Formation informatique 2017

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Publipostage pour lettres ou étiquettes

1. Sur une feuille Excel Tout d'abord, il faut créer une liste dans Excel. Il faut une colonne pour chacune des informations: nom,

prénom, rue, code postal, ville, etc. Prévoir une colonne civilité courte (M, Mme) et civilité longue

(Monsieur, Madame) et une colonne genre (féminin, masculin) et toutes autres colonnes qui sont utiles

à votre projet. Les intitulés de colonnes devront être sur la première ligne de votre feuille Excel.

2. Sur une page Word Pour écrire une même lettre à plusieurs personnes, on prend une feuille Word. Pour réaliser la partie

destinataire, on utilise l'onglet "publipostage", puis démarrer le publipostage.

Un menu déroulant apparaît. Choisir, à la dernière ligne "assistant publipostage".

Une fenêtre s'ouvre sur le côté de l'écran qui va nous indiquer pas à pas les étapes.

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Dans l'étape 1, on choisira lettres ou étiquettes selon ce que l'on veut faire.

Dans l'étape 2, on notera que l'on utilise le document actuel (celui que l'on a ouvert au départ).

Dans l'étape 3, on choisira liste existante, puis parcourir. On indiquera la liste Excel créée .

Dans l'étape 4, on pose le pointeur à l'endroit où l'on veut écrire, on clique sur autres éléments. Une

fenêtre s'ouvre. On choisit un élément puis insérer, puis un autre élément puis insérer. On ferme la

fenêtre. Il faut ensuite placer des espaces ou remettre à la ligne pour avoir la disposition voulue.

Dans l'étape 5, on peut vérifier chaque lettre et revenir en arrière si quelque chose ne va pas.

Dans l'étape 6, on peut corriger une lettre si nécessaire. Les lettres sont toutes à la file sur une même

feuille Word.

3. Règle de publipostage

On peut donner une règle pour permettre à certains mots de s'accorder au féminin ou au masculin.

"ravi" ou "ravie".

Pour cela dans l'onglet publipostage, on clique sur règle, puis sur si....alors ....sinon

On notera dans les cases prévues:

si sexe égal à F (selon le tableau Excel utilisé)

texte ravie

sinon ravi

Ensuite on clique sur OK

Le texte apparaît sous cette forme

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On procède de même pour les étiquettes. On pourra insérer une image sur la première étiquette avant

de mettre les écritures.

Elle se reproduira sur toutes les étiquettes avec les écritures quand on clique sur "mise à jour de toutes

les étiquettes" dans l'étape 4 .

Utiliser le menu

déroulant