prise sur la base des revenus moyens estimés. Le ménage doit déclarer sur le modèle S les revenus de tous les mois écoulés de l’année civile (cf. 3.4.3. Déclaration sur l’honneur pour établir le revenu). Familles en Belgique : Procédure standard Si l'octroi provisionnel d'office n'est pas possible, un formulaire « Demande de supplément social » (Mod. S) est envoyé dans les 30 jours pour les possibles nouveaux droits à un supplément. Lorsque le formulaire Mod. S n’est pas renvoyé dans le cadre du premier examen du droit au supplément, il ne doit pas être rappelé.

L’impossibilité d’octroyer le droit à un supplément en raison de l’absence du formulaire de contrôle Mod. S ne doit PAS être motivée par écrit. Les contrôles à domicile (contrôles d'assistance pour familles monoparentales spécifiques) ont été supprimés depuis le 1er janvier 2015. Familles à l'étranger ou dont un acteur influençant le droit au supplément est un fonctionnaire international : procédure différente Pour les cas relatifs à l’étranger ou dans le cas de l’occupation d’un partenaire influençant le droit au supplément dans une organisation internationale, on continuera de travailler avec la déclaration

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sur l’honneur sur les formulaires P19fisc. Ce formulaire est à la fois un formulaire de demande et un formulaire contrôle/d’information périodique (cf. ci-dessous). La variante A du formulaire est envoyée aux familles à l'étranger. La variante B sert uniquement dans les situations où un partenaire influençant le droit au supplément travaille pour une organisation internationale. Les acteurs influençant le supplément qui résident en Belgique mais travaillent à l'étranger, relèvent de la procédure habituelle où le paiement provisionnel est effectué sur la base du modèle S et le droit est établi définitivement sur la base des données obtenues via le flux fiscal. La procédure a été expliquée dans la lettre circulaire 999/177 du 17 novembre 2015 et dans l’addendum du 4 mai 2016. 3.3.2. Etablissement définitif du droit 3.3.2.1. Décision d'office définitive sur la base des données fiscales Le traitement des données fiscales de l'exercice 2015 des familles résidant en Belgique aura lieu en 2017. En concertation avec les caisses d'allocations familiales, une procédure de traitement des données fiscales a été développée. Les directives pratiques ont été communiquées par la CO 1412 du 20 fevrier 2017. 3.3.2.2. Validation du supplément payé sur la base des formulaires sériels P19fisc A (familles à l’étranger) et P19fisc B (le partenaire travaille pour une organisation internationale) Les formulaires P19fisc envoyés chaque année servent à la fois de formulaire d'information et de formulaire de contrôle. Pour ces familles, les procédures de la CO 1386/2014 et de l’octroi sur la base de la déclaration sur l’honneur concernant les revenus sont maintenues. Pour les familles qui reçoivent un supplément, la procédure du rappel unique et de la décision d’office (généralement la récupération du supplément) reste en application38. Si aucun supplément n'est payé, le formulaire est envoyé chaque année le 15 janvier, mais sans suivi (donner infos). Lorsque l'un des partenaires influençant le droit au supplément travaille pour une organisation internationale, les paiements du supplément ne sont validés qu’après contrôle des revenus du ménage additionnés à la réception des données fiscales relatives aux revenus du deuxième acteur influençant le droit au supplément. Pour pouvoir effectuer cette somme, le montant exact des revenus moyens imposables belges doit être connu. Lors du traitement des données fiscales, la caisse d’allocations familiales devra, le cas échéant, contacter à cet effet le service Monitoring de FAMIFED (monitoring.ctrl@famifed.be). (cf. Addendum du 4 mai 2016 à la lettre circulaire 996/177). Pour les familles en Belgique, si aucune donnée fiscale n’a encore été communiquée après la dernière demande groupée, un formulaire P19fiscA sera envoyé aux familles pour demander les données relatives aux revenus39. Le formulaire est adapté en ce sens. L’établissement définitif du droit au supplément se fait alors sur base de cette déclaration sur l’honneur. 38 Voir Thème 9 pour les instructions concernant le traitement des formulaires P19fisc incomplets. 39 CO 1412 du 20 février 2017.

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Aperçu des formulaires en rapport avec les suppléments

Nom A qui ? Date d'envoi Modèle S Formulaire de demande de

supplément (provisoire) - Famille en Belgique

Ad hoc suite à un événement (aussi pour l’examen de la prolongation du paiement provisionnel à l’occasion d’un nouvel événement qui entraîne une suspension du paiement provisionnel : assimilation, modification de la composition du ménage)

P19Fisc-A40 Familles résidant en dehors de la Belgique qui reçoivent un supplément ou qui peuvent éventuellement y prétendre Les familles en Belgique pour lesquelles aucun flux fiscal n'est reçu.

Chaque année le 15 janvier Ad hoc suite à un événement Après la dernière demande groupée à la réception du message T010 mentionnant qu'aucune donnée fiscale n'est encore disponible

P19Fisc-B Familles dont le conjoint/partenaire travaille pour une organisation internationale, qui reçoivent un supplément ou qui peuvent éventuellement y prétendre

Chaque année le 15 janvier Ad hoc suite à un événement

Thème 4 - Octroi des allocations familiales ou d’un supplément 3.4.1. Preuve de la situation monoparentale Lorsqu’il apparaît, en consultant la composition du ménage dans le Registre national, que l'allocataire cohabite avec un conjoint ou un partenaire, on applique la présomption de ménage de fait. Dans ce cas, on envoie également un formulaire J. Dans ce cas, on envoie un formulaire J. Le ménage de fait peut être réfuté au moyen d’une copie (électronique ou sur papier) d’un contrat de (sous-)location, mais pour être opposable à la caisse d’allocations familiales, celui-ci doit dans ce cas être enregistré au sens fiscal. La domiciliation doit être adaptée dans le Registre national après trois mois au plus tard dans le sens d'une composition de ménage séparée. La nouvelle procédure

40 Cf. lettre circulaire 999/177 du 17novembre 2015.

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pour réfuter la présomption de ménage de fait au moyen du modèle J et d’un contrat de location enregistré est traitée dans le thème 11. Le Registre national, point 3.11.2. 3.4.2. Preuve du mariage à l’étranger Conformément à l’arrêté royal du 26 octobre 2004 portant exécution des articles 42 bis et 56, § 2, des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés, l’attributaire qui est divorcé, séparé de corps et biens ou séparé de fait a droit à un supplément, dans les conditions suivantes :

1. l’allocataire est son conjoint ou son ex-conjoint (type de famille III) ou l’autre parent (type de famille IV), et

2. ce conjoint ou ex-conjoint ou l’autre parent ne forme pas un ménage de fait au sens de l’article 56 bis, § 2, des mêmes lois et n'est pas remarié, sauf si le nouveau mariage a été suivi d'une séparation de fait.

On rencontre de plus en plus de mariages contractés à l’étranger dont l’acte est enregistré dans le Registre national par les autorités belges après enquête. Il arrive régulièrement que des paiements indus d’un supplément en soient la conséquence. Sur les formulaires et feuilles d'information rédigés dans le cadre du flux fiscal, on demande aux familles de signaler immédiatement à la caisse d’allocations familiales lorsqu'un mariage est contracté à l'étranger (cf. annexes à la CO 1400). Par la lettre circulaire 996/119 du 29 septembre 2015, il a été précisé, suite à l’arrêt n° 6/2015 du 22 janvier 2015 de la Cour constitutionnelle, dans quelles circonstances l’allocataire peut encore prétendre au supplément monoparental temporairement après un mariage à l’étranger, lorsqu’aucun visa n’a encore été accordé à l’époux(se) et que la cohabitation n’est par conséquent pas encore possible. 3.4.3 Déclaration sur l’honneur pour établir le revenu La décision de paiement provisionnel d’un supplément social ou du supplément monoparental est prise sur la base d’une déclaration sur l’honneur du ménage. La famille doit désormais faire une déclaration sur l’honneur au sujet de ses revenus professionnels et de remplacement pour tous les mois écoulés de l’année civile concernée, afin que les revenus annuels puissent être estimés sur cette base. La caisse d'allocations familiales décide en conséquence d’accorder ou non le supplément à titre provisionnel (cf.CO 1407 du 18 janvier 2016 relative à la nouvelle procédure de paiement provisionnel. Les preuves ne doivent plus être jointes à cette déclaration. La décision définitive sera en effet prise sur la base des données fiscales. La déclaration sur l’honneur concernant les revenus sans plus ne sert plus qu’à établir le droit à un supplément pour les familles qui habitent en dehors de la Belgique ou lorsqu’un des acteurs donnant droit au supplément travaille en dehors de la Belgique ou pour une organisation internationale et qu’on ne reçoit pas de données fiscales électroniques (cf. ci-dessous).

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La CO 1407 du 18 janvier 2016 et la lettre circulaire 996/121 du 14 mars 2016 ont précisé les revenus à prendre en considération pour le calcul des revenus imposables moyens. Il a été décidé que le flux fiscal serait introduit à partir du 1er janvier 2015 exclusivement pour établir le droit aux suppléments (cf. CO 1400), et donc pas pour les enfants bénéficiaires. Pour les étudiants visés à l'article 3 de l'arrêté royal du 10 août 2005 qui sont soumis à la norme des revenus (études à temps partiel - travail à temps partiel/apprentissage sur le lieu de travail/étudiants suivant une formation duale ou en alternance) et les jeunes ayant quitté l'école et inscrits comme demandeurs d'emploi durant le stage d'insertion professionnelle, les déclarations sur l'honneur (notamment sur les formulaires P7 et le module « travailler-apprendre_RIP ») doivent être acceptées jusqu'à preuve du contraire41. Pour les enfants bénéficiaires, on continue d'appliquer les procédures existantes42. Lors de l'établissement du droit aux allocations familiales pour les jeunes liés par un contrat d'apprentissage, les étudiants auxquels s'applique la norme des revenus et les jeunes demandeurs d'emploi, on continue d'appliquer à partir du 1er janvier 2015 les normes de revenus actuelles et les procédures administratives de la lettre circulaire 999/153 du 1er juillet 2009 et de la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016 (cf. Thème 6 - Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires). Thème 5 – Octroi du droit aux allocations d’orphelins 3.5.1. Contrôle au moyen du formulaire P16 Pour les conséquences de la coparenté pour les allocations d'orphelins, nous vous renvoyons à la CO 1403 du 27 février 2015.

Les caisses d'allocations familiales ont été informées par les circulaires de FAMIFED CO 1340 du 24 juillet 2002 et 1355 du 16 janvier 2006 de la nouvelle procédure d’établissement du droit aux allocations d’orphelins. L’envoi du formulaire P16 a été supprimé et remplacé par un suivi, par le biais du Registre national, de la cohabitation (ménage de fait) ou du remariage du conjoint survivant pour les ménages en Belgique.

Pour les allocataires à l'étranger, le formulaire P16 n’apporte rien de plus au dossier, par conséquent il est également supprimé pour les familles comprenant des orphelins à l’étranger. Si un ménage de fait est signalé sur le formulaire P12, on envoie un Modèle J (déclaration de non-formation d’un ménage de fait) comme pour les ménages en Belgique. Il ne doit plus être rappelé.

Le formulaire P16 peut encore être utilisé pour la déclaration d’une cohabitation de fait, lorsque la date de début diffère de la date officielle dans le Registre national.

41 Cf. la lettre circulaire 999/169 du 5 juillet 2013. 42 Les arrêtés royaux du 22 mai 2014 prévus à cet effet sont de nouveau abrogés.

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En exécution de la loi-programme du 27 décembre 2004, le droit aux allocations d’orphelins majorées est rétabli (art. 50 bis) au moment de la séparation après un mariage ou lorsque la formation d’un ménage de fait prend fin. Le rétablissement des allocations d'orphelins majorées ne s’applique que pour la veuve ou le veuf qui se sépare d’un conjoint ou partenaire après avoir cohabité avec lui (ménage de fait)43. Cette règle ne s’applique donc provisoirement pas lorsque le parent survivant est remarié et ne cohabite pas avec le nouveau beau-parent, qui réside par exemple à l’étranger. Ces faits sont prouvés au moyen d'un document officiel44 (cf. tableau de formulaires actualisé en annexe). Le modèle J (déclaration de non-formation d’un ménage de fait) ou la déclaration de témoins ne peuvent servir dans cette situation. Pour établir l'abandon de l'orphelin (formulaire P16com) qui donne lieu à l'octroi des allocations majorées d'orphelins, les instructions ci-après sont d’application (cf. annexes). Présomption d'abandon de l'orphelin Pour les orphelins placés dans une institution ou en famille d'accueil, on applique toujours la présomption d’abandon. Pour les orphelins dans une institution, la procédure d’abandon doit être lancée (envoi du formulaire P16com cf. annexe II, p. 8) quelle que soit la destination du tiers des allocations familiales et la déclaration sur le formulaire P3, qui est insuffisante pour réfuter la présomption. Pour les orphelins placés en famille d'accueil également, l’examen sur l’abandon doit être lancé même si le supplément forfaitaire 70ter est déjà payé. Il en va de même pour l’établissement du droit aux allocations d’orphelins pour les enfants à l’étranger (demande avec mod. B et contrôle périodique avec le formulaire P12). Rappelons que tous les parents (adoptants) des enfants bénéficiaires doivent être intégrés dans le Cadastre au moins avec le code 105 en fonction de l’examen automatique du droit aux allocations d’orphelins en Belgique. Le parent (connu) résidant à l’étranger sans NISS ne doit pas être intégré avec un numéro bis. Pour établir la filiation entre le défunt et l’orphelin, on demandait toujours dans le passé l’acte de naissance à la commune où l’enfant était né. Rappelons que cette procédure est superflue et que les données de filiation qui figurent sur la « composition du ménage » que l’on obtient par l’intermédiaire du Registre national ou la preuve que l’enfant est né pendant le mariage de son (ses) parent(s) (décédés)si la filiation ne fait pas l’objet d’un désaveu de paternité par le parent décédé, peuvent être utilisées comme preuve de la filiation du parent décédé. 43 Un règlement similaire s'applique aux types de ménages visés à l'art. 1, 3° et 4° (les attributaires sont l'ex-partenaire [type de ménage III] et [type de ménage IV] l'autre parent en dehors du ménage) de l'AR du 26 octobre 2004 portant exécution des articles 42bis et 56, § 2 des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés. Voir aussi le régime de la lettre circulaire 996/119 du 29 septembre 2015. 44 Voir circulaire du Ministre des Affaires sociales CM 588 du 17 mars 2005 : déclaration d'une instance officielle, par ex. des services de la population.

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La circulaire du ministre CM 602 du 12 mars 2008 a communiqué les instructions pratiques pour l'application des nouvelles dispositions en matière d'établissement du droit aux allocations d'orphelins (majorées) lorsque le(s) parent(s) décédé(s) ne peut (peuvent) ouvrir un droit en raison de l'absence de toute qualité d'attributaire durant la dernière année avant le décès. Ces dispositions sont entrées en vigueur le 1er octobre 2007. 3.5.2. Demande au moyen du formulaire Mod. B (demande d’allocations d’orphelins) FAMIFED a adapté le formulaire Mod. B au fait que la caisse d'allocations familiales ne connaît pas tous les acteurs qui peuvent entrer en ligne de compte en tant qu'attributaires pour le droit aux allocations d'orphelins dans le cadre de la nouvelle réglementation. Lorsque tous les acteurs sont connus et que le droit peut être établi sur la base des données dont la caisse dispose par l’intermédiaire des banques de données (Trivia, CIMIRe45, banque de données des caisses d’allocations familiales, etc.), le formulaire de demande est superflu. Le formulaire a été adapté pour répondre à la réglementation de la loi Only once46. Thème 6 – Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires Etant donné que le flux fiscal ne s'applique pas aux enfants bénéficiaires, cela signifie qu'à partir du 1er janvier 2015, lors de l'établissement du droit aux allocations familiales pour les jeunes liés par un contrat d'apprentissage, les étudiants auxquels s'applique la norme des revenus et les jeunes demandeurs d'emploi, vous devez continuer de prendre en considération le montant brut des revenus professionnels et/ou des prestations sociales et que la collecte de données continue de s'effectuer au moyen des formulaires. 3.6.1. Adaptation du formulaire P7 (étudiants) à la nouvelle structure de l’enseignement

A la suite de la déclaration de Bologne, une nouvelle structure de l’enseignement, appelée réforme BaMa, est entrée en vigueur dans les universités et les écoles supérieures. Désormais, le titre de bachelier est attribué après 3 ans et celui de master après au moins 1 an, et ce, au lieu des grades de candidat et de licencié. Des crédits remplacent les heures de cours. Dans le cadre de la flexibilisation, il est possible d’étudier dans les universités et écoles supérieures avec un programme d’études individuel pour toutes les années dans un système de semestres. Pour l'enseignement supérieur, il suffit d'être inscrit pour un nombre d'heures suffisant (13 heures par semaine pour les formations qui ne sont pas exprimées en crédits, par ex. l'enseignement 45 L'asbl CIMIRe est dissoute. Pour les données de carrière, il faut désormais contacter le service Gestion des carrières de l'Office national des Pensions (gestioncarriere@onp.fgov.be). 46 Cf. la lettre circulaire 999/180 du 23 janvier 2017.

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supérieur de promotion sociale, l'enseignement à l'étranger...) ou pour 27 crédits - au plus tard le 30 novembre - pour avoir droit aux allocations familiales pour une année académique entière. Pour l'enseignement supérieur, l'obligation de suivre régulièrement les cours a été supprimée (AR du 10 août 2005), y compris pour les formations qui ne sont pas (encore) exprimées en crédits (hors BaMa). L’arrêté royal du 10 août 2005 a adapté la réglementation relative aux allocations familiales aux nouveaux développements sur le plan de l’enseignement. En collaboration avec les caisses, FAMIFED a entièrement adapté le formulaire P7 (droit aux allocations familiales en faveur des étudiants) pour les écoles supérieures et universités à la collecte électronique des données au moyen du flux D062. Les caisses d'allocations familiales sont informées au plus tard au cours du mois de juin de chaque année des modifications de la procédure de collecte des données pour les étudiants (cf. lettre circulaire II/999/c.172 du 4 juillet 2014). En cas de rappel du formulaire P7, il n’est plus nécessaire d’envoyer à nouveau la partie info (P7-info). D’un commun accord avec les caisses d'allocations familiales, FAMIFED a apporté une modification profonde à la procédure du formulaire P7 à partir de l’année scolaire et académique 2013-2014 pour les étudiants dans la Communauté flamande pour lesquels les données sont obtenues au moyen du flux D062. Pour l’année académique 2016-2017, on applique les directives de la lettre circulaire 999/c.178 du 5 juillet 2016 à l’aide des formulaires s’y rapportant. Pour l'année académique 2017-2018, on maintient le même timing pour la date d'envoi de la lettre d'information 18+, des formulaires P7 et du rappel. Les adaptations des formulaires par FAMIFED ne concernent jamais la période ni l'année scolaire/académique. Les caisses d'allocations familiales doivent veiller à communiquer chaque année la période de contrôle correcte. Voir aussi point 3.6.2.2: le formulaire P7 sera adapté suivant les modifications dans la Communauté flamande et dans la Commission communautaire flamande (Cocof) concernant l'apprentissage en alternance et le CAA (contrat d'apprentissage en alternance). 3.6.1.1. Etudiant qui met fin à ses études au cours de l'année scolaire ou académique – Preuves de la cessation des études – Présomption de cessation des études – Cessation durant les examens Cessation des études pour un étudiant BaMa Conformément à l’article 10 de l’arrêté royal du 10 août 2005, les allocations familiales ne sont plus dues pour l’étudiant lorsqu’au cours de l’année académique, ses études sont interrompues ou

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ramenées à moins de 27 crédits. Il en va de même pour les désinscriptions au cours du mois des examens, en juin. Dans la Communauté flamande/germanophone, une désinscription est systématiquement signalée par le biais du flux D062. Dans la Communauté française, cela se fait au moyen d’une déclaration sur l’honneur ou d'une déclaration de l’établissement d'enseignement que la famille doit envoyer spontanément à la caisse d’allocations familiales concernée. Pour fournir la preuve de la cessation des études, tous les moyens de droit sont également acceptés (attestations, formulaires, déclarations, flux…). Concrètement, quand la famille communique - quelle que soit la façon - que le jeune a arrêté ses études, les paiements doivent être suspendus et il est rappelé à l'intéressé qu'il doit s'inscrire comme demandeur d'emploi. Il existe une présomption de cessation47 des études lorsque l'étudiant s'inscrit comme demandeur d'emploi et qu'un flux D043 (ou une attestation A200 sur papier ou une déclaration valable) l'attestant est reçu. Ce principe vaut aussi bien pour les inscriptions au cours des mois de vacances que pour les inscriptions durant l'année académique. Ce n’est que pour les désinscriptions qui sont communiquées au moyen d’un message D062 qu’il n’est plus nécessaire d’envoyer un P7-A de confirmation. Situation particulière Pour les inscriptions en tant que demandeur d'emploi au cours du mois de juin avant les vacances d’été, FAMIFED présume que les études n’ont pas été interrompues à la date de l’inscription au cours du mois des examens (juin), à moins que l’interruption ne soit prouvée par une déclaration ou un flux de l’établissement d'enseignement ou par une déclaration sur l’honneur de l’intéressé (par exemple une déclaration de cessation prématurée des études le 13 juin). Une désinscription durant le mois de juillet (flux D062) équivaut par contre à une désinscription à la fin de l'année académique et donne donc droit pendant les mois de vacances. Si le jeune ne s'est pas réinscrit avant le début de l'année scolaire/académique suivante, les règles pour les dernières vacances d'été s'appliquent. 3.6.1.2. Etudiant à l’étranger Pour tous les étudiants, même ceux qui étudient à l'étranger, on envoie la lettre d'information 18+ ou le formulaire P7-A. Paiement provisionnel pour les étudiants à l'étranger Les familles se trouvant à l'étranger avec des étudiants reçoivent chaque année des informations via le formulaire P7-A + le formulaire E ou le formulaire bilatéral ou le formulaire P7-int pour les études à l'étranger. Les paiements ne sont entamés qu'à la réception du formulaire E ou du P7-int dûment complété et signé. Le formulaire P7-A qui manquerait encore et qui n’est plus applicable à la situation ne doit alors plus être suivi. Conformément aux directives de la lettre circulaire 999/c.176 du 3 juillet 2015, à partir de septembre 2015, on applique pour les familles à l’étranger le régime suivant pour l’octroi des allocations familiales provisionnelles en faveur des étudiants à l’étranger. 47 Le principe est appliqué immédiatement sans attendre davantage d'explications dans une lettre circulaire.

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Paiement provisionnel Application Enfants dans l’EEE Oui - un mois après l’envoi

du formulaire Cf. article 9, AR du 12 juin 1989

Accords bilatéraux Néant Cf. accord bilatéral CM 599 (Etudes hors EEE) Néant Cf. dérogation Dérogation individuelle Néant Cf. dérogation En cas d’études en dehors de l’Union européenne, la CM 599 du 16 juillet 2007 et la lettre circulaire 999/154 du 15 juillet 2009 sont applicables. Directives pour les contrôles à domicile en cas d'études à l'étranger Dans le cadre de la lutte contre la fraude, la lettre circulaire 996/120 du 24 février 2016 a fourni des directives afin de déterminer dans quels cas un contrôle à domicile doit être demandé. Conformément aux instructions de cette lettre circulaire, les contrôles à domicile ne doivent plus être demandés pour les étudiants qui poursuivent leurs études en dehors de l'EEE et pour lesquels les caisses d'allocations familiales disposent d'une preuve, sous la forme d'une attestation scolaire ou du flux D062, que ces jeunes étudiaient en Belgique, dans l'EEE ou en Suisse au cours de l'année scolaire précédente. Si cette preuve concernant l'année scolaire précédente, à savoir une attestation scolaire ou un flux D062, n'apparaît pas dans le dossier, la caisse d'allocations familiales doit demander cette information à l'aide du module Attestation d'études qui est joint au formulaire bilatéral ou au formulaire P7-int. (cf. procédure de la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016). Formulaires de clôture pour les enfants à l’étranger Concernant les formulaires de clôture à l’étranger, on applique autant que possible la même procédure qu’en Belgique (mutatis mutandis). Cela signifie concrètement : - Pour la formation de chef d’entreprise : Formulaire P9bis ou E (comme en Belgique) au début du droit, ensuite chaque année puis en clôture ; - Pour les étudiants dans l'enseignement à temps plein : pas de formulaire de clôture P7-A ; formulaire P7 (int) ou E au début du droit, ensuite chaque année ; - Pour les étudiants dans l’enseignement à temps partiel : comme pour l'enseignement à temps plein. Il est prévu dans la CO 1386/2012 de demander le contrat de travail pour connaître le revenu (vérifier les conditions de revenus) ; - Pour les contrats d'apprentissage : formulaire P9 ou E (comme en Belgique) au début du droit, ensuite chaque année puis en clôture.

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Décision d'office pour absence de données sur la nouvelle année scolaire à l'étranger En l'absence de données concernant un empêchement, on ne revient plus sur les paiements effectués jusqu'à la date de fin des vacances d'été mentionnée sur le dernier formulaire scolaire. Période de vacances à l'étranger (Dérogation générale - article 52, LGAF) Etant donné que l’étudiant temporairement absent pour des études en dehors de l’EEE48 conserve son domicile en Belgique, l’enfant remplit les conditions de la CM 599 et on présume que les périodes de vacances sont passées en Belgique. Cette présomption est valable jusqu’à preuve du contraire. Tant qu’il n’est pas radié des registres de la population ou qu’il n’apparaît pas d’une autre manière que l’enfant n’était pas dans le ménage pendant la période des vacances, aucune interrogation supplémentaire de la famille n’est nécessaire. Si la preuve du contraire (pas dans le ménage) était toutefois fournie (par ex. à l'aide d'une déclaration des parents, d'un contrat de travail à l'étranger, d'une facture de téléphone à l'étranger…), une dérogation individuelle devrait être demandée pour la période de vacances, conformément à l’article 52, LGAF. Les dérogations individuelles sont valables pendant la durée de la décision. Durée de la Dérogation générale de la CM 599 à l'article 52, LGAF L'étudiant qui n'a obtenu son diplôme de l'enseignement supérieur ni en Belgique, ni à l'étranger, peut prétendre à la dérogation générale pour la durée des études à l'étranger (CM 599, point 2.2). Ceci peut être combiné à une dérogation générale pour un an (CM 599, point 2.3.) dans le cas de la poursuite des études à l'étranger après l'obtention du diplôme visé au point 2.2. Pour la poursuite d'études, il n'est pas nécessaire de demander de dérogation individuelle au SPF. En effet, le texte de la CM 599 ne prévoit pas de limitation si l'on n'avait pas pu bénéficier précédemment d'une autre dérogation générale. La dérogation générale pour les études visées au point 2.1. (secondaire en Belgique vers secondaire à l'étranger) est limitée à la durée d'une année académique ou année scolaire selon ce qui est d'application localement. Le cas échéant, une dérogation individuelle doit toutefois être demandée pour une période déterminée si une nouvelle année scolaire a été entamée selon le règlement local. Enseignement à distance dans un établissement d’enseignement étranger Le point de vue relatif à l'enseignement à distance dans un établissement d'enseignement étranger communiqué par la CO 1386 du 19 février 2016 est annulé. Le lieu de résidence du jeune (Belgique ou étranger) n'est pas déterminant pour le droit aux allocations familiales. Est déterminant pour le droit aux allocations familiales le fait que l'enseignement à distance soit suivi dans un établissement d'enseignement belge ou étranger et qu'il s'agisse d'un enseignement supérieur ou non.

48 Cf. lettre circulaire 996/21 du 19 novembre 2001.

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Les dispositions suivantes sont applicables pour le droit aux allocations familiales en faveur des jeunes qui suivent un enseignement à distance : Dans l'enseignement NON supérieur :

•Etablissement scolaire belge : aucun droit aux allocations familiales ••Etablissement scolaire étranger : critère de reconnaissance par l'autorité étrangère

Dans l'enseignement supérieur :

•Etablissement scolaire belge : critère des 27 crédits (ou 13 heures de cours par semaine si le cursus n'est pas exprimé en crédits) •Etablissement scolaire étranger : critère de reconnaissance par l'autorité étrangère ; à défaut, c'est le critère des 27 crédits qui est applicable (ou 13 heures de cours par semaine si le cursus n'est pas exprimé en crédits)

Cette directive relative à l'enseignement à distance, communiquée par la lettre circulaire 999/178 peut être appliquée avec effet rétroactif dans les limites de la prescription. 3.6.1.3. Procédure pour l’étudiant qui prépare une thèse/un mémoire On attire l'attention sur le fait que la lettre circulaire 999/c.169 du 5 juillet 2013 a changé profondément la procédure pour les étudiants des Communautés flamande et germanophone qui préparent une thèse. Pour les étudiants des établissements scolaires francophones -mémoire - (procédure de la CO 1374 du 25 septembre 2008), il n'y a pas de changements. Le régime de l’année de diplôme sur la base du flux D062 ne peut être appliqué qu’une seule fois par formation et par grade (bachelier/master) et ce, uniquement à partir de l’année académique 2011-2012. Aucune révision d'office n'est obligatoire pour les années académiques précédentes. Lorsqu'aucune information à ce sujet n'a été communiquée, on présume que l'étudiant remet la thèse/le mémoire durant la première session. Les allocations familiales peuvent être accordées jusqu’à un an en faveur de l’étudiant thésard/mémorant qui a une deuxième session. Le second dépôt de la thèse/mémoire est considéré comme le dépôt définitif. La déclaration des parents qui affirment que le jeune a une deuxième session est suffisante. Sur le formulaire de réponse, on a ajouté la possibilité de cocher « pas réussi et deuxième dépôt en deuxième session » au module de lettre étudiant thésard 2. Le module adapté a été transmis en annexe à la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016. Exemple : Pour une certaine année académique, l'étudiant était inscrit pour 17 crédits au cours d'une année de diplôme. Le module année de thèse-1 est envoyé, mais pas renvoyé (présomption que l'étudiant prépare une thèse/mémoire reste). Les allocations familiales sont payées jusqu’en juin de l'année suivante. La caisse d'allocations familiales envoie le module année de thèse-2, afin de connaître la date de dépôt de la thèse/mémoire. Sur le module année de thèse-2 ou le formulaire P7-A, il est indiqué que la thèse/mémoire a été déposé(e) en juin. L’étudiant s’inscrit comme demandeur d’emploi en juillet. En raison du dépôt de sa thèse/mémoire, l’enfant perd la qualité d’étudiant pour le troisième trimestre. Si le formulaire n'est pas renvoyé, on suppose que la thèse/mémoire a été remis(e) pendant la première session, et il n’existe pas non plus de double statut pour le troisième trimestre (décision d’office).

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Variantes Un étudiant travaille plus de 240 heures durant le deuxième trimestre. Les allocations familiales sont suspendues pour le second trimestre comme pour les autres étudiants. Sauf indication contraire (inscription comme demandeur d'emploi, D062, P7…), on présume que l'enfant est resté étudiant jusqu'au 30 juin (décision d'office). La période d'octroi court à partir du 1er juillet. Paiement fractionné du minerval

Des problèmes peuvent surgir en rapport avec le paiement régulier des allocations familiales lorsque les établissements d'enseignement refusent de compléter le formulaire ou de délivrer une attestation d’études tant que la totalité du minerval n’a pas été payée. Ce problème a déjà été évoqué dans la circulaire de FAMIFED CO 1340 du 24 juillet 2002 (p. 13). FAMIFED a pris en 2009 l’initiative de demander à nouveau aux établissements d'enseignement de remettre l’attestation d’études destinée aux allocations familiales immédiatement après l’inscription. Les caisses d'allocations familiales sont invitées à signaler les problèmes au service « Monitoring » du département Contrôle de FAMIFED. FAMIFED prendra contact avec l'école supérieure ou l'université. Dans le « Décret Paysage », il est stipulé à l'article 102 qu'en cas de paiement de 10 % du minerval au plus tard le 31 octobre de l'année académique, les documents administratifs (y compris la preuve d'inscription allocations familiales) sont mis à disposition dans les 14 jours49. Ainsi, le problème des allocations familiales et du non-paiement du minerval a été réglé par décret. Attestations d’études électroniques des établissements d’enseignement de la Communauté française L'UCL a fait savoir qu'à partir de l'année académique 2014-2015, les attestations d'études ne seraient plus transmises par la poste mais par voie électronique, après quoi celles-ci doivent être imprimées par l'étudiant et jointes au formulaire P7. Plusieurs autres établissements d'enseignement ont suivi cette méthode, entre autres les universités de Namur et Liège. La procédure complète a été décrite dans la lettre circulaire 999/c.172 du 4 juillet 2014. Ce mode d'échange de données concernant les attestations d'études entre les institutions d'enseignement de la Communauté française et les caisses d'allocations familiales a été approuvé par FAMIFED et peut donc être généralisé.

49 L'article 102 du "Décret définissant le paysage de l'enseignement supérieur et l'organisation académique des études" du 7 novembre 2013 (M.B. du 18 décembre 2013)

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3.6.1.4. Paiement provisionnel avec le code 002 Si un code provisoire 002 est communiqué avec le flux D062, le nombre définitif de crédits suit au plus tard avec l'envoi de décembre que reçoivent les organismes d'allocations familiales en janvier (cf. annexe 8 à la lettre circulaire 999/169). En attendant de recevoir le nombre exact de crédits, le code 002 suffit pour payer à titre provisionnel jusqu’en décembre (paiement le 8 janvier). La réception du flux du mois de décembre a donc trois conséquences :

• attestation de modification avec nombre de crédits définitif ≥ 27 : valider et continuer de payer ;

• attestation de modification avec nombre définitif de crédits < 27 : débiter • pas de flux = anomalie informer Monitoring et suspendre les paiements.

Les références contradictoires dans la circulaire CO 1370 et dans la lettre circulaire 999/163 au délai de 4 mois pour le paiement provisoire sont abrogées. 3.6.1.5. Stage obligatoire dans le cadre d'une formation de chef d'entreprise Afin de pouvoir assimiler les stages à des heures de cours, il est nécessaire que ce stage constitue une condition pour obtenir un diplôme reconnu légalement (article 3,2° de l'AR du 10 août 2005). Les stages effectués après l'obtention d'un diplôme pour acquérir de l'expérience professionnelle, même si ils correspondent aux exigences de l'accès réglementé à une profession indépendante50 ou ne sont pas obligatoires mais fortement recommandés dans le cadre d'une formation, n'entrent pas en considération pour l'assimilation aux heures de cours. 3.6.1.6. Procédure pour l’étudiant malade La lettre circulaire 999/c.176 du 3 juillet 2015 donne un aperçu des possibilités existantes d’obtenir les allocations familiales en faveur d’un enfant mineur qui tombe malade. Sur la base d’un certificat médical, les allocations familiales sont payées jusqu’à la fin de l’année scolaire en cours et toujours au moins pendant 6 mois. Pour l’enfant dans l’enseignement secondaire, le SPF Sécurité sociale peut établir l’impossibilité de suivre les cours. Pour les étudiants tant dans l’enseignement secondaire que dans l’enseignement supérieur, on peut demander au SPF Sécurité sociale d’établir la qualité d’enfant atteint d’une affection sur la base de laquelle les allocations familiales peuvent être accordées jusqu’à 21 ans. Lorsque toutes les options précédentes ont été épuisées, il reste une dernière possibilité qui consiste à ce que le jeune signe une déclaration comme quoi il s’inscrira comme jeune demandeur d’emploi après sa guérison (cf. annexe à la lettre circulaire 999/c.176). Cette déclaration et un certificat médical permettent d’accorder les allocations familiales en tant que jeune qui n’a pas pu s’inscrire comme demandeur d'emploi en raison de sa maladie. A condition que l’inscription comme demandeur d'emploi suive dans les cinq jours après la guérison, il existe un droit aux allocations familiales durant toute la période de maladie pendant laquelle le jeune qui quitte l’école n’a pas pu s’inscrire comme demandeur d'emploi. S’il ne s’inscrit pas à temps comme demandeur d’emploi 50 Voir lettre circulaire 996/2 du 28 octobre 1997

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après sa guérison, cela entraîne la récupération des allocations familiales payées51. Quand cette inscription dans les 5 jours ouvrables est impossible pour cause de force majeure (décès) ou de modification de la situation (reprise d'études avec droit aux allocations familiales52 : 17 heures de cours dans l'enseignement non supérieur ou au moins 27 crédits dans l'enseignement supérieur, début d’une occupation), on ne revient cependant pas sur les paiements effectués. Le dossier est clôturé quand l’enfant atteint l’âge de 25 ans. Dans l'intérêt des familles, on peut appliquer le régime susmentionné dans les limites de la prescription en ce qui concerne les années scolaires antérieures53. Les dispositions figurant dans l’exemple 17 de la lettre circulaire 996/82 du 7 mars 2008 ont été abrogées par le point de vue ci-dessus. 3.6.2. Autres adaptations du formulaire P7 (étudiants) 3.6.2.1. Occupation de l’étudiant (à temps partiel) Lors de la rédaction du formulaire P7a, des questions spécifiques ont été modifiées et remplacées par le module de lettre « travail à temps partiel / études à temps partiel » (cf. lettre circulaire 999/c.169), qui a été remplacé à son tour par le module « travailler apprendre_RIP » (cf. procédure lettre circulaire 999/c.178 et annexe à l'addendum du 21 novembre 2016 de la lettre circulaire 999/117bis). Ce module est prévu pour certaines catégories d'étudiants qui exercent une activité professionnelle, et pour lesquelles ce n'est pas la norme des heures qui doit être appliquée, mais la norme des revenus (stagiaires et étudiants à temps partiel54 visés aux articles 3, 14 et 15 de l'arrêté royal du 10 août 2005). Pour eux, aucun suivi ne peut être opéré au moyen de la DMFA. Ceci s'applique également à l'occupation à l'étranger (voir également 3.6.3. Prévention des indus). Etant donné que le flux fiscal ne s'applique pas à ces étudiants, les déclarations sur l'honneur sont toujours acceptées comme éléments de preuve. 3.6.2.2. Réorientation au cours de l’année académique et enseignement supérieur professionnel En 2009, le formulaire P7 a été adapté en fonction des innovations dans l’enseignement en ce qui concerne le flux D062 et l’enseignement supérieur professionnel (voir : lettres circulaires de FAMIFED II/C/997/69ter du 24 septembre 2009). Pour rappel Quand, suite au retrait de l'enfant du Cadastre (occupation, séjour à l'étranger...), les données du flux D062 ne sont pas reçues à une date ultérieure, la caisse d’allocations familiales doit prendre contact avec le service Monitoring sur la base des informations sur la reprise des études obtenues de 51 Art. 4, § 1er, de l’arrêté royal du 12 août 1985. 52 Reprise des études dans les 5 jours ouvrables après la guérison ou au début de la nouvelle année scolaire en cas de guérison pendant les vacances d'été. 53 Cf. lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016 54 Dans l’apprentissage sur le lieu de travail, les étudiants suivent un enseignement à mi-temps et accomplissent un stage à mi-temps. La norme des revenus est applicable.

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la famille (cf. module de lettre « 15 novembre » de la procédure décrite dans la lettre circulaire 999/c.176). 3.6.2.3. Adaptations suite à la réforme de l’enseignement en alternance En fonction de la réforme de l’apprentissage en alternance en Région wallonne, Communauté française et Commission communautaire française, le formulaire P7 a été adapté pour l'envoi annuel en septembre 2016. Depuis le 1er septembre 2015, le « contrat d’alternance », qui tombe sous l’application de l’article 3 de l’arrêté royal du 10 août 2005, remplace tant le contrat d'apprentissage de l’IFAPME/du SFPME55 que le contrat d’insertion socioprofessionnelle des CEFA56 dans les entités concernées. Pour l’année scolaire 2016-2017, les opérateurs de formation utilisent de nouveau la version abrégée du formulaire P7 (cf. procédure lettre circulaire 996/117 du 18 septembre 2015). Suite au décret sur « l'apprentissage dual » (Decreet Duaal Leren)57 et au décret sur les formations en alternance (Decreet Alternerende Opleidingen)58 dans la Communauté flamande, une nouvelle adaptation des formulaires s'impose. Le CFA, qui est un contrat commun et qui relève de l'application de l'article 3 de l'AR du 10 août 2005, remplace, à partir du 1er septembre 2016, le contrat d'apprentissage de SYNTRA ainsi que la convention pour l’enseignement secondaire professionnel à temps partiel (DBSO) en Flandre et en Région de Bruxelles-Capitale (Commission communautaire flamande). La Flandre met également en place à partir de l'année scolaire 2016-2017 un projet pilote de formation sur le lieu de travail intitulé « Schoolbank op de werkplek », qui vise à organiser des orientations d'études en alternance tant dans l'enseignement à temps plein, que dans l'enseignement à temps partiel ou dans l'apprentissage. L'enseignement en alternance relève de l'application de l'article 3 de l'AR du 10 août 2005. La procédure de suivi de la norme de revenus pour l'enseignement à temps partiel/en alternance est d'application (aussi pour les formations en alternance dans l'enseignement à temps plein). Vu la date à laquelle FAMIFED a été informée des deux décrets, tous les formulaires scolaires n’ont pas pu être adaptés avant l’envoi massif déjà programmé pour le 15 septembre 2016 et, en attendant les formulaires P7, P9 (contrat d'apprentissage) et lettre d'information 18+ remaniés, la procédure décrite dans la lettre circulaire 996/117bis et l'addendum est en vigueur. La fiche d'information figurant sur le formulaire P20 (jeune demandeur d'emploi) a toutefois déjà été adaptée.

55 IFAPME = Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes Entreprises SFPME = Service Formation PME. 56 CEFA = Centre d'éducation et de formation en alternance. 57 Décret flamand du 10 juin 2016 ratifiant l'arrêté du Gouvernement flamand du 22 avril 2016 (MB du 26 juillet 2016) relatif au projet temporaire « schoolbank op de werkplek » (banc d'école sur le lieu de travail) relatif à l'apprentissage en alternance dans l'enseignement secondaire 58 Décret flamand du 10 juin 2016 (MB du 17 août 2016) réglant certains aspects des formations en alternance.

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3.6.3. Prévention des indus

3.6.3.1. Traitement des messages RIP(APL) pour le suivi de la norme des revenus

Afin de traiter tous les jeunes qui sont soumis à la norme des revenus de la même manière sur le plan du suivi lors d’une occupation, à partir de l’année scolaire 2015-2016, les déclarations DIMONA/RIP(APL) sont intégrées dans l'examen du droit aux allocations familiales pour les jeunes qui ont suivi l’enseignement à temps partiel (apprentissage sur le lieu de travail), une formation duale ou en alternance ou pour les jeunes sous contrat d'apprentissage, conformément aux procédures communiquées dans la lettre circulaire 999/c.176 du 3 juillet 2015 et dans la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016.

3.6.3.2. L’étudiant à temps plein qui exerce une activité : suivi de la norme des 240 heures

La procédure selon laquelle le droit ne peut être établi définitivement qu'après réception du message DMFA comporte un risque de paiements indus. Afin de sensibiliser les familles à la norme d’occupation pour les allocations familiales et de leur rappeler qu'en vue d'éviter une récupération, ils devaient spontanément avertir leur caisse d'allocations familiales si l'occupation dépassait les 240 heures par trimestre, on a envoyé durant l’année scolaire 2015-2016 le module de lettre informative Etudiant_RIP suite à la réception d'un message DIMONA de l'étudiant (procédure communiquée par la lettre circulaire 999/c.176 du 3 juillet 2015). Il est ressorti de l'évaluation de la procédure que, dans de nombreux cas, la lettre d'avertissement envoyée par DIMONA suscite l'inquiétude au sujet de la suspension des allocations familiales. On a décidé de concert avec les caisses d'allocations familiales d'abandonner l'envoi du module Etudiant_RIP par DIMONA à partir de l’année académique 2016-2017. Pour éviter que les familles ne soient pas assez informées sur les conditions du droit aux allocations familiales en tant qu'étudiant, la lettre d'information 18+ sera dorénavant envoyée chaque année le 15 septembre à toutes les familles flamandes comprenant des étudiants de 18 ans et plus, plutôt qu'une fois à la fin du droit inconditionnel de l'enfant. Pour les étudiants de la Communauté française et germanophone, sur la feuille d'info du formulaire P7, on met davantage l'accent sur la responsabilité de la famille concernant la communication d'une occupation de plus de 240 heures par trimestre59. La décision d'office - Application de la règle des 5 jours (= 38 heures) A défaut de déclaration écrite concernant le revenu, la caisse d'allocations familiales dispose de la possibilité d'appliquer la règle des 5 jours. Cette modalité rend le contrôle sur place superflu. L'application de cette règle suppose l'inversion de la charge de la preuve. Un paiement indu peut être établi automatiquement à partir d'une occupation de 5 jours ou de 38 heures ou de journées assimilées au travail (par ex. le congé annuel, les jours fériés légaux, le salaire garanti en cas de

59 Procédure et formulaires de la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016.

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maladie ou d'accident…). S'il y a moins de 5 jours de travail ou de 38 heures, la validité du paiement effectué à titre provisionnel peut être acceptée. Preuves de la norme des 240 heures en cas de travail à temps partiel/études à temps partiel (code 312/313) Pour les occupations en Belgique, la norme des 240 heures est établie à l’aide des messages DMFA. A partir de l'année scolaire ou académique 2012-2013, la charge de la preuve est inversée. L’étudiant dont l’occupation a dépassé la norme des heures (> 240 heures) au cours d’un trimestre (premier, deuxième ou quatrième trimestres) et pour lequel les allocations familiales ont dû être portées en débit, n’aura plus droit aux paiements provisionnels pour les autres trimestres de l’année académique concernée (y compris la période de vacances suivante). Cela signifie que dans de tels cas, on attendra les messages DMFA avant de payer les trimestres suivants, sauf s’il est suffisamment démontré que l’occupation en cause qui était responsable du dépassement de la norme au cours du trimestre précédent a pris fin ou que le volume de travail a été réduit (< 240 heures). Les déclarations sur l’honneur peuvent être prises en considération. En toute hypothèse, une évaluation finale trimestre par trimestre reste néanmoins nécessaire. Le guide de l’utilisateur RIP et DMFA pour les étudiants sera adapté en ce sens d’un commun accord avec les caisses d'allocations familiales. Quand on reçoit un formulaire P7 ou un message du flux D062 indiquant un nombre suffisant de crédits pour avoir droit aux allocations familiales, l'intégration ne peut pas être clôturée non plus pour un étudiant qui travaille plus de 240 heures par trimestre en fonction de l'examen d'un possible droit (trimestres moins de 240 heures)). Exemple : L'étudiant est inscrit pour 30 crédits. Le 20 janvier, la caisse reçoit le message DMFA du quatrième trimestre de l'année précédente d’où il ressort que la norme des heures a été dépassée. Les allocations familiales pour le quatrième trimestre sont récupérées, mais le paiement des allocations familiales est également suspendu jusqu’à la réception du message DMFA suivant. Le 20 mai, les allocations familiales suspendues du premier trimestre sont régularisées, à l’occasion de la réception du message DMFA du premier trimestre 2014, à moins que l’étudiant ait déclaré que le volume d’occupation pour le premier trimestre est passé sous la norme. Droit aux allocations familiales pendant les dernières vacances d’été Un jeune qui s’inscrit pour l’année académique suivante après les vacances d’été, même pour moins de 27 crédits, se trouve dans le champ d’application de l’article 11 de l’arrêté royal du 10 août 2005. On n’exige pas ici qu’il s’agisse d’une inscription pour au moins 27 crédits ou 17 heures de cours. En d’autres termes, il n’est pas nécessaire non plus que l'intéressé dispose d'une inscription qui donne droit aux allocations familiales, même dans le cas d'un étudiant préparant un doctorat pour qui les crédits ne sont pas pris en considération conformément à l'art. 9 de l'AR du 10 août 200560. Dans ces circonstances, le troisième trimestre doit être qualifié de « mois de vacances ordinaire »,

60 Cf. notre courriel à toutes les caisses d'allocations familiales du 10 avril 2013. Néanmoins, la formation de doctorat donne droit aux allocations familiales au taux ordinaire (27 crédits).

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et cet étudiant peut par conséquent travailler sans limite sans perdre son droit aux allocations familiales. Ceci s’applique même lorsque l’étudiant s’inscrit pendant l’année académique suivante après le 30 novembre (par exemple pour le deuxième semestre). L’étudiant peut travailler sans limite pendant les dernières vacances d’été (> 240 heures) en cas d’inscription avec le code 00 après les vacances d’été. On n’applique pas non plus l’article 48, LGAF, lors d’une désinscription suivie d’une inscription avec 00 et de confirmation ultérieure du nombre de crédits. Pour l'enseignement spécial61, on applique la norme des 240 heures Dans le flux D062, les cas d'enseignement à temps partiel sont indiqués par le code 312. Les cas qui sont communiqués avec le code 321 (enseignement spécial) ne sont par contre pas soumis à la norme des revenus mais à la norme des heures (cf. CO 1374 du 25 septembre 2008, page 5). Les caisses d'allocations familiales sont priées de tenir compte de ces catégories spéciales lors de la codification des cas. L'étudiant exerçant une activité indépendante: nouveaux codes de cotisations dans le RGTI à partir du 1er janvier 2017 Depuis le 1er janvier 2017, les étudiants qui exercent une activité indépendante et qui introduisent une demande en sens peuvent obtenir le nouveau statut d’étudiant-indépendant. A partir de cette même date, le régime de cotisations actuel dans lequel l’activité indépendante des étudiants est assimilée à une activité complémentaire (valeur H dans la catégorie de cotisation) est supprimé. Dorénavant, ces assurés sociaux ont un statut social spécifique. Suite à l’introduction de ce nouveau statut d’étudiant-indépendant, la catégorie de cotisation dans les flux A301 et L302 (D047 et P047 dans la terminologie du Cadastre) a été élargie avec 3 nouvelles valeurs à partir du 1er janvier 2017 :

- Catégorie 1, si l’étudiant-indépendant n’est pas redevable de cotisations sociales ou s’il ne verse qu’une cotisation provisoire sur un revenu forfaitaire au début de l’activité ;

- Catégorie 2, si l’étudiant-indépendant est redevable de cotisations réduites sur un revenu à

partir de la moitié du revenu minimum pour les indépendants à titre principal ;

- Catégorie 3, si l’étudiant-indépendant est redevable de cotisations en tant qu’indépendant à titre principal.

Pour ce qui est du droit aux allocations familiales, on applique le nouveau statut d’étudiant-indépendant à partir du 1er janvier 2017 (paiement le 8 février 2017) : a) En application de la norme des 240 heures

61 Il s'agit des études visées à l'article 1er de l'arrêté royal du 10 août 2005.

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- Catégorie 1 : présomption que la norme des 240 heures n’est pas dépassée. Les paiements sont poursuivis.

- Catégories 2 et 3 : Les paiements sont suspendus et on demande d’envoyer une déclaration sur l’honneur quant au nombre d’heures prestées par trimestre. Si l’étudiant déclare ne pas travailler plus de 240 heures par trimestre, le droit aux allocations familiales est maintenu et les paiements sont régularisés. Cette déclaration doit ensuite être renouvelée chaque année.

b) En application de la norme des revenus Pour toutes les catégories (1, 2 et 3), on demande une déclaration sur l’honneur concernant les revenus bruts mensuels. Convention d'immersion professionnelle La loi-programme du 2 août 2002 a créé la possibilité pour les étudiants de conclure une convention d’immersion professionnelle. Il s’agit d’une convention par laquelle une personne acquiert certaines connaissances ou aptitudes chez un employeur dans le cadre de sa formation en effectuant des prestations de travail. L’étudiant qui accomplit une convention d’immersion professionnelle reçoit une indemnité d’apprentissage fixée par arrêté royal. Depuis le 1er juillet 2015, la convention d’immersion professionnelle n’est assujettie à l’ONSS que lorsque 6 critères sont remplis (cf. AR du 29 juin 2014 - MB du 8 août 2014). Par analogie avec le traitement du contrat FPI, lorsqu’on ne reçoit aucun message DMFA portant le code de prestations 1 ou 301, la convention d’immersion professionnelle n’est pas prise en compte pour l’évaluation de la norme de 240 heures pour les étudiants à temps plein et les thésards. Pour les formes d’enseignement où l’on applique la norme des revenus, les revenus de cette convention doivent être additionnés à tous les autres revenus pour vérifier si le plafond des revenus est dépassé. L’ancien point de vue concernant la norme des revenus est donc maintenu. 3.6.4. Suppression du contrôle au moyen des formulaires P2 et P5 pour les enfants handicapés en Belgique Dans le passé, le droit à l’allocation spéciale des enfants atteints d’un handicap jusqu’à 21 ans, ou des handicapés plus âgés (+ 25 ans), était contrôlé au moyen de formulaires. Etant donné que l’activité lucrative peut être contrôlée au moyen des flux (RIP/DMFA/flux d’indemnités/Cimire62) par l'intermédiaire de la Banque-carrefour, le formulaire P2 a été supprimé à partir de l’année 2008 pour les enfants atteints d'une affection par la circulaire de FAMIFED CO 1371 du 15 janvier 2008. Pour les handicapés plus âgés, le formulaire P5 avait déjà été supprimé à partir de l’année 2007 (voir CO 1366 du 16 février 2007). La suppression du formulaire P2 implique l’utilisation de codes électroniques, pour lesquels des informations ont été données dans le cadre de l’actualisation du guide de l’utilisateur de la DMFA (voir circulaire de FAMIFED CO 1373 du 5 août 2008 et lettre circulaire 996/98 du 24 mai 2011)

62 Demander des données sur la carrière à l'ONP

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3.6.5. Révision de l’incapacité – Fait nouveau ? La lettre circulaire II/C/996/c.92/wam du 6 mai 2009 a modifié les conditions de demande d’une révision médicale énumérées dans la circulaire de FAMIFED CO 1373 du 5 août 2008. L’inscription comme demandeur d'emploi et la perception d'allocations de chômage n’est plus définie comme un nouveau fait et n’entraîne désormais plus une demande de révision de l’incapacité médicale pas plus qu’une suspension des allocations familiales (allocations ordinaires et spéciales de l’article 47, LGAF). Le SPF doit être informé de l'occupation ; il décidera si une révision est nécessaire. En cas d'occupations successives, un message T1 n'est envoyé que la première fois. Le stage d'insertion63 ne concerne pas l'occupation dans le circuit normal du travail et celui-ci ne doit donc pas être considéré comme un « nouveau fait » au sens des lettres circulaires 996/92 du 6 mai 2009 et 996/98 du 24 mai 2011. Pour l'enfant atteint d'une affection qui commence un stage d'insertion, il ne faut donc pas le signaler au SPF. La suspension de l’allocation supplémentaire est seulement nécessaire lorsque l’occupation représente en soi un obstacle pour l’octroi de l’allocation supplémentaire comme défini à l’article 12 de l’arrêté royal du 3 mai 1991 portant exécution des articles 47, 56septies et 63, LGAF. Les allocations familiales ordinaires restent dues (cf. lettre circulaire 996/98 du 24 mai 2011). Il est par ailleurs rappelé qu’il ne faut envoyer aucun message T1 en cas d’occupation en tant qu’étudiant jobiste ou d’inscription comme demandeur d'emploi du jeune atteint d’une affection. L’application de l’article 48 des lois coordonnées a été précisée dans un courriel du 17 novembre 2011. Cette règle est valable pour les 50 jours d'occupation comme étudiant avec des cotisations sociales réduites. Ils ne font pas obstacle au paiement de l'allocation supplémentaire. 3.6.6. L’enfant handicapé atteint l’âge de 21 ans Les caisses d’allocations familiales sont priées d’examiner le statut de l’enfant handicapé trois mois avant son vingt-et-unième anniversaire, en consultant Trivia (étudiant, contrat d'apprentissage, formation de chef d’entreprise, inscrit comme demandeur d'emploi, occupation…). Le formulaire qui est envoyé avec la lettre d’information doit y être adapté. Il convient seulement d’envoyer encore le formulaire P7 lorsque le statut de l’enfant handicapé n’est pas connu. Conformément à la CM 610, le formulaire P2 ne doit être envoyé pour les enfants hors de Belgique qu’à partir de l’envoi en septembre de l’année au cours de laquelle l’enfant atteint l’âge de 18 ans et non plus à partir de l’âge de 16 ans. Les tableaux en annexe doivent également être adaptés en ce sens (annexe 1, rubrique 2.1 et annexe 2, p. 26). 63Le stage d’insertion a la valeur « TRI » dans la zone KindofWorker du message Dimona cf. Thème 7 - Le jeune en stage d'insertion professionnelle.

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3.6.7. L’enfant atteint d'une affection travaille ou bénéficie d’une prestation La circulaire ministérielle CM 610 du 23 mars 2010 modifie les conditions auxquelles doivent répondre les activités d’un jeune handicapé ou la prestation sociale qui en découle, pour que ce jeune puisse conserver le supplément d’allocations. À partir du 1er janvier 2010, les enfants atteints d'une affection continuent d’avoir droit au supplément pour handicapés lorsque leur activité ou prestation sociale ne fait pas obstacle (deuxième filet de sécurité) à l’octroi des allocations familiales sur la base de l’article 62 des lois coordonnées, c.-à-d. en tant qu’étudiant (thésard), jeune ayant quitté l’école, apprenti lié par un engagement d'apprentissage ou un contrat d'apprentissage ou comme étudiant (à temps partiel) avec un contrat de stage de travail (formation en alternance). La lettre circulaire II/c.996/98 du 24 mai 2011 a fourni des précisions au sujet de la procédure à suivre. Etant donné que la prime octroyée par l'employeur dans le cadre d'un stage d'insertion n'est pas soumise aux cotisations de sécurité sociale, l'octroi ne constitue pas un obstacle au supplément visé à l'article 47, LGAF. Formulaire P5 – allocations familiales pour handicapés plus âgés Les handicapés plus âgés (art. 47 bis de la loi générale) peuvent seulement être occupés dans un atelier protégé ou bénéficier d’une prestation limitée (cf. article 63 de la loi générale). Attention ! Le bénéfice d’une pension de survie ne fait pas obstacle à l’octroi des allocations familiales pour les handicapés plus âgés. Les caisses d'allocations familiales sont priées de ne plus utiliser les formulaires P5 à partir de 2007 et de recueillir les informations nécessaires du traitement des flux socioprofessionnels relatifs à l’occupation, à la maladie, au chômage, aux maladies professionnelles et aux accidents du travail. Les données concernant le revenu d'une pension (de survie) ne peuvent pas encore être communiquées électroniquement et sont demandées par lettre à l'Office national des pensions (ONP) ou à l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants (INASTI), à partir de l'âge de 60 ans, sauf lorsqu'il s'agit de pensionnés à la suite d'une occupation dans un atelier protégé ou après avoir été malades ou chômeurs après une période d'occupation dans un atelier protégé (la dernière occupation). La pension ne peut pas être plus élevée que le revenu garanti aux personnes âgées, sauf lorsqu’elle découle d’une occupation pour handicapés dans un atelier protégé. La preuve ne doit être fournie qu’une seule fois. Pour les handicapés âgés domiciliés hors de Belgique, l’obligation du suivi à l’aide des formulaires P2 (après le droit inconditionnel) et P5 est maintenue.

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3.6.8. Le régime particulier pour le volontariat (loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses) Les formulaires mentionnent une formule générale : « Pour les volontaires, on applique un régime spécial. Vous pouvez obtenir de plus amples informations à ce sujet auprès de votre caisse d'allocations familiales. » La loi du 3 juillet 2005 prévoit la présomption d'une activité en tant que volontaire si les indemnités forfaitaires ne dépassent pas un montant mensuel ou annuel déterminé (conditions cumulatives). Ces montants sont indexés annuellement64. Rappelons que la circulaire de FAMIFED CO 1357 du 7 juin 2006 (p. 7) a communiqué les règles spécifiques pour le suivi des revenus issus du volontariat. Point de vue actuel Le SPF Sécurité sociale a attiré l’attention de FAMIFED sur le point suivant (lettre du 23 avril 2008). Lorsque l’intéressé est assujetti à la sécurité sociale, le message DMFA indique en principe si cette personne est considérée ou non comme volontaire. S’il existe un doute à ce sujet, parce que le volontaire déclare que son revenu est le remboursement de ses frais, la caisse d’allocations familiales s’adresse à l’Office national de la sécurité sociale ou aux services de l’Inspection sociale qui décideront si le volontaire en question remplit ou non les conditions. 3.6.9. Effet des révisions d'office concernant les enfants handicapés (art. 47 et 63, LGAF) - Procédure pour les juridictions du travail - Application de l'article 48, alinéa 4 de la loi générale - nature de la décision judiciaire65

Au cas où la famille conteste la décision d'office devant les tribunaux et que le jugement/arrêt confirme la décision d'office, l'article 48 n'est pas d'application (cf. art. 23 de l'AR du 28 mars 2003). Si par contre le jugement/l'arrêt ne respecte pas la date de prise d'effet de la décision d'office, il y aura l'effet retard. Lors d'une révision sur demande ou d'une nouvelle demande, on applique l'article 48 dans tous les cas.

64 Pour 2013, le maximum journalier s'élève à 32,71 EUR et le maximum annuel à 1.308,38 EUR. 65 Cf. mail du département Contrôle à toutes les caisses d'allocations familiales du 10 avril 2013.

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Lorsque la famille demande la révision d'une décision existante, ceci peut avoir pour résultat l'octroi d'un montant supérieur ou inférieur (article 22 de l'AR du 28 mars 2003 portant exécution des articles 47, 56septies et 63, LGAF). Quand la nouvelle décision entraîne l'octroi avec effet rétroactif d'un montant supérieur, la différence entre le montant dû et le montant versé est payée en plus. Cependant, quand la nouvelle décision entraîne l'octroi d'un montant inférieur, d'après la CM 607, il n'est pas question de remboursement. Tous les paiements restant à effectuer le sont d'après la nouvelle décision sans tenir compte de l'article 48, quatrième alinéa, LGAF. Exemple : la famille demande une révision. Suite à cela, l'organisme d'allocations familiales reçoit une nouvelle décision le 9 janvier selon laquelle l'enfant n'est reconnu que pour 14 points à partir du 1er juillet de l'année précédente, ce qui entraîne un montant mensuel inférieur. Le paiement pour le mois de janvier est effectué le 8 février selon le nouveau taux. Octroi d’intérêts d’office comme suite d’une décision judiciaire après un refus administratif Lorsqu’une caisse d'allocations familiales est condamnée par le tribunal du travail à payer des arriérés de suppléments d’allocations familiales aux termes de l’article 47, LGAF, ces intérêts doivent toujours être payés d’office, même lorsque le juge ne se prononce pas à ce sujet. Afin de garantir le traitement identique de toutes les familles, les caisses d'allocations familiales sont priées d'appliquer ce point de vue dans tous les cas. Sur la base de l'article 20 de la Charte de l'assuré social, des intérêts sont dus dans cette situation à partir de la date d'exigibilité (date à laquelle le paiement doit être effectué) de la prestation qui est due selon le juge. La CO 1349 du 9 juillet 2004 donne de plus amples explications au sujet du calcul des intérêts. 3.6.10. Nouvelle procédure Handicare entre le SPF et les familles A partir du 1er juillet 2016, la collecte de données du SPF auprès des familles est adaptée. Ceci n'a pas de conséquences pour les procédures des caisses d'allocations familiales. Suite à un message T001, le SPF Sécurité sociale met à la disposition des familles un questionnaire en ligne qui est renvoyé via l'application « Myhandicap ». La famille ne doit plus envoyer de formulaire imprimé66. L'enfant sera convoqué à un examen médical et le médecin communiquera sa décision à la famille et à la caisse d'allocations familiales comme avant. Les caisses d'allocations familiales reçoivent donc toujours au moyen des messages T002, l’état d’avancement du dossier et la décision médicale prise par le SPF. Thème 7 – Le jeune demandeur d’emploi au cours du stage d'insertion professionnelle Les données concernant le revenu du jeune demandeur d’emploi au cours du stage d'insertion professionnelle sont encore recueillies au moyen du formulaire P20. Pour les jeunes bénéficiant d’un droit inconditionnel, le P20 est envoyé consécutivement à la réception du message 66 Courriel de FAMIFED du 16 septembre 2016 adressé aux caisses d'allocations familiales.

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d’inscription comme demandeur d'emploi (D043), et non à la fin du droit inconditionnel. De cette manière, le ménage reçoit immédiatement l’information au sujet du droit en tant que demandeur d'emploi au moment où l’inscription est actuelle. Nouvelle procédure Le 10 avril 2013, FAMIFED a informé les organismes d'allocations familiales de la nouvelle procédure pour l'inscription de jeunes demandeurs d'emploi au cours du stage d'insertion professionnelle. Désormais, tous les documents délivrés par les services régionaux de l'emploi mentionnant l'inscription et la date d'inscription sont acceptés afin d'examiner le droit comme demandeur d'emploi dans le sens de l'article 62, § 5, LGAF, même s'il s'agit d'une inscription dans une des autres catégories pour laquelle aucune attestation A200 (D043 dans la terminologie du Cadastre) n'est envoyée. Les attestations A200 ne sont envoyées que pour les trois catégories suivantes : le jeune demandeur d'emploi, le demandeur d'emploi libre et le demandeur d'emploi travaillant à temps partiel. En application de cette nouvelle procédure, il fallait envoyer une copie du document d'inscription au service Monitoring de FAMIFED afin que celui-ci puisse évaluer le fonctionnement du flux D043. Entre-temps, ces évaluations, réalisées régulièrement, ont montré que le flux D043 fonctionne comme prévu, c'est-à-dire que toutes les inscriptions pour les trois catégories de demandeurs d'emploi mentionnées nous sont transmises par un flux. Désormais, les organismes d'allocations familiales ne doivent donc plus transmettre au service Monitoring des copies des documents d'inscription. Cela n'empêche pas qu'il faut continuer à accepter tous les documents délivrés par les services régionaux de l'emploi mentionnant l'inscription et la date d'inscription afin d'examiner le droit comme demandeur d'emploi dans le sens de l'article 62, § 5 LGAF. En outre, les déclarations DIMONA/RIP sont intégrées dans l’examen du droit aux allocations familiales pour les jeunes demandeurs d’emploi en stage d'insertion professionnelle (prolongé). Ceci signifie que si la caisse d’allocations familiales reçoit des données RIP, un nouvel examen du droit aux allocations familiales est effectué. Pour le montant du revenu, le formulaire reste à l’heure actuelle la seule source d’information. Il n’est pas possible de valider systématiquement les données indiquées sur le formulaire P20 au moyen d’une consultation de TRIVIA. De nouveaux exemples d’application ont été fournis au moyen de la lettre circulaire 996/82bis du 5 août 2011. Lorsque le formulaire P20 n’est pas renvoyé, la règle des cinq jours67 est appliquée en cas de décision d’office pour les jeunes demandeurs d’emploi (cf. thème 9). FAMIFED a élaboré une lettre circulaire contenant des instructions actualisées, des exemples et une adaptation du formulaire P20 et des modules (lettre circulaire II/C/c.153/SN du 1er juillet 2009).

67 Equivaut à une occupation de 38 heures.

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Prévention des indus L’accent est mis tout particulièrement sur le fait que pour éviter les indus, tous les messages RIP en rapport avec une occupation sont traités sans délai (dans les 7 jours civils) et en priorité et déclenchent les réactions décrites dans la lettre circulaire précitée (suspension des paiements, envoi du formulaire et du module 18 bis), même ceux qui portent la mention STU pour le troisième trimestre. Début de la période de consultation. Règle générale : Conformément à l'article 1er, §2, 1° de l'arrêté royal du 12 août 1985, la période de 360 jours civils (stage d'insertion professionnelle) débute le 1er août après la dernière année scolaire ou académique (CO 1389 du 16 mai 2012). Exceptions :

Début de la période d’octroi Priorité des moyens de preuve – Ordre de la force probante68

Le jour après la fin de toutes les activités imposées par le programme d'études, lorsque cette fin se situe après le 1er août ou le jour après la fin de l'apprentissage69 ou de la formation.

Source authentique (message de radiation D062) ou à défaut, la déclaration sur l’honneur sur le formulaire P7a (question 3) ou P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9.

Le jour après la remise d'un mémoire de fin d'études supérieures ou le jour après l'interruption de la préparation de celui-ci.

Source authentique (message de radiation D062) ; à défaut, la déclaration sur l’honneur sur le formulaire P7a (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9.

Le jour après la fin de la période de stage exigée pour être nommé à une charge publique, ou le jour après l'interruption de ce stage.

Source authentique (déclaration du maître de stage).

Le jour après la date à laquelle il a été mis fin prématurément à de nouvelles études, un apprentissage ou une formation, à condition : a) qu'il ne se soit pas écoulé un délai de plus de quinze mois entre la fin d'études, d'un apprentissage ou d'une formation et la reprise d'études, d'un apprentissage ou d'une formation ; b) que les nouvelles études, le nouvel apprentissage ou la nouvelle formation aient duré au moins six mois si le délai mentionné sous a) est dépassé.

Source authentique (message de radiation D062) ou à défaut, la déclaration sur l’honneur sur le formulaire P7A (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9.

68 Bien que chaque donnée soit acceptée en soi comme preuve, la hiérarchie suivante est proposée pour la force probante lorsque plusieurs sources de données se contredisent. 69 Contrats conclus avant le 1er septembre 2015 (Communauté française) et avant le 1er septembre 2016 (Communauté flamande).

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Exemples :

- Un étudiant s'inscrit à l'université pour 60 crédits. Jusqu'à preuve du contraire, le D062 fait s’ouvrir un droit aux allocations familiales pour toute l’année académique. Le 10 mars, la caisse d'allocations familiales reçoit un flux D043 indiquant une inscription comme demandeur d'emploi le 7 mars 2012 (présomption de cessation des études). Elle ne reçoit aucun D062 mentionnant la désinscription. L’étudiant déclare sur le formulaire P20 qu’il a cessé ses études le 2 mars. Compte tenu de la déclaration, la période d'octroi débute le 3 mars, selon le schéma ci-dessus, en raison du manque d’informations en provenance de la source authentique.

- Dans un cas comparable, la caisse reçoit un flux D043 et une désinscription D062 avec date de prise de cours le 20 mars. La période d'octroi débute le 21 mars 2012, étant donné que c'est l'information de la source authentique D062 concernant la cessation des études qui prime.

- Dans un cas analogue, la caisse d'allocations familiales ne reçoit qu'une inscription comme

demandeur d'emploi (flux D043) sans désinscription comme étudiant (flux D062), mais l'étudiant majeur déclare sur le formulaire P7 du 18 septembre qu'il a poursuivi ses études jusqu'au 30 juin. La période d'octroi débute le 1er août, selon le schéma ci-dessus en raison du manque d’informations en provenance de la source authentique.

Droit pendant les vacances d'été après l’apprentissage Pour les contrats conclus avant le 1er septembre 2015 (Communauté française) et avant le 1er septembre 2016 (Communauté flamande), la période d'octroi commence à courir le jour suivant la fin du contrat ou le jour après l’interruption, que les conditions relatives à la continuité du droit en vertu de l’art. 62, § 2, LGAF soient remplies ou non 3 mois après l’interruption. Le cas échéant, il existe la double qualité de l’enfant bénéficiaire. Pour les nouveaux contrats (contrat de formation en alternance/'overeenkomst alternerende opleiding') qui relèvent de l’article 3 de l’AR du 10 août 2005, les vacances d'été sont d’application comme prévu dans cet arrêté (double statut pour août). Exemption de l’inscription comme demandeur d’emploi Lorsque le jeune ne s’inscrit pas comme demandeur d’emploi parce qu’il dispose d’une attestation de l’ONEM « Dispense d’inscription comme demandeur d'emploi sur la base de l’art. 38, al. 1er, CM, et de l’art. 98 bis, 1er, de l’AR », les jours qui comptent comme stage d'insertion professionnelle pour l’ONEM peuvent également être pris en considération pour établir le droit aux allocations familiales afin de conserver au maximum la cohésion entre le régime du chômage et la législation des allocations familiales. Malgré l’absence d’inscription comme demandeur d'emploi, les allocations familiales peuvent être accordées pour la période mentionnée sur l’attestation, pour autant que toutes les autres conditions d’octroi soient remplies.

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Prolongation du stage d'insertion professionnelle Après la période d'octroi de 360 jours calendrier, le jeune continue à bénéficier des allocations familiales aux conditions ordinaires en termes de revenu tant que ses efforts pour trouver du travail n'ont pas été évalués deux fois de manière positive par l'ONEM. Suite à la sixième réforme de l’État, l’activation des demandeurs d’emploi est organisée, depuis le 1er janvier 2016, par les Services régionaux de l'emploi. Seule la Région bruxelloise est encore concernée par l’ONEM. Cela implique que quatre procédures différentes sont en vigueur concernant le suivi du comportement de recherche d’emploi. La CO 1410 du 10 juin 2016 comporte une nouvelle procédure générique pour pouvoir, malgré la diversité des systèmes de suivi existants dans les Services régionaux de l'emploi, établir le droit aux allocations familiales durant la prolongation du SIP suivant une seule procédure générale. Vu que les caisses d'allocations familiales n'ont pas encore accès aux données qualifiées de la source authentique (Services régionaux de l'emploi) et de l'ONEM concernant les résultats des évaluations, les données sont demandées à la famille par le biais de formulaires. Ils ont été modifiés comme suit :

- Les informations sur le formulaire P20 ont été adaptées suite à la régionalisation de la politique d’activation

- Le formulaire P20com disparaît et est remplacé par le module de lettre SIP_1. - Le contenu des modules de lettre SIP_2 et SIP_3 a été adapté. - Un module de lettre SIP_4 a été conçu pour la récupération des allocations familiales payées

indûment durant de la prolongation. Pour les enfants dont le SIP est prolongé, il faut indiquer sur le Brevet d'attributaire (mod. Y) " SIP prolongé jusqu'au XX/XX/XXXX ", c'est-à-dire la date de fin de la période de 6 mois suivant l'évaluation négative, durant laquelle les allocations familiales peuvent être payées à titre provisionnel en attendant de recevoir le résultat de l’évaluation suivante. Une adaptation supplémentaire de la feuille d’info néerlandaise du formulaire P20 a été effectuée après l’introduction du contrat de formation en alternance et de "l'apprentissage dual" (duaal leren) dans la Communauté flamande et la Commission communautaire flamande (cf. lettre circulaire 996/117bis du 19 septembre 2016). La formation professionnelle individuelle et le stage d'insertion L’allocation d’insertion/de formation/de stage doit être prise en compte dans le calcul du plafond des revenus (cf. lettre circulaire 997/28nonies). Pour la formation professionnelle individuelle (FPI) et le stage de transition, la prime de productivité est également considérée comme revenu. Le formulaire P20 a été adapté (cf. lettre circulaire 999/c.169 du 5 juillet 2013). Nouvelle valeur TRI - Stage d'insertion Dans le cadre du plan de relance, le gouvernement fédéral a pris un certain nombre de mesures visant à promouvoir l'emploi dans le secteur Horeca. Ces mesures ont une influence sur le message Dimona (D051), dont le contenu a été modifié.

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Comme mentionné dans la CO 1386 qui vous a été transmise par e-mail ayant pour objet « CO 1386 - 2014 Evaluation annuelle des besoins d'information sur supports électroniques et papier » le 24/02/2014, il existe une nouvelle valeur TRI dans la zone KindofWorker du message Dimona. Cette valeur doit être ajoutée dans les messages qui sont transférés à partir du 01/04/2014. A partir de cette date, ce code doit donc pouvoir être traité par les organismes d'allocations familiales.

a) Globalement Dans le cadre du plan de relance, un contingent de 10.000 places pour l'apprentissage sur le lieu de travail a été créé le 1er janvier 2013 pour jeunes demandeurs d'emploi peu qualifiés. Moyennant un stage de transition d'au maximum six mois, le jeune demandeur d'emploi peu qualifié peut faire connaissance avec le marché de l'emploi pendant son stage d'insertion professionnelle (l'ancien stage d'attente). Pendant ce stage de transition, les jeunes demandeurs d'emploi reçoivent une indemnité qui peut être considérée comme une composante du salaire. Les stagiaires bénéficieront d'une allocation de stage de 26,82 EUR par jour de la part de l'ONEM et d'une indemnité mensuelle de 200 EUR au maximum de la part de l'employeur. Les employeurs communiquent l'entrée en service de ces stagiaires par des attestations Dimona (attestations D051 dans la terminologie du Cadastre). On fait référence à ces stagiaires par la nouvelle valeur TRI dans la zone KindofWorker. Cette valeur est disponible par un flux de consultation et de distribution. A partir 01/04/2014, les messages de mutation D051 mentionnent tous les stages de transition, et tous les stages de transition entamés depuis le 1er janvier 2013 peuvent être consultés moyennant le flux de consultation P051. Pour ces stagiaires, une attestation D042 est également envoyée à propos des allocations de stage que l'ONEM leur paie. La zone NrOfControlledDays dans ces attestations mentionne combien de jours ces stagiaires ont été rémunérés. Ces données sont également disponibles par le flux de consultation P042.

b) Application pratique Etablissement du droit à partir de la date de réception des messages Dimona avec mention TRI (1er avril 2014) A partir du 1er avril 2014, la réception d'un message Dimona avec mention de la valeur TRI dans la zone KindofWorker déclenche la procédure habituelle décrite dans la lettre circulaire 999/c. 153 du 1er juillet 2009. Dans ce cas, les paiements sont suspendus immédiatement et un formulaire P20 accompagné d'un module de motivation 18bis est envoyé à l'assuré social concerné. La suspension des paiements est levée si l'assuré social concerné peut prouver moyennant des attestations de l'employeur qu'il n'a pas dépassé le montant maximum autorisé. La documentation technique des messages D051 et P051 sera complétée par cette valeur et vous sera transmise plus tard.

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FAMIFED demande aux organismes d'allocations familiales de faire le nécessaire à ce sujet. Pour de plus amples informations ou des questions concernant cette modification, vous pouvez toujours prendre contact avec le service Monitoring via monitoring.ctrl@famifed.be. Engagement volontaire militaire La loi du 10 janvier 2010 instituant l’engagement volontaire militaire a modifié l’article 62 des lois coordonnées. En conséquence, les informations figurant sur le formulaire P20 ont été adaptées, en ce sens que la solde du militaire volontaire pendant les six premiers mois ne constitue pas un obstacle pour l’octroi des allocations familiales durant le stage d'insertion professionnelle (voir circulaire de FAMIFED CO 1385 du 18 novembre 2010). Arrêt de la procédure de suivi en cas d’empêchement qui dépasse la période d’attente La lettre circulaire 999/153 du 1er juillet 2009 prévoit la possibilité, après réception du formulaire P20, de cesser prématurément le suivi ultérieur du droit en tant que jeune demandeur d’emploi quand les 4 conditions suivantes sont remplies.

1) Sur le formulaire, il est indiqué que l’empêchement va dépasser la période d’attente (emploi définitif trouvé).

2) Les revenus déclarés dépassent le plafond pour les allocations familiales. 3) La raison de la cessation du paiement et la fermeture du dossier sont motivés correctement. 4) Des informations sont fournies au sujet de la manière dont le droit peut être obtenu à

nouveau, lorsque l’obstacle cessera d’exister. FAMIFED a reçu des plaintes concernant l’envoi inutile de formulaires de clôture P20 et de rappels à la fin de la période d'octroi après que les intéressés ont déjà signalé un empêchement qui allait dépasser la période d’attente. Pour éviter un envoi superflu de formulaires, il est recommandé, chaque fois qu'on répond « Oui, définitif » à la question 4 du formulaire P20, de supprimer le suivi du jeune demandeur d’emploi suivant la procédure susmentionnée, après quoi la période d’intégration du jeune dans le Cadastre peut être clôturée. Thème 8 – Les enfants placés 3.8.1. Les enfants placés dans la Communauté flamande Les instructions ont été modifiées depuis 2014 conformément aux décrets Integrale Jeugdhulp et Integrale Pleegzorg. Les modifications apportées à la procédure ont été communiquées à tous les organismes d'allocations familiales par courriel pour les enfants qui sont placés dans une institution et/ou dans une famille d’accueil (cf. courriel du 24 décembre 2013 adressé à tous les organismes d'allocations familiales).

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Dans les courriels adressés aux caisses d'allocations familiales les 28 février 2014, 10 novembre 2015 et 16 novembre 2016, les principes ont été à nouveau expliqués et les points de contact pour les différents types de placement communiqués. 3.8.1.1. Quelle instance envoie le message ? A) Messages concernant le début et la fin des placements et autres modifications (message sur

les 2/3)

Les placements qui sont à la charge de Jongerenwelzijn sont communiqués par JWZ (service allocations familiales) aux caisses d'allocations familiales au moyen du message de placement D227. Jongerenwelzijn envoie, pour les nouveaux dossiers, le formulaire D227 au service Monitoring qui recherche ensuite la caisse compétente dans le Cadastre et lui transfère le formulaire.

• Les placements en famille d'accueil sont signalés aux caisses d'allocations familiales par

les services de placement provinciaux et non par le Jongerenwelzijn. Après la mesure de transition (cf. courriel du 28 février 2014 adressé à toutes les caisses d'allocations familiales), ceci s'applique aux placements à partir du 1er avril 2014. Le service de placement familial communique toujours l’information à la caisse d’allocations familiales, afin de payer les 3/3 des allocations familiales à la famille d'accueil et l’allocation spéciale (70ter LGAF) au dernier allocataire avant le placement. Un message D227 avec la date de fin du placement est envoyé suite à une modification de la forme d'aide, de l'instance effectuant le placement ou parce que le jeune a définitivement quitté l'institution ou que la mesure de placement dans la famille d'accueil a pris fin. Un jeune qui continue à séjourner dans cette famille d’accueil n'est donc plus placé, mais sur base volontaire dans cette famille.

Concernant la communication des prolongations des placements, en vue d’éviter les interruptions de paiement, FAMIFED a pris les dispositions suivantes avec Pleegzorg Vlaanderen, qui les communiquera aux services de placement : - la mention de la date de fin du placement, lors de la communication du début du

placement, comprend la communication des prolongations ultérieures ; - si aucune date de fin du placement n'est mentionnée lors de la communication du début

du placement, cela signifie que le paiement des allocations familiales est poursuivi jusqu'à la communication de la date de fin du placement ; les prolongations intermédiaires ne sont pas communiquées.

Selon le décret du 29 juin 2012 portant organisation du placement familial, la mesure de placement peut être prolongée jusqu’à l’âge de 21 ans au maximum (auparavant, 20 ans seulement). Si le placement se prolonge jusqu’à l’âge de 21 ans, le paiement de l’allocation forfaitaire 70 ter peut également être prolongé aux conditions posées jusqu’à la fin du placement.

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• Les placements par la Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) ou par Kind & Gezin sont communiqués à la caisse d’allocations familiales au moyen d’un avis de placement par l’institution. Les courriers ou courriels sans mention du D227, qui communiquent le début ou la fin d’un placement ou toute autre modification, sont acceptés parce qu’ils proviennent de la source authentique.

B) Messages concernant la partie réservée des allocations familiales (1/3) Ils sont envoyés par l’instance qui est en charge du jeune. Exception L’autorité de placement prend une décision qui exige l’ouverture d’un compte d’épargne au nom de l’enfant. Dans ce cas, le Fonds Jongerenwelzijn ouvre le compte d'épargne et signale à la caisse d’allocations familiales la destination du tiers. Si un compte d’épargne doit être ouvert pour le jeune placé dans d’autres secteurs (VAPH, Kind & Gezin), JWZ prendra une décision sur la destination du tiers mais il n’y aura pas de message de début ou de fin de placement. Les institutions dans lesquelles sont placés les enfants par l’intermédiaire de la VAPH ou de Kind & Gezin (CKG = Centra voor Kinderzorg en Gezinsondersteuning) envoient elles-mêmes le message de placement aux caisses d'allocations familiales. Jongerenwelzijn ne mentionne que la décision concernant la destination du tiers, s'il est décidé de le verser sur un compte d'épargne au nom de l'enfant mineur (et éventuellement l'enfant majeur). Les caisses d'allocations familiales ne peuvent donc pas s'adresser à Jongerenwelzijn pour obtenir l’avis de placement mais doivent se tourner vers les institutions de la VAPH et les CKG. Décision sur le tiers en cas de placement à la charge des services de protection de la jeunesse

Pour les cas visés à l'article 70, alinéa 3, LGAF (le placement à charge des services chargés de la protection de la jeunesse), il faut attendre la décision du tribunal de la jeunesse, sauf si une décision a déjà été prise précédemment suite à un placement antérieur. L'Agence Jongerenwelzijn (JWZ) confirme à FAMIFED que le point II,1.2. de la CM 509 reste en vigueur, ce qui signifie que si une décision judiciaire a déjà été prise au préalable par le tribunal de la jeunesse au sujet de l'utilisation du solde des allocations, le paiement à l'allocataire désigné doit être poursuivi. Un contrôle est en outre effectué formellement à l'aide du formulaire P3-a afin d'examiner la conformité de la décision de justice en demandant à l'institution quelle personne continue à s'occuper de l'enfant. Si la conformité n'est pas attestée, on prend contact avec JWZ. Cette correction est aussi d'application pour les paiements éventuellement bloqués actuellement. FAMIFED demande aux caisses d'allocations familiales d'effectuer les rectifications nécessaires en tenant compte de cette correction. En cas de placement à charge d’une autorité publique (VAPH, CKG) par le tribunal de la jeunesse, le tiers peut être payé à l’allocataire d’avant le placement si celui-ci s’occupe encore de l’enfant selon le P3, et dans ce cas, il ne faut pas attendre de savoir si une décision du tribunal de la jeunesse

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suivra encore au sujet du tiers. Le tribunal de la jeunesse ne doit pas être interrogé à ce sujet. Lorsqu’il ressort du formulaire P3 que l’allocataire d’avant le placement ne s’occupe plus de l’enfant, on prend tout d’abord contact avec l’institution pour connaître la destination du tiers. Si ce contact se révèle infructueux, la possibilité suivante est de s’adresser au tribunal de la jeunesse. C) Avis de placement en cas de combinaison de placements (intersectoriels) Sans famille d’accueil

Dans les situations présentant une combinaison de modules de séjour de Jongerenwelzijn, de la VAPH et/ou de Kind & Gezin, les 2/3 des allocations familiales sont versés à l’instance où la majeure partie du séjour se situe. Ce n'est que si la majeure partie du séjour se trouve chez Jongerenwelzijn que celui-ci communique le placement à la caisse d’allocations familiales. Dans les autres cas, la communication est faite par la structure/l’institution de la VAPH ou d’un CKG. Avec famille d’accueil

Sur la base de la dérogation générale de l'article 51, §4, LGAF, le droit prioritaire est maintenu dans la famille d’accueil en cas de double placement (CM 521 du 12 mars 1993). Dans une combinaison avec une famille d’accueil, les parents d’accueil sont considérés comme étant la famille naturelle et les règles identiques concernant les allocations familiales sont de rigueur, tout comme pour un placement ordinaire. La porte d'entrée ou le Juge de la jeunesse peuvent décider que le tiers ira à la famille d’accueil. La communication sur le tiers est assurée par le service de placement familial, qui transmet le nom de la famille d'accueil à la caisse d’allocations familiales. Si le service de placement familial ne le mentionne pas, la caisse d’allocations familiales paie le tiers à l’allocataire d'avant le placement initial, généralement la mère d'accueil70. Lorsque le service de placement familial communique au sujet du tiers, les allocations familiales forfaitaires sont payées à l'allocataire d'avant le placement (sauf indications contraires). 3.8.1.2. Types de placement au sein du champ d’application de l’article 70, LGAF Centre fermé De Grubbe à Everberg Ce centre doit être considéré comme une institution où un mineur peut être placé de manière résidentielle (application de l'article 70, LGAF). Ceci signifie donc la répartition des allocations familiales : 2/3 à l'institution, 1/3 comme décidé par l'organisme placeur. Jongerenwelzijn signalera en temps opportun les placements qui ne sont plus à charge du gouvernement fédéral et deux tiers des allocations familiales devront être payés à Jongerenwelzijn.

70 Cf. la CM 521 du 12 mars 1993.

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Internats ouverts en permanence Jongerenwelzijn a fait savoir que depuis le 1er septembre 2016, tous les internats ouverts en permanence relèvent de l’aide à la jeunesse non directement accessible. Jongerenwelzijn a confirmé que les caisses d'allocations familiales recevront la notification par le biais du D227 depuis sa cellule centrale allocations familiales71. Par conséquent, les procédures existantes s’appliquent pour la répartition des allocations familiales (1/3 - 2/3). FAMIFED a reçu de nombreuses plaintes concernant des paiements par chèques circulaires des deux tiers aux internats. FAMIFED rappelle que, conformément à l’article 70, alinéa 2, LGAF, les allocations familiales dues en faveur d'un enfant placé par l'intermédiaire ou à charge d'une autorité publique dans une institution, en application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse, sont payées à concurrence de deux tiers à l'institution. Il est demandé faire le nécessaire pour appliquer correctement cette méthode de paiement. 3.8.1.3. Formes d’accompagnement hors du champ d’application de l’article 70, LGAF72 L’action sociale préventive Dans le cadre du service volontaire, les communautés ont prévu des mesures d’aide spécifiques à la famille afin d’éviter le placement d’un jeune. L'Action spécifique73 a remplacé l'action sociale préventive (anciennement ASP). L'Action spécifique est devenue une forme de VIST (Versnelde IndicatieStelling) qui peut être abordée dans les situations urgentes. Il ne s'agit pas de placements réguliers au sens de l'article 70 de la loi générale. Par conséquent, la clé de répartition particulière (2/3 pour l’institution ou l’autorité, 1/3 pour une personne physique ou sur un livret d’épargne) n’est pas applicable. FAMIFED adaptera le formulaire P3-a (adaptation à la lettre circulaire 999/c.158/sn du 20 décembre 2010). Centra voor Integrale Gezinszorg (CIG) Les CIG offrent un soutien aux familles rencontrant des problèmes d’éducation graves afin d’éviter la désintégration des familles74. L’accompagnement s’adresse à la famille dans son ensemble. Il est important de signaler à ce sujet qu’un séjour dans un CIG est un placement dans une famille et non PAS un éloignement du domicile d’un mineur. Le ménage prend une grande partie des frais à charge, ce qui justifie qu’il reçoive les allocations familiales. Par conséquent, l’un des parents continue de percevoir l’intégralité des allocations familiales.

71 Courriel de FAMIFED aux caisses d'allocations familiales du 20 octobre 2016. 72 Toutefois, lorsqu’on reçoit un message D227, il faut prendre en compte qu’il s’agit d’un placement en application de l’art. 70, LGAF. Le message D227 ne doit pas susciter de doute. 73 Cf. article 28, 4° du décret du 12 juillet 2013 relatif à l'aide intégrale à la jeunesse et article 43, §3 de l'arrêté du gouvernement flamand du 21 février 2013 relatif à l'aide intégrale à la jeunesse. 74 Arrêtés du gouvernement flamand du 11 janvier 2013 et du 14 février 2014

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Accueil de crise Le séjour temporaire de l’enfant en famille d’accueil n’a pas d’influence sur le paiement des allocations familiales. Seule une notification du service de placement familial indique qu’il s’agit d’un placement familial et que les allocations familiales sont dues à la famille d'accueil. L'application de l'article 70ter doit toujours être signalée à l'organisme placeur, pas au Jongerenwelzijn. 3.8.1.4. Suppression de la notification D228P et du formulaire P3 Pour les placements en famille d'accueil en Communauté flamande, le formulaire D228P (aperçu trimestriel des montants payés) ne doit plus être envoyé à la famille d'accueil depuis le 1er janvier 2014, ni au service de placement familial (cf. courriel du 24 décembre 2013 à tous les organismes d'allocations familiales). La lettre circulaire II/C/999/c.152/SN du 29 juin 2009 est abrogée à partir de cette date. Il suffit de fournir le motif à la famille d’accueil, conformément à la Charte de l’assuré social, au début et à la fin du placement et lors de toute décision administrative qui implique une modification du montant. Suite au décret du 29 juin 2012 portant organisation du placement familial, le formulaire Mod. P3-b a été supprimé. Selon l’Agence Jongerenwelzijn, il apparaît que les caisses d'allocations familiales fournissent encore les formulaires D228P. A la demande de Jongerenwelzijn, FAMIFED insiste auprès des caisses d'allocations familiales pour qu'elles ne transmettent plus les décomptes des montants payés. 3.8.1.5 Routage des messages de placement D227 de Jongerenwelzijn Pour s’assurer que les messages de placement soient toujours bien réceptionnés par la caisse d'allocations familiales actuelle compétente, tous les messages D227 (nouveaux placements, modifications, messages relatifs à la destination du tiers) sont désormais toujours envoyés par Jongerenwelzijn au service Monitoring de FAMIFED, qui transmet à son tour les messages à la caisse compétente. Il n’est plus nécessaire de signaler, lors de la réception du brevet, la reprise de la compétence au service Jongerenwelzijn. 3.8.1.6. Régularisation avec le service Jongerenwelzijn de la Communauté flamande Concernant les allocations familiales payées indûment en faveur des enfants placés qui ont été payées « en lieu et place » d’un autre organisme d'allocations familiales, il a été décidé que celles-ci soient prioritairement réglées mutuellement entre les organismes d'allocations familiales, sans faire appel à une récupération auprès de la Communauté flamande. Cela concerne des régularisations entre organismes (anciens débiteurs C) qui ne sont désormais plus effectuées mutuellement. Cette méthode de travail ne peut pas être étendue aux débiteurs B. Les débiteurs B (paiements indus des 2/3) sont demandés, comme toujours, à la Communauté flamande.

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Aperçu schématique : Placements en Communauté flamande Placement Article Paiement 1/3 Suspension des

paiements en attendant la décision du tribunal de la jeunesse (TJ)

Suspension des paiements en attendant la décision de la porte d’accès intersectorielle

Les allocations familiales dues en faveur d’un enfant placé dans une institution par l’intermédiaire ou à charge d’une autorité publique

Art. 70, al. 1er

Le solde à la personne physique visée à l’article 69 Cf. D227 (bis) / notification placement / P3

Non, paiement à la personne qui continue de s’occuper de l’enfant jusqu’à ce que le TJ ait pris une décision et qu’elle soit communiquée par JWZ. D227P et D227Pbis

Non D227P avec indication « allocataire avant le placement est bénéficiaire du 1/3 » est suffisant pour le paiement

Oui, lorsque, selon le P3, cet AL ne s’occupe plus de l’enfant ? Demander décision via JWZ.

Oui, lorsque, selon le P3, cet AL ne s’occupe plus de l’enfant ? Demander décision via JWZ.

Enfant placé en application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse, dans une institution à charge de Jongerenwelzijn (JWZ)

Article 70, al. 3.

L’affectation du solde en faveur de l’enfant fait l’objet d’une décision d’office, selon le cas : 1° du tribunal de la jeunesse qui a ordonné le placement dans une institution 2° de l’autorité désignée par une Communauté Cf. D227 /P3

Oui, sauf lorsqu’une décision a déjà été prise par le TJ avant le placement

Non

Oui, lorsque, selon le P3, cet AL ne s’occupe plus de l’enfant ? Demander décision via JWZ.

Oui, lorsque, selon le P3, cet AL ne s’occupe plus de l’enfant ? Demander décision via JWZ.

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Enfant placé en application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse, dans une institution à charge de la VAPH, de Kind en Gezin, des CGK

Le solde à la personne physique visée à l’article 69 Cf. D227 / notification placement / P3

Non. Lorsque le TJ a pris une décision, JWZ communique la décision concernant le compte d’épargne du mineur.

Non. Lorsque la porte d’accès intersectiorielle a pris une décision (ouverture avec compte d’épargne), JWZ la communique.

Oui, lorsque, selon le P3, cet AL ne s’occupe plus de l’enfant ? Demander décision via l’institution.

Oui, lorsque, selon le P3, cet AL ne s’occupe plus de l’enfant ? Demander décision via l’institution.

3.8.2. Les enfants placés dans les Communautés française et germanophone Signalons que pour le placement chez un particulier et le paiement à un particulier, une attestation/déclaration/disposition du juge ou le formulaire P3 font office de début de preuve et suffisent pour entamer le paiement provisionnel. La réception du formulaire D227 doit faire l’objet d’un suivi. Pour ce qui est de la preuve du paiement du supplément spécial visé à l’article 70 ter, on se référera à la circulaire de FAMIFED CO 1344 du 10 juillet 2003 et à la lettre circulaire II/A/996/45 du 24 décembre 2003, qui restent inchangées. Pour les enfants placés dans une institution, le formulaire D227 a comme finalité particulière de signaler les enfants pour lesquels on applique une modalité de paiement particulière75 (collective) à l’égard de l’autorité responsable du placement. Le formulaire reste dès lors indispensable. Cette modalité de paiement a été communiquée au moyen de la lettre circulaire II/C/996/c.94/Wam du 18 novembre 2011. L’arrêté du gouvernement de la Communauté française du 9 décembre 2015 relatif aux subventions et interventions pour frais individuels liés à la prise en charge de jeunes n’a pas de retombées sur les caisses d'allocations familiales. Si certaines institutions d’accueil familial ont besoin d’un décompte des paiements pour leur gestion, du fait que les montants calculés en répartition proportionnelle sont exigés, FAMIFED demande alors de fournir une copie du décompte (D228P) qui a été envoyé au service d’assistance à la jeunesse (courriel du 16 mars 2016 aux caisses d'allocations familiales). 75 Voir lettre circulaire de FAMIFED, II/C/996/c.94/wam du 18 novembre 2009.

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3.8.3. Directives générales supplémentaires Maintien de l'allocataire précédent si le placement est interrompu En cas de nouveau placement après une interruption du placement précédent, l'allocataire du solde doit à nouveau être désigné conformément à l'article 69, LGAF. L'allocataire d'avant l'interruption du placement ne peut être maintenu que lorsqu'il continue d'être indiqué sur le formulaire P3-b comme la personne qui s'occupe de l'enfant. Ceci s'applique aussi bien à la désignation de la personne physique conformément à l'article 69, LGAF, qu'à la désignation de l'allocataire par une autorité judiciaire (situations visées dans la CM 509 II,1,1.1). Si le placement avec application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse à charge de l'autorité publique est interrompu et est poursuivi après cela dans la même ou dans une autre institution à charge de l'autorité publique avec application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse, la décision du tribunal de la jeunesse suite au premier placement peut être maintenue (situations visées au point II, 1.2 de la CM 509). Notification d’un paiement au dernier allocataire avant un placement dans une famille d’accueil (article 70ter de la loi générale) La procédure de notification est réglée par la circulaire CO 1344 du 10 juillet 2003. En annexe à la circulaire figure un modèle de lettre destinée à informer les communautés compétentes pour le placement en famille d’accueil du début du paiement du montant prévu par l’article 70ter, LGAF. Paiement d'intérêts en cas d'une décision judiciaire d'octroi après un refus administratif (avis du Service juridique (II/13/60226/contr./Art.70KBW/SVB du 14 mai 2013) Lorsque le juge attribue les allocations familiales au titre de l'article 70, LGAF, la question se pose si les intérêts dus en vertu de l'article 20 de la Charte doivent être payés aussi bien à l'institution (bénéficiaire des deux tiers) qu'à l'allocataire du tiers. En outre, il faut fixer le montant sur lequel les intérêts doivent être calculés. Etant donné que la Charte (article 2, alinéa 1er, 7°) ne concerne que les assurés sociaux qui sont des personnes physiques, ainsi que leurs représentants légaux et leurs mandataires, les organismes d'allocations familiales ne doivent pas payer d'intérêts à l'institution où l'enfant est placé, ce bénéficiaire n'étant pas une personne physique. Les institutions où sont placés les enfants ne sont pas des bénéficiaires dans le sens de la Charte. Les intérêts dus sont calculés sur le solde au titre de l'article 70, LGAF (1/3) et non sur le montant total. Octroi des allocations familiales forfaitaires 70ter, LGAF au dernier allocataire d’avant le placement (CO 1344) Dans la note de la DG Indépendants du SPF Sécurité sociale du 20 juin 2005 (P.8/05/14), il a été précisé que l’allocation forfaitaire est payée à l’allocataire qui recevait les allocations familiales

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immédiatement avant la mesure de placement de l’enfant en famille d’accueil. A ce sujet, il n’a pas été spécifié que le placement dans une institution puisse précéder le placement en famille d’accueil. Cette interprétation a été supprimée en raison de la suppression de l’article 33ter de l’AR du 8 avril 1976. Conformément à l’article 175/6, LGAF, le champ d'application des dispositions réglementaires relatives à l’exécution des lois coordonnées est applicable aux travailleurs indépendants. Par conséquent, depuis le 1er juillet 2014, l’allocation forfaitaire peut donc être payée à l’allocataire dans le régime des travailleurs indépendants qui percevait les allocations familiales immédiatement avant le placement en institution (qui précédait le placement en famille d’accueil). Allocations familiales payées indûment - 2/3 versés par l’organisme aux parents Les allocations payées indûment sont toujours récupérées de la personne ou de l’organisme qui les a perçues indûment (CO 993 du 26 février 1975). Un éventuel accord ou une convention (unilatérale) sur le versement des allocations familiales n’est en principe pas opposable à l’organisme d'allocations familiales compétent. L’organisme d'allocations familiales n’est donc pas lié par le fait que l’organisme verse les 2/3 des allocations familiales aux parents. Thème 9 – Formulaires incomplets ou manquants - Décision d’office 3.9.1. Principes généraux Le formulaire constitue un outil en vue d’obtenir des données indispensables. On fait surtout appel à l’assuré social pour recueillir les données concernant la situation en matière de revenus. La Charte de l’Assuré social précise que lorsque l’assuré social ne répond pas à un premier rappel d’informations, l’organisme exécute lui-même une enquête après un mois et prend d'office une décision sur la base des données connues. Les cas à l’étranger font l'objet d'un rappel après un délai de 45 jours. En fonction de cela, les données concernant la situation familiale et socioprofessionnelle, auxquelles le secteur des allocations familiales a accès, sont utilisées au maximum. En dépit du manque de collaboration de la famille, la caisse d’allocations familiales prend d’office une décision sur la base d'indications suffisantes : • par le biais d'une consultation de toutes les bases de données (internes) ou flux (TRIVIA),

on peut obtenir des éléments suffisants pour décider dans des cas individuels ; • si la demande de données doit être considérée comme non pertinente, au vu de la situation

socioprofessionnelle ou familiale, tel qu’il ressort des flux de données reçus ou non ou de la consultation des bases de données.

La décision d’office est motivée à l’allocataire.

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Le droit ne peut dès lors pas être refusé parce que le formulaire n’a pas été renvoyé, si toutes les données indispensables peuvent être obtenues par des preuves électroniques (cf. force probante générale des données électroniques, 2.2.). Si l’information ne peut être obtenue par un canal électronique, un formulaire reste nécessaire. Cette règle est surtout applicable dans les situations où le revenu est déterminant et où les flux de données n’apportent pas encore de réponse. 3.9.2. Envoi/suivi du formulaire de contrôle Principe : (cf. CO 1330 du 21 mai 2001) Dans tous les cas, le formulaire est envoyé, suivi et traité par l’organisme d’allocations familiales qui est compétent pour payer les allocations familiales pour le mois de l’envoi obligatoire, même lorsque cette caisse paie les allocations familiales à titre provisionnel pour ce mois.

Si cet organisme d’allocations familiales constate que le formulaire de contrôle traité contient des informations qui sont importantes pour la caisse d’allocations familiales à laquelle il a transféré la compétence ou dont il a repris la compétence, il prend contact avec cette caisse (cf. les instructions relatives au brevet d’attributaire). Si l’assuré social ne donne pas suite à un rappel, l’autre caisse d’allocations familiales en est informée. Chaque organisme d’allocations familiales prend alors une décision d’office (le cas échéant, après un contrôle sur place) pour la période pour laquelle il a payé à titre provisionnel. Formulaire P7

Exemple 1 : La caisse A paie jusqu’au 31 août et la caisse B à partir du 1er septembre. Il y a un enfant bénéficiaire : un étudiant de 20 ans. La caisse B envoie le formulaire P7 en septembre et envoie le rappel en novembre si nécessaire. Si le formulaire rentre et qu'il contient des informations qui sont également importantes pour la caisse A, la caisse B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. Celle-ci prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 31 août, et la caisse B pour la période à partir du 1er septembre. Exemple 2 : La caisse A paie jusqu’au 30 septembre et la caisse B à partir du 1er octobre. Il y a un enfant bénéficiaire : un étudiant de 20 ans. La caisse A envoie le formulaire P7 en septembre et envoie si nécessaire le rappel en novembre. Si le formulaire rentre, la caisse A envoie un brevet complémentaire à la caisse B. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse A le signale à la caisse B. La caisse A prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 30 septembre, et la caisse B pour la période à partir du 1er octobre.

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La procédure décrite dans la lettre circulaire de FAMIFED 999/c.178 du 5 juillet 2016 prévoit qu’aucun formulaire P7 ne doit pas être envoyé pour les dossiers dont le code linguistique est N. L’information est donnée à l’étudiant au cours du mois de septembre. On attend les flux. Si le flux D062 ne vient pas, on envoie un rappel le 15 novembre après le traitement de tous les flux.

Exemple : La caisse A paie jusqu'au 30 octobre et la caisse B à partir de novembre. Il y a un enfant bénéficiaire de 20 ans. La caisse A indique le code N sur le brevet (« Procédure D062 »76). La caisse A indique le nombre de crédits : D062 OK/D06201/D062/0277. La caisse B attend le flux. La caisse B envoie le rappel (module 15 novembre) après avoir traité tous les flux. Si elle ne reçoit aucun flux ni aucun formulaire, la caisse B communique le résultat de son enquête. La caisse A prend alors une décision (d’office) au sujet de la période jusqu’au 30 octobre et la caisse B pour la période à partir du 1er novembre.

Remarque : seules les données pertinentes pour l'année académique en cours sont transmises à l'aide du brevet78. Formulaire P20 Exemple : La CAF A paie jusqu'au 30 juin et la CAF B à partir du 1er juillet. L’enfant bénéficiaire est un jeune ayant quitté l’école et inscrit comme demandeur d’emploi. La période d'octroi court jusque fin juillet (fin de la période d'octroi).La caisse B envoie le formulaire de clôture P20C + SIP1 et, si nécessaire, le rappel. Si le formulaire rentre et qu'il contient des informations qui sont également importantes pour la CAF A, la CAF B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. Celle-ci prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 30 juin, et la caisse B à partir de juillet.

3.9.3. Rappel de formulaires non renvoyés Procédure pour l'année 2017 : situations dans lesquelles la collaboration de l'assuré social est encore demandée Les instructions ci-dessous sont valables pour l’année 2017. En attendant la collecte générale des données par flux de données électroniques, chaque document manquant est rappelé une fois après un mois. Les cas à l’étranger font l’objet d’un rappel après un délai de 45 à 60 jours civils. La pratique qui consiste à envoyer un rappel en cas de non-renvoi du formulaire de contrôle tout en mettant déjà en garde contre une éventuelle récupération est maintenue.

76 Sur le brevet de l'attributaire, il est mentionné « Procédure D062 », ce qui implique que la procédure de la circulaire 999/c.169 est suivie. A mentionner aussi si la caisse B délivre un brevet à la caisse C. 77 Aucune mention signifie que le D062 n'a pas encore été reçu pour l'année académique en cours. 78 Par exemple, thèse/mémoire d'étudiant dans la rubrique « Divers » si pertinent pour l'année académique en cours

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Il faut éviter un deuxième rappel et d’éventuels rappels suivants en consultant TRIVIA de façon interactive et en exploitant les messages RIP et DMFA et les autres flux reçus. Si les données manquantes peuvent être obtenues en procédant à ces consultations/intégrations, il ne faut plus envoyer aucun rappel automatique conformément à la Charte79 de l’assuré social. Cette procédure remplace le formulaire manquant et valide les paiements pour la période couverte par le formulaire (y compris les paiements provisionnels80). Lorsqu’il est impossible d’obtenir des informations suffisantes, un contrôle sur place doit être effectué. 3.9.4. Cas d’application particuliers 3.9.4.1. Le formulaire pour les étudiants (P7a) n’est pas renvoyé Adaptations apportées par les lettres circulaires 999/c.169 du 5 juillet 2013 et 999/c.176 du 3 juillet 2015, 999/178 du 5 juillet 2016 et 999/178bis du 19 octobre 2016. Pour les étudiants dans la Communauté flamandes (code N), le formulaire P7 n'est pas envoyé, mais on attend le flux D062. On envoie annuellement une seule lettre informative (lettre d'info 18+) sur le droit aux allocations familiales comme étudiant. Pour la Communauté flamande, lorsqu’on ne dispose pas des informations concernant les études le 15 décembre, on entame la procédure de récupération des allocations familiales payées à titre provisionnel. Pour l'année scolaire 2016-2017 pour les Communautés française et germanophone, outre la procédure existante susmentionnée, une seconde méthode de travail facultative est en vigueur. Celle-ci est décrite dans la lettre circulaire 999/178bis du 19 octobre 2016 : après l’envoi d’une dernière lettre d’avertissement à la famille le 15 décembre, l’indu est signifié au plus tard le 31 janvier 2017. L’évaluation de cette méthode de travail montre que, dans une part importante des dossiers, l’attestation d’études arrive encore après le 15 décembre et il ne faut donc rien débiter. Par conséquent, pour l’année académique 2017-2018, la procédure de la lettre circulaire 999/178bis ne sera plus optionnelle mais elle deviendra la méthode de travail généralisée pour les Communautés française et germanophone. Dans la circulaire de FAMIFED CO 1374 du 25 septembre 2008, point 5.3, vous avez appris quelles sont les conséquences du non-renvoi du formulaire P7-A. Dans les lettres circulaires de FAMIFED II/C/999/C.154/SN du 15 juillet 2009 et 999/c.178 du 5 juillet 2016, ces instructions ont été confirmées.

79 La Charte prévoit un délai de 4 mois pour prendre une décision. 80 L’article 9 de l’arrêté royal du 12 juin 1989 portant exécution de l’article 71, § 2, des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés stipule au sens général que l'organisme continue à payer les allocations familiales de manière provisionnelle pour le mois calendrier suivant celui au cours duquel il a demandé des formulaires périodiques devant confirmer la qualité d'enfant bénéficiaire, d'allocataire ou d'attributaire.

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Pour les jeunes à l’étranger, le formulaire P7-A ne doit plus être suivi dès que le formulaire E ou le formulaire P7-int a été reçu, ce qui permet de poursuivre les paiements. 3.9.4.2. Le formulaire pour les jeunes demandeurs d’emploi (P20) n’est pas renvoyé Dans la lettre circulaire de FAMIFED II/C/999/C.153/SN du 1er juillet 2009, des instructions vous ont été données pour le cas où le formulaire P20 fait défaut. La CO 1410 du 10 juin 2016 contient les nouvelles instructions pour l’envoi et le suivi des formulaires pendant le stage d'insertion professionnelle prolongé. Décision d’office – Application de la règle des cinq jours (= 38 heures) Lorsque le formulaire P20 n’est pas renvoyé après un premier rappel, la caisse d’allocations familiales dispose de la possibilité d’appliquer la règle des cinq jours. Cette modalité rend le contrôle sur place superflu. L’application de cette règle suppose le renversement de la charge de la preuve. On peut automatiquement établir un paiement indu à partir d’une occupation de cinq jours ouvrables ou de 38 heures ou de journées assimilées au travail (par ex. congés annuels, jours fériés légaux, salaire garanti en cas de maladie ou d'accident...). S'il y a moins de 5 jours de travail ou de 38 heures, la validité du paiement provisionnel peut être admise. Pendant la durée et à la fin de la période d'octroi (stage d’insertion professionnelle), aucun paiement ne peut être effectué en vertu de cette règle. Les instructions de la lettre circulaire 999/c. 153 doivent être strictement respectées. Cette règle n'a aucun rapport avec l'octroi d'office des allocations familiales suspendues sur la base du message DMFA du troisième trimestre (240 heures au maximum) ou de la reprise des études après les vacances d'été (enfant ayant la double qualité d'étudiant et de demandeur d'emploi pendant les vacances d'été). Sur la base d'un message RIP reçu après le 15 août, on peut toutefois renoncer à une suspension préventive pour le mois d'août (vacances d'été de l'étudiant dans l'enseignement non supérieur) ou pour les mois d'août et de septembre (vacances d'été de l'enfant dans l'enseignement supérieur). Cette règle est également appliquée pendant le stage d'insertion professionnelle prolongé (CO 1395 du 14 novembre 2014 et CO 1410 du 10 juin 2016). 3.9.4.3. Les données relatives à la coparenté81 et à l’hébergement alterné de durée égale La preuve du régime de parenté en cas de séparation légale (divorce) : procédure ajustée Ancienne procédure: Conformément à la CM 555 du 26 février 1998, la caisse d’allocations familiales doit écrire à l’allocataire, lorsqu'elle reçoit une notification reçue concernant un divorce dans un ménage 81 Aussi pour les enfants mineurs prolongés.

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comptant des enfants mineurs, pour demander le régime de parenté décidé dans le jugement de divorce. Le cas échéant, la question est rappelée après un mois. En l’absence de réponse, une décision d’office est prise sur la base des données précédemment communiquées en rapport avec le régime de parenté dans le dossier ou la coparenté supposée. Vu la charge administrative engendrée par cet examen du régime de parenté dans le jugement de divorce et vu qu’en pratique, on n'obtient quasiment pas de nouvelles données sur le régime de parenté , on peut conclure que l’examen du jugement de divorce a peu de valeur ajoutée. De plus, il n’est pas rare que les familles ressentent cette procédure comme une atteinte à la vie privée. Pour cette raison, la procédure a été adaptée comme suit. Nouvelle procédure : En cas de séparation de fait uniquement, les parents sont informés de la présomption de coparenté pour le paiement des allocations familiales. Outre les informations données à ce propos sur la possibilité de paiement sur un compte enfant et la possibilité que le père puisse demander à être désigné comme l’allocataire pour l’enfant domicilié chez lui, on demande, en cas d’autorité parentale exclusive, de transmettre une copie de la décision judiciaire à la caisse d'allocations familiales le plus rapidement possible. C’est à l’assuré social que revient l’initiative d’informer la caisse d'allocations familiales lorsque la coparenté n’est pas/plus applicable. Pour les messages de séparation légale, on ne procède plus à un nouvel examen. Formulaire L Pour ce qui est du régime de l’hébergement égalitaire (bilocation) et du formulaire L créé à ce sujet, on se reportera à la circulaire de FAMIFED CO 1356 du 9 juin 2006. Par la circulaire de FAMIFED CO 1404 du 7 septembre 2015, les instructions à suivre ont été revues en cas de désaccord entre les parents au sujet de l’hébergement égalitaire à la majorité de l’enfant ou lorsqu’on ne reçoit pas de réaction de l’un des deux. 3.9.4.4. Le formulaire pour les suppléments sociaux (P19Fisc A et B) n’est pas renvoyé

Pour les cas où le flux fiscal n’est pas applicable, les anciennes de la CO 1386/2014 restent en vigueur lorsque le formulaire de contrôle sériel n’est pas renvoyé.

- Rappel du formulaire de contrôle Pfisc A pour les familles à l’étranger après 45-60 jours civils.

- Rappel du formulaire de contrôle Pfisc B après un mois. La pratique qui consiste à envoyer un rappel en cas de non-renvoi du formulaire de contrôle tout en mettant déjà en garde contre une éventuelle récupération est maintenue.

- Cessation des paiements provisionnels du supplément à partir de mars jusqu’à la réception du formulaire de contrôle.

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- Un mois après le rappel : décision d’office de récupération des suppléments payés pour l’année écoulée (compte tenu de la trimestrialisation sur la base du mois de novembre), ainsi que pour les mois de janvier et février de l’année en cours.

La procédure pour le traitement des formulaires P19-fisc incomplets a été communiquée dans la lettre circulaire 996/121 du 14 mars 2016. Thème 10 – Procédure à suivre avant de procéder au recouvrement d’allocations familiales payées indûment 3.10.1. Principes généraux

La CO 1360 vous a expliqué dans quels cas un indu naît par suite d’une erreur commise par la caisse d’allocations familiales (indu A) ou par la faute de l’allocataire (indu B). Dans le prolongement, les caisses d'allocations familiales établissent des paiements indus même si l’assuré social n’a commis aucune faute. Une jurisprudence constante veut que ces actions soient rejetées. Il est donc désormais superflu d’entamer des procédures inutiles devant les juridictions du travail, sauf lorsqu’un défaut, une faute, un manquement peuvent être reprochés à l’assuré social. Des instructions détaillées ont été communiquées avec la CO 1402 du 26 février 2015 au sujet de l’application de la notion de « bonne foi ». Prévention des indus Afin de réduire le nombre de paiements indus, le texte suivant est mentionné sur chaque formulaire : « Vous devez nous communiquer le plus rapidement possible toute modification de votre situation familiale ou de la situation des enfants (travail, fin des études, étranger...). Vous pouvez le faire par lettre, par téléphone, par fax, par courriel... ». Avant la signature, on indiquera le texte : « Je déclare avoir pris connaissance des informations contenues dans ce formulaire ». FAMIFED adapte les formulaires et communiquera la version modifiée aux caisses d'allocations familiales (cf. lettre circulaire 999/c. 168 du 2 mai 2013). Le simple fait de ne pas renvoyer un formulaire de contrôle ne constitue en aucun cas une base juridique suffisante pour entamer une procédure de recouvrement des allocations familiales payées. De telles actions risquent presque toujours d’être déclarées non fondées par le tribunal. Les caisses d’allocations familiales doivent donc utiliser tous les moyens qui sont mis à leur disposition pour éviter que des procédures de récupération des allocations familiales basées sur des formulaires manquants soient intentées devant les juridictions du travail (par les assurés sociaux ou par les caisses elles-mêmes). 3.10.2. Instructions pratiques pour l’établissement des indus Il est exclu de notifier un indu sans avoir consulté les banques de données disponibles (TRIVIA) ou sans consulter les flux reçus pour examiner le montant indu. Les caisses d'allocations familiales

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peuvent prendre comme indication suffisante ou comme paramètre le volume de travail pour évaluer la norme des revenus. On donne connaissance au débiteur du paiement indu par une simple lettre ou par un contrôle à domicile. Conformément à la Charte de l’assuré social, l’indu est envoyé par recommandé ou rappelé chaque fois que la prescription menace (CO 1360 du 1er août 2006). La lettre circulaire II/C/996/83/BH du 19 mars 2008 a fourni des instructions supplémentaires pour l’établissement des indus. Une occupation à temps plein ou suffisante indique jusqu'à preuve du contraire que la norme des revenus est dépassée (uniquement pour les enfants soumis au plafond de revenus). Pour le demandeur d'emploi, on applique la règle des cinq jours (= 38 heures), conformément au point 3.9.3.2. Exemple 1: L’inscription comme demandeur d'emploi a été reçue le 5 septembre. Le formulaire P20 n’est pas renvoyé, pas même après un rappel. Il apparaît dans TRIVIA que l’enfant a exercé une activité lucrative. Les données de TRIVIA prouvent suffisamment que le plafond des revenus est dépassé, par conséquent, la caisse prend une décision à ce sujet concernant les paiements d'allocations familiales qui ont été effectués. On tient compte du fait que la DMFA doit être traitée pour le troisième trimestre (au maximum 240 heures). Les données relatives à la remise au travail des chômeurs (par ex. les contrats de formation professionnelle individuelle/stage d'insertion) peuvent être demandées aux services régionaux de l’emploi. Lorsque les données qui sont mises à la disposition via les différentes banques de données82 ne permettent pourtant pas de prendre une décision et qu'il manque en outre des informations (par ex. concernant les revenus à l'occasion d'une occupation au cours d'un mois civil) ou qu'il existe un doute à ce sujet, les caisses sont priées, lorsque le formulaire n'est pas renvoyé malgré la menace d'une récupération, de demander les données manquantes par le biais d'un contrôle au domicile. La procédure décrite est également valable pour engager une procédure de récupération devant le tribunal du travail. 3.10.3. Présentation schématique de la procédure en cas de formulaires manquants - Procédure à suivre avant d’établir un indu –Valider/Payer/Récupérer

Etape Action Moment/délai Teneur de la décision 1 Envoi du formulaire, P20… Voir tableaux en

annexe

82 Attention : pour certaines prestations, une intégration préalable dans le Cadastre est nécessaire.

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2 Formulaire non reçu Rappel après 30 jours

(étranger 45-60 jours) ; Cessation des paiements provisionnels le mois qui suit l’envoi du formulaire.

3 Si possible, décision (finale) sur la base d’une consultation des banques de données. Pour le demandeur d’emploi, application d’office de la règle des 5 jours (= 38 heures), sans P20 (validation ou récupération83).

Dans le mois suivant le rappel

• régularisation • récupération • pas d’action • autre action • motivation

4 Contrôle sur place + décision finale Dans les 4 mois suivant le premier envoi

• régularisation • récupération • pas d’action • motivation

Interruption de la prescription après la disparition du débiteur Dans la CO 1363 du 9 novembre 2006, on explique que les dossiers de débiteurs « disparus sans laisser de trace » doivent être traités en partie de la même manière que les dossiers dans lesquels les débiteurs sont établis à l’étranger : vérifier si le débiteur possède encore des biens saisissables en Belgique et les saisir s’ils sont

suffisants,

maintenir la personne disparue dans le Cadastre durant une période d'une longueur équivalente à la durée du délai de prescription et imputer l’indu au fonds de réserve sur la base du recouvrement techniquement impossible.

Les actions doivent être effectuées durant la période où l’indu n’est pas prescrit (au sens de l’article 120 bis, LGAF). Ce délai est calculé à partir de la dernière mise en demeure du dossier (variable selon la cause de l’indu et donc du type d’indu). Passé ce délai, l’indu est prescrit et il est imputé au fonds de réserve.

83 La récupération est possible également sur la base d'une note signée concernant un entretien téléphonique avec

l'intéressé (999/c.153).

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Thème 11 – Le Registre national 3.11.1. Actualisation périodique des données d’identification par le biais du Registre national En vue d’une concordance maximale des données personnelles dans la base de données des caisses d'allocations familiales avec les données d’identification du Registre national, les caisses d'allocations familiales sont priées de consulter le Registre national en cas de changement de compétence (+ conserver une impression (d’écran) dans le dossier électronique ou tout autre élément prouvant la consultation comme une check-list des actions effectuées).

Recommandation : FAMIFED conseille vivement à toutes les caisses d'allocations familiales d'effectuer ensuite tous les trois ans « par lots » une actualisation des fichiers en provenance du Registre national. 3.11.2. Le Registre national et la localisation des différents acteurs du droit84 Le thème a fait l'objet d'une lettre circulaire spécifique 996/109. Un addendum à cette lettre circulaire a été publié le 23 décembre 2015. Les instructions complémentaires suivantes sont applicables.

a. Contrat de location Si la présomption d’un ménage de fait est réfutée par un contrat de location, la lettre circulaire susmentionnée stipule que ce contrat de location doit être enregistré85 et que la composition du ménage officielle doit être adaptée dans les trois mois dans le Registre national. Dans ce cas un droit à un supplément est possible à partir de la date de début du contrat de location. Si la composition du ménage n’est cependant pas modifiée après trois mois, on continue de retenir la présomption de formation d’un ménage de fait. Sur le terrain, on constate toutefois que les communes utilisent des conditions différentes pour rendre possible l’enregistrement comme cellule familiale distincte et refusent des inscriptions dans plusieurs domiciles pour diverses raisons. Le locataire même n’a pas d’influence sur cet aspect de la procédure d’enregistrement dans le Registre national. La condition supplémentaire de l’adaptation du Registre national a été refusée pour cette raison par le tribunal du travail, et la procédure de la preuve de réfutation de la formation d’un ménage de fait est modifiée comme suit : Quand aucun message relatif à une adaptation du Registre national n’est reçu après trois mois, on demande un contrôle à domicile pour vérifier si la présomption de formation d’un ménage de fait est suffisamment réfutée.

84 Une lettre circulaire technique est en préparation. 85 Celui qui enregistre son contrat de location en ligne peut imprimer un accusé de réception avec l'en-tête du SPF Finances. Cette preuve peut être acceptée.

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Réfutation de la formation d’un ménage de fait sur la base d’un contrat de location enregistré - Procédure

Situation de départ : paiement du supplément ou des allocations d'orphelins majorées

Donnée Action

1 Inscription « tierce personne » à l’adresse de l’allocataire

Suspension du paiement du supplément (en tenant compte de la trimestrialisation) ou allocations d'orphelins majorées Continuation du paiement des allocations familiales ordinaires + Envoi du modèle J-a86

2 Réception de la déclaration sur l’honneur de non formation de ménage de fait (J-a) + contrat de location enregistré

Suspension du paiement du supplément (en tenant compte de la trimestrialisation) ou des allocations d'orphelins majorées Continuation du paiement des allocations familiales ordinaires

3a Communication dans les 3 mois des 2 noyaux familiaux séparés dans le Registre national des personnes physiques (RNPP)

Régularisation avec effet rétroactif des allocations d'orphelins majorées ou du supplément

3b Pas de présence de 2 noyaux familiaux séparés dans le RNPP dans les 3 mois

Suspension du paiement du supplément (en tenant compte de la trimestrialisation) ou des allocations d'orphelins majorées Continuation du paiement des allocations familiales ordinaires + Demander à FAMIFED un contrôle à domicile

3c Réception du rapport de contrôle Régulariser les paiements suivant le résultat du contrôle à domicile. Si la présomption de formation d’un ménage de fait est réfutée, régularisation avec effet rétroactif des allocations d'orphelins majorées ou du supplément

Si le contrat de location87 n’est pas enregistré ou ne l’est pas dans le délai prévu de trois mois mais que la composition du ménage est adaptée, la présomption de formation d’un ménage de fait est suffisamment réfutée à partir de la date de la modification de la composition du ménage, mais pas à partir de la date de prise de cours du contrat de location.

b. Valeur de preuve de la feuille d’audience Dans l’addendum du 23 décembre 2015 à la lettre circulaire 996/109, il est précisé qu’un jugement/arrêt est un document officiel au sens de la LGAF, s’il constate que les époux habitent à des adresses différentes. Dans ce cas, il faut encore constater si le jugement est aussi effectivement exécuté. 86 On ajoutera sur le modèle J-a qu’un contrat de location enregistré peut être accepté comme preuve pour réfuter la présomption de formation de ménage de fait à condition que la composition de ménage dans les registres de la population puisse être adaptée sur cette base dans 2 noyaux familiaux distincts. 87 Deux personnes ou davantage qui louent une chambre (contrats de colocation) ou accomplissent des prestations de travail en échange de la nourriture et du logement ne sont pas concernées.

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Le code judiciaire stipule que la feuille d’audience (procès-verbal de la séance) est un document officiel qui est signé par le juge (le juge de la famille) et le greffier et dont les mentions possèdent d’office force probante jusqu'à preuve du contraire. Par analogie avec le point de vue sur le jugement dans la lettre circulaire susnommée, la feuille d’audience est donc également acceptée comme document officiel au sens de la LGAF lorsqu’elle constate des domiciles séparés ou lorsqu’il en ressort que les parties ont l’intention de vivre séparément (le conjoint étant détenu)88. La date en vigueur est celle figurant sur la feuille d’audience.

c. Durée de validité de l’attestation du directeur de prison Dans le cas d’un couple domicilié à la même adresse dont l’un des partenaires est détenu, une attestation du directeur de la prison peut être prise en compte comme preuve que le mariage est suivi par une séparation de fait, sans que l’inscription à la prison soit enregistrée dans le Registre national. Cette attestation comme preuve de réfutation de la formation d’un ménage de fait est valable pour la durée de la détention. Conformément aux directives sur le suivi du statut de l’attributaire comme détenu (cf. annexe 2), pour réfuter la présomption de ménage de fait, il faut présenter chaque année une attestation de détention. Vu les difficultés constatées pour obtenir ce type d’attestations des directions de prisons, on examine actuellement si d’autres moyens de preuves peuvent être pris en considération.

d. Accueil d’un demandeur d’asile dans le ménage d’un particulier

Lorsqu’une famille accueille un demandeur d’asile, l’inscription du demandeur d’asile à l’adresse de la famille fait apparaître une présomption de formation d’un ménage de fait. Pour réfuter la présomption de ménage de fait due à l’inscription d’une personne non apparentée dans le ménage, la famille doit soumettre un document du SPF Intérieur qui démontre qu’une demande d’asile a été introduite. De plus, une attestation d’immatriculation doit être présente. Si la procédure d’asile est clôturée et que le réfugié est reconnu comme demandeur d’asile, la poursuite de la cohabitation entraîne la présomption de formation d’un ménage de fait. Pendant la procédure en appel, il n’est pas question de formation d’un ménage de fait. Si le délai de l’immatriculation est arrivé à terme, il faut lancer un nouvel examen pour réfuter la présomption de ménage de fait89.

e. Mères mineures : la présomption et la preuve de l'éducation

En cas de domicile partagé de la mère et de l'enfant, on présume que l'enfant est élevé par sa mère jusqu'à preuve du contraire (cf. lettre circulaire 996/109 du 17 avril 2014). Quand il s'agit toutefois d'une mère mineure très jeune, qui vit avec son enfant chez les grands-parents de celui-ci, il est

88 La feuille d'audience qui confirme la séparation de fait est acceptée comme preuve que l'inscription du détenu à l'adresse du ménage n'est plus souhaitée. 89Cf. lettre circulaire 996/125 du 10 juin 2016 - Accueil des demandeurs d’asile - Incidence sur la présomption de formation d’un ménage de fait.

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légitime de douter que la mère mineure élève elle-même son enfant, car dans ce cas, les personnes qui élèvent la mère mineure sont probablement aussi celles qui élèvent son enfant.

Pour éviter un désaccord sur le plan de l’éducation, on déroge toutefois à la procédure90 qui prescrivait, dans pareils cas, un contrôle systématique sur les mères mineures pour vérifier si elles élevaient réellement elles-mêmes leur enfant. A ce jour, une directive plus souple est en vigueur, permettant de payer les allocations familiales à la mère mineure en l'absence de contre-indications. Si cela mène à une réaction de la grand-mère, l’allocataire est déterminé sur la base d’une déclaration sur l’honneur signée par les deux parties. En cas de désaccord, on procède à un contrôle à domicile. L'allocation de naissance doit être payée aux mères mineures (art. 69, § 1er, alinéa 1er et art. 73bis, LGAF). Ce qui est déterminant dans ce cas n'est pas la personne qui élève l'enfant mais exclusivement celle qui a donné naissance à l'enfant. Thème 12 - L'échange d'informations avec l'étranger 3.12.1. L’échange des données dans le cadre des règlements européens L'échange électronique d'informations avec l'étranger Il a été communiqué par la lettre circulaire II/A/997/78 TL que le système d'échange électronique d'informations entre les Etats membres, l'EESSI (Electronic Exchange of Social Security Information) au moyen de SED (Structured Electronic Document) en remplacement de la transmission d'informations sur papier avait été reporté à une date indéterminée. Les versions papier d'un SED peuvent toutefois être utilisées et ont la même valeur qu'un E-formulaire. Elles doivent être utilisées comme document à valeur réglementaire entre les organismes des différents Etats membres si l'un des organismes le demande à un autre. Preuve d’authenticité sur les formulaires E Il arrive que des administrations communales étrangères refusent des formulaires E si l’identité et l’authenticité du signataire n’est pas garantie par un cachet. Pour éviter leur renvoi, il est conseillé de prévoir un cachet sur tous les formulaires E. Envoi des formulaires E411 lors de la reprise de la compétence Conformément à l’annexe 43 à la CO 949 du 3 juillet 1991, le calcul différentiel doit être effectué deux fois par an, ce qui implique qu’un formulaire E411 doit chaque fois être envoyé après six mois. Lors de la reprise du dossier, la nouvelle caisse compétente doit envoyer le formulaire E411 au plus tard après six mois calculés à partir de la reprise des paiements. 90 Procédure communiquée par le biais de la CO 1386/2016 du 19 février 2016

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Echange de données pour les familles en Pologne et aux Pays -Bas Pour l’échange des données avec la Pologne, on se référera à la lettre circulaire 996/115 du 28 octobre 2015. Les instructions supplémentaires relatives au paiement différentiel sont communiquées à l’annexe 2 de la lettre circulaire du 16 septembre 2016. L’attention est attirée sur le fait que lorsqu’elle envoie le formulaire, la caisse d'allocations familiales demande déjà les informations nécessaires pour pouvoir trouver le ROPS compétent91 (cf. point 2. Echange de données entre les organismes de paiement belges et les ROPS). Pour le formulaire E402 également, le ROPS doit chaque fois valider le contenu. Le ROPS souhaite en effet garder une vue d’ensemble. Le ROPS assure également la surveillance et les contrôles des écoles. Par conséquent, un E402 n’est valable que lorsqu’il a été validé par le ROPS compétent. Les caisses d'allocations familiales sont priées de transférer la demande reçue en Belgique (modèles AA) à la Pologne, même si l’intéressé déclare ne pas avoir introduit de demande en Pologne parce que le demandeur sait que ses revenus sont trop élevés pour prétendre aux allocations familiales là-bas. Pour le formulaire annuel E411, il faut systématiquement ajouter le modèle AA en indiquant que ce document est toujours valable. Quand un brevet d’une famille en Pologne est délivré, la caisse d'allocations familiales doit envoyer le modèle AA à la caisse repreneuse. Les directives pratiques concernant le paiement différentiel avec les Pays-Bas ont été communiquées par le biais de la CO 1383, annexe 7/1 du 16 septembre 2016. Au Pays-Bas les Sociale Verzekeringsbanken (SVB) représentent la source authentique pour les allocations familiales. Cependant, le formulaire E401 doit désormais être envoyé à l’intéressé et non plus à la SVB. Les données de la SVB doivent être acceptées pour ce qui concerne la composition du ménage. Toutefois, en cas de contradiction avec la déclaration sur le P12, la caisse d’allocations familiales doit en informer la SVB et demander de délivrer une déclaration modifiée. Tant que la Sociale Verzekeringsbank confirme la composition de ménage et utilise également celle-ci comme base des allocations familiales néerlandaises, peu importe si c’est fait par le biais du formulaire E401 ou par tout autre attestation. En cas de doute sur les directives en vigueur pour les différents pays, vous pouvez contacter le service Médiation internationale de FAMIFED :Internationale.Bemiddeling@famifed.be. 3.12.2. L’échange des données dans un contexte bilatéral Allocations familiales pour les travailleurs indépendants Les pays suivants ont conclu une convention bilatérale avec la Belgique qui inclut les allocations familiales pour travailleurs indépendants dans son champ d'application :

91 Au niveau politique, le Ministry of Labour and Social Policy, l'équivalent du SPF Affaires sociales, est compétent. Les 16 bureaux régionaux (ROPS = Regionalne Ośrodki Polityki Społecznej) se situent au niveau décisionnel des prestations familiales et correspondent avec l'organe de liaison et les organismes de paiement belges. Les communes en Pologne gèrent le paiement des prestations familiales. Cela implique simplement l'application de la décision du ROPS.

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- la Bosnie-Herzégovine (en vigueur depuis le 1er juin 2009) : le montant des travailleurs

indépendants comme des travailleurs salariés est celui des taux de base de la LGAF, à l’exception de tous les autres compléments ou majorations (pas de prime de naissance).

- la Macédoine (en vigueur depuis le 1er juin 2009) : le montant des travailleurs indépendants

comme des travailleurs salariés est celui des taux de base de la LGAF, à l’exception de tous les autres compléments ou majorations (pas de prime de naissance).

- le Monténégro (en vigueur depuis le 1er juin 2014) : le montant des travailleurs indépendants

comme des travailleurs salariés est celui des taux de base de la LGAF, à l’exception de tous les autres compléments ou majorations (pas de prime de naissance).

- la Serbie (en vigueur depuis le 1er septembre 2014) : le montant des travailleurs

indépendants comme des travailleurs salariés est celui des taux de base de la LGAF, à l’exception de tous les autres compléments ou majorations.

- la Turquie (en vigueur depuis le 1er mai 1968) : les allocations familiales dues sont des

montants sui generis, où l’on fait une distinction entre les allocations familiales pour les travailleurs salariés et celles pour les travailleurs indépendants. La nouvelle convention bilatérale conclue avec la Turquie ’est pas encore entrée en vigueur. Elle prévoit aussi des montants sui generis, mais ne fait aucune distinction entre les travailleurs salariés et les indépendants.

- la Tunisie (pas encore en vigueur) : le nouvel accord, qui n’est pas encore entré en vigueur

prévoit des montants sui generis tant pour les travailleurs indépendants que pour les travailleurs salariés. La convention bilatérale actuellement en vigueur ne prévoit pas de prestations familiales pour les travailleurs indépendants.

- Israël (pas encore en vigueur) : le nouvel accord, qui n’est pas encore entré en vigueur

prévoit les montants de base de la LGAF tant pour les travailleurs indépendants que pour les travailleurs salariés. La convention bilatérale actuellement en vigueur ne prévoit pas de régime de prestations familiales, ni pour les travailleurs salariés, ni pour les travailleurs indépendants.

Convention bilatérale et détachement Tant que le travailleur reste assujetti à la sécurité sociale belge sur la base de l'accord conclu entre la Belgique et l’Etat contractant (c'est ce qu'il ressort dans la pratique des données DMFA de l'ONSS), la dérogation générale à la condition de l'article 52, LGAF, selon lequel les enfants doivent être élevés en Belgique, est applicable, de sorte que, sur la base de la législation belge interne, des allocations familiales peuvent être payées pour les enfants qui vivent avec le travailleur à l’étranger pendant le détachement de celui-ci.

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Lorsque la convention bilatérale se limite à quelques branches de la sécurité sociale, la totalité de la sécurité sociale belge est toutefois toujours applicable en cas de détachement. La CM 312 est applicable. Il n’est pas nécessaire de demander une dérogation individuelle. 3.12.3 Paiements provisionnels pour les enfants à l’étranger

Concernant le paiement provisionnel, les allocations familiales doivent être payées jusqu’au mois suivant le mois de l’envoi du formulaire périodique, conformément à l’article 9 de l’AR du 12 juin 198992. Suivant l’art. 2, § 2 de l’AR susmentionné, ce paiement provisionnel n’est valable que pour les enfants bénéficiaires résidant en Belgique. C’est toutefois contraire au principe d’égalité de traitement inscrit dans la réglementation européenne : il faut appliquer le même timing et le même calendrier de paiement que pour les paiements sur le territoire belge. La règle concernant cette problématique, qui a été fixée dans la lettre circulaire 999/176 du 3 juillet 2016, relative aux formulaires pour l’enseignement peut aussi être appliquée à d’autres formulaires de contrôle.

De manière générale : • Formulaire pour un pays de l’EEE : paiement provisionnel jusqu’au mois après l’envoi. • Formulaire pour un autre pays : pas de paiement provisionnel.

4. Divers 4.1. Point de vue des tribunaux du travail en rapport avec le devoir d’information Compte tenu de l’article 3 (devoir d’information) et de l’article 6 (dans un langage compréhensible) de la Charte de l’assuré social93, de plus en plus de jugements et d’arrêts ont été prononcés ces derniers temps, dans lesquels l’information était considérée insuffisante pour le maintien des droits. Suite à ces points de vue, FAMIFED adaptera les informations sur les formulaires. 4.2. Force probante des documents scannés La force probante de l’information enregistrée de cette manière est réglée par l’article 8 de l’arrêté royal du 22 mars 1993. La caisse d'allocations familiales qui a appliqué toutes les procédures juridiques pour l’agrément de l’archivage électronique des pièces reçues satisfait à toutes les conditions légales. Les informations enregistrées, conservées ou reproduites sur la base de ces

92 Arrêté royal portant exécution de l’article 71, § 2, des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés - M.B. 30.6.1989 - continuation du paiement en l'absence des attestations ou formulaires périodiques. 93 Les institutions de sécurité sociale sont tenues de fournir à l'assuré social qui en fait la demande écrite, toute information utile concernant ses droits et obligations et de communiquer d'initiative à l'assuré social tout complément d'information nécessaire à l'examen de sa demande ou au maintien de ses droits. Conformément à l’article 6, les institutions de sécurité sociale doivent utiliser, dans leurs rapports avec l'assuré social, quelle qu'en soit la forme, un langage compréhensible pour le public.

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procédures agréées ainsi que les copies ont force probante en matière de sécurité sociale, jusqu'à preuve du contraire. Sur cette base, il faut conclure, par exemple, qu’une copie de l’attestation de naissance qui est archivée par la caisse d’allocations familiales a une force probante légale et peut donc servir de base pour la régularisation de paiements. 4.3. Déclaration aux organismes assureurs pour les orphelins de père et mère Il est rappelé aux caisses d'allocations familiales que la déclaration destinée aux mutualités doit être envoyée à temps (cf. circulaire du ministre CM 605 du 9 octobre 2008). Les caisses sont priées de conserver dans le dossier un duplicata de l’envoi du document ou de l’enregistrer sous forme électronique. 4.4. Délai d’envoi de l’accusé de réception du brevet (nouvelle procédure) En accord avec les caisses d'allocations familiales, le délai d’envoi de l’accusé de réception du brevet a été modifié. Le courriel (accusé de réception du brevet) est envoyé au plus tard le 20 du mois suivant celui au cours duquel la caisse d’origine (caisse A) a envoyé le brevet d’attributaire (Mod. Y) à la caisse B. Le délai dont dispose la caisse A pour envoyer un rappel à la caisse B en l'absence de réponse à un courriel est adapté dans le même sens. Le rappel n'est plus nécessaire quand la caisse d’allocations familiales A établit que la caisse B a intégré l'attributaire, l'allocataire et le(s) bénéficiaire(s). Cette modification du délai et de la procédure ne nécessite pas d'adaptation des programmes informatiques étant donné que ceux-ci prévoient des délais plus courts (20 jours après la réception du brevet). Exemple: La caisse A envoie le brevet d’attributaire à la caisse B le 31 mai, avec transfert de compétence à partir du 1er juin. La caisse B confirme la réception du brevet au plus tard le 20 juin. Si ce n'est pas le cas et que la caisse B a intégré l'attributaire, l'allocataire et le(s) enfant(s) bénéficiaire(s) et les délais de paiement dans le Cadastre, la caisse A ne doit en principe plus envoyer de rappel. La caisse d'allocations familiales qui avait déjà envoyé l’accusé de réception s’engage alors à assurer la continuité des paiements : Quand la caisse d'allocations familiales constate, après l’envoi d’un accusé de réception, qu’elle n’est pas compétente, elle assure le prochain mois de paiement (y compris l’envoi des formulaires) et transmet le dossier à la caisse compétente. Tout risque d’interruption du paiement doit être évité. Transfert de la compétence au moyen d'un brevet d'attributaire pour un droit potentiel (nouvelle procédure) Dans le cadre d'un examen automatique du droit, un changement de compétence est constaté à un moment auquel il n'existe qu'un droit potentiel aux allocations familiales.

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Exemple: Un enfant va vivre chez ses grands-parents. Pendant son stage d’insertion professionnelle, il entame une activité. Puisque la caisse du grand-père (caisse B) ne peut payer pour aucun enfant (consulter le Cadastre), le dossier reste à la caisse A jusqu'à ce qu'il y ait de nouveau des paiements. Ce n'est qu'à ce moment que la caisse A envoie le dossier, accompagné d'un brevet, à la caisse compétente, selon la procédure de l'examen automatique du droit. Situation neutralisée: détermination de l'organisme compétent Exemples :

1) L'attributaire, occupé chez un employeur affilié à la caisse A, se retrouve sans emploi. L'employeur passe à la caisse B le 1er juillet. L'attributaire commence à travailler à temps partiel auprès de l'employeur A et reçoit une allocation de garantie de revenus. Au mois de juin, le plafond de revenus est dépassé et le travailleur à temps partiel ne perçoit aucun supplément du chômage. Un supplément est de nouveau perçu au mois de juillet : la compétence n'est pas transférée à la CAF B car le 1er juillet, le bénéficiaire se trouve dans une situation neutralisée chez son employeur.

2) L'attributaire, occupé chez un employeur affilié à la caisse A, se retrouve sans emploi. L'employeur passe à la caisse B le 1er juillet. L'attributaire commence à travailler à temps partiel et reçoit une allocation de garantie de revenu auprès de l'employeur A. Pour le mois de novembre, aucun flux D042 n'est reçu parce qu'aucun supplément de chômage n'est perçu : la compétence est transférée le 1er janvier car activité non neutralisée pendant un mois de référence.

3) Le travailleur occupé chez un employeur affilié à la caisse A est malade de longue durée. Le contrat de travail est maintenu. L'employeur change de caisse (passe à la caisse B) le 1er juillet. Etant donné que le contrat de travail se poursuit, le dossier passe en même temps à la nouvelle CAF B.

4) Le travailleur occupé chez un employeur affilié à la caisse A est malade de longue durée. Le contrat de travail prend fin. L'employeur change de caisse (passe à la caisse B). Le travailleur malade reprend le travail à temps partiel auprès d'un employeur (CAF C) avec l'autorisation du médecin conseil de la mutualité. Le dossier ne passe pas de la caisse A à la caisse C car l'occupation a été neutralisée.

4.5. Délai de traitement de l’information en cas d’échange de données à l’aide du modèle Y ter Le délai de 30 jours pour le traitement de l’information dans le cadre de l’échange avec le modèle Yter concerne l’ensemble des caisses d'allocations familiales et non chaque caisse distincte qui est concernée par le traitement d’une information. Afin d’éviter qu’une inégalité apparaisse entre les assurés sociaux en raison d’une prolongation importante du délai de traitement, il est essentiel qu’un délai de traitement identique soit appliqué pour les assurés sociaux, quel que soit le nombre de caisses qui doivent intervenir pour établir le droit. Les caisses d'allocations familiales forment une communauté (cf. CO. 1402 du 26 février 2015). Il est rappelé aux caisses qu’elles doivent transmettre immédiatement l’information.

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4.6. Mention de la date de début de l’assimilation sur le brevet d’attributaire (Mod. Y) Il est apparu lors du contrôle administratif que les caisses d'allocations familiales indiquent la date du début de « l'assimilation » de différentes manières sur le brevet d'attributaire Mod. Y, ce qui crée un risque de paiements erronés. Par conséquent, la règle générale est désormais la suivante : c'est la date du début de la première activité de la période d'interruption qui doit figurer sur le brevet dans la case « début de l'assimilation ». Ce principe reste intégralement applicable dans la nouvelle procédure liée au flux fiscal. Lorsqu’à la date de la reprise du travail (qui entraîne l’assimilation) un supplément est effectivement payé à titre provisionnel sur la base de la procédure de paiement provisionnel du supplément, le brevet doit être complété comme indiqué ci-dessus. Lorsqu’il apparaît toutefois, lors de l’établissement définitif du droit au supplément sur la base des données fiscales, que le supplément n’est pas dû effectivement au moment de la reprise du travail, l’assimilation prend fin également, et la caisse d'allocations familiales doit revoir les paiements et envoyer un brevet corrigé à l’organisme d'allocations familiales suivant. 4.7. Imputation aux entités fédérées des prestations familiales payées Au cours de l'année 2014, les organismes d'allocations familiales de FAMIFED ont reçu les directives nécessaires pour octroyer un code de région à chaque bénéficiaire à partir du 1er janvier 2015. A dater du 1er janvier 2015, ce code de région94 doit toujours figurer sur le brevet de l'attributaire 4.8. Accueil d’enfants de Tchernobyl dans des familles belges Dans certains cas, il est possible d’accorder pour une durée limitée des allocations familiales à des familles qui accueillent des enfants, quelle que soit la caisse d'allocations familiales du régime des travailleurs salariés ou du secteur public qui est compétente pour cette famille. L’association concernée « Accueil Santé ASBL Enfants de Tchernobyl » et les organismes d'allocations familiales ont été informés des conditions et de la procédure. L’enfant doit avoir moins de 12 ans (CM 599 du 16 juillet 2007).

94 1 = Communauté flamande

2 = Région de Bruxelles-Capitale 3 = Communauté française 4 = Communauté germanophone.

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- La famille doit introduire une demande auprès de la caisse qui paie déjà les allocations familiales si cette famille compte d’autres enfants. Si elle n’a pas d’autres enfants bénéficiaires, elle doit introduire une demande auprès de la caisse à laquelle est affilié l’employeur du membre le plus âgé de la famille. Dans les deux cas, elle doit utiliser le formulaire AA, disponible sur le site web de la caisse concernée.

- Au formulaire de demande, elle doit joindre la copie du « visa pour court séjour » sur lequel est mentionnée l’adresse du domicile provisoire de l’enfant bénéficiaire, ainsi que les dates de séjour précises.

- Pour pouvoir bénéficier des allocations avec effet rétroactif (cinq ans au maximum), il faut demander un historique du « visa pour court séjour » à la commune ou à l’Office des étrangers (World Trade Center II, chaussée d’Anvers 59 B, 1000 Bruxelles, à l’attention du Service Publicité, Madame Deval), en mentionnant le nom et le prénom de l’enfant bénéficiaire.

Attention : L’article 48 des lois coordonnées prévoit que les allocations familiales ne sont dues qu’à partir du mois qui suit l’ouverture du droit. Cela signifie que si le séjour de l’enfant ne couvre pas deux mois, aucun droit aux allocations familiales ne peut être accordé. Exemple : Un enfant est inscrit à l'Office des étrangers dans la famille d'accueil le 30 juin ; les allocations familiales sont dues à partir du mois de juillet, et sont payables à partir du 10 août. Si toutefois l’enfant arrive le 3 juillet et repart avant le 1er août, il n’existe aucun droit aux allocations familiales. 4.9. Le brevet des prestations familiales garanties – Rappel des règles En fonction de l’examen automatique du droit, les caisses d'allocations familiales doivent délivrer d’office un brevet au service Garanties lorsqu’elles ne peuvent plus établir aucun droit suite à une sanction en matière de chômage qui constitue un obstacle pour le paiement des allocations familiales, de la cessation d’une activité, d’une allocation du CPAS, etc. Uniquement informer le ménage de la possibilité de droit à des prestations familiales garanties sans lui délivrer de brevet ne suffit pas. Il est toutefois rappelé aux organismes d'allocations familiales de ne transmettre le dossier au service Prestations familiales garanties – Gewaarborgde Gezinsbijslag que lorsqu’ils ont vérifié et constaté qu’il n’existe aucun autre droit aux allocations familiales dans la LGAF95. 4.10. Date de fin de l’incapacité de travail dans le flux D046 (A020) La date qui est introduite comme date finale de l’incapacité de travail dans le flux D046 (A020) en cas de guérison est le dernier jour de la reconnaissance de l’incapacité de travail et non le premier jour de la guérison (lettre circulaire 997/35sexies du 6 novembre 2012).

95 Cf. directives de l’annexe 2 à la CO 1348 du 11 février 2004 et de la lettre circulaire 997/67 du 16 mars 2007.

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4.11. La répartition en divisions des cours et tribunaux L'AR du 14 mars 2014 définit la répartition de la compétence des cours et tribunaux en divisions. L'adresse du tribunal du travail compétent est l'une des mentions obligatoires dans le cadre des articles 14 et 15 de la Charte concernant la motivation à l'assuré social des décisions d'octroi ou de refus et des décisions de récupération de prestations familiales payées indûment. L'AR a été transmis par courriel à tous les organismes d'allocations familiales le 3 avril 2014. Les conséquences pour les allocations familiales de la création des tribunaux de la famille ont été expliquées dans la circulaire CO 1399 du 18 novembre 2014 et la lettre circulaire 996/126 du 19 décembre 2016. Directives complémentaires Communication des décisions judiciaires auxquelles la caisse d’allocations familiales est partie (demandeur ou défendeur) Les directives contenues dans la CM 561 ont été actualisées dans la CO 1406 du 13 janvier 2016 relative à la communication des procédures devant la Cour de cassation ou la Cour d'arbitrage à FAMIFED. Vu le transfert de compétence vers les communautés, le SPF Sécurité sociale a demandé de ne plus être informé, au sens général, des décisions judiciaires auxquelles la caisse d’allocations familiales est partie. L’instruction contenue dans la CM 378 du 20 octobre 1980 demandant de communiquer les jugements et arrêts relatifs aux allocations familiales au service Allocations familiales du SPF est supprimée. Les communications ne sont encore envoyées qu’à FAMIFED, suivant la procédure décrite dans la CO 1390 du 27 mai 2013. Règlement collectif de dettes - Notification de l’ordonnance d’admissibilité La pratique consistant à ne pas communiquer l’ordonnance d’admissibilité à la caisse d’allocations familiales va à l’encontre de l’article 1675/9, § 1er, 4° du Code judiciaire. Les articles du Code judiciaire relatifs à la notification de l’ordonnance d’admissibilité à la caisse d’allocations familiales et le versement des allocations familiales sur un compte bloqué restent néanmoins d’application. L’art. 1675/9 du Code judiciaire stipule qu’après le prononcé de la décision d’admissibilité, le greffier doit la notifier aux débiteurs concernés. D’après l’article 1675/16, § 1er du Code judiciaire, la décision d’admissibilité, visée à l’article 1675/6, est notifiée par le greffier sous pli judiciaire. Les directives précisées à ce sujet dans la lettre circulaire 996/104 du 17 avril 2012 restent aussi entièrement d’application. Exécution des jugements prononcés à l’étranger Pour les dispositions judiciaires datant d’avant le 10 janvier 2015, la partie qui souhaite exécuter doit obtenir la déclaration de force exécutoire du tribunal compétent dans un autre État membre pour pouvoir la mettre à exécution (exequatur).

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La procédure a été modifiée par la suite, et pour faire exécuter une ordonnance judiciaire, l’intéressé doit demander un certificat d’exécution dans le pays où le jugement a été prononcé. (article 53 du règlement bruxellois I bis).

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A N N E X E I à l a C O 1 3 8 6 / 2 0 1 7

1. Formulaires de demande d’allocations familiales

FORMULAIRE INDICATIONS

1.1 Demande d'allocations familiales

Toutes catégories professionnelles (travailleurs salariés, fonctionnaires, travailleurs indépendants)

Mod. AA

Description d’un formulaire de demande Formulaire destiné à demander le droit aux allocations de base à l’occasion de l’ouverture d’un droit entièrement nouveau aux allocations familiales (LGAF) ou dans les prestations familiales garanties. Qu’est-ce qu’une demande d’allocations familiales ? Compte tenu de la définition de la demande que donne l’article 1er, point 14, du contrat d’administration1, le formulaire n’est pas une obligation pour les familles qui sont domiciliées en Belgique. L’attributaire ne doit par conséquent pas introduire de demande auprès d’une caisse d’allocations familiales :

• lorsque la caisse d'allocations familiales a été informée d’une première naissance dans le ménage du travailleur salarié, de la provenance d’un autre régime d’allocations familiales belge ou étranger, d’une première activité comme travailleur salarié. Une attestation électronique (de composition de ménage ou de naissance) portant un cachet numérique vaut également demande ;

• à l’occasion d’une modification de la situation familiale ou socioprofessionnelle dans un dossier intégré dans le Cadastre2 ;

• en cas de changement de caisse d’allocations familiales (changement de compétence en raison d’une occupation chez un autre employeur ou d'une affiliation comme travailleur indépendant)3 ;

1 En effet, conformément à l’article 1er, point 14, du contrat d’administration , la demande est définie comme étant : « toute demande, quelle qu’en soit la forme, sur tout support possible, émanant de l’assuré social faisant apparaître explicitement ou non la volonté de percevoir les prestations familiales. En outre, toute information concernant l’assuré social qui est fournie à FAMIFED par une organisation sociale ou par un autre organisme de paiement est initialisée comme une demande. » 2 L'attributaire, l'allocataire et les enfants, ainsi que les bénéficiaires potentiels (quatrièmes acteurs). 3 Cette information est transmise entre les organismes d’allocations familiales au moyen du « brevet d’attributaire », comme entre les sections d’un même organisme.

2

• en cas de changement de caisse d’allocations familiales (changement de compétence en raison d’une modification du droit prioritaire)3.

Pour les familles qui résident à l’étranger, la caisse envoie automatiquement le formulaire au parent ou à une autre personne qui élève l’enfant, si elle a été informée d’une occupation en Belgique (un formulaire de demande d’allocations familiales en anglais4 est disponible). Le dépôt d’un formulaire auprès d’une caisse d’allocations familiales est également une demande de paiements provisionnels en guise d’avances. Pour la demande de prestations familiales (allocation de naissance) garanties, il faut cependant chaque fois introduire un formulaire.

Adaptations du formulaire Le formulaire a été adapté à la LGAF (1er juillet 2014). Le formulaire a été modifié en 2016 dans le respect de la loi Only Once..

1.2 Demande d’allocations familiales d’orphelins (Mod. B)

Toutes catégories professionnelles (travailleurs salariés, fonctionnaires,

Description du formulaire Formulaire destiné à demander le droit aux allocations familiales d’orphelins (ordinaires5/majorées6) lors du décès en Belgique ou à l’étranger d’un (co)parent/adoptant (adoption ordinaire ou plénière). Le formulaire convient à la demande du chef d’un autre attributaire que le parent décédé ou le parent survivant (cf. CM 602 du 12 mars 2008 – régime en vigueur depuis le 1er octobre 2007). Qu’est-ce qu’une demande d’allocations familiales d’orphelins ? Compte tenu de la définition de la demande que donne l’article 1er, point 14, du contrat d’administration, le formulaire n’est pas une obligation pour les familles qui sont domiciliées en Belgique. Les informations concernant le décès et la filiation qui sont enregistrées en Belgique sont

4 Selon le règlement de l’EEE, tout habitant d’un Etat membre peut utiliser sa propre langue. 5 Il existe un droit aux allocations familiales d’orphelins ordinaires lorsque le parent ou l’adoptant survivant est remarié ou forme un ménage de fait, sauf si l’orphelin a été abandonné. 6 Il existe un droit aux allocations familiales d’orphelins majorées lorsque les deux parents (ou adoptants) sont décédés, lorsque le parent survivant n’est pas remarié ou ne forme pas un ménage de fait, lorsque l’enfant est abandonné par le parent survivant au sens de la circulaire ministérielle n° 393, ou lorsque le parent remarié ou établi en ménage vit seul (prouvé par une attestation officielle du Registre national ou des services de population ou de police).

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travailleurs indépendants)

demandées en ligne au Registre national ou à la commune où l’acte de naissance (avec les inscriptions en marge7) a été dressé8. Les modifications de la filiation (reconnaissance, désaveu ou adoption) sont notées en marge de l’acte. Une attestation électronique portant un cachet numérique vaut également demande (par ex. l’acte de décès d’un des parents). Adaptations du formulaire Le formulaire a été adapté à la LGAF (1er juillet 2014). Le formulaire a été modifié en 2016 dans le respect de la loi Only Once.

1.3 Demande d’allocation de naissance (Mod. E) ou de prime d’adoption (Eter) Toutes catégories professionnelles (travailleurs salariés, fonctionnaires,

Description du formulaire Formulaire destiné à obtenir le paiement d’une allocation de naissance/d’une prime d’adoption à l’occasion d’une naissance ou d’une adoption en Belgique ou à l’étranger, ou à demander le paiement anticipé de l’allocation de naissance à partir du sixième mois (à payer après 180 jours) de la grossesse (peut être demandé à partir du septième mois). Qu’est-ce qu’une demande d’allocation de naissance ou de prime d’adoption ? Compte tenu de la définition de la demande que donne l’article 1er, point 14, du contrat d’administration, le formulaire (voir note 1, p. 1) n’est pas une obligation pour les familles qui sont domiciliées en Belgique. Puisque l’on dispose souvent de données insuffisantes au sujet de la situation familiale, le formulaire sera indispensable. La caisse d'allocations familiales envoie le formulaire à la demande des intéressés9.

travailleurs indépendants)

Sont également considérés comme formalités suffisantes pour obtenir le paiement de l’allocation de naissance, le fait que l’assuré social transmette à sa caisse d’allocations familiales le document authentique et unique « attestation de naissance pour l’obtention de l’allocation de naissance », qui indique qu’une naissance a eu lieu et qu’un acte de naissance a été établi, ou le fait que la caisse ait reçu du Registre national un message électronique en rapport avec une naissance10.

7 Une copie bien lisible du document est suffisante. 8 Les données relatives à la filiation que l’on obtient dans la « composition du ménage » par l’intermédiaire du Registre national ou la preuve que l’enfant est né pendant le mariage de ses (son) parent(s) (décédés) suffisent pour prouver la filiation du parent décédé. 9 Voir circulaire de FAMIFED CO 1326 du 19 janvier 2001. 10 La caisse d'allocations familiales effectue une enquête complémentaire lorsqu’elle ne reçoit pas de message électronique pour un dossier dans lequel une allocation de naissance ou une prime d’adoption a été payée (voir circulaire 1386/2015, thème n° 2).

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Adaptations du formulaire Le formulaire a été revu et adapté à la LGAF (1er juillet 2014) et à la loi sur la comaternité11. Le formulaire a été modifié en 2016 à la suite d'un contrôle de la lisibilité et dans le respect de la loi Only once.

1.4. Demande de supplément pour les chômeurs de longue durée, les malades et les invalides, les handicapés, les pensionnés, les familles monoparentales, les travailleurs indépendants bénéficiant de l'assurance faillite, les anciens chômeurs, les anciens invalides et les anciens bénéficiaires des prestations familiales garanties (Mod. S famille en Belgique et P 19 fisc (A) à l'étranger)

Description du formulaire Formulaire destiné à demander le paiement provisoire d'un supplément social ou d'un supplément pour famille monoparentale en attendant le contrôle à l'aide des données fiscales (flux fiscal).

Le formulaire est envoyé sur demande ou automatiquement à l'occasion de certains événements qui peuvent faire naître le droit à un supplément (voir CO 1400 et 1407). Le demandeur doit ajouter des preuves qui démontrent que le total des revenus professionnels/de remplacement bruts ne dépasse pas le plafond pour l'obtention du supplément. Pour les familles à l'étranger (P19fisc-A) ou lorsque le partenaire travaille dans une organisation internationale (P19fisc-B), on accepte une déclaration sur l'honneur.

Un supplément peut être demandé pour la durée de la procédure de regroupement familial avec le partenaire à l'étranger12.

11 Cf. circulaire de FAMIFED CO 1403 du 23 février 2015. 12 Cf. lettre circulaire 996/119 du 29 septembre 2015.

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2. Formulaires destinés à établir et/ou à suivre un droit prioritaire ou le droit à un supplément

FORMULAIRE INDICATIONS

2.1 Droit aux allocations familiales pour les enfants handicapés (Mod. P2)

Description du formulaire Formulaire destiné à vérifier si les conditions pour ouvrir un droit à un supplément en tant qu’enfant handicapé ou enfant atteint d’une affection sont remplies à partir de l’âge de 18 ans (article 47 de la loi générale). Dans le cadre de la simplification administrative, le formulaire a été supprimé pour les familles en Belgique et remplacé par l’exploitation des flux de données socioprofessionnelles. Pour les enfants handicapés à l’étranger Le formulaire est envoyé automatiquement à l’allocataire par une caisse d’allocations familiales lorsque celle-ci reçoit la décision de reconnaissance ou, conformément à la CM 610, à partir de l'année au cours de laquelle l'enfant atteint l'âge de 18 ans et non plus à partir de l’âge de 16 ans, ensuite chaque année le 5 septembre et aussi lors d’un événement qui peut signifier la fin du droit (comme formulaire de clôture). Le formulaire est nécessaire pour l’évaluation annuelle du droit aux allocations familiales majorées (article 47) et n’est pas une condition pour l’octroi des allocations ordinaires. Adaptations du formulaire Le texte du formulaire a été adapté dans le sens de la lettre circulaire II/c.996/98 du 24 mai 2011, qui a précisé la nouvelle procédure.

2.2 Placement d’un enfant dans une famille d’accueil ou dans une institution (Mod. P3-a et

Description du formulaire Formulaire destiné à vérifier si les conditions en matière de placement (articles 70 et 51, § 3, 7° et 8°, de la loi générale) par une autorité publique13 dans une institution (P3-a) ou chez un particulier (P3-b) sont remplies pour établir et suivre le droit aux allocations familiales.

13 Dernière adaptation des formulaires P3-a et P3-b par la lettre circulaire II/C/999/c.151/SN du 18 mars 2009.

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P3-b) Placements en Belgique et à l’étranger Le formulaire est envoyé automatiquement par les caisses d’allocations familiales à l’institution ou au particulier où/chez qui l’enfant a été placé lorsqu’elles reçoivent de l’autorité responsable du placement un avis concernant la décision de placement, et ensuite chaque année le 5 septembre, ainsi que lors de la levée ou de la modification de la mesure de placement par l’autorité administrative ou judiciaire. Le formulaire P3-b (formulaire de placement dans une famille) suffit pour entamer le paiement des allocations familiales à titre provisionnel, en attendant la notification officielle (voir thème n° 8 - enfants placés de l’autorité de placement - Message 227). Adaptations du formulaire Le formulaire a été adapté à la LGAF (1er juillet 2014). Pour la Communauté flamande Le formulaire Mod. P3-a a été examiné et ne doit subir aucune modification suite au décret du 3 juillet 2013 relatif à l'aide intégrale à la jeunesse de la Communauté flamande. Suite au décret du 29 juin 2012 portant organisation du placement familial, le formulaire Mod. P3-b a été supprimé (cf. courriel aux caisses d’allocations familiales du 24 décembre 2013).

2.3 Droit du chef d’un frère ou d’une sœur (Mod. P4)

Description du formulaire Formulaire destiné à demander des renseignements concernant la situation familiale et professionnelle des membres du ménage et des personnes apparentées qui n’en font pas partie, afin de suivre le droit établi du chef d’un (demi-)frère ou d’une (demi-)sœur, compte tenu des règles spéciales applicables à ce sujet14. Le formulaire a été supprimé pour les familles qui résident en Belgique et remplacé par les flux de données socioprofessionnelles distribués pour les attributaires potentiels par le biais de l’intégration dans le Cadastre. Familles à l’étranger Pour les familles à l'étranger, ce formulaire est remplacé par le formulaire P12. Le formulaire est envoyé à l’allocataire à l’étranger chaque année le 15 janvier, ainsi que lors de l’extinction du droit afin de pouvoir déceler l’existence d’un droit prioritaire interne ou externe15, notamment d’un membre du ménage qui est devenu travailleur salarié/fonctionnaire/travailleur indépendant.

14 Article 51, § 3, 4° et 5°, LGAF. 15 Voir note 25.

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2.4 Droit aux allocations familiales pour les enfants handicapés de plus de 25 ans

(Mod. P5)

Description du formulaire Formulaire destiné à vérifier si les conditions pour suivre le droit en tant que personne handicapée16 de plus de 25 ans sont remplies en Belgique et à l’étranger (ancien art. 63 des lois coordonnées). Il s’agit encore d’un nombre réduit de personnes handicapées totalement incapables de travailler ou de occupées dans un atelier protégé qui avaient déjà atteint l’âge de 21 ans le 1er juillet 1987. Dans le cadre de la simplification administrative, le formulaire a été supprimé pour les familles en Belgique et remplacé par l’exploitation des flux de données socioprofessionnelles distribués par l’intégration dans le Cadastre et/ou une interrogation des services des pensions (il n'y a pas encore de flux avec les données des pensions). Personnes handicapées âgées à l’étranger Le formulaire est envoyé automatiquement par une caisse d’allocations familiales à l’allocataire chaque année le 5 septembre et aussi lors d’un événement qui peut signifier la fin du droit.

16 Le terme incorrect "handicapé" était utilisé à la place du terme "personne handicapée (communication du SPF Sécurité sociale n° 622 du 12 janvier 2017).

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2.5 Droit de l’étudiant après l’obligation scolaire (Mod. P7/P7int)

Description des formulaires17 Formulaire destiné à vérifier les conditions du droit aux allocations familiales18 pour un enfant qui suit des cours ou une formation en Belgique (P7) et en dehors de l’EEE19 (P7int) après la période de droit inconditionnel (après le 31 août de l’année au cours de laquelle l’enfant atteint l’âge de 18 ans). Le formulaire est envoyé à l’allocataire (parent/personne qui élève l’enfant/institution). Quand faut-il encore remplir un formulaire P7a/b ? Schéma20 :

Oui Non Pas de flux D062 (enseignement du soir, de promotion sociale, …)

L’étudiant atteint 25 ans

Premier droit en Belgique Interruption/arrêt des études aussi à l’étranger

Nouveau droit après interruption, autres études après interruption

Le jeune est inscrit comme demandeur d’emploi (D043)

L’enfant handicapé atteint l’âge de 21 ans (deuxième droit…) et pas de D062

Fin du régime en faveur de l'étudiant qui prépare un mémoire

Outre une partie informative, le formulaire comprend deux volets : i) La partie P7-A Cette partie demande chaque année le 15 septembre aux parents des informations sur le parcours de l’étudiant : il étudie encore, il a entamé un travail, il est inscrit comme demandeur d’emploi, etc. Pour tous les étudiants en Communauté flamande, cette partie est souvent remplacée par la lettre d'information 18+. Cette information est importante pour la gestion du dossier, mais le volet P7-A n’est pas indispensable21 s’il apparaît que ces informations ont été obtenues par l’intermédiaire d’un flux. Pour les étudiants à temps partiel (travail à temps partiel et études à temps partiel) et les stagiaires, les

17 La mise en pages du formulaire a été revue en collaboration avec Bpost : www.famifed.be. 18 Cf. arrêté royal du 10 août 2005. 19 Des formulaires spécifiques ont été créés dans le cadre des accords bilatéraux et du traité de l’EEE. 20 Voir lettre circulaire 999/169 du 5 juillet 2013. 21 Cette procédure a été précisée par la circulaire CO 1374 du 25 septembre 2008.

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revenus sont demandés à l'occasion de la réception des données Rip (cf. conditions de revenus de l'article 3 de l'AR du 12 août 2005). ii) La partie P7-B La partie qui est destinée à être complétée par l’établissement d’enseignement au sujet des conditions d’enseignement et du fait de savoir si l’enfant est inscrit comme étudiant régulier pour la prochaine année scolaire ou académique. Les attestations abrégées que les établissements d’enseignement remettent lors de l’inscription comme étudiant ont la même force probante qu’un formulaire complété si elles répondent à toutes les questions pertinentes. Pour les « contrats de formation en alternance » (Communauté française et Commission communautaire française à Bruxelles - COCOF), on a créé un formulaire abrégé en collaboration avec les Centres d'éducation et de formation en alternance (CEFA's)22. Etudiants en Belgique Etudiants dans un établissement d'enseignement subventionné ou reconnu par la Communauté flamande/germanophone23 Pour l’enseignement secondaire général, technique, professionnel ou artistique (ASO, TSO, BSO, KSO) et pour l’enseignement supérieur (Bachelor/master), la caisse d’allocations familiales reçoit un flux de la banque de données de la Communauté flamande (DHO) par l'intermédiaire de la Banque-carrefour (flux D062)24. Les familles en Communauté flamande ayant un enfant qui atteint l'âge de 18 ans reçoivent une feuille d'information 18+ mais ne reçoivent plus le formulaire P7. Le formulaire P7-B n’est pas nécessaire lorsque les données sont reçues par un flux. Si le formulaire ou une attestation est quand même reçu, il s'agit d'une preuve suffisante25 pour le paiement.

22 Cf. lettre circulaire 999/117 du 18 septembre 2015. 23 Cf. lettre circulaire 999/169 du 5 juillet 2013. 24 Il s’agit d’attestations mises en tampon ayant des possibilités de consultation limitées. Il n’y a pas encore d’archivage pour les années d’études précédentes (max. 1 an). 25 POUR RAPPEL : En cas de contradiction entre différentes attestations et différents messages, il convient de signaler le cas au service Monitoring et de suspendre les paiements jusqu'à la réception d'une réponse (cf. lettre circulaire 999/169 du 5 juillet 2013).

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Autres enseignements dans la Communauté flamande/germanophone Les données concernant les autres types d’enseignement ne sont pas obtenues par un flux, et doivent par conséquent encore être recueillies au moyen d’une attestation sur papier : l’enseignement privé, l’enseignement de promotion sociale, les formations préparatoires à l’Ecole royale militaire… Les familles doivent la remettre spontanément à la caisse d'allocations familiales.

Etudiants dans un établissement d'enseignement subventionné ou reconnu par la Communauté française Le volet P7-B ou une attestation (imprimée)26 est indispensable pour payer les allocations familiales pour la prochaine année scolaire ou académique. Vu que les étudiants habitant dans les cantons de l'Est suivent l'enseignement supérieur en Communauté française, un formulaire mixte (allemand-français) a été rédigé27. Etudiants à l’étranger28 Pour les études à l’étranger, on utilise les formulaires suivants, à recevoir chaque année :

• P7-A ; • P7-int pour les études dans des établissements d'enseignement en dehors de l’Espace

économique européen (EEE) ; • E402 (formulaire européen) pour les études dans des établissements d'enseignement à

l’intérieur de l’Espace économique européen (EEE).

Remarque : le formulaire P7-A n’est plus nécessaire lorsque le formulaire P7-int ou le formulaire E402 ont été reçus dûment complétés et signés (uniquement au début des études et ensuite chaque année). Une copie, télécopie, copie PDF ou photo de l'attestation scolaire est admise. Pour la Pologne, un règlement particulier est en vigueur. Les attestations des établissements d'enseignement doivent être validées par les ROP29.

26 De plus en plus d'établissements d'enseignement en Communauté française fournissent des attestations d'études électroniques, dont la version imprimée est jointe au formulaire P7 complété. Les conditions de validité de ces attestations ont été précisées dans la lettre circulaire 999/172 du 4 juillet 2014. 27 Cf. lettre circulaire 999/c. 176 du 3 juillet 2015. 28 Cf. annexe 2 à cette circulaire. 29 Cf. lettre circulaire 996/115 du 28 octobre 2015 relative à l'échange de données entre les organismes de paiement belges et les bureaux régionaux polonais (ROPS).

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2.6 Droit de l’enfant qui travaille sous contrat d’apprentissage (Mod. P9)

Description du formulaire Formulaire destiné à contrôler les conditions du droit aux allocations familiales en tant qu’apprenti lié par un contrat/un engagement d’apprentissage après le droit inconditionnel en Belgique et en dehors de l’EEE. Le formulaire est envoyé à l’allocataire (parent/personne qui élève l’enfant/institution) lors d’une première demande du droit aux allocations familiales en Belgique et chaque année le 15 septembre à partir de l’année où le jeune atteint l’âge de 18 ans (à la fin du contrat ou lors de sa rupture au cours de l’année) afin d’obtenir des informations auprès du maître d’apprentissage et du secrétaire d’apprentissage. Le formulaire doit également être signé par l’allocataire, le maître d’apprentissage et le secrétaire d’apprentissage (accompagnateur du parcours d'insertion). Pour la Région wallonne et la COCOF, le formulaire est remplacé depuis le 1er septembre 2015 par une déclaration de l'IFAPME en Région wallonne (Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises) et de l'EFPME en Région Bruxelles-Capitale (Espace Formation des Petites et Moyennes Entreprises) ou une copie du contrat de "Formation en alternance". Le P9 n'est valable que pour les contrats conclus antérieurement. Dans la Communauté flamande, le P9 est encore uniquement valable pour des contrats d’apprentissage avec date d’entrée en service jusqu’au 31 août 2016. Ces contrats relèvent encore de l'AR du 6 mars 1979 et restent en vigueur jusqu'à la fin ou la rupture du contrat. Depuis le 1er septembre 2016, tous les nouveaux contrats sont conclus sous la forme de conventions de formation en alternance (CFA) et la récolte des données a lieu par la question 21 du formulaire P7-B ou une copie du contrat (lettre circulaire de FAMIFED c.996/117 et 996/117bis).

2.7. Droit de l’enfant qui suit une formation de chef d’entreprise (Mod. P9bis)

Description du formulaire Formulaire destiné à contrôler les conditions du droit aux allocations familiales en tant qu’apprenti qui suit une formation dans le cadre de la formation de chef d’entreprise après le droit inconditionnel en Belgique et en dehors de l’EEE. Le formulaire est envoyé à l’allocataire (parent/personne qui élève l’enfant/institution) lors d’une première demande du droit aux allocations familiales en Belgique et chaque année le 15 septembre à partir de l’année où le jeune atteint l’âge de 18 ans (à la fin du contrat ou lors de sa rupture au cours de l’année) afin d’obtenir des informations auprès de l'établissement d'enseignement (Syntra/IFAPME/EFPME) et du secrétaire d'apprentissage. Le formulaire doit également être signé par l’allocataire, le maître d’apprentissage et l'accompagnateur du parcours d'insertion. Le jeune doit s'inscrire immédiatement comme demandeur d'emploi (stage d'insertion professionnelle)

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à la fin du contrat d'apprentissage. S'il bénéficie d'un salaire variable, le formulaire doit être complété par la déclaration figurant sur le modèle de lettre études à temps partiel/travail à temps partiel.

2.8 Situation professionnelle et familiale (Mod. P12)

Description du formulaire Formulaire destiné à contrôler la situation familiale et la situation professionnelle des membres du ménage, afin de suivre le droit établi du chef d’un parent ou d’un autre attributaire non parent qui n’a pas le statut d’attributaire prioritaire dans l’ordre des attributaires potentiels selon le régime de priorité externe30, lorsque la situation familiale ou professionnelle ne peut être signalée de façon systématique par l’intermédiaire du réseau des institutions de sécurité sociale.

Le formulaire a été supprimé pour les familles qui résident en Belgique et remplacé par les flux de données socioprofessionnelles distribués pour les attributaires potentiels par le biais de l’intégration dans le Cadastre. Familles à l’étranger Ce formulaire n’est plus envoyé que dans des cas particuliers aux familles en dehors de la Belgique, chaque année le 15 janvier et lors de l’extinction du droit, afin de pouvoir déceler l’existence d’un membre du ménage qui devient travailleur salarié/ fonctionnaire/travailleur indépendant en vue de la détermination du droit prioritaire externe (priorité sur le régime d'allocations familiales étranger).

30 Les règles de priorité externe régissent la priorité sur les régimes étrangers (article 60, LGAF).

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2.9 L’allocation d’orphelin

(Mod. P16)

Description du formulaire Orphelin en Belgique ? L’envoi du formulaire P1631 a été supprimé et remplacé par un suivi, par le biais du Registre national, de la cohabitation (ménage de fait) ou du remariage du conjoint survivant pour les ménages en Belgique. En exécution de la loi-programme du 27 décembre 2004, le droit aux allocations d’orphelins majorées est rétabli (50 bis) au moment de la séparation après un mariage ou de la formation d’un ménage de fait. Ces faits sont prouvés au moyen d’un document officiel32. Un supplément peut être demandé, sous certaines conditions, pour la durée de la procédure de regroupement familial avec le partenaire à l'étranger33. Le modèle J (déclaration de non–formation d’un ménage de fait) ou la déclaration de témoins ne peuvent servir dans cette situation. Orphelin à l’étranger ? Pour les ménages comprenant des orphelins à l’étranger, le formulaire était utilisé pour vérifier la situation (familiale) du parent survivant, afin de suivre le droit aux allocations d’orphelins majorées. Il a été supprimé à partir du 1er mars 2013 et remplacé par le formulaire P12 (voir point 2.8).

2.10 Orphelin « abandonné » par le parent survivant (Mod.P16 com)

Description du formulaire Formulaire destiné à vérifier si les conditions fixées par le ministre dans la circulaire CM 393 en ce qui concerne les contacts avec les orphelins et les obligations du parent survivant en matière d’éducation sont remplies, afin d’établir et suivre le droit aux allocations d’orphelins majorées en raison de l’abandon de l’orphelin. Ce formulaire est envoyé à l’allocataire (tuteur/institution) lorsqu’il y a présomption d’abandon, c.-à-d. à chaque fois que le parent survivant n’élève pas l’enfant

31 La nouvelle procédure d’établissement du droit aux allocations familiales d’orphelins a été communiquée aux caisses par les circulaires de FAMIFED CO 1340 du 24 juillet 2002 et CO 1355 du 16 janvier 2006. 32 Voir circulaire du Ministre des Affaires sociales CM 588 du 17 mars 2005 (déclaration d'une instance officielle, par ex. des services de la population), et lettre circulaire 999/109. 33 Cf. lettre circulaire 996/119 du 29 septembre 2015.

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dans son ménage (p. ex. l'orphelin est placé dans une institution ou chez un particulier). Il est envoyé à l'allocataire chaque année le 15 janvier et en cas d'extinction du droit, en vue de l'évaluation annuelle du droit aux allocations familiales majorées d’orphelin et n'est pas une condition pour l’octroi des allocations familiales ordinaires d’orphelin qui sont égales au montant de base. Ce document ne doit pas être envoyé si l'enfant bénéficiaire est orphelin de père et mère. L’abandon de l’orphelin par le parent survivant est une situation qui doit être réglée, en cas de discussion et de doute, de préférence par un contrôle au cours d’une visite au domicile de l’allocataire.

2.11 Droit au supplément pour les chômeurs de longue durée, les malades et les invalides, les personnes handicapées, les pensionnés, les familles monoparentales, les travailleurs indépendants bénéficiant de l'assurance faillite, les anciens chômeurs, les anciens invalides et les anciens bénéficiaires des prestations familiales garanties (Mod. P19/P19_fiscA)

Description du formulaire Familles en Belgique Le formulaire P19 a été supprimé pour les nouveaux cas à partir du 1er janvier 2015 par la CO 1400 du 11 décembre 2014. Pour la transition vers le nouveau système, deux formulaires ont été développés, à savoir Pfisc-ter et Pfisc-trans (envoyés une seule fois le 15 janvier 2015).

Le formulaire P19 est encore uniquement utilisé pour les droits clôturés au plus tard le 31 décembre 2014 qui doivent encore être examinés ou qui doivent encore être clôturés par une déclaration des revenus (déclaration sur l'honneur), par ex. les périodes assimilées qui s'étendent jusqu'au 31 décembre 2014. A partir de 2015 la fixation du droit se fait sur base des données recueillies via le flux fiscal. Si aucune donnée fiscale n’a encore été communiquée après la dernière demande groupée, un formulaire P19fiscA sera envoyé aux familles pour demander les données relatives aux revenus et l’établissement définitif du droit au supplément se fait alors sur base de cette déclaration sur l’honneur. 34 Familles à l’étranger Ce formulaire (P19_fiscA) est envoyé chaque année le 15 janvier et en cas d'extinction du droit aux familles en dehors de la Belgique afin de pouvoir examiner si le montant total des revenus professionnels ou de remplacement (cumulés) ne dépasse pas le plafond pour l'obtention du supplément. A partir du 1er janvier 2015, il s'agit du revenu imposable.

34 CO 1412 du 20 février 2017.

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2.12 Droit du jeune qui quitte l'école et est inscrit comme demandeur d’emploi durant le stage d'insertion professionnelle (Mod. P20)

Description du formulaire Formulaire destiné à vérifier le droit aux allocations familiales en tant que jeune demandeur d’emploi en Belgique et dans l’EEE après le droit inconditionnel. Le formulaire est envoyé à l’allocataire au début et à la fin du stage d'insertion professionnelle (période d’octroi ou PO) pour savoir si le jeune a rempli les conditions posées en matière d’occupation et de revenus35. Adaptations du formulaire Le formulaire a été modifié en 2016 suite à la procédure adaptée relative à l’établissement du droit aux allocations familiales en faveur des jeunes demandeurs d’emploi, en conséquence de la régionalisation de la politique d’activation de la recherche d’emploi et du suivi de la disponibilité active36..

2.13 Droit du jeune qui quitte l'école et est inscrit comme demandeur d’emploi durant la prolongation du stage d'insertion professionnelle

(SIP_1)

Description du formulaire Formulaire permettant d'établir le droit aux allocations familiales du jeune demandeur d'emploi en Belgique durant la prolongation du stage d'insertion professionnelle parce que le jeune n'a pas obtenu deux évaluations positives de son comportement de recherche d'emploi. Le formulaire est envoyé à l'allocataire à la fin du stage d'insertion professionnelle afin de vérifier si le stage d'insertion professionnelle est prolongé en l'absence de deux évaluations positives et, le cas échéant, pour demander une copie de l'évaluation la plus récente37.

2.14 Mode de paiement des prestations familiales (Mod. WFeb + Mod.W-int)

Mod. W

Formulaire destiné à demander le paiement sur un compte pour les allocataires qui ouvrent un compte en Belgique. Il est envoyé automatiquement à l’allocataire par les caisses d’allocations familiales lors de toute création d’un nouveau dossier38. Une copie, télécopie ou copie PDF de l'attestation est admise.

On a développé une procédure, en collaboration avec FEBELFIN, pour contrôler le titulaire du compte39.

35 Des instructions plus précises concernant les formulaires P20 et P20com ont été fournies dans la circulaire de FAMIFED CO 1303 et la lettre circulaire 999/C153 du 1er juillet 2009. 36 CO 1410 du 10 juin 2016. 37 Voir CO 1410 du 10 juin 2016. 38 A rappeler périodiquement étant donné que le paiement par chèque n’est pas gratuit ni dépourvu de risques (vol, perte). 39 Voir lettre circulaire 996/114 du 9 avril 2015 + addendum.

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Mod. W-int

Formulaire destiné à demander le paiement sur un compte pour les allocataires qui ouvrent un compte à l’étranger. Il est envoyé automatiquement à l’allocataire par les caisses d’allocations familiales lors de toute création d’un nouveau dossier40. Une copie, télécopie ou copie PDF de l'attestation est admise.

2.15 Formulaire Mod. J (Présomption de formation d’un ménage de fait)

Description du formulaire Conséquences négatives du ménage de fait (formulaire J-a)

Formulaire destiné à communiquer les conséquences négatives d’un ménage de fait (perte du taux majoré) aux intéressés et à réfuter le cas échéant la présomption de formation d’un ménage de fait.41 La déclaration d’un contrat de location n’est pas suffisante pour réfuter la présomption de formation d’un ménage de fait. Le contrat de location doit avoir été enregistré sur le plan fiscal, sinon la présomption de formation d’un ménage de fait subsiste. Une copie de la demande d’enregistrement électronique suffit comme preuve. Si le Registre national est adapté (deux noyaux familiaux), la présomption tombe même sans contrat de location. Si le Registre national n’est pas adapté dans les trois mois, alors un contrôle sur place est demandé. Conséquences positives du ménage de fait (formulaire J-b)

Formulaire destiné à obtenir les allocations familiales pour les enfants d’une personne avec laquelle l’intéressé forme un ménage de fait, et sur lequel le ménage de fait est déclaré. Sert également à obtenir le paiement selon le rang pour tous les enfants du ménage reconstitué. Le formulaire est envoyé lorsqu'une suspicion de formation d'un ménage de fait apparaît, par ex. en raison de la réception d'un mail-box indiquant une modification de la composition du ménage dans le Registre national. La déclaration de formation ou de non-formation d'un ménage de fait sur le formulaire J doit être

40 Voir lettre circulaire 999/c.150 du 18 décembre 2008. 41 Voir lettre circulaire 996/109 du 17 avril 2014.

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signée par toutes les parties concernées. Si toutefois le supplément est suspendu sur la base d'une présomption appuyée par une composition de ménage dans le Registre national, il n'est alors pas nécessaire d'obtenir une déclaration sur le formulaire J pour procéder au groupement et à la détermination du rang du ménage de fait (article 42, LGAF).

2.16 Formulaire Mod. L (Déclaration d’hébergement alterné de durée égale d’un enfant majeur42)

Description du formulaire Formulaire destiné à examiner l’hébergement alterné de durée égale (bilocation) d’un enfant qui est élevé en coparenté à mi-temps par le père et à mi-temps par la mère (ou qui habite dans une chambre d’étudiant). Est adressé aux deux parents trois mois avant que l'enfant atteigne l’âge de 18 ans, soit l’âge auquel il atteint l’âge de la majorité, ce qui signifie en principe la fin de la coparenté (pas pour les mineurs prolongés). Ne doit pas être envoyé pour les enfants mineurs prolongés : pour ces enfants, le régime de la coparenté reste applicable.

2.17 Formulaire « L'allocataire illégal »43

Description du formulaire Formulaire sur lequel l’attributaire déclare vouloir recevoir les allocations familiales pour un allocataire qui réside illégalement dans le Royaume.

2.18 Remise d’une dette en matière d’allocations familiales (Mod. Z)44

Description du formulaire Formulaire destiné à demander la remise d'une dette en matière d’allocations familiales.

2.19 Formulaire "Regroupement familial"45

Formulaire destiné à demander le supplément pour un parent isolé lorsque le partenaire réside à l'étranger et qu'un regroupement familiale est demandé.

42 Voir annexe à la circulaire de FAMIFED CO 1356 du 9 juin 2006. 43 Voir circulaire CO 1376 du 8 septembre 2008. 44 Voir circulaire CO 1346 du 15 décembre 2003. 45 Voir lettre circulaire 996/119 du 29 septembre 2015.

18

3. Formulaires de demande des prestations de travail

FORMULAIRE INDICATIONS

3.1 Déclaration de l’employeur (Mod. AB)

Le formulaire est remplacé depuis 2003 par le RIP et la déclaration DIMONA.

3.2 Déclaration de l’employeur (Mod. G)

Le formulaire a été supprimé depuis l’introduction de la déclaration multifonctionnelle DMFA en 2003.

19

4. Formulaires européens et internationaux A) Formulaires de demande d’allocations familiales belges au sein de l’EEE* Vous trouverez sur le site web de FAMIFED un aperçu des formulaires en usage dans le contexte européen et des langues dans lesquelles ils sont disponibles (voir www.famifed.be). Il s’agit de :

Code du formulaire

Description du formulaire

E401 Composition du ménage à l’étranger E402 Etudiants dans l’UE E403 Contrat d'apprentissage ou formation professionnelle dans

l’UE E404 Déclaration médicale en rapport avec l’octroi des

prestations familiales E405 Allocations familiales dans d’autres pays de l’UE E407 Déclaration médicale en vue de l’octroi de prestations

familiales spéciales ou de prestations familiales majorées pour des enfants handicapés

E411 Prestations familiales dans l’Etat de résidence des enfants Pour l'état des lieux des messages SED dans le cadre de l'EESSI, on se reportera à la lettre circulaire 997/78 du 24 avril 2014. Les messages SED sur papier en provenance d'organismes étrangers font office de preuve et ils doivent être utilisés lorsqu'un organisme étranger le demande (Thème 12 – Echange électronique de données avec l'étranger).

* En attendant l’implémentation d’un EESSI (Electronic Exchange of Social Security Information) – Voir CO 1383 du 11 mai 2010.

20

B) Formulaires d’allocations familiales pour des pays avec lesquels la Belgique a conclu un accord bilatéral Vous trouverez sur le site web de FAMIFED un aperçu des formulaires utilisés dans un contexte bilatéral (voir www.famifed.be). Il s’agit de :

Pays avec lequel un accord bilatéral a été conclu Code du formulaire

Description du formulaire

Algérie B.Alger.21 Famille résidant en Algérie Macédoine B RM AA Demande pour des enfants en Macédoine B RM 401 Famille résidant en Macédoine B RM 402 Etudiant en Macédoine Maroc BM24 Famille résidant au Maroc BM25 Etudiant au Maroc Bosnie-Herzégovine46 BY29 Famille résidant en Bosnie-Herzégovine Tunisie B TUN 2 1 Famille résidant en Tunisie B TUN 24 Etudiant en Tunisie Turquie BT25 Etudiant en Turquie Serbie BE_SRB (N/F)

SRB-BE (N/F) Famille résidant en Serbie47

Monténégro MNE-BE (N/F) BE-MNE(N/F)

Famille résidant au Monténégro48

46 Voir lettre circulaire II/C/999/c.165 du 10 octobre 2012. 47 Voir circulaire de FAMIFED CO 1264-annexe 5/13. 48 Voir circulaire de FAMIFED CO 1264-annexe 5/12.

21

C) Autres formulaires Vous trouverez sur le site web de FAMIFED un aperçu des formulaires utilisés dans des situations particulières et des situations pour lesquelles aucun formulaire spécifique n’a été créé dans le cadre d’un accord déterminé, ainsi que les langues dans lesquelles le formulaire est disponible (voir www.famifed.be). Il s’agit de :

Code du formulaire Description du formulaire P7int Etudiant dans un Etat en dehors de l’UE (pas d’accord) P12 Famille résidant en dehors de la Belgique (examen de la priorité) P16 Allocations d'orphelins en dehors de la Belgique (remplacé par le P12 depuis le 1er mars

2013) P19-fisc (A) Supplément aux allocations familiales en dehors de la Belgique

W-int Paiement sur un compte à vue en dehors de la Belgique

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 1

A N N E X E I I à l a C O 1 3 8 6 / 2 0 1 7

Aperçu des procédures d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires

Les modifications par rapport à l'année précédente sont indiquées en caractères gras, italiques et soulignés.

A) LES ATTRIBUTAIRES A1) Le travailleur salarié/indépendant

PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Formulaires Mode d'envoi Remarques

Travail / situation assimilée au travail : statut

travailleur indépendant

Assujetti à la sécurité sociale

(toutes catégories professionnelles)

Une fois MOD. AA Envoyer en l'absence de

données dans les banques de

données Pour les familles à l'étranger (cf.

formulaire anglais)

RIP/DMFA/message A3011 comme nouvelle demande

(examen automatique dans les dossiers connus)

_ Dans l'intérêt de l'enfant, la demande

peut aussi être introduite par un

intéressé autre que l'attributaire

Composition de ménage avec cachet numérique

= demande

1) Le travailleur salarié/indépendant CONTINUATION DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Formulaires Mode d'envoi Remarques

Travail / situation assimilée au travail : statut trav. indép.

Assujetti à la sécurité sociale

(toutes catégories professionnelles)

Tous les 3 mois/ au début de l'activité indép.

_

Messages DMFA / code flux

D047

_

_

1 Voir lettre circulaire 997/80 du 2 décembre 2014 relative au flux D047

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 2

A2) Le conjoint abandonné / article 55, LGAF PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Preuves Formulaires Mode d'envoi Remarques Abandon Le parent a-t-il

été abandonné ? Une fois Lors de l'examen

du droit Attestation d'abandon

Examen back-office

_ Attestation électronique avec cachet numérique =

demande Situation des 12

derniers mois (Virtuellement) 6

allocations mensuelles1 ?

Une fois Lors de l'examen du droit

Prestations (dans le dossier

électronique)

Aucun _ _

A2) Le conjoint abandonné / article 55, LGAF CONTINUATION DU DROIT

Situation Questions Actions Fréquence Quand ? Remarques

Abandon Le partenaire est-il encore abandonné ?

Le droit est-il subsidiaire ?

Le parent abandonné (103) Le parent « abandonnant »

(106)

_ _ _

1 Condition de 6 forfaits à l’article 55, alinéa 4, LGAF : dérogation générale : voir CM 599 du 16 juillet 2007.

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 3

A3) L'attributaire malade, invalide, handicapé ou bénéficiant de l'assurance maternité (toutes catégories professionnelles) article 56, §§ 1er et 2, LGAF

PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT Situation Questions Fréquence Quand ? Preuve Formulaires Remarques Congé de maternité1

L'attributaire bénéficie-t-elle d'une

assurance maternité ?

Une fois Lors de l'examen du droit

Flux D046

Traitement des flux comme une nouvelle

demande (examen automatique)

-

Maladie1 L'attributaire est-il atteint

d'une incapacité de travail de 66 % ?

Une fois Lors de l'examen du droit

Flux D0462

Traitement des flux comme une nouvelle

demande (examen automatique)

-

Accident du travail1

L'attributaire est-il atteint

d'une incapacité de travail de 66 % ?

Une fois Lors de l'examen du droit

Flux A044

Traitement des flux comme une nouvelle

demande (examen automatique)

-

Handicap L'attributaire a-t-il un degré de handicap

assez élevé (65 % ou

équivalent) ?

Une fois Lors de l'examen du droit

Attestations (électroniques)3 du SPF Sécurité

sociale, de l'INAMI, de l'expert de

l'ONAFTS, du juge de paix

Examen back-office

Suivi individuel Application de l'article

56, § 2, 3° et 4° ; CM 478 et 549 et

article 56quinquies4

Maladie professionnelle1

L'attributaire est-il atteint

d'une incapacité de travail de 66 % ?

Une fois Lors de l'examen du droit

Flux A045

Traitement des flux comme une nouvelle

demande (examen automatique)

-

1 Condition de 6 forfaits à l’article 56, § 1er, alinéa 1er, 3°, LGAF : dérogation générale : voir CM 599 du 16 juillet 2007. 2 Il n'y a pas de D046 pour les fonctionnaires statutaires, FAMIFED doit demander aux services RH de signaler les cas eux-mêmes. 3 Handichild: messages T002, voir lettre circulaire II/B/997/72/VIM-JOB-WAM du 10 septembre 2008. 4 Si le code travailleur 012 est indiqué dans le message de flux de la DMFA de l'attributaire, la caisse d'allocations familiales doit demander un examen du droit sur la base de l'article 56, §2, 3°, de l'article 56, §2, 4° et de article 56quinquies de la LGAF et du droit au supplément social 50ter y assorti (demander la preuve du handicap ou de l'incapacité de travail + envoyer éventuellement le Mod. S).

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 4

A3) L'attributaire malade, invalide, handicapé ou bénéficiant de l'assurance maternité (toutes catégories professionnelles)/ article 56, §§ 1er et 2, LGAF

CONTINUATION DU DROIT Situation Questions Fréquence Quand ? Preuve Formulaires Remarques

Congé de maternité L'attributaire bénéficie-t-elle

encore de l'assurance maternité ?

Périodique Par mois Flux D046

Traitement des flux _

Maladie La personne est-elle encore atteinte d'une incapacité de

travail de 66 % ?

Périodique Par mois Flux D046

Traitement des flux Fonctionnaires invalides1

Accident du travail La personne est-elle encore

atteinte d'une incapacité de

travail de 66 % ?

Périodique Par trimestre Flux D046

Traitement des flux

_

Handicap

Degré de handicap assez élevé (équivalent à

65 %) ?

Périodique Lorsque la décision prend fin

Attestations (électroniques)2 du SPF Sécurité

sociale, de l'INAMI, de l'expert de

l'ONAFTS, du juge de paix

Suivi back-office

_

Maladie professionnelle

La personne est-elle encore

atteinte d'une incapacité de

travail de 66 % ?

Périodique Par trimestre Flux A045

Traitement des flux

_

1 Aucun message n’est envoyé dans le flux A020 pour les travailleurs invalides des administrations publiques. 2 Handichild: messages T002, voir lettre circulaire II/B/997/72/VIM-JOB-WAM du 10 septembre 2008.

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 5

A3) L'attributaire malade, invalide, handicapé ou bénéficiant de l'assurance maternité / article 56, §§ 1er et 2, LGAF SUPPLEMENTS (provisionnels)1

Situation Questions Formulaires Quand ? Mode d'envoi Remarques Examen

du supplément Revenu de l'attributaire

et revenu de son partenaire (mariage et

ménage de fait) ?

D'office ou Mod. S

Lors d'un événement

CO 1400/1407

• Envoi individuel S/groupé des formulaires de transition

• A l'attributaire ou à l'allocataire

Pour les isolés, éventuellement décision d'office

Régime des 8 trimestres Examen

de l'assimilation

Revenu de l'attributaire et revenu de son/sa partenaire

(mariage et ménage de fait) ?

Mod. S

Lors d'un événement

Lors d'un événement

• Individuel • A l'attributaire ou à

l'allocataire

Mod. S suite RIP dans les 30 jours

Pas de trimestrialisation sur (paiements provisionnels)

suite à un changement professionnel/des revenus

Malade à partir du 7e mois et invalide

-

Le supplément 50ter ou 42bis

Revenu de l'attributaire et revenu de son partenaire (mariage et ménage de

fait2) ?

Flux fiscal

• Individuel •

Malade à partir du 7e mois et invalide

Taux 40

Modification des revenus ?

Mod. S sur demande

• Individuel • A l'attributaire

L'attributaire est le (beau-) père séparé ne faisant pas partie du ménage. Le supplément 50ter ou

42bis Aussi durant la période

d'assimilation (régime des 8 trimestres)

Revenu de l’allocataire ?

Forme-t-il un ménage de fait ou est-il remarié2 ?

Octroi d'office ou Mod.S

• Individuel • A l’allocataire

Modification de la situation

familiale : attestation officielle (aussi électronique avec

cachet numérique) (allocataire)3

1 En attendant validation avec flux fiscal (CO 1400 du 11 décembre 2014). 2 Tant en cas de cohabitation de fait que de cohabitation légale 3 Cf. CM 588 du 17 mars 2005.

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 6

A3) Le travailleur malade, invalide, handicapé ou bénéficiant de l'assurance maternité / article 56, §§ 1er et 2, LGAF SUPPLEMENTS (provisionnels1)

Situation Questions Formulaires Quand ? Mode d'envoi Remarques Cession du droit prioritaire à

l'(ex-)conjoint divorcé ayant les enfants chez lui

Revenu du nouvel attributaire et revenu

de son/sa partenaire (mariage et ménage de

fait) ?

Octroi d'office ou Mod.S

après demande

Lors d'un événement

• Suivi individuel • Mod.S à l'allocataire

Attention !

CM 599 Dérogation générale

concernant la cession2 Lettre circulaire

II/C/996/93bis/BH/Wam du 25 août 2010

Coparenté -

Enfant domicilié chez le père

Le supplément 50ter ou 42bis

Supplément dans le ménage où l'enfant est domicilié

Lettre circulaire II/C/999/c.132/SN du 24

décembre 2004, p. 8 La procédure d’exception n’est plus applicable à partir du 1er

janvier 2008 (note III/07/56560/Contr/FN) du

11 avril 2007 Prolongation

de l'assimilation (régime des 8 trimestres)

Le supplément 50ter ou

42bis

Revenu de l'attributaire et revenu de son/sa partenaire

(mariage et ménage de fait) ?

Attendre flux fiscal

-

Le ménage doit signaler lui-même le changement du

montant des revenus (responsabilisation)

1 Sur la base d'une moyenne des salaires bruts de l'année fiscale en cours. 2 Aucun formulaire mod. V (dérogation individuelle) nécessaire entre les parents et leurs partenaires ayant les enfants chez eux pour obtenir le supplément (cession automatique).

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 7

A4) L'orphelin (article 56bis, LGAF) PROCEDURE D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Preuve Formulaires Mode d'envoi Remarques

Premier examen du droit

Le (co)parent/ l'adoptant est-il

décédé ?

Une fois Lors de l'examen du droit

Consulter le Registre national ou attestation de décès (aussi électronique

avec cachet numérique)

Traitement du message

électronique D027

comme une nouvelle demande (examen

automatique)

Individuel Premier examen : ne pas envoyer de

P16 **

Décès à l'étranger :

mod. B

Situation au cours de la

dernière année d'existence ?

Condition de continuité

([virtuellement] 6 paiements mensuels)1

Une fois Lors de l'examen du droit

Prestations (dans le dossier

électronique)

Lors de l'examen du droit

_ _

La filiation La personne décédée est-elle le

parent légal de l'enfant ?

Une fois Lors de l'examen du droit

De préférence au Registre national, sinon extrait de l'acte de naissance (aussi électronique avec cachet numérique)

_ _ _

Les priorités L'attributaire2 autre que le parent

décédé ou survivant

Une fois Lors de l'examen du droit

Registre national, déclarations

_ _ Envoyer Mod. B à défaut de données dans les banques

de données (Trivia,

CIMIRe3,…)

1 Condition de l'art. 56bis, §1er, LGAF : cf. dérogation générale de la CM 599. 2 A partir du 1er octobre 2007 : cf. CM 602 du 12 mars 2008. 3 L'asbl CIMIRe est dissoute. Pour les données de carrière, il faut désormais contacter le service Gestion des carrières de l'Office national des Pensions (gestioncarriere@onp.fgov.be)

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 8

A4) L'orphelin (article 56bis, LGAF) CONTINUATION DU DROIT1

Situation Questions Formulaires Quand ? Remarques

Orphelin non abandonné

**

Supplément 50bis

Le parent survivant est-il remarié2 ou forme-t-il

un ménage de fait ? Changement de statut

(p. ex. adoption) ?

Changement dans le ménage :

Traitement messages électroniques

Evénement

P12 seulement si le parent survivant habite à

l’étranger

Orphelin

** Taux 40

Le parent survivant est-il séparé ou vit-il seul ? Changement de statut

(p. ex. adoption) ?

Changement dans le ménage :

Traitement messages électroniques

Evénement

P12 seulement si le parent survivant habite à l’étranger

Modification de la situation familiale :

attestation officielle3 (aussi électronique avec cachet numérique)

Orphelin abandonné

**

supplément 50bis

Combien de contacts a-t-il avec le survivant ?

P16com4 uniquement lorsqu’il

existe une présomption d’abandon (p. ex. si

l’enfant habite seul/chez une personne qui n’est

pas son parent/est placé5)

Annuel le 15 janvier

à l'allocataire qui n'est pas le parent

Pour l'abandon : cf. conditions de la

CM 393 du 9 novembre 1981 et addendum du 26 mai 2011.

Orphelin de père et mère

**

Supplément 50bis

Changement de statut (p. ex. adoption) ?

Changement dans le ménage :

Traitement messages électroniques

Evénement _

1 Une confrontation périodique des données propres avec le Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2017). 2 Supplément monoparental durant la procédure de regroupement familial avec conjoint hors de l'EEE (cf. lettre circulaire 996/119 du 29 septembre 2015). 3 CM 588 du 17 mars 2005. 4 Complété par un contrôle sur place en cas de doute, chez la personne qui élève l’enfant + toujours intégrer le parent survivant avec le code 105 (CO 1386/2017). 5 Suite à la jurisprudence, effectuer un examen si 1/3 à personne physique/ paiement du supplément spécial 70ter à la mère

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 9

A5) Le bénéficiaire d'une pension de survie et l'allocation de transition1 (article 56quater, LGAF) PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Preuve Formulaires Mode d'envoi Remarques

Premier examen

L'attributaire bénéficie-t-il

d'une pension de survie ?

Une fois Lors de l'examen du

droit

Preuve authentique du

paiement de l'allocation

Examen back-office

Individuel _

Situation au cours des 12 derniers mois

Condition de continuité

([virtuellement] 6 paiements mensuels)2

Une fois Lors de l'examen du

droit

Prestations dans le dossier

électronique

_

_

_

A5) Le bénéficiaire d'une pension de survie et l'allocation de transition (article 56quater, LGAF)

CONTINUATION DU DROIT3

Situation Questions Formulaire Quand ? Remarques

Situation familiale Le parent survivant est-il remarié ou

forme-t-il un ménage de

fait/cohabite-t-il légalement ?

Le bénéficiaire de la pension de

survie exerce-t-il une activité

professionnelle autorisée ?

Traitement

flux4

Changement dans le ménage : suivi boîte aux lettres électronique

+ Flux A301

_

1 Cf. lettre circulaire 996/122 du 7 avril 2016 2 Condition de l'art. 56quater, alinéa 1er, LGAF : cf. dérogation générale de la CM 599. 3 Une confrontation périodique des données propres avec le Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2015). 4 Intégrer l’allocataire dans le Cadastre avec code de rôle 103.

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 10

A6) Le crédit-temps (article 56octies, LGAF) 1PROCEDURE D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Preuve Formulaires Mode d'envoi Remarques

Interruption de carrière Interruption de carrière à temps

plein ?

Une fois Lors de l'examen du

droit

Envoi A0142 Traitement des flux

comme une nouvelle demande (examen

automatique)

Electronique _

A6) Le crédit-temps (article 56octies, LGAF)

CONTINUATION DU DROIT

Situation Questions Quand ? Fréquence Formulaire Mode d'envoi Remarques Interruption de

carrière à temps plein

L'attributaire est-il encore en interruption de carrière

?

Lors de chaque événement pertinent

- Traitement Flux A014

Electronique _

Fin du crédit-temps Le bénéficiaire de l'interruption de carrière

est-il travailleur indépendant ?

Lors d'un événement

- Traitement Flux A014 + A301/D047

Electronique _

1 A compter du 2 septembre 2016, l'interruption de carrière pour les fonctionnaires flamands se transforme en allocations d'interruption dans le crédit-soins flamand octroyé par le Département Travail et Economie sociale (Departement Werk en Sociale Economie) (cf. CO 1411 du 8 septembre 2016). 2 Le flux A014 (D044) est adapté (cf. mail du 5 décembre 2016 envoyé à toutes les caisses d'allocations familiales).

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 11

A7) Le chômeur (article 56novies, LGAF) PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Preuve Mode d'envoi Remarques Premier examen Interruptions du chômage

au cours des 6 derniers mois ?

Une fois Lors de l'examen du droit

Traitement des flux D042 comme une nouvelle

demande (examen automatique)

Individuel Consultation de

la banque de données

P042

_

Chômage partiel, chômage complet

Nombre de jours de chômage ?

Par mois Après le 15 du mois

Flux A011/D042 Electronique _

Chômeur sanctionné ou exclu

L’article sur lequel la sanction1 est basée est-il

un obstacle pour les allocations familiales (par

ex. article 30)2 ?

Une fois Lors de l'examen du droit pour les

nouveaux dossiers

Dans le mois de référence pour les dossiers en

cours de traitement

voir : Flux L0353 (P0634) Individuel Par consultation Après le 15 du

mois

Pour les cas existants :

continuer de payer

A7) Le chômeur (article 56novies, LGAF)

CONTINUATION DU DROIT Situation Questions Formulaires Fréquence Quand ? Mode d'envoi Remarques

Chômage partiel, chômage complet

Nombre de jours de chômage ?

Traitement des flux Mensuel _ Electronique _

Chômeur résidant dans un autre Etat membre de

l'E.E.E. chômeur

Nombre de jours de chômage ?

C3.4 - CEE ou E303

Par période de chômage

A l'issue de la période

Individuel Chômeur belge à l'étranger : Durée max. de 3 mois

A7) Le chômeur (article 56novies, LGAF)/travailleur indépendant avec assurance faillite (article 56terdecies, 3°, LGAF) SUPPLEMENTS (Provisionnel)

1 Cf. article 4 de l'AR du 25 février 1994 - Arrêté royal déterminant les conditions d’octroi des prestations familiales du chef des chômeurs. 2 Ménage = ménage réel et non ménage fictif au sens du régime de la coparenté. 3 Cf. lettres circulaires 997/79, 997/79bis, 997/79ter et 997/79quater. Les droits sont exclusivement établis sur la base du flux L035 par trimestre (droit continué) 4 Le P060 n'est pas une preuve authentique

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 12

Voir p. 5 et 6 : Le trav. malade, invalide, handicapé/Application du régime des 8 trimestres (piège à l'emploi)

Voir : circulaire distincte CO 1400

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 13

A8 ) Le détenu (article 56decies, LGAF) PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT1

Situation Question Fréquence Quand ? Preuve Formulaires Mode d'envoi Remarques Détention L'attributaire est-il

détenu ? Une fois Lors de

l'examen du droit

Attestation d'incarcération

Examen

back-office

Individuel Séparation de fait ? Registre national ou

déclaration de la direction de la prison2

Situation au cours des 12 derniers mois

Condition de continuité

([virtuellement] 6 paiements mensuels)3

Une fois Lors de l'examen du

droit

Prestations dans le dossier

électronique

_ _ _

A8 ) Le détenu (article 56decies, LGAF)

CONTINUATION DU DROIT4 Situation Questions Formulaires Fréquence Quand ? Mode

d'envoi Remarques

1 Cf. courriel du 1er décembre 2010 adressé à toutes les caisses d’allocations familiales. 2 La personne de référence du ménage demande d’annuler l’inscription du détenu à cette adresse. 3 Conditions de l’art. 56 decies, § 1er, LGAF, cf. dérogation générale CM 599 du 16 juillet 2007. 4 Une confrontation périodique des données propres avec le Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2017).

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 14

Famille de l’allocataire L'allocataire est-il

(re)marié ou divorcé ?

Changement dans le ménage :

suivi boîte aux lettres

électronique

_ _ _ Une fois par an1, demander les attestations de détention à : Institutions pénitentiaires francophones Service Public Fédéral Justice Service Sidis – Greffe Quai Willebroek 33-1000 Bruxelles Institutions pénitentiaires néerlandaises + Détenus à Tilburg2 Service Public Fédéral Justice Direction Générale Exécution des Peines et Mesures Service Cas Individuels Quai Willebroek,33-1000 Bruxelles

1 Demander un certificat de maintien de la détention pour confirmer la déclaration antérieure de séparation de fait, 2 Prend fin au 31 décembre 2016. La CM 612 du 22 décembre est sans objet.

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 15

A9) Le pensionné (article 57, LGAF) PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Preuve Formulaires Mode d'envoi Remarques

Premier examen L'attributaire bénéficie-t-il d'une

pension, d'une rente ?

Une fois Lors de l'examen du

droit

Preuve authentique du paiement de la

pension

Examen

back-office

Individuel Interroger l'ONP

Situation au cours des 12 derniers mois

Condition de continuité

([virtuellement] 6 paiements mensuels)1

Une fois Lors de l'examen du

droit

Prestations dans le dossier

électronique

_ _ _

Sans préjudice de l'article 56

Déjà malade depuis 6 mois au

moment de la mise à la retraite au plus

tard ?

Une fois Lors de l'examen du

droit

voir art. 56, LGAF

_ _ (CO 1085 du 22 octobre1980)

Travailleurs indépendants après âge de la pension

dossiers des caisses d'assurances sociales2

A9) Le pensionné (article 57, LGAF) SUPPLEMENTS (Provisionnel)

voir pages 5 et 6 : le travailleur malade, invalide, handicapé.

PAS d'application du régime des huit trimestres (piège à l'emploi)

Voir aussi : circulaire distincte CO 1400 (flux fiscal)3

1 Condition de l’art. 57, alinéa 2, LGAF, cf. dérogation générale CM 599 du 16 juillet 2007. 2 Voir : CO 1394 et lettre circulaire 996/101 3 Les pensionnés doivent toujours introduire une demande au moyen du formulaire Mod.S (pas de décision automatique sur la base du brevet de pension).

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 16

A10) Le supplément pour familles monoparentales (article 41, LGAF) PROCEDURE D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Formulaires Quand ? Mode d'envoi Remarques

Premier examen

Revenu de l’allocataire ?

Forme-t-il un ménage de fait/cohabite-t-il légalement

ou est-il remarié1 ?

(décision d'office (octroi ou

refus)2

Evénement

• Individuel • en cas de refus Mod. S à

l'allocataire

Suivre boîte aux lettres

électroniques Modification de la situation familiale : attestation officielle (aussi électronique

avec cachet numérique) (allocataire)

A10) Le supplément pour familles monoparentales (article 41, LGAF)

SUPPLEMENTS3

Situation Questions Formulaires Quand ? Mode d'envoi Remarques

Révision Revenu de l’allocataire ?

Forme-t-il un ménage de fait/cohabite-t-il

légalement ou est-il remarié ?

Sur demande

+ Flux fiscal

+ boîtes aux lettres

électroniques

-

Suivre boîte aux lettres électroniques Modification de la situation familiale :

attestation officielle (aussi électronique avec cachet

numérique)(allocataire)

Famille

monoparentale

Taux 40

Modification des revenus ?

Révision sur demande (Mod. S)

-

1 Mariage à l'étranger: lettre circulaire 996/119 du 29 septembre 2015. 2 Voir : CO 1400 du 11 décembre 2014 et CO 1407 du 18 janvier 2016. 3 Une confrontation périodique des données propres avec le Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2015).

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 17

A11) Le travailleur indépendant (article 56terdecies, 1°, 2°, 3°, LGAF) PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Preuve Formulaires Mode d'envoi Remarques Ancien travailleur

indépendant Qualité

d'attributaire pendant 6 mois au cours des 12

mois précédant la cessation

Une fois Lors de l'examen du

droit

Preuve début/cessation

D04712

Examen

back-office

-

Assurance continuée

Admis à l'assurance continuée ?

Une fois Lors de l'examen du

droit

Code R/S dans le flux D047

Examen

back-office _

_ _

Assurance faillite3

Droit à une allocation en cas de faillite ?

Une fois Lors de l'examen du

droit

Code K dans le flux D047

Examen

back-office _

_ _

A12) L'attributaire qui suit une formation professionnelle reconnue en entreprise (article 56duodecies)4 PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Preuve Formulaires Mode d'envoi Remarques Attributaire qui suit

une formation professionnelle

Formation professionnelle

reconnue par les communautés

- Pas d'autre droit à

des allocations familiales

Une fois Lors de l'examen du

droit

RIP/DMFA Examen back-office

- Contrat d'apprentissage

industriel, convention FPI, stage de

transition, formation en alternance

1 Voir : lettre circulaire 997/80 du 02/12/2014. 2 S'il n'y a pas de flux D047 généré suite à la suppression du travailleur indépendant, la caisse d'assurances sociales est priée de prévenir la caisse d'allocations familiales. 3 L'attributaire peut bénéficier du taux 42bis, voir A7. 4 Relève de la compétence de FAMIFED (cf. 996/64 du 7 août 2006)

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 18

B) LES ALLOCATAIRES Lors de chaque création d’un dossier auprès d'une caisse (y compris lors de la réception d’un brevet) : toujours consulter le Registre

national et conserver une copie imprimée dans le dossier (électronique) + tenue d'une situation familiale actualisée1 suivant les informations de la mailbox dans le

dossier (électronique)

B1) COMPOSITION DU MENAGE

Situation Questions Formulaires Fréquence Quand ? Mode d'envoi Remarques

Ménage en Belgique Situation familiale ?

Consulter le Registre national

Une fois Lors de l'ouverture d'un droit dans une

caisse

_ -

Ménage dans un autre Etat membre

de l'E.E.E.2

Situation familiale ?

E 4013 + P12

Première fois lors de l'examen du droit, ensuite annuellement

15 janvier _ W-int Espace de

paiement SEPA

Ménage en Algérie, au Maroc, en

Tunisie, en Croatie, en Bosnie-

Herzégovine en Macédoine, en

Serbie et au Monténégro

Situation familiale ?

Mod. B Alg. 21, Mod. B M 24, Mod. B

Tunis 21, Mod. BY 29,

Mod. B.HR.401, RM/BE 401

+ P12

Première fois lors de l'examen du droit, ensuite annuellement

15 janvier _ Convention avec la Bosnie-

Herzégovine, CM 616 du 4

septembre 2012 Cf. CO 1264-5/12

& 5/13

1 Tous les 3 ans, actualisation « par lots » des fichiers provenant du Registre national (voir recommandation : point 11.1 de la circulaire). 2 Les 28 Etats membres de l’Union européenne (Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Royaume-Uni, Slovénie, Slovaquie, Suède, Tchéquie) + l’Islande, le Liechtenstein, la Norvège et la Suisse, Croatie. 3Selon la réglementation interne polonaise/néerlandaise, les formulaires peuvent être complétés directement par les caisses d'allocations familiales polonaises (cf. lettre circulaire 996/115 du 28 octobre 2015) ou par les caisses d'assurances sociales néerlandaises.

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 19

Ménage dans un autre pays

Situation familiale ?

Extrait du registre de la population ou

attestation de vie des membres du ménage

Première fois lors de l'examen du droit, ensuite annuellement

avec P12

15 janvier _ _

Intégration de tous les attributaires prioritaires potentiels en tant que « tiers » dans le Cadastre avec le rôle approprié (Db/II/B/997/52/B1). Pour obtenir les messages D027 des boîtes aux lettres électroniques, l'acteur doit être introduit dans le Cadastre avec le rôle approprié selon le cas (toutes les attestations ou seulement les attestations du Registre national et du registre de la BCSS) : voir CO 1345 du 10 juillet 2003. Partenaire avec code 103 (allocataire) ou 106 : toujours lorsque moins qu'à mi-temps, en cas de cession de la priorité, si l'attributaire n'est pas un des parents, en application de la dérogation générale (cf. Tableau CO 1386/2017). Supprimer lors de la gestion du dossier l'intégration des personnes de référence qui ne sont pas acteurs.

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 20

B2) L'ATTRIBUTAIRE1 FAIT PARTIE DU MENAGE2

I) L'attributaire est le (BEAU-)PERE/LA COPARENTE3 (ou l'adoptant ou le parent adoptif)4

Type de famille Questions Actions Quand ? Remarques

1 Le père/la coparente travaille (toutes catégories

professionnelles)

Evolution de la situation familiale ? Allocations d’orphelin ?

Intégrer éventuellement la mère dans le Cadastre

_ Suivre message boîte aux lettres électronique D027

Dérogation générale (CM 599)

2 Le (beau-)père (séparé) vit

seul avec les enfants Evolution de la situation familiale ?

Allocations d’orphelin ? Intégrer la mère et/ou le père

dans le Cadastre _ Suivre messages boîte aux

lettres électronique

3 Le beau-père travaille (toutes catégories professionnelles)

(cohabitation avec la mère)

Evolution de la situation familiale ? La mère a-t-elle une profession ?

Allocations d’orphelin ?

Intégrer la mère et/ou le père dans le Cadastre

_ Suivre messages boîte aux

lettres électronique

Dérogation générale (CM 599)

4 Le beau-père après une cession

Evolution de la situation familiale ? Allocations d’orphelin ?

Intégrer le père dans le cadastre _

1 Pour les cohabitants légaux cf. 997/82 du 27 juin 2016 2 Une confrontation périodique des données propres avec le Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2016). 3 La coparente est la personne la plus âgée: cf. CO 1403 du 27 février 2015. 4 En cas de coparenté, voir fiche B4.

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 21

II) L'attributaire est la (BELLE-)MERE1 (ou l'adoptante ou la mère d'accueil)2

Type de famille Questions Actions Quand ? Remarques

1 La (belle-)mère (séparée) vit seule avec les enfants

Evolution de la situation familiale ?

Allocations d’orphelin ?

Intégrer le père, la mère dans le Cadastre

_

Suivre messages électroniques Dérogation

générale (CM 599)

2 La (belle-)mère est attributaire parce que le père qui fait partie du

ménage3 est sans profession ou travaille à l'étranger

Evolution de la situation familiale ?

Le père travaille-t-il en Belgique ?

Allocations d’orphelin ?

Intégrer le père, la mère dans le Cadastre

_

3 La belle-mère est attributaire après une cession

Evolution de la situation familiale ?

Allocations d’orphelin ?

Intégrer le père, la mère dans le Cadastre

_

1 Une confrontation périodique des données propres avec le Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2017). Également en cas de comaternité. 2 En cas de coparenté, voir fiche B4. 3 Attention ! Jusqu'au 30 juin 2014, application de l'article 60, LC, à partir du 1er juillet 2014, application de l'article 64, LGAF : père, mère, beau-père, belle-mère, plus âgé.

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 22

III) L'ATTRIBUTAIRE1 n'est ni le (beau-)père ni la (belle-)mère2

Type de famille Questions Actions Quand ? Remarques

1 Un non-parent (partenaire) est attributaire, un parent dans le ménage est sans profession

Evolution de la situation familiale ? Le parent travaille-t-il en Belgique ? Un membre plus âgé du ménage travaille Allocations d'orphelin ?

Intégrer le parent dans le ménage et en dehors, l'attributaire potentiel plus âgé dans le Cadastre

_ Suivre message boîte aux

lettres électronique

_ 2 Un des grands-parents,

un oncle, une tante est attributaire

Evolution de la situation familiale ? Le père/la mère/un membre du ménage ouvre-t-il un droit ? Allocations d’orphelin ?

Intégrer tous les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage comme attributaires ainsi que le parent en dehors du ménage dans le Cadastre

_ Suivre message boîte aux

lettres électronique +

Dérogation individuelle possible pour un taux plus

élevé

3 Le frère/la sœur est attributaire

Evolution de la situation familiale ? Un membre du ménage plus âgé ou un parent ouvre-t-il un droit ? Allocations d’orphelin ?

Intégrer tous les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage comme attributaires ainsi que le parent en dehors du ménage dans le Cadastre

_

4 Enfants placés dans le ménage d'un particulier3

Evolution de la situation familiale ? Allocations d’orphelin ?

Intégrer les attributaires potentiels plus âgés / les parents dans le Cadastre

_

1 Une confrontation périodique des données propres avec le Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2017). 2 En cas de coparenté, voir fiche B4. 3 Envoyer message 70ter à l'organisme placeur (par ex. service de familles d'accueil).

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 23

B3) L'ATTRIBUTAIRE1 NE FAIT PAS PARTIE DU MENAGE2

Type de famille Questions Actions Quand ? Remarques

1 Le (demi-)frère ou la (demi-)sœur est

attributaire

Evolution de la situation familiale de l'enfant ?

Un membre du ménage ou un

(beau-)parent en dehors du ménage a-t-il un droit

prioritaire ? Allocations d’orphelin ?

Intégrer tous les attributaires prioritaires potentiels dans le

Cadastre

_ Suivre message boîte aux lettres électronique

2 Un (beau-)parent est attributaire

Evolution de la situation familiale de l'enfant ?

Un droit prioritaire s'ouvre-t-il du chef d'un membre du

ménage ? Allocations d’orphelin ?

Intégrer tous les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage

de l'enfant ainsi que le parent en dehors du ménage dans le Cadastre

_ Suivre message boîte aux lettres électronique

3 L'enfant bénéficiaire est l'allocataire

Evolution de la situation familiale de l'enfant ?

Allocations d’orphelin ?

Intégrer le(s) parent(s) non attributaire(s) dans le Cadastre

_ Suivre message boîte aux lettres électronique

1 Une confrontation périodique des données propres avec le Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2017). 2 En cas de coparenté, voir fiche B4.

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 24

B4) GARDE ALTERNEE OU COPARENTE1

Type de famille Questions Actions Quand ? Remarques

1 Le père est attributaire (toutes

catégories professionnelles)

Evolution de la situation familiale ?

Allocations d’orphelin ?

Intégrer éventuellement la mère non reprise dans le Cadastre

_ Suivre message boîte aux

lettres électronique Dérogation générale

CM 599 3 Le (beau-)parent est

attributaire parce que le père/la mère/le

beau-père ne travaille pas, n'est pas un

travailleur indépendant

Evolution de la situation familiale ?

Allocations d’orphelin ? Priorité2 ?

Intégrer le(s) parent(s) et le beau-parent dans le ménage dans le

Cadastre

_ Suivre message boîte aux lettres électronique

4 La mère est attributaire parce que

le père a cédé son droit prioritaire

Evolution de la situation familiale ?

Allocations d’orphelin ?

Intégrer le père dans le cadastre

_ Suivre message boîte aux lettres électronique

Dérogation générale CM 599

5 Un (non-)parent est

attributaire Evolution de la situation

familiale ? Allocations d’orphelin ?

Intégrer le(s) parent(s) dans le ménage, l'attributaire potentiel plus

âgé dans le ménage dans le Cadastre

_ Suivre message boîte aux lettres électronique

1 Une confrontation périodique des données propres avec le Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2017). 2 Attention ! Jusqu'au 30 juin 2014, application de l'article 60, LC, à partir du 1er juillet 2014, application de l'article 64, LGAF : père, mère, beau-père, belle-mère, plus âgé, coparente ; cf. CO 1403 du 27 février 2015.

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 25

C) LES BENEFICIAIRES FORMULAIRES

GENERALITES1

Enfant en Belgique

Preuves Comment ? Remarques

Etre en vie

Enfant fait partie du ménage de l'allocataire

Groupement dans le

ménage élargi (ménage

comprenant plusieurs

allocataires)

Registre national

Consulter le Registre national lors de l'ouverture du droit

+ adaptations boîte aux lettres électronique + lettre en fonction de la modification

communiquée

Enfant à l'étranger : voir procédures concernant l'allocataire

1 Une confrontation périodique des données propres avec le Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2017).

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 26

L'ETUDIANT / LA FORMATION AU TITRE DE CHEF D'ENTREPRISE (ENFANT DE 18 A 25 ANS)1

Situation Questions Formulaire Fréquence Quand ? Mode d'envoi Remarques

Enseignement en Belgique

Conditions : 27 crédits ;

être inscrit pour un mémoire

17 périodes par semaine2

Flux D062/ P7B

+P9bis3

Annuel 15 septembre

• Groupé • A l’allocataire légal4

(sans préjudice de la délégation de sommes)

L’attestation de l’établissement

d’enseignement avec les éléments correspondants

du P7 suffit (attestation abrégée) + lettre d'information

(c.176) Enseignement à temps

partiel, apprentissage sur le lieu de travail, stage ou

formation reconnue, contrat de formation en

alternance, apprentissage en

alternance

L'étudiant/le stagiaire perçoit-il un salaire pour son travail/une

rémunération ou une prestation sociale ?

P7

+P9bis1

Annuel 15 septembre

• Groupé • A l’allocataire (sans

préjudice de la délégation de sommes)

Demander la preuve du revenu par le biais du

module "travailler apprendre RIP" quand

Rip-in Envoyer module (c.178)

Etudiant / mémorant

L'étudiant travaille-t-il 240 heures5 ?

DMFA Trimestriel − − −

A-t-il perçu une prestation sociale ?

Flux (A015, A020…)

_ _ _ _

Etudiant / interruption de la

formation

Quand l'étudiant a-t-il interrompu sa formation, ses études...?

Toutes les preuves :

Flux D062/ P7A/P20/P9bis,

déclaration, téléphone, courriel…

Evénement − − −

1 Pour la formation de chef d'entreprise avec ou sans stage : maintenant toujours P9bis (lettre circulaire II/C/999/c.142 En cas de montant variable, demander une preuve de salaire ou module formation en alternance). 2 Période cours = 50' (CO 1374). 3 La formation de chef d'entreprise à Syntra ou à l'IFAPME/SFPME ne tombe pas sous le coup de la réforme de l'apprentissage en alternance et reste inchangée respectivement au-delà du 1/9/2016 (Communauté flamande) et du 1/9/2015 (Communauté française et COCOF). 4 En cas de délégation de sommes 5 Etudiant-travailleur indépendant à titre principal (code A) : une déclaration sur l'honneur concernant la norme des 240 heures suffit.

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 27

Formation de chef d’entreprise

• Stage: norme de salaire

• Occupation : idem étudiant

Cf. étudiant / stagiaire ci-

dessus1

Trimestriel

_

_

Cf. info P9bis Cf. lettre circulaire

II/A/997/63/AGY, p. 2

Etudiant qui prépare un mémoire (au sens large)

• Inscription • Dépôt du mémoire

Toutes les preuves :

Flux D062/ P7A/P20/P9bis,

déclaration, téléphone, courriel…

Envoyer module

Annuel Envoyer module

début juillet (999/c.169)

• Groupé • A l’allocataire (sans

préjudice de la délégation de sommes)

Sans preuve contraire, supposer que le mémoire a été déposé en première

session +

L'ETUDIANT EN DEHORS DE LA BELGIQUE (ENFANT DE 18 A 25 ANS) Situation Questions Formulaire Fréque

nce Quan

d Mode d'envoi Remarques

Enseignement dans un autre Etat de l'E.E.E.2

Enseignement reconnu par une autorité, etc. ?

E 402 + P7A ou module 18+ (l'enfant part étudier à l'étranger)

Annuel 15 septembre

• Groupé • à l’allocataire (sans

préjudice de la délégation de sommes)

Rappel 60 jours

Enseignement dans un autre Etat de l'E.E.E.

Enseignement reconnu par une autorité, etc. ?

P7int + P7A ou module 18+ (l'enfant part

étudier à l'étranger)

Annuel 15/9 • Groupé • à l’allocataire (sans

préjudice de la délégation de sommes)

1 La formation de chef d'entreprise relève de l'article 1er de l'AR du 10.08.2005. Pour les stages dans le cadre de la formation, la norme de revenus de l'article 14 de l'AR du 10.08.2005 s'applique. En cas de chômage (en dehors de la formation), c'est l'article 13 de l'AR qui est d'application, de sorte que l'allocation de chômage n'empêche pas l'octroi des allocations familiales 2 Les 28 Etats membres de l’Union européenne (Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Royaume-Uni, Slovénie, Slovaquie, Suède, Tchéquie) + l’Islande, le Liechtenstein, la Norvège et la Suisse.

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 28

L'ETUDIANT dans un pays ayant conclu un accord bilatéral (ENFANT DE 14 A 25 ANS)

Pays Questions Formulaire Fréquence Quand ? Mode d'envoi Remarques

Turquie L'enseignement suivi répond-il aux conditions ?

BT 25 Annuel 15/9 • Groupé • A l’allocataire

Rappel 60 jours

Algérie L'enseignement suivi répond-il

aux conditions ? B ALG 24 Annuel 15/9 • Groupé

• A l’allocataire Maroc L'enseignement suivi répond-il

aux conditions ? B M 25 Annuel 15/9 • Groupé

• A l’allocataire Tunisie L'enseignement suivi répond-il

aux conditions ? B Tunis 24 Annuel 15/9 • Groupé

• A l’allocataire Croatie L'enseignement suivi répond-il

aux conditions ? B HR 402 Annuel 15/9 • Groupé

• A l’allocataire Serbie et Monténégro L'enseignement suivi répond-il

aux conditions ? SRB402+MNE

4021

Annuel 15/9 • Groupé • A l’allocataire

Bosnie-Herzégovine

L'enseignement suivi répond-il aux conditions ?

B Y 30

Annuel 15/9 • Groupé • A l’allocataire

Macédoine L'enseignement suivi répond-il aux conditions ?

RM/BE 402

Annuel 15/9 • Groupé • A l’allocataire

1 Cf. circulaires CO 1264-annexes 5/12 et 5/13.

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 29

LE CONTRAT D'APPRENTISSAGE/L'ENGAGEMENT D'APPRENTISSAGE1 (ENFANT 18 A 25 ANS)

Situation Questions Formulaire Fréquence Quand ? Mode d'envoi Remarques

Le contrat Le contrat d'apprentissage est-il reconnu ?

P9

Annuel 15/9 • Groupé • A l’allocataire

Pour les Etats autres que les 31 membres de l'E.E.E. :

E 403 Rappel 60 jours

Le contrat Le contrat d'apprentissage a-t-il été rompu ou

suspendu ?

P9

Annuel 15/9 • Groupé • A l’allocataire

_

Les cours Les cours sont-ils encore suivis régulièrement ?

P9

Annuel 15/9 • Groupé • A l’allocataire

Attestation du secrétariat d'apprentissage ou attestation de l'autorité compétente à l'étranger

Le revenu Revenu total du mois ? P9

Annuel 15/9 • Groupé • A l’allocataire

Déclaration sur l'honneur de l’allocataire. En cas de montant variable, demander la preuve du salaire ou module formation en

alternance

1 Pour la Communauté française et la COCOF, uniquement les contrats antérieurs au 1/09/2015 (cf. lettre circulaire 996/117 du 18 septembre 2015), pour la Communauté flamande, uniquement les contrats antérieurs au 1/9/2016.

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 30

Le contrat de formation en alternance/Alternerende opleiding12 (ENFANT 18 A 25 ANS)

Situation Questions Formulaire Fréquence Quand ? Mode d'envoi Remarques

Le contrat Preuve de la convention D062 / (Attestation abrégée) P7

Annuel 15/9

• Groupé • À l'allocataire

Le revenu Revenu total du mois ? LLe module "Travailler

apprendre_RIP"

Annuel À la réception du RIP stage • groupé • à l'allocataire

1 À partir du 1/9/2016 en Flandre (cf. lettre circulaire 996/117bis du 19 septembre 2016 et son addendum. 2 Uniquement pour la Communauté française et la COCOF (cf. lettre circulaire 996/117 du 18 septembre 2015).

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 31

L'ENFANT HANDICAPE PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT

Première couche du droit

Situation Questions Formulaire Fréquence Quand ? Mode d'envoi Remarques

Enfant en Belgique

Reconnaissance d'un handicap de 66 %

Demande d'examen médical

message A6511

Une fois Lors du premier examen du droit

ou lors d'une révision

• Individuel Module de notification X1 -

ATTENTION !!!

T001 informatif lorsque l'enfant commence à

travailler pour la première fois, (sauf comme étudiant)

Pas d'interruption des paiements sauf obstacle2

Constatation selon le nouveau système

(AR 28 mars 2003)

Demande d'examen médical

Une fois Lors du premier examen du droit

ou lors d'une révision

• Individuel

Enfant dans un autre Etat

membre de l'E.E.E.

Reconnaissance d'un handicap de 66 %

T001 + courriel au SPF pour

communiquer l'adresse de l'enfant à

l'étranger3

Une fois Lors du premier examen du droit

ou lors d'une révision

• Individuel Notification X1

1 T001 : Voir lettre circulaire II/B/997/72/VIM-JOB-Wam du 10 septembre 2008. 2 Ne constituent pas un obstacle : l'occupation en atelier protégé, les activités non assujetties à l'ONSS, le contrat d'apprentissage des handicapés (code 035), les allocations d'attente (prestations de travail durant le stage d’insertion professionnelle ou sa prolongation). 3 Le SPF envoie lui-même le formulaire d'info et le modèle E 407 à la famille (lettre circulaire 996/92 + courriel aux caisses du 6 mai 2009).

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 32

L'ENFANT HANDICAPE

(ENFANT DE 18 à 21 ANS)

CONTINUATION DU DROIT ( + 2e couche du droit)

Situation Questions Formulaire Quand ? Remarques

Reconnaissance d'un handicap de 66 %

*****

Points sur l’échelle médicosociale

L'enfant travaille-t-il ? Flux (e.a. RIP/DMFA/D047…)1

Vérifier à la réception si l'enfant conserve le taux 47

comme étudiant, demandeur d'emploi inscrit en stage

d'insertion professionnelle (prolongé),

apprenti ou en formation de chef d'entreprise2

ATTENTION !

Consultation TRIVIA 3 mois avant que l'enfant atteigne l'âge de 21

ans3

T1 informatif lorsque l'enfant commence à

travailler, sauf comme étudiant

Pas d'interruption des paiements

sauf obstacle4

Prestation sociale ? Flux (e.a. RIP/DMFA…)1 Vérifier à la réception si l'enfant conserve le taux 47

comme étudiant, demandeur d'emploi,

apprenti ou en formation de chef d'entreprise

Vérifier individuellement l'origine de la prestation sociale

Occupation dans un atelier protégé ?

Flux (e.a. RIP/DMFA…)1

A la réception _

Formation pour le reclassement social des

handicapés ?

Flux (e.a. RIP/DMFA…)1

A la réception _

1 Voir le guide d'utilisateur DIMONA/RIP annexé à la CO 1373 du 5 août 2008 et la lettre circulaire 997/80 du 2 décembre 2014. 2 Voir circulaire ministérielle, CM 610 du 23 mars 2010 + lettre circulaire II/c.996/98 du 24 mai 2011 3 Consultation TRIVIA au sujet du formulaire qui doit être envoyé (module 20) 4 Ne constituent pas un obstacle : l'occupation en atelier protégé, les activités non assujetties à l'ONSS, le contrat d'apprentissage des handicapés (code 035).

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 33

LA PERSONNSE HANDICAPÉE (+ 25 ANS) PROCEDURES D'EXAMEN ET CONTINUATION DU DROIT

Situation Questions Formulaire Quand ? Remarques

Reconnaissance d'un handicap de 66 %

+ occupation dans un atelier protégé ou incapacité totale

de travailler

Occupation ? Flux A la réception Attestation unique

Interroger l'ONP/l'INASTI Pension

-

Prestation sociale ? Flux A la réception Déclaration de l'allocataire (vérifier individuellement l'origine de la prestation

sociale) -

Occupation dans un atelier protégé ?

Flux

A la réception Attestation de l'atelier protégé / Codes employeur sur la DMFA

Chômage ou maladie après atelier protégé

Chômage indemnisé ou reconnu en incapacité de

travail + 66 %

Flux

A la réception

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 34

L'ENFANT PLACE (JUSQU'A 18 ANS) PROCEDURES D'EXAMEN ET CONTINUATION DU DROIT1

Situation Questions Formulaire Fréquence Quand ? Mode d'envoi Remarques

Placé par une autorité dans une

institution

La décision de placement reste-t-elle en vigueur ?

Suivre D227(bis)

P3

Annuel 5/9 • Groupé • A l'allocataire des 2/3

La décision de placement est-elle suspendue ?

Et ensuite poursuivie dans la même institution ou une

autre à la charge de l'autorité publique en

application de la réglementation de

protection de la jeunesse ? La décision du tribunal de

la jeunesse suite au premier placement peut

être maintenue Enfant placé par une autorité chez

un particulier2

La décision de placement reste-t-elle en vigueur ?

Suivre D227(bis)

P3b

Annuel 5/9 • Groupé • A l’allocataire

Paiement de l'allocation forfaitaire 70ter, LC3. Pour la Communauté flamande, le formulaire

P3b, D228P est supprimé4 Placement par une

autorité, proche d'un

placement dans une institution ou chez un particulier

La décision de placement reste-t-elle en vigueur ?

Suivre D227(bis)

P3

Annuel 5/9 • Groupé • A l’allocataire

_

1 A la réception du brevet : toujours informer l'autorité responsable du placement de la reprise de la compétence. 2 Notifier le paiement 70ter (rappel CO1386/2015)!! 3 Cf. CO 1344 du 10 juillet 2003, CO 1355 du 16 janvier 2006 et lettre circulaire II/A/996/45/ du 24 décembre 2003. 4 Suite au décret portant organisation du placement familial (voir courriels du 24 décembre 2013 et du 10 novembre 2015 adressé aux caisses d'allocations familiales).

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 35

Maintien de la mesure de

placement après la majorité (CM 482)

La décision de placement reste-t-elle en vigueur ?

Suivre D227(bis)

P3

A la majorité, ensuite annuel

5/9 • Groupé • A l'allocataire des 2/3

_

LE JEUNE INSCRIT COMME DEMANDEUR D'EMPLOI PENDANT LE STAGE D’INSERTION PROFESSIONNELLE1

PROCEDURES D'EXAMEN ET CONTINUATION DU DROIT2

Situation Questions Formulaire Fréquence Quand ? Mode d'envoi Remarques

Début du stage d'attente

Le demandeur d'emploi est-il inscrit valablement ?

Flux A200/D043 Une fois Lors de l'inscription

• Electronique A défaut de flux, chaque

attestation datée de l'autorité compétente

Début du stage d'attente

Le demandeur d'emploi reçoit-il un revenu de remplacement ou a-t-il commencé à travailler ?

P203 avec P20A

Une fois Lors de la réception de l'attestation d'inscription

• Individuel _

A partir de l'inscription4

Le demandeur d'emploi a-t-il commencé à travailler5 ?

Flux/ Messages RIP

Une fois Lors de l'occupation

• Electronique Suspension immédiate des paiements + lettre

avec modules appropriés 18bis

+ P20

Radiation comme demandeur

d'emploi

L'inscription a-t-elle été radiée pour cause de maladie ?

Flux A200/P20 + certificat médical

Une fois Fin du stage d’attente

• Individuel

Fin du stage d'insertion

professionnelle

Le demandeur d'emploi reçoit-il un revenu de remplacement ou a-t-il commencé à travailler ?

P20 avec P20c/Trivia

Une fois Fin du stage d'insertion

professionnelle

• Groupé • A l’allocataire

Voir : Lettre circulaire II/C/999/c.153/SN du 1er juillet 2009

1 Voir CO 1389 du 16 mai 2012, CO 1395 du 14 novembre 2014 et CO 1410 du 10 juin 2016. Inscription comme demandeur d'emploi : présomption de cessation des études (cf. CO 1386/2012) 2 Lettre circulaire 996/82bis datée du 5 août 2011. 3 Voir les instructions fournies par la CO 1374. 4 Le jeune est en stage d’insertion professionnelle : troisième trimestre, examiner la double qualité en tant qu'étudiant et demandeur d'emploi. 5 Pour le stage de transition : cf. lettre circulaire c.169 + feuille d'info P20.

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2017 36

LE JEUNE INSCRIT COMME DEMANDEUR D'EMPLOI

Situation Questions Formulaire Fréquence Quand ? Mode d'envoi Remarques

Inscription

impossible pour cause de maladie - Maladie pendant le stage d'insertion professionnelle

Le demandeur d'emploi reste-t-il

malade sans interruption ?

L'ONEM a-t-il suspendu le stage d'insertion professionnelle pour cause

de maladie1?

Certificat médical

Une fois

Lors de l'événement

• Individuel

A la fin de la maladie, la (ré-)

inscription est exigée dans les 5 jours ouvrables2

Prolongation de la période d'octroi (360

jours) après 2 évaluations pour cause d'évaluation négative des efforts

pour trouver du travail

La période d'octroi peut-elle être prolongée de 6 mois tant que 2 évaluations positives n'ont pas été obtenues3 ?

SIP_1 Une fois Fin période d'octroi

• Groupé demander lettre de convocation

+ dernière décision

Suspension de la prolongation du SIP

pour cause de maladie, détention, séjour à l'étranger

Durée de la suspension ? Quand la prolongation du SIP reprend-elle ?

Contact avec ONEM

Une fois Lors de l'événement

• Individuel Le congé de maternité ne

suspend pas le SIP

Fin de la prolongation du SIP en vertu de l'article

36 de l'arrêté du chômage (condition

d'études)

Le demandeur d'emploi remplit-il les conditions de l'article 36 de l'arrêté du chômage pour obtenir une allocation d'insertion4?

Cf. attendre communication de l'ONEM

Une fois Lors de l'événement

• Individuel Procéder au rembourse-

ment pour toute la période de

prolongation du SIP

1 La grossesse n'est pas une raison pour suspendre le stage. En cas de doute, demander à l'ONEM (cf. 996/82). A partir du 1er janvier 2016, compétence au FOREM, Actiris, VDAB et ADG. 2 En cas de non-réinscription : période d'octroi limitée à la durée du stage d'attente, sauf si l'ONEM ne radie pas mais prolonge (annexe 2, lettre circulaire 996/82 du 7 mars 2008). 3 Suivi de la disponibilité active cf. CO 1410 du 10 juin 2016 4 Deux évaluations positives et aucun droit au allocations cf. lettre circulaire 996/118 du 7 septembre 2015.

1

ANNEXE IIIa à la CO 1386/2017

FICHE

L'ETUDIANT ET LE JEUNE DEMANDEUR D'EMPLOI PENDANT LE STAGE D'INSERTION PROFESSIONNELLE

+ Schéma en annexe

2

Introduction

L'étudiant qui suit les cours jusqu'à la fin de l'année scolaire ou académique, c'est-à-dire qui n'interrompt pas ses études, a droit aux allocations familiales pendant la période des vacances. Si l'étudiant ne s'inscrit pas à un établissement d'enseignement avant la fin de l'année, la période des vacances est censée prendre fin au plus tard le 31 août dans l'enseignement non supérieur et au plus tard le 30 septembre dans l'enseignement supérieur. Si l'étudiant reprend les études après la période des vacances, une occupation éventuelle de plus de 240 heures pendant le troisième trimestre ne constitue pas un obstacle pour le droit aux allocations familiales. Même les études qui ne donnent pas droit aux allocations familiales conviennent également. Si les études ne sont pas reprises après les vacances d'été, l'étudiant ne peut avoir travaillé plus de 240 heures au cours du troisième trimestre. La caisse d'allocations familiales vérifie cette information à l'aide de la DMFA du troisième trimestre (les vacances d'été). Ce message est reçu dans le courant du quatrième trimestre. Pour les étudiants dans l’enseignement à temps partiel, la norme des revenus (max. 520,08 EUR) s'applique également durant la période des vacances. SITUATION I : L'étudiant reprend les études après les vacances Phases du traitement du dossier = procédure standard :

• La caisse d'allocations familiales paie les allocations familiales pour les mois de juillet, août et septembre.

• Les déclarations Dimona (données RIP) ne sont pas traitées. • La caisse d'allocations familiales envoie en septembre le formulaire/l'information P7

pour la nouvelle année scolaire/académique. • En attendant de recevoir les informations concernant les études de la nouvelle année

scolaire/académique, les allocations familiales sont payées à titre provisionnel jusqu'au mois de novembre inclus.

• Si la caisse d'allocations familiales reçoit, au plus tard début décembre, la preuve que les études se poursuivent, les paiements continuent.

• S'il s'agit d'études à temps partiel et de travail à temps partiel ou d'un étudiant qui prépare un mémoire, on envoie une information complémentaire (lettres spéciales).

• Chaque étudiant reçoit des informations au cours de l'année d'études (P7B/lettre d'info Etudiant 18+).

• L'occupation éventuelle de plus de 240 heures durant les mois de vacances ne constitue pas un obstacle.

• Si la caisse ne reçoit aucune information (même provisoire) concernant les études ou une activité professionnelle le 15 novembre au plus tard, elle envoie une lettre de rappel à la famille. Si la famille ne réagit PAS, les allocations familiales payées à titre provisionnel sont récupérées le 15 décembre.

Uniquement pour les étudiants dans des établissements d'enseignement de la Communauté française

• Etant donné que la Communauté française, contrairement aux Communautés flamande et germanophone, n'envoie pas de données électroniques concernant les études au secteur des allocations familiales, le formulaire (P7) est rappelé aux familles vers la

3

mi-novembre si aucune preuve des études sur papier n'a encore été reçue à ce moment-là.

• Un deuxième rappel est envoyé à la mi-décembre (facultatif). • Si la famille ne réagit pas, les allocations familiales payées à titre provisionnel sont

récupérées le 31 janvier de l'année suivante au plus tard. Pour les étudiants de la Communauté germanophone

• Etant donné que de nombreux étudiants de la Communauté germanophone étudient dans des institutions d'enseignement de la Communauté française, un formulaire bilingue (français/allemand) est envoyé en septembre. Dans ce cas, la procédure se déroule comme dans la Communauté française (point précédent).

SITUATION II : Inscription comme demandeur d'emploi avec ou sans prolongation des études après les vacances Hypothèse I : L'étudiant s'inscrit comme demandeur d'emploi après ses études (pas de reprise des études après les vacances) Double qualité pendant la période des vacances (demandeur d'emploi/étudiant). Conformément à l'article 62, § 5, LGAF, le jeune a droit aux allocations familiales en tant que demandeur d'emploi pendant le stage d'insertion professionnelle (360 jours civils ou 12 mois + éventuelle prolongation). Le droit est toutefois subordonné à la condition des revenus de 530,49 EUR par mois au maximum. En outre, le droit en tant qu'étudiant n'est pas perdu pendant la période des vacances. En cette qualité, le jeune peut travailler pendant 240 heures au maximum. Phases du traitement du dossier :

• La caisse d'allocations familiales reçoit un avis d'inscription comme jeune demandeur d'emploi dans un service régional de l'emploi (D043).

• Changement de procédure :

• La caisse d’allocations familiales envoie les informations + un formulaire

(formulaire P20a) pour le jeune demandeur d'emploi. • Les données RIP sont suivies : la caisse suspend le paiement à partir du mois

de réception d'une occupation (Rip-in). • La caisse d'allocations familiales envoie une lettre + le formulaire pour signaler

la suspension et demander le revenu (P20b) : • Le revenu est inférieur au plafond maximum de 530,49 EUR : reprise

du paiement ; • Le revenu est supérieur au plafond maximum : les allocations familiales

restent suspendues ; • L'occupation est définitive et dépasse la durée du stage d'insertion

professionnelle : la caisse d’allocations familiales clôture le dossier.

4

• La famille ne réagit pas au formulaire P20 : les allocations familiales restent suspendues.

• La caisse d'allocations familiales contrôle au cours du quatrième trimestre, à l'aide de la DMFA du troisième trimestre (vacances d'été), l'occupation éventuelle de plus de 240 heures pendant les mois de vacances :

• L'occupation s'élève à plus de 240 heures : droit pour les mois de vacances (à partir d'août) pendant lesquels le revenu est inférieur au plafond de 530,49 EUR ;

• L'occupation ne s'élève PAS à plus de 240 heures : droit pour les mois de vacances même lorsque le revenu est supérieur au plafond de 530,49 EUR => les allocations suspendues pour les mois d'été sont payées immédiatement.

• Pas de données ni d'occupation définitive : la caisse d’allocations familiales

envoie encore un formulaire global après la période d'octroi (stage d'insertion professionnelle) (P20c + P20Com) :

• Le formulaire P20c est renvoyé => droit pour les mois pendant lesquels le revenu est inférieur au plafond de 530,49 EUR ;

• Le formulaire n'est pas renvoyé (après rappel) : => décision d'office sur la base de la règle des cinq jours pour les mois au cours desquels on a payé à titre provisionnel :

1. Mois avec 5 jours de travail ou 38 heures au maximum : droit d'office aux allocations familiales ;

2. Mois avec plus de 5 jours de travail ou plus de 38 heures : pas de droit ou récupération sur la base d'un salaire trop élevé1. La charge de la preuve du contraire appartient à la famille.

• Le formulaire SIP_1 (demande de prolongation du SIP) est envoyé : le jeune a obtenu une ou deux évaluations négatives/une positive + une négative de ses efforts pour trouver du travail de l'ONEM/du service régional de l'emploi la PO est prolongée (notification à l'aide du module de lettre SIP_2).

• Les données RIP sont suivies : la caisse suspend le paiement à partir du mois de réception d'une occupation (Rip-in). Le processus de décision se poursuit comme dans l'hypothèse I (supra).

• Scénarios possibles

1. L'intéressé envoie une copie de la nouvelle évaluation négative/positive2 le processus de décision se poursuit comme dans l'hypothèse I (supra) + nouvelle prolongation (envoi SIP_2).

1 Motivation de la décision de récupération : « Les revenus de l'occupation de votre fils ou de votre fille pendant le mois de … dépassent le maximum légal de 530,49 EUR (AR du 12 août 1985). » La famille a la possibilité de fournir la preuve du contraire.

2 Tant qu'il n'y a pas deux évaluations positives.

5

2. Pas de nouvelle évaluation négative/positive reçue après 6 mois rappel avec SIP_3, le processus de décision se déroule comme dans l'hypothèse I (supra) :

3. Reçu une évaluation négative/positive (après le rappel avec SIP_3) fin de la prolongation. La caisse envoie le module SIP_4 = communication d'un indu.

4. Si on a deux évaluations positives à la fin de la prolongation P20C, le processus de décision s'achève comme dans l'hypothèse I (supra): (+ éventuellement décision d'office).

Hypothèse II : L'étudiant s'inscrit comme demandeur d’emploi après ses études (+ reprise des études après les vacances ou durant la prolongation du stage d'insertion professionnelle)

Phases du traitement du dossier :

• Cf. hypothèse I.

MAIS : • Les études après les vacances ou durant la prolongation du stage d'insertion

professionnelle donnent droit aux allocations familiales (au moins 27 crédits ou 17 périodes de cours par semaine) :

• Double qualité uniquement pendant le stage d'insertion

professionnelle (360 jours civils ou 12 mois). Le droit comme étudiant est maintenu. En cette qualité, le jeune peut travailler pendant 240 heures par trimestre au maximum. La caisse d'allocations familiales contrôle la DMFA de l'employeur par trimestre. Dans le cas où la norme horaire par trimestre est dépassée, les paiements sont suspendus et l'on examine ensuite le droit en qualité de jeune demandeur d’emploi : envoi d'un formulaire P20 pour l'examen du droit subordonné à la condition des revenus de 530,49 EUR par mois au maximum. Les paiements provisionnels restent suspendus tant que l'occupation se poursuit, sauf si l'intéressé démontre suffisamment que le volume de travail a diminué (déclaration sur l'honneur). Si le droit comme étudiant n'a pas été suspendu, aucun formulaire P20c ne doit être envoyé à la fin de la période d'octroi (PO).

• Reprise des études durant la prolongation du stage d'insertion professionnelle fin de la prolongation + plus de double qualité

Les études après les vacances ou pendant la prolongation du SIP ne donnent pas droit aux allocations familiales (moins de 27 crédits ou 17 périodes de cours par semaine). L'occupation éventuelle de plus de 240 heures pendant les mois de vacances ne constitue pas un obstacle : droit pour les mois d'été même quand les revenus sont supérieurs au montant maximum de 530,49 EUR

6

• Interruption ou diminution des études (< 27 crédits / < 17 périodes de cours) durant la prolongation du stage d'insertion professionnelle

Le formulaire SIP_1 (demande de prolongation du SIP) est renvoyé : le jeune a obtenu une ou deux évaluations négatives/une évaluation positive + une négative de ses efforts pour trouver du travail de l'ONEM/du service régional de l'emploi le SIP est prolongé jusqu'au 6e mois si l'ONEM/le service régional de l'emploi prolonge et que la procédure est suivie (notification avec module de lettre SIP_2).

SITUATION III : L'étudiant ne reprend pas les études après les vacances (+ information à la caisse) Si les études ne sont pas reprises après les vacances d'été, l'étudiant ne peut avoir travaillé plus de 240 heures au cours du troisième trimestre. La caisse d'allocations familiales vérifie cette information à l'aide de la DMFA du troisième trimestre (les vacances d'été) au quatrième trimestre. Phases du traitement du dossier :

• La famille signale la cessation des études et l'occupation éventuelle. • La caisse d'allocations familiales évalue le droit pendant la période des

vacances en tenant compte des informations communiquées : • Pas de dépassement possible de la norme de 240 heures : paiement provisionnel de la période de vacances ; • Dépassement possible de la norme de 240 heures : blocage des paiements pour la partie restante de la période de vacances ;

• La caisse d'allocations familiales contrôle au cours du quatrième trimestre, à l'aide de la DMFA du troisième trimestre (vacances d'été), l'occupation éventuelle de plus de 240 heures pendant les mois de vacances :

• L'occupation s'élève à plus de 240 heures : pas de droit pour les mois de vacances => les allocations familiales éventuellement payées sont récupérées ;

• L'occupation ne dépasse PAS 240 heures : droit pour les mois de vacances => régularisation éventuelle des allocations familiales qui n'ont pas été payées.

SITUATION IV : L'étudiant ne reprend pas les études après les vacances (PAS d'information à la caisse) Phases du traitement du dossier :

• Comme la SITUATION I => la caisse d'allocations familiales suppose en effet que les études se poursuivent = procédure standard !

7

MAIS : • La caisse ne reçoit pas de preuve de poursuite des études au plus tard début

décembre. Interruption des paiements. • Si elle ne dispose d'aucune information (même pas provisoire) concernant les

études le 15 novembre, elle envoie un rappel/le module 15 novembre à la famille.

• Si la famille ne réagit PAS, les allocations familiales payées à titre provisionnel sont récupérées le 15 décembre ou un dernier rappel est envoyé le 15 décembre, après quoi l'indu est notifié au plus tard le 31 janvier (procédure facultative pour la Communauté française)3.

• L'occupation éventuelle de plus de 240 heures durant les mois de vacances constitue un obstacle. La caisse d'allocations familiales récupère aussi, le cas échéant, ces allocations familiales payées (cf. message DMFA du troisième trimestre, reçu normalement par la caisse d'allocations familiales au quatrième trimestre).

--------------------------

3Catégorie d'indu B : erreur, négligence ou omission de l'assuré social. Les allocations familiales restant dues peuvent être retenues à 100 %, dans les conditions exposées dans la circulaire ministérielle CM 432 du 22 août 1984.

8

ANNEXE IIIb à la CO 1386/2017

SCHEMA de l'(ex-)ETUDIANT

PERIODE DES VACANCES + STAGE D'INSERTION PROFESSIONNELLE + prolongation du SIP

SITUATION Continua- tion du

paiement pendant

les vacances

d'été

Traitement RIP/Dimona

(Rip-in)

Suspension en cas de

travail

Suspen-sion en cas

de chômage

Envoi information +

formulaire

Double statut Etudiant + demandeur

d'emploi

Contrôle 3e trimestre (via

DMFA)

Vérifier condition

des revenus

Rappel le 15 novembre + cessation des

paiements le 30 novembre

L'étudiant reprend les études après les

vacances

Oui Non1 Oui En septembre (formulaire

P7)2

Non Oui, travail > 240 h pas d'obstacle / enseignement à temps partiel < 530,49 EUR

Non, sauf si à temps partiel

Non

L'étudiant s'inscrit comme demandeur d'emploi après ses

études (pas de reprise des études

après les vacances)

Oui

Cf. ci-contre

Oui, suspension provisoire +

envoi du P20

Oui, suspensio

n provisoire

+ envoi du P20

Oui, au début et à la fin du stage d'insertion

professionnelle (P20)

Oui, pendant la période des

vacances

d'août à la fin des vacances

d'été

Oui, travail > 240 heures = obstacle

pour le 3e trimestre

Oui, droit si le revenu < 530,49

EUR

à partir d'août

Non

1 Envoi annuel de la lettre d'information 18+ en Communauté flamande

2 Une information supplémentaire est envoyée à l'étudiant qui prépare un mémoire + en cas d'études à temps partiel / travail à temps partiel

9

SITUATION Continua-tion du

paiement pendant

les vacances

d'été

Traitement (Rip-in)

Suspension en cas de

travail

Suspension en cas

d'allocations de chômage

Envoi information

+ formulaire

Double statut Etudiant + demandeur

d'emploi

Contrôle 3e trimes-

tre (via DMFA)

Vérifier condition des

revenus

Rappel le 15 novembre + cessation des paiements le 30 novembre

Le jeune durant la prolongation du SIP

- Oui, suspension provisoire +

envoi du P20

Réception des allocations =

Fin de la prolongation

(application de l'article 48)

Oui, au début et à la fin de la prolonga-tion du SIP (CO 1410)

Etudes = fin de la prolongation

Pas de double statut

Cessation des études :

Prolongation du SIP si

l'ONEM/ORBEM prolonge cf. CO

1410

- Oui, droit si le revenu

< 520,08 EUR

Durant la prolongation

-

L'étudiant s'inscrit comme demandeur d'emploi après ses études (reprise des

études après les vacances >27

crédits)

Oui Non Oui, suspension provisoire +

envoi du P20

Oui, P20 au début du

SIP). Si droit

comme étudiant

suspendu : P20c à la

Oui, pendant le stage d'insertion professionnelle

Oui, travail >

240 heures

n'est pas un

obstacle pendant

Contrôle norme de

240 heures DMFA Si >

240 heures, droit si

revenu <

Non

10

fin du SIP le stage d'inser-

tion professi-onnelle

530,49 EUR

SITUATION Continua-tion du

paiement pendant

les vacances

d'été

Traitement RIP/Dimona

(Rip-in)

Suspension en cas de

travail

Suspension en cas

d'allocations de chômage

Envoi information

+ formulaire

Double statut Etudiant + demandeur

d'emploi

Contrôle 3e trimest

re (via DMFA)

Vérifier condition des

revenus

Rappel le 15 novembre + cessation des paiements le 30 novembre

L'étudiant s'inscrit comme demandeur d'emploi après ses études (reprise des

études après les vacances - moins de

27 crédits)

Oui Oui, suspension provisoire +

envoi du P20

Oui, suspension provisoire +

envoi du P20

Oui, au début et à la fin du

stage d'insertion professionn

elle (P20)

Pendant la période des

vacances, d'août à la fin des

vacances d'été

Oui > 240 heures

n'est pas un

obstacle

Oui, droit si le revenu

< 530,49 EUR

Non

L'étudiant ne reprend pas les études après les

vacances (information à la

caisse)

Oui Non Oui Pas de formulaire

en septembre (formulaire

P7)

Non, pas d'inscription

comme demandeur

d'emploi

Oui, travail > 240 h =

Récupération

Non Non

11

L'étudiant ne reprend pas les études après les vacances (PAS

d'information à la caisse)

Oui Non Oui En septembre

(P7)

Non Oui, travail >240 h =

Récupération

Non Oui