Expert PR Taxes 2016 - Microsoft · 2017-02-01 · Expert PR Taxes 2016 Trial Balance Enero 2017 PO Box 70198 San Juan PR 00936 p. 787.287.2777 f. 787.287.7948 [email protected]

Expert PR Taxes 2016

Trial Balance

Enero 2017

PO Box 70198

San Juan PR 00936

p. 787.287.2777

f. 787.287.7948

[email protected]

www.cegsoft.com

Tabla de contenido

I. Derechos de Autor .................................................................................................. 1

II. Introducción .......................................................................................................... 2

Objetivo ................................................................................................................................................. 2

III. Trial Balance - Individuo ...................................................................................... 3

IV. Trial Balance - Corporación .................................................................................. 8

Como importar un Trial Balance ....................................................................................................... 8

Pantalla de Trial Balance ................................................................................................................... 13

Menú Trial Balance ............................................................................................................... 13

Como trabajar con Ajustes................................................................................................................ 15

Como trabajar con Distribuciones ................................................................................................... 18

Como trabajar con Sub Grupos ....................................................................................................... 19

TRIAL BALANCE

© 2016 COMPUTER EXPERT GROUP, LLC. DBA CEGSOFT. 1

Derechos de Autor

Esta guía y el programa descrito en esta, están protegidos. Ninguna porción de esta guía o el

programa descrito podrá ser copiado, fotocopiado, reproducido, traducido, reducido y/o

comprimido por ningún método electrónico y/o algún medio de lectura en su totalidad o parcial sin

el previo consentimiento escrito de Computer Expert Group, LLC.

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Introducción

Objetivo

Así como CEGsoft se dedica a facilitar la interacción entre el ser humano y la tecnología a través de

la creación de programas fáciles de usar, este manual encaminará al usuario a poder configurar y a

trabajar con el programa de Expert PR Taxes, de una manera simple y efectiva.

Para poder hacer este proceso amigable, hemos utilizado visuales y un lenguaje simple que ayudará al

usuario a reconocer e identificar los procesos necesarios para poder cumplir sus metas de trabajo en

el tiempo establecido.

En este corto manual, se demuestra cómo trabajar con cada una de las versiones de Trial Balance

que existen en el programa de Expert PR Taxes. Actualmente hay dos versiones, una en el módulo

de Individuo y otra en el de Corporación. En las siguientes secciones, se describirá como trabajar

con cada una paso a paso.

TRIAL BALANCE


Trial Balance - Individuo

A través de las hojas de trabajo, puede trabajar con el Trial Balance del cliente. El mismo puede ser

utilizado para trabajar las cantidades en la Forma Única del cliente.

Para importar información a esta sección, puede seguir los siguientes pasos:

1. Presione el enlace de “Import” o “Please Import a Trial Balance”.

2. En la próxima pantalla, el sistema pedirá que seleccione el archivo del cual desea importar

información.

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3. Si desea descargar la plantilla de Trial balance, escoja el enlace de “Download Template”.

Esto abrirá un navegador para que guarde el archivo generado por el programa en su

computadora.

4. Si tiene una hoja de Excel lista para importar, presione el botón de “Browse” para navegar y

localizar el archivo en sus documentos.

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5. Presione el botón de “Continue”.

6. La próxima pantalla evaluará la plantilla por errores. De encontrar alguno podrá corregirlos

en la plantilla e intentar nuevamente. Si no tiene errores, se mostrará la siguiente pantalla.

7. Presione el botón de “Continue”.

8. Luego, conteste las preguntas de importación según su preferencia y presione el botón de

“Finish”.

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9. El sistema mostrará los resultados de la importación en la próxima pantalla.

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10. Presione el botón de “Return to Trial Balance” para terminar con el proceso.

11. Si la importación fue exitosa, podrá ver las transacciones importadas en la pantalla principal

del Trial Balance.

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Trial Balance - Corporación

En esta sección se discutirá como utilizar el trial balance que se encuentra en varias formas de

corporación. El Trial Balance siempre será la primera opción que se ve en la lista de anejos y páginas

de la planilla en la que se está trabajando.

Como importar un Trial Balance

Para comenzar a trabajar con un Trial Balance de Corporación:

1. Presione el botón de Importar en la parte superior izquierda de la sección.

2. Luego seleccione la opción de Descargar Plantilla.

3. El sistema le proveerá un navegador para que escoja donde guardar la plantilla. Seleccione la

dirección deseada y presione Save.

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4. Abra la plantilla que descargó del programa para editarla.

5. La plantilla de Excel tiene tres hojas de trabajo:

a. TrialBalance: Utilizada para insertar los records de las cuentas.

b. Field Instructions: Se utiliza para obtener la información y el formato de cada

campo o columna de Excel.

c. Group Code List: Lista de códigos de grupo que se utilizan para parear las cuentas

con los campos de la planilla.

Nota: Es importante que el usuario entre al menos los Group Codes de cada cuenta para

parear la misma con la línea deseada de la planilla. Las columnas de AllocCode (Véase

Como trabajar con Distribuciones) y SubGroupCode (Véase Como trabajar con Sub

Grupos) no son requeridas y serán discutidas más adelante en este manual.

6. Luego que edite la plantilla, regrese al programa de Expert PR Taxes.

7. Presione el botón de Importar nuevamente.

8. Esta vez, escoja la opción de Archivo de Excel (.xlsx).

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9. El sistema le proveerá un navegador nuevamente para que escoja donde guardó la plantilla

que editó previamente.

10. Seleccione la plantilla deseada y presione Open.

11. En la ventana de Hoja de Trabajo, seleccione la hoja de TrialBalance o la que contiene la

información del Trial Balance.

12. Presione Importar

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13. Luego el programa le mostrará las Opciones de Importe.

14. Lea cuidadosamente cada una de ellas y contéstelas de acuerdo a la acción que desea tomar

con la información importada.

15. Presione Importar.

16. El programa le mostrará las Advertencias de Importe las cuales sirven como detalle de los

resultados de la importación.

17. Luego de leer las advertencias, presione Cerrar.

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18. Al cerrar la ventana previa, vera que la tabla de Trial Balance tendrá la información

importada exitosamente.

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Pantalla de Trial Balance

Luego de importar la información de la plantilla verá la pantalla del Trial Balance y sus detalles los

cuales se describen a continuación.

A. Menú Trial Balance: Incluye las diferentes opciones que pueden ser utilizadas en el Trial

Balance.

B. Sección de Búsqueda: Permite filtrar por condiciones (número de cuenta, descripción, etc.)

para buscar cuentas en específico.

C. Botones de Editar: Permite editar cuentas que han sido añadidos al Trial Balance.

Menú Trial Balance

Transferir a la planilla: Permite transferir la información del “Trial Balance” a las partes

correspondiente de la planilla que se está trabajando (Corporación regular).

Exportar: Permite exportar la información del “Trial Balance” del programa a una hoja de

Excel.

Importar: Sub menú para acciones de Importación.

B

A

C

TRIAL BALANCE


o Archivo de Excel (.xlsx) – Importar el Trial balance de una hoja de Microsoft

Excel 2007 o mayor versión.

o Descargar Plantilla – Genera un archivo de Excel con la plantilla para importar el

Trial Balance al programa.

Opciones: Sub menú que contiene otras acciones a tomar con el Trial Balance.

o Ajustes: Permite al usuario añadir, editar y ver los ajustes al Trial Balance (Véase

sección Como trabajar con Ajustes)

o Distribuciones: Permite al usuario añadir, editar y ver las distribuciones al Trial

Balance (Véase sección Como trabajar con Distribuciones)

o Sub Grupos: Permite al usuario añadir, editar y ver las distribuciones al Trial Balance

(Véase sección Como trabajar con Sub Grupos).

o Rollover: Esta opción cambia las cantidades de todo el Trial Balance del Balance

del año actual a la columna de Cantidad año anterior.

o Limpiar Trial Balance: Esta opción elimina toda la información de la pantalla de

Trial Balance. Si ya había transferido a la planilla, esto no elimina la información que

se transfirió.

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Como trabajar con Ajustes

Los ajustes pueden ser trabajados bajo la opción de Trial Balance o en cada línea de la planilla para la

cual transfiere. A continuación, los pasos a seguir para trabajar con los ajustes:

1. Presione el botón de Opciones.

2. Escoja la opción de Ajustes.

3. Presione el botón de Añadir Ajuste para añadir uno manualmente.

4. Adicionalmente, puede importar los ajustes desde una hoja de Excel utilizando la opción de

Importar de la misma forma como es discutido en la sección previa de importación.

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5. Una vez entre la información del ajuste, presione Guardar Ajuste para continuar a la

próxima ventana. Recuerde que todos los ajustes deben tener balance de $0 para poder ser

grabados.

Nota: El botón rojo al lado derecho del record de se utiliza para eliminar la entrada del

ajuste. La línea vacía con el indicador verde es para añadir un nuevo ajuste.

6. Cuando termine de trabajar con los ajustes, los mismos serán mostrados en el Trial Balance

TRIAL BALANCE


TRIAL BALANCE


De igual manera, puede editar los ajustes directamente en la línea de la planilla que desea cambiar.

Las líneas afectadas por las cantidades del Trial Balance estarán cerradas y tendrán un símbolo de

ajuste dentro del campo de la cantidad.

Presione este símbolo de Añadir Ajuste para editarlo directamente en la línea siguiendo los pasos

anteriores.

Como trabajar con Distribuciones

Las Distribuciones permiten transferir ciertos porcientos de las cantidades a distintos anejos según

indicados. Las planillas donde mayormente se utiliza esta opción son las de Corporación Regular

(Anejo S) y las de Incentivos Industriales.

Para añadir, editar y remover distribuciones:

1. Presione el botón de Opciones en la pantalla de Trial Balance.

2. Seleccione la opción de Distribuciones.

3. Presione Añadir Distribución.

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4. Entre los detalles de la distribución y presione Guardar Distribución.

5. Para editar los detalles de la distribución, presione el botón del papel/lápiz.

6. Si desea remover una distribución, presione el botón del zafacón.

Nota: Recuerde que el balance del porciento de distribución debe cuadrar al 100%.

Como trabajar con Sub Grupos

Los sub grupos se utilizan para clasificar aún con más detalle las cuentas. Considere que los sub

grupos creados y sus títulos son utilizados en las hojas de detalles adjuntos a través de la planilla.

Para añadir, editar y remover sub grupos:

1. Presione el botón de Opciones en la pantalla de Trial Balance.

2. Seleccione la opción de Sub Grupos.

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3. En el listado, entre un número para el sub grupo y una descripción.

4. Presione Guardar Sub Grupos para guardar los cambios

Adicionalmente, puede importar desde una hoja de Excel los Sub Grupos al Trial Balance,

presionando el boton de Importar.

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