●Logiciel pour les centres de soins infirmiers

●Télétransmission Sésam-Vitale 1.4

●Fonctionne sous Windows (98, NT, 2000, XP)

●Possibilité de mise en réseau

●Simple d’utilisation

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Explicatif Synthétique

Edition 2012

Descriptif

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Paramétrage 3

Principe d’utilisation du lecteur Vitale portable 4

Patients 5

Personnel 9

Service 10

Télétransmission et traitements 11

Éditions 12

Statistiques 16

Les + de VITACS 17

DMP-Compatibilité 18

TABLE DES MATIERES

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PARAMETRAGE Les éléments de paramétrage de base sont pré-chargés à l’installation de VITACS et sont maintenus par DICSIT suivant les changements réglementaires.

Table de remboursement de la sécurité sociale

Pour chaque régime, l’ensemble des taux de remboursement par situation de modulation (exemple : 60% pour le régime général, contrat type, dans le cas d’une

Actes infirmiers

Nomenclature de tous les actes avec historisation des coefficients de l’assujettissement à l’entente préalable

Caisses d’affiliation

Identification, régimes, adresses, durées des prises en charge, médecin conseil et nom de connexion des caisses de sécurité

Caisses complémentaires

Identification et adresse des caisses complémentaires. Gestion des contrats avec taux de remboursement complémentaire suivant la situation de modulation et le contrat.

Lettres clés

Nom abrégé et nom complet de chaque clé avec tarifs (et historique des tarifs)

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PRINCIPE D’UTILISATION DU LECTEUR VITALE PORTABLE AVEC VITACS

Vitacs étant compatible avec l’option portable des lecteurs vitale, il permet de : - récupérer les informations de la carte vitale du patient (ou de l’assuré), lue à son domicile - de faire signer électroniquement la feuille de soins au patient (ou à l’assuré) à son domicile Une fois la FSE signée, Vitacs la télétransmet à l’organisme d’assurance maladie concerné.

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PATIENTS

Les dossiers de vos patients peuvent être : - Actifs : patients actuellement pris en charge dans votre service - Archivés : patients sortis de votre service ; VITACS les conserve en mémoire dans une autre liste. Si un patient archivé est à nouveau pris en charge, il suffit d’ouvrir à nouveau son dossier, ce qui évite de créer un nouveau patient.

La couverture sociale (« dossier administratif ») du patient est récupérée des données contenues dans sa carte vitale (ou saisie manuellement) et d’après le paramétrage des caisses de sécurité sociale : numéro de sécurité sociale (et rang gémellaire éventuel), ouverture des droits de l’assuré à sa caisse, dates d’affiliation, affichage automatique du grand régime, calcul automatique des taux de remboursement, services éventuels de l’assurance maladie. Si le bénéficiaire n’est pas assuré lui-même, on récupère également toutes les données concernant ce dernier et son lien avec le patient (conjoint, parent, …).

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Couverture sociale

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Saisie des ordonnances : affichage automatique des taux de remboursements sécu et complémentaire suivant la caisse de l’assuré et la situation d’assurance maladie, calcul partiel du numéro d’accident du travail et de sa clé, affichage du médecin prescripteur, résumé texte automatique des prescriptions. Les ordonnances sont décomposées en prescriptions correspondant à un acte de la nomenclature, une modulation spécifique éventuelle (ALD, KC50, …) et un profil de soin exprimable de manière simple (exemple : 2 fois par jour, tous les jours, pendant 3 mois, ...). Précision des produits éventuels et des soins de nursing dans le cas des séances de soins infirmiers et saisie de l’entente préalable si nécessaire.

La couverture complémentaire du patient est également récupérée des données contenues dans la carte vitale (ou saisie manuellement) et d’après le paramétrage des caisses complémentaires : Numéro d’adhérent, ouverture des droits du bénéficiaire à sa caisse, dates d’affiliation, taux de remboursement Si le bénéficiaire n’est pas affilié lui-même à la complémentaire, on récupère également toutes les données concernant la personne à laquelle il est rattaché, et son lien avec le patient (conjoint, parent, …).

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Couverture complémentaire

Ordonnance

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Juste avant le dernier soin (ou la dernière visite), VITACS vous propose de calculer les factu-res, tickets modérateurs... Après signature de la FSE par l’assuré (grâce à sa carte vitale) et la saisie des règlements, la télétransmission pourra alors avoir lieu.

En fonction de la description faite dans les ordonnances, les séances à venir se constituent automatiquement pour chaque jour. Après validation d’une séance (qui peut se faire manuellement ou dans dans le planning), celle-ci passe en « réalisée » .

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Séance prévues, Séances réalisées et facturation

De nombreux types d’évaluations sont intégrés dans Vitacs :

Indice Karnofsky

Grille AGGIR avec le calcul du groupe Iso-Ressources de votre patient et du GIR moyen pondéré de votre service

Kuntzman

Mini Nutritional Assesment (état nutritionnel)

IADL (évaluation de la maladie d’Alzheimer)

Norton (prévention d’escarres)

MMS Folstein (évaluation cognitive)

Le calcul du résultat est automatique et l’évaluation est enregistrée pour une date donnée. L’évaluation est également possi-

Coordonnées de l’entourage (aidant principal, personnes à prévenir) et type de lien avec le patient.

Possibilité d'indiquer plusieurs intervenants qui sont regroupés par catégorie (aide ménagère, pédicure, kiné…) avec affichage automatique de leur adresse et téléphone.

Possibilité de saisir le matériel dont dispose ou que loue le patient (lit médicalisé, etc…)

Maladies et traitements Avec la CIM10 classification internationale des maladies contenant 18 000 intitulés de maladies. Possibilité d’indiquer les pathologies principales et secondaires. Vous pouvez également travailler avec votre propre liste des pathologies et médicaments que vous pouvez

Régimes alimentaires

Diagnostics Saisie sur plusieurs lignes des diagnostics. Ressortira sur des dossiers de soin et sur le registre médical.

Dossier de soins Sortie de votre dossier de soins (paramétrage selon votre façon dans Word).

Situation sociale, situation de famille, conditions de vie, type d’habitat, situation financière, ... (Non obligatoire).

Possibilité de saisir sur plusieurs lignes des renseignements divers et des remarques spécifiques concernant le patient. A faire apparaître ou non dans le dossier du patient.

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Dossier social

Evaluation

Santé

Entourage

Médecin traitant, intervenants connexes, libéraux

Matériel

Autres informations

Le fichier du personnel doit comprendre : les aides-soignantes, l’infirmier(ère) coordinateur(trice), les infirmiers salariés Le personnel administratif

Coordonnées bancaires, possibilité de transfert avec un logiciel de comptabilité. Spécifique à voir avec la société DICSIT.

Fonction (liste intégrée), statut (liste intégrée), détails du personnel, ... Personnel permanent ou temporaire pour le calcul automatique des effectifs. Tableau des heures rémunérées.

Observations sur les patients par membres du personnel

Immatriculation et caractéristiques de la voiture du personnel. Possibilité de gestion des kilomètres.

Possibilité de saisir sur plusieurs lignes des renseignements concernant le personnel (suivi des formations).

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PERSONNEL

Dossier

Transmissions ciblées

Banque

Véhicules personnels et de services

Renseignements divers

Cette fenêtre est à renseigner au jour de l’installation du logiciel : statut, catégorie, date d'ouverture du service, n° FINESS, coordonnées du signataire.

Tableau de bord horaire, coordonnées bancaires, options de facturation.

Nom et N° FINESS de l’ entité juridique. Indication des autres services gérés par l'entité juridique.

Création des caractéristiques de toutes les voitures appartenant au service (suivi des contrôles techniques, révisions, assurances). Récupération automatique dans le personnel.

Possibilité de créer des grilles d'évaluation sous la forme de rubriques et/ou sous-rubriques (IADL, Virginia Henderson). Calcul automatique des résultats. On peut également constituer des formulaires d’enquête auprès des patients.

Coordonnées du centre.

Budget prévisionnel et réalisé avec simulation budgétaire.

Possibilité d’utiliser une notion de secteur (géographique ou autre)

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SERVICE

Horraires, Renseignements factures, Renseignements financiers

Adresse Entité juridique

Véhicules

Budget

Formulaires d’évaluation

Secteurs

La télétransmission des factures se fait de manière quasi-automatique, en 3 étapes distinctes : Formatage des lots Formatage des fichiers Transmission des fichiers Le traitement des retours Noémie est automatisé.

Gestion des ARL, des rejets et des paiements.

Éditions des bordereaux de transmission, de rejets et de paiements Noémie

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TELETRANSMISSION ET TRAITEMENTS

CHAQUE JOUR

Feuilles de soins

Factures du lendemain

Relevé des factures

Tickets modérateurs

Feuilles de route des tournées du lendemain

Bordereau des télétransmissions tiers payants

Factures accident de travail

Lettre de relance de paiement

Liste des renouvellements d’entente préalable

Demande d’entente préalable

Tickets modérateurs mutuelles

CHAQUE TRIMESTRE

Activité financière

Activité en actes

CHAQUE ANNEE

Activité financière

Activité en actes

STATISTIQUES

Répartition par sexe, tranche d’âge/moyenne d’âge

Répartition des patients par commune

Répartition par régime d’affiliation

Répartition par type d’habitat

Répartition par condition de vie

Répartition par degré de dépendance

Répartition par type d’affection

Tableau de bord (pour le service, par personnel, par secteur) Montant total des lettres clés facturées sur une période.

LE PLANNING

Planning mensuel en couleurs

Tournées hebdomadaires

Feuille de route journalière

Relevé des heures travaillées, congés

Relevé des RTT (35 heures)

L’INTERFACE BUREAUTIQUE

Vos éditions (dossiers de soins, lettres, étiquettes, fiches T)

LISTES DIVERSES

Liste des patients, du personnel, des médecins

Liste des personnes à prévenir

Liste des soins facturés

Liste des règlements

Liste des factures DIC

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EDITIONS

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EXEMPLES D’EDITIONS

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STATISTIQUES

PLANNING

Gestion des tournées avec possibilité de mettre en place des roulements automatiques. Gestion du semainier des tournées avec changement de dernières minutes par simple clic.

INTERFACE BUREAUTIQUE - Création de documents spécifiques

Une liaison entre VITACS et les outils bureautiques Word et Excel vous permet de créer vos propres documents. Utilisez la simplicité de mise en page du traitement de texte, le graphisme du tableur et la puissance de l’interface VITACS et vous obtiendrez les éditions que vous souhaitez rapidement et facilement. De plus, VITACS possède déjà une quinzaine de modèles d’édition telles que les lettres de déclaration à la CNIL, les fiches de renseignements, les feuilles d’évaluation AGGIR...

FICHE DE RENSEIGNEMENTS

Adresse du patient :Mme BEPIS Jeannette15 rue de la poste13002 MARSEILLE 2EMETel : 04.87.87.19.89

Date de naissance: 23/03/1902

Date de première entrée : 12/01/1997

Date dernière PC : 12/2/1999

Numéro de dossier : 99/21

Personnes à prévenir : BEPIS nicoles : 04-76-65-43-12 ( la fille )

Médecin traitant :Dr PIERRAT Jean70 , RUE STE CROIX13000 MARSEILLETel : .04.87.32.21.21

Pédicure :DUPONT PierreTel : 03.87.81.23.65

Infirmière libérale :SAUGET Catherine104 , RUE HENRI IVBat. RES MOZART13001 MARSEILLE 1ERTel : .04.87.66.23.21

Kinésithérapeute :DURAND AndréTel : 03.87.87.46.89

Diagnostic :

22/03/199 : Troubles du comportement – syndrome démentiel en netteévolution

Maladies :- SCLEROSE EN PLAQUES

- INSUFFISANCE CARDIAQUE

G.E.D : Gestion Electro-nique de Documents La GED vous permet :

D’importer tout document extérieur au logiciel et de l’associer au patient (image, scan, texte, …)

De garder une trace et d’enregistrer tout document édité via l’interface bureautique de VitaCS

D’exporter un fichier édité à partir de votre logiciel VitaCS Tous vos documents sont ainsi accessibles directement depuis le dossier de vos pa-tients et sont reliés aux droits utilisateurs (documents médicaux, sociaux, adminis-tratifs, …).

Un aperçu en est dis-ponible par un simple clic sur le document

Ouverture du fichier par double clic D

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LES + DE VITACS

VITACS DMP-COMPATIBLE

Le Dossier Médical Personnel est un dossier médical, informatisé et sécurisé qui accompagne le patient tout au long de sa vie. Il est accessible sur

internet. Le DMP est un service public et gratuit

Les logiciels Dicsit sont DMP-COMPATIBLE depuis le 23 Décembre 2011

Un échange entre notre logiciel métier et le DMP

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VITACS DMP-COMPATIBLE

Création d’un DMP depuis notre logiciel métier

Il est conçu comme un ensemble de services permettant au patient et aux pro-fessionnels de santé autorisés, de partager, sous forme électronique, partout et à tout moment, les informations de santé utiles à la coordination des soins du pa-tient.

DICSIT est agrée sur les fonction de Création du DMP et sur la gestion administra-tive en authentification directe, par CPS, l'homologation sur les autres profils est

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