Jour 1 Séquence 03 : Créer un document EAD Cours : 30 min.TP : 30 min.16h30

Supports de la séquence :- Diaporama

Première partie 03a : diapos 19-22Deuxième partie : diapos 23-30

- Interface professionnelle

LEGENDE :

: Démonstration = annonce et détaille une démonstration à faire devant les stagiaires.

: Boîte à outils = renvoi vers des documents extérieurs au support pour mettre à jour et approfondir le cours. : Qu’est-ce que c’est ? = définitions, explicitation d’un terme.

Spécifique à la formation des correspondants Calames

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PLAN DE LA SEQUENCE :

Rappels : description des fonds en EAD et cadres de classement

Quand créer un nouveau document EAD ?

Comment créer un nouveau document EAD ?- création ex nihilo- création par import de fichier

Noms et propriétés des instances EAD

- Repository/Corpname/@authfilenumber

TP 1

Objectifs - Connaître (ou revoir) les notions de cadre de classement, d'instrument de recherche…- Savoir dans quels cas créer une nouvelle instance EAD dans Calames- Savoir créer une nouvelle instance ex nihilo ou par import de fichier- Attirer l’attention sur l’attribut @authfilenumber, qui sera rappelé par la suite

RemarquesLes deux premières diapositives sont tirées du j.e-cours "Comment penser l'architecture des fonds dans Calames ?"

Pour aller plus loin :Voir aussi le J.e-cours du 5-12-2014 : "Comment penser l'architecture des fonds dans Calames" ?(Mentionné à la fin de la séquence "Lier et inclure")

subdivisé en 2 parties, pages1-5 (séquence 03a) et pages 6-13. En présentiel BML prend en charge la partie 03a et MPD la suite.En cas de formation à distance la sésquence 03a est reportée après le TP1

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On distingue deux types d’instruments de recherche:o synthétiques (guides de recherche, états sommaires de versements, états sommaires

thématiques, état général de fonds… ) o analytiques (inventaire analytique, répertoire numérique, répertoire méthodique…)

Dans le cas des manuscrits, on parlera plutôt de « catalogue » que d‘ « instrument de recherche ».

Il existe selon ISAD(G) un niveau (@level) « recordgrp », mais pas à l’usage des ensembles de fonds (en BP EAD fra., utilisé pour des tranches de cotes ne relevant ni du fonds ni de la collection, cf infra)

L'EAD est un format analytique qui tend à s'appuyer sur l'unité du fonds.

Définition PIAF : Instrument de recherche (IR) : tout outil énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives (forme et contenus) de manière à les faire connaître au public. Dans de rares cas, on peut être amené à dresser un IR pour des motifs internes, de gestion.

http://www.piaf-archives.org/sites/default/files/bulk_media/m06s5/section5_papier.pdf

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Le cadre de classement est un plan directeur pré-établi répartissant les fonds au sein d’un service d’archives entre des grandes divisions et subdivisions méthodiques (appelées, en France, séries et sous-séries).

o Un cadre de classement se subdivise en séries. La série du cadre de classement, subdivision de ce cadre, qu’il ne faut pas confondre avec la

série organique (division organique d’un fonds) , peut correspondre :o à une tranche chronologique,o à un regroupement de fonds,o ou encore un fonds ou à une partie de fonds.

La série est généralement désignée par une lettre ou plusieurs lettres de l’alphabet, appelée(s) "lettre(s) de série” qui ser(ven)t à la cotation des dossiers qui la composent.

Tout fonds d’archives reçu dans un service ou un centre d’archives doit trouver une place dans le cadre de classement général en vigueur dans l’institution ; cette place déterminera la cotation ultérieure.

En France, ce cadre de classement est défini par règlement. Ainsi, les Archives nationales, départementales, communales et hospitalières ont, depuis près d’un siècle et demi, des cadres de classement réglementaires distincts, largement définis selon la répartition des compétences des administrations et les grandes coupures chronologiques de l’histoire de France (1789, 1800, 1940).

Les cadres de classement en services d’archives français sont devenus avec le temps de simples outils de rangement matériel et ils ont pu avoir tendance à briser des ensembles documentaires, en particulier des fonds.

En archives publiques, les cadres réglementaires réservent certaines séries au classement des fonds d’archives privées (ex. séries J (documents d’archives écrits) et Fi (documents iconographiques) en Archives départementales)

En revanche, les structures privées conservant des archives, de même que les établissements ne relevant pas directement du SIAF et conservant des archives privées, ont vocation à déterminer eux-mêmes leurs propres cadres de classement (types de documents, critères chronologiques ou thématiques…).

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Principe 1 : la description d’un fonds donne en principe lieu à la création d’une instance EAD. Cependant, en fonction du contexte (de la politique de l’établissement), un fonds de faible importance peut ne pas faire l’objet d’une instance EAD spécifique.

Principe 2 : un manuscrit isolé ne doit pas faire l’objet d’une instance EAD spécifique.

Principe 3 : une instance EAD spécifique peut et doit être créée lorsque l’imposent des circonstances telles que :

o l’architecture générale des catalogues de l’établissement (p. ex., cotations particulières),

o des contraintes techniques (notamment de taille de fichier : dans Calames, ne pas dépasser les 3 à 4 Mo),

o et / ou la nécessité d’informations de haut niveau spécifiques (<author>, etc.).

Autres principes spécifiques aux instances issues des rétroconversions CGM et Palme : Principe 4 : les instances EAD issues de la rétroconversion du CGM n’ont pas

vocation à être complétées par des suppléments en attente de rétroconversion ni par la description de nouvelles acquisitions. Elles peuvent cependant être corrigées et modifiées

=> [pour le signalement de ces modifications, voir Description des révisions <revisiondesc> et Contrôle de la description, Date et auteur de la description d’une unité documentaire <processinfo>]. Principe 5 : les instances EAD issues de la conversion de Palme peuvent être

réorganisées pour refléter le classement des fonds.

Conception intellectuelle d’une arborescenceFaut la concevoir avant de se lancerExigence de clarté auprès du public : une élégance de la description

Eviter les redondances dans des fichiers

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Tour de table des nouveaux déployés : leurs questions

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Au premier niveau de l’arborescence : clic-droit + « Nouveau document EAD » La fenêtre qui apparaît, à compléter, contient déjà des balises par défaut qu’il n’est

pas conseillé de modifier à ce stade (cf. la diapo suivante)

Pour créer un fichier, effectuez un clic-droit sur la racine des documents EAD et sélectionnez Nouveau document EAD.

On ne part pas tout à fait d’un document vide: on crée un document ex nihilo avec déjà quelques métadonnées de base :

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o soit en important un fichier extérieur à Calames (voir Importer): clic droit « Nouveau document », pop-up « OK », en face de fichier « Parcourir », renseigner le fichier à importer, valider.

o soit en partant d'une structure EAD ne comportant que les 8 (sur 46) éléments obligatoires de l’EAD et restant entièrement à renseigner (créer un fichier EAD ex nihilo, ou presque): clic droit « Nouveau document », pop-up « OK », nommer dans l’intitulé: RCR + nom à donner, valider. Le système crée alors un nouveau fichier EAD, quasi vide et correspondant à un modèle de fichier minimal.

A noter : Si les fichiers concernés sont bien renseignés (nommage commençant par le RCR

Calames), l’ABES peut réaliser une copie massive de fichiers de la base de formation vers celle de production.

Attention : il s’agit d’une copie, et NON d’une migration qui supprimerait les fichiers de leur base d’origine.

Ici, anticipation sur les propriétés des instances EAD : séquence "liaisons / inclusions" à voir plus tard.

Souhaite supprimer mention base de formation / base de production, car on veut dissuader de passer par ce bais ; remplacer une enjeu de sauvegarde

Lourdement insister sur les pb de doublon potentiel Export Kill id = natif en supprimant les identifiants des composants <c @id=…>

NB : si import de base extérieures où les identifiants attribués par un autre système sont trop peu discriminants dans une base nationale ou sans intérêt à conserver

Importer (donc avec <c @id=…> Puis exporter avec kill-id et réimporter pour générer des identifiants Calames.

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Enjeu sur la gestion d’id source à conserver

Insister sur le fait que la base de formation n’est pas a priori la base brouillon de toute création, d’autant que l’on peut travailler dans la base de production sans publierDonc proposition concerne plus le démarrage qu’un modus operandi récurrent

Encodage des caractères ; attention notamment aux copier-coller parfois mal reconnus issus de traitements de textes. Compatibilité des fichiers à importer ; tout fichier XML bien formé peut être accepté à l’import, mais seul un fichier XML valide selon la DTD EAD 2002 peut être ensuite visualisé et édité.

Usage d’outils de validation format xml ? respect DTD ?Attirer l’attention sur l’absence de garde-fou : on peut importer sans que le système réagisse des

documents non conforme à la DTDMais seront inéditables

L’ABES vous a créé un fichier modèle dans la base de production Vous pouvez le compléter et l’enrichir pour créer une ossature qui vous est propre et faire toutes

vos créations à partir de ce fichier modèle enrichi que vous aurez exporté pour le réimporter

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On anticipe ici sur plusieurs points, notamment sur l’importance des ID dans la construction des permaliens Calames : davantage de détails fournis plus tard, en évoquant l’édition des notices et des <c>.

Insister sur les enjeux de nommageNommage détermine l’ordre alphabétique par défaut dans arbre de gauche

=> nommage doit à la fois être : - Synthétique- Explicite : utilisez des termes qui identifient clairement le document (exemple : « Fonds

Untel, Série générale ms 1 - ms 514 »)- Qui génère en soit, au moins par sous-ensemble, un ordre alphabétique le plus fidèle

possible à l’ordre d’affichage public pour simplifier la navigation des catalogueurs

Respectez la typologie des fichiers particuliers :Maitre pour le fichier maitreModèle pour le fichier modèleGestion pour les fichiers qui ne sont définitivement pas destiné à être publié

Donner des exemples Condorcet : Arborescence publique séparer militant / ChercheursPuis classement alphabétique du nomSi les noms sont de typeRCR_etablissement_labo_Initiale prénom = > ordre radicalement différent

Ancien nom Nouveau Nom930019801_CC_Arch_Militants

930019801_PARIS1_CHS_AB 930019801_MIL_Blanqui_PARIS1_CHS930019801_PARIS1_CHS_AF 930019801_MIL_Air-France_PARIS1_CHS930019801_PARIS1_CHS_AG 930019801_MIL_Groussier_PARIS1_CHS

930019801_CC_Arch_Chercheurs

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930019801_PARIS1_BRA_CM 930019801_CHE_Meillassoux_PARIS1_BRA930019801_PARIS1_CHS_JM 930019801_CHE_Maitron_PARIS1_CHS930019801_PARIS1_CHS_JSP 930019801_CHE_Siwek-Pouydesseau_PARIS1_CHS930019801_PARIS1_BRA_RM 930019801_CHE_Mauny_PARIS1_BRA930019801_PARIS1_BRA_YP 930019801_CHE_Person_PARIS1_BRA

Droits : Chaque établissement appartient à un groupe de droit qui est identifié par son RCRPar défaut, lors de la création, ont des droits de modification du document : admin (abes) et les membres du groupe de droit du créateur

Evoquer une première fois ici la fonction Gestion → Propriétés (pour renommer un intitulé de fichier + par rapport à l’identifiant des fichiers, qui ne doit PAS être modifié).

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Chemin (xpath) complet : /ead/archdesc/did/repository/corpname/@authfilenumber <corpname> est obligatoire ; il contient :

le nom de l’établissement sous forme usuelle ; un attribut AUTHFILENUMBER, dont la valeur est le numéro RCR ; un attribut SOURCE, dont la valeur est

"Répertoire_des_Centres_de_Ressources »; un attribut NORMAL, dont la valeur est le nom de l’institution sous une forme

normalisée.

le rôle central du RCR

Le RCR est obligatoire et détermine l’affichage public : il est a priori unique pour établissement donné = RCR dit CalamesMais les intitulés en PCData affiché au public peuvent être modulés selon les niveaux de la hierarchie

Exemple du museum dans catalogue en lignehttp://www.calames.abes.fr/pub/#details?id=FileId-1348« Muséum national d'Histoire naturelle, Direction des bibliothèques et de la documentation »Si on descend à « Manuscrits et archives personnelles »/ « Manuscrits et archives conservés à la Bibliothèque d'anatomie comparée » http://www.calames.abes.fr/pub/#details?id=FileId-1947« Muséum national d'Histoire naturelle, Direction des bibliothèques et de la documentation. Bibliothèque d’anatomie comparée »

Norme : ISDIAH 2008 Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives (détenteur de documents)

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