Sommaire

1. ADRESSE MAILa. Comment trier ses messages ? page 2b.Comment attribuer / créer un libellé ? page 2c. Comment afficher / masquer vos libellés ? page 3d.Comment retrouver un mail ? page 4e.Savoir créer un filtre page 5f. Mode conversation page 6g. Langues et outils de saisie page 6h. Demander un accusé de lecture page 7i. Labos et fonctionnalités supplémentaires page 7j. Ajouter des adresses mail à sa messagerie ESSEC page 8k. Créer une signature page 9l. Envoyer une réponse automatique page 9

2. AGENDAa. Comment partager mon agenda ? page10b. Créer un évènement page11c. Créer une alerte page12d. Changer le format des dates, le fuseau horaire page12e. Récupérer l’URL de mon agenda page13

3. GOOGLE DRIVEa. Comment partager mes fichiers ? page14b. Créer un fichier page15c. Les formulaires page15d. Consulter les résultats page16

1. Adresse MailComment trier ses messages ?

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Passer votre souris sur boite de réception et cliquer sur la flèche qui apparaît. Choisissez ensuite votre option parmi celles disponibles dans la liste déroulante.

Comment attribuer / créer un libellé ?

Pour attribuer un libellé à un message, cocher la case du ou des message(s) en question. Cliquer ensuite sur l’onglet « libellés » qui apparaît et attribuer le(s) libellé(s) voulu au message.

Pour créer un libellé allez dans paramètres onglet « libellés » en bas de page cliquer sur « nouveau libellé ». La page ci-dessous s’ouvre. Vous n’avez plus qu’à créer votre libellé en lui donnant le nom souhaité. Vous pouvez également imbriquer votre nouveau libellé sous un autre pour créer des sous-sections (ex : libellé RH imbriqué dans le libellé ESSEC).

Comment afficher/masquer vos libellés ? Comment les personnaliser (code couleur…) ?

Allez dans paramètres onglet « libellés » et cliquer sur afficher/masquer pour afficher ou masquer vos libellés.

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Vous pouvez rajouter des couleurs à vos libellés pour un repérage plus simple :

Comment retrouver un mail ?

Recherche rapide d’un message, d’une personne, d’une adresse mail en utilisant la barre de recherche Google :

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Pour une recherche avancée faites comme ci-dessous :

Comment créer un filtre ?

Allez dans paramètres onglet « filtres » et cliquer sur créer un filtre.

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Renseigner les champs et cliquer sur « créer un filtre à partir de cette recherche »

A partir de cette fenêtre vous pouvez appliquer directement un libellé aux mails reçus ou encore répondre automatiquement avec un mail standardisé.

Activez ou désactivez le mode Conversation (messages à la suite):

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Pour cela allez dans paramètres onglet « général » cherchez « Mode Conversation » et cocher/décocher le mode (non)voulu.

Langues et outils de saisie:

Allez dans paramètres onglet « général », dans langue cocher activer les outils de saisie et cliquer sur modifier les outils. Sélectionnez ensuite vos langues.

Comment demander un accusé de lecture ?

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Cliquer sur autres options en bas à droite de la fenêtre d’envoi de message et cocher « demander une confirmation de lecture ».

Comment rajouter des fonctionnalités à ma messagerie ?

Allez dans paramètres onglet « labos ». Cet onglet dispose de nombreuses fonctionnalités à rajouter à votre boîte de messagerie, à vous de décider lesquelles vous seront utiles. Voici quelques exemples :

Comment ajouter d’autres adresses mail à sa messagerie ESSEC ?

Allez dans paramètres onglet « Comptes » et cliquez sur « ajouter une autre adresse e-mail »

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Comment créer une signature ?

Pour créer une signature allez dans paramètres onglet général signature.

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Comment envoyer une réponse automatique ?

Allez dans paramètres onglet « général » réponse automatique et précisez les dates pendant lesquelles vous enverrez ce message. Taper ensuite votre message en précisant à qui l’envoyer en cochant la réponse nécessaire.

2. AGENDAComment partager mon agenda, donner des droits de lecture / écriture ?

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Cliquer sur la liste déroulante de l’agenda concerné et allez sur « partager cet agenda»

Entrez le nom des personnes avec qui vous voulez partager cet agenda et donner leur les droits que vous désirez (droit de lecture seulement, droit de modification…).

Comment créer un événement ?

Cliquez sur « créer » dans le menu de gauche. Vous pouvez créer un évènement récurrent en cochant la case « Récurrence ». Remplissez ensuite les champs en fonction de vos besoins.

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Choisissez dans quel agenda vous voulez intégrer votre évènement en le sélectionnant dans la liste déroulante :

Créer un rappel, une alerte :

Vous pouvez prévoir une alerte de rappel pour votre évènement. L’alerte peut être sous forme de pop-up ou d’e-mail à vous de choisir comment et quand l’alerte aura lieu. (Pour supprimer une alerte il suffit de cliquer sur la croix en face de votre rappel).

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Pour ajouter des personnes à votre évènement, taper leur nom dans le champ de droite. Une fois tout le monde invité vous pouvez cliquer sur « Rechercher un horaire » le logiciel vous donne alors les plages d’horaires disponibles. Pensez à donner ou à retirer les droits de modifications, d’invitation, de lecture aux invités en cochant les cases correspondantes.

Comment changer le format des dates, le fuseau horaire ?

Allez dans paramètres onglet général, d’autres fonctionnalités sont également disponibles ici.

Comment récupérer l’url de mon agenda ?

Cliquer sur « partager cet agenda »

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Allez dans l’onglet « Détails de l’agenda » et copier le lien inscrit dans le cadre comme dans l’image ci-dessous :

3. GOOGLE DRIVE

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Attention : on peut importer des documents ( word, excel … ) dans Google drive mais ces documents ne seront pas modifiables en ligne. Pour qu’ils le soient vous devrez changer leur format lors de leur importation. Vérifier que la ligne de l’image ci-dessous soit cochée.

Comment partager mes fichiers ?

Cliquez sur votre fichier puis sur partager pour accéder aux paramètres de partage. Vous disposez du lien de votre fichier à transmettre à vos collaborateurs, à poster sur votre site... Donner les droits de lecture, de modification aux utilisateurs invités selon vos besoins et les leurs.

Important : Dans Google drive si un dossier est partagé, tous les fichiers contenus dans ce dossier seront partagés de la même façon. (Ces fichiers héritent des caractéristiques du dossier qui les contient).

Créer un fichier directement depuis Google drive :

Il suffit de cliquer sur créer et de choisir le type de document souhaité.

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Les formulaires :

Créez vos questions une à une, cliquez sur ajouter un nouvel élément et choisissez le type de question à poser. Attention: les types choix multiples et cases à cocher sont inversés.

Lorsque votre formulaire est terminé, cliquez sur envoyer le formulaire et récupérez le lien :

Comment consulter les résultats de mes formulaires ?

Pour cela allez dans l’onglet « Réponses » « Résumé des réponses »

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Vous pouvez alors consulter les réponses sous formes de graphiques :

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