Fiche rédigée par la Plateforme Juridique Inspection Contrôle de la DRDJSCS Normandie Conception : Mission Communication DRDJSCS Normandie

Les objectifs

S’assurer de l’effectivité de la réalisation des actions et des engagements contractuels.

S’assurer des équilibres économiques, budgétaires et financiers.

Les principaux risques identifiés

Utilisation de la subvention pour un autre objet Non réalisation de l’action

Non respect des obligations de publicité Moyens humains et matériels non adaptés Utilisation très partielle de la subvention

Incapacité à rendre compte

Les constats les plus fréquents

ACTIONS CONSÉQUENCES

Actions partiellement ou non réalisées

Les financements ne devraient pas être reconduits

Situation financière fragile et surface financière insuffisante

Doutes sur la capacité à mener les actions

Absence de comptabilité analytique

Difficulté à rendre compte

Absence, inadéquation ou manque de fiabilité des outils de suivi

Difficulté à renseigner les indicateurs d'activité ou d'impact

Les crédits de droit commun pourraient être davantage mobilisés

La politique de la ville n’est plus un levier

Les points de contrôles

5 volets : ● Objet et objectifs de l’action ● Moyens consacrés à l’action et publicité ● Outils de mesure de l’activité : fiabilité ● Budget prévisionnel de l’action en cours ● Vérification des pièces justificatives (CR financier n-1)

LES ÉTAPES

La préparation – la programmation

Critères de sélection : ● Subvention anormalement élevée/action ● Malversations supposées ou avérées ● Doute sur la réalité et l’efficacité de l’action

Fiche technique n°7 Le contrôle des subventions

Politique de la ville

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Fiche rédigée par la Plateforme Juridique Inspection Contrôle de la DRDJSCS Normandie- mai 2017 Conception : Mission Communication DRDJSCS Normandie

Au cours du contrôle

Visite sur place et grille de contrôle.

Les suites

Envoi de la grille de contrôle signée + lettre d’intention + respect d’un délai de réponse de l’organisme (minimum 15 jours) + courrier de clôture. NB : pas de délai et pas de LRAR si simples recommandations

● Indicateurs dégradés ● Problèmes administratifs récurrents ● Absence de réponse aux enquêtes nationales ● Signalements ● Tirage au sort

Liste des documents à transmettre par courriel à la

mission de contrôle en amont

1/ Personnel affectés aux actions subventionnées en

année N (année du contrôle)

La liste des salariés affectés aux actions leur équivalent temps plein sur chacune des

actions leur fonction leur type de contrat (salarié de l’association,

vacataire, emploi aidé, bénévoles, volontaires, volontaires en service civique…etc.).

2/ Compte-rendu financier de l’action N-1 (si la subvention a été renouvelée) ● Le compte rendu financier par action de N-1 3/ La liste des salariés affectés aux actions en équivalent temps plein en N-1 ● L’extrait du journal de paye pour la période de janvier à décembre n-1 faisant apparaitre pour chacun, le nombre d’heures travaillées, le montant de la rémunération annuelle et le montant des charges sociales correspondant ● Les bulletins de salaire au 31/12/N-1 des personnes affectées aux actions. 4/ Comptabilité analytique et générale ● Le compte de résultat, le bilan et l’annexe comptable du dernier exercice clos. ● Un extrait à date de la comptabilité analytique relatif aux dépenses et aux recettes enregistrées en comptabilité pour chacune des actions en cours de réalisation. ● Un extrait au 31/12/N-1 de la comptabilité analytique relatif aux dépenses et aux recettes enregistrées en comptabilité pour chacune des actions en N- 1. 5/ Instances associatives ● Les statuts ● La liste des membres du CA et composition du bureau.

Les étapes en bref

• Lettre de mission • Prise de RDV • Préparation de l’entretien • Visite sur site • Rapport signé + lettre d’intention • Réponse à l’organisme (délai 15 jours

minimum) • Courrier de clôture • Alerte CGET si dysfonctionnement

grave