Fallstudie: Projektorganisation im Automobilvertrieb (1/9)

Professor Dr. Klaus Eckrich - Centrum für excellentes Kulturmanagement (CEK) - www.drklauseckrich.de

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Fallstudie: Projektorganisation im Automobilvertrieb (1/9)

Aufgabenstellung:

• Lesen Sie die nachfolgenden Statements der Projektleiter und der 4 PJM-Arbeits-gruppen.

• Erarbeiten Sie die Ihrer Meinung nach 3 wichtigsten organisatorischen und die 3 wichtigsten kulturgestaltenden Aktionsfelder.

• Wie sieht Ihr Konzept zur Verbesserung der Projektorganisation des Unter-nehmens aus?


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Statements der Projektleiter:

a) vom Lenkungsausschuß eingeforderte Verhaltensweisen: Die Mitglieder des Lenkungsausschusses sollen “sich sichtbar hinter die Projekt-

arbeit stellen”. Dazu zählen “Motivation geben”, “Anerkennung für die Projektarbeit vermitteln”, “positive Ausstrahlung entfalten” und “Interesse an Ergebnissen zeigen”;

Die Mitglieder des Lenkungsausschusses sollen selbst PJM-Know-how aufbauen. Dazu zählen: “Zeit für Diskussion (insbes. Zielfindung) nehmen, nicht abwürgen”, “Vorleben der PJM-Instrumentarien” und “mehr Teamgeist im Lenkungsausschuß entwickeln”;

b) vom Lenkungsausschuß eingeforderte Verfahrensschritte Die Mitglieder des Lenkungsausschusses sollen Monitoring installieren. Vorschläge

der Projektleiter: “Regelmäßige Kontrolle der Projektdokumentation”, “Aktive Auseinandersetzung mit laufenden Projekten” und “Sitzungen des Lenkungsausschusses in kurzen, regelmäßigen Abständen durchführen”;

Die Mitglieder des Lenkungsausschusses sollen die Kommunikation über die Projektarbeit sicher stellen. Vorschläge der Projektleiter: “aushängen von laufenden Projekten und Projektleitern”, “kommunizieren von Projekten im Bistro”, “Stellung der Projektleiter im Unternehmen kommunizieren”, “Kommunikation mit den Linienvorgesetzten” und “der Lenkungsausschuß soll auch sich selbst im Unternehmen bekannt machen”;

Ggfs. soll die ISO-Dokumentation von Projektmanagement als Verfahren bei Skoda vor-genommen werden.


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Worskshopteilnehmer-Abfrage (5 Personen), Statements der Arbeitsgruppe 1

1. Welche Unterstützung erwarten wir von dem Koordinationsausschuß PJM bei der Durchführung von Projekten?

Allgemeine Rahmenbedingungen Verhandelbare Rahmenbedingungen

Zeit einräumen

Entlastung von Informationszulieferern

Internas nicht zu verbreiten

Mithilfe bei abteilungsübergreifenden Projekten (Weisung)

Abschlußprämie (Urlaub, Geld)

Klare Vergabe von Verantwortung

Eindeutige Klärung der Kompetenzen

Freistellung von Linienaufgaben

Stand der Dinge durchgeben

Über Projektmanagementkultur alle Mitarbeiter im Unternehmen informieren

Vernünftige Zeitvorgaben

Angemessenes Budget ($)

Realisierbare Ziele/Aufgaben

Klare Ziele und Aufgaben


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2. Wo sehen wir Klärungsbedarf?

Wer hat Kompetenz, Gruppenmitglieder festzulegen?Wer legt Projekt und Mitarbeiter fest?Welche Priorität hat PJM im Unternehmen?Wann fällt ein Projektstartschuß?Wer legt die Projektinitiierung fest?Wie rekrutiere ich die Projektgruppe?Kann man ein Projekt verweigern?Wie viele Projekte sollen eigentlich gleichzeitig vorangetrieben werden?Wie sollen Mitarbeiter eingebunden werden, die nicht am Seminar teilgenommen haben?Eventuell Änderung der Stellenbeschreibung.

3. Welche organisatorischen Veränderungen sind notwendig?

Raum zur Verfügung stellen.Gründung Projektausschuß.Gremium bilden, das Projekte koordiniert.Kultur der “Linie” muß im Projekt weichen.


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Teilnehmer-Abfrage (5 Personen), Statements der Arbeitsgruppe 21. Welche Unterstützung erwarten wir von dem Koordinationsausschuß PJM bei der

Durchführung von Projekten?

Personalplanung Prioritäten + Ziele Kontinuität Zeitmanagement

Festlegung der “RICHTIGEN” Gruppen-mitglieder

Erlaubnis, während der Arbeitszeit an dem Projekt zu arbeiten

Moralische Unterstützung, Akzeptanz

Vorgabe Zeitplan und Freistellung der Gruppenmitglieder

Freistellung der Projekt-mitarbeiter

Übersicht, wer alles an Projekten arbeitet

Einbindung aller Mitarbeiter sowohl Innendienst als auch Aussendienst

Objektive Bewertung des Stellenwertes des Projekts

Vernünftige, übersichtliche Projekte schaffen

Keine erheblichen Zusatz-arbeiten (od. zusätzl. Klein-projekte) während derDauer des eigentlichen Projektes

Klare Aufgabenstellung

Keine Überschwemmungmit Projekten

Regelmäßiges Treffen mit Koordinationsausschuß

Machbare Delegation nach oben. Im Sinne des Projekt-leiters und des Projektes

Klare Zeitrahmen (Termine)


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Klärung der Frage nach der Generalität, wenn Projektmanagement gelebt wird!

Was ist Projekt und was nicht? (V. d. Arbeit, die schon gemacht wird)

Wie weit darf das Alltagsgeschäft unter dem Projekt leiden?

Was bis wann?

Grundsätzliche Organisation.


“Hierarchien” verändern.

Transparenz und Bewußtsein schaffen.

Projektmitglieder müssen (personell) vertretbar sein.

Schaffung der notwendigen Ressourcen in allen Bereichen.

Übertragung von Kompetenzen.

“Gewichtigkeit” des Projektleiters definieren.

Zeitplanung intern überdenken.

Regelmäßiges Projektleitertreffen.


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Teilnehmer-Abfrage (6 Personen), Statements der Arbeitsgruppe 3

1. Welche Unterstützung erwarten wir von dem Koordinationsausschuß PJM?

Prioritäten + Ziele Kontinuität Zeitmanagement

Entscheidungsfreiheit für Projektleiter

Auswahl zum Projektteam

Wer ist in der Projektgruppe?

Klare Anweisung

OK zur Projektarbeit

Zeit

Welche Zeitrahmen?

Evtl. wichtige Infos bzw. Unterlagen

Finanzielle Mittel

Wie ist der Finanzrahmen?

Räumlichkeiten

Dafür Sorge tragen, daß andere Abteilungen koopera-tiv mitarbeiten

Freistellung von Tagesarbeit


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Welchen Stellenwert bekommen zukünftige Projekte?

Gewichtung der Projekte.

Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit des Projektes.

Unterstützung im Unternehmen.

Befugnisse des Projektleiters.

Welche Projekte laufen zur Zeit schon?


Aufbauorganisation Ablauforganisation

Kontrolle innerhalb der Projektgruppe

Einigkeit im Hause

Einführung eines Vorschlagswesens

Akzeptanz schaffen intern/extern

Informationsaustausch verstärken

keine

konsequent umsetzen


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Teilnehmer-Abfrage (4 Personen), Statements der Arbeitsgruppe 4

1. Welche Unterstützung erwarten wir von dem Koordinationsausschuß PJM?

Raum und Zeit bereitstellen.

Personal abstellen.

Entscheidung für Einführung von einer PJM-Struktur.

Rückendeckung

Budget für Projekte

Vorbereitende Maßnahmen für Einführung PJM (->PJM-Handbuch).

Kompetenzen festelegen.

Gehaltsstruktur an Projektfunktion festmachen.

2. Welche Orga-Veränderungen sind notwendig?

Workflow-System einführen.

Räumliche Voraussetzungen.

Moderatoren Ausstattung.

Sprechzeiten für Gremien festlegen.

Info-System über alle laufenden Projekte.

3. Welchen Klärungsbedarf sehen wir?Wurde nicht abgefragt!

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