FORMATION A L’ELABORATION D’UN PLAN DE … · démarrage effectif des plans d’affaires et du fonctionnement des deux coopératives en tant qu’entreprise privée. Elle est

FORMATION A L’ELABORATION D’UN PLAN DE FORMATION

GUIDE DE FORMATION

Conçue et exécutée par : YEDJIMADJI Dambaye Isidore

Expert en Microfinance Novembre 2004

Formation à l’élaboration d’un plan de formation

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PROCEDURE ET OUTILS

1- Etapes de l’élaboration du plan de formation

2- Définition du contexte et de ses implications

3- Définition des différents groupes cibles

4- Analyse des besoins en formation des différents groupes cibles

5- Elaboration du plan des activités de formation

6- Elaboration des fiches descriptives des thèmes de formation

7- Définition de la stratégie de mise en œuvre

8- Elaboration du budget de formation

9- Elaboration du calendrier de mise en œuvre.

10- Evaluation de la formation.

GUIDE DE FORMATION

Conçue et exécutée par : YEDJIMADJI Dambaye Isidore Novembre 2004 Expert Microfinance


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FORMATION A L’ELABORATION D’ UN PLAN DE FORMATION

INTRODUCTION

Le présent module est consacré à la formation des agents des deux coopératives YARDA à

l’élaboration de leur plan de formation pour l’année 2005. L’année 2005 sera marquée par le

démarrage effectif des plans d’affaires et du fonctionnement des deux coopératives en tant

qu’entreprise privée. Elle est caractérisée par un contexte comportant de nombreux

changements. Il s’agit en autres :

- l’institution fait le passage de projet à celle d’une entreprise privée

- l’institution passe d’un système manuel de gestion à l’informatisation de son système

d’information de gestion ( S.I.G) qui va être expérimenté

- la coopérative doit mettre en place son système de contrôle interne à travers par la biais

du contrôleur interne et des commissaires aux comptes

- la coopérative est caractérisée par sa double structure : une structure entrepreneuriale

(dirigée par les salariés et fonctionnant suivant les règles d’une entreprise) et une

structure associative ( représentée par les élus qui contrôlent la coopérative)

- la mise en place, la fonctionnalité de structures relais, les APEC qui travaillent avec la

coopérative par la biais d’un contrat de partenariat

- la signature des engagements avec les partenaires, instaurant un nouveau type de

rapport

- la collecte de l’épargne, activité nouvelle pour l’institution

- la mise en place d’un nouveau manuel des procédures et des politiques

- la signature d’une convention cadre avec le Ministère impliquant le respect de la

réglementation et l’obligation de transmission de rapports à la BCEAO

- l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan d’affaires avec des résultats à atteindre, des

extensions du réseau, du recrutement de nouveaux personnels à former, la croissance du

volume d’activités à maîtriser.

Ce nouveau contexte se traduit donc par un ensemble de défis en matière de formations pour

l’acquisition des capacités de base, pour le renforcement des capacités, pour une nouvelle

organisation du travail… et justifie ainsi l’élaboration d’un plan de formation.

L’approche pour l’élaboration de ce plan de formation se veut participative pour intégrer les

besoins et priorités de tous les acteurs tout en intégrant la contrainte temps et la contrainte

financière.

La mise en œuvre de ce plan se fera en priorité avec les acteurs en interne au niveau des

coopératives avec l’appui de l’Unité d’Appui mais également par le recours à des partenaires

externes.

La présente formation traitera des thèmes suivants :

1. Etapes de l’élaboration du plan de formation

2. Définition du contexte et de ses implications

3. Définition des différents groupes cibles

4. Analyse des besoins en formation des différents groupes cibles

5. Elaboration du plan des activités de formation

6. Elaboration des fiches descriptives des thèmes de formation

7. Définition de la stratégie de mise en œuvre

8. Elaboration du budget de formation


4

9. Elaboration du calendrier de mise en œuvre

10. Evaluation de la formation.


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GRILLE DE PLANIFICATION DE LA FORMATION SUR L’ ELABORATION DU PLAN DE FORMATION

N°

séance

Thème à développer Technique

didactique

Support à

remettre

Document à

produire

Durée Animateur

séance 1 Introduction Exposé Objectifs, importance - 1 heure

2 Etapes d’élaboration d’un plan de formation Exposé schéma étapes et outils

d’un plan de formation. - 1 heure

3 Définition du contexte dans lequel le plan est

élaboré

Exposé

Atelier

Fiche résumé de la

séance N°III

Document contexte et

implications

1 heure

4 La définition des différents groupes cibles Exposé

Atelier

Tableau à remplir avec

les participants

tableau classification

du groupe cible

1 heure

5 L’analyse des besoins de formation des

différents groupes cibles

Exposé

Atelier

tableau à deux colonnes

à remplir.

tableau des besoins en

formation par groupe

cible rempli.

2 heures

6 L’établissement du plan des activités de

formation

Exposé

Atelier

Fiche du plan des

activités à remplir

Plan des activités de

formation 2005 Yarda

2 heures

7 L’élaboration des fiches descriptives Exposé

Atelier

Exemplaires des fiches

descriptives à remplir

Fiches descriptives de

toutes les formations

3heures

8 Mise en place stratégies en œuvre du plan de

formation

Exposé

Atelier

Tableau d’analyse à

remplir

tableau stratégie de

mise en œuvre du plan

1h 30 mn

9 L’élaboration du budget de formation Exposé

Atelier

Modèle budget à remplir Budget formation 2005 3 heures

10

L’élaboration du calendrier de réalisation Exposé

Atelier

Calendrier d’exécution à

remplir

Calendrier exécution

plan formation

2 heures

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Evaluation de la formation

Débats

Grille d’évaluation

Programme mise en

oeuvre

1 h 30

mn


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PRESENTATION

Objectif général

Permettre aux agents des coopératives YARDA de maîtriser la procédure

d’élaboration d’un plan de formation ainsi que les outils qui y sont liés.

Objectifs spécifiques

A l’issue de la formation, les participants devront être capables de :

- de connaître l’importance et l’utilité d’un plan de formation dans une

coopérative

- de maîtriser la méthodologie d’élaboration d’un plan de formation avec

toutes les étapes

- de comprendre et utiliser tous les outils d’un plan de formation

- élaborer la plan de formation de leur coopérative pour l’année 2005.

Bénéficiaires

Directeurs, Animateurs de formation, responsables d’agence des coopératives.

Lieu

Zinder et Madaoua

Durée

3 jours par coopérative.

Pédagogie de la formation

La pédagogie de la formation se veut participative, concrète.

Concepteur

Assistant technique Microfinance

Animateur

Assistant technique Microfinance.


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FICHE DE SEANCE N°I : introduction

Objectifs de la séance

- que les participants expriment leurs attentes par rapport à la formation

- que les participants connaissent les objectifs et le contenu du

programme ;

- que les participants connaissent la pédagogie de la formation ;

- que les participants connaissent l’importance de la formation et du plan de

formation.

Contenu et démarche pédagogique

- Le formateur après les salutations d’usage, situera l’importance de la

formation et d’un plan de formation pour une institution de service comme

YARDA ;

- Puis, il recueillera les attentes des participants par rapport à la formation

- Ensuite, il définira les objectifs de la formation, le programme et situera

la pédagogie à adopter pour atteindre cet objectif

- Enfin les problèmes liés à l’organisation pratique de la formation seront

abordés

(horaire, équipe qui doit faire les résumés…).

Supports à remettre aux participants

- document séance N° 1 relatif aux objectifs, programme et importance de

la formation.

Durée

1 heure.


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FORMATION A L’ ELABORATION D’ UN PLAN DE FORMATION

FICHE DE SEANCE N°II : Etapes d’élaboration d’un plan de formation.

Objectif de la séance

- que les participants connaissent les différents étapes et composantes d’un

plan de formation avec leur contenu et leur finalité.

Contenu

Présentation des différents éléments d’un plan de développement :

1. la définition du contexte dans lequel le plan est élaboré

2. la définition des différents groupes cibles

3. l’analyse des besoins de formation des différents groupes cibles

4. l’établissement du plan des activités de formation

5. L’élaboration des fiches descriptives

6. l’élaboration du mécanisme de mise en œuvre, de suivi – évaluation

7. l’élaboration du budget de formation

8. l’élaboration du calendrier de réalisation.

Démarche pédagogique

1°) Le formateur à l’aide d’un support remis aux participants présentera les

différentes composantes d’un plan de formation ainsi que les finalités de chaque

composante.

2°) Il leur fera comprendre que chaque composante sera détaillée dans son

contenu dans les prochaines séances et fera l’objet d’un cas pratique pour la

coopérative.

Support à remettre aux participants

- schéma des étapes et outils d’un plan de formation.

Durée

1 heure


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FICHE DE SEANCE N° III : la définition du contexte dans lequel le plan

est élaboré


Situer le plan de formation dans le contexte actuel de la coopérative, ce qui

garantira qu’il soit axé sur les priorités actuelles de l’institution en matière de

formation.

Contenu

1°) Dégager les principales caractéristiques de la situation actuelle

(changements, éléments nouveaux), contexte dans lequel l’institution va

démarrer et exercer ses activités en 2005.

2°) A partir de la description de ce contexte, dégager les implications en matière

de formation, de renforcement de capacité.


1°) Le formateur demandera aux participants de travailler en groupe sur la

description du contexte, puis des implications en matière de renforcement des

capacités. Afin d’aider le groupe à avancer rapidement, il donnera un exemple

avec un élément du contexte et son implication en matière de besoin de

renforcement.

2°) Les participants travailleront en atelier sur le thème.

3°) Les résultats seront présentés en plénière et discutés.

4°) Le formateur complètera en donnant la fiche N° III qu’il aura préparé à

l’avance aux participants.

5°) L’équipe chargée de la synthèse de la journée va intégrer dans le document

du formateur, les nouveaux éléments issus du travail en atelier.


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Supports à remettre aux participants

Fiche résumée de la séance N°III

Document à produire

Synthèse du travail en atelier et du travail du formateur ( fiche séance N°III).

Ce document sera intégré dans le plan de formation de la coopérative.

Durée

2 heures.


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FICHE DE SEANCE N° IV : La définition des différents groupes cibles


Que les participants définissent les différents groupes cibles, à qui la formation

doit s’adresser.

Contenu

Identifier et recenser les différents groupes cibles à qui la formation doit

d’adresser en classifiant :

- niveau coopérative

o personnel

o élus

- niveau APEC


Recenser ensemble avec les participants les différents groupes cible à partir de

la classification ci- dessus mentionnée. Donner les détails à l’intérieur de la

classification.

Sortir un tableau à trois colonnes : classification niveau I, niveaux II,

bénéficiaires directs


Tableau à trois colonnes à remplir avec les participants.


- tableau de la classification du groupe cible

Durée

1 heure.


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FICHE DE SEANCE N° V : L’analyse des besoins de formation des

différents groupes cibles


Que les participants dégagent les principaux besoins en formation des

différents groupes cibles en tenant du contexte analysé.

Contenu

Il s’agit de l’identification des différents thèmes à développer par groupe cible.


1°) Le formateur, après avoir expliqué le travail à faire, remettra un tableau à

deux colonnes aux participants pour travailler en atelier.

2° Les participants travailleront en atelier pour recenser les besoins des

formations prioritaires pour l’année 2005 en tenant compte :

- de la description du contexte et donc des priorités

- des contraintes budgétaires et de temps

3°) Les résultats de ces travaux seront présentés et enrichis en plénière.

4°) Le document enrichi sera utilisé pour la prochaine étape ( plan de formation).


- tableau à deux colonnes à remplir.


- tableau des besoins en formation par groupe cible rempli.

Durée

2 heures.


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FICHE DE SEANCE N° VI : L’établissement du plan des activités de

formation


Que les participants établissent le plan des activités de formation à partir des

besoins identifiés.

Contenu

Remplir la fiche du plan des activités de formation contenu les informations

suivantes :

- l’entête avec les principales informations concernant l’institution (titre

plan des activités de formation, nom de l’institution, année…)

- les thèmes de formation selon la classification retenue. Pour chaque

donner :

1. les bénéficiaires

2. le nombre de participants

3. la durée

4. la période

5. le concepteur du module

6. l’animateur du module.

Le document doit tenir sur une ou deux pages et permet de voir d’un seul coup

l’ensemble des activités de formation pour la période.


1°) Le formateur rappellera l’utilité du plan d’activités de formation présentée à

la séance N°II et présentera les différentes parties qui la composent.

2°) Ensuite les participants travailleront en atelier pour remplir la fiche de plan

des activités de formation.

3°) Les résultats des travaux seront présentés en plénière, amendés et validés.

4°) Le tableau validés sera intégré dans le document de plan de formation.


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Fiche du plan des activités de formation à remplir.

Support à produire.

Plan des activités de formation 2005 YARDA…..

Durée

2 heures.


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FICHE DE SEANCE N° VII : L’élaboration des fiches descriptives

Objectif

Que les participants remplissent les fiches descriptives pour l’ensemble des

thèmes retenus dans le plan des activités de formation.

Contenu

Les fiches descriptives servent à détailler les thèmes résumés dans le plan

descriptif élaboré dans l’étape précédente.

Chaque fiche descriptive doit contenir les éléments suivants :

- en entête ( le nom de l’institution, le titre de fiche descriptive, le thème

de la formation, le public cible)

- dans les colonnes :

1. l’objectif ou les objectifs d’apprentissage ( ce que les apprenants

doivent apprendre, être capable de faire ou être à la fin de la

formation)

2. le contenu c’est à dire les principaux thèmes à développer

3. le concepteur

4. l’animateur

5. la durée, la date prévue

6. lieu

7. mécanisme de suivi - évaluation( par qui ? à quelle occasion ?).

C’est le document qui permet de rendre opérationnel le plan et de développer les

thèmes de formation.


1°) Le formateur introduira en rappelant le document et en présentant son

contenu. Il expliquera ensuite le travail à faire en atelier qui consiste à élaborer

une fiche descriptive pour tous les thèmes contenus dans le plan des activités de

formation.

2°) Les participants travailleront en atelier pour concevoir les différentes fiches

descriptives.

3°) Les résultats des travaux seront présentés en atelier pour amendements,

enrichissement et adoption.


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4°) Le document adopté sera inséré dans le plan de formation.


2. exemplaires des fiches descriptives à remplir.


- fiches descriptives pour l’ensemble des formations.

Durée

3 heures.


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FICHE DE SEANCE N° VIII : Mise en place stratégies en œuvre du plan

de formation


Que les participants adoptent les stratégies de mise en œuvre du plan de

formation, de la conception au suivi – évaluation.

Contenu

Définir et adopter les stratégies (le comment ?) de mise œuvre du plan de

formation concernant les domaines suivants :

- la conception des modules (qui ? comment ? interne ? externe ?)

- l’exécution des modules (qui ? comment ? )

- le suivi – évaluation des formations (qui ? comment ?)

- l’évaluation du plan de formation (qui ? quand ? comment ?)

- l’implication des partenaires

1. identification des partenaires

2. contact avec les partenaires pour réalisation certaines formations.


1°) Expliquer le participant le contenu des différents éléments de mise en œuvre.

2°) Remettre aux participants un tableau à quatre colonnes à remplir. Pour

chaque domaine retenu :

- répondre à la question qui ? (les acteurs concernés)

- répondre à la question comment ? (méthodologie)

- répondre à la question quand ? (moment).

3°) Les participants feront la présentation des résultats de leur travail en

plénière, suivi des amendements, enrichissement et adoption du document.

4°) Le document finalisé sera intégré dans le plan de formation.


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- tableau d’analyse à remplir


- tableau de la stratégie de mise en œuvre du plan de formation.

Durée

1 h 30 minutes.


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FICHE DE SEANCE N° IX : L’élaboration du budget de formation

Objectifs de la séance

Que les participants connaissent la démarche et élaborent le budget du plan de

formation 2005.

Contenu

Le budget global de formation découle du coût détaillé de chaque thème.

Le coût de chaque thème est déterminé à partir d’un tableau faisant les

éléments suivants :

- le thème ;

- le nombre de jours

- le nombre de participants

- les rubriques du coût (hébergement, restauration, supports, matériel

didactique, déplacement, honoraire…) ;

- coût total

- budget concerné.


1°) Le formateur introduira le budget en faisant ressortir sa nécessité et les

différents éléments du coût. Il définira avec les participants les principes de

financement de chaque formation ou des formations pour chaque groupe cible

(qui finance ? qu’est ce qui est financé ?)

2°) Ensuite les participants travailleront en atelier sur la budgétisation de

chaque thème, puis de la détermination du budget global.

3°) Les résultats des travaux seront présentés en atelier pour amendement,

enrichissement et adoption. Le budget global sera comparé au budget du plan

d’affaires. Il s’en dégagera certaines formations qui peuvent faire l’objet de

recherche de financement ou d’exécution par d’autres partenaires.

4°) Le budget définitif adopté sera insérer dans le plan de formation.


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- modèle de budget à remplir.

Document à produire par les participants

- budget de formation 2005.

Durée

3 heures.


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FICHE DE SEANCE N° X: l’élaboration du calendrier de réalisation.


Que les participants élaborent le calendrier d’exécution du plan de formation.

Contenu

Les différents thèmes seront repris avec les dates ou les périodes probables de

leur réalisation en tenant compte de la programmation des bénéficiaires, des

concepteurs et des animateurs des différentes formations.


1°) Le formateur présentera le calendrier préparé à l’avance.

2°) Les participants travailleront en atelier sur le planning des formations.

3°) Les résultats des travaux seront présentés en plénière, discutés et validés.

4°) Le calendrier adopté sera intégré dans le plan de formation.


- calendrier d’exécution à remplir.

Document à produire par les participants

- calendrier d’exécution du plan de formation.

Durée

- 2 heures.


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FICHE DE SEANCE N°XI :Evaluation de la formation et clôture

Objectifs

Que les participants puissent évaluer la formation.

Contenu

La formation sera évaluée par rapport :

- aux objectifs : ont-ils été atteints ?

- à la démarche pédagogique

- au contenu

- à la gestion du temps

- ce qui peut être utilisation pour le travail

- améliorations à faire.

Démarche

1°) Il faut privilégier la démarche participative en donnant la parole à chaque

participants pour s’exprimer librement par rapport à ces différents éléments de

l’évaluation.

2°) Ensuite, il faudra remettre aux participants une grille d’évaluation à remplir

pour servir de base à l’élaboration du rapport de formation.

4°) Programmer les activités de mise en œuvre du plan :

- finalisation du document

- vulgarisation du document

- programmation de la 1ère formation sur la conception des modules.

- démarrage conception et validation des modules.

3°) Mots de clôture des participants, des formateurs, du Directeur

Support à préparer

- grille d’évaluation


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Support

- programmation des activités de mise en œuvre.

Durée : 1 h 30

Documents

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