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Expert/M Plus Manuel Importation UBL

www.kluwer.be/software

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Expert/M Plus Manuel Importation UBL 1

Table des matières

1. GÉNÉRAL ............................................................................................................................................................ 2

2. INSTALLATION DU LOGICIEL ..................................................................................................................... 2

3. CONFIGURATION DANS LA GESTION CENTRALE DES DOSSIERS ................................................... 2

4. CONFIGURATION IMPORTATION UBL ..................................................................................................... 3

ONGLET CLIENTS/FOURNISSEURS ............................................................................................................................... 4

ONGLET TABLEAUX DE CONNEXION ........................................................................................................................... 5

5. UBL IMPORT WIZARD .................................................................................................................................... 6

EMPLACEMENT DU FICHIER ......................................................................................................................................... 6

JOURNAUX .................................................................................................................................................................. 7

DÉPLACEMENT DE FICHIERS ........................................................................................................................................ 8

ECRAN DE TRAITEMENT DU DOCUMENT ...................................................................................................................... 9

RAPPORT DE STATUT ................................................................................................................................................. 10

6. EXPERT/M PLUS ............................................................................................................................................. 11


1. Général

A partir du 1er janvier 2013, la facturation électronique est équivalente à la facturation papier. Ceci est le résultat d'une modification fédérale suite à une directive européenne. Etant donné que la Commission européenne envisage de faire de la facturation électronique la méthode la plus commune d'ici 2020 et sachant qu'à ce jour en Belgique, celle-ci n'est utilisée qu'en 1% des cas, il reste encore beaucoup de travail à faire.

L'intégration de l'importation UBL dans Expert/M Plus est un grand pas dans la bonne direction. Cette application permet en effet d'importer facilement les fichiers XML dans votre comptabilité. Les factures d'achat et de vente peuvent ainsi être traitées plus rapidement et plus efficacement.

Si vous disposez de la dernière version de notre logiciel, vous pouvez importer une facture dans un format UBL 2.0 créé selon le protocole e-FFF (http://www.forumforthefuture.be/eNewsItem.php?code=583&lang=Fr) avec PDF correspondant.

Le site web www.e-fff.be vous donne un aperçu de tous les partenaires (e.a. maisons de logiciels) qui ont approuvé le protocole d'application e-FFF.

2. Installation du logiciel

Le setup d'Importation UBL est entièrement intégré dans le setup d'Expert/M Plus version 12.12.210.01. Lors de la lecture de cette version d'Expert/M Plus, l'Importation UBL sera également automatiquement installée.

3. Configuration dans la Gestion centrale des dossiers

Dans la Gestion centrale des dossiers, vous devez mettre le champ Numériser factures sur Expert/M Plus dans l'onglet Gestion pour chaque dossier dans lequel vous voulez utiliser UBL Import.

http://www.forumforthefuture.be/eNewsItem.php?code=583&lang=Fr

http://www.e-fff.be/


4. Configuration Importation UBL

Après avoir démarré Expert/M Plus, vous devez d'abord lancer la configuration UBL avant d'utiliser Importation UBL. Vous faites ceci par Configuration, Configuration Kluwer Exchange, Configuration Import UBL. Ceci n'est nécessaire que la première fois que vous démarrez l'Importation UBL.

Un message d'erreur apparaît si l'Importation UBL est démarrée sans l'avoir d'abord configurée.

Configuration - Configuration Kluwer Exchange – Configuration Import UBL


Onglet Clients/Fournisseurs

Achats

- Journal par défaut factures/notes de crédit

Vous pouvez sélectionner ici les journaux par défaut pour les factures et notes de crédit. Ceux-ci seront proposés par défaut dans l'assistant (Wizard) UBL s'ils ne sont pas bloqués dans Expert/M Plus. Si vous le souhaitez, vous pouvez encore apporter des modifications dans l'assistant (Wizard).

- Numérotation fournisseurs

Si une facture d'un nouveau fournisseur est importée, vous indiquez ici la numérotation que vous voulez utiliser. Vous pouvez opter pour le numéro le plus élevé dans Expert/M Plus + 1 ou le premier numéro à partir du chiffre que vous avez introduit.

- Compte général

Vous déterminez ici comment les liens seront créés. La création d'un lien simplifie le choix automatique d'un compte général. Les possibilités sont:

1. Lier à fournisseur + article: un compte général est retenu pour la combinaison fournisseur A et article X. A chaque facture suivante avec la combinaison A + X, le même compte général est proposé.

2. Lier à article: la première fois pour l'article X, le compte général sélectionné est lié à l'article X par le numéro de l'article. A chaque facture suivante avec le même numéro d'article, ce même compte général sera proposé.

3. Ne pas lier et proposer le compte du fournisseur ou du journal. 4. Ne pas lier et toujours proposer le même compte: si vous choisissez cette option, un

champ supplémentaire apparaît où vous pouvez introduire un compte général.

- Lignes détail

Vous indiquez ici comment les lignes détail des fichiers XML doivent être conservées dans Expert/M Plus. Une première possibilité consiste à conserver les lignes détail. Cette option transfère les lignes détail vers Expert/M Plus telles qu'elles sont reprises dans le fichier XML. Vous pouvez aussi choisir de centraliser les lignes détail. Les lignes détail comptabilisées sur le même compte général seront alors cumulées dans Expert/M Plus.

- Mettre article dans réf. détail

Cette option a priorité sur la configuration du journal dans Expert/M Plus, voir Gestion, Données de base, Journaux des achats, champ Copier référence.


Ventes

- Journal par défaut factures/notes de crédit

Voir ci-dessus dans les achats.

- Numérotation clients

Vous avez plus de possibilités que pour les fournisseurs. Vous pouvez choisir entre les options suivantes:

1. Numéro de l'application externe ou numéro le plus élevé + 1 2. Numéro de l'application externe ou premier numéro à partir du chiffre indiqué 3. Numéro d'Expert/M Plus: numéro le plus élevé + 1 4. Numéro d'Expert/M Plus: premier numéro disponible à partir d'un chiffre indiqué.

- Numérotation ventes

Vous déterminez ici comment les ventes doivent être numérotées lors du transfert vers Expert/M Plus. Vous pouvez d'une part choisir le numéro déterminé par Expert/M Plus et d'autre part le numéro de l'application externe (le numéro de facture du fichier XML).

- Compte général


- Lignes détail


- Notes de crédit négatives en positif

En dernier, vous avez un paramètre qui n'est d'application que sur les ventes, à savoir la possibilité de comptabiliser les notes de crédit négatives en positif.

Pour les achats, ce choix vous est proposé dans l'écran de traitement du document mais pour les ventes dans la configuration car vous n'utilisez qu'une seule façon de travailler en tant que vendeur alors que vos fournisseurs appliquent plusieurs méthodes. Pour les achats, vous avez donc tout intérêt à déterminer ceci par document.

Si vous établissez des notes de crédit avec des montants positifs, vous devez donc désactiver cette option.

Si vous cochez cette possibilité, les notes de crédit avec les montants négatifs sont transférées avec des montants positifs. Les montants changeront de signe.

Exemple d'une comptabilisation d'une note de crédit de vente dans Expert/M Plus:

Non coché Coché

400… - 121,00 € C 400… 121,00 € C

7… - 100,00 € D 7… 100,00 € D

411… - 21,00 € D 411… 21,00 € D

Onglet Tableaux de connexion

La création de connexions représente un autre avantage d'Importation UBL. Vous pouvez consulter les connexions par client, fournisseur et article et vos pouvez les supprimer mais pas les modifier.


5. UBL Import Wizard

Une fois la configuration d'Importation UBL terminée, vous pouvez commencer à importer les documents d'achat et de vente.

Extra – Importer applications externes - Import UBL

Emplacement du fichier

L'assistant (Wizard) affiche d'abord un écran de bienvenue. Après avoir cliqué sur Suivant, l'écran dans lequel vous sélectionnez le fichier UBL est affiché. Soit vous sélectionnez un répertoire complet (option Emplacement du fichier) et tous les fichiers UBL qui se trouvent sous ce répertoire seront importés, soit vous choisissez un seul fichier.


Journaux

L'écran suivant vous permet de déterminer l'exercice, la période comptable, la période TVA et les journaux dans lesquels vous voulez comptabiliser. Les journaux que vous avez configurés précédemment (voir point 4. Configuration Importation UBL) et la période compte et la période TVA en cours d'Expert/M Plus sont automatiquement proposés. Ces données peuvent encore être modifiées. Vous pouvez sélectionner toutes les périodes et tous les journaux des achats et des ventes déjà créés dans Expert/M Plus. Vous pouvez également sélectionner l'option Batch processing. Celle-ci vous permet de ne pas devoir à chaque confirmer dans l'écran de confirmation mais de faire transférer directement tous les documents (= les documents sans avertissements ou erreurs) (voir suite).

Lorsque vous importez un répertoire avec plusieurs documents, vous devez vous en assurer que tous ces documents peuvent être transférés avec ces paramètres. Les choix que vous effectués dans cet écran sont en effet définitifs dès que vous lancez le traitement.


Déplacement de fichiers

A l'écran suivant, vous pouvez déterminer ce que vous voulez faire avec les fichiers UBL traités. Il y a une différence entre la lecture en cas de succès et la lecture en cas d'erreurs. Dans les deux cas (avec succès ou avec erreurs), vous pouvez choisir entre la possibilité de déplacer les fichiers ou de les laisser à leur place. En cas de succès, vous avez aussi la possibilité d'effacer les fichiers.

Si vous êtes sûr de vos paramètres, cliquez sur Suivant. Vous accédez alors à l'écran suivant Démarrer traitement où vous confirmez en cliquant Démarrer traitement. Si vous importez un fichier dont le client/fournisseur n'existe pas encore dans Expert/M Plus ou dont le numéro d'entreprise ou le nom et l'adresse n'ont pas été trouvés, vous obtenez un aperçu des clients/fournisseurs qui existent déjà dans Expert/M Plus et vous devez choisir entre Créer nouveau client/fournisseur et Lien (avec un client/fournisseur existant). Vous accédez ensuite à l'écran de traitement.


Ecran de traitement du document

L'écran de traitement du document vous permet d'apporter encore un nombre limité de modifications avant de transférer le document vers les achats/ventes d'Expert/M Plus. Vous obtenez aussi un aperçu (preview) de la facture ou note de crédit en question.

Champs modifiables pour les achats: date, échéance, votre référence, notre référence, OGM, cours (uniquement en cas de devises étrangères), compte général, VatCode, pourcentage TVA et grille TVA (dépend du compte général).

L'option Comptabiliser NC en positif apparaît à côté du champ Type de document si vous importez une note de crédit d'achat.

Champs modifiables pour les ventes: date, échéance, votre référence, notre référence, OGM, cours (uniquement en cas de devises étrangères), compte général, VatCode, TVA.

Toutes les erreurs ou les avertissements s'affichent dans un cadre en bas à l'écran.

Si vous cliquez sur Annuler lors de l'importation d'un répertoire avec plusieurs documents, l'importation du document en cours sera annulée mais aussi tous les documents suivants de la sélection. Les documents déjà confirmés restent confirmés et auront déjà été transférés vers Expert/M Plus. Utilisez de préférence le traitement batch pour éviter ceci.

Si l'aperçu avant impression (format PDF) est ouvert par-dessus l'écran de traitement du document, vous obtenez lors du transfert vers Expert/M Plus, le message sur le rapport de statut que le PDF est déjà utilisé par une autre application. Le document sera repris dans Expert/M Plus, mais si vous choisissez Ouvrir annexe dans la gestion des achats/ventes, il y aura à nouveau une erreur. Par conséquent, configurez les paramètres suivants dans Adobe Reader: choisissez Edition (Edit) – Préférences (Preferences) - Internet, sélectionnez l'affichage PDF dans le navigateur (Display PDF in browser) et cliquez OK. Si vous travaillez avec la version XI d'Adobe Reader, vous devez suivre la procédure suivante: choisissez Edition (Edit) – Préférences (Preferences) – Internet, cliquez sur le lien configurer votre navigateur pour afficher les documents PDF dans un produit Adobe. Vous y trouvez les instructions pour configurer votre navigateur.


Rapport de statut

Après avoir quitté l'écran de traitement en confirmant ou en annulant, le dernier écran de l'Assistant UBL apparaît. Vous pouvez demander ici le rapport de statut en cliquant sur le bouton Imprimer rapport. Il est indiqué ici combien de documents ont été importés et combien de documents d'achat et/ou de vente ont été importés avec succès. Toutes les erreurs et/ou les avertissements sont également affichés.


6. Expert/M Plus

Vous pouvez appeler, consulter, supprimer, imprimer, etc. les documents importés par le menu Journaux, Achats/Ventes dans Expert/M Plus. Si vous appelez un document importé dans la gestion des achats ou des ventes, vous avez la possibilité d'ouvrir l'annexe par le bouton Ouvrir annexe. Tous les documents importés sont sauvegardés sous une archive digitale et sont estampillés avec le numéro de document. L'archive digitale se trouve à l'emplacement suivant: C:\KluwerData\FinFisc\Office\Dossiers\dossiercode\Epp\InvoiceScan\Purchase of Sale

Documents

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