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Formation

au montage et financement

de projets

à l’attention des

Associations issues de

l’Immigration

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SOMMAIRE La formation et le projet européen AIMER

Montage du projet : démarche générale

Outils d’aide au montage et financement de projet

Foire aux questions

La formation et le projet européen AIMER

Le projet transfrontalier AIMER a été lancé officiellement à Oostende (Belgique) en décembre 2009 et s’est terminé en decembre 2012. Bénéficiant d’une contribution du Fond Européen de Développement Régional, ce projet dont l’acronyme anglais AIMER signifie : « Réussir l’intégration des communautés issues de l’immigration » s’inscrit dans l’axe pour « créer une région au sein de laquelle existe une véritable égalité des chances pour différents groupes de population » du programme Interreg IV A des 2 mers.

A travers un partenariat franco-belge-britannique rassemblant 6 partenaires (autorités locales et associations locales directement impliquées dans l’intégration des communautés issues de l’immigration, nouvelles et établies), le projet AIMER s’est concentré sur le challenge d’une rencontre entre autorités locales et associations travaillant à l’intégration des nouveaux migrants et à l’amélioration à l’accès à l’emploi et aux services, pour les personnes issues de l’immigration.

3 activités ont été développées :

- L’accueil et l’intégration des nouveaux migrants ;

- La médiation interculturelle et l’accès aux droits ;

- Le renforcement des capacités des associations et des groupes issus de l’immigration.

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La formation présentée ici s’intègre dans cette dernière activité dont le CEFIR était leader.

Le projet use d’une approche basée sur l’échange de bonne pratique identifiées au niveau européen, afin de favoriser le développement local d’un territoire en ciblant la problématique des migrants. Cette formation est le résultat de cette coopération transfrontalière.

Les associations porteuses de projets sont en demande croissante de formule pour les aider à trouver des financements, locaux, nationaux ou internationaux, adaptés à leur taille, leur projet, leur spécificité.

La collaboration entre partenaires français et anglais a sur cette activité, porté ce fruit, qui nous l’espérons, sera un outil utile et efficace, pour les associations et organisations, issues des migrations.

Le 20 décembre 2012

Monique Van-lancker / CEFIR

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Montage du projet : démarche générale L’appréciation d’un projet cible essentiellement 3 éléments : 1- La pertinence du projet : Une bonne identification et analyse

Du contexte ; Des besoins ; Des bénéficiaires ; Des partenaires.

2- La faisabilité 2.1 Une bonne définition D’objectif(s) cohérents avec les besoins réalistes ; D’activités réalisables ; D’un calendrier raisonnable.

2.2 Bonne planification financière : Prévision de dépenses raisonnables ; Prévision de recettes réalisables ; Capacité de mobilisation de cofinancement ; Capacité d’autofinancement ; Contribution des partenariats locaux.

3-La visibilité Bonne visibilité de la suite à donner Pérennisation de l’action ; Autonomisation des bénéficiaires.

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Qu’est-ce qu’un projet ? Un projet est un groupe d’activités planifiées, qui mobilise des moyens déterminés, pour être mises en œuvre en vue d’atteindre un ou une série d’objectif(s) dans un délai donné, au bénéfice d’un public précis. Cycle du projet

Identification Evaluation Conception Mise En Oeuvre Suivi Validation Formulation

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POUR ELABORER UN BON PROJET, IL FAUT : Une planification de projet ciblée sur les objectifs; Une structuration du projet pour le rendre clair; La réalisation d’une analyse logique du contexte global du projet; Une bonne mobilisation et participation de l’ensemble des acteurs du projet; Un bon suivi et une bonne évaluation. Les facteurs de réussite d’un projet : L’engagement et la responsabilité de tous les partenaires; Des objectifs réalistes et clairement définis; Un lien évident entre ce qui est réalisé dans le cadre du projet (les activités) et ce que l’on veut

obtenir (les résultats); La capacité de gérer les risques; Des rôles bien définis (une répartition des responsabilités); La participation du groupe cible (bénéficiaires) lors de l’élaboration du projet. Phase 1 : analyse du contexte local (particulièrement pour les projets de codéveloppement) 1.1 Contexte politique

Quelle situation politique du pays ? De la zone ? Quelle politique de développement locale ? Quelle législation en vigueur pour l’action envisagée ?…

1.2 Contexte économique

Quelle situation économique du pays ? Quelles sont les ressources naturelles ?… 1.3 Contexte socio-économique

Quelle organisation sociale locale ? Quels pouvoirs locaux ?… 1.4 Situer le projet dans le contexte de développement du pays :

Quels sont les problèmes de développement fondamentaux du pays ? Le projet est-il pertinent dans un tel contexte ? Quels sont les problèmes existant dans le secteur particulier au projet?…

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Phase 2 : analyse des parties concernées 2.1 Identification des acteurs susceptibles d’influencer le projet ou sur lesquels le projet aura des

répercussions, directes ou indirectes ; 2.2 Définir le rôle de chacun dans la relation des uns par rapport aux autres ; 2.3 Décrire le groupe cible (sexe, âge, revenus, situation de travail, etc.) et la manière dont il

s’approprie le projet ; 2.4 Déterminer la façon dont les résultats du projet apporteront une aide ou une gêne pour les

individus ou les groupes d’individus ; 2.5 Quels effets le projet aura-t-il sur les femmes et sur les hommes en tant que groupes ? 2.6 Peut-il y avoir des effets négatifs sur certains groupes

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Les outils d’aide au montage et financement de projet Comment présenter une demande de financement ?

1) LA DEMANDE ÉCHOUE, POURQUOI ? EXERCICE : Passez 5 minutes à étudier la lettre de demande suivante. Qu'en pensez-vous ? Cher Monsieur, Nous vous écrivons dans le désespoir, car notre financement est sur le point de s'arrêter. Notre association caritative XYZ est basée dans le comté du Kent et nous assurons des services d'hippothérapie pour enfants et adultes handicapés. Nous fonctionnons depuis 1989 et la demande pour nos services est en croissance constante. Tous nos clients nous disent que notre association est merveilleuse. L'an dernier, nous avons permis à 216 enfants et 173 adultes, tous handicapés, de faire de l'équitation. Il n'existe aucun autre endroit où des handicapés peuvent faire de l'équitation, malgré le fait qu'ils en tirent un bénéfice énorme, et qu'ils y trouvent un plaisir immense ! Par le passé, nous avons obtenu des subventions de la part de deux fiduciaires subventionnaires locaux, mais la concurrence d'autres associations caritatives signifie que nous n'avons pas réussi à les obtenir cette année. Nous gérons aussi une boutique de revente de biens donnés à Tunbridge Wells, mais les recettes qu'elle produit ne suffisent pas pour couvrir tous nos frais. Il nous faut 50 000 £ par an pour administrer l'association et nous espérons pouvoir réunir cette somme pour continuer le merveilleux travail que nous faisons au profit des handicapés. Nous vous prions de considérer notre association caritative pour l'octroi d'un don. En vous remerciant, je vous prie d'agréer, cher Monsieur, l'expression de mes salutations respectueuses. Joanne Blogs Attachée à la collecte de fonds Maintenant, comparez-la à la lettre de la page suivante. Quels sont les différences clés ?

Commentaire [K1] : Aucune personnalisation

Commentaire [K2] : Ont-ils attendu trop longtemps ? Le ton est désespéré / mendiant

Commentaire [K3] : Jargon

Commentaire [K4] : Aucune preuve réelle de besoin

Commentaire [K5] : Est-ce un résultat ? Où en est la preuve ? Et après ? Pourquoi est-ce particulier aux handicapés ?

Commentaire [K6] : N'ont pas les qualités requises pour obtenir un financement ?

Commentaire [K7] : Négatif, sans espoir

Commentaire [K8] : Langage passif

Commentaire [K9] : Aucune demande !

Commentaire [K10] : D'un niveau trop subalterne ?

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Cher M. Jones, Notre association caritative XYZ est basée dans le comté du Kent et nous assurons des séances d'équitation pour enfants et adultes handicapés. Nous vous écrivons pour vous demander une subvention de 49 257 £ qui contribueront à supporter les coûts d'hébergement et d'alimentation de six chevaux, ainsi que le salaire de deux thérapeutes qualifiés pour une période de deux ans. L'association caritative XYZ fonctionne depuis 1989 et assure une thérapie par l'équitation (hippothérapie) pour adultes et enfants handicapés. L'an dernier, nous avons permis à 216 enfants et 173 adultes, tous handicapés, de faire de l'équitation. Dans le comté du Kent, il n'existe aucun autre centre qualifié d'hippothérapie et nos clients nous disent avoir essuyé des refus dans d'autres centres équestres. « Je suis ravie que vous preniez George ; un peu plus loin, le centre équestre ABC ne veut pas le prendre parce qu'il bave. » George est atteint de paralysie cérébrale. Les séances d'équitation font une joie énorme à nos clients, mais l'hippothérapie apporte aussi des avantages thérapeutiques et médicaux. Un article publié dans la Revue de neuroscience affirme que « en améliorant leur mobilité, leur équilibre et leur coordination, les avantages de l'hippothérapie sont tangibles pour les enfants atteints de paralysie cérébrale » (Vol 7. 2003). De plus, après une séance, les parents rapportent une amélioration de l'humeur et du rythme de sommeil des enfants. Nous employons aussi des émoticones (images de frimousses malheureuses, indifférentes ou souriantes) pour mesurer comment nos clients se sentent avant et après une séance. Tous nos clients choisissent l'émoticone souriante après une séance d'équitation ! Par le passé, nous avons obtenu des subventions auprès de la Small Foundation, un fiducaire subventionnaire local, mais sa politique est de financer de nouveaux projets plutôt que d'autres déjà en existence, si bien que nous ne pouvons pas déposer de dossier cette année. Nous gérons aussi une boutique de revente de biens donnés à Tunbridge Wells ; l'an dernier, nous avons réuni 20 000 £ qui ont contribué à nos frais de fonctionnement et cette année, nous introduisons d'autres initiatives de collecte de fonds (dont une séance d'équitation sponsorisée). Nous recherchons maintenant un financement de 45 297 £ sur deux ans qui assureront les frais d'hébergement et d'alimentation de 6 chevaux et le coût des salaires de deux thérapeutes d'équitation pleinement qualifiés (budget détaillé joint). Nous nous adressons au Great Trust en raison de l'intérêt qu'il porte au soutien du travail avec les personnes handicapées. Si vous désirez un complément d'information ou faire la visite de notre centre équestre, veuillez contacter Joanne Bloggs, l'administratrice de notre centre. Nous vous remercions de bien vouloir considérer notre demande.

Commentaire [K11] : Bonne synthèse, claire et précise.

Commentaire [K12] : Terme défini

Commentaire [K13] : Preuve de besoin. Fait un récit

Commentaire [K14] : Preuve de résultats

Commentaire [K15] : Mécanismes de contrôle et d'évaluation

Commentaire [K16] : Raison logique

Commentaire [K17] : Positif – font des choses pour s'aider d'eux-mêmes

Commentaire [K18] : Demande claire

Commentaire [K19] : Raison de la demande particulièrement à CE fiduciaire

Commentaire [K20] : Offre d'une visite

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Je vous prie d'agréer, cher Monsieur Jones, l'expression de mes salutations respectueuses. M. Table Président Espace réservé aux notes : 2) LA PRATIQUE DE LA COLLECTE DE FONDS

Commentaire [K21] : Bon échelon

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En ce qui concerne le processus, la collecte de fonds peut être envisagée en quatre étapes : Planification ; Recherche ; Demande ; Remerciement.

2.1 PLANIFIER LA COLLECTE DE FONDS En matière de collecte de fonds, pour les novices en particulier, demander de l'argent est très souvent une cause d'anxiété. S'il existe une « perception générale » dans ce domaine, c'est bien l'idée que la collecte de fonds est liée à une demande d'argent.

« Qui ne demande rien n'a rien ! » Mais trop souvent, les organisations se laissent emporter par leur propre enthousiasme à l'égard d'une idée de projet et elles se précipitent pour faire une demande avant d'être vraiment prêtes. Celle-ci résulte en un échec. Il vaut mieux que la « demande » soit la phase finale du processus, qui lui consiste en un ensemble d'activités dont l'objectif est de donner à l'auteur de la requête la confiance de déposer un dossier qui aura une chance raisonnable de réussite.

« Demander de l'argent est la partie la plus facile » Étapes principales de planification d'une collecte de fonds : Élaborez votre projet pour clarifier ce que vous allez faire d'une façon exacte, ce que vous

prévoyez d'accomplir ainsi, qui sera impliqué et quand cela aura lieu ;

Recherchez et obtenez les preuves d'un BESOIN d'une part et des RÉSULTATS d'autre part ;

Établissez un budget sensé pour votre projet ;

Planifiez vos démarches pour collecter des fonds : faites une recherche pour découvrir les organisations de financement susceptibles d'être intéressées, leurs dates-butoirs et la façon de déposer un dossier de demande.

BESOINS ET RÉSULTATS

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L'absence de preuves des BESOINS et/ou des RÉSULTATS constitue une des raisons majeures de l'échec d'un dossier de demande. Les RÉSULTATS qualitatifs et les RÉSULTATS quantitatifs sont deux choses différentes. Les résultats quantitatifs sont normalement chiffrés et ils servent habituellement à décrire combien de personnes seront aidées/participeront à une activité. Exemples : 20 jeunes gens fréquenteront l'école de langues ; 100 personnes seront présentes à la soirée culturelle ; 500 personnes assisteront à la conférence sur la discrimination au travail. Tous ces exemples sont des RÉSULTATS quantitatifs qui indiquent essentiellement à quel point vous allez être occupés ! Ce n'est pas la même chose que des RÉSULTATS qualitatifs qui décrivent la différence que fera votre projet. Exemples : Les jeunes gens conserveront une connaissance active de leur langue maternelle ; À la fin de la séance, les personnes présentes comprendront des aspects clés de la culture

russe ; Les délégués auront les connaissances et la confiance pour dénoncer la discrimination raciale

sur le lieu de travail. Les résultats qualitatifs peuvent être appréhendés en réfléchissant à la façon dont CHANGERONT les gens qui participent à votre projet. EXERCICE : Pensez au projet que vous voulez monter. Comment allez-vous prouver le BESOIN ?

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EXERCICE : Quels seront les résultats positifs de votre projet ? (Réfléchissez à la façon dont les gens CHANGERONT en conséquence de vos activités ?) Comment allez-vous prouver ces résultats ?

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RECHERCHE DE FINANCEURS Le Royaume-Uni compte des milliers de fiduciaires et de fondations subventionnaires. Leur raison d'être est de donner de l'argent à des causes charitables. Pour obtenir des informations utiles et complètes concernant des financeurs, il faut connaître un certain nombre de banques de données établies sur Internet, dont : Au Royaume-Uni : GRANTnet (www.grantnet.com) : donne accès à la banque de données GRANTfinder via un

prestataire local (souvent Business Link). C'est un site « basique » au niveau de l'utilisation, mais très complet. Les utilisateurs doivent s'inscrire.

www.j4bCommunity.co.uk : Semblable à GRANTnet, les recherches de base sont

GRATUITES, mais l'obtention d'informations plus complètes est réservée aux adhérents. Le service d'alerte hebdomadaire est GRATUIT et signale les nouvelles sources de financement. Les utilisateurs doivent s'inscrire.

www.fit4funding.org.uk : Produit par le Charities Information Bureau, qui publie un bulletin

électronique mensuel donnant le détail de nouvelles sources de financement. Son coût est de 25 £ par an, mais il les vaut !

www.fundingcentral.org.uk : Relativement nouveau, il permet de consulter gratuitement

une banque de données d'organismes de subvention, mais les résultats sont généralement médiocres. Non recommandé.

www.trustfunding.org.uk : C'est le site du DSC (Directory of Social Change), la base de

données en ligne des fiduciaires. C'est probablement la banque de données la plus complète, mais elle coûte très cher : 99 £ + TVA pour un abonnement d'une semaine.

www.grantsonline.org.uk : C'est un site très complet qui comprend à la fois les financeurs

de l'U.E. et du gouvernement britannique. Bien meilleur marché que la banque de données du DSC : 25 £ + TVA pour un abonnement d'un mois. Encore mieux, il est possible de faire un essai GRATUIT pendant 7 jours.

La Charity Commission (www.charity-commission.gov.uk) détient un registre de toutes les

associations caritatives au Royaume-Uni, ainsi que des renseignements concernant leurs fidéicommis, leurs comptes et leur constitution. Tous les fiduciaires subventionnaires sont des associations caritatives inscrites au registre, c'est donc une source utile d'informations supplémentaires.

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La meilleure source de toutes est : The guide to major trusts 2012/13 (Volumes 1 et 2) publié par le Directory of Social Change

et disponible sur commande à www.dsc.org.uk (125 £ les deux volumes). En France : AFD (www.afd.fr) Etabblissement public au cœur du dispositif français de coopération,

l’AFD agit pour lutter contre la pauvreté et favoriser le développement dans les pays du Sud et dans l’Outre-mer. Au moyen de subventions, de prêts, de fond de garantie ou de contrats de désendettements et de développement, elle finance des projets, des programmes et des études et accompagne ses partenaires du Sud dans le renforcement de leurs capacités.

DRJSCS (www.lace.fr) L’agence nationale pour la cohésion sociale et l’égalité des chances

est chargée de la conduite et du financement des actions menées en faveur de la cohésion sociale et de l’égalité des chances, dans le cadre de la politique de la ville, ainsi que des actions de prévention de la délinquance et des discriminations. En mettant en œuvre ces missions, l’Acsé vise un objectif essentiel : améliorer chaque jour la vie des habitants des quartiers prioritaires. Elle dispose d’un réseau territorial qui lui permet d’être au plus prêt du terrain. Elle finance des projets à l’initiative des associations, des structures publiques ou privées.

FORIM/PRA-OSIM (www.forim.net) Le Forum des organisations de solidarité

internationale issues des Migrations est une plateforme nationale qui réunit des réseaux, des fédérations et des regroupements d’organisations de solidarité internationale issues de l’immigration (OSIM), engagés dans des actions de développement dans les pays d’origine. Le PRA-OSIM est un dispositif d’accompagnement, de cofinancement et de capitalisation des projets de développement local portés par les OSIM de base. Le programme est mis en place en partenariat avec le Ministère de l’Intérieur, de l’Outre-mer, des Collectivités Territoriales et de l’Immigration.

Les communes, les régions et les intercommunalités proposent également des financements d’aide aux projets. Consultez les sites internet des localités concernées.

En France de nombreuses fondations apportent une aide financière aux projets. Vous pouvez

consulter le guide des fondations (www.fondations.org) et choisir celle qui convient aux objectifs de votre projet.

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Coordination SUD (www.coordinationsud.org ) – Solidarité Urgence Développement – est la coordination nationale des ONG françaises de solidarité internationale. Fondée en 1994, elle rassemble aujourd’hui plus de 130 ONG, dont une centaine via six collectifs (CLONG-Volontariat, CNAJEP, Coordination d’Agen, CRID, FORIM, Groupe Initiatives) qui mènent des actions humanitaires d’urgence, d’aide au développement, de protection de l’environnement, de défense des droits humains auprès des populations défavorisées mais aussi des actions d’éducation à la solidarité internationale et de plaidoyer. Coordination SUD assure une double mission d’appui à la professionnalisation des ONG françaises et de représentation de leurs positions auprès des institutions publiques et privées, en France, en Europe et dans le monde. Elle développe des services de veille, de diffusion d’information, de conseil et de formation. Elle gère un fonds paritaire de cofinancement d’expertises externes sur les différents aspects de la performance organisationnelle et institutionnelle pour les ONG. Enfin, elle anime des commissions de travail thématiques composées de ses membres, mobilisées sur des enjeux majeurs de la solidarité internationale.

Vous pouvez également consulter une base de données (www.micro-projets.org) qui aide à

la recherche de financements pour des micro-projets de solidarité internationale.

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RECHERCHE DE FINANCEURS DANS L'U.E. L'U.E. offre des centaines de possibilités de financement, mais il peut être très difficile et très prenant de se frayer un chemin à travers les divers fonds. Les ressources qui suivent sont les plus utiles : www.europa.eu/index_en.htm : Le portail principal de l'Union européenne. Dans la zone de texte à rechercher, saisissez « Financement » pour obtenir des informations de financement dans l'U.E. (préparez-vous à être submergés).http://ec.europa.eu/grants/index_en.htm vous conduit directement à la page des subventions. Autres ressources pour vous aider à rechercher un financement dans l'U.E. : Guide to European funding for the non-profit sector 2012-13 publié par l'European Citizen

Action Service et disponible sur le Directory of Social Change (www.dsc.org.uk) 32 £.

European Union grants guide 2012 publié par Chapel & York (www.chapel-york.com) 25 £, guide à télécharger. Selon les informations de publicité :

« Le Guide 2012 contient environ 168 pages d'informations extraites du budget (U.E.) de la Commission européenne et présentées d'une manière facile à utiliser. Des subventions sont disponibles auprès de l'U.E. pour tous types d'organisations du monde entier et elles s'adressent à un éventail large d'activités de projets, dont entre autres : les questions liées aux femmes, l'environnement, la protection de l'enfance, le racisme, la jeunesse, les personnes âgées, l'éducation et la formation, les handicapés, les droits de l'homme, l'énergie, les transports, les arts, les médias, ... Ce guide n'est conçu que pour donner une indication de ce qui est disponible. »

Chacun des fonds de l'U.E. aura des critères d'éligibilité et une gestion qui lui seront propres. Beaucoup de fonds exigent que vous collaboriez avec d'autres partenaires au sein de l'U.E. (des organisations de différents pays de l'U.E.). Les procédures de demande ont la réputation d'être compliquées et coûteuses, et les exigences de compte-rendu encore plus. Obtenir un financement de l'U.E. n'est pas pour les novices !! Le cabinet Chapel & York propose aussi des experts-conseils de l'U.E. et il vaut peut-être mieux en consulter un pour obtenir des conseils plus précis une fois que vous avez trouvé un fonds potentiel dans l'U.E. pour lequel vous répondez aux critères. Ce cabinet vous propose aussi un service de mise à jour pour alerter les adhérents concernant de nouvelles sources de financement dans l'U.E.

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LE BUDGET Les financeurs s'intéressent autant aux « chiffres » qu'aux « mots », il est donc primordial que vous soyez en mesure de préparer un budget solide pour votre projet, qui comprendra TOUS les coûts pertinents (dans le secteur bénévole, les demandes de fonds insuffisants constituent un GROS problème, dont la cause s'avère souvent une mauvaise budgétisation et/ou un manque de confiance). Pièges courants de la préparation d'un budget : « Oublier » d'inclure la TVA ; Confondre fonctionnement (ex : location de salle) et investissement (ex : achat d’un

bâtiment) ; Ne pas inclure TOUS les coûts de personnel. Selon les financeurs, le mode requis de présentation des informations budgétaires peut varier, mais elles doivent toujours être CLAIRES et en COHÉRENCE avec la description de votre projet. Exemple de modèle : BUDGET PREVISIONNEL DU PROJET MODELE IMPOSE DU BUDGET PREVISIONNEL [DEPENSES PREVISIONNELLES]

Mode de calcul [impératif]

CODE

RUBRIQUE*

UNITES

NOMBRE

COÛT UNITAIRE

COÛT EN EUROS

1

Investissement immobilier

2

Investissement technique et mobilier

3

Transferts financiers

4

Fournitures et consommables

5

Conception et études ou expertises du Nord

6

Études ou expertises du Sud

7

Personnels expatriés 1644

8

Personnel local 9524

9

Formation

10

Services extérieurs

19

11

Mission de courte durée 4500

12

Appui, suivi, contrôle 9972

13

Évaluation

14

Capitalisation

15

Autres 400

16

Divers et imprévus 852

Sous-Total 1 26892

17

Frais administratifs ou de structure [maximum 10% du sous-total 1] 2604

Sous-Total 2 2604 TOTAL GENERAL DES DEPENSES (Sous-Total 1 + 2) 29496

- *JOINDRE, APRES CE TABLEAU DES DEPENSES, TOUS LES DEVIS JUSTIFIANT L’ESTIMATION DES DEPENSES. - *JOINDRE, APRES LES DEVIS UNE JUSTIFICATION, NARRATIVE DES DEPENSES, LIGNE PAR LIGNE. Dans votre dossier de demande, résistez à la tentation d'arrondir les chiffres, car cela donne l'impression que vous n'avez pas fait une étude précise des coûts du projet. Veillez à obtenir des devis et faites-y référence.

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RÉDACTION DE LA DEMANDE Votre demande auprès d'un financeur pourra typiquement revêtir deux formes : Au moyen du dossier de demande produit par le financeur; Par lettre spontanée. Il est essentiel que chaque demande à un financeur soit personnalisée en fonction de ses priorités et intérêts. Ce n'est possible que si un travail de recherche suffisant a été engagé pour définir ces priorités et intérêts.

Il ne faut JAMAIS envoyer une lettre circulaire à plusieurs prospects différents. De telles lettres finissent systématiquement dans la poubelle et sont une perte de temps et d'argent. En plus, vous ne pourrez pas présenter d'autre demande avant AU MOINS un an. Le moyen le plus facile de déposer une demande est par le dossier puisque la structure de la demande est établie. Les lettres de demande doivent se fonder sur des arguments généraux en soutien du projet. Les financeurs reçoivent beaucoup plus de demandes de subventions qu'ils ne peuvent en accorder, il est donc important de faire en sorte que votre demande se distingue des autres. Beaucoup de demandes sont très mauvaises, mais en suivant quelques « règles » fondamentales, vous pourrez facilement vous assurer que votre demande appartient à la catégorie des meilleures. Quelques conseils pour effectuer votre demande : Informez-vous sur le financeur et sur ses priorités et/ou sur ses domaines d’intervention. Lisez attentivement les notes d'accompagnement, puis appliquez-les ! ; Soyez concis ; essayez de faire tenir la réponse dans l'espace prévu, soigneusement ! ; Répondez à toutes les questions ; Étayez vos affirmations par des preuves ; Veillez à employer un ton optimiste et positif ; Ne délayez pas votre réponse pour remplir l'espace ; Donnez la version complète de toute abréviation ou acronyme ; Écrivez dans un style compréhensible : n'employez jamais un mot compliqué quand un mot

simple suffirait, ni dix mots quand trois feraient l'affaire ;

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Ne demandez pas une somme inférieure à celle dont vous avez besoin ; Soyez honnêtes, surtout en ce qui concerne d'autres financeurs vers lesquels vous vous êtes

tournés, les financeurs « communiquent » entre eux ! ; Veillez à inclure les informations complémentaires requises ; Ne joignez aucune information qui ne soit requise (à l'exception d'un bon dépliant général à

propos de votre organisation) ; Demandez à quelqu'un d'autre de relire le brouillon de votre demande et de vous donner son

opinion, en toute franchise; Veillez à débuter et finir votre lettre par des insertions manuscrites ; assurez-vous qu'elle soit

adressée à une personne nommée ; Respecter les délais d’envoi, ou de dépôt, en tenant compte de la poste ; Etablir une liste de contrôle des pièces à fournir.

Une lettre de demande doit être aussi courte que possible, et certainement ne pas dépasser deux pages au format A4. Le moyen le plus facile d'y parvenir est d'écrire d'une manière aussi compréhensible et concise que possible, peut-être en séparant les paragraphes par des titres courts. L'objectif est de permettre au lecteur de déterminer aussi vite que possible qui vous êtes, ce que vous voulez faire, ce que cela va coûter et qui va en bénéficier.

ÉLABORATION D'UNE LETTRE EXERCICE : Comment allez-vous structurer votre lettre de demande ? Quels seront les principaux paragraphes ?

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Les intitulés des paragraphes suivants permettent de bien structurer une lettre de demande : Titre du projet ; Synthèse de la proposition (peut-être dans un encadré séparé) ; Introduction : Qui vous êtes ; Le problème / besoin (indiquez trois faits clés) ; Ce que vous prévoyez de faire (votre projet) ; Comment vous prévoyez de le faire (activités principales, dates comprises, qui fera ce

travail) ; Qui bénéficiera (chiffres compris) et comment ; Comment vous mesurerez votre réussite (contrôle et évaluation) ; De combien vous avez besoin pour y parvenir ; Comment vous allez obtenir cet argent. La requête ou « demande » : elle doit être d'un montant précis ; Pourquoi le donateur pourrait s'y intéresser ; De quelle source l'argent viendra à l'avenir, la question de la pérennité du projet ; Validation. EXERCICE : Réfléchissez à un projet qu'il vous faut financer et servez-vous de cet espace pour y faire le brouillon de votre lettre de demande auprès d'un financeur dont vous SAVEZ qu'il s'intéresse au financement de votre type de travail

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ANNEXE 1 : LISTE DE CONTRÔLE DE LA DEMANDE Évaluation : Oui Non Ton, intérêt et style d'écriture Le titre du projet a-t-il de l'attrait ? Le premier paragraphe éveille-t-il votre intérêt ? Le ton est-il optimiste et enthousiaste ? La lettre est-elle facile à lire ? La lettre a-t-elle un style qui coule bien ? La lettre est-elle sans jargon ? Comporte-t-elle des acronymes ou abréviations inexpliqués ? Comporte-t-elle des fautes d'orthographe / de grammaire ? Le projet semble-t-il constituer un investissement positif solide ? Contenu Y a-t-il un encadré comportant une synthèse ? Est-il évident de quelle organisation il est question... ? ... Et de son action ? Le problème / l'enjeu est-il clairement exposé ? Les bénéficiaires sont-ils évidents ? Le besoin est-il prouvé ? Le projet est-il clairement défini ? La proposition faite est-elle claire ? Les aboutissements, résultats et incidences sont-ils décrits ? Existe-t-il des preuves que le projet parviendra aux résultats ? Le contrôle et l'évaluation sont-ils mentionnés ? Le calendrier est-il établi clairement ? Budget et coûts Le budget est-il mentionné / défini ? Le budget est-il logique vis-à-vis de la proposition ? Les montants sont-ils raisonnables ? Les chiffres sont-ils bien exacts ? La provenance du reste du financement est-elle claire ? Y a-t-il une demande claire pour un montant précis d'argent ? Autre Financeriez-vous ce projet ? (si vous aviez l'argent !)

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Foire aux questions Des demandes de financement sont refusées pour de nombreuses raisons, toutefois beaucoup d'entre elles n'ont rien à voir avec la qualité du dossier ou de la lettre de demande. Raisons du refus (non lié au dossier /à la lettre de demande)

Raisons du refus (lié au dossier /à la lettre de demande)

Recherche de mauvaise qualité : le financeur ne finance pas : Le type de cause que soutient le

demandeur ; Les postes demandés (financement de

base, salaires, etc.) ; Dans la zone géographique où est

basé le demandeur ; Le projet ne répond pas aux critères

définis par le financeur.

Toutes les réponses ne sont pas données dans le dossier, soit : Aucune réponse du tout à la question

(espace pour la réponse laissé blanc) ; Le financeur n'est pas renvoyé à

d'autres documents (par ex. : voir plan d'affaires joint).

Mauvaise planification du projet. Les arguments en soutien sont de faible poids.

Les chiffres ne sont pas exacts ou ils ne correspondent pas à ce qui a besoin d'être financé.

Les informations sont insuffisantes concernant les bénéficiaires et sur la façon dont leur vie sera différente grâce à ce projet.

La preuve du besoin est inexistante, insuffisante ou mal définie.

Ton mendiant.

La preuve des résultats est inexistante, insuffisante ou mal définie.

Il n'y a aucune demande d'argent (en toutes lettres).

Quelque chose ne correspond pas dans les comptes de votre organisation. Exemples : Les comptes ne sont pas conformes à

l'énoncé de pratiques recommandées ;

Il y a trop de jargon et d'utilisation de concepts abstraits si bien que le lecteur ne parvient pas à saisir ce que vous voulez dire.

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Les comptes ne sont pas vérifiés ; Il existe un déficit qui n'est pas

expliqué ; Les réserves sont trop élevées. Votre organisation n'est pas correctement constituée.

La demande arrive après la date de clôture.

Le financeur a trop de demandes à étudier.

DEMANDES COURONNÉES DE SUCCÈS Demandes couronnées de succès : Elles sont lisibles et éveillent l'intérêt du lecteur dès le début ; Elles évitent le jargon et font un récit ; Elles décrivent l'organisation du demandeur d'une manière claire et succincte ; Elles décrivent le projet d'une manière claire et succincte ; Elles décrivent le BESOIN pour ce projet, étayé par des EXEMPLES; Elles décrivent les RÉSULTATS QUALITATIFS et les RÉSULTATS QUANTITATIFS

pour ce projet, étayés par des PREUVES et/ou des EXEMPLES ; Elles décrivent les outils de contrôle et d'évaluation qui serviront à mesurer la réussite ; Elles donneront la preuve d'une planification soigneuse ; Elles auront un budget clair ; Elles seront adaptées aux critères du financeur. Les appels envoyés par écrit auront beaucoup plus de chances de réussir s'ils répondent aux critères suivant: Simple Innovant Crédible Concret Étayé par des exemples

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L'utilisation de jargon, de concepts abstraits et de termes vagues est une des choses qui rebute le plus dans une demande de financement. Exemples : « Modèles d'enseignement qui sont fondés localement » ; « Nous proposons une expérience éducative de qualité » ; « Une occasion inégalée de se développer individuellement et de contribuer au

développement de sa communauté par ses compétences, son énergie et son engagement » ; « ... apportant ainsi des avantages économiques considérables à la collectivité » ; « Ce projet permet aux personnes handicapées de développer leurs compétences » ; « Nous voulons faire connaître les joies du vélo aux jeunes ». Les demandes fructueuses emploient un langage actif plutôt que passif : « Le projet permettra... » au lieu de « Nous espérons... » ; « Nous prévoyons de... » plutôt que « Nous aimerions... ».