Formation Harpège MODULE DE PARAMÉTRAGE. Harpège SOMMAIRE Partie 1 Navigation dans HARPEGE Partie 2 Les structures Partie 3 Les Implantations-Locaux Partie

Formation Harpège

MODULE DE PARAMÉTRAGE

Harp

èg

eSOMMAIRESOMMAIRE

Partie 1 • Navigation dans HARPEGE

Partie 2 • Les structures

Partie 3 • Les Implantations-Locaux

Partie 4 • Enjeux des structures et des locaux

Partie 5 • Le paramétrage du niveau de gestion des congés/contrats/carrières

Partie 6 • Mise en œuvre du paramétrage

Partie 7 • Les habilitations

Partie 8 • Domaine Fonctions

Partie 9 • Destinations des activités - LOLF et fonctions Silland

Partie 10 • Module de raccordement

Partie 11 • Echanges entre établissements

Harp

èg

e

Partie 1

Navigation dans Harpège

Harp

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eNavigation dans HarpègeNavigation dans Harpège

Une ergonomie de type Windows

Les icônes, touches de fonction et

équivalents menu

Les outils de recherche

Harp

èg

e

Ergonomie de type WindowsErgonomie de type Windows

Barre de menu de contrôle

Icônes de raccourci

Onglet de sélection

Boutons de raccourcis

Couleurs de différenciation

Messages d’informati

on

Blocs

Harp

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ePrésentation des actions :Présentation des actions :

par les icônes par les touches fonctionpar les icônes par les touches fonction

quitte l’écran en cours

enregistre les données saisies et/ou modifiées

crée une information

efface un enregistrement à l’écran

passe en mode recherche (pour entrer des critères)

exécute la recherche

annule la recherche

enregistrement précédent

enregistrement suivant

impression de l’écran

Ctrl + q

F10

F6

Maj + F4

F7

F8

Ctrl + q

Haut

Bas

Maj + F8

Harp

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eLes outils de recherche ...Les outils de recherche ...

Annuler la rechercheet revenir en mode saisie

F8

ctrl

q

touche icônemenu

Annulerrecherche

menu touche icône

Exécuterrecherche

quitter l'écran?

menu touche icône

quitter ctrl

+ q

menutoucheicône

F7entréecritères

passer en moderecherche ?

mode saisie

mode recherche

Obtenir le résultat de la rechercheet passer en mode saisie

+

Harp

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e

Partie 2

Les Structures

Harp

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eLe schéma général de Le schéma général de

fonctionnement d’Harpègefonctionnement d’Harpège

Harp

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eStructures : définition 1Structures : définition 1

Établissement, composantes et services communs identifiés par un numéro RAMSESE (ex RNE)

Autres structures définies sur décision du conseil d'administration de l'établissement en conformité avec les statuts

Structures statutaires : Elles reposent sur l'examen du code de l’éducation Livre VII, Titre I, Chapitre III (qui abroge la loi 84-52 du 26 janvier 1984)

Elles traduisent l'organisation de l'établissement.

Harp

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eStructures : définition 2Structures : définition 2

Racine ou niveau 1 = Établissement (structure «mère»)

Niveau 2 = composantes de type UFR, École, IUT, service commun (structures «filles» du niveau 1)

Niveau 3 à n = autres structures de type département, laboratoire, service (structures «filles» du niveau 2)

Remarque : une structure spécifique peut être créée pour le Remarque : une structure spécifique peut être créée pour le cas des agents qui sont «pour ordre» dans l’établissement au cas des agents qui sont «pour ordre» dans l’établissement au bénéfice d’un autre organisme.bénéfice d’un autre organisme.

Structures Harpège : Ensemble d'entités hiérarchiquement organisées en arborescence à n niveaux.

Dans Harpège, les structures permettent de donner une visibilité sur l’affectation des agents

et la répartition des moyens

Harp

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eStructures : exemple Structures : exemple

UNE ARBORESCENCE A N NIVEAUX

Établissement

Composante UFR A Composante

IUT

Structure labo b1

Structuredépart. a1

Structure labo b2

Structure labo a1

niveau 1

niveau 2

niveau 3

niveau 4

Service du

personnel

Composante UFR B

Servicescentraux

Harp

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eImpacts des structuresImpacts des structures

Individu

Poste

Emploi

AgentContractuelsContractuels Fonctionnaires etFonctionnaires etassimilésassimilés

Position

Carrière

STRUCTURESImplantation

- Locaux

Contrat

Occupation /Affectation

(Hébergés) Structure de travail (et local)

Structure de délégation d’emploi

Structure d’attribution (B. État)

Structure de localisation

Structured’affectation

(et local)

Lien facultatif

Harp

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eImpacts des Structures-Implantations-LocauxImpacts des Structures-Implantations-Locaux

Gestion collectiveGestion collective

STRUCTURES

PROMOUVABILITESPROMOUVABILITES

ITARFITARF

STRUCTURES - IMPLANTATION - LOCAUX

LISTES LISTES ELECTORALES ELECTORALES

Harp

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e

Emploi : Structure de Délégation

La structure destinataire de la délégation d’emploi est, en règle générale, l’établissement. Dans des cas particuliers (fléchage des emplois par la centrale), le destinataire peut être, une structure de niveau inférieur (IUT, etc.).

Poste : Structure d’Attribution

Le poste appartient à la structure à laquelle appartient l’emploi sur lequel il est financé. Toutefois, celle-ci a la possibilité d’attribuer ce poste à une autre structure de l’établissement.

Structure de Localisation

La localisation permet à la structure à laquelle le poste est attribué de préciser la structure fine à laquelle il est lié (ex.:possibilité de prêts de poste).

Liens structures / Emploi-posteLiens structures / Emploi-poste

Harp

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e

Agent

x %x %

Etablissement

UFR A UFR B IUT Sce commun

DépartementA

DépartementB

LaboratoireX

Laboratoire Y

Service 1 Service 2

est affecté à

Agent : Structure d’AffectationLien pour une période entre un agent et une structure de l'établissement pour une quotité donnée.L’agent est affecté à une (ou plusieurs) structure(s).

Liens structures / AgentLiens structures / Agent

Harp

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eSynthèse des liens Synthèse des liens

Emploi

Agent

finance

peut être attribué à

peut être localisé dans

x%x%

occupe

x %

x %

Etablissement

UFR A UFR B IUT Sce commun

DépartementA

DépartementB

LaboratoireX

Laboratoire Y

Service 1 Service 2

Occupation

est affectée à

Affectation

Poste

Délégué à

x %

Harp

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e

Définition des structuresDéfinition des structures

La définition des structures doit être faite en concertation avec :

la direction de l’établissementles services GRHle service chargé des élections (bureaux de vote)la cellule pilotage/statistiques (construction de requêtes…)

Harp

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eChoix du niveau de détail des Choix du niveau de détail des

structuresstructures

Structures définies à un niveau fin :Vision plus fine de la répartition des postes et de l’affectation des agents.

Intervention plus lourde en cas de modifications :

mettre fin aux affectations des agents, aux attributions et aux localisations des postes avant de fermer une structure…

création de nouvelles habilitations.Structures définies à un niveau plus agrégé :

Moins d'interventions en cas de modifications.Vision moins détaillée.

*Remarque : il est conseillé, pour commencer, de déterminer des structures de niveau 2 et 3, et d’affiner plus tard.

Harp

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e

• Le niveau 1, l’Établissement est saisi dans le module administration Harp_adm.

On peut également insérer le logo de l’établissement (format .bmp*) qui apparaîtra sur les arrêtés produits par l’établissement.

• Les autres niveaux sont saisis dans la base de gestion courante (base de production).

Saisie des structuresSaisie des structures

Harp

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e

Consultation de structuresConsultation de structures

Démonstration 1Démonstration 1

Harp

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e

Saisie de structures

Exercice 1Exercice 1

Harp

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Partie 3

Implantation – Adresses - Locaux

Harp

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eImplantation-adresseImplantation-adresse

Définition : Une implantation est un groupement de locaux ; elle a une ou plusieurs adresses.

Nota : Une adresse (ou plusieurs) est toujours associée à une ou plusieurs implantations.

Pour garder l’unicité, on parlera donc de couple implantation-adresse.

Les implantations ne sont pas forcément le recensement du patrimoine immobilier de l’établissement !!!

Harp

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e

Local 1 Local 2Local 3

Local 4

adresse 1

adresse 2

Implantation 2

(Local 1

Local 2

Local 3

Implantation 1

adresse

ExemplesExemples

Un immeuble contenant un grand nombre de locaux = une implantation

Un ensemble d'immeubles, peu dispersés sur un même campus ayant des adresses différentes = une implantation

Implantation 4

Implantation 3

Local 1

Local 2

Local 3(

adresse

Local 4Local 5

(

Un ensemble d’immeubles ayant une même adresse = deux implantations, où on répartit les locaux entre elles.

Harp

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eImplantation-adresseImplantation-adresse

• Une adresse est toujours liée à une ou plusieurs implantations.

• Une adresse comprend 4 ensembles d'informations :Voie : Numéro, Complément éventuel de numéro (Bis, Ter, …), Type de voie, Nom de la voie Localité : nom d'un hameau, lieu-dit, commune sans bureau distributeur, … Bureau distributeur : Nom et Code postal Pays : Code, Nom et Code postal étranger

• Pour une élection donnée il y a au plus 1 bureau de vote par implantation A chaque bureau de vote, doit correspondre une implantation. (cf. enjeux des structures et locaux).

Harp

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eIllustration du principe d’unicité du Illustration du principe d’unicité du

bureau de vote par implantationbureau de vote par implantation

UFR 1

UFR 3services

Implantation Z

Implant. XImplant. Y

BVEB

VD

BVC

BVB

BVA

Le recensement des élections habituellement organisées donne l’ébauche suivante pour les implantations

•Conseil d’UFR 3 : BV D •Conseil d’UFR 1 : BV A•Conseil d’UFR 2 : BV B•Conseil Scient. : BV C et BV D (les agents de l’implant. Y vont au BV D)

•C.P.E : 1 seul BV pour tous: BV E •Conseil Adm. : 3 BV : C, D et E•CEVU : ouverture de 4 BV : A, B, D et EProblème ! 2 BV pour 1 implantation ! Il

faut :•Soit séparer Z en deux implantations, •Soit supprimer (pour cette élection) un des deux bureaux (A ou B)

UFR 2

PROJET Vérification de la validité du projet: OK

OK

OK

OK

OKOK

Harp

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e

Consultation des implantations et de Consultation des implantations et de leurs adressesleurs adresses


Harp

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e

Créer une nouvelle implantationCréer une nouvelle implantation


Harp

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e

LocauxLocaux

Les attributs des locaux sont : l'adresse interne, exemples : "Aile A, bureau 257"

ou "4ème étage" ou "3ème étage, bureau 23, casier 18".

l'appellation, exemples : "Salle Newton" ou "Annexe salle des colloques".

les dates de début et de fin de validité. La date de début est obligatoire; elle peut correspondre à une date de création du local.

Définition : Un local est une pièce, une partie d’un bâtiment ou tout autre lieu pouvant être identifié de façon unique.

NB: Harpège n’a pas vocation à gérer tous les locaux d’un établissement ; seuls nous intéressent ici les locaux correspondant aux lieux où exercent des individus ou des agents

Harp

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e

Lier les locaux à une implantationLier les locaux à une implantation

Chaque local est rattaché à un couple unique implantation-adresse.

A chaque couple implantation-adresse correspondent un ou plusieurs locaux.

Implantation 3

Local 1

Local 2

Local 3(

adresse

Local 4Local 5

(

Implantation 4

Harp

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e

Consultation des locaux de chaque Consultation des locaux de chaque implantationimplantation


Harp

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e

Partie 4

Enjeux des structureset des locaux

Harp

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eMise en œuvre des locauxMise en œuvre des locaux

Association des locaux à une structure :

Pour chaque structure, il doit exister obligatoirement au moins un local.

Si la structure possède plusieurs locaux, l’un d’entre eux doit être défini comme local principal.

L’adresse de ce local principal est l’adresse administrative de la structure.

On ne peut lier un agent à un local que s’il a une affectation.

Harp

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e

Association des locaux à une structure (suite) :

Pour chaque structure on peut rattacher un ou plusieurs local(aux) de travail.

On peut rattacher à une structure des locaux qui dépendent d’implantations différentes Possibilité de lier une structure à plusieurs implantations.

ex : Pour une UFR d’Anglais, le local principal sera situé sur l’implantation X, et d’autres locaux sur l’implantation Y.

Un même local peut être associé à plusieurs structures.

ex : le local 1 peut être utilisé par l’UFR d’Anglais et l’UFR de Sciences.

Mise en œuvre des locauxMise en œuvre des locaux

Harp

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UFR Scienceséconomiques

Local principal de la structure

Sciences économiques

Implantation 1 - Toulouse

Local E

Implantation 2 - Rodez

Local D

Structure UFR01

Local G

Local H

Local I

Local C

Local A

UFR Mathématiques

Structure UFR02

Exemple : deux structures différentes utilisent des mêmes locaux sur une implantation :

Utilisation d’un local par une structure

Local principal de la structure Mathématiques

Harp

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e

Consultation des locaux pour chaque Consultation des locaux pour chaque structurestructure


Harp

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e

Créer un nouveau local de travail et Créer un nouveau local de travail et ses impacts sur les affectationsses impacts sur les affectations


Harp

èg


•Local de travail d’un individu ou d’un agent :

Chaque individu hébergé dans une structure peut être rattaché à un local de travail lié à cette structure. Chaque agent affecté dans une structure peut être rattaché à un local de travail lié à cette structure.

L’association d’un local à un agent (ou individu) comporte une date de début et de fin. Ces dates doivent être cohérentes:• d’une part avec les dates de début et de fin d’affectation (ou de rattachement) à la structure, • d’autre part avec les dates de début et de fin du lien entre le local et la structure

Harp

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e

Mise en œuvre des locauxMise en œuvre des locaux

•Local de travail d’un individu ou d’un agent (suite) :

Dans tous les traitements, si un agent n’est rattaché à aucun local, alors, c’est le local principal de la structure d’affectation qui est pris par défaut comme local de travail pour cet agent.


Structure Structure d’affectationd’affectationLocal de travail

Par défaut

Harp

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eImpacts des Structures et Impacts des Structures et

Implantations-Locaux :Implantations-Locaux :Gestion collectiveGestion collective

STRUCTURES (définition par les politiques)

PROMOUVABILITES ITARF

C’est le responsable de la structure d’affectation d’un agent ITARF qui pourra être habilité à donner son avis, à formuler le cas échéant des propositions de promotion et à rédiger le rapport sur l’agent

STRUCTURES - IMPLANTATION - LOCAUX

LISTES ELECTORALES

Les liens Structure-Implantation-Local permettent qu’un agent (ou un individu hébergé) puisse voter dans le bureau de vote ouvert pour une élection donnée le plus proche du local où il travaille.

Harp

èg

e

Rattachement des électeurs à un bureau de Rattachement des électeurs à un bureau de vote :vote :

Le bureau de vote dans lequel un électeur doit voter est celui de l’implantation sur laquelle est situé son local de travail.

UFR Scienceséconomiques Implantation 1 - Toulouse

Local de travail de l’agent

Local duBureau de vote Rodez

Implantation 2 - Rodez

Local duBureau de vote Toulouse

est

affe

cté

vote

travaille

Structure d’affectationStructure d’affectation

Impacts des Implantations-Locaux sur Impacts des Implantations-Locaux sur Listes ElectoralesListes Electorales

Agent

Local principal de la structure Sciences Eco.

Harp

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e

Rattachement des électeurs à un bureau de Rattachement des électeurs à un bureau de vote :vote :

Les électeurs qui n’ont pas de local de travail iront voter, par défaut, au bureau de vote rattaché à l’implantation du local principal de leur structure.Exemple :

UFR Scienceséconomiques


Implantation 1 - ToulouseImplantation 1 - Toulouse

Local Bureau de vote 1

votepas de local de

travail saisi dans Harpège pour cet

agent

est a

ffec

té

Impacts des Implantations-Locaux sur Impacts des Implantations-Locaux sur Listes ElectoralesListes Electorales

Agent

Harp

èg

eImpact des structures sur les Impact des structures sur les

éditionséditions

Liste des éditions d’HARPEGE qui contiennent les Liste des éditions d’HARPEGE qui contiennent les structures comme paramètre de sélection :structures comme paramètre de sélection :

•Fiche de note ITARFFiche de note ITARF•Liste des Bonifications indiciairesListe des Bonifications indiciaires•Fichier relance positionFichier relance position•Liste des échéances des positionsListe des échéances des positions•Fichiers des relances temps partiel Fichiers des relances temps partiel •Potentiel Budget EtatPotentiel Budget Etat•Potentiel Budget proprePotentiel Budget propre•Occupation des postesOccupation des postes•Occupation-Affectation des postesOccupation-Affectation des postes•Historique LocalisationHistorique Localisation•Historique occupation-affectationHistorique occupation-affectation•Modalités et congésModalités et congés•Promouvabilités ITARFPromouvabilités ITARF•Listes ElectoralesListes Electorales

•Etiquettes Adresses personnellesEtiquettes Adresses personnelles•Etiquettes Adresses Etiquettes Adresses administrativesadministratives•Liste des n° INSEE provisoiresListe des n° INSEE provisoires•Liste des fonctionnaires ou Liste des fonctionnaires ou assimilés par âgeassimilés par âge•Liste par positionListe par position•Liste par populationListe par population•Fin de contrat de travailFin de contrat de travail•Type de contrat de travailType de contrat de travail•Arrêté fin de contrat (FP)Arrêté fin de contrat (FP)•Ind. exerçant une fonction dans Ind. exerçant une fonction dans une instanceune instance•Ind. exerçant une fonction Ind. exerçant une fonction d’expertised’expertise•Fiches d’activité Fiches d’activité •Occupation des postes par les Occupation des postes par les agentsagents

Harp

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e

Impact des structures sur les Impact des structures sur les éditionséditions


Harp

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eLien avec les habilitationsLien avec les habilitations

Selon les habilitations données aux gestionnaires, ceux-ci pourront avoir accès ou non aux données et traitements relatifs dans les structures.

Exemple : un gestionnaire de composante sera habilité aux données qui correspondent aux personnes et aux moyens qu’il gère pour sa structure.

Harp

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e

Partie 5

Le paramétrage du niveau de gestion des

congés/contrats/carrières

Harp

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e


congés

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ePhilosophie de l’outil de gestion des Philosophie de l’outil de gestion des

congéscongésSelon le type de population et le type de congé, la gestion

relève :soit du niveau du ministère, soit du niveau du rectorat, soit du niveau de l’établissement.

En conséquence, Harpège offre l’alternative entre deux modes de traitement, selon le niveau de compétence de l’acte de gestion :

actes relevant du niveau académique ou national :Harpège permet la simple saisie des données relatives à chacun de ces actes sur la base des informations qui figurent sur un arrêté pré-existant et dont le gestionnaire a connaissance.

actes déconcentrés au chef d’établissement :

Harpège permet la production de l’arrêté soit parce que le chef de l’établissement est compétent ès qualités, soit parce qu’il a reçu une délégation de pouvoir ou de signature de l’autorité compétente.

N.B. : Déconcentré s’entend ici au sens de « déconcentré au niveau de l’établissement ».

Harp

èg

eLe paramétrage des congésLe paramétrage des congés

Pour chaque type de congé, le paramétrage concerne deux points :

A : Le niveau de gestion du congéen fonction du type de contrat ou du type de pop.

B : Le paramétrage des visassaisie des visas

association des visas aux différents congés et types de contrats ou de population

Harp

èg

eA : le niveau de gestion des congésA : le niveau de gestion des congés

En fonction du niveau de gestion du congé, l’arrêté de congé est :

produit et visé en dehors de l’établissement

acte non déconcentré réglementairement ou, non délégation de signature par le recteur

produit par l’établissement et :visé en dehors de l’établissement (par le recteur).

acte non déconcentré réglementairement ou, non délégation de signature par le recteur

visé dans l’établissement (par le président ou le délégataire de signature)

acte déconcentré réglementairement ou, délégation de signature du recteur

Harp

èg

eModification du paramétrageModification du paramétrage

du niveau de gestion du niveau de gestionLa valeur par défaut du paramétrage modifiable est :

« Signature non déléguée à l’établissement sans production de projet »

MAIS

L’établissement peut modifier le paramétrage en :« Signature déléguée à l’établissement »« Signature non déléguée à l’établissement avec production d’un projet »

N.B. + Ces modifications de paramétrage sont faites sous la responsabilité de

l’établissement ; seule une personne dûment habilitée doit pouvoir y procéder.

+ Ces choix de paramétrage ne peuvent être faits qu’en fonction : * des délégations de signature en vigueur, * des accords passés avec le Recteur vous permettant d’adresser à ses

services un projet d’arrêté qui, après vérification et signature par le Recteur, vous est retourné.

Rappel réglementaire : les délégations de signature sont des actes de caractère personnel : elles doivent en conséquence être renouvelées à chaque changement de titulaire des fonctions du délégant ou délégataire (Cf. circulaire n° 83-121 du 9 mars 1983).

Harp

èg

eConséquences du paramétrageConséquences du paramétrage

du niveau de gestiondu niveau de gestion

Valeur du paramétrage

Lieu de gestion de l’arrêté

Production ou non de l’arrêté et en-tête

Non déconcentré réglementairement

Arrêté produit et visé en dehors de l’étab.

Pas de production d’arrêté

Paramétrage non modifiable

Déconcentré réglementairement

Arrêté produit et visé dans l’établissement

Production d’un arrêté avec en-tête au nom du président de l’université ou du Directeur

Signature non déléguée

sans production d’un projet d’arrêté

Arrêté produit et visé en dehors de l’étab.

Pas de production d’arrêté

Signature non déléguée Avec production d’un

projet d’arrêté

Arrêté produit dans l’établissement mais visé en dehors

Production d’un arrêté avec en-tête au nom du Recteur

Paramétrage modifiable

Signature déléguée à l’établissement

Arrêté produit et visé dans l’établissement

Production d’un arrêté avec en-tête au nom du Recteur

Harp

èg

e

Présentation des écrans de Présentation des écrans de paramétrage du niveau de gestionparamétrage du niveau de gestion


Harp

èg

e

Production d’un arrêté relatif à un Production d’un arrêté relatif à un congé n’ayant pas fait l’objet d’une congé n’ayant pas fait l’objet d’une

délégation de signaturedélégation de signature


Harp

èg

e

Modification de la valeur par défaut Modification de la valeur par défaut du paramétrage et impacts sur du paramétrage et impacts sur

l’écran de congésl’écran de congés


Harp

èg

eB : Le paramétrage des visasB : Le paramétrage des visas

Il existe deux types de visas pour un acte donné :les visas réglementaires (rappelant des textes de base)

Ces visas sont livrés dans HarpègeIls ne sont pas modifiables

les visas locaux (propres à l’établissement) Ces visas ne sont pas livrés dans Harpège : il faut les créer

Ils sont bien sûr modifiables Exemples : Arrêté de délégation de signature du recteur au chef

d’établissement ; Arrêté de délégation de signature du chef d’établissement à un fonctionnaire de catégorie A

Un visa (réglementaire ou local) peut être :- générique (= commun à tous les types de pop. ou à tous les types de contrats) Les COM et CMNT ne comportent aucun visa générique, à cause assimilés fonct.

- spécifique (= particulier à chaque type de population ou type de contrat)

Harp

èg

e

Présentation des écrans de Présentation des écrans de paramétrage des visasparamétrage des visas


Harp

èg

e

Modifier le paramétrage des visasModifier le paramétrage des visas

Pour ajouter un visa local sur des arrêtés,Aller dans le menu Nomenclatures et :

- Saisir un libellé de visa local dans le tableau des visas locaux d’arrêtés de congés,- Puis selon le congé,

associer à ce visa local tous les types de population et / ou tous les types de contrat (visas génériques) à partir d’une liste de valeursou bien associer à ce visa local un type de population ou un type de contrat déterminé (visas spécifiques) à partir d’une liste de valeurs.

Harp

èg

e

Modification du paramétrage des Modification du paramétrage des visas et impacts sur l’édition d’un visas et impacts sur l’édition d’un

arrêtéarrêté


Harp

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e


contrats et des carrières

Harp

èg

eGestion des contrats et carrièresGestion des contrats et carrières

Comme on l’a vu pour les congés, le mouvement actuel de déconcentration des actes de gestion transfère vers le chef d’établissement :

la conclusion de certains contrats,

certains actes ayant trait à la carrière des agents.

Il faut distinguer deux modes de traitement, selon que l’acte de gestion :

est déconcentré au chef d’établissement

Il est possible de produire un document (contrat ou arrêté)Mais la saisie simple (en historique) reste possible

relève du niveau académique (recteur) ou national (ministre).

Seule la simple saisie des informations est possible

Harp

èg

eLe paramétrage des Le paramétrage des contrats / carrièrescontrats / carrières

Le paramétrage concerne deux points :

A : Le niveau de gestionen fonction du type de contrat ou du type de pop.

B : Le paramétrage des visassaisie des visasassociation des visas aux différents types de contrats ou de population

Harp

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eA : le niveau de gestionA : le niveau de gestion

Le niveau de gestion des contrats et carrières est livré en standard dans l’application et n’est pas modifiable :

Pour les contrats Seuls les contrats déconcentrés vers le chef d’établissement apparaissent dans la liste avec la valeur « compétence établissement » (non modifiable)

Concerne actuellement (seuls modèles de contrats existant dans Harpège):

les ALER, ATER, Moniteurs, Lecteurs, MLE

Pour la gestion des carrières Seuls les actes déconcentrés vers le chef d’établissement apparaissent dans la liste, avec la valeur « compétence établissement » (non modifiable) figurant en regard des corps concernés

Concerne actuellement (seuls modèles d’arrêtés existant dans Harpège) :

l’avancement d’échelon et le classement des personnels techniques de Recherche et Formation de catégorie C (ASTRF, AGT, ADT)les différentes formes de recrutement des ASTRF

Harp

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eB : Le paramétrage des visasB : Le paramétrage des visas

Rappel : il existe deux types de visas pour un acte donné :les visas réglementaires (rappelant des textes de base)

Ces visas sont livrés dans HarpègeIls ne sont pas modifiables

les visas locaux (propres à l’établissement) Ces visas ne sont pas livrés dans Harpège : il faut les créerIls sont bien sûr modifiables

exemple : délégation de signature du Président au SG

Un visa (réglementaire ou local) peut être :générique (= commun à tous les types de pop. ou à tous les types de contrats) spécifique (= particulier à chaque type de population/corps ou type de contrat)

Harp

èg

eLes visas des contratsLes visas des contrats

Visa génériqueRéglementaire

Il n’y a pas de visa générique qui soit valable pour tous les types de contrats.

LocalIl est possible de définir un visa local valable pour tous les types de contrats (avec production d’arrêté).

Visa spécifiqueRéglementaire

Pour chaque type de contrat, il existe un certain nombre de visas spécifiques réglementaires (non modifiables).

LocalIl est possible d’ajouter des visas spécifiques locaux.

Harp

èg

eLes visas des actes de gestionLes visas des actes de gestion

des carrières des carrières

Visa générique par populationRéglementaire

Il y a des visas génériques qui sont valables pour tous les corps appartenant à un type de population donné.

LocalIl est possible de définir un visa local valable pour tous les corps d’un type de population donné (avec production d’arrêté).

Visa spécifique par population / corpsRéglementaire

Pour chaque corps à l’intérieur d’un type de population, il existe un certain nombre de visas spécifiques réglementaires (non modifiables).

LocalIl est possible d’ajouter des visas spécifiques locaux.

Harp

èg

e

Présentation des écrans de Présentation des écrans de paramétrage des contratsparamétrage des contrats


Harp

èg

e

Présentation des écrans de Présentation des écrans de paramétrage des carrièresparamétrage des carrières


Harp

èg

e

Partie 6

Mise en œuvre du paramétrage

Harp

èg

e

La saisie du paramétrage d’Harpège est constituée de 7 éléments qui doivent être traités dans l’ordre suivant :

1) Paramétrage de l’établissement (structure mère)

2) Création des utilisateurs

3) Saisie des profils d’habilitations

4) Initialisation des nomenclatures locales

5) Création des implantations / locaux

6) Saisie des autres structures

7) Paramétrage (niveau de gestion – visas) des congés, contrats et carrières

Les 7 éléments du paramétrageLes 7 éléments du paramétrage

AdministrationHarpège

Harpège

Harp

èg

e

1) Paramétrage de l’établissement1) Paramétrage de l’établissement

Le paramétrage du niveau 1, l’établissement se fait à partir d’Harp_adm, module d’administration. Il consiste :

à renseigner le premier niveau 1 de l’arborescence des structures (structure mère),

à renseigner le pays de référence de l’application,

à positionner un indicateur donnant ou interdisant l’accès à la zone « N° rectoral » dans les postes de budget Etat, à indiquer le chemin d’accès et le nom de fichier du logo de l’établissement (format .bmp) que vous voulez intégrer aux arrêtés de congé.

Service dupersonnel

Présidence

Servicescentraux

StructureLabo A1

Structuredépartement A1

ComposanteUFR A

StructureLabo B1

StructureLabo B2

ComposanteUFR B

ComposanteIUT

Etablissement Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

Niveau 4

Harp

èg

e

2) Création des utilisateurs2) Création des utilisateurs

Seul l’utilisateur HARP_ADM peut créer les utilisateurs

Témoin permettant d’habiliter

l’utilisateur à accéder aux

options de saisie des profils Permet l’accès à

la base par une connexion sous

SQLPLUS ou BO par exemple

Un compte ORACLE associé à l ’utilisateur est créé.

Harp

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3) Saisie des profils d’habilitations3) Saisie des profils d’habilitations

Désigner les différents profils d’utilisateurs et leur attribuer des profils données et des profils traitements

Harp

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e4) Initialisation des nomenclatures 4) Initialisation des nomenclatures

localeslocalesLa saisie des nomenclatures locales se fait à partir de la base de gestion courante.

tables concernées :organismes de missionorganismes de rattachementannées universitaires - livrée –recherchetéléphonesfonctions (instances, fonctions électives et nominatives, responsabilités structurelles)destinations des activités – LOLFfonctions Silland

possibilité de compléter ou de migrer ces tables

Harp

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e5) Création des Implantations / locaux5) Création des Implantations / locaux

La saisie des implantations et des locaux se fait à partir de la base de gestion courante.

Définir les implantations en fonction de critères géographiques et de la carte des bureaux de vote existants. Saisir les couples implantations-adresses. Saisir les locaux associés à chaque implantation-adresse.

Attention à la cohérence des informations saisies, si plusieurs personnes sont habilitées ! (ex : locaux répartis dans plusieurs UFR)

Harp

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e6) Paramétrage des autres structures6) Paramétrage des autres structures

Le paramétrage des autres niveaux de structures de l’établissement se fait à partir de la base de gestion courante. Saisir :

un nom un code sur 5 caractèresle lien d'une structure à une autre : structure de rattachementun statut juridiqueune identification :

RNE, SIRET, zone de résidence

une décision :typeréférencedates de création, d'ouverture, de fermeture

des références externes (vers les structures de NABUCO...) :

codes établissement, composante, centre de responsabilité

Harp

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eStructures : codificationStructures : codification

Chaque structure a un code, identifiable par 5 caractères.Le choix de la codification des structures peut parfois faciliter le tri et l’extraction des données, si on veut donner un sens à chacun des caractères.

Exemple : UL210 Service de Scolarité administrative de l’UFR de LanguesCaractère 1: Niveau 1, une lettre pour l'UniversitéCaractère 2 : Niveau 2, une lettre pour la ComposanteCaractère 3 : Niveau 3, un chiffre pour le type de ServiceCaractère 4 : Niveau 4, un chiffre pour le sous Sous-serviceCaractère 5 : etc...Dans cet exemple et avec cette codification, on peut extraire par le biais des éditions, tous les agents qui se trouvent dans des structures de scolarité administrative, toutes UFR confondues : il suffit de repérer les structures qui ont un code comportant _ _ 2 1 _ , c'est à dire le chiffre 2 en position 3 et le chiffre 1 en position 4, et de paramétrer l’édition avec les opérateurs de recherche.

On peut également utiliser la codification NABUCO si cela a un sens pour l’établissement, mais en l’adaptant à la gestion des personnels dans le cas des structures fines.

Harp

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eStructures : modifications possiblesStructures : modifications possibles

La modification des structures :est limitée aux corrections d'erreurs

sur le Nom : seulement en cas de correction d'orthographesur les dates (seulement en cas d'erreur de saisie) ; au préalable vérifier, avant toute modification, la cohérence des périodes de liens

structures / locauxpostes / structures (d’attribution ou de localisation) individus / structures (de travail)agents / structures (d’affectation)

Remarque : il est important de respecter ces règles pour garder un historique cohérent.

Harp

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e

Le paramétrage se fait à partir de la base de gestion courante.

Pour les CONGES : pour chaque congé, lister les différents type de population et types de contrats avec leur niveau de gestion associé.

7) Paramétrage des niveaux de gestion 7) Paramétrage des niveaux de gestion et des visaset des visas

Harp

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e

Pour les CONTRATS :

pour chaque type de contrat, vérifier le niveau de gestion et associer éventuellement des visas locaux.

Paramétrage des niveaux deParamétrage des niveaux de gestion et des visas (suite)gestion et des visas (suite)

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e

Pour les CARRIERES :

pour chaque acte de gestion des éléments de carrière, vérifier la liste des corps concernés et le niveau de gestion ; associer éventuellement des visas locaux.

Paramétrage des niveauxParamétrage des niveaux de gestion et des visas (suite et fin)de gestion et des visas (suite et fin)

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Partie 7

Les Habilitations

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eLe schéma général de fonctionnement Le schéma général de fonctionnement

des habilitations d’Harpègedes habilitations d’HarpègeHabilitation = droit d’accès d’un utilisateur qui a un

profil données associé à un profil traitements

types de population

types de contrat

structure

profil utilisateur

profil traitements

profil donnéesPersonnel

individu

emploi-poste

pilotage

structures

nomenclatures

Gestion collective

outils

Harp

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eConcepts de profils : profil donnéesConcepts de profils : profil données

Le profil données se définit à partir Des structuresDes types de populationDes types de contrat.

Un utilisateur sera habilité à tel(s) type(s )de population et/ou à tel(s) type(s) de contrat pour une ou plusieurs structures.

Si un type de population fait partie d’un profil données, alors ce profil données inclut les postes créés à partir d’emplois délégués destinés à ce type de population.

Ex. : un profil données avec le type de population ITARF permettra de voir les postes issus d’emplois délégués destinés à être occupés par des ITARF.

Harp

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e

Habilitations - Profil donnéesHabilitations - Profil données

Le profil données limite l’accès aux données, il se décompose en trois parties.

Type de population/Structure

• Agents avec carrière• Emplois/Postes• Occupation/affectation

Type de contrat/Structure

• Agents avec contrat

• Emplois/Postes• Occupation/

affectation

Structure de travail• Individus

hébergés• Postes rattachés • Postes localisés

Habilitations surles données

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eHabilitations - Profil donnéesHabilitations - Profil données

Ces 3 parties du profil données correspondent aux onglets :

- Profil Carrière

- Profil Contrat

- Profil Structure de Travail

Ces 3 premiers onglets du profil « données » permettent de restreindre le champ d’action d’un gestionnaire vis-à-vis des agents et des postes en s’appuyant sur des critères de type de population, de type de contrat et de structure.

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eL’habilitation « Vie institutionnelle »L’habilitation « Vie institutionnelle »

Introduction d’une dimension institutionnelle (V1.10.3)•Le 4ième onglet « Vie institutionnelle » permet de limiter l’accès à certains modules dont le point d’entrée serait la structure.

Cette dimension de l’habilitation profil données a été conçue pour les modules fonctions et listes électorales. Elle est destinée à permettre la gestion des informations apparaissant dans ces écrans, et impacte les éditions associées.

Harp

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L’utilisation de cette dimension du profil données peut-être utile dans le cas d’établissements ayant une gestion décentralisée de leurs listes électorales.

Il donne l’autorisation d’accès à une ou plusieurs structures :

- pour les écrans pour lesquels le point d’entrée est l’instance, seules les instances rattachées à une structure définie dans le profil « Vie institutionnelle » seront visibles.

De même dans l’écran « Responsabilités structurelles », c’est l’habilitation structure du profil « Vie institutionnelle » qui est appliquée.

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Impacts dans l’application du profil données « Vie institutionnelle » :

•Ecrans Structures : la consultation reste possible pour toutes les structures, mais la modification est interdite pour les structures non habilités

•Ecrans et éditions « listes électorales » : dans les différents outils de ce module pour lesquels le point d’entrée est l’instance, l’habilitation structure définie par ce profil est exploitée pour restreindre l’accès aux données

•Vie institutionnelle : Fonctions relevant d’une instance

•Individu : pour l’édition « individu exerçant une fonction dans une instance », les informations apparaissant dans cette édition tiennent compte de ce profil défini pour le gestionnaire lançant cette édition

•Nomenclature établissement : paramétrage et nomenclature fonctions

•Responsabilités structurelles : les informations présentées doivent tenir compte de ce profil.

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eConcepts de profils : profil traitementConcepts de profils : profil traitement

Le profil traitement se définit à partir des items des menus :Habilitation globale : pas de restriction ; tous les items des menus ;Habilitation partielle : une sélection d’items dans le menu.

Ex :Menu Emploi-poste

Chacun des traitements est associé à l’un des droits d'accès suivants :mise à jour (création, modification, suppression)consultationnon habilité (pas de visibilité)

Ecran individu : l’état civil est affiché quelle que soit l’habilitation de l’utilisateur, les autres informations de l’écran sont visibles ou non en fonction de l’habilitation.Ecran agent : les informations de l’onglet Agent sont affichées quelle que soit l’habilitation de l’utilisateur. Les autres informations de l’écran sont visibles ou non en fonction de l’habilitation.

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Habilitations - Profil traitementsHabilitations - Profil traitements

Menu 1 : IndividuHabilitation : mise à jour

Menu 2 : PersonnelHabilitation : lecture

Menu 3 : Emploi-posteHabilitation : Aucune

Menu invisible

Habilitations surles traitements

Item 1 : LectureItem 2 : AucuneItem 3 : Mise à jour…

Tous les items sont invisibles

Le profil traitements limite l’accès aux menus.Exemple :

…

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eExemple de profilExemple de profil

L'utilisateur Durand gère les personnels ASU et ITARF des UFR A, B et C.Pour ces UFR, et donc aussi pour leurs structures « filles » :

il a tous les droits sur INDIVIDU, PERSONNEL.il accède en consultation à EMPLOI - POSTEil accède en écriture à OCCUPATION - AFFECTATION

En conséquence :il ne verra, dans Individu, aucun individu ou agent lié à l’UFR D (sauf l’état civil) ;il ne verra pas les enseignants affectés dans les UFR A, B ou C ;il pourra consulter un poste ITARF attribué à l'UFR A même s’il est localisé dans l'UFR D (ou attribué à l'UFR D mais localisé dans l'UFR A) ; il ne verra pas un poste ITARF attribué à l'UFR D et localisé dans l'UFR Dil pourra saisir l'occupation d'un poste ITARF par un contractuel affecté à l'UFR A, mais pas celle d’un contractuel affecté à l’UFR D.

N.B. Dans les modules de gestion collective, certains traitements ne sont associés à aucune donnée.

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eExemple de profilExemple de profil

profil données y

profil traitements z

droits

utilisateur Durand

type population ASU et ITARF

individu

personnel

emploi-poste

structures

Gestion collective

UFR A UFR B UFR C

dept A

labo A

A chaque utilisateur est associé un et un seul couple profil données / profil traitements

type contrat ATER

Légende profil traitement : noir= menu habilité; bleu= consultation seule; rouge= non habilité

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Création d’un utilisateur et d’un Création d’un utilisateur et d’un profilprofil


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e

Créer de nouveaux utilisateursCréer de nouveaux utilisateurs


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Partie 8

Domaine Fonctions

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eDomaine « Fonctions »Domaine « Fonctions »

Harpège gère trois types de fonctions :Les responsabilités structurelles = charges administratives d’une structure ou missions se rapportant au fonctionnement de l’établissement. Elles sont recensées pour les personnes ayant une activité au sein de l’établissement,Les fonctions nominatives et électives : elles sont recensées pour les personnes ayant une activité au sein d’une instance, dans ou hors établissement (assesseur, vice-Président, personnalité extérieure, Conseiller d’établissement) :

Les fonctions relevant d’une instanceLes fonctions d’expertise, de conseil et autres,

Les fonctions professionnelles (fiches de poste et fiches d’activités).

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e

Domaine « Fonctions » Domaine « Fonctions » Les impacts sur le paramétrage Les impacts sur le paramétrage

Les habilitations

Cet outil n’a pas forcément vocation à être accessible à un grand nombre d’utilisateurs.Il faudra ensuite définir le moment opportun pour rendre l’outil accessible ; il sera alors impératif de définir précisément les habilitations (mode saisie, mode consultation seul, aucun accès), ainsi que le mode de validation des informations saisies.Vous serez sans doute amenés à créer de nouveaux profils et utilisateurs HARPEGE.

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eDomaine « Fonctions » Domaine « Fonctions »

Les impacts sur le paramétrage Les impacts sur le paramétrage (suite)(suite)

Les nomenclatures

Les nomenclatures livrées concernent les responsabilités structurelles et les fonctions nominatives et électives. Les fonctions les plus courantes dans les établissements figureront en partie dans la nomenclature livrée, mais cette nomenclature peut être complétée par l’établissement selon ses besoins.

Rappel : Seules les fonctions strictement définies par les textes qui ouvrent droit à une prime d’administration et/ou une décharge statutaire de service ne pourront pas être modifiées.

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eDomaine « Fonctions » Domaine « Fonctions »

Les impacts sur le paramétrage Les impacts sur le paramétrage (suite)(suite)

Les nomenclatures Les nomenclatures livrées concernent les responsabilités structurelles et les fonctions nominatives et électives. Avant de compléter les nomenclatures livrées, faire un état des lieux de ce qui existe dans votre établissement, par rapport à ce que propose HARPEGE, afin d’éviter les redondancesSi nécessaire, procéder à une étude interne afin d’harmoniser ces nomenclatures dans l’établissement (entre les composantes)Faire valider le schéma retenu.

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Partie 9

Destinations des activités – LOLF

et Fonctions Silland

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eLes destinations des activitésLes destinations des activités

La nomenclature LOLF existe à 3 niveaux distincts :Les destinations correspondant à une nomenclature exclusivement nationale.Les sous destinations correspondant à une nomenclature nationale et locale pour chaque établissement.Les détails de sous destinations correspondant exclusivement à une nomenclature locale.

Tout ce qui concerne la nomenclature Nationale LOLF pourra seulement être consulté ; il sera possible de créer des liens avec la nomenclature Silland existante.L’utilisateur pourra par contre créer, modifier et supprimer la nomenclature locale LOLF tout en ayant la possibilité de pouvoir créer des liens avec la nomenclature Silland existante.

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eFonctions SillandFonctions Silland

La nomenclature des fonctions Silland permet de décrire l’activité des agents. La nomenclature Silland existe à 2 niveaux distincts :

Les fonctions correspondant à une nomenclature exclusivement nationale.Les sous fonctions qui correspondent exclusivement à une nomenclature locale.

La modification des fonctions Silland n’est pas autorisée. Seule la nomenclature locale est modifiable, c’est-à-dire les sous fonctions Silland.

Ces items sont accessibles selon le « Profil données » attribué dans le module d’habilitation.

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eEditions de contrôleEditions de contrôle

Le menu Nomenclatures/Editions permet l’édition de listes de contrôle de données saisies dans les nomenclatures de destination des activités LOLF et fontions Silland :

L’édition « Destinations » liste des destinations, sous destinations et détails de sous destinations,

L’édition « Fonctions Silland » liste des fonctions Silland et les sous fonctions.

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Partie 10

Module de raccordement

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eModule de raccordement Module de raccordement

Harpège n’a pas vocation à répondre à tous les besoins spécifiques des établissements.

En conséquence, l’application offre des points d’entrée à des outils (écrans ou éditions) développés localement.

Les outils développés au niveau local doivent être d’abord déclarés dans Harpège, puis ils peuvent être associés à des habilitations.

Ils apparaissent alors dans le menu « autres traitements ».

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eModule de raccordement (suite)Module de raccordement (suite)

• DECLARATION Dans le module d’administration, l’écran « déclaration » permet le raccordement dans l’application HARPEGE de modules spécifiques (écrans, éditions, outils divers).

• HABILITATIONUne fois les traitements personnalisés enregistrés, l’écran « habilitations » va permettre de les associer à un ou plusieurs des profils traitements définis.

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Partie 11

Echanges entre établissements

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eEchanges entre établissements Echanges entre établissements

HARPEGE simplifie le traitement des dossiers dans le cadre des mutations de personnel : Un outil de transfert du dossier d’un agent d’un établissement à un autre (état civil, adresses, situation familiale, références bancaires, carrière, positions, contrats…) est intégré à l’application. Ce transfert nécessite la mise en place d’une cryptographie afin de protéger la confidentialité des informations.

Cette cryptographie relève de la responsabilité de chaque établissement émetteur et plus particulièrement du service informatique.

Documents

Formation Harpège MODULE DE PARAMÉTRAGE. Harpège SOMMAIRE Partie 1 Navigation dans HARPEGE Partie 2 Les structures Partie 3 Les Implantations-Locaux Partie